Gestire le riunioniOrganizzare bene le riunioni permette di gestire bene uno dei fattori più importanti della comunicazione nella pubblica amministrazione.Preparare una riunione richiede tempo, per questo è bene programmarla col dovuto anticipo, permettendo ai partecipanti di ‘prepararsi’. E’ importante infatti che chi partecipa alla riunione sappia per tempo gli argomenti, lo scopo dell’incontro ed il tipo di contributo richiesto.Elemento fondamentale nello svolgersi di una riunione è la partecipazione attiva dei membri.La partecipazione attiva dipende da: il numero dei partecipanti grado di maturità del gruppo ‘morale’ del gruppo condizioni materiali propriamente dette qualità funzionali del leader.

Il numero di partecipanti più adatto per il buon andamento di una riunione sembra essere tra le 5 e le 10 persone. Una realtà numerica inferiore alle 5 unità risulterebbe infatti povera come realtà sociale, mentre rischierebbe di frazionarsi in sotto-gruppi se formata da più di 10 unità.Per grado di maturità si intende il grado di strutturazione autonoma e di autoregolazione del gruppo. Questo fattore determina sia l’intensità che la fecondità degli scambi di opinioni. Il morale del gruppo è strettamente legato alla situazione contingente che determina la riunione. E’ legato inoltre alla storia del gruppo ed all’immagine del futuro.Anche le condizioni materiali hanno una notevole rilevanza psicologica. La disposizione spaziale dei partecipanti può facilitare o ostacolare gli scambi di opinioni. Elementi fisici, come la scarsa luminosità, scarso comfort, fattori esterni di disturbo, possono rendere difficoltoso lo svolgimento di una riunione.Fondamentale nella conduzione di riunioni è la presenza di un conduttore.Il decalogo della riunione efficaceCome comportarsi in una riunione

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Il decalogo della riunione efficace

1.Prima di indire la riunione chiarire l’obiettivo da raggiungere.

2.Convocando la riunione distribuire un ordine del giorno con i temi da trattare e l’obiettivo da raggiungere.

3.Convocare solo persone che siano interessate e possano portare un contributo costruttivo al lavoro.

4.Verificare che i partecipanti siano informati sui temi da trattare.

5.Preparare una scaletta con la successione logica degli argomenti da affrontare.

6.Ripartire il tempo in base all’importanza di ogni argomento. La gestione del tempo è fondamentale, altrimenti la riunione rischia di diventare troppo costosa.

7.Prima di giungere a conclusioni o prendere impegni considerate in modo realistico la fattibilità delle decisioni.

8.Nel corso della riunione evitate di interrompervi per tornare su temi già definiti.

9.Se ci si allontana dal tema di fondo, richiamate l’obiettivo comune.

10.Al termine della riunione riassumete le decisioni prese e i compiti assegnati da ogni partecipante.

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Co me comportarsi in una riunione

Ascoltare, mantenersi calmi, riflessivi e saper ascoltare in silenzio è la prima regola per partecipare a una riunione ed essere apprezzati, e al momento opportuno anche ascoltati.

Essere concisi e attenersi strettamente al tema. Parlare con voce chiara. Fissare con attenzione chi parla o chi ascolta. Evitare commenti con il vicino. Usare un tono collaborativo. Cercare accordi per fasi successive. Non cadere in polemiche o in match a due. Sintetizzare le opinioni e gli obiettivi di ognuno. Valorizzare le tesi di altri partecipanti quando sono funzionali

alle proprie. Proporre la risoluzione finale come espressione della volontà

della maggioranza dei partecipanti

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Libri consigliati

Gestire le riunioni – M. Castagna, R. Costantini – Franco AngeliGuida alle riunioni di lavoro e alle discussioni di gruppo – V. masoni – Franco Angeli

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