UNITATEA...

Ghid orientativ pentru completareaChestionarului de autoevaluare a stadiului implementarii

standardelor de control intern/managerialde catre compartimentele din cadrul _______

Criterii generale de evaluare a stadiului implementarii standardului

Raspuns si explicatiiExplicatie asociata raspunsului- Se vor face referiri la activitatile intreprinse in vederea implementarii standardelor de control intern/managerial si la documentele care sa probeze raspunsul

I. MEDIUL DE CONTROLStandardul 1 - Etică, integritateA fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului?

- Codul de conduita a functionarilor publici, reglementat prin Legea nr. 7/2004, republicata; Codul de conduita a personalului MFP (in curs de elaborare), precum si alte coduri de conduita aplicabile, in functie de domeniul de activitate si/sau de categoriile de personal existente (ex. Codul etic al profesiei de controlor delegat aprobat prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.190/2004, postat pe pagina de internet a MFP, la sectiunea Sisteme de management financiar si control, etc.);- modalitati prin care codurile de conduita au fost aduse la cunostinta intregului personal al compartimentului (ex. pagina de INTRANET a MFP, sectiunea........., tabel luare la cunostinta, inregistrat la nr. ........, etc.);- modalitati prin care Codurile de conduita mentionate au fost aduse la cunostinta angajatilor nou incadrati sau mutati in compartiment (ex. pagina de INTRANET a MFP, sectiunea………, tabel luare la cunostinta, inregistrat la nr. ….., etc.) ;

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?

- desemnarea unui consilier de etica, responsabil pentru consiliere etica si monitorizarea respectarii normelor de conduita, numit potrivit Legii nr. 7/2004 privind Codul de conduita a functionarilor publici, republicata, si a Ordinului Presedintelui ANFP nr. 4.500/2008 pentru stabilirea unui cadru unitar privind metodele de completare si transmitere a datelor si informatiilor referitoare la respectarea normelor de conduita de catre functionarii publici si la implementarea procedurilor disciplinare;- comunicarea consilierului de etica s-a facut de catre DGMRU cu adresa nr. 271.171/2008;- organizarea de convocari/sesiuni de informare a functionarilor publici din cadrul compartimentului (in data de .......), cu privire la conduita profesionala a acestora, precum si

1

intocmirea si transmiterea la DGMRU, a rapoartelor trimestriale privind respectarea normelor de conduita;- aducerea la cunostinta intregului personal a cazurilor de incalcare a normelor de conduita etica, in cadrul sedintei din data de .......(daca au existat astfel de cazuri, se vor mentiona procesele verbale nr.........);- depunerea si publicarea declaratiilor de avere si de interese ale personalului, potrivit prevederilor Legii nr. 176/2010 privind integritatea si exercitarea functiilor si demnitatilor publice, pentru modificarea si completarea Legii nr. 144/2007 privind infiintarea, organizarea si functionarea Agentiei Nationale de Integritate, precum si pentru modificarea si completarea altor acte normative.

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarciniPersonalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor?

- Prin Hotararea Guvernului nr. 34/2009 au fost reglementate principalele functii si atributii ale MFP si a fost stabilita structura organizatorica si de conducere a ministerului; - Regulamentul de organizare si functionare cuprinde misiunea si atributiile compartimentului, conform prevederilor P.S. - 03, aprobata prin OMFP nr. 1.899/2011;- Regulamentul de organizare si functionare a fost adus la cunostinta intregului personal prin postarea pe pagina de INTERNET a MFP, la sectiunea Informatii publice; - elaborarea, actualizarea si inregistrarea fiselor posturilor personalului, conform P.S. - 25, avizata prin Hotararea nr. 22/2011 a Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial al Ministerului Finanţelor Publice (Comisia), si aprobata prin OMFP nr. 13/2012;- luarea la cunostinta a fiselor posturilor, prin semnatura, de catre fiecare titular.

Sarcinile/Atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora?

- analiza fiselor posturilor, a structurii organizatorice a compartimentului si a atributiilor acestuia in vederea asigurarii concordantei intre sarcinile/atributiile mentionate in fisele posturilor personalului si competentele decizionale necesare realizarii acestora.

Standardul 3 - Competenţă, performanţăAu fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post?

- analiza fiselor posturilor si completarea acestora cu date privind cunostintele si aptitudinile necesare a fi detinute de catre titulari in vederea indeplinirii sarcinilor/atributiilor;- ocuparea posturilor se face prin concurs/examen.

Sunt identificate nevoile deperfecţionare a pregătiriiprofesionale a personalului?

- inscrierea, in Raportul de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarului public, a recomandarilor privind urmarea programelor de instruire, potrivit prevederilor Ghidului de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici/personalului contractual;- identificarea nevoilor de pregatire profesionala a personalului in cadrul sedintelor de lucru

2

(EGR) si inscrierea acestui punct in procesele verbale ale sedintelor (daca s-a discutat acest fapt);- situatia cu necesarul de cursuri pe categorii de personal (sau similar) nr............ intocmita de catre Scoala de finante publice si vama, in baza rapoartelor de evaluare si a rapoartelor privind nevoile de pregatire a personaluluI (sau similar).

Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior?

- programul/planul anual de pregatire profesionala a personalului, elaborat in concordanta cu nevoile de perfectionare identificate, in urma analizei nevoilor de perfectionare a pregatirii profesionale a personalului (ex.: Planul anual de perfectionare profesionala al personalului MFP, pentru anul 2011; Programul anual de pregatire profesionala a personalului din cadrul institutiilor publice, in domeniul controlului financiar public intern pentru anul 2011);- programele/planurile de perfectionare profesionala mentionate au fost indeplinite in proportie de…....%.

Standardul 4 - Funcţii sensibileA fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile?

- conform Hotararii nr. 21/25.08.2011 a Comisiei, s-a constituit un grup de lucru, in vederea identificarii functiilor considerate ca fiind sensibile si a stabilirii unei politici adecvate;-prin Hotararea nr. 22/29.11.2011 a Comisiei, s-a aprobat lista cu functii sensibile din cadrul aparatului propriu al MFP. Functii sensibile au fost identificate numai la Serviciul Informatii Clasificate.

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile?

- nu este cazul sa se elaboreze un plan de rotire a personalului care ocupa functii sensibile intrucat nu au fost inventariate astfel de functii care sa necesite un plan sau o politica de rotire;- neavand functii sensibile, nu a fost cazul stabilirii unei politici de rotatie a salariatilor;- s-au instituit masuri de control intern/managerial, aplicate pentru a gestiona riscurile identificate, asociate eventualelor functii sensibile (ex.: separarea atributiilor, instituirea de controale corespunzatoare, etc.).

Standardul 5 - DelegareaSunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă?

- in fisele posturilor sunt stabilite limitele competentelor si responsabilitatilor delegate, conform P.S. - 25, avizata prin Hotararea nr. 22/2011 a Comisiei si aprobata prin OMFP nr.13/2012;- se mentioneaza si alte acte de delegare emise, daca exista, inclusiv actele de delegare a calitatii de ordonator de credite altor persoane imputernicite in acest scop.

Delegarea/Subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate?

- P.S. - 25, aprobata prin OMFP nr. 13/2012, reglementeaza si delegarea de competenta;- alte reglementari specifice care instituie procedura prin care se realizeaza delegarea/subdelegarea de competenta (ex.: fisele individuale ale posturilor, regulamentul de organizare si functionare a compartimentului, etc.).

Standardul 6 - Structura organizatorică

3

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului?

- sedinte EGR desfasurate in scopul identificarii eventualelor disfunctionalitati in fixarea sarcinilor de lucru individuale (proces verbal nr..../data...);- actualizarea fiselor posturilor si atributiilor compartimentelor pentru remedierea disfunctionalitatilor constate (daca este cazul, se dau exemple in acest sens);- alte documente, rapoarte prin care se prezinta Conducerii ministerului eventualele disfunctionalitati identificate, daca este cazul, cu precizarea numarului documentului respectiv.

Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?

- organigrama si atributiile compartimentului, aprobate prin OMFP nr. 677/2009, cu modificarile si completarile ulterioare, asigura functionarea circuitelor si fluxurilor informationale necesare supravegherii si realizarii activitatii proprii;- procedurile operationale si de sistem, elaborate si aprobate, au stabilit circuitele si fluxurile informationale.

II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUIStandardul 7 - ObiectiveSunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului?

- la nivelul compartimentului au fost stabilite/actualizate obiectivele specifice (documentul PV EGR nr. .. din data de ...).

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S - precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.)

- obiectivele specifice directiei, actualizate in cadrul sedintei EGR din data de ..., conform Raportului de monitorizare pe semestrul I 2011, sunt in conformitate cu actele normative in vigoare, avand termene de realizare si indicatori de rezultat/performanta atasati.

Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului?

- s-au stabilit/actualizat obiectivele specifice, conform cerintelor SMART, activitatile individuale care sa conduca la atingerea obiectivelor specifice, indicatorii de rezultat/performanta, asociati obiectivelor, prin intermediul activitatilor si s-au identificat principalele riscuri proprii activitatilor asociate obiectivelor specifice;- activitatile compartimentului au fost repartizate personalului prin fisele posturilor; - in procedurile operationale pentru principalele activitati ale compartimentului se descrie (in amanunt) pasii necesari pentru realizarea acestora.

Standardul 8 - PlanificareaResursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?

- planificarea activitatilor desfasurate la nivelul compartimentului este in concordanta cu prevederile bugetului aprobat.

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru

- actualizarea si modificarea obiectivelor s-a realizat cu incadrarea in resursele repartizate, inclusiv in numarul de personal existent, ca urmare a masurilor intreprinse in repartizarea

4

încadrarea în resursele repartizate? sarcinilor (se dau exemple in acest sens).Standardul 9 - CoordonareaSunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

- sedintele de lucru ale EGR in care au fost adoptate masuri de coordonare care urmaresc sincronizarea deciziilor luate la nivelul Conducerii cu obiectivele specifice si atributiile, cu sarcinile si atributiile angajatilor, precum si cu obiectivele generale ale MFP;- coordonarea compartimentelor din cadrul ministerului se realizaeaza prin activitatea Comisiei;- coordonarea in afara structurilor din cadrul MFP, prin care se urmareste corelarea deciziilor si politicilor in anumite domenii (ex.: programare si planificare bugetara, managementul resurselor umane, implementarea politicii in domeniul sistemelor de control intern/managerial, etc.).

În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor?

- in compartiment s-au realizat consultari prealabile, in vederea coordonarii activitatilor. Pentru coordonarea activitatilor au fost stabilite, dupa realizarea consultarilor prealabile, actiuni si termene de realizare care sa conduca la indeplinirea activitatilor conform planificarii. Aceste aspecte sunt cuprinse in Inventarul lucrarilor/actiunilor in curs de derulare, care se actualizeaza ori de cate ori este cazul.

Standardul 10 - Monitorizarea performanţelorEste instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

- s-a instituit sistemul de monitorizare si raportare a performantelor pe baza indicatorilor asociati obiectivelor specifice, ca parte integranta a Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al MFP pentru perioada 01.09.2011 – 31.12.2012, aprobat, la 31.VIII.2011, de ministrul finantelor publice; Programul este postat pe pagina de internet a MFP, la sectiunea Sisteme de management financiar si control;- pentru perioada de pana la 01.09.2011, monitorizarea performantelor s-a realizat, anual, prin intermediul autoevaluarii anuale, in cadrul etapei 9, si trimestrial, in cadrul etapei 8 a Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial anterior;- evaluarea performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici, conform Ghidului de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici/personalului contractual.

Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite?

- reevaluarea indicatorilor atunci cand au loc modificari ale ipotezelor/premiselor si, implicit, a obiectivelor (se prezinta cazurile de schimbare/modificare a indicatorilor asociati obiectivelor, daca au existat astfel de situatii). Reevaluarea se evidentiaza in Raportul de monitorizare a performantelor pe baza indicatorilor asociati obiectivelor specifice.

Standardul 11 - Managementul risculuiSunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului?

- identificarea si evaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor si activitatilor compartimentului in conformitate cu prevederile P.S. 12 - Managementul riscului, aprobata prin OMFP nr.538/2009.

5

Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului?

- s-a adoptat o strategie de tratare a riscurilor, instrumentele de control intern pentru tratarea acestora, prevazandu-se termenele de realizare si responsabilii pentru implementarea masurilor/actiunilor stabilite.

Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor?

- registrul riscurilor s-a completat, iar la finele fiecarei sedinte EGR de analiza si evaluare a riscurilor, acesta se actualizeaza, in baza informatiilor cuprinse in PV – EGR. - ultima sedinta a EGR, din anul 2011, a avut loc la data de ... ;in baza concluziilor si recomandarilor consemnate in P.V. a fost actualizat registrul riscurilor la 31. 12.2011.

Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise,acceptate prin consens?

- obiectivele specifice sunt fundamentate potrivit prevederilor legale in vigoare, specifice domeniului de activitate al compartimentului. Formularea de ipoteze/premise se efectueaza cu ocazia sedintelor EGR, sunt acceptate prin consens si stau la baza stabilirii obiectivelor specifice.

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări aleipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora?

- obiectivele specifice s-au actualizat in functie de modificarile legislative (ex.: aparitia Legii nr. 234/2010, OMFP nr. 1.649/2011, etc.) si se regasesc in Raportul de monitorizare la 30.06.2011, transmis Comisiei sub nr. .../...., aflat la baza sistemului de monitorizare, aprobat de Comisie la data de 10.01.2012.

III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA Standardul 12 - InformareaAu fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu?

- la nivelul MFP s-a realizat, in cadrul etapei 6 a Programului SCM nr. 360.957/27.VII.2007, un inventar al tipurilor de documente care intra/ies din compartimentele MFP, detaliate in functie de continutul acestora, frecventa, sursele si destinatarii acestora;- ROF-ul compartimentului, cuprinde si relatiile existente cu celelalte compartimente ale ministerului; in cadrul procedurilor elaborate, au fost stabilite tipurile de informatii, continutul, calitatea, frecventa, sursele si destinatia acestora, astfel incat personalul de conducere si cel de executie, prin primirea si transmiterea acestor informatii, isi poate indeplini atributiile de serviciu.

Colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se realizează în sistem informatizat?

- documentele care intra/ies din cadrul compartimentului sunt gestionate atat prin intermediul sistemului informatic SIDOC, cat si prin intermediul registrelor de corespondenta.

Standardul 13 - ComunicareaCircuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori?

- au fost stabilite canale adecvate de comunicare pentru primirea si transmiterea informatiilor, care sa asigure o difuzare rapida, fluenta si precisa a informatiilor: e-mail, fax, telefon, posta speciala, intranet, comunicare directa (sedinte, grupuri de lucru);- a fost avizata, de catre Comisie, la data de 10.01.2012, prin Hotararea nr. 23/2012, P.S. – 13 privind gestionarea petitiilor si circuitul acestora in cadrul MFP si al institutiilor

6

subordonate;- a fost avizata, de catre Comisie, la data de 10.01.2012, prin Hotararea nr. 23/2012, P.S. – 14 privind accesul liber la informatiile de interes public si circuitul solicitarilor in cadrul MFP si al institutiilor subordonate.

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?

- s-a dezvoltat o cultura organizationala, bazata pe o buna comunicare interumana, atat pe verticala, cat si pe orizontala, a fost incurajata munca in echipa, consultarea colegiala si diseminarea bunelor practici.

Standardul 14 - Corespondenţa şi arhivareaSunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei?

- la nivelul compartimentului s-a realizat un inventar al documentelor, in vederea indosarierii/arhivarii acestora, si este in curs de definitivare (sau este definitivat, dupa caz) nomenclatorul arhivistic, care contine denumirea unitatilor arhivistice si termenele de pastrare a acestora;- DGIAPSI a elaborat si transmis compartimentelor din cadrul MFP ,,Instructiunile de reglementare a modalitatii predarii dosarelor la biroul arhiva si registratura generala”;- alte instructiuni proprii privind corespondenta si arhivarea, daca acestea exista.

Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică?

- regulile privind manipularea si depozitarea informatiilor clasificate sunt cunoscute de persoanele care gestioneaza acest tip de informatii, instruirea fiind asigurata de catre personalul de specialitate din cadrul Serviciului informatii clasificate.

Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilorA fost comunicată salariaţilor procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularităţi?

- s-a elaborat P.S. - 28 Semnalarea neregularitatilor, care a fost avizata de catre Comisie, prin Hotararea nr. 22/29.XI.2011, care urmeaza a se publica pe pagina de internet a ministerului.

În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se impun?

- se intreprind cercetari proprii pentru identificarea si elucidarea oricaror neregularitati si se aplica masurile corespunzatoare (ex.: sesizarea Comisiei de disciplina);- in cazul in care nu au existat neregularitati semnalate, se mentioneaza acest fapt si se raspunde cu DA.

IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROLStandardul 17 - Proceduri Pentru activităţile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri

- la nivelul MFP a fost elaborata si aprobata P.S. – 00 ,,Realizarea procedurilor formalizate pe activitati, care are ca scop stabilirea unui mod unic de informare, elaborare, avizare,

7

operaţionale? aprobare si revizie a oricarei proceduri formalizate pe activitati in cadrul SCI/M al MFP”;- la nivelul compartimentului au fost elaborate/actualizate un numar de ... proceduri operationale si ... proceduri de sistem.

Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate?

- procedurile au fost comunicate salariatilor, au constituit obiectul unor dezbateri profesionale in scopul bunei aplicari si sunt postate pe pagina de INTRANET.- in cadrul P.O. si al P.S. se mentioneaza expres responsabilitatile pentru desfasurarea activitatilor.

Standardul 18 - Separarea atribuţiilorFuncţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite?

- toate lucrarile realizate la nivelul compartimentului (de conceptie, analiza, sinteza, raportare, etc) sunt initiate, verificate si aprobate de persoane diferite;- in cadrul fiselor de post au fost definite responsabilitatile si limitele de competenta, asigurandu-se astfel, separarea atributiilor;- ordinele ministrului finantelor publice privind organizarea si exercitarea controlului financiar preventiv propriu in MFP, unde este cazul.

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor?

- in cadrul procedurilor elaborate la nivelul compartimentelor s-a asigurat separarea functiilor de initiere, verificare si aprobare a operatiunilor.

Standardul 19 – SupraveghereaManagerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă?

- s-a comunicat, fiecarui salariat, atributiile ce-i revin, responsabilitatile si limitele de competenta;- activitatea fiecarui salariat se evalueaza anual;- supravegherea/supervizarea se realizeaza si cu ocazia aprobarii/avizarii lucrarilor elaborate de salariati.

Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite?

- in P.O. elaborate de compartiment sunt prevazute elemente de supervizare.

Standardul 20 - Gestiunea abaterilorÎn situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?

- abaterile de la proceduri au fost analizate, ele sunt extrem de rare si sunt tratate in mod adecvat, de la caz la caz, pe principiul suveranitatii legii (daca a fost cazul, se vor da exemple); - ordinele ministrului finantelor publice privind organizarea si exercitarea controlului financiar preventiv propriu reglementeaza abaterile de la procedurile existente in domeniul organizarii si exercitarii acestui control, precum si documentele elaborate in acest sens.

Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea

- in cadrul sedintelor EGR si a sesiunilor de instruire profesionala se analizeaza si eventualele abateri pentru desprinderea unor concluzii de buna practica (daca a fost cazul).

8

desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică?Standardul 21 - Continuitatea activităţii Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi?

- in cadrul compartimentului au fost inventariate situatii generatoare de intreruperi in derularea unor activitati, cum ar fi: incetarea raporturilor de serviciu, absenta temporara de la serviciu, defectiuni de functionare ale unor echipamente IT, deficiente ale aplicatiilor/sistemelor IT, etc.

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?

- au fost stabilite masuri pentru asigurarea continuitatii activitatii: organizarea de concursuri de ocupare a posturilor ramase vacante sau realocarea sarcinilor catre alti angajati; delegarea de competente, prin fisele posturilor sau acte administrative; realizarea atributiilor unei persoane, care temporar nu isi poate indeplini activitatile, din cauze medicale sau alte cauze, de catre o alta persoana care va prelua aceste sarcini, etc.

Standardul 22 - Strategii de control Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice?

- activitati de control adecvate, integrate in procesele interne compartimentului: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea, aprobarea. Strategiile de control se bazeaza pe obiectivele controlului, pe resursele aferente, pe imbunatatirea procedurilor de control, si are in vedere modul de evaluare a eficacitatii controalelor.

Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice?

- modalitati de evaluare a controlului (documente rezultate in urma executarii controlului si documente care prevad modul de implementare a masurilor stabilite in urma activitatilor de control).

Standardul 23 - Accesul la resurse Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale?

- accesul la resursele financiare este stabilit prin: proceduri operationale specifice unor compartimente si prin proceduri de sistem, cu aplicabilitate generala (fiecare compartiment prezinta P.O. si P.S. pe care la aplica), aprobate prin ordin al ministrului finantelor publice, fisa postului si ROF;- accesul la resurse materiale este asigurat, conform P.O. si P.S., prin desemnarea unei persoane, la nivelul compartimentului, care are ca sarcini aprovizionarea cu materiale consumabile de la magazia centrala si distribuirea acestora in cadrul compartimentului, conform necesitatilor constatate;- accesul la resursele informatice se realizeaza conform procedurilor operationale, elaborate de catre DGTI, cu acordul si la solicitarea conducerii compartimentului, prin identificarea utilizatorilor, autentificarea si autorizarea accesului acestora la aplicatiile informatice centralizate, tip INTRANET sau EXTRANET, prin intermediul sistemului informatic centralizat si securizat de management al identitatii.

Accesul personalului la resurse se - accesul personalului la resurse financiare, materiale, umane se realizeaza cu respectarea

9

realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect?

stricta a normelor cuprinse in actele administrative de reglementare (legislatie specifica, norme de dotare si consum, etc.).

V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controluluiConducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel?

- situatiile trimestriale privind stadiul implementarii sistemului de control intern/managerial nr.............;- chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial.

Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării?

- in baza datelor, informatiilor si constatarilor rezultate din autoevaluarea sistemului de control intern/managerial, conducerea compartimentului a stabilit stadiul implementarii fiecarui standard si a constientizat ce masuri are de aplicat in perioada urmatoare, in scopul cresterii eficientei activitatii compartimentului;- chestionarul de autoevaluare si situatia centralizatoare anuala fundamanteaza Raportul asupra sistemului de control intern/managerial la 31.12.2011 semnat de catre conducerea ministerului.

Standardul 25 - Auditul internCompartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului?

- Standard aplicabil numai structurii de audit intern

Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit?

- Standard aplicabil numai structurii de audit intern

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial: Dintr-un total de 25 de standarde (primele 24 aplicabile tuturor compartimentelor şi standardul 25 aplicabil numai structurii de audit), au fost implementate ... standarde, parţial implementate ... standarde şi neimplementate ... standarde. Măsuri de adoptat : In functie de standardele neimplementate, conducerea compartimentului va identifica masurile necesare in vederea implementarii si a acestora.

Nota: Potrivit regulii stabilite la pct. „3)” din subsolul anexei 4.1 la instrucţiuni, în cazul standardului 25 Auditul intern neaplicabil tuturor compartimentelor, cu exceptia celui de audit, conducătorul respectivelor compartimente vor înscrie în col. 2 din chestionarul de

10

autoevaluare, în dreptul tuturor criteriilor generale de evaluare al acelui standard, acronimul „NA”, iar în col.3 va fi consemnata explicaţia conform căreia standardul este neaplicabil în compartimentul respectiv.

11