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Maestría en Gestión de la Tecnología de la
Información
Gestión de las comunicaciones
del proyecto
Bogotá D.C., agosto 1 de 2016
Comunicación
Conversación entre un empleado y el pintor que la compañía contrató para pintar su oficina.
Empleado: Pero, como! Usted pintó de azul las paredes, y también eltecho !!
Pintor : Usted me pidió que pintara su oficina de azul. Pues bien, ahoratiene una oficina azul, como quería.
Empleado: Pero el techo azul es oprimente. El cielo raso no tiene queser nunca del mismo color que las paredes; tiene que ser más claro.
Pintor : Usted me pidió una habitación azul. Y agradezca que no pinté elpiso también de azul !!
Comunicación
El gerente de proyecto consume un 90% de su tiempo encomunicación.
Los gerentes novatos solo presentan reportes e informes.
Los buenos gerentes realizan un plan detallado decomunicaciones.
Los stakeholders deben tener claro la forma en que secomunican y cómo esta puede afectar el proyecto.
Comunicación
Objetivos
Reducir resistencia al proyecto.
Incrementar la aceptación al logro de objetivos y alcance delproyecto.
Dar a conocer los beneficios del proyecto.
Definir los mensajes claves a los interesados del proyecto.
Proveer retroalimentación de los interesados.
Proporcionar los mejores medios para el compromiso de losdiferentes involucrados.
Gestión de las comunicación
“Incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación,recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación,gestión, control, monitoreo y disposición final de la información delproyecto sean oportunos y adecuados” (PMBoK, 2013:287)
Los procesos de gestión de las comunicaciones del proyectoproporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información,necesarios para unas comunicaciones exitosas.
Gestión de las comunicación
Los procesos de la gestión de lascomunicaciones son:
1. Planificar la gestión de las comunicaciones
2. Gestionar las comunicaciones
3. Controlar las comunicaciones
Gestión de las comunicación
• Dimensiones posibles de la actividad de comunicación:
Interna y externa
Formal e informal
Vertical y horizontal
Oficial y no oficial
Escrita y oral
Verbal y no verbal
Gestión de las comunicación
Habilidades de comunicación:
Escuchar de manera activa y eficaz.
Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejorcomprensión.
Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que éstepueda ser más eficaz.
Investigar los hechos para identificar o conformar información.
Identificar y gestionar expectativas.
Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevara cabo una acción.
Motivar para proporcionar estímulo y confianza.
Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes.
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.
Resumir, recapitular e identificar las próximos pasos.
Elementos de la comunicación
Emisor - Receptor.
Ciclos de retroalimentación y barreras de comunicación.
Elección de medio.
Escrito, oral, depende de la situación.
Estilo de la redacción.
Estructura de las oraciones y elección de las palabras.
Técnicas de presentación.
Lenguaje corporal y diseño de ayudas visuales.
Técnicas de gestión de reuniones.
Preparación de la orden del día y gestión de conflictos.
1. Planificar la gestión de las comunicaciones
“El proceso de desarrollar un enfoque y un planadecuados para las comunicaciones del proyecto sobrela base de las necesidades y requisitos de información delos interesados y de los activos de la organizacióndisponibles” (PMBoK, 2013:287)
1. Planificar las comunicaciones
“Quién necesita que información y quién está autorizado a acceder aella.
Cuándo van a necesitar la información.
Dónde se debe almacenar la información.
En qué formato se debe almacenar la información.
Cómo se puede recuperar la información.
Si es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma yconsideraciones interculturales.
Una comunicación eficiente implica proporcionar exclusivamente lainformación necesaria.” (PMBoK, 2013:290)
1. Planificar las comunicaciones
Entradas
• 1. Plan para la dirección del proyecto
• 2. Registro de interesados
• 3. Factores ambientales de la empresa
• 4. Activos de los procesos de la organización
Herramientas y Técnicas
• 1. Análisis de requisitos de comunicación
• 2 Tecnología de la comunicación
• 3. Modelos de comunicación
• 4. Métodos de comunicación
• 5. Reuniones
Salidas
• 1. Plan de gestión de las comunicaciones
• 2. Actualizaciones a los documentos del proyecto
1. Planificar las comunicaciones –Herramientas y técnicas
Análisis de requisitos de comunicación Organigramas.
Relaciones de responsabilidad de la organización del proyecto y de losinteresados.
Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en elproyecto.
Logística del número de personas que participan en el proyecto y enqué ubicaciones.
Necesidades de información interna.
Necesidades de información externa.
Requisitos de información y comunicaciones de los interesadosprovenientes del registro de interesados.
1. Planificar las comunicaciones –Herramientas y técnicas
Tecnología de las comunicaciones.
Las metodologías varían significativamente.
Factores. La urgencia de la necesidad de información.
La disponibilidad de la tecnología.
Facilidad de uso
El entorno del proyecto.
Sensibilidad y confidencialidad de la
información.
1. Planificar las comunicaciones –Herramienta y técnicas
Métodos de comunicación
Comunicación interactiva
Comunicación tipo push (empujar)Memorandos, cartas, correos
Comunicación tipo pull (halar)Audiencias muy grandes. Requiere que los receptores accedan
el contenido (Internet, e-learning)
Reuniones
1. Planificar las comunicaciones – Salidas
Plan de gestión de las comunicaciones Los requisitos de comunicación de los interesados.
La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, elformato, el contenido y el nivel de detalle.
El motivo de la distribución de la información requerida y para larecepción de la confirmación o respuesta, si corresponde.
La persona responsable de comunicar la información.
La persona responsable de autorizar la divulgación de informaciónconfidencial.
La persona o grupos que recibirán la información.
Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir lainformación tales como memorandos, corre electrónico y/ocomunicados de prensa.
1. Planificar las comunicaciones – Salidas
Plan de gestión de las comunicaciones Los recursos asignados para las actividades de comunicación,
incluidos el tiempo y el presupuesto.
El proceso de escalamiento con identificación de los plazos y lacadena de mando para el escalamiento de aquellos incidentes que nopuedan resolverse a un nivel inferior.
El método para actualizar y refinar el plan de gestión decomunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla.
Un glosario de la terminología común.
Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto,flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista deinformes y los planes de reuniones, etc.
Restricciones en materia de comunicaciones generalmente derivadasde una legislación o normativa específica, de la tecnología o de laspolíticas de la organización.
1. Planificar las comunicaciones – SalidasEjemplo esquema e comunicaciones
1. Planificar las comunicacionesResumen
Plan de gestión de las comunicaciones
Qué comunicar.
Quién lo comunica.
Cómo lo comunica.
Por qué lo comunica.
A quién lo comunica.
Cuándo lo comunica.
Retroalimentación.
Periodicidad.
2. Gestionar las comunicaciones
“El proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar,recuperar y realizar la disposición final de la informacióndel proyecto de acuerdo con el plan de gestión de lascomunicaciones” (PMBoK, 2013:287)
2. Gestionar las comunicaciones
Entradas
•1. Plan de gestión de las comunicaciones
•2. Informes de desempeño del trabajo
•3. Factores ambientales de la empresa
•4. Activos de los procesos de la organización
Herramientas y Técnicas
•1. Tecnología de la comunicación
•2. Modelos de comunicación
•3. Métodos e comunicación
•4. Sistemas de gestión de la información
•5. Informar el desempeño
Salidas
•1.Comunicaciones del proyecto
•2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
•3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
•4. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
2. Gestionar las comunicacionesInformar el desempeño
Es el proceso de recopilación y distribución de información sobre eldesempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance yproyecciones.
El proceso de informar el desempeño implica la recopilación y análisisperiódicos de datos reales y su comparación con la línea base a fin decomprender y comunicar el avance y desempeño del proyecto, asícomo proyectar los resultados de los mismos.
Deben suministrar información en un nivel adecuado para cadaaudiencia.
2. Gestionar las comunicacionesInformar el desempeño
Entre los informes más elaborados se incluyen:
El análisis del desempeño pasado.
El análisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos ycostos)
El estado actual de los riesgos e incidentes.
El trabajo completado durante el período.
El trabajo a completar en el siguiente periodo..
El resumen de los cambios aprobados en el período.
Otra información que debe ser revisada y analizada.
2. Gestionar las comunicaciones - Salidas
Comunicaciones del proyecto
Actualizaciones al plan de dirección del proyecto
Actualizaciones a los documentos de proyecto Registro incidentes
Cronograma del proyecto
Requisitos de financiamiento del proyecto
Actualizaciones a los A.P.O
Notificaciones a los interesados
Informes del proyecto
Presentaciones del proyecto
Registros del proyecto
Retroalimentación de los interesados
Documentación de lecciones aprendidas
3. Controlar las comunicaciones
“El proceso de monitorear y controlar lascomunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida delproyecto para asegurar que se satisfagan las necesidadesde información de los interesados del proyecto”(PMBoK, 2013:287)
3. Controlar las comunicaciones
Asegurar el flujo óptimo de información.
Elementos tales como incidentes o indicadoresclave de desempeño, cronograma, costo y calidad
3. Controlar las comunicaciones
Entradas
•1. Plan para la dirección del proyecto
•2. Comunicaciones del proyecto
•3. Registro de incidentes
•4. Datos de desempeño del trabajo
•5. Activos de los procesos de la organización
Herramientas y Técnicas
•1. Sistemas de gestión de la información
•2. Juicio de expertos
•3. Reuniones
Salidas
•1. Información de desempeño del trabajo
•2. Solicitudes de cambio
•3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
•4. Actualizaciones a los documentos del proyecto
•5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Mantener las comunicaciones
Realice preguntas cuando no entienda. Interprete las ideasdel portavoz y muestre interés.
Mire a la persona con la que esta hablando y mantenga elcontacto visual.
No interrumpa. Permita que la persona que esta hablandoexprese sus ideas sin interrupciones.
No cambie el tema. Si usted piensa ser un buen oyente,usted debe ser sensible a los temas del otro.
Manejo de emociones
Sea consciente de sus emociones cuando este escuchando.No reaccione vivamente al mensaje del portavoz. Que suvoz o apariencia no lo incapaciten para apreciar lo quéel/ella está diciendo.
Sea consciente de que las palabras del portavoz estáncargadas de emociones.
Si usted reacciona a estas palabras, usted puededesarrollar un enfoque parcial y pierde lo que el portavozestá queriendo decir.
Signos de la comunicación
No olvide que cuando usted responde ellenguaje corporal (los ojos, la voz, losgestos, la postura) puede o no mostrarempatía y entendimiento.
Puntos de vista
No este a la defensiva. Pida a las personas queanalicen ambos lados del problema.
Verifique que todos los miembros del equipoentienden ambos lados del problema cuando sedetecta y esté seguro que ambos lados delproblema tienen validez.
Manejo de conflictos
No reaccione desmedidamente cuando surja unconflicto.
El conflicto es una parte natural del desarrollo delequipo.
Piense en él como una oportunidad para desarrollarsoluciones creativas en colaboración con otrosmiembros del equipo.
Manejo de conflictos
Utilice lluvia de ideas y otras técnicas creativaspara ayudar al equipo a manejar las posiblessoluciones del conflicto.
No permita que se traten conflictos personales enuna reunión del equipo. Maneje estos problemasfuera de la reunión.
Manejo de conflictos
Los conflictos pueden ser minimizados utilizandolas siguientes técnicas:
Informe al equipos sobre:Hacia donde esta orientado el proyecto.
Las metas y objetivos del proyecto.
Las decisiones claves.
Los cambios.
Asignación de tareas claras sin ambigüedad.
Asignación de tareas interesantes y retadoras.
Manejo de conflictos
Estilo anterior
Los conflictos sondisfuncionales y causados pordiferencias de personalidad ouna falla en el liderazgo.
Los conflictos se deben evadir.
Los conflictos son resueltos conla separación física o laintervención de la alta gerencia.
Estilo actual
Los conflictos son unainevitable consecuencia de lasiteraciones organizacionales.
Los conflictos pueden serbeneficiosos.
Los conflictos son resueltos através de la identificación decausas y la resolución deproblemas por parte de losinvolucrados y su gerenciainmediata.
Toma de decisiones
Desarrolle criterios para la toma dedecisiones.
El criterio debe estar reflejado en losobjetivos a lograr y así reforzar el éxitodel proyecto.
Maestría en Gestión de la Tecnología de la
Información
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Este material se basa en la Guía de los FundamentosPara la Dirección de Proyectos (Guía del PMBok) Quinta Edición
Del PMI
