GUÍA DE APRENDIZAJEaprendizajevirtual.pemex.com/nuevo/guias_pdf/Guia_Ad... · 2007-07-24 · es alcanzar un alto desempeño como equipo de trabajo y ... conductuales para desarrollar

Aprendizaje sin fronteras [email protected]

Sistema Institucional de Administración del Desempeño

Individual

“Administración del Desempeño Individual

Básico”

GU

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OBJETIVO ……………………………………………………………………. 3 CONTENIDOS…………………………………………………………………. 3 MAPA CONCEPTUAL……………………………………………………….. 34

ÍNDICE


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Al finalizar el estudio del curso, el participante será capaz de identificar las fases del Proceso de Administración de Desempeño Individual para mejorar la satisfacción que el trabajo y sus logros les proporcionan a él y a sus compañeros.

1. Introducción a la Administración del Desempeño Individual ...………………………….……4

2. Elemento integrador: El Diálogo …………………………………5

3. Fase I: Planeación ………………..………….……10

4. Fase II: Tutoría …………………………….…..23

5. Fase III: Revisión ………………………….…......27

6. Fase IV: Reconocimiento …………………………….…. 30

7. Resumen ….………………………….… 33

OBJETIVO DEL CURSO

CONTENIDOS


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La Administración del Desempeño Individual se enfoca a la solución de situaciones reales y concretas, por lo que te mostrará la mejor forma para que:

• Comprendas nuevas tareas encomendadas • Te involucres en las mejoras, que seas parte de ellas. • Des ideas y sugerencias para lograr mejores resultados. • Te atrevas a hablar y a pedir ayuda. • Expreses tu punto de vista para llegar a acuerdos. • Aceptes y des reconocimiento. • Superes las situaciones negativas con acciones positivas.

Nota: Es muy importante que sepas que tu superior debe apoyarte en tu responsabilidad de mejorar estas habilidades. Tu superior, al igual que todos los directivos de PEMEX, conocen el Proceso de Administración del Desempeño Individual, que forma parte del Sistema Institucional de Administración del Desempeño Individual, SIADI, ellos saben que el propósito de este proceso, es alcanzar un alto desempeño como equipo de trabajo y su objetivo es:

Alinear los objetivos individuales a los del negocio y detectar brechas en sus competencias conductuales para desarrollar y reconocer al capital humano, así como mejorar su desempeño individual y organizacional. El proceso de Administración del Desempeño Individual es continuo, lo llevan a cabo el superior y el colaborador en forma permanente a lo largo de todo el año y se desarrolla en cuatro fases: Planeación, Tutoría, Revisión y Reconocimiento. Además, existe un elemento que sirve para integrar todas las fases: el Diálogo.

1. Introducción a la Administración del Desempeño


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Con el Diálogo, pueden mejorar sustancialmente nuestras habilidades de comunicación. Recuerda que dialogar implica tanto escuchar como hablar. Tu trabajo como el de los demás merece respeto. Al tener un diálogo respetuoso, propicias confianza. Todos sabemos que respeto genera respeto, ésta es la base de todas las relaciones internas en Petróleos Mexicanos. ESCALÓN 1

EL DIÁLOGO ES EL ELEMENTO CLAVE PARA MEJORAR TU DESEMPEÑO. Un diálogo efectivo: El Diálogo implica tanto la transmisión como la recepción de información. Para lograr un alto desempeño, es muy importante que desarrollen habilidades efectivas para hablar y escuchar. Escuchar en forma efectiva significa que:

• Comprendas lo que te dicen otras personas.

• Percibas el sentir que te quieren expresar.

• Entiendas sus inquietudes.

Nota: Todo esto es escuchar. Sin estos ingredientes, quizás estemos sólo oyendo y no escuchando. Para mejorar tu capacidad de escucha en tu área de trabajo, te recomendamos que:

• Prepares la información que vayas a tratar antes de cualquier reunión.

• Recuerdes que el orden facilita enormemente lograr una buena comunicación.

2. Elemento Ingrador: El Diálogo


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• Dejes a un lado lo que estés haciendo, no sólo porque generarás más respeto, sino porque debes concentrarse para ser más efectivo.

• Mantengas contacto visual con quién estés hablando, hay una gran cantidad de

información que se “ve” en una conversación aún cuando no se diga con palabras.

• Escuches todo lo que te digan antes de contestar, es muy común que cuando la otra persona está hablando, nosotros estemos pensando en lo que queremos contestar, cuando todavía no sabemos que nos va a decir.

• No interrumpas la conversación de tu interlocutor, ello propiciará malos entendidos.

• Tomes notas, por muy buena memoria que tengas, no hay mejor memoria que un lápiz y

un papel, además, darás la imagen de seriedad al mostrar importancia en la conversación. Debes recordar que hablar en forma efectiva significa que:

Expreses tus ideas.

Para expresar tus ideas, primero deberás tenerlas claras, de otra manera serás confuso en tu conversación. ¡Hablar sin pensar, es como disparar sin desenfundar!

Tomes en cuenta las personas con quienes dialogas.

Si no damos la importancia que tiene la persona y sus ideas, no lograremos su colaboración ni su aceptación, y por lo tanto, estableceremos una relación donde ambos pierden.

Des tu punto de vista.

Lo que dice la otra persona es importante, así como lo que tú aportas también lo es; de la combinación de 2 o más puntos de vista nacen las grandes ideas y los grandes logros. De esta forma, establecerás relaciones donde todos ganan, nunca menosprecies tu propia opinión. Nota: Si eres un buen escucha y hablas con efectividad, generarás resultados excelentes en el equipo. El trabajo puede generar satisfacciones y sensaciones gratas pero también sensaciones desagradables o frustrantes. En alguna medida, la satisfacción está relacionada con la gente con la que se convive. Una de las cosas más importante es la forma en como te relacionas con los demás y con tu superior. No olvides que la relación siempre estará influenciada por el estado de ánimo ya sea positiva o negativamente. Revisemos ahora los principios para un desempeño excelente, éstos son acciones clave para que las apliques en tu área de trabajo.


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• Pon atención a la situación o al problema y no sólo en el comportamiento de los involucrados.

• Propicia la confianza y autoestima en tus compañeros.

• Establece un trato cordial con tu superior y compañero.

• Toma la iniciativa para hacer las cosas mejor.

ESCALÓN 2

PON ATENCIÓN A LA SITUACIÓN O AL PROBLEMA Y NO SÓLO EN EL COMPORTAMIENTO DE LOS INVOLUCRADOS

En el trabajo es necesario hablar de lo que sucede, de la calidad del mismo y la relación con la gente, pues en ocasiones se puede sentir criticada o ataca y en consecuencia, reacciona a la defensiva. Para evitar esto, te recomendamos que pongas atención en los hechos y no solo centrarse en la forma de actuar de la persona con quien estás hablando, así será más fácil que escuchen lo que les quieres decir. Se conciso y evita generalizaciones. ESCALÓN 3

PROPICIA LA CONFIANZA Y AUTOESTIMA DE TUS COMPAÑEROS. Es claro que te gusta sentir que eres escuchado, apreciado y respetado por los demás, acuérdate que los demás sienten lo mismo que tú, para ello te hacemos algunas recomendaciones.

• Dile a tus compañeros las cosas que hacen bien. No se trata de darles por su lado, sino de reconocer en ellos trabajos o cualidades excepcionales.

• Reconoce el trabajo que está bien hecho, sólo cuando está bien hecho. • Muestra interés en las necesidades e inquietudes de tus compañeros. La reacción

normalmente será que también se interesen en ti. • Demuestra tu “compañerismo” con hechos y con palabras.

Recuerda: Establecer buenas relaciones donde todos ganemos, resulta no sólo ser lo más conveniente para todos, sino lo más saludable para tu autoestima y la de los demás. ESCALÓN 4


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ESTABLECE UN TRATO CORDIAL CON TU SUPERIOR Y COMPAÑEROS En el ambiente de trabajo, todos ponemos de nuestra parte, ya sean para bien o para mal. Sin embargo, se ha observado que mantener buenas relaciones con los demás, hace que hasta los trabajos más resulten placenteros, propiciando que el ambiente de trabajo sea grato y motivador. El secreto para mantener buenas relaciones interpersonales consiste en que:

• Trates a los demás como te gustaría que te tratarán. • Muestres consideración hacia los otros. • Demuestres cortesía, sinceridad, interés y humanismo en el trato. • Resuelva los problemas con la idea de que volverás a ver a las mismas personas en el

futuro y que la forma de relación será parecida: mejórala permanentemente, desde luego que siempre se puede.

Muchos nos damos cuenta que hay algo para mejorarse, sin embargo, casi siempre esperamos que los otros tomen el primer paso para que las cosas cambien. ESCALÓN 5

TOMA LA INICIATIVA PARA HACER LAS COSAS MEJOR. Nota: Cada uno debemos decidir si queremos ser parte del problema o de la solución. Veamos ahora algunas frases que escuchamos cuando estamos de lado de la solución y del lado opuesto.


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Y tú ¿eres parte del problema o de la solución? Cada quien lo decidimos en forma individual. Tú haces la diferencia. Puedes lograr resultados comunes o resultados excelentes, puedes hacer que el trabajo sea algo pesado o algo placentero. Desde luego, el superior tiene responsabilidad al respecto, fundamentalmente mantener un clima de trabajo respetuoso que permita gran comunicación y desarrollo del equipo. Recuerda que los principios para un alto desempeño son:


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Planear es una actividad que realizamos todos los días en nuestra vida diaria para que las cosas salgan como queremos. Planeamos a dónde ir, por dónde irnos, a qué hora llegar, etc. Imagínate comprar un departamento sin un plan, sin saber qué dimensiones necesitamos o cuántas recámara queremos. Sino tenemos un plan, seguramente la búsqueda será ineficiente. Lo mismo ocurre con el trabajo, en donde constantemente haces planes y en buena medida por eso las cosas te salen bien. La gran importancia de la planeación es que nos prepara para el futuro. De hecho, planear consiste en determinar en el presente lo que queremos que ocurra en el futuro. Cuando planeamos nuestro trabajo, particularmente en una empresa de la complejidad y dimensiones de PEMEX resultaría prácticamente imposible coordinar de manera simultanea lo acordado con otras áreas de la organización, si no fuera porque estos planes estuvieran registrados. Toda la actividad de PEMEX es consecuencia de un Plan de negocios a mediano y largo plazo. La planeación va de lo general a lo particular, siendo lo más general los objetivos estratégicos del plan de negocios de PEMEX y lo particular, los objetivos individuales del personal. En PEMEX, el Plan de Negocios lo autoriza el director general y los directivos de las diferentes Subsidiarias son determinados por las direcciones generales, sus subdirectores y gerentes. La Planeación es una fase fundamental en el proceso de Administración del Desempeño Individual. Para planear tu trabajo, tendrás una reunión con tu superior, en ella ambos establecerán lo que se espera de ti, es decir, tus objetivos individuales y metas para tu desempeño. Estos son los beneficios que obtienes con la planeación:

• Te ayudará a tener claro hacia donde diriges tus acciones, cuáles son tus objetivos y con ello, lógicamente tu trabajo será más grato y mejorará tu desempeño. Recuerda que todo puede ser mejorado siempre.

• Establecerás compromisos con tu superior para lograr tus objetivos individuales y

metas.

• Determinarás la forma en que requieres apoyo de tu superior.

• Te permitirá saber si estás o no cumpliendo con las metas.

3. Fase I: Planeación


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Ahora te proporcionamos ocho escalones que te ayudarán a mejorar tu participación en la fase de planeación: Escalón 1. Si buscas mejorar, es muy conveniente que preguntes qué se espera obtener de la

tarea que harás. En PEMEX como en otras organizaciones, el trabajo se evalúa por los resultados que se obtienen, respecto del plan previamente trazado. Algunas veces tenemos intención de lograrlos pero eso no basta. Hay que dar resultados concretos. Las siguientes preguntas te pueden servir de guía:

• ¿Qué es exactamente lo que se espera de mí en el trabajo? • ¿Cómo contribuirte en el logro de los objetivos estratégicos de mi unidad de trabajo? • ¿De qué manera mis objetivos individuales se alinean a los objetivos estratégicos?

Nota: Pregunta todo lo que sea necesario, nadie lo tomará a mal. Mientras más claridad, mejores resultados. Escalón 2. Ponte de acuerdo con tu superior en cuánto a cuáles serán las etapas de los trabajos

que vas a hacer y el desarrollo que necesitas para obtener los resultados.

Sabiendo las tareas que harás y en qué mejoras participarás, será fácil determinar para ti y tu superior el desarrollo que necesitas, también podrás saber, en cualquier momento, el avance que llevas. Nota: Te recomendamos planear con tu superior las etapas de tu desarrollo y apuntarlas. Escalón 3. Determina con tu superior los recursos que se necesitan Cuando definan los recursos que se necesitan para obtener los resultados, conviene hablar y sobre todo, escuchar a tus compañeros y a tu superior, ellos le darán información valiosa para tu trabajo, por lo que su experiencia será de gran utilidad. Si tú lo haces, podrás anticiparte a posibles problemas. Te recomendamos que:

• Establezcas qué recursos necesitas en cada etapa y también cómo y cuándo obtenerlos, pueden ser recursos materiales, de presupuesto o personal.

• Si dependen de otros, pregúntales si pueden hacer su parte de manera que cumplas con las fechas con las que te comprometiste.

• Escucha las sugerencias de tu superior y de tus compañeros, tú tienes un buen criterio y podrás tomar la mejor de lo que te dicen.


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Escalón 4. Pregunta qué decisiones se espera que tomen.

Es vital que tu superior te diga con claridad qué decisiones espera que tomes. Si no te lo dice, pregunta. Cuando te has puesto de acuerdo con tu superior en los resultados que espera de tu trabajo, ponte de acuerdo también sobre qué autoridad y responsabilidad tienes para ello. Esto te ayudará para saber en qué momento y como actuar de acuerdo con las situaciones que se te presenten. Para investigar la información que necesitas, puedes usar frases que inicien así: Escalón 5. Ponte de acuerdo con tu superior respecto del plan de acción y del seguimiento.

Una vez que conoces los objetivos que se espera que logres en el futuro, es muy conveniente que hagas, junto con tu superior, un plan para saber cómo llevarlo a cabo. Siempre habrá muchos y muy diferentes caminos para lograr un objetivo determinado, por ello, deben escoger juntos el rumbo más conveniente. Es muy importante que a ambos les quede claro, cuál es el reto que implican las mejoras que se planean para lograr la excelencia en tu desempeño. Nota: pide ayuda a tu superior en lo que necesites. Aún cuando mejorar es una responsabilidad personal, tu superior tiene el compromiso de apoyarte. Escalón 6. Pregunta cuáles son las mejoras que se planean

Pide información precisa a tu superior y a las personas involucradas e informadas, de tal manera que tengas claro de qué se trata la mejora. Las preguntas clave son ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Para qué?


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Escalón 7.Analiza por qué se hacen las mejorar y cómo te afectan

Ve más allá de sólo sabes cuáles son las mejoras, analiza para qué se hacen. Las mejoras siempre tienen una razón de ser, si tú preguntas ¿para qué se realiza esa mejorar?, comprenderás la razón y podrás colaborar para que se logren los resultados esperados exitosamente. Si relacionas la mejora con los objetivos estratégicos y las metas de tu unidad de trabajo y de la empresa, será aún más claro el por qué de la mejora. Nota: Siempre debemos tener presente que para hacer nuestro trabajo, dependemos de otras áreas o personas, lo mismo les ocurre a ellos. A este tipo de relación se le llama Interdependencia. Recuerda preguntar cuáles son las consecuencias de la mejora y en qué medida afectan a:

• Los resultados que se esperan de ti y del equipo de trabajo. • Los equipos y entrenamiento requerido para lograr la mejora. • La plantilla de personal. • Los horarios de trabajo. • Las interdependencias con otras áreas para lograr los objetivos.

Para contribuir con las mejoras:

• Aporta información e ideas. • Desmenuza los problemas y da soluciones por partes. • Participa activamente en la mejora. • Haz sugerencias a tu superior para facilitar la implantación • Se paciente en el proceso de mejora.

A continuación verás como se planea en el SIADINet. De acuerdo con el proceso del SIADI, en PEMEX se hace la planeación individual una vez por año y se revisan los resultados formalmente cada seis meses. Esto se hace mediante la herramienta electrónica llamada SIADINet. El SIADINet es un sistema que le permite definir y registrar tus objetivos individuales, los cuales deben estar alineados con los de la empresa y contribuir al logro de los objetivos estratégicos de tu unidad de trabajo. Para ingresar al SIADINet deberás escribir tu número de ficha en los campos de FICHA y CONTRASEÑA.


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Toda la planeación estará basada en las Estrategias o Líneas de Acción (Plan de Negocios Global de todas las áreas de PEMEX a mediano y largo plazo).


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La suma de los objetivos individuales de una unidad de trabajo, debe estar alineada a los objetivos estratégicos de la unidad de trabajo (PEUT) de tu gerencia o subdirección. Esta información la encontrarás predeterminada en el SIADINet.


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Después de elegir el objetivo estratégico de tu unidad de trabajo será necesario que establezcas la responsabilidad del puesto, es decir, las funciones que desempeña s para lograr dicho objetivo.


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Enseguida, fijarás los objetivos individuales que son los propósitos que acuerdas con tu superior y que sirven como punto de referencia para dirigir tus esfuerzos, que una vez alcanzados, se convierten en resultados. Se dice que sólo puede verificarse el avance y cumplimiento de aquello que puede medirse, por ello, una regla clave para definir los objetivos individuales, es que éstos sean medibles.


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Es recomendable que al definir un objetivo se empiece con el verbo en infinitivo que indique la acción más importante a lograr. Los objetivos deben establecerse pensando en ser el resultado final que esperamos alcanzar. A veces proponemos objetivos que no tienen nada que ver con este resultado sino con alguna actividad, por lo que debemos cuidar que esto no ocurra, ya que nos dificultará dar resultados concretos. Es indispensable que se conozca el avanece de los objetivos, por lo que debes establecer junto con tu superior, los indicadores para cada uno de ellos. Un indicador es el criterio de medida con el cual será cuantificado cada objetivo y su posterior resultado.

En el SIADINet deberás establecer por lo menos cuatro objetivos. Casi siempre hay unos más importantes que otros. Por ejemplo, para un vendedor que tuviera el objetivo de vender todo el inventario de cierto producto y también promocionar el producto entre las 10 empresas más importantes en el sector petrolero, seguramente el primer objetivo será más importante que el segundo. Establecer qué tan importante es cado objetivo se llama ponderar, es decir, dar peso. No todos los objetivos tendrán el mismo peso, por ello habrán de ponderarlos. La norma para hacerlo, es que otorgues a cada uno un valor y que la suma de la ponderación de todos los objetivos sea igual a 10 por semestre.


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Una vez hecha la ponderación, también registrarán en forma semestral la meta determinada para cada objetivo. El registro de la meta es la representación cuantitativa de los resultados deseados, ésta podrá lograrse en uno de los cinco niveles de desempeño que ha establecido PEMEX: Marginal, Insuficiente, Adecuado, Superior y Excelente.


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Para que logres un desempeño excelente, es indispensable que identifiques junto con tu superior la interdependencia con otras unidades de trabajo, de manera que puedas solicitar los recursos que necesites. Dichos recursos deben registrarse en el SIADINet. Los insumos que son los recursos necesarios para alcanzar el objetivo individual, puede ser requerimientos de personal, material o financieros. Por cada insumo se deben indicar las unidades de trabajo responsable de proveerlos. Esta acción precisará la interdependencia entre las unidades de trabajo. De igual forma se escribirán los productos, o sea los entregables o el resultado final medible registrando a los usuarios finales, es decir, los compromisos adquiridos con la unidad de trabajo, precisando la interdependencia.


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Nota: Toma en cuenta que no sólo debes cuidar el logro de los objetivos individuales, también es necesario que estés atento a tu desarrollo personal, ya que te favorecerá para obtener resultados de excelencia. Es importante recibir y aceptar la retroalimentación de tu superior respecto a los comportamientos que te pueden facilitar u obstaculizar el logro de los objetivos individuales, ya que independientemente de que se fijen objetivos de trabajo, hay que considerar que algunas formas de trabajar permiten que alcancemos dichos objetivos mejor que otras. En PEMEX a estos patrones de conductas les han llamado Factores Conductuales. Durante la fase de Planeación, tu supervisor y tú revisarán los factores que son observables en tu forma de trabajar y aquellos que debes desarrollar para facilitar el ogro de tus objetivos individuales. Si quieres conocer los factores conductuales para identificar cuáles dominas y cuáles necesitas mejorar y/o desarrollar, haz clic en Diccionario de Factores Conductuales Los acuerdos realizados en la Fase de Planeación quedan asentados cuando tu superior y tú los firman en el SIADINet, recuerda que se trata de un compromiso de equipo.


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La Tutoría es clave en la Administración del Desempeño individual ya que en esta se generan las condiciones para mejorar los resultados en tu trabajo y desarrolla tus capacidades. Es una relación de apoyo y desarrollo que te da el superior para que tú mismo logres los entregables prometidos en las metas. No es un proceso de dar órdenes sino de dar apoyo y asesoría para que las cosas salgan como fueron planeadas o mejor. Una buena tutoría traerá en consecuencia que hagas un mejor trabajo y seas una mejor persona. La tutoría puede llevarse a cabo en reuniones formales e informales. Las formales son programadas entre tu superior y tú para buscar soluciones y tomar acciones que permitan el logro de las metas planeadas. Las reuniones informales son las que sin programarse, se pueden dar en el momento que tu superior o tú requieran hacer alguna observación respecto de tu trabajo. Escalón 1. Da ideas y sugerencias para lograr mejores resultado.

• Obtenga información de las personas involucradas. • Valores las diversas solicitudes de trabajo para fijar prioridades. • Mantengas un alto grado de iniciativa para hacer las cosas mejor, de esta forma sentirás

mayor satisfacción en tu trabajo. Escalón 2. Identifica qué tareas y resultados son los más importantes para ti y para tu grupo.

Es posible que lo relevante no se esté realizando, por eso hay que determinar un orden de importancia de los trabajos. En este sentido, el SIADINet establecerá una pauta para poder realizar las actividades de más peso de tu unidad de trabajo, pues a veces tenemos tantas presiones, que hacemos lo urgente y no lo verdaderamente importante. Para que te orientes a lo relevante durante la tutoría:

• Determina que tares son las más importantes. • Fija prioridades con tu superior. • Aclara con tu superior hasta dónde llegan tus responsabilidades. • Y toma en cuenta lo que esperan de ti, tu superior y tus compañeros.

4. Fase II: Tutoría


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Escalón 3. Propón mejores maneras de lograr resultados.

Tus propuestas para lograr resultados serán más bienvenidas de lo que te supones. Así que comparte tus ideas, los resultados se darán con mayor facilidad y harás un mejor uso de tu tiempo. Cuando desempeñamos un puesto o realizamos un determinado trabajo, es fácil que nos confiemos demasiado en lo que hacemos y ello no nos permite ver oportunidades de mejorar. Decimos cosas como “siempre lo hemos hecho de esta manera” o “así es este trabajo”. Por lo tanto es conveniente que:

• Ser creativo es positivo cuando proponemos acciones para mejorar los resultados. • Siempre podemos observar dónde no se están aprovechando bien los recursos. • Poner atención donde hay incremento de errores o problemas nos centra en buena parte

las prioridades. • Es importante que anotes tus ideas cuando se te vengan a tu cabeza. • Informar a tu superior cuando las cosas no estén en tus manos favorece la solución. • Compartir tus ideas con la persona que puede hacer algo en concreto con estas es la mejor

manera de ponerlas en práctica. Escalón 4. Lo que tengas que hacer, hazlo ya.

TRABAJARÁS CON MAYOR FACILIDAD Escalón 5. Atrévete a hablar, tu palabra vale mucho.

Cuando te expreses, hazlo con claridad y sencillez. Recuerda que tu palabra es valiosa, es tu palabra de un experto en lo suyo. Las personas ponen atención a lo que es importante para ellos. Éstos son dos ejemplos: Para la gente que cuida el tiempo: “Tengo una idea que nos ahorra cinco o seis horas a la semana” Para la gente que cuida los costos: “Este proyecto ahorrará el 10% de lo que veníamos gastando” Escalón 6. Ve al grano, por favor.

No debemos caer en el error de creer que hablar por hablar es una herramienta de trabajo. No lo es, sólo sirve para confundir y desprestigiarnos. Si le das mucha vuelta a una situación, la gente no te pone atención. Una buena forma de tratar los asuntos con tu superior es empezar por la conclusión así entenderá lo que presentas y llevará tu lógica. Esto te facilitará el éxito en tu comunicación. Escalón 7. Describe la situación o el problema y lo que haz hecho para resolverlo.


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Para que se pueda ayudar eficazmente, es necesario que describas con claridad la situación o el problema. Ésta es la parte más difícil e importante pero vale la pena dedicarle tiempo, ya que si planteas mal un problema o situación, lo que haga después para enfrentarlo sería inútil y frustrante. Cuando ya hemos intentado la misma solución y no funciona, debemos utilizar una diferente. Haz tu mejor esfuerzo para resolverlo. Escalón 8. Elabora un Plan de Acción.

BUSCAR UNA SOLUCIÓN

Escalón 9. Haz un resumen y recomienda acciones concretas a tomar.

RESUME LOS PUNTOS PRINCIPALES Y CONSIDERACIONES

Escalón 10. Pide ayuda cuando la necesites.

No a todos les gusta pedir ayuda. El riesgo es que no la pidan o lo hagan cuando es demasiado tarde. Algunos no la solicitan por miedo a decir “no puedo solo” o por ser demasiado optimistas y cree que el problema es temporal. El problema en cualquier de estos casos es que las cosas tenderán a empeorar. Pide ayuda así todos ganamos. Antes de pedirla, asegúrate de que hiciste todo lo que está a tu alcance. Escalón 11. Pide ayuda a tiempo

Tanto para ti como para tu superior, es muy conveniente la oportunidad con la que solicites ayuda. Al solicitar ayuda oportunamente, ganas tiempo, demuestras responsabilidad, seriedad en tu trabajo e iniciativa por hacer las cosas mejor. Cuando se te presente una situación no deseada:

• Reconoce el momento en que se crea y analiza. • Considera posibles soluciones, • Determina qué necesitas para solucionarlas (suministros, herramientas, capacitación etc.)


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• Ten claro cuánto trabajo y con qué característica debe hacerse.


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Durante la Revisión, que en la tercera Fase del Proceso de Administración del Desempeño Individual, hablaremos de resultados concretos. Es en ella cuando llevas a cabo una reunión formal con tu superior y evalúan los avances y resultados que has logrado en el cumplimiento de las metas establecidas en la fase de Planeación Los beneficios que obtienes con la Fase de Revisión, son:

• Conocer el punto de vista de tu superior acerca del desempeño en tu trabajo, esto favorecerá la relación y el diálogo entre ambos. Los puntos de vista positivos te serán más gratos pero las oportunidades de mejora propiciarán tu crecimiento laboral y personal.

• Identificar acciones concretas para el logro de los objetivos no alcanzados. La información que previamente registraste en el SIADINet será una referencia básica en el momento de la revisión, pues en él se encuentran especificados los acuerdos que te permitirán mejorar tu desempeño. Tu superior y tú determinarán en qué medida lograste tus objetivos individuales y propondrán alternativas de mejora. La medición de los resultados se realizará contra los pactados en la fase de Planeación. La Revisión se llevará formalmente a cabo dos veces al año durante los meses de Julio para el primer semestre del año y enero para el segundo semestre del año inmediato anterior. Durante esta sesión, es conveniente que comenten acerca del progreso de aquellas conductas que están favoreciendo u obstaculizando el logro de tus objetivos planeados. Revisar la información registrada en la Fase de Planeación en el SIADINet te permitirá reconocer las brechas u obstáculos que se presentaron, así podrás establecer junto con tu superior, las acciones que tomarás para disminuirlas. De esta manera se formalizan los nuevos compromisos acordados entre tu superior y tú, para la mejora de tu desempeño. No olvides que es una responsabilidad compartida que quedará asentada al firmar el SIADINet. Escalón 1. Escucha para comprender mejor lo que se necesita en el trabajo.

• Entender el punto de vista de los demás y de crecer como personas. • Aprender nuevas cosas. • Dedican mucho más tiempo para hablar que para escuchar.

NOTA: Si eres un buen escucha sabes que puedes aprender de los otros, por ello escucha antes de realizar una acción.

5. Fase III: Revisión


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Escalón 2. Expresa tu punto de vista.

En la fase de Revisión, toma en cuenta que tu punto de vista es valioso, exprésalo sin enojos ni emociones que puedan afectar la relación con tu superior. Cuando no lo expresamos es por temor a lastimar una relación o a empeorarla, si eres objetivo y claro en tus puntos de vista, la relación tenderá siempre a mejorar. La clave para mejorar la Administración del Desempeño Individual es preguntarte ¿qué paso con tu desempeño? Porque tú conoces claramente lo que hiciste en el trabajo y puedes analizar los logros y los aspectos a mejorar.

• Ser concreto, basarte en observaciones directas y no en opiniones o rumores. • Tomar en cuanta los hechos y acciones específicas de tu desempeño en el trabajo. • Preguntarte ¿cuándo y dónde sucedió?, ¿quién estaba involucrado? Y ¿cuáles fueron los

resultados? NOTA: “Analizar qué fue lo que hiciste muy bien, te servirá para identificar tus fortalezas y tus áreas de oportunidad, será sin duda un beneficio propio y de tu área” Escalón 3. Llegar a acuerdos

• Llegar a acuerdos • Favorece los resultados en tu desempeño • Ideas diferentes a las tuyas • Atiende varios asuntos al mismo tiempo

Para conseguir acuerdos te sugerimos informar con claridad el asunto a tratar y los resultados que se esperan. Si consideras que una idea es útil, planéala porque seguramente lo es. No olvides que tu experiencia e información es muy valiosa. Di lo que tengas que decir aunque sepas que los demás pueden estar en desacuerdo. Comprométete con los acuerdos y fórmalos en el SIADINet. Una vez que conozcas lo que tú superior espera de ti. Solicita la fecha para la siguiente revisión. Solicita reuniones con tu superior cuando lo consideres necesario. Toma nota de las cosas que te gustarían tratar en la siguiente reunión. Solicita los recursos que necesitas para lograr tus objetivos. Brinda sugerencias constructivas que ayuden a tu superior a mejorar el apoyo que te da.


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De la Revisión se desprende la Fase de Reconocimiento. La mayor parte de la gente tiene un compromiso con su empresa y con su superior para el óptimo desempeño de su trabajo. El trabajo en sí mismo es motivante, sin embargo, las personas requerimos que nos reconozcan cuando tenemos un desempeño excelente. Como bien sabes, el reconocimiento motiva solamente cuando corresponde a un trabajo excepcional. Si el superior me felicita por un mal trabajo no me motivaré. El Reconocimiento impulsa el desarrollo del trabajo. ¿Qué beneficio obtengo cuando se reconoce mi labor en el trabajo? No sólo gano yo, también mi superior, mis compañeros y la empresa. Si estoy motivado con mi trabajo, lo realizo con interés, gusto y entusiasmo y afronto las situaciones y retos con mayor eficiencia. Ahora te proporcionamos cinco escalones que te ayudarán a comprender mejora la fase de Reconocimiento: Escalón 1. Acepta cuando reconozcan tus resultados.

El Reconocimiento consiste en decir a otro cuando hace algo igual o mejor de lo esperado. Cuando tu superior o tus compañeros te reconocen, siéntete bien, es muy grato que recibas reconocimiento a la labor que realizas. A nadie le debe molestar ni dar pena recibir reconocimiento. Escalón 2. Dar reconocimiento.

Dar Reconocimiento no nos debilita ni nos hace menos. Saber que se valora lo que hacemos por aquellas personas cuya opinión nos interesa, nos hace sentir bien, nos genera entusiasmo y motivación para continuar y mejorar. Hay empresas que se caracterizan por tener una cultura de reconocimiento, es decir que el personal sabe que el reconocimiento es un motivador importante y busca los trabajos excepcionales para recibirlo.

• Da Reconocimiento por un trabajo bien hecho por tus compañeros. • Brinda información útil para que tus compañeros sigan haciendo las cosas bien.

El Reconocimiento como otros motivadores mantienen el interés personal y trae consigo una mejora permanente del desempleo. Si tienes algo bueno que decir del trabajo de otra persona, hazlo, así cooperarás a generar una cultura de más reconocimiento en tu área.

6. Fase IV: Reconocimiento


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Escalón 3. Trabajo en equipo. El requisito básico para trabajar en equipo es confiar en los demás. Nota: Cuando se ayuda, se comprende mucho más el trabajo de otros. Hay muchas personas que quieren cooperar, dejémosla participar. Cuando trabajes en equipo, admite las ideas de otros. Cada uno de nosotros tenemos una visión de la empresa y de nuestro trabajo, si compartimos nuestras experiencias y puntos de vista positivamente, contribuimos a que el trabajo de todos sea mejor. Todos dependemos de terceros para lograr nuestros objetivos, para contar con su ayuda.

• Está atento a las sugerencias o información que tienen los otros. • Da información útil a los demás. • Evita dar la impresión de que conoces todas las respuestas, si no haces, serás rechazado. • Procurar tomar decisiones con la participación de los involucrados.

Escalón 4. Encuentra oportunidades en las situaciones negativas.

Las experiencias difíciles son siempre una buena oportunidad para ayudarnos a ver las cosas de una manera diferente y descubrir nuevas formas para manejar la situación, es decir, buscar formas diferentes de lograrlo. Se aprende del pasado, sin embargo, no se puede cambiar, lo que sí se puede, es construir el futuro. El que se enoja pierde, todos lo sabemos. Las situaciones negativas con frecuencia ponen a prueba nuestra calma y control. Algunos reacciones de forma explosiva, por ello cometen errores que después son más difíciles de remediar. Perder el control y el respeto de los demás, generar problemas adicionales. Es natural tener reacciones emocionales en las situaciones negativas, pero el tratar de suprimirlas o ignorarlas no funciona. Puedes aprender a manejar en forma constructiva tus emociones y sentimientos. Si lo haces, te servirá para manejar con honestidad las malas noticias sin que empeoren, además ganarás el respeto de los demás. De esta manera, tú controlas el problema en lugar de que el problema te controle a ti.


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Escalón 5. Ve el bosque y no sólo el árbol.

Ve el bosque te permite:

• Tener una perspectiva más amplia del problema o situación. • Ubicarte en la posición de aquella persona cuyo punto de vista es valioso para ti. • Pregúntate: ¿Qué podría sugerirme esta persona? ¿Cómo verás esto desde su posición?


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La Administración del Desempeño Individual se enfoca a la solución de situaciones reales y concretas para alcanzar un alto desempeño individual y como equipo de trabajo. Este proceso es continuo, lo llevan a cobo el superior y el colaborador en forma permanente a lo largo de todo el año y se desarrolla en cuatro fases: Planeación, Tutoría, Revisión y Reconocimiento, todas éstas integradas por el Diálogo. Dialogar implica escuchar y hablar. Mejoras tu desempeño al poner atención a la situación o al problema, además, debes propiciar confianza y autoestima, estableciendo un trato cordial con tu superior y compañeros. Para hacer las cosas mejor, siempre será importante que tomes la iniciativa. La Planeación individual se hace una vez por año y se revisan los resultados cada seis meses. Esto se hace mediante el SIADINet, un sistema que te permite definir y registrar tus objetivos individuales alineados con los de la organización. Para mejorar tu participación en la fase de planeación es conveniente que te preguntes qué se espera obtener de las tarea que harás y que te pongas de acuerdo con tu superior, además, es importante que analices el por qué se realizan mejoras y que ayudes a llevarlas a cabo. La Tutoría puede ser informal o formal, en ella se generan las condiciones para mejorar los resultados en tu trabajo y desarrollar tus capacidades. Para facilitar tu participación en la fase de tutoría es importante que hagas aportaciones e identifiquen tareas y resultados y que elaboren un Plan de Acción. Durante la Revisión, llevas a cabo una reunión formal con tu superior y evalúan los avances y resultados que has logrado en el cumplimiento de las metas establecidas en la fase de Planeación. La revisión se realiza dos veces al año, durante julio para el primer semestre del año y enero para el segundo semestre del año inmediato anterior. Para favorecer la Revisión y evaluación de tus resultados, escucha y también expresa tu punto de vista con el objetivo de llegar a acuerdos. El Reconocimiento es importante para motivar, por ello debes aceptar cuando alguien reconozca tus resultados y también dar reconocimiento a las demás cuando lo ameriten, así como trabajar en equipo y encontrar oportunidades en las situaciones negativas.

Resumen


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MAPA CONCEPTUAL GENERAL FASE I. PLANEACIÓN

MAPA CONCEPTUAL


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PLANEACIÓN: HERRAMIENTA SIADINET

FASE II. TUTORÍA


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FASE III. REVISIÓN

FASE IV. RECONOCIMIENTO

ELEMENTO INTEGRADOR: DIÁLOGO

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GUÍA DE APRENDIZAJEaprendizajevirtual.pemex.com/nuevo/guias_pdf/Guia_Ad... · 2007-07-24 · es alcanzar un alto desempeño como equipo de trabajo y ... conductuales para desarrollar