gestionarea documentelor electronice

7/29/2019 gestionarea documentelor electronice

1/6

Managementul documentelor

1. IntroducereDocumentele dein o putere incredibil n mediile de activitate guvernamental i trec printr-o evoluie

major care va zgudui activitile guvernamentale i le va reforma n diferite entiti. De aceea, controlul idistribuirea documentelor eseniale n manier sistematic au devenit din ce n ce mai importante i, n modsimilar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.

2. Ce nseamn Managementul Documentelor?

Un document se definete ca un pachet de date structurate n scopuri informa ionale. Documentele audevenit literalmente indispensabile, indiferent dac sunt pe suport de hrtie sau componente digitale. Undocument este o colecie de indicatori i reguli care pot angaja simultan un numr de diferite componenteinformatice i aciuni. Acesta devine o resurs dinamici poate fi orientat pro-activ ctre organizaie, aducndintegritatea procedurali informatic a unei afaceri.

Managementul documentelor este o tehnologie i o disciplin care a augmentat tradiional capacitatea unuisistem de fiiere computerizate. Permind utilizatorilor s caracterizeze documentele, stocate n general nfiiere, sistemele de management documente permit utilizatorilor s stocheze, retrag i s utilizeze acestedocumente mai uori mai puternic dect n metoda sistemului de fiier.

Astzi, managementul documentelor include funcionaliti valoroase suplimentare, cum ar fi

Urmrirea versiunilor, pentru a vedea modul n care un document evolueaz n timp.

Distribuirea documentului, pentru a verifica modul n care un document este utilizat i reutilizat ndiferite procese de afaceri.

Revizuirea electronic pentru a permite utilizatorilor s adauge comentarii la document frmodificarea efectiv a documentului.

Securitatea documentului pentru a rafina comenzile de acces al diferitelor documente pentru diferii

utilizatori.

Management publicare pentru a controla livrarea documentelor ctre diferite aplicaii de publicare.

Integrarea fluxului de activitate pentru a asocia ciclul de via al unui document cu oameni, proiectei programe.

3. De ce este necesar un Management al Documentelor?

Avnd n vedere c importana documentelor crete, devenind tot mai insistent, administrarea acestoradevine o activitate esenial, la nivel de organizaie. Nu exist ndoieli cu privire la faptul c documentele

neplanificate i neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizaionale i chiar pot afectacreterea organizaional pn n punctul n care organizaia nu mai poate nainta. De aceea, managementul


2/6

Management documente

corespunztor al documentelor poate ajuta o organizaie s ating niveluri fr precedent n ceea ce privetecontrolul, inspecia i avantajul competitiv.

Organizaiile sunt n prezent forate s i examineze nevoile i elurile i s revizuiasc tipul i naturainformaiilor colectate i s stabileasc o procedur de utilizare a documentelor. Managementul documentelor

ofer accesul rapid la versiunea corect a unui document din cadrul organizaiei pentru a satisface cerinele dedezvoltare organizatoric ale acestui mediu bogat n informaii.

Mai presus de toate, managementul documentelor poate s efectueze urmtoarele

Creterea productivitii. Prin intermediul unui web browser i al unui acces client / server,informaiile eseniale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu n cadrul ntregii organizaii.

Reducerea costurilor globale. Utiliznd capacitatea de stocare electronic a datelori cele dearhivare cuprinztoare, costurile asociate cu chestiuni globale i legale legate de pstrareadocumentelor pe format de hrtie sunt eliminate.

Acces uniform informaii. Indiferent de forma n care este arhivat documentul, informa iileeseniale pentru organizaie sunt accesibile organizaiilor afiliate prin Internet i aplicaii de tipportal.

Administrarea tuturor informaiilor. Toate tipurile de fiiere n grupuri logice i indexuri suntcombinate i deci capturate n cadrul unui repertoriu electronic central.

Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe,reducnd erorile i economisind timp.

Acces rapid la informaii. Bazele de date vaste sunt legate ntre ele prin etichetare automat,

astfel nct utilizatorii pot localiza informaiile n doar cteva secunde.

Vizualizarea clar a informaiilor. Documentele sunt clarificate i scanate, astfel nct nu existntrebri cu privire la precizia datelor.

Management riscuri. Regulile de reinere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului,astfel nct riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de re inere automat adocumentelor legale.

4. Pstrarea documentelor

Stocarea documentelor n format digital i nu pe hrtie permite mediului de afaceri s se acomodeze lafluxul de informaii eficient i optim. Acest lucru asigur mijloace pentru gsirea, retragerea i distribuirea rapida documentelor stocate n sistemul de documente al organizaiei.

Exist trei metode primare de creare a unui document digital.

1. Scanarea documentelor pe hrtie. Scanarea unui document poate produce o imagine care poate fistocat pe un computer.

2. Conversia pentru crearea unor imagini care nu pot fi modificate dup documentele electronice.Conversia documentelor este procesul de transformare electronic a procesorului de cuvinte sau

de distribuire a informaiilor pe o imagine permanent carepoate fi stocat pe un computer.3. Importarea, pentru crearea versiunilor documentelor electronice care pot fi modificate. Aceasta

E-guvernare Ce trebuie stie un lider de guvern Pagina 2 din 6


3/6


este cunoscut i ca managementul documentelor electronice. Este o metod alternativ decreare a fiierelor electronice, cum ar fi fiiere audio i video care sunt stocate pe un computer nformatul original i care pot fi modificate.

Odat ajuns ntr-un sistem, documentul trebuie stocat. Pentru stocarea pe termen lung a unui document

exist numeroase dispozitive de stocare. Mai presus de toate, documentele trebuie stocate n format diferit decel propriu pentru a asigura sigurana acestuia pe viitor.

n prezent, exist cinci opiuni de stocare, dup cum urmeaz:

1. Medii magnetice (hard drives). Dispozitivul poate fi utilizat pentru a stoca un numr ridicat dedocumente i poate furniza un timp de rspuns scurt. Totui, mediile magnetice conin pri mobilei datele stocate pot fi complet terse prin defeciuni mecanice.

2. Stocare magnetic-optic (disc MO). Dispozitivul implic tehnologia magnetici optic pentru aobine o densitate foarte ridicat a datelor. Principala limitare a discurilor MO este c sunt mai lentedect dispozitivele hard disk i pot fi supuse defeciunilor mecanice.

3. Compact discuri (CD). Pe aceste dispozitive, informaia digital este codificat ca o serie depuncte microscopice pe suprafaa reflexiv a unui din disc din aluminiu. CD-urile ofer un mediusiguri securizat care poate asigura stocarea pe termen lung a imaginilor. Mai mult, CD_ROM nunecesit hardware sau software specializate pentru retragerea informaiilor. Dezavantajul principalal acestui mediu de stocare este reprezentat de capacitatea limitat de stocare.

4. Disc Video Digital sau Disc Versatil Digital (DVD). DVD este urmtoarea generaie atehnologiei optice de stocare pe disc. Acesta este semnificativ mai mare i mai rapid dect un CDi poate stoca mai multe informaii, inclusiv date video, precum i audio i logice, arhivnd datele

n mod similar unui CD pe un spaiu fizic. Permite accesul aleatoriu al oricrui punct de pe disc.

DVD au sprijinul larg rspndit i fr precedent al celor mai mari companii electronice.Dezavantajele acestui mediu sunt costul ridicat i lupta cu standardele, deoarece diferiiiproductori apeleaz la diferite formate pentru DVD care pot fi reinscripionate.

5. On Write Once, Read Many (WORM). DateleWorm sunt permanente i pot fi citite ori de cte orieste nevoie. Acest mediu nu este disponibil oricum i necesit hardware i software specializatpentru a fi operat. Nu este recomandat datorit numrului limitat de companii care furnizeazmateriale i asisten pentru acest tip de tehnologie.

5. Recuperarea documentelor

Unul din scopurile managementului de documente este de a ajuta utilizatorii s gseasci s retrag rapidinformaiile necesare. Sunt disponibile cteva tehnici.

Cutare liber text. Un document este retras dup subiectul specific. Aceast tehnologiepresupune c utilizatorii sunt familiarizai cu subiectul unui document i tiu exact ceea ce caut,precum i cuvintele pe care s le utilizeze pentru a-l descrie. n realitate, aceast tehnic implicmult timp, iar succesul n gsirea documentului nu este garantat.

Termeni de indexare. Documentele sunt retrase prin construirea i utilizarea interogriloralctuite din termeni indexai. Acest lucru permite utilizatorilor s formuleze cutri sofisticate.Relaiile complexe dintre un set de termeni de control sunt definit, ceea ce mbuntete ansele

de a gsi documentele necesare.



4/6


Clasificare. Documentele sunt retrase prin rsfoirea ierarhiei de categorii. Documentelesunt corect clasificate n cmpul de cutare, ceea ce face ca retragerea documentului sfie siguri precis. Nevoia unei cutri exhaustive este ndeprtati este instantaneucreat o scurttur ctre documentul necesar.

6. Metodologia i procesul de clasificare a documentelor

O clasificare precisi de ncredere este esenial pentru retragerea cu succes i consistent adocumentelor. Pentru a utiliza ct mai bine informaiile deinute n seturi de documente foarte eterogene,ierarhia termenilor de clasificare trebuie s poat fi uor navigabil. O definiie exact a termenilor declasificare faciliteaz cutarea documentelor. Cu ct este mai mare colecia de documente, cu attdevine i clasificarea mai important.

n general, exist dou tipuri de metodologii de clasificare:

1. Grupare. n aceast metod, documentele sunt grupate n funcie de diferite sisteme

metrice, n general dup densitatea cuvintelor. Acest lucru poate determina un numr degrupuri mai mici care nu sunt ntotdeauna vizibile sau utile.

2. Clasificarea pe baz de taxonomie, pe baza regulilor. Aceast clasificare necesitdefinirea unor clasificri prestabilite i ulterior utilizarea regulilor de clasificare adocumentelor; ofer o paradigm transparent, repetabili flexibil care ajut navigarea.

Este evident c metodele de grupare nu sunt potrivite pentru seturi de documente mari icomplexe. Cea mai bun metod de clasificare a documentelor este reprezentat de clasificriproiectate de specialiti care pot fi aranjate ntr-o ierarhie clari sensibil.

La clasificarea documentelor, este necesar, n primul rnd, un nivel general de cunotine cu privirela clasificri i subiectele care vor fi utilizate. Instrumentele automate trebuie s cunoasc subiectelecare vor fi desemnate documentelor. Aceste cunotine sunt eseniale pentru optimizarea calitiirezultatelor procesului de clasificare.

n al doilea rnd, exist necesitatea cunotinelor legate de o clasificare detaliat. Cunotinele declasificare sunt un compus de cuvinte i expresii asociate cu un anumit cmp de subiecte. Cunoatereasemnificaiei relative a acestor cuvinte i expresii este esenial pentru succesul clasificriidocumentelor. Decizia de clasificare se bazeaz pe observaii subtile, nelegerea i evaluareadovezilor disponibile n text. De aceea, trebuie s existe suficiente dovezi pentru justificarea deciziei.

n cele din urm, exist necesitatea de a nelege c unele documente nu vor fi niciodat

clasificate corect, n funcie de termenii existeni ai unui cadru de lucru. Exist lipsuri i limitri aleoricrei taxonomii de termeni de clasificare, astfel nct rezultatul probabil corect va fi cel mai bunrspuns care poate fi ateptat de la cele mai bune instrumente de clasificare. De aceea, instrumentelede clasificare ar trebui proiectate pentru a ajunge la decizii care s ofere rezultate probabilistice careexprim suficient ncredere i nu convingere absolut.

7. Sistemul de Management al Documentelor

Ageniile guvernamentale se confrunt zilnic cu numeroase documente, iar aceste documente audevenit resursele primare de informaii ale oricrei agenii. Modul n care aceste documente sunt

administrate eficient i accesibilitatea acestora n vederea retragerii au devenit o provocare majordeoarece acestea intesc s fac agenia s funcioneze i s opereze bine.



5/6


Un sistem modern de management al documentelor const n stocarea, clasificarea i retragerea documentelor, ainformaiilor, graficelori a documentelor imagine (scanate) prin mijloace electronice. Fiecare document primete un numrde nregistrare de tip index care cuprinde informaii cum ar fi autorul, descrierea documentului, data crerii i tipul aplicaieiutilizate. Aceste documente sunt n general proiectate pentru a fi arhivate pe benzi sau discuri optice mai pu in costisitoarei pe care sunt disponibile n vederea accesrii ulterioare dac este necesar.

Documentele moderne electronice pot conine informaii multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri audio i clipurivideo, fiind numite documente compuse. Cu ajutorul sistemelor de management al documentelor, documentele fizice pot fiscanate, indexate i stocate pe computere pentru un acces rapid. Documentele imagine i cele arhivate pot fi retrase ncteva secunde. Recunoaterea caracterului optic este utilizat pentru a citi documentele i pentru a ale transforma nfiiere text computerizate. Odat stocat, documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, seciuni ale documentului pot fitiate i transpuse n alte documente.

Un sistem de management al documentelor devine esenial deoarece utilizatorii unei reele ncep s profite deavantajele acestei tehnologii. Un sistem de management al documentelor poate ajuta o agenie s efectueze urmtoarele:

S administreze documente distribuite i stocate n repertorii din cadrul ageniei.

S furnizeze servicii cum ar fi stocarea, urmrirea, modificarea, indexarea i cutarea documentelor.

S administreze revizii ale documentelori ncercri de audit pentru a determina locul n care s-a aflat undocument.

S pun la dispoziie informaii att n interiorul ct i n exteriorul ageniei.

S faciliteze accesul la orice tip de documente prin intermediul reelelor guvernamentale i al Internetului.

S efectueze imagini ale documentului i procesarea formularelor.

S ofere un flux de activitate i tehnologie de grup pentru un management documente orientat spretranzacii i de colaborare.

n consecin, ageniile pot, prin intermediul sistemelor de management al documentelor, s administreze electronictoate tipurile de documente de-a lungul ntregului ciclu de via al acestora, indiferent de format. Procesul include preluareai producerea de documente pe suport de hrtie, electronice sau transmise prin fax, precum i urmrirea, arhivarea iretragerea documentelori procesele fluxului de activitate. Sistemul ar trebui s integreze managementul documentelor,procesarea acestora i fluxul de activitate ntr-un singur sistem. De exemplu, un document pe hrtie poate fi scanat iintegrat n mesaje e-mail, documente imagine i text. Cu alte cuvine, sistemul ar trebui s fie capabil s fie ambalat i dotatcu dispozitive de scanare de grup i de birou pentru transformarea documentelor pe hrtie n fiiere digitale care pot fieditate, stocate, transmise i retrase de utilizatori multipli din reeaua ageniei.

8. Managementul fluxului de activitate

Scopul managementului fluxului de activitate este de a automatiza procedurile documentelor din cadrul uneiorganizaii prin nlocuirea sistemelor pe suport de hrtie cu sisteme electronice. Re eaua ofer sistemul de distribuie caremut documentele spre i din locul de stocare i distribuie documentele utilizatorilor care trebuie s vizualizeze i smodifice aceste documente sau care trebuie s le semneze i valideze n ceea privete autenticitatea. Managementulfluxului de activitate ncurajeaz colaborarea grupurilor de activitate prin procese automate i eliminarea deplasrilor.



6/6



Editarea i publicarea sunt un exemplu tipic de mediu de colaborare care poate beneficia de unmanagement al fluxului de activitate. n cadrul multor agenii guvernamentale, aproape toate diviziile i unitilelucreaz cu instrumente de editare i publicare a documentelor. n cadrul unei divizii parlamentare de serviciieditoriale, de exemplu, documentele sunt transferate, n faze, de la reporterei la editori i producie. Multe

persoane, inclusiv reporteri, editori sau membri parlamentari, redactori efi, etc. sunt implicai n producia unuidocument. Folosind reeaua existenti resursele acesteia, ntregul proces de producere a documentului poate fiautomat administrat, iar lucrarea finalizat poate fi stocat pe servere din cadrul sistemului i, eventual, imprimat.

Aspectele cheie ale sistemului de management al fluxului de activitate includ

Documente care conin informaii de direcionare i care servesc pentru distribuirea documentuluictre utilizatori sau dispozitive prestabilite.

Documente care pot fi accesate simultan.

Un document este vizualizat n timpul elaborrii pn n momentul n care iese din fluxul de

activitate. Utilizatorii autorizai prsesc aplicaia n diferite faze, blocnd seciuni ale ntreguluidocument care nu mai pot fi editate ulterior.

Elementele software din sistem au un sistem de completare i de adugare i un administrator alfluxului de activitate care menine sistemul funcional.

Din perspectiva sistemului de management, un sistem al fluxului de activitate poate ajuta efiidepartamentelor s urmreasc fluxul de informaii i s administreze mai uor acest flux. Un sistem demanagement al fluxului de activitate poate elimina timpul petrecut excesiv i activitile deseori costisitoare cumar fi ntlniri, apeluri telefonice i livrri prin curierat rapid. Managementul fluxului de activitate permite, deasemenea, utilizatorilor s vizualizeze documente imagine de dimensiuni mari, precum i documente grafice,

audio i chiar video. n consecin, poate ajuta ageniile guvernamentale s administreze benzile, fotografiile ielementele video; acest lucru ar putea deveni extrem de necesar n viitorul foarte apropiat.

9. Controlul asupra accesului

Oamenii pot cuta informaii pe Internet din diferite locaii. Acest lucru a fcut necesar pentru multe organizaii smenin un nivel corespunztor al accesului la diferite documente, pentru a asigura confiden ialitatea i integritateaacestora. n consecin, un sistem de management al documentelor ar trebui s prezinte dou caracteristici fundamentale:

Disponibilitate ridicat. Un nivel ridicat de acces economisete resursele financiare limitate, capitalulintelectual i limea de band a reelei. Pentru a oferi o disponibilitate ridicat i flexibilitatea accesului,

sistemele de management al documentelor trebuie s ndeplineasc cerinele birourilor n ceea ce privetediversele nevoi i posibil n diverse locaii. Acest lucru este frecvent efectuat prin intermediul CD-urilor,computerelor portabile sau prin transmiterea documentelor prin e-mail. Accesul la documente pe bazarsfoirii elimin limitrile locaiei i ale platformei computerului. Suplimentar, publicarea documentelor prinintranet permite administratorilor sistemului s desfoare sistemele de management al documentelor nntreaga reea i chiar n beneficiul publicului.

Securitate comprehensiv. Un sistem comprehensiv de securitate trebuie s permit administratoruluisistemului s controleze ca fiiere i documente pot fi vizualizate de utilizatori i aciunile care pot fi luate cuprivire la aceste documente. Un sistem de acces eficient va pune un document la dispozi ia tuturorpersoanelor autorizate, indiferent dac acestea sunt din cadrul unui birou, ntr-o locaie ndeprtat sau pe

internet, toate acestea fr a compromite securitatea sistemului.

Documents

gestionarea documentelor electronice