APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN ENTIDADES

PÚBLICAS Y GOBIERNO EN LÍNEA

Módulo Sistemas de Información Gerencial en el Sector Público

Liliana Portilla Montiel

Campo Virtual UDES

Sitio: Portal Único de ContrataciónLink: https://www.contratos.gov.co/puc/Descripción del Sitio: A través del Portal, cualquier persona, empresa u organismo, dentro o fuera del territorio nacional, puede acceder a la información sobre la demanda de bienes y servicios por parte del Estado y obtener los documentos básicos de estos procesos de contratación, de las etapas precontractual, contractual y poscontractual para las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Regímenes Especiales de Contratación.Adicionalmente, mediante este portal las entidades tienen acceso a la información y capacitación necesaria para publicar la información relacionada con su contratación.Tipo de información encontrada: sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual. El principal objetivo del Portal es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación por Internet de las adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos públicos y de la ciudadanía en general, así como mejorar las formas de acceso a la información respecto de lo que compra y contrata el Estado, con el consiguiente impacto económico que ello genera en la pequeña, mediana y grande empresa, en los niveles locales e internacionales.

Ventajas: - Cualquier persona, empresa u organismo, dentro o fuera del territorio nacional, puede acceder a la información sobre la demanda de bienes y servicios por parte del Estado.- Se puede acceder a normatividad relacionada con la contratación administrativa.-Las entidades que publican información en el Portal Único, las personas, empresas u organismos, podrán consultar la información de los procesos contractuales que el Portal aloja.-Promueve la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación por Internet de las adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos públicos y de la ciudadanía

Desventajas:-Los funcionarios perciben el portal como poco amigable para el ciudadano pues consideran que la información es muy técnica y con muchos criterios que cumplir.-Los funcionarios perciben el portal como poco amigable para el ciudadano pues consideran que la información es muy técnica y con muchos criterios que cumplir.-Se carga información y en algunas ocasiones se consulta al otro día y esta no aparece en el portal lo cual afecta los cronogramas del proceso.- El portal presenta desconexiones tanto para el usuario como para las entidades y esto puede generar problemas en el momento de adjudicar un contrato.

Entidad dueña del sitio: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Programa Agenda de Conectividad . Administra la Agencia Nacional de Contratación Pública.

Servicios encontrados: -Permite a los usuarios del Portal consultar de manera directa la información de cualquier proceso contractual, conociendo el número de constancia o número del proceso asignado por la entidad.- Permite a las entidades públicas registradas en el Portal, autenticarse para iniciar sus operaciones de ingreso de información de procesos contractuales.- Consultar información de documentación relevante relacionada con mejores prácticas en contratación pública.- Consultar la información relacionada con el procedimiento para obtener permisos de publicación en el Secop Fase Informativa.- Consultar estadísticas sobre los valores y el número de los contratos que se han registrado a lo largo del año, clasificados por modalidad de selección y estado del proceso.- Descargar los reportes de gestión con corte mensual, cada reporte incluye información de visitas, procesos, montos, entidades participantes, tanto de orden nacional como territorial.

¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?-A las personas o entidades que estén interesadas en conocer lo relacionado con la contratación administrativa, ya que en el Portal Único de Contratación se puede acceder a normatividad relacionada con la contratación administrativa.- A cualquier persona, empresa u organismo, dentro o fuera del territorio nacional, que desee consultar o participar en procesos contractuales, ya que en el Portal se puede acceder a la información sobre la demanda de bienes y servicios por parte del Estado y obtener los documentos básicos de estos procesos de contratación, de las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.

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Sitio: VUCE – Ventanilla Unica de Comercio Exterior Link: www.vuce.gov.co Descripción del sitio: El VUCE es un instrumento que permite el trámite electrónico de las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos exigidos por las respectivas entidades del Estado para la realización de las operaciones de específicas de importación y exportación. Tipo de información relevante encontrada: Pone a disposición de las empresas y personas naturales toda la información necesaria para adelantar trámites de importaciones, exportaciones, y obtención del Formulario Único de Comercio Exterior, así como el enlace con 18 entidades relacionadas con los procesos de comercio exterior. La ventanilla única integró dieciocho entidades que guardan directa relación con importaciones y exportaciones; por lo tanto -y así lo describen los funcionarios relacionados con este proceso: “La ventanilla única es como un edificio virtual en donde cada entidad ocupa un piso y cada uno dentro de su competencia otorga las autorizaciones que le corresponden, asegurando la validez de la misma y el cumplimiento de la normatividad.

Ventajas: - Mayor eficiencia: Anteriormente un trámite podía demorarse entre uno y dos meses. Hoy esos trámites se resuelven en tres días. - Participación: Todos los usuarios pueden tener acceso a la evolución de su trámite. El usuario puede solicitar explicación acerca de algún requerimiento adicional a su trámite.- Mejor servicio: Los usuarios adquieren una orden de llegada, por el cual se atienden independientemente del nombre, su actividad económica o sus allegados. -Transparencia: La transparencia se hace evidente también en la posibilidad de que el usuario pueda hacer seguimiento a su trámite.

Desventajas: - Se reportan dificultades asociadas a la instalación de programas relacionados con la digitalización de firmas. Sin embargo, también plantean el beneficio de la línea 018000, aún cuando no siempre quienes están al frente de esta línea son percibidos como idóneos para resolver los problemas técnicos. - En los eventos en que se presenten inconvenientes en la plataforma técnica de la VUCE, la Oficina de Sistemas de Información los reportará vía correo electrónico a la Subdirección de Diseño y Administración de Operaciones, quien evaluará el inicio de la contingencia.

Entidad dueña del sitio: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Servicios encontrados: Los procesos que se pueden realizar a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior son: - Exportaciones: el Modulo de exportaciones, permite al usuario tramitar autorizaciones, permisos, certificaciones vistos buenos previos que exigen las diferentes entidades competentes para la realización de las exportaciones.- Importaciones: Pueden a través de esta herramienta, desde consultar los aranceles, hasta hacer el seguimientoa sus solicitudes radicadas por este mismo medio. - Sistema VUCE Web: Funciona vía Internet desde el cual el usuario puede consultar el arancel de vistos buenos, radicar las solicitudes, firmar electrónicamente, efectuar los pagos en línea y hacer seguimiento al trámite para establecer el estado del mismo. - Aplicativo VUCE: Utilizado para la conversión, firma y transmisión de las solicitudes electrónicas que generan los usuarios desde sus sistemas de información. - FUCE - Formulario Único de Comercio Exterior.

¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?-Importadores: Pueden a través de esta herramienta, desde consultar los aranceles, hasta hacer el seguimiento a sus solicitudes radicadas por este mismo medio. - Exportadores: Pueden realizar todos los trámites concernientes a las exportaciones, tales como autorizaciones, certificaciones, etc. - La participación de las partes interesadas está dada por los beneficios que se obtienen a través del uso del portal: Ahorro en tiempo y papel, mayor seguridad en el trámite, mayor control de las entidades asociadas a procesos de comercio exterior, mayor competitividad, oportunidad, etc.

Sitio: ICETEX

Link: www.icetex.gov.co

Descripción del Sitio: Servicio para la solicitud, legalización, pago y liquidación de créditos educativos a través de Internet implementado por el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX), con el propósito de agilizar los trámites de las personas interesadas en un crédito para adelantar estudios superiores.

Tipo de información encontrada: En este portal usted encontrará información relacionada con créditos educativos, becas, fondos en administración y todo lo necesario para que pueda iniciar, continuar o adelantar sus estudios en Colombia o en el Exterior y consultar la información concerniente con el financiamiento de programas académicos.

Ventajas: Para los usuarios y beneficiarios:· Disminución en los costos de trámites.· Ahorro de tiempo y dinero por parte de los usuarios de provincia, quienes no tienen quedesplazarse hasta la capital.Para ICETEX:· Reducción en el número de solicitudes en papel.· Atención de un mayor número de solicitudes· Agilidad en el proceso de aprobación

Desventajas: - La necesidad de sensibilizar a los usuarios frente a la confiabilidad de los medios electrónicos.- Asesoría o un tutor para el manejo de la página de ICETEX para aquellos que no estánfamiliarizados con esta herramienta.- Entender el cambio como un proceso, no sólo externo, sino que involucra procesos deinteriorización más complejos por parte de individuos que hacen parte de un sistemasocial.

Entidad dueña del sitio: ICETEX

Servicios encontrados: - A través del vínculo www.icetex.gov.co, en la pestaña correspondiente al crédito educativo, elusuario accede a toda la información relacionada con la solicitud de este. Ella compren de una explicación sobre el propósito, las modalidades y quiénes pueden ser beneficiarios de este crédito, entre otros datos importantes. También se cuenta con un simulador de crédito, herramienta que permite al usuario visualizar las condiciones para el pago.- Así mismo, se encuentra una serie de vínculos que complementan la información con respectoal préstamo solicitado. Entre otros, se puede acceder al instructivo de legalización, al reglamento del crédito educativo, al calendario de adjudicación del crédito y al reglamento de cobranzas.- Además de diligenciar la solicitud, el usuario puede consultar el resultado que indica la línea decorte, el puntaje obtenido y la aprobación del deudor solidario.- La página cuenta con un vínculo “Contáctenos”, el cual consta de un sistema virtual de quejas yreclamos que da acceso a un Centro de Atención Virtual al usuario.

¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?-A los estudiantes que esten interesados en acceder a los programas de formación en el país y a un número cada vez mayor de oportunidades de estudio en el exterior, en instituciones de reconocido prestigio internacional. - A las personas con menores posibilidades financieras y de buen desempeño académico que deseen ingresar a programas de educación superior.

Sitio: Sistema Único de Información de Trámites

Link: www.suit.gobiernoenlinea.gov.co

Descripción del Sitio: Herramienta Web que permite inscribir y actualizar la información de trámites y servicios de las entidades en el Portal del Estado Colombiano – PEC. Este sistema permite integrar la información y actualización de los trámites y servicios de las entidades de la administración pública para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en línea.

Tipo de información encontrada: El SUIT maneja información de los trámites y servicios; otras soluciones tecnológicas soportan la ejecución de los trámites y servicios. Trámite es la serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para “adquirir un derecho o cumplir con una obligación” prevista o autorizada por la Ley. Servicio es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad.

Ventajas:- El Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las Entidades y organismos de la Administración Pública, para:- Articular la actuación.- Disminuye los tiempos y costos de realización de los trámites.-Dispone información general, formularios, normas y actos administrativos de la Entidad vía Internet.

Desventajas:- Si la información no es cargada o actualizada correctamente en el sistema, los ciudadanosque consulten el Portal del Estado Colombiano y/o el centro de contacto ciudadano noencontrarán la información que necesitan o, aun peor, encontrarán información errada quelos inducirá a cometer errores en su interacción con el Estado. Se requiere una

Entidad dueña del sitio: Departamento administrativo de la función pública

Servicios encontrados:-Ingreso de información de los trámites y servicios en el SUIT.- Verificación del estado y seguimiento a los trámites y servicios en el SUIT.-Canales de atención permiten que el ciudadano se comunique directamente con la entidad; básicamente son líneas telefónicas y cuentas de correo electrónico. -Los trámites y servicios que la Entidad inscriba o actualice en el SUIT, deben quedar en estado “Pendiente de aprobación” para que el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP, ingrese y valide la información del trámite. - La información que se publica en el SUIT llega al ciudadano por dos canales: el primero es la interfaz de usuario del SUIT, es decir, el sitio Web www.suit.gobiernoenlinea.gov.co; en el segundo el ciudadano tiene acceso a la información a través del PEC www.gobiernoenlinea.gov.co.

¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?El portal es necesario para:•Toda entidad y organismo de la Administración Pública del nivel central y descentralizado del orden nacional y territorial. •Así mismo los entes autónomos, Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios de cualquier orden y naturaleza, y los particulares que desempeñen funciones administrativas.

Sitio: Sistema Único de Información de Servicios Públicos SUI Link: http://www.sui.gov.co Descripción del sitio: El sistema centraliza las necesidades de información de las Comisiones de Regulación, los Ministerios y demás organismos gubernamentales que intervienen en la prestación de servicios públicos. Busca estandarizar requerimientos de Información y aportar datos que permita a las entidades del Gobierno evaluar la prestación de los servicios públicos. El SUI es un Sistema suprainstitucional que busca eliminar asimetrías de Información, y la duplicidad de esfuerzos. Así mismo, garantiza la consecución de datos completos, confiables y oportunos permitiendo el cumplimiento de las funciones misionales, en beneficio de la comunidad. Tipo de información relevante encontrada: El Sistema Único de Información, centraliza los requerimientos originados por los diferentes entes de control de cada uno de los sectores relevantes frente al tema de servicios públicos. Dichos requerimientos son estandarizados en el SUI y mediante los sistemas para el cargue disponibles se recolecta información detallada de los prestadores de servicios públicos verificando que se cumplan unos requisitos mínimos de calidad y la entrega oportuna de la misma. Una vez la información es recolectada y centralizada en el SUI, esta es agregada y publicada para que las entidades gubernamentales que hicieron los requerimientos tengan respuesta de los mismos.

Ventajas: - Hace más eficaz la gestión de las entidades del estado vinculadas al Sistema y las mantiene en concordancia con las políticas de Gobierno en línea.- Dispone de herramientas tecnológicas que facilitan el desarrollo de los procesos de inspección, vigilancia y control que desarrolla la Superintendencia frente a los prestadores de servicios públicos.- Desarrolla mecanismos que garantizan el derecho de los usuarios a obtener información completa, precisa y oportuna.- Desarrollar los reportes y requerimientos de información que permiten apoyar las tareas de los comités de desarrollo y control social.- Mantiene un registro actualizado de los prestadores de servicios públicos. Desventajas: -Información no precisa de las Empresas de Servicios Públicos (ESP).

Entidad dueña del sitio: Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. Servicios encontrados: - Recolección El Sistema Único de Información cuenta con dos mecanismos para la recolección de información de los prestadores de servicios públicos: Cargeu Masivo y formularios.- Evaluación de la calidad de la información La evaluación de la calidad de la información busca reducir los costos asociados al reprocesamiento de información, trámites de actualización y a la pérdida de oportunidad en el uso de la misma, entre otros.- Publicación de información Uno de los propósitos fundamentales del SUI es publicar la información recolectada de las diferentes empresas prestadoras de servicios públicos.- En el SUI se encuentra disponible un Sistema de Información Geográfica por el cual es posible construir reportes gráficos y georefenciados. El sistema permite realizar el análisis visual y espacial de datos, agilizando la evaluación y pronta acción por parte de los responsables de la toma de decisiones.- Administración y Soporte El SUI tiene un servicio de soporte en el que se atienden las inquietudes y solicitudes de los prestadores de servicios públicos relacionadas principalmente con el reporte de información.

¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?La información reportada al SUI es consultada de manera detallada por las entidades gubernamentales tales como:• Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial• Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Basico - CRA• Departamento Nacional de Planeación - DNP• Contraloria General de la Republica• Contaduria General de la Nación• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN• Departamento Administrativo Nacional de Estadistica - DANE• Ministerio de Protección Social• Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales deColombia - IDEAM• Asociación Colombiana de Corporaciones Autonomas Regionales -ASOCARSAsi mismo cualquier persona que tenga acceso a la red Internet puede consultar la información agregada de los prestadores de servicios públicos que es recolectada por medio del SUI.

Nombre del Sitio: Acción social en líneaACCIÓN SOCIAL EN LÍNEA es una solución de servicio al ciudadano cliente que busca el acceso a la información por parte de la población colombiana pobre, afectada por la violencia y en condiciones de vulnerabilidad, utilizando las tecnologías de información y comunicación. Así mismo, esta experiencia permite una relación más dinámica entre los ciudadanos y la Entidad.ACCIÓN SOCIAL EN LÍNEA comprende las siguientes estrategias multicanal: atención presencial (puntos de atención, Puestos Móviles de Atención), atención telefónica (Centro de Atención Telefónica – CAT), atención móvil (mensajes de texto y chat móvil) y atención virtual (página Web).Opinión de la persona a cargo: El participar en la atención virtual a los ciudadanos ha permitido fortalecer el servicio al cliente, y ha tenido la satisfacción de que los clientes se sientan que están siendo atendidos de manera eficaz y con una buena calidad.La solución ha permitido ahorrar costos al Estado y a los usuarios, optimizan el uso y flujo de información pertinente, ahorran tiempo y conecta a los ciudadanos clientes con el Estado sin intermediarios.

Nombre del Sitio: SIFA – Sistema de Información Familias en AcciónEn este sistema se registra la información administrativa, de registros, y reportes de las familias beneficiarias del Programa.Opinión de la persona a cargo: Permite controlar desde la inscripción de los beneficiarios hasta el pago de los subsidios, y la verificación de los compromisos. Esta herramienta es muy útil para la operación y el compromiso misional de le Entidad con cada uno de sus beneficiarios, y permiten que al verificar la información solicitada tomar una acción casi de forma inmediata para beneficio del ciudadano.