Finansiella regler Horisont 2020Jessica Umegård

Gwendolyn Schaeken

HORIZON 2020

EU:s forsknings- och innovationsprogram 2014-2020

Horisont 2020

ska förvandla vetenskapliga genombrott

till innovativa produkter och tjänster

som kan leda till nya affärsmöjligheter, nya jobb

och som kan förbättra människors liv…

Horisont 2020 består av tre delar:

1 2Samhälleliga utmaningar

Spjutspetskompetens Industriellt ledarskap

3

1Spjutspetskompetens

Här ryms satsningar på excellent forskning via Europeiska

forskningsrådet, ERC, forskarrörlighet genom Marie Sklodowska-Curie,

och samverkansforskning inom nya och lovande teknikområden

(Future and Emerging Technologies, FET)

samt forskningsinfrastruktur.

.

2Industriellt ledarskap

För att kunna vara världsledande måste Europa investera i lovande och

strategisk teknik, exempelvis inom avancerad tillverkning och mikroelektronik.

Här ryms stöd till små och medelstora företag, satsningar på mikro- och nanoelektronik,

nanoteknologi, material, bioteknik och produktion.

3Samhälleliga utmaningar

För att hitta lösningar på de samhälleliga utmaningar som EU och världen står

inför görs satsningar på en åldrande befolkning, klimat och miljö,

energiförsörjning, säkerhet, livsmedelstrygghet, marin- och maritim forskning,

bioekonomi, skogsforskning samt säkra och inkluderande samhällen.

I Horisont 2020 ryms även satsningar på:

Spridning av spetskompetens

och bredare deltagande

Vetenskap med och för samhället

Europeiska institutet

för innovation och

teknik, EIT

Euratom

Horisont 2020 är öppet för

deltagande från hela världen

VINNOVAs EU-arbete

Nationell kontaktmyndighet

Information &

Rådgivning

Statistik & analys av

deltagandet

Policy & expertis

Agenda

13.00 - 13.05 Introduktion

13.05 - 13.15 H2020 i korta drag

13.15 - 13.45 Model Grant Agreement & Amendment

13.45 - 14.30 Kostnader

14.30- 14.50 FIKA

14.50 - 15.00 Utbetalningar

15.00 - 15.20 Participant Portal

15.20 - 15.45 Tips

Tid för frågor

Innehåll

• Översikt H2020

• Model Grant Agreement & Amendment

• Kostnader

• Utbetalningar

• Participant Portal

• Tips

Elektroniskhantering

FörenklingEtt regelverk

Större acceptans och förtroende för deltagarnas hantering

Snabbare processParticipant portal

Tidsramar för EU-projekt

20122006 2007 20142008 2009 2010 20152011 2013 2016

FP7: 2007-2013

Pågående FP7 projekt

Resultat från FP7 projekt

Sista FP7 projekten

startar

Första FP7

projekten

startar

Första

FP7

Utlysning

-arna

Sista FP7 projekten

slutar

2017 2018 2019 2020 2021

Bild 19

Horizon 2020: 2014-2020

Möjlig FP7 revision

FP9……

Projekttyper

• Forsknings- och innovationsprojekt (RIA)

• Innovationsprojekt (IA)

• Koordinerings- och stödinsatser (CSA)

• Förkommersiell upphandling (PPI/PCP) (innovationsupphandling)

• SME-instrumentet (Små och medelstora företag)

Model Grant Agreement (MGA)

Grant Agreement

• Avtal mellan ”beneficiaries” och ”funding agency” (men ”partner” då?)

• Fastställer rättigheter och skyldigheter

• Inkluderar beskrivning av projektet

• Koordinator och övriga parter

• Online signatur

General Model Grant Agreement

ERC MGAs

SME instrument

MGAs

Co-fundMGAs

Marie-SklodowskaCurie MGAs

Horizon 2020 model Grant Agreement:

Specific models

Horizon 2020 model Grant Agreement: Ett dokument, all information

Core text Special clauses Annexes

- General conditions (II)

- Specific provisions (III)

• Single article: subject of the agreementChapter 1: General

• Action, duration and budgetChapter 2: Action

• Amount, rates, eligible costsChapter 3: Grant

• To implement the action: resources, in-kind contributions, subcontracts

• Grant administration: reporting, payments, audits

• Background and results: access rights, protection of results, exploitation, dissemination

• Others: gender equality, ethics, confidentiality

Chapter 4: Rights and obligations

• Roles and responsibilities, internal arrangementsChapter 5: Division of roles

• Rejection, reduction, recovery and penalties

• Suspension and termination of the action

Chapter 6: Rejection, reduction, penalties, termination, etc

• Accession, entry into force, amendments, applicable lawChapter 7: Final provisions

Annexes to the grant

• Annex 1: Description of the action (DoA)

• Annex 2: Estimated budget

• Annex 3: Accession Form

• Annex 4: Model Financial statements

• Annex 5: Model Certificate on the financial statements

• Annex 6: Model Certificate on the methodology

Annex 1 - projektbeskrivningen

Excellence

- Mål

- Förhållande till WP

- Kvalitet på samordning och stöd

Impact

- Förväntad ”effekt”

- Åtgärder för att maximera ”effekten”

Implementation

- Work plan/work packages (delresultat och milstolpar)

- Management struktur och processer

- Konsortiet som helhet

- Resurser som ska satsas

Ändringar (Amendment)

Vem och vad?

Artikel 55 (AMGA)

När kan avtalet ändras?

Vem kan begära en ändring?

Vem skickar in en begäran om ändring? (Artikel 52)

Vad händer om koordinatorn ska bytas?

När?

➢ Förändringar som rör bidragsmottagare &

”linked third parties”

➢ Förändringar som rör koordinatorn

(Principal beneficiary)

➢ Förändringar som påverkar projektet eller

dess genomförande

➢ Förändringar som rör de finansiella

aspekterna av bidraget

Behövs Behövs inte

➢ Om deltagarens adress ändras

➢ Om banken ändrar namn eller adress

➢ Inte alla budgetöverföringar

Vilka ändringar kan göras?

Budget transfers and re-allocation Amendment needed?

From one beneficiary to another NO

From one budget category to another NO

Re-allocation of Annex 1 tasks YES

Transfers between forms of funding (actual costs, unit costs, etc.)

YES if no budget was foreseen for the "form" receiving the transfer

New subcontracts YES (strongly advised)

Exempel

Rättslig grund

Artikel 55 (MGA)

Vad?

En ändring av det (ekonomiska) avtalet är nödvändig om man

vill ändra villkoren och/eller bilagorna i GA

Konsekvenser

De ändrade bestämmelser blir en integrerad del av GA

Alla andra bestämmelser förblir oförändrade

Innehåll

• Översikt H2020

• Model Grant Agreement & Amendment

• Kostnader

• Utbetalningar

• Participant Portal

• Tips

Att tänka som EU-Kommissionen?

Definition kostnader

Direkta kostnader: Indirekta kostnader

• Kostnader som är direkt knutna till aktiviteter i projektet

• Kostnader som ej kan knytas direkt till projektet

Grant Agreement art. 6.2

Maximum

reimbursement rates

Research and

technological

development

activities (*)

Demonstratio

n activities

Other

activities

Network of

excellence50%

75% (**)

100%

Collaborativ

e

project(****)

50%

75% (**)

50% 100%

Coordinatio

n and

support

action

100%

(***)

60% 20%

Real

Simplified

Ett projekt = en

ersättningsnivå

En modell 25 %Indirekta

kostnader

Direkta kostnader

Projektbidrag

Typ av projekt Typ av organisation

"Overhead”

Indirekta kostnader Bidrag %

Research and Innovation Action (RIA)

(Forskningsprojekt)Alla

25% av de direkta

kostnaderna100

Innovation Action (IA)

(Innovationsprojekt)

Vinstdrivande25% av de direkta

kostnaderna70

Icke vinstdrivande25% av de direkta

kostnaderna100

Coordination and Support Action (SCA) Alla25% av de direkta

kostnaderna100

Finansiering FP7 / H2020

75/60 ErsättningDir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution

100 60 160 75% 120

100/25 ErsättningDir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution

100 25 125 100% 125

Budget

Budget: indirekta kostnader

Tillåtna kostnader

Kostnadsformer

• Faktiska kostnader (ejbudgeterade)

Actual costs

• En fast summa per enhet (Kommissionen) (t.ex SME owners)

• For average personnel cost (based on the usual accounting practices)

Unit costs

• En procentsats som beräknas på de berättigande kostnaderna

• (Indirekta kostnader = 25 % Direkta kostnaderFlat rate

• Ett sammanlagt belopp för att täcka en eller flera kategorier av kostnader

• Som till exempel fas 1 av SME instrumentet

Lump sum

Budgetkategorier

• Personalkostnader: löner inkl. LKP…

• Andra direkta kostnader: förbrukningsvaror, resor, logi, avskrivningar…

• Underleverantörer: konsulter, (inkl. skatter och påslag).

• Tredje parts kostnader, motsvarande de faktiska kostnaderna

46

Personnel Subcontracting

Financial

support to 3rd

parties

Other

Actual costs ✓ ✓ ✓ ✓

Unit costs

Yes for - Average personnel

costs

- SME owners &

natural persons

without a salary

Yes if foreseen by

Comm.

Decision

Flat-rate

costs ✓

Lump sum

costs

Yes if foreseen by

Comm.

Decision

INDIRECT

COSTS

DIRECT COSTS SPECIFIC

CATETORIES

OF COSTS

FORMS OF

COSTS

BUDGET CATEGORIES

Budgetkategorier och kostnadsformer

Tillåtna kostnader

• Faktiska

• Uppstått under projekttiden

• Budgeterade

• Nödvändiga

• Bokförda

• Lagliga

Ej tillåtna

• Ränta

• Vinster

• Valutaförlust

• Överspendering

• Avdragsgill moms

• Dubbelfinansiering

MGA

Personalkostnader

Faktiska personalkostnader: produktiva timmar per år

1720 timmar Individuellt per person

Standard beräkning per organisation

Valet gäller för hela organisationen

1720? Kommissionens schablon

Dagar

År 365

Helgdagar -104

Semesterdagar -35

Annan frånvaro -11

Produktiva dagar 215

Timmar

8 timmars arbetsdag 1720

Individuellt (per person)

Person A B C

Dagar per år 365 365 365

Helgdagar -104 -104 -104

Semesterdagar -35 -33 -31

Arbetsdagar 226 228 230

Annan frånvaro -12 -8 -4

Övertid 5 0 2

Produktiva dagar 219 220 228

Standard beräkning

Organisations praxis

Produktiva tiden ≥ 90% av standard produktiv tid

Standard tid: Kontrakt mellan arbetsgivare och

arbetstagare

Nationell lagstiftning

Kollektivavtal

OBS: om ingen standard/praxis finns dokumenterad kan du INTE

använda dig av denna variant.

Timtaxa (Hourly rate)

Personalkostnader:

Antal dokumenterade timmar *

timtaxa

Timtaxa:

Årliga lönekostnader

Antal produktiva timmar (per år)

Senaste räkenskapsårs bokslut

OBS: Månadslön numera OK

Salary complement or supplementary contract resulting in a higher hourly rate

Is it triggered by a specific project?(the employee would not have received the complement

if it had not participated in the project)

Andra direkta kostnader

Tjänster och service

• ”Goods, works and services”

• Ej beskrivna i Annex I

• Nödvändiga för implementeringen

• Öppen, transparent process

• Ej intressekonflikt

MGA Art. 10, 6.2 D.3

Tjänster och service vs ”subcontracting”

• ”Goods, works and services”

• Ej beskrivna i Annex I

• Nödvändiga för implementeringen

• Öppen, transparent process

• Ej intressekonflikt

MGA Art. 10, 6.2

D.3

• Om nödvändiga för projektet

• Begränsad del av budgeten

• Beskrivna i Annex I

• I budgeten i Annex II

• Öppen, transparent process

• Ej intressekonflikt

• Ej OH

MGA Art.13

Third parties

Hur var det nu igen…..?

(Goods, works, services)

Tredje part

Contribution in kind

• “Free of charge or against payment”

• Ex utlånad personal, service, infrastruktur

• Annex 1

• Om ej i Annex 1 kan KOM ändå godkänna kostnaderna i efterhand utan en kontraktsändring

• Kan bli granskade av KOM

Linked third party

• “Entities with a legal link”

• Annex 1

• Måste vara identifierad i GA men skriver ej på

• Samma regelverk för kostnaderna som partnern

• Egen ekonomisk rapport

• Kan bli granskade av KOM

MGA Art. 11 & 12 MGA Art. 14

(*Goods, works, services)

*

Innehåll

• Översikt H2020

• Model Grant Agreement & Amendment

• Kostnader

• Utbetalningar

• Participant Portal

• Tips

När får jag pengarna?

Terminologi

€€

FINAL REPORT

€

GA Art. 21

Förskottsbetalning

30 dagar (GA art 58)

10 dagar (GA art 3)

5% går till Garantifonden

Rapporteringar och utbetalningar

Delbetalning-inom 90 dagar efter rapportering

Slutbetalning-90 dagar efter slutrapport

(10% behåller KOM till slututbetalning)

Utbetalas i Euro till koordinatorn

85% finansiering under projektet?

Kontroller och revisioner

Revisionsintyg (Certificate of financial statement)

Endast vid slutbetalning när EU bidraget som deltagaren begär för faktiska kostnader + unit costs≥ EUR 325.000

Certificate on the methodology: Frivilligt för personalkostnader (under unit costs)

Efterkontroller

Revision från Kommissionen begränsad till två år efter slututbetalningen

Innehåll

• Översikt H2020

• Model Grant Agreement & Amendment

• Kostnader

• Utbetalningar

• Participant Portal

• Tips

Participant Portal – Portalen till EU-projekt

Innehåller all dokumentation

Topp tre dokument:

• General Model Grant Agreement

• Definierar Model Grant Agreement

• Annotated Model Grant Agreement

• Inkluderar förklarande text till alla delar

• General Annexes

• Lista på länder, deltagande kriterier, ersättningsnivåer, utvärdering etc.

Papperslös bidragshantering i Horisont 2020

Roller och rättigheter

Roller

Assigned to an organisation:

• Legal Entity Appointed Representative (LEAR)

• Legal Signatory (LSIGN) ; Financial Signatory (FSIGN)

• Account Administrator (AcAd)

Assigned to a project:

• Coordinator Contact (CoCo); Participant Contact (PaCo)

• Project Legal Signatory (PLSIGN) ; Project Financial Signatory (PFSIGN)

• Task manager (TaMa)

• Team Member (TeMe)

Roller och rättigheter (organisation)

Role Read Write/Save Assign/Revoke

AcAds

Assign/Revoke

LSIGNs and

FSIGNs

LEAR ✓ ✓ ✓ ✓

AcAd ✓ ✓ x ✓

LSIGN ✓ x x x

FSIGN ✓ x x x

http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/user-account-and-roles/roles-and-

access-rights_en.htm#OrganisationRoles

Roller och rättigheter (projekt)

Role Read Write/

Save

Submit

to

Coord.

Submit

to COM

SIGN GA SIGN Fin

Stat.

Assign/

revoke

access

CoCo ✓ ✓ ✓ ✓ x x ✓

PaCo ✓ ✓ ✓ x x x ✓

TaMa ✓ ✓ x x x x x

TeMe ✓ x x x x x x

PLSIGN ✓ ✓ x x ✓ x x

PFSIGN ✓ ✓ x x x ✓ x

Roller--- FAQ

Participant Portal Grant Management Service

SygMa

Finansiell information

Innehåll

• Översikt H2020

• Model Grant Agreement & Amendment

• Kostnader

• Utbetalningar

• Participant Portal

• Tips

Tid till kontrakt

5 månader

För att informera alla sökande om utvärderingsresultatet

3 månader

för signatur av GA

Maxtid till kontrakt är 8 månader

Några undantag tex:

• ERC

• Komplexa projekt

• Högt ansökningstryck

• På sökandes begäran

Ansökan och kontraktsskrivning

• Kontrollera att alla tredje parter ärtydligt redovisade (MGA Articles 6, 11, 12, 14)

• Kontrollera att tjänster (subcontractors) är tydligt redovisade (MGA Article 13)

• Är en partner en intressegrupp utanegen personal? –då kan de passa bättresom subcontracting (MGA Article 6.2, A1)

Tänk på att….

Demonstrera tydligt “mest för pengarna”

vid alla inköp (Goods, works or services) och

subcontracting

- Någon form av upphandling behövs för detta –

tex. offert, tre erbjudande, marknadsundersökning

- Om ordentligt utfört accepterar KOM deltagarnas standardförfarande

- Upphandlingsavtal som redan finns accepteras normalt

- Man uppfyller inte kraven bara genom att nämna utföraren i kontraktet

Du får aldrig ha en project partner under “sub-contractinger (MGA Article 13)

Inga projektkostnader innanprojektstart!

© Brainstorming

Länkar

Model Grant Agreement

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-

multi_en.pdf

Annotated Model Grant Agreement

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-

amga_en.pdf

Moms inom EU

http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/index_en.htm

Konsortium avtal

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/gm/h2020-guide-cons-

a_en.pdf

DESCA 2020

http://www.desca-2020.eu/

Växelkurs

http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

Hourly rate

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/faqs/faq-3244.html

Du kan kontakta supportkontoren:

Små och medelstora

företag

Företag och entreprenörer

Forsknings-infrastruktur

http://eusme.se http://www.researchmatch.se http://een.ec.europa.eu

Du kan också kontakta:

RESEARCH ENQUIRY SERVICE:

http://ec.europa.eu/research/index.cf

m?pg=enquiries

IT HELPDESK

http://ec.europa.eu/research/particip

ants/api/contact/indexcontacthd.htmlhttps://ec.europa.eu/research/participants/

portal/desktop/en/support/faq.html

HORIZON 2020

Open Innovation, Open Science, Open to the World!

https://www.vinnova.se/m/horisont-2020/

https://www.vinnova.se/m/nyhetsrum/nyhetsbrevet-inside/