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GUÍA DE INSTALACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y PUNTO DE VENTA

C/ Industria (Pol. Ind. Pisa), 1, 41927 Mairena del Aljarafe, Sevilla Telf.: 954 98 00 37 Email: [email protected]

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Guía de usuario 2

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Guía de usuario 3

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................. 7

Requisitos del sistema. .......................................................................................................................... 7

ACTUALIZACION TPVMASTER V 8.50 (08/07/2013) ....................................................................................... 8

GUÍA DE INSTALACIÓN .......................................................................................................................................... 9

INSTALACIÓN EN UN SÓLO ORDENADOR ............................................................................................... 10

Auto arranque ....................................................................................................................................... 10

Instalación de Base de Datos .............................................................................................................. 11

EL INSTALADOR .............................................................................................................................................. 13

Instalar fuentes de datos ..................................................................................................................... 13

Instalar base de datos .......................................................................................................................... 13

Protocolos de red – (TCP/IP) ............................................................................................................... 14

Reiniciar el sistema .............................................................................................................................. 14

Cambiar clave usuario principal ........................................................................................................... 15

Crear empresa de pruebas .................................................................................................................. 15

Crear empresa ..................................................................................................................................... 16

Borrar empresa .................................................................................................................................... 16

INSTALACIÓN DEL CLIENTE DE LA APLICACIÓN ................................................................................... 17

Auto arranque ....................................................................................................................................... 17

Instalación del programa de gestión ................................................................................................... 18

Creación de puesto .............................................................................................................................. 19

FIN DE LA INSTALACIÓN ............................................................................................................................... 20

MANUAL DEL ADIMINISTRADOR ......................................................................................................................... 21

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................... 22

Iniciar el Administrador ......................................................................................................................... 22

Panorama general del administrador................................................................................................... 23

MANTENIMIENTO DE FICHEROS MAESTROS ......................................................................................... 24

Datos de empresa ............................................................................................................................... 24

Control de Pedido ...................................................................................................................................... 24

Control de Vales ........................................................................................................................................ 25

Divisas .................................................................................................................................................. 25

Opciones del panel ................................................................................................................................... 26

Desglose de Monedas y Billetes .......................................................................................................... 27

IVA ........................................................................................................................................................ 27

Presentación en Factura ...................................................................................................................... 28

Tallas .................................................................................................................................................... 29

Crear un nuevo grupo de tallas ............................................................................................................. 29

Colores ................................................................................................................................................. 30

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Guía de usuario 4

Crear un nuevo grupo de colores .......................................................................................................... 30

Familias /Artículos ................................................................................................................................ 31

Creación de una nueva familia .............................................................................................................. 31

Otras Funciones .................................................................................................................................. 32

Traspaso de Familia............................................................................................................................... 32

Borrar .......................................................................................................................................................... 32

Generador de tarifas ................................................................................................................................. 32

Artículos ................................................................................................................................................ 32

Creación de un nuevo artículo ................................................................................................................ 32

Precios por Tallas ...................................................................................................................................... 33

Otras operaciones ............................................................................................................................... 34

Articulo Libre .............................................................................................................................................. 34

Generador de Tarifas ................................................................................................................................ 35

Código de Barras ....................................................................................................................................... 35

Imagen ........................................................................................................................................................ 35

Imprimir ....................................................................................................................................................... 36

Imprimir Etiquetas ................................................................................................................................ 37

Grupos de Familias ............................................................................................................................. 38

Crear un nuevo grupo ............................................................................................................................. 39

Borrar un grupo .......................................................................................................................................... 39

Empleados............................................................................................................................................ 39

Crear un nuevo empleado ....................................................................................................................... 40

Vendedor/as ......................................................................................................................................... 40

Crear un nuevo vendedor ........................................................................................................................ 40

Cajeros ................................................................................................................................................. 41

Crear un nuevo cajero ............................................................................................................................. 41

Borrar un cajero ......................................................................................................................................... 41

Clientes ................................................................................................................................................. 41

Borrar un cliente......................................................................................................................................... 42

Comisionistas ....................................................................................................................................... 42

Crear un nuevo comisionista................................................................................................................... 42

Apuntes de caja................................................................................................................................... 43

Claves y conceptos de caja .................................................................................................................... 43

Tarjetas ................................................................................................................................................. 43

Crear una nueva tarjeta .......................................................................................................................... 43

Borrar una tarjeta ...................................................................................................................................... 44

Tramos Horarios................................................................................................................................... 44

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Guía de usuario 5

Crear un nuevo Tramo Horario ............................................................................................................... 44

Borrar un tramo horario ........................................................................................................................... 44

Aplicar Formatos .................................................................................................................................. 45

Aplicar un formato a una función y selección de impresora ............................................................... 45

Permisos ............................................................................................................................................... 46

Estado de caja ...................................................................................................................................... 46

Almacenes ............................................................................................................................................ 47

Proveedores ......................................................................................................................................... 48

Crear un nuevo proveedor ...................................................................................................................... 48

Facturas Pendientes ............................................................................................................................ 49

Histórico de Facturas ........................................................................................................................... 49

TRASPASOS ..................................................................................................................................................... 52

Actualizar tarifa ..................................................................................................................................... 52

Banco de Datos .................................................................................................................................... 53

AUXILIARES ...................................................................................................................................................... 54

Recuperar día ....................................................................................................................................... 54

Cambio de numeración ........................................................................................................................ 54

Fondos .................................................................................................................................................. 55

Parámetros Generales ......................................................................................................................... 55

Servicio de SMS/Email ......................................................................................................................... 57

MANUAL DEL PUNTO DE VENTA ....................................................................................................................... 58

Apertura de un nuevo día ................................................................................................................................. 49

PANTALLA PRINCIPAL ................................................................................................................................... 51

INTRODUCCIÓN DE NOTAS.......................................................................................................................... 53

Modificación de líneas de Notas ......................................................................................................... 55

Regalar una línea. ...................................................................................................................................... 55

Eliminar una línea. .................................................................................................................................. 55

Anular la nota. ......................................................................................................................................... 55

Operaciones especiales con líneas de notas ...................................................................................... 56

Combinación de artículos. ................................................................................................................ 56

Artículo especial. ................................................................................................................................ 56

FACTURACIÓN Y COBRO DE NOTAS ........................................................................................................ 57

Facturar rápido ..................................................................................................................................... 57

Cobro rápido ......................................................................................................................................... 58

Facturar completo ................................................................................................................................ 59

Cobro completo .................................................................................................................................... 60

División de facturas .............................................................................................................................. 61

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Guía de usuario 6

División Normal .................................................................................................................................... 62

División desglosada ............................................................................................................................. 63

COMISIÓN ......................................................................................................................................................... 64

UTILIDADES ...................................................................................................................................................... 64

Cierre de caja ....................................................................................................................................... 65

Informes de cierre ................................................................................................................................ 66

Cierre de cajas y del día. ..................................................................................................................... 67

Pedidos ................................................................................................................................................. 68

Control de Pedidos ............................................................................................................................... 68

Realizar Pedido .................................................................................................................................... 68

Recepción de Pedido ........................................................................................................................... 70

Compras ............................................................................................................................................... 70

Control de Compras ............................................................................................................................. 71

Entrada de Compras ................................................................................................................................. 71

Devolución de Compras ........................................................................................................................... 72

Control de Vales ................................................................................................................................... 73

Abono Factura Metálico o Vale ............................................................................................................ 75

Pago con Vale (no disponible en cobro rápido) .................................................................................. 76

Etiquetas ............................................................................................................................................... 76

Consumo Interno ................................................................................................................................. 78

Entradas y salidas de caja ................................................................................................................... 79

Buscar facturas .................................................................................................................................... 79

Modificar Cobro .................................................................................................................................... 81

Pago de comisiones ............................................................................................................................ 82

Fondos .................................................................................................................................................. 82

Cajero ................................................................................................................................................... 83

Desbloqueo .......................................................................................................................................... 83

Lector Código Barras ........................................................................................................................... 84

Agrupar ................................................................................................................................................. 84

Agradecimientos................................................................................................................................... 85

Notas Finales ...................................................................................................................................... 85

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Guía de usuario 7

INTRODUCCIÓN

Requisitos del sistema.

Procesador: Pentium II o AMD K6. Mouse. Disco duro: 2Gb. RAM: 64Mb (Recomendado 128 Mb). Resolución de pantalla: 2 5 6 Colores y 800 x 600 píxeles. Sistema Operativo: W i n d o w s 98, W Windows Millenium, Windows NT service pack 4 o posterior, Windows 2000, Windows XP, W Windows Server 2003 y Windows 7.

Nota Asegúrese de que su ordenador cumple con los requisitos mínimos, si no fuese así consulte con su distribuidor.

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Guía de usuario 8

ACTUALIZACION TPVMASTER V 8.50 (08/07/2013)

• COMPATIBILIDAD CON WINDOWS VISTA / 7 / 8

• NUEVO MOTOR BASE DE DATOS SQL2012 (32 & 64 Bits)

• IMPRESION DE LOGO EN TICKET (Si la impresora dispone de la utilidad)

• CONTROL DE FACTURACION

• OPCION DE DEVOLUCION FACTURA EN VALES O EN METALICO

• SISTEMA DE CONTROL DE VALES (disponible, fecha caducidad, etc.)

• CONTROL DE PEDIDOS

• SISTEMA DE PEDIDOS/COMPRAS MEJORADO

• TICKET REGALO

• SISTEMA DE ENVIO SMS/EMAIL

• ADAPTACIÓN DEL SISTEMA PARA ENTORNOS PANORÁMICOS

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Guía de usuario 9

GUÍA DE INSTALACIÓN

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Guía de usuario 10

INSTALACIÓN EN UN SÓLO ORDENADOR

Auto arranque

Cuando se introduce el CD-ROM de TpvMaster en la unidad lectora, de forma automática (si está habilitado) aparecerá la ventana de instalación. Si no aparece la ventana de instalación haga clic en inicio, ejecutar. Introduzca la letra de la unidad seguida de “:\autorun.exe” y pulse intro. Ejemplo: “D:\autorun.exe”.

La ventana consta de dos botones (Base de datos y Cliente), que estarán habilitados o no, según el tipo de instalación que se desee. El tipo de instalación dependerá de lo elegido en el selector que hay sobre los botones. En el caso de un sólo ordenador, ambos estarán activos, pues deberá instalarse todo.

El botón “Base de datos” lanzará el programa para instalar el motor de bases de datos, y gestionar las empresas, así como también podrá configurar la red y claves de usuario.

El botón “Cliente” instalara la Suite de TpvMaster.

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Guía de usuario 11

Instalación de Base de Datos

Una vez pulsado el botón de “Base de datos” el l asistente la guiará a través del proceso de instalación. Haga clic en “Siguiente” para ir avanzando en la instalación del software.

Cuando le aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto “C:\TPVSuite\”. En el caso que desee modificarla haga clic en “Cambiar” y pulse en “Siguiente”.

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Guía de usuario 12

Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realizará la instalación del software.

El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente. Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en:

Menú Inicio -> Programas -> TpvMaster suite -> Instalador.

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Guía de usuario 13

EL INSTALADOR

En esta pantalla usted tendrá que ir pulsando sobre cada una de las opciones que aparecen según sus necesidades. A continuación les explicaremos la finalidad de cada opción.

Instalar fuentes de datos

Este paso sólo será recomendable si el sistema operativo es inferior a W Windows Millenium (W Windows 98SE, W Windows 98 y W Windows 95) en cuyo caso se lanzara un asistente de actualización de Microsoft para el correcto funcionamiento de las bases de datos. En caso contrario esta opción está deshabilitada.

Instalar base de datos

Al hacer clic en “Instalar base de datos” se lanza el asistente de Microsoft SQL Server de instalación automática. Una vez terminado de instalar, el asistente pedirá que se reinicie el equipo, siendo muy aconsejable.

• Este proceso es lento y puede

tardar varios minutos.

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Guía de usuario 14

Protocolos de red – (TCP/IP)

Para que Microsoft SQL Server funcione bien, debe habilitar la función TCP/IP. Para ello debe seleccionar TCP/IP en la lista de la izquierda y pulsar “Habilitar >>” y a continuación aceptar.

• Para que los cambios surtan efecto es necesario reiniciar el equipo.

Reiniciar el sistema

Para asegurarse de que el motor de base de datos está funcionando correctamente es necesario reiniciar su ordenador.

Una vez reiniciado el ordenador deberá ejecutar el programa “Instalador” nuevamente, desde el CD o desde el menú de inicio de Windows.

Menú Inicio -> Programas -> TpvMaster suite -> Instalador

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Guía de usuario 15

Cambiar clave usuario principal

Para cambiar la clave para el usuario principal, se ha de tener en cuenta que por defecto Microsoft SQL Server crea un usuario “sa” y como clave se le ha establecido “usupas”.

Para cambiar esta clave introduzca en “Password” la antigua contraseña (“usupas” por defecto) y en “Nuevo Password” la clave que desea asignarle al usuario principal y presione “Cambiar Password”.

Nota Este paso solo es necesario si tiene una aplicación anterior que trabaja con Microsoft SQLServer y tiene una clave distinta configurada.

Crear empresa de pruebas

Para crear una empresa de prueba, la aplicación pedirá la carpeta en la que se almacenarán sus datos* , el acceso al servidor de base de datos (IP o Nombre del equipo) y su tamaño inicial. Por último, también será necesario introducir un nombre de usuario y una contraseña para el mismo.

Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón “Crear Empresa”, tras validar la información, el programa realiza las operaciones necesarias. El botón “Salir” nos lleva de vuelta al menú principal.

Una vez concluido este proceso el instalador pedirá que se seleccione la impresora por defecto para la impresión de las facturas o ticket.

Si la ruta introducida no existe, el programa sugerirá su creación antes de proceder con la creación de las bases de datos.

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Guía de usuario 16

Crear empresa

El proceso de creación de una nueva empresa es idéntico al anterior, aunque en este caso, también hemos de escribir el nombre que deseamos para la nueva empresa y el tamaño de la base de datos (50 Mb) los asigna la aplicación por defecto.

Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón “Crear Empresa”, tras validar la confirmación, el programa realiza las operaciones necesarias. El botón “Salir” nos lleva de vuelta al menú principal. Si la ruta introducida no existe, el programa sugerirá su creación antes de proceder con la creación de las bases de datos.

Nota Al introducir el nombre de la empresa procure no utilizar caracteres especiales ni signos de puntuación

Borrar empresa

Para borrar una empresa es necesario indicar el servidor (IP o Nombre del equipo) en el que se encuentra la base de datos, el nombre de usuario y la contraseña asociada. Pulsando el botón “Conectar”, la aplicación comprobará si existen empresas en ese servidor con ese nombre de usuario.

Una vez realizada la comprobación, podrá ver esas empresas y seleccionar la que desea borrar, pulsando el botón “Borrar Empresa”. De nuevo, el botón “Salir” vuelve al menú principal.

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Guía de usuario 17

INSTALACIÓN DEL CLIENTE DE LA APLICACIÓN

Auto arranque

Si usted no ha tenido que reiniciar el ordenador durante el proceso anterior usted estará nuevamente frente a la ventana del instalador, en caso contrario deberá volver a hacer doble clic sobre el icono de su CD para reiniciar el instalador.

Dado que el proceso de instalación del motor de base de datos ha finalizado hemos de continuar con la instalación de la aplicación cliente.

El botón “Cliente” lanzará el programa para instalar la aplicación cliente, que en nuestro caso es la aplicación de Terminal punto de venta.

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Guía de usuario 18

Instalación del programa de gestión

De nuevo, un asistente le guiará a través del proceso de instalación, en este caso del programa cliente TpvMaster Suite. Pulse “Siguiente” para iniciar el proceso de instalación.

Cuando le aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto “C:\TPVSuite\”. En el caso que desee modificarla haga clic en “Cambiar” y pulse en “Siguiente”.

Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realiza la instalación del software.

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Guía de usuario 19

El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente. Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en:

Menú Inicio -> Programas -> TpvMaster suite -> Crear puesto.

Creación de puesto

La creación del puesto implica el enlace de nuestra aplicación con la base de datos creada anteriormente, para ello seguiremos los siguientes pasos:

Tendremos que seleccionar el servidor en el que hemos instalado la base de datos, si es nuestra propia máquina pondremos “(LOCAL)” tal y como aparece en la imagen.

• El usuario por defecto es “sa” y la contraseña “usupas”.

• Tras introducir estos datos pulsaremos el

botón “Conectar” y se realizará una prueba de enlace con el servidor de Base de Datos.

• Si ha aparecido algún error revisaremos lo datos introducidos y volveremos a probar con el botón “Conectar”

• Si no ha aparecido ningún error de

conexión aparecerá un mensaje de “Empresas cargadas” y al desplegar la lista de “Empresas” se mostraran las empresas creadas en nuestra base de datos, seleccionaremos aquella a la que queremos conectar nuestro programa y

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Guía de usuario 20

pulsaremos el botón “Crear Puesto”. Si se ha realizado la operación correctamente aparecerá un mensaje indicando “Alias creado correctamente”.

• Repetiremos la acción de “Crear Puesto” con todas las empresas que deseemos utilizar desde nuestra aplicación.

NOTA Cada vez que creemos una nueva empresa hemos de volver a realizar la acción de crear puesto para que la nueva empresa sea accesible desde nuestra aplicación

FIN DE LA INSTALACIÓN

Una vez realizado el paso anterior nuestro programa de ventas estará instalado y en el menú de inicio de W Windows aparecerá de la siguiente manera.

NOTA La imagen presentada representa un sistema operativo W Windows XP y puede diferir parcialmente de otros sistemas operativos y según las aplicaciones instaladas.

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Guía de usuario 21

MANUAL DEL ADIMINISTRADOR

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Guía de usuario 22

INTRODUCCIÓN

La aplicación “Administrador” de TpvMaster Stock nos proporciona las herramientas necesarias para el mantenimiento y consulta de los ficheros maestros que necesitamos para el correcto funcionamiento del resto de aplicaciones que forman nuestra suite. Es necesario la configuración e introducción de datos en el “Administrador” para el correcto funcionamiento de las aplicaciones de TpvMaster Stock.

Iniciar el Administrador

Al hacer doble clic sobre el icono del “Administrador” se no abre la pantalla de selección de empresa. En esta pantalla nos aparece una lista con las empresas que están dadas de alta en nuestra aplicación de las cuales seleccionaremos una para su uso.

Validación del usuario y clave de acceso. Para acceder al administrador hemos de introducir nuestro número de usuario y la clave de acceso. Por defecto el usuario es “1“y la clave de acceso en blanco.

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Guía de usuario 23

Panorama general del administrador

En la pantalla principal del administrador tenemos accesos a todos los ficheros maestros necesarios para configurar el programa. Esta pantalla se divide en diversas zonas según su funcionalidad;

• Mantenimiento de ficheros maestros. • Información de ventas. • Permisos • Traspasos. • Auxiliares.

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MANTENIMIENTO DE FICHEROS MAESTROS

Datos de empresa

En la solapa “Datos Generales” hemos de rellenar los datos de empresa, estos datos serán los que aparecerán en el encabezamiento de facturas y ticket así que es muy importante su correcta formalización. Una vez introducidos estos datos se activará el botón “Grabar” que nos indica que hemos realizado cambios en nuestra configuración y deben de ser almacenados.

Nota Importante Se ha de indicar si los precios de artículos introducidos para cada una de las cuatro tarifas en la ventana del maestro de artículos, tienen o no el IVA incluido. Si se quiere que los precios que aparezcan en su ticket o factura sean con IVA incluido ha de marcarlo en la tarifa

Control de Pedido Podemos controlar la serie de los pedidos mediante las siguientes opciones:

Serie: prefijo para la serie.

Contador: número de dígitos para el contador de pedidos.

Control anual: tipo de dígitos para el año (nada, 13 ó 2013).

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Control de Vales Desde esta sección podremos configurar los vales:

Control de Caducidad: activar / desactivar el control de caducidad del vale.

Podemos establecer un incremento en días la fecha de inicio del vale o establecer un número de días en el cual caducará.

Divisas

Nuestra Suite le permite trabajar con diferentes divisas (monedas de diferentes países) de forma que sus facturas o ticket se podrán totalizar indicando el valor en la moneda principal y el valor en otra moneda auxiliar. Podemos incluir tantas divisas como deseemos, pero debemos establecer una de ella como moneda principal (obligatorio) e indicar en las restantes la relación de cambio con la moneda principal.

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Guía de usuario 26

A continuación describiremos los datos que aparecen en esta ficha:

a) Dar de alta una nueva divisa. Antes de introducir ningún dato hemos de pulsar

“nuevo”.

b) Nombre de la divisa. El cursor se situará en la opción “Moneda” donde introduciremos el nombre de la nueva divisa que queremos crear.

c) Número de decimales. Tras haber introducido el nombre de la nueva moneda el

cursor se situará en la opción decimales esperando que se introduzca el número de decimales con los cuales funciona la nueva divisa. (Ej. Pesetas – 0 decimales; Euros – 2 Decimales)

d) Símbolo. Cada divisa se representa por un símbolo o por un conjunto de letras que la identifican. Este símbolo aparecerá en las facturas y tickets que cuyo total se quiera que salga totalizado en esta divisa. (Ej. Peseta=Pts.; Euro=€)

e) Moneda principal. Al marcar esta casilla se seleccionará esta moneda como divisa

Principal. Es importante entender que si se marca la divisa como divisa principal el resto de divisas tendrán que tener su valor de cambio con respecto a ésta.

f) Relación con la moneda principal. Hemos de indicar la relación de cambio entre la divisa y la moneda principal.

Opciones del panel

Si pulsamos sobre “Panel” se activa la pantalla siguiente en la que podemos configurar las opciones de imagen que aparecerán cuando vayamos a realizar un cambio de divisas.

Esta pantalla la encontraremos en casi todos los maestros y siempre tiene el mismo cometido.

Las operaciones que podemos realizar en el panel son las siguientes:

• Divide el panel en el número de

columnas y filas que deseemos

• Seleccionamos la posición del texto

dentro del panel

• Seleccionamos el formato de letra

• Selección del color de fondo

• Guarda y nos muestra los cambios

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Desglose de Monedas y Billetes

En la pestaña Monedas y billetes podemos crear las monedas teniendo en cuenta que el valor de unidad es el Euro (1).

Esto sirve para introducir la cantidad de apertura de caja de modo que el cajero no podrá introducir una cantidad numérica, sino que deberá introducir el número de monedas/billetes existentes de cada tipo.

Para activar esta opción deberá acceder a Administrador->Parámetros Generales y en la pestaña Datos Generales, en la sección Caja, activar DESGLOSE DE MONEDAS.

IVA

Podemos tener tantos tipos de I.V.A. como queramos. Todos deben tener asignados un nombre y el % correspondiente. La descripción nos servirá para identificar los distintos tipos de I.V.A. De forma que si el porcentaje cambiara en un futuro únicamente cambiaríamos la casilla % I.V.A.

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Guía de usuario 28

Crear un nuevo tipo de IVA

Para crear un nuevo tipo pulsaremos el botón “Nuevo”, introduciremos los datos de “Tipo de IVA”, “% IVA”. Para finalizar pulse el botón “Grabar” para que los datos queden almacenados.

Modificar un tipo de IVA existente

Para modificar un tipo de IVA existente lo seleccionaremos en la pantalla haciendo clic sobre él, modificaremos los datos de “Tipo de IVA”, “% IVA”. Para finalizar pulse el botón “Grabar” para que los datos queden almacenados.

Presentación en Factura

El “orden de presentación en factura” indicará el orden de aparición de los productos en nuestra factura o ticket final. Crearemos una serie de “ordenes de presentación” que asignaremos posteriormente a cada artículo en la ficha de Familias y artículos”. Las acciones a realizar en esta ficha son las siguientes:

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Guía de usuario 29

Crear un nuevo orden de presentación de factura

Para crear un nuevo tipo pulsaremos el botón “Nuevo”, Introduciremos los datos de “Tipo de IVA”, “% IVA”. Para finalizar pulse el botón “Grabar” para que los datos queden almacenados.

Modificar un orden de factura existente

Para modificar un orden de factura existente lo seleccionaremos en la pantalla haciendo clic sobre él, modificaremos los datos de “ORDEN”, “DESCRIPCIÓN” y “EXCLUIR”. Para finalizar pulse el botón “Grabar” para que los datos queden almacenados.

Tallas

Los modificadores son grupos de opciones que se vinculan a un artículo, por ejemplo, las “Camisetas” tiene vinculado un grupos de tallas que llamamos “Tallas camisetas” con tres opciones (normal, grande y extra grande).Podemos tener tantos grupos de tallas como queramos.

Crear un nuevo grupo de tallas

Hemos de pulsar el botón “Nuevo” y el cursor se situará sobre el campo “Grupo” donde introduciremos el nombre del nuevo grupo de tallas. Este nuevo grupo, por ejemplo “camisetas” contendrá los diferentes opciones de grupo de tallas que puede llevar el articulo al cual asociemos el grupo. Las opciones para el grupo de tallas “camisetas” podrían ser, pequeñas, medianas, grandes y extra grandes.

Para dar de alta las opciones del grupo de tallas nos colocamos sobre la columna “Descripción” en la última línea en blanco que tengamos (la única si es un nuevo grupo) en introducimos el texto que deseemos.

Una vez realizado todos los cambios no podemos olvidarnos de pulsar el botón “Grabar” Para que los cambios sean permanentes.

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Colores

Los colores son grupos de opciones que se vinculan a un artículo, por ejemplo, las “Abanicos” tienen vinculado un grupo de colores que llamamos “Abanicos” con cuatro opciones, blanco, negro, amarillo y rosa.

Podemos tener tantos grupos de colores como queramos.

Crear un nuevo grupo de colores

Hemos de pulsar el botón “Nuevo” y el cursor se situará sobre el campo “Grupo” donde introduciremos el nombre del nuevo grupo de colores. Este nuevo grupo, por ejemplo, “Abanicos”, contendrá las diferentes opciones de colores que puede llevar el artículo al cual asociemos el grupo. Las opciones para el grupo de colores “Abanicos” podrían ser blancas, negras, amarillas y rosas.

Para dar de alta las opciones del grupo de tallas nos colocamos sobre la columna “Descripción” en la última línea en blanco que tengamos (la única si es un nuevo grupo) en introducimos el texto que deseemos.

Una vez realizado todos los cambios no podemos olvidarnos de pulsar el botón “Grabar” Para que los cambios sean permanentes.

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Familias /Artículos

La estructura de familias y artículos que generemos marcará el funcionamiento futuro de nuestra aplicación y su velocidad de manejo. Si tenemos una lista de productos bien definida a la que estamos acostumbrados es posible que queramos que nuestra estructura de familias y artículos se asemeje lo más posible.

Nota importante Es conveniente que no se excedan el número de familias y el número de artículos que forman cada familia para que navegar por el panel de familias y artículos sea ágil.

Para crear nuevas familias o modificar las existentes hemos de hacer clic sobre la columna de “Familias” que cambiará a color amarillo lo cual indica que los cambios que se realicen incidirán sobre las familias.

Creación de una nueva familia

Una vez seleccionada la columna de familias pulsamos sobre el botón “Nuevo”. Los datos a introducir son:

• Descripción. Es el texto que aparecerá en nuestra

ventana de familias y artículos en el punto de venta así como en las facturas, informes etc.

• Distribución. Podemos indicar el lugar que queremos que esta familia ocupe en la pantalla de Familias y Artículos de lo contrario la ordena por orden alfabético

• Fondo indicamos un color de fondo y de letra para cada familia

• Color letra. Indicamos el color de la letra en el panel para cada familia.

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Otras Funciones

Traspaso de Familia Esta función le permitirá traspasar los artículos de una familia a otra.

Borrar Nos permite borrar la familia seleccionada en la ventana.

Generador de tarifas Esta función le permite generar nuevas tarifas de precios a partir de tarifas existentes así como indicar fechas de inicio y fin de validez para las nuevas tarifas.

Artículos

Para crear un nuevo artículo hemos de seleccionar primero la familia en la que queremos incluirlo. Para ello hemos de hacer clic sobre la familia deseada en la columna de “Familias”. Una vez seleccionada la familia haremos clic sobre la columna de artículos que cambiará a color amarillo lo cual indica que los cambios que se realicen incidirán sobre los artículos.

Creación de un nuevo artículo

Una vez seleccionada la columna de artículos pulsamos sobre el botón “Nuevo”. Los datos a introducir son:

• Artículo (Código del artículo). Debe ser

un código numérico único. Los códigos de artículos no se pueden repetir.

• Presentación. Indica el orden de presentación del artículo en las facturas o ticket. Podemos seleccionarlo en el icono que nos desplegará las órdenes de presentación que tenemos creadas en nuestra aplicación.

• Descripción. Este será un texto representativo del artículo. Se utilizará para mostrarlo en pantalla, informes, facturas, etc.

• Panel. Este es el texto que aparecerá en el panel de la pantalla de artículos del punto de venta.

• Corta (Descripción corta). Esta descripción se utilizará para aquellos lugares donde la descripción anterior no quepa.

• Tarifas. Tenemos hasta cuatro tarifas distintas que podremos seleccionar a la hora de la venta del artículo. Cada tarifa puede llevar o no el IVA incluido en el precio.

• Control Stock. Al activar esta casilla indicamos al sistema que deseamos llevar el control de stock de este producto.

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Guía de usuario 33

• Métrica: Esta casilla es un valor numérico+texto representativo del formato de

venta del producto. Si de producto indicamos el precio en Kilos pero lo vendemos en gramos la métrica sería 1000 + gramos. Con esto indicaríamos que el kilo tiene 1000 gramos.

• I.V.A.: Hemos de seleccionar el tipo de IVA que soporta el artículo. Los tipos de IVA se habrán dado de alta con anterioridad en la ficha “Tipos de IVA”.

• Grupo Tallas: Indicamos que opciones de tallas queremos que se desplieguen al seleccionar este producto.

• Grupo Colores: Indicamos que opciones de colores queremos que se desplieguen al seleccionar este producto.

• Stock: Nos permite llevar un control de stock por producto su talla y su color.

• Tipo Dto: Podemos seleccionar un tipo de descuento para asignar al artículo.

• Descuento: Indicamos el valor del descuento.

• Distribución: Es un valor numérico que indicará orden que debe ocupar el artículo, dentro de su familia, en el panel de “Artículos” en el punto de venta

• Fondo: Podemos seleccionar un color de fondo para el artículo en el panel.

• Color letra: Podemos seleccionar un color de letra para el artículo en el panel.

• Dar de Baja. Cuando deseemos que un artículo deje de estar activo en nuestro sistema (por ejemplo un artículo que no vamos a vender más) pero no lo podemos borrar porque ha tenido movimientos lo podemos dar de baja. Este artículo se podrá volver a activar pulsando nuevamente sobre el botón “Dar de baja”.

Precios por Tallas

Esta opción nos permitirá establecer un precio por cada talla del artículo.

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Guía de usuario 34

Al pulsar el botón nos aparecerán los grupos de tallas que tangamos definidas, y donde podremos asignar un valor a cada talla. También dispone de 4 tarifas por cada talla.

Otras operaciones

Articulo Libre

Al pulsar este botón se nos mostrará un apantalla que nos indicará el valor numérico libre más cercano para el código de artículo. Esto es muy útil cuando no llevamos un orden para los códigos de artículos.

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Guía de usuario 35

Generador de Tarifas

Esta función le permite generar nuevas tarifas de precios a partir de tarifas existentes así como indicar fechas de inicio y fin de validez para las nuevas tarifas.

Código de Barras

Nos permite introducir códigos de barras asociados a este producto.

Imagen

Podemos asociar una imagen con este artículo para que aparezca en el panel de artículos en el punto de venta. Para cargar una imagen hemos de pulsar el botón “Cargar”, aparecerá un explorador que nos permitirá buscar imágenes en nuestros discos o dispositivos de almacenamiento.

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Guía de usuario 36

Imprimir Podemos obtener listados de los artículos existentes ya sea por pantalla o en papel.

Tenemos varias opciones:

• Agrupado por Familia (Ficha): lista los artículos tipo fichas. • Ordenado por Descripción del Artículo: lista los artículos por descripción. • Ordenado por Código del Artículo: lista los artículos ordenados por códigos. • Código de Barras – Etiquetas: imprimir etiquetas de los artículos. • Desde la familia: imprimir comenzando desde la familia seleccionada. • Hasta la familia: imprimir finalizando en la familia seleccionada. • Artículos de baja: listar solo artículos de baja

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Imprimir Etiquetas Podemos imprimir las etiquetas con los datos de nuestros artículos. Para ello debemos tener previamente los datos grabados en el programa. Los datos que se pueden reflejar en una etiqueta son los siguientes:

• Talla • Color • Código articulo • Precio • Nombre articulo • Código de barras

Al pulsar el botón “Código de barras - etiquetas” nos aparece la siguiente ventana:

*se puede cambiar el tipo de etiqueta pulsando en los botones a los lados de la previsualización. Dónde:

• Desde artículo: artículo desde el que se comienza la impresión. • Hasta artículo: artículo hasta el que se imprimirán. • Copias: número de copias a realizar de CADA etiqueta. • Mostrar tarifa: mostrar/no mostrar el precio de la tarifa seleccionada. • Empezar en la Etiqueta: comenzar a imprimir a partir del número de la etiqueta

seleccionada. • Repetitiva: Impresión de todas las etiquetas por artículo. • Encadenada: Impresión intercalando una etiqueta de cada artículo.

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• Talla: impresión de la talla introducida. • Color: impresión del color introducido.

También es posible realizar las impresiones por compras efectuadas a proveedores. Para ello pulsaremos en el botón “Imprimir por Compras” y nos aparecerá la siguiente ventana:

Dónde:

• Desde Fecha: selecciona el comienzo del rango de fechas para buscar compras

realizadas. • Hasta Fecha: selecciona el final del rango de fechas para buscar compras realizadas. • Proveedor: filtra los datos por el proveedor seleccionado.

Grupos de Familias

Los “Grupos de familia” son asociaciones de familias que se realizan con la finalidad de poder extraer información de ventas de artículos asociados por grupos de familias. Por ejemplo, bebidas, carnes, lácteos, etc.

Esta ficha está formada por dos columnas, la izquierda nos muestran los grupos de familias y la derecha las familias que componen el grupo seleccionado en la columna izquierda.

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Guía de usuario 39

Crear un nuevo grupo

• Para crear un nuevo grupo de familias hemos de pulsar el botón “Nuevo”.

• Introducimos el nombre que deseamos para el nuevo grupo de familias.

• Una vez introducido el nombre del nuevo grupo hemos de grabar los cambios antes de continuar.

• Para introducir las familias que deseamos que pertenezcan a este grupo pulsamos sobre el icono que se encuentra en la columna “familia” se desplegará una ventana con todas las familias de nuestra aplicación, seleccionaremos la que queramos y pulsamos el botón “Seleccionar”.

Borrar un grupo

Para borrar un grupo de familias hemos de seleccionar en la columna izquierda el grupo a borra. Una vez seleccionado (su color pasará a azul) pulsamos el botón “Borrar”.

Empleados

En esta ficha introduciremos los datos personales de los empleados, y las claves de acceso al administrador y al almacén (cuando tengamos gestión de almacén en nuestro sistema).

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Guía de usuario 40

Crear un nuevo empleado

• En primer lugar hemos de pulsar sobre el botón “Nuevo”.

• Empleado. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único.

• Los datos personales del empleado son valores alfanuméricos de nombre, dirección, población y teléfono.

• Clave: Es un valor alfanumérico (números y letras sin espacios en blanco ni signos

especiales). Esta clave funcionará a modo de contraseña para poder acceder a los distintos módulos del programa como: administrador, informes, almacén, etc.

• Rango: Es únicamente un texto descriptivo del Rango del empleado y sus

funciones.

• Nivel: Es un valor numérico que limitará al empleado el acceso a los maestros del administrador y al almacén. Los diferentes niveles de acceso están definidos en la ficha “Permisos”.

• Hemos de pulsar el botón “Grabar” para que los cambios se almacenen.

Vendedor/as

En esta ficha daremos de alta los Vendedor. El número que asignemos a cada Vendedor le identificará al trabajar en la aplicación Punto de Venta y quedarán almacenadas sus operaciones para poder extraer informes y estadísticas.

Crear un nuevo vendedor


• Vendedor. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único.

• Nombre. Es un valor alfanumérico. Este texto se utilizará en el panel, en los informes y en aquellos lugares donde deba aparecer el Vendedor.

• Imagen. Podemos asociar una imagen con este Vendedor para que aparezca en el panel en el punto de venta. Para cargar una imagen hemos de pulsar el botón “Cargar”, aparecerá un explorador que nos permitirá buscar imágenes en nuestros discos o dispositivos de almacenamiento.


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Guía de usuario 41

Cajeros

La ficha de cajeros nos permitirá introducir los datos de los cajeros clientes que quedarán almacenados en nuestro sistema para poder realizar las aperturas de caja.

Crear un nuevo cajero


• Cajero. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único

• Nombre. Indicaremos el nombre del cajero para que se refleje en informes y estadísticas.

• Clave: Es la contraseña que deberá introducir el cajero junto con su número de cajero. Esta contraseña es sensible a mayúsculas y minúsculas.


Borrar un cajero

Para borrar un cajero hemos de seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez seleccionado (su color pasará a azul) pulsamos el botón “Borrar”.

Clientes

La ficha de clientes nos permitirá introducir los datos de clientes que quedarán almacenados en nuestro sistema para realizar diversas operaciones con ellos, facturación, estadísticas, listados, etc.

Crear un nuevo cliente

• En primer lugar hemos de pulsar sobre el

botón “Nuevo”.

• Cliente. Introduciremos un número con el Cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único

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Guía de usuario 42

• Grupo. Seleccionaremos el grupo al cual queremos que pertenezca el cliente. Los grupos de clientes se habrán creado en la ficha “Grupos de clientes” y nos permitirán sacar listados y estadísticas no solo por clientes sino por grupos completos.

• Los datos personales del cliente son valores alfanuméricos de nombre, dirección,

población y teléfono. Estos datos son los que se mostrarán en las facturas de este cliente así como en los informes.


Borrar un cliente

Para borrar un cliente hemos de seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez seleccionado (su color pasará a azul) pulsamos el botón “Borrar”.

Comisionistas

En nuestro negocio puede que tengamos empresas a las que pagamos comisiones por atraer clientes. En nuestro sistema tenemos que dar de alta a los comisionistas y el tipo de comisiones que vamos a asignarles.

La ficha de comisionistas consta de dos columnas, la de la izquierda nos muestra la lista de comisionistas que están dados de alta y la de la derecha las familias de productos sobre las cuales tenemos asignadas comisiones y el tipo de las mismas.

Crear un nuevo comisionista

• Para crear un nuevo comisionista hemos de pulsar el botón “Nuevo”.

• Introducimos el “Código” del comisionista. Este será un valor numérico único para cada comisionista.

• Introducimos el nombre que deseamos para el comisionista. Este es un texto libre.

• Introducimos la empresa a la que pertenece el comisionista. Este es un texto libre.

• Una vez introducido el nombre del nuevo grupo hemos de grabar los cambios antes de continuar.

• Para introducir las familias por las cuales el comisionista va a percibir comisiones seleccionamos en la columna derecha al comisionista.

• En la columna izquierda introducimos las familias escribiendo sobre la última línea libre.

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Guía de usuario 43

• Seleccionaremos el tipo de comisión de para esta familia; Por porcentaje o un fijo por cada venta.

• Introducimos el valor de la comisión. Si el tipo de comisión es por porcentaje este valor es un tanto por ciento (%), en el caso de que sea un valor fijo introduciremos este valor.

• Una vez introducidos todos los datos hemos de pulsar el botón “Grabar” para

que nuestros cambios queden almacenados.

Apuntes de caja

Claves y conceptos de caja

Las claves y conceptos aparecen cuando vamos a realizar una entrada o salida de caja. De esta forma no tendremos que teclearlos en el momento de realizar la operación, solo debemos seleccionarlo. Hacemos clic en “Nuevo”, indicamos la Clave y pulsamos “Enter”, a continuación tecleamos los conceptos (después de cada uno pulsamos “Enter”, una vez introducidos todos seleccionamos “Grabar”.

Tarjetas

La ficha de Tarjetas almacena los datos de las tarjetas admitidas en la aplicación. Esta información se utilizará a la hora de cobrar en la aplicación punto de venta. Cada tarjeta puede venir acompañada por una imagen representativa para facilitar su selección.

Crear una nueva tarjeta

• En primer lugar hemos de pulsar sobre el

botón “Nuevo”.

• Tarjeta. Introduciremos un texto alfanumérico (letras y números sin caracteres espaciales) . Este texto ha de ser único para cada tarjeta y se utilizará para las facturas, ticket, informes y estadísticas.

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• Imagen. Podemos asociar una imagen con esta tarjeta para que aparezca en el panel en el punto de venta. Para cargar una imagen hemos de pulsar el botón “Cargar”, aparecerá un explorador que nos permitirá buscar imágenes en nuestro disco o dispositivos de almacenamiento.


Borrar una tarjeta

Para borrar una tarjeta hemos de seleccionarla haciendo clic sobre ella; una vez seleccionado, (su color pasará a azul) pulsamos el botón “Borrar”.

Tramos Horarios

La aplicación permite la existencia de “Tramos Horarios” que se utilizarán para poder pedir informes y estadísticas de ventas según dichos tramos horarios. Por ejemplo; si creamos un tramo horario llamado Mañana que comience a las 08:00 y termine a las 14:00 podremos sacar estadísticas de ventas tan solo para este tramo separadamente del resto de la jornada.

Crear un nuevo Tramo Horario

• Para crear un nuevo tramo horario

hemos de pulsar el botón “Nuevo”.

• En “Tramo” introducimos el nombre que deseamos para el nuevo tramo horario. Éste será un texto libre que se utilizará en los informes y estadísticas.

• La “hora de inicio” será un valor horario en el formato hh:mm, donde h son horas y m minutos.

• La “hora de final” será un valor horario en el formato hh:mm, donde h son horas y m minutos.

• Tenemos que pulsar “Grabar” para que los cambios queden almacenados.

Borrar un tramo horario

Para borrar un tramo horario hemos de seleccionarlo en la columna Tramo. Una vez seleccionado (su color pasará a azul) pulsamos el botón “Borrar”.

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Guía de usuario 45

Aplicar Formatos

La función “Aplicar formatos” es fundamental para el correcto funcionamiento de la aplicación. Esta función asigna a ciertas funciones esenciales un formato (diseño de un documento para imprimir) y una impresora. Si tras la creación de una nueva empresa intentamos abrir el punto de venta antes de “aplicar formatos” el sistema nos devolverá un mensaje de error.

Aplicar un formato a una función y selección de impresora

• Para cada función hemos de seleccionar un formato y una impresora.

• Para asignar un ”Formato” a una función pulsamos en la columna Formato de la función que queremos asignar. Se activará un botón a la derecha de la línea y al pulsarlo se nos abrirá una ficha con los formatos que existen para esta función. Seleccionaremos el que deseemos y pulsaremos seleccionar.

• Para asignar una ”Impresora” a una función pulsamos en la columna impresora de la función que queremos asignar. Se activará un botón a la derecha de la línea y al pulsarlo se nos abrirá una lista desplegable con las impresoras existentes en nuestro ordenador y seleccionaremos el que deseemos.

• Cada impresora de nuestro sistema puede admitir trabajar en modo texto o en modo gráfico. Una impresora trabajando en modo texto es más rápida al imprimir paro no admite gráficos. Si nuestra impresora no admite trabajar en modo gráfico hemos de marcarla como texto o viceversa.

• Podemos asignar formatos por defecto, el sistema nos preguntará si nuestra impresora de ticket es térmica o matricial para poder ajustar el ancho del ticket.

• Hemos de pulsar el botón “Grabar” para que queden almacenados los cambios.

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Guía de usuario 46

Permisos

En este maestro podemos crear Niveles de Acceso para que los empleados sólo accedan a la información que les corresponda al introducir su clave.

En la pantalla encontraremos la lista de acciones posibles a realizar en cada uno de los módulos y su nivel de acceso. De forma que cada empleado tendrá definido un nivel, según el cual, podrá ejecutar, o no, dicha acción.

Un número de nivel superior, da acceso a todos los permisos de los niveles inferiores, más a los propios.

Estado de caja

En este módulo ficha podremos obtener información del estado de sobre la caja del día que seleccionemos o bien del total de días cerrados. Aquí se nos detallará el total que facturemos en las distintas formas (efectivo, tarjeta/cheque y crédito), así como las entradas y salidas de caja, el saldo total de esta y las cantidades que se encuentren pendientes de cobro.

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Almacenes

En esta ficha podemos administrar los almacenes que queremos tener en nuestra aplicación, así como los stocks de productos y realizar los inventarios.

Alta de un nuevo almacén

• Para crear un nuevo almacén hemos de

realizar los siguientes pasos:

• Pulsar sobre el botón “nuevo”.

• Indicar en el campo “Almacén” el número que vamos a asignar al nuevo almacén.

• Indicar en el campo “descripción” un texto representativo para el almacén.

• Pulsar el botón “Grabar” para que los cambios queden almacenados.

Desde esta ficha también podemos acceder al estado de los artículos que se encuentran en este almacén, para ello pulsaremos el botón “Stock” situado en la parte inferior de la ficha. Nos aparecerá la ventana de control de stock.

En la pantalla de control de stock podemos ver los siguientes datos:

• Las familias que aparecen en este almacén. • Los artículos de cada familia con su código,

descripción, stock, stock Max., mín., costo medio.

• Botón de “informe de stock”. • Botón de “Regularización de Stock”.

• Botón de “informe de stock”. Nos permite realizar una serie de informes a partir de una selección de familias, almacén/es, tallas y colores, etc. El informe resultante podrá ser impreso en cualquier impresora del sistema o exportado a diferentes formatos tales como Excel, Access, Word, etc.

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• Botón de “Regularización de Stock”. Al pulsar este botón nos aparece la

pantalla de Regularización de Stock donde podremos indicar las variaciones de stock detectadas tras un inventario.

Proveedores

En esta ficha daremos de alta los proveedores. El número que asignemos a cada proveedor le identificará al trabajar en la aplicación Punto de Venta y quedarán almacenadas sus operaciones para poder extraer informes y estadísticas.

Crear un nuevo proveedor


• Proveedor. Introduciremos un número con el cual identificaremos al proveedor. Este valor ha de ser único.

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• Nombre. Es un valor alfanumérico. Este texto se utilizará en el panel, en los informes y en aquellos lugares donde deba aparecer el proveedor.

• IVA incluido. Hemos de indicar si a la hora de trabajar con los datos del proveedor (compras) los valores de precio que introduciremos serán con IVA incluido a no.


Facturas Pendientes

Esta ficha nos permite obtener un listado de las Facturas cobradas a crédito en el punto de venta.

Podremos localizar las Facturas por:

• Datos del cliente. • Estado del Cargo, pendiente o

cobrado. • Filtrando entre Fechas.

Finalmente, podremos cobrarlas o dejarlas pendiente o imprimirlas.

Histórico de Facturas

La utilidad “Histórico de facturas” permite buscar cualquier factura o ticket del histórico, e imprimirla tantas veces como deseemos, cambiar el formato de impresión, etc.

Al seleccionar la opción “Histórico de facturas” nos aparece la siguiente pantalla de búsqueda que nos presenta las facturas, abonos, documentos de cargo y documentos de abono.

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Guía de usuario 50

Las zonas de la pantalla “Histórico de facturas” son las siguientes:

Zona de selección de tipo de documento. Nos permite seleccionar el tipo de documento con el que queremos trabajar.

Zona de cabecera de facturas. Muestra las cabeceras de las facturas que se han realizado en el día.

Zona de líneas de facturas. Muestra las líneas de la factura seleccionada en la zona de cabeceras de facturas.

Zona de totales de facturas. Muestra los totales y forma de pago de la factura seleccionada.

• “Cambiar fechas”. Nos permite volver a seleccionar el rango de fechas de documentos.

• El botón “Detalles” nos permite cambiar

los datos de cabecera de la factura seleccionada.

• Para reimprimir una factura la

seleccionaremos en la zona de cabecera de facturas y pulsaremos el botón “Imprimir”.

• Para localizar una factura pulsando el botón

“Buscar” nos aparecerá la ventana de datos de factura, rellenamos los datos y después pulsaremos “Procesar”. Si seleccionamos “Consulta de Facturas” podremos hacer la consulta de facturas por rangos.

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Las opciones que nos aparecen al seleccionar otro tipo de documento que nos sea factura son similares en variedad y tipo.

Detalle del botón de “Búsqueda”. Permitirá buscar todas las facturas, dentro de la selección establecida, que cumplan los criterios especificados en la ventana de Rangos de Búsqueda. Para ello, se situará en la primera factura que cumpla las condiciones y, aparecerá a la derecha, debajo del botón “Buscar”, otro con el texto “… Siguiente” para acceder al resto de facturas. Detalle del botón de “Consulta”. Permitirá, mediante los criterios especificados en la ventana de Rangos de Consulta, establecer otra selección de facturas más concreta, que se mostrará en la ventana principal del Histórico de Facturas.

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TRASPASOS

Actualizar tarifa

Este maestro nos permite crear una tarifa nueva a partir de otra existente, y que se actualice en la fecha indicada.

Para realizar una actualización de tarifas seguiremos los pasos siguientes:

• Introducimos la fecha en la que

se hará efectiva la nueva tarifa.

• A continuación, pulsaremos sobre “Actualizar”.

• Modificaremos los importes deseados.

• Y por último, pulsaremos sobre “Generador de Tarifas” para generar la nueva tarifa. Aparecerá entonces la pantalla siguiente;

En esta pantalla podemos indicar

• Cambiamos precios a una o a todas las familias.

• Indicar la tarifa origen y la familia destino.

• Permite actualizar la tarifa de Euros a cualquier otra divisa de forma automática.

• Aumentamos o reducimos tarifa

• Indicamos si es por porcentaje o Importe fijo

• Indicamos el valor del Aumento o Descuento

• Indicamos el Redondeo

• Y, una vez introducidos todos los datos pulsamos “Procesar”.

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Banco de Datos

Un Banco de Datos es un almacenamiento de información, con posibilidad de consulta posterior y, con la intención de realizar una división lógica de la información y limpiar de datos el sistema para obtener un mayor rendimiento del mismo. Generalmente se corresponden con los cierres anuales contables. Para pasar o recuperar la información de un Banco de Datos tenemos este maestro, en el cual: La información pasará del histórico (Histórico identifica a la base de datos en curso que actualmente maneja TpvMaster Stock) al banco de datos o viceversa. Para realizar un traspaso de datos desde o hasta el banco de datos deberemos seguir los siguientes pasos:

• Tendremos que introducir la selección de Fechas que deseamos. • Pulsar sobre la operación a realizar Traspasar o Recuperar.

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AUXILIARES

Recuperar día

Desde esta ficha podremos recuperar el último día cerrado.

Esta opción nos permite revertir el cierre de día último realizado. Esta operación se suele realizar cuando por error se ha cerrado el día (cierre total de ventas del día) y lo que se deseaba era realizar un cierre de caja (cierre parcial, cierre por turnos, etc.). Una vez realizado un cierre de día el sistema obliga a abrir una nueva caja con una fecha diferente a la anterior dándose cuenta el cajero del error cometido.

Introduciendo en esta pantalla la fecha del día a recuperar el sistema convierte el cierre de día realizado en esa fecha en un cierre de caja permitiendo volver a trabajar en la misma fecha. Nota importante No se podrá realizar “Recuperar día” si se ha abierto caja en una fecha posterior y se ha realizado alguna factura.

Cambio de numeración En esta ficha se nos muestran todos los tipos de documentos que están creados en nuestro sistema así como la serie y numeración que tienen asociados.

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Desde esta pantalla podemos cambiar el número del próximo documento que deseemos, tan solo hemos de situarnos en el campo “último número” de dicho formato y variarlo. Tras esta operación hemos de “Grabar” para que se almacenen los cambios. Nota importante Hemos de asegurarnos que el número que indicamos en la aplicación no existe. Si no se cumple esta premisa el sistema generará un error al realizar el cierre de caja indicando que hay números de documentos duplicados.

Nota importante Si quisiéramos cambiar la “Serie” que va asociada a un formato deberíamos hacerlo desde la ficha “Editar formato” estando este dato en las opciones generales del formato.

Fondos

Nos permite seleccionar el color de fondo que prevalecerá en nuestra aplicación.

La ventana que aparece al seleccionar esta opción es la siguiente:

• Podemos seleccionar el fondo que deseemos pulsando sobre él.

• Una vez seleccionado

comprobamos en la simulación que se nos muestra a la derecha el resultado.

• Si el resultado es el deseado

grabamos la nueva configuración pulsando el botón “Aplicar”.

Parámetros Generales En esta ficha definimos los siguientes Parámetros generales de la caja. Los valores que configuremos estarán activos para el terminal en que se configuren y no para ningún otro. En la solapa de “Datos generales” nos encontramos las siguientes opciones: • Permisos de Facturación y Cobros para el terminal. • Activación de ventana de ayuda al cobro e impresión de ticket de cambio.

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• Tipo de I.V.A. para Artículos

especiales (Introducidos manualmente).

• Seleccionar Impresora de nota. • Configuración de texto del Display

del TPV • Activación de la Apertura del Cajón. • Selección de Moneda Secundaria.

• Serie para numerar ticket tipo especial.

• Numeración de las tres cuentas del sistema.

• Selección del almacén del que descontará artículos este terminal.

• Además, identificando con un Nombre de Caja cada una de nuestras cajas, podemos obtener la información por separado de cada caja, cierres incluidos.

En la solapa de “Opciones” nos encontramos las acciones que permitimos o no al Facturar y al realizar los Cierres de Caja.

Nota importante Cada vez que modificamos algún parámetro tenemos que pulsar el botón “Grabar” para que los cambios queden almacenados. Los cambios no se verán reflejados en el punto de venta hasta que no se vuelva a iniciar.

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Guía de usuario 57

Servicio de SMS/Email

El sistema de SMS es un servicio habilitado para enviar mensajes a móviles reflejando el cierre de la caja del punto de venta o bien un arqueo temporal. Este servicio se realiza a través de una plataforma web, por lo que indispensable que el punto de veta esté conectado a internet. Póngase en contacto con nuestro departamento comercial para activar la plataforma web.

El sistema de EMAIL es un servicio habilitado para enviar correos electrónicos reflejando el cierre de la caja del punto de venta o bien un arqueo temporal. Este servicio se realiza a través de una plataforma web, por lo que es indispensable que el punto de venta esté conectado a internet. Para recibir correos debe designar la cuenta de correo a la que quiere que le lleguen los correos, en la sección "Distribuir Información para E-Mail".

*Los correos deben ser tipo POP (hotmail,etc).

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Guía de usuario 58

MANUAL DEL PUNTO DE VENTA

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Guía de usuario 49

Apertura de un nuevo día Al abrir la aplicación se nos muestra la pantalla anterior donde aparecerán todas las empresas creadas en el sistema. La posibilidad de tener creadas varias empresas nos permite tener empresas de pruebas, tener un equipo con varias empresas instaladas para usar como equipo de reserva, etc. Una vez seleccionada la empresa de trabajo se nos abrirá la pantalla anterior titulada “Apertura de caja” donde hemos de introducir los siguientes datos:

• Cajero. Hemos de introducir el número de identificación del cajero/a que realiza la apertura y se hará responsable de la caja. Este número debe de corresponder con el dado de alta en el programa administrador en la sección “Cajeros/as”. Si no recordásemos el número de identificación podemos seleccionarlo pulsando en la tecla “Cajeros”.

• Número de cajero, o bien seleccionarlo en la tecla “Cajeros”.

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• Fecha. A continuación introducimos la fecha bien escribiéndola directamente en

la zona de entrada de fecha o activando el calendario en la tecla “Calendario”.

• Apertura. Representa la cantidad de dinero con la que abrimos la caja del día.

Si tenemos activado el “Desglose de Monedas” en el administrador, podremos introducir la cantidad de cada tipo de monedas con que hacemos la apertura. Una vez introducidos los datos necesario estamos listos para comenzar una nueva caja con la fecha de facturación que hemos seleccionado en la pantalla de entrada anterior. A continuación pulsamos sobre “Aceptar” para validar los datos introducidos y entrar en el programa.

Caja abierta

Es posible que al abrir el punto de venta se nos muestre la pantalla de Apertura de Caja. La aparición de esta ventana indica que está abierta la caja apareciendo la fecha de apertura y el cajero que la realizó. Toda la facturación que realicemos llevará la fecha de caja, aunque no coincida con la fecha del día en curso. Las acciones que podemos realizar desde esta ventana son las siguientes:

• Si pulsamos “Aceptar” para continuar trabajando el punto de venta se abrirá con la fecha y caja que se nos muestra en la pantalla.

• Al pulsar “Cancelar” la aplicación se cerrará y no nos permitirá continuar.

Si quisiéramos abrir con otra fecha de trabajo u otro cajero debemos entrar en la caja que se nos muestra, realizar el cierre de caja, salir del programa y volver a entrar. Se nos mostrará la ventana de “Apertura de caja” explicada anteriormente.

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PANTALLA PRINCIPAL

La pantalla principal de la aplicación será nuestro entorno de trabajo habitual. Ahora vamos a enumerar las zonas de trabajo de esta pantalla:

• Panel de familias/artículos. Esta zona nos muestra las familias y artículos que están activos en nuestra aplicación. El panel puede variar de apariencia según se configure en el administrador la ficha de “Familias/Artículos“.

• Cabecera de nota. En esta zona se nos muestran los datos de cabecera de la nota; Fecha de nota, Hora de nota, vendedor asignado, tarifa asignada a la nota y número de la nota e importe total.

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Guía de usuario 52

• Líneas de nota. Se mostrarán las líneas introducidas en la nota de esta nota. Los datos mostrados son; Descripción, precio, cantidad y total de línea.

• Acciones de nota. En esta zona se muestran los botones de acción sobre notas como anular, facturar, cobrar, etc.

• Teclado numérico en pantalla. Funciona exactamente igual que el teclado numérico de un ordenador. Introduciremos el valor numérico deseado y pulsaremos la tecla “Aceptar” para dar por concluida la acción.

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INTRODUCCIÓN DE NOTAS

La introducción de notas es el proceso más repetido en el uso de la aplicación punto de venta. Los pasos a seguir son los siguientes:

• Seleccionamos una nota disponible de las tres posibles. Para realizar esta acción hemos de pulsar sobre la nota a la que queremos asociar una nueva nota. Si intentamos realizar alguna acción sobre la pantalla principal sin tener una nota seleccionada, nos aparecerá un mensaje de error con el texto “No hay nota seleccionada”.

• Introducción de número del vendedor. Una vez seleccionada una nueva nota la

zona de introducción del identificador del vendedor cambia a color azul indicándonos que se espera la introducción de este valor. Si conocemos el identificador del vendedor lo introducimos pulsando en el teclado numérico de la pantalla principal de la aplicación y la tecla “Aceptar”.

• Introducción de tarifa. Veremos que una vez introducido el número de

comensales la zona de introducción del tipo de tarifa cambia a color azul indicándonos que se espera la introducción de este valor, para ello pulsaremos en el teclado numérico en pantalla o en el teclado del ordenador. Para finalizar pulsamos la tecla aceptar en pantalla o bien “intro” en el teclado externo. Si no introducimos nada y pulsamos la tecla “Aceptar” o “Intro” se toma por defecto la tarifa que hemos asignado a este producto.

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• A continuación seleccionamos en la parte derecha de la pantalla las familias y los

artículos que deseamos introducir en la nota. Podemos fijar los datos de cabecera con la finalidad de que el sistema no nos lo pida a la hora de abrir otra nota. Para fijar cualquier dato de los anteriores hemos de pulsar sobre la palabra que acompaña al dato; vendedor o tarifa apareciendo una marca que nos indicará que el vendedor, la tarifa o ambas han sido fijados. Al abrir una nueva nota no se nos pedirán los datos que han sido fijados. Si seleccionamos la familia deseada en la pantalla superior, aparecerán los artículos incluidos en esta familia en la parte inferior, simplemente iremos pulsando sobre cada artículo para que aparezcan en las líneas de la Nota de la zona derecha de la pantalla. Para introducir una cantidad superior a uno, hemos de indicar primero la cantidad y luego seleccionamos el artículo, o bien pulsamos varias veces sobre el mismo artículo. También podemos introducir los artículos en la Nota tecleando su código, o mediante un lector de código de barras. Hay que recordar que al pasar el lector por el código de barras, por defecto, se introducirá la cantidad uno. Para introducir más de un artículo pulsaremos en primer lugar la cantidad, seguidamente el aspa que se encuentra al lado del botón eliminar y finalmente pasaremos el lector del scanner por el código de barras. Si observamos la parte inferior, veremos tres notas y podremos observar que la nota sobre la que hemos operado está en amarillo, lo que indica que está siendo utilizada.

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Guía de usuario 55

Modificación de líneas de Notas

Para modificar algún dato de una línea introducida en la nota, hemos de seleccionar la línea que queremos modificar moviéndonos por la lista de líneas con los botones de desplazamiento. Una vez resaltada la línea en azul pulsaremos el botón “Bajar” y la línea de nota se situará en la zona inferior, lista para ser editada. Como podremos ver, ha quedado resaltada la cantidad que tenía introducida esta línea. Podemos modificar la cantidad introduciendo con el teclado la nueva cantidad deseada y pulsando “Aceptar”. Igualmente podemos modificar el precio del artículo bajando la línea y pulsando sobre el precio antiguo, introduciendo el nuevo precio por el teclado y pulsando “Aceptar”. Tanto la cantidad como el precio han podido ser modificados porque en el administrador en la sección “Parámetros Generales” hemos marcado la opción “Modificar líneas”, si esta opción no estuviera seleccionada no podríamos modificar las líneas introducidas. Otras operaciones a realizar sobre las líneas de notas son las siguientes:

Regalar una línea.

Seleccionamos la línea que deseamos invitar y pulsamos el botón invitar. Realizada esta acción veremos que el total de la línea aparece a cero, manteniéndose el precio, la cantidad y apareciendo la marca “ I ” a la izquierda de la línea. La información que aparecerá en el ticket será la misma que vemos en pantalla y en los informes podremos saber que artículos hemos invitado y por cuanto valor.

Eliminar una línea.

Seleccionamos la línea que deseamos eliminar de la nota y pulsamos el botón “Bajar”. Una vez que la línea está en la zona de edición y estamos seguros que es la que queremos eliminar pulsaremos el botón “Eliminar”. El sistema nos mostrará un mensaje indicándonos si estamos seguros de esta acción, podemos aceptar o cancelar.

Anular la nota.

El botón “Anular” elimina todas las líneas de la nota activa, dejando libre la nota que pasará a color verde en el mapa de salones.

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Operaciones especiales con líneas de notas

En la parte inferior del panel de Familias/artículos nos aparecen dos botones con funciones interesantes, Combinar y Artículo Especial. Estos botones nos permiten realizar funciones especiales que vamos a detallar a continuación:

Combinación de artículos.

La tecla “Combinar” se utiliza para combinar varios artículos en los que solo se cobra el primero que introducimos. Por ejemplo, en una perfumería una cesta conteniendo diversos productos cosméticos. Pulsamos el artículo Cesta, que ya tiene asignado un precio, y pulsamos sobre “Combinar”; ahora seleccionaremos los artículos que deseemos que conformen la cesta. Estos aparecerán en la nota pero con precio cero. Los artículos combinados, aunque aparezcan a precio cero, seguirán contando para almacén como un artículo más vendido.

Artículo especial.

Si deseamos introducir en una nota un artículo que no tenemos creado en nuestro maestro de artículos, podemos hacerlo pulsando sobre el botón “Artículo Especial”; se nos abrirá la venta de introducción de datos y hemos de rellenar los datos necesarios para el artículo especial, para ello pulsaremos sobre los botones que aparecen en la ventana; descripción, orden, precio, etc.

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FACTURACIÓN Y COBRO DE NOTAS

Facturar rápido

Una vez introducidas todas las líneas de la nota el siguiente paso suele ser facturarla para llevar el ticket/factura al cliente. La operación de facturar una nota se puede realizar mediante el botón Facturar Rápido o el botón Facturar. La facturación rápida nos realiza un ticket con las opciones por defecto y sin preguntarnos nada. Para realizar esta acción hemos de seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionamos la nota a facturar. Para ello pulsamos sobre la nota que deseamos.

b) Pulsamos el botón “Facturar Rápido”. Al realizar esta acción comprobaremos

que la nota seleccionada cambia a color rojo indicando que la nota ha sido facturada y el ticket/factura ha salido. Se puede configurar para que el sistema no imprima por la impresora ticket/factura al facturar rápido en el Administrador.

c) Si una vez facturada la nota se modificara la nota añadiendo nuevas líneas,

modificando las existentes o de cualquier otra forma, el color de la nota pasaría a ser AZUL lo que nos indica que el ticket/factura que hemos entregado al cliente ya no es válido. El sistema no nos permitirá cobrar al cliente hasta que volvamos a facturar la nota sacando el ticket/factura con los datos correctos.

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Cobro rápido

El cobro rápido, al igual que el facturar rápido, pretende agilizar la acción así que por

defecto al pulsar el botón de Cobro Rápido el sistema abrirá el cajón y liberará la mesa poniéndola en verde.

Podemos activar en la aplicación Administrador en la sección Parámetros Generales>Cobros>Activar Ventana, una ventana de ayuda que muestra el siguiente aspecto:

Si el cliente nos entrega una cantidad lo marcaremos mediante el teclado numérico y pulsaremos Aceptar.

Una vez pulsado Aceptar el sistema abrirá el cajón y pulsaremos el botón Cerrar Cobro para dar por finalizado el cobro.

El sistema nos indicará el cambio que debemos entregar al cliente. Una vez pulsado Aceptar el sistema abrirá el cajón y pulsaremos el botón Cerrar Cobro para dar por finalizado el cobro.

Si el cliente nos entrega una tarjeta de débito/crédito para el pago seleccionaremos “Cobro con Tarjeta”, donde se nos abrirá la ventana de selección de tarjeta y nos aparecerán las tarjetas que hayamos introducido en Administrador.

Al seleccionar la tarjeta deseada el cobro se contabilizará y se cerrarán las ventanas liberando así la mesa.

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Facturar completo

Una vez introducidas todas las líneas de la nota, el siguiente paso suele ser facturarla para entregar el ticket/factura al cliente. Si la operación de facturar una nota se realiza mediante el botón “Facturar” el sistema nos permite personalizar la factura/ticket con datos del cliente, concepto para la nota, descuentos, división de facturas, etc.

Los pasos a seguir para facturar una nota son los siguientes:

a) Seleccionamos la nota a facturar. Para ello pulsamos sobre la nota

que deseamos. b) Pulsamos el botón “Facturar”. Se desplegará la venta de Factura completa que

estudiaremos en las siguientes páginas.

c) Si una vez facturada la nota se modificara la nota añadiendo nuevas líneas, modificando las existentes o de cualquier otra forma, el color de la nota pasaría a ser AZUL lo que nos indica que el ticket/factura que hemos entregado al cliente ya no es válido. El sistema no nos permitirá cobrar al cliente hasta que volvamos a facturar la nota sacando el ticket/factura con los datos correctos.

Al pulsar sobre el botón Facturar se desplegará la siguiente ventana que a continuación detallamos:

• Datos de cabecera de factura. • Especial. Permite emitir una factura sin IVA • Concepto. Podemos sustituir las líneas de nota por

un concepto, por ejemplo, en una droguería “material de limpieza”. Al pulsar sobre este botón se desplegará un teclado virtual para introducir el texto. Las líneas originales no desaparecen, solo son sustituidas a la hora de imprimir el ticket/factura.

• Dto%. Permite asignar un descuento a la factura. Es un valor numérico y

para introducirlo de ha de pulsar sobre el botón y se desplegará un teclado numérico.

• Resultado de la factura. Representa como va a quedar la factura con los cambios

realizados. • Datos del cliente. Podemos asignar los datos de un cliente a la factura. El

cliente pude ya existir o ser creado desde esta misma ventana.

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Guía de usuario 60

• Dividir. Podemos dividir una factura en X facturas de igual importe o por conceptos.

• Cobrar. Nos da acceso a la ventana de cobro de facturas/ticket. • Cambiar formato. Nos permite imprimir el ticket/factura por cualquier impresora

que esté seleccionada en el sistema y con cualquiera de los formatos existentes en nuestro sistema.

• Anular. Anula la factura creando una factura de abono con cantidades negativas • Facturar. Genera la factura según los datos introducidos en esta ventana. • Documento Cargo. Genera un documento de entrega de material sin una

contraprestación de cobro. Los documentos de cargo realizados se podrán facturar desde el Administrador.

Cobro completo

La función Cobrar nos permite generar el cobro un ticket/factura con opciones tales como cobro por tarjetas, a crédito, invitación de facturas completas o combinación de todas. Para cobrar una factura de forma diferente a efectivo hemos de seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionamos el tipo de pago a realizar. En esta pantalla está seleccionado el tipo

de pago efectivo.

b) Según el tipo de forma de pago seleccionado debemos ir rellenando los datos que se nos pidan. Estos datos disponen de unos botones que al pulsarlos expanden teclados virtuales que nos permiten introducir los datos.

c) Pulsamos el botón de añadir entrega y los datos de esta entrega pasara al listado de entregas.

d) Si la entrega que hemos anotado no llega a la

totalidad del importe de la factura no se nos permitirá cerrar el cobro y tendemos que añadir más entregas hasta el total del importe.

d) Vamos añadiendo entregas hasta sumar el total

del importe de la factura y se nos activará el botón “CERRAR COBRO”.

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f) Si durante el proceso queremos cancelar el cobro podemos pulsar el botón destinado a ello. No quedara almacenado nada de lo anteriormente realizado y deberemos volver a comenzar el proceso.

En la página anterior hemos visto la ventana que aparece al seleccionar el tipo de pago EFECTIVO. Según el tipo de pago seleccionado estas son las ventanas que nos aparecerán:

Tarjetas / Cheques Crédito

División de facturas

Dividir una factura implica realizar varias facturas a partir de una original, manteniendo la suma de todas las divisiones el mismo importe que la original.

Para poder realizar una división de factura hemos de haber facturado la nota bien mediante facturación rápida o facturación normal.

Podemos dividir las facturas de dos modos:

• División Normal; dividiremos la

factura original en varias de un mismo importe, de forma que el importe acumulado de todas ellas coincida con el importe original.

• División Desglosada; dividiremos la factura

original en varias seleccionando para las nuevas facturas las líneas de la nota original que deseamos.

Nota No podemos dividir una factura una vez cobrada.

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División Normal

Dividiremos la factura original en varias indicando el importe, que no tiene que ser necesariamente el mismo para todas las facturas, de forma que el importe acumulado de todas las divisiones coincida con el importe original.

Los pasos a seguir para dividir una factura por importe son los siguientes:

a) Una vez en la ventana de división de facturas seleccionamos el tipo de división que deseamos, en este caso normal.

b) Podemos generar un número determinado de divisiones. Al pulsar el botón “Dividir Importe” se nos pedirá el número de divisiones que deseamos generar y el sistema dividirá el importe original.

c) Una vez introducido el número de divisiones se nos pedirá un concepto

para sustituir las líneas de las notas. Aunque al imprimir las facturas no aparezcan las líneas originales éstas no han desaparecido y se contabilizarán para informes, gestión de almacén, etc.

d) Si quisiéramos modificar los datos de alguna de las divisiones tendríamos que seleccionarla y pulsar el botón “Modificar división” apareciendo la ventana de “datos de factura” que ya vimos en el apartado facturar.

e) Una vez realizados los pasos

anteriores pulsaremos el botón “Generar facturas” y el sistema generará e imprimirá las divisiones que hemos indicado.

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Si pulsamos sobre “Modificar División” nos aparecerá la ventana de datos de cabecera donde podemos cambiar los datos introducidos en la división que esté seleccionada. También podemos borrar la división con el botón “Borrar División”.

División desglosada

Dividiremos la factura original en varias seleccionando para cada una de las nuevas facturas las líneas de la nota original que deseamos.

a) Una vez en la ventana de división de facturas seleccionamos el tipo de división que deseamos, en este caso “Desglosada”.

b) Pulsaremos el botón “Nueva división” y se nos presentará en pantalla la ventana de “Datos de factura” que vimos en la sección Facturar.

c) Introduciremos los datos deseados para esta división; concepto, datos del

cliente, descuento, comensales, etc. Una vez introducidos los datos pulsaremos “Aceptar” y nos aparecerá en pantalla la nueva división creada.

d) Para añadir líneas a esta división nos aseguraremos que tenemos seleccionada la

división correcta, seleccionaremos la línea a pasar y utilizando la columna de botones del centro de la ventana indicaremos si queremos pasar toda la línea, parte de la línea o todas las líneas que quedan pendientes.

e) Repetiremos la creación de nuevas divisiones tantas veces como deseemos hasta que no queden líneas disponibles de la factura original.

e) Podemos modificar los datos de una división con el botón “Modificar división”, así mismo podemos eliminar una división con el botón “Borrar División”.

g) Una vez realizadas las divisiones realizaremos las facturas con el botón “Generar facturas”, el sistema facturará las divisiones y las imprimirá.

Nota sistema no permitirá la generación de facturas hasta que la suma de los

importes de las divisiones coincida con el importe de la factura g a

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COMISIÓN

Esta opción está pensada para aquellos establecimientos que tienen colaboradores externos (comisionistas) que cobran una cantidad por atraer clientes a nuestro local. Estas comisiones pueden ser por nº de comensales o incluso por artículos consumidos, etc.

Las comisiones se han de configurar desde el “Administrador” en la ficha “comisionista”.

• Si queremos asignar un comisionista a una nota existente, hemos de seleccionar la nota donde está la nota.

• Pulsamos “Comisión” y aparecerá la pantalla de “Desglose de comisiones” donde

asignaremos el comisionista. Las condiciones económicas del comisionista las hemos definido anteriormente en el “Administrador”.

• Al volver a la pantalla principal el botón “Comisión” aparecerá con diferente color,

lo que indicará que la nota seleccionada tiene asignado un comisionista.

UTILIDADES

Al pulsar el botón utilidades accederemos a un conjunto de funciones tal y como se muestra en la imagen siguiente:

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Cierre de caja

Los cierres de caja son procesos que podemos realizar al cambio de turnos o al final del día. En ambos casos para realizar este cierre hemos de seguir unos pasos que vamos a señalar:

• En la pantalla inicial de la aplicación pulsamos el botón de utilidades. Se desplegará una ventana que nos da paso a varias utilidades muy interesantes, entre ellas el cierre diario.

• El botón de Cierre diario nos da paso al proceso de cierre.

Es importante saber que para poder realizar el cierre es necesario que no existan notas abiertas y si tenemos varios TPV en red solo tenga el programa abierto aquel en el que se realice el cierre.

La ventana de “Cierre de caja” se nos muestra bajo estas líneas. El proceso de cierre implica que introduzcamos unos datos sobre los cobros realizados durante el periodo de venta, estos datos son:

• Total Tarjetas. Al pulsar el botón se desplegará un teclado numérico que nos permitirá introducir la cantidad que hemos cobrado en tarjetas.

• Total créditos. Igual que el anterior pero con lo dejado a crédito • Total Efectivo. Representa la cantidad de dinero en efectivo que, en el momento

del cierre, tenemos en caja. • Desglose de monedas. Si en el “Administrador” en la sección

“Parámetros generales->Datos generales->Caja” tenemos activada la opción Desglose de monedas, en lugar de introducir el total de dinero en caja mediante el botón “Total efectivo” lo introduciremos desglosando cada tipo de moneda en esta ventana.

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• Informes. Este botón nos permite acceder, antes de cerrar la caja, a diversos informes relacionados con el cierre. Estos informes los estudiaremos en páginas siguientes.

• Cerrar caja. Esta opción da paso al proceso de cierre propiamente dicho. Antes de

pulsar esta opción ha de estar seguro de que los datos anteriormente puestos son los correctos ya que el proceso de cierre no se puede invertir.

• Cancelar. Nos permite anular el proceso de cierre antes de haber pulsado el

botón “Cerrar caja”.

Informes de cierre

Con la opción de “Informes” en la ventana de cierre de caja podemos obtener, en cualquier momento del día sin necesidad de realizar el cierre de caja completo, una serie de informes útiles para la información del estado de las ventas.

Dichos informes están configurados para su impresión mediante impresora de ticket y nos mostrarán información sobre las ventas por salones, las ventas por tramos horarios, ventas por familias, las anulaciones y el arqueo.

Los distintos informes que se nos muestran nos estructuran la información de la siguiente manera:

• Arqueo: Nos mostrará las cantidades que han introducido como cambio inicial y

final, las ventas realizadas tanto en efectivo como en tarjeta/cheque o a crédito. Y como resultado final se nos mostrará el descuadre que haya existido en caja.

• Ventas por Tramos Horarios: Se detalla en este informe la descripción del

tramo, el margen de horas que comprenden el horario, el número de ventas realizadas y totales facturados en cada tramo.

• Ventas por Familias: Se nos describen las cantidades que se han vendido por

cada familia de productos. En este informe podremos seleccionar si queremos que nos contabilice o no las cantidades de I.V.A.

• Anulaciones: Este informe nos mostrará las facturas anuladas describiéndonos las cantidades y los precios de los artículos anulados.

Para poder imprimir un informe deberemos pulsar el botón respectivo y se iluminará el marcador que se encuentra a su izquierda, teniendo la posibilidad de seleccionar varios, después pulsaremos el botón Imprimir Informes.

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Cierre de cajas y del día.

Al pulsar el botón de Cierre de caja se inicia el proceso de cierre. El proceso de cierre puede ser parcial o total. Vamos a explicar en qué consisten estos tipos de cierre:

• El botón Apertura de Caja realiza un Cierre parcial. Es un proceso por el cual conseguimos un resumen de caja que incluye todos los datos de facturación, entradas y salidas de caja, anulaciones, etc. Tras este proceso el sistema pedirá los datos de apertura de caja pero nos permitirá seguir trabajando en la misma fecha de facturación. Este tipo de cierre es normal en los cambios de turnos.

• El botón Cierre del día realiza un Cierre total. Este proceso nos reporta la misma

información que el cierre anterior. Tras este proceso el sistema cerrará la aplicación punto de venta obligando, en la apertura del programa, a introducir los datos de apertura de caja pero NO permitirá seguir trabajando en la misma fecha de facturación. Este tipo de cierre es normal al finalizar el día y obliga a abrir la caja con un nuevo día de facturación.

• El botón Salir del programa permite cancelar momentáneamente el proceso de

cierre. Al pulsar este botón la aplicación se cerrará pero al abrirse nuevamente la aplicación nos presentará esta ventana hasta que finalicemos el proceso de cierre.

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Pedidos

Podemos gestionar nuestros pedidos a proveedores mediante esta función. Tenemos dos opciones:

Control de Pedidos

Realizar Pedido

Aquí es donde realizamos el pedido.

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Nuevo pedido: crea un nuevo pedido.

Proveedor: selecciona el proveedor de la lista.

Nº Pedido: asigna un número al pedido.

Buscar Pedido: busca un pedido almacenado anteriormente.

Almacén: selecciona el almacén del pedido.

IVA Incluido: incluye el IVA SI/NO.

Anular Línea: elimina una línea de pedido existente.

Bajar línea: baja la línea para modificarla.

Artículo: nombre del artículo.

Alta Artículo: dar de alta un nuevo artículo.

Cantidad: cantidad del artículo indicado.

IVA: IVA que se aplica al artículo.

Precio: precio del artículo.

Ultima Compra: importe de la última compra del artículo indicado.

Nueva Línea: crear una nueva línea de pedido.

Grabar Línea: graba la línea actual.

Grabar Pedido: graba el pedido actual.

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Recepción de Pedido

Nº Pedido: número del pedido.

Buscar Pedido: busca un pedido almacenado.

Referencia Proveedor: referencia del pedido.

Buscaremos el pedido introduciendo el número de pedido o seleccionando un pedido almacenado.

Una vez seleccionado seleccionaremos la línea del pedido y anotaremos la cantidad de artículo recibida con el botón:

y si queremos marcar que hemos recibido toda los artículos que habíamos pedido pulsaremos la marca:

Compras

Para llevar el control de las compras disponemos de la siguiente opción:

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Control de Compras

Desde aquí podremos dar entrada compras o a la devolución de las compras realizadas.

Entrada de Compras

Nueva Compra: crea una nueva compra.

Proveedor: proveedor de la compra.

Referencia: referencia de la compra.

Buscar: busca una compra almacenada.




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Grabar Compra: graba el pedido actual.

Etiquetas: genera las etiquetas de la compra.

Devolución de Compras

Nueva Devolución: crea una nueva compra.

Proveedor: proveedor de la devolución.

Referencia: referencia de la devolución.

Buscar: busca una devolución almacenada.

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Grabar Devolución: graba el pedido actual.

Control de Vales Mediante esta función podemos llevar un control de los vales emitidos.

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Nº Vale: número que aparece en el vale.

Serie: serie de la factura.

Factura: número de la factura.

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Abono Factura Metálico o Vale

Serie: serie de la factura a abonar.

Factura: número de la factura a abonar.

Abona una línea completa incluyendo toda la cantidad del producto.

Anula el abono de la línea seleccionada.

Abona una cantidad definida de la línea seleccionada.

Anula el abono de la línea seleccionada.

Abona la totalidad de las líneas de la factura.

Anula el abono de la totalidad de las líneas.

Cancela el abono.

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Abono Caja: abono en metálico.

Abono Vale: abono por medio de un vale.

Pago con Vale (no disponible en cobro rápido)

Vale: introducir el número del vale para restar la diferencia al total disponible en el Vale.

Etiquetas Es posible realizar las impresiones por compras efectuadas a proveedores. Para ello pulsaremos “Utilidades” ”Compras” “Etiquetas” y nos aparecerá la siguiente ventana:

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Dónde:

• Desde Fecha: selecciona el comienzo del rango de fechas para buscar

compras realizadas. • Hasta Fecha: selecciona el final del rango de fechas para buscar compras realizadas. • Proveedor: filtra los datos por el proveedor seleccionado.

Al seleccionar una de las compras nos aparece la siguiente ventana:

*se puede cambiar el tipo de etiqueta pulsando en los botones a los lados de la previsualización. Dónde:

• Desde artículo: artículo desde el que se comienza la impresión. • Hasta artículo: artículo hasta el que se imprimirán. • Copias: número de copias a realizar de CADA etiqueta.

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• Mostrar tarifa: mostrar/no mostrar el precio de la tarifa seleccionada. • Empezar en la Etiqueta: comenzar a imprimir a partir del número de la

etiqueta seleccionada. • Repetitiva: Impresión de todas las etiquetas por artículo. • Encadenada: Impresión intercalando una etiqueta de cada artículo. • Talla: impresión de la talla introducida. • Color: impresión del color introducido.

Consumo Interno

La utilidad “Consumo interno” permite controlar el consumo de artículos que no salen por venta, bien porq ue ha habido una rotura, por caducidad, por consumo de los empleados, etc.

Para dar de alta un consumo interno seguiremos los siguientes pasos:

a) Pulsaremos el botón de “Nuevo apunte”.

b) Seleccionaremos el empleado al que asignaremos el

consumo.

c) Seleccionaremos en el panel de familias-artículos el artículo que se ha consumido. Al seleccionar el artículo se rellenarán automáticamente el precio con el valor de venta y la cantidad a uno.

d) Si deseamos cambiar el precio, la cantidad o indicar

una observación podemos pulsar sobre los botones de cada opción y variar el dato en la ventana flotante que aparecerá.

f) Una vez completados los datos pulsamos “Grabar” para almacenar el apunte.

f) Podemos imprimir un recibo del apunte seleccionando el apunte deseado y pulsando el botón “Imprimir”.

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Entradas y salidas de caja

La utilidad “Entradas y salidas de caja” permite controlar la entrada y salida de dinero en caja que no se producen por venta.

Para dar de alta una entrada y salida de caja seguiremos los siguientes pasos:

a) Pulsaremos el botón de “Nuevo apunte”.

b) Seleccionaremos el tipo de movimiento,

entrada o salida. c) Indicamos una clave (por ejemplo

proveedores). Si queremos crear una nueva clave podemos pulsar la opción “Nueva clave”.

d) Indicamos un concepto (por ejemplo, Endesa).

Si queremos crear un nuevo concepto podemos pulsar la opción “Nuevo concepto”.

e) Indicamos el importe. f) Si damos a los vendedores un fondo de dinero

para realizar cambios, hemos de hacer una salida de caja para “bolsa de vendedor”.

g) Una vez completados todos los datos grabamos el apunte.

h) Podemos imprimir un recibo del apunte seleccionando el apunte deseado y

pulsando el botón “Imprimir”.

Buscar facturas

La utilidad “Buscar facturas” permite buscar cualquier factura o ticket del diario, realizados en la apertura de caja actual, e imprimirla tantas veces como deseemos, cambiar el formato de impresión, reabrir facturas, etc.

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Al seleccionar la opción “Buscar Facturas” nos aparece la siguiente pantalla de búsqueda que nos presenta las facturas, abonos, documentos de cargo y documentos de abono.

Las zonas de la pantalla “Buscar facturas” son las siguientes:

Zona de selección de tipo de documento. Nos permite seleccionar el tipo de documento con el que queremos trabajar.

Zona de cabecera de facturas. Muestra las cabeceras de las facturas que se han realizado en el día.

Zona de líneas de facturas. Muestra las líneas de la factura seleccionada en la zona de cabeceras de facturas.

Zona de totales de facturas. Muestra los totales y forma de pago de la factura seleccionada.

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• El botón “Detalles” nos permite cambiar los datos de cabecera de la factura seleccionada.

• Para reimprimir una factura la seleccionaremos en la zona cabecera de facturas y pulsaremos el botón imprimir.

• Para localizar una factura pulsando el botón “Buscar” nos aparecerá la ventana de datos de factura, rellenamos los datos y después pulsaremos “Procesar”. Si seleccionamos “Consulta de Facturas” podremos hacer la consulta de facturas por rangos.

• Podemos reabrir una factura enviándola a la nota donde estaban, para ello seleccionaremos la factura y pulsaremos “Abrir factura”.

• La opción “Abono factura” creará un documento de abono con la serie que tengamos seleccionada para dicho tipo de documentos y el número que le corresponda.

Las opciones que nos aparecen al seleccionar otro tipo de documento que nos sea factura son similares en variedad y tipo.

Modificar Cobro Al seleccionar la opción “Modificar cobros” nos aparece la siguiente pantalla de búsqueda.

La forma de actuar en esta pantalla es similar a “Buscar facturas” apareciendo el botón “Mod. Cobros” que nos da acceso a variar las opciones de cobro que se seleccionaron al cobrar esta factura.

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Una vez en la ventana de cobro podemos modificar las opciones deseadas y cerrar la factura una vez terminado el proceso.

Pago de comisiones

La función “pago de comisiones” nos permite calcular rápidamente y sin salir de la pantalla de venta la cantidad que un comisionista ha de percibir por las operaciones realizadas en el día de hoy.

Al seleccionar dicha opción se nos presentará la pantalla “Calculo de comisiones” donde deberemos introducir los datos siguientes:

• Selección del comisionista. Para ello

pulsaremos sobre el botón “Comisionista” y lo seleccionaremos del panel.

• Hora inicial. Indicaremos la hora de inicio de

trabajo del comisionista.

• Hora final. Indicaremos la hora de finalización de trabajo del comisionista.

• Al pulsar el botón “Calcular comisiones” se

nos mostrará el total calculado.

Fondos

Nos permite seleccionar el color de fondo que prevalecerá en nuestra aplicación.

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La ventana que aparece al seleccionar esta opción es la siguiente:

• Podemos seleccionar el fondo que deseemos pulsando sobre él.

• Una vez seleccionado

comprobamos en la simulación que se nos muestra a la derecha el resultado.

• Si el resultado es el deseado

grabamos la nueva configuración pulsando el botón “Aplicar”.

Cajero

Esta opción nos permite abrir el cajón portamonedas. Funciona con la misma opción de configuración que se utiliza para abrir el cajón cuando se produce un cobro, estas opciones se seleccionan en el “Administrador--> Parámetros generales”.

Desbloqueo Nos permite desbloquear una nota en el caso de que el sistema nos muestre el siguiente mensaje “Esta nota está bloqueada por otro usuario”. Este mensaje es debido a la aplicación ha sido cerrada de manera indebida (Corte de luz, finalizando tarea, etc.), quedando la nota bloqueada hasta que sea revisada.

Para desbloquear la nota seguimos los siguientes pasos:

1. Pulsaremos el botón “Desbloquear facturación” por si ha quedado bloqueada al apagarse de forma indebida la aplicación

2. Seleccionamos la nota que nos indica el sistema que está bloqueada, para ello pulsamos el botón “Cuenta”.

3. Pulsamos “Desbloquear Cuenta”.

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Lector Código Barras Esta opción nos permite activar el uso del lector de código de barras a la hora de introducir artículos en el tpv.

Es una opción con dos estados; Activado y desactivado tal y como se muestra en las imágenes situadas a la izquierda.

Agrupar

Nos permite indicar al sistema si queremos que en el ticket/factura se agrupen en una sola línea todas aquellas que tengan el mismo concepto.

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Agradecimientos El personal responsable de haber podido hacer llegar a sus manos este producto agradece su confianza y espera que el resultado del esfuerzo realizado sea de su agrado.

Notas Finales

Las marcas Windows 2000 Server, Windows Server 2003, Windows XP, IPAQ, ETC. así como cualquier otra que pudiera aparecer en este manual son propiedad de sus respectivos fabricantes haciéndose uso de ellas en este manual con interés meramente informativo.

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