GENERALDEUNftCION - Procuraduria · En ejecución de las políticas adoptadas en el Conpes 3446 de 2006, en noviembre de 2007 fue creadoel Organismo Nacional deAcreditación deColombia-ONACcon

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GENERALDEUNftCION

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE CALIDAD DEL SUBPROCESO DESELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA DE LA PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMA TÉCNICA ISO-9001:2008

C

BOGOTÁ D.C., ABRIL 2016

Oficina de Planeación - Carrera 5 No. 15-80 piso 9

PBX: 5878750, Extensión: 10911 -10912, [email protected]

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE CALIDAD DEL SUBPROCESO DESELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA DE LA PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMA TÉCNICA ISO-9001:2008

CONTENIDO Pág

I. DEFINICIONES 3

II.INTRODUCCIÓN 3III.DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA

GENERAL DE LA NACIÓN PRETENDE SATISFACER CON LA

CONTRATACIÓN 3

• Relación contractual con el plan estratégico institucional 4

IV. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR 5

A. Objeto 5

B. Clasificación UNSPSC 5

C. Identificación del Contrato a Celebrar 5

V. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS 5VI. ANÁLISIS DEL SECTOR - VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU

JUSTIFICACIÓN 6

A. Análisis del Sector 6

a. Aspectos Generales 6

b. Análisis Regulatorio 7

c. Análisis técnico 8

d. Análisis del Mercado 8

e. Análisis de la Demanda y la Oferta 9

B. Valor estimado del contrato y su justificación 11

a. Valor 11

b. Forma de Pago 11

Vil. PLAZO Y LUGAR PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 12VIII. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA

LA CONTRATACIÓN 12

IX. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DESELECCIÓN 12

X. CONDICIONES DE IDONEIDAD 12

XI. INDICACIÓN SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA COBIJADO PORUN ACUERDO COMERCIAL 13

XII. GARANTÍAS A EXIGIR 13

XIII. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 14XIV. SUBCONTRATACION 14

XV. LIQUIDACIÓN 14

XVI. CIERRE DEL EXPEDIENTE 14



PROCURADURÍAGBBttLDE LA NACIÓN

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA AUDITORÍA DESEGUIMIENTO DE CALIDAD DEL SUBPROCESO DE SELECCIÓN DE EMPLEADOS DECARRERA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMA TÉCNICAISO-9001:2008

I. DEFINICIONES

Las definiciones de la presente contratación son las siguientes:

Definiciones y Acrónimos

CONTRATO

ESTUDIOS PREVIOS

PGN

OFERTA

CALIDAD

MEJORA CONTINUA

AUDITORÍA

AUDITOR

SISTEMA DE GESTIÓN DECALIDAD

SEGUNDA AUDITORIA

"Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de

obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto,

previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados

del ejercicio de la autonomía de la voluntad (...)"1

Son los estudios y documentos previos que sirven de soporte para la

elaboración del acto administrativo de justificación y contrato.

Procuraduría General de la Nación.

Es la propuesta presentada a la PGN por el interesado en ser el contratista

del Proceso de Contratación objeto de los presentes Estudios Previos.

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con losrequisitos*

Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir con los

requisitos*

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias.*

Persona con los atributos personales demostrados y competencias para

llevar a cabo una auditoria.*

Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la

calidad.*

Consiste en el seguimiento a las posibles no conformidades u observaciones

detectadas en la primera auditoria.*

II. INTRODUCCIÓN

En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, Artículo 25, Numeral 12, la Ley 1150 de 2007 y

el Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.2.1.4.8, los siguientes son los estudios y documentos

previos que sirven de soporte para la elaboración de la contratación directa que tiene por objeto

«CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE CALIDAD DELSUBPROCESO DE SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA DE LA PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMA TÉCNICA ISO-9001.2008», de manera que elcontratista pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad.

III. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓNPRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

Mediante el proceso de selección de Mínima Cuantía No. 03 de 2014, que dio origen al contrato de

prestación de servicios No. 179 - 026 - 2014, celebrado entre la Procuraduría General de la Nación

y la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA, se contrató la prestación del

servicio de auditoría para la certificación ai subproceso de selección de Empleados de Carrera bajo

la norma técnica de calidad ISO 9001 :2008 en la entidad.

La mencionada auditoría de certificación se ejecutó los días 13 y 20 de Mayo de 2014, en la cual

se determinó el estado del sistema integrado de gestión para dicho subproceso de Selección de

1 Ley 80 de 1993, Art. 34.

* Definiciones tomadas de la norma técnica de calidad ISO 9001:2008



GENERAL DÉLA NACIÓN

Empleados de Carrera, emitiendo el día 23 de Mayo de 2014 el certificado de calidad bajo la norma

técnica de calidad ISO 9001:2008.

En este sentido y conforme a los criterios generales para la acreditación de organismos de

certificación de sistemas de gestión establecidos por el Organismo Nacional de Acreditación de

Colombia (ONAC), en donde se determina como vigencia del ciclo de certificación un término de

tres (3) años, el día 23 de Mayo de 2014 la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES

LIMITADA certificó que el Subproceso de Selección de Empleados de Carrera de la Procuraduría

General de la Nación «ha sido auditado y aprobado acorde con los requerimientos de la norma

detallada a continuación: NORMA ISO 9001:2008 ALCANCE DEL SISTEMA SUBPROCESO DE

SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA

NACIÓN», con una validez hasta Mayo 22 de 2017.

La norma ISO 17021, «por medio de la cual se rigen los organismos de certificación», establece en

los numerales 9.3.2.1 que «Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ,2 pero no sonnecesariamente las auditorías de todo el sistema, y serán programadas junto con las otras

actividades de vigilancia a fin de que el organismo de certificación puede mantener la confianza

que el sistema de gestión certificado sigue cumpliendo los requisitos entre las auditorías de

recertificación», y 9.3.2.2, que: «las visitas de seguimiento a las empresas certificadas deben

realizarse anualmente. Para el caso de la segunda visita de seguimiento, ésta no puede superar

los veinticuatro (24) meses contados a partir del último día de la auditoría de certificación», el cual

para el caso del subproceso de Selección de Empleados de Carrera fue el 20 de Mayo de 2014.

Mediante contrato 179-029-2015, celebrado entre la Procuraduría General de la Nación y la

sociedad COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA, se contrató la prestación del

servicio de primera auditoria de seguimiento al subproceso de Selección de Empleados de Carrera,

la cual fue realizada los días 19 y 20 de Mayo del año 2015, la cual dio como resultado el

mantenimiento de dicha certificación.

Por lo anterior y teniendo en cuenta que fue la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES

LIMITADA quien realizó la auditoria de certificación y la primera de seguimiento, determinado

observaciones al sistema de gestión, por consiguiente es quien debe realizar la segunda auditoria

de seguimiento para determinar que el sistema de gestión está cumpliendo con lo establecido en

la norma ISO 9001:2008.

Aunque el certificado tiene validez por tres (3) años, tal como se expresó anteriormente, la

aprobación de la certificación se mantiene sujeta a la continua conformidad del Sistema de Gestión

con la norma, para lo cual la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA debe

monitorear dicha conformidad a través de auditorías de seguimiento anuales hasta completar el

mencionado periodo.

En este sentido, con el fin de realizar la segunda auditoria de seguimiento, la entidad celebrará con

la firma en mención un contrato para la prestación de dicho servicio antes del 20 de Mayo de 2016.

• Relación contractual con el plan estratégico institucional

El Plan Estratégico Institucional de la Procuraduría «Procurando Orden y Rectitud» para el periodo

2013-2016, realizado bajo la metodología del Balanced Scorecard define los lineamientos,

objetivos y políticas que debe seguir la entidad para el cumplimiento de la misión de este

organismo de control y se encuentra disponible para la consulta de los funcionarios y la ciudadanía

en general en el link:

http://www.procuraduria.qov.co/portal/planeacion/control/qestionestrateqica/planestrateqicoinstituci

onal, de la página web de la entidad.

En la perspectiva de aprendizaje, tecnología y conocimiento del Plan Estratégico, existe el objetivo

estratégico denominado «Garantizar una atención oportuna y efectiva al ciudadano», el cual

comprende a su vez los objetivos específicos: atender y orientar al ciudadano y fortalecer la

participación ciudadana.

2 Expresión latina que significa «en el sitio» o «en el lugar».



II

c

PROCURADURÍAGENERAL DEUNACION

En el marco del Sistema de Gestión de la Calidad de la PGN, la alta dirección está comprometidacon el desarrollo de todos y cada uno de los procesos, subprocesos y procedimientos de laentidad, mediante los cuales se busca brindar satisfacción a los usuarios.

La auditoría de seguimiento del subproceso bajo la norma de calidad no solo fortalece el personalde la Oficina líder del mismo, sino que permite cualificar el trámite y/o actividades desarrolladaspara cumplir con los diferentes objetivos que se tienen trazados para este subproceso.

Igualmente, está relacionado con el objetivo denominado «Mejorar la efectividad del sistemaintegral de gestión», que comprende la consolidación del Sistema de Gestión de Calidad,optimización de procesos y procedimientos y la mejora en la calidad de respuesta institucional, porcuanto la actividad de la certificación está orientada a la revisión y convalidación de los

procedimientos del subproceso, la medición y garantía de la capacidad institucional y elfortalecimiento del sistema de calidad de la entidad.

La certificación del subproceso de Selección de Empleados de Carrera también fortalece lagerencia interna, otro de los objetivos del Plan Estratégico de la Entidad, por cuanto a través de la

adopción de procedimientos internos eficaces y eficientes se orienta la gestión por resultados, sepropende por el cumplimiento de las políticas públicas y se optimizan los procesos y recursosvigentes.

IV. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

A. Objeto

CONTRATAR EL SERVICIO DE SEGUNDA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE CALIDAD DELSUBPROCESO DE SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA DE LA PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN BAJO LA NORMA TÉCNICA ISO-9001:2008

B. Clasificación UNSPSC

El objeto contractual se enmarca dentro del siguiente código de Clasificador de Bienes y Servicios:

Clasificación

UNSPSC

80101504

Grupo

F - Servicios

Segmento

Servicios de

gestión,

servicios

profesionales

de empresa y

servicios

administrativos

Familia

Servicios de

asesoría de

gestión

Clase

Servicios de

consultaría de

negocios y

administración

corporativa

Producto

Servicios de

asesoramiento

sobre

planificación

estratégica

C. Identificación del contrato a celebrar

Que conforme con la descripción del objeto, el tipo de contrato a celebrar es de PRESTACIÓN DESERVICIOS.

V. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

Las siguientes son las especificaciones técnicas mínimas de los servicios que requiere la entidad

La prestación del servicio de la segunda auditoría de seguimiento de calidad del subproceso de

Selección de Empleados de Carrera certificado bajo la norma técnica de calidad ISO 9001:2008,

otorgada el 23 de Mayo de 2014, debe realizarse bajo las siguientes especificaciones:

1. Manejar de forma confidencial la información de la Procuraduría General de la Nación en

relación con las actividades realizadas en el marco de la visita de seguimiento.

2. Evaluar suficientemente la evidencia objetiva para fundamentar su decisión sobre elmantenimiento de la certificación.



PROCURADURÍAGENBULDEU NACIÓN

3. Cumplir con la legislación vigente y proveer los servicios que cumplan los requisitos

aplicables.

4. Programar junto con la Procuraduría General de la Nación, la visita de seguimiento y

asignación del equipo auditor.

5. Elaborar el correspondiente informe del servicio de auditoría de seguimiento al subproceso

de Selección de Empleados de Carrera de la Procuraduría General de la Nación.

Si el contratista estima necesario formular acciones correctivas y de mejora y/o preventivas, debe

otorgar un plazo para que la entidad las gestione y debe realizar las visitas correspondientes para

su verificación y cumplimiento, rindiendo el informe correspondiente, sin que esto genere costo

adicional para la entidad.

VI. ANÁLISIS DEL SECTOR - VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN

A. Análisis del Sector

a. Aspectos Generales

El mercado de este servicio por parte de los contratantes está principalmente constituido por los

procesos orientados a seleccionar contratistas que presten servicios de auditoría, ya sea a las

entidades públicas que desean acreditarse bajo la norma NTCGP 1000:2009 o en la norma técnica

ISO 9001:2008 de manera voluntaria; en ésta última, existe una amplia variedad de organizaciones

públicas y privadas, tanto del sector productivo como del sector servicios, que demandan dichas

auditorías.

En ejecución de las políticas adoptadas en el Conpes 3446 de 2006, en noviembre de 2007 fue

creado el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - ONAC con el fin de profesionalizar y

especializar la labor que venía desarrollando la Superintendencia de Industria y Comercio. Por lo

anterior, el Decreto 4738 de 2008 designó en su artículo tercero a la ONAC como Organismo

Nacional de Acreditación3.

En la página web del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - ONAC se puede

consultar el listado de organismos de certificación acreditados en sistemas de gestión, en el cual

trece (13) empresas prestan el servicio de certificación de sistemas de gestión de la calidad - ISO

9001, que se convierten en la fuente de oferentes en este mercado procurando seguridad y

confianza en el proceso:

1- Applus Colombia Ltda.

2- Bvqi Colombia Ltda.

3- Celac - Centro Latinoamericano de Certificación S.A.S.

4- Consejo Colombiano de Seguridad

5- Corporación Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico del Sector Eléctrico - Cidet

6- Cotecna Certificadora Services Ltda.

7- Instituto Colombiano de Normas Técnicas Y Certificación - Icontec

8- Intemational Certification and Training S.A.

9- S.G.S. Colombia S.A.

10- Tüv Rheinland Colombia S.A.S.

11- Universidad Tecnológica de Pereira.

12- Alianza Empresarial para un comercio seguro BASC

13- Asociación de Empresas Seguras AES

Dado que se trata de una auditoria de seguimiento de un subproceso de una entidad pública, se

han tomado como referencia los contratos suscritos en este sector por la afinidad con el servicio

que se requiere.

Presentación institucional ONAC, disponible en: http://www.onac.org.co/rnodulos/contenido/default.asp?idmodulo=252.

Fecha de consulta Febrero15 de 2016.

4 Portal web ONAC, disponible en: http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=186&paqina=2. Fechade consulta: Febrero 15 de 2016.

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PROCURADURÍAGENERA1 DE U NACIÓN

En lo que se refiere a la oferta de estos servicios, en Colombia las entidades certificadoras o deevaluación de calidad en las normas técnicas deben acreditarse previa verificación delcumplimiento de los requisitos ante el Organismo Nacional de Acreditación ONAC5.

Para tomar como ejemplo el sector público, el portal web SECOP de Colombia Compra Eficientereferencia muchos procesos de las entidades públicas con objeto similar, entre los cuales seanalizan en el presente documento cuatro (4) de ellos.

b. Análisis Regulatorio

Toda la regulación aplicable a la actividad de los proveedores y compradores asociados al tipo de

proceso contractual están definidos de manera general en la siguiente normatividad:

- Código de Comercio - (Decreto 410/71 y sus leyes modificatorias y decretosreglamentarios)

- Estatuto tributario - (Decreto 624/89 y sus leyes modificatorias y decretos reglamentarios)

- Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - (Ley 80/93), Ley 1150 de

2007, Ley 1474 de 2011 y los correspondientes decretos reglamentarios.

- Decreto 1082 de 2015 "por medio del cual se expide el decreto único reglamentario delsector administrativo de Planeacion Nacional".

Según el estatuto tributario en su ARTÍCULO 468. TARIFA GENERAL DEL IMPUESTO SOBRELAS VENTAS. -Artículo modificado por el artículo 26 de la Ley 633 de 2000:- La tarifa general del

impuesto sobre las ventas es del dieciséis por ciento (16%), la cual se aplicará a todos los bienes yservicios, con excepción de los excluidos expresamente.

Después de realizar la consulta en el estatuto tributario y de las diferentes exenciones que este

posee se deduce que la presente contratación no se encuentra en ninguna y por tal razón dicha

actividad está cobijada por la tarifa general del impuesto sobre las ventas del dieciséis por ciento

(16%). Respecto de impuestos locales, el mismo se encuentra gravado con el ICA.

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6o de la Ley 872 de 2003, la Norma Técnica de

Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 especifica los requisitos para laimplementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, aplicable a la rama ejecutiva del poder

público y otras entidades prestadoras de servicios. Por su parte, la PGN por medio de la

Resolución No. 107 de 2005, artículo 1o determino: "Créase el Sistema de Gestión de la Calidad

en la Procuraduría General de la Nación, como una herramienta de gestión sistemática y

transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección y la evaluación del desempeño de la

Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios y el desarrollo de las

actividades que constitucional y legalmente le competen. El Sistema de Gestión de la Calidad

adoptado en la Procuraduría General de la Nación está enfocado hacia los diferentes procesos y

procedimientos establecidos por la Entidad, y apunta a la satisfacción plena de las expectativas y

necesidades de los usuarios."

La mencionada resolución establece en el artículo 4o que "El Sistema se desarrollará en forma

integral, confiable y oportuna en todas las dependencias del nivel central, regional y provincial de la

Procuraduría General de la Nación y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los

funcionarios de la Entidad, a efectos de garantizar la satisfacción de las necesidades de los

usuarios y la excelencia en los servicios a cargo de la entidad.

PARÁGRAFO. Se aplicarán las normas técnicas que para el efecto sean aprobadas por laautoridad competente para la Procuraduría General de la Nación en concordancia con los

parámetros legales existentes y los estándares internacionales, sobre las que se efectuará

capacitación a todos los servidores de la Entidad"

Y el artículo noveno establece que: "Una vez implantado el Sistema de Gestión de la Calidad y

cuando se considere pertinente, la Procuraduría General de la Nación podrá certificar su Sistema

5 Presentación institucional ONAC, disponible en: http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=252Fecha de consulta: Febrero 15 de 2016.

Oficina de Planeacion - Carrera 5 No. 15-80 piso 9


PROCURADURÍAGENBtALDEUKAOGN

de Gestión de la Calidad con base en la Norma Técnica Colombiana, expedidas para la Entidad

por el organismo nacional para la normalización técnica de conformidad con el Decreto 2269 de

1963 que regula la materia"

El objeto de la norma determina los requisitos para un Sistema de Gestión de Calidad aplicable a

entidades referidas en la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en una herramienta de gestión que

permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social con

el suministro de productos y/o con la prestación de los servicios a cargo de las entidades.

La implementación de la norma NTCGP es de carácter obligatorio a los denominados organismos

de la Rama Ejecutiva del Poder Público; para la Procuraduría General de la Nación, por pertenecer

el Ministerio Público tiene carácter orientador y voluntario.

No obstante lo anterior, la entidad ha implementado en toda su organización el Sistema de Gestión

de Calidad y por lo tanto, si quiere certificar el cumplimiento de los requisitos de un proceso o

subproceso individualmente considerados dentro de un sistema de gestión de la calidad, para

demostrar la capacidad del proceso o subproceso para proporcionar productos que cumplan los

requisitos de sus usuarios y los reglamentarios que le sean de aplicación aumentando su

satisfacción, debe acudir a las normas ISO. La Procuraduría General de la Nación tiene certificados

dos (2) subprocesos bajo la mencionada norma: Selección de Empleados de Carrera y de

Conciliación Administrativa.

c. Análisis Técnico:

El subproceso de Selección de Empleados de Carrera, se encuentra certificado a la fecha por la

firma auditora externa COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA. De acuerdo con los

requisitos definidos en la norma ISO 9001, es necesario realizar las visitas de seguimiento anuales

para continuar con la mejora de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo, buscando

constituir modelos de calidad en la prestación del servicio, lo que genera una mejor imagen

institucional y credibilidad de los usuarios frente a los servicios que la Entidad presta, manteniendo

el certificado de calidad expedido por la firma auditora externa

La firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA deberá cumplir con las

especificaciones técnicas mínimas exigidas para la auditoria de seguimiento, dentro de las cuales

se encuentran: manejar de forma confidencial la información de la PGN, evaluar suficientemente la

evidencia objetiva para fundamentar su decisión sobre la certificación, cumplir con la legislación

vigente y proveer los servicios que cumplan los requisitos aplicables, programar junto con la

Procuraduría General de la Nación la visita de seguimiento y asignación del auditor, realizar el

servicio de auditoría durante los días previstos en el acta de inicio y elaborar el correspondiente

informe del servicio de auditoría al subproceso de Selección de Empleados de Carrera de la

Procuraduría General de la Nación.

d. Análisis del Mercado

La norma ISO 17021 de 2011 «por medio de la cual se rigen los organismos de certificación»,

estableció en los numerales 9.3.2.1 que «Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ,[1]

pero no son necesariamente las auditorías de todo el sistema, y serán programadas junto con las

otras actividades de vigilancia a fin de que el organismo de certificación puede mantener la

confianza que el sistema de gestión certificado sigue cumpliendo los requisitos entre las auditorías

de recertificación» y 9.3.2.2, que: «las visitas de seguimiento a las empresas certificadas deben

realizarse anualmente. Para el caso de la segunda visita de seguimiento, esta no puede superar

los veinticuatro (24) meses contados a partir del último día de la auditoria de certificación».

Conforme a lo anterior dichas visitas de seguimiento deben ser contratadas por la entidad antes del

primer y segundo año, contados desde la emisión de la certificación.

Aunque el certificado tiene validez por tres (3) años, tal como se expresó en la descripción de la

necesidad, la aprobación de la misma se mantiene sujeta a la continua conformidad del Sistema de

Gestión con la norma, para lo cual la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA.,

debe monitorear dicha conformidad a través de visitas de seguimiento y teniendo en cuenta que

8



G0OALDEUNAC1ON

fue esta firma la que realizó la auditoria de certificación y es quien conoce de los planes de acciónque debe ejecutar la PGN para estar en un continuo mejoramiento.

En virtud de lo expuesto, la Procuraduría General de la Nación, suscribirá un contrato en lamodalidad de contratación directa con la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICESLIMITADA, de conformidad con el literal g, numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,concordante con el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015, teniendo en cuenta que fue

esta firma quien otorgó la certificación, para que realice la segunda auditoria de seguimiento alsubproceso de Selección de empleados de carrera de la Procuraduría General de la Nación deacuerdo a la certificación del Sistema de Gestión de Calidad otorgada el 23 de Mayo de 2014 bajola norma técnico ISO 9001:2008.

e. Análisis de la Demanda y la Oferta

La Procuraduría ha celebrado los siguientes contratos para el objeto similar al presente:

Contratante:

Contratista:

Modalidad de selección:

Objeto del contrato:

Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Oferentes:

Garantía exigidas:

Procuraduría General de la Nación

BVQI COLOMBIA LTDA

Directa (Contrato 179-015 de 2013)

Consistió en la prestación del servicio de segunda

auditoría de seguimiento al subproceso de Selección de

Empleados de Carrera Administrativa en la Entidad, bajo la

norma técnica de calidad ISO-9001-2008 en la


$2.256.128

En un solo contado luego de radicar la factura.

1.5 días

BVQI COLOMBIA LTDA

Cumplimiento 10% del contrato.

Pago de salarios y prestaciones sociales 5% del contrato.

Contratante:

Contratista:



Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Oferentes:

Garantía exigidas:


SGS

Directa (Contrato 179-029-2015)

Consistió en la prestación del servicio de segunda

auditoría de seguimiento al subproceso de Conciliación

extrajudicial en la Entidad, bajo la norma técnica de calidad

ISO-9001-2008 en la Procuraduría General de la Nación

$ 3.027.600

En un único pago dentro de los 30 días calendario

siguiente luego de radicar la factura.

2 días

SGS

Ninguna.

• Histórico de contrataciones de otras entidades

Los compradores de estos servicios son entidades públicas y privadas en general, que quieran

mejorar su modelo de gestión. Para este efecto y para ser comparables, se tomó la información

que reposa en la página del SECOP (consulta de Febrero 03 de 2016 a las 10:45 am) y se

seleccionó una muestra de cuatro (4) procesos de contratación de entidades públicas.

Contratante:

Contratista:


Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

SGS COLOMBIA

Contratación directa (Ley 1150 de 2007) Numero 911 de



PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN


Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Garantía exigidas:

2015

EL CONTRATISTA se compromete con el MINISTERIO

a la prestación de servicios de auditoria externa de

calidad para realizar la segunda Visita de seguimiento al

sistema se Gestión de Calidad del Ministerio de

Agricultura y Desarrollo rural, con la entidad certificadora

para evidenciar la permanencia y continuidad de los

Certificados CO13/5457 y Certificado CO13/5458, bajo la

norma NTCGP1000:2009 e ISO9007:2008.

$4.732.800

Un solo pago que se cancelara al final del contrato

previa presentación del informe de las labores

desarrolladas y el visto bueno del supervisor del contrato

Veinticinco (25) días.

10% de cumplimiento

5% Prestaciones sociales

10% Calidad del servicio.

Contratante:

Contratista:



Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Garantía exigidas:

IGAC Instituto Geográfico Agustín Codazzi

BVQI Colombia Ltda.

Contratación directa (2166 de 2013)

Contratar los servicios para realizar la segunda auditoría

de seguimiento en aras de mantener la certificación del

Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo con los

requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO

9001:2008.

$23.780.000

Un solo pago dentro del mes siguiente a la prestación del

servicio y previo visto bueno del supervisor del contrato.

Ciento quince (115) días.

Cumplimiento del contrato (10%)

Contratante:

Contratista:



Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Garantía exigidas:

Ministerio de Cultura

SGS COLOMBIA S.A

Contratación directa ( 249 de 2013)

Realizar el seguimiento a la certificación del sistema de

gestión de calidad del ministerio de cultura NTCGP 1000

e ISO 9001

$4.350.000

El pago debe realizarse contra facturación así: 50% al

primer mes de ejecución del contrato y otro 50% después

de realizada la auditoria y presentado el informe.

10 meses

Cumplimiento (10%)

Amparo de calidad (10%)

Contratante:

Contratista:



DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

SGS COLOMBIA S.A

Contratación directa (153 de 2013)

La auditoría de seguimiento al sistema de gestión de

calidad de acuerdo con el alcance de la certificación

obtenida, en cinco (05) seccionales de la entidad en las

que se verificaran los procesos misionales y en la sede

principal para el seguimiento de los procesos

10



PROCURADURIAGeeiALDEUNAOON

Valor del contrato:

Forma de pago:

Plazo del contrato:

Garantía exigidas:

$14.745.920

Un solo pago dentro del mes siguiente a la prestación del

servicio y previo visto bueno del supervisor del contrato

Dos meses

Cumplimiento (20%)

Calidad del servicio (50%)

Dentro de los aspectos comunes de estas contrataciones se encuentra la modalidad utilizada, lacual fue directa teniendo en cuenta que de acuerdo con la norma (ISO 17021) cada año la entidad

certificada deberá presentar una auditoría de seguimiento durante la vigencia del certificado paragarantizar que el sistema se encuentra operando adecuadamente; por esta razón, las entidades

debieron contratar la auditoria de seguimiento a fin de cumplir con los procedimientos establecidospor el ente certificador la cual habla otorgado la certificación inicial y así conservar dichocertificado.

Las garantías exigidas son de cumplimiento y de calidad del servicio. En el presente proceso seconsidera que no es necesario exigir la constitución de garantías, toda vez que la forma de pago

del valor del mismo se realizará en un único pago, previa revisión y aprobación de los documentosentregados por el contratista en el cual conste la auditoría realizada y recibo a satisfacción del

supervisor del contrato; por otro lado, en los contratos anteriores suscritos con COTECNA

CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA, mediante los cuales se realizó la auditoria decertificación inicial y la primera de seguimiento al Subproceso de Selección de Empleados deCarrera, la entidad no exigió la constitución de garantías y no se presentaron incumplimientos.

B. Valor estimado del contrato y su justificación

a. Valor

Hace parte del estudio, la oferta enviada por COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA,

de fecha 2 de febrero de 2016, firma que es la única habilitada para prestar el servicio, debido a

que dicha firma fue quien realizó la auditoría inicial y la primera auditoría de seguimiento, y cuenta

con la información para realizar el seguimiento al Subproceso de Selección de Empleados de

Carrera, cumpliendo en su oferta con las exigencias técnicas establecidas en el presente estudio,

logrando determinar si los compromisos derivados del Sistema de Gestión de Calidad, en los

cuales se encuentra este subproceso, fueron mantenidos por la entidad. El valor del servicio de

Auditoría de acuerdo con la cotización presentada por COTECNA CERTIFICADORA SERVICES

LIMITADA, es de UN MILLÓN DOSCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS

OCHENTA Y OCHO PESOS MONEDA CORRIENTE ($1.284.388), incluido IVA, tarifa que es

razonable teniendo en cuenta que en los históricos de este tipo de contrataciones, es más costosa

la auditoria de certificación inicial que las auditorias de seguimiento a dicha certificación, puesto

que como lo indica la norma ISO 17021, en el numeral 9.3.2.1 «Las auditorías de seguimiento son

auditorías in situ, pero no son necesariamente las auditorías de todo el sistema, y serán

programadas junto con las otras actividades de vigilancia a fin de que el organismo de certificación

puede mantener la confianza que el sistema de gestión certificado sigue cumpliendo los requisitos

entre las auditorías de recertificación». (Negrilla fuera de texto).

Vale señalar que mediante el contrato 179-026-2014 se realizó la auditoria de certificación al

Subproceso de Selección de Empleados de Carrera, por un valor de $ 2.001.000 y su plazo de

ejecución fue de 30 días; posteriormente, mediante el contrato 179-013-2015 se contrató la primera

auditoria de seguimiento por un valor de $1.563.796 y este tuvo una duración de 1 día.

Anexo en CINCO (5) folios de la propuesta técnica y económica presentada por COTECNA

CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA.

b. Forma de Pago

El pago se realizará en un único pago dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la

fecha en la que la supervisión radique definitivamente la factura en la oficina del Grupo de Cuentasde la División Financiera, con los respectivos soportes, previa revisión y aprobación de los



11

GENERAL DE LA NACIÓN

documentos entregados por el contratista en el conste la auditoría realizada y recibo a satisfacción

del supervisor del contrato. El proceso de aceptación de la factura se surtirá en un término no

mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su entrega por parte del contratista, periodo

en el cual la supervisión realizará las reclamaciones en contra de su contenido, bien sea mediante

la devolución de la misma, o por medio de reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor de la

factura. Este documento debe ir acompañado de la certificación que expida la supervisión del

contrato, de la certificación que acredite el pago por parte del contratista de aportes parafiscales

relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de

Compensación Familiar y/o el pago del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE),

conforme a lo previsto en las Leyes 1607 de 2012 y 1739 de 2014 y demás normas concordantes

sobre la materia.

En todo caso el pago estará sujeto a la aprobación del PAC (Programación Anual Mensualizada de

Caja).

Vil. PLAZO Y LUGAR PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato será de UN día (01) hábil, y teniendo en cuenta la fecha

programada por las partes contratantes para la realización de la visita, siempre y cuando se hayan

cumplido los requisitos de legalización y ejecución, todo ello a partir de la suscripción del acta de

inicio. En todo caso el contrato se debe ejecutar antes del 20 de Mayo de 2016.

Si el contratista estima necesario formular acciones correctivas y de mejora y/o preventivas, debe

otorgar un plazo para que la entidad las gestione y debe realizar las visitas correspondientes para

su verificación y cumplimiento y la posterior certificación del subproceso, sin costo adicional para la

entidad.

Siempre que cualquiera de los plazos en días calendario indicados en el pliego tenga vencimiento

en día no hábil, se entenderá que dicho plazo vence el día hábil inmediatamente siguiente.

El lugar de ejecución será la sede principal de la Procuraduría General de la Nación, ubicada en la

carrera 5 No. 15-80, en la ciudad de Bogotá D.C. Para este proceso de auditoria no se requiere

que el contratista viaje a sedes de trabajo diferentes a Bogotá, por lo tanto no incurrirá en gastos

de desplazamiento, hospedaje y alimentación.

Para todos los efectos el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.

VIII. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA

CONTRATACIÓN

Para atender el costo del contrato que resulte del proceso de selección, la entidad cuenta con

recursos de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 24316 del 25 de

febrero de 2016, expedida por el Grupo de Ejecución Presupuestal de la División Financiera de la

Procuraduría General de la Nación y la necesidad se encuentra prevista en el Plan de

Adquisiciones de la Entidad, según certificado 2016-031 del 24 de febrero de 2016.

IX. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Para la contratación, de acuerdo con las anteriores consideraciones, se atenderá a lo establecido

en el literal g), numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que encuentra concordancia con lo

estipulado en el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015, que estableció: «Se considera que

no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien

o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por

ser proveedor exclusivo en el territorio nacional».

En virtud de lo expuesto, la Procuraduría General de la Nación suscribirá un contrato en la

modalidad de contratación directa con la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES

LIMITADA, empresa que certificó el Sistema de Calidad para el Subproceso de Selección de

Empleados de Carrera en el año 2014 y con una validez hasta Mayo 22 de 2017 y por ser

proveedor exclusivo ya que es la única que puede proveer el servicio, toda vez que la norma ISO

17021, «por medio de la cual se rigen los organismos de certificación», establece en el numeral

12



c

GB6ULDEUNACI0N

9.3.2.1 que «Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ,6 pero no son necesariamente lasauditorías de todo el sistema, y serán programadas junto con las otras actividades de vigilancia afin de que el organismo de certificación puede mantener la confianza que el sistema de gestióncertificado sigue cumpliendo los requisitos entre las auditorías de recertificación».

X. CONDICIONES DE IDONEIDAD

De conformidad con el certificado de existencia y representación legal de la Sociedad COTECNACERTIFICADORA SERVICES LIMITADA expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, suobjeto social tendrá como objeto principal: "(...) 4. Como organismo evaluador de la conformidad,prestar servicios en el campo de la certificación de sistemas de gestión, acreditados o no

acreditados bajo la norma ISO 17021 en normas de gestión como las que siguen, pero no limitadoa ellas: Certificación de sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001..."

De acuerdo con el certificado se verificaron las condiciones de existencia y representación legal dedicha sociedad y su objeto social, dentro del cual se halla el objeto de la presente contratación, deigual forma, el representante legal se encuentra facultado para celebrar todos los actos y contratoscomprendidos en el objeto social o que se relacionen con el mismo.

Así mismo, según certificado expedido por el Revisor Fiscal de la sociedad COTECNA

CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA, la empresa se encuentra al día con sus obligacionesfrente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

La sociedad COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA, conforme lo pactado en elcontrato 179-026-2014 fue el encargado de prestar el servicio de auditoría para la certificación al

subproceso de Selección de Empleados de Carrera bajo la norma técnica de calidad ISO 9001

:2008 en la entidad. El contrato se desarrolló de manera satisfactoria y el contratista cumplió a

cabalidad demostrando su idoneidad y experiencia, además de ser el único que está en capacidadde ofrecer las visitas de seguimiento.

Por tratarse de Contratación Directa, se contrata con quien esté en capacidad de ejecutar el objeto,

porque cuenta con la idoneidad y la experiencia necesaria.

CONOCIMIENTO DE FONDO DEL COTIZANTE

Tiempo de existencia oferente

Calidad de Mipyme

Experiencia general

Experiencia específica

Régimen tributario

COTECNA CERTIFICADORA SERVICES

LIMITADA

Desde 1992

Mediana Empresa

Certificación Sistemas de Gestión

alcaldía municipal santa rosa del

sur de bolívar

alcaldía de marinilla

alcaldía de villeta

alcaldía de zipaquira

curaduría urbana de tunja i y 2

concejo de bogotá

concejo colombiano de seguridad

contraloria de cundinamarca

Común

Cabe resaltar que la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA hace parte del

listado de organismos de certificación acreditados en sistemas de gestión el cual es otorgado por la

Organización Nacional de Acreditación de Colombia ONAC.

' Expresión latina que significa «en el sitio» o «en el lugar».



13

PROCURADURÍAGENERALMU NACIÓN

XI. INDICACIÓN SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA COBIJADO POR UN ACUERDOCOMERCIAL

Según el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de Contratación, M-

MACPC-06, literal C, "(...) Las Entidades Estatales no deben hacer este análisis para los Procesos

de Contratación adelantados por las modalidades de selección de contratación directa (...)".

XII. GARANTÍAS A EXIGIR

De conformidad con lo estipulado en la Ley 1150 de 2007, artículo 7, en concordancia con el

Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.4.5, y atendiendo a la naturaleza del contrato, las partes

intervinientes, la forma de pago del valor del mismo que será UN ÚNICO PAGO, se considera que

no es necesario exigir la constitución de garantías a cargo de la firma COTECNA

CERTIFICADORA SERVICES LIMITADA, para avalar el cumplimiento del contrato.

XIII. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

La coordinación general del contrato será ejercida por el Jefe de la Oficina de Planeación de la

Entidad. La supervisión del contrato la adelantarán funcionarios adscritos a dicha Oficina con

conocimientos en el sistema de gestión de calidad, quienes llevarán a cabo el seguimiento y control

del contrato de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 y en el Manual de

Contratación de la PGN.

XIV. SUBCONTRATACIÓN

En caso que EL CONTRATISTA subcontrate con terceros la ejecución de actividades relacionadas

con el objeto del presente contrato, no exonerara a este de la responsabilidad de ejecución del

contrato ni del cumplimiento de la totalidad de las obligaciones derivadas de este. LA

PROCURADURÍA no tendrá ninguna vinculación con el subcontratista.

XV. LIQUIDACIÓN

La liquidación del contrato se llevará a cabo bajo los parámetros establecidos en los artículos 60 de

la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019

de 2012. La liquidación por mutuo acuerdo podrá efectuarse dentro de los ocho (8) meses

siguientes a la fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato. En aquellos casos en que

EL CONTRATISTA no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la

Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de

liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto

en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

XVI. CIERRE DEL EXPEDIENTE: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3

del Decreto 1082 de 2015 y los lineamientos impartidos por la Agencia Nacional de Contratación,

"vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones

de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes", se procederá a suscribir el

acta de cierre del expediente,del proceso contractual.

NESTORJsNRTQUE VALDIVIESO ACEVEDO

^Jefe-Oficina de Planeacidm

GAP

14



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GENERALDEUNftCION - Procuraduria · En ejecución de las políticas adoptadas en el Conpes 3446 de 2006, en noviembre de 2007 fue creadoel Organismo Nacional deAcreditación deColombia-ONACcon