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Guía General de Auditoría Pública

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DE AUDITORÍA PÚBLICA

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha de Emisión: No. de Página

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C O N T E NI DO

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I. PRESENTACIÓN 3

II. OBJETIVO DE LA GUÍA 5

III. ALCANCE DE LA GUÍA 5

IV. MARCO JURÍDICO 6

V. FASES DE LA AUDITORÍA 7 V.1. PLANEACIÓN 7 V.2. EJECUCIÓN 11 V.3. INFORME 16

VI. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES 21

VII. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA 23

VIII. ELABORACIÓN DE LOS INFORMES E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE SERVIDORES PÚBLICOS

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IX. EVALUACIÓN DE LA AUDITORÍA Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS AUDITORES

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X. ANEXOS 41

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I. PRESENTACIÓN

La Auditoría Gubernamental es una herramienta fundamental que permite conocer la forma en que el Gobierno Estatal, a través de sus Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Estatal ejercieron los recursos públicos. Con las auditorías se pretende medir el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se han administrado los recursos humanos, materiales y presupuestarios, así como el cumplimiento de sus metas, sus objetivos y su marco legal aplicable, emitiendo las recomendaciones correctivas y preventivas pertinentes a cada observación y, en su caso, el fincamiento de las responsabilidades que procedan.

La función de fiscalización de los recursos públicos que ejerce el Gobierno Estatal, está a cargo del Órgano Estatal de Control (OEC), quién observa que el Gobierno y el conjunto de las instituciones públicas estatales y los servidores públicos actúen con apego a la legalidad, transparencia, honestidad y eficiencia, cumpliendo de esta manera con la demanda de una sociedad más democrática, mejor informada, más crítica y participativa, que exige a los servidores públicos, un trabajo comprometido con la ley y con las causas y motivaciones sociales y sobre todo honestidad.

Para cumplir con lo anterior, el OEC establece las bases generales para la realización de auditorías en las dependencias y entidades de la administración pública estatal; diseñando planes, programas y guía de auditoría que requieren, acorde a sus objetivos, alcance y rendimiento del resultado de su trabajo con el tipo de auditoría a practicar, según lo dispongan la legislación que les es aplicable.

El OEC emite la presente Guía General de Auditoría Pública como un alcance al Manual de

Auditoría Pública, que pretende ser una herramienta fundamental y un marco de referencia

para garantizar calidad, eficiencia y estandarizar el desarrollo de las auditorías que realizan

los auditores públicos.

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La Guía General de Auditoría Pública consta de una presentación, objetivo y alcance de la

guía, marco jurídico, fases de la auditoría (planeación, ejecución e informe), seguimiento de

observaciones, supervisión del trabajo de auditoría, elaboración de los informes e integración

de expedientes de casos de presunta responsabilidad administrativa de servidores públicos,

evaluación de la auditoría y evaluación del desempeño de los auditores, guías específicas a

considerar por tipo de auditoría (financiera, legalidad, administrativa, integral y al

desempeño), así como sus formatos e instructivos. En términos generales esta Guía General

establece y describe el proceso a seguir en el desarrollo del trabajo de auditoría pública,

desde el oficio de comisión del personal asignado hasta la presentación del informe, además

de la manera de actuar del auditor público y el control de la auditoría.

La preparación y estructuración de este documento se basa en la normatividad que regula la

función de auditoría y debe ser aplicado de manera obligatoria y homogénea por el OEC, los

Órganos Internos de Control (OIC) de las dependencias o entidades de la administración

pública estatal, y en su caso, por auditores externos que presten servicios al OEC, asimismo

la metodología general se cita de manera enunciativa mas no limitativa.

Con lo establecido en esta Guía General se pretenden realizar evaluaciones objetivas y que

den soporte al seguimiento eficaz de programas y proyectos, asegurando en todo momento

que los recursos públicos se apliquen transparentemente y conforme a las previsiones

presupuestales correspondientes, siendo esta, parte de una estrategia para una

administración pública de excelencia, que incluye la de promover la revisión de los procesos

de presupuestación, asignación, ejercicio, control y evaluación de los recursos públicos, para

garantizar eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los fines, objetivos y metas del quehacer

gubernamental.

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II. OBJETIVO DE LA GUÍA Ser un instrumento administrativo que contenga en forma ordenada y sistemática, información sobre objetivos y procedimientos de auditoría, que estandarice y facilite las actividades del auditor, interno y/o externo, en el desarrollo del trabajo de la auditoría pública en la Administración Pública Estatal, desde su planeación hasta la presentación del informe de auditoría, así como el seguimiento de las observaciones planteadas y, en su caso, la formulación del informe de presunta responsabilidad administrativa de los servidores públicos y la integración del expediente respectivo. Esta Guía General pretende orientar el desarrollo de las actividades de auditoría pública, como un marco de referencia para garantizar su calidad, eficiencia, eficacia y homogeneidad, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución. Su aplicación total o parcial puede variar en función de las características del Ente Auditado y del juicio, conocimientos y experiencia del grupo auditor.

III. ALCANCE DE LA GUÍA Esta Guía General de Auditoría Pública es aplicable al trabajo de revisión, auditoría, verificación o acción de vigilancia que realiza el personal adscrito al OEC y al OIC en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Gobierno del Estado, y en su caso, a los auditores de los despachos externos, en los términos de las disposiciones legales y administrativas aplicables. Su contenido no es limitativo, los procedimientos y los formatos de los papeles de trabajo contenidos en esta Guía General pueden ser ampliados o complementados con otros que el auditor juzgue necesarios, de acuerdo a las condiciones particulares que se presenten, debiendo aprovechar los medios electrónicos y la información disponible en las Dependencias y Entidades Paraestatales.

El OEC(1)

y los servidores públicos que éste designe, tendrán la obligación de difundir esta

Guía General entre el personal a su cargo, así como de resguardar el citado documento para su consulta.

(1) Para fines prácticos y de redacción en la presente Guía se utiliza el concepto OEC para referirse a los

Órganos Estatales de Control y a la Contraloría General del D.F.

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IV. MARCO JURÍDICO

Las disposiciones aplicables a la Guía General de Auditoría Pública, se fundamentan en la

Constitución Política del Estado y en los siguientes ordenamientos jurídicos en materia de:

Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal.

Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado.

Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria del Estado.

Normatividad en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Normatividad en materia de Obras Públicas.

Reglamentos Interiores aplicables.

Lineamientos en materia de Auditoría Pública.

Lineamiento o Acuerdo por el cual se crea el Órgano Estatal de Control.

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V. FASES DE LA AUDITORÍA La auditoría pública se realiza en tres fases (Planeación, Ejecución e Informe) y además se lleva a cabo el seguimiento a las observaciones determinadas, mismas en las que debe aplicarse la supervisión, como se muestra a continuación:

V.1 PLANEACIÓN: La Planeación de la Auditoría es la fase inicial del examen y consiste en determinar de manera anticipada los procedimientos que se van a utilizar, la extensión de las pruebas que se van a aplicar, la oportunidad de las mismas, los diferentes papeles de trabajo en los cuales se resumirán los resultados y los recursos tanto humanos como físicos que se deberán asignar para lograr los objetivos propuestos de manera más eficiente. En esta fase de la auditoría el auditor público deberá realizar una: Planeación General, y

Planeación Detallada

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En la PLANEACIÓN GENERAL el auditor público se enfocará en conocer antecedentes y generalidades del concepto a revisar, determinar los objetivos y actividades generales de la auditoría, así como delimitar la oportunidad de los recursos y tiempos asignados, aspectos que se precisarán en la carta de planeación y en el cronograma de actividades a desarrollar. Para las auditorías incluidas en los programas anuales se retomarán los resultados de la investigación previa, realizada para la formulación de dicho programa y, en su caso, se complementará con información actualizada. Carta de Planeación (Anexo 1). La información obtenida en la investigación previa se incluirá en este documento, y adicionalmente debe agregarse el nombre y cargo del personal participante en la auditoría, el servidor público que fungirá como Jefe de Grupo o Coordinador, quién será el responsable de su elaboración, misma que contará con su visto bueno y la autorización de los servidores públicos facultados del OEC o del Titular o servidores públicos facultados del OIC, en el ámbito de sus respectivas competencias. La investigación previa que realice el auditor público tiene como finalidad conocer la estructura orgánica, control interno, marco jurídico y posible problemática del concepto a auditar, que servirá de soporte para la planeación de actividades de la auditoría. Cronograma de Actividades a Desarrollar (Anexo 2). El tiempo programado para llevar a cabo la auditoría, se registrará en este documento, en el que también se describirán las actividades que el grupo de auditores efectuará desde el inicio hasta su conclusión. Es responsabilidad del Jefe de Grupo o Coordinador vigilar que las actividades determinadas para alcanzar el objetivo de las auditorías, se realicen en el tiempo y forma programados. Al finalizar la auditoría, el Cronograma de Actividades a Desarrollar se complementará con el tiempo real utilizado y, en su caso, las razones que originen las variaciones importantes. Inicio de la auditoría. El objetivo es notificar al auditado el inicio formal de la auditoría, presentar al grupo de auditores que participará en la misma, informarle los alcances y trabajos a desarrollar, así como realizar la entrega del primer requerimiento de información. El inicio formal de los trabajos de auditoría está sujeto a que el auditor público presente al auditado el escrito denominado Orden de Auditoría (Anexo 3) y levante el Acta de Inicio de Auditoría (Anexo 4) respectiva. Asimismo, se turnará copia de la Orden de Auditoría y del Acta de Inicio de Auditoría a las instancias que en cada caso se requiera. Algunos aspectos adicionales, al formato de orden de auditoría, que deben considerarse son:

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La Orden de Auditoría deberá estar dirigida al servidor público de mayor jerarquía responsable del área o programa a auditar, con quién se coordinará la auditoría.

La Orden de Inicio de Auditoría se entregará a quien va dirigida, obteniendo de puño

y letra de éste, el acuse de recibo en una copia de la misma, así como el sello oficial del área de la cual es responsable.

Se turnará copia a las instancias que en cada caso se requiera.

De ser necesario modificar el período y/o el alcance de la auditoría, dicha situación deberá notificarse al auditado mediante oficio complementario.

Estar firmado por el Titular del OEC, por el servidor público que éste designe o por servidores públicos facultados del OIC en las dependencia o entidad auditada, en el ámbito de sus respectivas competencias.

Con posterioridad, se elaborarán los oficios que sean necesarios para la obtención de información (Anexo 5) que permita a los auditores cumplir con el objetivo de la auditoría. En todos los casos el Titular del Ente Auditado y/o el servidor público designado para atender los requerimientos de información deberán proporcionar de manera oportuna y veraz la misma, en los plazos en que le sean solicitados, mismos que no deberán exceder de 5 días hábiles, esto con la finalidad de agilizar los trabajos y cumplir con los plazos de entrega de informes. En el Acta de Inicio de Auditoría, se hará constar la entrega formal de la Orden de Inicio de Auditoría, el nombre, cargo y datos de identificación de los servidores públicos participantes en el acto; el alcance de los trabajos a desarrollar y período por auditar y, en su caso, algún otro hecho que desee agregar la persona con quien se realiza la diligencia.

Oficios Complementarios. Si en la ejecución de la auditoría se requiere ampliar, reducir o sustituir a los auditores, así como modificar el objeto o el periodo a revisar; se hará del conocimiento del Titular del Ente Auditado, mediante oficio suscrito por el servidor público que emitió la Orden de Auditoría o por quien lo supla en su ausencia, el cual deberá:

a) Dirigirse al servidor público a quien se giró la Orden de Auditoría y contener el nombre y domicilio del Ente Auditado.

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b) Estar fundamentado, según corresponda, con el señalamiento de que el oficio

se hace en alcance de la Orden de Auditoría respectiva.

c) Citar a los auditores que a partir de la fecha del oficio, se sustituyen, se

incorporan o se retiran de la auditoría y/o describir de manera concreta en qué

consiste la modificación del objeto o el periodo a revisar.

d) Estar firmado por el Titular del OEC o por los servidores públicos que éste

designe o por el Titular o los servidores públicos del OIC en el Ente Auditado,

conforme a las atribuciones que les confiere la normatividad en la materia.

En la PLANEACIÓN DETALLADA el objetivo es determinar la naturaleza, alcance,

oportunidad y procedimientos por aplicar para cada uno de los conceptos a revisar. Para lo

anterior, se considera el análisis de la información complementaria y del estudio y evaluación

del control interno, lo que permitirá al auditor conocer el ambiente de control y el grado de

confianza que podrá depositar en el concepto a revisar.

La suficiencia o insuficiencia del control interno en el trabajo de auditoría se representa de la

manera siguiente:

Mayor

Menor

EFICIENCIA DEL

CONTROL INTERNO

CONFIANZA EN LA

INFORMACIÓN

PROFUNDIDAD

REQUERIDA EN LAS

PRUEBAS DE AUDITORÍA

Mayor

Menor

Menor

Mayor

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La comprensión del control interno se realiza a través de la indagación, observación, inspección de documentos, registros y operaciones a las que se sujetará la auditoría, mediante el empleo, entre otros, de los siguientes métodos:

Descriptivo

Consiste en la identificación y clasificación de las actividades de un proceso, incluidas las áreas y personal que intervienen; los registros y periodicidad con que se realizan, así como la normatividad a la que se encuentran sujetas.

Cuestionarios

Consiste en la formulación de preguntas enfocadas a la obtención de información específica.

Gráfico

Consiste en la presentación de las actividades y elementos que conforman un proceso mediante gráficas y esquemas.

Con base en la planeación detallada se formulará el Marco Conceptual (Anexo 6), con los siguientes datos: identificación de la auditoría; concepto a revisar; objetivo específico que se persigue; universo, muestra, así como los procedimientos que se aplicarán durante el desarrollo del trabajo de auditoría, asimismo, podrá elaborarse un marco conceptual por cada concepto a revisar.

V.2 EJECUCIÓN: Concluida la planeación detallada, el auditor público está en posibilidad de compilar toda la información y documentación que requiera para iniciar el análisis respectivo. Con esta actividad, inicia la Ejecución de la Auditoría, fase en el que el objetivo es obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente que permita al auditor público conocer la situación del concepto por revisar a fin de contar con los elementos de juicio suficientes para emitir una opinión sólida, sustentada y válida, motivo por el que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad.

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En la Ejecución de los trabajos de auditoría deben considerarse los aspectos siguientes:

Las Fases de la Ejecución de la auditoría, y

Los Papeles de Trabajo de la auditoría Fases de la Ejecución. Está integrado por el proceso de recopilar, registrar y analizar la información y evaluar los resultados del concepto sujeto a revisión o auditoría. La ejecución del trabajo de auditoría pública consiste en una serie de actividades que se realizan de manera lógica, cronológica y sistemática para que el auditor público se allegue de los elementos informativos necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas.

a) Recopilación de información El auditor público se allega de la información y documentación para el análisis del concepto a revisar o auditar; asimismo, debe ser cuidadoso y explícito en la formulación de sus solicitudes. Si es necesario se pueden solicitar otro tipo de documentos, por ejemplo a las siguientes instancias: Tesorería de la Federación (Anexo 7), Administración Local de Auditoría Fiscal (Anexo 8) o al Registro Público de la Propiedad y del Comercio (Anexo 9).

b) Registro de datos

Se lleva a cabo en cédulas de trabajo, en las que se asientan los datos referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre los conceptos a revisar o auditar.

c) Análisis de la información

Consiste en la desagregación de los elementos de un todo para ser examinados a detalle, y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. La profundidad del análisis estará en función del objetivo planteado y en relación directa con el resultado del estudio y evaluación de control interno. Si el concepto a revisar o auditar muestra irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades, el análisis será más extenso.

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d) Evaluación de los resultados

Para la evaluación de los resultados deben considerarse todos los elementos de juicio suficientes para poder concluir sobre lo revisado o auditado y estar sustentado con evidencia documental que pueda ser constatada, y no basarse en suposiciones. Esta conclusión se asentará en los papeles de trabajo del auditor público y, en caso de determinarse irregularidades, se incluirán en cédulas de observaciones, en las que se consignarán, en su caso, el monto del presunto daño patrimonial y/o perjuicio; las disposiciones legales y normativas que se incumplen; las recomendaciones; nombre, cargo y firma del Titular del Ente Auditado, de los servidores públicos directamente responsables de atender las observaciones planteadas y de los auditores responsables de coordinar y de supervisar la ejecución de la auditoría, así como la fecha de firma y del compromiso para la solventación de las observaciones.

Papeles de Trabajo. La aplicación de los procedimientos de auditoría se hace constar en cédulas de trabajo, las cuales deben contener el soporte documental de la planeación, ejecución, conclusión y supervisión del trabajo y de esta manera quedar soportada la suficiencia, relevancia y pertinencia de la evidencia, además de ser la base de las observaciones, conclusiones y recomendaciones del trabajo de auditoría realizado. Las cédulas de trabajo se clasifican de la siguiente manera: Cédulas sumarias: Contienen la integración de un grupo homogéneo de datos e

información que conforman el concepto a revisar o auditar, hacen referencia a las cédulas analíticas e indican la conclusión general sobre el concepto revisado o auditado.

Cédulas analíticas: Contienen datos e información detallada del concepto revisado o auditado y los procedimientos de auditoría aplicados.

El número de cédulas a utilizar dependerá de la amplitud de las operaciones revisadas o auditadas y de la profundidad con que sean analizadas. Lo importante es el ordenamiento lógico que se les dé dentro de los expedientes de auditoría y la anotación de la conclusión a la que se llegó. En el Anexo 10 se mencionan los requisitos mínimos que deben contener las cédulas de trabajo.

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Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados. Si llegan a utilizarse reportes y resúmenes elaborados por las áreas revisadas o auditadas, a estos documentos se les deberá dar el mismo tratamiento como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor público, siempre y cuando lleve la anotación de dónde se obtuvo y cómo se verificó la veracidad de la información en él contenida. En lo general, basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquéllos que sustentan las observaciones, cuya documentación deberá cubrir las características de suficiencia, competencia, relevancia y pertinencia.

La documentación original o en copia certificada que compruebe una presunta responsabilidad administrativa, se integrará al expediente que se envíe al área de responsabilidades o a la autoridad competente, sin que en ella se efectúen anotaciones.

Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices, referencias y marcas de auditoría y tienen el objetivo de simplificar la identificación de datos y aclarar cifras:

a) Índices. Son claves que permiten facilitar el ordenamiento de las cédulas de auditoría

y localizar el lugar exacto de una cédula en el o los legajos de papeles de trabajo. Se sugiere que éstos se anoten con lápiz color rojo en la esquina superior derecha de cada foja. Mediante este índice se pueden distinguir las cédulas sumarias y analíticas, así como identificarlas por grupos homogéneos. De la lectura del índice se conoce el tipo de cédula de trabajo de que se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes de auditoría. En el Anexo 11 se presenta un ejemplo de Índices de Auditoría. El uso de los índices, cruzados en los papeles de trabajo para relacionar las cédulas, es uno de los aspectos principales para facilitar la revisión de los mismos o la consulta de determinado rubro, partida, cifra o concepto específico.

b) Referencias. Son el enlace entre cifras o información que aparece en las diferentes

cédulas, que se anotan para cruzar los datos.

c) Marcas. Son signos o señales que el auditor público anota en sus papeles de trabajo

para evidenciar las investigaciones realizadas, con lo cual se facilita su trabajo, aprovecha espacio y agiliza la supervisión del trabajo ejecutado.

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Los auditores públicos deberán contar con los sistemas de índices numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que consideren más adecuados, siendo de uso obligatorio y homogéneo para los auditores públicos.

Para efectos de esta Guía General, en el Anexo 12, a manera de ejemplo, se relacionan las marcas más comunes en el trabajo de auditoría pública; lo importante es que desde el inicio de la auditoría el auditor público señale su significado al calce de su cédula o en una cédula de marcas.

Las reglas generales para la elaboración de las cédulas de trabajo son:

a) Identificar el concepto a revisar, la fecha de elaboración de la cédula, iniciales y

rúbricas del auditor público que la elaboró y del Jefe de Grupo o Coordinador como evidencia de la supervisión que realizó.

b) Estar completas y suficientemente detalladas, de tal manera que permitan su

inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad.

c) Contener fuentes de información, cruces, marcas, referencias y notas.

d) Ser pulcras, legibles y ordenadas lógicamente.

e) Ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de

computadora, con el fin de evitar la alteración de su contenido.

f) Cuando sean utilizados en casos con presunta responsabilidad o correspondan a

arqueos de fondo de valores deben elaborarse con bolígrafo de tinta negra o, en su caso, impresiones claras de computadora.

g) El manejo y custodia de los papeles de trabajo son exclusividad del grupo de

auditoría.

h) La información contenida en los papeles de trabajo es de carácter confidencial, por lo

que su uso y consulta están vedados a toda persona ajena al grupo de auditores, salvo requerimiento de autoridad competente.

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Los papeles de trabajo y demás documentos que se hayan generado u obtenido formarán parte del expediente de auditoría, deben integrarse en legajos ordenados de manera lógica, con un índice y ser resguardados de conformidad con las disposiciones normativas aplicables.

La documentación que por sus características se clasifique como confidencial o reservada, en términos de transparencia y acceso a la información pública y demás ordenamientos legales que sobre el particular se expidan, preferentemente se integrará en un legajo específico.

V.3 INFORME:

Comentadas las observaciones determinadas y firmadas las cédulas respectivas por los responsables de su atención o sustentadas con el acta correspondiente en caso de negativa, el auditor público, dará a conocer los resultados determinados en la auditoría al Titular del Ente auditado, al Titular de la dependencia o entidad, así como a los demás servidores públicos que en cada caso se requiera, a través del documento denominado Informe de Auditoría. En este contexto, el objetivo del Informe de Auditoría es que el auditor público emita su opinión general o juicio respecto de la situación del concepto revisado o auditado, apoyada en la evidencia obtenida, así como dar a conocer los hallazgos detectados y sus recomendaciones, que contribuyan a mejorar la eficiencia en la operación de los procesos sustantivos del área auditada y a prever o disminuir los niveles de corrupción.

El Informe de Auditoría debe contener la declaración formal del auditor público de haber desarrollado el trabajo de auditoría de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en México y aplicado los procedimientos que en cada caso se consideraron necesarios. Si por alguna circunstancia el auditor público se ve obligado a apartarse de las Normas, indicará en el informe los motivos que tuvo para ello, así como los criterios y procedimientos alternativos que haya aplicado. Dicho informe se genera en dos tantos originales, de los cuales uno se entrega al Ente Auditado con copia simple de las observaciones firmadas, mientras que el otro tanto se utiliza como acuse de recibo y se archiva por separado, junto con los originales de las cédulas de observaciones.

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En la emisión del Informe de Auditoría el auditor público debe considerar los atributos de calidad que debe tener el Informe, mismas que corresponden a:

a) Oportunidad. Emitir el informe en tiempo, de tal manera que permita tomar las

acciones requeridas en el periodo preciso.

b) Integridad. Deben incluirse sin omisión alguna todos los hechos importantes

observados, proporcionando una visión objetiva de las cuestiones advertidas, así como de las conclusiones y recomendaciones que se hagan.

c) Competencia. Asegurarse de que los resultados informados correspondan al objeto

de la auditoría.

d) Relevancia. Considerar los asuntos trascendentales de la situación u operaciones

examinadas.

e) Objetividad. Presentar con imparcialidad la verdad o realidad de los actos, hechos o

situaciones comprobados, hasta donde dicha verdad o realidad sea razonablemente accesible y esté respaldada con evidencia probatoria de calidad.

f) Convicción. Hacer que la solidez de la evidencia conduzca a cualquier persona a las

mismas conclusiones a que llegó el auditor.

g) Claridad. Cuidar la estructura, terminología y redacción empleadas, de manera que

permitan que la información pueda ser entendida por cualquier persona, aun la no versada en el tema.

h) Utilidad. Aportar elementos que propicien la optimación del uso de los recursos y el

mejoramiento de la administración.

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El Informe consta de los elementos siguientes:

1. Oficio de envío de Informe de Auditoría

2. Informe de Auditoría

3. Acta de Cierre de Revisión Documental

1. Oficio de Envío de Informe de Auditoría (Anexo 13). Documento mediante el cual se

entrega el informe de auditoría al servidor público a quien le fue remitida la Orden de Inicio de Auditoría (Anexo 3). Este oficio presenta como característica principal una síntesis de las irregularidades relevantes que se detectaron durante la revisión.

2. Informe de Auditoría (Anexo 14). Este Informe se compone por las partes que a

continuación se señalan:

Carátula del Informe. Presenta un resumen de los datos más importantes de la auditoría practicada, para su fácil e inmediata identificación, en la cual se incluyen, entre otros datos, el área evaluada, número de control de la revisión, fechas de inicio y término y responsables de la auditoría (Anexo 15). Índice. En este punto se enumeran los capítulos que integran el informe, señalando el número de la página donde se localiza cada apartado. Cuerpo del Informe. Este apartado incluye el texto mediante el cual se dan a conocer los resultados de los trabajos realizados de manera simplificada, su estructura es la siguiente: I) Antecedentes de la auditoría. En el caso de auditorías financieras, de

legalidad, administrativa, integrales y de desempeño, se anotarán las causas que originaron la revisión, las principales funciones u operaciones del área o programa por evaluar y cualquier otro elemento que merezca ser mencionado. Tratándose de auditorías de seguimiento, se indicarán el número y fecha de las revisiones en las que se originaron las observaciones objeto del seguimiento y cantidad de las mismas.

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II) Objeto y periodo revisado. Se indican los logros que se propusieron alcanzar

con la revisión, el lapso en que se realizaron los trabajos de auditoría y el periodo evaluado (ejercicio, trimestre, bimestre), además de las áreas, programas o rubros evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporción porcentual respecto a sus universos particulares y, en general, el trabajo realizado y la metodología utilizada.

III) Resultados de los trabajos desarrollados. En este apartado se describen los

aspectos relevantes identificados durante la auditoría, pero no como una transcripción o síntesis de las observaciones determinadas ni la mención de desviaciones específicas o particulares. Los resultados asentados deben corresponder a problemas definidos con precisión y que son el origen de las desviaciones, como quedó plasmado en las cédulas de observaciones, haciendo énfasis en las repercusiones dentro de procesos, actividades o áreas auditadas. Además, los resultados deben proporcionar información valiosa para la toma de decisiones por parte de los servidores públicos responsables de atenderlas; por ello, el auditor público vinculará las diferentes desviaciones para mostrar cómo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeación, programación y ejecución de las áreas o programas y, consecuentemente, el logro de los objetivos.

El objetivo del Informe va más allá de evidenciar los errores o deficiencias, también destaca aquellos aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de éxito que permitieron la consecución de los objetivos.

IV) Conclusiones. Es importante señalar las deficiencias más significativas, así

como promover acciones que conlleven a su solución; por ello, dentro del Informe de Auditoría se incluirá la conclusión y recomendación general. Debido a que dentro de las cédulas de observaciones quedaron plasmadas recomendaciones específicas concertadas con los servidores públicos responsables de atenderlas, la recomendación general debe estar planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la planeación, programación, organización, ejecución, control y evaluación de los programas asignadas al área auditada.

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Por lo anterior, la recomendación general debe encaminarse a dar a conocer esos elementos y la manera de minimizar su impacto en el desarrollo de las actividades de la dependencia o entidad auditada.

V) Cédulas de Observaciones (Anexo 16). En este apartado se incluyen todas

las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores públicos responsables de las áreas donde surgieron, también deben estar firmadas por el responsable del área de auditoría como evidencia de la supervisión que realizó y de la formalización de su envío al área auditada.

La presentación de las observaciones a los responsables de la operación revisada y del Ente Auditado se llevará a cabo en reunión, antes de su presentación formal en el Informe de Auditoría.

En dicha reunión se solicitará la participación del personal involucrado en los hallazgos determinados, así como de personal con atribuciones para tomar decisiones, obteniendo en su caso, elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen las situaciones observadas.

Asimismo, podrá concertar con los servidores públicos las recomendaciones que incluyan aquellas acciones que permitan dar solución a las situaciones observadas y a la problemática esencial que las ocasiona.

La importancia de la Cédula de Observaciones radica en el planteamiento claro y preciso de la problemática detectada, del origen de la misma y de las recomendaciones para su solución.

Si en el curso de la auditoría se detectan presuntas responsabilidades de tipo administrativo y/o penal, se procederá a elaborar el Informe de Presunta Responsabilidad Administrativa y a integrar el respectivo expediente de conformidad con el capítulo VIII de esta Guía General y en apego a las disposiciones legales estatales que rigen los casos con presunta responsabilidad de servidores públicos.

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3. Acta de Cierre de Revisión Documental (Anexo 17) Los resultados de las auditorías se dan a conocer al área auditada mediante el Informe de Auditoría respectivo; no obstante habrá ocasiones en las que dichos resultados se darán a conocer mediante actas administrativas. Cuando los responsables de atender las recomendaciones de las observaciones determinadas se negaran a firmarlas, podrán realizarse actas de cierre de revisión documental en las que se harán constar los motivos por los que no fueron firmadas las observaciones, así como las declaraciones del auditado y de los auditores.

VI. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES La auditoría no concluye con la emisión del Informe; ya que el auditor público al establecer en el Informe de Auditoría una serie de recomendaciones para corregir la problemática detectada, verifica a través de las Auditorías de Seguimiento que los Entes Auditados atiendan, en los términos y plazos acordados, las recomendaciones preventivas y correctivas planteadas en las cédulas de observaciones de los informes emitidos en auditorías anteriores e informa el avance de su solventación. En este sentido, el auditor público se enfoca a la revisión y comprobación de las acciones realizadas por el auditado para atender, en tiempo y forma, las recomendaciones propuestas en las cédulas de observaciones, con la finalidad de subsanar las anomalías y evitar su recurrencia.

Aspectos a considerar

Para el Seguimiento de las Observaciones, los auditores públicos recopilarán y registrarán datos, analizarán la información y evaluarán los resultados, asimismo, aplicarán los procedimientos de auditoría que consideren necesarios para contar con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante con la que sustenten sus conclusiones.

Con el fin de que la instancia de control pueda orientar los seguimientos, se recomienda:

a) Comprometer al Titular del Ente Auditado en la atención de las recomendaciones.

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b) Fortalecer la comunicación con el Ente Auditado para llevar a cabo un seguimiento

permanente de las observaciones determinadas, hasta su solventación.

c) Promover que el Ente Auditado programe acciones oportunas que aseguren el

cumplimiento de las recomendaciones.

d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las

recomendaciones, con objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias.

e) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las

recomendaciones.

Las cédulas de seguimiento de observaciones antes de quedar plasmadas en el Informe de Auditoría, deben ser comentadas con el responsable del Ente Auditado, ya que manifiestan el grado de avance en la atención de observaciones; asimismo, en ellas se incluirá también el nombre y la firma del auditor público que realizó el seguimiento y del Jefe de Grupo o Coordinador. En el Anexo 18 se incluye el modelo de las cédulas de seguimiento.

Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría, los siguientes datos:

La observación a la cual se dá seguimiento.

Las acciones realizadas por el área operativa para solventar la observación.

El juicio u opinión del auditor público para considerar solventada o no la observación.

En caso de no estar solventada la observación, incluye el replanteamiento que

propone el auditor público y/o las medidas correctivas y preventivas para solventarla.

La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las observaciones.

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Las cédulas de seguimiento deberán ser generadas en dos tantos originales, de los cuales uno se entrega al auditado junto con el oficio de solventación, mientras que el otro tanto se utiliza como acuse de recibido y se archiva junto con el oficio antes mencionado, formando parte del expediente de auditoría. En el Anexo 19 se encontrará un ejemplo de la carátula del Expediente de Seguimiento.

Oficio de Resultados de Seguimiento (Anexo 20). Una vez comentadas las cédulas de seguimiento, mediante oficio girado por el Titular del OEC o del Órgano Interno de Control del Ente Auditado, se informarán los resultados determinados en el seguimiento al Titular del Ente Auditado y a las instancias que en cada caso se requiera, anexando para tal efecto las cédulas de seguimiento. En caso de no solventar las observaciones se le informa al área responsable el plazo con que cuenta para que emprendan las acciones pertinentes a fin de solventar las observaciones pendientes.

El oficio de resultados de seguimiento deberá estar firmado por el Titular del OEC o Titular de OIC del Ente Auditado o por el servidor público que tenga la facultad para ello, dicho oficio se entregará a quien va dirigido, obteniendo de éste, el acuse de recibo en una copia de la misma, así como el sello oficial del área responsable; turnando copia a las instancias que en cada caso se requiera.

En el programa anual de control y auditoría debe considerarse la programación de los seguimientos; sin embargo, este es un proceso continuo, por lo que la OEC o el OIC del Ente Auditado, llevará los registros y controles que sean necesarios, para instrumentar programas de abatimiento de observaciones.

VII. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El éxito, efectividad y calidad de una auditoría dependen en gran medida de la supervisión y conocimiento que se le den a la misma en todos los niveles jerárquicos, ya que teniendo una adecuada supervisión es posible controlar y reforzar las actividades que se realizan en ella.

La Supervisión es la revisión del trabajo del grupo de auditores realizado en cumplimiento de los objetivos de la auditoría, mediante la aplicación de normas y procedimientos específicos, llevados a cabo desde el inicio de la auditoría hasta su conclusión.

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La intensidad de la supervisión que se ejerce sobre los auditores es directamente proporcional al nivel de experiencia, conocimientos y capacidad profesional del auditor; entre menores sean estos atributos mayor será la supervisión; asimismo, también influye la dificultad y especialidad del aspecto que se audita; sin embargo, no se debe coartar la libertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisión.

La supervisión persigue los siguientes objetivos:

a) Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del trabajo

del auditor público, en función de los objetivos planteados.

b) Buscar que el desarrollo de las auditorías se logre con la máxima eficiencia, eficacia y

economía, en apego a las Normas aplicables.

c) Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la

auditoría pública.

d) Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los

objetivos fijados y proporcionen información objetiva, además de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.

e) Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría.

f) Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos de auditoría.

g) Asegurar que las recomendaciones efectuadas por el auditor contribuyan a solucionar

las irregularidades observadas y a prevenir su recurrencia.

En los Anexos 21 y 22 se encuentran los formatos de Cédulas de Supervisión de Auditoría y de Seguimiento; y en el Anexo 23, la Cédula Única de Auditoría.

La supervisión en la auditoría debe abarcar la verificación de:

a) La adecuada planeación de los trabajos.

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b) La ejecución del trabajo conforme al programa de auditoría (Carta de Planeación, el Marco Conceptual) y las modificaciones autorizadas al mismo, el cumplimiento de los tiempos establecidos en el Cronograma de Actividades a Desarrollar y, en su caso justificar las variaciones, observando que el resultado de la aplicación de procedimientos y técnicas sea congruente con los alcances previstos.

c) La correcta formulación de los papeles de trabajo.

d) El debido respaldo de las observaciones y conclusiones.

e) El adecuado cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

f) Los requisitos de calidad de los informes de auditoría en cuanto a precisión, claridad y objetividad y que se formulen en términos constructivos y convincentes.

g) El cumplimiento de las normas de auditoría, aplicables en su caso. Por lo anterior, la función de Supervisión de los trabajos de auditoría debe ser aplicada en cada una de las fases de la auditoría, así como en el seguimiento respectivo, y debe dejarse evidencia de la supervisión realizada en los papeles de trabajo, con la rúbrica del Jefe de Grupo o Coordinador en las cédulas de trabajo y el llenado de las cédulas de supervisión.

VIII. ELABORACIÓN DE LOS INFORMES E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE SERVIDORES PÚBLICOS

VIII.1 Objetivo Proporcionar un marco de referencia que facilite y estandarice la elaboración de los informes de presunta responsabilidad administrativa de servidores públicos en todos sus apartados; así como para la debida integración del expediente, con la evidencia documental que soporte la irregularidad detectada y disponer de los elementos indispensables para dar vista a las autoridades competentes y que éstas puedan, conforme a sus facultades, tramitar el procedimiento con apego a la normatividad respectiva en materia de responsabilidades administrativas de los servidores públicos y resolver en su oportunidad lo conducente.

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Por lo anterior, esta Guía General es aplicable para aquellos casos de presuntas responsabilidades que se determinen en las auditorías, revisiones, visitas de inspección o en el seguimiento de las observaciones que practique el OEC, Titulares de los Órganos Internos de Control o de Auditoría Interna.

La debida integración y remisión del informe de presunta responsabilidad administrativa (Anexo 24) permitirá que la autoridad competente tramite y resuelva, en tiempo y forma, al contar con elementos suficientes que conlleven, en su caso, a iniciar el procedimiento administrativo de responsabilidades administrativas.

Es importante mencionar que, al igual que el resto de la Guía General, este apartado contiene elementos de carácter enunciativo más no limitativo, por lo que los auditores públicos comisionados realizarán todas las acciones que consideren necesarias en relación al trabajo de auditoría y de acuerdo al caso específico, con la máxima diligencia, eficacia, eficiencia y confidencialidad, a efecto de integrar debidamente el expediente de presunta responsabilidad, con estricto apego a las atribuciones y facultades que tienen conferidas en los ordenamientos legales correspondientes.

VIII.2 Integración del Expediente con Presunta Responsabilidad Administrativa

Objetivo

Obtener y ordenar de manera cronológica la evidencia documental relacionada con los hechos y las irregularidades determinadas.

Referencia Actividad

1

Realizar las gestiones necesarias para la obtención de toda la evidencia documental, tal como: documentos financieros, presupuestarios, contables, administrativos, legales y de operación que se involucren con el proceso revisado y se relacionen directamente con la irregularidad, actuando siempre con estricto apego a las disposiciones jurídicas.

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Aplicando los procedimientos y técnicas de auditoría que se consideren

necesarios, tales como: inspección física, documental y testimonial; cuyo objetivo prioritario, es reunir los elementos de juicio que soporten las irregularidades detectadas de acuerdo al caso específico.

Lo anterior, con cuidado y diligencia profesional en la selección de pruebas y evidencias.

Fundamento:

Normas Generales de Auditoría Pública: Tercera, Cuidado y Diligencia Profesionales; Séptima, Evidencia; Octava, Papeles de Trabajo; y Novena, Tratamiento de Irregularidades.

2

Analizar y estudiar los documentos que conformarán el expediente, considerando que los documentos, permiten probar o confirmar algo, por lo que éstos deberán ser idóneos para relacionarse con los hechos que dieron origen a las irregularidades detectadas.

Fundamento:

Normas Generales de Auditoría Pública: Novena, Tratamiento de Irregularidades.

2.1

La documentación que compruebe una presunta responsabilidad administrativa, deberá estar necesariamente vinculada con los actos u omisiones considerados como irregulares, y relacionados con la hipótesis normativa (disposición jurídica aparentemente violentada), y se integrará al expediente que se envíe a las áreas competentes, sin que en ella se efectúen anotaciones.

Para el caso en que se requieran copias certificadas de la documentación, será indispensable que:

Quien realice la certificación se encuentre facultado para tal efecto en la ley, reglamento respectivo, manuales de organización o procedimientos u otros cuerpos normativos análogos.

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En la leyenda de certificación, se indique que el documento que se certifica es copia fiel del original que se tuvo a la vista, el fundamento jurídico para certificar de quien lo realiza, así como la razón por la cual lo tiene a la vista.

Tratándose de certificaciones realizadas por Fedatario Público, institución bancaria o terceros, los documentos certificados deberán obtenerse mediante oficio emitido por el área o Ente Auditado.

3

Elaborar las cédulas sumarias y analíticas necesarias para la integración de los importes, cifras y datos que faciliten la identificación de la documentación e información que integra el expediente.

Las cédulas deben ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de computadora, con el fin de evitar la alteración de su contenido, contar con fecha de elaboración, título o rubro revisado, marcas y su significado, referencias, fuente de datos y conclusiones; asimismo, deben contener el nombre, cargo y firma de quien la elaboró y supervisó; sin perder de vista que los auditores que firman las cédulas hayan sido incluidos en la orden de auditoría, o bien, en el oficio de ampliación de auditores comisionados.

Fundamento:

Normas Generales de Auditoría Pública: Octava, Papeles de Trabajo.

4

Ordenar de manera cronológica la evidencia documental que soporta la irregularidad, es decir, conforme se fueron desarrollando los hechos, y posteriormente, clasificarla en la cédula respectiva.

Fundamento:

Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima, Evidencia; y Octava, Papeles de Trabajo.

5

Incluir copia de los artículos de las leyes, reglamentos, estatutos orgánicos, manuales, políticas, lineamientos y procedimientos internos transgredidos, vigentes en la época en que se suscitaron los hechos mismos que deberán estar relacionados con los actos u omisiones que propiciaron la(s) irregularidad(es).

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En el caso de los manuales de organización y de políticas y procedimientos o cualquier otra normatividad en la que se establezcan obligaciones a los servidores públicos, éstos deberán estar publicados en el Diario Oficial del Estado, o en su caso, deberá existir un documento que confirme fehacientemente que dicha normatividad fue hecha del conocimiento, oportunamente, del servidor público presunto responsable.

Fundamento:

Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima, Evidencia.

6 Integrar el expediente por bloques de documentación, mismos que deberán ser identificados con separadores debidamente rotulados, cada uno de los cuales constituirá un anexo (se enumerarán con dígitos arábigos).

6.1 Incluir tantos anexos como se considere necesario, de tal forma que la autoridad correspondiente cuente con la evidencia suficiente que soporte la(s) irregularidad(es).

Fundamento:


6.2

En caso de que el expediente sea voluminoso, se propone incluir no más de quinientas fojas a cada uno de ellos, identificando su orden y el total de legajos que lo conforman, para lo cual será necesario colocar una etiqueta al frente de la portada de cada uno de los legajos que incluya la referencia, por ejemplo: de 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3, etc., y agregar el título con el que se identifique el asunto.

6.3

Los anexos 1, 2 y 3, invariablemente, deberán corresponder a los antecedentes de creación de la entidad (incluyendo sólo aquellos datos relevantes de la misma), marco jurídico del Ente Auditado (1), orden de auditoría (2) y acta de inicio de auditoría (3).

En caso de contar con oficios de ampliación, reducción o sustitución de auditores comisionados, incluirlos como anexo 4, agregando las actas de hechos o informe respectivo.

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6.4

Integrar en el último anexo del expediente la documentación solicitada a la Unidad Administrativa de personal, en copias certificadas que acredite fehacientemente la calidad de servidor(es) público(s) de aquellas personas físicas que resulten presuntos responsables, tales como: nombramiento, contrato, tipo de contratación (base y confianza), percepciones a la fecha de los hechos, registro federal de contribuyentes con homoclave, CURP, último domicilio registrado, actas en las que conste la designación, movimientos internos de personal (altas y bajas, correspondientes a la época en que se presentó la irregularidad), credencial o identificación del centro de trabajo (vigente a la fecha en que ocurrió la irregularidad).

Fundamento:


7 Foliar consecutivamente todos los documentos anexos al expediente, iniciando la numeración a partir del anexo 1.

Verificar que no se omita ningún folio.

(El foliado se realizará a lápiz cuando se envíe para revisión y a tinta cuando se envíe en forma definitiva a las áreas correspondientes).

VIII.3 Obtención de Evidencia Objetivo Obtener la documentación soporte que acredite los actos irregulares.


1

El auditor público debe conocer, analizar y evaluar los sistemas de control interno mediante una exhaustiva revisión de los procesos operativos en los que se haya(n) encontrado alguna(s) posible(s) irregularidad(es) y, en su caso, determinar la(s) presunta(s) responsabilidad(es) administrativa (as) por actos u omisiones atribuibles a servidores públicos.

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Fundamento: Normas Generales de Auditoría Pública: Quinta, Sistemas de Control

Interno. En la integración del expediente de presunta responsabilidad administrativa, se

deberán aportar todos aquellos elementos probatorios documentales, que demuestren las irregularidades señaladas en el informe, y que hubieran sido detectadas con motivo de las auditorías, es decir, documentos con los que se evidencien las conductas atribuibles a los servidores públicos considerados como presuntos responsables por los actos u omisiones que constituyan violaciones a la normatividad aplicable.

2

En su caso, obtener de los servidores públicos involucrados constancias por escrito de las actividades realizadas u omitidas y relacionadas con la irregularidad, elaborando el acta correspondiente a cada servidor público cuestionado.

En caso de hacer constar hechos donde el servidor público reconozca actos u

omisiones objeto de la irregularidad, tal comparecencia deberá hacerse ante persona facultada para recibir la declaración, o en su caso, hacer constar tales hechos en forma cronológica, en primera persona y no como narración de los auditores, en la que deberán constar cantidades, volúmenes o cifras exactas. En caso de formular preguntas, éstas no deben contener respuestas cerradas (“si” y “no”), por el contrario deberán estructurarse de tal forma que conlleven a obtener respuestas que proporcionen manifestaciones espontáneas.

Fundamento:


3

De ser factible, mediante los procedimientos que se consideren necesarios y en a pego a las atribuciones y facultades que rigen el trabajo de auditoría, obtener de los terceros involucrados aquellos documentos y evidencias que sustenten la irregularidad y dejar constancia de éstas mediante el (las) acta(s) respectiva(s).

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En el caso de documentos públicos la documentación debe recabarse en copia

certificada en atención a que las copias simples pueden objetarse en cuanto autenticidad o exactitud; si se trata de documentos privados provenientes de terceros (también particulares), si no fuera posible recabar copias certificadas, obtener copia simple, especificando que la misma fue cotejada con el original y transcribir su contenido en un acta que deberá ser firmada por el particular facultado.

Fundamento:


4 Para los casos en que exista la necesidad de instrumentar actas circunstanciadas:

El acta es un documento público elaborado por el personal comisionado o

habilitado para hacer constar en forma circunstanciada los hechos, actos u omisiones observados durante el desarrollo de una auditoría.

Dicho documento deberá cumplir los requisitos formales siguientes:

El lugar en que se lleva a cabo, fecha y hora de inicio.

Datos de la orden de auditoría o documento que legitime las actuaciones

de los servidores públicos.

Identificación de los auditores, asentando los datos de las credenciales

oficiales que los acreditan.

La designación, nombre y cargo de la persona con quien se entiende la

diligencia, asentando los datos de la credencial que lo identifica.

La designación de los testigos realizada por la persona con quien se

entiende la diligencia o en su caso, por el personal comisionado.

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Obtener copia de la identificación de las personas que intervienen en el

acta, las que deberán contener la firma de cada uno de ellos.

En caso de que alguna de las personas que intervienen en el acta, se

ostente como representante legal o apoderado de una persona moral, deberá solicitarse preferentemente en copia certificada, poner a la vista el documento que acredite fehacientemente tal carácter.

Mencionar en el cuerpo del Acta que la misma fue leída en presencia de

quienes intervinieron en ella.

Obtener las firmas de todos y cada uno de los que en ella intervengan.

Con la finalidad de identificar a quién corresponden las rúbricas

contenidas en el acta, se sugiere que éstas se estampen también en el espacio correspondiente para la firma.

5

Identificar a los servidores públicos presuntos responsables por actos u omisiones que constituyan violaciones a la normatividad contravenida, considerando que la responsabilidad administrativa puede ser atribuida a una o más personas, de acuerdo a las funciones inherentes al empleo, cargo o comisión, de conformidad con las disposiciones aplicables.

Fundamento:

Normas Generales de Auditoría Pública: Tercera, Cuidado y Diligencia

Profesionales; y Séptima, Evidencia.

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VIII.4 Elaboración del Informe Objetivo Describir de manera cronológica, clara, congruente y precisa la información relativa a todos y cada uno de los apartados que conforman el informe.


1

Elaborar el informe de manera cronológica, clara, precisa, concisa y congruente, de tal forma que los actos u omisiones sean debidamente narrados y soportados con la evidencia documental que los acredite, de acuerdo con el modelo de informe del apéndice de esta guía, el cual deberá incluir, como mínimo, los siguientes apartados:

I. Proemio II. Antecedentes de la auditoría III. Hechos V. Presuntos responsables y precisión de las irregularidades IV. Presunto daño patrimonial y/o perjuicio y/o lucro indebido VI. Conclusiones del informe VII. Datos de los auditores que elaboraron el informe

2

Indicar en el Proemio del informe, los nombres completos de los auditores designados en la orden de auditoría que rinden el informe, estableciendo en forma precisa y sintetizada: el periodo de revisión en que se llevó a cabo la auditoría; el periodo en que se suscitaron los actos u omisiones de los servidores públicos que dieron origen a la irregularidad (incluyendo la fecha exacta), especificando la consecuencia; y, en su caso, el daño, perjuicio causado a la Hacienda Pública, lucro indebido con motivo del acto, omisión o beneficio de que se trate.

3

En el apartado de Antecedentes de la auditoría se mencionarán los datos de la dependencia o Ente Auditado, así como los correspondientes a la orden y acta de inicio de auditoría, y, en su caso, los datos relativos a las modificaciones del personal comisionado (ampliación o sustitución), describiendo los siguientes aspectos:

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a) Antecedentes de la dependencia o Ente Auditado, tales como: datos de su

legal existencia, objetivos, funciones y atribuciones; para el caso de entidades, fecha de constitución.

b) Fecha y número de la orden de auditoría, fundamento legal, nombre del

servidor público al que se le notificó, objetivo de la misma; y nombre y cargo de quien expidió la orden, asegurándose que éste cuente con facultades para tal efecto.

c) Fecha de recepción de la orden de auditoría.

d) Nombre y cargo del servidor público que atendió la visita o en su caso, del

responsable designado para la atención y desahogo de la auditoría.

e) Indicar la fecha y forma en que se comunicó al Titular del Ente Auditado, el

inicio de la práctica de la auditoría, para lo cual deberá levantarse el acta de inicio de auditoría, mencionando el nombre y cargo del servidor público con quien se entendió la diligencia.

f) En caso de ampliación, reducción o sustitución del personal de auditoría

en la comisión, citar los datos del documento con el que se informó al titular del Ente Auditado dicha circunstancia (oficio e informe de auditoría en donde se hizo mención).

Cada vez que se mencione un documento se citará el anexo y las fojas donde

se localiza dentro del expediente, tal como se aprecia en los Índices de Auditoría (Anexo 11) de esta Guía General.

Fundamento:

Normas Generales de Auditoría Pública: Quinta, Sistemas de Control

Interno; Séptima, Evidencia; y Octava, Papeles de Trabajo.

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4

Para la narración del apartado de Hechos deberá atenderse a la documentación relativa a las pruebas obtenidas, las cuales deberán ser suficientes, idóneas, relevantes, pertinentes y por ende contundentes, con la finalidad de que los hechos puedan ser confirmados y la conducta irregular acreditada.

Con base en la evidencia documental obtenida, relatar en forma clara, detallada

y cronológica todas y cada una de las acciones que tengan relación directa o indirecta con la irregularidad, enunciando todos los documentos integrados en el expediente.

Señalar las irregularidades sin perder de vista cuál era el deber jurídico de

obrar, especificando si el acto irregular fue de acción u omisión, sin conjugarlos. En cada acción se deberán mencionar las circunstancias de modo, tiempo y lugar (qué, quién, cómo, cuándo y dónde se hizo o se omitió hacer), puntualizando que debe existir un nexo entre el documento observado, la conducta irregular y el precepto legal transgredido).

En su caso, indicar el monto del daño patrimonial y/o perjuicio y/o lucro

indebido, describiendo detalladamente cómo se cuantificó y con base en cantidades, volúmenes o especificaciones de las operaciones relacionadas con las irregularidades, indicando los números y denominaciones de las cuentas y partida(s) presupuestal(es) afectada(s).

Mencionar el nombre, cargo y área de adscripción de los servidores públicos

que participaron en los hechos irregulares.

Fundamento:

Normas Generales de Auditoría Pública: Primera, Independencia; Quinta,

Sistemas de Control Interno; Sexta, Supervisión del Trabajo de Auditoría; Séptima, Evidencia; Octava, Papeles de Trabajo; y Novena, Tratamiento de Irregularidades.

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5

En el apartado de Presunto daño patrimonial y/o perjuicio y/o lucro indebido se debe mencionar el monto del daño y/o perjuicio ocasionado por el o los actos u omisiones de los servidores públicos del Ente Auditado, y, en su caso, determinar si se obtuvo un beneficio indebido; mismo que deberá ser debidamente cuantificado, documentado y acreditado contablemente (estados financieros, de resultados, presupuestales, registros contables, auxiliares contables, balanzas de comprobación, etc.).

Daño patrimonial: Es la pérdida o menoscabo sufrido en el patrimonio del Estado por la falta de cumplimiento de una obligación.

Perjuicio: Es la privación de cualquier ganancia lícita que debiera haberse obtenido con el cumplimiento de la obligación.

Lucro: Es la ganancia, utilidad o provecho que se saca de una cosa.

Ambos supuestos pudieran presentarse en detrimento de la dependencia o entidad.

Con base en la descripción del registro contable efectuada en el apartado de Hechos se mencionará lo siguiente:

a) Delimitar el importe del presunto daño patrimonial o perjuicio causado y/o lucro indebido, no sólo de manera general y por año, sino por servidor público y en atención al periodo de que se trate, especificar las bases para la cuantificación y exponer las operaciones y referencias para llegar al monto atribuido, los cuales deberán ser congruentes con la documentación que soporte la irregularidad.

b) En aquellos casos que la irregularidad se refiera a gastos o adquisiciones improcedentes registradas o reflejadas en cuentas de costos o gastos, se hará mención de que con dicha afectación se registra el presunto daño patrimonial debido a que corresponden a partidas de naturaleza deudora (de gasto) registradas en cuentas del estado de resultados y por lo tanto afectan la Hacienda Pública, el cual se presenta en el estado de situación financiera.

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c) En caso de que el monto de la irregularidad se encuentre reflejado en

alguna cuenta del estado de situación financiera (cuentas por cobrar, inventarios, etc.), se deberá mencionar que dicha cuenta se encuentra excedida en el monto correspondiente al daño patrimonial y que éste se registrará en cuentas de resultados una vez que se materialice (cuando se defina la incobrabilidad de la cuenta por cobrar; cuando se venda o consuma el bien; etc., mencionar las disposiciones contables específicas aplicables para su registro en cuentas de resultados, anexando las disposiciones del caso).

6

En el apartado de Presuntos responsables es importante especificar la conducta presuntamente atribuible a cada uno de los involucrados, así como la temporalidad, ya que una irregularidad pudo haber sido realizada por uno o varios servidores públicos.

Se recomienda presentarlos en un cuadro con dos columnas:

En la columna del lado izquierdo se identificará el nombre completo del servidor

público, cargo y área de adscripción vigente a la fecha en que ocurrieron los hechos, así como el periodo en que se cometió la irregularidad.

En la columna del lado derecho, se describirá la conducta (acto u omisión en

que incurrió) del servidor público debidamente probada.

Dejando clara evidencia de que la conducta del servidor público representa una

irregularidad administrativa.

7 En el apartado de Precisión de las irregularidades redactar todas y cada una de las irregularidades determinadas; de manera clara, congruente y concisa aún y cuando se describan en el capítulo de Hechos.

Mencionar en cada irregularidad, el nombre del servidor público, cargo y área

de adscripción, los preceptos legales y normatividad transgredidos.

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8

Realizar en el apartado de Conclusiones del informe una síntesis del informe, resaltando las irregularidades, el presunto daño patrimonial y/o perjuicio ocasionado, así como los preceptos legales y normatividad interna infringida, cuidando que las irregularidades y los montos que ahí se citen, correspondan a los mencionados en todos los apartados del informe.

9 Insertar al final del documento nombre, cargo y firma de los auditores públicos que elaboraron el informe; además, incluir su rúbrica al margen de todas y cada una de las fojas que lo constituyen.

VIII.5 Envío del Informe

Objetivo

Entregar el informe de presunta responsabilidad administrativa al Titular del OEC o al Titular del OIC, para que proceda conforme a sus atribuciones.


1

Para la elaboración del informe de presunta responsabilidad, el auditor público acreditado se podrá auxiliar del Área de Responsabilidades.

En caso de requerirse el auxilio de las áreas de responsabilidades, éstas

designarán un servidor público como asesor, a efecto de que brinde asesoría no vinculante al auditor público acreditado desde el inicio de elaboración de dicho informe, hasta su conclusión.

En el caso de la Contraloría Interna (Auditoría Interna) del OEC, el Área de

Auditoría podrá solicitar para la elaboración de los informes de presunta responsabilidad administrativa, al Área de Responsabilidades, en el ámbito de competencia de esta última, su opinión y en su caso asesoría no vinculante para la elaboración de dicho informe.

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Una vez concluido el Informe de presunta responsabilidad administrativa y el

expediente respectivo, el Titular del OEC o del OIC, según corresponda, lo presentará de manera oficial al área de responsabilidades.

2

Si derivado del análisis del informe y expediente de presunta responsabilidad administrativa se identificaran conductas presumiblemente constitutivas de delito, el Titular del OEC o del OIC, según corresponda, realizará las acciones pertinentes en términos de las disposiciones aplicables. En su caso, solicitarán la opinión del Área de Asuntos Jurídicos.

IX. EVALUACIÓN DE LA AUDITORÍA Y EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO DE LOS AUDITORES Al finalizar las auditorías es importante realizar una evaluación de la forma en que se llevaron a cabo las auditorías, así como evaluar el desempeño del personal, lo anterior, a efecto de que se determinen fortalezas y debilidades y en el caso de estas últimas, implementar medidas que coadyuven a subsanarlas (Anexo 25 y 26).

Adicionalmente, en el Anexo 27 se presentan las Políticas de Actuación del Auditor Público y el Decálogo del Auditor.

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X. ANEXOS A continuación se presentan formatos que deberán considerarse enunciativos más no limitativos, y podrán ajustarse a las necesidades o circunstancias de cada auditoría y de cada Estado.

Dichos formatos y sus instructivos están diseñados para el uso en las auditorías practicadas por el personal, incluyendo los Titulares de los Órganos Internos de Control (OIC) de las Dependencias y Entidades, de los Órganos Estatales de Control (OEC), así como los Titulares de las Áreas de Auditoría Interna, Directores de Auditoría o Titulares de Contraloría Interna; quienes los utilizarán con las adecuaciones pertinentes, atendiendo a sus atribuciones y a sus disposiciones internas.

ANEXO

No. PÁGINA

1 Carta de Planeación 43

2 Cronograma de Actividades a Desarrollar 46

3 Orden de Auditoría 49

4 Acta de Inicio de Auditoría 51

5 Formato de Oficio para Solicitar Documentación al Ente Auditado 56

6 Marco Conceptual 57

7 Formato de Oficio para Solicitar Documentación a la Tesorería 59

8 Formato de Oficio para Solicitar Información al Administrador Local de Auditoría Fiscal

60

9 Formato de Oficio para Solicitar Información al Registro Público de la Propiedad y del Comercio

61

10 Cédulas de Trabajo 62

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ANEXO No.

PÁGINA

11 Índices de Auditoría 64

12 Marcas de Auditoría 69

13 Oficio de Envío de Informe de Auditoría 71

14 Informe de Auditoría. 74

15 Carátula para Legajo de Auditoría 79

16 Cédula de Observaciones 81

17 Acta de Cierre de Revisión Documental 84

18 Cédula de Seguimiento 88

19 Carátula del Expediente de Seguimiento 90

20 Oficio de Resultados de Seguimiento 92

21 Cédula de Supervisión de Auditoría 96

22 Cédula de Supervisión de Seguimiento 96

23 Cédula Única de Auditoría 101

24 Modelo de Informe para Casos de Presunta Responsabilidad Administrativa

105

25 Formato de Evaluación de la Auditoría 110

26 Cédula de Evaluación del Desempeño 113

27 Políticas de Actuación y Decálogo del Auditor Público 120

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Anexo 1

Carta de Planeación

Instructivo de llenado

Identificador Descripción

1. Nombre del Ente correspondiente.

2.

Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de

Trabajo de Auditorías o el número que le corresponda tratándose de auditorías

no programadas.

3. Nombre de la Unidad Auditada.

4. Fecha de elaboración de la carta de planeación.

5. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa

anual de trabajo de auditorías -detallado- del OEC u OIC.

6.

Antecedentes de la Unidad Auditada, con la descripción de: objetivo del área, su

estructura, marco legal aplicable, principales políticas y funciones, actividades

que realiza, distribución física de las áreas de trabajo, resultados más

importantes de auditorías anteriores, información financiera y presupuestaria, así

como los demás elementos que permitan al auditor público tener un

conocimiento general antes de iniciar la auditoría.

7.

Objetivo de la auditoría, el que debe ser congruente con el Programa Anual de

Trabajo de Auditorías, con excepción de las auditorías no programadas. Este

objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable.

8. Alcance general referido al ejercicio o período y concepto a revisar.

9.

Problemas a los que pueden enfrentarse los auditores públicos para la ejecución

de la auditoría como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el

registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigüedad de

las operaciones.

10.

La estrategia debe considerar las acciones para realizar la auditoría en el tiempo

y con el personal asignado y, en su caso, para reducir el efecto de la

problemática que pudiese incidir en la ejecución de la auditoría. De ser

necesario se justificarán las modificaciones del tiempo a emplear y/o la cantidad

y/o perfil de los auditores públicos.

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44 de 128


11. Nombre completo y cargo del personal asignado a la auditoría, y las iniciales de

su nombre, firma y rúbrica para identificar sus papeles de trabajo.

12. Nombre y firma de la persona que elabora la carta de planeación.

13. Nombre y firma del Jefe de Grupo o Coordinador que otorga el visto bueno a la

carta de planeación.

14.

Nombre y firma de la persona que autoriza la carta de planeación (servidores

públicos facultados por el OEC o servidores públicos facultados por el OIC en

las dependencias o entidades, Titulares de las Áreas de Auditoría Interna,

Directores de Auditoría o Titular de Contraloría Interna, en el ámbito de sus

respectivas competencias).

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45 de 128

Titulares de los OEC, OIC de las Áreas de Auditoría Interna o Contraloría Interna

Anexo 1

Carta de Planeación

Ente: (1)

No. de Auditoría (2) Unidad Auditada (3) Fecha: (4)

Clave de Programa y Descripción de la Auditoría (5)

Antecedentes

(6)

Objetivo

(7)

Alcances

(8)

Problemática

(9)

Estrategia

(10)

Personal comisionado

(11)

Nombre y cargo Iniciales Firma Rúbrica

Elaboró (12) Visto Bueno (13) Autorizó (14)

Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

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Anexo 2

Cronograma de Actividades a Desarrollar


En este documento se representa de manera gráfica la programación y cumplimiento de las actividades de auditoría, dentro de cada una de sus etapas.




3.

Número de la Auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de

Trabajo de Auditorías o el número que le corresponda tratándose de auditorías

no programadas.

4. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el Programa

Anual de Trabajo de Auditorías -detallado- OEC o del OIC.

5. Mes al que se refieren las actividades.

6. Número consecutivo de las actividades.

7. Descripción de las actividades.

8. Iniciales de los auditores a los que se les asignó la actividad.

9.

Estos renglones se refieren, en primera instancia, al tiempo en que se estima

llevar a cabo una actividad y, la segunda, al tiempo real en que se realizó. Su

llenado se realiza rellenando los cuadros de días y actividades con los formatos

de sombreado mostrados en la parte inferior izquierda del formato.

10. Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, por cada

actividad.

11. Iniciales y nombre de los auditores públicos comisionados, mismas que sirven

de referencia para identificar quién es el responsable de cada actividad.

12. Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, de la

auditoría.

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13. Nombre y firma de la persona que elabora el cronograma.

14. Nombre y firma del Jefe de Grupo o Coordinador que otorga el visto bueno al

cronograma.

15.

Nombre y firma de la persona que autoriza el cronograma (servidores públicos

facultados por el OEC o servidores públicos facultados por el OIC, Titulares de

las Áreas de Auditoría Interna, Directores de Auditoría o Titular de Contraloría

Interna, en el ámbito de sus respectivas competencias).

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Anexo 2

(1)

Área por Auditar: (2) No. de auditoría: (3)

Clave del programa y descripción de la auditoría (4)

Mes : (5)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Días

E (9) (10)

R (9) (10)

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

Sábados y Domingos (11) Estimado: (12)Asueto (11) Real: (12) Estimado

Real

T: Tiempo

Aud: Iniciales del auditor que realiza la actividad E: Estimado

R: Real

(13) (14) (15)

Elaboró Vo.Bo. Autorizó

(6) (7) (8)

Cronograma de Actividades a Desarrollar

OEC u OIC o Contraloría Interna

No. Actividad Aud. T

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Anexo 3

Orden de Auditoría




2. Número de la auditoría.

3. Localidad y fecha de elaboración de la orden de auditoría.

4. Nombre y cargo del servidor público a quien se dirige la orden y el domicilio

donde se ubica la Unidad Auditada.

5. Normatividad estatal o federal en la que se fundamente la emisión de la orden

de auditoría, dependiendo del ente a auditar.

6. Personal comisionado en la auditoría, con la indicación de la persona designada

como Jefe de Grupo o Coordinador de la auditoría.

7. Objeto, alcances de la auditoría y período por revisar.

8. Nombre y firma del Titular del OEC u OIC, o de quien lo supla, de conformidad

con el Reglamento Interior o normatividad aplicable.

9. Nombre, cargo y adscripción de los servidores públicos a los que se enviará

copia de la orden.

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Anexo 3

OEC u OIC (1)

ORDEN DE AUDITORÍA NÚMERO (2)

(3)

Asunto: Se ordena la práctica de auditoría

(4)

Presente.

Con objeto de verificar y promover en esa Unidad Administrativa el cumplimiento de sus programas

sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por (5) , se le

notifica que se auditará esa unidad administrativa en sus áreas o cualquier otra instalación.

Para tal efecto se servirá proporcionar a los CC. Auditores Públicos: (6) , a quienes se servirá

proporcionar los libros principales y auxiliares, registros, reportes, correspondencia y demás efectos

relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas que estimen

necesarios, así como suministrarles todos los datos e informes que soliciten para la ejecución de la

auditoría, la cual se practicará a: (7) y abarcará el período (7).

Por lo que le agradeceré girar sus instrucciones a quien corresponda a efecto de que el personal comisionado tenga acceso a las instalaciones de esa Unidad y se le brinden las facilidades necesarias para la realización de su cometido. Queda apercibido que de no dar las facilidades necesarias, oponerse a la práctica de la auditoría o no proporcionar en forma completa y oportuna los informes, datos y documentos a los auditores públicos comisionados se procederá de conformidad con lo dispuesto en la normatividad en materia de responsabilidades de los servidores públicos.

Atentamente,

(8)

c.c.p. (9)

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Anexo 4

Acta de Inicio de Auditoría

Aspectos a considerar en su elaboración

El Acta de Inicio de Auditoría es un documento de carácter oficial que narra las circunstancias

específicas del inicio de una auditoría, por lo que en su elaboración deben guardarse las formalidades

que se mencionan a continuación:

1. Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienen

en el acto.

2. Inicia ubicando el lugar y fecha del acto.

3. Menciona quiénes intervienen en el acto y el objetivo del mismo.

4. Describe, en su apartado de hechos, las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y

finalmente incluye su cierre.

5. El acta se transcribe a renglón continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del

renglón, el resto de éste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja.

6. Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dígitos que

identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha:

Primeros 3 dígitos: número de la orden de auditoría.

Dos dígitos siguientes los dos últimos dígitos del año.

Últimos 3 dígitos: un número consecutivo de tres dígitos, el que corresponderá al folio,

iniciando siempre con el número 001.

Ejemplo

orden Año consecutivo folio

200 03 001 20003001

7. Al finalizar una hoja, el último renglón deberá hacer referencia a la foja que continúa, con

la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente.

La leyenda quedará al centro del último renglón y, tanto a la izquierda como a la

derecha, se utilizarán guiones. Ejemplo:

---------------------------------------------pasa al folio 20003002--------------------------------------

De la misma manera, el primer renglón del folio siguiente, contendrá la leyenda

“Viene del folio”... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarán

guiones. Ejemplo:

--------------------------------------------viene del folio 20003001-------------------------------------

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El acta de inicio se levanta en dos ejemplares, con firmas autógrafas al final y se

rubricarán cada una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribución:

Primer ejemplar: Se entrega al servidor público con quien se concertó la diligencia.

Segundo ejemplar: Se integrará al expediente de auditoría.

En caso de ser requerida la integración de un expediente con presunta responsabilidad,

el acta de inicio se levanta en tres ejemplares, una de las copias se incluirá en dicho

expediente (el cual se turna al área de responsabilidades); otra en la copia del mismo

expediente que queda en el área de auditoría y el tercer juego del acta se anexará a los

papeles de trabajo de la auditoría respectiva.

Si no existe la necesidad de integrar un expediente con presunta responsabilidad, los

tres juegos del acta se incluirán en el expediente de la revisión.

8. El formato anexo indica el modelo que se utilizará como acta y los datos que contendrá.

Con objeto de hacer ilustrativa el Acta de Inicio de Auditoría, se incluyen los aspectos por

describir.

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ÓRGANO ESTATAL DE CONTROL U ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

Anexo 4

Acta de Inicio de Auditoría

folio 20003001

En ____________, (o la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora del inicio

del acto) horas, del día (anotar el día, mes y año correspondiente), los CC. (mencionar el nombre

completo de los auditores comisionados) auditores públicos adscritos a los Órganos Estatales de

Control u Órganos Internos de Control (en su caso citar el nombre del ente), hacen constar que se

constituyeron legalmente en las oficinas que ocupa (anotar el nombre de la unidad auditada),

ubicadas en (anotar el domicilio completo del lugar donde se levanta el acta), a efecto de hacer

constar los siguientes:-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------Hechos------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en las oficinas citadas y ante

la presencia del C. (nombre del titular del área visitada incluyendo su cargo), procedieron a

identificarse en el orden mencionado con las credenciales números: (anotar los números de

credenciales institucionales de cada auditor público), expedidas por (mencionar el área que

expide las credenciales).-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditoría (anotar el número y fecha

de la orden de auditoría), emitida por el Titular del Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de

Control (o por quien lo supla, de conformidad con el Reglamento Interior o normatividad aplicable) en

(mencionar el ente correspondiente) al C. (citar el nombre completo y puesto del servidor

público a quien está dirigida la orden de auditoría), quien firma para constancia de su puño y letra

en un ejemplar de la misma orden, en el cual también se estampó el sello oficial de la unidad

administrativa visitada, acto con el que se tiene por formalmente notificada la orden de auditoría que

nos ocupa. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al servidor público

que la recibe se identifique, exhibiendo éste (anotar el tipo y número de la identificación que

presenta) expedida a su favor por (mencionar la instancia que la expide), documento que se tiene

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a la vista y en el que se aprecia en su margen (citar el lugar donde se encuentra la fotografía del

servidor público que la presenta) una fotografía cuyos rasgos fisonómicos corresponden a su

portador, a quien en este acto se le devuelve por así haberlo solicitado.-----------------------------------------

Los auditores públicos exponen al titular de la unidad administrativa visitada el alcance de los trabajos

a desarrollar, los cuales se ejecutarán al amparo y en cumplimiento de la orden de auditoría citada,

mismos que estarán enfocados a (mencionar el objeto y los alcances de la auditoría y el ejercicio

o período por auditar). Acto seguido se solicita al C. (anotar el nombre del servidor público con

quien se entiende el acto) designe dos testigos de asistencia (En caso de negativa serán

nombrados por los auditores actuantes), quedando designados los CC. (mencionar los nombres

completos de las personas designadas como testigos, domicilios oficiales o particulares,

documento con que se identifican, Registro Federal de Contribuyentes), quienes aceptan la

designación.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

El C. (nombre del titular del área visitada) en este momento designa al C. (anotar el nombre y

cargo del servidor público) como la persona encargada (enlace) de atender los requerimientos de

información relacionados con la auditoría, quien acepta la designación y en el acto se identifica con

_____________(solicitar que la designación se realice a través de oficio)---------------------------------

----------------------------------------------------pasa al folio 20003002---------------------------------------------------------

20003002

-----------------------------------------------------viene del folio 20003001-----------------------------------------------------

El C. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previo apercibimiento para

conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad ante

autoridad distinta a la judicial, según lo dispone el Código Penal aplicable y la normatividad de

Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos aplicable, manifiesta llamarse como ha

quedado asentado, tener la edad de (anotar la edad del visitado) años, estado civil (anotar el

estado civil del visitado), originario de (anotar la localidad y estado de nacimiento del visitado),

con domicilio en (anotar el domicilio particular u oficial del visitado) y Registro Federal de

Contribuyentes número (anotar el registro federal de contribuyentes del visitado), dice que en

este acto recibe el original de la orden de auditoría número (citar el número y fecha de la orden de

auditoría), hecho con el que se da por formalmente notificado y se pone a las órdenes de los

auditores actuantes para atender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.---

---------------------------------------------

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No habiendo más hechos que hacer constar se dá por concluida la práctica de esta diligencia, siendo

las (anotar la hora de conclusión del acto) de la misma fecha en que fue iniciada.-------------------------

Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los

folios los que en ella intervinieron, haciéndose constar que este documento fue elaborado en dos

ejemplares, de los cuales se entrega uno al servidor público con el que se entendió la diligencia.--------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Por (mencionar el nombre del área que intervino en el acta, seguido del ente)

C. (nombre y firma de la persona que atendió la diligencia)

C. (nombre y firma de la persona designada como enlace)

Por el OEC u OIC

(Nombre y firma de los auditores participantes)

Testigos de Asistencia

(Nombre y firma del testigo) (Nombre y firma del testigo)

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Anexo 5

Formato de Oficio para Solicitar Documentación al Ente Auditado

Lugar y fecha NOMBRE DEL DIRECTOR (ESPECIFICAR DE QUÉ UNIDAD ADMINISTRATIVA) Derivado de la auditoría practicada al amparo de la orden No. _____ de fecha ____ de __________ de 20__, a__(unidad auditada)__, con fundamento en el artículo (citar la normatividad que le da fundamento a la auditoría), solicito gire sus apreciables instrucciones a fin de que mediante oficio firmado por los servidores públicos autorizados, se requiera al Banco __(mencionar denominación)__ proporcione copia certificada del anverso y reverso del(los) cheque(s) número(s) ________, de fecha(s) _______ de _______de 20__, así como de los estados de cuenta en los que se identifique el cobro de dichos cheques. Agradeceré a usted que una vez atendida la solicitud de referencia, sea turnada la documentación a ___ Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control, Área de Auditoría Interna o Contraloría Interna) __., con el objeto de cumplir con los trabajos de auditoría encomendados. Con la seguridad de contar con su colaboración al respecto, reitero a usted mi atenta y distinguida consideración.

A T E N T A M E N T E ,

(NOMBRE Y CARGO)

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OEC u OIC (1)

Anexo 6

Marco Conceptual Instructivo de llenado


1. Nombre del Ente.

2. Nombre del área sujeta a revisión.

3. Número de la auditoria que se practica, de acuerdo con su Programa Anual de Auditoría o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas.

4. Tipo de Auditoría.

5. Concepto a revisar específico asignado al auditor público para su análisis por ejemplo, obra pública: a) planeación; b) contratación; c) ejecución; d) finiquito, etc.

6. Fin que se persigue al efectuar la revisión de los conceptos seleccionados. Los objetivos deben ser claros, concisos, medibles y alcanzables.

7.

Procesos, programas u operaciones totales susceptibles de ser revisados.

Cuando el universo se refiera a datos que puedan cuantificarse económicamente, también se indicará dicha cuantificación.

8. Parte seleccionada del universo para su revisión y los criterios utilizados. Indicar el porcentaje que representa la muestra respecto del universo.

9.

Mención cronológica de los procedimientos de auditoría que se desarrollarán; considerando el alcance y naturaleza de las pruebas que el auditor público considere pertinentes para cumplir el objetivo de la revisión del concepto seleccionado.

10. Nombre completo y firma del auditor quien será la persona responsable de elaborar el marco conceptual.

11. Nombre completo y firma del Jefe de Grupo o Coordinador que revisó el marco

conceptual.

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OEC u OIC (1)

Anexo 6 Nombre del Ente: (1)

Área a auditar: (2)

No. de auditoría: (3) Tipo de auditoria: (4)

Concepto a revisar: (5)

Objetivo: (6)

Universo: (7)

Muestra: (8)

Procedimientos: (9)

Fecha de elaboración: Elaboró (10) Revisó (11)

Nombre y firma Nombre y firma

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Anexo 7

Formato de Oficio para Solicitar Documentación a la Tesorería

Lugar y fecha TESORERO DE _______________ (Domicilio) Este (Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control), al amparo de la orden de auditoría___ está realizando una auditoría al área de (unidad auditada) en _____________, con el objeto de promover la eficacia en su gestión, así como el manejo honesto y eficiente de los recursos públicos. Con fundamento en el (citar la normatividad respectiva), atentamente se le solicita requiera a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores copia certificada del anverso y reverso del(los) cheque(s) No. ______ a cargo de la Institución Bancaria (nombre correcto de Banco), librado(s) por ___(dependencia o entidad)__, el día ___ de _______ 20___ a favor de ___(proveedor, contratista o prestador de servicio)___. De igual manera, se le solicita proporcione copia certificada del estado de cuenta en el que se identifique el cobro de los títulos de crédito citados con anterioridad. Agradeceré a usted que una vez atendida la solicitud de referencia, sea turnada a la brevedad posible a este _ (Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control) __. Con la seguridad de contar con su colaboración al respecto, reitero a usted mi atenta y distinguida consideración.


(NOMBRE Y CARGO)

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Anexo 8

Formato de Oficio para Solicitar Información al Administrador Local

de Auditoría Fiscal

Lugar y fecha ADMINISTRADOR LOCAL DE AUDITORÍA FISCAL DE (LUGAR O REGIÓN) (Domicilio) Con fundamento en (indicar la normatividad con base en la cual se solicita la información), se le solicita de la manera más atenta su intervención, a fin de que nos sea proporcionado, a la brevedad posible, el domicilio fiscal y, en su caso, aviso de alta y baja del contribuyente ______________________ en razón de que dicha información es indispensable para las investigaciones que conforme a sus facultades realiza este (indicar el nombre del ente), a través del Órgano Estatal de Control, Contraloría Interna de la ____ u Órgano Interno de Control en ___(dependencia o entidad)__. Agradezco de antemano la atención que sirva dar a la presente petición y aprovecho la oportunidad para reiterarle mi más distinguida consideración.


NOMBRE Y CARGO

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Anexo 9

Formato de Oficio para Solicitar Información al Registro Público de la Propiedad y del Comercio

Lugar y fecha _________________________________ DIRECTOR GENERAL DEL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD Y DEL COMERCIO DEL (Domicilio) Conforme a las atribuciones conferidas a la ____________, este Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control en _______________, al amparo de la Orden No.________ de fecha _____ practica auditoría a __________________, específicamente al rubro de ___________. Con motivo de lo anterior, es necesario contar con información adicional de los distintos (proveedores, contratistas o prestadores de servicios) que participaron en las operaciones referidas. Por lo tanto, solicito su amable intervención para que esa Institución a su cargo nos proporcione a la brevedad, información referente a si se encuentra registrada la empresa ______________, y, en su caso, las fechas de alta y baja correspondientes. Sin otro particular por el momento, aprovecho la oportunidad para reiterarle mi más distinguida consideración


(NOMBRE Y CARGO)

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62 de 128

Anexo 10

Cédulas de Trabajo

Instructivo de elaboración

La ejecución de los procedimientos de auditoría se registra en Cédulas de Trabajo, las cuales se

realizan conforme a las necesidades de información que requiere analizar y registrar el auditor público.

Enseguida se describen algunos requisitos mínimos que deben contener las cédulas de trabajo:




3. Número de auditoría.

4. Nombre específico del concepto a revisar.

5. Tipo de cédula: sumaria, analítica.

6. Iniciales del auditor que elaboró la cédula, rúbrica y fecha.

7. Iniciales del Jefe de Grupo o Coordinador, rúbrica y fecha.

8.

El cuerpo de la cédula debe identificar claramente los datos ahí asentados,

haciendo uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor claridad al

contenido.

9. Al calce de la cédula se incluyen las notas aclaratorias que procedan.

10. Al calce de la cédula se define el significado de las marcas utilizadas (en caso

de no contar con cédula de marcas).

11. Al calce se menciona la fuente documental de los datos registrados en la

cédula.

12. Opinión del auditor respecto de la situación de los conceptos revisados.

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Nombre del ente: (1)

Elaboró (6)

Fecha (6)

Área auditada: (2) Revisó (7)

Fecha (7)

Número de auditoría: (3)

Concepto a revisar: (4)

Tipo de cédula: (5)

(8)

Cuerpo de la Cédula

Notas: (9)

Marcas: (10)

Fuentes: (11)

Conclusiones (12)

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OEC u OIC (1)

Anexo 11

Índices de Auditoría

ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE I Informes

I-1 Cédula o Pliego de Observaciones

I-2 Informe preliminar I-3 Informe definitivo

OF Oficios y Actas

OF-1 Oficio de Comisión o de presentación

OF-2 Acta de Inicio de la auditoría

OF-3 Oficio de solicitud de documentación o información

OF-4 Oficio de respuesta de la Unidad sujeta a revisión sobre la solicitud de documentación o información

OF-5 Oficios de observaciones y recomendaciones

OF-6 Oficios de seguimiento de las observaciones y recomendaciones

PL Planeación

PL-1 Cuestionarios de control interno

PL-2 Programas de Auditoría

PL-3 Calendarización de trabajo de la auditoría

D Documentación

D-1 Objetivos y funciones de Unidad sujeta a revisión, relativos a programas, presupuestos, convenios, contratos

D-2 Estructura Orgánica (Organigrama)

D-3 Catálogo de firmas autorizadas: para contrataciones, en cuentas de cheques, para liberación de recursos

D-4 Directorio telefónico personal directivo

D-5 Relación de marco legal aplicable

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ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

IN Ingresos

IN.10 Ingresos propios

IN.10-1 Impuestos

01 Predial

02 Sobre Adquisición de Bienes Muebles 03 Hospedaje

04 Sobre nóminas

IN.10-2 Derechos

IN.10-3 Productos IN.10-4 Aprovechamientos

01 Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal 02 Fondo de Aportaciones para los Servicios de Salud 03 Fondo para la Infraestructura Social 04 Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios

05 Fondo de Aportaciones Múltiples 06 Fondo de Aportaciones para la Educación Tecnológica y de Adultos 07 Fondo de Aportaciones para la Seguridad Pública

08 Fondo para el Fortalecimiento a las Entidades Federativas

IN.10.5 Ingresos Coordinados

IN.10-5.1 Participaciones

01 Fondo General

02 IEPS

03 Tenencia o Uso de Vehículos

04 Automóviles Nuevos

05 Multas Federales

06 Otros Ingresos

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Mes Año

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IN.10-6 Ingresos Extraordinarios 01 Apoyos Extraordinarios 02 Empréstitos 03 Aportaciones Especiales G Gasto

G.10 Servicios Personales

G.10-1 Remuneraciones al personal de carácter permanente G.10-2 Remuneraciones al personal de carácter transitorio G.10-3 Remuneraciones adicionales y especiales

G.10-4 Pagos por concepto de seguridad social G.10-5 Pagos por concepto de otras prestaciones sociales

G.20 Materiales y Suministros G.20-1 Materiales y útiles de administración G.20-2 Alimentos y utensilios

G.20-3 Combustibles y lubricantes G.30 Servicios Generales G.30-1 Servicios de arrendamiento G.30-2 Servicios de asesoría, informáticos, etc. G.30-3 Servicios de mantenimiento y conservación G.30-4 Servicio telefónico

G.40 Ayudas, Subsidios y Transferencias G.40-1 Ayudas G.40-2 Subsidios G.40-3 Transferencias para apoyo de programas G.40-4 Transferencias para pago de intereses, comisiones, etc. G.40-5 Transferencias para pago de pasivos

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Mes Año

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G.50 Bienes Muebles e Inmuebles G.50-1 Mobiliario y equipo de administración G.50-2 Vehículos y equipo de transporte G.50-3 Herramientas y refacciones

G.50-4 Bienes inmuebles

G.60 Obras Públicas G.60-1 Por contrato G.60-2 Por administración

G.60-3 Por licitación G.60-4 Por convenio

G.70 Fondos de Aportaciones Federales G.70-1 Para educación básica y normal G.70-2 Servicios de salud

G.70-3 Fondo para la Infraestructura Social Estatal

BC Balanza de Comprobación

BC-A Activo

BC-A-1 Caja, efectivo, valores de inmediata realización

BC-A-2 Bancos

BC-A-3 Deudores diversos

BC-A-4 Cuentas y documentos por cobrar

BC-A-5 Inventarios y almacenes

BC-A-6 Mobiliario y equipo

BC-A-7 Vehículos

BC-A-8 Maquinaria, herramientas y aparatos

BC-A-9 Colecciones científicas y literarias

BC-A-10 Obras en proceso

BC-A-11 Inmuebles

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Mes Año

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BC-P Pasivo

BC-P-1 Adeudos por años anteriores

BC-P-2 Cuentas y documentos por pagar

BC-P-3 Proveedores

BC-P-4 Acreedores

BC-P-5 Impuestos por pagar

BC-E Enlace

BC-E-1 Reintegros presupuestales del año en curso

BC-E-2 Recuperación por bienes inventariables

BC-E-3 Recuperación por inversiones

BC-E-4 Ministraciones ley del año en curso

BC-E-5 Ministraciones ley de años anteriores

BC-E-6 Presupuesto de ingresos del año en curso

BC-E-7 Presupuesto de ingresos de años anteriores

BC-E-8 Ministraciones ajenas del año en curso

BC-E-9 Ministraciones ajenas de años anteriores

BC-E-10 Presupuesto de egresos-ley del año en curso

BC-E-11 Presupuesto de egresos-ley de años anteriores

BC-R Resultados

BC-R-1 Ingresos

BC-R-2 Costo de operación de programas

BC-R-3 Costo de operación de programas de años anteriores

BC-R-4 Remanente o pérdida

BC-OR Orden

BC-OR-1 Presupuesto ejercido

BC-OR-2 Presupuesto por ejercer

BC-OR-3 Presupuesto comprometido

BC-OR-4 Principales variaciones presupuestales

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Mes Año

69 de 128

Anexo 12

Marcas de Auditoría

Las marcas de auditoría son signos que utiliza el auditor para señalar el tipo de procedimiento que

está aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo.

A continuación se presentan las marcas más comunes que se utilizan en el trabajo de auditoría; sin

embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que deberán ser definidas al calce de la cédula

o en una “cédula de marcas” al final del expediente, que permita su fácil consulta.

Marca Significado

√ Suma correcta

Cálculos verificados

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en

tabulaciones, sumatorias, inventarios, etcétera

Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar

Documento o asunto pendiente aclarado, revisado o

localizado

Verificado contra registros

Verificado contra documento original o expediente

√ √

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70 de 128

Marca Significado

Confrontado contra evidencia física, se utiliza cuando algún

dato o cifra se compara contra bienes o artículos tangibles,

ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados

Fuente Origen de la información

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor

referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:

Conectores

Notas

Los conectores son números arábigos encerrados en círculo con una flecha que indica la dirección

donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras en una

cédula que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero

con diferentes niveles de desagregación.

Las notas son referencias alfabéticas dentro de la cédula de trabajo, que son explicadas al calce del

mismo. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotación sobre un dato, cifra o elemento

incluido en la cédula de trabajo.

1 1 2 2

B A C D

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71 de 128

Anexo 13

Oficio de Envío de Informe de Auditoría




2. Número consecutivo de las hojas del oficio de envío.

3. Número total de las hojas que integran el oficio de envío.

4. Número de la auditoría que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo de los Órganos Estatales de Control u Órganos Internos de Control, o el que le corresponda a la auditoría no programada.

5. Nombre del sector al que pertenece el ente auditado.

6. Registro presupuestario del ente.


8. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el Programa Anual de Trabajo -detallado- de los Órganos Estatales de Control u Órganos Internos de Control.

Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre

paréntesis, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio.

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72 de 128

Anexo 13

OEC u OIC (1)

Hoja No.: (2) de (3)

No. de auditoría: (4)

Ente: (1) Sector: (5) Clave: (6)

Unidad auditada: (7) Clave de programa y descripción de

auditoría (8)

Oficio No. (anotar el número que corresponda).

Fecha: (anotar la fecha de envío del informe).

(Anotar el nombre del servidor público a quien se dirigió la orden de auditoría)

(Cargo del destinatario)

(Domicilio oficial del destinatario) En relación con la orden de auditoría No. (anotar el número de la orden de auditoría) de fecha (mencionar la fecha de emisión de la orden de auditoría), y de conformidad con los artículos (anotar el fundamento legal), se adjunta el informe de la auditoría practicada a (indicar la unidad auditada). En el informe adjunto se presentan con detalle las observaciones determinadas, que previamente fueron comentadas y aceptadas por los responsables de su atención, de las cuales sobresalen las siguientes:

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73 de 128

(Redactar brevemente las observaciones que se consideren más importantes).

Al respecto, le solicito girar las instrucciones que considere pertinentes, a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los términos y plazos establecidos con la unidad auditada, en las cédulas de observaciones correspondientes. Informo a usted que a partir de la fecha comprometida para su atención, realizaremos el seguimiento de las observaciones determinadas hasta constatar su solución definitiva.

Atentamente,

Nombre y firma del Titular del OEC u OIC

c.c.p. (Nombre, cargo y adscripción de los servidores públicos a los que se enviará copia del informe).

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74 de 128

Anexo 14

Informe de Auditoría




2. Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y

se numerará una vez que se cuente con el informe completo.

3. Número total de hojas que integran el informe de auditoría a partir del índice

4. Número de la auditoría que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de

Trabajo del OEC u OIC o el que le corresponda a la auditoría no programada.


6. Registro presupuestario del ente.



Anual de Trabajo -detallado- del OEC o del OIC

Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre

paréntesis, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio.

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75 de 128

Anexo 14

OEC u OIC (1)

Hoja No.: (2) de (3)

No. de auditoría: (4)


Unidad auditada: (7) Clave de programa y descripción de

auditoría (8)

ÍNDICE

Hoja

(anotar el número de hoja donde se ubica cada capítulo)

I. Antecedentes de la auditoría

II. Objeto y periodo revisado

III. Resultado de los trabajos desarrollados

IV. Conclusión

V. Cédulas de observaciones

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I. Antecedentes de la auditoría

Indicar la causa que dio origen a la auditoría, así como el número y fecha de la orden de auditoría, fecha de notificación

y los datos de quien la recibió.

Mencionar los nombres de los auditores comisionados conforme la orden de auditoría y en caso de sustitución o

incorporación de personal asignado; esto se mencionará conforme al oficio respectivo.

Indicar la fecha de inicio y conclusión de la auditoría (esta última deberá coincidir con la fecha del oficio de envío del

informe).

Señalar el nombre de la unidad que se auditó, así como su objetivo primordial.

II. Objeto y periodo revisado

II.1 Objeto

Mencionar de manera clara y concisa los propósitos que se persiguieron con la auditoría, determinados desde su

planeación.

II.2 Periodo revisado

Señalar de manera clara y precisa los alcances de la auditoría, las áreas o conceptos evaluados, el período revisado

(lapso en el que se realizaron las operaciones revisadas), cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas

y su proporción porcentual respecto de sus universos particulares.

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77 de 128

Incluir la declaración de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditoría, y

aplicando los procedimientos de auditoría necesarios en cada caso; e indicar los principales procedimientos utilizados.

III. Resultados de los Trabajos Desarrollados

Resumir las deficiencias u omisiones detectadas en la auditoría con la finalidad de captar la atención e interés hacia

aquellos aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolución, sin que sea una transcripción

de las observaciones determinadas.

El objetivo del informe va más allá de evidenciar los errores o deficiencias, también podrá destacar aquellos aciertos que

fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de éxito que permitieron la consecución

de los objetivos.

IV. Conclusión y Recomendación General

Expresar la opinión que el auditor público se forma sobre la situación de los conceptos revisados, en su caso, indicar los

logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos y metas, apego a la normatividad aplicable y confiabilidad de los

sistemas de control e información de la unidad auditada.

La recomendación general consiste en un planteamiento objetivo, aplicable y concreto para la solución de las áreas de

oportunidad detectadas en la auditoría y para promover la eficiencia de operación.

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78 de 128

V. Cédulas de Observaciones

En este apartado se incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores públicos

responsables de las unidades auditadas, las cuales también deben estar firmadas por los auditores públicos que

intervinieron en la auditoría.

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79 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 15

Carátula para Legajo de Auditoría




2. Número del legajo de la totalidad de los mismos.

3. Número de orden de auditoría.

4. Fecha en que dio inicio la auditoría.

5. Fecha en que terminó la auditoría.

6. Nombre completo de la unidad administrativa a la que se practicó la auditoría.


Anual de Trabajo -detallado-.

8. Periodo que comprende la auditoría.

9. Nombre del personal del OEC u OIC que realizó la auditoría.

10. Nombre del cargo del personal que realizó la auditoría.

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80 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 15

Carátula para Legajo de Auditoría

LEGAJO __(2)_ DE ___

No. de Orden: (3)

Fecha de Inicio: (4)

Fecha de Término: (5)

Ente Auditado: (1)

Área Auditada: (6)

Rubro Auditado: (7)

Periodo Revisado: (8)

Personal Comisionado

Nombre

Cargo

(9)

(10)

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81 de 128

Anexo 16

Cédula de Observaciones




2. Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que se cuente con el informe completo.

3. Número de auditoría.

4. Número asignado a la observación dentro de la auditoría.

5. Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones del concepto susceptible de revisar, cuando proceda cuantificar.

6. Importe revisado, expresado en miles de pesos, que forma parte del importe identificado en el punto 5 como fiscalizable.

7. Importe expresado en miles de pesos, que deberá ser aclarado, en su caso.

8. Importe expresado en miles de pesos, que deberá ser reembolsado, en su caso.

9. Clasificación de la observación conforme se señale en los Lineamientos respectivos.

10. Nombre del sector al que pertenece el ente.

11. Clave presupuestaria del sector al que pertenece el ente.


13. Clave del programa y descripción de la auditoría de conformidad con el Programa Anual de Trabajo –detallado.

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82 de 128


14.

Observación

Título: Describir de manera concisa el concepto de la observación.

Observación: Plantear de manera clara y precisa las situaciones, hechos, conductas u omisiones detectadas, con la identificación de los elementos que la constituyen y, en su caso, la integración de los importes por recuperar y/o aclarar expresados en pesos.

Fundamento legal: En su caso, indicar los artículos o referencias de las leyes, reglamentos y toda normatividad transgredida, por los actos u omisiones descritos en la observación.

15.

Recomendaciones:

Correctiva: Proponer acciones inmediatas de solución a los hechos observados.

Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora.

16.

Fecha compromiso:

Anotar día, mes y año en el que el servidor público responsable encargado de su atención se compromete a atender las recomendaciones propuestas, sin exceder de un plazo de 45 días hábiles; quien debe firmar cada cédula anotando su nombre, cargo y fecha de firma.

17. Nombre, cargo y firma del auditor público que detectó la observación y del Jefe de Grupo o Coordinador.

18. Fecha de elaboración de la Cédula Observaciones.

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83 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 16

Cédula de Observaciones

Hojas No._____de_____ (2)

Número de auditoría: (3)

Número de observación: (4)

Monto fiscalizable: (5)

Monto fiscalizado: (6)

Monto por aclarar: (7)

Monto por recuperar: (8)

Riesgo: (9)


Unidad Auditada: (12) Clave de programa y descripción de

la auditoría (13)

Observación (14) Recomendaciones (15)

Título

Observación

Fundamento legal:

Correctiva: Preventiva: Fecha compromiso (16)

(17) (18) (17) Auditor

Nombre, cargo y firma

Fecha de elaboración Jefe de Grupo

Nombre, cargo y firma

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84 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 17

Acta de Cierre y Revisión Documental

- - - - - - - - - - - - - - - - ACTA DE CIERRE Y REVISIÓN DOCUMENTAL - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Folio No. número de orden, año de la orden y número de folio (00000000) - - - -- - - - - - En la ciudad de _____ (Indicar nombre del estado), siendo las (Indicar hora) horas, del día (Indicar fecha y año), los CC. ___ (Indicar nombres de las personas que intervienen en el orden de auditoría), (Indicar el puesto de las personas que intervienen en la orden de auditoría), respectivamente, los cuales se identifican con credenciales oficiales con números de folio (Indicar el folio de las credenciales del personal que interviene en la orden de auditoría), respectivamente, expedidas por el Órgano Estatal Control u Órgano Interno de Control, hacen constar que se constituyeron legalmente, en las oficinas (indicar las oficinas en donde se constituye), de la (Indicar el nombre de la dependencia a auditar), ubicada (Indicar el domicilio de la dependencia a auditar), de esta Ciudad; a efecto de cerrar la auditoría o verificación (Indicar tipo de auditoría o verificación), contenida en la orden número (Indicar el número de la orden de auditoría o verificación), denominada (Indicar el concepto de la orden), con la presencia de los CC.______ _____(Indicar el nombre de los enlaces o quienes se designen), (Indicar el puesto de los enlaces), respectivamente, quienes se identifican con credenciales para votar con números de folios (Indicar el folio de las credenciales para votar) expedidas en el año (Indicar el año de expedición de la credencial para votar), por el Instituto Federal Electoral, y vigente a la fecha, las cuales se tienen a la vista, se examinan y se entregan al portador en donde aparece una fotografía a color coincidiendo los rasgos fisonómicos que en ella parecen con los del compareciente, asimismo, se aprecia en el reverso de la misma una firma que reconoce como suya por ser la misma que utilizan para validar todos sus actos tanto públicos como privados, y por sus generales el primero dijo llamarse como ha quedado escrito, ser originario _____________ y vecino de ________________, ___________; con domicilio particular en ___________________ No. __, Colonia o fraccionamiento ______________, ___________________, de edad ___ años, estado civil __________, con grado de estudios de ___________, de profesión _________________, de ocupación actual ______________________________________ y la segundo(a) dijo llamarse como ha quedado escrito, ser originario(a) de__________________________, y vecino(a) de ________, _____________; con domicilio particular en ________________ No _____, Colonia ________________, de esta Ciudad, de edad ____ años, estado ______________, con grado de estudios de _________, de profesión ___________, de ocupación actual ___________, a fin de proceder a levantar la presente acta de cierre de ________________________________________________________________________, con el objeto de consignar los siguientes:- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - HECHOS - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - -

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Mes Año

85 de 128

De la revisión y análisis a la documentación proporcionada, se determinaron (número de observaciones) observaciones, como a continuación se describen: (indicar nombre y monto de las observaciones determinadas) y solventada parcialmente la (Indicar nombre y monto de las observaciones solventadas), persistiendo la observación (Indicar nombre y monto de la observación persistente). Por lo que este Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control determina una vez concluido el plazo de solventación, turnará el expediente de verificación o auditoría que contiene la observación persistente al Área - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Pasa al folio No. ___________ - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -Viene del folio No. ____________- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Folio No. 00000000 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - Área Jurídica y de Prevención del Órgano Estatal Control, para determinar lo procedente.----------- Acto seguido el personal del Órgano Estatal Control, solicita a los CC. (Indicar el nombre de los enlaces, Indicar el puesto de los enlaces), respectivamente, designen a dos testigos de asistencia, procediendo a nombrar a los CC. (Indicar el nombre de los testigos), quienes manifiestan aceptar, protestar y cumplir con la designación conferida y por sus generales el primero de ellos dijo llamarse como ha quedado escrito, ser originario de _____________ y vecino(a) de _________________, __________, con domicilio particular _______________ No. _____________, colonia _____________, _______________, ______________, de edad __________ años, estado civil ______________, con grado de estudios de ______________, de profesión _______________; de ocupación actual __________________________________; en el mismo sentido en el segundo de ellos, dijo llamarse como ha quedado escrito, ser originario de ______________, _____________, y vecino de esta ciudad capital, con domicilio particular en ___________________ No. _____, colonia ________________, de edad ______ años, estado civil ______________, con grado de estudios _______________, de profesión ________________________, de ocupación actual _______________________________; quienes se identifican con credencial para votar con número de folio ______________ y _____________, respectivamente, expedidas en el año _______ ____ y _______ ____, por el Instituto Federal Electoral, y vigentes a la fecha, las cuales se tienen a la vista, se examinan y se entregan a los portadores en donde aparece una fotografía a color coincidiendo los rasgos fisonómicos que en ella aparecen con los de los comparecientes, así mismo se aprecia en el reverso de las mismas una firma que reconocen como suya por ser la misma que utilizan para validar todos sus actos tanto públicos como privados, por lo que una vez reconocidas las personalidades de los que en esta acta intervienen en términos de los artículos (indicar el fundamento legal) vigente en el Estado de _______ y de acuerdo con los principios de legalidad, honradez, lealtad e imparcialidad establecidos en el artículo ___ de la (indicar ordenamiento legal) de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de ______, y previo apercibimiento de las sanciones que se imponen a quienes se conducen al margen de ellos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo (indicar el fundamento legal) de ese mismo ordenamiento.----------------------------------------------------------------------- Mediante el presente acto se dá por concluida la verificación o auditoría y por enterados los CC._______ (Indicar el nombre de los enlaces o personal designado), (Indicar el puesto de los enlaces) respectivamente.----------------------------------------------------------------------------------------------------- Leída la presente Acta, explicando su contenido y no habiendo más hechos que hacer constar, se dá por concluida esta diligencia, siendo las (indicar la hora) horas del día de su fecha de inicio,

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Mes Año

86 de 128

levantándose en cuatro tantos originales, de las cuales se le entrega una legible a la persona con quien se atendió la diligencia, y firmando para su constancia en todas sus fojas al margen y al calce, cada uno de los que en ella intervinieron.---------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

POR LA (INDICAR EL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA AUDITADA)

Nombre del enlace Indicar el puesto del enlace

Nombre del enlace Indicar el puesto del enlace

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - Pasa al folio No. ________- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -Viene del folio No. ________ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Folio No. _____ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

POR El ÓRGANO ESTATAL DE CONTROL U ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

Nombre Contralor Interno, Auditor Interno, Auditor

Público, o Delegado Regional

Nombre del jefe de área Nombre del jefe de área

Nombre de auditor Nombre de auditor

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Mes Año

87 de 128

TESTIGOS DE ASISTENCIA

Nombre de testigo Puesto del testigo

Nombre de testigo Puesto del testigo

NOTA: LAS FIRMAS QUE ANTECEDEN CORRESPONDEN AL ACTA DE CIERRE Y REVISIÓN DOCUMENTAL DE FECHA __ DE ______ DE 20__, CORRESPONDIENTE A LA AUDITORÍA O VERIFICACIÓN CON NÚMERO DE ORDEN ____/20__, DE FECHA ____ DE _____ DE 20__.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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Mes Año

88 de 128

Anexo 18

Cédula de Seguimiento




2. Número de auditoría en la que se generó la observación.

3. Número asignado a la observación en la auditoría original.

4. Iniciales de la instancia fiscalizadora que generó la observación.

5. Monto por aclarar determinado en la observación original.

6. Monto por recuperar determinado en la observación original.

7. Número consecutivo que corresponde a la cédula y al total de las cédulas elaboradas en el seguimiento.

8. Número de seguimiento.

9. Saldo por aclarar del monto determinado en la observación original.

10. Saldo por recuperar del monto determinado en la observación original.

11. Porcentaje de avance alcanzado a la fecha del seguimiento.


13. Clave presupuestaria del ente auditado.

14. Nombre de la Unidad Auditada a la que se practica el seguimiento de las observaciones.

15. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el Programa Anual de Trabajo -detallado-.

16. Transcribir la observación y recomendación original a la cual se dio seguimiento, tal como se encuentran en la cédula de observaciones original, fundamentos legales no se incluyen.

17.

Resumen de las acciones implantadas por las áreas responsables de dar atención a las recomendaciones señaladas en la observación original, montos aclarados y/o recuperados. Argumentos para dar por solventada o no la observación.

18. Nombre y firma del auditor público que practicó el seguimiento y del Jefe de Grupo o Coordinador.

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Mes Año

89 de 128

Anexo 18 Hoja No. de (7)

OEC u OIC (1)

Cédula de Seguimiento

DATOS ORIGINALES Número de Auditoría: (2) Número de Observación: (3) Instancia fiscalizadora: (4) Monto por aclarar: (5) Monto por recuperar: (6)

DATOS DEL SEGUIMIENTO Número de Seguimiento: (8) Saldo por aclarar: (9) Saldo por recuperar: (10) Avance: (11)


Unidad Auditada: (14) Clave de programa y descripción de la auditoría:

(15)

Observación (16) Situación Actual (17)

Observación Original

Recomendaciones Originales

(18) (18)

Auditor Jefe de Grupo o Coordinador

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Mes Año

90 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 19

Carátula del Expediente de Seguimiento Instructivo de llenado



2. Número del legajo de la totalidad de los mismos.


4. Número de orden del seguimiento.

5. Fecha en que dio inicio la auditoría o verificación.

6. Fecha en que terminó la auditoría o verificación.

7. Nombre completo de la unidad a la que se practicó la auditoría.

8. Nombre del personal del OEC u OIC que realizó la auditoría.

9. Nombre del cargo del personal que realizó la auditoría.

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Mes Año

91 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 19

Carátula del Expediente de Seguimiento

LEGAJO __(2)_ DE ___

Seguimiento No.: (3)

No. de Orden: (4)

Fecha de Inicio de la Auditoría o Verificación: (5)

Fecha de Término de la Auditoría o Verificación: (6)

Ente Auditado: (1)

Área Auditada: (7)

Personal Comisionado

Nombre Cargo

(8)

(9)

GUÍA GENERAL



Mes Año

92 de 128

Anexo 20

Oficio de Resultados de Seguimiento




2. Número de hoja del oficio y del total de las hojas que lo integran.



5. Trimestre que se reporta.

6. Nombre del Titular del ente al que se practicó el seguimiento y domicilio oficial.

7. Número de oficio que le corresponda.

8. Lugar, día, mes y año en que se emite el oficio.

9. Número total de observaciones a las que se dio seguimiento.

10. Número de observaciones atendidas.

11. Número de observaciones determinadas en el trimestre que se reporta.

12. Número total de observaciones por atender.

13. Días transcurridos a partir de la fecha del informe de la auditoría en que se determinó la observación.

14. Anotar nombre de la instancia fiscalizadora, unidad auditada, número de la observación original y breve descripción de la observación.

15. Importe pendiente de atender.

16. Número de observaciones registradas en el sistema.

GUÍA GENERAL



Mes Año

93 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 20

Oficio de Resultados de Seguimiento

Ente: (1) Hoja No. __(2)_de __ (2)

Sector: (3) No. de Seguimiento: (4) Trimestre: (5)

TITULAR DEL ENTE AL QUE SE PRACTICÓ EL SEGUIMIENTO

Y DOMICILIO OFICIAL (6)

OFICIO No ( 7)

(8)

Informo a usted que en el (5) trimestre de este ejercicio se dio seguimiento a las recomendaciones de (9) observaciones, cuyos avances

fueron comentados y aceptados por los servidores públicos de mandos medios y superiores responsables de atenderlas. Del análisis a la

documentación e información que fue proporcionada al personal auditor, se constató que (10) fueron atendidas; en este mismo período se

determinaron (11) observaciones, por lo que el saldo a la fecha del presente informe es de (12) observaciones integradas de la siguiente

forma:

GUÍA GENERAL



Mes Año

94 de 128

Instancia fiscalizadora Saldo inicial Atendidas Determinadas Saldo final

Total

Clasificación: Alto Riesgo Mediano Riesgo: Bajo Riesgo total .

Antigüedad: Mayor a 18 meses de 6 a 18 meses: Menor a 6 meses total .

Del saldo destaca (n) por su importancia la (s) que a continuación se menciona (n):

DÍAS TRANSCURRIDOS

DESDE LA OBSERVACIÓN

A S P E C T O S R E L E V A N T E S IMPORTE EN MILES

(13)

Instancia fiscalizadora: (14)

Unidad auditada: (14)

No. de observación: (14)

Breve descripción: (14)

(15)

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Mes Año

95 de 128

Asimismo, existen (16) observaciones cuya atención depende de otras instancias, registradas en el sistema. Al respecto agradeceré gire sus instrucciones a fin de que se instrumenten las medidas correctivas y preventivas pendientes; sobre las cuales realizaremos el seguimiento correspondiente, a fin de constatar la atención de las mismas, así como promover el fortalecimiento de los sistemas de control y la eficiencia de las operaciones.


TITULAR DEL OEC U OIC (1)

c.c.p. Las instancias que correspondan

GUÍA GENERAL



Mes Año

96 de 128

Anexos 21 y 22

Cédula de Supervisión de Auditoría y de Seguimiento





3. Nombre de la unidad a la que se practica la auditoría.

4. Registro del cumplimiento del aspecto revisado (sí, no, no aplica-n/a-).

5. Nombre y firma del Jefe de Grupo o Coordinador.

6.

Nombre y firma de la persona que revisó el cumplimiento de los requisitos de la cédula de supervisión de auditoría o de seguimiento (Directores de Auditoría Interna, Titular del Área de Auditoría Interna, Titular de la Contraloría Interna, etc., o quien asuma el cargo, en el ámbito de sus respectivas competencias).

7. Día, mes y año de la elaboración de la cédula.

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Mes Año

97 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 21

Cédula de Supervisión de Auditoría

Ente: (1) No. de auditoría: (2) Unidad auditada: (3)

No. Concepto rev. (4)

1. La orden de auditoría contiene el fundamento legal correcto e incluye a los auditores públicos comisionados, el objetivo, alcances, conceptos y período a revisar.

2. El Acta de Inicio de Auditoría se encuentra suscrita por todos los participantes.

3. El Cronograma de Actividades a desarrollar es congruente con la Carta de Planeación e incluye los tiempos programados y reales de las actividades.

4. El universo de cada uno de los conceptos a revisar incluye todos los elementos que lo conforman.

5. La muestra seleccionada para su revisión fue representativa, de acuerdo con el objetivo de la auditoría.

6. Se encuentran claramente definidos los criterios empleados para determinar la muestra seleccionada para su revisión.

7. El alcance, oportunidad, técnicas y procedimientos de auditoría, pruebas y objetivos específicos de cada uno de los conceptos a revisar se llevaron a cabo conforme se estableció en la planeación detallada.

8. La ampliación, reducción o sustitución del grupo de auditores fue notificada al auditado mediante oficio debidamente fundamentado.

9. Los oficios de solicitud de información se fundamentaron legalmente.

10. Las cédulas de trabajo muestran el análisis de la información, con base en el desarrollo de los procedimientos registrados en el programa de trabajo.

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Mes Año

98 de 128


11. Los papeles de trabajo cubren las características de suficiencia, competencia, pertinencia y relevancia, sin que haya evidencia documental en exceso.

12. Los papeles de trabajo se encuentran ordenados, con índices, cruces y marcas de auditoría, enlazando las cédulas de trabajo con la evidencia documental.

13. Todos los hallazgos determinados por los auditores públicos se encuentran incluidos en las Cédulas de Observaciones.

14. Las Cédulas de Observaciones se encuentran sustentadas con cédulas de trabajo y evidencia documental suficiente, competente, pertinente y relevante.

15. Las Cédulas de Observaciones se encuentran enlazadas con las cédulas de trabajo mediante cruces de auditoría.

16. Las Cédulas de Observaciones contienen los hallazgos detectados, así como la normatividad transgredida, incumplida u omitida.

17. Las Cédulas de Observaciones incluyen fecha compromiso de atención, así como el nombre, cargo y firma de los responsables de atenderlas.

18. Las observaciones fueron concertadas con la unidad auditada.

19. El contenido del informe incluye la problemática general acorde con las observaciones, antecedentes, objetivo y alcances de la auditoría, resultados, conclusión y recomendación general.

20. La ampliación, reducción o sustitución del grupo de auditores se mencionó en el informe.

21. El informe fue oportuno, completo, exacto, objetivo, convincente, claro, conciso y útil.

22. Los resultados de la auditoría fueron notificados a la unidad auditada y a las instancias correspondientes.

23. El informe se encuentra firmado por los titulares del OEC u OIC, según sea el caso y dentro del ámbito de sus respectivas competencias.

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Mes Año

99 de 128


24. Se integró el expediente de la auditoría de manera ordenada, con cédulas, informes, anexos y papeles de trabajo generados en cada una de las etapas.

25. Los hallazgos que conllevan a presuntas responsabilidades administrativas fueron comentados con el Área de Responsabilidades y se están atendiendo sus recomendaciones para la correcta integración de los informes y expedientes correspondientes.

Aclaraciones o comentarios:

Elaboró (5) Jefe de Grupo o Coordinador

Revisó (6) Fecha (7)

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100 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 22

Cédula de Supervisión de Seguimiento

Ente: (1) No. de auditoría: (2) Área auditada: (3)


1. Se dio seguimiento a la totalidad de observaciones pendientes a la fecha del seguimiento, incluyendo las determinadas por diversas instancias fiscalizadoras.

2. Se elaboraron las Cédulas de Seguimiento correspondientes en las que se asentaron las acciones realizadas por las áreas auditadas para atender las recomendaciones.

3. El seguimiento se encuentra sustentado con evidencia documental suficiente, competente, pertinente y relevante.

4. Las cédulas de seguimiento y su evidencia documental se encuentran enlazadas mediante índices y cruces de auditoría.

5. Las cédulas de seguimiento fueron comentadas con la unidad auditada y se obtuvo la firma del responsable de atender las recomendaciones.

6. El oficio de resultados de seguimiento fue oportuno, objetivo, claro y conciso.

Aclaraciones o comentarios:

Elaboró (5) Revisó (6) Fecha (7) Jefe de Grupo o Coordinador

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101 de 128

Anexo 23

Cédula Única de Auditoría




2. Nombre completo de la unidad a la que se practicó la auditoría.

3. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado-.


5. Fecha en que dio inicio la auditoría.

6. Fecha en que concluyó la auditoría.

7. Tiempo real empleado en la auditoría (días).

8. Período que abarcó la revisión de los conceptos auditados.

9. Nombre del Jefe de Grupo o Coordinador.

10. Cantidad de auditores que participaron en la auditoría.

11. Clasificadas por tipo de auditoría (rubros).

12. Cantidad de observaciones del rubro respectivo.

13. Cantidad total de observaciones derivadas de la auditoría.

14. Señalar el monto total susceptible de fiscalizar o auditar (importe de las partidas o cuentas).

15. Importe total que representaron los rubros o conceptos auditados.

16. Importe que deberá ser aclarado.

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102 de 128


17. Importe que deberá ser reembolsado, en su caso.

18. En caso de seguimiento de las observaciones, se anotará la cantidad de observaciones de acuerdo con cada concepto.

19. Cantidad total de observaciones a las cuales se dio seguimiento.

20. Cantidad de observaciones a las que se dio solución.

21. Cantidad de observaciones que aunque están siendo atendidas no se encuentran solventadas.

22. Saldo por aclarar de los montos determinados en la observación original.

23. Saldo por recuperar de los montos determinados en la observación original.

24. Nombre y firma del Jefe de Grupo o Coordinador.

25.

Nombre y firma del Director de Auditoría, de los Directores Generales Adjuntos de la _____, según sea el caso; Titular del Área de Auditoría Interna, Titular de la Contraloría Interna, o quien asuma el cargo, en el ámbito de sus respectivas competencias.

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103 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 23

Cédula Única de Auditoría

Ente auditado: (1)______________________________________________________________

Unidad Auditada:(2)______________________________________________________________

Clave de programa y descripción de la auditoría:(3)__________________

Número de auditoría:(4)_______________________

Fecha de inicio:(5)____________________Fecha de término:(6)__________________________

Tiempo real empleado:(7)______________Período auditado:(8)___________________________

Nombre del Jefe de Grupo o Coordinador:(9) __________________________________________

Cantidad de auditores asignados:(10)_____

Observaciones determinadas Seguimiento

Rubro (11) Cantidad

(12) Concepto

Cantidad

(18)

Observaciones originales (19)

Solventadas (20)

No solventadas (21)

Saldo por aclarar (22)

Saldo por recuperar (23)

Total: (13)

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104 de 128

Montos

Concepto miles de pesos

Fiscalizable (14)

Fiscalizado (15)

Monto por aclarar (16)

Monto por recuperar (17)

Elaboró: (24) Autorizó: (25)

Nombre y firma Nombre y firma

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105 de 128

Anexo 24

Modelo de Informe para Casos de Presunta Responsabilidad Administrativa aplicable a los

Órganos Estatales de Control u Órganos Internos de Control

Nota: Las situaciones, datos y cifras reportados en el informe anexo son ficticios.

Asunto: Se envía Informe de Presunta Responsabilidad Administrativa.

C._________________________ (Nombre del OEC u OIC) Los que suscribimos (nombre completo de los auditores comisionados a la auditoría que suscriben el informe) Auditores adscritos al Área de Auditoría Interna, Dirección de Auditoría o Contraloría Interna de _________, nos permitimos someter a su atenta consideración el Informe de Presunta Responsabilidad Administrativa derivado de la auditoría 000/00 practicada a (Unidad auditada) en relación a (breve descripción de la irregularidad). Por lo anterior, se considera la existencia de un presunto daño patrimonial a la entidad por $(monto determinado debidamente integrado y acorde al soporte documental y papeles de trabajo) y un posible perjuicio por (especificar la causa que sea). I. Antecedentes 1. (Según decreto de creación, acta constitutiva, etc.) (La entidad) es un _____(organismo

descentralizado, empresa de participación estatal mayoritaria, etc.)___, con personalidad jurídica y patrimonio propio …(Anexo 1 fojas __ a __)

2. El ___ de ____ de 20__ el C. ___________________, Titular del Órgano Interno de Control, emitió la orden de auditoría No. 000/00 a nombre del C. (nombre), titular de __ (cargo) de __ (unidad auditada) ___, con el objeto de verificar y promover el cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable durante el(los) ejercicio(s) ____ (alcance de la auditoría). La orden fue recibida el ____ de ______ de 20__ por ______ (especificar el nombre y cargo del servidor público a quien se entregó el documento), según consta con la firma autógrafa del mencionado servidor público y sello de acuse de recibo que aparece en dicha orden (Anexo 2, Fojas __a __).

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3. El mismo día, __ de _______ de 20__, se formuló el acta de inicio de la auditoría con folios

________ al ________ ante la presencia del C. (nombre completo y cargo del servidor público con quien se atendió la diligencia) (Anexo 3, Fojas __ a __).

4. Mediante oficio No._____ de fecha ___ de _____ de 20___, el Titular del Órgano Estatal

de Control u Órgano Interno de Control, informó al C. _____(nombre completo y cargo del servidor público a quien se dirigió el oficio)__, de ___(unidad auditada)____, la (incorporación o sustitución de personal al equipo de trabajo de la auditoría). El oficio fue recibido el ___ de ____ de 20__ por __ (nombre completo y cargo del servidor público con quien se atendió la diligencia), según consta en el sello de acuse de recibo que aparece en dicho oficio. Asimismo, mencionar los datos del acta respectiva o del informe en donde se hizo constar la sustitución o ampliación de personal.

Del análisis a la documentación proporcionada por la entidad, se precisan los siguientes:

II. Hechos

1. El __ de ______ de 20__ se ___________________ (describir breve y claramente la

primera situación o acto que dá origen a la irregularidad) (Anexo 5, Fojas a ).

2. El __ de ______ de 20__ se celebró _________________________ (Anexo 6, Fojas __ a

__).

3. El __ de ______ de 20__ el ____________________________________ (Anexo 7, Fojas

__ a __).

4. El __ de ______ de 20__ se celebró ___________________ (continuar con la descripción

detallada, indicando objeto, vigencia, monto de la operación, periodicidad, etc.; y la narración sucinta de todos y cada uno de los hechos de que se tenga conocimiento, los cuales deberán relatarse en forma cronológica y confirmando que de todos y cada uno de los hechos, obren en el expediente las documentales que los sustenten, teniendo especial cuidado al citar nombres, fechas, montos y conductas, considerando en todo momento las funciones y atribuciones que corresponden a cada uno de los presuntos responsables de conformidad con la normatividad aplicable al momento de acontecer el hecho narrado). (Anexo 8, Fojas __ a __).

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107 de 128

5. La adquisición de _________________________ se realizó con cargo a la cuenta número ____ (agregar número y denominación de la cuenta) __ por el importe contratado de $ __________, que fue pagado al proveedor __________________con el cheque No. ________, de fecha _______. Dicho importe resulta ser mayor en $_________ al monto ofertado por este proveedor de $ ____________, y que resultó ganador en la licitación (aclarar cómo se acredita la irregularidad), por lo que esta diferencia constituye el monto del daño patrimonial. (Anexo 9 fojas __ a __)

III. Presunto Daño Patrimonial y/o Perjuicio Con las conductas y omisiones de los servidores públicos y terceros involucrados (en caso de existir), se generó un daño patrimonial por $ _____________ determinado por ________________. Lo anterior, en concordancia con la documentación soporte y los papeles de trabajo que conforman el expediente de presunta responsabilidad administrativa. Expresar por separado, si es que existió algún perjuicio, especificando lo que la entidad u organismo dejó de percibir a consecuencia de las conductas de los servidores públicos.

IV. Presuntos Responsables

Servidor Público Conducta

Mencionar nombre completo, cargo, área de adscripción (en base a la documentación que lo acredita con ese carácter) y periodo en que se cometió la irregularidad.

Iniciar con aquel servidor público a quien directamente se atribuye la conducta contraria a la ley.

Dar especial atención al periodo en que aconteció la irregularidad, el cual deberá corresponder con el alcance de la auditoría y el rubro revisado en la misma.

Describir la conducta (acción u omisión) atribuible al servidor público, perfectamente confirmada y soportada en documentos.

Las conductas de omisión deberán redactarse de manera afirmativa. Por ejemplo: “El servidor público omitió conducirse con imparcialidad en…etc.”

Precisar el daño patrimonial y cómo se registró, así como indicar el perjuicio debidamente confirmado y cuantificado por año, y por presunto responsable.

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108 de 128

Servidor Público Conducta

Detallar en base a la normatividad aplicable transgredida las funciones y atribuciones que el servidor público tenía asignadas.

Narrar la relación lógica existente entre los hechos, la conducta irregular y la norma específica transgredida (se sugiere agregar una síntesis de los preceptos legales infringidos, con la intención de evidenciar claramente la irregularidad).

Posteriormente, deberá mencionarse la relación directa con la normatividad transgredida.

Incluir a todos y cada uno de los presuntos responsables, atendiendo al orden definido por el grado de participación en la comisión de la irregularidad, y considerando los datos de identificación señalados en el cuadro anterior.

Incluir las irregularidades detectadas para cada servidor público, atendiendo los aspectos mencionados.

V. Precisión de las Irregularidades 1. Existió disposición de recursos presupuestales a cargo de__ (la entidad) __ con objeto de

(destino de los recursos de acuerdo con el documento que le dio origen). Sin embargo, esos recursos fueron aplicados __ (destino final y real de los recursos, precisando con claridad las conductas u omisiones de los presuntos responsables, que constituyan la inobservancia de la normatividad).

2. Con la suscripción del contrato se originó… (precisar en qué consistió la irregularidad, el

incumplimiento o conducta contraria a lo dispuesto en la normatividad aplicable, cuidando que exista una relación lógica entre la conducta u omisión y el daño y/o perjuicio causado o la consecuencia final que lesione el actuar de la función pública).

3. Continuar con la narración de las irregularidades indicando en todo momento la conducta que debió ser observada de acuerdo con la normatividad aplicable y precisando con base en los hechos y documentos que los soportan la manera en que ésta se transgredió.

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Mes Año

109 de 128

En el anexo (especificar el número del anexo) de este informe, se localiza la fotocopia simple de los preceptos legales infringidos, así como la documentación relativa a la confirmación de la calidad de los presuntos responsables como servidores públicos en el momento en que aconteció la irregularidad. VI. Conclusión (Incluir una sinopsis del contenido del informe) Con las conductas (acción u omisión) de los servidores públicos mencionados, se infringieron los siguientes preceptos legales: (especificar los artículos de la ley o normatividad interna transgredidos, así como una breve explicación de la relación lógica existente entre la conducta irregular y cada precepto legal).


Nombre del auditor comisionado, profesión

número de cédula profesional y firma

Nombre del auditor comisionado, profesión

número de cédula profesional y firma

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110 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 25

Formato de Evaluación de la Auditoria



1. Anotar el nombre del Ente.

2. Anotar el nombre completo del área auditada.

3. Anotar el tipo de auditoría practicada (Integral, de Resultados de Programas, Específica o Seguimiento).

4. Anotar el número de revisión correspondiente.

5. Anotar la fecha en que se inició la auditoría.

6. Anotar la fecha en que concluyó la auditoría.

7. Señalar el periodo en que se llevaron a cabo las operaciones objeto de la

revisión.

8. Mencionar a los auditores que participaron en la revisión.

9. Anotar una “X” de acuerdo con las preguntas planteadas.

10. Espacio para hacer comentarios u observaciones que aclaren alguna situación.

11. Nombre y firma de la persona que elaboró el formato.

12. Anotar nombre y firma de la persona que revisó el formato.

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111 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 25

Evaluación de la Auditoría

Nombre del ente (1) _________________________________________________________________

Área auditada: (2)___________________________________________________________________

Tipo de auditoría:(3)__________________número de auditoría: (4)____________________________

Fecha de inicio: (5)____________________fecha de término: (6)______________________________

Período revisado: (7)_________________________________________________________________

Personal participante: (8)_____________________________________________________________

No. CONCEPTO

EVALUACIÓN

(9) COMENTARIOS

(10) SÍ NO N/A

1. ¿Se encuentra en el expediente de la auditoría la carta de planeación autorizada por el coordinador responsable de la revisión?

2. ¿Se cumplió con el programa de trabajo?

3. ¿En el Marco Conceptual para la revisión de cada rubro revisado se incluyó el universo de las operaciones, los alcances, las muestras, procedimientos a ejecutar y las conclusiones?

4. ¿Fueron adecuadas las bases para determinar los alcances y muestras de la revisión?

5. ¿La revisión se realizó conforme a lo establecido en la Guía General de Auditoría Pública y al procedimiento de auditoría respectivo, establecido en las mencionadas Guías?

6. ¿Se encuentran en papeles de trabajo bien definidas y soportadas legalmente las observaciones detectadas?

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112 de 128

No. CONCEPTO

EVALUACIÓN

(9) COMENTARIOS

(10) SÍ NO N/A

7. ¿Existe evidencia suficiente y competente de que se hayan revisado los papeles de trabajo?

8. ¿Los papeles de trabajo fueron elaborados de acuerdo con las especificaciones para su elaboración, incluyendo cruces, marcas y notas aclaratorias y mostrando claramente los procedimientos ejecutados?

9. ¿Se observó durante el desarrollo de la revisión el apego a las Normas Generales de Auditoría Pública?

10. ¿Se cuenta en el expediente con informe o proyecto de informe en donde consten las observaciones determinadas en la revisión?

11. ¿Los expedientes de la revisión están debidamente integrados y completos?

ELABORÓ: REVISÓ:

NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR RESPONSABLE

NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE GRUPO O COORDINADOR

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Mes Año

113 de 128

OEC u OIC (1)

Anexo 26

Cédula de Evaluación del Desempeño

Fecha: / /

PERSONA EVALUADA

PERSONA QUE EVALÚA

NOMBRE:

NOMBRE:

PUESTO:

PUESTO:

ÁREA:

ÁREA:

CONOCIMIENTO DEL PUESTO GRADOS DE CONOCIMIENTO

DEL PUESTO

VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Poseer los conocimientos y habilidades necesarias para el mejor desempeño del puesto, a fin de generar las tareas en tiempo y con la calidad requerida.

Posee amplios conocimientos del puesto que tiene asignado.

4

Posee suficientes conocimientos del puesto que tiene asignado.

3

Posee conocimientos del puesto que tiene asignado.

2

No posee conocimientos del puesto que tiene asignado.

1

CRITERIO GRADO EN QUE APLICA

EL CRITERIO

VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Capacidad para analizar, interpretar y aplicar políticas y normas establecidas a efecto de solucionar los problemas laborales que se presentan.

La solución que propone a los problemas de trabajo es siempre la acertada, debido al conocimiento de las políticas y normas establecidas

4

En general, soluciona aceptablemente los problemas de trabajo, aplicando las polí-ticas y normas establecidas.

3

Aun cuando muestra fallas para solucionar problemas de trabajo, éstas no son muy relevantes; ocasionalmente requiere orien-tación.

2

Muestra notables fallas para solucionar los problemas de trabajo que se le presentan; frecuentemente requiere orientación.

1

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Mes Año

114 de 128

TÉCNICAS Y ORGANIZACIÓN

DEL TRABAJO GRADO DE APLICACIÓN

VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Capacidad para interpretar y aplicar con mayor eficiencia los métodos y procedimientos del trabajo.

Siempre aplica las técnicas y la orga-nización establecida en el ámbito laboral.

4

Por lo general aplica las técnicas y la organización establecidas en el ámbito laboral.

3

Ocasionalmente aplica las técnicas y la organización establecidas en el ámbito laboral.

2

No aplica las técnicas ni la organización establecidas en el ámbito laboral.

1

CAPACITACIÓN RECIBIDA GRADO DE APLICACIÓN VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Capacidad para aplicar en el trabajo los conocimientos adquiridos mediante la capacitación.

Siempre aplica los conocimientos adqui-ridos.

4

Aplica en forma suficiente los conoci-mientos adquiridos.

3

Aplica ocasionalmente los conocimientos adquiridos.

2

No aplica los conocimientos adquiridos. 1

CANTIDAD DE TRABAJO GRADO DE APLICACIÓN VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Capacidad para realizar un mayor número de actividades y/ o productos de acuerdo a las funciones que se le encomienden.

Supera ampliamente los volúmenes de trabajo que tiene encomendados.

4

Desarrolla una cantidad de trabajo acorde a los volúmenes fijados.

3

Logra volúmenes de trabajo suficiente; en ocasiones fuera de tiempo.

2

Su rendimiento es mínimo y frecuen-temente fuera de tiempo.

1

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Mes Año

115 de 128

CUMPLIMIENTO DE METAS

Y OBJETIVOS GRADO DE CUMPLIMENTO

VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Capacidad para lograr los objetivos y metas establecidos.

Obtiene resultados sobresalientes con rela-ción a los objetivos y metas programados o previstos para ser realizados por su grupo de trabajo.

4

El logro de objetivos y metas asignados es superior al promedio.

3

Cumple con los objetivos y metas fijados en el programa de trabajo.

2

No cumple con los objetivos y metas fijados en el programa de trabajo.

1

NECESIDAD DE SUPERVISIÓN GRADO DE SUPERVISIÓN VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Disposición para realizar las labores que le son encomendadas en el desarrollo de su trabajo.

Alcanza excelentes resultados en las funciones que tiene encomendadas, sin supervisión.

4

Obtiene resultados por arriba de la media, con el mínimo de supervisión.

3

Cumple con los objetivos y metas bajo supervisión.

2

Los resultados que obtiene son mínimos y requiere de constante supervisión.

1

INICIATIVA GRADO DE INICIATIVA VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Capacidad para crear, innovar o mejorar los sistemas, procedimientos u organización del trabajo, lo cual se refleja con menor tiempo y mayor calidad en la prestación de los servicios.

Frecuentemente realiza aportaciones im-portantes para el mejoramiento del trabajo; afronta constructiva y espontáneamente los problemas.

4

Eventualmente hace aportaciones signi-ficativas para el mejoramiento del trabajo; colabora en la solución de problemas, cuando se le requiere.

3

Generalmente se apega a las rutinas esta-blecidas; se limita a reportar anomalías evidentes.

2

Se concreta a seguir rígidamente las ruti-nas establecidas, aun cuando exista la necesidad de reportar anomalías evidentes.

1

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Mes Año

116 de 128

COLABORACIÓN Y DISCRECIÓN GRADO DE COLABORACIÓN VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Disponibilidad para apoyar mediante

esfuerzo adicional las funciones institucionales, y utilizar adecua-damente la información que posee en el desempeño de sus labores.

Se distingue por su disposición a ayudar en la realización del trabajo, contribuye siempre de manera espontánea y sabe utilizar la información positivamente.

4

Tiene buena disposición para ayudar en la realización del trabajo, cuando se le solicita y es prudente con la información que posee.

3

Manifiesta disposición a prestar su ayuda en la presentación del trabajo siempre que se le ordene y comete indiscreciones involuntarias con la información.

2

Siempre objeta la colaboración en el trabajo, aun cuando se le ordena y provoca conflictos con la información que posee.

1

RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA GRADO DE RESPONSABILIDAD VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Grado en el que se compromete con los objetivos y metas de la institución, y en que se acatan las disposiciones superiores estableci-das.

Se compromete ampliamente con su trabajo y con los objetivos institucionales mostrando vocación de servicio y siempre se sujeta a las instrucciones o disposiciones establecidas.

4

Se compromete con su trabajo y con los objetivos institucionales, mostrando vocación de servicio y, ocasionalmente objeta las disposiciones establecidas.

3

Ocasionalmente se compromete con su trabajo y con los objetivos institucionales y con frecuencia manifiesta inconformidad con las disposiciones.

2

No se compromete con su trabajo, ni con los objetivos institucionales y evade las disposiciones establecidas.

1

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Mes Año

117 de 128

CALIDAD DEL TRABAJO GRADO DE CALIDAD VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Efectuar con exactitud, confiabilidad y presentación, los productos y actividades de trabajo que le son encomendados.

Realiza trabajos excelentes, excep-cionalmente comete errores; únicamente requiere supervisión esporádica.

4

Generalmente realiza buenos trabajos con un mínimo de errores; las revisiones que amerita son de rutina.

3

Requiere supervisión estrecha debido a los errores que comete.

2

Su trabajo contiene un alto índice de errores; debe ser revisado de manera permanente.

1

TRABAJO EN EQUIPO GRADO DE DISPOSICIÓN VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Disposición a participar activamente en grupos de trabajo, aportando el esfuerzo necesario para alcanzar las metas institucionales programadas.

La habilidad para apoyar en el trabajo de equipo es sobresaliente; es un elemento fundamental en la eficiencia del grupo.

4

Muestra disposición a intervenir en forma activa en la acción de equipo, su apoyo es de beneficio al grupo.

3

Tiende a ser de beneficio en el trabajo de equipo; sin embargo, muestra algunas fallas que interfieren la acción del grupo.

2

Muestra notables fallas para colaborar y apoyar las actividades que requieren acción de equipo; entorpece la eficiencia del mismo.

1

APROVECHAMIENTO DE MATERIALES Y EQUIPO

GRADO DE APROVECHAMIENTO VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Óptimo aprovechamiento de los insumos y equipos necesarios para desempeñar sus funciones, así como su conservación y mantenimiento.

Se esmera en la conservación y utilización de los materiales y equipo de trabajo; no existen ni desperdicios ni deterioro injustificados.

4

Procura conservar su equipo de trabajo y utiliza adecuadamente los materiales de manera que el deterioro y desperdicio son los normales.

3

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Mes Año

118 de 128

APROVECHAMIENTO DE MATERIALES Y EQUIPO

GRADO DE APROVECHAMIENTO VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Manifiesta eventuales fallas en el cuidado del equipo, propiciando el deterioro y desperdicio de material.

2

Demuestra negligencia en la conservación del equipo y material, ocasionando deterioro y desperdicios injustificados.

1

SEGURIDAD E HIGIENE GRADO DE OBSERVANCIA

EN LAS MEDIDAS

VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Hábito y disposición a observancia rigurosa de las medidas de seguridad e higiene en el ámbito laboral, a efecto de impactar en una mayor eficiencia institucional al preservar la vida y los bienes.

Observa siempre las medidas de seguridad e higiene.

4

Observa con frecuencia las medidas de seguridad e higiene.

3

Ocasionalmente observa las medidas de seguridad e higiene.

2

No observa las medidas de seguridad e higiene.

1

RELACIONES INTERPERSONALES GRADO DE INTERACCIÓN VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Grado en que se vincula el servidor público con sus superiores, con sus compañeros y con el público en general o en su caso, con las habilidades para una buena comunicación de aprendizaje.

Mantiene acertadas relaciones con jefes, compañeros y público, por lo que el desempeño de sus funciones se facilita.

4

Casi siempre es amable con sus jefes, compañeros y público; ocasionalmente tienen inadecuadas relaciones.

3

Ocasionalmente son adecuadas sus relaciones con jefes, compañeros y público, lo que obstaculiza su trabajo y el de los demás.

2

Rechaza permanentemente las relaciones con sus jefes, sus compañeros y público, lo que obstaculiza tanto su trabajo como el de los demás.

1

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Mes Año

119 de 128

PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA GRADO DE CUMPLIMIENTO VALOR

PUNTOS

CALIFIQUE CON UNA

“X”

Grado en que cumple con su horario y días laborales.

Siempre cumple con los días laborales y el horario establecido.

4

Siempre asiste y ocasionalmente tiene retardos.

3

Ocasionalmente falta y tiene retardos. 2

Frecuentemente falta y tiene retardos. 1

Anotar el total de puntos obtenidos por el servidor público en su evaluación anterior.

Especifique en términos porcentuales, el grado de superación o disminución del desempeño del trabajador con respecto a la última evaluación.

Total de Puntos (Suma de los puntos obtenidos en cada uno de los 16 criterios evaluados).

Firma del Evaluador _________________________________

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Mes Año

120 de 128

OEC u OIC. (1)

Anexo 27

Políticas de Actuación y Decálogo del Auditor Público

POLÍTICAS DE ACTUACIÓN DEL AUDITOR RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PÚBLICO 1. Actuar con la máxima diligencia, eficacia y eficiencia en las comisiones y servicios que

le sean encomendados, absteniéndose de realizar cualquier acto, conducta u omisión que cause deficiencias en el trabajo y en consecuencia, suspensión del mismo o implique abuso o ejercicio indebido del empleo, cargo o comisión.

Por la importancia que reviste la función del auditor en el servicio público es necesario que en su trabajo fije el cuidado y esmero necesarios para su mejor desarrollo, así como actuar con la máxima probidad y responsabilidad profesional, apegándose a la normatividad en materia de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado, así como a las Normas Generales de Auditoría Pública.

2. Encauzar las facultades atribuidas, la información y todo tipo de recurso asignado,

exclusivamente para los fines del servicio en el desempeño de sus funciones, por lo tanto deberá:

2.1 Abstenerse de aceptar de los servidores públicos de las áreas auditadas

cualquier invitación (comidas, eventos sociales, favores, etc.) y de solicitar, aceptar o recibir por sí o por interpósita persona, cualquier tipo de favor o atención que pueda constituir o presuponer un conflicto de intereses, y afecte o haga suponer que se afecta la independencia de juicio que debe mantener.

2.2 Desempeñar su empleo o comisión sin obtener, ni pretender beneficios

adicionales a la contraprestación que su función le otorga.

2.3 Usar la información obtenida en el desarrollo de su trabajo con toda integridad profesional, sin ocultar ni deformar los hechos o la información con el propósito de obtener algún beneficio personal o beneficiar a terceros. Asimismo, es responsable de mantener absoluta reserva y confidencialidad respecto de los informes, datos y hechos obtenidos como consecuencia de sus labores.

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Mes Año

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3. Tratar con respeto, diligencia, imparcialidad y rectitud a las personas con las que tenga relación con motivo de la comisión y función que desempeñe.

4. Observar en la dirección y supervisión de sus subordinados, adecuadas reglas de trato y abstenerse de incurrir en agravio, desviación y abuso de autoridad.

5. Observar respeto y subordinación legítimas con sus superiores jerárquicos; cumpliendo con las disposiciones por ellos dictadas en el ejercicio de sus atribuciones.

6. Abstenerse de autorizar a un subordinado a no asistir a sus labores sin causa justificada, así como de otorgar licencias y permisos, lo cual sólo podrá ser autorizado con la debida justificación por las autoridades correspondientes.

7. Abstenerse de desempeñar algún otro empleo, cargo o comisión oficial de otra naturaleza durante el desempeño de su función, que resultaren incompatibles con ésta.

8. Abstenerse de coaccionar por sí o por interpósita persona a los servidores públicos de las áreas auditadas para obtener a su favor, de un familiar o de terceras personas, resoluciones favorables sin cumplir con los requisitos que señalan las leyes respectivas.

9. Abstenerse de promover y gestionar por sí o por interpósita persona la tramitación y resolución ilícita de negocios.

10. Abstenerse de participar indebidamente en la selección, nombramiento, designación, contratación, promoción, suspensión, remoción, cese o sanción de cualquier servidor público o prestador de servicios, cuando exista interés o pueda derivar alguna ventaja y/o beneficio personal, familiar o de negocios.

11. Informar a las autoridades, de todo acto u omisión de los servidores públicos adscritos a la propia instancia que pueda implicar inobservancia a los puntos anteriores.

12. Comunicar por escrito a las autoridades el conocimiento y cumplimiento de las presentes políticas (ver formato anexo) o las dudas que suscite la procedencia de las órdenes recibidas; así como las sugerencias que actualicen y/o mejoren las presentes políticas.

La comunicación del conocimiento de las políticas deberá presentarse por cada auditor público, de acuerdo con el oficio anexo a estas políticas.

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POLÍTICAS DE CARÁCTER PARTICULAR

13. Previamente al inicio de cualquier auditoria deberá formularse la planeación, la cual

contempla la elaboración de la carta de planeación, el cronograma de actividades a desarrollar y el marco conceptual. La planeación deberá formularse conjuntamente por el Jefe de Grupo o Coordinador y los auditores. Todos deben conocer y comprender el plan, particularmente en aquellos aspectos que les sean asignados para su desahogo.

14. El Jefe de Grupo o Coordinador invariablemente deberá permanecer tiempo completo

en la misma y ejercer su responsabilidad y función en forma adecuada, a fin de vigilar el avance del trabajo establecido en la planeación.

15. Las autoridades serán responsables de ejercer una adecuada supervisión, estableciendo una adecuada comunicación con el Jefe de Grupo o Coordinador y los auditores, para evaluar su rendimiento, oportunidad y profundidad en el análisis, así como estar dispuesto en todo momento para la atención y solución de los problemas que se susciten.

16. En todas las auditorías relacionadas con denuncias, investigaciones especiales y otras similares, así como en reuniones o entrevistas en las que se requiera levantar actas o minutas, deberán participar por lo menos dos auditores que intervinieron en la auditoria, siendo uno de ellos el Jefe de Grupo o Coordinador (preferentemente).

17. En el desarrollo de la auditoría el grupo de auditores actuantes deberá cerciorarse de haber obtenido la evidencia suficiente, relevante, pertinente y competente que sustente la opinión que se emite. En este sentido, el Jefe de Grupo o Coordinador deberá encauzar a los auditores para que realicen su trabajo con sentido crítico y profesional, asegurándose que sus cédulas, papeles de trabajo, oficios y notas informativas estén completos.

18. Se deberá evitar el extravío de los papeles de trabajo y de la documentación que le sea suministrada; por lo que durante su estancia en las áreas revisadas deberá mantenerlos bajo su estricto control, debiendo documentar mediante recibos los expedientes que le sean entregados, así como conservar la constancia de su devolución.

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19. Las autoridades deberá distribuir el trabajo entre los auditores de acuerdo con la capacidad y experiencia de cada uno de ellos, apoyándolos con una supervisión adecuada, con el objeto de incrementar la productividad de la auditoría y mejorar los procedimientos y técnicas que se apliquen en la misma.

20. Las autoridades fomentarán la actualización y desarrollo personal de los auditores públicos, proporcionándoles los manuales, guías y circulares de manera oportuna; además de los cursos de capacitación que conforme al diagnóstico de detección de necesidades se programen. Por su parte, los auditores deben aplicar los conocimientos e instrucciones que se les transmitan, así como participar con propuestas y sugerencias que permitan una mayor eficiencia de la operación.

POLÍTICAS RELATIVAS AL DESEMPEÑO DE COMISIONES FORÁNEAS

21. El personal asignado para realizar la auditoría debe contar con la disposición,

preparación técnica, experiencia y capacitación necesaria para el eficiente desarrollo de sus actividades con la adecuada supervisión y comunicación.

22. Las consultas y solicitudes que presenten los auditores públicos comisionados deberán

hacerse de manera planeada y concreta, a fin de reducir el tiempo y número de llamadas de larga distancia.

23. Las autoridades deberán programar los viajes, de tal forma que la salida sea por la mañana y el regreso en las noches.

24. El Jefe de Grupo o Coordinador deberá reforzar las acciones en la planeación y durante el desarrollo de la auditoría, a fin de que la misma se realice en el menor tiempo, evitando que el auditor tenga que regresar al sitio de la comisión para obtener información complementaria o solicitarla cuando éste ya se encuentre en oficinas centrales.

25. El Jefe de Grupo o Coordinador deberá mantener una estrecha coordinación y comunicación con los superiores jerárquicos, a fin de mantenerlos informados del avance de la auditoría.

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26. Por lo tanto, al inicio de la auditoría inmediatamente después de instalarse, deberán informar los números telefónicos donde puedan ser localizados (oficina y hotel) y establecer un día para reportar el avance de la revisión, lo anterior independientemente de que en el caso de situaciones relevantes o urgentes se establezca la comunicación inmediata y oportuna.

27. En el momento en que se determinen hechos que diesen lugar a una ampliación del tiempo de la comisión, deberán comunicarlo oportunamente por vía telefónica y/o por correo electrónico, a fin de autorizarse y tramitarse los viáticos correspondientes y ajustar el programa de trabajo y el cronograma de actividades a desarrollar.

28. Los viáticos asignados deberán erogarse bajo criterio de economía, racionalidad y disciplina presupuestaria, cuidando que los documentos comprobatorios que se recaben, reúnan los requisitos legales y fiscales requeridos por la normatividad vigente, con el objeto de que la comprobación de pasajes y viáticos se realice correctamente.

POLÍTICAS DE SUPERACIÓN, EFICIENCIA Y ECONOMÍA 29. Las autoridades deberán fomentar en el personal la lealtad a la Dependencia o Entidad

en que laboran. 30. Todos los auditores públicos deberán tomar plena conciencia de las medidas de

racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal y ser, a la vez, promotores de las mismas y ejemplo a seguir para el resto del personal de la Dependencia o Entidad, cuidando los materiales y equipos asignados para el desarrollo de su labor.

31. El grupo de auditores deberá hacer su mejor esfuerzo para llevar a cabo un trabajo a nivel de excelencia, en el menor número de días factibles.

32. Los auditores públicos deben tener plena conciencia de que el elemento más importante de su labor lo constituye el informe de auditoría, el cual reflejará imparcialmente el resultado de las pruebas, análisis realizados y los hechos que en él se consignen, además de estar soportado con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.

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33. Asimismo, para que los objetivos de la auditoría pública se cumplan total y oportunamente, el informe de auditoría deberá emitirse a más tardar al décimo día hábil de concluido el plazo programado de revisión, de esto son responsables solidarios las autoridades.

34. Se entiende por informe emitido, el que esté firmado por el Titular del Órgano Estatal de Control y del Órgano Interno de Control y esté en posibilidad de realizarse su distribución a las diferentes instancias.

Anexo a estas políticas se incluye el Decálogo del Auditor Público y el modelo de oficio que deberá presentar el auditor público al Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control.

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Anexo 27

Localidad y fecha C. ______________________________ Titular del Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control en P r e s e n t e . Hago de su conocimiento que conozco las Políticas de Actuación de los Auditores Públicos y que durante mi desempeño, en los trabajos que me han encomendado no he incurrido en algún conflicto de interés personal que pudiera estar en contravención con el carácter de servidor público, ni en los supuestos que se mencionan a continuación: Poseer algún otro empleo incompatible con el cargo que desempeño. Tener algún interés personal, familiar y/o de negocios en (el Ente de que se trate), incompatibles con el desarrollo de mi función, del que pueda resultar un beneficio propio, para mi cónyuge, parientes consanguíneos hasta el cuarto grado, por afinidad o civiles o para terceros con los que tenga relaciones profesionales, laborales o de negocios, o para socios o sociedades de las que su servidor o las personas antes referidas hayamos formado parte. Aceptar invitaciones (comidas, eventos sociales, etc.) o solicitar favores o atenciones de los servidores públicos de esta (señalar el Ente de que se trate, según sea el caso). Desempeñar mi trabajo o comisiones, tratando de obtener beneficios adicionales a los que, como contraprestación a mi función, se me otorgan. Utilizar la información obtenida en el desarrollo de mi trabajo, con el propósito de lograr algún beneficio personal y/o a favor de terceros. En cumplimiento de las políticas, protesto bajo palabra de decir verdad que no me encuentro en ninguno de los supuestos limitativos anteriores, comprometiéndome a que mi actuación como profesional de la auditoría es, ha sido y será con estricto apego a las disposiciones legales y normativas aplicables y fidelidad institucional. A t e n t a m e n t e ,

Nombre y firma del auditor público

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DECÁLOGO DEL AUDITOR PÚBLICO Sé Íntegro

Mantén tu independencia mental cuando expreses una opinión, sé objetivo y mesurado al actuar frente a los asuntos bajo tu responsabilidad.

Sirve

Tú eres el servidor público en el que los auditados confían en que propondrás soluciones adecuadas a los problemas. Las deficiencias cualquiera las comenta, pero proponer acciones de mejora debe ser tu objetivo de excelencia.

Sé Honesto Tú eres el primero que debe estar dentro de la legalidad y

promover su cumplimiento. No aceptes favores que impliquen o aparenten corromper tu función.

Sé Prudente Tu profesionalismo empieza con tu discreción; recuerda que la

información que obtienes es únicamente para formarte una opinión y emitir un juicio.

Sé Humilde Preguntar es la mejor manera de conocer el porqué de las cosas,

ten la modestia de reconocer que no lo sabes todo; además, la calidad de tu trabajo se incrementa encontrando explicaciones de las personas que realizan la función, enriqueciéndola con la opinión de la gente con experiencia.

Actualízate y Compite Estimula tu desarrollo profesional con la educación continua y

aprovecha la oportunidad de no ser un auditor obsoleto. En los límites de la cortesía y el respeto mutuo, la competencia leal entre compañeros y auditados te impulsará a obtener trabajos que representen un reto mayor.

Coopera

Interésate por el trabajo en grupo. Intercambia opiniones con tus compañeros de trabajo, esto enriquece la auditoría.

Planea

Antes que todo, establece los puntos de control, las actividades, las relaciones de grupo y las estimaciones de tiempo: ése es tu proyecto.

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Convéncete y Convence

La evidencia es tu única arma. Obtén la necesaria para formarte un juicio y soportar tu opinión ante terceros, ya que la función de auditoría implica convencer para mejorar y no vencer para que prevalezca tu opinión.

Ama tu Función Sólo así lograrás la excelencia en tu profesión y dignificar al

auditor público.

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