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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMATIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (GESDOCU) HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS JAIVER EDULFO ARIAS JARABA UNIVERSITARIA DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA DE TECNOLOGÍA DE SISTEMAS BARRANCABERMEJA 2011

GESDOCU - PROYECTO

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  • SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMATIVA DEL

    ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (GESDOCU)

    HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS

    JAIVER EDULFO ARIAS JARABA

    UNIVERSITARIA DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO

    FACULTAD DE INGENIERIAS

    PROGRAMA DE TECNOLOGA DE SISTEMAS

    BARRANCABERMEJA

    2011

  • SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMATIVA DEL

    ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (GESDOCU)

    HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS

    JAIVER EDULFO ARIAS JARABA

    Proyecto de grado para obtener el ttulo de

    Tecnologa de sistemas

    DIRECTOR DEL PROYECTO

    Carlos Alberto Mendoza Saad

    Ingeniero de sistemas

    UNIVERSITARIA DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO

    FACULTAD DE INGENIERIAS

    PROGRAMA DE TECNOLOGA DE SISTEMAS

    BARRANCABERMEJA

    2011

  • DEDICATORIA

    JAIVER EDULFO ARIAS JARABA

    A mis amados padres por el apoyo que me han brindado en mis estudios,

    especialmente por sus sabios consejos y por estar a mi lado en los momentos

    difciles. A Dios por darme el entendimiento y la sabidura para lograr enfrentar los

    restos y momentos difciles de mi vida y por todas las bendiciones que me ha

    brindado.

  • DEDICATORIA

    HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS

    A Dios por haberme permitido la vida y haberme dotado de entendimiento y

    paciencia para lograr salir adelante en la carrera universitaria, a mis padres por

    brindarme el apoyo moral y econmico para crecer da a da como una persona de

    bien y valores, para ser un profesional exitoso.

  • AGRADECIMIENTOS

    Queremos agradecer a los docentes de la universidad, que nos han dado la mejor

    orientacin posible desde el principio de la carrera, especialmente por los

    conocimientos que han aportado. En ellos reconocemos excelentes profesionales

    y modelos a seguir.

    Agradecimiento especial al ingeniero Carlos Alberto Mendoza, por su direccin en

    el proyecto, y haber aportado conocimientos en los saberes.

    HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS

    JAIVER EDULFO ARIAS JARABA

  • CONTENIDO

    Pg.

    INTRODUCCION 16

    1. DESCRIPCION GENERAL DE PROYECTO .. 17

    1.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA .. 17

    1.2 OBJETIVOS . 18

    1.2.1 OBJETIVO GENERAL .. 18

    1.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 18

    1.3 JUSTIFICACIN . 20

    1.4 PRESUPUESTO . 21

    2. MARCO TERICO .. 22

    2.1 MARCO LEGAL 25

    3. DISEO METODOLGICO PRELIMINAR .. 29

    3.1 ANALISIS DE REQUISITOS . 29

    3.2 POBLACION Y MUESTRA 29

    3.3 CICLO DE VIDA DEL APLICATIVO . 30

    3.3.1 PLANIFICACION 30

    3.3.2 ANLISIS . 30

    3.3.3 DISEO ... 31

  • 3.3.4 IMPLEMENTACIN .. 31

    3.3.5 PRUEBAS ... 32

    3.3.6 INSTALACION ... 32

    3.3.7 USO Y MANTENIMIENTO ... 33

    4. TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION

    DE LA INFORMACION 34

    4.1 ENTREVISTAS Y OBSERVACION .. 34

    5. DISEO DE LAS BASE DE DATOS . 36

    6. PROCESOS .. 39

    6.1 ANALISIS DE PROCESOS 39

    7. CONCLUSIONES . 40

    8. RECOMENDACIONES 41

    BIBLIOGRAFA .. 42

    ANEXO A. MANUAL DEL USUARIO . 44

    ANEXO B. MANUAL DEL ADMINISTRADOR . 50

    ANEXO C. ARTICULO IEEE

  • LISTA DE TABLAS

    Pg.

    Tabla 1. PRESUPESTO DEL PROYECTO . 21

  • LISTAS DE FIGURAS

    Pg.

    Figura 1. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS Y DEL

    APLICATIVO EN GENERAL 36

    Figura 2. FLUJOGRAMA DEL FUNCIONAMIENTO

    DEL APLICATIVO WEB 39

  • GLOSARIO

    ADMINISTRADOR el Adminstrador se define como el proceso de crear, disear y

    mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos.

    APPSERV es un servidor HTTP de cdigo abierto disponible para plataformas

    Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Windows, Macintosh y otras. Esta aplicacin es

    necesaria para montar un host local en el cual se apoyarn los dems programas

    para cotectar las bases de datos.

    ARCHIVOS un archivo, tambin denominado Fichero, es una unidad de datos o

    informacin almacenada en algn medio que puede ser utilizada por aplicaciones

    de la computadora. Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un

    nombre propio y una extensin que lo identifica. Esta extensin sera como el

    apellido y es lo que permite diferenciar el formato de archivo y, asimismo,

    interpretar los caracteres que conforman el contenido del archivo. De esta manera,

    un archivo de texto, podr tener la extensin .txt (el nombre completo sera:

    ARCHIVO.txt); uno de documento enriquecido, .doc, .pdf; uno de imgenes, .jpg,

    .gif; y lo mismo ocurre con cada formato.

    BASES DE DATOS un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y

    almacenados sistemticamente para su posterior uso.

    CONSULTAS DE DATOS en base de datos, una consulta es el mtodo para

    acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se puede modificar,

    borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos. Para esto se utiliza un

  • lenguaje de consultas. El lenguaje de consultas a base de datos ms utilizado es

    el SQL.

    CORRESPONDENCIA conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envan,

    entregan o reciben dentro de unas dependencias.

    DOCUMENTOS es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el

    ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o

    privadas, registrado en una unidad de informacion en cualquier tipo de soporte

    (papel, cintas, discos magnticos,fotografas, etc.).

    MACROMEDIA DREAMWEAVER es un potente lenguaje de marcado de

    hipertexto (HTML) editor utilizado por profesionales, as como los principiantes. El

    programa facilita a los diseadores a crear de forma visual pginas atractivas,

    interactivas Web sin tener conocimientos de HTML o JavaScript. Sin embargo,

    Dreamweaver CS3 permite a los profesionales con experiencia para escribir y

    editar HTML, utilizando el cdigo editor. Dreamweaver tambin ofrece la

    posibilidad de crear pginas web y aprender de codificacin como HTML sobre la

    marcha, dndole la opcin de una pantalla dividida con el cdigo y el diseo

    MACROMEDIA FIREWORKS es unos de los mejores programas para disear

    grficos para web. Es una de las aplicaciones mas completas que mejor se adapta

    a las exigencias de los desarrolladores y diseadores de todo tipo de grficos para

    web.

    MYSQL es un sistema de administracin de bases de datos (Database

    Management System, DBMS) para bases de datos relacionales.

  • Existen muchos tipos de bases de datos, desde un simple archivo hasta sistemas

    relacionales orientados a objetos. MySQL, como base de datos relacional, utiliza

    multiples tablas para almacenar y organizar la informacin.

    MySQL fue escrito en C y C++ y destaca por su gran adaptacin a diferentes

    entornos de desarrollo, permitiendo su interactuacin con los lenguajes de

    programacin ms utilizados como PHP, Perl y Java y su integracin en distintos

    sistem operativos.

    Tambin es muy destacable, la condicin de open source de MySQL, que hace

    que su utilizacin sea gratuita e incluso se pueda modificar con total libertad,

    pudiendo descargar su cdigo fuente. Esto ha favorecido muy positivamente en su

    desarrollo y continuas actualizaciones, para hacer de MySQL una de las

    herramientas ms utilizadas por los programadores orientados a Internet.

    PHP es un lenguaje de programacin interpretado, diseado originalmente para la

    creacin de pginas web dinmicas. Se usa principalmente para la interpretacin

    del lado del servidor (server-side scripting) pero actualmente puede ser utilizado

    desde una interfaz de lnea de comandos o en la creacin de otros tipos de

    programas incluyendo aplicaciones con interfaz grfica usando las bibliotecas Qt o

    GTK+.

    PHPMYADMIN es un programa de libre distribucin en PHP. Es una herramienta

    muy completa que permite acceder a todas las funciones tpicas de la base de

    datos Mysql a travs de una interfaz web muy intuitiva. La aplicacin es un

    conjunto de archivos escritos en PHP que podemos copiar en un directorio de

    nuestro servidor web, de modo que, cuando accedemos a esos archivos, se

    muestran unas pginas donde se encontraran las bases de datos a las que se

    tienen acceso en el servidor de bases de datos y todas sus tablas. La herramienta

    permite crear tablas, insertar datos en las tablas existentes, navegar por los

  • registros de las tablas, editarlos y borrarlos, borrar tablas y un largo etctera,

    incluso ejecutar sentencias SQL y hacer un backup de la base de datos.

    SERVIDORES DE ARCHIVOS Es el que almacena varios tipos de archivos y los

    distribuye a otros clientes en la red.

    SITIO WEB un sitio web es un gran espacio documental organizado que la

    mayora de las veces est tpicamente dedicado a algn tema particular o

    propsito especfico.

  • RESUMEN

    Ttulo: SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMATIVA

    DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (GESDOCU)

    Autores: HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS

    JAIVER EDULFO ARIAS JARABA

    Palabras claves: SISTEMAS DE CONTROL, ENVIOS Y CONSULTA DE

    CORRESPONDENCIA BASADO EN LA NORMATIVA GENERAL DE LA NACION

    GESDOCU

    Lnea de investigacin: NUEVAS TECNOLOGIAS APLICADAS A LAEDUCACION.

    Descripcin: Este proyecto fue realizado para mejorar el flujo y manejo

    correspondencia dentro de la universitaria de investigacin y desarrollo udi

    Barrancabermeja, llevando un registro detallado de cada documento enviado,

    recibido, para luego ser guardados en una base de datos, permitiendo un total

    control interno. Se utiliz cdigo libre, como el lenguaje de programacin en php

    con bases de datos en MYSQL, esta tecnologa permite desarrollar aplicaciones

    sencillas y poderosas.

  • ABSTRACT

    Title: DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM, BASED ON THE RULES OF THE

    NATIONAL ARCHIVES (GESDOCU)

    Authors: HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANO

    JAIVER EDULFO ARIAS JARABA

    Keywords: CONTROL SYSTEMS, SHIPPING AND CONSULTATION OF

    CORRESPONDENCE BASED GENERAL REGULATIONS OF THE NATION

    "GESDOCU"

    Description: This proyect was realized for to improve the flow and handling of

    correspondence within of tha university research and development udi

    Barrancabermeja, carrying a register detailed of each document sent and received

    for then be saved in one data base allowing a total control inside of the

    organization. Was used PHP free code for the development of the aplication and

    MYSQL for the data base. This technology enables the development of aplications

    simple and powerful.

  • INTRODUCCIN

    Este informe contiene el resultado de una investigacin realizada en el manejo de

    correspondencia de la Universitaria de Investigacin y Desarrollo (UDI),

    proponiendo un diseo de software, basado en las tecnologas de Informacin

    para dar una solucin centralizada a la necesidad de llevar un control y

    seguimiento de la correspondencia interna.

    En la actualidad un sistema informtico que resuelva esta necesidad, en la

    Universitaria de Investigacin y Desarrollo, no existe. Un modelo del flujo y la

    estructura, que describa el seguimiento de la correspondencia que recorre por las

    dependencias de la universidad, sera de gran ayuda para optimizar este proceso.

    La ausencia de un sistema centralizado, genera incertidumbre, sensacin de

    desorden y posibles prdidas de la correspondencia, cada vez que se necesite

    conocer el estado de cierta correspondencia dentro de la organizacin, contando

    tambin con el significativo ahorro de papel, que produce un impacto ambiental

    positivo.

    El desarrollo de esta investigacin, genera la idea de disear dicho software que

    funciona como un aplicativo web, que permite dirigir la correspondencia entre

    dependencias de la Universitaria de Investigacin y Desarrollo, y al mismo tiempo

    proponer el diseo, para ahorrar el excesivo consumo de papel, ya que los

    documentos originales sern guardados en su archivo por la dependencia

    reguladora de correspondencia como lo es Registro y Control, a su vez, esta

    generar y enviar a las dems dependencias una copia digital del documento

    para asegurar su llegada a la dependencia dirigida.

  • 1. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO

    1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA

    El posible inadecuado manejo de la correspondencia en su almacenamiento y

    clasificacin, la deficiencia en los perfiles de recurso humano de quienes

    administran los archivos, y el constante flujo de recepcin y envi de documentos

    en la universidad, genera deterioro, desorden, prdida y posibles demandas

    legales.

    Desde el punto de vista de una entidad que no administre de forma correcta y

    segura la correspondencia, puede verse afectada en su nivel competitivo y llegar a

    generar conflictos externos e internos, por el inoportuno seguimiento y

    clasificacin de la correspondencia, que no se encuentre disponible en el

    momento requerido.

    Qu se busca con la implementacin de un sistema de gestin documental de la

    correspondencia en la universitaria de investigacin y desarrollo?

    La ley 594 de 2000 en su artculo 22, establece los procesos archivsticos que

    deben seguirse en la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la

    organizacin, la recuperacin, y la disposicin final de los documentos; es decir,

    es necesario y apropiado implementar la ley mencionada en una organizacin

    para facilitar la recuperacin y el intercambio de la informacin de forma

    estandarizada y accesible a quien la requiera, esta es aplicable obligatoriamente

  • para las entidades de carcter pblico, la Universitaria de Investigacin y

    Desarrollo, es libre de elegir la forma de organizar su correspondencia ya que es

    esta es una entidad de carcter privado, al disear este software, se le brinda a la

    Universidad una mejora en este proceso.

    1.2 OBJETIVOS

    1.2.1 Objetivo general

    Disear un sistema de Control de correspondencia que facilite el proceso de envi

    y recepcin, basado en la forma de operacin actual y manual que existe en la

    Universitaria de Investigacin y Desarrollo, sede Barrancabermeja.

    1.2.2 Objetivos Especficos

    Analizar los procesos de gestin corresponsal de la universidad.

    Disear una base de datos que permita almacenar la informacin de

    correspondencia.

    Implementar las herramientas tecnolgicas apropiadas, que permitan un

    acertado control sobre la recepcin, distribucin, elaboracin y despacho de

    correspondencia.

  • Generar reportes para la localizacin y consulta en forma fcil y rpida de

    cualquier documento o asunto en un momento determinado, por quien lo

    requiera y est autorizado para ello.

  • 1.3 JUSTIFICACIN

    Con la llegada de nuevas tecnologas y manejo de la informacin, se hace

    necesario desarrollar un ambiente virtual de gestin documental en la

    correspondencia interna en la Universitaria de Investigacin Y Desarrollo (UDI)

    Barrancabermeja, que permita a los usuarios sentir la satisfaccin de contar con

    una herramienta informtica orientada en el entorno ms usado hoy da, como lo

    es el servicio WEB que ofrece la internet.

    Esta herramienta que adems de ser sencilla y fcil de utilizar para el usuario,

    proporciona a la universidad, estar actualizada y organizada en su

    correspondencia interna y externa.

    Al implementar un sistema de gestin documental en la correspondencia, se

    establecer entre dependencias un manejo adecuado y seguro de las

    comunicaciones, evitando la perdida y mejorando la forma de ser procesada la

    correspondencia en la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la

    organizacin, la recuperacin, y la disposicin final de los documentos de manera

    eficiente.

    Para el diseo y creacin de este entorno WEB, se utilizar cdigo PHP con

    manejo de base de datos en MYSQL, ya que por ser herramientas de desarrollo

    gratuitas, no generan un costo adicional al implementar el sistema.

  • 1.4 PRESUPUESTO

    Tabla 1. Presupuesto del proyecto.

    RUBRO

    CANT

    TIEMPO

    VALOR

    TOTAL

    RESPONSABLE

    DELGASTO

    (Fuente) EFECT ESP

    RECURSOHUMANO

    Director 1 4 meses $165.000 $165.000 Universidad

    Estudiantes 2 4 meses $3200.000 $3200.000 Estudiantes

    RECURSOS PARA EJECUCIN DEL PROYECTO

    Equipos

    Compra 2 4 meses $ 2.000.000 $ 2.000.000 Estudiantes

    Arriendo

    Materiales

    Insumos 8 4 meses $ 500.000 $ 500.000 Estudiantes

    Software 4 4 meses $ 2800.000 $ 1200.000 Estudiantes

    Servicios

    tecnolgicos 1 4 meses $ 100.000 $ 100.000 Estudiantes

    Consultara

    especializada 4 1 mes $ 200.000 $ 100.000 Estudiantes

    Otros(Discriminar)

    TOTAL $ 7265.000

    Fuente. H. Alejandro Acevedo Castellanos Jaiver E. Arias Jaraba

  • 2. MARCO TEORICO

    Comenzando en la dcada de los 80, un gran nmero de fabricantes comenz a

    desarrollar sistemas para gestionar documentos de papel. Estos sistemas

    gestionaban documentos de papel, lo cual incluir no slo documentos impresos y

    publicados, sino tambin fotografas, impresiones, etc. Ms tarde, un segundo

    sistema fue desarrollado para gestionar documentos electrnicos; por ejemplo,

    todos estos documentos, o archivos, creados en computadoras y frecuentemente

    archivados en la computadora local del usuario. Los primeros sistemas de gestin

    de documentos electrnicos fueron desarrollados para gestionar archivos de tipo

    propietario, o un nmero limitado de formatos de documentos.

    Los sistemas de Gestin de Documentos evolucionaron hasta que los sistemas

    fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato que pudiera ser guardado en

    una red. Las aplicaciones crecieron y maduraron conforme fueron creciendo y

    madurando los documentos electrnicos, las herramientas de colaboracin,

    seguridad y funcionalidades de auditora.

    Desarrollar el sistema de gestin documental en la correspondencia con cdigo

    PHP, genera una facilidad ventajosa para los programadores. El gran parecido

    que posee PHP con los lenguajes ms comunes de programacin estructurada,

    como C y Perl, permiten a la mayora de los programadores crear aplicaciones

    complejas con una curva de aprendizaje muy corta. Tambin les permite

    involucrarse con aplicaciones de contenido dinmico sin tener que aprender todo

    un nuevo grupo de funciones.

  • Implementar bases de datos en el sistema de gestin documental en la

    correspondencia, con MySQL que es muy utilizado en aplicaciones web,

    como Drupal o phpBB, en plataformas (Linux/Windows-Apache-MySQL-

    PHP/Perl/Python), y por herramientas de seguimiento de errores como Bugzilla.

    Su popularidad como aplicacin web est muy ligada a PHP, que a menudo

    aparece en combinacin con MySQL. Esta es una base de datos muy rpida en la

    lectura cuando utiliza el motor no transaccional MyISAM, pero puede provocar

    problemas de integridad en entornos de alta concurrencia en la modificacin. En

    aplicaciones web hay baja concurrencia en la modificacin de datos y en cambio el

    entorno es intensivo en lectura de datos, lo que hace a MySQL ideal para este tipo

    de aplicaciones.

    El diseo de sistemas de informacin en estas tecnologas son muy utilices ya

    que brindan un servicio amplio para el uso de libre informacin en compaa con el

    avance tecnolgico como lo es la internet, un conjunto de protocolos que permite,

    de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto.

    World Wide Web o lo que conocemos simplemente como www o web es el

    estndar que permitir visualizar textos, imgenes, grficos y sonidos en Internet. A

    diferencia de lo que muchas veces se suele creer, WWW no es Internet sino un

    sistema que se basa en protocolos y en buscadores a los que se puede acceder a

    travs de Internet.

    Dos elementos fundamentales que componen las pginas de este medio de

    comunicacin son los hipertextos y los hiperenlaces. En cuanto a los primeros, nos

    referimos a HTTP (Hypertext Transfer Protocol), que es el protocolo de transporte

  • de los hipertextos y el HTML (Hypertext Markup Language), que es el lenguaje con

    el que se crean la mayora de los textos en la Web.

    El otro elemento, los hiperenlaces (o Hyperlinks), son los que permiten que se

    puedan realizar enlaces entre las distintas pginas Web, de forma tal que el

    usuario pueda navegar interconectndose entre una y otra.

    HTTP: (Hypertext Transfer Protocol-protocolo de transferencia de hipertexto):

    HTTP define la sintaxis y la semntica que utilizan los elementos de software de la

    arquitectura web (clientes, servidores, proxies) para comunicarse. Es un protocolo

    orientado a transacciones y sigue el esquema peticin-respuesta entre un cliente y

    un servidor. Al cliente que efecta la peticin (un navegador 32 web o un spider)

    se lo conoce como "user agent" (agente del usuario). A la informacin transmitida

    se la llama recurso y se la identifica mediante un localizador uniforme de recursos

    (URL). Los recursos pueden ser archivos, el resultado de la ejecucin de un

    programa, un a consulta a una base de datos, la traduccin automtica de un

    documento, etc.

    La Internet ha tenido un impacto profundo en el mundo laboral, el ocio y el

    conocimiento a nivel mundial. Gracias a la web, millones de personas tienen

    acceso fcil e inmediato a una cantidad extensa y diversa de informacin en lnea.

    Mediante estas tecnologia y al uso de software libre que permita que al interior de

    las empresas se puedan desarrollar soluciones informticas para el mejoramiento

    de la competitividad y la productividad, sin tener que invertir grandes sumas de

    dinero en licenciamiento.

    Servidor web o local, son unas computadoras que, formando parte de una red,

    provee servicios a otras computadoras denominadas clientes o una aplicacin

  • informtica o programa que realiza algunas tareas en beneficio de otras

    aplicaciones llamadas clientes.

    Algunos servicios habituales son los servicios de archivos, que permiten a los

    usuarios almacenar y acceder a los archivos de una computadora y los servicios

    de aplicaciones, que realizan tareas en beneficio directo del usuario final. Este es

    el significado original del trmino. Es posible que un ordenador cumpla

    simultneamente las funciones de cliente y de servidor.

    Sitios web, Es una coleccin de pginas web relacionadas y comunes a un

    dominio de Internet alojadas en un servidor.

    2.1 MARCO LEGAL

    Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos, la

    obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones

    pblicas, en elaborar programas de gestin de documentos, independientemente

    del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido

    estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

    En su regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las entidades

    es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivsticos

    deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte en que se produce la

    informacin. Con este instrumento el Archivo General de la Nacin pretende

  • entonces orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones

    pblicas, para facilitarles la adopcin y adaptacin del programa.

    En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de

    Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin,

    distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los

    documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin de la

    elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento

    archivstico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y

    procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con

    sujecin al principio de eficiencia que rige la funcin administrativa, y al de

    racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la

    administracin pblica, agentes dinamizadores de la accin estatal y sustento

    natural de sus procesos informativos.

    La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos, Artculo 21.

    Programas de Gestin Documental, establece que: Las entidades pblicas

    debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el

    uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los

    principios y procesos archivsticos y en el Artculo 19 las entidades del Estado

    podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de

    sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o

    telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

    a) Organizacin archivstica de los documentos.

    b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta

    aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y

  • operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin

    contenida en estos soportes as como el funcionamiento razonable del sistema.

    En cumplimiento de lo anterior, un sistema de informacin para el Programa de

    Gestin Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral

    que se ajuste conceptualmente a los principios archivsticos y a los objetivos de

    dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo tecnolgico,

    se recomienda que la metodologa utilizada para el desarrollo o adecuacin del

    sistema de informacin, involucre y surta una etapa de anlisis y diseo

    conceptual del sistema integral, acorde con los parmetros y normas archivsticas

    y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma

    tecnolgica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.

    Es de advertir, que la carencia de una poltica archivstica en las entidades durante

    mucho tiempo, incidi en que los documentos producidos por las instituciones no

    tuvieran tratamiento archivstico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la

    mayora de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por

    ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del pas. Por lo

    anterior, el Archivo General de la Nacin contempla en este modelo de Programa

    de Gestin Documental, esta situacin de los fondos acumulados, para que sea

    corregida y superada por las entidades, como un captulo aparte para su atencin

    y desarrollo.

    La conceptualizacin del programa de gestin documental que aqu se ofrece,

    parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificacin e

    importancia, para luego definir a partir de una breve resea, los objetivos,

  • consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y

    flujos de informacin que se implementan durante el ciclo vital de los documentos

    ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y

    elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la

    debida orientacin para la implementacin, de acuerdo con las particularidades de

    desarrollo de la gestin documental en cada entidad.

  • 3. DISEO METODOLGICO PRELIMINAR

    3.1 ANALISIS DE REQUISITOS

    Llevar un registro digital de la correspondencia interna en la Universitaria de

    Investigacion Y Desarrollo (UDI) barrancabermeja.

    Controlar el envo y recepcin de la documentacion interna.

    Disminuir el tiempo de entrega de la correspondencia interna.

    Consultas rapidas y generales de los documentos segn dependencias.

    Conservar los archivos originales sin riesgo a prdida ni deterioro para que al

    mismo tiempo, se genere un gasto muy inferior de hojas para su impresin y

    entrega a los destinatarios.

    3.2 POBLACION Y MUESTRA

    Para el desarrollo del aplicativo GESDOCU, se centro en las necesidades y

    requerimientos de un sistema de control de correspondencia en la Universitaria de

    Investigacin Y Desarrollo UDI de Barrancabermeja, lo cual brind informacin en

    el area de control de documentacin, como el departamento de registro y control,

    en este se ingresa toda la correspondencia, para luego ser tramitada dentro de las

    diferentes dependencia de la universitaria.

  • 3.3 CICLO DE VIDA DEL APLICATIVO

    Se plantea seguir el ciclo de vida de un sistema de informacin como mtodo para

    el desarrollo de nuestro aplicativo. Cualquier sistema de informacin va pasando

    por una serie de fases a lo largo de su vida. Se debe especificar que este proyecto

    llegar hasta el uso del aplicativo, pero el mantenimiento quedar sujeto a

    posteriores modificaciones y mejoras. Su ciclo de vida comprende una serie de

    etapas por cuales se lleva a cabo el desarrollo de este aplicativo

    3.3.1 Planificacin

    Se estudiaron las diferentes caractersticas y funciones que maneja La

    Universitaria de Investigacin y Desarrollo (UDI) Barrancabermeja, a la hora de

    gestionar los documentos de correspondencia y a travs de estas se originaron

    ideas posibles para el desarrollo del aplicativo.

    3.3.2 Anlisis

    Identificando cada requerimiento que se debe seguir a la hora de gestionar la

    correspondencia, se logra establecer tres (3) procesos principales con los que

    debe contar el aplicativo, estos son: recibir correspondencia, enviar

    correspondencia y manejar un archivo digital de esta correspondencia.

    Adicionalmente, se sugieren otras caractersticas que ayudan a mejorar los

    Ciclo de vida de un sistema de informacin Fernando Berzel

  • sistemas que ya existen en la actualidad, diferencindolo de un correo electrnico,

    una de estas caractersticas es la del rol administrador, quien es el encargado de

    manejar y verificar las solicitudes de envi y recibido de correspondencia.

    3.3.3 Diseo

    Para el diseo de nuestro aplicativo, se visualiz una interfaz sencilla minimizando

    el tiempo de carga de esta, se plantean usar colores e imgenes suaves que no

    generen distraccin al usuario en el momento de estar en el aplicativo. Su

    estructura principal, es muy similar a la de una pgina web informativa, se

    pretende que el usuario encuentre todas las opciones a tan solo tres (3) clicks de

    distancia. Se plantea que el desarrollo de la estructura del diseo se realice en

    adobe Fireworks CS5, ya que este permite diagramar pginas web para luego ser

    ensamblada en adobe Dreamweaver CS5, en el cual se terminar de desarrollar

    todo nuestro diseo grfico y posteriormente, estructurar el cdigo PHP.

    3.3.4 Implementacin

    Al momento de implementar el aplicativo, se determina que la mejor opcin para

    solucionar las caractersticas con las que se debe cumplir, se llega a la

    determinacin y acuerdo de trabajar el cdigo fuente con PHP, ya que su uso es

    libre y Dreamweaver lo asocia para la creacin de pginas web. Se especifica que

    la base de datos se debe desarrollar en Mysql, ya que esta integra la funcionalidad

    Ciclo de vida de un sistema de informacin Fernando Berzel

  • de php y permite el manejo de base de datos grandes y la posibilidad de

    multiacceso.

    Con todas estas especificaciones para la implementacin del aplicativo, surge una

    herramienta que integra: servidor local, mysql y php. Esta herramienta es gratuita

    y de fcil uso, el nombre de esta herramienta es: appserv en su versin 2.5.10.

    Dreamweaver permite administrar totalmente el aplicativo web, desde su

    diagramacin (diseo), manejo de base datos, hasta la realizacin del cdigo

    fuente y pruebas en un servidor local (appserv localhost).

    3.3.5 Pruebas

    En esta etapa del ciclo de vida, se ejecuta el aplicativo, para detectar cualquier

    error. Estos errores pueden ser tales como: el acceso al aplicativo, la conexin a la

    base datos y la captura de estos. Se pretende demostrar que la aplicacin cumple

    fielmente con los requerimientos de toma de datos y de interaccin con el usuario,

    en caso de detectarse fallas, se elaboran correctivos para evitar problemas en la

    etapa del uso.

    3.3.6 Instalacin

    La instalacin del aplicativo GESDOCU, se realiza nica y exclusivamente en el pc

    servidor, ya que este es el que guarda digitalmente todo manejo de

    Ciclo de vida de un sistema de informacin Fernando Berzel

  • correspondencia, se debe contar con la herramienta ya mencionada anteriormente

    en la etapa de implementacin cuyo nombre es: appserv. Una vez instalada en el

    servidor, se debe proceder a montar la base de datos y los archivos contenedores

    de la pgina web, los usuarios y el administrador, puede acceder al aplicativo a

    travs de un explorador de internet.

    3.3.7 Uso Y Mantenimiento

    Mencionado anteriormente, el mantenimiento o mejora del aplicativo, no se

    efectuara como parte de la ltima etapa, por tanto se estar sujeto solo al uso de

    la herramienta.

    Ciclo de vida de un sistema de informacin Fernando Berzel

  • 4. TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION

    4.1 ENTREVISTA Y OBSERVACIN

    Realizada a la encargada del departamento de registro y control donde brind

    informacin del manejo de la correspondencia y registros de esta.

    Toda Correspondencia externa que ingresa a la Universitaria de Investigacin y

    Desarrollo (UDI) Barrancabermeja, pasa por el departamento de registro y control,

    se debe tener dos (2) copias, la primera es enviada al departamento de direccin

    quien direcciona a quien va dirigida la carta, y la segunda permanece como

    archivo en el departamento de registro y control.

    Dependiendo del rea de estudio la correspondencia es entregada al jefe de

    escuela. En el momento que el jefe de escuela responde esta solicitud, es

    devuelta al departamento de registro y control donde se mantiene con un mximo

    de ocho (8) das para la entrega y reclamo de respuesta.

    Al caducar los 8 das mximos la correspondencia es devuelta al jefe de programa

    quien debe comunicarse con el estudiante y darle la respuesta de la

    correspondencia que ingreso. Adems por medio del metodo de observacin se

    identifico que toda la correspondencia ingresa al departamento de registro y

    control quien se encarga de tramitar la documentacin a las dems dependencia

    de la universitaria de investigacin y desarrollo. Dentro de esta se encuentran las

    siguientes dependencias:

  • Departamento de Direccin

    Coordinacin Acadmica

    Registro y Control

    Departamento de Comunicaciones

    Sala de directores de escuelas

    Sala de docentes

    Bienestar

    Laboratorios

  • 5. DISEO DE LA BASE DE DATOS

    Figura 1. Estructura de la Base de datos (GESDOCU)

    Fuente: H. Alejandro Acevedo Castellanos Jaiver E. Arias Jaraba

    GESDOCU, permite ser administrada indirectamente desde la base de datos, por

    medio de la persona que cumple el Rol de Administrador, permitiendo actualizar la

    pgina web de forma dinmica y automtica a cualquier nuevo dato ingresado,

    modificado o eliminado por el administrador del sistema, est sujeta a cambios

    segn los requerimientos de la universitaria.

  • La base de datos fue diseada principalmente, con los requerimientos bsicos

    para el manejo de correspondencia dentro de ellos:

    Tabla de dependencias. Esta tabla contiene las posibles dependencias que

    contenga la organizacin.

    Tabla de usuarios. Esta tabla contiene la informacin general de las personas que

    ingresan al aplicativo web, inicialmente se estructura para que el jefe de cada

    dependencia tenga acceso. Este debe ser registrado por el administrador del

    sistema.

    Tabla de tipo de documentos. Esta tabla se estructura bajo los tipos de

    documentos bsicos del manejo de correspondencia interna de una organizacin,

    estos son: oficio, acta, circular, comunicado, memorando. Estos formatos tienen

    unas especificaciones en su redaccin, el aplicativo web tiene a disposicin la

    posibilidad de descargar el tipo de documento.

    Tabla de formatos. Mencionada anteriormente, es la que contiene los formatos de

    los tipos de documentos, para que el usuario los descargue.

    Tabla de enviados. Esta tabla general, se utiliza para guardar los documentos que

    son enviados de una dependencia a otra.

  • Tabla de recibidos. Esta tabla se basa en el mismo funcionamiento de la tabla

    enviados, guardar los documentos de la persona quien recibe.

    Tabla de solicitudes. Esta tabla est estructurada de forma que contenga la

    informacin de las solicitudes generadas desde el aplicativo, por el usuario, esto

    con el fin de requerir modificaciones en los datos tomados de la correspondencia

    enviada. En la pgina web se instaura un link que permite generar solicitudes de

    este tipo al administrador, para luego este, genere las correcciones, este link es el

    que comunica al usuario con el administrador.

  • 6. PROCESOS 6.1 ANALISIS DE PROCESOS

    Figura 2. Flujograma del funcionamiento del aplicativo web.

    Fuente: H. Alejandro Acevedo Castellanos Jaiver E. Arias Jaraba

    Siguiendo el diagrama de flujo, el usuario debe iniciar sesion1, para acceder luego

    a la pgina principal o comnmente llamada HOME, esta pgina contiene el men

    de opciones que proporciona el aplicativo al usuario.

    1 Manual del usuario Anexo A

  • 7. CONCLUSIONES

    La realizacion de este proyecto, permiti elaborar un sistema automatizado

    mediante entorno web, para controlar el envi y recepcion de correspondencia

    que se debe procesar dentro de cualquier institucin, centros corresponsales y su

    red de dependencias.

    Fue diseado como una forma de solucin a las fallas que se presentan en la

    universitaria de investigacion y desarrollo UDI Barrancabermeja al momento de

    cumplir esas funciones de una forma manual, donde los planteanientos se originan

    en observaciones directas de las actividades que se desarrollan en un

    departamento de correspondencia.

    En el de desarrollo del mismo se utiliz como diseo metodolgico preliminar, el

    ciclo de vida estructural, tipo cascada, que permiti el desarrollo de la aplicacin

    informtica en forma estructurada donde se tomaron siete (7) etapas parra llagar a

    la terminacin del proyecto.

  • 8. RECOMENDACIONES

    Para posibles mejoras del aplicativo, se recomienda tener un gran domino de php

    con el fin de lograr resultados profesionales y satisfactorios. Es indispensable

    consultar fuentes externas de empresas que tengan integrado dichos sistemas,

    esto ayudar a entender mejor la estructura y funcionamiento de un sistema que

    maneje toda la documentacin.

    Una forma para obtener mayores resultados es basarse nicamente en las

    debilidades y oportunidades que posee la institucin a analizar; organizar un

    cronograma que paute cada proceso a investigar y desarrollar. Contar con la

    opinin de personas avanzadas en el tema de la programacin php, puede ser de

    gran ayuda a la hora de desarrollar o mejorar el aplicativo.

    Contar con software actualizado appserv 2.5.10 (instala los servicios de servidor

    local y bases de datos mysql, phpMyadmin), Dreamweaver (administracin de

    pgina para cambio de contenidos).

    El sistema puede estar alojado de dos formas, como pgina web, o como un

    servicio en la intranet. En ambos casos, se debe contar con un servidor que

    proporcione los requerimientos para correr el aplicativo y que los usuarios no

    tengan inconvenientes en usarlo.

  • BIBLIOGRAFA

    Archivo general de la nacin Colombia, Consejo internacional de archivos.

    Disponible en la direccin web:

    http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2219#

    Artculo sobre conceptos del lenguaje PHP, Wikipedia la enciclopedia libre, PHP.

    Disponible en la direccin web:

    http://es.wikipedia.org/wiki/PHP

    Artculo sobre funcin de MYSQL Wikipedia la enciclopedia libre.

    Disponible en la direccin web:

    http://es.wikipedia.org/wiki/MySQL

    Fundamento general sobre Archivstica.

    Disponible en la direccin web:

    http://www.slideshare.net/aracelosa/fundamentos-archivisticos-admon-dctos

    Manual de correspondencia y gestin documental.

    Disponible en la direccin web:

    http://www.corpoica.org.co/sitioweb/Intranet/Download/CORRESPONDENCIA%20

    SISAD%20CORPOICA.pdf

  • Norma general de descripcin archivstica.

    Disponible en la direccin web:

    http://www.corpoica.org.co/sitioweb/Intranet/Download/CORRESPONDENCIA%20

    SISAD%20CORPOICA.pdf

    Propuesta estructura de un programa de gestin.

    Disponible en la direccin web:

    http://www.ufps.edu.co

  • ANEXO A. MANUAL DE USUAIRO

    ACCEDER AL APLICATIVO

    Para acceder al aplicativo, colocamos en la barra de direcciones de Internet

    Explorer, la siguiente direccin: http://localhost/gesdocu/index.php, y digitamos el

    Nick del usuario y la contrasea:

    Al dar click en entrar, nos aparecer el men principal de la aplicacin para un

    usuario comn,

  • MENU PRINCIPAL DEL USUARIO

    En el men principal del usuario, encontramos las siguientes acciones:

    Nuevo documento, Recibidos, Enviados, Generar solicitud y Estado de solicitudes

    NUEVO DOCUMENTO

    Dentro del men nuevo documento, podemos enviar la correspondencia a las

    dependencias registradas, para ello se debe primero escanear el documento a

    enviar, luego de esto, se procede a llenar el formulario de envo con los datos

    respectivos que se piden.

  • Si abre el aplicativo con Internet Explorer, en el campo fecha de respuesta al dar

    click con el mouse, aparecer un calendario en el cual se puede seleccionar la

    fecha. En caso de no contar con Internet Explorer, se debe ingresar la fecha en el

    formato: aaaa-mm-dd debe incluir los guiones.

    RECIBIDOS

    Dentro del men recibido, se muestra un registro con toda la correspondencia

    recibida, en el ltimo campo, se da click en recibido para avisar que se ha recibido

    la correspondencia.

    El registro contiene la informacin importante para el usuario, y la descarga del

    documento escaneado, as mismo la fecha lmite para responder el documento.

  • Nota: la respuesta del documento, puede incluir enviar un nuevo documento, en

    este caso, se usa el men nuevo documento.

    ENVIADOS

    Dentro de este men, se muestra un registro con toda la correspondencia enviada.

  • GENERAR SOLICITUD

    Dentro de este men podemos realizar una peticin al administrador para eliminar

    un documento mal enviado. El formulario para las solicitudes, solo consta de una

    lista con la cantidad de documentos enviados, se selecciona el documento

    interesado y se digita la razn por la cual se debe efectuar la peticin.

  • ESTADO DE SOLICITUDES

    Dentro de este men se puede ver el estado en que se encuentra la solicitud

    realizada al administrador, en caso de haber sido efectuada, se procede a enviar

    nuevamente el documento sin cometer errores.

    MENU SUPERIOR AYUDA

    En esta opcin, se descargar el manual de usuario.

  • ANEXO B. MANUAL DEL ADMINISTRADOR

    INSTALACIN DEL APLICATIVO

    APPSERV - SERVIDOR LOCAL

    AppServ es un software que nos permite instalar sobre Windows Apache, PHP,

    MySQL y phpMyAdmin (interfaz grfica para adminsitrar MySQL) de forma

    conjunta. En primer lugar, contando con dos versiones AppServ 2.5.7 (apache

    2.0.55, MySQL 5.0.15 y PHP 5) que se encuentran dentro del cd de intalacion de

    Gesdocu. Una vez ejecutada la instalacin, recibimos un mensaje de bienvenida y

    hacemos Click en Next.

    Directorio de Instalacin, en esta pantalla nos solicita el directorio en el que

    queremos instalar la aplicacin, por defecto nos marca c:/appserv, lo cambiamos

    si queremos y pulsamos Next.

    Tipo de Instalacin, elegimos Typical.

    Server Information, la casilla Server Name la dejamos como viene por defecto con

    Localhost y en la casilla Administrator E-mail Address o lo dejamos como viene

    por defecto y luego lo cambiamos, o le introducimos una cuenta de correo que

    ser la del administrador. El campo HTTP Port lo dejamos como viene por

  • defecto (80), salvo que queramos que el servidor atienda les peticiones en otro

    puerto. Pulsamos en Next.

    MySql Information, Este es uno de los apartados ms importantes ya que

    empezamos a instalar MySQL. En la casilla Username introduciremos el nombre

    del administrador de la base de datos (root) y en la casilla Password (123456) le

    introducimos la contrasea. Pulsamos en Next.

    Progreso de la instalacin: Empieza realmente la instalacin mostrando una barra

    de progreso hasta que aparece una pantalla que nos avisa de que ha finalizado la

    misma, debiendo dejar marcadas las opciones que vienen por defecto. Finalmente

    pulsamos en Close.

    Para comprobar, debemos poner en nuestro navegador: http://localhost

  • Luego de Comprobar la instalacin nos dirigimos a la primera accin

    (phpMyadmin Database Manager Versin 2.5.7-pl1) y aparecer la siguiente

    ventana, en el nombre de usario escribimos (root), y en el password (123456) y le

    presionamos aceptar.

    Se abrir la ventana de phpMyadmin, en el campo de crear nueva base de Datos

    escribimos gesdocu y presionamos crear.

  • Luego de crear la base de datos en la parte superior damos click en importar, en el

    botn examinar buscamos dentro del cd de Gesdocu la base de dato con el

    nombre de gesdocu.sql y presionamos continuar para subir la bases datos.

  • De esta forma subimos la base de datos al servidor local

    CREACIN DEL SITIO WEB

    Ahora debemos crear la carpeta en el servidor local que va a contener todo

    nuestro sitio web para el funcionamiento del aplicativo.

    Nos dirigimos a la ruta C:\AppServ\www. Pegamos la carpeta llamada gesdocu,

    que se encuentra en el cd del proyecto. La ruta completa a nuestro sitio web debe

    quedar de la siguiente forma: C:\AppServ\www\gesdocu.

  • ACCEDER AL APLICATIVO

    En la barra de direccin de Internet Explorer, colocamos la siguiente direccin:

    http://localhost/gesdocu/index.php, aparece la siguiente pgina:

    Hacemos click en el link entrar como administrador, all ingresamos en usuario el

    Nick: Administrador, y en contrasea: 123456. Damos click en entrar.

    El administrador tiene el rol de usuario normal.

  • MENU PRINCIPAL

    Una vez ingresado el Nick y la contrasea, el aplicativo nos direccionar al men

    principal, dentro del cual encontramos 3 posibles acciones para un administrador:

    botn de usuario, botn de dependencias y botn de solicitudes.

    MENU USUARIOS

    Dentro del men usuario, podemos agregar o eliminar un usuario en el sistema.

  • Para agregar un nuevo usuario, llenamos el formulario que aparece en pantalla,

    asegurndonos de seguir el orden en el consecutivo del cdigo de usuario, luego

    damos click en insertar.

    Para eliminar un usuario del sistema, basta con hacer click en el link eliminar del

    registro que se muestra en pantalla.

    Nota: Si se elimina un usuario, se debe posteriormente eliminar la dependencia de

    este usuario.

    MENU DEPENDENCIAS

    Dentro del men dependencias, podemos agregar o eliminar una dependencia en

    el sistema, de la misma forma que en el men usuario. Al realizar alguna de estas

  • operaciones, se crear o eliminar, tres (3) tablas de forma automtica: enviados,

    recibidos y solicitudes de esa dependencia.

    Nota: al agregar una dependencia, tener en cuenta el consecutivo del cdigo y no

    generar espacios en el campo nombre.

    MENU SOLICITUDES

    Dentro del men solicitudes, podemos revisar las peticiones que los usuarios nos

    han enviado como administrador, estas peticiones se cargan seleccionando en la

    lista la dependencia a revisar. La accin para una solicitud, es eliminar el

    documento totalmente de la base de datos, para que el usuario vuelva y lo envi

    correctamente.

  • MENU SUPERIOR AYUDA

    Este men es para descargar este documento.

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