Guide Presage FSE OI

Le guide

FSE

Subvention simple FSE gérée par

les services de l’Etat et par les Organismes intermédiaires

Version presage Web : L1.16

Version guide 1

Date novembre 2011

Auteurs : ASP

DGEFP/Mission méthodes et appui

Chapitres modifiées

Nouvelle présentation

ASP / DGEFP Page 2/143

SOMMAIRE 1 A PROPOS DES PARAMETRES DU NAVIGATEUR ........................................................................... 5

1.1 CONFIGURATION D’INTERNET EXPLORER 8 (VERSION RECOMMANDEE) ................................................. 5 1.2 CONFIGURATION DE FIREFOX 3.5.9 (VERSION PRECONISEE) .................................................................. 5 1.3 MISE A JOUR DE L’APPLICATION ............................................................................................................. 6

Internet Explorer 8 (version recommandée) .................................................................................................. 6 Firefox 3.5.9 (version préconisée) .................................................................................................................. 7

1.4 CHOISIR L’APPLICATION QUI OUVRIRA LES PAGES HTML GENEREES PAR PRESAGE_WEB ....................... 8

2 CONVENTIONS D'ERGONOMIE ............................................................................................................ 9

2.1 CADRE GENERAL..................................................................................................................................... 9 2.2 LES MENUS ........................................................................................................................................... 10

Menu général................................................................................................................................................ 10 Onglets principaux du module Projet/Dossier ............................................................................................. 11

2.3 ELEMENTS COMMUNS INTERNES AUX ECRANS...................................................................................... 12 2.4 TYPES D’ECRANS .................................................................................................................................. 13

3 SE CONNECTER A PRESAGE_WEB .................................................................................................... 14

4 SE DECONNECTER DE PRESAGE ....................................................................................................... 15

5 RECHERCHER UN PROJET .................................................................................................................. 16

5.1 RECHERCHE.......................................................................................................................................... 16

6 CREER UN PROJET ................................................................................................................................ 19

6.1 RECHERCHER LE BENEFICIAIRE DU PROJET ........................................................................................... 20 6.2 CREER LE BENEFICIAIRE DU PROJET ..................................................................................................... 21

Onglet Informations générales ..................................................................................................................... 21 Onglet Contacts ............................................................................................................................................ 22 Onglet Coordonnées bancaires .................................................................................................................... 23 Onglet Champs libres ................................................................................................................................... 23

7 GESTION DES DOSSIERS ...................................................................................................................... 25

7.1 RECHERCHE SIMPLE D’UN DOSSIER ...................................................................................................... 25 7.2 RECHERCHE AVANCEE D’UN DOSSIER................................................................................................... 26 7.3 TRANSFERT D’UN DOSSIER APPARTENANT A UN PROJET VERS UN AUTRE PROJET ................................. 27 7.4 DUPLICATION D’UN DOSSIER EXISTANT A L’INTERIEUR DU MEME PROJET ............................................ 28

8 CREER UN DOSSIER ............................................................................................................................... 30

8.1 ONGLET INFORMATIONS GENERALES .................................................................................................. 31 Sous-onglet Identification ............................................................................................................................. 31 Sous-onglet Localisation .............................................................................................................................. 34 Sous-onglet Contacts .................................................................................................................................... 36 Sous-onglet Pièces ........................................................................................................................................ 37 Sous-onglet Evénements ............................................................................................................................... 38 Sous-onglet Numéros de gestion .................................................................................................................. 40

9 SEGMENTATION DE LA PERIODE D’EXECUTION DES CONVENTIONS ................................ 42

9.1 SEGMENTATION DE LA PERIODE D’EXECUTION DES CONVENTIONS PAR ANNEE CIVILE ......................... 42 9.2 SEGMENTATION AMENAGEE DE LA PERIODE D’EXECUTION .................................................................. 42

Opérations d’une durée inférieure à 18 mois : création d’une seule tranche d’exécution .......................... 43 Opérations d’une durée comprise entre 18 et 30 mois : création de deux tranches d’exécution ................. 43 Opérations d’une durée comprise entre 30 et 36 mois : création de trois tranches d’exécution ................. 44 Opérations d’une durée comprise entre 36 et 48 mois : création de quatre tranches d’exécution .............. 44

10 LA GESTION ANNUALISEE .................................................................................................................. 45

10.1 LE SUIVI FINANCIER .............................................................................................................................. 45


10.2 ONGLET SUIVI FINANCIER ............................................................................................................ 45 Sous-onglet Ressources ................................................................................................................................ 45 Sous-onglet Postes de dépenses.................................................................................................................... 54 Sous-onglet Actions ...................................................................................................................................... 55

11 ONGLET EVALUATION ......................................................................................................................... 57

11.1 SOUS-ONGLET INDICATEURS QUANTITATIFS ........................................................................................... 57 11.2 SOUS-ONGLET INDICATEURS QUALITATIFS ............................................................................................. 57 11.3 SOUS-ONGLET AXES D’ANALYSE ............................................................................................................ 59 11.4 SOUS-ONGLET NOMENCLATURES ....................................................................................................... 61

12 INSTRUIRE UN DOSSIER ...................................................................................................................... 63

13 PROPOSER UN DOSSIER A UN PRE-COMITE POUR AVIS .......................................................... 65

14 PROPOSER UN DOSSIER A UN COMITE POUR DECISION .......................................................... 67

15 SAISIR L’AVIS DU COMITE / DECISION DE L’AGD OU DE L’OI ................................................ 69

15.1 PROGRAMMER UN DOSSIER : PASSAGE AU STATUT O ........................................................................... 69 Onglet Programmation................................................................................................................................. 69 Sous-onglet Ressources ................................................................................................................................ 70

15.2 AJOURNER LA PROGRAMMATION D’UN DOSSIER : ................................................................................ 71 15.3 REFUSER LA PROGRAMMATION D’UN DOSSIER : ................................................................................... 72

16 SAISIE DU BILAN D'EXECUTION ....................................................................................................... 73

16.1 ONGLET SUIVI FINANCIER ..................................................................................................................... 73 16.2 LE BILAN .............................................................................................................................................. 73

Sous-onglet Bilan ......................................................................................................................................... 74 Sous-onglet Dépenses ................................................................................................................................... 75 Sous-onglet Ressources ................................................................................................................................ 77

16.3 LE CONTROLE DE SERVICE FAIT ............................................................................................................ 79 Sous- onglet CSF/CPP ................................................................................................................................. 80 1 - Ecran « CSF 1 - Vérification des dépenses » ............................................................. 81 2 - Ecran « CSF 3 – Méthode de saisie» .............................................................................. 82 3 - Ecran « CSF 1 – Vérification des dépenses » ............................................................ 84 4- Ecran « CSF 2 - Vérification des ressources » ........................................................... 86

16.4 PRISE EN COMPTE DE RESSOURCES EXTERNES MAJOREES ..................................................................... 88 16.5 PRISE EN COMPTE D’UNE NOUVELLE RESSOURCE NON CONVENTIONNEE .............................................. 88 16.6 ENVOI DU CSF A L’AUTORITE DE CERTIFICATION REGIONALE ............................................................... 89

17 RENSEIGNER LES INDICATEURS ...................................................................................................... 93

17.1 ONGLET EVALUATION ........................................................................................................................... 93

18 MODALITES D’AJUSTEMENT DES DEPENSES DECLAREES AU TITRE D’UN BILAN

INTERMEDIAIRE ANNUEL OU D’UN BILAN FINAL ............................................................................... 94

18.1 CLOTURE D’UNE TRANCHE ANNUELLE AVEC UN BIA OU UN BF PORTANT SUR UN NIVEAU DE DEPENSES

INFERIEUR AU MONTANT PROGRAMME (SOUS REALISATION) ................................................................................. 94 Mise en œuvre dans presage ........................................................................................................................ 95

A.1 Ajuster la tranche annuelle sur la base des montants réalisés concernant la tranche sous-réalisée sans reporter (en l’absence d’avenant notifié) les crédits sur l’opération ......... 97 A.2. Ajuster la tranche annuelle en reportant les montants non consommés sur les tranches suivantes (avenant obligatoire) .................................................................................................. 97 A.3 Ajuster la tranche annuelle en reportant les montants non consommés sur une tranche additionnelle constituée ad hoc, dans la limite de 36 mois ou 48 mois (avenant obligatoire) ............................................................................................................................................................ 97

18.2 ENREGISTREMENT D’UNE TRANCHE ANNUELLE AVEC UN BIA OU UN BF PORTANT SUR UN NIVEAU DE

DEPENSES SUPERIEUR AU MONTANT PROGRAMME ................................................................................................. 98 Sur la base des montants réalisés (avenant obligatoire) .............................................................................. 98 Sur la base des montants réalisés (pas d’avenant) ..................................................................................... 100

19 CONTROLE – OLAF ET CORRECTIONS FINANCIERES ET RETRAITS ................................. 101


19.1 ONGLET CONTROLE - OLAF ............................................................................................................... 101 A. Onglet Général .................................................................................................................................. 102 B. Onglet Impacts financiers .................................................................................................................. 103 C. Onglet Analyse ................................................................................................................................... 107 D. Onglet OLAF .............................................................................................................................. 108 E. Onglet OLAF-suite ....................................................................................................................... 110

19.2 SOUS-ONGLET CORR. FINANCIERES ET RETRAITS .................................................................................. 112 19.3 RESTITUTIONS DES CORRECTIONS FINANCIERES ............................................................................ 117

20 ABANDONNER / DEPROGRAMMER UN DOSSIER ....................................................................... 119

20.1 ABANDONNER UN DOSSIER AVANT COMITE DE PROGRAMMATION ...................................................... 119 20.2 DEPROGRAMMER UN DOSSIER APRES COMITE DE PROGRAMMATION .................................................. 119

21. ARCHIVER UN DOSSIER................................................................................................................. 121

22 CAS DES RECETTES ............................................................................................................................. 122

22.1 SAISIE DES OPERATIONS SELECTIONNEES SUR LA BASE DES DISPOSITIONS DU DECRET N° 1303-2007 DU 3

SEPTEMBRE 2007 ................................................................................................................................................. 122 22.2 SAISIE DES OPERATIONS SELECTIONNEES SUR LA BASE DU DECRET N° 2011-92 DU 21 JANVIER 2011 .......... 125

23 MODES DE SAISIE DANS PRESAGE_WEB DES OPERATIONS MISES EN ŒUVRE PAR VOIE

DE MARCHES PUBLICS ............................................................................................................................... 126

23.1 PREAMBULE ............................................................................................................................................. 126 23.2 CREATION DU PROJET ........................................................................................................................... 127 23.3 CREATION ET SUIVI DU DOSSIER – STATUT D ET C ........................................................................ 128

Onglet Identification ........................................................................................................................... 128 Sous-onglet Evénements ....................................................................................................................... 129 Onglet Suivi financier ......................................................................................................................... 129

23.4 REALISATION DU DOSSIER – STATUT O ............................................................................................ 130 Suivi financier – CSF/CPP ................................................................................................................. 130 Lien entre les écrans Actions et Dépenses pour les marchés multi-attributaires ...................................... 131 Modes d’identification des dépenses, selon le mode d’allocation (BC ou non) ......................................... 131 Le marché forfaitaire à échéance fixée.............................................................................................. 131 Le marché à bons de commande ........................................................................................................ 131

23.5 MODALITES PARTICULIERES DE SAISIE SELON LE TYPE DE MARCHE ..................................... 135 MARCHE NON ALLOTI MONO ATTRIBUTAIRE .................................................................................... 135

23.6 MARCHE NON ALLOTI MULTI-ATTRIBUTAIRES ............................................................................. 136 C. Marché forfaitaire multi-attributaires à échéance fixée .................................................................... 137 D. Marché forfaitaire multi-attributaires à bons de commande ........................................................ 137

23.7 MARCHE ALLOTI MONO ATTRIBUTAIRE .......................................................................................... 138 A. Mode de saisie accepté pour les marchés créés avant le 1er janvier 2010............................................ 138 B. Mode de saisie requis pour les marchés créés à partir de 1

er janvier 2010 ........................................... 139

23.8 MARCHE ALLOTI MULTI-ATTRIBUTAIRES ....................................................................................... 140 A. Mode de saisie accepté pour les marchés créés avant le 1

er janvier 2010 ............................................. 140

B Mode de saisie requis pour les marchés créés à partir de 1er

janvier 2010 ............................................ 142

24 RESTITUTIONS ...................................................................................................................................... 143


L'objet de ce guide est de vous aider dans la saisie des dossiers du programme FSE sur presage_web.

1 A PROPOS DES PARAMETRES DU NAVIGATEUR

L’objet de ce chapitre est de décrire la configuration optimale du navigateur

Internet, afin d’accéder et d’utiliser presage_web.

1.1 CONFIGURATION D’INTERNET EXPLORER 8 (VERSION RECOMMANDEE)

Le niveau de confidentialité défini sous IE doit être inférieur ou égale au ‘Niveau Moyen’

Utilisez le menu Outils Options Internet Onglet Confidentialité

Sélectionnez le niveau moyen à l’aide du curseur de niveau.

Le poste doit être équipé au minimum de la version Java JRE 1_5_0_13

1.2 CONFIGURATION DE FIREFOX 3.5.9 (VERSION PRECONISEE)

La version de Firefox 3.5 et plus est recommandée, car des anomalies peuvent survenir à l'utilisation de presage_web sous les versions plus récentes. Il est donc déconseillé de faire évoluer votre navigateur au delà de la version 3.5.9

pour le moment.


De plus, il est nécessaire que JavaScript et Java soient activés. Outils Options Onglet Contenu Cochez les deux options comme ci-

dessous :

Le poste doit être équipé au minimum de la version Java JRE 1_5_0_13

1.3 MISE A JOUR DE L’APPLICATION

Lorsqu’une nouvelle version est disponible sur le serveur, il est conseillé de vider le "cache" du navigateur à chaque nouvelle version.

Internet Explorer 8 (version recommandée)

Outils Options Internet Onglet Général Historique de navigation

Bouton Supprimer.

Cochez les cases appropriées pour supprimer l'élément (fichiers, cookies, historique, mots de passe…) et sur le bouton Supprimer pour effacer les éléments sélectionés.


Cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix.

Firefox 3.5.9 (version préconisée)

Menu Outils Options onglet Avancé Réseau Bouton ‘Vider le cache

maintenant.


1.4 CHOISIR L’APPLICATION QUI OUVRIRA LES PAGES HTML GENEREES PAR PRESAGE_WEB

Pour choisir l’application qui ouvrira par défaut les pages html générées par presage_web :

Cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur un fichier html déjà enregistré.

Choisissez Ouvrir avec puis Choisir le programme.

Vous pouvez alors sélectionner le programme désiré et cocher la case Toujours

utiliser ce programme pour ouvrir ce type de fichier.

Avec Firefox, une case à cocher permet de toujours demander où enregistrer les fichiers téléchargés. Il est possible de spécifier le répertoire de destination en cochant Enregistrer les fichiers dans le dossier et en cliquant sur le

bouton Parcourir. Par défaut, les fichiers sont enregistrés dans le répertoire Téléchargements.


2 CONVENTIONS D'ERGONOMIE

Les conventions d'ergonomie fournissent un cadre commun à respecter dans la conception de l'application.

Cela permet d'avoir une homogénéité au sein de l'application presage_web. Cette homogénéité permet un gain de temps au niveau de l'apprentissage d'utilisation.

L'application de ces normes permet de créer un programme dans lequel vous pourrez rapidement maîtriser le système de navigation mis en place et de gérer

de façon optimale l'utilisation de l'application.

2.1 CADRE GENERAL

Toutes les pages de l’application respectent le même cadre général. Celui-ci se compose de trois parties :

- 1 – la bannière supérieure

- 2 - le cadre central

- 3 - le pied de page Le cadre respecte la mise en page suivante :

A

B C


La bannière supérieure

A : le logo est un hyperlien vers la page d’accueil

B : menu général affichant les différents modules de l’application (affiché si

l’utilisateur a les habilitations pour un ou pour plusieurs modules). C : lien de déconnexion (affiché si l’utilisateur est connecté)

Le cadre central

Le cadre central est le cadre contextuel qui affiche le contenu des onglets et sous-onglets.

Le pied de page

1 : version de l'application, plus sa date de mise en production

2 : utilisateur authentifié (affiché si l’utilisateur est connecté)

3 : accès à l'écran permettant de modifier le mot de passe à tout moment.

2.2 LES MENUS

Menu général

Le clic à l’aide du bouton gauche de la souris sur un élément de niveau 1 permet

l’affichage du menu de niveau 2.

3 1 2


Quatre modules presage :

Module Projet-Dossier Module Interfaces Module Paramétrage

Module Habilitations

Onglets principaux du module Projet/Dossier

Replié : visualisation des onglets principaux

Déplié : visualisation des sous-onglets d'un onglet principal


2.3 ELEMENTS COMMUNS INTERNES AUX ECRANS

Ecran Bénéficiaires

Ecran Projet

Ecran Dossier

Les différents types de message

Ces messages sont de trois types : Le message informatif

Le message d’alerte

Le message d’erreur

Pagination

Des boutons sont inactifs :

Tous les boutons sont actifs :


2.4 TYPES D’ECRANS

Ecran d’attente

Ecran de choix

Fenêtres d’informations ou d’erreurs


3 SE CONNECTER A PRESAGE_WEB

Selon l'endroit à partir duquel vous vous connectez, trois adresses de connexions sont possibles :

Extranet (par le réseau public) : https://presage.datar.gouv.fr Intranet (réseau MI uniquement) : http://presage.app.mi

ADER (par le réseau ADER): https://presage.diact.interieur.ader.gouv.fr A la saisie de l’adresse Internet de presage_web, une fenêtre d’identification

apparaît :

Saisissez votre code d’utilisateur. Saisissez votre mot de passe.

Choisissez la base sur laquelle vous voulez intervenir (région ou base nationale).

Cliquez sur le bouton ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

Si les informations sont erronées, vous serez invités à les modifier.

Remarque 1: lors de votre première connexion, le mot de passe par défaut est

presage. Vous devrez ensuite choisir un nouveau mot de passe répondant aux critères suivants :

8 caractères au minimum Contenant des caractères alphabétiques, majuscules, minuscules et

chiffres (ou caractères spéciaux).

https://presage.datar.gouv.fr/

http://presage.app.mi/

https://presage.diact.interieur.ader.gouv.fr/


Remarque 2 : en cas de perte de votre mot de passe, appelez votre animateur qui vous le réinitialisera. Lors de votre première connexion, utilisez le mot de

passe presage. Vous devrez le changer à la première connexion. Après trois tentatives infructueuses, vous ne pourrez recommencer que dix

minutes plus tard.

Suite à la saisie de votre code utilisateur et mot de passe, la fenêtre suivante s’ouvre :

Vous pouvez à tout moment modifier votre mot de passe en cliquant sur le

bouton présent en bas, et à droite de l'écran.

4 SE DECONNECTER DE PRESAGE

Déconnectez-vous de l'application en cliquant sur le lien présent en haut, et à gauche de l'écran.

Fermez le navigateur.


5 RECHERCHER UN PROJET

Le projet dans presage, représente la totalité du périmètre des opérations menées par un même porteur de projet et concourant à un même objectif. Le projet permet de regrouper plusieurs dossiers concernant le même bénéficiaire et

le même objectif. A titre d’exemple, un projet peut être déterminé en référence à une sous mesure du Programme opérationnel (PO) ou à un appel à projet

récurrent. Le dossier correspond à une opération conventionnée portée par un organisme

bénéficiaire. Il représente la déclinaison administrative du projet.

5.1 RECHERCHE La recherche du projet est nécessaire pour trouver un projet déjà créé et afin

d’éviter de création de doublons. Cliquez sur le bouton Projet présent sur la barre du haut.

Vous arrivez sur un écran de recherche projet.

Complétez un ou plusieurs champs. Pour avoir plus de choix concernant le

bénéficiaire, cliquez sur près du code bénéficiaire.

Saisissez les informations connues. Le N° SIRET est le critère le plus

discriminant. Cliquez ensuite sur le bouton .


Si le bénéficiaire n’existe pas dans la base, le message Aucune donnée n’a été

trouvée apparaît.

Si un seul bénéficiaire répond au(x) critère(s), il apparaît directement à l’écran. Si plusieurs bénéficiaires répondent au(x) critère(s), ils apparaissent dans une

liste :

Les écrans de résultat sont paginés. Vous pouvez y naviguer soit à l'aide des flèches, soit en tapant le numéro de la page recherchée.

Si le bénéficiaire se trouve dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton

.

Si le bénéficiaire du projet n'est pas trouvé, vous pouvez procéder à sa création

en cliquant sur le bouton et créer ensuite le projet associé.

Si le bénéficiaire du projet existe dans la base, vous pouvez afficher les projets le concernant afin de vérifier leur contenu.

Cliquez sur le bouton et sur le bouton .

Tous les projets concernant ce bénéficiaire apparaissent à l’écran :


Si aucun projet ne répond aux critères, vous pouvez procéder à la création du projet.

Si un des projets répond aux critères, sélectionnez-le et double-cliquez dessus.

La fenêtre suivante s’ouvre et liste tous les dossiers enregistrés pour le projet sélectionné (un seul dans notre cas).

Pour revenir à l’écran des projets trouvés, cliquez sur le bouton

.


6 CREER UN PROJET

Après avoir recherché le projet et s’il n’a pas déjà été créé :

Cliquez sur le bouton .

Remplissez les différents champs.

Les champs accompagnés d’un astérisque rouge sont des champs obligatoires,

les autres champs sont facultatifs. L’enregistrement du projet ne sera possible que si tous les champs obligatoires ont été renseignés.

Service - Identification de votre service. Si celui qui s’affiche par défaut n’a

pas été correctement paramétré, supprimez le contenu de ce champ,

cliquez sur le bouton et choisissez le service gestionnaire

Si votre service est rattaché à d’autres services, ils apparaissent également dans la liste proposée.

Numéro - identifiant numérique attribué automatiquement au projet par

presage lors de sa création initiale.

Case 'Subvention Globale FSE' – cochez cette case UNIQUEMENT

lorsque le projet créé est un projet de subvention globale FSE. Coût global du projet – montant global du projet.

Libellé – Intitulé décrivant succinctement le projet.

Le cadre Bénéficiaire regroupe toutes les données concernant le bénéficiaire du

projet (sauf nature et statut juridique qu’il est possible de modifier pour le projet).


6.1 RECHERCHER LE BENEFICIAIRE DU PROJET Avant de créer un bénéficiaire, il faut rechercher s’il n’a pas été créé, afin d’éviter la création de doublons.

Cliquez sur le bouton du pavé Bénéficiaire. Vous arrivez sur un écran de recherche.

Attention : Vous devez disposer du numéro SIRET pour effectuer une

recherche directement avec cette donnée. Sinon, renseignez d’autres critères de recherche. Ceux-ci changent selon la nationalité et le type de nature sélectionnés.

Cliquez ensuite sur le bouton .

Si le bénéficiaire n’existe pas dans la base, le message 'Aucune donnée n’a été trouvée' apparaît.

Si un seul bénéficiaire répond au(x) critère(s), il apparaît directement à l’écran. Les champs suivants sont verrouillés en modification :

- Pour une personne morale : Nationalité, N° SIRET, et Raison sociale.

- Pour une personne physique : Code INSEE de la ville de naissance du bénéficiaire, date de naissance du bénéficiaire, nom et prénom du

bénéficiaire.

Si plusieurs bénéficiaires répondent au(x) critère(s), ils apparaissent dans une liste.

Sélectionnez-le et validez votre sélection en cliquant sur le bouton .

Si la recherche s’avère infructueuse, le bouton permettant de

créer un bénéficiaire apparaît.


6.2 CREER LE BENEFICIAIRE DU PROJET

Cliquez sur le bouton . L’écran suivant apparaît :

Les règles d’affichage de cet écran dépendent de deux critères : la nationalité sélectionnée et le type de nature sélectionné.

Cet écran se décompose en 4 onglets : Informations générales, Contacts, Coordonnées bancaires et Champs libres.

Onglet Informations générales

Saisissez les informations obligatoires : Nature (dérouler la liste pour

afficher les différentes valeurs). Les autres informations à renseigner sont affichées selon le choix de la nature du bénéficiaire.

Cliquez ensuite sur le bouton , de nouveaux onglets à compléter

apparaissent.


Remarque : pour saisir le code NAF, il est conseillé de saisir directement le code

ou le début du code puis de cliquer sur le bouton qui proposera une liste de choix limitée.

Si la coche « oui » de Appartenance à un groupe est sélectionnée, deux

champs supplémentaires apparaissent : nom du groupe en saisie libre, et effectif du groupe avec une liste de choix.

Onglet Contacts

L’onglet Contacts permet d’indiquer une ou plusieurs personnes ressources chez le bénéficiaire. Ces informations sont reprises lors de l'édition des courriers via

presage_web.

Saisissez des contacts :

- Cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’ouvre :

- Complétez les différentes informations demandées (aucune n’est

obligatoire).

Cliquez sur et .


Onglet Coordonnées bancaires L’onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner le ou les relevé(s) d’identité bancaire(s) du bénéficiaire. Plusieurs RIB peuvent être saisis à ce

niveau. Un seul RIB pourra être utilisé pour un dossier. Celui-ci peut être différent sur les différents dossiers du même projet.

Créez un ou plusieurs RIB pour le bénéficiaire :

- Pour ajouter un RIB, cliquez sur le bouton .

- Complétez la ligne créée par toutes les informations nécessaires.


Onglet Champs libres L’onglet Champs libres permet de renseigner des informations supplémentaires sur le bénéficiaire. Ces champs doivent être paramétrés au préalable par

l’animateur régional. Leurs contenus seront complétés à ce niveau.

Complétez si nécessaire les champs libres présents sur l’écran :

- Saisissez une valeur dans la colonne valeur en respectant le type des données prévues lors du paramétrage du champ.

- Enregistrez la saisie en cliquant sur le bouton .


Après avoir complété toutes ces informations, le bénéficiaire est enregistré dans

presage_web. Vous pouvez quitter l’écran de création de bénéficiaire et retourner au projet.

Cliquez sur le bouton puis sélectionnez Projet pour revenir sur

l’écran de création de projet.

L’écran suivant apparaît :

Les données créées pour le bénéficiaire sont rapportées dans l’écran Projet, sauf les champs Nature et Statut juridique qui sont modifiables selon les projets.

A partir de cet écran, vous pouvez procéder à la création du projet puis du

dossier.


7 GESTION DES DOSSIERS

Une recherche simple nécessite de connaître au moins un des éléments suivants : service, numéro dossier, libellé, programme, codification (sous mesure) nomenclature, subvention globale FSE, des éléments concernant le

bénéficiaire.

Si aucun de ces éléments n’est connu, il convient de recourir à une recherche avancée.

7.1 RECHERCHE SIMPLE D’UN DOSSIER

Dans l’écran d’entrée du module Projet/Dossier, cliquez sur le bouton

.

Vous arrivez sur un écran de recherche du dossier :

Saisissez un ou plusieurs critères de recherche, ou cliquez directement sur

le bouton .

Si aucun dossier ne répond aux critères, le message Aucune donnée n’a

été trouvée apparaît.

Si un seul dossier répond aux critères, il apparaît directement à l’écran.

Si plusieurs dossiers répondent aux critères, un écran comportant la liste

des données trouvées apparaît. Pour visualiser un dossier, sélectionnez-le

et double-cliquez dessus.

Remarque : si vous connaissez qu’une partie du champ, vous pouvez utiliser le caractère générique « ? » Exemple : recherche d’un libellé de dossier ayant le mot marché sera saisi ainsi :

?marché ?


7.2 RECHERCHE AVANCEE D’UN DOSSIER

La recherche avancée, accessible par le bouton permet d’étendre

le champ de votre recherche à partir de nombreux critères.

Cliquez sur le bouton . Vous arrivez sur un écran de recherche avancée.

Un menu déroulant vous permet de choisir entre :

Plusieurs critères : code programme, numéro de dossier, intitulé du dossier etc.

Plusieurs opérateurs : « > », « < », « différent de », « = »,

« contenant » et « entre ». Une ou deux valeurs directement indexées au critère sélectionné.

Un opérateur logique : « et » / « ou » vous permettant d’associer plusieurs lignes de recherches.

Dans les valeurs 1 et 2, lorsque aucun choix n’est proposé par le menu

déroulant, vous pouvez saisir directement un critère.


Le ou les dossier(s) trouvé(s) apparaît (ssent) dans le cadre situé au dessus.

Pour visualiser un dossier, sélectionnez la ligne correspondant au dossier et

cliquez sur l’icône Détail ou double-cliquez sur la ligne sélectionnée.

Pour effectuer une nouvelle recherche avec d’autres critères, cliquez sur le

bouton afin d’effacer les critères de sélection saisis à l’écran.

Pour supprimer un critère, cochez la case 'Suppr' présente à gauche de la

ligne et cliquez sur le bouton .


7.3 TRANSFERT D’UN DOSSIER APPARTENANT A UN PROJET VERS UN AUTRE PROJET

Il est possible de tranférer un dossier existant d’un projet à un autre. Cette opération revient à supprimer le dossier du projet le contenant et le déplacer vers un autre projet existant.

Recherchez le projet contenant le dossier devant être transféré (Cf. chapitre

5). Sélectionnez le dossier devant être transféré.

Appuyez sur le bouton afin d’activer le processus du transfert.

Une boîte de dialogue s’ouvre et affiche tous les projets de la base.


Sélectionnez le projet devant recevoir le dossier et cliquez sur le bouton

.

Sélectionnez le service qui aura en charge la gestion du dossier et cliquez

sur le bouton .

Si le bénéficiaire du projet cible est différent du bénéficiaire du projet source, un message d’avertissement vous renseigne de ce point.

Validez le transfert en cliquant sur le bouton .

Le dossier transféré disparaît du projet source et apparaît dans le projet cible.

7.4 DUPLICATION D’UN DOSSIER EXISTANT A L’INTERIEUR DU MEME PROJET

Il est possible de copier / coller les éléments d’un dossier existant pour créer un

nouveau dossier à l’intérieur d’un projet existant. Cette manipulation suppose l’existence d’un projet avec un dossier déjà créé.

Recherchez le projet contenant le dossier devant être dupliqué (Cf. points 7.1

et 7.2 du présent chapitre).

Sélectionnez le dossier devant être dupliqué.

Appuyez sur le bouton afin d’afficher tous les éléments du dossier source pouvant être dupliqués.

Cochez les cases des éléments devant être copiés.


Cliquez sur le bouton . Un nouveau dossier est créé.

Ajoutez la codification relative au nouveau dossier en cliquant sur le bouton

.

Enregistrez le nouveau dossier en cliquant sur .

Remarque : le nouveau dossier contient un champ supplémentaire dans lequel

est renseigné le numéro du dossier source. Un dossier ainsi créé ne peut pas à son tour servir de fichier source. Seuls les dossiers créés de manière

« classique » peuvent être copiés.


8 CREER UN DOSSIER

La création d’un dossier se réalise uniquement via le module projet.

Recherchez l’existence du projet. Cliquez sur le bouton pour

vérifier s’il existe déjà des projets pour le bénéficiaire et éviter la création de doublons. Si cette recherche est infructueuse, créez le projet en cliquant

sur le bouton , comme indiqué au chapitre 6.

Une fois les informations obligatoires pour créer un projet renseignées, (y compris la nature et le statut juridique du bénéficiaire qui peuvent être

différents de ceux renseignés dans l’écran bénéficiaire), cliquez sur le

bouton . Un numéro de projet s’incrémente automatiquement.

Lorsque le projet est trouvé ou lorsqu’il vient d’être créé, l’écran ci-dessous

s’affiche. Il est possible de retrouver toutes les informations concernant le

projet en cliquant sur le bouton .

Cliquez sur le bouton pour créer le dossier.

Les actions à l’intérieur des dossiers particuliers

Une ou plusieurs actions doivent être créées au sein de chaque dossier. o Dans le cadre d’un marché multi-attributaires il convient de créer

autant d’actions que d’attributaires dans chaque lot du marché. (Cf. point 23 de ce guide) ;

o Dans le cadre d’un PLIE dans chaque dossier de la sous mesure

312, il convient de créer une action de Support indicateur D1-D2 d’aide aux personnes avec un montant à zéro. (Cf. note DGEFP 538

du 19 juillet 2011) ; o Dans le cadre d’une opération portée par un OPCA, il convient de

créer plusieurs actions au sens d’une action par type d’action au

sens du point 1.2 de l’instruction DGEFP 2011-5 du 9 février 2011.


8.1 ONGLET INFORMATIONS GENERALES

Cet onglet se décline en six sous-onglets :

Sous-onglet Identification

Aux informations reprises du projet, sont ajoutées les informations suivantes :

- Numéro de dossier : numérotation incrémentale automatique qui commence à 30001.

- Numéro du dossier source : le numéro du dossier ayant servi de source

pour la création du présent dossier. Ce champ est renseigné lorsque le présent dossier a été créé par copie.

- Subv. Glob. FSE : numéro du dossier subvention globale FSE à laquelle est rattaché le dossier. Ce champ est renseigné lorsque le dossier est

rattaché à une subvention globale FSE.

- Dispositif : numéro du dispositif de la subvention globale auquel est rattaché le dossier. Ce champ devient obligatoire lorsque le champ Subv. Glob. FSE est renseigné pour compléter par le numéro du dispositif.

- Statut : Sept statuts permettent de suivre le cheminement d’un dossier.


Statut Libellé du statut Action

D Déposé Création du dossier.

P Proposé pré-comité Inscription du dossier à un pré-comité qui

formulera un avis sur le dossier.

C Proposé comité Inscription du dossier à un comité qui

programmera le dossier.

O Programmé Accepté en comité

A Ajourné Ajourné en comité (le dossier repasse en « D ».

N Refusé Refusé en comité.

Z Abandonné / Déprogrammé

Abandonné : avant comité

Déprogrammé : après comité

- Libellé du dossier : ce libellé repris du projet peut être modifié.

Bénéficiaire Cette partie reprend les informations principales du bénéficiaire saisies au niveau

du projet.

- RIB : cliquez sur le pour sélectionner un RIB associé au bénéficiaire.

- Nature et Statut juridique : ces informations ne sont pas reprises depuis l’écran du bénéficiaire. Pour le dossier, il est possible de modifier la nature et le statut juridique du bénéficiaire à l'aide des listes de choix, et en cliquant sur le

bouton .

Codification :

Choisissez sur liste la codification du programme NFSE (programme, axe, mesure

etc.).

Cliquez sur le bouton . La liste de tous les programmes pour lesquels vous êtes habilités s’affiche.

Sélectionnez le programme concerné : par double-clic ou sélection de la

ligne et clic sur le bouton , l'arborescence du programme

apparaît.

Choisissez la codification correspondant au dossier (clic sur le pour dérouler la liste) :


La codification choisie est identifiée dans le tableau Codification.

Un dossier individuel FSE ne peut être rattaché qu’à une seule sous-mesure du programme NFSE.

Suite au rattachement de la sous-mesure relative au programme NFSE, le circuit d'instruction FSE est automatiquement renseigné.

Si le dossier est rattaché à un seul programme, le circuit d’instruction s’affichera

automatiquement. Si le dossier est rattaché à plusieurs programmes, vous devez choisir entre les

différents circuits qui gèrent ces programmes (par exemple CPER/FSE). En général, votre choix doit se porter sur le circuit FSE.

Cliquez sur le bouton , la codification est alors enregistrée et de nouveaux onglets et sous-onglets deviennent actifs.

Le rattachement du dossier à une codification d’un programme NFSE, fait

apparaître deux champs supplémentaires sur ce sous-onglet. Ces champs sont : Subv. Glob FSE et Dispositif. Dans le cas d’un dossier individuel rattaché à une subvention globale FSE, sélectionnez le numéro du dossier subvention globale et

le dispositif auquel est rattaché ce dossier.


Sous-onglet Localisation Il convient de localiser les opérations, autant que possible au niveau le plus fin possible (département, canton, commune) et de façon unique (pas de

localisation sur plusieurs communes). Il faut donc coder la localisation physique de l'investissement, et non son impact territorial.

Cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’ouvre :

Cliquez sur le bouton . Sélectionnez la région correspondant à la zone d’impact de l’opération.

Cliquez sur le bouton . Sélectionnez le département.

Cliquez sur le bouton à gauche de l’item, pour afficher le niveau inférieur.


Double-cliquez sur la ligne correspondante. Les informations apparaissent dans le tableau Localisation.

La colonne Zone est complétée automatiquement selon le paramétrage en fonction de la localisation choisie.

Si le dossier se réalise sur d’autres zones non rattachées, cliquez sur le

bouton et choisissez dans la fenêtre proposée, la zone par un double-clic sur la ligne concernée.

Cliquez sur le bouton pour valider le choix.

Remarque 1 : vous pouvez également ajouter une ligne dans le tableau

Localisation à l'aide du bouton . Sélectionnez ensuite le type de localisation : région, département, arrondissement, canton, ville…

Saisissez le libellé ou une partie du libellé.

Terminez en cliquant sur le bouton .

Le libellé et le code INSEE de la localisation sont automatiquement remplis dans

les champs correspondants.


Vous avez la possibilité de localiser le dossier subvention simple FSE sur une ou plusieurs circonscriptions territoriales. Les informations concernant le lieu de

réalisation ne devront pas être redondantes. Exemple : si l’opération est située sur un canton, saisissez seulement le canton. Vous ne pouvez pas saisir l’ensemble des communes de ce canton.

Remarque 2 : si vous créez un dossier au niveau national, il faut sélectionner la

France entière. Pour cela, sélectionnez le bouton . Sélectionnez Région dans la colonne Type.

Saisissez le code 999 dans la colonne Code. Le Libellé FRANCE se remplira automatiquement.

De même, si votre dossier concerne toute la région : Sélectionnez Région dans la colonne Type.

Saisissez le code de votre région dans la colonne Code. Le Libellé de votre région se remplira automatiquement.

Exemple d’un dossier dont le périmètre de l'action est régional :

Sous-onglet Contacts

Cliquer sur pour afficher le ou les contacts du dossier, enregistrés lors de la création du bénéficiaire.

La colonne Ordre courrier du tableau est modifiable, elle permet de choisir le contact qui sera destinataire des courriers générés automatiquement par presage_web.

Il est cependant possible d’ajouter de nouveaux contacts propres au dossier. Ces

contacts s’ajoutent aux contacts du bénéficiaire.

Cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’ouvre :


Complétez les informations nécessaires et cliquez sur le bouton .

Cliquez sur le bouton . Un contact est alors ajouté dans la liste.

Remarque : aucune information n’est obligatoire dans cet écran.

Sous-onglet Pièces

Ce sous-onglet permet de préciser les pièces qui figurent au dossier papier instruit par le service unique (avec mention de la date, souvent de réception, et

du lieu d’archivage). Les pièces nationales ont été attachées à la codification du programme et se trouvent attachées par défaut au dossier.


Important : le renseignement des pièces est exigé par le circuit d’instruction pour tout dossier FSE.

Renseigner une pièce attachée au dossier

Cliquez dans le champ Date concernant la pièce et saisissez la date de

réception de la pièce.

Cliquez dans le champ Lieu d'Archivage et saisissez le lieu de rangement

de la pièce physique.


Créer de nouvelles pièces propres au dossier

Cliquez sur bouton pour créer une nouvelle ligne dans le tableau.

Saisissez les informations nécessaires : libellé de la pièce, date de réception de la pièce et lieu d’archivage de celle-ci.


Supprimer une pièce nationale ou régionale rattachée du dossier

Cochez sur la case à cocher à gauche du libellé de la pièce à supprimer.


Sous-onglet Evénements

Ce sous-onglet retrace la chronologie du dossier. Les dates y figurant sont alimentées :

- Soit automatiquement par le système à la suite d’une action effectuée sur le dossier (A). - Soit manuellement par l’instructeur du dossier (M).

- Soit reprises de la saisie effectuée préalablement sur un autre écran (R).

Certaines dates pouvant être rendues obligatoires par le circuit d’instruction :

Pour le programme NFSE deux dates ont été rendues obligatoires dès la création du dossier :

o Limite de début d’opération

o Limite de fin d’opération


Ce sont ces dates qui détermineront les tranches d’exécution du dossier.

LISTE DES EVENEMENTS PROPOSES

Création du dossier A

Dépôt du dossier par le bénéficiaire M

Attestation de dépôt M

Envoi de l’accusé de réception du dossier M

Demande de pièces complémentaires au Bénéficiaire M

Attestation de recevabilité M

Dossier complet M

Engagement du Bénéficiaire (1) M

Avis du service unique R

Pré-comité R

Comité R

Changement de statut R

Notification de la décision du comité au Bénéficiaire M

Notification de la modification du plan de financement au bénéficiaire

M

Notification de la décision du comité de la programmation aux UO

M

Envoi de la convention au Bénéficiaire M

Limite de retour de la convention par le Bénéficiaire M

Retour de la convention par le Bénéficiaire M

Signature de la convention M

Notification de la convention M

Envoi de l’avenant modificatif au Bénéficiaire M

Limite de retour de l’avenant par le bénéficiaire M

Retour de l’avenant par le bénéficiaire M

Signature de l’avenant modificatif par l’ordonnateur M

Limite de début de l’éligibilité des dépenses M

Limite de fin de l’éligibilité des dépenses M

Limite de début d’opération M

Limite de fin d’opération M

Début effectif de l’opération M

Modification du plan de financement R

Première pièce de dépenses R

Dépenses totalement payées R

Dernière pièce de dépenses R

1° engagement de subvention UE R

1° engagement autre subvention R

1° paiement subvention UE R

1° paiement autre subvention R

Subventions UE soldées R

Autres subventions soldées R

Indicateurs réalisés R

Fin effective de l'opération M


LISTE DES EVENEMENTS PROPOSES

Dossier archivé R

Dossier réouvert R

Date de 1ère programmation R

(1) : Engagement du bénéficiaire : date de signature du dossier de demande

Ces trois boutons-radios permettent d’afficher l’une de ces trois listes :

- Saisissable : la liste de tous les événements saisissables (M) - Complète : la liste complète des événements (AMR)

- Restreinte : une liste restreinte paramétrable par l'animateur lors du rattachement au programme.

Important : le circuit d’instruction FSE exige la saisie de certaines dates. Cette saisie est contrôlée au moment de passages des statuts.

Ces dates sont :

Dépôt du dossier par le Bénéficiaire.

Envoi de l’accusé de réception du dossier.

Dossier complet.

Limite de début d’opération.

Limite de fin d’opération.

Cette liste peut être enrichie par la région.

Sous-onglet Numéros de gestion

Ce sous-onglet permet d’attribuer un numéro de gestion (une valeur) à un libellé de gestion paramétré au niveau régional.

Ce numéro peut, par exemple, lier le dossier à un autre dossier ou à une application de gestion financière.

Remarque : les visites sur place ne sont plus renseignées dans ce sous-onglet, mais directement dans l’onglet « Contrôles – OLAF ».

Ce sous-onglet est, en particulier, utilisé pour les subventions globales FSE, pour renseigner le type d’organisme intermédiaire.


- Sélectionnez la ligne correspondant au champ à alimenter ;

- Cliquez sur le bouton pour accéder à la liste relative aux types

d’organismes intermédiaires ; - Sélectionnez la valeur adéquate pour l’organisme intermédiaire ; - Valider votre choix à l’aide du bouton « Valider » ;

- Enregistrez l’opération.

Les valeurs possibles stockées dans la liste des valeurs sont les suivantes :


9 SEGMENTATION DE LA PERIODE D’EXECUTION DES CONVENTIONS

9.1 SEGMENTATION DE LA PERIODE D’EXECUTION DES CONVENTIONS PAR ANNEE CIVILE

La segmentation de la période d’exécution des conventions pluri annuelles, pour

lesquelles la date limite de début d’opération est le 01/01/N, reste inchangée. Chaque tranche annuelle débute le 01/01/N et se termine le 31/12/N. La tranche

finale débute le 01/01/N + (1, 2 ou 3), et se termine à la date limite de fin d’opération.

9.2 SEGMENTATION AMENAGEE DE LA PERIODE D’EXECUTION La segmentation de la période d’exécution des conventions dont la date limite de

début d’opération est différente de 01/01/N est aménagée, de manière à autoriser la programmation, au titre d’une même tranche d’exécution,

d’opérations à cheval sur plusieurs années civiles.

Ces opérations seront programmées comme suit : • Une tranche unique pour les opérations d’une durée inférieure ou égale à

18 mois ; • Deux tranches pour les opérations d’une durée comprise entre 18 et 30

mois ;

• Trois tranches pour les opérations d’une durée comprise entre 30 et 36 mois ;

• Eventuellement quatre tranches pour les opérations d’une durée comprise entre 36 et 48 mois.

La première tranche est toujours rattachée au millésime de la date de démarrage

des actions. Deux contrôles sont effectués sur les dates de début et de fin de l’opération

Premier contrôle : la durée totale de l’opération ne peut pas excéder 48 mois.

Un message bloquant est affichée pour signaler de l’erreur :

Second contrôle : la date limite de début d’opération ne peut pas être modifiée

après une première programmation du dossier. Seule la date limite de fin est modifiable.


Opérations d’une durée inférieure à 18 mois : création d’une seule tranche d’exécution

Opérations d’une durée comprise entre 18 et 30 mois : création de deux tranches d’exécution

BIA = Bilan intermédiaire annuel


Opérations d’une durée comprise entre 30 et 36 mois : création de trois tranches d’exécution

Opérations d’une durée comprise entre 36 et 48 mois : création de quatre tranches d’exécution


10 LA GESTION ANNUALISEE

10.1 LE SUIVI FINANCIER Presage a été adapté au suivi des dossiers par tranches annuelles. Les ressources et les postes de dépenses sont créés par tranches d’exécution en

prévision.

Les bilans, les dépenses et les ressources sont suivis par tranches d’exécution en réalisation.

Chaque dossier presage doit faire l’objet d'un suivi par tranche annuelle. A la fin de chaque période d’exécution, suite à la saisie du bilan intermédiaire annuel ou

un bilan final, la tranche d’exécution doit être clôturée en réalisant un réajustement selon l’avenant notifié.

10.2 ONGLET SUIVI FINANCIER

Sous-onglet Ressources Le sous onglet Ressources est doté d’un filtre Tranche. Le choix dans le filtre ‘Tranche’ permet de sélectionner une tranche d’exécution pour afficher le plan

de financement correspondant. Par défaut, le filtre est positionné sur l’option ‘TOUTES’, et affiche le plan de financement global de l’opération.

La version actuelle de presage propose une ventilation automatique des ressources et des postes de dépense au prorata temporis. Cette nouvelle

fonctionnalité reste optionnelle. Mécanisme de la ventilation automatique au prorata temporis :

Les montants globaux peuvent être ventilés en tranches d’exécution selon un

calcul basé sur un montant ventilé au prorata temporis.

Exemple : Limite de début de l’opération 01/02/2009 Limite de fin de l'opération 31/10/2010

Renseignez les dates de début et de fin d’opération dans le sous onglet

Informations générales / Evénements

Sélectionnez le coût total éligible, le cofinancement ou le poste de dépense à renseigner dans le sous onglet Suivi financier / Ressources ou Suivi financier / Postes de dépense.

Cochez l’option Saisie globale et saisissez le montant global.

Cochez l’option Saisie par année. Le montant global sera réparti par année.


Remarque : le circuit d’instruction rend la saisie par année obligatoire aussi bien au niveau Ressources qu’au niveau Postes de dépenses.

Saisir le coût total éligible :

Cliquez sur le bouton et complétez la fenêtre suivante en saisissant le coût total éligible en 'Saisie par année' (directement ou via

ventilation automatique). Ce choix doit s’appliquer à l’ensemble des cofinanceurs.


Cliquez ensuite sur les boutons et . Le montant inscrit est reporté dans le plan de financement, à la fois au 'Coût total éligible' et 'Part du bénéficiaire' (tant que les subventions ne sont pas saisies).


Saisir un cofinanceur

Cliquez sur le bouton , en haut à droite du plan de financement, la fenêtre suivante s’ouvre :

Pour les financeurs autres que l’UE, deux champs supplémentaires sont disponibles :

Date d’intention et Date d’engagement juridique.

Complétez les différentes informations :

Financement : indique le budget financeur (UE, Etat, Région, Département, Autre public, Fonds privés).

Cliquez sur le bouton et sélectionnez dans la liste l’une des six

propositions. Insérez le financement par un double-clic la ligne correspondante.

Partenaire : indiquez le payeur. Exemple : ministère pour le type de

payeur UE ou Etat, nom de la Région pour le type de partenaire région, etc. D’autres types de partenaires et la nature de leurs financements (public et / ou privé) peuvent être paramétrés dans PRESAGE_WEB (par l’animateur

régional).

Cliquez sur le bouton , et sélectionnez le partenaire dans la liste. Insérez-le par un double-clic.


Exemple :

ETAT REGION

Statut juridique : ce champ est automatiquement rempli, lors du choix du partenaire.

Imputation : précise l’imputation budgétaire sur laquelle la subvention est prise en compte.

Remarque : cliquez sur le bouton , si vous ne trouvez pas

l'imputation recherchée.

Cliquez sur le bouton , une liste d’imputations s’affiche en fonction du

partenaire choisi. Sélectionnez l’imputation et insérez-la par un double-clic. Rappel sur les imputations des crédits FSE

IMPUTATION POUR LES SERVICES DE L’ETAT :

COMPTE DE TIERS FSE00

Compétitivité Régionale et Emploi :

Choisissez le partenaire : « Ministère de l’économie, de l’industrie et de l’emploi ».

Si vous attribuez une subvention à un organisme que ce soit pour des crédits

d’intervention ou des crédits d’assistance technique, vous devez choisir l’imputation suivante :

- « FSE00-01-XX Compétitivité régionale et emploi : programmation 2007-2013 »


Convergence :

Choisissez le partenaire : « Ministère de l’économie, de l’industrie et de l’emploi ».

Si vous attribuez une subvention à un organisme que ce soit pour des crédits d’intervention ou des crédits d’assistance technique, vous devez choisir l’imputation suivante :

- « FSE00-02-XX Convergence : programmation 2007-2013 »

PROGRAMME LOLF 155 (uniquement pour les autorités de gestion et autorités

de gestion déléguées)

Compétitivité Régionale et Emploi et Convergence :

Dépenses propres de l’autorité de gestion (déléguée) : marchés publics, assistance technique (personnel, fonctionnement…)

Choisir comme partenaire « Ministère du travail, des relations sociales et de la solidarité ».

Dans ce cas il s’agit des besoins propres de l’autorité de gestion (déléguée) au

titre de l’assistance technique (DGEFP, DIRECCTE ou DTEFP), vous devez choisir l’imputation suivante :

- « 0155-02-XX Conception, gestion et évaluation des politiques de l’emploi et du travail – Autres titres : autres dépenses».

AUTRES PROGRAMMES LOLF (uniquement pour les autorités de gestion et

autorités de gestion déléguées)

103-02-XX pour les programmes « Compétitivité Régionale et Emploi » et « Convergence ».

102-02-XX pour les programmes « Compétitivité Régionale et Emploi » (entreprises d’insertion).

Imputation pour les organismes intermédiaires bénéficiaires de subvention globale FSE :

Lorsqu’un organisme intermédiaire est bénéficiaire de subvention globale FSE, il

devra utiliser la nomenclature budgétaire propre à sa structure et non celle de l’Etat (indiquée ci-dessus).

Ordonnateur – seulement pour l’UE ou l’Etat : indique le service donnant l’ordre

de payer. Cette information est facultative.

Cliquez sur le bouton et choisissez l’ordonnateur. Insérez-le par un double-clic.



Au niveau national, le ministre est ordonnateur principal, le DGEFP est

ordonnateur principal délégué. Au niveau régional, le préfet de région est ordonnateur secondaire et lorsqu’il y a délégation, la DIRECCTE est ordonnateur

secondaire délégué. Il convient de saisir dans le champ ordonnateur, le niveau le plus fin de délégation.

Régime d’aide : Le picking ‘Régime d’aide’ n’apparaît dans le détail partenaire

que si le bénéficiaire est de nature 20 (Personne morale de droit privé) ou bien de nature 30 (personne physique).

L’intervention économique des pouvoirs publics dans l’économie est soumise à une double réglementation, au plan national et au plan communautaire. La

Commission européenne a engagé à l'été 2005 une réforme du dispositif réglementaire existant pour réduire et réorienter les aides publiques aux

entreprises vers les objectifs de la stratégie de Lisbonne. Pour la France, cette réforme s'est concrétisée le 7 mars 2007 par l'adoption de la carte des aides à finalité régionale (AFR) pour la période 2007/2013 par le collège des

commissaires européens.

Cliquez sur le bouton , une liste de régimes d’aide s’affiche. Sélectionnez le régime d’aide concerné par le financement en double-

cliquant sur la ligne sélectionnée.


Date d’engagement juridique

Pour les cofinanceurs hors UE, il est impératif de renseigner la date d’engagement juridique pour pouvoir, par la suite, insérer les engagements et paiements de ce partenaire. Lorsque cette date est renseignée, la case de la

colonne E de la ligne du partenaire est cochée automatiquement :

Pour le partenaire UE, cette coche sera alimentée automatiquement lors du passage du dossier en statut O-programmé.

Pour renseigner le montant d’intervention du cofinanceur

Enregistrez les données précédentes et sélectionnez la ligne affichée dans

ce tableau, à droite de l’écran :

Cliquez sur le bouton . La fenêtre Saisie/Visu échéancier s’ouvre :

Complétez les montants relatifs à chaque tranche annuelle en 'saisie par

année' (directement ou via ventilation automatique).


Cliquez ensuite sur les boutons et . Le montant est

reporté dans le tableau Montants présentés du cofinanceur.

Cliquez sur les boutons et pour revenir sur le plan de financement.

Répétez cette procédure pour chaque cofinanceur intervenant sur le

dossier.

Cases de minimis, Règle de flexibilité, HT / TTC

Case de minimis : Cochez cette case pour les subventions accordées à un bénéficiaire dans le cadre

du régime de « minimis ».

Régime de minimis

L'article 88, paragraphe 3, du traité instituant la Communauté européenne énonce l'obligation de notification des aides de l'Etat à la Commission

européenne afin d'établir leur compatibilité avec le marché commun selon les critères de l'article 87.

La règle de minimis a ainsi été mise en œuvre afin d'exempter les subventions de faible montant. Elle établit un plafond au- dessous duquel l'aide ne relève pas

du champ d'application de l'article 87, paragraphe 1, et donc n'est pas soumise à la procédure de notification de l'article 88, paragraphe 3.

Les aides accordées sur une période de trois ans et n'excèdent pas un plafond de

200 000 euros ne sont pas considérées comme des aides de l'Etat au sens de l'article 87, paragraphe 1.

Règle de flexibilité

Selon l’article 34 du règlement CE 1083/2006, il est précisé que « le FEDER et le

FSE peuvent financer, de façon complémentaire et dans la limite de 10 % des crédits alloués par la Communauté à chaque axe prioritaire d’un programme opérationnel, des actions relevant du champ d’intervention de l’autre fonds pour

autant qu’elles soient nécessaires au bon déroulement de l’action et qu’elles aient un lien direct avec celle-ci ».

Autrement dit, il ne s’agit pas de financer des actions relevant du FSE avec du FEDER mais de prendre en compte au sein d’un projet relevant du FEDER des actions éligibles au FSE et vice versa (dans la limite de 10 % des montants de

l’axe).


Le recours à cette flexibilité sera étudié pour chaque dossier par le Comité de programmation.

Dans le cas du recours à cette règle, la case « règle de flexibilité » est à cocher, le montant UE concerné est à saisir. Le taux est calculé (Montant UE saisi/ Total UE pour le dossier).

Case HT ou TTC

Cochez une des deux cases HT ou TTC sur cet écran pour signifier si les montants saisis sont exprimés en HT ou en TTC. Il est bien entendu que tous les montants doivent être saisis de la même manière.

Sous-onglet Postes de dépenses Ce sous-onglet affiche les postes de dépenses pouvant intervenir dans le financement du dossier.

Vous ne pouvez pas supprimer un poste de dépenses hérité de la codification du programme.

Renseigner le montant d’un poste de dépenses

Sélectionnez la ligne du poste de dépenses et cliquez sur le bouton .

La fenêtre suivante s’ouvre :


Indiquez le montant correspondant au poste de dépenses, en 'Saisie par

année'. La saisie par année est obligatoire pour le suivi du dossier.

Cliquez ensuite sur les boutons et . Le poste de dépenses est alors complété (dans le respect des 7 postes de dépenses tels que

prévu par le dossier type de demande).

Complétez ainsi tous les postes de dépenses affairant au dossier saisi. Les autres postes de dépenses peuvent être laissés avec la valeur 0.

Sous-onglet Actions

Préconisation : Une opération peut comporter plusieurs actions. Dans un souci de simplification, il est préconisé que l’action au niveau de la saisie presage

corresponde à l’intitulé de l’opération et à son montant global. Si toutefois, des actions dépendent de types d’aide différents (assistance aux personnes ou assistance aux structures et aux systèmes) ou si certaines actions sont

consacrées à l’égalité entre les femmes et les hommes, elles devront être détaillées. (Cf. chapitre 8).

Ce sous-onglet permet de recenser les actions en précisant :

Libellé action : saisie libre (libellé de l’action ou de l’opération).

Dépenses totales : montant des dépenses totales de l’opération ou montant par action saisie.

Type d’aide apporté : choix dans une liste déroulante – ‘Assistance aux personnes’ ou ‘Assistance aux structures et aux systèmes’.

Prise en compte de l’égalité femmes/hommes : choix dans une liste

déroulante. Choix possibles : Sans objet, Spécifique ou Secondaire. La saisie de ces quatre données est obligatoire.


Cliquez sur le bouton , une ligne s’ajoute, dans le tableau.

Saisissez le libellé de l’action.

Saisissez le montant des dépenses liées à cette action.

Choisissez dans la liste déroulante le type d’aide lié à cette action : assistance aux personnes ou assistance aux structures et aux

systèmes. Choisissez dans la liste déroulante la prise en compte de l’égalité

femmes/hommes : sans objet, spécifique ou secondaire.

Recommencez ainsi pour chaque action.

Le montant total des actions devra être cohérent par rapport au Coût total éligible du dossier indiqué dans cet écran dans le champ Rappel coût global.


11 ONGLET EVALUATION

L’onglet évaluation se décompose en quatre sous-onglets, ‘Indicateurs quantitatifs’, ‘Indicateurs qualitatifs’, ‘Axes d’analyse’ et ‘Nomenclatures’.

Tous ces éléments doivent être saisis en prévisionnel avant le passage en comité de programmation : statut D, P ou C.

11.1 SOUS-ONGLET INDICATEURS QUANTITATIFS Les indicateurs quantitatifs, sont saisis dans l'interface D1-D2. Seules les actions d’assistance aux personnes donnent lieu à une saisie

d’indicateurs quantitatifs.

11.2 SOUS-ONGLET INDICATEURS QUALITATIFS

Renseigner un indicateur qualitatif en prévision

Les indicateurs du programme Compétitivité régionale et emploi sont dans la catégorie ‘indicateurs nationaux’ (type F). Ces indicateurs correspondent aux priorités transversales du programme opérationnel « Compétitivité régionale et

emploi ». Il convient de saisir dans presage uniquement les informations relatives à la prise en compte de ces priorités transversales au niveau de

l’opération.

Les valeurs sont à renseigner au début de l’instruction.

Il existe trois valeurs possibles : Spécifique, Secondaire, Sans objet. Il convient de renseigner la valeur de chacun des indicateurs qualitatifs

correspondants aux priorités transversales. Ils sont à renseigner à partir de la demande de subvention (B12).

Sélectionnez l’indicateur à renseigner.


Cliquez sur . Renseignez la valeur correspondante – spécifique, secondaire et sans objet.

Remplissez la date prévue de réalisation. Cette date correspond à la fin de

l’opération.

Cliquez ensuite sur les boutons et . L’indicateur est alors renseigné.


11.3 SOUS-ONGLET AXES D’ANALYSE Les axes d’analyse nationaux du type FSE sont des 'marqueurs' des dossiers. Ils peuvent être de 5 natures différentes :

1. Thème

2. Dispositif Cadre

3. Public prioritairement visé

4. Impact géographique

5. Taux FSE bonifié

Attacher un axe d’analyse au dossier

Sélectionnez le sous-onglet Axes d’analyse dans l’onglet Evaluation

Cliquez sur le bouton au-dessus du tableau concerné.

Sélectionnez Axes d’analyse Nationaux

Sélectionnez FSE-FSE

Sélectionnez la nature pour laquelle vous voulez insérer un axe d'analyse.


Sélectionnez l'axe d'analyse pertinent.

Cliquez sur le bouton . L’axe est alors ajouté au dossier.

Si l’utilisateur rattache par erreur un axe d’analyse non pertinent, il peut le supprimer.

Supprimer un axe d’analyse rattaché au niveau du dossier

Sélectionnez la ligne correspondante à l’axe concerné. Cochez la case ‘Suppr.’ présente à gauche de la ligne correspondante à l’axe à supprimer.

Cliquez sur le bouton . L’axe d’analyse est alors supprimé du

dossier.


11.4 SOUS-ONGLET NOMENCLATURES

Plus aucune nomenclature ne devra être renseignée, car presage effectue

désormais le rattachement automatique des nomenclatures :

1. Thème prioritaire – la correspondance a été automatisée entre les thèmes et la structure du PO.

2. Forme de financement – elle est systématiquement renseignée « Aide

non remboursable ». 3. Territoire – elle est systématiquement renseignée « Sans objet ».

4. Activité économique – elle est systématiquement renseignée « Pas d’application ».

5. Localisation – elle est renseignée au niveau du sous-onglet presage

Informations générales / Localisation.

Modalités de saisie des nomenclatures (pour information) :

L’exemple ci-après présente comment saisir une nomenclature manuellement, s’il

s’avérait nécessaire de le faire, pour dimension territoriale, mais la procédure est la même pour toutes les classes de nomenclature.

Attacher une nouvelle nomenclature au dossier

Cliquez sur le bouton au-dessus du tableau concerné.

Sélectionnez la nomenclature à rattacher. Si les nomenclatures ne

s’affichent pas, cliquez sur le bouton . La liste complète s’affichera

alors.

- Dans le sous-onglet Nomenclature, sélectionnez Nomenclatures européennes.

- Puis sélectionnez Territoire.

- Puis sélectionnez la valeur « Sans objet ».


Cliquez sur les boutons et . La nomenclature est alors ajoutée au dossier.

Rappel : un seul item par famille de nomenclature doit être conservé.

Supprimer une nomenclature attachée au dossier

Cochez la case ‘Suppr.’ présente à gauche de la ligne correspondant à la

nomenclature à supprimer.

Cliquez sur le bouton . La nomenclature est alors supprimée du dossier.


12 INSTRUIRE UN DOSSIER L’instruction consiste à décrire le dossier et à recueillir les avis techniques et financiers.

12.1 ONGLET PROGRAMMATION Cet onglet, comporte deux sous-onglets. Ils permettent d’indiquer les différentes

informations relatives à la programmation du dossier.

Sous-onglet Instruction

Programmation : les différentes programmations et statuts associés y sont affichés. Ils sont accessibles en faisant dérouler la

liste avec .

Description : renseignez dans ce cadre la description technique du dossier. Un 'copier/coller' est possible depuis un document

texte.

Avis des services consultés

Cliquez sur le bouton , une ligne est créée dans le tableau.

Cliquez sur le bouton pour afficher la liste des tous les services consultés possibles.

Sélectionnez le service consulté.


Les étapes suivantes (4 à 7) peuvent être exécutées directement par le service consulté.

Indiquez dans le champ Date, la date d’émission de l’avis.

Sélectionnez dans la liste des avis Avis, le type de motivation : retenu,

sous réserve, ajourné ou refusé.

Complétez la zone de texte Motivation en saisissant l’avis motivé.


Avis de synthèse du service unique

Cliquez sur le bouton de pour afficher la

liste des services uniques possibles. Si un seul service a été rattaché au

niveau de la codification, il s’affiche automatiquement. Sélectionnez le service unique.

Indiquez dans le champ Date, la date d’émission de l’avis.

Choisissez dans la liste Avis, une des propositions : retenu, sous réserve,

ajourné ou refusé.

Saisissez dans la zone de texte Motivation, l’avis détaillé du service unique, correspondant à la synthèse des avis reçus complétée de l’avis du service instructeur.


13 PROPOSER UN DOSSIER A UN PRE-COMITE POUR AVIS

13.1 ONGLET PROGRAMMATION

Sous-onglet Gestion des statuts Le pré-comité est une instance qui donne son avis sur la pertinence du dossier

et sur sa faisabilité. Cette proposition se traduit par le passage en statut P.

Numéro de programmation : numéro incrémental attribué en fonction du nombre de programmations du dossier.

Type de programmation : INI (programmation initiale), AJO (programmation ajournée lors de son 1er passage en comité), REA (programmation réajustée pour

clôture d’une tranche d’exécution) et MOD (programmation suite à un avenant permettant de modifier le plan de financement de l’opération).

Passer au statut P Déroulez la liste des statuts.

Sélectionnez le statut P.


Cliquez sur le bouton pour ajouter un pré-comité paramétré auparavant.

Sélectionner le pré comité correspondant à votre type date et libellé.


Validez le message suivant en cliquant sur Oui

Le circuit d’instruction, peut imposer certaines obligations pour passer en statut P. Si celles-ci ne sont pas remplies, l’écran Passage de statut : Informations

apparaît avec la liste des conditions à respecter :

Il faudra renseigner ces conditions dans les écrans indiqués et sélectionner à nouveau le comité pour pouvoir changer le dossier de statut.

Pour faciliter les corrections à appliquer, il n’est pas obligatoire de quitter la

fenêtre ci-dessus. Elle peut être pliée et dépliée à volonté dans les différents écrans de l’application, à l’aide du bouton triangulaire en haut à droite.

Le changement de statut a pour effet de copier / coller le plan de financement déposé dans la colonne Pré-comité.

Vous pouvez modifier les différents montants affichés dans cette colonne.

Avis : indiquez l’avis du pré-comité en sélectionnant dans la liste déroulante l’un des quatre choix possibles : Retenu, Sous Réserve, Ajourné, Refusé.

Motivation : renseignez ensuite d’une manière détaillée la motivation.


14 PROPOSER UN DOSSIER A UN COMITE POUR DECISION

Le passage en comité est obligatoire pour tout dossier complet avant sa sélection par l’autorité de gestion (déléguée) ou l’organisme intermédiaire. Cette

proposition se traduit par le passage du dossier en statut C.

14.1 ONGLET PROGRAMMATION

Sous-onglet Gestion des statuts

Pour passer en statut C Déroulez la liste des statuts.

Sélectionnez le statut 'C'.

Cliquez sur le bouton pour ajouter un comité paramétré auparavant

depuis le module Paramétrage.


Sélectionnez le comité correspondant à votre type, date et libellé.



Le dossier passe au statut C, et est, de ce fait, inscrit au prochain comité de

programmation. Le changement de statut a pour effet de copier / coller le plan de

financement dans la colonne Comité. Vous pouvez modifier les différents montants affichés dans cette

colonne.

Le circuit d’instruction, peut imposer certaines obligations pour passer au statut C.

Si celles-ci ne sont pas remplies, un écran apparaît avec la liste des conditions à respecter.

Il faudra renseigner ces conditions dans les écrans indiqués et sélectionner à

nouveau le comité pour pouvoir changer le dossier de statut. Pour faciliter les corrections à appliquer, il n’est pas obligatoire de quitter la

fenêtre ci-dessus. Elle peut être pliée et dépliée à volonté dans les différents écrans de l’application, à l’aide du bouton triangulaire en haut à droite.


15 SAISIR L’AVIS DU COMITE / DECISION DE L’AGD OU DE L’OI

L’avis du comité et la décision de l’Autorité de Gestion Déléguée ou de l’Organisme Intermédiaire se traduit par le choix d’un de ces statuts :

O : accepté, avec éventuellement un avis motivé dans Motivation.

A : ajourné avec un avis motivé dans Motivation. Le dossier passe en statut D.

N : refusé avec un avis motivé dans Motivation.

Z : dossier abandonné en l’absence de début d’exécution par le bénéficiaire

dans les délais impartis ou dossier dont le comité acte l’abandon par le bénéficiaire à la suite d’une programmation initiale.

15.1 PROGRAMMER UN DOSSIER : PASSAGE AU STATUT O

Onglet Programmation Sous-onglet Gestion des statuts

Déroulez la liste des statuts.

Sélectionnez le statut 'O'.




Le changement de statut a pour effet de copier / coller le plan de financement dans la colonne Programmé.

Vous pouvez modifier les différents montants affichés dans cette colonne, tant que le plan de financement n’est pas validé.

Sous-onglet Ressources

Si le plan de financement n’a pas été modifié suite au comité, vous devez

le valider.

Si le plan de financement a été modifié, vous devez revenir au plan de financement du dossier, après comité, pour rectifier les montants avant de valider le nouveau plan de financement.

Un financement d’un partenaire a été modifié : vous devez accéder à l'écran

'Détail partenaire' et modifier le montant du partenaire.

Le coût total éligible a été modifié : vous devez accéder à la saisie de cet écran en cliquant sur le bouton Coût total Eligible. Vous pouvez désormais, valider le plan de financement.

Procéder à la validation du plan de financement Cliquez sur le bouton Valider le plan de financement.

Validez le message d’information suivant en cliquant sur le bouton Oui


15.2 AJOURNER LA PROGRAMMATION D’UN DOSSIER : PASSAGE AU STATUT A

Onglet Programmation Sous-onglet Gestion des statuts

Indiquez de manière détaillée, la motivation du comité de programmation

de l’AGD ou de l’OI.

Il appartient notamment de préciser les pièces ou les éléments manquants qui ont conduit à ajourner le dossier.

Déroulez la liste des statuts.

Sélectionnez le statut 'A'.

Cliquez sur le bouton . Le dossier est ajourné et est automatiquement basculé au statut D. La première

instruction est archivée dans PRESAGE_WEB.

Le plan de financement revient dans la position 'D'. Le dossier est traité comme nouvellement créé.


15.3 REFUSER LA PROGRAMMATION D’UN DOSSIER : PASSAGE AU STATUT 'N'

Onglet Programmation

Sous-onglet Gestion des statuts

Indiquez de manière détaillée, la motivation du comité de programmation de l’AGD ou de l’OI.

Remarque : Il appartient de reporter les raisons qui ont conduit le comité à décider de ne pas soutenir le bénéficiaire pour le dossier concerné (éligibilité,

opportunité…). Déroulez la liste des statuts.

.

Sélectionnez le statut 'N'.


Validez le message suivant en cliquant sur Oui.


16 SAISIE DU BILAN D'EXECUTION

16.1 ONGLET SUIVI FINANCIER

Suite à la programmation du dossier - passage en statut 'O' - et la validation du plan de financement, quatre nouveaux sous-onglets sont activés sous l’onglet Suivi financier : Bilan, Dépenses, CSF/CPP et Corr. Financières retraits.

16.2 LE BILAN

Trois types de bilans existent :

Bilan intermédiaire (0 à N) par tranche annuelle. Bilan intermédiaire annuel (un par tranche annuel précédant la dernière d’un

dossier pluriannuel). Un dossier avec une seule tranche n’aura pas de bilan intermédiaire annuel.

Bilan final (1 par dossier annuel ou pluriannuel).


Sous-onglet Bilan Le bilan papier est traduit dans presage au niveau du sous-onglet Bilan, dans le sous-onglet Dépenses pour les dépenses déclarées par le bénéficiaire, et dans le

sous-onglet CSF2 – Vérification des ressources pour les ressources déclarées par le bénéficiaire.

Le sous-onglet Bilan vous permet de faire : des bilans intermédiaires,

des bilans intermédiaires annuels Ou un bilan final.

Dans le cadre de la gestion annuelle du FSE, chaque tranche précédant la dernière tranche du dossier doit faire l’objet d’un bilan intermédiaire annuel. La dernière tranche doit faire l’objet d’un bilan final.

Saisie du bilan :

Cliquez sur le bouton pour ajouter un bilan. Une ligne de saisie s’ajoute dans le tableau.

Saisissez les informations relatives à la date du bilan. Sélectionnez le type du bilan dans la liste déroulante Type.

Sélectionnez la tranche annuelle pour laquelle le bilan est saisi. Seules les années comprises dans la période de l’action apparaissent dans la liste.

Cliquez sur le bouton . Les informations relatives aux autres colonnes se remplissent automatiquement.

A ce stade, le bilan ne doit pas être validé.


Sous-onglet Dépenses Après avoir saisi le bilan intermédiaire, le bilan intermédiaire annuel ou le bilan

final, vous devez procéder à la saisie des dépenses déclarées par le bénéficiaire.

Dans le cadre d’un dossier comportant plusieurs actions, il convient de saisir pour chaque dépense la référence de l’action de manière à

pouvoir tracer l’action pour laquelle la dépense a été engagée.

Pour les actions mises en œuvre par voie de marchés publics, voir le point 23.4 de ce guide.

Saisie des dépenses

Cliquez sur le bouton pour ajouter une dépense. Une ligne de saisie s’ajoute dans le tableau.

Saisissez les informations relatives aux 7 colonnes ci-dessous

Date : indiquez ici la date de l’acquittement de la dépense et à

défaut la date de fin de validité de la dépense. Exemple 31/12/N pour une tranche annuelle N gérée par année civile.

Référence : saisissez ici le libellé du poste de dépenses. Ce libellé apparaîtra dans presage lors du contrôle de service fait et

contribuera à la clarté de l’écran.


Emetteur : indiquez l’entreprise, la société ou toute autre structure qui a émis la pièce de dépense.

Description : indiquez une description sommaire de la dépense concernée.

Poste de dépenses : rattachez la dépense saisie, à un des

postes de dépenses. Montant des dépenses reçues : indiquez le montant de la

dépense déclarée dans le bilan par le bénéficiaire.

N° bilan : rattachez ici le numéro du bilan correspondant à la dépense déclarée en sélectionnant le bilan correspondant à la

dépense saisie dans la liste déroulante ‘N° bilan’. Recommencez l’opération pour chaque dépense déclarée par le bénéficiaire.

Remarque : un message d’alerte s’affiche à l’enregistrement d’une dépense non

rattachée à un bilan :

Une dépense non rattachée à un bilan ne sera pas prise en compte lors de la validation de ce bilan et par voie de

conséquence n’apparaîtra pas au CSF de ce bilan.


Cliquez sur le bouton . Les informations saisies sont enregistrées et

l’écran dépenses est complété.

Important : la case 'Payé' doit être cochée lorsque l’ensemble des dépenses a

été déclaré au titre de l’opération et pour le bilan final.

REMARQUES :

- Tableau de synthèse :

L’écran des dépenses comporte désormais un tableau de synthèse, non saisissable, à but informatif.

Les dépenses que vous venez d’enregistrer sont reportées dans la ligne Dépenses nouvelles. Les montants des CSF seront également reportés, et ceux

qui seront validés ou non par l’AC. Lorsque ces dépenses seront intégrées dans un appel de fonds, elles seront reportées sur la ligne du dessus : Dépenses/recettes ayant participées à un appel de fonds, et la ligne

Dépenses nouvelles sera remise à 0. Le fonctionnement sera le même pour les deux lignes du dessous, concernant les

corrections financières et retraits.

- Modification du montant reçu d’une dépense :

La modification du montant reçu d’une dépense est désormais possible même

lorsque celle-ci est reliée à un CSF. La seule condition pour que cette modification soit acceptée est que le CSF ne possède pas de date d’envoi à l’AC.

Cette modification engendre le calcul du nouveau montant certifié, sur la base du nouveau montant reçu, diminué de la somme des montants écartés déjà saisis.

- Suppression d’une dépense :

Une dépense peut être supprimée que si elle n’est pas reliée à un CSF.

Si une dépense a été intégrée à la version 1 d’un CSF, elle ne pourra plus être supprimée, elle ne pourra qu’être détachée du CSF en version 2.

Dans le cadre du programme NFSE, ce détachement doit être effectué sur le sous-onglet Dépenses en ôtant le Numéro de bilan.

Sous-onglet Ressources Le bilan papier mentionne toutes les ressources reçues par le bénéficiaire au titre de la période déclarée excepté les ressources au titre du FSE pour lesquelles

il demande le remboursement.

Saisie d’une ressource reçue


Sélectionnez le cofinanceur pour lequel une ressource doit être saisie.

Cliquez sur le bouton pour accéder au détail partenaire. Vous

accédez aux tableaux ‘Engagements’ et ‘Paiements’ situés sous les informations du détail partenaire.

Remarque : les montants FSE ne seront importés (via Chorus) ou saisis qu’après l’appel de fonds et le remboursement des crédits FSE.

Cliquez sur le bouton pour ajouter une ligne dans le tableau ‘Engagements’.

Remplissez les différents champs : date (date du paiement), référence (du paiement) et montant reçu. Le montant retenu est automatiquement rempli

et un contrôle écrête le paiement si celui-ci dépasse le montant total programmé.

Sélectionnez dans la liste placée sous le champ ‘N° bilan FSE’ le bilan au titre

duquel la ressource a été reçue.

Recommencez cette opération avec le tableau ‘Paiements’.


Enregistrez l’action et quitter l’écran en cliquant sur et .

Recommencez l’opération pour chaque ressource reçue au titre du bilan saisi.

Remarque 1 : Cochez la case ‘Soldé’ lorsque tous les

versements du cofinanceur ont été réalisés.

Remarque 2 : A l’enregistrement d’un engagement ou d’un paiement non rattaché à un bilan (le champ N° Bilan FSE non renseigné), un message d’alerte non bloquant s’affiche :

. Les engagements et paiements peuvent être rattachés au bilan même après sa validation.

Il est toujours possible de renseigner manuellement les engagements et

paiements. Toutefois, pour les partenaires UE et Etat, une procédure permet l’importation des engagements et paiements dans presage via CHORUS. Les lignes importées

viendront s’ajouter aux données déjà saisies. Aussi, le dossier doit être saisi avec des imputations conformes aux consignes, et

doit être en statut programmé avec le plan de financement validé.

16.3 LE CONTROLE DE SERVICE FAIT

Les certificats pour paiement (CPP) permettent d’émettre des certificats pour paiements (exemple : gestion des avances pour les marchés). Les contrôles de service fait (CSF) permettent de renseigner les conclusions des

contrôles.

Le CSF permet de valider tout ou partie des dépenses du bilan référencé dans ce

CSF ainsi que le montant UE retenu après CSF.

Remarque : le CSF relatif à un bilan donné ne peut être effectué que si le bilan

est validé préalablement. La validation du bilan est effectuée à partir du sous onglet Suivi financier / Bilan.

Sélectionnez la ligne relative au bilan à valider.

Cliquez sur le bouton et enregistrez les modifications en appuyant sur

le bouton .


Sous- onglet CSF/CPP

Pour chaque saisie de bilan, la réalisation d’un CSF est obligatoire. C’est elle qui permet de valider ces dépenses avant de les faire certifier par l’autorité de

certification régionale. Etape 1 - Accéder au sous-onglet CSF/CPP

Afficher le sous-onglet « Suivi financier – CSF/CPP »

Cliquez sur le bouton pour ouvrir l’écran du CSF-CPP.

Remarque : l’enregistrement de l’onglet CSF/CPP dans presage_web est réalisé

en trois à quatre étapes selon le schéma suivant :

Etape 1 - saisie de la partie supérieure de l’onglet « CSF 1 – Vérification des

dépenses » relative aux options générales du CSF. Etape 2 - saisie de l’onglet « CSF 3 – Méthode de saisie » relative aux précisions

sur le CSF.

Etape 3 - quand il s’avère nécessaire de retirer certaines dépenses déclarées dans le bilan, il convient de revenir à l’onglet « CSF 1 – Vérification des dépenses » pour effectuer ces retraits. Dans le cas contraire, il convient de

passer directement à l’étape 4.

Etape 4 - la saisie de l’onglet « CSF 2 – Vérification des ressources » est réalisée en dernier lieu et permet de tracer les montants des ressources déclarées ainsi que les montants des ressources certifiées.


1 - Ecran « CSF 1 - Vérification des dépenses »

CSF/CPP - Sélectionner dans la liste déroulante la valeur suivante : CSF.

Financeur - Sélectionner la valeur suivante : UE.

Numéro du CSF : ce numéro apparaît automatiquement.

Numéro de version : numéro automatiquement attribué à la version du CSF. Date du CSF : indiquer la date de validation du CSF dans presage_web, le cas

échéant, après reprogrammation de l’opération pour intégrer une sur-réalisation.

Numéro du bilan : sélectionner le numéro du bilan dans la liste déroulante. Cette liste contient tous les bilans validés qui n’ont pas fait l’objet d’un CSF.

Réf. du PV : sans objet.

Date du PV : sans objet. Site : cocher la case Site, si les vérifications de pièces ont été entièrement

réalisées sur place.


Pièce : cocher la case Pièce dans tout autre cas.

Avance : cocher cette case dans le cas d'une avance conditionnée à la réalisation d’un CSF, s’agissant d’un marché public.

Acompte : cocher cette case dans le cas d’un bilan intermédiaire ou d’un bilan intermédiaire annuel.

Solde : cocher cette case dans le cas d’un bilan final.

Service contrôleur : sélectionner le service contrôleur sur menu déroulant.

Nom des contrôleurs : saisir ici le nom du contrôleur ou des contrôleurs qui ont effectué le CSF.

Observations des contrôleurs : indiquer les commentaires effectués par les contrôleurs, en référence au rapport de synthèse du CSF (version « .doc »)

Case Tout sélectionner : sans objet.

Passer à l’écran « CSF 3 – Méthode de saisie » afin de pouvoir continuer la saisie du CSF.

2 - Ecran « CSF 3 – Méthode de saisie»

Procéder à la saisie de l’écran « CSF 3 – Méthode de saisie ».

Rapport d’exécution du bénéficiaire: cocher Oui dans la mesure où un

rapport a été produit concomitamment au bilan d’exécution.


Preuve d’acquittement des dépenses présentées par le bénéficiaire : saisir la ou les preuves d’acquittement en votre possession.

Application d’une clé de répartition : cocher Oui si les dépenses indirectes de fonctionnement sont établies sur la base des dépenses réelles justifiées de

l’organisme après application de clés de répartition conventionnées. La coche de la case Oui rend obligatoire le renseignement dans la case

Observations de la méthode de calcul de la clé. Le cas échéant, pour le FSE, contrôle par échantillon des pièces

présentées : cocher Oui si la vérification des pièces justificatives comptables et non comptables a été réalisée sur la base d’échantillons représentatifs.

La saisie de la case Oui rend obligatoire le renseignement dans la case Méthode retenue pour échantillonnage de la méthode d’échantillonnage retenue, en

référence aux instructions nationales relatives au contrôle de service fait (mentionner notamment le % de pièces échantillonnées par type de dépense1, en précisant si cette part porte sur le nombre de pièces disponibles ou la dépense

déclarée, les résultats constatés après examen de l’échantillon initial des échantillons complémentaires éventuellement constitués et l’ensemble des pièces

justificatives en cas d’analyse exhaustive). Vérification des cofinancements : cocher Oui si le CSF porte sur un bilan

intermédiaire annuel ou un bilan final. Cocher Sans objet si le CSF porte sur un bilan intermédiaire ou une demande d’avance (dans le cas d’une opération

financée par voie de marché). Respect de la publicité : cocher Oui ou Non selon le constat du contrôleur du

service fait. Respect du code des marchés publics : cocher Oui ou Non selon le constat

du contrôleur du service fait, si le dossier a été mis en œuvre par voie de marché. Dans les autres cas, renseigner Sans objet.

Respect des plafonds de cumul des aides : saisir Oui ou Non selon le constat du contrôleur du service fait, si le dossier relève d’un cas d’application

des régimes d’encadrement des aides d’Etat. Dans les autres cas, renseigner Sans objet. La saisie de la case Oui ou Non rend obligatoire le renseignement dans la case

Observations. La saisie de la case Oui permet le renseignement du régime applicable et, le cas

échéant, des montants retirés en coût total éligible et en participation FSE (dans ce dernier cas, préciser le motif du retrait).

Enregistrer le CSF avec le bouton puis revenir à l’écran « CSF 1 – Vérification des dépenses » pour terminer sa saisie.

1 Les types de dépenses prévus dans l’instruction DGEFP n°2008-16 du 6 octobre 2008 correspondent aux postes de

dépenses de presage_web


3 - Ecran « CSF 1 – Vérification des dépenses »

Liste des dépenses contrôlées :

Référence / émetteur / poste de dépense / montant reçu – sans

objet (copie automatique depuis le sous-onglet « Suivi financier – dépenses »)

Saisir les dépenses écartées dans le cadre du CSF, par postes de dépenses.

Sélectionner la ligne concernant la dépense devant être écartée et appuyer sur le bouton Détail.

Appuyer sur le bouton Ajouter.

Saisir le montant écarté dans le cadre du CSF (en positif). Une dépense

pouvant être majorée, saisir alors un montant négatif.

Indiquer succinctement le motif de rejet ou de majoration de la dépense (par exemple, pour des cas de rejet, « inéligibilité temporelle », « absence

de pièces justificatives », « révision des coefficients d’affectation » etc.).

Appuyer sur les boutons et .


Montant certifié (de la dépense concernée) : calcul automatique (Montant reçu - Montant écarté)

NB - Dans le cas où le CSF conduit à majorer les montants déclarés au titre

d’un ou plusieurs postes de dépenses, il convient de laisser les montants majorés.

Montant à payer : sans objet (pour le FSE)

Bilan FSE – Montant FSE retenu au titre des nouvelles dépenses : sans

objet (ce montant est automatiquement rapatrié de l’écran « CSF 2 - Vérification des ressources »).

Remarque : en cas de sur-réalisation des dépenses justifiées

accompagnée d’une augmentation du FSE, il convient de recourir à un avenant avant d’enregistrer le CSF – cf. point 18.2 de ce guide.


4- Ecran « CSF 2 - Vérification des ressources »

L’onglet « CSF 2 - Vérification des ressources » permet de déterminer le montant FSE dû au titre de chaque bilan d’exécution, au regard du

montant des dépenses justifiées, déduction faite des contreparties mobilisées et dans le respect du taux d’intervention conventionné

Les montants affichés dans la colonne Programmé sont les montants programmés pour la tranche à laquelle est rattaché ce CSF (et non pas le total programmé du dossier).

Liste des ressources contrôlées :

Partenaire / programmé / % - sans objet (copie automatique depuis le

sous-onglet « Suivi financier – Ressources »).

Déclaré dans le bilan - saisir les ressources déclarées dans le bilan

d’exécution, pour chaque co-financeur, y compris l’autofinancement du bénéficiaire, à l’exclusion de la participation FSE.

Retenu après CSF - saisir les ressources retenues à l’issue du CSF, pour

chaque co-financeur, y compris l’autofinancement du bénéficiaire, à l’exclusion de la participation FSE.

% - sans objet (valeurs renseignées automatiquement au regard de la part de chaque organisme co-financeur dans le total ressources

retenues après CSF).

Données issues des autres onglets - non modifiables

Données saisissables sur cet onglet

Données calculées


NB -

1. Dans la colonne Déclaré dans le bilan, la participation du FSE est déterminée par différence entre le coût total éligible (montant rapatrié

du Total des montants reçus de l’écran « CSF1 - Vérification des dépenses ») et le total des ressources nationales déclarées dans le bilan (financements des organismes co-financeurs et part du

bénéficiaire).

2. Dans la colonne Retenu après CSF, la participation du FSE est

déterminée par différence entre le coût total éligible (montant rapatrié du Total des montants retenus de l’écran « CSF1 - Vérification des dépenses ») et le total des ressources nationales retenus dans le CSF

(financements des organismes co-financeurs et part du bénéficiaire).

3. La participation FSE figurant dans la colonne Retenu après CSF est

automatiquement rapatriée dans le champ « Bilan FSE - Montant FSE retenu au titre des nouvelles dépenses » de l’écran « CSF1 - Vérification des dépenses » (voir supra).

4. En cas d’une ressource enregistrée à la hausse (dépassant le montant prévisionnel), procéder une reprogrammation technique selon les

modalités fixées au point 16.4.

5. En cas d’intégration d’une nouvelle ressource non conventionnée,

procéder à une reprogrammation technique selon les modalités fixées au point 16.5.

Etape 3 - Valider les conclusions du CSF

Appuyer sur les boutons et . Vous revenez sur la fenêtre principale du sous-onglet « Suivi financier - CSF/CPP ».


16.4 PRISE EN COMPTE DE RESSOURCES EXTERNES MAJOREES Dans le cas d’une sur-réalisation d’une ou plusieurs ressources externes

nationales conventionnées il conviendra de prendre en compte les montants majorés sans qu’il soit nécessaire d’établir un avenant.

Dans ce cas, suivre les étapes suivantes :

- Précéder à l’enregistrement du CSF et l’envoyer à l’autorité de certification.

- Attendre la certification du CSF par l’autorité de certification ;

- Procéder à une reprogrammation technique. Cette action prendra la forme

d’une nouvelle programmation de type MOD. Cf. point 18.2.

16.5 PRISE EN COMPTE D’UNE NOUVELLE RESSOURCE NON CONVENTIONNEE

Dans le cas d’une nouvelle ressource non conventionnée, il conviendra de la

prendre en compte dans le CSF sans qu’il soit nécessaire d’établir un avenant. Dans ce cas, suivre les étapes suivantes :

- procéder à une programmation technique pour intégrer la ressource non

conventionnée avec le montant 0. Cette action prendra la forme d’une nouvelle programmation de type MOD. Cf. point 18.2.


- Précéder à l’enregistrement du CSF et à l’envoi à l’autorité de certification. - Attendre la certification du CSF par l’autorité de certification.

- Procéder à une nouvelle reprogrammation technique. Cette action prendra la forme d’une nouvelle programmation de type MOD. Cf. point 18.2. Cette

action est nécessaire pour intégrer le montant de la ressource non conventionnée

Toute demande de correction ou une reprise de CSF suite à un contrôle est traité au point 19.2 de ce guide.

16.6 ENVOI DU CSF A L’AUTORITE DE CERTIFICATION REGIONALE

Sous- onglet CSF/CPP

Une fois le CSF achevé, une date d’envoi doit être saisie dans la colonne ‘Date

d’envoi’ pour faire apparaître le CSF dans le tableau inférieur et le soumettre à la validation de l’autorité de certification régionale.


Saisissez la date d’envoi dans la colonne Date d’envoi.

Enregistrez la date d’envoi en cliquant sur le bouton .

Pour chaque dépense contrôlée, le sous-onglet Dépenses, est complété également avec les informations issues du CSF1, notamment dans le tableau de

synthèse.

Validation du CSF par l’autorité de certification

Saisissez la date de la validation dans le tableau du bas.

Sélectionnez une décision dans la liste déroulante ‘Décision’ : CSF cohérent, Certificat non reçu, CSF non cohérent, Autre cause de rejet.

Saisissez une motivation.

Enregistrez la validation en cliquant sur le bouton .

Les montants certifiés par l’autorité de certification peuvent désormais participer au prochain appel de fonds.


Rejet du CSF par l’autorité de certification

L’autorité de certification peut déclarer le CSF non cohérent et le rejeter comme dans l’exemple ci-dessous :

Dans ce cas, le service gestionnaire doit modifier le CSF selon les

recommandations de l’autorité de certification.


- Sélectionner la ligne relative au CSF à modifier.

- Cliquer sur le bouton afin d’accéder au CSF et modifier les

données. Une version 2 est créée et le gestionnaire peut envoyer la version modifiée à l’autorité de certification.


Remarques :

Toutes les versions d’un CSF sont affichées, mais seule la dernière est modifiable, si une date d’envoi à l’autorité de certification n’a pas été apposée.

Un CSF qui a fait l’objet d’un appel de fonds validé n’est plus modifiable,

ce qui signifie qu’il est impossible d’en faire une version N+1.

Dès lors qu’un CSF est pris en compte dans un appel de fonds, la date

d’appel de fonds (arrêté des comptes) est apposée sur le CSF.

Il est possible de modifier le montant reçu d’une dépense à condition que cette dépense ne soit pas reliée à un CSF, ou bien si elle est reliée à un

CSF qui ne possède pas de date d’envoi à l’autorité de certification.

Lors de la création d’une CSF en version supérieure à 1 (suite à un rejet de

l’AC), il est possible d’ajouter ou retirer des dépenses de cette version de CSF. Les dépenses retirées continueront à figurer dans la version

précédente du CSF. Il n’est pas nécessaire de dévalider le bilan pour effectuer cette action.

17 RENSEIGNER LES INDICATEURS

17.1 ONGLET EVALUATION

Lors de la saisie d’un bilan intermédiaire annuel ou d’un bilan final et pour les actions d’assistance aux personnes, il convient de renseigner les indicateurs de

réalisation des tableaux D1 et D2 figurant dans le bilan. Ce sous-onglet est masqué dans presage.


18 MODALITES D’AJUSTEMENT DES DEPENSES DECLAREES AU TITRE D’UN BILAN INTERMEDIAIRE ANNUEL OU

D’UN BILAN FINAL

Tout dossier soldé doit être archivé selon les modalités décrites au point 21 de ce

guide. Des procédures particulières doivent être entreprises dans les deux cas suivants :

1) Augmentation de la dépense globale sans augmentation du montant FSE.

2) Augmentation de la dépense globale accompagnée d’une augmentation du

montant FSE dû.

18.1 CLOTURE D’UNE TRANCHE ANNUELLE AVEC UN BIA OU UN BF PORTANT SUR UN NIVEAU DE DEPENSES INFERIEUR AU MONTANT PROGRAMME (SOUS REALISATION)

Suite à la saisie du BIA ou du BF en sous-réalisation, il convient de procéder aux

opérations suivantes :

De manière systématique, réajuster et clôturer la tranche annuelle

d’exécution (pour un BIA) ou la tranche finale (pour un BF) sur la base des montants réalisés ;

De manière optionnelle, sur proposition de l’organisme bénéficiaire et avec

l’accord du service gestionnaire, reporter tout ou partie des montants non consommés sur les tranches suivantes (pour un BIA) ou sur une tranche

additionnelle constituée ad hoc dans la limite d’une période d’exécution total de 36 mois ou de 48 mois selon la nature de l’opération (pour un

BF)2.

2 A défaut, les crédits non consommés sont reportés sur la maquette financière du programme et

rattachés à l’année civile durant laquelle est constatée la sous-réalisation.


Le réajustement d’une tranche annuelle ou d’une tranche finale en sous-réalisation sans report sur une tranche suivante ou sur une tranche additionnelle

les montants non consommés, ne nécessite pas la passation d’un avenant.

Le réajustement de la tranche annuelle ou de la tranche finale en sous-réalisation en reportant tout ou partie des montants non consommés sur les tranches suivantes ou sur une tranche additionnelle nécessite la passation d’un

avenant.

Mise en œuvre dans presage

Création d’une nouvelle programmation de type REA A partir du sous-onglet Programmation – Gestion des statuts, cliquez sur le

bouton . La boite de dialogue suivante s’ouvre :

Le message d’avertissement, Le dossier est en sous-réalisation, il est

recommandé de passer un avenant avant la clôture de la tranche, apparaît.

Le niveau de dépenses est inférieur au montant programmé CTE programmé – 160000€ dépenses validées – 152000€

Seul choix possible en cas de sous-réalisation de la

tranche


Sélectionnez l’option Reprogrammation en vue de la clôture d’une tranche et

validez.

Sélectionnez le statut vers lequel vous voulez faire évoluer le dossier et une

date de pré-comité pour le statut P ou un date de comité pour le statut C.

Enregistrez les montants sous-réalisés en vous portant aux points A1, A2 ou

A3.

Répondez « Oui » au message : « Modifier le statut d’une programmation est

une action irréversible, voulez-vous continuer ? »

Une nouvelle programmation de type REA est créée.

Remarque : lors d’une nouvelle programmation en vue de la clôture d’une

tranche et suite à une saisie d’un BIA ou d’un BF en sous-réalisation, presage affiche les montants payés, enregistrés dans les tableaux Paiements, relatifs à la tranche à clôturer, pour les différents cofinanceurs autres que l’UE, et les

présente comme étant les montants à proposer au comité pour la tranche à clôturer.

Le montant FSE présenté provient du champ Montant FSE retenu au titre des nouvelles dépenses du ou des CSF relatifs à la tranche en cours. Ce champ est

déterminé automatiquement par la saisie de l’onglet CSF2-Vérification des ressources (cf. chapitre 16.3-4).

Suite à la création de la nouvelle programmation de type REA (décrite ci-dessus)

et selon l’avenant notifié, procédez à l’une de ces trois choix : A.1, A.2 ou A.3.


A.1 Ajuster la tranche annuelle sur la base des montants réalisés concernant la tranche sous-réalisée sans reporter (en

l’absence d’avenant notifié) les crédits sur l’opération

A partir du sous-onglet Suivi financier – Ressources, vérifiez que les

montants présentés correspondent aux montants réalisés. Procédez, le cas échéant, aux modifications des montants présentés de la tranche en

cours et du coût total éligible à concurrence des montants non consommés pour la tranche clôturée.

A partir du sous-onglet Suivi financier – Postes de dépenses, procédez à l’ensemble des modifications concernant les postes de dépenses pour la tranche en cours.

A partir du sous-onglet Suivi financier – Actions, procédez à l’ensemble des modifications concernant les actions.

Programmez le dossier en le passant au statut O et en validant son plan de financement.

A.2. Ajuster la tranche annuelle en reportant les montants non

consommés sur les tranches suivantes (avenant obligatoire)

A partir du sous-onglet Suivi financier – Ressources, procédez à

l’ensemble des modifications nécessaires sur la tranche en cours, ainsi

que sur les tranches suivantes selon l’avenant notifié.

A partir du sous-onglet Suivi financier – Postes de dépenses, procédez à

l’ensemble des modifications concernant les postes de dépenses pour la

tranche en cours ainsi que pour les tranches suivantes selon l’avenant notifié.

A partir du sous-onglet Suivi financier – Actions, procédez, le cas

échéant, aux modifications concernant les montants des actions.

Programmez le dossier en le passant au statut O et en validant son plan

de financement.

A.3 Ajuster la tranche annuelle en reportant les montants non

consommés sur une tranche additionnelle constituée ad hoc, dans la limite de 36 mois ou 48 mois (avenant obligatoire)

A partir du sous-onglet Information générales – Evénements, modifiez

la date limite de fin d’opération afin de prendre en compte la tranche additionnelle selon l’avenant notifié.

A partir du sous-onglet Suivi financier – Ressources, procédez à

l’ensemble des modifications nécessaires sur les montants de la tranche


en cours, le cas échéant de tranches suivantes, ainsi que de tranche additionnelle selon l’avenant notifié.

A partir du sous-onglet Suivi financier – Postes de dépenses, procédez à

l’ensemble des modifications concernant les montants des postes de dépenses de la tranche en cours, le cas échéant des tranches suivantes,

ainsi que de la tranche additionnelle selon l’avenant notifié.

A partir du sous-onglet Suivi financier – Actions, procédez, le cas

échéant, aux modifications concernant les montants des actions.

Programmez le dossier en le passant au statut O et en validant son plan

de financement.

Remarque : pour la clôture du dossier en fin d’opération, il n’est pas nécessaire d’ajuster les postes de dépense et les actions.

18.2 ENREGISTREMENT D’UNE TRANCHE ANNUELLE AVEC UN BIA OU UN BF PORTANT SUR UN NIVEAU DE DEPENSES SUPERIEUR AU MONTANT PROGRAMME

Sur la base des montants réalisés (avenant obligatoire)

Si la sur-réalisation du coût total éligible s’accompagne d’un dépassement du

montant FSE maximal prévisionnel, à taux d’intervention constant, la finalisation du contrôle de service fait sera conditionné à la reprogrammation des dépenses et ressources de l’opération à hauteur des montants réalisés et à la passation

d’un avenant visant à entériner l’actualisation du plan de financement.

Exemple de cas nécessitant un avenant :

Dans ce cas, il est nécessaire de créer une programmation comme indiqué ci-dessous :

Création d’une nouvelle programmation en vue de la modification de montants programmés

FSE

Région

Autofinancement

90 250,00

8 750,00

91 000,00

Retenu après CSF

Sous réserve de validation du plan de financement modifié par avenant, avant finalisation du CSF


A partir du sous-onglet Programmation – Gestion des statuts, cliquez

sur le bouton . La boite de dialogue suivante s’ouvre :

Sélectionnez le second choix Reprogrammation en vue d’un avenant ou

d’une phase préalable à la clôture d’une tranche en sur-réalisation (les montants programmés étant ajustés à hauteur des dépenses justifiées).

Cliquez sur le bouton Valider.

Sélectionnez le statut vers lequel vous voulez faire évoluer le dossier et

une date de pré comité pour le statut P ou un date de comité pour le statut C.

Enregistrez les modifications et répondez Oui au message : Modifier le

statut d’une programmation est une action irréversible, voulez vous continuer ?

Une nouvelle programmation de type MOD est créée.

Procédez aux modifications des montants relatifs aux ressources de la tranche en cours, les tranches suivantes et le cas échéant, le coût total

éligible.

Choix permettant, en cas de sur-réalisation de la tranche d’exécution, de majorer ex post le montant programmé, entériné par voie

d’avenant


Procédez aux modifications des montants des postes de dépenses.

Procédez, le cas échéant, aux modifications des montants des actions.

Programmez le dossier et validez son plan de financement.

Dans ce cas précis le plan de financement programmé après l’actualisation est égal aux dépenses et ressources réalisées. Il n’est donc plus nécessaire de

réajuster la tranche (ou l’opération dans le cas d’un bilan final).

Sur la base des montants réalisés (pas d’avenant) Si la sur-réalisation du coût total éligible ne s’accompagne pas d’un dépassement

du montant FSE maximal prévisionnel, le contrôle de service fait sera validé sur la base de la dépense totale justifiée et enregistré en l’état dans presage : lors de l’appel de fonds, presage écrêtera automatiquement le montant des dépenses

justifiées à hauteur du montant des dépenses conventionnées.

Exemple de cas ne nécessitant pas d’avenant :

=


19 CONTROLE – OLAF ET CORRECTIONS FINANCIERES ET RETRAITS

L’objet de ce chapitre est de présenter comment utiliser l’application presage

pour saisir des contrôles, dans l’onglet Contrôles – OLAF, et pour effectuer des Corr. financières et retraits dans l’onglet Suivi financier, ainsi que de montrer les impacts sur les sous-onglets Dépenses et CSF-CPP, et depuis le sous-onglet

Ressources. Toutefois un guide spécifique est en cours de validation et détaille la

saisie de chaque contrôle.

19.1 ONGLET CONTROLE - OLAF Cet onglet se décompose en cinq sous-onglets.

Créer un nouveau contrôle

Cliquez sur le bouton . La fenêtre ci-dessous s’ouvre :


A. Onglet Général Numéro du contrôle : non saisissable et incrémenté automatiquement par presage.

Période contrôlée : saisir l’année sur laquelle porte le contrôle (obligatoire).

Date de début : date de début du contrôle.

Rapport provisoire : date de remise du rapport provisoire du contrôle.

Validation rapport provisoire : date de la signature du rapport provisoire. Rapport définitif : date de remise du rapport définitif du contrôle.

Validation rapport définitif : date de la signature du rapport définitif.

Pour choisir la nature du contrôle, cliquer sur le bouton . Ce champ est

obligatoire. La liste de choix qui s’ouvre est soumise à une habilitation par nature de

contrôle.

Sélectionner un type de contrôle et cliquer sur le bouton Valider.

Préciser le nom du service ayant constaté l’irrégularité : pour les cas 71-2 (autres instances nationales) ou 74 (contrôles communautaires) il est obligatoire

de préciser le nom du service. Si la nature sélectionnée est 211. CONTROLE DES OPERATIONS (ART.16), il est

possible de renseigner le dossier retenu par échantillonnage, en cochant s’il s’agit d’un échantillon aléatoire ou complémentaire (ces coches sont à usage

exclusif des contrôles d’opérations).


Les champs suivants, en saisie libre, permettent d’apporter quelques précisions synthétiques.

Autres informations : ce champ permet de saisir, le cas échéant, des éléments de contexte particulier du contrôle concerné.

Cliquez sur . Trois onglets supplémentaires deviennent disponibles Impacts financiers, Analyse et OLAF.

B. Onglet Impacts financiers

Les champs Numéros du contrôle et Période contrôlée sont renseignés

automatiquement. Pour dossier ayant déjà fait l’objet d’un contrôle de même nature l’année

précédente, presage permet de saisir les montants concernés sur la ligne Avant l’année de référence.

Concernant les montants de la période contrôlée dans le cas présent, ils sont saisis manuellement dans la ligne Sur l’année de référence.


Dépenses totales certifiées : saisir le montant total des dépenses déclarées par le bénéficiaire pour la période contrôlée et déclarées éligibles par l’AC.

Dont part UE : saisir le montant éligible au FSE des dépenses certifiées par l’AC pour la période contrôlée. Il correspond à l’application du taux de financement

communautaire du dossier aux dépenses totales irrégulières. Les champs de cette colonne ne sont pas alimentés pour le programme NFSE (la

maquette nationale FSE n’étant pas dans presage).

Remarque : dans le cas des contrôles de nature 211. CONTROLE DES OPERATIONS (ART.16), si le type d’échantillonnage a été coché, presage

renseigne automatiquement, sur l’année de référence, les dépenses totales certifiées par la différence entre le total déclaré du dernier appel de fonds de

l’année de référence contrôlée et le total déclaré du dernier appel de fonds de l’année de référence -1.

Dans la colonne Dépenses totales retenues après contrôle : saisir le

montant total qui est déclaré éligible par le contrôle. Les montants des colonnes Dépenses irrégulières et Part UE irrégulières (bénéficiaires), ainsi que le champ Dépenses irrégulières non prises en

compte par des retraits sont déduits automatiquement de cette saisie.

NB : pour la part UE irrégulières (bénéficiaires), le montant calculé est égal au produit du champ Dépenses irrégulières par le taux de programmation UE du dossier.

Le montant de la Part UE irrégulières (déclaré à la commission) n’est pas alimenté pour le programme NFSE (la maquette nationale FSE n’étant pas dans

presage). Il correspond au produit du champ Dépenses irrégulières par le taux UE de l’axe.

Presage fait la somme des deux années de référence saisies dans la ligne TOTAL.

Lorsque les dépenses irrégulières seront saisies et validées par l’AC dans le sous-

onglet Corr. financières et retrait de l’onglet Suivi financier, le montant total des retraits et corrections financières faisant référence à ce dossier sera recopié

automatiquement dans le champ Dépenses irrégulières actualisées (prises en compte par des retraits). Remarque : les suspensions ne sont pas comptabilisées dans ce champ.

Le champ Dépenses irrégulières non prises en compte par des retraits

sera recalculé automatiquement, par soustraction.


RECOUVREMENTS DES VERSEMENTS UE INDUS :

Les montants suivants sont repris automatiquement de la saisie qui précède :

- part UE des dépenses irrégulières (bénéficiaire) : rappel du total

de la colonne nommée à l’identique dans la partie supérieure de l’écran.

- part Etat membre des dépenses irrégulières : différence entre le montant du champ Dépenses irrégulières et la part communautaire de

l’irrégularité. Ce montant inclue donc la part éventuelle en autofinancement.

Les champs suivants sont en saisie libre :

- Montant sur-financement UE : ce montant correspond au montant trop versé par l’UE au bénéficiaire au regard des dépenses totales

éligibles. - Montant autre sur-financement : ce montant correspond aux

montants trop versés au bénéficiaire par les autres financeurs.

Correction financière envers l’organisme contrôlé (en saisie libre) :

Saisir la ventilation de la correction financière envers l’organisme contrôle sur la part communautaire de l’irrégularité :

- par réduction de subvention UE : c’est la part communautaire de l’irrégularité qui fait l’objet d’une réduction de la subvention avant

versement du solde. - par ordre de reversement UE : c’est la part de l’irrégularité qui fait

l’objet d’une décision de reversement.


Le service émetteur du titre de reversement est celui qui a mandaté la subvention.

La date de l’ordre de reversement doit être renseignée sous la forme : JJ-MM-AAAA.

Il est possible de cliquer sur pour saisir la ou les date(s) et le(s)

montant(s) recouvré(s).

Néanmoins presage enrichit le rapport de contrôle par le montant effectivement recouvré et la date lorsque le gestionnaire du dossier saisit le montant recouvré (montant qui doit être négatif) dans le sous-onglet Ressources, dans

le tableau des paiements du détail partenaire de la ligne financement UE du dossier.

Le lien est effectué par la saisie du numéro de contrôle dans le champ prévu à cet effet.

Le montant total effectivement recouvré saisi dans le tableau est affiché

automatiquement dans le champ à côté du bouton et n’est pas

saisissable. Le montant restant à recouvrer est calculé automatiquement par soustraction.


C. Onglet Analyse Tous les champs de cet onglet sont en saisie libre.

Ils permettent de renseigner un périmètre identifié affecté par des problèmes

systémiques et de le quantifier. Ils permettent également d’inscrire des mesures correctives proposées pour y

remédier, en fixant des dates d’échéance et de validation des plans de reprise.


D. Onglet OLAF

Ce sous-onglet permet l’édition de la fiche de signalement à l’OLAF pour les irrégularités dont la part communautaire est supérieure à

10.000 €.

Saisir la Date du 1er signalement à l’OLAF : il s’agit de la date de rédaction de la première fiche de signalement de cette irrégularité. Une fois qu’elle est saisie et que l’enregistrement des modifications a été

effectué, cette date n’est plus modifiable et apparaît en grisé.

N° cas : s’affiche automatiquement. Il se construit de la manière suivante : n° de l’autorité / année de la première communication /

fonds de la mesure concernée / compteur par programme.

Date mise à jour et N° mise à jour : ces champs sont à renseigner

lorsque de nouvelles informations ont été saisies et ont vocation à être envoyées à l’OLAF en complément d’une précédente fiche concernant

la même irrégularité.

Saisissez la disposition transgressée, qu’elle soit Communautaire ou

Nationale. La saisie de l’un des deux champs est obligatoire.

Saisissez au moins une pratique utilisée pour commettre l’irrégularité.

Pour cela, cliquez sur pour ajouter une ligne. La fenêtre suivante s’ouvre :


Choisissez dans cette liste une pratique parmi celles proposées en double-

cliquant sur la ligne ou en la sélectionnant et en cliquant sur .

Saisissez la période de l’irrégularité : il s’agit de l’année pendant laquelle l’irrégularité a été commise.

Enregistrez le sous-onglet en cliquant sur . Le sous-

onglet OLAF-suite devient actif.

Remarque : le bouton supprime toutes les données saisies des

onglets OLAF et OLAF-suite, si vous confirmez le message d’avertissement.


E. Onglet OLAF-suite

Cet écran se réfère à trois cas de figures spécifiques :

Les Recours suspensifs contre un constat définitif ou des actes de poursuites : saisir les informations nécessaires dans les 4 champs prévus

à cet effet.

Pour un même contrôle, une seule procédure de recours peut être saisie. Indu irrécouvrable (part communautaire) : renseigner ces champs

dans le cas où il est demandé à la Commission de prendre en charge les indus irrécouvrables, malgré l’irrégularité de la dépense qui en est à

l’origine.

Poursuites éventuelles mises en œuvre autres que la correction financière : saisir les autres procédures engagées par l’autorité de gestion contre le bénéficiaire.

Cliquer sur le bouton pour éditer la fiche de déclaration à l’OLAF.

Cliquez les boutons et .


Quelques précisions :

Instance saisie : autorité administrative en cas de recours hiérarchique, tribunal en cas de recours juridictionnel.

Indiquez ici si les procédures de recouvrement ont été suspendues.

Les cases « oui » et « non » n’ont aucun impact sur les dépenses enregistrées pour l’opération, qui doivent être modifiées par le service

instructeur en cas de décision favorable de la commission.

Tableau synthétisant tous les contrôles initiés et/ou effectués sur le dossier :

Le N° contrôle sert de lien avec les saisies dans Corr. financières et Retraits, et dans le détail partenaire UE des Ressources, dans l’onglet Suivi financier.


19.2 SOUS-ONGLET CORR. FINANCIERES ET RETRAITS

Le renseignement de ce sous-onglet doit permettre de retirer automatiquement

les montants écartés lors d’une prochaine déclaration des dépenses à la Commission (appel de fonds).

Chaque retrait sur un dossier qui fera l'objet d'une validation de l'autorité de certification viendra en déduction des dépenses déclarées d'un appel de fonds.

Un retrait correspond aux dépenses irrégulières enregistrées au sein d’un contrôle (onglet Contrôles – OLAF) et devant être écartées définitivement des

prochaines déclarations de dépenses dès lors que celles-ci ont déjà fait l’objet d’un appel de fonds (elles ont été déclarées à la Commission).

Une correction financière correspond à des dépenses irrégulières enregistrées au sein d’un contrôle (onglet Contrôles – OLAF) et n’ayant pas encore fait l’objet

d’un appel de fonds (elles n’ont pas été déclarées à la Commission). Remarque : si le dossier ne possède pas de nouvelles dépenses, le choix « COR »

ne sera pas proposé. Une suspension est un retrait ou une correction financière provisoire, c'est-à-

dire qu’à l’issue de sa prise en compte dans une déclaration de dépenses, elle pourra être supprimée. Quand l’origine de la suspension est un soupçon lié à un

contrôle, l’issue du contrôle pouvant soit lever soit confirmer le soupçon, la suspension sera alors supprimée sans suite, si le soupçon est levé. Si par contre

l’issue du contrôle confirme le soupçon, la suspension devra être supprimée, et un retrait ou une correction financière devra être saisie.

A. Ajout de retraits, corrections financières et suspensions

Cliquer sur le bouton pour ajouter un retrait, une correction financière

ou une suspension. Ce sous-onglet est soumis à habilitation.


Selon le choix, dans la liste déroulante, du type COR (corrections financières), RET (retraits) ou SUSP (suspensions), les modalités de saisie seront différentes

pour certains champs.

Colonne « Suppr » :

- pour les lignes COR ou RET : supprime la ligne sélectionnée, si celle-ci n’a pas été déclarée à la Commission (date appel de fonds non renseignée) ou si elle n’a pas fait l’objet d’une validation AC.

- pour les lignes SUSP : supprime la ligne sélectionnée si la suspension n’a pas été déclarée à la Commission.

Par contre, lorsque la suspension a déjà fait l’objet d’une déclaration à la Commission, la coche « Suppr. » annule la ligne en la laissant apparaître barrée.

Ce choix d’affichage a pour but de garantir la piste d’audit. Colonne date : date de saisie du retrait, de la correction financière ou de la

suspension.

Colonne N° de rapport de contrôle : obligatoire pour les retraits et corrections financières, facultatif pour les suspensions. Ce numéro figure dans l’onglet Contrôles-OLAF, et permet d’établir un lien avec le contrôle qui y est

saisi.

Dépenses irrégulières déclarées par le contrôle : reprise automatique du montant inscrit dans le contrôle de l’onglet Contrôles-OLAF, dès lors que le N° contrôle est saisi.

Colonne dépense à écarter : montant saisi inférieur ou égal aux dépenses

irrégulières du contrôle pour les retraits et corrections liés à un contrôle. Dans le cas de suspension, non liée à un contrôle, il n’y a pas de limite. Le montant écarté peut également être négatif.

Dans le cas des retraits et corrections financières, dès lors que celles-ci sont validées par l’AC, le montant écarté va abonder le champ « dépense irrégulières

actualisées (prise en compte par des retraits) » dans le contrôle de l’onglet Contrôles-OLAF.

Colonne type de retrait (liste déroulante) : « RET » retrait, « COR » correction financière, « SUSP » suspension. RET correspond au retrait de

dépenses déjà déclarées à la Commission, COR correspond à des dépenses n’ayant jamais été déclarées à la Commission, « SUSP » correspond à des dépenses ôtées provisoirement de la prochaine déclaration de dépenses.

Colonne date validation AC : date de validation du retrait par l’autorité de

certification (soumis à l’habilitation « autorité de certification »). Cette date peut être saisie, modifiée ou ôtée par l’autorité de certification tant que le retrait n’a pas participé à l’appel de fonds.

Colonne montant écarté validé AC : report automatique de la colonne

« dépenses à écarter » si la date de validation AC est renseignée.


Colonne montant irrégulier restant à ôter : calcul automatique de la différence entre les « dépenses irrégulières » issues du contrôle et le montant de

« dépenses à écarter ». Le fonctionnement du calcul est ligne à ligne de ce fait, si deux retraits portent sur le même contrôle (cas réputé rare) le montant restant à ôter n’est pas correct. Il faut se reporter alors au champ « Dépenses

irrégulières non prises en compte par des retraits » du contrôle dans l’onglet Contrôles – OLAF qui lui est correct).

Colonne date appel de fonds : cette date est attribuée par presage dès lors que le retrait a été pris en compte dans une déclaration de dépenses (la date

correspond à la date de calcul de l’appel de fonds).

Observations : saisie libre.

B. Suppression d’une correction financière

Les conditions nécessaires pour pouvoir supprimer une correction financière sont les suivantes :

- Il faut que celle-ci n’ait pas participé à un appel de fonds (date appel de fonds non renseignée),

- Il faut qu’elle ne soit pas validée AC (date validation AC non renseignée).

Mode opératoire

- Cochez la case Suppr placée à gauche de la ligne. - Enregistrez la suppression de la correction financière.

C. Suppression d’un retrait

Les conditions nécessaires pour pouvoir supprimer une correction financière sont les suivantes :

- Il faut que celui-ci n’ait pas participé à un appel de fonds (date appel de

fonds non renseignée),

- Il faut qu’il ne soit pas validé AC (date validation AC non renseignée).


Mode opératoire

- Cochez la case Suppr placée à gauche de la ligne. - Enregistrez la suppression de la correction financière.

D. Levée d’une suspension Une suspension est un retrait temporaire de dépenses normalement

déclarées (via des CSF) dans la prochaine déclaration de dépenses. Un retrait de type suspension (SUSP) n’est pas obligatoirement lié à un

contrôle. Il est possible de supprimer une suspension avant ou après un appel de

fonds. Si la suspension est supprimée à l’issue de sa prise en compte dans une déclaration de dépenses à la Commission, elle continuera à apparaître

dans le tableau mais barrée. Si des dépenses « présumées » irrégulières déclarées dans un contrôle

sont à l’origine de la suspension, lorsqu’une décision définitive est prise

sur ces dépenses, la suppression de la suspension sera complétée ou non de la saisie d’un retrait (comme indiqué dans le schéma ci-dessus). Dans ce cas la suspension est levée mais un retrait définitif vient à la place.

E. Impacts sur les sous-onglets Dépenses et CSF-CPP Les impacts sont identiques quelle que soit le type de correction (correction

financière retrait ou suspension).

Sous-onglet Dépenses : Au-dessus des dépenses est intégré, à titre informatif, un tableau de synthèse

incrémenté automatiquement dont l’objectif est de : - présenter en seul endroit un récapitulatif dépenses et retraits,

- isoler les dépenses ayant fait l’objet d’un appel de fonds et les nouvelles dépenses,

- isoler les retraits ayant fait l’objet d’un appel de fonds et les nouveaux

retraits.


Sous-onglet CSF-CPP : Désormais, la génération automatique d’un CSF négatif à partir de la saisie de

dépenses négatives, représentant des retraits, n’existe plus conformément à la mise en œuvre du sous-onglet Corrections financières et retraits dédié à

cette saisie.

Par ailleurs, le total des dépenses écrêtées est alimenté dans l’écran principal des CSF-CPP :


19.3 RESTITUTIONS DES CORRECTIONS FINANCIERES

Avec les évolutions sur les contrôles et les retraits, les restitutions s’enrichissent de :

L'ajout de 3 éditions en format PDF.

Enrichissement de fichiers csv existants et l'ajout de 2 autres fichiers csv.

A. Editions supplémentaires :

Dans la déclaration de dépenses, sont intégrés les retraits et les suspensions

validés A.C. Trois éditions supplémentaires se sont rajoutées afin de prendre en compte :

• Les corrections et retraits par type de validation AC

• Le suivi des corrections et retraits par type de contrôle

• Le suivi des recouvrements par type de contrôle

- suivi des retraits et corrections financières par validation AC :

Cette édition a pour objectif de lister par programme et par dossiers la liste des

retraits par type de validation AC, (sans ou avec validation AC).

- suivi des retraits et corrections financières :

Cette édition a pour objet le rapprochement des dépenses irrégulières identifiées

par les contrôles de leur prise en compte dans les déclarations de dépenses.

Elle a pour objet de présenter l’avancement de la prise en compte des dépenses irrégulières par des retraits. Elle est par conséquent présentée par nature de contrôle et par programme. Elle fait apparaître par dossier, les contrôles

identifiant des dépenses irrégulières et en regard les retraits et corrections liées.

Seuls les retraits et corrections validées AC décrémentent le montant des dépenses irrégulières saisies sur le contrôle. Les suspensions ne sont pas prises en compte.

- suivi de la prise en compte des indus :

Cette édition a pour objet le rapprochement des ordres de recouvrement initiés

depuis les contrôles des recouvrements effectifs enregistrés dans les paiements de la ligne de financement UE de l’onglet Ressources - détail partenaire.

L’édition est présentée par nature de contrôle et par programme. Elle fait apparaître par dossier et par contrôle ayant entrainé un ordre de

reversement la différence entre cet ordre de reversement et les recouvrements réels issus des paiements négatifs enregistrés dans l’onglet détail partenaire de

la ligne de financement UE du dossier.


A. Enrichissement des fichiers CSV :

De nouveaux fichiers sont proposés par le requêteur :

RECOUVREMENT.csv

CORRECTION_RETRAIT.csv

D'autres fichiers csv ont été enrichis, et des colonnes ont ainsi été rajoutées :

CONTROLE_OLAF.csv

CSFTYPEVALIDATION.csv DEPENSES_BENEF.csv

DEPENSES_BENEF.csv SUIVI_DOSSIER.csv

B. Modification d’éditions : Intégration d’un feuillet correction financières dans les modèles :

- fiche dossier - fiche dossier après programmation


20 ABANDONNER / DEPROGRAMMER UN DOSSIER

20.1 ABANDONNER UN DOSSIER AVANT COMITE DE PROGRAMMATION

Un dossier peut être abandonné par son bénéficiaire, par le service unique ou par le pré-comité, avant son passage en comité de programmation.

Un dossier peut être abandonné avant sa programmation, qu’il soit en statut

D, P, C. L’abandon est matérialisé par le passage en statut Z.

Pour abandonner un dossier avant sa programmation : passage en statut

Z

Effectuez le changement de statut : choisir le statut Z.

Saisissez un commentaire.


Validez le message affiché en cliquant sur « oui ». Le dossier est abandonné.

20.2 DEPROGRAMMER UN DOSSIER APRES COMITE DE PROGRAMMATION

Un dossier peut être abandonné par son bénéficiaire ou déprogrammé par décision de l’autorité de gestion déléguée (cas de résiliation prévus à l’article 14.2 de la convention type).

Si le dossier est abandonné après sa programmation, il doit être déprogrammé afin que les crédits mobilisés soient « réintégrés » dans la

maquette financière.

Dans le sous-onglet ‘Programmation – ‘Gestion statuts’, cliquez sur le

bouton : le N° de programmation s’incrémente d’une unité.

Choisissez le statut C et le comité adapté.

Une fois le dossier au statut C, cochez la case « abandon/déprogrammation », pour proposer sa déprogrammation.

Suite au comité, choisissez le statut Z pour ce dossier et motiver sa déprogrammation.

Cliquez sur le bouton et validez le message affiché en cliquant

sur ‘Oui’.


Remarque :

Lors de la déprogrammation effective du dossier au statut « Z », presage vérifie que le total des dépenses (CSF et retraits) validées AC soit nul, et interdit cette déprogrammation s’il existe des dépenses irrégulières au sein d’un ou plusieurs

contrôles sur le dossier et qui n’ont pas fait l’objet de retrait. Si c'est le cas, presage propose la génération automatique de retraits annulant ce total.

L’utilisateur peut accepter ou refuser :

- S’il refuse, il devra saisir les retraits permettant de rendre ce total nul.

- S’il accepte presage génère un retrait de type « RET » égal au total des

dépenses et retraits déjà déclarés à la Commission, ainsi qu’un retrait de

type « COR » égal aux dépenses et retraits non encore déclarés à la Commission.


21. ARCHIVER UN DOSSIER Un dossier dont les trois cases à cocher 'Payé' (sous-onglet Suivi financier / Dépenses), 'Soldé' (sous-onglet Suivi financier / Ressources-détail partenaires)

et 'Réalisé' (sous-onglet Evaluation / Indicateurs quantitatifs), sont cochées peut prétendre à l'archivage.

Le bouton apparaît dans la barre d’outils en haut de l’écran :

Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s’ouvre :

Renseignez le lieu de classement dans le champ 'Lieu de classement'.

Cliquez sur le bouton puis .

Le dossier est alors archivé et tous ses champs sont grisés.

Pour le désarchiver, cliquez sur les boutons et .


22 CAS DES RECETTES Les recettes sont à estimer en début d’opération et à faire figurer au plan de financement de l’opération. La valeur retenue sera égale à celle générée par

l’opération et durant sa période de réalisation. Elles figurent dans le dossier de demande de subvention, ainsi qu’au plan de financement annexé à la convention.

Depuis le décret n°2011-92 du 21 janvier 2011, de nouvelles consignes ont été données pour la saisie des recettes.

22.1 SAISIE DES OPERATIONS SELECTIONNEES SUR LA BASE DES DISPOSITIONS DU DECRET N° 1303-2007 DU 3 SEPTEMBRE 2007

Selon les dispositions du décret du 3 septembre 2007 relatif aux règles nationales d’éligibilité (article 6), les recettes apparaissaient dans le plan de

financement de l’opération mais n’étaient pas prises en compte dans l’assiette éligible : « les dépenses éligibles ne dépassent pas la valeur de l’investissement

ou du projet, déduction faite des recettes ». Ainsi, si les dépenses éligibles étaient égales à 100 000 euros, avec des recettes

égales à 15 000 euros, le coût total éligible était égal à 85 000€ (voir copie écrans de PRESAGE_WEB ci-après). Ces 15 000 euros allaient se traduire dans

PRESAGE_WEB par des dépenses négatives dans la rubrique postes de dépenses où une occurrence était prévue à cet effet.

Exemple

Coût global du projet : 100 000 €

- Dépenses de personnel éligibles = 100 000 € - Recettes prévisionnelles (inscription des participants) = 15 000 € Coût total éligible = 85 000 €


Ces 15 000 euros allaient se traduire dans PRESAGE par des dépenses négatives.

- Ressources : FSE = 40 000 euros - Contrepartie Etat = 45 000 euros

- Coût total éligible = 85 000 euros (FSE = 40 000 euros / Contrepartie Etat = 45 000 euros).

Le coût total éligible était égal à 85 000 euros.

Renseigner les recettes

Les recettes apparaissaient sur une ligne « DIR – Recettes » en dépenses

négatives (en saisie par année). Elles venaient donc en déduction du total des autres postes de dépenses tels que prévu par le dossier type de demande.


Renseigner les actions dans un dossier comportant des recettes

Le coût total des actions devait être égal au coût total éligible figurant dans le sous onglet Ressources.

Exemple :

100 000 € de dépenses - 15 000 € de recettes = 85 000 €

Une fois l’ensemble des saisies effectuées, le dossier était programmé (statut O)

et le plan de financement était validé. Renseigner les dépenses

Lors de la réception du bilan, les recettes apparaissaient en montants négatifs.


22.2 SAISIE DES OPERATIONS SELECTIONNEES SUR LA BASE DU DECRET N° 2011-92 DU 21 JANVIER 2011

Depuis le décret n°2011-92 du 21 janvier 2011, de nouvelles consignes ont été données pour la saisie des recettes.

Désormais, les ressources comprennent les recettes éventuellement générées dans le cadre de l’opération.

Le Coût Total Eligible englobe le montant des recettes.

Dans le plan de financement, le montant des recettes (ici, dans notre exemple 15 000 €) est attribué à un nouveau partenaire : FONDS PRIVES – FP – REC-N.

.

Le montant total des actions reste conforme au Coût Total Eligible du dossier. Le poste de dépense « RECETTES » n’est plus utilisé.

Dans les dépenses n’apparaissent plus de montants négatifs relatifs aux

recettes.


23 MODES DE SAISIE DANS PRESAGE_WEB DES OPERATIONS MISES EN ŒUVRE PAR VOIE DE

MARCHES PUBLICS3

23.1 PREAMBULE

Les opérations FSE, mises en œuvre par voie de marché doivent respecter la piste d’audit FSE : dossier de demande, instruction, programmation / sélection,

notification, bilans, CSF, archivage. Lorsque l’organisme assure la sélection des opérations qu’il mettra en œuvre lui-même sous la forme de marchés (Autorité

de gestion - AG, Autorité de gestion déléguée - AGD, ou Organisme intermédiaire - OI) il doit garantir une séparation fonctionnelle.

Quatre différents cas peuvent se présenter. Ils se déclinent en différents modes de saisie dans PRESAGE-WEB. Les consignes suivantes expliquent les modes de

saisie à adopter. Il existe deux modes de liquidation du marché :

Le marché forfaitaire par le biais de : Avance, Acompte et Solde, en

général, à échéance fixée. Dans ce cas, il n’y a pas de bons de commandes.

Le marché à bons de commande. Les quantités ne sont pas connues au moment de la programmation du marché. Le marché est liquidé à travers

des bons de commande.

Libellé dossier

Ecran Actions – Libellé action Ecran dépenses – référence dépense

Intitulé marché

Numéro du lot

Nom du titulaire

N° bon de commande

Intitulé marché

Intitulé lot

Nom du titulaire

N° bon de commande

Marché non alloti mono-

attributaire X X X X

Marché non alloti multi-

attributaire X X X X X

Marché alloti

mono-attributaire

X X X X X X

Marché alloti

multi-attributaire

X X X X X X X

3 Extrait de l'instruction du 29 juillet 2009 - Instruction n° 02009-34 du 27 juillet 2009 relative au contrôle de service fait des opérations mises en oeuvre par voie de marché public et cofinancés par le Fonds social européen (FSE) au titre des Programmes opérationnels des Objectifs Compétitivité régionale et Emploi" et "Convergence" (période 2007-2013).


23.2 CREATION DU PROJET

De la même manière que tout autre projet, après avoir vérifié que celui-ci

n'existe pas, on le crée, depuis l’écran .

Important : Libellé du projet marché : la plupart des projets marchés n’ont pas de libellé

clair, il convient de les libeller par “ Marché … ”. Par exemple, “ Marché d’apprentissage ”.

Pour les marchés déjà saisis, il est possible d’ajouter le mot Marché devant le libellé du projet.


23.3 CREATION ET SUIVI DU DOSSIER – STATUT D ET C

Onglet Identification De la même manière que tout autre dossier, après avoir vérifié que celui-ci

n’existe pas, on le crée.

Dans tous les cas, pour toute opération, un seul dossier PRESAGE-WEB par sous-mesure est créé correspondant à un marché ou à un élément de marché.

Important :

Libellé du dossier marché : La plupart des dossiers marchés n’ont pas de libellé

clair, il convient de les libeller par “ Marché … ”. Par exemple, “ Marché d’apprentissage ”.

Pour les marchés déjà saisis, il est possible d’ajouter le mot marché devant le libellé du dossier.

Le bénéficiaire, Conseil Régional dans le cas présent, sera pouvoir adjudicateur du marché public et bénéficiaire au sens de la réglementation européenne.

Sous-onglet Pièces

La pièce “ Dossier de marché ” peut y figurer et doit être renseignée à ce niveau (date et lieu d’archivage).


Sous-onglet Evénements Les événements obligatoires sont à minima :

la date “ dépôt du dossier ” : date du dépôt de la demande FSE pour

l’opération mise en œuvre par voie de marché,

la date du “ dossier complet ” : date de la demande complète FSE pour l’opération mise en œuvre par voie de marché,

la date “ limite début de réalisation physique” : début de la période de réalisation de l’opération (correspond à la date de début du marché indiquée dans le cahier des charges),

la date “ limite fin de réalisation physique l’opération ” : fin de la période de réalisation de l’opération (date de fin du marché telle que

mentionnée dans le cahier des charges).

Onglet Suivi financier Cet onglet est composé (avant programmation) de trois sous onglets :

Ressources, Postes de dépenses et Actions. Sous-onglet Ressources

Sous-onglet Postes de dépenses

La ligne de saisie renseignée correspond aux dépenses programmées.


Sous-onglet Actions

Une action correspondant à un titulaire et à un lot du marché est créée dans le sous onglet Actions. Le libellé action doit comporter l’intitulé du marché suivi

du nom du titulaire.

23.4 REALISATION DU DOSSIER – STATUT O

Suivi financier – CSF/CPP

Les prestataires de service, retenus par la personne publique pour la réalisation du marché, ne sont pas bénéficiaires. Le bénéficiaire est

l’organisme qui passe le marché. A ce titre, il n’y a pas lieu de vérifier les éléments constitutifs des coûts facturés par ces prestataires. Aussi, au

titre du contrôle de service fait relatif à l’aide communautaire, l’AG, l’AGD ou l’OI s’assure de l’effectivité de la dépense réalisée sur la base des factures des prestataires et de leur acquittement par l’organisme.

Le contrôle de service fait est réalisé sur la base de chaque bilan et sur

chaque dépense constituée d’une facture ou d’un ensemble de factures appartenant au marché.


Lien entre les écrans Actions et Dépenses pour les marchés multi-attributaires

Le contrôle relatif aux dépenses doit pouvoir se faire sur la base des actions prévues. A ce titre, il est important que la “ Référence ” de chaque ligne de dépense soit exactement la même que le “ Libellé action ” de l’action

correspondant. Celui-ci pourra être copié dans le sous-onglet “ Actions ” et collé dans le sous-onglet “ Dépenses ”.

Avant programmation – sous-onglet Actions En réalisation – sous-onglet Dépenses

Modes d’identification des dépenses, selon le mode d’allocation (BC ou non)

Deux modes d’allocation existent : le marché forfaitaire à échéance fixée et le marché à bons de commande.

Le marché forfaitaire à échéance fixée Dans le cas d’un marché forfaitaire, au moment de la réalisation, le libellé de

l’action est copié et collé sous la référence de la dépense. La liquidation, en général à échéance fixée, se fait par Avance, Acompte et Solde comme dans

l’exemple ci-dessous.

En programmation – sous-onglet Actions En réalisation – sous-onglet Dépenses

Le marché à bons de commande

Dans le cas d’un marché à bons de commande, le libellé de l’action est copié et collé sous la référence de la dépense. A cette référence, il convient d’ajouter le

numéro du bon de commande auquel se réfère la dépense.

En programmation – sous-onglet Actions En réalisation – sous-onglet Dépenses


Traitement de l’avance accordée au titulaire du marché

Une avance peut être accordée au titulaire du marché sous certaines conditions. Le montant de l’avance est fixé par le code du marché public.

Afin que celle-ci fasse l’objet d’un paiement, il est nécessaire de l’inscrire comme une dépense dans l’application PRESAGE, de créer un bilan et d’effectuer un CSF

sur cette dépense.

F. Création du bilan

Sous-onglet Suivi financier – Bilan

Ajoutez une ligne de bilan à l’aide du bouton . Remplissez la ligne comme suit et enregistrez à l’aide du bouton .

G. Inscription de l’avance comme dépense

Sous-onglet Suivi financier - Dépenses

Ajoutez une ligne de dépense à l’aide du bouton .


Remplissez la ligne comme suit : Date : date de paiement de l’avance.

Référence : libellé de l’action à laquelle la dépense fait référence. Emetteur : titulaire de l’action. Description : portez la mention ‘Avance’ et le pourcentage ou toute autre

donnée permettant le calcul de celle-ci Montant dépense reçue : montant de la dépense

Enregistrez en cliquant sur le bouton .

H. Validez le bilan

Sous-onglet Suivi financier – Bilan

Sélectionnez la ligne du bilan et cliquez sur le bouton . Enregistrez en cliquant sur le bouton .

I. Création d’un CSF pour l’avance

Sous-onglet Suivi financier – CSF/CPP

Procédez à la création d’un CSF pour cette dépense.

Ajoutez un CSF/CPP en cliquant sur le bouton . Remplissez les différents champs comme dans l’exemple ci-dessous :


Passez au troisième onglet en cliquant sur l’onglet CSF 3 – Méthode de saisie.

Enregistrez et cliquez sur l’onglet CSF 2 – Vérification des ressources.

L’écran vérification des ressources permet de retracer le détail des

ressources, y compris la participation FSE, concourant au financement des dépenses justifiées.

Dans les colonnes « Déclaré dans le bilan » et « Retenu après CSF », saisissez les montants à déclarer pour chaque co-financeur, y

compris l’autofinancement du bénéficiaire, et à l’exclusion de la participation FSE.


Remarques :

- Dans la colonne Retenu après CSF, la participation du FSE est déterminée par différence entre le coût total éligible (montant rapatrié du Total des montants retenus de l’écran « CSF1 – Vérification des dépenses ») et le

total des ressources nationales retenus dans le CSF (financements des organismes co-financeurs et part du bénéficiaire).

- La participation FSE figurant dans la colonne Retenu après CSF est automatiquement rapatriée dans le champ « Bilan FSE – Montant FSE retenu au titre des nouvelles dépenses » de l’écran « CSF1 – Vérification des

dépenses ».

J. Envoi du CSF à l’autorité de certification

Sous-onglet Suivi financier – CSF/CPP

Entrez la date d’envoi du CSF à l’autorité de certification.

Enregistrez la saisie de cette date en cliquant sur le bouton .

23.5 MODALITES PARTICULIERES DE SAISIE SELON LE TYPE DE MARCHE

MARCHE NON ALLOTI MONO ATTRIBUTAIRE

Sous-onglet Suivi financier – Postes de dépenses La ligne de saisie renseignée correspond aux dépenses programmées.

Sous-onglet Suivi financier – Actions

Un marché non alloti mono-attributaire, représente à minima un projet et un

dossier PRESAGE-WEB. Une action correspondant au marché est créée dans le sous onglet “ Actions ”. Le

libellé action doit comporter l’intitulé du marché et le nom du titulaire.


Exemple : Plan de communication AEGIS

Sous-onglet Suivi financier – Dépenses Les dépenses concernant l’opération seront saisies dans ce sous-onglet.

Lors de la réalisation du marché et afin de pouvoir comparer les dépenses

engagées avec les actions prévues, il convient reprendre exactement le contenu du champ “ Libellé action ” du sous-onglet “ Actions ”.

Copiez le Libellé action concerné par la dépense. Collez-le dans le champ “ Référence ” de la dépense concernée par cette

action. Saisissez le nom du titulaire dans le champ “ Emetteur ”.

Saisissez le numéro de la facture dans le champ “ Description ”.

23.6 MARCHE NON ALLOTI MULTI-ATTRIBUTAIRES Suivi financier / Postes de dépenses


Suivi financier / Actions

Un marché non alloti multi attributaires, représente à minima un projet et un dossier PRESAGE-WEB.

Une action correspondant à chaque titulaire du marché est créée dans le sous onglet “ Actions ”. Le libellé action doit comporter l’intitulé du marché suivi du

nom du titulaire.


C. Marché forfaitaire multi-attributaires à échéance fixée Dans ce cas, l’allocation attribuée à chaque titulaire est connue lors de la

programmation. Le montant attribué est saisi dans le sous onglet “ Actions ”. Exemple :

Un marché de qualification, non alloti et multi-attributaires est consenti pour

un montant de 500 000 €. 200 000 AFPA

300 000 GRETA Ce marché, d’une durée de deux ans, prévoit des règlements à échéance fixée :

10% en janvier 2008 (AVANCE), 40% en août 2008 (ACOMPTE), 40% en août 2009 (ACOMPTE) et le reste en décembre 2010 (SOLDE).

Ceci se traduit dans PRESAGE-WEB ainsi :

Sous-onglet « Actions »

Sous-onglet « Dépenses »

D. Marché forfaitaire multi-attributaires à bons de commande Exemple : Un marché est attribué à hauteur de 500 000 €. Deux titulaires sont

sélectionnés : AFPA et GRETA.

En phase de programmation, les dotations de deux titulaires sont établies à part égale soit 250 000 €.


Ceci se traduit dans PRESAGE-WEB ainsi :

Sous-onglet « Actions » Plan de formation régional AFPA – 250 000 €

Plan de formation régional GRETA – 250 000 €

Suivi financier / Dépenses

Les dépenses qui concernent le marché seront saisies dans ce sous-onglet.

Dans le champ “ Référence ”, reprenez exactement le contenu du champ “ Libellé de l’action ” du sous-onglet “ Actions ” suivi du numéro du bon de commande.

Dans le champ “ Emetteur ”, indiquez le titulaire du bon de commande. Dans le champ “ Description ” indiquez Facture suivi de son numéro.

23.7 MARCHE ALLOTI MONO ATTRIBUTAIRE

A. Mode de saisie accepté pour les marchés créés avant le 1er janvier 2010 Pour les marchés créés avant le 1er janvier 2010, un marché alloti mono

attributaire, représente à minima un projet et un dossier PRESAGE-WEB.

Suivi financier / Postes de dépenses




Pour les marchés créés avant le 1er janvier 2010, une action correspondant à chaque lot du marché est créée dans le sous onglet “ Actions ”. Le libellé action doit comporter l’intitulé du marché suivi du numéro du lot et du titulaire du lot.

Exemple :

Plan régional de pré qualification lot 60 AFPA Plan régional de qualification lot 61 GRETA Etc.

Suivi financier / Dépenses

Les dépenses qui concernent le marché seront saisies dans ce sous-onglet.

Lors de la réalisation du marché et afin de pouvoir comparer les dépenses engagées avec les actions prévues, il convient reprendre exactement le contenu

du champ “ Libellé action ” du sous-onglet “ Actions ”.

Dans le champ “ Référence ”, reprenez exactement le contenu du champ

“ Libellé de l’action ” du sous-onglet “ Actions ”. Dans le champ “ Emetteur ”, indiquez le titulaire du lot. Dans le champ “ Description ” indiquez ‘Avance’ dans le cas d’une avance

ou ‘Facture suivi de son numéro’, dans le cas d’une facture.

B. Mode de saisie requis pour les marchés créés à partir de 1er janvier 2010

Remarque : Les nouveaux marchés allotis créés dans PRESAGE-WEB à partir de

2010, doivent représenter un seul projet, mais un dossier distinct par lot.

Exemple :

Un marché alloti : Marché régional de formation Ce marché est constitué de deux lots : lot 60 et lot 61 Un titulaire par lot est sélectionné.

Marché régional de formation (titulaire sélectionné – AFPA) – lot 60 Marché régional de formation (titulaire sélectionné – GRETA) – lot 61


L’intitulé du projet sera donc : Marché régional de formation

Deux dossiers seront créés, chacun se référa à un lot Intitulé du premier dossier : Marché régional de formation lot 60 – AFPA Intitulé du deuxième dossier : Marché régional de formation lot 61 – GRETA

Chaque dossier sera traité dans PRESAGE-WEB comme un dossier non alloti

mono attributaire.

Projet :

Dossier lot 60 : Dossier lot 61 :

23.8 MARCHE ALLOTI MULTI-ATTRIBUTAIRES

A. Mode de saisie accepté pour les marchés créés avant le 1er janvier 2010

Pour les marchés créés avant le 1er janvier 2010, un marché alloti multi-attributaires, représente à minima un projet et un dossier PRESAGE-WEB.

Suivi financier / Postes de dépenses




Pour les marchés créés avant le 1er janvier 2010, une action correspondant à chaque lot du marché est créée dans le sous onglet “ Actions ”. Le libellé action doit comporter l’intitulé du marché suivi du numéro du lot et du titulaire du lot.

Exemple :

Un marché de formation régional est consenti à l’AFPA et au GRETA. Il est composé de deux lots (lot 60 et 61) chaque lot étant attribué à ces deux

titulaires.

4 actions doivent être créées dans le sous-onglet Actions, comme ci-dessous :

Plan régional de qualification lot 60 AFPA Plan régional de qualification lot 60 GRETA Plan régional de qualification lot 61 AFPA

Plan régional de qualification lot 61 GRETA

Suivi financier / Dépenses Les dépenses qui concernent le marché seront saisies dans ce sous-onglet.

Lors de la réalisation du marché et afin de pouvoir comparer les dépenses

engagées avec les actions prévues, il convient procéder comme suit :

Dans le champ “ Référence ”, reprenez exactement le contenu du champ

“ Libellé de l’action ” du sous-onglet “ Actions ” complétez, le cas échéant

par le numéro du bon de commande. Dans le champ “ Emetteur ”, indiquez le titulaire du lot.

Dans le champ “ Description ”, indiquez le numéro de la facture.


B Mode de saisie requis pour les marchés créés à partir de 1er janvier 2010

Remarque : Les nouveaux marchés allotis créés dans PRESAGE-WEB à partir de 2010, doivent représenter un seul projet, mais un dossier distinct par lot.

Un marché de formation régional est consenti à l’AFPA et au GRETA. Il est composé de deux lots (lot 60 et 61) chaque lot étant attribué à ces deux

titulaires.

Un projet sera créé dans PRESAGE-WEB et deux dossiers. Chaque dossier se réfère à un lot du marché.

Le projet

Plan régional de qualification lot 60 AFPA Plan régional de qualification lot 60 GRETA Plan régional de qualification lot 61 AFPA

Plan régional de qualification lot 61 GRETA

L’intitulé du projet sera donc : Plan régional de formation Ce projet sera constitué de deux dossiers (deux numéros PRESAGE-WEB) :

Projet :

Dossier lot 60 :

Dossier lot 61 :

Chaque dossier sera traité dans PRESAGE-WEB comme un dossier non alloti

multi-attributaires.


24 RESTITUTIONS

Les exports sont de trois types - Courriers - Editions de type répertoire, suivi financier, fiche dossier etc.

- Export CSV

Ils peuvent être lancés : - Après une sélection de dossiers. - Directement à partir d’un dossier et pour ce dossier uniquement (sauf

export CSV).

Après une sélection de dossiers Dans le menu 'Restitutions', les choix des sous-menus Créer un publipostage

et Extraire des données permettent d'ouvrir le requêteur, interface de sélection de dossiers par positionnement de critères de recherche.

A partir de l'interface d'un dossier (Projet/Dossier)

Avec le bouton 'Imprimer' de la barre d’outils :

Pour effectuer un courrier, sélectionner l’option 'Impression courrier'. Pour obtenir la fiche récapitulative du dossier en format PDF, sélectionner

l’option 'Impression fiche dossier’ puis choisir entre les trois éditions proposées.

Pour plus d’information sur le mode opératoire, il convient de se reporter au Guide Restitutions qui se trouve sur le site www.presage-info.org, dans

l’espace documentaire, section Guides, coche Restitutions.

http://www.presage-info.org/

Documents

Guide Presage FSE OI