Frequently Asked Questions

Hur får jag mina RPT-dokument att fungera i iScala Filnamn FAQ_rpt_utskrift.swe.doc Scala Business Solutions ABFör Scalaversion iScala 2.2 Supporttelefon +46-8-601 08 20Skapad 2004-05-10 Supportfax +46-8-716 00 14Senast ändrad 2004-09-03 e-post support.nordic@scala.netDokumentversion 1.00 Supportwebb http://www.scala.net/sweden/kunderSkapad av ALA, CAT Hemsida http://www.scala.net

1. InledningUtskrifter i iScala, dokumentmall RPT (Crystal Reports format)Detta dokument beskriver hur man ställer in iScala för att använda dokumentmall RPT vid utskrifter. Dels hur man går tillväga vid uppgradering från Scala 5.1 till iScala 2.2, dels hur man gör vid en nyinstallation av iScala 2.2.

RPT innebär att dokumentet är i Crystal Reports format. När man sparar rapporter i Crystal Reports så sparas de med filändelsen RPT. Under menypunkt 4 i det här dokumentet beskrivs hur iScalas RPT-dokument är uppbyggda. Det är viktigt att komma ihåg att det krävs utbildning och god kunskap i Crystal Reports innan man kan börja jobba medRPT-dokumenten!

Det finns många fördelar med att använda RPT-dokument vid utskrift. För att nämna några så kan man skapa nya fält och göra formler t ex i form av beräkningar. Man kan lägga in villkor och parameterar för utskriften.

Observera att dokument i modulerna serviceorder och kontrakt endast går att skriva ut till RPT-format.

I slutet av dokumentet, (menypunkt 6), finns en del tips som kan vara bra att läsa igenom.

2. Lägga upp en utskriftsvägFör att kunna skriva ut RPT-dokument måste man lägga upp en ny skrivare i Admin Console. Logga in i Admin Console som t ex användare Admin.

Gå till Utskriftsvägar > Utskriftsvägar.

Sida 1 (14)

global businessmaking simple

Högerklicka på utskriftsvägar och välj skapa ny utskriftsväg.

Ange namnet på utskriftsvägen, t ex RPT. Välj utskriftstyp: standardutskrift och Mapp för malldokument: RPT. Tryck på Next.

Sida 2 (14)

Välj utskriftsmål, i vårt exempel väljer vi Skrivare, tryck på Finish.

Om en annan skrivare än standardskrivaren ska användas gå in under fliken Skrivare och ändra i så fall valet för default skrivaren.

3. Skriva ut RPT-dokument

3.1 Konvertera befintliga DDF-dokument till RPT-dokumentOm man har befintliga DDF-dokument, skapade i Scalas version 5.1 som man vill konvertera till RPT-format så kan man göra enligt följande beskrivning. Sammanfattningsvis kan man säga att konverteringen görs i fyra steg:

Sammanfattning:

1. Öppna dokumentet som ska anpassas med Notepad/Anteckningar, eller kör program för att konvertera till Unicode.2. Anpassa DDF-filerna till iScala samt spara DDF-filerna med nytt namn.3. Kopiera filerna.4. Konvertera DDF-dokument till RPT-dokument.

Steg 1Omvandla DDF-filen från Ansi format till Unicode format genom att öppna filen i programmet Anteckningar (Notepad) välj spara som, format Unicode. Om man vill omvandla flera filer på en gång kan man köra ett program som heter ScaLanConv.exe. Hämta i så fall filen convddf.zip från supports hemsida, http://www.scala.net/sweden/kunder/ gå till länken Hämta filer.

Skapa en ny tom mapp (t ex C:\ddf) och packa upp convddf.zip i denna Ta reda på vad sökvägen till Scala 5.1 heter. (t ex S:\scala5.1) Starta en kommandoprompt, (Start > Kör > Cmd, OK) Gå till C:\ddf. (skriv c: <enter> och därefter cd \ddf <enter>) Skriv convddf [sökväg till Scala5.1]

Exempel: Skriv convddf S:\scala5.1

Sida 3 (14)

Under C:\ddf skapas nu mapparna LanDDF och DatDDF, till vilka samtliga *.ddf från Scala 5.1 ska ha kopierats och konverterats till Unicode.

Steg 2I det här steget anpassar man “de gamla” DDF-filerna till iScalas dokument. Man öppnar det dokument som skall anpassas i Notepad/Anteckningar och lägger till nya block enligt exemplet nedan. Därefter sparas filen med ett nytt namn.

För utförlig beskrivning av vilka block som behöver läggas till, se PRD-S22-082-001_iScala22 New DDF Codes.xls. Alternativt jämför med standard DDF-filerna som finns under reports\standard\ddf.

Exempel:

Öppna C:\ddf\LanDDF\or\or000100.ddf

Redigera, dvs lägg till de nytillkomna blocken i filen.

Mellan sektionerna FEED och BATCH har sektionen BOX tillkommit.

:START-BOX

:END-BOX

Sida 4 (14)

I slutet av dokumentet har följande sektioner tillkommit.

:START-BOMTOP

:END-BOMTOP

:START-BOMLINES

:END-BOMLINES

:START-DISC

:END-DISC

Sida 5 (14)

Spara filen med nytt namn:

Ändringen i filnamnen för DDF-filerna mellan 5.1 och iScala ligger i att språk- och dokumentkoderna har flyttats och ändrats. Välj "spara som" och spara filen med nytt namn enligt regeln för filnamn i iScala.

Exempel:

Filnamn i Scala 5.1 Filnamn i iScala Kommentar

------------------- ---------------- ---------

LAN\OR\ WinDS\Resources\Reports\

Custom\RPT\OR

OR000100.DDF OR000100SWE.DDF Svensk faktura

OR000101.DDF OR000100ENG.DDF Engelsk faktura

OR000100.DD1 OR000101SWE.DDF Svenska faktura, dokumentkod 1

Upprepa stegen för varje dokument ni vill konvertera.

Sida 6 (14)

Steg 3Kopiera de konverterade dokumenten till iScalas custom-mapp. T ex :

Från C:\ddf\LanDDF\or

Till C:\iScala22\WinDS\Resources\Reports\Custom\ddf\or

Sida 7 (14)

Steg 4När man konstaterat att DDF-dokumenten går att skriva ut i iScala 2.2 så kan man gå vidare och konvertera dem till RPT-format. Detta görs via ett verktyg som heter iScaEdit.

Sökväg: Systemunderhåll>Dokument>Justera dokument>Justera dokumentmallar.

(Programmet kan också startas utanför iScala 2.2. Sökväg: X:\Program Files\Scala Business Solutions NV\iScala\WinDS\Programs\ScaDocDesigner\ScaEdit.exe).

Därefter väljer man vilken modul och vilken DDF-fil man vill konvertera, i exemplet orderfakturan OR00. Välj fliken Custom documents, här visas nu den anpassade Scala 5.1 DDF-filen som vi kopierat.

Det är funktionen Convert to RPT som konverterar ett DDF-dokument till RPT-format.

Sida 8 (14)

För den svenska orderfakturan skapas filerna OR000100SWE.DDF, OR000100SWE.RPT, de skapas i mappen iScala/WinDS/Resources/Reports/Custom/RPT/OR.

Om man har många anpassningar i sitt DDF-dokument är det inte säkert att konverteringen lyckas. Vid eventuella felmeddelanden rekommenderar vi att ni kontaktar Scala support.

3.2 Utgå från befintliga (standard) RPT-dokumentEtt annat alternativ är att utgå från de standard RPT-dokument som följer med iScala installationen. Sannolikt vill man förändra dessa.

Editering av RPT-dokumenten görs med fördel direkt i Crystal Reports. Första steget är att kopiera de dokument som man vill förändra till Custom\XX katalogen, (se punkt 3 ovan).

Om man vill lägga till fält som inte finns i standarddokumentet gör enligt beskrivning i punkt 5.

4. Uppbyggnad av RPT-dokumenten

Tre filtyper måste finnas för att man ska kunna förändra och skriva ut RPT-dokumenten.

Observera att RPT-dokumenten för modulerna serviceorder och kontrakt är uppbyggda på lite annorlunda sätt. Det finns endast en RPT-fil för respektive dokument, ingen motsvarande DDF-fil som för andra dokument i andra moduler. TTX-filerna behövs endast om man vill ha möjlighet att förhandsgranska utskriften i Crystal Reports.

RPT

RPT-filen är i Crystal Reports-format, (när man skapar rapporter i Crystal Reports sparas de med filändelsen rpt). Det är RPT-filen som styr hur layouten kommer att se ut på det utskrivna dokumentet, dvs var och hur informationen kommer att skrivas ut. Om man t ex vill lägga in en logotype i sitt dokument så läggs den i RPT-filen.

Med installationen av iScala medöljer ett antal standarddokument i RPT-format. Sökvägen till dessa är: iScala\WinDS\Resources\Reports\Standard\RPT\XX (XX = modul).

De standard RPT-dokument som levereras med installationen av iScala 2.2 finns endast översatta på språkkod engelska. Dokument finns för flera språkkoder, men man får själv översätta t ex de svenska dokumenten (språkkod = SWE).

Om man väljer att göra en förändring i standarddokumenten via programmet iScaEdit kommer en kopia av RPT-filen med modifieringen att läggas i katalogen Custom sökväg: iScala\WinDS\Resources\Reports\Custom\RPT\XX (XX=modul).

Standarddokumenten skall alltid finnas kvar utan egna modifieringar. Observera att om man vill göra förändringar direkt i en DDF-fil och/eller RPT-fil så måste man själv skapa katalogerna Custom\XX (XX=modul). Kopiera dokumentfilerna från standardmappen till Custom\XX katalogen och jobba vidare med dem härifrån. Programmet kommer alltid att leta i Custom-katalogen först, om dokumentet finns här kommer detta att skrivas ut i första hand.

DDF

För varje RPT-dokument som finns måste en motsvarande DDF-fil finnas. Vid utskrift läser iScalas program innehållet i DDF-filen.

DDF-filen måste vara definierad enligt en given struktur. Varje DDF-kod har ett recordset/tabellnamn, fält, datatyp och DDF-kod. Det är viktigt att tänka på att utrymmet efter DDF-koden minst motsvarar antalet tecken på informationen som skall skrivas ut. Hela uppsättningen skall omges av klamrar.

Exempel från orderfakturan: {OR00,801_BODY0,String,<801> }

TTX

TTX-filerna innehåller fältdefinitioner. De fält/kolumner som används i ett RPT-dokument måste vara definierade i någon av dokumentets tillhörande TTX-filer. Det kan således finnas många TTX-filer för ett och samma dokument. Det är inte förrän vi vill lägga till ett fält i ett dokument som vi kommer att behöva förändra en eller flera TTX-filer.

Sida 9 (14)

5. Lägga till ett nytt fält i ett RPT-dokument

Om man vill lägga till ett fält krävs att det nya fältet finns med i dokumentets tillhörande TTX-fil/er, DDF-fil och RPT-fil. Crystal Reports läser inte informationen i TTX-filerna vid utskrift, det är först när man vill lägga till information som det är nödvändigt att sökvägen och innehållet i TTX-filerna uppdateras. (När dokumentet/rapporten skapades i Crystal Reports sparades sökvägarna till TTX-filerna som användes då).

Eftersom vi förändrar TTX-filen när vi lägger till ett fält, måste vi köra Verify database i Crystal Reports för att peka om sökvägarna. Samt för att få åtkomst till det ”nya” fältet i RPT-filen. För att förenkla den här proceduren finns ett script som man kan köra.

I exemplet nedan har vi valt att lägga till fältet EAN-kod från artikelregistret på orderfakturan. DDF-koden för att skriva ut fältet är 331.

Ladda ned scriptet createttx.zip från supports hemsida (, http://www.scala.net/sweden/kunder/ gå till länken Hämta filer). Packa upp filerna och kopiera dessa till RPT\Custom\OR katalogen.

Öppna Start>Kör i Windows. Kör scriptet genom att först dra createttx.bat till kör, dra sedan RPT-filen (OR000100SWE.RPT) till samma ställe. Tryck därefter på OK.

Hela sökvägen i körrutan är:

"C:\Program Files\Scala Business Solutions NV\iScala\WinDS\Resources\Reports\custom\RPT\OR\createttx.bat" "C:\Program Files\Scala Business Solutions NV\iScala\WinDS\Resources\ Reports\custom\RPT\ OR\ OR000100SWE.RPT"

Sida 10 (14)

Scriptet skapar TTX-filer utifrån RPT-filen.

Nu måste fältet läggas till i TTX-filen och DDF-filen.

Öppna den TTX-fil som fältet ska läggas till i (t ex i Notepad). I vårt exempel blir det OR00.TTX. För att behålla den logiska benämningen har vi valt att definiera fältet till 331_BODY0 (331 = DDF-kod BODY0 = placeringen). Datatypen måste anges samt längden på fältet. OBS! Värdena måste separeras med tab, (inte mellanslag). Avsluta raden med Enter (så att det blir en radmatning). Spara ändringarna i TTX-filen.

Öppna DDF-filen i Notepad, (OR000100SWE.DDF). Lägg till fältet enligt den givna strukturen, (beskrivning under punkt 3 ovan). Spara ändringarna i DDF-filen.

Sida 11 (14)

Öppna RPT-filen (OR000100SWE.RPT) i Crystal Reports, kör Database>Verify Database. Ett meddelande visas, klicka på OK.

En bekräftelse på att databasen är uppdaterad visas, klicka på OK.

Nu är fältet tillgängligt i tabellen OR00, och kan placeras i RPT-dokumentet. Spara RPT-dokumentet.

Gå in i iScala och skriv ut orderfakturan för att kontrollera att fältet skrivs ut. Om man vill lägga till flera fält rekommenderas att man gör samtliga steg enligt punkt 5 för respektive fält. Det blir lättare att felsöka om man tar ett fält i taget och testar så att utskriften fungerar emellan.

6. Tips6.1 Mellan olika servicereleaser/hotfixar Det kan hända att dokumentstrukturen mellan olika servicereleaser/hotfixar förändras på ett eller flera dokument, t ex att en sektion läggs till. Då måste man själv lägga in sektionen i den aktuella filen för att utskriften skall fungera. Läs därför alltid det dokument som följer med servicereleasen/hotfixen om förändringar i DDF –och RPT-filer.

6.2 Lägg upp skrivare för DDF PreviewNär man skriver ut till RPT-format så skapar programmet en ”tillfällig” databas/DDF-fil som användaren inte ser, från denna ”tillfälliga” fil hämtar Crystal Reports informationen som sedan skrivs ut på själva RPT-dokumentet. Det här är ingenting som användaren ser eller märker. Om någon information från ett fält i iScala inte skrivs ut på RPT-dokumentet kan det vara bra att ta reda på om informationen finns i den tillfälliga filen. Om informationen inte finns där så är det sannolikt ett fel i iScalas program och inte i RPT-filen. Om informationen däremot finns i filen så är det troligtvis fel i själva RPT-filen.

Sida 12 (14)

Lägg upp skrivaren i Admin Console, (se menypunkt 2 om hur man lägger upp en ny utskriftsväg). Välj utskriftstyp: direktutskrift och Dokumentmapp för mallar: RPT. Tryck på Next. Klicka i egenskaperna Filnamn: Unik, Postprocessor: Ingen, tryck på Finish.

Sida 13 (14)

6.3 Noduplicate i DDF filenOm man får problem med att t ex faktureringsavgift eller frakt skrivs ut på en faktura fast att det inte finns några kostnader för dessa inlagda på ordern, så kan man göra enligt följande beskrivning.

I DDF-filen, t ex OR000100SWE.DDF, lägger man på de rader där faktureirngsavgift och frakt skall skrivas ut in kommandot /NODUPLICATE. Se exempel nedan, (DDF kod 73 = faktureringsavgift exkl. moms, DDF kod 71 = frakt exkl. moms).

*1 {OR00FEND,73/NODUPLICATE,String<73> }

*2 {OR00FEND,71/NODUPLICATE,String<71> }

/Slut

Sida 14 (14)