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TEMA Nº 2 ORGANIZACIÓN
ALMEYDA HUMALA ANGIE – LOAYZA AYONA ANGIE – DIAZ GARCIA SELENE
UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL
FACULTAD DE ARQUITECTURA Y URBANISMO
EL PROCESO
ORGANIZACIONAL ESTÁ
DEFINIDO POR LA SECUENCIA
DE ACTIVIDADES PARA
ADECUAR UNA ESTRUCTURA,
QUE PERMITA EL LOGRO DE
LOS OBJETIVOS
INSTITUCIONALES QUE HAN
SIDO DETERMINADOS POR LA
ALTA DIRECCION HACIENDO
USO DE RECURSOS:
PRESENTACIÓN
ECONÓMICOS
FINANCIEROS
MATERIALES
HUMANO
ATENDER LAS DEMANDAS
QUE EL ENTORNO
GLOBALIZADO REQUIERE
Para
Dónde
Voy?
Planificar
Cómo
Se va hacer?
Organizar
Dirigir
Qué he
logrado
Evaluar
Planificar
Quién soy
Y qué hago?
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
• PLANEACIÓN
• ORGANIZACIÓN
• DIRECCIÓN
• CONTROL
TODO PROCESO ADMINISTRATIVO, POR REFERIRSE A LA
ACTUACIÓN DE LA VIDA SOCIAL ES INSEPARABLE, EN EL QUE
CADA PARTE, CADA ACTO, CADA ETAPA, TIENEN QUE ESTAR
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
- DECISIÓN SOBRE LOS OBJETIVOS
- DEFINICIÓN DE PLANES PARA ALCANZARLOS
- PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
- RECURSOS Y ACTIVIDADES PARA ALCANZAR
LOS OBJETIVOS
- ÓRGANOS Y CARGOS
- ATRIBUCIÓN DE AUTORIDADES Y
RESPONSABILIDAD
- DESIGNACIÓN DE CARGOS
- COMUNICACIÓN, LIDERAZGO Y MOTIVACIÓN
PERSONAL
- DIRECCIÓN PARA LOS OBJETIVOS
- DEFINICIÓN DE ESTÁMDARES PARA MEDIR
EL DESEMPEÑO
- CORREGIR DESVIACIONES Y GARANTIZAR
QUE SE REALICE LA PLANEACIÓN
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
ES EL PROCESO MEDIANTE EL
CUAL SE DISEÑA ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES PARA LOGRAR
LOS OBJETIVOS
PREDETERMINADOS, TOMANDO EN
CUENTA LA FILOSOFÍA
ORGANIZACIONAL
(MISIÓN,VISIÓN,VALORES,OBJTIVOS
ESTRATÉGICOS),
LOS RECURSOS NECESARIOS
Y EL CONTEXTO EN QUE ACTÚA LA
INSTITUCIÓN.
ELEMENTOS DE CONCEPTO
ESTRUCTURA
IMPLICA EL
ESTABLECIMIENTO
DEL MARCO
FUNDAMENTAL EN
EL QUE HABRÁ EL
GRUPO SOCIAL, YA
QUE ESTABLECE
LAS DISPOSICIÓN Y
LA CORRELACIÓN
DE LAS FUNCIONES,
JERÁRQUICAS Y
ACTIVIDADES
NECESARIAS PARA
LOGRAR LOS
OBJETIVOS
SISTEMATIZACIÓN
LAS ACTIVIDADES Y
RECURSOS DE LA
EMPRESA, DEBEN
COORDINARSE
RACIONALMENTE
PARA FACILITAR EL
TRABAJO Y LA
EFICIENCIA.
ENTONCES SURGE
LA NECESIDAD DE
AGRUPAS, DIVIDIR Y
ASIGNAR
FUNCIONES A FIN
DE PROMOVER LA
ESPECIALIZACIÓN
JERARQUÍA
LA ORGANIZACIÓN,
COMO
ESTRUCTURA,
ORIGINA LA
NECESIDAD DE
ESTABLECER
NIVELES DE
AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD
DENTRO DE LA
EMPRESA.
SIMPLICACION DE
FUNCIONES
UNO DE LOS
OBJTIVOS BÁSICO
DE LA
ORGANIZACIÓN ES
ESTABLECER
MÉTODOS MÁS
SENCILLOS PARA
REALIZAR EL
TRABAJO DE LA
MEJOR MANERA
POSIBLE.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
ES UN MEDIO A TRAVÉS DEL CUAL SE ESTABLECE LA MEJOR
MANERA DE LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL GRUPO SOCIAL
SUMINISTRA LOS MÉTODOS PARA QUE SE PUEDAN DESEMPEÑAR
LAS ACTIVIDADES EFICIENTEMENTE
REDUCE COSTOS E INCREMENTA
LA PRODUCTIVIDAD
REDUCE O ELIMINA LA DUPLICIDAD
DE FUNCIONES
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PARA SELECCIONAR UNA ESTRUCTURA ADECUADA ES NECESARIO
COMPRENDER QUE CADA EMPRESA ES DIFERENTE, Y PUEDE
ADOPTAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL QUE MAS SE
ACOMODE A SUS PRIORIDADES Y NECESIDADES (ES DECIR, LA
ESTRUCTURA DEBERÁ ACOPLARSE Y RESPONDER A LA
PLANEACIÓN)
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE ESTABLECEN:
UNIDADES ORGANIZACIONALES (DIRECCION,
DEPARTAMENTOS,AREAS, JEFATURAS, PUESTOS DE TRABAJO)
NIVELES JERÁRQUICOS Y TRAMOS DE CONTROL
ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, ASÍ COMO
LOS SISTEMAS DE COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN
LUEGO DE ESTABLECIDAS LAS UNIDADES Y LOS CARGOS, SE
HACE NECESARIA LA DETERMINACION DE LOS NIVELES DE
RESPONSABILIDAD Y LA AUTORIDAD FORMAL ASIGNADA A CADA
PUESTO.
DETERMINAR QUÉ RECURSOS Y QUÉ ACTIVIDADES SE
REQUIERES PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN, ORGANIZAR EL SISTEMA DE RECURSOS QUE
SON NECESARIOS PARA QUE EL CAPITAL SOCIAL REALICE SUS
ACTIVIDADES DE MANERA EFICAZ.
ESPECIALIZACION DEL TRABAJO Y DEPARTAMENTALIZACION
DIVISIÓN O ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO SON SINÓNIMOS.
ES LA PRIMERA ACTIVIDAD EN CUALQUIER ORGANIZACIÓN.
LUEGO DE DIVIDIR EL TRABAJO SE AGRUPA PARA COORDINAR LAS
TAREAS COMUNES, QUE PUEDE SER :
• FUNCIONAL
• POR PRODUCTOS
• GEOGRÁFICA
• POR PROCESOS
• POR CLIENTES
PROCESO DE ORGANIZACION
POSTERIORMENTE SE DEBE ANALIZAR:
LA JERARQUÍA, QUE SE REFIERE A LA CADENA JERARQUICA, LÍNEA
DE AUTORIDAD ASOCIADA A DOS PRINCIPIOS:
• LA UNIDAD DE MANDO SIGNIFICA QUE CADA EMPLEADO SE
DEBE SUBORDINAR A UN SOLO JEFE.
• EL PRINCIPIO ESCALAR SE REFIERE A LAS LÍNEAS
CLARAMENTE DEFINIDAS DE AUTORIDAD.
CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN
EL GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN O CENTRALIZACIÓN SE REFIERE A
LA CIMA O BASE DE UNA ORGANIZACIÓN DONDE SE CONCENTRA LA
AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES.
LA CENTRALIZACIÓN PROMUEVE LAS DECISIONES EN LA CÚPULA DE LA
ORGANIZACIÓN Y SUS VENTAJAS SON:
CONTROL, MEJOR MÉTODO DE CONTROL Y COORDINACIÓN DE LAS
ACTIVIDADES Y RECURSOS.
COSTOS, MENORES COSTOS.
NUEVAS TECNOLOGÍAS, LA INFORMACIÓN SE TRANSMITE CON
MAYOR RAPIDEZ.
AMPLITUD ADMINISTRATIVA
TAMBIÉN LLAMADO AMPLITUD DE CONTROL, ES EL NÚMERO DE
EMPLEADOS QUE DEBE REPORTAR A UN CARGO JERÁRQUICO. LA
AMPLITUD ESTRECHA GENERA COSTOS ADMINISTRATIVOS MAYORES Y
LA EXTENSA LO CONTRARIO.
LA AMPLITUD DEPENDE DEL TIPO Y NATURALEZA DE TRABAJO Y LA
HABILIDAD Y EXPERIENCIA DE LOS EMPLEADOS.
SERÁ ESTRECHA CUANDO EL TRABAJO ES CREATIVO E INNOVADOR Y
SERÁ EXTENSA CUANDO ES UN TRABAJO RUTINARIO Y PREVISIBLE.
FORMALIZACIÓN
LA FORMALIZACIÓN ES EL GRADO EN QUE LAS ACTIVIDADES DE UNA
ORGANIZACIÓN ESTÁN ESTANDARIZADAS Y MEDIDA EN LA CUAL EL
COMPORTAMIENTO DE LOS EMPLEADOS SE GUÍA CON UNA SERIE DE
REGLAS Y PROCEDIMIENTOS.
• FORMALIZACIÓN ALTA: POCA DECISIÓN
DE LOS EMPLEADOS, SABEN LO QUE
TIENEN QUE HACER.
• FORMALIZACIÓN BAJA: HAY MAYOR
LIBERTAD DE DECISIÓN DE LOS
EMPLEADOS, BUEN CRITERIO.
DOWNSIZING
ES UNA FORMA DE REORGANIZACIÓN O REESTRUCTURACIÓN DE LAS
EMPRESAS MEDIANTE LA CUAL SE LLEVA A CABO UNA MEJORÍA DE
LOS SISTEMAS DE TRABAJO, EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL Y EL
ESTABLECIMIENTO ADECUADO DE LA PLANTA DE PERSONAL PARA
MANTENER LA COMPETITIVIDAD.
ES UNA REDUCCIÓN DE LA PLANTA DE PERSONAL, PERO, EN GENERAL
EXPRESA UNA SERIE DE ESTRATEGIAS ORIENTADAS AL RIGHTSIZING
(LOGRO DEL TAMAÑO ORGANIZACIONAL ÓPTIMO) Y/O AL RETHINKING
(REPENSAR LA ORGANIZACIÓN).
DISEÑO ORGANIZACIONAL
MISION DEFINICIÓN DEL TIPO
DE NEGOCIO
OBJETIVOS OBJETIVOS Y METAS
A ALCANZAR
ESTRATEGIAS MODO DE CONSEGUIR
OBJETIVOS
DISEÑO
ORGANIZACIONAL
DETERMINAR
ESTRUCTURA.
ORGANIZACIONAL
PERSONAS
ADECUAR
CAPACIDADES,
HABILIDADES
DISEÑO ORGANIZACIONAL
EL DISEÑO ORGANIZACIONAL,
DETERMINA LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL MAS
ADECUADA AL AMBIENTE,
ESTRATEGIA, TECNOLOGÍA,
PERSONAS, ACTIVIDADES Y
TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN.
LOS DOS EXTREMOS DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL SON LOS
DISEÑOS MECANICISTAS Y
DISEÑOS ORGÁNICOS.
DISEÑO MECANICISTA
EL EJEMPLO CLÁSICO ES LA BUROCRACIA, CON AUTORIDAD
CENTRALIZADA, MUCHAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, AMPLITUD
ADMINISTRATIVA ESTRECHA Y MINUCIOSA DIVISIÓN DEL TRABAJO.
LAS DESVENTAJAS:
- VISIÓN ESTRECHA POR LA EXCESIVA DIVISIÓN
Y ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO
- FALTA DE INICIATIVA DE LAS PERSONAS
- EXCESIVO PAPELEO
- ENFASIS EN LOS CARGOS ANTES QUE LAS
PERSONAS
DISEÑO ORGÁNICO
LA AUTORIDAD ES DESCENTRALIZADA, POCAS NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS, AMPLITUD ADMINISTRATIVA AMPLIAS Y POCA
DIVISIÓN DEL TRABAJO.
LAS CARACTERÍSTICAS SON:
- CAPACIDAD DE APRENDER Y ADAPTARSE A LOS CAMBIOS.
- FLEXIBILIDAD EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y POCOS
NIVELES
- SE VALORA LA INNOVACIÓN Y CREATIVIDAD
- ENFASIS EN LAS PERSONAS Y SE VALORA LA CAPACITACIÓN Y
CONOCIMIENTO.
FACTORES QUE AFECTAN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL
LOS MÁS IMPORTANTES SON:
AMBIENTE: SE DEBE TOMAR EN
CUENTA TANTO EL AMBIENTE
INTERNO COMO EXTERNO.
SE DEBE CONSIDERAR LAS
VARIACIONES DEL AMBIENTE,
LOS CAMBIOS QUE PODRÍAN
OCURRIR.
LOS ORGANIGRAMAS DEBERÁN
SER FLEXIBLES Y ADECUADOS
AL MERCADO.
OTROS FACTORES
ESTRATEGIA: SABEMOS QUE EXISTE ESTRATEGIA DE ESTABILIDAD,
DE CRECIMIENTO Y DE ACHICAMIENTO, EN FUNCIÓN A ELLO SE
DETERMINA EL ORGANIGRAMA.
TECNOLOGIA: LATECNOLOGÍA ES LA COMBINACIÓN DEL
CONOCIMIENTO (KNOW-HOW), EQUIPOS (HARDWARE) Y MÉTODOS
DE TRABAJO (SOFTWARE)
TAMAÑO: ES LA QUE MÁS AFECTA EN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL.
PERSONAS: LA FORMACIÓN DE LAS PERSONAS, CAPACITACIÓN,
ENTRENAMIENTO.
CUANTO MENOR ES EL GRADO DE CONOCIMIENTO Y EL TRABAJO ES
MAS MUSCULAR SERÁ UN DISEÑO MECANICISTA.
CUANDO MAYOR ES EL GRADO DE CONOCIMIENTO, EL DISEÑO SERÁ
ORGÁNICO
ORGANIGRAMAS
MANUALES
DIAGRAMAS DE FLUJO O DE PROCEDIMIENTO
CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO
ANÁLISIS DE PUESTOS
TÉCNICAS DE PREGUNTA
¿CÓMO SE VA HACER?
SE TRATA DE DETERMINAR QUE RECURSO Y QUE ACTIVIDADES SE
REQUIEREN PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. LUEGO
SE DEBE DE DISEÑAR LA FORMA DE COMBINARLA EN GRUPO OPERATIVO, ES
DECIR, CREAR LA ESTRUCTURA DEPARTAMENTAL DE LA EMPRESA.
DE LA ESTRUCTURA ESTABLECIDA, SE HACE NECESARIA LA ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD FORMAL ASIGNADA A CADA PUESTO.
PODEMOS DECIR QUE EL RESULTADO A QUE SE LLEGUE CON ESTA FUNCIÓN
ES EL ESTABLECIMIENTO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
PARA QUE EXISTA UN PAPEL ORGANIZACIONAL Y SEA SIGNIFICATIVO PARA
LOS INDIVIDUOS, DEBERÁ DE INCORPORAR:
1- OBJETIVOS VERIFICABLES QUE CONSTITUYEN PARTE CENTRAL DE LA
PLANEACIÓN.
2- UNA IDEA CLARA DE LOS PRINCIPALES DEBERES O ACTIVIDADES.
3- UNA ÁREA DE DISCRECIÓN O AUTORIDAD DE MODO QUE QUIEN CUMPLE
UNA FUNCIÓN SEPA LO QUE DEBE HACER PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS.
ADEMÁS, PARA QUE UN PAPEL DÉ BUENOS RESULTADOS, HABRÁ QUE TOMAR
LAS MEDIDAS A FIN DE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN NECESARIA Y OTRAS
HERRAMIENTAS QUE SE REQUIEREN PARA LA REALIZACIÓN DE ESA FUNCIÓN.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES