SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMATIVA DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (GESDOCU)
HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS
JAIVER EDULFO ARIAS JARABA
UNIVERSITARIA DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO
FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE TECNOLOGA DE SISTEMAS
BARRANCABERMEJA
2011
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMATIVA DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (GESDOCU)
HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS
JAIVER EDULFO ARIAS JARABA
Proyecto de grado para obtener el ttulo de
Tecnologa de sistemas
DIRECTOR DEL PROYECTO
Carlos Alberto Mendoza Saad
Ingeniero de sistemas
UNIVERSITARIA DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO
FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE TECNOLOGA DE SISTEMAS
BARRANCABERMEJA
2011
DEDICATORIA
JAIVER EDULFO ARIAS JARABA
A mis amados padres por el apoyo que me han brindado en mis estudios,
especialmente por sus sabios consejos y por estar a mi lado en los momentos
difciles. A Dios por darme el entendimiento y la sabidura para lograr enfrentar los
restos y momentos difciles de mi vida y por todas las bendiciones que me ha
brindado.
DEDICATORIA
HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS
A Dios por haberme permitido la vida y haberme dotado de entendimiento y
paciencia para lograr salir adelante en la carrera universitaria, a mis padres por
brindarme el apoyo moral y econmico para crecer da a da como una persona de
bien y valores, para ser un profesional exitoso.
AGRADECIMIENTOS
Queremos agradecer a los docentes de la universidad, que nos han dado la mejor
orientacin posible desde el principio de la carrera, especialmente por los
conocimientos que han aportado. En ellos reconocemos excelentes profesionales
y modelos a seguir.
Agradecimiento especial al ingeniero Carlos Alberto Mendoza, por su direccin en
el proyecto, y haber aportado conocimientos en los saberes.
HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS
JAIVER EDULFO ARIAS JARABA
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCION 16
1. DESCRIPCION GENERAL DE PROYECTO .. 17
1.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA .. 17
1.2 OBJETIVOS . 18
1.2.1 OBJETIVO GENERAL .. 18
1.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 18
1.3 JUSTIFICACIN . 20
1.4 PRESUPUESTO . 21
2. MARCO TERICO .. 22
2.1 MARCO LEGAL 25
3. DISEO METODOLGICO PRELIMINAR .. 29
3.1 ANALISIS DE REQUISITOS . 29
3.2 POBLACION Y MUESTRA 29
3.3 CICLO DE VIDA DEL APLICATIVO . 30
3.3.1 PLANIFICACION 30
3.3.2 ANLISIS . 30
3.3.3 DISEO ... 31
3.3.4 IMPLEMENTACIN .. 31
3.3.5 PRUEBAS ... 32
3.3.6 INSTALACION ... 32
3.3.7 USO Y MANTENIMIENTO ... 33
4. TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION
DE LA INFORMACION 34
4.1 ENTREVISTAS Y OBSERVACION .. 34
5. DISEO DE LAS BASE DE DATOS . 36
6. PROCESOS .. 39
6.1 ANALISIS DE PROCESOS 39
7. CONCLUSIONES . 40
8. RECOMENDACIONES 41
BIBLIOGRAFA .. 42
ANEXO A. MANUAL DEL USUARIO . 44
ANEXO B. MANUAL DEL ADMINISTRADOR . 50
ANEXO C. ARTICULO IEEE
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1. PRESUPESTO DEL PROYECTO . 21
LISTAS DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS Y DEL
APLICATIVO EN GENERAL 36
Figura 2. FLUJOGRAMA DEL FUNCIONAMIENTO
DEL APLICATIVO WEB 39
GLOSARIO
ADMINISTRADOR el Adminstrador se define como el proceso de crear, disear y
mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos.
APPSERV es un servidor HTTP de cdigo abierto disponible para plataformas
Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Windows, Macintosh y otras. Esta aplicacin es
necesaria para montar un host local en el cual se apoyarn los dems programas
para cotectar las bases de datos.
ARCHIVOS un archivo, tambin denominado Fichero, es una unidad de datos o
informacin almacenada en algn medio que puede ser utilizada por aplicaciones
de la computadora. Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un
nombre propio y una extensin que lo identifica. Esta extensin sera como el
apellido y es lo que permite diferenciar el formato de archivo y, asimismo,
interpretar los caracteres que conforman el contenido del archivo. De esta manera,
un archivo de texto, podr tener la extensin .txt (el nombre completo sera:
ARCHIVO.txt); uno de documento enriquecido, .doc, .pdf; uno de imgenes, .jpg,
.gif; y lo mismo ocurre con cada formato.
BASES DE DATOS un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemticamente para su posterior uso.
CONSULTAS DE DATOS en base de datos, una consulta es el mtodo para
acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se puede modificar,
borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos. Para esto se utiliza un
lenguaje de consultas. El lenguaje de consultas a base de datos ms utilizado es
el SQL.
CORRESPONDENCIA conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envan,
entregan o reciben dentro de unas dependencias.
DOCUMENTOS es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o
privadas, registrado en una unidad de informacion en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnticos,fotografas, etc.).
MACROMEDIA DREAMWEAVER es un potente lenguaje de marcado de
hipertexto (HTML) editor utilizado por profesionales, as como los principiantes. El
programa facilita a los diseadores a crear de forma visual pginas atractivas,
interactivas Web sin tener conocimientos de HTML o JavaScript. Sin embargo,
Dreamweaver CS3 permite a los profesionales con experiencia para escribir y
editar HTML, utilizando el cdigo editor. Dreamweaver tambin ofrece la
posibilidad de crear pginas web y aprender de codificacin como HTML sobre la
marcha, dndole la opcin de una pantalla dividida con el cdigo y el diseo
MACROMEDIA FIREWORKS es unos de los mejores programas para disear
grficos para web. Es una de las aplicaciones mas completas que mejor se adapta
a las exigencias de los desarrolladores y diseadores de todo tipo de grficos para
web.
MYSQL es un sistema de administracin de bases de datos (Database
Management System, DBMS) para bases de datos relacionales.
Existen muchos tipos de bases de datos, desde un simple archivo hasta sistemas
relacionales orientados a objetos. MySQL, como base de datos relacional, utiliza
multiples tablas para almacenar y organizar la informacin.
MySQL fue escrito en C y C++ y destaca por su gran adaptacin a diferentes
entornos de desarrollo, permitiendo su interactuacin con los lenguajes de
programacin ms utilizados como PHP, Perl y Java y su integracin en distintos
sistem operativos.
Tambin es muy destacable, la condicin de open source de MySQL, que hace
que su utilizacin sea gratuita e incluso se pueda modificar con total libertad,
pudiendo descargar su cdigo fuente. Esto ha favorecido muy positivamente en su
desarrollo y continuas actualizaciones, para hacer de MySQL una de las
herramientas ms utilizadas por los programadores orientados a Internet.
PHP es un lenguaje de programacin interpretado, diseado originalmente para la
creacin de pginas web dinmicas. Se usa principalmente para la interpretacin
del lado del servidor (server-side scripting) pero actualmente puede ser utilizado
desde una interfaz de lnea de comandos o en la creacin de otros tipos de
programas incluyendo aplicaciones con interfaz grfica usando las bibliotecas Qt o
GTK+.
PHPMYADMIN es un programa de libre distribucin en PHP. Es una herramienta
muy completa que permite acceder a todas las funciones tpicas de la base de
datos Mysql a travs de una interfaz web muy intuitiva. La aplicacin es un
conjunto de archivos escritos en PHP que podemos copiar en un directorio de
nuestro servidor web, de modo que, cuando accedemos a esos archivos, se
muestran unas pginas donde se encontraran las bases de datos a las que se
tienen acceso en el servidor de bases de datos y todas sus tablas. La herramienta
permite crear tablas, insertar datos en las tablas existentes, navegar por los
registros de las tablas, editarlos y borrarlos, borrar tablas y un largo etctera,
incluso ejecutar sentencias SQL y hacer un backup de la base de datos.
SERVIDORES DE ARCHIVOS Es el que almacena varios tipos de archivos y los
distribuye a otros clientes en la red.
SITIO WEB un sitio web es un gran espacio documental organizado que la
mayora de las veces est tpicamente dedicado a algn tema particular o
propsito especfico.
RESUMEN
Ttulo: SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL, BASADO EN LA NORMATIVA
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (GESDOCU)
Autores: HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANOS
JAIVER EDULFO ARIAS JARABA
Palabras claves: SISTEMAS DE CONTROL, ENVIOS Y CONSULTA DE
CORRESPONDENCIA BASADO EN LA NORMATIVA GENERAL DE LA NACION
GESDOCU
Lnea de investigacin: NUEVAS TECNOLOGIAS APLICADAS A LAEDUCACION.
Descripcin: Este proyecto fue realizado para mejorar el flujo y manejo
correspondencia dentro de la universitaria de investigacin y desarrollo udi
Barrancabermeja, llevando un registro detallado de cada documento enviado,
recibido, para luego ser guardados en una base de datos, permitiendo un total
control interno. Se utiliz cdigo libre, como el lenguaje de programacin en php
con bases de datos en MYSQL, esta tecnologa permite desarrollar aplicaciones
sencillas y poderosas.
ABSTRACT
Title: DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM, BASED ON THE RULES OF THE
NATIONAL ARCHIVES (GESDOCU)
Authors: HERMES ALEJANDRO ACEVEDO CASTELLANO
JAIVER EDULFO ARIAS JARABA
Keywords: CONTROL SYSTEMS, SHIPPING AND CONSULTATION OF
CORRESPONDENCE BASED GENERAL REGULATIONS OF THE NATION
"GESDOCU"
Description: This proyect was realized for to improve the flow and handling of
correspondence within of tha university research and development udi
Barrancabermeja, carrying a register detailed of each document sent and received
for then be saved in one data base allowing a total control inside of the
organization. Was used PHP free code for the development of the aplication and
MYSQL for the data base. This technology enables the development of aplications
simple and powerful.
INTRODUCCIN
Este informe contiene el resultado de una investigacin realizada en el manejo de
correspondencia de la Universitaria de Investigacin y Desarrollo (UDI),
proponiendo un diseo de software, basado en las tecnologas de Informacin
para dar una solucin centralizada a la necesidad de llevar un control y
seguimiento de la correspondencia interna.
En la actualidad un sistema informtico que resuelva esta necesidad, en la
Universitaria de Investigacin y Desarrollo, no existe. Un modelo del flujo y la
estructura, que describa el seguimiento de la correspondencia que recorre por las
dependencias de la universidad, sera de gran ayuda para optimizar este proceso.
La ausencia de un sistema centralizado, genera incertidumbre, sensacin de
desorden y posibles prdidas de la correspondencia, cada vez que se necesite
conocer el estado de cierta correspondencia dentro de la organizacin, contando
tambin con el significativo ahorro de papel, que produce un impacto ambiental
positivo.
El desarrollo de esta investigacin, genera la idea de disear dicho software que
funciona como un aplicativo web, que permite dirigir la correspondencia entre
dependencias de la Universitaria de Investigacin y Desarrollo, y al mismo tiempo
proponer el diseo, para ahorrar el excesivo consumo de papel, ya que los
documentos originales sern guardados en su archivo por la dependencia
reguladora de correspondencia como lo es Registro y Control, a su vez, esta
generar y enviar a las dems dependencias una copia digital del documento
para asegurar su llegada a la dependencia dirigida.
1. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO
1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA
El posible inadecuado manejo de la correspondencia en su almacenamiento y
clasificacin, la deficiencia en los perfiles de recurso humano de quienes
administran los archivos, y el constante flujo de recepcin y envi de documentos
en la universidad, genera deterioro, desorden, prdida y posibles demandas
legales.
Desde el punto de vista de una entidad que no administre de forma correcta y
segura la correspondencia, puede verse afectada en su nivel competitivo y llegar a
generar conflictos externos e internos, por el inoportuno seguimiento y
clasificacin de la correspondencia, que no se encuentre disponible en el
momento requerido.
Qu se busca con la implementacin de un sistema de gestin documental de la
correspondencia en la universitaria de investigacin y desarrollo?
La ley 594 de 2000 en su artculo 22, establece los procesos archivsticos que
deben seguirse en la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la
organizacin, la recuperacin, y la disposicin final de los documentos; es decir,
es necesario y apropiado implementar la ley mencionada en una organizacin
para facilitar la recuperacin y el intercambio de la informacin de forma
estandarizada y accesible a quien la requiera, esta es aplicable obligatoriamente
para las entidades de carcter pblico, la Universitaria de Investigacin y
Desarrollo, es libre de elegir la forma de organizar su correspondencia ya que es
esta es una entidad de carcter privado, al disear este software, se le brinda a la
Universidad una mejora en este proceso.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo general
Disear un sistema de Control de correspondencia que facilite el proceso de envi
y recepcin, basado en la forma de operacin actual y manual que existe en la
Universitaria de Investigacin y Desarrollo, sede Barrancabermeja.
1.2.2 Objetivos Especficos
Analizar los procesos de gestin corresponsal de la universidad.
Disear una base de datos que permita almacenar la informacin de
correspondencia.
Implementar las herramientas tecnolgicas apropiadas, que permitan un
acertado control sobre la recepcin, distribucin, elaboracin y despacho de
correspondencia.
Generar reportes para la localizacin y consulta en forma fcil y rpida de
cualquier documento o asunto en un momento determinado, por quien lo
requiera y est autorizado para ello.
1.3 JUSTIFICACIN
Con la llegada de nuevas tecnologas y manejo de la informacin, se hace
necesario desarrollar un ambiente virtual de gestin documental en la
correspondencia interna en la Universitaria de Investigacin Y Desarrollo (UDI)
Barrancabermeja, que permita a los usuarios sentir la satisfaccin de contar con
una herramienta informtica orientada en el entorno ms usado hoy da, como lo
es el servicio WEB que ofrece la internet.
Esta herramienta que adems de ser sencilla y fcil de utilizar para el usuario,
proporciona a la universidad, estar actualizada y organizada en su
correspondencia interna y externa.
Al implementar un sistema de gestin documental en la correspondencia, se
establecer entre dependencias un manejo adecuado y seguro de las
comunicaciones, evitando la perdida y mejorando la forma de ser procesada la
correspondencia en la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la
organizacin, la recuperacin, y la disposicin final de los documentos de manera
eficiente.
Para el diseo y creacin de este entorno WEB, se utilizar cdigo PHP con
manejo de base de datos en MYSQL, ya que por ser herramientas de desarrollo
gratuitas, no generan un costo adicional al implementar el sistema.
1.4 PRESUPUESTO
Tabla 1. Presupuesto del proyecto.
RUBRO
CANT
TIEMPO
VALOR
TOTAL
RESPONSABLE
DELGASTO
(Fuente) EFECT ESP
RECURSOHUMANO
Director 1 4 meses $165.000 $165.000 Universidad
Estudiantes 2 4 meses $3200.000 $3200.000 Estudiantes
RECURSOS PARA EJECUCIN DEL PROYECTO
Equipos
Compra 2 4 meses $ 2.000.000 $ 2.000.000 Estudiantes
Arriendo
Materiales
Insumos 8 4 meses $ 500.000 $ 500.000 Estudiantes
Software 4 4 meses $ 2800.000 $ 1200.000 Estudiantes
Servicios
tecnolgicos 1 4 meses $ 100.000 $ 100.000 Estudiantes
Consultara
especializada 4 1 mes $ 200.000 $ 100.000 Estudiantes
Otros(Discriminar)
TOTAL $ 7265.000
Fuente. H. Alejandro Acevedo Castellanos Jaiver E. Arias Jaraba
2. MARCO TEORICO
Comenzando en la dcada de los 80, un gran nmero de fabricantes comenz a
desarrollar sistemas para gestionar documentos de papel. Estos sistemas
gestionaban documentos de papel, lo cual incluir no slo documentos impresos y
publicados, sino tambin fotografas, impresiones, etc. Ms tarde, un segundo
sistema fue desarrollado para gestionar documentos electrnicos; por ejemplo,
todos estos documentos, o archivos, creados en computadoras y frecuentemente
archivados en la computadora local del usuario. Los primeros sistemas de gestin
de documentos electrnicos fueron desarrollados para gestionar archivos de tipo
propietario, o un nmero limitado de formatos de documentos.
Los sistemas de Gestin de Documentos evolucionaron hasta que los sistemas
fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato que pudiera ser guardado en
una red. Las aplicaciones crecieron y maduraron conforme fueron creciendo y
madurando los documentos electrnicos, las herramientas de colaboracin,
seguridad y funcionalidades de auditora.
Desarrollar el sistema de gestin documental en la correspondencia con cdigo
PHP, genera una facilidad ventajosa para los programadores. El gran parecido
que posee PHP con los lenguajes ms comunes de programacin estructurada,
como C y Perl, permiten a la mayora de los programadores crear aplicaciones
complejas con una curva de aprendizaje muy corta. Tambin les permite
involucrarse con aplicaciones de contenido dinmico sin tener que aprender todo
un nuevo grupo de funciones.
Implementar bases de datos en el sistema de gestin documental en la
correspondencia, con MySQL que es muy utilizado en aplicaciones web,
como Drupal o phpBB, en plataformas (Linux/Windows-Apache-MySQL-
PHP/Perl/Python), y por herramientas de seguimiento de errores como Bugzilla.
Su popularidad como aplicacin web est muy ligada a PHP, que a menudo
aparece en combinacin con MySQL. Esta es una base de datos muy rpida en la
lectura cuando utiliza el motor no transaccional MyISAM, pero puede provocar
problemas de integridad en entornos de alta concurrencia en la modificacin. En
aplicaciones web hay baja concurrencia en la modificacin de datos y en cambio el
entorno es intensivo en lectura de datos, lo que hace a MySQL ideal para este tipo
de aplicaciones.
El diseo de sistemas de informacin en estas tecnologas son muy utilices ya
que brindan un servicio amplio para el uso de libre informacin en compaa con el
avance tecnolgico como lo es la internet, un conjunto de protocolos que permite,
de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto.
World Wide Web o lo que conocemos simplemente como www o web es el
estndar que permitir visualizar textos, imgenes, grficos y sonidos en Internet. A
diferencia de lo que muchas veces se suele creer, WWW no es Internet sino un
sistema que se basa en protocolos y en buscadores a los que se puede acceder a
travs de Internet.
Dos elementos fundamentales que componen las pginas de este medio de
comunicacin son los hipertextos y los hiperenlaces. En cuanto a los primeros, nos
referimos a HTTP (Hypertext Transfer Protocol), que es el protocolo de transporte
de los hipertextos y el HTML (Hypertext Markup Language), que es el lenguaje con
el que se crean la mayora de los textos en la Web.
El otro elemento, los hiperenlaces (o Hyperlinks), son los que permiten que se
puedan realizar enlaces entre las distintas pginas Web, de forma tal que el
usuario pueda navegar interconectndose entre una y otra.
HTTP: (Hypertext Transfer Protocol-protocolo de transferencia de hipertexto):
HTTP define la sintaxis y la semntica que utilizan los elementos de software de la
arquitectura web (clientes, servidores, proxies) para comunicarse. Es un protocolo
orientado a transacciones y sigue el esquema peticin-respuesta entre un cliente y
un servidor. Al cliente que efecta la peticin (un navegador 32 web o un spider)
se lo conoce como "user agent" (agente del usuario). A la informacin transmitida
se la llama recurso y se la identifica mediante un localizador uniforme de recursos
(URL). Los recursos pueden ser archivos, el resultado de la ejecucin de un
programa, un a consulta a una base de datos, la traduccin automtica de un
documento, etc.
La Internet ha tenido un impacto profundo en el mundo laboral, el ocio y el
conocimiento a nivel mundial. Gracias a la web, millones de personas tienen
acceso fcil e inmediato a una cantidad extensa y diversa de informacin en lnea.
Mediante estas tecnologia y al uso de software libre que permita que al interior de
las empresas se puedan desarrollar soluciones informticas para el mejoramiento
de la competitividad y la productividad, sin tener que invertir grandes sumas de
dinero en licenciamiento.
Servidor web o local, son unas computadoras que, formando parte de una red,
provee servicios a otras computadoras denominadas clientes o una aplicacin
informtica o programa que realiza algunas tareas en beneficio de otras
aplicaciones llamadas clientes.
Algunos servicios habituales son los servicios de archivos, que permiten a los
usuarios almacenar y acceder a los archivos de una computadora y los servicios
de aplicaciones, que realizan tareas en beneficio directo del usuario final. Este es
el significado original del trmino. Es posible que un ordenador cumpla
simultneamente las funciones de cliente y de servidor.
Sitios web, Es una coleccin de pginas web relacionadas y comunes a un
dominio de Internet alojadas en un servidor.
2.1 MARCO LEGAL
Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos, la
obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas, en elaborar programas de gestin de documentos, independientemente
del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido
estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las entidades
es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivsticos
deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte en que se produce la
informacin. Con este instrumento el Archivo General de la Nacin pretende
entonces orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas, para facilitarles la adopcin y adaptacin del programa.
En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de
Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin,
distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los
documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin de la
elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento
archivstico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y
procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con
sujecin al principio de eficiencia que rige la funcin administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administracin pblica, agentes dinamizadores de la accin estatal y sustento
natural de sus procesos informativos.
La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos, Artculo 21.
Programas de Gestin Documental, establece que: Las entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los
principios y procesos archivsticos y en el Artculo 19 las entidades del Estado
podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de
sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o
telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organizacin archivstica de los documentos.
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta
aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin
contenida en estos soportes as como el funcionamiento razonable del sistema.
En cumplimiento de lo anterior, un sistema de informacin para el Programa de
Gestin Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral
que se ajuste conceptualmente a los principios archivsticos y a los objetivos de
dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo tecnolgico,
se recomienda que la metodologa utilizada para el desarrollo o adecuacin del
sistema de informacin, involucre y surta una etapa de anlisis y diseo
conceptual del sistema integral, acorde con los parmetros y normas archivsticas
y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma
tecnolgica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.
Es de advertir, que la carencia de una poltica archivstica en las entidades durante
mucho tiempo, incidi en que los documentos producidos por las instituciones no
tuvieran tratamiento archivstico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la
mayora de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por
ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del pas. Por lo
anterior, el Archivo General de la Nacin contempla en este modelo de Programa
de Gestin Documental, esta situacin de los fondos acumulados, para que sea
corregida y superada por las entidades, como un captulo aparte para su atencin
y desarrollo.
La conceptualizacin del programa de gestin documental que aqu se ofrece,
parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificacin e
importancia, para luego definir a partir de una breve resea, los objetivos,
consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y
flujos de informacin que se implementan durante el ciclo vital de los documentos
ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y
elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la
debida orientacin para la implementacin, de acuerdo con las particularidades de
desarrollo de la gestin documental en cada entidad.
3. DISEO METODOLGICO PRELIMINAR
3.1 ANALISIS DE REQUISITOS
Llevar un registro digital de la correspondencia interna en la Universitaria de
Investigacion Y Desarrollo (UDI) barrancabermeja.
Controlar el envo y recepcin de la documentacion interna.
Disminuir el tiempo de entrega de la correspondencia interna.
Consultas rapidas y generales de los documentos segn dependencias.
Conservar los archivos originales sin riesgo a prdida ni deterioro para que al
mismo tiempo, se genere un gasto muy inferior de hojas para su impresin y
entrega a los destinatarios.
3.2 POBLACION Y MUESTRA
Para el desarrollo del aplicativo GESDOCU, se centro en las necesidades y
requerimientos de un sistema de control de correspondencia en la Universitaria de
Investigacin Y Desarrollo UDI de Barrancabermeja, lo cual brind informacin en
el area de control de documentacin, como el departamento de registro y control,
en este se ingresa toda la correspondencia, para luego ser tramitada dentro de las
diferentes dependencia de la universitaria.
3.3 CICLO DE VIDA DEL APLICATIVO
Se plantea seguir el ciclo de vida de un sistema de informacin como mtodo para
el desarrollo de nuestro aplicativo. Cualquier sistema de informacin va pasando
por una serie de fases a lo largo de su vida. Se debe especificar que este proyecto
llegar hasta el uso del aplicativo, pero el mantenimiento quedar sujeto a
posteriores modificaciones y mejoras. Su ciclo de vida comprende una serie de
etapas por cuales se lleva a cabo el desarrollo de este aplicativo
3.3.1 Planificacin
Se estudiaron las diferentes caractersticas y funciones que maneja La
Universitaria de Investigacin y Desarrollo (UDI) Barrancabermeja, a la hora de
gestionar los documentos de correspondencia y a travs de estas se originaron
ideas posibles para el desarrollo del aplicativo.
3.3.2 Anlisis
Identificando cada requerimiento que se debe seguir a la hora de gestionar la
correspondencia, se logra establecer tres (3) procesos principales con los que
debe contar el aplicativo, estos son: recibir correspondencia, enviar
correspondencia y manejar un archivo digital de esta correspondencia.
Adicionalmente, se sugieren otras caractersticas que ayudan a mejorar los
Ciclo de vida de un sistema de informacin Fernando Berzel
sistemas que ya existen en la actualidad, diferencindolo de un correo electrnico,
una de estas caractersticas es la del rol administrador, quien es el encargado de
manejar y verificar las solicitudes de envi y recibido de correspondencia.
3.3.3 Diseo
Para el diseo de nuestro aplicativo, se visualiz una interfaz sencilla minimizando
el tiempo de carga de esta, se plantean usar colores e imgenes suaves que no
generen distraccin al usuario en el momento de estar en el aplicativo. Su
estructura principal, es muy similar a la de una pgina web informativa, se
pretende que el usuario encuentre todas las opciones a tan solo tres (3) clicks de
distancia. Se plantea que el desarrollo de la estructura del diseo se realice en
adobe Fireworks CS5, ya que este permite diagramar pginas web para luego ser
ensamblada en adobe Dreamweaver CS5, en el cual se terminar de desarrollar
todo nuestro diseo grfico y posteriormente, estructurar el cdigo PHP.
3.3.4 Implementacin
Al momento de implementar el aplicativo, se determina que la mejor opcin para
solucionar las caractersticas con las que se debe cumplir, se llega a la
determinacin y acuerdo de trabajar el cdigo fuente con PHP, ya que su uso es
libre y Dreamweaver lo asocia para la creacin de pginas web. Se especifica que
la base de datos se debe desarrollar en Mysql, ya que esta integra la funcionalidad
Ciclo de vida de un sistema de informacin Fernando Berzel
de php y permite el manejo de base de datos grandes y la posibilidad de
multiacceso.
Con todas estas especificaciones para la implementacin del aplicativo, surge una
herramienta que integra: servidor local, mysql y php. Esta herramienta es gratuita
y de fcil uso, el nombre de esta herramienta es: appserv en su versin 2.5.10.
Dreamweaver permite administrar totalmente el aplicativo web, desde su
diagramacin (diseo), manejo de base datos, hasta la realizacin del cdigo
fuente y pruebas en un servidor local (appserv localhost).
3.3.5 Pruebas
En esta etapa del ciclo de vida, se ejecuta el aplicativo, para detectar cualquier
error. Estos errores pueden ser tales como: el acceso al aplicativo, la conexin a la
base datos y la captura de estos. Se pretende demostrar que la aplicacin cumple
fielmente con los requerimientos de toma de datos y de interaccin con el usuario,
en caso de detectarse fallas, se elaboran correctivos para evitar problemas en la
etapa del uso.
3.3.6 Instalacin
La instalacin del aplicativo GESDOCU, se realiza nica y exclusivamente en el pc
servidor, ya que este es el que guarda digitalmente todo manejo de
Ciclo de vida de un sistema de informacin Fernando Berzel
correspondencia, se debe contar con la herramienta ya mencionada anteriormente
en la etapa de implementacin cuyo nombre es: appserv. Una vez instalada en el
servidor, se debe proceder a montar la base de datos y los archivos contenedores
de la pgina web, los usuarios y el administrador, puede acceder al aplicativo a
travs de un explorador de internet.
3.3.7 Uso Y Mantenimiento
Mencionado anteriormente, el mantenimiento o mejora del aplicativo, no se
efectuara como parte de la ltima etapa, por tanto se estar sujeto solo al uso de
la herramienta.
Ciclo de vida de un sistema de informacin Fernando Berzel
4. TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION
4.1 ENTREVISTA Y OBSERVACIN
Realizada a la encargada del departamento de registro y control donde brind
informacin del manejo de la correspondencia y registros de esta.
Toda Correspondencia externa que ingresa a la Universitaria de Investigacin y
Desarrollo (UDI) Barrancabermeja, pasa por el departamento de registro y control,
se debe tener dos (2) copias, la primera es enviada al departamento de direccin
quien direcciona a quien va dirigida la carta, y la segunda permanece como
archivo en el departamento de registro y control.
Dependiendo del rea de estudio la correspondencia es entregada al jefe de
escuela. En el momento que el jefe de escuela responde esta solicitud, es
devuelta al departamento de registro y control donde se mantiene con un mximo
de ocho (8) das para la entrega y reclamo de respuesta.
Al caducar los 8 das mximos la correspondencia es devuelta al jefe de programa
quien debe comunicarse con el estudiante y darle la respuesta de la
correspondencia que ingreso. Adems por medio del metodo de observacin se
identifico que toda la correspondencia ingresa al departamento de registro y
control quien se encarga de tramitar la documentacin a las dems dependencia
de la universitaria de investigacin y desarrollo. Dentro de esta se encuentran las
siguientes dependencias:
Departamento de Direccin
Coordinacin Acadmica
Registro y Control
Departamento de Comunicaciones
Sala de directores de escuelas
Sala de docentes
Bienestar
Laboratorios
5. DISEO DE LA BASE DE DATOS
Figura 1. Estructura de la Base de datos (GESDOCU)
Fuente: H. Alejandro Acevedo Castellanos Jaiver E. Arias Jaraba
GESDOCU, permite ser administrada indirectamente desde la base de datos, por
medio de la persona que cumple el Rol de Administrador, permitiendo actualizar la
pgina web de forma dinmica y automtica a cualquier nuevo dato ingresado,
modificado o eliminado por el administrador del sistema, est sujeta a cambios
segn los requerimientos de la universitaria.
La base de datos fue diseada principalmente, con los requerimientos bsicos
para el manejo de correspondencia dentro de ellos:
Tabla de dependencias. Esta tabla contiene las posibles dependencias que
contenga la organizacin.
Tabla de usuarios. Esta tabla contiene la informacin general de las personas que
ingresan al aplicativo web, inicialmente se estructura para que el jefe de cada
dependencia tenga acceso. Este debe ser registrado por el administrador del
sistema.
Tabla de tipo de documentos. Esta tabla se estructura bajo los tipos de
documentos bsicos del manejo de correspondencia interna de una organizacin,
estos son: oficio, acta, circular, comunicado, memorando. Estos formatos tienen
unas especificaciones en su redaccin, el aplicativo web tiene a disposicin la
posibilidad de descargar el tipo de documento.
Tabla de formatos. Mencionada anteriormente, es la que contiene los formatos de
los tipos de documentos, para que el usuario los descargue.
Tabla de enviados. Esta tabla general, se utiliza para guardar los documentos que
son enviados de una dependencia a otra.
Tabla de recibidos. Esta tabla se basa en el mismo funcionamiento de la tabla
enviados, guardar los documentos de la persona quien recibe.
Tabla de solicitudes. Esta tabla est estructurada de forma que contenga la
informacin de las solicitudes generadas desde el aplicativo, por el usuario, esto
con el fin de requerir modificaciones en los datos tomados de la correspondencia
enviada. En la pgina web se instaura un link que permite generar solicitudes de
este tipo al administrador, para luego este, genere las correcciones, este link es el
que comunica al usuario con el administrador.
6. PROCESOS 6.1 ANALISIS DE PROCESOS
Figura 2. Flujograma del funcionamiento del aplicativo web.
Fuente: H. Alejandro Acevedo Castellanos Jaiver E. Arias Jaraba
Siguiendo el diagrama de flujo, el usuario debe iniciar sesion1, para acceder luego
a la pgina principal o comnmente llamada HOME, esta pgina contiene el men
de opciones que proporciona el aplicativo al usuario.
1 Manual del usuario Anexo A
7. CONCLUSIONES
La realizacion de este proyecto, permiti elaborar un sistema automatizado
mediante entorno web, para controlar el envi y recepcion de correspondencia
que se debe procesar dentro de cualquier institucin, centros corresponsales y su
red de dependencias.
Fue diseado como una forma de solucin a las fallas que se presentan en la
universitaria de investigacion y desarrollo UDI Barrancabermeja al momento de
cumplir esas funciones de una forma manual, donde los planteanientos se originan
en observaciones directas de las actividades que se desarrollan en un
departamento de correspondencia.
En el de desarrollo del mismo se utiliz como diseo metodolgico preliminar, el
ciclo de vida estructural, tipo cascada, que permiti el desarrollo de la aplicacin
informtica en forma estructurada donde se tomaron siete (7) etapas parra llagar a
la terminacin del proyecto.
8. RECOMENDACIONES
Para posibles mejoras del aplicativo, se recomienda tener un gran domino de php
con el fin de lograr resultados profesionales y satisfactorios. Es indispensable
consultar fuentes externas de empresas que tengan integrado dichos sistemas,
esto ayudar a entender mejor la estructura y funcionamiento de un sistema que
maneje toda la documentacin.
Una forma para obtener mayores resultados es basarse nicamente en las
debilidades y oportunidades que posee la institucin a analizar; organizar un
cronograma que paute cada proceso a investigar y desarrollar. Contar con la
opinin de personas avanzadas en el tema de la programacin php, puede ser de
gran ayuda a la hora de desarrollar o mejorar el aplicativo.
Contar con software actualizado appserv 2.5.10 (instala los servicios de servidor
local y bases de datos mysql, phpMyadmin), Dreamweaver (administracin de
pgina para cambio de contenidos).
El sistema puede estar alojado de dos formas, como pgina web, o como un
servicio en la intranet. En ambos casos, se debe contar con un servidor que
proporcione los requerimientos para correr el aplicativo y que los usuarios no
tengan inconvenientes en usarlo.
BIBLIOGRAFA
Archivo general de la nacin Colombia, Consejo internacional de archivos.
Disponible en la direccin web:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2219#
Artculo sobre conceptos del lenguaje PHP, Wikipedia la enciclopedia libre, PHP.
Disponible en la direccin web:
http://es.wikipedia.org/wiki/PHP
Artculo sobre funcin de MYSQL Wikipedia la enciclopedia libre.
Disponible en la direccin web:
http://es.wikipedia.org/wiki/MySQL
Fundamento general sobre Archivstica.
Disponible en la direccin web:
http://www.slideshare.net/aracelosa/fundamentos-archivisticos-admon-dctos
Manual de correspondencia y gestin documental.
Disponible en la direccin web:
http://www.corpoica.org.co/sitioweb/Intranet/Download/CORRESPONDENCIA%20
SISAD%20CORPOICA.pdf
Norma general de descripcin archivstica.
Disponible en la direccin web:
http://www.corpoica.org.co/sitioweb/Intranet/Download/CORRESPONDENCIA%20
SISAD%20CORPOICA.pdf
Propuesta estructura de un programa de gestin.
Disponible en la direccin web:
http://www.ufps.edu.co
ANEXO A. MANUAL DE USUAIRO
ACCEDER AL APLICATIVO
Para acceder al aplicativo, colocamos en la barra de direcciones de Internet
Explorer, la siguiente direccin: http://localhost/gesdocu/index.php, y digitamos el
Nick del usuario y la contrasea:
Al dar click en entrar, nos aparecer el men principal de la aplicacin para un
usuario comn,
MENU PRINCIPAL DEL USUARIO
En el men principal del usuario, encontramos las siguientes acciones:
Nuevo documento, Recibidos, Enviados, Generar solicitud y Estado de solicitudes
NUEVO DOCUMENTO
Dentro del men nuevo documento, podemos enviar la correspondencia a las
dependencias registradas, para ello se debe primero escanear el documento a
enviar, luego de esto, se procede a llenar el formulario de envo con los datos
respectivos que se piden.
Si abre el aplicativo con Internet Explorer, en el campo fecha de respuesta al dar
click con el mouse, aparecer un calendario en el cual se puede seleccionar la
fecha. En caso de no contar con Internet Explorer, se debe ingresar la fecha en el
formato: aaaa-mm-dd debe incluir los guiones.
RECIBIDOS
Dentro del men recibido, se muestra un registro con toda la correspondencia
recibida, en el ltimo campo, se da click en recibido para avisar que se ha recibido
la correspondencia.
El registro contiene la informacin importante para el usuario, y la descarga del
documento escaneado, as mismo la fecha lmite para responder el documento.
Nota: la respuesta del documento, puede incluir enviar un nuevo documento, en
este caso, se usa el men nuevo documento.
ENVIADOS
Dentro de este men, se muestra un registro con toda la correspondencia enviada.
GENERAR SOLICITUD
Dentro de este men podemos realizar una peticin al administrador para eliminar
un documento mal enviado. El formulario para las solicitudes, solo consta de una
lista con la cantidad de documentos enviados, se selecciona el documento
interesado y se digita la razn por la cual se debe efectuar la peticin.
ESTADO DE SOLICITUDES
Dentro de este men se puede ver el estado en que se encuentra la solicitud
realizada al administrador, en caso de haber sido efectuada, se procede a enviar
nuevamente el documento sin cometer errores.
MENU SUPERIOR AYUDA
En esta opcin, se descargar el manual de usuario.
ANEXO B. MANUAL DEL ADMINISTRADOR
INSTALACIN DEL APLICATIVO
APPSERV - SERVIDOR LOCAL
AppServ es un software que nos permite instalar sobre Windows Apache, PHP,
MySQL y phpMyAdmin (interfaz grfica para adminsitrar MySQL) de forma
conjunta. En primer lugar, contando con dos versiones AppServ 2.5.7 (apache
2.0.55, MySQL 5.0.15 y PHP 5) que se encuentran dentro del cd de intalacion de
Gesdocu. Una vez ejecutada la instalacin, recibimos un mensaje de bienvenida y
hacemos Click en Next.
Directorio de Instalacin, en esta pantalla nos solicita el directorio en el que
queremos instalar la aplicacin, por defecto nos marca c:/appserv, lo cambiamos
si queremos y pulsamos Next.
Tipo de Instalacin, elegimos Typical.
Server Information, la casilla Server Name la dejamos como viene por defecto con
Localhost y en la casilla Administrator E-mail Address o lo dejamos como viene
por defecto y luego lo cambiamos, o le introducimos una cuenta de correo que
ser la del administrador. El campo HTTP Port lo dejamos como viene por
defecto (80), salvo que queramos que el servidor atienda les peticiones en otro
puerto. Pulsamos en Next.
MySql Information, Este es uno de los apartados ms importantes ya que
empezamos a instalar MySQL. En la casilla Username introduciremos el nombre
del administrador de la base de datos (root) y en la casilla Password (123456) le
introducimos la contrasea. Pulsamos en Next.
Progreso de la instalacin: Empieza realmente la instalacin mostrando una barra
de progreso hasta que aparece una pantalla que nos avisa de que ha finalizado la
misma, debiendo dejar marcadas las opciones que vienen por defecto. Finalmente
pulsamos en Close.
Para comprobar, debemos poner en nuestro navegador: http://localhost
Luego de Comprobar la instalacin nos dirigimos a la primera accin
(phpMyadmin Database Manager Versin 2.5.7-pl1) y aparecer la siguiente
ventana, en el nombre de usario escribimos (root), y en el password (123456) y le
presionamos aceptar.
Se abrir la ventana de phpMyadmin, en el campo de crear nueva base de Datos
escribimos gesdocu y presionamos crear.
Luego de crear la base de datos en la parte superior damos click en importar, en el
botn examinar buscamos dentro del cd de Gesdocu la base de dato con el
nombre de gesdocu.sql y presionamos continuar para subir la bases datos.
De esta forma subimos la base de datos al servidor local
CREACIN DEL SITIO WEB
Ahora debemos crear la carpeta en el servidor local que va a contener todo
nuestro sitio web para el funcionamiento del aplicativo.
Nos dirigimos a la ruta C:\AppServ\www. Pegamos la carpeta llamada gesdocu,
que se encuentra en el cd del proyecto. La ruta completa a nuestro sitio web debe
quedar de la siguiente forma: C:\AppServ\www\gesdocu.
ACCEDER AL APLICATIVO
En la barra de direccin de Internet Explorer, colocamos la siguiente direccin:
http://localhost/gesdocu/index.php, aparece la siguiente pgina:
Hacemos click en el link entrar como administrador, all ingresamos en usuario el
Nick: Administrador, y en contrasea: 123456. Damos click en entrar.
El administrador tiene el rol de usuario normal.
MENU PRINCIPAL
Una vez ingresado el Nick y la contrasea, el aplicativo nos direccionar al men
principal, dentro del cual encontramos 3 posibles acciones para un administrador:
botn de usuario, botn de dependencias y botn de solicitudes.
MENU USUARIOS
Dentro del men usuario, podemos agregar o eliminar un usuario en el sistema.
Para agregar un nuevo usuario, llenamos el formulario que aparece en pantalla,
asegurndonos de seguir el orden en el consecutivo del cdigo de usuario, luego
damos click en insertar.
Para eliminar un usuario del sistema, basta con hacer click en el link eliminar del
registro que se muestra en pantalla.
Nota: Si se elimina un usuario, se debe posteriormente eliminar la dependencia de
este usuario.
MENU DEPENDENCIAS
Dentro del men dependencias, podemos agregar o eliminar una dependencia en
el sistema, de la misma forma que en el men usuario. Al realizar alguna de estas
operaciones, se crear o eliminar, tres (3) tablas de forma automtica: enviados,
recibidos y solicitudes de esa dependencia.
Nota: al agregar una dependencia, tener en cuenta el consecutivo del cdigo y no
generar espacios en el campo nombre.
MENU SOLICITUDES
Dentro del men solicitudes, podemos revisar las peticiones que los usuarios nos
han enviado como administrador, estas peticiones se cargan seleccionando en la
lista la dependencia a revisar. La accin para una solicitud, es eliminar el
documento totalmente de la base de datos, para que el usuario vuelva y lo envi
correctamente.
MENU SUPERIOR AYUDA
Este men es para descargar este documento.
introduccionunouno_punto_unouno_punto_dosuno_punto_dos_punto_unouno_punto_dos_punto_dosuno_punto_tresuno_punto_cuatrodosdos_punto_unotrestres_punto_unotres_punto_dostres_punto_trestres_punto_tres_punto_unotres_punto_tres_punto_dostres_punto_tres_punto_trestres_punto_tres_punto_cuatrotres_punto_tres_punto_cincotres_punto_tres_punto_seistres_punto_tres_punto_sietecuatrocuatro_punto_unocincoseisseis_punto_unosieteochobibliografiaanexo_aanexo_b