Frøya kommune - NKRF › filarkiv › File › Alle_rapporter_i...Kommunenes Sentralforbund (KS) har laget "Veileder i etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid" for kommunesektoren

Etikk og saksbehandling

Frøya kommune

Oktober 2007

1

REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS

Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Frøya kommunes kontrollutvalg i perioden august-november 2007. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 20/11-2007 Torbjørn Berglann /s/ Inger Johanne Flønes /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Prosjektmedarbeider

- Etikk og saksbehandling i Frøya kommune - 3


0 Sammendrag Revisjon Midt-Norge har, på oppdrag fra kontrollutvalget i Frøya kommune, gjennomført en forvaltningsrevisjon med tema saksbehandling og etikk. Formålet med prosjektet har vært å belyse kjennskapet til noen av rammene for saksbehandling, og om saksbehandlingen skjer i tråd med utvalgte lovkrav. Prosjektets hovedproblemstilling lyder: "Er saksbehandlingen i Frøya kommune i tråd med regelverket?" Denne konkretiseres og besvares gjennom fem delproblemstillinger:

1. Har saksbehandlere i Frøya kommune kjennskap til forvaltningslovens bestemmelser om habilitet?

2. Løses habilitetskonflikter i saksbehandlingen i Frøya kommune i tråd med regelverket? 3. Har saksbehandlere i Frøya kommune kjennskap til kommunens etiske retningslinjer? 4. Er responstiden i tråd med kravene som stilles i forvaltningsloven? 5. Er saksbehandlingstiden i tråd med bestemmelsene i lovverket?

Prosjektet er rettet mot administrative beslutninger, ikke beslutninger som tas i politiske utvalg. Rapporten gir ikke et uttømmende bilde av saksbehandlingen sett i forhold til alt lovverk. Når det gjelder delproblemstilling 1, som omhandler kjennskapet til habilitetslovgivingen, er revisors inntrykk at det er bevissthet blant de ansatte om at de skal vurdere egen habilitet og at de unngår å komme i konflikt med lovverket, men at kunnskapen om lovverket kunne vært bedre. Delproblemstilling 2 dreier seg om habilitetskonflikter løses i tråd med lovverket. Så langt revisor har oversikt over løses habilitetskonfliktene i samsvar med lovkravene. I delproblemstilling 3 har vi sett på kjennskapet til kommunens egne etiske retningslinjer. Lederne har i grove trekk kjennskap til de etiske retningslinjene, mens de underordnede har liten eller ingen kunnskap om disse. I delproblemstilling 4 og 5 belyser vi henholdsvis responstiden og saksbehandlingstiden opp mot de kravene som stilles i lovverket. Responstiden, det vil si tiden fra en person tar kontakt med kommunen til foreløpig eller endelig svar foreligger, er i all hovedsak i tråd med lovverket. Saksbehandlingstiden er for lang i gjeldssaker og rusoppfølgingssaker. Også barnevernet bryter fristene i enkelte undersøkelser. Rapporteringen til Fylkesmannen viser imidlertid at barnevernet overholdt fristene for meldinger i 2006. Her har det vært en positiv utvikling. På bakgrunn av konklusjonene i de enkelte delproblemstillingene er konklusjonen på hovedproblemstillingen at kunnskap om forvaltningslovens regler om habilitet, og håndteringen av habilitetssaker i Frøya kommune er i tråd med lovverket. Det er varierende kunnskap om de etiske retningslinjene. Med forbehold om representativiteten til de som er intervjuet mener revisor at kunnskapen om retningslinjene er god nok i ledersjiktet. Lenger ned i organisasjonen bør man søke å heve kunnskapsnivået. Responstiden er etter revisors vurdering i tråd med lovverket, mens saksbehandlingstiden bør bli kortere i gjeldssaker og i rusoppfølgingssakene som sosialtjenesten håndterer. I barnevernet er det brudd på enkelte frister i undersøkelser, noe som er brudd på lovkravet. Teknisk avdeling bør fortsette arbeidet med å korte ned saksbehandlingstiden i dispensasjonssaker. Svaret på hovedproblemstillingen blir derfor et betinget ja, men revisor mener at prosjektet har vist at kommunen har et forbedringspotensial på flere av områdene som er undersøkt. På bakgrunn av funnene og de vurderingene som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende:

• Kommunen bør vurdere opplæring i forvaltningslovens bestemmelser om habilitet til de ansatte som driver saksbehandling.

• Kommunen bør komme i gang med restanseoppfølgingen. I den sammenheng bør man også vurdere opplæringsbehovet innenfor Kontor 2000.

• Kommunen bør vurdere å oppdatere de etiske retningslinjene, og sørge for å gjøre innholdet kjent for samtlige ansatte.

• Kommunen bør innføre rutiner for å foreta skriftlige vurderinger av mulige interessekonflikter for ansatte som har bierverv. Kommunen bør også etablere rutiner for skriftlig orientering om bierverv.

• Det bør vurderes å iverksette tiltak for å ta unna de tyngre sakene i sosialtjenesten.



0 SAMMENDRAG....................................................................................................................... 4 1 INNLEDNING......................................................................................................................... 6

1.1 Etikk i kommunesektoren ............................................................................................... 6 1.2 Formålet med prosjektet ................................................................................................ 7 1.3 Administrativ organisering i Frøya kommune.................................................................... 7 1.4 Rapportens videre innhold og oppbygging ....................................................................... 8

2 PROBLEMSTILLINGER, AVGRENSING, REVISJONSKRITERIER OG METODE................................. 9 2.1 Problemstillinger............................................................................................................ 9 2.2 Avgrensing ................................................................................................................... 9 2.3 Revisjonskriterier........................................................................................................... 9 2.4 Metode....................................................................................................................... 10

3 HÅNDTERING AV HABILITET I SAKSBEHANDLINGEN.............................................................. 10 3.1 Revisjonskriterier: Forvaltningslovens regler om inhabilitet .............................................. 10 3.2 Resultat fra datainnsamling: Kjennskap til regelverk og løsing av habilitetskonflikter ......... 11 3.3 Revisors vurdering....................................................................................................... 12

4 KOMMUNENS ETISKE RETNINGSLINJER ................................................................................ 13 4.1 Revisjonskriterier: Kommunens etiske retningslinjer........................................................ 13 4.2 Resultat fra datainnsamling: Kjennskap til de etiske retningslinjene ................................. 13 4.3 Revisors vurdering....................................................................................................... 15

5 SAKSBEHANDLINGSTID OG RESPONSTID.............................................................................. 16 5.1 Revisjonskriterier: Forvaltningsloven, sosialtjenesteloven, lov om barnevern, plan- og bygningsloven og arkivloven ................................................................................................. 16 5.2 Er responstiden i tråd med lovkravene? ......................................................................... 16 5.3 Er saksbehandlingstiden i tråd med lovkravene?............................................................. 18 5.4 Revisors vurdering....................................................................................................... 20

6 HØRING.............................................................................................................................. 21 7 KONKLUSJON OG ANBEFALINGER......................................................................................... 21

7.1 Konklusjon.................................................................................................................. 21 7.2 Anbefalinger ............................................................................................................... 22

VEDLEGG 1: FORVALTNINGSLOVEN § 6 (HABILITETSKRAV) ......................................................... 23 VEDLEGG 2: FRØYA KOMMUNES ETISKE RETNINGSLINJER (K-SAK 78/93) .................................... 25 VEDLEGG 3: PLAN- OG BYGNINGSLOVEN § 93: TILTAK SOM KREVER SØKNAD OG TILLATELSE ...... 26 VEDLEGG 4: § 23 FRA FORSKRIFT OM SAKSBEHANDLING OG KONTROLL I BYGGESAKER............... 27



1 Innledning I "Plan for forvaltningsrevisjon 2007", vedtatt i kommunestyret 25.1.2007 (KS-7/2007), har kontrollutvalget prioritert prosjektet "Saksbehandling og etikk i Frøya kommune" høyest. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge (KonSek) har på vegne av kontrollutvalget, i brev av 2. februar 2007, bestilt prosjektet hos Revisjon Midt-Norge. I bestillingen vises det til "Plan for forvaltningsrevisjon" (FR-planen) for detaljer; det heter at "Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken". Videre framgår det av bestillingen at prosjektet har en ressursramme på 220 timer. I plan for forvaltningsrevisjon står det blant annet:

Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandlingen i Frøya kommune vil se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saks-behandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll i kommunens saksbehandling og myndighetsutøvelse.

I FR-planen knyttes prosjektet til korrupsjons- og mislighetssakene som har versert i mediene de siste årene:

Offentlig sektor har i den senere tid også vært rystet av flere skandalesaker knyttet til misbruk av offentlige midler og interesser. Fokus på kommunal forvaltning og etisk fremferd er større enn noen gang og det er viktig at kommunen fremstår som en forutsigbar og pålitelig myndighetsutøver og tjenesteleverandør, med høy integritet som sikrer likebehandling og saksbehandling i henhold til lov, forskrift og fattede vedtak.

1.1 Etikk i kommunesektoren De seinere årene har korrupsjon og misligheter i offentlige organisasjoner fått bred medieomtale, og det har vært satt i gang arbeid på flere fronter, med fokus på hvordan slike saker skal forhindres. Et utvalg i Kommunal- og regionaldepartementet har lagt fram en rapport (15. mars 2007) der man kartlegger gjeldende regelverk av betydning for etiske forhold i kommunene, blant annet knyttet til rolleblanding, egenkontroll og åpenhet. Siktemålet med arbeidet var å få et grunnlag for å peke ut konkrete lovendringer som bør utredes. Arbeidsgruppen foreslår et tillegg i kommunelovens formålsbestemmelse om at kommuner og fylkeskommuner skal arbeide for høy etisk standard i sin virksomhet. Departementet har også etablert "Forum for etikk i kommunesektoren", som skal være et debattforum og bidra med innspill til departementets øvrige aktivitet. Kommunenes Sentralforbund (KS) har laget "Veileder i etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid" for kommunesektoren. Veilederen gir råd om hvordan medlemmene skal håndtere etiske problemstillinger og dilemmaer, som knytter seg til valg de står overfor i sitt daglige virke. Heftet er også utformet for å bidra til bevisstgjøring av handlinger på alle nivåer i kommunen - handlinger som er rettet mot temaer og dilemmaer i forholdet til lover og regler, relasjonsbygging, interessekonflikter og informasjon. Hensikten med veilederen er også å bidra med et grunnlag som den enkelte kommune kan benytte i sin revisjon, eller utarbeidelse av egne etiske retningslinjer. Etter initiativ fra KS er også "Kommunesektorens etikkutvalg" opprettet. Utvalget skal bidra til å sette etiske problemstillinger på dagsorden og gi råd til kommunesektoren. Fylkesrådmannen i Sør-Trøndelag er ett av medlemmene i utvalget. Etikk har også fått økt oppmerksomhet hos kontroll- og tilsynsorganene i kommuner og fylker. Trondheim kommunerevisjon har gjennomført en forvaltningsrevisjon, der man blant annet konkluderer med at arbeidet med de etiske retningslinjene i Trondheim kommune ikke bærer preg av kontinuitet, og at det i liten grad er etablert kontrollrutiner som sikrer at de etiske retningslinjene etterleves. I rapporten går det også fram at brudd på de etiske retningslinjene i størst grad blir avdekket gjennom varsling og at det tilfeldigvis blir avdekket. Revisjon Midt-Norge gjennomførte et prosjekt om etikk i fylkeskommunen våren 2007. En av konklusjonene var at uvitenheten rundt de etiske retningslinjene, og rutinene for å motvirke uetisk atferd er litt for stor blant de ansatte. I tillegg er andelen ledere som ikke kjenner til fylkeskommunens etiske retningslinjer også for stor.



De ansatte mener at risikoen for brudd på de etiske retningslinjene er størst for ansatte som har bijobber som kommer i konflikt med arbeidet i fylkeskommunen, deltakelse på arrangement i regi av eksterne samarbeidspartnere og bruk av fylkeskommunale rabattordninger til private formål. Også bruk av fylkeskommunale eiendeler er det risikoområdet ansatte mener de utsettes mest for.

1.2 Formålet med prosjektet Det er flere formål med prosjektet: I en del av prosjektet har formålet vært å kartlegge om kommunens ansatte kjenner til habilitetslovgivingen, og hvordan habilitetskonflikter løses i kommunen. Disse forholdene reguleres av forvaltningsloven. I en annen del har formålet vært å gi et bilde av om de ansatte forholder seg til de etiske retningslinjene, eller om de kan betegnes som et "sovende" regelverk. Formålet med den siste delen av prosjektet har vært å gi et bilde av om respons- og saksbehandlingstiden er i tråd med kravene som stilles i lovverket.

1.3 Administrativ organisering i Frøya kommune Frøya kommune har siden 1. januar 2006 vært organisert etter en tonivåmodell, med stabsfunksjon på rådmannsnivå. I oppstartsmøtet sa konstituert rådmann at virksomhetslederne har fullstendig ansvar for sine virksomheter. De får likevel oppfølging på områdene økonomistyring, personalansvar og virksomhetsstyring. Figur 1 Organisasjonskart - Frøya kommune

RÅDMANN/KOMMUNALSJEF

STAB

Nordskag skole/SFO/bhg Sørburøy skole/SFO

Teknisk/fellesadm.

Kulturavd. Og musikkskole

Habilitering/rehabilitering

Familie/Helse

PLO sykehjemmet

PLO hjemmetjenester

Nabeita skole/SFO

Sistranda skole/SFO

Dyrøy skole

Mausund skole/SFO/bhg

Hamarvik/Skårungen bhg

OFFENTLIG SERVICEKONTOR

Nesset/Skjønhals bhg



Innledningsvis i prosjektperioden ble revisor orientert av tidligere rådmann om at kommunen har gått til anskaffelse av et kombinert kvalitetsstyrings- og internkontrollsystem, Kvalitetslosen. Systemet kan kjøpes i moduler. Frøya kommune har kjøpt to av fire moduler1; "Kvalitetsdokumentasjon" og "Avvik og tiltak". Modulene skal dekke "... alle kommunale enheter sitt behov for tilgang til lover og forskrifter, retningslinjer, rundskriv og prosedyrer", og "... det daglige behovet for rapportering av uønskede hendelser (avvik) og merknader for kommuner."2 I oppstartsmøtet ble konstituert rådmann stilt spørsmål om kommunens forventninger til Kvalitetslosen. Han sa at formålet med systemet er at det skal bidra til at kommunen ivaretar lovkrav i forhold til kvalitets- og HMS system. Kommunen har en person i stab med hovedansvar for systemet. Vedkommende sier at systemet kommer i tillegg til Kontor 2000, og kommer ikke til å virke inn på saksbehandlingstid og responstid, men heller ha innflytelse på kvaliteten i disse.

1.4 Rapportens videre innhold og oppbygging Det neste kapitlet, kapittel 2, beskriver problemstillingene, noen områder som ikke omfattes i rapporten, samt vurderingskriterier, avgrensing og en metodisk redegjørelse. Resultatene fra datainnsamlingen er tredelt, ved at habilitetsspørsmål utgjør en del, etikkspørsmål den neste delen, og respons- og saksbehandlingstid utgjør den siste delen. Disse delene omtales henholdsvis i kapittel 3,4 og 5. Hvert av disse kapitlene avsluttes med revisors vurdering. Rådmannens høringssvar finnes i et eget kapittel, kapittel 6, før konklusjonen og revisors anbefalinger presenteres i kapittel 7.

1 De to modulene kommunen ikke har kjøpt heter "Kommunal styring" og "Risikoanalyse". 2 I følge nettsidene til Kvalitetslosen.



2 Problemstillinger, avgrensing, revisjonskriterier og metode I dette kapitlet redegjøres det for hva prosjektet ikke omfatter, og hvilke problemstillinger som tas opp. Videre presenteres kriteriene som ligger til grunn for revisors vurderinger (revisjonskriteriene), og metoden for datainnsamling.

2.1 Problemstillinger Prosjektet omfatter både habilitetsproblematikk, etiske spørsmål og saksbehandlings- og responstid, og er sammenfattet i hovedproblemstillingen, som lyder:

• Er saksbehandlingen i Frøya kommune i tråd med regelverket? Hovedproblemstillingen besvares gjennom fem delproblemstillinger:

1. Har saksbehandlere i Frøya kommune kjennskap til forvaltningslovens bestemmelser om habilitet?

2. Løses habilitetskonflikter i saksbehandlingen i Frøya kommune i tråd med regelverket?

3. Har saksbehandlere i Frøya kommune kjennskap til kommunens etiske retningslinjer?

4. Er responstiden i tråd med kravene som stilles i forvaltningsloven? 5. Er saksbehandlingstiden i tråd med bestemmelsene i lovverket?

2.2 Avgrensing Prosjektet er rettet mot administrasjonen og det arbeidet som gjøres der. Politiske beslutninger blir følgelig ikke vurdert i rapporten. De juridiske rammene for administrasjonens arbeid er omfattende; offentlig saksbehandlingen er underlagt en rekke lovkrav. Rapporten gir ikke et uttømmende bilde av hvordan saksbehandlingen foregår, sett i forhold til alt lovverk. Formålet med rapporten er å belyse enkelte deler av saksbehandlingen, i lys av enkelte deler av lovverket. Kvalitetslosen kan, direkte eller indirekte, påvirke forhold på områder som denne rapporten omhandler. Revisor mener likevel at arbeidet med Kvalitetslosen ikke har pågått tilstrekkelig lenge tid til at en vurdering av dette arbeidet vil gi nyttig informasjon. Rapporten inneholder derfor ingen vurdering av kommunens arbeid med Kvalitetslosen.

2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene utgjør målestokken i forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriteriene skal vanligvis hentes fra såkalte autoritative kilder, det vil si kilder som har myndighet å uttale seg om hvordan forholdene skal være på et område. Derfor hentes kriteriene ofte fra lover og forskrifter, kommunale vedtak, eller annet regelverk, men veiledere og faglitteratur kan også være kilder for revisjonskriterier. Funnene i prosjektet sammenholdes med revisjonskriteriene, og på denne bakgrunnen foretar revisor vurderingene. Revisjonskriteriene i første del av rapporten er hentet fra forvaltningslovens kapittel 6, som omhandler inhabilitet. Kriteriene for del to er hentet fra kommunens etikkreglement. I den tredje delen, som omhandler responstid og saksbehandlingstid er kriteriene hentet fra forvaltningsloven, sosialtjenesteloven, barnevernloven, plan- og bygningsloven og arkivloven. Revisjonskriteriene beskrives nærmere i sammenheng med delproblemstillingene.



2.4 Metode Faktagrunnlaget i rapporten er samlet inn gjennom intervju og gjennomgang av dokument. Revisor har intervjuet følgende personer: konstituert rådmann, leder for teknisk avdeling/fellesadministrasjon, fungerende leder for offentlig servicekontor, formannskapssekretær, leder for Familie og helse, sykepleiefaglig leder ved sykehjemmet og i hjemmetjenesten, virksomhetsleder ved sykehjemmet, leder av sosial- og barneverntjenesten, og to saksbehandlere ved teknisk avdeling. Samtlige av de som er intervjuet har fått lese referatet fra intervjuet med dem, og har fått mulighet til å korrigere ordlyd og innhold. Revisor har også vært i kontakt med Fylkesmannen for å få bekreftet opplysninger om saksbehandlingstiden i barnevernet. Et utkast til rapport har vært på høring hos rådmannen med to ukers høringsfrist, slik at rådmannen har fått mulighet til å uttale seg om grunnlaget for revisors vurderinger.

3 Håndtering av habilitet i saksbehandlingen Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet (ugildhet) har som formål å sørge for at avgjørelser i forvaltningen tas uten usaklige hensyn i saksforberedelsene eller i avgjørelsen. Videre er det et formål å opprettholde tilliten til forvaltningen. I tillegg gir loven ansatte en viss beskyttelse, ved at den gir dem plikt til å trekke seg om det foreligger inhabilitet3. Habilitetsreglene er regulert i forvaltningslovens kapittel 2. I tillegg finnes det særregler på enkelte områder, som ikke omtales nærmere i rapporten.

3.1 Revisjonskriterier: Forvaltningslovens regler om inhabilitet4 I forvaltningsloven (FVL) beskrives tre situasjoner der en saksbehandler kan være inhabil; ved slektskap til en part, ved "andre særegne forhold", eller ved at en overordnet er inhabil. Inhabilitet kan inntreffe når en offentlig tjenestemann tilrettelegger grunnlaget for en avgjørelse, eller treffer en avgjørelse i en forvaltningssak og han er i en av de tre situasjonene som beskrevet over. Å treffe en avgjørelse kan bestå i andre ting enn å fatte vedtak. Det kan være å unnlate å gripe inn i en sak, selv om man vet det er påkrevd. Videre kan uttalelser om lovforståelse, dersom de aksepteres og følges opp, forstås som det å treffe en avgjørelse. Reglene for inhabilitet kan også komme til anvendelse i med forbindelse utredninger i konkrete forvaltningssaker. En tjenestemann behøver ikke å erklære seg inhabil dersom "(...) det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete" (FVL § 6, fjerde ledd). Det er tjenestemannen som vurderer egen habilitet, alternativt tar han stilling til habiliteten i samarbeid med nærmeste overordnede. Habilitetsvurderingen kan ikke påklages, men vedtaket som er gjort kan påklages under henvisning til habilitetsreglene. Selv om det kan reises spørsmål om en tjenestemanns habilitet kan det å sette bort saken i visse tilfeller medføre problemer for parten, for eksempel i form av tidsspille, eller økte kostnader. Derfor må forvaltningen veie ulike hensyn mot hverandre når spørsmålet om habilitet reises. En saksbehandler er inhabil dersom hennes foreldre, besteforeldre, olderforeldre, barn, barnebarn, olderbarn eller søsken er involvert. Videre er hun inhabil ved "svogerskap", for eksempel dersom ektefellens bror, eller datterens ektefelle er involvert. "Svogerskap" omfatter normalt ikke samboerskap. Dersom det er tvilstilfeller om hva som omfattes av de ovennevnte bestemmelsene, kan andre ledd av § 6 tas i bruk. Der heter det at en tjenestemann er inhabil (ugild) når "... andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær tilknytning til".

3 G. Woxholt: Forvaltningsloven med kommentarer (Gyldendal Norsk Forlag. 4. utg. Oslo 2006), s. 129. 4 Avsnittet bygger på G. Woxholt: Forvaltningsloven med kommentarer (Gyldendal Norsk Forlag 2006), s. 129 - 199.



Som det framgår av ovenstående omhandler loven en rekke forhold. Den juridiske litteraturen på området er omfattende, og det finnes gråsoner og områder der det er faglig uenighet i den juridiske ekspertisen. I intervjuene har revisor lagt vekt på å få fram hvorvidt de ansatte i Frøya kommune har en generell kjennskap til regelverket. Juridiske gråsoner har ikke vært tema.

3.2 Resultat fra datainnsamling: Kjennskap til regelverk og løsing av habilitetskonflikter

En saksbehandler er i denne sammenheng en ansatt som treffer en avgjørelse, i betydningen av begrepet som det er redegjort for over. Noen av de som er intervjuet har rene administrative stillinger, mens andre har en blanding av administrativ og mer operativ stilling. Intervjuene viser at det er forskjeller i kjennskapen til regelverket både mellom enhetene og internt i enhetene. De fleste av de vi snakket med sa at de sjelden kommer i situasjoner der de berøres av habilitetsproblematikk. Dersom de kommer i situasjoner der familie eller nære relasjoner er involvert, er alle klar over at dette kan medføre habilitetsproblemer. Det er få som har satt seg inn i lovverket rundt habilitet, og det er derfor begrenset kunnskap om emnet. Her er det imidlertid forskjeller på grunn av yrkesbakgrunnen; lederen for sosial og barneverntjenesten har vært gjennom lovverket i forbindelse med utdanningen, og har derfor kjennskap til dette. En av saksbehandlerne på teknisk avdeling gjennomfører en etterutdanning der lovverket på området har vært gjennomgått. Virksomhetslederen på sykehjemmet har gjennom utdanning også god kjennskap til lovverket. De andre som er intervjuet oppgir ikke at de har vært borti regelverket gjennom utdanning, men en av dem sier at han setter seg inn i regelverket ved behov. Opplysningene fra intervjuene viser at habilitetskonflikter i første rekke oppfattes å berøre familiemedlemmer og naboer. Enkelte har også oppfattet seg som inhabile fordi nærmeste overordnete er inhabil, eller fordi kolleger i kommunen har vært part i saken. Gjennom intervjuene har det kommet fram at det ikke finnes skriftlige instrukser for hvordan habilitetsproblematikk skal håndteres. En av de ansatte beskriver sin erfaring med saker der habilitetsproblematikk er et element slik:

"Det er mest magefølelsen og ikke forvaltningsloven som styrer dette." En annen ansatt sier at:

"Det foreligger ikke noen skriftlige prosedyrer, men jeg har bl.a. lært om det [inhabilitet, revisors anmerkning] i studiet. Dessuten har jeg holdt på med saksbehandling i mange år, så jeg tror jeg/vi har en noenlunde sunn refleks for når vi skal ta opp spørsmålet.

En tredje ansatt sier at:

"Vi støtter oss til habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven. Jeg har hatt jus (...) og kjenner både forvaltningsloven og offentlighetsloven. Jeg benytter lovverket generelt, og refererer gjerne til det i saksbehandlingen. "

Noen av de ansatte ble spurt om de har opplevd at det har kommet kritikk mot dem eller kommunen på grunn av inhabilitet, men ingen av dem har det. Alle de ansatte, bortsett fra en, har vært borti saker der det har vært reist spørsmål om habilitet, enten i nåværende, eller tidligere jobber. Sakene har enten omfattet familiemedlemmer i opp- eller nedadgående linje, eller kolleger, naboer eller overordnet. Typisk for sakene er at et familiemedlem, en nabo eller andre nærstående søker om en tjeneste, eller søker om tillatelse, for eksempel i en byggesak. Det er ulik praksis når det gjelder håndteringen av sakene. Lederen i teknisk avdeling sier at eventuelle habilitetsproblemer løses allerede når sakene kommer inn, ved at man finner en saksbehandler som ikke har noen spesiell relasjon til for eksempel en søker, eller en part i en søknad.



Fagansvarlig sykepleier på sykehjemmet opplyser om at man ikke har skriftlige prosedyrer for å håndtere habilitetskonflikter, men sakene diskuteres fortløpende, og man prøver å unngå at den enkelte ansatte håndterer saker der familie eller andre nære relasjoner er involvert. Virksomhetslederen på sykehjemmet sier at han har klargjort at dette er et viktig område. På sosial- og barnevernkontoret er det også slik at man tar hensyn til mulige habilitetskonflikter i fordelingen av innkomne saker. Praksis for å håndtere habilitetsproblematikk er ulik fra enhet til enhet. Det skyldes at sakene som håndteres er svært forskjellige. Sykepleiefaglig leder på sykehjemmet sier at habilitetskonflikter løses ved at man unngår at de ansatte fatter vedtak i saker der habilitet kan bli et problem. De ansatte kan delta i diskusjonene rundt et inntak, men vedtakene gjøres av ansatte som ikke har et forhold til søker. Virksomhetslederen opplyser om at man vurderer habiliteten i en del tilfeller også, og skriver da at habiliteten til saksbehandleren er vurdert. Han sier at det er få saker der habilitetsspørsmålet er aktuelt. I teknisk avdeling forteller lederen at sakene der det er habilitetsproblematikk har vært løst ved at sakene forberedes i avdelingen, men at avgjørelsen tas av rådmannen. I en sak der tidligere rådmann var søker i en byggesak ble avgjørelsen tatt på politisk nivå. Lederen for sosial- og barneverntjenesten sier at habilitet bare er problematisk når hun selv er inhabil. Dersom saksbehandlerne er inhabile kan saken tas av en kollega eller av lederen selv. Når lederen er inhabil sier hun at saken sendes over til en settekommune5. Hun sier også at det kan være problematisk i slike saker at andre sosial- og barnevernkontor er presset på tid, og at det dermed blir vanskelig å finne et kontor som har mulighet til å ta sakene. Hun forteller at de ansatte i sosial- og barneverntjenestene på Hitra og Frøya har ønsket felles organisering, men at det ikke er politisk vilje til en slik løsning.

3.3 Revisors vurdering Intervjuene viser etter revisors vurdering at de ansatte er bevisste på å vurdere egen habilitet. Som det også framgår av intervjuene ønsker ikke de ansatte å håndtere saker der det kan bli stilt spørsmål ved deres habilitet. I et lite samfunn som Frøya er det mange som er i slekt med personer som opptrer som parter i sakene som behandles av kommunen. Revisor oppfatter de ansatte at de gjennom å ha en lav terskel for å melde seg inhabile benytter seg av retten til å beskytte seg selv, slik loven gir dem muligheter til. I tillegg virker det for revisor som de ansatte ikke ønsker at det skal stilles spørsmålstegn ved saksbehandlingen, fordi det kan bidra til å svekke tilliten til den kommunale forvaltningen. Dette er i tråd med formålet med lovgivingen. Revisor vurderer det som positivt for kommunen at de ansatte synes å ha et gjennomtenkt forhold til disse spørsmålene. Revisor mener likevel at det er grunnlag for å stille spørsmålstegn ved den generelle kjennskapen til regelverket. De fleste av de som ble intervjuet ser ut til å kjenne de mest opplagte tilfellene av habilitetsproblemer dersom de dukker opp. I enkelte tilfeller kan det imidlertid være viktig å ha grundigere kjennskap til lovverket, derfor mener revisor at kommunen bør sørge for oppdatering på lovverket for saksbehandlerne, eller andre som treffer avgjørelser, slik dette er definert tidligere. Når det gjelder håndteringen av habilitetssaker viser resultatene fra intervjuene at sakene håndteres som foreskrevet i lovverket.

5 Settekommune er en kommune som behandler saken i stedet for kommunen som fikk den til behandling.



4 Kommunens etiske retningslinjer Dette kapitlet omhandler kommunens etiske retningslinjer. Spørsmålene som belyses er hvordan de ansatte forholder seg til de etiske retningslinjene, og om, eller hvordan de gjøres kjent i organisasjonen. I intervjuene har vi også spurt om de ansatte har vært involvert i konkrete situasjoner som kan stille dem i en konfliktsituasjon med kommunens interesser.

4.1 Revisjonskriterier: Kommunens etiske retningslinjer De etiske retningslinjene ble vedtatt av kommunestyret i sak 78/93, og er vedlagt rapporten i sin helhet (vedlegg 2). Her gjengis innholdet i noen av punktene i regelverket, som er vurdert som sentrale i forhold til problemstillingene i prosjektet. I regelverket heter det at de ansatte skal "ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis." Videre heter det at ansatte skal unngå personlige fordeler som kan påvirke dem. Dersom de får tilbud om gaver skal nærmeste overordnete kontaktes, og gaven returneres avsender. I faglige sammenhenger skal kommunen dekke reiseutgiftene. Det heter også at

"Kommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser."

Regelverket er gitt en generell utforming, og inneholder i tillegg konkrete eksempler på interessekonflikter som skal unngås.

4.2 Resultat fra datainnsamling: Kjennskap til de etiske retningslinjene Innledningsvis stilte vi de ansatte spørsmål om de kjenner til kommunens etiske retningslinjer. Det viser seg at flere av de ansatte ikke kjenner til regelverket. Vi intervjuet ti personer, hvorav åtte fikk spørsmål om de kjenner de etiske retningslinjene. Fire av åtte kjenner til at det eksisterer slike retningslinjer, mens de øvrige enten tror at det finnes slike, er usikre, eller ikke kjenner til at kommunen har etiske retningslinjer. Et gjennomgående trekk er at ansatte på ledernivå kjenner til at kommunen har etiske retningslinjer, mens kunnskapen om regelverket blir dårligere når man kommer lenger ned i organisasjonen. Blant de som kjenner til de etiske retningslinjene får vi inntrykk av at hovedtrekkene er kjent. Om de ansatte ikke kjenner til de etiske retningslinjene kan det være at de har muligheter for å ta opp etiske problemstillinger i ulike møtesituasjoner. For å finne ut om det eksisterer slike muligheter stilte revisor spørsmål om det finnes fora der det er naturlig å ta opp etiske problemstillinger. Svarene viser at det er ulikheter mellom enhetene. Konstituert rådmann viser til at lederforumet er en arena der etiske spørsmål kan diskuteres. Videre sier han at det er hyppige møter i lederforumet, og at det er et forum hvor bl.a. etiske retningslinjer og personalpolitiske retningslinjer drøftes. På spørsmål om kommunen har en politikk for å drøfte etiske problemstillinger "nedover" i organisasjonen svarer konstituert rådmann at kommunen ikke har dette, men at det forutsettes at virksomhetslederne ivaretar dette. Han sier videre at virksomhetslederne har det hele og fulle ansvar for sin virksomhet. Virksomhetslederen for Familie og helse bekrefter at man diskuterer etiske spørsmål i lederforum. Hun sier at møtene i enhetene går med til å prate om driften av tjenestene. Etikk blir ikke tatt opp lavere i organisasjonen. Hun sier at man burde vært flinkere til å ta opp dette. Hun sier videre at hun gjennomfører medarbeidersamtaler, men at samtalene ikke omhandler emnet, bortsett fra hvis det behov for det. Lederen på teknisk avdeling viser også til at man har diskutert etiske problemstillinger i lederforum. På avdelingsnivå gjennomfører han medarbeidersamtaler, og opplyser at det per september 2007 er ca. to år siden forrige runde. På spørsmål om etiske problemstillinger drøftes i medarbeidersamtalene



svarer han at de kommer inn på temaet. En av de ansatte ved teknisk avdeling sier at de ikke har noe forum der det er naturlig å diskutere etiske spørsmål. Vedkommende sier at medarbeidersamtalene ikke har vært gjennomført. De har vært planlagt, for så å bli utsatt. Virksomhetslederen på sykehjemmet bekrefter at man diskuterer etikk i lederforum, i tillegg til andre beslektede tema, eksempelvis opptreden utad og habilitet. Virksomhetslederen har diskutert opptreden med alle de 10 saksbehandlerne på sykehjemmet. Han sier at han har som mål at alle skal drive lik saksbehandling, også i forhold til tid, og at dette er noe han har diskutert med de ansatte. I medarbeidersamtaler er det en egen sekvens for etikk, og virksomhetslederen sier han prøver å ha god takhøyde. Faglederen på sykehjemmet sier at gruppelederne har ukentlige møter, og der diskuteres blant annet fagetikk. I tillegg diskuteres andre aktuelle spørsmål, for eksempel tilbud om gaver. Hun sier at det hender at de ansatte får tilbud om gaver fra beboerne, og diskusjonene dreier seg om hva som er akseptabelt. Det finnes ingen skrevne regler, men de ansatte blir kjent med hvordan de skal forholde seg gjennom diskusjonene. Hun sier videre at de ansatte ikke får ta imot penger, men sjokolade er greit. Når det gjelder beboernes penger sier faglederen at man forsøker å unngå at de ansatte skal håndtere disse. Hun sier videre at medarbeidersamtalene er et forum blant annet for å diskutere etikk, og at dialogen med de ansatte generelt er god, slik at spørsmål som dukker opp diskuteres underveis. Virksomhetslederen sier de ansatte har fått klar beskjed om hvordan de skal opptre i forhold til gaver. Når det har hendt at ansatte har fått tilbud om penger har man brakt pengene tilbake til brukeren, og tatt en runde med vedkommende der man har forklart hvorfor de ansatte ikke kan ta imot gaven. Om vedkommende fortsatt insisterer på å gi noe har man fra ledelsens side i stedet oppfordret til å kjøpe blomster eller lignende til hele sykehjemmet. Under intervjuene ble de ansatte stilt spørsmål om de har vært i de situasjonene som beskrives å være i konflikt med de etiske retningslinjene. På teknisk avdeling er det ingen av de vi snakket med som har bijobb. På spørsmål om de ansatte i teknisk har fått gaver i forbindelse med saker oppgir en av saksbehandlerne at vedkommende har fått blomster etter endt saksbehandling, men ikke noe mer, mens en annen er "vant til at slike ting skal legges på fellesbordet". En av saksbehandlerne kjenner til at andre ansatte i kommunen har vært i konflikt med kommunens etiske reglement, uten at vedkommende kjenner til hvordan saken ble løst. Lederen for teknisk sier at det har hendt at ansatte i avdelingen har vært i situasjoner som har bidratt til at de har kommet i konflikt med kommunens etiske retningslinjer. Sakene har vært løst på ulike måter. Videre sier han at:

"Det har forekommet at folk har kommet med konjakkflasker både etterpå og underveis i saksbehandlingen. Vi har også fått tilbud om goder i forbindelse med kjøp. Press forekommer. Å få ei vinflaske, eller noen blomster er ok. De ansatte sier ifra til meg når de får gaver."

Når det gjelder gaver fra leverandører kjenner ikke lederen på teknisk avdeling til at dette forekommer. I avdelingen er man oppmerksom på problematikken rundt gaver fra leverandørene. Han mener at også leverandørene har blitt mer forsiktige med gaver til ansatte. Når det gjelder nivået på gaver som aksepteres sier lederen at gaver til en verdi av 200-300 kroner kan aksepteres. Videre sier han at tidspunkt for når gaver mottas også er viktig; under eller etter endt saksbehandling. I følge lederen har ingen av de ansatte blitt påspandert sydenturer. På faglige reiser betaler kommunen egenandel, og da minimum reise og opphold. Virksomhetslederen på sykehjemmet har et firma som leier ut sykepleiere. Han leier ikke ut sykepleiere til Frøya kommune. Dette bekreftes av den faglige lederen, som sier at virksomhetslederen er klar på at sykehjemmet ikke kan bruke dette firmaet. Sykehjemmet benytter andre firma når det er behov for midlertidige ansatte. Virksomhetslederen driver i tillegg profesjonelt med dykking og flislegging. Han sier at han ikke opplever at han har vært i konflikt med kommunens interesser i forbindelse med bijobbene, og at han kommer til å melde seg inhabil dersom det oppstår en slik konflikt. Han har gitt rådmannen muntlig orientering om bijobbene sine.



4.3 Revisors vurdering De lederne som er intervjuet kjenner til at de etiske reglementet eksisterer, og det er revisors inntrykk at de kjenner hovedtrekkene i reglementet. Ledernivået i Frøya ser derfor ut til å ha tilstrekkelig kjennskap til det etiske reglementet. Slik bør det etter revisors vurdering også være. Revisor tar forbehold om at intervjuene ikke nødvendigvis er representative for kommunen som helhet. Men dersom de er det, tyder intervjuene på at kunnskapen om de etiske retningslinjene ikke god nok kjent nedover i organisasjonen. Gjennom intervjuene kom det fram at de ansatte har liten, eller ingen kunnskap om retningslinjenes eksistens. Det betyr selvsagt ikke at det er lav etisk standard i kommunen. Revisor vil likevel påpeke at kommunestyret har vedtatt de etiske retningslinjene. Retningslinjene inngår følgelig som en del av rammen for den kommunale driften i kommunen, og dermed skal de per definisjon være kjent. Videre gir de etiske retningslinjene i Frøya kommune eksempler på hva som er uønsket atferd, sett fra kommunens side. Dermed inneholder de en grenseoppgang for hva som er uakseptabel atferd fra de ansatte side, og for hvordan enkeltsituasjoner skal håndteres. Det er også en grunn til å sørge for at samtlige ansatte blir kjent med retningslinjene. I tillegg mener revisor at de siste årenes korrupsjons- og mislighetssaker er en indikasjon på at det er nødvendig å ha et kontinuerlig fokus rettet mot etikk for ansatte i kommunesektoren. Selv om de fleste ansatte holder seg innenfor grensene for hva som aksepteres av arbeidsgiver, er det viktig å tydeliggjøre grensene, og sørge for at de ansatte er bevisste på mulige problemområder. Derfor er det viktig å gjøre regelverket kjent, og det er viktig at man følger opp, for eksempel ved å diskutere temaet i medarbeidersamtaler. Revisor anbefaler derfor at Frøya kommune iverksetter tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent blant alle ansatte. Virksomhetslederen på sykehjemmet har et firma som leier ut sykepleiere i andre kommuner, i tillegg til at han også driver annen næringsvirksomhet. Det behøver ikke være problematisk, og revisor har ikke fått opplysninger som tyder på at det er problematisk. Revisor anser det imidlertid en muntlig orientering for å være tilstrekkelig, men at en slik orientering bør gjøres skriftlig. Revisor vurderer det som viktig at det foretas skriftlige vurderinger av ansatte som har næringsinteresser, der mulige konflikter med kommunens interesser vurderes. De etiske retningslinjene i Frøya kommune er fra første halvdel på 1990-tallet. Revisors oppfatning er at retningslinjene kan trenge en oppdatering, slik at de i større grad tar høyde for dagens utfordringer. Et moment som etter revisors vurdering bør tas inn i retningslinjene er reaksjonsformer ved brudd på de etiske retningslinjene. Det bør ikke være opp til den enkelte virksomhetsleder å vurdere hvordan det skal reageres i slike situasjoner. Et annet moment er krav til skriftliggjøring rundt lån av utstyr, gaver, næringsinteresser mm. Sistnevnte krav er viktig, fordi de potensielle uklarhetene som ligger i muntlige avtaler da elimineres.



5 Saksbehandlingstid og responstid En del av prosjektet har bestått i å kartlegge saksbehandlingstid og responstid. Med saksbehandlingstid menes den tiden det går fra en sak er ført inn i det kommunale saksbehandlingssystemet og til den er behandlet, men ikke nødvendigvis ferdigbehandlet: Noen saker sendes tilbake til forvaltningen i flere omganger før de er ferdigbehandlet. Her har vi ikke sett på den totale tiden som går med til å behandle en sak, bare tiden for hver gang en sak kommer inn. Responstid er tidsrommet fra en henvendelse registreres hos kommunen til svar sendes. Svaret er ikke nødvendigvis endelig, men kan være et foreløpig svar, der det orienteres om forventet saksbehandlingstid (se neste avsnitt om regler for foreløpig svar).

5.1 Revisjonskriterier: Forvaltningsloven, sosialtjenesteloven, lov om barnevern, plan- og bygningsloven og arkivloven

Virksomhetene som omfattes av prosjektet har ulike krav til saksbehandlingstid. All offentlig forvaltning omfattes av forvaltningsloven. I loven angis ikke frister for respons fra forvaltningen, eller for saksbehandlingstid. Det heter imidlertid at:

Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. (...) I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt (Forvaltningsloven § 11a).

Enkeltvedtak er "et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer" (Forvaltningsloven § 2b), og gjelder med andre ord ikke den generelle befolkningen. Dersom kommunen ikke kan behandle for eksempel søknad om inntak ved sykehjemmet, søknad om livsopphold, eller søknad om behandling for rusproblemer innen en måned skal søker med andre ord motta et foreløpig svar. I barnevernet reguleres tidsfristene av barnevernloven. Her heter det at innkomne meldinger skal gjennomgås og vurderes for oppfølging innen en uke (barnevernloven § 4-2). Barnevernet skal gjennomføre undersøkelser snarest, og seinest innen tre måneder, men i særlige tilfeller kan fristen være seks måneder (barnevernloven § 6-9). I teknisk avdeling har vi sett på fristene for saksbehandling for tiltak som krever søknad og tillatelse etter plan- og bygningslovens § 93. Loven er svært spesifikk når det gjelder hvilke handlinger som omfattes av den, og paragrafen er vedlagt i sin helhet (vedlegg 3). Svært forenklet krever følgende handlinger søknad etter loven: Oppføring, tilbygging, påbygging, underbygging eller plassering av bygning, konstruksjon eller anlegg. Fasadeendring, bruksendring, riving, oppdeling eller sammenføyning av bruksenheter i boliger, deling av eiendom, vesentlig terrenginngrep, anlegg av veg eller parkeringsplass. Tidsfristene i disse sakene reguleres av en egen forskrift, forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (§ 23 fra forskriften er vedlagt - vedlegg 4), som er hjemlet i plan- og bygningsloven. I forskriften angis fristen for saksbehandlingen for de nevnte sakene å være tolv uker. Kommunen kan forlenge fristen dersom tiltaket er særlig komplisert. Ny frist skal da meldes tiltakshaver. Tidsfristen i sakene løper fra når all nødvendig dokumentasjon foreligger. "Forskrift om offentlege arkiv" inneholder et generelt krav til all offentlig forvaltning om at det til fastsatt tid skal tas ut restanselister, som viser hvilke saker som skal besvares og behandles (forskrift om offentlege arkiv § 3-7).

5.2 Er responstiden i tråd med lovkravene? For å kartlegge responstiden stilte revisor spørsmål om saksgangen i enhetene: Hvordan de innkomne sakene håndteres, hvordan de fordeles og hvordan de følges opp er viktige spørsmål i denne sammenheng. Saksgangen er ikke lik i alle enhetene, derfor omtales hver enhet separat.



Rådhuset generelt På rådhuset er det et felles system for post. Lederen for Offentlig servicekontor (OSK) opplyste om at de innkomne sakene blir registrert inn i saksbehandlingssystemet av OSK. Rådmannen fordeler sakene og påfører saksbehandler. På spørsmål om det er mulig å skrive ut restanselister fikk revisor oppgitt at det er mulig, men det finnes ikke rutiner for å gjøre det. Revisor ba lederen av OSK om å få en utskrift av restanselistene på rådhuset. Det viste seg at det var rundt 1000 saker på listene. Revisor fikk opplyst at det skyldes at mange av sakene er besvart, men ikke avsluttet fordi saken er under behandling. Lederen av OSK sa videre at ferdighetene i K20006 blant saksbehandlerne er varierende, men at kunnskapen generelt er for dårlig. Det medfører blant annet at saksbehandlerne roter med kodene de skal påføre sakene er til behandling. Konstituert rådmann bekreftet dette i oppstartsmøtet, da revisor stilte spørsmål om hvordan systemene for restanseoppfølging fungerer:

"Systemet er der men vi er ikke flinke til å følge opp det. Vi har fått kritikk på grunn av manglende svar på henvendelser. Generelt har hele organisasjonen for lite kunnskap om saksbehandlingsverktøyet."

Teknisk avdeling Avdelinga har hatt flere ubesatte stillinger over lengre tid. I følge lederen har det ført til at avdelingen har vært nødt til å endre på en del rutiner. Blant annet ved at kontoret holder stengt i to dager per uke, for å få ro til å behandle sakene. Disse dagene setter sentralbordet heller ikke over telefoner til teknisk avdeling, og dørene er låst. Lederen på teknisk avdeling forteller at innkomne saker fordeles på et internt saksbehandlermøte hver 14. dag. Han sier at avdelinga har oversikt over sakene via et manuelt system, men at dette kunne vært bedre. Når det gjelder system for å følge opp sakene gjennom å ta ut restanselister sier han at det ikke er rutiner for å kjøre restanselister. Og videre:

"Når saker er avsluttet i Kontor2000 er det bare jeg og servicekontoret som kan åpne dem igjen. Dette kompliserer vår hverdag voldsomt, derfor lar vi være å avslutte sakene i Kontor 2000. Vi hadde en runde i vår der vi gikk gjennom gamle saker og avsluttet dem, etter initiativ fra den tidligere rådmannen."

Fungerende leder på OSK sier at kontoret har overtatt en del av arbeidsoppgavene til teknisk avdeling, for å avlaste avdelinga. Blant annet har OSK hatt jobben med å sende ut foreløpig svar når det er nødvendig, og i den seinere tid skriver kontoret også ut kart til publikum. I ordinære byggesaker er det ikke nødvendig å sende ut foreløpig svar, fordi svarfristene overholdes, i følge saksbehandleren som har sakene. Han sier videre at ingen av sakene ligger lengre enn 4 uker. Dette gjelder også saker som har 3 måneders frist. Om det mangler dokumentasjon sender han selv ut brev om dette. Det kan for eksempel være tilfelle i situasjoner der det blir dispensasjonssaker av en vanlig byggesak. I dispensasjonssakene er det ikke frister. Her gjelder det ordinære lovkravet om at sakene skal behandles uten ugrunnet opphold. Det skal likevel sendes ut foreløpig svar, fordi saksbehandlingstiden i disse sakene er lang, i følge en av saksbehandlerne. Saksbehandleren som har ansvar for dispensasjonssakene forteller at OSK overtok ansvaret for å sende ut foreløpig svar ved påsketider 2007. Hun sier videre at OSK ikke har hatt rutiner for å følge opp det foreløpige svaret når fristene ikke har blitt overholdt i neste omgang, og at rutinene for oppfølging ikke er gode nok. Hun er imidlertid fornøyd med tiltakene som er satt i verk for å avlaste teknisk avdeling via OSK, og sier at tiltakene har vært svært vellykket sett fra administrasjonens side. Sosial- og barneverntjenesten Lederen av tjenesten forteller at henvendelsene i sosialtjenesten skjer gjennom at klientene møter opp. De får søknadsskjema, og deretter gjennomføres det samtale med klienten. Tjenesten har en hylle der sakene ligger. De tar den eldste først og fordeler sakene fortløpende. Lederen sier videre at det ikke er behov for et varslingssystem for å holde oversikt over fristene. De har ikke problemer med fristene, med unntak av saker som dreier seg om rusoppfølging og gjeldsrådgivning.

6 Kontor 2000, kommunens felles saksbehandlingssystem



Revisor har valgt å behandle respons- og saksbehandlingstid i barnevernet under ett i avsnitt 5.3, da det er en nær sammenheng mellom disse. Sykehjemmet og hjemmetjenesten Faglederen på sykehjemmet sier at de ikke har så mange saker, slik at det ikke er vanskelig å holde oversikt over dem. Sakene består stort sett av søknader om korttids- og langtidsopphold på sykehjemmet, og i hjemmetjenesten er det søknader om hjemmehjelp og hjemmesykepleie. Hun sier at søknader om plass på sykehjemmet går til inntaksteamet. Faglederen sier at det ikke er så mye saksbehandling på sykehjemmet. Det fattes vedtak om hjemmehjelp, men de som allerede er inne i hjemmetjenesten får bare vedtak om mer hjemmehjelp. Hun sier at vedtakene gjelder for en tidsbegrenset periode. Der timene reduseres går hjemmetjenesten i dialog med dem det gjelder i forkant, og så skrives vedtaket. På sykehjemmet og i hjemmetjenesten sendes det ut svar i løpet av tre uker etter mottatt søknad. Dersom søknadene ikke er ferdigbehandlet sendes det ut foreløpige svar. Faglederen opplyser om at man har et manuelt system for å holde oversikt over søknadene. Det føres ikke postliste, men søknadene stemples som mottatt. Utgående post stemples også. Videre sier hun at de egentlig skulle tatt i bruk Kontor 2000, men at systemet ikke fungerer på sykehjemmet og i hjemmetjenesten ennå.

5.3 Er saksbehandlingstiden i tråd med lovkravene? I hjemmetjenesten og på sykehjemmet er det ikke krav til saksbehandlingstid, utover at sakene skal behandles uten ugrunnet opphold. I avsnitt 5.2 kom det fram at det rutinemessig sendes ut foreløpig svar dersom saksbehandlingstiden går ut over en måned. Revisor mener at det er tilstrekkelig til å vurdere saksbehandlingstiden, og beskriver ikke saksbehandlingstiden i sykehjemmet nærmere i dette kapitlet. Teknisk avdeling Under intervjuene kom det fram at man på teknisk avdeling har hatt problemer med å få besatt flere av stillingene. Det har blant annet resultert i at man våren 2007 lå et år på etterskudd i dispensasjonssaker, det vil si saker der det søkes dispensasjon fra regelen om bygging i strandsonen, eller fra kommunedelplanene. For å korte ned saksbehandlingstiden iverksatte man ekstraordinære tiltak våren 2007, ved å lære opp ansatte fra andre deler av fellesadministrasjonen til å saksbehandle dispensasjonssaker. Disse saksbehandlerne behandler dispensasjonssøknader innimellom ordinære arbeidsoppgaver. Per september 2007 er det 5 ansatte som helt eller delvis tar seg av dispensasjonssakene. Lederen på teknisk avdeling sier at i dispensasjonssaker jobbes det nå med saker som kom inn i mai, det vil si at det er et etterslep på rundt 5 måneder. Lederen på teknisk avdeling sier at kommunen har forholdsvis mange dispensasjonssaker, rundt 120 i året. Han mener at årsaken til det høye antallet er at politikerne ikke er lojale til de eksisterende planene. En av saksbehandlerne sier at de får mange saker i retur fra politisk nivå, og at det betyr nye runder til sektormyndighetene, noe som øker saksbehandlingstiden ytterligere. Vedkommende sier videre at i dispensasjonssakene innhenter kommunen uttalelser fra Fylkesmannen. Der har det vært vanlig med en måneds saksbehandlingstid, men sommeren 2007 var saksbehandlingstiden to måneder. Vedkommende sier videre at Kystverket ikke har så lang saksbehandlingstid, men at saksbehandlingstiden uansett avhenger av personellressurser hos Kystverket og Fylkesmannen. I tillegg kan saksbehandlingstiden forlenges ytterligere:

"Dersom noen har merknader til tiltaket vil merknaden bli oversendt søker for hans/hennes tilsvar. Dersom sektormyndighetene benytter klageretten etter at vedtak er fattet i planutvalget vil vi få en ny runde ut til søker for tilsvar før klagebehandling. I noen tilfeller - der kommunen går i mot sektormyndighetene - havner saken hos settefylkesmann."

Saksbehandleren mener også at det eksisterende planverktøyet er for dårlig til at de kan gjøre en god nok jobb.



Lederen på teknisk avdeling sier at avdelinga har en saksbehandler, som skal ha oversikt over alle dispensasjonssakene. Lederen har ikke oversikt over når avdelinga kan være à jour med dispensasjonssakene, men at når det skjer skal det være mulig å håndtere saksmengden for én ansatt. Han sier at man er à jour med saksbehandlingen i byggesakene, og at fristene overholdes, forutsatt at nødvendig dokumentasjon er vedlagt. Lederen av avdelinga sier videre at plansakene er de mest tidkrevende; kommuneplanarbeidet er omfattende og tidkrevende. Han forteller at kommunedelplan for Sistranda er satt bort til et firma i Bergen, men at det likevel medfører mye arbeid for teknisk avdeling. Både lederen og de ansatte er samstemte i at mangelen på et digitalt planarkiv medfører mye ekstraarbeid, og forlenger saksbehandlingstiden. En av de ansatte sier at de for eksempel har problemer med å finne ut hvilke kart som er gyldige. Vedkommende sier videre at når planverket kommer på plass får de en bedre arbeidssituasjon og et bedre avgjørelsesgrunnlag. Lederen opplyser at plankontoret på Berkåk er leid inn for å lage et digitalt planarkiv, og man etter hvert også skal legge digitale kart ut på hjemmesiden til kommunen. Han mener at problemene rundt planverket dels skyldes at det har vært en for dårlig prosess under utarbeidelsen, dels skyldes at politikerne ikke har tilstrekkelig grad av eierforhold til planene. Dette resulterer i at de imøtekommer alle søknadene om dispensasjoner, til stor frustrasjon for Fylkesmannen. Han sier også at kommunen jobber med ny kommuneplan, men er avhengig av at det kommer nye folk på plansiden. Når disse kommer på plass mener han at man kan komme à jour med alle sakene. Sosial- og barneverntjenesten Lederen for Familie og helse sier at man i sosial- og barneverntjenesten ligger etter med saker som dreier seg om personer som har både psykiske problemer og rusproblemer. Årsaken til dette er at man bruker de fleste ressursene på å ta unna saker om økonomisk sosialhjelp. Lederen for sosial- og barneverntjenesten sier også at gjeldssakene blir bortprioritert. Det dreier seg om 10 store saker, som krever mye arbeid. Hun sier videre at sosialtjenesten gjerne skulle hatt en person som kunne jobbet mye med dette området. I saker med søknad om rusbehandling er det ingen på "vent". Hun sier at det her er et spørsmål er om hvor mye sosialtjenesten skal inn i sakene. Alle klientene har fått tilbud om individuell plan. Sosialtjenesten har, i følge lederen for tjenesten, fått klage på for lang saksbehandlingstid. Hun sier at det ikke har vært kapasitet til å behandle sakene raskere, og at dette er et spørsmål om personalressurser. Hun sier at manglende kapasitet resulterer i at det er de omfattende sakene som blir skadelidende. Lederen for Familie og helse skal ta opp spørsmålet om å få ansatt en gjeldsrådgiver i sammenheng med budsjettbehandlingen. Lederen for sosial- og barneverntjenesten sier at barnevernet er "oppe og går" i forhold til for to år siden. Per september 2007 jobbes det med 90 unger, mot ca. 20 for to år siden. Man har jobbet mye med barnevernets rykte og renommé, og med å få på plass tiltak raskt. Bemanningen i tjenesten er økt, slik at kapasiteten er bedret. I undersøkelsessaker i barnevernet er noen tidsfrister overskredet, i følge lederen for sosial- og barneverntjenesten. Hun sier at det er flere årsaker til fristbruddene, og at lav bemanning er én årsak. En annen årsak er at tjenesten ofte ikke får tak i familiene som undersøkelsen er rettet mot. Fylkesmannen er orientert om forholdet gjennom kvartalsvise rapporter. For 2006 viser rapporteringen at barnevernet ikke klarte å overholde fristen for meldinger (en uke) i fem av fem innkomne saker. Andre halvår kom det inn ti meldinger, og det var ett brudd på fristen. I undersøkelsene ble fristen overholdt i samtlige seks saker. Rapportene til Fylkesmannen for første halvår 2007 viser at det kom inn 26 meldinger til barneverntjenesten, alle ble behandlet innen fristen. Alle de seks rapporterte undersøkelsene som er gjennomført i samme periode er avsluttet innen fristen på tre måneder. Revisor har vært i kontakt med Fylkesmannen, som bekrefter at tendensen i rapporteringen fra Frøya er bedre enn tidligere år, med færre fristbrudd. Fylkesmannen kan ikke si om denne tendensen kommer til å vedvare. På spørsmål om det er samsvar mellom ressursene i avdelingen og saksmengden som skal håndteres svarer lederen av sosial- og barneverntjenesten slik:

"På barnevern er det samsvar. I sosialtjenesten er det ikke det når de går over til NAV, og i tillegg får andre oppgaver."



5.4 Revisors vurdering Intervjuene viser at virksomhetene som er representert i denne rapporten har system for å besvare saker innenfor fristene som kreves i lovverket, i den forstand at det sendes ut foreløpige svar der det er nødvendig. Det ser imidlertid ut for at oppfølgingen av foreløpige svar med nye brev når det er nødvendig, ikke fungerer optimalt. Revisor mener at administrasjonen snarest bør finne en løsning på dette. Internt i sosial- og barneverntjenesten, på sykehjemmet og i teknisk avdeling har man system for å følge opp sakene, og disse synes å fungere tilfredsstillende. Revisors inntrykk av responstiden er derfor at den er i tråd med lovkravene. Resultatene fra intervjuene viser at kommunen har et stort antall uavsluttede saker i det elektroniske saksbehandlingssystemet, Kontor 2000. På teknisk avdeling mener man at det å avslutte saker er kompliserende for arbeidet. Om Kontor 2000 er et tungrodd system, som krever spesielle løsninger for teknisk avdeling, eller om problemene i avdelinga skyldes andre forhold skal ikke vurderes her. Noen av de som er intervjuet mener imidlertid at den generelle kunnskapen om det elektroniske saksbehandlingssystemet er for dårlig. Dårlig kunnskap kan, etter revisors vurdering, føre til at kommunen ikke får god nok oversikt over hvilke saker som faktisk skal følges opp, og hvilke saker som er reelt avsluttet. Det underbygges av opplysninger som kom fram i oppstartsmøtet, da konstituert rådmann sa at kommunen har fått kritikk for manglende svar til publikum. Revisor vil derfor vise til arkivloven, som pålegger kommunen å ha en ansvarlig for å drive restanseoppfølging. Ved å ha en aktiv restanseoppfølging kan kommunen bidra til at saker ikke blir liggende unødig lenge. Videre kan restanseoppfølging være et instrument for å holde oversikt over saksflyten i kommunen, og finne ut om, eller hvor det er problemer. På denne bakgrunnen mener revisor det er grunnlag for å anbefale kommunen å iverksette opplæringstiltak i Kontor 2000, og å være mer aktiv i restanseoppfølgingen. Når det gjelder saksbehandlingstiden viser intervjuene at det er brudd på loven innenfor barnevernet, og at teknisk avdeling har lang saksbehandlingstid i dispensasjonssaker. På teknisk avdeling skyldes den lange saksbehandlingstiden i stor grad forhold som avdelinga ikke råder over; man har ubesatte stillinger, og behandlingstiden hos Fylkesmannen og Kystverket er lang. Videre er plansystemene for dårlige, noe som også bidrar til å øke saksbehandlingstiden. Revisors vurderer det som positivt at man har satt i verk ekstraordinære tiltak i teknisk avdeling for å korte ned saksbehandlingstiden. Fristbruddene i barnevernet skyldes delvis lav bemanning, delvis forhold som barneverntjenesten ikke råder over. På spørsmål fra revisor sier likevel lederen for tjenesten at hun anser bemanningen for å være i tråd med behovet. Prinsipielt er det bekymringsfullt når barnevernet ikke overholder fristene. Revisor legger likevel vekt på at lederen for tjenesten gir uttrykk for at bemanningen er tilstrekkelig, og at den kvartalsvise rapporteringen viser at tendensen går i riktig retning. Revisor legger også vekt på at lederen for sosial- og barneverntjenesten sier at barneverntjenesten er "oppe og går". Revisor ser at saksbehandlingstiden i barnevernet ikke er i tråd med lovverket, men tendensen er at man får færre fristbrudd, og det er en positiv utvikling. I sosial- og barneverntjenesten har man problemer med fristene i sosialtjenesten på områdene gjeldsrådgiving og rusoppfølging. Økonomisk sosialhjelp må prioriteres, de tyngre sakene må nedprioriteres. Sosialtjenesten har fått klage på for lang saksbehandlingstid. Samlet kan dette tyde på at 1,75 stilling er i minste laget for å klare og ta unna sakene. Revisor mener det er fornuftig at lederen for Helse og familie sier at man jobber for å finne midler til å ansette en person som kan ha gjeldsrådgiving som hovedoppgave. Gjennom intervjuene har det kommet fram at man ikke fører postjournal på sykehjemmet, men har en praksis der posten stemples inn og ut. I utgangspunktet var ikke posthåndtering en del av prosjektet. Revisor mener likevel det er grunn til å påpeke at alle offentlige virksomheter har plikt til å føre postjournal i henhold til arkivloven, § 2-67. Journalen skal føres elektronisk, eller på papir. Som det også framgår av intervjuene fungerer ikke Kontor 2000 på sykehjemmet. Etter revisors vurdering er det generelt viktig å få det felles saksbehandlingssystemet til å fungere i alle kommunens virksomheter. Det kan bidra til at lovkravene om posthåndtering kan etterleves.

7 Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova §§ 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon (Forskrift om offentlege arkiv § 2-6)



6 Høring Konstituert rådmann har fått rapporten til gjennomlesing, for å avgi kommunens syn på rapporten. Rådmannen har ingen vesentlige merknader til rapporten.

7 Konklusjon og anbefalinger I dette kapitlet besvares delproblemstillingene, og oppsummeres i svaret på hovedproblemstillingen. Deretter følger de anbefalingene revisor har funnet grunnlag for å gi kommunen, på bakgrunn av funnene i rapporten.

7.1 Konklusjon Delproblemstilling 1: Har saksbehandlere i Frøya kommune kjennskap til forvaltningslovens bestemmelser om habilitet? Revisors oppfatning er at de ansatte er bevisste på at de skal vurdere egen habilitet, og at det også er bevissthet om å unngå og komme i konflikt med lovverket. Kunnskapen om lovverket kunne imidlertid vært bedre. Delproblemstilling 2: Løses habilitetskonflikter i saksbehandlingen i Frøya kommune i tråd med regelverket? Så langt revisor har oversikt over løses habilitetskonfliktene i tråd med lovverket. Delproblemstilling 3: Har saksbehandlere i Frøya kommune kjennskap til kommunens etiske retningslinjer? Lederne som er intervjuet i denne undersøkelsen har i grove trekk kjennskap til de etiske retningslinjene. De underordnede har liten eller ingen kunnskap om de etiske retningslinjene. Delproblemstilling 4: Er responstiden i tråd med kravene som stilles i forvaltningsloven? Responstiden, det vil si tiden fra en person tar kontakt med kommunen til foreløpig eller endelig svar foreligger, er i grove trekk tråd med lovverket. Delproblemstilling 5: Er saksbehandlingstiden i tråd med bestemmelsene i lovverket? Saksbehandlingstiden er lang i dispensasjonssaker i teknisk avdeling, men ikke i strid med loven. Avdelinga har iverksatt tiltak for å korte ned saksbehandlingstiden. I sosialtjenesten er det brudd på tidsfristene i gjeldssaker og rusoppfølgingssaker. Det kan synes som om sosialtjenesten har for lav bemanning til å ta unna sakene, fordi de kompliserte sakene må nedprioriteres til fordel for økonomisk sosialhjelp. Barnevernet bryter fristen i enkelte undersøkelser. I 2006 har det ikke vært brudd på tidsfristen for meldinger. Her har det vært en positiv utvikling. Hovedproblemstilling: Er saksbehandlingen i Frøya kommune i tråd med regelverket? På bakgrunn av ovenstående konkluderer revisor med at kunnskap om forvaltningslovens regler om habilitet, og håndteringen av habilitetssaker i Frøya kommune er i tråd med lovverket. Det er varierende kunnskap om de etiske retningslinjene. Med forbehold om representativiteten til de som er intervjuet mener revisor at kunnskapen om retningslinjene er god nok i ledersjiktet. Lenger ned i organisasjonen bør man søke å heve kunnskapsnivået. Responstiden er etter revisors vurdering i tråd med lovverket, mens saksbehandlingstiden bør bli kortere i gjeldssaker og i rusoppfølgingssakene som sosialtjenesten håndterer. I barnevernet er det brudd på enkelte frister i undersøkelser, noe som er brudd på lovkravet. Teknisk avdeling bør fortsette arbeidet med å korte ned saksbehandlingstiden i dispensasjonssaker. Svaret på hovedproblemstillingen blir derfor et betinget ja, men revisor mener at prosjektet har vist at kommunen har et forbedringspotensial på flere av områdene som er undersøkt.




7.2 Anbefalinger På bakgrunn av funnene og de vurderingene som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende:

• Kommunen bør vurdere opplæring i forvaltningslovens bestemmelser om habilitet til de ansatte som driver saksbehandling.

• Kommunen bør komme i gang med restanseoppfølgingen. I den sammenheng bør man også

vurdere opplæringsbehovet innenfor Kontor 2000.

• Kommunen bør vurdere å oppdatere de etiske retningslinjene, og sørge for å gjøre innholdet kjent for samtlige ansatte.

• Kommunen bør innføre rutiner for å foreta skriftlige vurderinger av mulige interessekonflikter

for ansatte som har bierverv. Kommunen bør også etablere rutiner for skriftlig orientering om bierverv.

• Det bør vurderes å iverksette tiltak for å ta unna de tyngre sakene i sosialtjenesten.

Vedlegg 1: Forvaltningsloven § 6 (habilitetskrav) En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær

som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn

til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part

etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et

selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken.

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen. Endret ved lover 19. juni 1969 nr. 54, 27. mai 1977 nr. 40. Endres ved lov 29. juni 2007 nr. 81 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). § 7. (foreløpig avgjørelse). Uansett om en tjenestemann er ugild, kan han behandle eller treffe foreløpig avgjørelse i en sak dersom utsettelse ikke kan skje uten vesentlig ulempe eller skadevirkning. § 8. (avgjørelse av habilitetsspørsmålet). Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller tjenestemannen ellers selv finner grunn til det, skal han forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede til avgjørelse. I kollegiale organ treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om ugildhet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild. Før spørsmålet avgjøres, bør varamann eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. Endret ved lov 27. mai 1977 nr. 40.

23

§ 9. (oppnevning av stedfortreder). Når en tjenestemann er ugild, skal om nødvendig oppnevnes eller velges stedfortreder for vedkommende. Dersom det er forbundet med særlig ulempe å få oppnevnt stedfortreder, kan Kongen for det enkelte tilfelle beslutte at saken skal overføres til sideordnet eller overordnet forvaltningsorgan. Endret ved lov 19. juni 1969 nr. 54. § 10. (hvem habilitetsbestemmelsene gjelder for). Foruten for offentlige tjenestemenn gjelder bestemmelsene i kapitlet her tilsvarende for enhver annen som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan. Bestemmelsene gjelder ikke statsråd i egenskap av regjeringsmedlem. Endret ved lover 19. juni 1969 nr. 54, 12 jan 1995 nr. 4 (i kraft 1. april 1995).

24

Vedlegg 2: Frøya kommunes etiske retningslinjer (K-sak 78/93) 1. Frøya kommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkelte medarbeiders etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglement som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer også at alle forholder seg lojalt til vedtak som er truffet. 2. Medarbeidere skal være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. 3. • Folkevalgte og ansatte i Frøya kommune skal unngå personlige fordeler av en art som kan

påvirke, eller være egnet til å påvirke, handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, for eksempel i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester.

• Ved tilbud om gaver o.a. som har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette.

• Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller gi andre grunner til å tro det.

• Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prissippet kan bare skje etter særskilt vedtak.

4. Kommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesse kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for, eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede. Eksempler på slike interessekonflikter kan være: • Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgivere eller arbeidskollegaer. • Lønnet bierverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen • Engasjement i interesseorganisasjoner eller politisk virksomhet som berører forhold som den

enkelte arbeider med i kommunen. • Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i

konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. • Familiære- og andre nære sosiale forbindelser. 5. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. 6. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering.

25

Vedlegg 3: Plan- og bygningsloven § 93: Tiltak som krever søknad og tillatelse Følgende tiltak, på eller i grunnen, i vassdrag eller i sjøområder, må ikke utføres uten at søknad, og eventuelt søknad om dispensasjon, på forhånd er sendt kommunen, og den deretter har gitt tillatelse: a) Oppføring, tilbygging, påbygging, underbygging eller plassering av bygning, konstruksjon eller

anlegg. b) Fasadeendring, vesentlig endring eller vesentlig reparasjon av tiltak som nevnt under a. c) Bruksendring eller vesentlig utvidelse eller vesentlig endring av tidligere drift av tiltak som nevnt

under a. d) Riving av tiltak som nevnt under a. e) Oppføring, endring eller reparasjon av bygningstekniske installasjoner. f) Oppdeling eller sammenføyning av bruksenheter i boliger samt annen ombygging som medfører

fravikelse av bolig. g) Oppføring av innhegning mot veg, skilt eller reklameinnretninger o.l. h) Deling av eiendom eller opprettelse av enhet som kan festes bort i mer enn 10 år. Slik tillatelse er

ikke nødvendig for deling som skjer som ledd i jordskifte i samsvar med rettslig bindende plan. i) Vesentlig terrenginngrep. j) Anlegg av veg eller parkeringsplass. Tillatelse etter første ledd er ikke nødvendig for tiltak som utføres i medhold av §§ 81, 85, 86a eller 86b. I forskrift kan departementet unnta tiltak fra bestemmelsene i kap. XVI. Tiltakshaver er ansvarlig for at tiltak som er unntatt likevel utføres i samsvar med de krav som ellers følger av bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven. Endret ved lover 20. juni 1986 nr. 37, 11. juni 1993 nr. 85, 5. mai 1995 nr. 20, se dens III (i kraft 1. juli 1997), 25. april 2003 nr. 26, se dens II (i kraft 1. juli 2003 iflg. res. 25. april 2003 nr. 488). Endres ved lov 17. juni 2005 nr. 101 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer). Endres ved lov 29. juni 2007 nr. 94 (i kraft fra den tid Kongen bestemmer).

26

27

Vedlegg 4: § 23 fra forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker 1) Følgende tidsfrister gjelder for kommunens saksbehandling:

a) Forhåndskonferanse skal avholdes av kommunen innen to uker etter at anmodning er mottatt, jf. denne forskrift § 24 annet ledd.

b) Meldinger etter pbl § 81 og § 86a skal behandles av kommunen innen tre uker. Ved fristoverskridelse kan tiltaket igangsettes. For driftsbygninger i landbruket kan kommunen, når særlige grunner foreligger, forlenge fristen med tre uker, jf. pbl § 81 fjerde ledd siste punktum.

c) Meldinger etter pbl § 85 og § 86b skal behandles av kommunen innen tre uker. Tiltak etter pbl § 85 som skal stå i mer enn fire måneder kan ikke igangsettes uten at kommunen har gitt samtykke.

d) Søknader etter pbl § 93 skal behandles av kommunen innen tolv uker. Hvor søknaden er oppdelt gjelder denne fristen kun for rammetillatelsen. Denne fristen gjelder også for søknad om endring av rammetillatelse. Der tiltaket er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring, eller tillatelse eller samtykke (vedtak) fra andre myndigheter etter pbl § 95 nr. 3, kan kommunen forlenge fristen. Ny frist skal meddeles tiltakshaver og ansvarlig søker så snart det er klart at fristen vil bli overskredet. Ved overskridelse av fristen etter bokstav d første ledd skal kommunen tilbakebetale tiltakshaver 25 % av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynt uke fristen overskrides. Bestemmelsen gjelder ikke der det er avtalt særskilte frister eller kommunen har forlenget fristen etter annet ledd. I disse tilfeller inntrer virkninger av fristoverskridelse fra det tidspunkt den avtalte eller forlengede frist overskrides.

e) Søknad om igangsettingstillatelse skal behandles av kommunen innen tre uker.

f) Søknadspliktige tiltak som tilfredsstiller kravene for å bli behandlet som enkle tiltak etter pbl § 95b skal behandles av kommunen innen tre uker. Ved fristoverskridelse regnes tillatelse for gitt.

g) Andre myndigheter skal avgi uttalelse eller ekspedere vedtak innen fire uker, jf. pbl § 95 nr. 3. Der annen myndighet skal avgi uttalelse kan kommunen gi igangsettingstillatelse dersom det ikke foreligger slik uttalelse innen fristens utløp. Der det skal gis tillatelse eller samtykke kan bygningsmyndighetene ikke gi igangsettingstillatelse uten at slik avgjørelse foreligger. Frister som følger av annet regelverk går foran frister etter denne bestemmelsen.

h) Anmodning om midlertidig brukstillatelse skal behandles av kommunen innen én uke. Ved fristoverskridelse regnes brukstillatelse for gitt under forutsetning av at tiltaket er i samsvar med tillatelser eller bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven.

i) Krav om ferdigattest skal behandles av kommunen innen to uker. j) Klagesaker skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen, jf. forvaltningsloven §

33, innen seks uker. k) Klagesaker der det er gitt utsatt iverksetting, jf. forvaltningsloven § 42, skal behandles av

klageinstansen innen seks uker. Dette gjelder uansett om det er kommunen eller klageinstansen som har fattet vedtak om utsatt iverksetting.

2. Det kan i den enkelte sak avtales lengre frister enn dem som er angitt i nr. 1. 3. Fristene i nr. 1 bokstav b-k gjelder kun for saker som er i samsvar med gjeldende arealplaner, jf.

plan- og bygningslovens § 20-6 annet ledd 1. og 2. punktum og § 31 nr. 1 første ledd, og i samsvar med plan- og bygningslovens § 17-2, § 23 og § 33.

0 Endret ved forskrift 26. jan 2007 nr. 95 (i kraft 1. juli 2007).

Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Orkdal rådhus, Bårdshaug

Tlf. 72 48 33 46 - www.revisjonmidtnorge.no

0 Sammendrag1 Innledning1.1 Etikk i kommunesektoren1.2 Formålet med prosjektet1.3 Administrativ organisering i Frøya kommune1.4 Rapportens videre innhold og oppbygging

2 Problemstillinger, avgrensing, revisjonskriterier og metode 2.1 Problemstillinger2.2 Avgrensing2.3 Revisjonskriterier2.4 Metode

3 Håndtering av habilitet i saksbehandlingen3.1 Revisjonskriterier: Forvaltningslovens regler om inhabilitet3.2 Resultat fra datainnsamling: Kjennskap til regelverk og løsing av habilitetskonflikter3.3 Revisors vurdering

4 Kommunens etiske retningslinjer 4.1 Revisjonskriterier: Kommunens etiske retningslinjer4.2 Resultat fra datainnsamling: Kjennskap til de etiske retningslinjene4.3 Revisors vurdering

5 Saksbehandlingstid og responstid5.1 Revisjonskriterier: Forvaltningsloven, sosialtjenesteloven, lov om barnevern, plan- og bygningsloven og arkivloven5.2 Er responstiden i tråd med lovkravene?5.3 Er saksbehandlingstiden i tråd med lovkravene?5.4 Revisors vurdering

6 Høring7 Konklusjon og anbefalinger7.1 Konklusjon7.2 Anbefalinger

Vedlegg 1: Forvaltningsloven § 6 (habilitetskrav)Vedlegg 2: Frøya kommunes etiske retningslinjer (K-sak 78/93)Vedlegg 3: Plan- og bygningsloven § 93: Tiltak som krever søknad og tillatelse Vedlegg 4: § 23 fra forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker

Documents

Frøya kommune - NKRF › filarkiv › File › Alle_rapporter_i...Kommunenes Sentralforbund (KS) har laget "Veileder i etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid" for kommunesektoren