Cursul 1130-11-2011

Ş.l.dr.ing. Adriana ALBUadriana.albu@aut.upt.ro

www.aut.upt.ro/~adrianaa

FUNDAMENTE DE SISTEME BIOLOGICE ŞI

INFORMATICĂ MEDICALĂBIOINFORMATICĂ

STRUCTURALĂ

2

Planificarea strategică pentru sisteme informatice în servicii de sănătate

Alegerea unui sistem informatic de sănătate

Conţinut

3

Planificarea strategică pentru sisteme informatice în servicii de

sănătate

4

Planificarea strategică (PS) Dezvoltarea unui plan

coerent, pe termen lung pentru controlarea activităţilor dintr-o

instituţie În conformitate cu resursele existente

stabileşte direcţii priorităţi

PS include definirea misiunii instituţiei specificarea scopului şi a obiectivelor dezvoltarea strategiilor stabilirea direcţiei de orientare

5

Misiunea Defineşte în mod unic activitatea unei

instituţii Evidenţiază ce are specific şi ce o

deosebeşte faţă de alte instituţii din domeniu

Reflectă scopul sau raţiunea existenţei unei instituţii

Este exprimată sub forma unei declaraţii care arată personalului şi clienţilor “cine suntem” “ce vrem”

6

Misiunea Câmpul de activitate al misiunii unei

instituţii precizează activităţile şi serviciile pe care le oferă un câmp larg de activitate pentru o instituţie

medicală: “Asigurarea serviciilor de îngrijire a sănătăţii” – nu sunt identificaţi clienţii specifici şi nici tipurile de servicii asigurate

arie îngustă de activitate – asigură detaliile necesare: “Pacientul va fi spitalizat sau îngrijit pe termen lung, indiferent de credinţă, rasă, naţionalitate, sex, handicap, stare economică”

7

Misiunea Aşadar câmpul de activitate trebuie să fie

bine precizat pentru angajaţi pentru clienţi

El reprezintă baza stabilirii anumitor scopuri şi obiective pentru orientarea celor care iau decizii pe parcursul procesului de planificare strategică

8

Obiective şi activităţi. Strategie

Pentru a îndeplini misiunea unei instituţii trebuie identificate: obiectivele activităţile prin care obiectivele pot fi atinse

Obiectivele se exprimă în termeni generali ce trebuie să realizeze personalul, conform cu planul strategic al instituţiei menţinerea calităţii serviciilor de sănătate eficientizarea costurilor extinderea pieţei (atragerea de pacienţi) lărgirea gamei de servicii

9

Obiective şi activităţi. Strategie

Activităţile arată cum şi când instituţia îşi va atinge scopul

Strategia – plan complet care arată modul în care vor fi realizate misiunea, obiectivele şi activităţile

PS are ca primă ţintă îndeplinirea rapidă a

misiunii şi a obiectivelor este coordonată de membrii conducerii

instituţiei

10

Obiective şi activităţi. Strategie

Obiectiv StrategieEficienţă Reproiectarea fluxului de muncă

astfel încât mai puţini oameni să realizeze mai mult

Dezvoltare Extinderea serviciilor pentru a include şi zone rurale şi de periferie

Utilizare resurse Şcolarizarea angajaţilor pentru a dobândi mai multe competenţe

Conducere orientată pe tehnologii

Utilizarea noilor tehnologii pentru transferul informaţie (telemedicină, internet)

Exemplu de obiective în contextul PS

11

PS referitoare la utilizarea sistemelor informatice de sănătate

PS include toate compartimentele unei instituţii

PS pentru sistemele informatice una din cele mai importante componente fără o orientare în direcţia bună e imposibil să

se atingă în mod eficient obiectivele globale PS este iniţiată de obicei de alte

modificări care au loc în instituţie; de exemplu: un spital doreşte să cumpere un sistem de monitorizare a pacienţilor – probabil acest lucru e determinat de modificări în organizarea spitalului (construcţii, mutări departamente, achiziţii resurse)

12

PS referitoare la utilizarea sistemelor informatice de sănătate

Obiectivele PS a sistemelor informatice: asistarea deciziei clinice

managementul datelor conduce la o mai bună luare a deciziilor (prin furnizarea de informaţii precise şi la zi)

exemplul cu sistemul de monitorizare – acesta e necesar pentru a furniza în timp real medicilor şi asistentelor date corecte şi complete

utilizarea efectivă a noilor tehnologii va atrage medicii şi pacienţii instituţia poate contribui şi beneficia la/de accesul

comun la date sistemul de monitorizare va acorda atenţie noilor progrese tehnice (analizor de sânge – permite analiza probelor la patul pacientului şi transmiterea rezultatelor către sistem)

13

PS referitoare la utilizarea sistemelor informatice de sănătate

crearea unei imagini noi, deosebite, a instituţiei utilizarea eficace a tehnologiei informaţiei va

îmbunătăţi imaginea instituţiei în faţa medicilor, a pacienţilor şi a altor grupuri interesate

achiziţionarea unui sistem de monitorizare cardiacă va determina creşterea calităţii serviciilor de sănătate, ceea ce va conduce la îmbunătăţirea imaginii instituţiei

eficientizarea din punctul de vedere al costurilor este asigurată prin eliminarea redundanţei în cazul sistemului de monitorizare ales ca exemplu avantajul este evident

14

Etapele procesului de PS Pentru o organizare cât mai bună a

procesului de planificare strategică se recomandă parcurgerea unor etape de bază

Fiecare instituţie poate adăuga etape specifice

15

Etapele procesului de PSOrganizarea la nivelul

departamentelor

Stabilirea scopului şi a sferei de acţiune

Studiul condiţiilor interne şi externe

Analiza datelor: context, puncte forte,

puncte slabe

Identificarea soluţiilor posibile

Alegerea unei direcţii de acţiune

Implementarea soluţiei şi evaluarea

16

Etapele procesului de PS1) Organizarea la nivelul departamentelor

înţelegerea faptului că e necesară o schimbare relativ la sistemul informatic poate veni de la personalul mai dinamic sau de la

un conducător cu viziuni moderne fiecare departament ar trebui să aibă propriul

plan pe termen lung fiecare departament prezintă departamentului

serviciilor informatice (DSI) propriile sale cerinţe privind PS

DSI centru de calcul sau departament cu atribuţii

similare realizează un plan strategic la nivel de instituţie se constituie echipe de planificare şi de

implementare

17

Etapele procesului de PS2. Stabilirea scopului şi a sferei de acţiune

reprezintă “întinderea” proiectului scopul proiectului trebuie să fie în acord cu:

necesităţile utilizatorilor misiunea şi obiectivele instituţiei

în exemplul legat de alegerea unui sistem de monitorizare cardiacă: scopul şi sfera de acţiune pot fi dorinţa de a implementa o soluţie cu un furnizor unic

prin urmare se va alege un singur sistem care va îndeplini cerinţele tuturor sectoarelor din instituţie care necesită monitorizare

18

Etapele procesului de PS3. Studiul condiţiilor externe şi interne

mediul extern: părţile interesate şi competitorii din afara instituţiei:

furnizori, clienţi, casa de asigurări etc. mediul intern:

angajaţii instituţiei: medici, asistente, administratori etc.

se culeg informaţii care să reflecte condiţiile externe şi interne pentru a: defini situaţia curentă identifica cu ce şi unde trebuie intervenit

19

Etapele procesului de PS4. Analiza datelor

după ce au fost strânse datele din mediul intern şi extern se face o analiză identificând: direcţiile/tendinţele curente necesităţile şi aşteptările pentru viitor

tendinţele curente trebuie corelate cu ceea ce este necesar pentru

viitor ţin cont şi de tendinţele în domeniul IT

pentru sistemul de monitorizare cardiacă se evaluează caracteristicile sistemelor oferite de fiecare furnizor (puncte forte/puncte slabe)

20

Etapele procesului de PS5. Identificarea soluţiilor posibile

pot fi îmbunătăţiri sau înlocuiri ale sistemelor existente

se tine cont de: cerinţele utilizatorilor costuri implicate de îmbunătăţirea/înlocuirea

aparaturii costurile pentru şcolarizarea personalului avantajele noilor soluţii

21

Etapele procesului de PS6. Alegerea unei direcţii de acţiune

după ce soluţiile au fost identificate ele trebuie analizate şi comparate

evaluarea soluţiilor posibile include costurile de achiziţie/întreţinere timpul necesar instalării numărul angajaţilor necesari pentru

instalare/întreţinere istoria şi stabilitatea furnizorului asistenţa tehnică oferită de furnizor existenţa unor grupuri de utilizatori naţionali timpul şi personalul necesar pentru şcolarizare

22

Etapele procesului de PS7. Implementarea şi evaluarea pe parcurs

implementarea include: rezolvarea problemelor de buget dezvoltarea şi punerea în execuţie a planului

pe parcursul procesului de PS este necesar să se efectueze reevaluări ale cerinţelor actuale şi viitoare astfel instituţia este la curent cu noile tehnologii şi

tendinţe în îngrijirea sănătăţii

23

Concluzie la PS Procesul de PS şi alegerea direcţiei de

acţiune implică: timp bani personal

Resursele consumate pe parcursul acestui proces se justifică prin valoarea planului realizat

Acest plan va orienta luarea deciziilor în cadrul DSI şi la nivelul întregii instituţii

24

Alegerea unui sistem informatic de sănătate

25

Generalităţi Selecţia şi implementarea unui sistem

informatic (SI) are loc conform unui proces bine definit numit “ciclu de viaţă” al SI care cuprinde: stabilirea cerinţelor pe care trebuie să le

îndeplinească SI alegerea SI implementarea SI întreţinerea SI

26

Stabilirea cerinţelor Proces iniţiat de o persoană sau de un

grup cu o viziune de viitor bine definită Sunt semnalate neajunsurile în

modalitatea curentă de manipulare a datelor (manuală sau automată)

Cei care semnalează aceste lucruri pot fi: personalul clinic personalul administrativ programatori personalul tehnic

27

Stabilirea cerinţelor Cei implicaţi stabilesc o direcţie de

acţiune: modificări minore ale sistemelor existente îmbunătăţiri majore ale sistemelor existente cumpărarea unui nou sistem informatic

Numărul celor care iau decizii în acest sens (membrii comitetului director) trebuie să fie: suficient de mare pentru a cuprinde opiniile

celor implicaţi suficient de mic pentru a lua decizii eficiente

28

Stabilirea cerinţelor Scopurile celor implicaţi în acţiunea de

evaluare a cerinţelor: găsirea unor modalităţi prin care să asigure

pacienţilor din instituţia în cauză servicii de sănătate optime

economie de timp creşterea productivităţii economii financiare

29

Stabilirea cerinţelor Cunoaşterea sistemului utilizat curent

stabilirea cerinţelor porneşte de la înţelegerea modului în care este colectată şi prelucrată informaţia la momentul respectiv

sunt examinate activităţile zilnice pentru a determina ce informaţie este folosită, de către cine şi în ce mod

toate tipurile de date intră în discuţie se decide care informaţii trebuie reţinute şi

care sunt nefolositoare se evaluează punctele slabe/forte ale

sistemului curent nevoile din punct de vedere informaţional

30

Stabilirea cerinţelor Înţelegerea cerinţelor care apar în

funcţionarea instituţiei contribuie la stabilirea unui plan de acţiune

potrivit se discută cu membrii departamentelor

implicate se determină care informaţii sunt:

obligatorii – sunt esenţiale pentru bunul mers al lucrurilor (ex. numele pacientului, medicul care îl consultă, informaţii despre asigurarea medicală)

necesare – nu sunt esenţiale, dar e bine să fie cunoscute

se asociază o pondere fiecărei informaţii (exemplu în tabelul următor)

31

Stabilirea cerinţelorCriterii pentru stabilirea tipului şi a importanţei

informaţiei

Obligatorie/Necesară

Pondere (10 – cel mai important)

Diagrame care includ mai multe tipuri de date

O 10

Diagrame pentru medicamente şi tratamente

O 10

Inventar automat al produselor, intrări, ieşiri

N 9

Inventar automat pe fiecare schimb

N 8

32

Stabilirea cerinţelor Caracteristicile sunt organizate pe

categorii funcţionale (vezi figura următoare)

CARACTERISTICI

Tehnice

Administrative

Înregistrări pacient

33

Stabilirea cerinţelor1. Caracteristici tehnice – includ

componentele hardware şi software necesare pentru a obţine nivelul de performanţă dorit

a) arhitectură structura sistemului (unitate centrală, periferice) se preferă sisteme flexibile, care pot fi extinse în

viitorb) timp de întrerupere

perioada de timp alocată pentru întreţinere/reinstalare

se preferă sisteme disponibile 24 de ore, fără perioade zilnice de întrerupere

34

Stabilirea cerinţelorc) standarde de cuplare

necesare pentru un grad mare de integrare interfeţe compatibile cu standardul HL7 posibilităţi de cuplare cu sistemele aflate la patul

pacienţilor (monitoare)d) testarea sistemului în vederea

îmbunătăţirilor să poată fi făcute separat, fără oprirea funcţionării

curentee) timpul de răspuns

intervalul de timp între solicitarea utilizatorului şi răspunsul sistemului

f) extensibilitatea pentru metode noi touch-screen, recunoaştere vocală, coduri de bare

35

Stabilirea cerinţelor2. Caracteristici administrative – descriu

modul în care sistemul poate fi administrat pentru a utiliza informaţia cât mai eficient

a) niveluri de securitate acces la informaţie în funcţie de grupuri de

utilizatori (conform cu funcţia pe care o au) mecanism de urmărire a fluxului informaţional (tipul

informaţiei, cine a generat-o, cine a accesat-o)b) help-on-line

afişarea unor instrucţiuni acces uşor, informaţie concisă şi clară

36

Stabilirea cerinţelorc) manipularea datelor

intervalul de timp în care se reţin datele pentru prelucrare şi momentul în care sunt depozitate pe suport extern

reîncărcarea datelor de pe suport externd) raportări

pe diverse criterii (cu structură predefinită sau la cerere)

una din cele mai utile şi puternice proprietăţi asigurate de un SI

e) suport pentru decontări generarea la cerere a facturilor (rezumat sau

detaliu) verificarea datelor pacientului relativ la posibilitatea

de plată prin asigurare medicală

37

Stabilirea cerinţelor3. Caracteristici referitoare la pacienţi

a) caracteristici esenţiale pentru a asigura o identificare corectă a pacientului

CNP posibilităţi de actualizare a informaţiilor existente asigurarea mai multor puncte de acces la datele

pacientului (biroul medicului, policlinică, secţia de urgenţe, secţia de internări etc.)

posibilitatea urmăririi parcursului unui pacient în cadrul unei instituţii

verificări automate – evitarea omisiunilor sau a erorilor atunci când se introduc date despre pacient

38

Stabilirea cerinţelorb) caracteristici referitoare la trimiteri şi la

obţinerea rezultatelor acestora – asigură îndeplinirea corectă şi promptă a recomandărilor medicului

verificarea automată a trimiterii duble urmărirea datelor referitoare la o trimitere şi la

rezultatele ei (persoana care a emis trimiterea, momentul de timp, stadiul – în rezolvare sau finalizată)

asocierea unei trimiteri cu liste de medicamente sau tratamente

c) caracteristici relative la înregistrările medicale – asigură memorarea datelor despre pacient provenite din diverse sisteme informatice

39

Alegerea sistemului informatic Fază critică datorită costurilor ridicate

cumpărare instalare întreţinere

Informaţia rezultată în procesul de evaluare a cerinţelor reprezintă baza pentru procesul de alegere a

sistemului informatic determină luarea deciziei

Furnizorul SI – companie care proiectează, dezvoltă, vinde şi întreţine sistemele

40

Alegerea sistemului informatic Solicitarea pentru informare

primul contact cu furnizorul prezintă intenţia instituţiei de a cumpăra un SI solicită informaţii despre furnizor şi SI oferite în urma răspunsurilor se vor elimina furnizorii

care nu corespund cerinţelor se pot solicita informaţii suplimentare de la

furnizori starea financiară a companiei companii care folosesc produse ale furnizorului utilizarea tehnologiilor de ultimă oră gradul de integrare cu alte sisteme asistenţa tehnică pe care o asigură modul de distribuire a noilor variante de soft

(update)

41

Alegerea sistemului informatic Solicitarea pentru propunere

document trimis furnizorului descrie cerinţele pentru un potenţial SI (în

ordinea importanţei pentru instituţie) trebuie să fie bine întocmită, clară, detaliată

pentru a avea ca rezultat un răspuns cât mai precis de la furnizori

răspunsurile furnizorilor determină restrângerea numărului acestora

42

Alegerea sistemului informatic Componentele solicitării pentru

propunere:a) descrierea instituţiei – global şi la nivelul

sectorului în care va funcţiona SI misiunea şi obiectivele structura de organizare date specifice

număr de paturi gradul mediu de ocupare numărul internărilor şi al urgenţelor numărul intervenţiilor chirurgicale numărul medicilor, asistentelor, tehnicienilor

43

Alegerea sistemului informaticb) cerinţele pentru sistem

se recomandă să nu se facă limitări ale configuraţiilor (numărul şi tipul de echipamente) – s-ar putea ca furnizorul să dea soluţii mai bune

c) criterii de evaluare a răspunsurilor dacă furnizorul le cunoaşte, va da răspunsuri mai

clare dacă toţi furnizorii răspund în acelaşi format, e

mai uşoară evaluarea şi departajarea lord) termenul limită

data până la care sunt aşteptate răspunsurile furnizorii care nu respectă acest termen trebuie

eliminaţi

44

Alegerea sistemului informatic Evaluarea răspunsurilor

analiza modului în care s-a răspuns la solicitarea pentru propunere s-a respectat termenul limită? este rezultatul muncii unei echipe profesioniste? e responsabil şi în cunoştinţă de cauză? răspunde la întrebări sau e un răspuns standard şi

general? se elimină din start furnizorii care nu au

răspuns pozitiv la solicitările de tip “obligatoriu”

se punctează fiecare răspuns, pentru fiecare furnizor

se obţine un punctaj pentru fiecare furnizor

45

Alegerea sistemului informatic În general, după toate aceste faze, rămân

în competiţie puţini furnizori (trei) Decizia finală se ia în funcţie de

raportul beneficii/costuri evaluarea sistemului în funcţiune

timpul de operare ergonomia

referinţe de la clienţi anteriori Se încheie contractul cu furnizorul

câştigător

46

Bibliografie Lăcrămioara STOICU-TIVADAR: “Sisteme

informatice aplicate în servicii de sănătate”, Editura Politehnica, 2005

47

Vă mulţumesc pentru atenţie