FileNet Capture

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    28-Aug-2014

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<p>IBM FileNet CaptureVersion 5.2.1</p> <p>Administrator's Guide</p> <p>SC19-3119-00</p> <p>IBM FileNet CaptureVersion 5.2.1</p> <p>Administrator's Guide</p> <p>SC19-3119-00</p> <p>Note Before using this information and the product it supports, read the information in Notices on page 245.</p> <p>This edition applies to version 5.2.1 of IBM FileNet Capture (product number 5724-R77) and to all subsequent releases and modifications until otherwise indicated in new editions. Copyright IBM Corporation 2007. US Government Users Restricted Rights Use, duplication or disclosure restricted by GSA ADP Schedule Contract with IBM Corp.</p> <p>IBM FILENET CAPTURE ADMINISTRATORS GUIDETable of Contents</p> <p>5</p> <p>Table of ContentsAbout this Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Who Should Read This Manual? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Accessing IBM FileNet Documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Related Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Software Education . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Release Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Comments and Suggestions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Part 1 - FileNet Capture Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Automation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Processing Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Planning a FileNet Capture system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Coordinating with the system administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Analyzing scanning requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Analyzing the work flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Work Flow Analysis Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22</p> <p>Capture naming conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Designing settings collections and templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Creating settings collections and templates and configuring FileNet Capture components . 24 Testing the settings collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24</p> <p>Designing capture paths and distributed processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Testing Capture automation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24</p> <p>Document Classes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Image Services Document Class Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Document Class Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 User Indexes Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Obtaining Document Class Reports for Image Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27</p> <p>Document Classes and Settings Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Index Options From the Document Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Overrides to Document Class - IS Systems Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28</p> <p>Special Document Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Updating Doc Class Definitions Through Capture Manager . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Settings Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Settings Collections and Document Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Settings Collection Overrides to Document Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31</p> <p>Configuring Components in a Settings Collection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Component List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32</p> <p>IBM FILENET CAPTURE ADMINISTRATORS GUIDETable of Contents</p> <p>6</p> <p>Sample Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33</p> <p>Capture Paths. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Overview of Capture Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Configuring Components for a Capture Path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35</p> <p>Sample Capture Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Work Flow Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Work Flow Example 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Work Flow Example 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38</p> <p>Capture Path Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Configuring the User Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Scan-only workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scan and verify workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Image Verify and Assembly Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Index-Only Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 41 41 41 42 42 42 43 44 44 44 45 46 46 46 47</p> <p>Part II - FileNet Capture Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Components Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Overview of Scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50File formats and scanner settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scanning Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Retain Buffered Pages When Performing Abort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kofax and Long Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 51 51 51</p> <p>Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 How Assembly Fits in the Capture Work Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Fixed page count assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Variable Page Count Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Specified Page Count Assembly with Verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Separators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reassembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Assembly Overrides to IS Document Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 53 54 54 55 55</p> <p>Index component . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Suggestions for usability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56</p> <p>IBM FILENET CAPTURE ADMINISTRATORS GUIDETable of Contents</p> <p>7</p> <p>Committing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Overview of Commit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Commit to Alternate Page Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Error Handling and Checking During Commit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58</p> <p>Zonal and Full Text OCR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Overview of the OCR components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Asian language support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Best practices for maximizing recognition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Fonts and point sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Supported image formats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Using Zonal OCR with forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60</p> <p>Part III - Capture Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Batch Totals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Committing Documents with Batch Totals Verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Image Enhancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Overview of Image Enhancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Using Image Enhancement eatures in a capture path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Using Image Enhancement features in ad hoc mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63</p> <p>Event Activator. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Overview of Event Activator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 How Event Activator fits in Capture work flows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Trigger Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Sample Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Event Activator Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65</p> <p>Patch Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Overview of Patch Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Types of Patch Code Recognition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Scanner Hardware (Including Kodak Scanners) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Patch Code Characteristics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Patch Codes and Rotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Patch Code Placement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Use Full Width Patch Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Print Patch Codes on Top and Bottom of Separator Sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Print Sequential Numbers on Separator Sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....</p>