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Guide de formation - Manager
Cinq modules de gestion RH 100 % SaaS
Utilisez simplement votre logiciel !
• Accéder à votre logiciel
• Menu principal
• Page d’accueil (Modifier votre mot de passe)
• Eléments de navigation
• Circuit de Validation
• Demandes de Congés / Absences
• Consultation Solde Compteurs
Généralités
Congés et Absences
Notes de Frais• Circuit de Validation
• Création d’une nouvelle Note de Frais
• Enregistrement des dépenses
• Validation Note de Frais
Temps et Activités
• Circuit de Validation
• Création des feuilles de temps
• Suivi des Temps de Présence
• Suivi des Activités
• Envoi pour Validation
Accéder à votre logiciel
Accès personnalisé et sécurisé
http://plateforme.eurecia.com
Identifiant = [email protected]
Mot de passe = morgane
Si vous êtes Morgane AUGER, salarié de la société Eurécia
Menu principal – page d’accueil
• Modifier mon mot de passe
• Personnaliser l’interface (couleur, image, photo)
• Accès à la déconnexion
• Accès aux différents modules
• Accès à la fiche salarié
• Accès au trombinoscope via l’annuaire salarié
• Accès à l’aide en un clic sur le « ? »
Personnaliser votre interface
Depuis vos préférences en haut à droite de la page.
Depuis la page d’accueil d’Eurécia
Eléments de navigation
• Zone de filtrage
• Boutons sous forme de liste déroulante au survol de la souris
• Export des données vis les boutons sur le côté droit de l’écran
Conseils et recommandations
Pour tirer le meilleur profit de l’utilisation de notre logiciel, nous vous recommandons d’adapter et de modifier le paramétrage en fonction de vos besoins et de votre organisation.
Pour tout conseil ou complément d’information, pensez à consulter le centre d’aide en ligne ou contacter l’administrateur de votre entreprise.
Portail RH
Créer un événement dans le dossier salarié
La paramétrage permet de définir les documents visibles par l’utilisateur.
Ajouter un document partagé
La paramétrage permet de définir les documents visibles par l’utilisateur.
Congés & Absences
Circuit de Validation d’une demande d’absence
Nouvelle demande
Auto-validéeA valider
RefuséeValidée
salarié utilisateur standard
manager
salarié
Email auto
notification
manager
managerEmail auto
notification
salarié
manager Email auto
notification salarié
Annulée
système
Système Email auto notification
salarié et manager
Email auto notification
salarié et manager
salarié utilisateur standard manager
salarié manager
Email auto notification
salarié et manager
Salarié - Demande de congés / absences
A partir du planning, sélectionnez la période de congés (date de début et date de fin), puis cliquez sur « Nouvelle demande d’absence ».
Résumé Solde Compteurs de CongésPar période et type de congésNombre de jours cumulésNombre de jours restants à prendre, date limite
Historique des Demandes de CongésDates de début et de fin de congésPériode et type de congésStatut de la demande (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)
Création d’une Nouvelle Demande de CongésA partir du boutonType de congésPériode Date de débutDate de finNombre de joursCommentaires (optionnels)
Salarié - Demande de Congés / Absences
Salarié - Demande de Congés / Absences
Soldes et Compteurs de Congés
• Par Période (exemple 2015-2016)
• Type de congés
• Nombre de jours cumulés
• Nombre de jours pris
• Nombre de jours restants à prendre
• Date limite autorisée pour la prise des congés
Liste des Demandes de Congés des membres de l’Equipe
• Par salarié
• Période
• Type de congés
• Date de début
• Date de fin
• Nombre de jours
• Statut de la demande (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)
Validation d’une Demande de Congés
• Rajout de commentaires éventuels
• Validation ou Refus de la demande
Manager - Validation Demande Congés
Soldes des Compteurs de Congés des membres de l’Equipe
• Par salarié
• Par Période (exemple 2010-2011)
• Type de congés
• Nombre de jours cumulés
• Nombre de jours utilisés
• Nombre de jours restants à prendre
• Date limite autorisée pour la prise des congés
Manager - Consultation Compteurs Equipe
Notes de frais
Circuit de Validation d’une Note de Frais
Nouvelle note
Demande compléments d’infoA valider
RefuséeValidée
salarié
manager
salariéEmail auto
notification
manager
manager
Email auto notification salarié
salarié
Email auto notification manager
managerEmail auto
notification
salarié
manager
Email auto notification salarié
managerEmail auto
notification
salarié
manager Email auto
notification salarié
A rembourser
Remboursée
manager
manager
Salarié - Création d’une nouvelle note de frais
A partir de la liste de vos Notes de Frais
• Période de référence
• Statut de la demande (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)
• N° de référence interne
• Nombre de kilomètres parcourus
• Montant total à rembourser
Création d’une Nouvelle Note de Frais
• A partir du bouton « Nouvelle note de frais »
• Description
• Date de début
• Date de fin
• Puissance fiscale véhicule perso
• Commentaires (optionnels)
Enregistrement des dépenses
Salarié - Enregistrement des dépenses
Ajout d’une nouvelle dépense
• À partir du bouton en haut à droite
Pensez à
enregistrer
Salarié - Enregistrement des dépenses
Saisie d’une nouvelle ligne de dépense
• Date à laquelle la dépense a été effectuée
• Nature de la dépense
• Libellé
• Projet ou compte d’imputation
• Montant ou nombre de kilomètres
• Montant TTC de la dépense (la TVA et le HT sont calculés automatiquement
Enregistrement des modifications
Annulation des modifications
Alerte dépassement plafond autorisé
Salarié – Envoi pour validation
Dès que vos dépenses sont enregistrées vous pouvez soumettre la note de frais à votre supérieur hiérarchique pour qu’il la valide
• Ajouter au besoin vos commentaires
• Joignez éventuellement sous la forme de fichier attaché un scan de vos justificatifs de paiement
• « Soumettre à validation » votre demande
• Automatiquement, un email est envoyé à votre responsable
• Dès que la note est validée, vous recevez un nouvel email d’information
• Le processus de remboursement est lancé
Manager - Validation note de frais
Liste des Notes de Frais des membres de l’Equipe
• Par salarié
• Période des dépenses
• Statut de la demande (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)
• N° de référence interne
• Nombre de kilomètres parcourus
• Montant total à rembourser
Validation d’une Note de frais
• Rajout de commentaires éventuels
• Validation ou Refus
Temps & Activités
Circuit de validation des feuilles de temps
Nouvelle saisie
Demande compléments d’infoA valider
RefuséeValidée
salarié
manager
salariéEmail auto
notification
manager
manager
Email auto notification salarié
salarié
Email auto notification manager
managerEmail auto
notification
salarié
manager
Email auto notification salarié
managerEmail auto
notification
salarié
manager Email auto
notification salarié
manager
Salarié – Accès à vos feuilles
A partir de la liste des Feuilles de Temps et Activités
• Description
• Période
• Statut (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)
Salarié – Suivi des temps de présence
Onglet « Suivi Temps »
• Heure d’arrivée
• Heure de départ
• Temps de pause
• « Standard » permet de simplifier la saisie sur la base d’une journée standard
Calcul automatique du nombre total d’heures travaillées
dans la semaine
Salarié – Suivi des activités
Onglet « Suivi Activités »
Temps de travail (en jours ou en heures)
Imputation par client, projet, tâche ou activité
La coche « refacturable » précise si l’activité peut être refacturée au client
Calcul automatique du nombre total de jours (ou heures) imputées
Salarié – Envoi pour validation
Quand vous avez enregistré vos feuilles de temps et activités, vous pouvez soumettre votre feuille à votre supérieur hiérarchique pour qu’il la valide
• Ajouter au besoin vos commentaire
• Automatiquement, un email est envoyé à votre responsable
• Dès que la feuille est validée, vous recevez un nouvel email d’information (possibilité de le désactiver)
Manager - Validation feuilles temps et activités
Liste des feuilles de temps et activités
• Par salarié
• Période d’activité
• Statut de la demande (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)
• Nombre d’heures travaillées et heures supplémentaires
Validation des feuilles de temps et activités
• Rajout de commentaires éventuels
• Validation ou Refus
Planning ressources
Vue en mode « MON AGENDA »
Vue en mode « PLANNING EQUIPE »Zone de filtrage :Par département, structure, salarié, ressource matérielle, planning, personnes présentes …
Les absences sont reprises automatiquement du module congés
Modification de la période à afficher
Accès à l’impression du planning ainsi qu’à une vue planning plein écran
Création d’un nouvel événement
Afficher ligne verte
presence / absence
Créer un évènement - général
Affectation de l’événement en cours de création à un planning spécifique
Envoyez un mail de notification à tous les participants liés à cet événement
Permet de préciser si vous êtes présent sur votre site de travail
Précisez si l'activité est visible pour les autres utilisateurs
Lors de la création d’événements, si ceux-ci sont récurrents, vous accéderez à la « programmation » en cochant cette case
Vous pouvez également créer des alertes afin de recevoir un email avant le début de l'événement
Liez vos événements aux comptes analytiques (clients, projets, tâches ou autres) utilisés pour le suivi de vos activités et dépenses éventuelles
Créer un événement - participants
Listes des personnes associées à l’événement (possibilité de leurs envoyer une notification et un mail de rappel via l’onglet général)
Boutons de bascule des personnes affectées à l’événement
Taux d’affectation de chaque personne à l’activité
Créer un événement - ressources matérielles
Liste des ressources matérielles disponibles pour être affectées à l’événement
Boutons de bascule des ressources affectées à l’événement
Une question ?
Aide et tutorielsAccessible à partir des boutonsFonctionnalités accessibles
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