Gestión del tiempo - NUTRITEAM4IMPORTANCIA+DEL+T… · Documentación elaborada por LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO 3 Tiempo = dinero El principal motivo de la mayoría de las personas

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Gestión del tiempoAbril 2010

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Curso de Gestión del Tiempo

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LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

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Tiempo = dinero

El principal motivo de la mayoría de las personas que quieren sercapaces de gestionar con eficacia su tiempo, es que ese tiempo seconvierta de una u otra manera en dinero.






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A menor tiempo invertido > Productividad

Cada vez que aparece una análisis de relevancia sobre la situacióneconómica de España, tanto en tiempos de bonanza, como de crisis,siempre leemos que la productividad es muy baja.Si a esto le sumamos que trabajamos más horas, una conclusiónpodría ser que nuestro tiempo trabajado produce menos.Hay una creencia bastante extendida que asocia productividad alnúmero “de horas de estancia en el trabajo”, y en general debemosdecir que no es así”






• La mayoría de las personas (yorganizaciones) persigue siempreconocer al menos:▫ Qué hacer

▫ Cuándo hacerlo

▫ Cómo hacerlo

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Pensar Organización

Organización

Organización

Respeto

Motivación

Educación

Autoestima Satisfacción

Responsabilidad






• Problemas que causa en las organizaciones una mala gestión del tiempo:

▫ Baja productividad

▫ Menor competitividad

▫ Pérdidas económicas

▫ Pérdida de imagen

• Problemas que causa en las personas una mala gestión del tiempo:

▫ Frustración

▫ Ansiedad

▫ Estrés

▫ Desmotivación

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Inercia = Peligro

La inercia, podríamos definirla como el “dejarnos llevar por losacontecimientos”. Si nos dejamos llevar, nunca encontraremos unmomento para pensar en que mejorar la eficacia y eficiencia de enqué ocupamos en tiempo y no sabremos si es las manera másadecuada.






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Organización = Gestión del tiempo

El problema más reiterado en los análisis de gestión del tiempo depersonas y organizaciones es, sin duda, la mala organización.






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Objetivos del curso

• Sensibilizar sobre la importancia que el usoadecuado del tiempo tiene en las organizacionesy en la vida personal.

• Adquirir el hábito de la gestión correcta deltiempo personal y organizaciones.

• Conocer las principales herramientas existentesde ayuda en la gestión del tiempo.

• Mejorar la productividad personal y de lasorganizaciones.

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Antes de empezar

• Piense y anote en su cuaderno tareas o ideas enqué puede mejorar a corto plazo la gestión de sutiempo en el trabajo.

• De las ideas anotadas escriba en el Post-it que sele entregará las 3 ideas que más fácil puesta enmarcha tengan.

• En grupo con ayuda del formador se realizaráuna puesta en común y se hablará sobre losresultados.

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Contenidos del curso• Características del tiempo• Tiempo personal/profesional• Ideas para la discusión• Leyes sobre el tiempo• Conoce a qué dedicas el tiempo• Ficha de análisis del tiempo• Conoce a que debes/quieres dedicarlo• Caso práctico individual• Problemas del tiempo internos

▫ Mi mesa de trabajo▫ Mi ordenador▫ Motivación▫ Estado de ánimo

• Problemas del tiempo externos▫ Ambiente de trabajo▫ Interrupciones▫ Imprevistos▫ Urgente/Importante▫ Delegación

• Planificación del tiempo▫ Corto, medio y largo▫ Planificar por escrito▫ Desviaciones▫ Tareas críticas y urgentes▫ Gestión de prioridades

• Herramientas para la gestión de tiempo▫ Personales▫ Organizacionales

• Conciliación vida laboral/ familiar• Caso práctico grupal• Puesta en común de las conclusiones

de la acción formativa

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Preguntas a responder por los

asistentes al curso1. ¿Qué diferencia hay entre

urgente e importante?

2. ¿Cuál es tu lista de hoy de tareas?

3. ¿Qué sistema de planificación a medio y largo plazo utilizas?

4. ¿Contestas a todas las llamadas telefónicas que recibes?

5. ¿Te cuesta mucho decir NO a menudo?

6. ¿Utilizas soluciones de movilidad en la gestión del tiempo?

7. ¿Tienes claro lo que significa delegar?

8. ¿Qué tipo de interrupciones sufres en tu trabajo?

9. ¿Eres proactivo o reactivo en la gestión de tu tiempo?

10. ¿En qué crees que puedes mejorar la gestión de tu tiempo?

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Unas notas antes de empezar

• Este manual está dirigido a la gestión del tiempo“laboral”, no al tiempo libre o personal.

• Ambos tiempos están muy ligados y en lamayoría de los casos se solapan, pero laorientación que se ha pretendido dar esúnicamente la referida a nuestro tiempo dentrode una organización productiva.

• Aunque creo que muchos de los contenidos quese divulgan aquí, serían de igual aplicación altiempo personal.

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Costes de una mala gestión del tiempo

• Aumento del estrés personal y organizacional

• Pérdida del control

• Bajo rendimiento personal y grupal

• Mal uso de los recursos

• Falta de motivación

• Inadaptación al cambio

• Pérdida de oportunidades

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Costes que supone el estrés

(el malo se entiende)• Aumento de las bajas

• Elevada rotación del personal

• Trabajo en grupo y en equipo ineficiente

• Mal ambiente de trabajo

• Dolores de espalda y articulaciones

• Aumento del acoso

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Algunas frases para el debate

• El tiempo es el mismo para todos.• El tiempo de todas las personas no tiene el mismo valor.• No es lo mismo aprovechar el tiempo que gestionar el

tiempo.• Hay que emplear el tiempo en desarrollar acciones que

nos acerquen a los objetivos.• Trabajar más horas aumenta el rendimiento.• ¿La gestión de mi tiempo influye en el entorno?• ¿Qué es el tiempo libre?• El tiempo no se puede comprar, ni almacenar.• Slogan: “Lo importante no es la distancia entre dos

puntos, sino el tiempo que se tarda en recorrerla”

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Algunas frases para el debate

• Somos dueños de nuestro tiempo.• La cantidad de tiempo que ahorra hacer bien las

cosas a la primera.• Un minuto cabreado = dos minutos perdidos• Hay que priorizar lo urgente y planificar lo

importante.• Hay que ocuparse del tiempo, no obsesionarse.• Las personas optimizan mejor el tiempo cuando

realizan labores de su agrado.• En caso de duda aplica el sentido común.

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Debate sobre la siguiente frase

Haz primero lo que menos te gusta

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Tipología de personas y actitudes

frente al tiempoTipo Descripción Consejo

Al que le da lomismo

No le importa en que emplea el tiempo, no se molesta en estudiarlo o cambiarlo.Le da lo mismo perjudicar a los demás.

Para él el cambio es urgente e imprescindible.Para la empresa, si no cambia deshágase de él lo antes que pueda.

El proactivo Aquél que realiza esfuerzos para cambiar lo que funciona mal para él y para los demás.

Para él, seguir en la actitud y potenciarla.Para la empresa, reforzar la actitud y situarlo en posiciones de relevancia.

El reactivo El que solo actúa frente a estímulos. Para él, intentar el cambio a proactivo.Para la empresa, fomentar su evolución y en caso contrario situarle en puestos sin responsabilidad y de trabajo mecánico.

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El que no conoce el valor del tiempo

Aquel que no sabe el coste que ocasiona su tiempo, ni su repercusión en los proyectos.

Para él, averiguar ¿qué precio tiene mi tiempo?Para la empresa, mejorar la comunicación en este aspecto.

El “jeta” Estudia cómo hacer lo menos posible, dedica casi toda su atención a pensar cómo no hacer nada.

Para él, así no se va a ningunaparte, cambiar y ser útil a él, la familia, la empresa y la sociedad.Para la empresa, o cambio radical o despido inmediato.

El líder El “motor”, Ayudarle en su liderazgo e intentar conservarle en la empresa.

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El que dice “gano poco” o “memerezco más”

Siempre descontento con su salario, con sus atribuciones, generalmente envidia a algunos compañeros, pero que nunca hace nada a favor de la orgqanización.

El que no valora el tiempo de los demás

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El organizado

Tiene su mesa de trabajo, su mente, su agenda y sus proyectos muy organizados.

Para él, saber que siempre se puede mejorar.Para la empresa, reforzar el comportamiento y valorarlo adecuadamente.

El que nuncatiene tiempo

Persona que parece estarsiempre sobrepasado por el tiempo, produce estrés en la organización.

Para él, revisar tareas que puede dejar de hacer, las que puede delegar y ajustar los tiempos a los trabajos.Para la empresa, ayudar y formar al trabajador en gestión del tiempo.

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No todos los trabajos son susceptibles

de la misma Gestión del Tiempo• En evidente que no en todos los trabajos

podemos hacer la misma aplicación de la gestióndel tiempo, ya que influyen variables como:

▫ Autonomía de la disposición del tiempo

▫ Tipo de trabajo que se realiza

▫ Responsabilidad del trabajo realizado

▫ Posibilidad de control de las interrupciones

▫ La organización en la que se desempeña el trabajo.

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“No puedo hacer nada por mejorar el uso de

mi tiempo”.





Introducción a la Gestión del Tiempo

• Si preguntamos a cualquier trabajador deempresa, si emplea adecuadamente su tiempo detrabajo, seguramente nos diría que la mayoríadel tiempo sí lo emplea adecuadamente.

• Otra cuestión es “cómo se mide el empleoadecuado del tiempo”, ya que es muycomplicado conocerlo. Entre otros aspectos porque el tiempo de cada trabajador deberá serinterpretado con los objetivos de la empresa y desu grupo de trabajo y/o proyecto.

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Introducción a la Gestión del Tiempo

• Gestionar el tiempo consiste en primer lugar, en serconsciente de que se puede organizar mucho mejorel uso del tiempo.

• En general basta con aplicar:▫ Objetivos▫ Lista de tareas▫ Sentido común

• Es evidente que no todos los trabajos tienen lasmismas características y que la aplicación dealgunas medidas debe adaptase (Ej.: personal deurgencias de un hospital vs. Controlador aéreo)

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Ventajas que aporta una buena gestión

del tiempo• Mayor control sobre el trabajo

• Mejora de la productividad

• Mejora de la calidad de vida

• Mejora en la calidad del trabajo

• Mejor ambiente de trabajo

• Optimización de recursos

• Aumento de la eficacia y eficiencia

• Destreza en el establecimiento de prioridades

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Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo





Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

Stephen R. Covey

• Ser proactivo

• Empiece con un fin en mente

• Establezca primero lo primero

• Pensar en ganar/ganar

• Procure primero comprender y luego ser comprendido

• La sinergia

• Afile la sierra

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1. Ser proactivo

• Este hábito de efectividad representa la posibilidad de asumir nuevos desafíos en unambiente de libertad individual y responsabilidad social de la persona humana. Estees el hábito de la conciencia y conducta de responsabilidad, el que resultadeterminante en cada persona para comprender sus realizaciones y frustraciones, susretos y sus respuestas, sus ambiciones y sus logros.

• Es muy importante entender que entre los estímulos, procedentes del ambienteexterno e interno, y las respuestas, manifestadas en conductas observables o no,existe la libertad interior de decidir. Esta es evidentemente una postura nodeterminista, tal como el propio Viktor E. Frankl la señalara al considerarla la últimade las libertades humanas. Al hombre se le puede despojar de todo salvo la de elegirsus valores de actitud frente a las circunstancias de su propia vida. Una lecciónmagistral de libertad interior de elegir la dio el propio Frankl a raíz de su dolorosaexperiencia durante sus años de confinamiento (1942 - 1945) en cuatro campos deconcentración nazi. Su extraordinario libro: Un psicólogo en un campo deconcentración (1946), publicado después con el título de: El hombre en busca desentido, siempre perdurará como uno de los más valiosos legados de valor yesperanza humanas en las condiciones más difíciles de soportar para un ser humano.

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1. Ser proactivo

• Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que constituye el hábitode la responsabilidad, son los siguientes:▫ Valore positivamente la proactividad porque su práctica cotidiana

le significará también mayor libertad personal.▫ Sienta, piense y actúe reconociendo que su familia es su

responsabilidad más importante.▫ Acepte nuevos retos que lo desafíen a cuestionar y romper su

precaria seguridad para desarrollarse cada vez más.▫ Supere con decisión y valor las barreras internas y externas que le

impiden actuar en forma proactiva.▫ Anticípese al futuro diseñando con creatividad y oportunidad

acciones preventivas.▫ Actúe con suma responsabilidad en su trabajo como un camino

inteligente para progresar.▫ Reafirme día a día la responsabilidad que tiene sobre su propia

vida

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2. Empiece con un fin en mente

• Este hábito de efectividad refleja el liderazgo personal y satisfaceplenamente la necesidad de encontrar un sentido a la propia existencia.Este es el hábito de la primera creación o creación mental, el que resultaesencial en cada persona para comprender el cumplimiento de su misiónexistencial.

• Las observaciones y estudios realizados acerca de la visión de futuro revelanque esta es en verdad extraordinaria y, tal como lo considera Stephen R.Covey, el poder de una visión de futuro es increíble. La literatura mundialabunda en casos que demuestran la manera en que la visión de futuroposibilita el cumplimiento de los propios objetivos. Viktor E. Frankl lodemostró personalmente, así como en los casos de aquellos otros individuosenfrentados a situaciones límites en los campos de concentración nazi.Benjamin Singer también comprobó el caso de niños escolares que teníanuna imagen de roles centrados en el futuro y su influencia para sudesarrollo. Andrew Campbell y Laura L. Nash estudiaron la influencia delsentido de misión para el caso de las organizaciones y equipos. Por último,Fred Polak estudió, para el caso de las civilizaciones, la influencia de lavisión colectiva de futuro.

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2. Empiece con un fin en mente

• Algunos ejemplos ilustrativos sobre lo que es el hábitodel liderazgo personal, son los siguientes:▫ Decida y actúe iluminándose con su propia visión de futuro.▫ Dirija su vida previendo su derrotero futuro.▫ Contraste sus decisiones y acciones con su misión personal

y realice los ajustes que correspondan.▫ Acepte que su vida tiene un sentido . . . pero reconozca

también que es usted quien tiene que descubrirlo.▫ Identifique los principios y valores que orientan su propia

vida.▫ Determine el sentido de su vida y comprométase con el

mismo.▫ Lidere su vida trazando el rumbo que recorrerá hoy y

mañana.

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3. Establezca primero lo primero• Este hábito de efectividad interpreta la idea de la administración personal, y su

aplicación inteligente posibilita que las personas puedan encontrar la diferencia entrelo importante y lo urgente para ser más efectivas. Este es el hábito de la segundacreación o creación física, el que resulta básico para comprender la calidad de lasdecisiones y acciones en el día a día.

• Existen varias generaciones de aplicaciones inteligentes respecto a la administracióndel tiempo, cada una de las cuales ha logrado un avance sustantivo con respecto a laanterior: Desde la primera, basada en las notas y listas de tareas; pasando por lasegunda, apoyada en las agendas; hasta la tercera, fundamentada en laadministración del tiempo. Stephen R. Covey ha propuesto una cuarta que encuentrasu sustento en la matriz de administración personal, en la que cada actividad puedeser clasificada según dos criterios: 1) Urgencia, aquellas actividades que requierenuna acción inmediata; y 2) Importancia, aquellas actividades que tienen que ver conlos resultados. Así, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientescuadrantes: 1) Urgente e importante: Administración por crisis; 2) No urgente eimportante: Administración proactiva; 3) Urgente y no importante: Administraciónreactiva; y 4) No urgente y no importante: Administración inefectiva. Resulta obvioque es el segundo cuadrante el que resulta clave para el logro de la efectividad.

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3. Establezca primero lo primero

• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de laadministración personal, son los siguientes:▫ Defina en forma prioritaria los objetivos y metas que deberá

alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.▫ Decida sobre aquello que no es urgente pero sí importante en su

vida . . . y determine actuar en consecuencia.▫ Precise sus roles y objetivos, esfuércese por cumplirlos . . . y

renuévelos.▫ Establezca un modelo de conducta que le permita ser plenamente

interdependiente.▫ Efectivice sus resultados definiendo previamente la jerarquía de

sus obligaciones.▫ Trabaje y comprométase diariamente sobre su victoria privada.▫ Practique a diario el uso de su planificador (agenda) para marcar

día a día la diferencia.

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4. Pensar en ganar/ganar

• Este hábito de efectividad ejemplifica el beneficio mutuo y ayuda poderosamente aencontrar el equilibrio en las relaciones humanas con un sentido de bien común yequidad. Este es el hábito que posibilita el logro de satisfacciones compartidas entretodas aquellas personas que participan en un proceso de negociación.

• Este hábito comprende el estudio de seis paradigmas de interacción humana: 1)ganar / ganar; 2) gano / pierdes; 3) pierdo / ganas; 4) pierdo / pierdes; 5) Gano; y 6)ganar / ganar o no hay trato. Cada uno de estos paradigmas es un modelo derelaciones humanas que conlleva determinados objetivos y logros; sin embargo, elprimer modelo de los nombrados en una realidad interdependiente es el único viable.Este primer modelo representa beneficios mutuamente satisfactorios, además de quesupone aprendizaje recíproco e influencia mutua. La historia de los conflictos entodos los ámbitos psicológicos y sociales refleja la ausencia de esta comprensión,primero, y la práctica desafortunada de las negociaciones, después. Los procesos denegociación colectiva llevados en forma periódica entre representacionesempresariales y sindicales reflejan, en la mayoría de las realidades empresarialeslatinoamericanas, un modelo basado en el paradigma gano / pierdes, el mismo que ala postre se convierte en un paradigma pierdo / pierdes.

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4. Pensar en ganar/ganar

• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito delbeneficio mutuo, son los siguientes:▫ Piense que si trata al otro como a usted mismo le gustaría

ser tratado, estaría sembrando la semilla del ganar / ganar.▫ Acepte el hecho de que tanto usted como los demás pueden

y deben resultar beneficiados en una negociación.▫ Negocie actuando con integridad, madurez y mentalidad de

abundancia.▫ Decida aquello que favorezca el bien común y la equidad.▫ Actúe pensando en que todos deben beneficiarse.▫ Cultive una filosofía de vida ganar / ganar en la vida

familiar, laboral y social.▫ Estimule la inteligencia del equipo de trabajo aportando

una filosofía y conducta sustentada en ganar / ganar.

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5. Procure primero comprender y luego ser comprendido

• Este hábito de efectividad describe la comunicación efectiva y convieneaplicarlo a los efectos de desarrollar los beneficios de la inteligenciaemocional y obtener un clima social de respeto y convivencia armoniosa.Este es el hábito que sustenta la necesidad de comprender con empatía alotro para después ser comprendido y poder edificar relacionesinterpersonales más constructivas.

• Destaca muy especialmente en este hábito la importancia de la escuchaempática en el proceso de la comunicación humana. Si bien todos loshábitos de la efectividad se encuentran muy relacionados con la inteligenciaemocional, este hábito lo está en un grado mayor por sus propiasconnotaciones emocionales. Se ha comprobado a través de diversosestudios que la escucha activa resulta para el supervisor una aptitud críticapara obtener el éxito en su gestión. Esta escucha es con la intención sincerade comprender profunda y realmente a la otra persona. Puede recordarseaquí que la antigua filosofía griega reconoce el ethos, fundamento delcarácter e integridad; el pathos, base de la empatía y el sentimiento; y ellogos, sustento de la lógica y la razón.

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5. Procure primero comprender y luego ser comprendido

• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la comunicaciónempática, son los siguientes:▫ Aprenda mentalmente a ponerse en los zapatos del otro para empezar a

comprenderlo.▫ Pregúntese si la calidad de su comunicación con las personas aporta el

respeto necesario y posibilita una convivencia armoniosa.▫ Reconozca que para comprender al otro deberá aprender a escucharlo . .

. con la mente abierta.▫ Entienda al otro para comunicarse, primero, y encontrar juntos una

solución efectiva, después.▫ Compórtese con la necesaria firmeza y seguridad frente a los demás para

ser escuchado.▫ Realice depósitos constantes y positivos en la cuenta bancaria emocional

de los demás.▫ Aprenda a establecer una comunicación empática escuchando y

dejándose escuchar.

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6. La sinergia• Este hábito de efectividad implica la interdependencia y es el producto social de

individuos, familias, equipos de trabajo y organizaciones bien integradas,productivas y creativas. Este es el hábito que fundamenta los logros sinérgicosdel trabajo en equipo, vale decir de aquellos equipos en los que el resultado delcolectivo es mayor que la simple suma de sus integrantes. También podríaafirmarse que el cociente intelectual del equipo es mayor que el promedio delcociente intelectual de aquellos que participan en su composición.

• La sinergia es un producto resultante de la calidad de las relaciones internas yexternas de calidad singular. Así, la sinergia intrapersonal es consecuencia de lapráctica de los tres primeros hábitos que propician la victoria privada o maestríapersonal; en tanto que la sinergia interpersonal es el resultado de la práctica delos tres segundos hábitos que generan la victoria pública o maestríainterpersonal. Otra manera de enfocar la sinergia interpersonal es considerarlacomo un producto de la mentalidad de abundancia, la cuenta bancariaemocional y el esfuerzo por procurar primero comprender. Un ejemplo notablede sinergia son los círculos de calidad comprometidos, productivos y creativos.

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6. La sinergia• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la

interdependencia, son los siguientes:

▫ Sinergice actuando con proactividad, competitividad y creatividad en suequipo de trabajo.

▫ Seleccione la tercera idea superior en los grupos humanos en los queparticipe.

▫ Alcance nuevos logros y propicie la innovación en su propia familia.

▫ Supérese a sí mismo para desarrollar cada una de las dimensiones de supersonalidad y lograr una mayor sinergia interna.

▫ Actúe proactivamente para ayudar a la formación de un equipo detrabajo bien integrado y productivo.

▫ Acepte la diversidad como una fortaleza del equipo de trabajo que senecesita explotar con inteligencia, creatividad y sensibilidad.

▫ Intégrese a un equipo de trabajo sumando y multiplicando esfuerzospara alcanzar los objetivos del grupo en forma sinérgica.

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7. Afile la sierra

• Este hábito de efectividad interpreta la mejora continua y ofrece unhorizonte de superación personal en todas y cada una de las áreas denuestra personalidad. Este es el hábito que permite entender elmejoramiento personal en las dimensiones física, mental, socio-emocional yespiritual.

• Stephen R. Covey denomina a este hábito afilar la sierra por aquella historiaque relata acerca de un leñador que se encuentra en pleno bosque tratandocon mucho afán de derribar árboles con su hacha. Sin embargo, no le pasapor sus mientes que su hacha también requiere ser afilada cada ciertotiempo para que recupere su filo y pueda seguir brindando un buen servicio.Pues eso es precisamente lo que acontece con las personas cuando no soncapaces de hacer un alto en el camino de su vida para recuperar nuevasenergías con el descanso reparador, la lectura de estudio, la ayuda solidariaal prójimo o la meditación. Las personas requerimos renovación en todas ycada una las dimensiones de nuestra personalidad: física, mental, socio-emocional y espiritual. En cualquier caso, la falta de una apropiadarenovación en estas dimensiones puede tener un elevado muy costo para laspersonas.

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7. Afile la sierra

• Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la mejoracontinua, son los siguientes:▫ Descanse plácidamente las horas que necesita para reponer sus

energías físicas y mentales.▫ Lea, estudie y reflexione . . . todavía sigue siendo una de las

maneras más inteligentes de informarse, educarse y cultivarse.▫ Mejore todo lo que realiza, siempre existirá la posibilidad de

mejorar.▫ Aliméntese en forma nutritiva y sana para estar siempre en buena

forma.▫ Desarrolle su carácter expresando en su conducta principios y

valores positivos.▫ Ofrézcase a sí mismo la posibilidad de renovarse en todos las

dimensiones de su personalidad.▫ Cultive una vocación de servicio sirviendo a los demás con amor.

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La RAE y el tiempo

• Sin duda la palabra “tiempo” es una de las que más acepcionestiene en el diccionario, según la RAE son:▫ 1. m. Duración de las cosas sujetas a mudanza.▫ 2. m. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los

sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. Suunidad en el Sistema Internacional es el segundo.

▫ 3. m. Parte de esta secuencia.▫ 4. m. Época durante la cual vive alguien o sucede algo. En tiempode Trajano. En tiempo del descubrimiento de América.

▫ 5. m. estación (‖ del año).▫ 6. m. edad (‖ tiempo vivido).▫ 7. m. edad (‖ de una cosa).▫ 8. m. Oportunidad, ocasión o coyuntura de hacer algo. A sutiempo. Ahora no es tiempo.

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La RAE y el tiempo▫ 9. m. Lugar, proporción o espacio libre de otros negocios. No tengotiempo.

▫ 10. m. Largo espacio de tiempo. Tiempo ha que no nos vemos.▫ 11. m. Cada uno de los actos sucesivos en que se divide la ejecución de

algo; como ciertos ejercicios militares, las composiciones musicales, etc.▫ 12. m. Estado atmosférico. Hace buen tiempo.▫ 13. m. Esgr. Golpe que a pie firme ejecuta el tirador para llegar a tocar al

adversario.▫ 14. m. Gram. Cada una de las divisiones de la conjugación

correspondientes al instante o al período en que se ejecuta o sucede losignificado por el verbo.

▫ 15. m.Mar. Tempestad duradera en el mar. Correr un tiempo. Aguantarun tiempo.

▫ 16. m.Mec. Fase de un motor de explosión o combustión interna.▫ 17. m. Mús. Cada una de las partes de igual duración en que se divide el

compás.

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Y si la juntamos con otra palabra• ~ inmemorial.

▫ 1. m. Der. tiempo antiguo no fijado por documentos fehacientes, ni por los testigos másancianos.

• ~ muerto.▫ 1. m. En algunos deportes, suspensión temporal del juego solicitada por un entrenador

cuando su equipo está en posesión del balón, o el juego se halla detenido por cualquier causa.▫ 2. m. Lapso que transcurre entre un estímulo y su respuesta.▫ 3. m. Tecnol. Intervalo de tiempo en que el funcionamiento de un sistema no es eficaz.▫ 4. m. Cuba. Período de inactividad en la industria azucarera.

• ~ perdido.▫ 1. m. El que transcurre sin hacer nada provechoso o sin obtener ningún adelanto en la cosa de

que se trata.

• a ~.▫ 1. loc. adv. En el momento oportuno, cuando todavía no es tarde.

• a ~s.▫ 1. loc. adv. a veces.▫ 2. loc. adv. de cuando en cuando.

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Y si la juntamos con otra palabra• dar ~.

▫ 1. loc. verb. No apremiar a alguien.▫ 2. loc. verb. No apresurar algo.▫ 3. loc. verb. Disponer de tiempo suficiente. Lo haré si me da tiempo.

• dar ~ al ~.▫ 1. loc. verb. coloq. Esperar la oportunidad o coyuntura para algo.▫ 2. loc. verb. coloq. Adoptar condescendencia con alguien, atendiendo a las

circunstancias.

• ganar ~.▫ 1. loc. verb. coloq. Darse prisa, no perder momento.▫ 2. loc. verb. coloq. Hacer de modo que el tiempo que transcurra aproveche al

intento de acelerar o retardar algún suceso o la ejecución de algo.

• perder alguien el ~, o ~.▫ 1. locs. verbs. No aprovecharse de él, o dejar de ejecutar en él lo que podía o debía.▫ 2. locs. verbs. Trabajar en vano.

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Refranes y dichos populares sobre el

tiempo• Al que madruga, Dios le ayuda.

• Cada cosa a su tiempo.

• Más vale tarde que nunca.

• No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy.

• No por mucho madrugar se amanece mástemprano.

• Tiempo ido, tiempo perdido.

• Tiempo ni hora no se ata con soga.

• Vísteme despacio que tengo prisa.

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Ejemplos sobre la importancia que

damos al tiempo en nuestro entorno• Algunas frases:

▫ El tiempo es oro▫ En tiempo real▫ Hay que ganar tiempo▫ No tengo tiempo▫ El tiempo vuela

• Algunas máquinas:▫ Los “malditos” relojes▫ La máquina del tiempo (ficción)

• Algunas acciones:▫ El trabajo se cobra por unidades de tiempo▫ En algunos contratos “no llegar a tiempo” está penalizado.▫ Formación sobre gestión del tiempo▫ Comer en un restaurante de comida rápida o comidas precocinadas.▫ Trenes de alta velocidad.

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Algunas características del tiempo

• Medible

• Lineal

• Limitado

• Su importancia depende de la cultura

• Irremplazable

• No almacenable

• No recuperable

• Es el mismo para todos

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Medible• Que el tiempo es medible es muy evidente, ya

que los relojes inundan el mundo. Los tenemospara fichar, en el coche, en el ordenador, paradespertarnos, …

• Otra forma de ver que el tiempo es medible lotenemos en que la mayoría de los trabajos semiden (y facturan) en horas (fontaneros, talleresmecánicos, formadores, … los convenioscolectivos se miden en horas)

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Lineal• Es lineal sin posibilidad de vuelta atrás.

• Es totalmente secuencial.

• Aunque en muchas películas hemos visto máquinas del tiempo, en la actualidad no existen.

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Limitado• La cantidad de tiempo de la que dispones es

limitada.

• Disponemos de 24 horas al día.

• Para un proyecto tenemos u número de horas determinado.

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Su importancia depende de la cultura• No en todas las culturas viven tan rápido como

en la nuestra.

• El ritmo de vida es diferente incluso dentro de un mismo país.

• Lo que en algunos lugares se considera una pérdida de tiempo, en otros no.

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Irremplazable• Nada puede reemplazar el tiempo mal utilizado,

ni por otro tiempo, ni por otro elemento, por elloes vital no dilapidar el tiempo del quedisponemos.

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No almacenable• No podemos almacenar el tiempo para volverlo a

utilizar con posterioridad.

• El tiempo perdido lo será para siempre.

• Si una habitación de hotel o una cama hospitalaria no se ha utilizado hoy se pierde.

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No recuperable• El tiempo “que perdí” ayer no lo puedo

recuperar hoy.

• Un mal uso del tiempo hará incluso que el tiempo venidero sea más complicado.

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Es el mismo para todos• El tiempo es uno de los elementos de la vida que

más nos iguala.

• No se puede comprar el tiempo de otra persona.

• También hemos de comentar que aunque todos disponemos de 24 horas al día, el “precio de mercado de una hora” de personas diferentes es distinto.

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Algunas cuestiones para la reflexión

• Los convenios colectivos hablan de xx horastrabajadas al año, aunque realmente hablan dehoras de presencia.

• Trabajar muchas horas no significa ni ser eficaz,ni eficiente.

• Una adecuada planificación (de la organización ypersonal) ayuda a mejorar la gestión del tiempo.

• La ecuación tiempo=dinero es una ayuda a lamotivación en la mejora de la gestión deltiempo.

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Más cuestiones para la reflexión

• ¿Podemos decir que el tiempo se pierde?

• Si una persona tiene de convenio 1.800 horas detrabajo, ¿el coste horario sería el resultado dedividir el coste anual del trabajador entre 1.800horas?

• ¿Qué tiene que ver con la gestión del tiempo elque una persona falte por enfermedad al trabajoy nadie sepa realizar el trabajo?

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Caso práctico

• Escriba durante 5 minutos un esquema deplanificación de sus tareas a corto plazo,indicando una escala de prioridades.

• Pase al Post-it que se le entregará el esquemaresumido de su planificación.

• Realizar una puesta en común con los resultadosrecogidos.

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Mapa visual de la gestión del tiempo

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66





Leyes de Parkinson

1. “El trabajo crece hasta llenar el tiempo de quese dispone para su realización”.

2. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos losingresos”

3. “El tiempo dedicado a cualquier tema de laagenda es inversamente proporcional a suimportancia.

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Leyes de Carlson

1. “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz yconsume más tiempo que si se realiza demanera continua”.

2. Programar y realizar una tarea larga suponedificultades muy superiores a las que planteauna corta”.

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Ley de Illic

• “Después de un cierto número de horas, laproductividad del tiempo invertido decreceprimero y se hace negativa después”.

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El principio de Pareto aplicado al

tiempo• Vilfredo Pareto, economista italiano, realizó un

estudio sobre la riqueza y la pobreza. Descubrió que el 20%de las personas controlaba el 80% de la riqueza en Italia.Pareto observó muchas otras distribuciones similares en suestudio.

• A principios de los años 50, el Dr. Joseph Jurandescubrió la evidencia para la regla de “80/20” en unagran variedad de situaciones.

• En particular, el fenómeno parecía existir sin excepción enproblemas relacionados con la calidad.

• Una expresión común de la regla 80/20 es que “el 80% denuestro negocio proviene del 20% de nuestros clientes”.

• Por tanto, el Análisis de Pareto es una técnica que separa los“pocos vitales” de los “muchos triviales”.

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El principio de Pareto aplicado al

tiempo

71

Tiempo Resultados

20 %

80 %

20 %

80 %

En el 20% del tiempo realizamos el 80% del trabajo





Mini Debates

• Exprese algunos casos que conozca donde seaevidente que se cumple lo que indica el principiode Pareto.

• Indicar algunas situaciones que conozca en laque se cumplan las leyes de Parkinson.

• Realice los mismo con las leyes de Carlson.

• E igual con la de Illic.

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Jim Still publico un artículo con sus 12

leyes del tiempo• Tener metas

No puedes utilizar su tiempo con eficacia si no sabes que es lo que quieres

• Analizar como utilizas tu tiempoSiempre te ayuda saber a que te dedicas. ¿Realmente estas trabajando en los temas importantes?

• Mantener una lista de tareasY mantiene su cabeza vacía

• Priorizar su lista de tareasPara enfocar en las tareas más importantes

• Controlar procastrinaciónElimina distracciones de su entorno y empieza con la tarea más difícil

• OrganizaciónUna mesa limpia te ayuda enfocarte

• DelegarA la persona más adecuada para la tarea

• Trucos de eficaciaSiempre puedes mejorar tu flujo de trabajo

• Saber decir NOVerifica cada pedido con tu lista de prioridades y metas

• EnfocarSi trabajas concentrado consigues más

• Mantiene las pilas cargadasMeditación, deporte y comida sana incrementan su eficacia

• CuídateNo siempre puedes estar trabajando. Tu tiempo libre es muy importante para tu trabajo.

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10 leyes para administrar el tiempo y

la vida• Ley 1: Usted controla su vida controlando su tiempo. • Controlar su tiempo significa controlar los acontecimientos de su vida. Nuestra carencia del control se

puede también unir a una carencia de la autoestima. • Ley 2: Sus valores que gobiernan son la fundación del cumplimiento personal.

Hacerse preguntas como: ¿cuáles son las prioridades más altas de mi vida? Y de estas prioridades ¿Cuáles son las más valiosas? El proceso de identificar nuestros valores personales es la base para darle la prioridad a esas cosas que son las más importantes para nosotros.

• Ley 3: Cuando sus actividades diarias reflejan sus valores que gobiernan, usted experimenta paz interna. Introducir la pirámide de la productividad para demostrar los cuatro pasos principales que nos conducen a identificar nuestros valores como la base para lograr la consecución de las tareas diarias. Haciendo esto establecemos nuestras propias prioridades personales. La creación de la pirámide se identifica como los valores que gobiernan, seguidos por el nivel siguiente, metas a largo plazo. Encima de metas a largo plazo están las metas intermedias y por último las tareas diarias.

• Ley 4: Para alcanzar cualquier meta significativa, usted debe salir de su zona de la comodidad. Hasta que usted está dispuesto a salir de su zona de la comodidad y a tomar riesgos, el crecimiento y la mejora no vendrán. Los esfuerzos son necesarios para fijar y alcanzar metas.

• Ley 5: Planeación diaria para afianzar la consecución de las metas. Una vez al día se recomienda realizar un plan en el cual se describirán las actividades diarias para el logro efectivo de los objetivos próximos.

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Fuente: The 10 Natural Laws of Successful Time & Life Management Hyrum W. Smith





10 leyes para administrar el tiempo y

la vida•Ley 5: Planeación diaria para afianzar la consecución de las metas. Una vez al día se recomienda realizar un plan en el cual se describirán las actividades diarias para el logro efectivo de los objetivos próximos. •Ley 6: Su comportamiento es una reflexión de lo que usted cree verdadero. La ventana de la creencia es la opinión del mundo y es una reflexión de nuestros valores. Nuestra creencia afecta directamente al elemento de las reglas. Los patrones del comportamiento reflejan cuales son nuestras ventanas de creencias.•Ley 7: Usted satisface necesidades cuando su creencia está en línea con realidad. El cambiar es una tarea difícil de realizar. Si las necesidades no se están resolviendo es necesario identificar los patrones del comportamiento que no están produciendo los resultados deseados. Una vez que se identifique el comportamiento, la creencia posible que conduce ese comportamiento puede entonces ser detectada. Identificando creencia alternativa podemos producir resultados posibles y predecir la satisfacción de nuestras necesidades. •Ley 8: Los comportamientos negativos son superados cambiando la creencia incorrecta. Algunos de nosotros somos productos del ambiente negativo. La superación de principios incorrectos conduce al comportamiento cambiante. •Ley 9: Su autoestima debe venir en última instancia de su interior. Identifique su papel en la vida. Una autoestima sana conducirá a la mayor motivación para cambiar de dentro. •Ley 10: Dé más y usted tendrá más. Compartir lo que tenemos y predicar la mentalidad de la abundancia es el factor del cambio.

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Fuente: The 10 Natural Laws of Successful Time & Life Management Hyrum W. Smith





Decálogo de uso del tiempo de José Mª

Acosta1. DECIDE A DÓNDE QUIERES LLEGAR, es decir, tus

objetivos.2. PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí.3. ASIGNA A CADA UNA SÓLO EL TIEMPO JUSTO.4. COMIENZA POR LO MÁS IMPORTANTE.5. SIGUE TU PROGRAMA, salvo que te surja algo más

importante.6. HAZLO YA; no lo dejes para luego.7. CONCÉNTRATE EN UN SOLO ASUNTO.8. ACABA LO QUE COMIENCES.9. HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO.10. TOMA TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate,

disfruta, vive.

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Fuente: www.josemacosta.com/decalogo.htm



http://www.josemacosta.com/decalogo.htm



Mitos destructores del tiempo eficaz

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78






79






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La importancia del tiempo y los

aspectos culturales• En la Sociedad en la que nos ha tocado (o hemos

querido) vivir, el tiempo es primordial, estamosen la sociedad de las prisas, la comida rápida, elestrés, pero eso no sucede en otras culturas, nitan siquiera dentro de nuestro país de la mismamanera en las diferentes zonas.

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¿Realmente sabemos en qué ocupa-

mos el tiempo y si lo hacemos bienNº Pregunta Siempre A

vecesNunca

1 ¿Desarrollas las actividades en el tiempo previsto?

2 ¿Realizas trabajos que no te corresponden por que crees que la persona que las tiene que realizar las va a hacer mal?

3 ¿Documentas por escrito todas tus actividades?

4 ¿Realizas primero las actividades que más te satisfacen?

5 ¿Todas las actividades que realizan se corresponden con alguno de los objetivos de la organización o personales?

6 ¿Crees que el uso de tu correo electrónico es eficiente?

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vecesNunca

7 ¿Tu sitio de trabajo está ordenado y permite un fácil acceso a los datos que necesitas?

8 ¿Cuándo acudes a una cita o reunión eres puntual?

9 ¿Cuándo te surge una idea, la anotas en algún lugar?

10 ¿Comunicas a las personas de tu organizaciónaquellas tareas que has realizado que pueden afectarles?

11 ¿Cuándo un compañero se acerca a tu sitio de trabajo y te pregunta ¿Tienes un minuto? Respondes siempre que sí?

12 ¿Planificas con detalle tu agenda diaria?

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vecesNunca

13 ¿En los informes dedicas más tiempo a la imagen que al contenido?

14 ¿Dejas para mañana lo que puedes hacer hoy?

15 ¿Tienes una idea aproximada de tu planificación a tres meses vista?

16 ¿Navegas eficazmente por Internet?

17 ¿Tenéis plan de contingencias en vuestra empresa para resolver las bajas laborales?

18 ¿El trabajo está bien repartido entre los miembros del equipo?

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vecesNunca

19 ¿Manejas con soltura las aplicaciones informáticas que usas cotidianamente en el trabajo?

20 ¿Se utiliza un sistema racional de almacenamiento de documentación?

21 ¿Todos los miembros del equipo de trabajo saben siempre lo que tienen que hacer?

22 ¿La empresa tiene acceso a las agendas de los trabajadores?

23 ¿Las reuniones a las que asistes están bien planificadas?

24 ¿Sabes a quién acudir en tu empresa ante cualquier contingencia?

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vecesNunca

25 ¿Se aprovecha bien el tiempo de trabajo?

26 ¿Analizáis los procedimientos de la empresa para ver si son susceptibles de mejora en el empleo del tiempo?

27 ¿Hacéis una reunión de planificación semanal?

28 ¿El sistema de filtrado de llamadas en la empresa es adecuado?

29 ¿En la empresa hay una lista de contactos única?

30 ¿Se ocupa alguien de la mejora de tiempos en la empresa y/o departamento?

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mos el tiempo y si lo hacemos bien• El cuestionario anterior debe servirnos de reflexión

sobre lo que conocemos en realidad del uso de nuestrotiempo. Hay que dedicar parte de nuestro tiempo apensar.

• Se podría haber valorado cada pregunta y llegar a unapuntuación, pero el objetivo es abrir los ojos al respectode cómo usamos el tiempo del que disponemos.

• Un aspecto que no debemos olvidar es que el tiempo enlas organizaciones vale dinero y por ello hay queracionalizar su consumo, todos vemos claro que apagaruna luz que no se utiliza, o utilizar un papel por las doscaras es un ahorro.

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Lo primero, reconocer el problema

• Dicen que lo primero que hay que hacer parasuperar una adicción es reconocerla, el restoparte de este punto.

• A la hora de saber si utilizamosinadecuadamente el tiempo, también debemosreconocer, en general, que lo malgastamos, asípodremos ponernos en marcha para mejorarnuestra gestión del tiempo.

• Conocer en qué y cómo resolver el problemavendrán después.

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Hay que decir que sí se puede mejorar

el empleo del tiempo• Todavía hay muchas personas que opinan que es

muy difícil mejorar el empleo del tiempo. Vamosa exponer algunos casos sencillos donde esamejora es relativamente fácil:▫ Una reunión mal planificada de 2 horas con 10 personas, podría

haberse resuelto en 1 hora con una buena planificación, ahorro 10horas totales (podría descontarse el tiempo invertido en laplanificación)

▫ Un viaje en tren de dos horas, al que no te llevas trabajo, son 2horas perdidas.

▫ Un espacio de trabajo mal organizado puede ocasionar miles depequeñas pérdidas del tiempo al año.

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Hay que decir que sí se puede mejorar

el empleo del tiempo▫ Buscar un teléfono por no llevar un registro adecuado de los

mismo causa muchas pequeñas pérdidas constantemente.

▫ Repetir un trabajo realizado anteriormente por no encontrarlosupone pérdida de tiempo.

▫ No conocer el funcionamiento de los buscadores de Internet,causas centenares de pequeñas pérdida al mes.

▫ Una mala (o nula) formación de los trabajadores en tareasinformáticas cuesta decenas de horas perdidas al añomultiplicado por el número de trabajadores.

▫ Una mala planificación de un viaje, en los enlaces, ocasiona unelevado número de horas perdidas.

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Fases de un proyecto de mejora del

uso del tiempo• Reconocimiento

• Análisis de empleo del tiempo

• Conocer técnicas de gestión

• Medidas a tomar, elaboración de un plan

• Ejecución del plan

• Perfeccionamiento y mantenimiento del plan

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¿Sabemos en qué consumimos el

tiempo?• Para un correcto uso del tiempo, hemos de saber

cómo lo utilizamos en la actualidad. Hayherramientas que permiten analizarlo conbastante fiabilidad.

• Para debemos ser lo más sinceros posibles, yaplicar las herramientas en condiciones“normales”.

• Recuerde que para corregir hay que conocer lasituación actual.

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10 ejemplos cotidianos

de mal uso del tiempo1. Llegar tarde a una cita o a una reunión.

2. Realizar un viaje en tren sin llevar lectura otrabajo para realizar.

3. Estar buscando un “papel” media hora en lamesa del despacho.

4. Tener que repetir por errores un factura 5veces.

5. Darle 10 vueltas a una oferta cuando ya estabasuficientemente bien.

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10 ejemplos cotidianos

de mal uso del tiempo6. Retrasar una tarea que hay que realizar en este

momento.

7. Realizar primero el trabajo que más nos gusta.

8. Soltarle un “marrón” a alguien, creyendo queestamos delegando una tarea.

9. Tomar una decisión “importante” cansado o enestado de ansiedad.

10. Contestar a todas las llamadas de teléfonoindiscriminadamente.

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Tabla de actividades realizadas en una

jornada de trabajo• El método más utilizado consiste en aplicar durante

una jornada típica de trabajo una tabla que reflejeen qué hemos utilizado nuestro tiempo.

• Sería deseable que dicha tabla se realice durantemás de una jornada (una semana podría ser unperiodo de tiempo adecuado), y que sucumplimentación sea lo más objetiva posible.

• A continuación se ofrece un modelo de tabla (dichomodelo puede sufrir alguna modificación por lacaracterísticas de trabajo de la persona)

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Tabla de registro de actividadesHora Tarea Descripción

De la tareaImportancia de la tarea

TiempoPrevisto

TiempoReal

% desviación

CausaDesviación

Ideas de mejora

Totales…..

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Cómo rellenar la tabla de registro de

actividades• Esta tabla se aplica sobe una jornada de trabajo,

si lo realiza durante una semana utilice una tablapor día.

• Con respecto a la importancia de la tarea, unaescala podría ser:

▫ Importante Urgente Rutinaria Innecesaria

• Quizás sea pronto para rellenar la columna deideas de mejora, pero inténtelo.

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Análisis de la tabla de registro de

actividades• Una vez obtenida una idea bastante real del uso de

nuestro tiempo, hemos de analizar si los resultadosobtenidos son indiciarios de una mala praxis en eluso del tiempo.

• Dicho análisis será una de las piezas que nospermitirá un desarrollo de nuestro plan de uso deltiempo (no es la única pieza).

• Es importante que el análisis se realice de la maneramás objetiva posible, ya que no debemos olvidad elobjetivo principal, qué es conocer en qué invertimosel tiempo, si es la manera mejor de invertirlo y cómopodemos mejorar su uso.

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Algunas ideas para el análisis:

Tareas innecesarias• Comencemos por las tareas innecesarias, cómo

su nombre indica no son necesarias y por lotanto o no las debemos realizar o debemosdelegarlas en otra persona.

• Hemos de averiguar cómo han llegado a formarparte de nuestra agenda y conseguir erradicarlasde la misma.

• Muchas de estas tareas se realizan “porquesiempre se ha hecho así”, razón que ni tansiquiera es un argumento.

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Urgente vs. Importante• Existe una gran confusión sobre las tareas

importantes y las urgentes, para ello vamos aaclarar algunos puntos.

▫ Tarea urgente es: tareas que, por su naturaleza,requieren de una atención inmediata.

▫ Tarea importante es: son aquellas que estándirectamente ligadas a los objetivos a medio ylargo plazo. Son tareas que requieren especialatención.

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Diagrama Importante-Urgente

1 2

3 4

Importante

No Importante

Urgente No Urgente

Cualquier tarea que desempeñamos, la podemos encuadrar en el siguiente gráfico que alberga actividades:

1. Importantes y urgentes (Ej.: Una licitación)2. Importantes y no urgentes (Ej.: Diseño de un nuevo producto)3. Urgentes y no importantes (Ej.: Cumplimiento de un vencimiento)4. No urgentes y no importantes (Ej.: Archivo de documentación)

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Zona 1: Urgente/Importante• Algunas acciones que pueden entrar dentro de

esta zona son:

▫ Proyectos con fecha de vencimiento

▫ Crisis

▫ Problemas apremiantes

• Efectos que causa la abundancia de zona 1:

▫ Sensación continua de apagar incendios

▫ Estrés y agotamiento

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Zona 2: No urgente/Importante• Algunas acciones que pueden entrar dentro de esta

zona son:▫ Planificaciones a medio y largo plazo▫ Definición de líneas estratégicas▫ Estudio permanente de oportunidades▫ Prevención▫ Mantenimient0s

• Efectos que causa la abundancia de zona 2:▫ Elevada visión▫ Reducido número de crisis▫ Mayor calidad de vida▫ Disciplina, equilibrio y autocontrol

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Zona 3: Urgente/No importante• Algunas acciones que pueden entrar dentro de

esta zona son:

▫ Interrupciones por llamadas telefónicas

▫ Reuniones

• Efectos que causa la abundancia de zona 3:

▫ Exceso de atención a la reputación

▫ Sentimiento de exclusión del control

▫ Concentración en breves espacios de tiempo

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Zona 4: No urgente/No importante• Algunas acciones que pueden entrar dentro de

esta zona son:▫ Muchas llamadas telefónicas▫ Descansos mal entendidos▫ Pérdidas de tiempo▫ Trivialidades▫ Gran parte del correo postal/electrónico

• Efectos que causa la abundancia de zona 4:▫ Irresponsabilidad▫ Exceso de dependencia de los otros

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Caso práctico: Urgente-Importante

• Duración: 30 minutos en total• Descripción: Durante 10 minutos cada uno de

los asistentes, creará una matriz Urgente-Importante de las principales tareas de sutrabajo.

• Los siguientes 10 minutos se realizará unapuesta en común.

• Los siguientes 10 minutos se establecerá undiálogo tendente a poner en común las ideassobre Importante y Urgente.

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Algunas ideas sobre tareas importantes

y urgentes• Para poder saber el grado de interés de una tarea

ha tenido que ser analizada y categorizada.

• Hay que evitar que una tarea importante llegue aser urgente.

• Se debe delegar lo no importante y no urgente,así como lo urgente y no importante. El resto ono delegarlas o delegarlas parcialmente.

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Eficiencia vs. Eficacia• También es fácil confundir las palabras eficiencia y eficacia.

▫ Eficacia: está relacionada con la consecución de objetivos. Sehan tomado las decisiones correctas. Tiene un enfoque proactivo.

▫ Eficiencia: tiene que ver con el uso adecuado de los recursos.Tiene un enfoque reactivo.

• En general sólo si se ha sido eficaz, se puede llegar a ser eficiente(aunque se da el caso). Piense que no hay nada inútil que se puedahacer eficazmente.

• Es claro que nuestros objetivos de gestión del tiempo han deperseguir las dos, eficacia y eficiencia.

• Puede ocurrir que en función de nuestro trabajo prime más una queotra, pero en general hay que ser eficaz siendo eficiente enconseguirlo.

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109





Introducción a los ladrones del tiempo

• En cuantas ocasiones estamos realizando untrabajo de “pensar” muy concentrados y con unnivel de rendimiento muy elevado y se produceuna interrupción indeseada y casi siempreinnecesaria. Cuando retomamos las actividad yano conseguimos el nivel de productividad previo.

• Por ello debemos conseguir que nuestrosparticulares “ladrones del tiempo” desaparezcano cuanto menos se reduzcan lo más posible.

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Ladrones del tiempo

• Aunque la literatura sobre el tema a vecesdifiere, algunas características que definen unladrón del tiempo son:▫ En general, evitable▫ En la mayoría de los casos, innecesario▫ Muchas interrupciones son fruto de la amabilidad

mal entendida.▫ Hay quién no sabe decir NO.▫ Muchos “ladrones” son producto de burocracia

interna mal entendida.

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Inconvenientes que ocasionan los

ladrones del tiempo• Algunos efectos que pueden causar los ladrones

del tiempo son:

▫ Estrés y/o ansiedad

▫ Baja productividad

▫ Poco rendimiento del tiempo de trabajo

▫ Creación y establecimiento de malos hábitos

▫ Alimentar el estado permanente de “resolver urgencias”

▫ Ocultar la incompetencia de terceros

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Caso práctico

• Realice una lista con 10 ladrones del tiempo (demanera individual)

• Puesta en común de los 15 ladrones del tiempomás votados por los asistentes.

• Cuestiones:

▫ ¿Cuál es ladrón que más tiempo le “roba”?

▫ ¿Cree Vd. Que algunos de esos ladrones son fácilesde suprimir?

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Algunos de los ladrones del tiempo

más habitualesLadrón del tiempo Problemas que ocasiona

Desorganización en la mesa de trabajo

Falta de objetivos

Llamadas telefónicas

Visitas

Imprevistos

Falta de información

Ruidos

Pausa café

Impuntualidad

Reuniones

Perfeccionismo

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Algunos de los ladrones del tiempo

más habitualesLadrón del tiempo Problemas que ocasiona

Trabajo excesivo

Falta de planificación

Falta de comunicación

Cansancio

Escasez de disciplina personal

Burocracia

No decir NO

El e-mail

NO delegar

Aplazar decisiones

Realizar un trabajo que no te corresponde

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Tabla de análisis de los ladrones del

tiempoLadrón Descripción Posibles soluciones Importancia/

Frecuencia

Ladrón Ladrón del tiempo

Descripción Breve descripción del mismo

Posibles soluciones Ideas de cómo resolver dicho problema.

Importancia/Frecuencia Con qué frecuencia se produce y la gravedad de las consecuencias

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Curva de rendimiento durante la

ejecución de una tarea

5

6

7

8

9

10

Preparación Concentración Cansancio

117





Curva de errores durante la ejecución

de una tarea

5

6

7

8

9

10

Preparación Concentración Cansancio

118





Curva de rendimiento durante la ejecución

de una tarea con interrupciones

5

6

7

8

9

10

119





Los comportamientos asertivos evitarán

muchos de los ladrones del tiempo

• Si habitualmente tuviéramos uncomportamiento asertivo en muchas ocasionesreduciríamos las ocasiones en las que los“ladrones del tiempo” nos ocasionan problemas.

• En ocasiones decir un No a tiempo ayuda amejorar la administración del tiempo.

• Evitar discusiones innecesarias por cuestionesde opinión también.

• Los comportamientos asertivos mejoran eltrabajo en equipo.

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Minidebates

• ¿Se rinde igual con interrupciones constantes enel trabajo?

• ¿Qué considera mejor un patio de operaciones odespachos individuales?

• ¿Cuándo todos conocemos a un elemento de laorganización que pierde su tiempo y que se lohace perder a los demás, cómo debiéramos deactuar?

121






122





Los objetivos

• Llegados a este punto, hay que hablar largo ytendido sobre los OBJETIVOS.

• El motivo es claro: ¿Cómo se en que tengo queocupar el tiempo, sino conozco qué es lo quequiero conseguir?

• Realmente es el punto de partida de nuestroproyecto de mejora el la aplicación de nuestrotiempo, por ello vamos a dedicarle parte de estecurso.

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Tipos de objetivos que tenemos que

estudiar• Los objetivos a los que estamos haciendo referencia son:

▫ Los marcados por las líneas estratégicas de la empresa.

▫ Los objetivos del departamento al que pertenecemos.

▫ Los objetivos personales que tenemos asignados, a corto, medio y largoplazo.

▫ Las instrucciones de nuestros superiores en la organización.

• La unión de estos objetivos nos dará las pautas que debemos seguiry que nos permitirán saber a qué debemos orientar nuestrosesfuerzos y por lo tanto mejorar la gestión de nuestro tiempo y el dela organización.

• Por todo ello es vital que todos conozcamos los objetivos que nosincuben de manera clara, precisa y preferentemente por escrito.

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Algunas ideas sobre los objetivos

• No todos los objetivos tienen la mismaimportancia, ni para las organización, ni para losdistintos miembros de estas.

• Los objetivos deben ser realistas y adecuados alfin perseguido.

• La formulación de los mismos debe ser clara yprecisa.

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Características relevantes que deben

poseer los objetivos• Medibles

• Flexibles (dentro de un orden)

• Realistas

• Coherentes

• Motivadores

• Claros

• Y por supuesto, siempre deben estar porescrito.

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La gestión de ideas

• En la sociedad actual, uno de los principales valoresañadidos de trabajadores y empresas son “las ideas”.

• En muchas ocasiones viendo empresas de lacompetencia, visitando a clientes y/o proveedores“se nos ocurre una idea”, pero por no tomar nota deella en la mayoría de los casos se queda en el olvido.

• Si adquirimos el hábito de llevar un bloc, pda o … ylas anotamos, cuando tengamos oportunidadtrabajaremos con ellas, y en ciertas ocasiones nosservirán para nuevos proyectos.

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Base de datos de ideas

• Las empresas debieran contar con una base dedatos donde se recogieran las ideas de todos loscomponentes de la misma.

• Dicha base de datos, no deberá se un pozo sinfondo. Se creará un procedimiento para suestudio, viabilidad, oportunidad, de tal modoque se aproveche todo “el caudal pensador de laorganización”.

• Realizando ese pequeño ejercicio se consiguenunas mejoras espectaculares.

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Tabla modelo de registro de ideas

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Idea Descripción Estudio Acción a tomar





La delegación

Logramos más de lo que podemos hacer de manera individual por

medio de la delegación en tiempo y en otras personas.

Si delegamos en el tiempo, pensamos en términos de eficiencia.

Si delegamos en otras personas, pensamos en términos de efectividad.

Delegar en otros con efectividad es tal vez la actividad que por sí sola

potencia más nuestra fuerza.

Transferir la responsabilidad a personas aptas y adiestradas nos

permite dedicar nuestras energías a otras actividades importantes.

La delegación significa desarrollo, tanto para los individuos como

para las organizaciones

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Las herramientas tecnológicas

• En la actualidad existen multitud de ayudastecnologías, que nos van a permitir ayudarnos amejorar en la gestión del tiempo y las ideas,algunas de las cuales son:

▫ Agendas (Outlook y similares)

▫ Intranet de la empresa

▫ Herramientas de movilidad (teléfonos móviles,Pdas, Blackberry, ordenadores portátiles, …)

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Internet y el tiempo

• En la actualidad Internet es una herramientavital en muchos de los puestos de trabajoactuales.

• Dicho esto, también hemos de indicar que unmal uso de Internet, ocasiona muchas horas detrabajo perdido.

• Algunos errores comunes son:▫ Mala realización de las búsquedas▫ Navegación errática▫ Uso indebido

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Características de las tareas en las que

se puede ahorrar tiempo• Las innecesarias en primer lugar y con gran

distancia sobre las demás (estas directamentehay que eliminarlas).

• Las que se dilatan innecesariamente en eltiempo, ya que podrían ser realizadas en untiempo menor.

• Las de baja productividad.

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Ejemplos de Tareas en las que se

puede ahorrar tiempo• Lecturas (en trenes, aviones, estaciones se puede

leer)• Búsqueda de documentación (herramientas de

calidad):▫ Soporte físico▫ Soporte informáticos▫ Internet

• Tomas de decisiones• Reuniones• Resolución de conflictos• Viajes (en muchas ocasiones podrían eliminarse o

sustituirles por videoconferencias)

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Ejemplos de Tareas en las que se

puede ahorrar tiempo• Gestión de llamadas telefónicas (Ej.: no

responder las innecesarias)• Gestión del correo (electrónico/ordinario)• Adecuado uso de las reuniones de trabajo, en la

mayoría de los casos bastaría con realizarlas sólosi son necesarias.

• Aprender la mecánica de la toma de decisiones.• Formación adecuada en las herramientas del

puesto de trabajo.• Planificación adecuada a la empresa.

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La importancia de la motivación

• Si un trabajador no está motivado en su trabajo,difícilmente podrá afrontar el duro reto demejorar su gestión del tiempo (o cualquier otro).

• Por ello, en primer lugar debemos mejorar sumotivación.

• La ausencia de motivación, sobre todo, la quenace del interior es un síntoma tan preocupante,que o se consigue superar o implica romper larelación entre la empresa y el trabajador.

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Los peligros del perfeccionismo

• El perfeccionismo es uno de los grandes peligrosde la gestión del tiempo, sobre todo elperfeccionismo mal entendido).

• Cuando una tarea está terminada, en la mayoríade los casos, es mejor no volverla a retomar, yaque un intento de perfeccionarla llevaráaparejado una inversión de tiempo con unarentabilidad escasa o nula.

• Una cosa es “hacer las cosas bien” y otra“obsesionarse con la perfección”.

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Los peligros de las inadecuada o

escasa formación• La falta de formación ocasiona inadecuados usos

del tiempo, veamos algunos ejemplos:▫ El mal uso de aplicaciones informáticas▫ El mal uso de los procedimientos internos

• Otro peligro es la mala percepción de losconocimientos que se tienen. En generaltenemos una percepción inadecuada de losconocimientos que tenemos.

• La formación en gestión del tiempo, es necesariapara mejorar la productividad.

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El camino critico y el tiempo

• Cuando se realizan las planificaciones de formaortodoxa, en cualquier proyecto encontramos “elcamino crítico”, que es el conjunto de tareas quesi se retrasasen harían que la fecha determinación del proyecto también se retrasase.

• Las tareas que forman el camino crítico han detener una vigilancia especial para evitar retrasosen la terminación de proyecto.

• Los retrasos en la entrega de un proyecto, comomínimo son un mal síntoma.

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Otro gran peligro para el tiempo, la

indecisión• Tomar decisiones es una actividad que

desarrollamos a diario en muchas ocasiones.

• Si conocemos los objetivos que perseguimos y losrudimentos básicos de la toma de decisionesrealizaremos dicha tarea más rápido y mejor.

• En ocasiones cuando tenemos que tomar unadecisión intentamos eludirla, lo que casi siempreocasionará una pérdida de tiempo considerable.

• La indecisión es la peor decisión que podemostomar.

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Recompensar la buena gestión del

tiempo, ayuda a conseguir el éxito• Cuando observamos en nuestros colaboradores

acciones tendentes a mejora de laadministración del tiempo, debemos reforzarestas actitudes.

• Ya que en caso contrario lo que conseguiremoses desmotivar a la persona que ha tomado dichainiciativa.

• En general reconocer actitudes buenas en eltrabajo es una política que ayuda a mejorar elclima laboral.

141





Tiempo y estrés

• Trabajar con elevado nivel de estrés reduceostensiblemente la productividad, por ellodebemos evitarlo.

• Si estamos habitualmente en la zona de Urgentee importante viviremos con estrésconstantemente, por ello debemos abandonar lazona lo antes posible.

142





El comportamiento asertivo ayuda a

mejorar la gestión del tiempo• Comportarse de manera asertiva es una herramienta

eficaz en la mejora de la administración del tiempo.

• Veamos algunos ejemplos:

▫ Saber decir NO en el momento adecuado.

▫ Aceptar un NO de manera natural.

▫ Pensar que mi opinión no es mejor que la de la otrapersona.

▫ Mantener tus derechos respetando los de los demás.

▫ Haz que tu comunicación sea abierta, directa y franca.

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Los directivos deberán dar ejemplo

• Para conseguir que los trabajadores de unaempresa mejoren el empleo de su tiempo, esevidente que las personas con subordinadosdeberán ser los primeros en hacerlo para darejemplo y enseñar a los demás.

• No basta con que sólo los “jefes” realicenmejoras en la administración del tiempo,deberán fomentar, enseñar, ayudar y corregiresas tareas a las personas que dependen de ellos.

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Los directivos deberán dar ejemplo

• Algunos ejemplos que ayudarán a conseguir eseobjetivo son:

▫ Dar buen ejemplo a los demás.

▫ Reforzar positivamente los esfuerzos de lossubordinados.

▫ Mejorar la comunicación en el equipo.

▫ Realizar reuniones adecuadas.

▫ Llevar a cabo una buena delegación.

▫ Poner objetivos graduales y conseguibles.

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Mini Debates

• ¿Observa en su departamento comportamientosque ayuden a la mejora de la gestión del tiempo?

• ¿Habla con sus superiores, compañeros ysubordinados al respecto?

• ¿Qué aportaciones realiza usted en este sentido?

• ¿Cree que su comportamiento es asertivo o no?

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Las reuniones y el tiempo

• En función del puesto de trabajo que tengamos, las reuniones son importantes y ocupan buena parte de nuestro tiempo (bien sean formales o informales).

• El tiempo ocupado en las reuniones, antes, durante y después de las mismas ha de ser gestionado con total esmero.

• Hemos de recordar que sin en una reunión de “pierde el tiempo” lo pierden todos los asistentes.

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Las reuniones y el tiempo

• Si el coordinador de la reunión no gestiona bien el proceso, hará que los asistentes a la misma “pierdan su tiempo”.

• Cómo casi siempre la ausencia de objetivos hará que todos perdamos el tiempo, y si paramos a pensar un poco, veremos que muchas reuniones no tienen objetivos o son poco claros.

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Preguntas básicas en una reunión

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El objetivo

El público

Contenido

Planificación

Entorno

¿Para qué es la reunión?

¿A quién está dirigida?

¿De qué vamos a hablar?

¿Qué guión vamos a seguir?

¿Medios, sala de reuniones, ?





Estructura de una reunión

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ConclusionesConcreción Resumen de puntos

DesarrolloOrdenado 4/5 puntos clave

EsquemaBreve Enumeración de puntos

IntroducciónImpactante Captar la atención

AperturaActo formal

Sie

mp

re

lo

s o

bje

tiv

os

pr

es

en

tes

Se

gu

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co

ntin

uo





Algunas ideas a considerar sobre las

reuniones. La apertura• Los tres primeros minutos de la reunión suelen

ser vitales, por lo que hay que asignarle la importancia adecuada en la preparación y en su desarrollo.

• En esa fase al menos debemos conseguir:

▫ Captar la atención

▫ Crear un clima adecuado

▫ Conseguir credibilidad

▫ Ganarse el interés

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Frase para el debate

“Nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una

buena primera impresión”

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Algunas ideas a considerar sobre las

reuniones. Las conclusiones• Algunas de las acciones a realizar en esta fase son:

▫ Resumen Puntos principales Repetir recomendaciones Iniciar fase de preguntas

▫ Volver a motivar Obtener el compromiso Ofrecerse como ayuda Explicar las acciones a emprender

▫ Agradecimientos Por la asistencia y participación Entregar documentación de apoyo Despedida cordial

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La toma de decisiones

A veces una buena decisión, lleva a consecuencias inesperadas, deello no se puede deducir que haya sido una mala decisión.

No todas las decisiones son de la misma importancia, aunque losprocesos de la toma de decisión son similares.

Las decisiones las tomamos constantemente en nuestra vidacotidiana, aunque en ocasiones ni somos conscientes de ellas,algunas de estas decisiones son: Que calle coger para ir a … Que pedimos en el restaurante para comer. Que regalo hacemos en un cumpleaños. Que ropa nos ponemos para ir a trabajar. Qué le digo a “fulanito” cuando le vea, hace 4 años que no hablo con él.

En la vida de la empresa también tomamos decisiones todo eltiempo, y tampoco somos conscientes de ello. Algunas son: ¿Me pongo al teléfono? Llega un e-mail de “xxxxx”, ¿le leo ahora?

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• Normalmente surge un problema o situación quehay que resolver, ello nos llevará a tomar unadecisión.

• Para llegar a la decisión, habremos de considerar losplazos de los que disponemos, que informacióntenemos y cual necesitamos, que alternativas hay, …

• Una vez realizado el estudio de alternativas, hay queelegir y poner en marcha la misma. Eso es la tomade decisión.

• Todavía no hemos terminado habrá que ejecutar ladecisión y evaluar los resultados.

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Usar el lápiz y papel, junto a procedimientosformales ayudan a: Simplificar y esclarecen el problema: permiten reducir

el ruido para mejorar la toma de la decisión. Reducen la ansiedad: ya que se persigue resolver la

situación, pero también cuanto antes. Superan limitaciones humanas: los métodos formales

mejoran las limitaciones humanas. Se puede aplicar métodos de análisis: ya existen

métodos para resolver problemas tipificados. Permiten orientar los juicios más correctamente:

evitan errores producidos por los prejuicios.

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Elementos que influyen en una

decisión Una decisión en la que sólo existe una alternativa, no

es una decisión. Algunos elementos que influyen en las tomas de

decisiones son: El tiempo disponible (veo caer un tiesto a tres metros

de mi cabeza) Los objetivos que tengo no se corresponde a la

solución ideal (daños a terceras personas, nivel deriesgo, …)

Se pueden usar atributos valorables, que permitanvalorar lo que nos acercamos a lo óptimo. En generalserán cuantitativos. Ejemplo: para valorar unprograma informático hay tablas de valoración.

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El proceso de la decisión

Las fases en las que se desenvuelve el proceso son en generallas siguientes: Definición del problema: un vez detectado necesitamos recoger

información, elementos que intervienen, relación entre ellos, … Selección de criterios: establecer criterios, priorizar, si son o no

eliminatorios, … Búsqueda de alternativas: buscar las alternativas posibles que

cumplan los criterios anteriores. Análisis: valoración de las distintas alternativas en función de los

criterios cualitativos y cuantitativos. Decisión: la elección de la alternativa a llevar a cabo. Ejecución y seguimiento: puesta en marcha de la elección y

seguimiento de la misma. Algunas de las fases son difíciles de delimitar, y el orden de

algunas de ellas podrá sufrir pequeñas variaciones.

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Algunos consejos sobre la toma de

decisiones• En la mayoría de las ocasiones hay que olvidarse

del corazón y usar la cabeza a la hora de tomaruna decisión.

• Nunca tome decisiones importantes cansado o“con la cabeza en oro sitio”.

• Sistematice las decisiones repetitivas.

• Evite que las decisiones importantes seconviertan en urgentes.

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Qué es un plan de gestión del tiempo y

para qué sirve• Un plan de administración del tiempo es el

programa que mejor funciona para usted y para suempresa. Crear un plan de administración deltiempo incluye identificar las prioridades, fijar losobjetivos y clasificar esos objetivos y prioridades ensu programa.

• Un plan de administración del tiempo incluyecomprender cuál es el momento adecuado paraocuparse de sus objetivos. Los jefes que administranbien el tiempo también tienen planes a corto y alargo plazo, elaboran programas realistas y se tomanmomentos para recobrar fuerzas y de descanso.

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Necesidad de un plan global de gestión

del tiempo• Crear un plan global de administración del tiempo le permite saber

cuáles son sus tareas principales y secundarias. Al crear un planglobal de administración del tiempo, puede determinar másfácilmente qué áreas de su trabajo tiende a desatender y para cuálestiende a utilizar demasiado tiempo.

• Como un plan global de administración del tiempo requiere queescriba sus objetivos y prioridades diaria, semanal e inclusomensualmente, estará más capacitado para determinar cómo debeprogramar cada día cuando deba lograr objetivos a largo plazo.Tener un plan global de administración del tiempo minimiza suestrés, le ayuda a equilibrar su vida, aumenta su productividad,identifica sus prioridades y le ayuda a lograr sus objetivos.

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Hacer el plan por escrito

• Llevar un seguimiento del uso que hace de sutiempo le permite comprender cómo administrasu tiempo en la actualidad. Al ver cómo sutiempo diario, semanal y mensual, podrádeterminar lo que funciona y lo que no en suplan actual de administración del tiempo. Llevarun seguimiento de su tiempo le permite darsecuenta de lo que debe seguir haciendo y de loque debe dejar de hacer en lo referente a laadministración del tiempo.

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Etapas del plan de gestión del tiempo

• A la hora de crear un plan deadministración del tiempo, siga estospasos:▫ Identificar los objetivos

▫ Determinar las acciones para cumplir losobjetivos

▫ Desarrollar una estrategia

▫ Poner en marcha la estrategia

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Identificar los objetivos

• El primer paso para elaborar un plan deadministración del tiempo es identificarsus objetivos. Sus objetivos deberían tenerun plazo, ser desafiantes, alcanzables yespecíficos. Sus objetivos deberían estaralineados con los de la empresa. Deberíaescribir sus objetivos a largo y a cortoplazo y decidir su orden de prioridad.

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Etapas del plan de gestión del tiempoDeterminar acciones para cumplir los objetivos

• Una vez identificados sus objetivos, esimportante fijar las acciones para cumpliresos objetivos. Escriba cada objetivo ydetermine la mejor forma de lograrlo.

• Por ejemplo, su objetivo puede ser mejorar laproductividad de su departamento, pero susaspiraciones para ese objetivo pueden ser lainvestigación de las necesidades de susempleados para celebrar un seminario sobrecómo mejorar la productividad.

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Desarrollar una estrategia• Una vez identificados sus objetivos y las

aspiraciones de esos objetivos, debedesarrollar una estrategia. Escriba todas lasformas posibles de lograr sus objetivos.

• Determine quién debe estar implicado en laimplementación de su plan para lograr esosobjetivos, así como las herramientas quenecesita. Determine cuánto tiempo le llevarácada posible estrategia y opte por la mejordespués de hablar con el resto de personasimplicadas.

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Poner en marcha la estrategia

• Una vez elegida la mejor estrategia, decidacuándo debería implementarladeterminando el lugar que ocupan susobjetivos en su lista de prioridades. Reúnatodas las herramientas, hable con el restode personas implicadas en su plan eimpleméntelo.

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Ventajas de la planificación

• Para empezar a planificar el día de forma máseficaz, debe tener presentes las siguientesventajas de la planificación:▫ Reduce el tiempo invertido en tomar decisiones.

▫ Reduce las crisis.

▫ Proporciona instrucciones.

▫ Aumenta las actividades proactivas.

▫ Aumenta la cantidad y calidad del trabajo.

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Planificación diaria

• Disponer de un plan es la mayor prioridad deldía. Sin embargo, un plan pobre es casi tanperjudicial como no tener un plan. Para planificar eldía de forma efectiva, siga estos pasos:

▫ Reservar quince minutos al día

▫ Anotar todas las tareas que necesite llevar a cabo

▫ Asignar prioridades a las tareas

▫ Organizar las tareas según sus ciclos de productividad

▫ Calcular cuánto tiempo requiere cada tarea

▫ Asignar una hora del día a cada tarea

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Caso práctico 1:

• Ejercicio grupal (grupos de 3/4 personas):

▫ Hacer una lista de ladrones del tiempo.

▫ Realizar una puesta en común.

▫ Debatir sobre los resultados obtenidos.

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173





BIBLIOGRAFÍA

Autor Editorial Título

Mª Ángeles Cahvarría ESIC Controla tu tiempo, controla tu vida

Guillermo Ballenato Prieto

Ediciones Pirámide Gestión del tiempo (en busca de la eficacia)

Harvard BusinnesSchool Press

Deusto Gestión del tiempo

Jeff Davidson Ediciones Obelisco 60 segundos para organizarse

LID Gestión del tiempo y del estrés for rookies

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BIBLIOGRAFÍA

Autor Editorial Título

Sephen R. Covey Paidos Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

Fergus O„Connell Pearson/Prentice Hall Hacer más en menos tiempo

David Allen Empresa activa Organízate con eficacia

Richard Carlson Punto de lectura No te ahogues en un vaso de agua por el trabajo

José Matas Crespo Books4pocket Aprenda a decir NO

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WEBS DE INTERÉS

• http://www.pymesyautonomos.com/consejos-practicos/ideas-para-mejorar-la-gestion-del-tiempo-i

• http://www.pymesyautonomos.com/consejos-practicos/ideas-para-mejorar-la-gestion-del-tiempo-ii

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http://www.pymesyautonomos.com/consejos-practicos/ideas-para-mejorar-la-gestion-del-tiempo-i

















http://www.pymesyautonomos.com/consejos-practicos/ideas-para-mejorar-la-gestion-del-tiempo-ii



















VIDEOS DE INTERÉS

• http://www.youtube.com/watch?v=tsyyJODEca0

• http://www.youtube.com/watch?v=C3w0f-Tx5Ws

• http://www.youtube.com/watch?v=Znx67E1rQaQ

• http://www.youtube.com/watch?v=C-1MIEXDVTM

• http://www.youtube.com/watch?v=DPHjogsI8rA

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http://www.youtube.com/watch?v=tsyyJODEca0

http://www.youtube.com/watch?v=C3w0f-Tx5Ws



http://www.youtube.com/watch?v=Znx67E1rQaQ

http://www.youtube.com/watch?v=C-1MIEXDVTM



http://www.youtube.com/watch?v=DPHjogsI8rA



PRESENTACIONES DE INTERÉS

• http://www.slideshare.net/jlgcue/gestion-del-tiempo-presentation-653504

• http://www.slideshare.net/sebastianlilly/presentacin-adm-del-tiempo

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http://www.slideshare.net/jlgcue/gestion-del-tiempo-presentation-653504









http://www.slideshare.net/sebastianlilly/presentacin-adm-del-tiempo










DOCUMENTOS DE INTERÉS

• http://www.scribd.com/doc/16102316/GESTION-del-TIEMPO-IMPORTANTE-Y-URGENTE-FIGURAS

• http://www.scribd.com/doc/10075983/Administracion-de-Tiempo-Manual

• http://www.scribd.com/doc/10076104/Gestion-Eficaz-Del-Tiempo

• http://www.scribd.com/doc/18023779/Vicedo-75-Claves-Para-Administrar-Su-Tiempo-Con-Exito

• http://www.scribd.com/doc/12898380/Dossier-Emprendedores-Exprime-Tu-Tiempo

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http://www.scribd.com/doc/16102316/GESTION-del-TIEMPO-IMPORTANTE-Y-URGENTE-FIGURAS













http://www.scribd.com/doc/10075983/Administracion-de-Tiempo-Manual







http://www.scribd.com/doc/10076104/Gestion-Eficaz-Del-Tiempo







http://www.scribd.com/doc/18023779/Vicedo-75-Claves-Para-Administrar-Su-Tiempo-Con-Exito

















http://www.scribd.com/doc/12898380/Dossier-Emprendedores-Exprime-Tu-Tiempo











Frases sobre el tiempo

Autor Frase

Diego de Saavedra Fajardo

No mide el tiempo la vida, sino el empleo.

Francis Bacon El tiempo es la medida de los negocios, como el dinero lo es de las mercancías.

Miguel de CervantesSaavedra

Más vale una palabra a tiempo, qué cien a destiempo.

Henry Ford La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías en hablar de los problemas que en afrontarlos.

BejaminFranklin

Las tres cosas más difíciles de este mundo son: guardar un secreto, perdonar un agravio y aprovechar el tiempo.

John F. Kennedy

Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo.

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Autor Frase

Heráclito Nada es permanente, excepto el cambio.

Francis Bacon Saber escoger el tiempo es ahorrar tiempo.

Publilio Siro El tiempo de reflexión es una economía de tiempo.

Edward Young

La postergación es el ladrón del tiempo.

John F.Kennedy

Cualquier programa y acción conlleva riesgos y costes, pero son mucho menores que los enormes riesgos y costes que provoca la cómoda inactividad.

Linus Pauling La mejor manera de tener una idea es tener muchas ideas.

WinstonChurchill

En lugar de preocuparnos por anticipado, pensemos y planifiquemos por adelantado.

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Autor Frase

Proverbio chino

Hablar no cuece el arroz.

Niels Bohr Un experto es una persona que ha cometido todos los errores que pueden cometerse en un campo muy reducido.

Bill Gates La primera regla que se aplica a la tecnología utilizada en un negocio es que la automatización aplicada a una actividad eficiente acrecentará su eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una actividad ineficiente acrecentará su ineficiencia.

Proverbio Si no lo puedes medir no lo puedes gestionar

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Comentar las expresiones

183

“Siempre lo hemos hecho así”

“Todo el mundo lo hace así”





Gracias por su atención

y esperamos no haber ocasionado

una pérdida de tiempoCurso de Gestión del Tiempo


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