Embed Size (px)
Citation preview
GUÍA RENDICIÓN DE CUENTAS
Dirección de Contabilidad del Estado Mayo 2015
I N D I C E
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... i
CONDICIONES INICIALES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS .............................................................. 1
1. Parametrización de la Entidad para la Rendición de Cuentas (Ente Rector) .......................... 1
2. Clasificador de Formularios Autorizados por la CGC (Ente Rector) ........................................ 3
3. Asignación de Funciones o Perfiles (Administradores Locales de cada Entidad) ................... 4
4. Ubicación del Módulo de Rendición de Cuentas .................................................................... 5
GUÍA RÁPIDA DE RENDICION DE CUENTAS ......................................................................................... 7
1. Creación de los registros de los Formularios Autorizados y su Distribución .......................... 7
2. Registro de la Boleta de Pago a la CGC ................................................................................... 7
3. Rendición de Formularios ....................................................................................................... 8
4. Registro de la Rendición Electrónica ....................................................................................... 8
5. Envío de la rendición de cuentas ............................................................................................ 9
GUÍA DETALLADA DE RENDICIÓN DE CUENTAS ................................................................................ 11
1. Creación de los registros de los formularios autorizados y su distribución. ......................... 11
2. Registro de la boleta de pago a la CGC ................................................................................. 16
3. Rendición de formularios ...................................................................................................... 18
4. Registro de la rendición electrónica ...................................................................................... 21
5. Envío de la rendición de cuentas .......................................................................................... 25
6. Reportes ................................................................................................................................ 28
i
INTRODUCCIÓN
En el marco de colaboración entre el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de
Cuentas respecto al tema de la Fiscalización de los Ingresos y Egresos de los Organismos del
Estado, entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demás
instituciones que conforman el sector público no financiero; y en su calidad de órgano rector de
control gubernamental, el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,
establece que dentro de las atribuciones se tiene el dictar políticas, normas y procedimientos, para
la observancia y cumplimiento obligatorio de las entidades a que se refiere el artículo 2 de la
referida Ley. Es así como en el ámbito de la presente colaboración se ha diseñado un mecanismo
para que las entidades autónomas y descentralizadas de forma ágil y oportuna comprueben la
legalidad, eficiencia, eficacia, economía, equidad, probidad y transparencia de las operaciones de
ingresos y egresos que realizan sobre la base de una medición adecuada de la calidad de la gestión
Institucional.
Para dar cumplimiento al artículo 11 del Acuerdo A-013-2015 de la Contraloría General de
Cuentas, que establece la “Coordinación: El Ministerio de Finanzas Públicas y La Contraloría
General de Cuentas realizarán los enlaces y coordinación de sistemas informáticos e información
que corresponda a efecto se genere la rendición electrónica en la forma establecida en este
Acuerdo”; se ha procedido a elaborar el Módulo de Rendición Electrónica de Cuentas y la Guía
respectiva, como apoyo a los usuarios de las diferentes instituciones del Estado, específicamente
de las Entidades Autónomas y Descentralizadas, para quienes inicialmente aplicará este
procedimiento de rendición electrónica.
ii
1
CONDICIONES INICIALES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS
Previo a iniciar con la descripción del proceso de rendición electrónica mensual de cuentas, es
importante mencionar ciertas condiciones que se deben observar para el uso de la herramienta,
estas condiciones deben ser parametrizadas por el ente rector de los sistemas de gobierno
(Ministerio de Finanzas Publicas) o bien por la Entidad (Administradores Locales de Sistemas de
Gobierno).
Para iniciar el proceso de rendición electrónica es necesario ingresar al Sistema Informático de
Gestión –Siges-, a través del link https://siges.minfin.gob.gt, con el usuario y contraseña del
administrador local de la entidad, el cual deberá verificar si la entidad ya se encuentra
parametrizada.
1. Parametrización de la Entidad para la Rendición de Cuentas (Ente
Rector)
Para que la Entidad pueda utilizar el módulo de Rendición de Cuentas, debe de estar
parametrizada con dichos permisos, esta tarea es exclusiva del ente rector de los sistemas de
gobierno (Ministerio de Finanzas Públicas).
1.1 Seleccionar en Módulos la opción de Catálogos de Sistema
2
1.2 En el Menú Generales se encuentra la opción Instituciones la cual da acceso a la
parametrización de las Instituciones y los procesos que tiene autorizado realizar.
1.3 Debe aparecer la columna Rendición Contraloría seleccionada.
Si en esta pantalla se observa que la columna Rendición Contraloría no está seleccionada, significa
que la entidad no está habilitada para realizar rendiciones electrónicas, por lo que se tendría que
comunicar al administrador de sistemas para que pueda modificar esta columna y así permita que
su entidad pueda realizar rendiciones electrónicas.
3
2. Clasificador de Formularios Autorizados por la CGC (Ente Rector)
Para que la entidad pueda registrar sus formas autorizadas, las cuales debe rendir
mensualmente, estas formas deben de ser registradas en un clasificador, el cual es de uso
exclusivo del ente rector (Ministerio de Finanzas Públicas); esto significa que: si dentro de las
opciones de formas no existe la forma que se debe rendir, debe hacerlo de conocimiento del
ente rector para que este lo agregue al clasificador existente.
En la pantalla donde se registran los clasificadores de formas, se pueden realizar varias
acciones dentro de las cuales podemos mencionar:
a) Crear un Clasificador
b) Modificar el registro del Clasificador
c) Consultar el registro del Clasificador
d) Habilitar un Clasificador (para que pueda ser seleccionable por parte del usuario)
e) Inhabilitar un Clasificador (ya no se visualizará al usuario)
La habilitación o inhabilitación del registro se visualiza en la pantalla a través del campo
Restrictiva, eso indicará si es visible o no al usuario en los registros donde deba ser
seleccionable esta información.
4
Además el registro y administración de este clasificador es exclusivo del ente rector
(Ministerio de Finanzas Públicas).
3. Asignación de Funciones o Perfiles (Administradores Locales de cada
Entidad)
Para que la Entidad pueda visualizar a través de sus usuarios el módulo de Rendición de
Cuentas, dichos usuarios deben contar con las funciones asignadas de acuerdo a la actividad
que realiza; dicha asignación de perfiles es tarea exclusiva del Administrador Local de la
entidad.
Para tener acceso al módulo de Rendición de Cuentas, el usuario podrá contar con las
siguientes opciones de perfiles:
PERFIL O
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN DE PERMISOS
336 Clasificador de Formularios de Rendición de Cuentas
Esta función permite tener acceso al Clasificador de
Formularios de Rendición de Cuentas, y solo puede
asignado y utilizado por el ente rector.
337 Registro de Rendición de Cuentas
Esta función permite el registro de datos en todo el
módulo de Rendición de Cuentas y es asignado a nivel de
los administradores locales.
338 Autorizador de Rendición de Cuentas
Esta función permite la aprobación y/o autorización de
registros en todo el módulo de Rendición de Cuentas y es
asignado a nivel de los administradores locales.
339 Consulta Total de Rendición de Cuentas
Esta función permite el acceso total a nivel de consulta a
todo el módulo de Rendición de Cuentas y es asignado a
nivel de los administradores locales.
5
4. Ubicación del Módulo de Rendición de Cuentas
El nuevo módulo de Rendición de Cuentas se encuentra ubicado dentro del módulo Otros del
Sistema de Gestión -SIGES-; por lo que los usuarios que deseen utilizar dicha herramienta,
deberán contar con un usuario para tener acceso a dicho sistema.
El usuario tendrá acceso de acuerdo a la entidad para la cual trabaja, en caso de que la
rendición de cuentas se realice a nivel de Unidades Ejecutoras, el usuario deberá de
seleccionar ocasionalmente su unidad de trabajo, ya que el sistema así se lo requerirá. En el
caso de las entidades que realicen su rendición a nivel institucional, el sistema asignará
automáticamente el valor 000 que identifica a la Unidad Ejecutora.
6
7
GUÍA RÁPIDA DE RENDICION DE CUENTAS
A continuación se describe un resumen del proceso de Rendición Electrónica de Cuentas que sirva
de consulta rápida al usuario, de los diferentes procesos del módulo de Rendición de Cuentas, los
cuales pueden dividirse en 5 fases principales:
1. Creación de los registros de los Formularios Autorizados y su
Distribución
1.1 Debe registrar las formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas de su entidad,
indicando la cantidad autorizada y la resolución con la cual fueron aprobadas dichas
formas. Para continuar con el detalle de formas debe activar el registro.
1.2 Indicar los rangos o lotes de las formas que ya han sido distribuidas y sobre las cuales se
debe rendir su uso. Indicando el número inicial y final de las formas distribuidas. Para que
estos registros sean seleccionables en futuras rendiciones deben ser activados.
Nota: Para el caso del registro de las formas autorizadas, derivada de las rendiciones
efectuadas antes de la entrada en vigencia de dicho modulo, se debe indicar además como
dato adicional, las formas que al 30 de abril 2015 ya fueron utilizadas para tener el saldo
correcto de lo que debe de rendirse a través del nuevo sistema. Además en ambos casos
los registros deben ser habilitados para que tomen validez en la rendición.
2. Registro de la Boleta de Pago a la CGC
El registro de la boleta de Pago a la Contraloría General de Cuentas tiene dos etapas:
2.1 El registro de la boleta de pago permite la rendición electrónica de cuentas, es requisito
indispensable dentro del proceso de rendición de cuentas, el cual debe cancelarse
8
anualmente y por anticipado, como caso especial y por la entrada en vigencia de la nueva
herramienta.
2.2 La habilitación de la boleta de pago en el Siges, que será el momento donde se autentica
la validez de la boleta ante la Contraloría General de Cuentas, ya que de lo contrario la
rendición electrónica no puede ser enviada; por lo que el registro de la boleta por sí solo
no le da validez para realizar rendiciones.
3. Rendición de Formularios
3.1 Esta etapa del proceso es donde se registra las formas utilizadas y/o anuladas por la
entidad, puede hacerse diariamente, semanal o mensual, lo cual quedará a discreción de
cada entidad y dependerá de su movimiento.
3.2 Para el registro de formas anuladas, se debe modificar el registro de rendición de formas
usadas para agregar dichos registros.
4. Registro de la Rendición Electrónica
El proceso de rendición consta de dos etapas las cuales deben realizarse antes de solicitar el
envío electrónico hacia la Contraloría General de Cuentas.
4.1 El registro de la rendición donde se le indica al sistema el año y mes de la rendición, así
como una descripción.
4.2 La aprobación de la rendición como parte fundamental del proceso de rendición
electrónica, ya que es en este momento donde el sistema procederá a generar de forma
automática todos los informes que se anexarán a la rendición, tales como:
a) Informe Consolidado de Ingresos y Gastos de cada cuenta bancaria registrada del mes
a rendir.
b) Informe Detallado de Ingresos y Gastos de las cuentas bancarias del mes a rendir
desglosado por cada movimiento de cada cuenta registrada.
9
c) Informe de formas usadas que fueron registradas previamente en el Módulo de
Rendición de Cuentas.
d) Informe de formas anuladas registradas en el Módulo de Rendición de Cuentas.
e) Boleta de Pago para la rendición de cuentas, la cual fue registrada y autorizada a
través del módulo de Rendición de Cuentas.
El usuario solamente tendrá que verificar el contenido de los reportes para asegurarse que
los mismos han sido adjuntados correctamente al registro de la rendición.
5. Envío de la rendición de cuentas
El proceso de envío de rendición de cuentas se completará al recibir un código de validación
por parte de la Contraloría General de Cuentas, donde se da por aceptada la rendición y por lo
tanto el bloqueo del registro sobre el cual ya no podrá realizarse ninguna acción.
La solicitud de envío de la rendición generará como resultado una bitácora, la cual podrá ser
consultada por los entes fiscalizadores y rectores, en esta quedarán registrados los intentos
que el usuario realizó para completar el envío de la rendición electrónica.
En el caso de un envío exitoso, el sistema deberá confirmarlo con un número de constancia
que el sistema de la Contraloría General de Cuentas envía al módulo de Rendición de Cuentas,
la fecha en que se envió la rendición y fecha de recepción de la rendición por parte del sistema
de la Contraloría General de Cuentas.
10
11
GUÍA DETALLADA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
A continuación se describe a detalle cada una de las fases principales del proceso de Rendición
Electrónica de Cuentas, para que sirva de guía al usuario que desea iniciar su proceso de rendición
en el sistema.
1. Creación de los registros de los formularios autorizados y su
distribución.
Dentro del proceso de rendición de cuentas está el registro en el sistema de las formas que a
la entidad le han sido autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y sobre las cuales
debe hacer una rendición mensual.
1.1 Como primera acción debe registrar las formas autorizadas por la Contraloría General de
Cuentas que son utilizadas por la entidad, indicando la cantidad autorizada y la resolución con
la cual fueron aprobadas dichas formas, así como adjuntar el archivo escaneado de dicha
resolución. Para ello debe ingresar a la siguiente ruta:
Módulos Rendición de Cuentas - Registro de Formularios - Matriz de Formularios Autorizados:
El sistema presenta una pantalla donde se pueden observar los registros de formas
autorizadas. Para iniciar un registro el usuario debe presionar el botón de Crear.
12
El sistema solicita ingresar los siguientes datos:
1.1. Entidad/Unidad Ejecutora
1.2. Código de forma autorizada
1.3. Serie (opcional si tuviera el formulario)
1.4. Descripción del uso del formulario
1.5. Numeración inicial de formulario autorizado
1.6. Numeración final de formulario autorizado
1.7. Cantidad usada al 30/04/2015 (aplica solo para ejercicio fiscal 2015).
1.8. Fecha de autorización del formulario ante la CGC.
1.9. Datos adjuntos (donde se debe cargar el archivo escaneado de la resolución con la
cual autorizo la CGC dicho formulario).
Con este registro el sistema debe calcular automáticamente la Cantidad Autorizada y Saldo
de acuerdo a la siguiente formula.
Cantidad Autorizada = Autorizado Final – Autorizado Inicial + 1
Saldo = Cantidad Autorizada – (Cantidad Usada + Usados al 30/04/2015)
13
Para grabar el registro debe presionar el botón Crear, caso contrario presionar el botón Salir.
Una vez operado el registro, el usuario puede modificar, activar o inactivar el registro.
Para poder ingresar el detalle de distribución de las formas de un formulario autorizado, el
usuario debe activar el registro antes de intentar ingresar dicho detalle.
Si el registro del formulario es inactivado, este registro no permitirá ingresar el detalle de
lotes o formas distribuidas.
1.2 Luego de haber creado y activado el registro de formulario autorizado, el usuario debe
ingresar al menos una distribución de formas, para ello debe presionar el botón de Detalle
Lotes tal y como se muestra en la siguiente gráfica:
Al presionar el botón Detalle Lotes el sistema muestra otra pantalla donde se deben registrar
la distribución de formas, presionando el botón Crear.
14
El sistema solicitara el ingreso de datos tales como:
1.1 Lote inicial (Numeración inicial de los formularios entregados para su uso)
1.2 Lote final (Numeración final de los formularios entregados para su uso)
1.3 Fecha en que se entregaron dichos formularios y que a la fecha no han sido rendidos.
Además se calcularan automáticamente los siguientes campos:
Cantidad Autorizada y Saldo
Cantidad Autorizada = Lote Final – Lote Inicial + 1
Eje: Cantidad Autorizada = 1500 - 1301 + 1 = 200
Saldo = Cantidad Autorizada - Cantidad Usada
Eje: Saldo = 200 - 0 = 200
Para grabar el registro debe presionar el botón Crear, o bien el botón Salir.
Una vez creado el registro de lotes se pueden Modificar, Inactivar o Activar, para poder ser
seleccionados estos al momento de una rendición, el estado de los lotes debe ser “activado”.
15
El usuario debe seleccionar el lote que desea activar y luego presionar el botón de Activar.
El sistema muestra los datos del lote a activar, y luego el usuario debe confirmar si desea
activar el lote presionando el botón Activar, caso contrario el botón Salir.
Únicamente los lotes de las formas que se hayan activado serán seleccionables en la
rendición de formularios.
16
2. Registro de la boleta de pago a la CGC
El registro de la boleta de pago a la Contraloría General de Cuentas tiene dos etapas:
2.1 El registro de la boleta de pago autoriza la rendición electrónica de cuentas y es requisito
indispensable, el cual debe cancelarse anualmente y por anticipado.
Para crear el registro de la boleta de pago, el usuario debe seleccionar la opción de Boleta de
Pago CGC en el menú de Registro de Formularios, tal y como se muestra en la siguiente
gráfica:
Registro de Formularios – Boleta de Pago CGC
El sistema muestra una pantalla donde debe presionar el botón Crear, para crear el registro
de la nueva boleta de pago.
El sistema solicita el ingreso de información de la boleta, la cual debe contener:
1.1 Número de la boleta de depósito de pago
1.2 Entidad / Unidad Ejecutora
1.3 Fecha del depósito
1.4 Ejercicio del pago
1.5 Banco
1.6 Número de cuenta
1.7 Monto del depósito
1.8 Descripción del pago de la boleta
17
1.9 Boleta adjunta (se debe escanear la boleta para subir el archivo al registro)
Si se ha ingresado toda la información requerida por el sistema, y el usuario quiere grabar el
registro debe presionar nuevamente el botón Grabar, caso contrario el botón Salir.
Una vez creado el registro de la boleta, el usuario puede Modificar, Consultar o Habilitar la
boleta:
2.2 Para que la boleta quede debidamente registrada ante la Contraloría General de Cuentas,
ésta debe ser habilitada en el botón Habilitar.
El sistema mostrará los datos de la boleta a la espera que el usuario confirme, presionando
nuevamente el botón Habilitar.
18
Será en este momento cuando Siges se conecte al sistema de la Contraloría General de
Cuentas para verificar la validez de la boleta, si existe algún inconveniente por el cual la
boleta no puede ser habilitada el sistema devolverá un mensaje con el error, caso contrario la
boleta es habilitada y el estado del registro pasa a estado APROBADO.
Esta boleta será adjuntada a cada registro de rendición que sea aprobado y enviado a la
Contraloría General de Cuentas. (El sistema estará validando el número de boleta a partir de
la fecha de cumplimiento del pago, como lo Indica el Acuerdo A-013-2015 de la CGC).
3. Rendición de formularios
En esta etapa es donde se registra las formas utilizadas y anuladas por la entidad. Este
proceso de registro puede hacerse diario, semanal, quincenal o mensual; dependerá de cada
entidad.
3.1 Para iniciar con el proceso el registro de rendición de formularios el usuario debe seleccionar
del menú de Registro de Formularios la opción Rendición de Formularios:
19
Registro de Formularios – Rendición de Formularios.
Seguidamente se presenta una pantalla donde se muestran los registros creados de rendición
de formularios. Para agregar registros se debe presionar el botón Crear, el sistema
presentara una pantalla para el ingreso de nuevos datos para la rendición de formularios,
donde se solicita ingresar la información siguiente:
1. Seleccionar la Entidad / Unidad Ejecutora
2. Seleccionar el formulario (Autorizado y activo)
3. Seleccionar el lote (Distribuido y activo)
4. Ingresar el formulario usado inicial
5. Ingresar el formulario usado final
6. Ingresar fecha de la rendición.
20
Además el sistema muestra información adicional como la serie del formulario autorizado, la
cantidad autorizada y la numeración autorizada inicial y final del lote.
Una vez ingresada toda la información solicitada, el usuario debe presionar el botón Crear
para grabar el registro, caso contrario presionar el botón Salir.
3.2 Para el registro de formas anuladas, se debe modificar el registro de rendición de formas
usadas para agregar dichos registros.
Para agregar la lista de registros de formularios anulados, debe seleccionar el registro de
rendición que ahora aparecerá en la pantalla de registro de rendiciones, como se muestra en
la pantalla y presionar el botón Modificar:
El sistema muestra una pantalla con la información general de la rendición del formulario
seleccionado y además en la parte inferior de la pantalla un área destinada para agregar las
formas anuladas o extraviadas que corresponden al rango de formularios usados.
21
Para agregar un registro de formas anuladas, el usuario debe presionar el botón Agregar,
donde se debe ingresar el rango de los formularios anulados y si fueran extraviados marcar la
casilla como extraviados.
Una vez agregados todos los registros de formularios anulados el usuario deberá presionar el
botón Salir para regresar a la pantalla principal de los registros de rendición de formularios.
4. Registro de la rendición electrónica
El proceso de rendición consta de dos etapas las cuales deben realizarse antes de solicitar el
envío electrónico hacia la Contraloría General de Cuentas.
4.1 El registro de la rendición donde se le indica el año, el mes y una descripción de la rendición.
Para esto debe seleccionar del menú Registro de Formularios la opción Registro de
Rendición:
22
Al ingresar al registro de rendición, se muestran los botones que se utilizarán:
1) Modificar: Para modificar algún dato de la rendición.
2) Consultar: Para consultar los datos de la rendición.
3) Rechazar: Para rechazar la rendición (el sistema cambia el estado de la rendición ha
REGISTRADO, además elimina los archivos adjuntos).
4) Aprobar: Para aprobar la rendición (El sistema genera automáticamente los reportes de
consolidado de movimiento de caja, detalle de movimiento de caja, formas usadas, formas
anuladas y la boleta de pago.
5) Enviar: para enviar la rendición (El sistema cambia el estado de la rendición a ENVIADO,
además de iniciar el envío electrónico al sistema de la CGC y recibir como respuesta un
número de constancia).
6) Bitácora de operaciones: Esta opción permite la consulta de la bitácora de intentos de
envío de la rendición electrónica al sistema de la CGC.
7) Anular: Para anular el registro de la rendición (El sistema cambia el estado de la rendición
al estado ANULADO y la rendición queda sin efecto dentro del sistema).
8) Imprimir: Esta opción imprime la constancia de envío de la rendición, la cual se debe
adjuntar al resumen de la rendición electrónica de ingresos y egresos para su archivo.
9) Todo: Esta opción permite mostrar todos los registros ingresados.
23
El sistema muestra una pantalla donde se pueden observar todas las rendiciones que se han
registrado, para realizar una nueva rendición el usuario debe presionar el botón Crear:
Posteriormente el sistema solicita ingresar la información correspondiente a:
1. Entidad / Unidad Ejecutora
2. Monto de la rendición (este debe ser igual al saldo de la o las cuentas bancarias,
que refleja el reporte PGRIT01)
3. Año de la rendición
4. Mes de la rendición
5. Descripción del registro de la rendición.
A continuación presione el botón Grabar o bien Salir si desea cancelar la operación.
Al grabar el registro, el sistema asignará automáticamente un número de gestión a la
rendición, y a través de este número el usuario puede dar seguimiento a los diferentes
eventos que pueden afectar la rendición.
La aprobación de la rendición es el proceso donde el sistema procederá a generar de forma
automática todos los informes que se anexarán a la rendición, tales como:
a) Informe de Consolidado de Ingresos y Gastos de las cuentas en el mes a rendir detallado
por cada cuenta bancaria registrada en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN
WEB- (PGRIT01).
24
b) Informe Detallado de Ingresos y Gastos de las cuentas en el mes a rendir detallado por
cada cuenta bancaria registrada en el Sistema de Contabilidad Integrada –Sicoin WEB-
(PGRIT02).
c) Informe de formas usadas registradas en el Modulo de Rendición de Cuentas (PGRITFA).
d) Informe de formas anuladas registradas en el Modulo de Rendición de Cuentas (PGRITFB).
e) Boleta de Pago para la rendición de cuentas, la cual fue registrada y autorizada a través del
módulo de Rendición de Cuentas (Boleta de Pago).
El usuario deberá verificar el contenido de los reportes para asegurarse que los mismos han
sido adjuntados correctamente a la rendición.
Para esto se debe seleccionar la rendición y luego presionar el botón de Aprobar, con esto el
sistema automáticamente iniciara el proceso de generación de los archivos PGRIT01,
PGRIT02, PGRITFA, PGRITFB y boleta de pago para adjuntárselo al registro de la rendición,
cambiando el estado de la rendición de registrado a APROBADO.
Si el usuario detectará error en el contenido de los reportes a través de los procesos
establecidos, deberá rechazar el registro de rendición para que el sistema elimine los archivos
que ha adjuntado a la rendición y cambie el estado de la rendición de aprobado a
REGISTRADO.
4.2 Para verificar que los archivos se han adjuntado a la rendición, el usuario puede seleccionar la
rendición y luego presionar el botón Consultar:
Deberá verificar que la rendición que desea consultar este en estado APROBADO, si la
selección de la rendición es la correcta el sistema mostrará una pantalla con los datos de la
rendición seleccionada y sus archivos adjuntos:
25
Para consultar los archivos adjuntos puede presionar el botón que aparece en color verde a la
par de dicho archivo. Es aconsejable verificar para estar seguro de lo que envía como
rendición electrónica a la Contraloría General de Cuentas, si existiera alguna duda respecto a
los archivos generados, el usuario tiene la posibilidad de Rechazar la operación, con lo cual el
sistema regresará la rendición de estado aprobado a REGISTRADO y además eliminara los
archivos adjuntos.
Esto permitirá que el usuario realice las correcciones necesarias y vuelva a generar los
archivos adjuntos, presionando nuevamente el botón de Aprobar.
5. Envío de la rendición de cuentas
5.1 El proceso de envío de rendición de cuentas finalizará al recibir el código de validación por
parte del sistema de la Contraloría General de Cuentas, pasando el estado aprobado a
ENVIADO, donde se da por aceptada la rendición y por lo tanto el bloqueo del registro sobre
el cual ya no podrá realizarse ninguna acción.
La solicitud de envío de la rendición generará como resultado una bitácora, la cual podrá ser
consulta por los entes fiscalizadores y rectores, en esta quedarán registrados los intentos que
el usuario realizó para finalizar él envío de la rendición electrónica, si existiera un error en el
26
intento del envío, el sistema dejará un registro indicando el motivo por el cual no fue posible
la recepción del envío electrónico.
El usuario debe seleccionar el registro de la rendición en estado APROBADO y luego presionar
el botón Enviar:
En caso de un envío exitoso, el sistema de la Contraloría General de Cuentas lo confirma con
un No. de Constancia, fecha de enviado y fecha de recepción.
5.2 Bitácora de envío, esta opción permite al usuario visualizar los intentos de envíos y que no
permitió generarlos oportunamente, dejando evidencia de los intentos de envío de las
rendiciones.
El usuario debe seleccionar el No. de registro de la rendición y verificar su bitácora de
intentos de envío electrónico, presionando el botón de Bitácora operaciones:
El sistema muestra una pantalla con el historial de los envíos y detalles de el detalle de los
errores encontrados al intentar la conexión con el sistema de la CGC y el correspondiente
envío electrónico de la rendición.
27
5.3 Impresión de la Constancia de Envío: Si la rendición ha sido enviada exitosamente al sistema
de la CGC, el usuario puede imprimirla seleccionando la rendición deseada y luego presionar
el botón Imprimir:
El sistema muestra una pantalla del envío seleccionado y presiona el botón Continuar:
El sistema mostrará una vista previa de la constancia seleccionada, y luego si desea
imprimirla para su archivo.
28
6. Reportes
El módulo de Rendición de Cuentas muestra un menú de reportes, donde el usuario puede
seleccionar el reporte deseado:
29
819162 Reporte de Clasificador de Entidades: donde se puede consultar que entidades están
habilitadas para la Rendición Electrónica de Cuentas.
819166 Reporte de Formularios y Lotes Autorizados: reporte que muestra la configuración de los
formularios y lotes autorizados de una entidad, los cuales puede rendir ante la Contraloría General
de Cuentas.
819163 Reporte de Formularios: reporte que muestra todas las formas autorizadas por la
Contraloría General de Cuentas, que una entidad puede utilizar en su rendición.
819168 Reporte de Rendición de Cuentas para la CGC: Reporte que muestra las rendiciones que
se han realizado por la entidad y su estado actual.
819170 PGRIT01: reporte de Resumen del Movimiento de Caja.
819185 PGRIT02: reporte Detallado del Movimiento de Caja.
819182 Reporte PGRITFA: reporte que muestra los registros de formularios usados en la rendición
de un mes determinado.
819190 Reporte PGRITFB: reporte que muestra los registros de formularios anulados en la
rendición de un mes determinado.
819192 Reporte Constancia de Rendición: Muestra la impresión de la Constancia de Rendición de
un mes determinado.
Abril 2015 Dirección de Contabilidad del Estado
Propiedad de la Dirección de Contabilidad del Estado Lic. Carlos Enrique Gómez Sanchez
