Hagamos un plan de distrito osi.pdf

Y ahora, el Plan de Distrito!INTRODUCCIONEn primer lugar, el Plan de Distrito es una confrontacin del Distrito consigomismo. Es una reflexin de su equipo directivo sobre la forma en que desarrollasus funciones y en que se cumplen los objetivos del Distrito, tratando deaveriguar si esta importante estructura de animacin y apoyo, esta logrando ser loque se espera que sea.

Al mismo tiempo, el Plan de Distrito es el segundo paso en el Plan Estratgico2002 de una Asociacin, el que se inicio cuando los Grupos fijaron metastrienales y disearon acciones anuales utilizando el documento Hagamos unPlan de Grupo. Continuando la lgica del sistema, este Plan es la forma en queel Distrito reacciona ante los resultados del esfuerzo planificador de los Grupos yresponde diseando acciones de apoyo.

Este Plan Continuar posteriormente con los planes de los niveles superiores. Deesta manera, el Plan de Distrito prolonga el esfuerzo planificador generado desdela base y proporciona los antecedentes que necesitan los Planes de los nivelessuperiores.

Por otra parte, el Plan de Distrito no solo debe considerar a los actualesmiembros del Movimiento, sino tambin la creacin de nuevos Grupos enaquellos sectores que mas lo necesitan.

Es as como el Plan de Distrito tiene 4 propsitos fundamentales:

1 Revisar la forma en que el Distrito esta cumpliendo sus funciones yestablecer las acciones de refuerzo y correccin que correspondan.

2 Fijar objetivos y disear acciones que apoyen a los Grupos en la elaboraciny cumplimiento de sus planes.

3 Desarrollar el Movimiento en aquellos sectores del Distrito en queactualmente no hay Grupos Scouts.

4 Proporcionar los antecedentes que permitan elaborar los Planes de losniveles superiores.

ORIENTACIONES PARA LAFORMULACIN DE ESTE PLAN

En este capitulo se dan algunas orientaciones para la formulacin del Plan,especialmente en relacin con el periodo de su formulacin, los responsables y laforma de hacerlo.

1. CUNDO FORMULAR EL PLAN DEDISTRITO?

Para responder esta pregunta recomendamos seguir 2 criterios bsicos queoperan conjuntamente:

PRIMERO: El Plan de Distrito debe formularse cuando un determinadonumero de los Grupos que forman el Distrito haya elaborado susrespectivos Planes de Grupo.

La situacin ideal es que el Plan de Distrito se formule una vez que todos losGrupos hayan entregado el suyo, pero dado su distinto nivel de desarrollo, espoco probable que la totalidad o la mayora de los Grupos de un Distritoformulen su Plan al mismo tiempo, sobre todo durante los primeros aos en queuna Asociacin comienza a aplicar la Estrategia 2002.

Como la cadena no debe interrumpirse ni el ritmo del proceso puede estardeterminado por los rezagados, para formular el Plan de Distrito basta que unaparte de los Grupos haya formulado el suyo.

La determinacin de esta parte variara de una Asociacin a otra, dependiendo desus criterios estratgicos. De un modo general, proponemos como suficiente unporcentaje que supere el 30 % de los Grupos registrados.

Actuando de esta forma el proceso de planificacin podr continuar hacia losniveles superiores y los Grupos que planificaron a tiempo no se vernperjudicados por los que han demorado su Plan.

Esto no significa desentenderse de los Grupos retrasados, ya que el propio Plande Distrito establece sus acciones para promover y apoyar a estos Grupos paraque formulen su Plan.

SEGUNDO: El Plan de Distrito debe formularse dentro del perodo quese haya asignado para su elaboracin, en conformidad al calendario deplanificacin que haya establecido la propia Asociacin.

El Distrito es el segundo eslabn de la cadena de planificacin que cruza todoslos niveles de la Asociacin, por lo que su incorporacin al proceso generalresulta indispensable para no detener los pasos que siguen.

Con este objeto, el Distrito debe formular su Plan dentro del periodo establecidopor la Asociacin.

Cmo resolver las posibles contradicciones entre los 2 criteriosanteriores?

Pudiera ocurrir que estando prximo el vencimiento del plazo previsto para laformulacin de los Planes de Distrito, los planes de los Grupos del Distrito no sehubieran formulado ni siquiera en el porcentaje mnimo recomendado en elprimer criterio.

En estos casos prima el segundo criterio, esto es, el Plan de Distrito se formulade todas maneras, aun en el caso extremo que ningn Grupo del Distrito hubieseformulado su Plan.

Al darse esta situacin, la seccin B.1., es decir, las acciones de apoyo a losGrupos que han formulado Plan, se completara, totalmente o en gran parte, enbase a una estimacin del Distrito sobre cuales son las necesidades de apoyo delos Grupos. Simultneamente, la seccin B.2., esto es, las acciones de apoyo a losGrupos que aun no han formulado su Plan, crecer en magnitud y necesitara deun tratamiento mas detenido y completo.

El Plan de Distrito construido de esta forma tendr un componente altamenteproyectivo, ya que al existir pocos o ningn Plan de Grupo, las necesidades deestos se estimaron y no se conocieron con exactitud. Sin embargo, la

experiencia del equipo directivo del Distrito y su conocimiento de los Grupos,reducir bastante el margen de error que pudieran tener sus estimaciones.

Aun as, esta situacin es preferible a la alternativa de no contar con Plan deDistrito. De otra formal, la ausencia de planificacin grupal obstaculizara lalabor del Distrito e interrumpira la continuidad del proceso, la que constituye unelemento esencial de la Estrategia 2002.

2. QUIENES FORMULAN EL PLAN DEDISTRITO?

La elaboracin del Plan de Distrito debe ser el fruto de un trabajo en equipo, porlo que es muy importante que en su formulacin participen los principalesactores de la vida distrital. Quienes han participado en la elaboracin estarn masdispuestos a colaborar en su cumplimiento.

Estos actores estn reunidos en el Consejo de Distrito, estructura que, como seha indicado anteriormente, agrupa al Director (Comisionado o Jefe) de Distrito, asus Ayudantes y a todos los jefes y Subjefes de los Grupos del Distrito.

Aun cuando es muy importante la participacin de todos, no corresponde que enla formulacin del Plan intervenga la Asamblea de Distrito, ya que a estaestructura compete fijar los objetivos distritales globales en conformidad a losobjetivos nacionales, elegir las autoridades y supervisar el ejercicio de lasdiferentes funciones y el cumplimiento del Plan, pero no su formulacin. Porotra parte, debido al alto numero de sus integrantes, su participacin en untrabajo de elaboracin no seria practica.

Que la formulacin sea tarea del Consejo de Distrito no significa que la totalidadde este organismo participa en su redaccin. El Consejo rene antecedentes, fijalos criterios y toma decisiones entre varias alternativas, pero la redaccin essiempre tarea de una persona o de un equipo reducido, los que presentan unproyecto a la consideracin de todo el organismo. Incluso, para reunirantecedentes se pueden distribuir tareas entre diferentes personas o gruposespeciales de trabajo.

Es bueno tener presente que en la aprobacin del Plan participa todo el Consejo,incluso los Jefes y Subjefes de los Grupos que no han formulado Plan.

3. COMO SE FORMULA EL PLAN DEDISTRITO?

CAPACITAR A LOS RESPONSABLES

El primer paso consiste en asegurar que todas las personas que van a participaren la formulacin del Plan conozcan y comprendan este documento.

Es probable que con este objeto la Asociacin organice un Seminario a nivel deZona, Provincia o Regin. Aun as, recomendamos que en una reunin delConsejo de Distrito, en que se trabaje con un numero suficiente de ejemplaresdel Plan, se refuerce y ample el manejo de este instrumento. La experienciaindica que esta reunin debe comprender una jornada de trabajocompleta.

En esta misma ocasin es conveniente distribuir entre los participantes lasdiferentes tareas que comprende el paso siguiente, constituyndose para eseefecto los equipos de trabajo que sean necesarios.

REUNIR LA INFORMACIN

El segundo paso consiste en reunir toda la informacin necesaria, ya sea conrespecto al Movimiento en el Distrito, como en relacin a los datos estadsticossobre la poblacin del territorio comprendido por el Distrito.

Entre la informacin scout es preciso juntar los siguientes antecedentes: planesde los Grupos que lo hubieren formulado, antecedentes sobre los Grupos que nolo han formulado, informacin sobre la membresa del Distrito proporcionadapro el registro institucional, nivel de formacin de los dirigentes, etc.

Entre los datos estadsticos sobre la poblacin del Distrito, conviene mencionarlos principales: poblacin en edad scout, sectores en que no hay presencia delMovimiento, instituciones que estaran dispuestas a patrocinar Grupos Scouts,organizaciones que en el pasado han solicitado la constitucin de Grupos,informacin sobre los sectores rurales o poblaciones marginales, etc.

ANALIZAR LA INFORMACIN

El tercer paso consiste en el anlisis y ordenamiento de la informacinrecolectada en base al mtodo y a los cuadros de planificacin establecidos eneste documento. Este anlisis conducir a las primeras conclusiones en trminosde diagnstico y de metas, segn los distintos captulos de este Plan.

Es conveniente comenzar la elaboracin del documento respondiendocompletamente el capitulo A, que se refiere al Distrito como agente dedesarrollo. Las conclusiones que se logren en ese anlisis determinaran lo que esfactible fijar como meta respecto de los otros captulos.

Recomendamos que este anlisis y ordenamiento sea hecho por el ComitEjecutivo de Distrito, el que esta formado por el Director de Distrito y susayudantes (asesores y auxiliares).

REDACTAR EL PLAN

A medida que va dando cumplimiento al paso anterior, el Comit Ejecutivo deDistrito se aproximara progresivamente al cuarto paso, que consiste en laredaccin del Plan, siguiendo la estructura que este mismo propone. Para esto sedeber nombrar un redactor o un equipo de redaccin cuyos miembros asumenla responsabilidad de redactar distintas partes del instrumento. El resultado deeste trabajo, una vez terminado, se presentara al Consejo de Distrito en calidadde proyecto.

APROBAR EL PLAN

El quinto paso consiste en una reunin del Consejo de Distrito, en la cual esteorganismo analiza el proyecto, determina las modificaciones y aprueba el textofinal. Es lo aconsejable que para esta reunin se programe a lo menos unfin de semana completo.

Esta reunin debe concentrarse en aprobar el contenido del diagnstico, de lasmetas y de las acciones propuestas en el proyecto, evitando que la discusin sedilate debido a precisiones de redaccin.

REDACTAR LOS CAMBIOS Y EDITAR EL TEXTOFINAL

El sexto paso es la redaccin de los contenidos acordados en la reuninanterior, tarea que se recomienda encargarla al mismo equipo que elaboro elproyecto o a una persona en particular, a las que se deben entregar lasatribuciones suficientes para afinar la redaccin final, sin necesidad de convocar auna nueva reunin, a fin de no alargar innecesariamente el proceso.

4. APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES

En cualquier momento de la planificacin distrital, el equipo directivo delDistrito podr recurrir a los niveles zonal o nacional con el objeto que se leaclaren dudas, se le brinde apoyo en aspectos especficos o se le ayude a resolversituaciones imprevistas.

De hecho, una de las funciones de la estructura inmediatamente superior consisteen dar asistencia permanente a los Distritos para que formulen sus Planes, por loque normalmente estarn preparados para brindar esta asistencia tcnica.

Es posible que una Zona, de comn acuerdo con todos sus Distritos, convengaque la reunin final que forma parte del quinto paso, se realice en un mismolugar y fecha para todos los Consejos Distritales, de manera que el apoyo sea msdirecto e inmediato y se comparta informacin y experiencias entre los Distritosde una misma Zona.

Algunas asociaciones pequeas, que carecen de la estructura zonal y que tienenun numero reducido de distritos, pueden convertir el quinto paso en una solagran reunin nacional. Tambin lo pueden hacer en varias, agrupando Distritosen base a grandes reas del territorio nacional.

ESQUEMA GENERAL DEL PLAN DEDISTRITO Y BREVE PRESENTECINDE SU CONTENIDO

1. ESQUEMA GENERAL DEL PLAN

Las principales partes de este Plan de Distrito son las que se mencionan acontinuacin:

A. ANLISIS DEL DISTRITOCOMO AGENTE DE DESARROLLO

B. CRECIMIENTO INTERNO

B1. Apoyo a los grupos que han formulado Plan

1.1 Acciones generales de apoyo por rea estratgica1.2 Acciones especificas de apoyo Grupo por Grupo.

B.2. Apoyo a los grupos que aun no han formulado Plan

2.1. Acciones destinadas a que formulen un Plan2.2. Proyeccin de su crecimiento

C. CRECIMIENTO EXTERNO

C.1. Anlisis de presencia y de las reas potenciales decrecimiento.

C.2. Determinacin de la opcin estratgica.C.3. Plan de fundacin de Grupos.

D. CUADRO RESUMENDEL CRECIMIENTO CUANTITATIVO

E. CALENDARIO DE ACTIVIDADES

2. BREVE PRESENTACIN DEL CONTENIDODE ESTE PLAN

Las distintas misiones del Plan de Distrito determinan las diferentes partes quetiene este Plan. Para tener una visin general, las miraremos en su conjunto antesde desarrollarlas.

A. ANLISIS DEL DISTRITO COMO AGENTE DEDESARROLLO

Antes de proyectar cualquier meta, y muy especialmente antes de emprender unproceso de crecimiento externo, el equipo directivo del Distrito debe reflexionarsobre la forma en que desarrolla sus funciones y en que se cumplen los objetivosdel Distrito.

Se trata de averiguar si los diferentes equipos del Distrito y sus modos de trabajorenen las condiciones necesarias para el desarrollo.

Esta parte del Plan se formula en base a indicadores de desarrollo distritales,los que permiten al Distrito confrontar su comportamiento habitual con lasconductas deseables que esos indicadores contienen, facilitndole a la vezestablecer metas y acciones que lo lleven a superar o mejorar su estado actual.


Entendemos por crecimiento interno la accin de desarrollo del Movimiento quese realiza sin recurrir a la creacin de nuevos Grupos, esto es, solo formandonuevas Unidades o completando las actuales.

En consecuencia, en este capitulo se consideran las acciones que dicen relacincon los Grupos existentes.

Como entre ellos hay Grupos que formularon Plan y otros que aun no lo hanhecho, es necesario que el Plan de Distrito considere por separado esas dossituaciones:

B.1. Apoyo a los Grupos que han formulado Plan

Esta parte recoge las necesidades de los Grupos tal como se desprenden desus Planes y considera a su vez dos aspectos:

1.1. Acciones generales de apoyo por rea estratgicaDivididas de acuerdo a las reas estratgicas, organiza las acciones deapoyo que prestara el Distrito durante el periodo a todos los Gruposque completaron su Plan. Sin duda que estas acciones tambinbeneficiaran a los Grupos que aun no lo han hecho, pero ellas sefijaran de acuerdo a las necesidades que tengan los Grupos que si loformularon.

1.2. Acciones especificas de apoyo Grupo por GrupoEste prrafo agrega a las acciones anteriores aquellas que se refieren acada Grupo en particular y que responden a las metas mas apreciadasque ese Grupo se ha fijado, a las solicitudes especiales que ha planteadoal Distrito o a las principales necesidades del Grupo observadas por leDistrito.

B.2. Apoyo a los Grupos que aun no han formulado Plan.

Considera las acciones del Distrito en beneficio de los Grupos que aun nohan formulado Plan. Tambin contempla dos aspectos:

2.1. Acciones destinadas a que formulen un PlanEl distrito contina los esfuerzos destinados a que estos Gruposformulen su Plan y crezcan de acuerdo a metas previamente trazadas.

2.2. Proyeccin de su crecimientoComo estos grupos no formularon Plan, no se conocen sus metas decrecimiento, por lo que se hace necesario que el Distrito proyecto, enbase a algunos antecedentes e indicadores, su aumento o disminucinprevista para el periodo. Este pronostico es necesario para darlecontinuidad al Plan en los niveles superiores.


En este capitulo se consideran las acciones que dicen relacin con la creacin denuevos Grupos. Esta tarea debe obedecer a una opcin del Distrito por lasedades, sectores geogrficos y reas sociales prioritarias, lo que obliga a unanlisis previo de su actual presencia. Eso determina los prrafos que tiene estecapitulo:

C.1. Anlisis de presencia y de las reas potenciales de crecimiento

Para determinar las reas en que el Distrito necesita crecer, se debe conocerprimero los sectores en los cuales el Movimiento esta presente, esto es,conocer su actual tasa de penetracin,. El Plan propone medir los siguientesfactores: sexo, grupos de edad, distribucin geogrfica, sectoressocioeconmicos y presencia en las minoras.

C.2. Determinacin de la opcin estratgica para el trienio

Una vez que conoce su actual tasa de penetracin, el Distrito toma suopcin estratgica de crecimiento para el trienio, en base a los mismosfactores medidos en la tasa de penetracin.

C.3. Plan de fundacin de grupos

Concluye este capitulo determinando las metas de crecimiento externo quese fija el Distrito, con mencin especifica del numero, lugar, sector,miembros por edad y sexo, y caractersticas de los Grupos Scouts que sepropone crear en el trienio.

D. CUADRO RESUMEN DEL CRECIMIENTOCUANTITATIVO

Las metas cuantitativas que resulten de los planes de los Grupos que formularonPlan y de los prrafos 2.2. del Crecimiento Interno y C.3. del CrecimientoExterno, se llevan al cuadro final que da la cifra de membresa total que elDistrito se propone obtener en el trienio.

E. CALENDARIO DE ACTIVIDADES DEL AO

Todas las actividades del primer ao originadas en las metas distritales, tanto enel crecimiento interno como externo, se ordenan por mes y por da para facilitarsu conocimiento, aplicacin y seguimiento.

Ahora que sabemos como se formula este Plan y conocemos su contenidoglobal, iniciemos su desarrollo paso a paso.

A. ANLISIS DEL DISTRITO COMOAGENTE DE DESARROLLO

Con anterioridad a los anlisis y a las fijaciones de meta propuestas enlos captulos siguientes, el equipo directivo del Distrito necesitahacer un diagnstico de las condiciones del Distrito como agentede desarrollo.()

Este anlisis tiene por objeto que el Distrito conozca su capacidad debrindar acciones de apoyo al crecimiento interno y que sepa se esta encondiciones de tomar una opcin estratgica de crecimiento externo.

Para hacer ese diagnstico se han aislado las principales funciones ytareas habituales de un Distrito. Con relacin a cada una de ellas se hadefinido un estado deseable a alcanzar. A ese estado, formulado entrminos de pregunta, lo hemos llamado indicador distrital dedesarrollo.

El indicador distrital de desarrollo es una manifestacin de buenasalud que permite observar cuanto se aproxima el Distrito a unpromedio aceptable de rendimiento. Al fijar el estado actual del Distrito,se debe examinar si la conducta actual de este coincide o se aproxima a laconducta propuesta por el indicador.

() La expresin agente de desarrollo alude al carcter activo, a la visin de futuro y a lahabilidad de hacer que las cosas ocurran, caractersticas de un Distrito capaz de generarcrecimiento.

A partir de una visin general de las tareas fundamentales de un Distrito,se han diseado 28 indicadores, ninguno de los cuales es desestimable,aun cuando se refiera a una funcin que el Distrito no haba pensadoque poda corresponderle.

A la inversa, y en base a su propia experiencia, un Distrito puedeconsiderar que los indicadores establecidos en este Plan soninsuficientes. Nada impide que el Distrito establezca los indicadoresadicionales que considere necesarios.

Todo lo dicho con referencia a los indicadores de desarrollo en eldocumento Hagamos un Plan de Grupo, puede aplicarse a la situacindistrital.

Solo despus de este anlisis y dependiendo de sus resultados, el Distritopodr saber hasta que punto esta en condiciones de programar accionesde apoyo al crecimiento interno y de emprender un proceso decrecimiento externo.

ANALISIS DEL DISTRITO COMO AGENTE DE DESARROLLO

INDICADOR DISTRITALDE DESARROLLO

ESTADO ACTUAL META PARA EL TRIENIO ACCIONES PARA EL PRIMER AO RESPONSABLE

1.- Son los dirigentesdistritales testimoniopermanente de la Ley y laPromesa, cumpliendolealmente el proyectoeducativo de su asociacin?

2.- Integraequilibradamente el Distritolas actividades propias conlas programadas por lasestructuras superiores, sinrecargar la vida de losGrupos?

3.- Es el Equipo Directivodel Distrito un agente deanimacin educativa, queevala peridicamente conlos dirigentes de cadaGrupo, el desarrollo de esteen las diferentes reasestratgicas?

4.- Realiza el Distrito susactividades bajo lasmximas condiciones deseguridad?




5.- Son consideradas parala composicin de losequipos distritales laspersonas mas idneas?

6.- Son seleccionados losequipos distritalesconsiderando dirigentes detodos los Grupos?

7.- Cumplen los miembrosdel Equipo Directivo deDistrito los requisitosinstitucionales para ocuparsus cargos y se perfeccionanpermanentemente paradesempearlos mejor?

8.- Renuevaperidicamente el Distritosu Consejo y sus equipos detrabajo, integrando nuevosdirigentes y ampliando elnumero de suscolaboradores?




9.- Otorga el Distrito eldebido reconocimiento a laspersonas que hancolaborado en el?

10.- Realiza el Distrito a lomenos una vez al aoencuentros informales detodos sus dirigentes?

11.- Respetan lasautoridades distritales lasnormas de su asociacin?

12.- Sesionan regularmentey cumplen las funcionesasignadas las diferentesestructuras del Distrito, deacuerdo con las normas desu asociacin?




13.- Mantiene al da elDistrito sus archivos, librosde actas, inventarios ydems documentostraspasndolos formalmenteal renovar sus autoridades?

14.- Da cuenta anualmenteel Equipo Directivo delDistrito de todos losaspectos de su gestin,tanto a sus organismosinternos como a los nivelesinstitucionalescorrespondientes?

15.- Existe un sistemaexpedito de comunicacionesentre el Distrito y losGrupos y entre el Distrito yla estructura superior de suasociacin?

16.- Son accesibles yapropiados los serviciosprestados por el Distrito alos Grupos?




17.- Visitan los miembrosdel Equipo Directivo delDistrito, a lo menos dosveces al ao, a cada uno delos Grupos de su territorio?

18.- Desarrollapermanentemente elDistrito una estrategia deacercamiento, invitacin yacogida hacia los Gruposmas reacios a participar enlas actividades?

19.- Cuenta el Distrito conun lugar estable de reuniny atencin a los dirigentes,en das y horas conocidospor todos?

20.- Mantiene el EquipoDirectivo de Distrito uncontacto fluido con lasorganizaciones locales y susautoridades?




21.- Participan losdirigentes del Distrito en lasreuniones, actividades ytoma de decisiones en elnivel superiorcorrespondiente de laestructura de su asociacin?

22.- Estimula y apoya elDistrito a sus dirigentespara que participen en lasestructuras zonales,provinciales o regionales desu Asociacin?

23.- Mantiene el Distritoun plan de captacin derecursos financieros pormedio de actividadesapropiadas y con lascolaboracin de personascompetentes?

24.- Elabora el EquipoDirectivo de Distrito unpresupuesto anual deingresos, gastos einversiones, de acuerdo conlas acciones previstas en elPlan de Distrito?




25.- Lleva el Distrito sucontabilidad al da,incluyendo el archivo de ladocumentacin que lasustenta y la administracinapropiada de sus fondos?

26.- Destina el Distritoparte importante de susingresos a la capacitacin desus dirigentes?

27.- Cuenta el Distrito conlos recursos humanossuficientes para realizaracciones de apoyo alcrecimiento interno, segnse prev en este Plan?

28.- Dispone el Distrito derecursos tcnicos yhumanos que permitanemprender acciones decrecimiento externo?


Es la accin de desarrollo del Movimiento que se realiza sin recurrir a la creacinde nuevos Grupos, esto es:

Completando el numero de miembros de las actuales Unidades, o

Creando las Unidades que le faltan a un Grupo existente.

Son las tareas bsicas de un Grupo Scout que crece: tener sus Unidadescompletas, para garantizar la plena aplicacin del mtodo; y disponer de todaslas Unidades, para asegurar la continuidad de ese mismo mtodo.

Pero esas tareas, propias del crecimiento cuantitativo, que es una de las reasestratgicas, exigen una accin simultanea destinada a elevar la calidad.

Por lo tanto, este crecimiento interno en Unidades y en miembros, ser laconsecuencia del xito que el Grupo haya obtenido en el cumplimiento desus metas en las otras reas estratgicas: valores, programa de jvenes,captacin y formacin de adultos, gestin institucional y recursosfinancieros. Si hay calidad, habr cantidad.

En este campo el rol del Distrito es clave. Orienta, apoya y supervisa a cadaGrupo en todas las reas estratgicas de desarrollo.

Con relacin a esta funcin es conveniente advertir que el Distrito debecuidar de no crear un activismo distrital ajeno al desarrollo de sus Grupos.No hay un desarrollo del Distrito con independencia del crecimiento decada uno de sus Grupos. Si los Grupos crecen, el Distrito crece.

Cmo hacer para apoyar el Crecimiento Interno?

Antes que nada, distinguiendo entre:

Grupos que formularon su Plan: y

Grupos que aun no lo han hecho.

Las acciones de apoyo son distintas en cada caso y la productividad de losesfuerzos del Distrito ser diferente si distingue entre unos y otros Grupos.

B.1. APOYO A LOS GRUPOS QUE HANFORMULADO PLAN

En este caso estamos en presencia de Grupos que han formulado Plan, esto es,que confrontaron su estado actual con los distintos indicadores de desarrollo delas diferentes reas estratgicas, que se fijaron metas trienales, que determinaronlas acciones del ao con sus respectivos plazos y que designaron a losresponsables de realizarlas.

Es decir, se trata de Grupos que saben lo que quieren y se han organizado paralograrlo.

El Distrito debe encauzar prioritariamente su accin hacia estos Grupos.Primero, porque esa es la respuesta lgica al esfuerzo de planificacin que elloshan realizado: y segundo, porque invertir en ellos producir mejores frutos con elmismo esfuerzo.

La accin del Distrito en beneficio de estos Grupos se da en dos formas:

Mediante acciones generales por rea estratgica, destinadas a apoyar lasmetas que estos Grupos se han fijado; y

A travs de acciones especificas de asistencias a cada Grupo enparticular, las que responden a las metas mas apreciadas que ese Grupose ha fijado, a las solicitudes especiales que ha planteado al Distrito o alas principales necesidades del Grupo observadas por el Distrito.

1.1. ACCIONES GENERALES DE APOYO PORREA ESTRATGICA

Al hacer su Plan, los Grupos revisaron su estado actual en las diferentes reasestratgicas y se fijaron metas de acuerdo a los distintos indicadores de desarrollode cada rea.

Por consiguiente, el Plan de Distrito parte de esos anlisis y de esas metas parafijar sus propias metas trienales.

Pero lo hace, como veremos, utilizando un mecanismo especial.

Los conjuntos de indicadores

Como los indicadores del Plan de Grupo son 133 y no es posible que el Distritoformule metas para cada uno de ellos, dentro de cada rea se les ha reunido enconjuntos de indicadores, los que agrupan a aquellos que guardan mayorrelacin entre si.

Por ejemplo, bajo el nombre Valores Sociales, se han agrupado los indicadoresdel rea Valores que dicen relacin con el servicio, el medio ambiente, lacordialidad, la limpieza de actitudes y las relaciones entre el hombre y la mujer.

Respecto de cada uno de estos conjuntos de indicadores, que en total son 20,y utilizando los cuadros que se presentan a continuacin de este prrafo, elDistrito deber dar los siguientes pasos:

a. Examinar los diagnsticos de los Grupos y determinar lasituacin comn que se deriva de ellos.

b. Examinar las metas trienales que los Grupos sepropusieron y establecer las tendencias que se derivande esas metas.

c. Fijar su propia meta trienal para ese conjunto deindicadores.

d. Establecer las acciones para el primer ao; y

e. Designar los responsables.

Examinemos estos pasos uno por uno:

a. Situacin comn derivada de los diagnsticos de los Grupos

Teniendo a la vista los planes formulados por los Grupos, se examina el"estado actual" de todos los indicadores del conjunto en todos los planes yse desprende la situacin comn a todos ellos. Esta se redacta de manerabreve y simple y se escribe en la primera columna de la hoja respectiva.

Si las situaciones comunes son varias se puede dejar constancia de todas ellaso a lo menos de las dos o tres mas significativas.

En este Plan de Distrito se dispone de una pagina para cada conjunto deindicadores, por lo que puede utilizarse la primera columna en todo su alto.

b. Tendencias de las metas de los Grupos

De la misma manera, se analizan las metas trienales de todos los indicadoresdel conjunto en todos los planes de Grupo y se determinan sus tendencias.Estas se redactan de manera precisa y sencilla y se escriben en la segundacolumna, frente a la situacin comn correspondiente.

c. Metas trienales del Distrito

Conociendo la situacin comn y las tendencias de las metas fijadas por losGrupos, se esta en condiciones de determinar la meta trienal del Distritopara ese conjunto de indicadores.

La meta trienal define el apoyo que el Distrito dar a los Grupos paraayudarlos a lograr sus metas.

Como toda meta, debe expresarse claramente, ser precisa y factible y puederectificarse anualmente, amplindose o reducindose. Ver al respecto lodicho sobre metas en el documento "Hagamos un Plan de Grupo".

d. Acciones para el primer ao

Fijadas las metas para el trienio, el Distrito deber determinar las accionesque desarrollara el primer ao. Lo dicho en el Plan de Grupo sobre"acciones", es aplicable a nivel distrital.

e. Responsables

Para cada accin el Distrito deber designar un responsable, el que puede serindividual o colectivo.

Puede ser una persona o estructura del Distrito como tambin un Grupo enparticular, al cual se le solicita su colaboracin en razn de su mayorexperiencia. Puede tratarse incluso de una persona o autoridad del nivelsuperior, al cual el Distrito pide apoyo para el cumplimiento de la meta o laejecucin de la accin.

CONJUNTOS DE INDICADORESESQUEMA

VALORES

VALORES PERSONALES 1 - 5 - 6 - 8

VALORES SOCIALES 2 - 3 - 7 - 9 - 10

VALORES ESPIRITUALES 4

COMPROMISO ADULTO 11 - 12

CAPTACION Y FORMACION DE ADULTOS

EDADES 60 - 61 - 62 - 63

SELECCIN 64 - 65 - 66 - 67 - 68

MOTIVACION Y COMPROMISO 75 - 76 - 78 - 80 - 81 - 83

FORMACION Y SEGUIMIENTO 69 - 70 - 71 - 72 - 73 - 74 - 77 - 79 - 82 - 84

PROGRAMA DE JOVENES

MTODO 13 - 14 - 15 - 16 - 17 - 20 - 44 - 45 - 47 - 48 -53ANIMACIN 42 - 43 - 46 - 49 - 51 - 52 - 54 - 56 - 59

PROGRESION 18 - 19 - 21

ACTIVIDADES 22 - 23 - 24 - 25 - 26 - 50 - 55 - 57

AIRE LIBRE 27 - 28 - 29 - 30 - 31

INTEGRACION SOCIAL 32 - 33 - 34 - 35 - 36 - 37 - 38 - 39 - 40 - 41 -58

GESTION INSTITUCIONAL

FUNCIONAMIENTO DE LASESTRUCTURAS INTERNAS

86 - 87 - 88 - 89 - 90 - 91 - 92 - 93 - 96 - 97 -104

INFORMACION YCOMUNICACIN

85 - 94 - 95 - 105 - 106 - 107

INFRAESTRUCTURA YEQUIPAMIENTO

98 - 99 - 100 - 101 - 102 - 103

RELACIONES EXTERNAS 108 - 109 - 110 - 111 - 112 - 113 - 114

RECURSOS FINANCIEROS

OBTENCION DE RECURSOS 115 - 124

ADMINISTRACION DE RECURSOS 116 - 117 - 118 - 119 - 120 - 121 -122 - 123 - 125

ACCIONES DE APOYO POR AREA ESTRATEGICA

Area VALORES Conjunto VALORES Ns 1, 5, 6 y 8Estratgica de Indicadores PERSONALES

SITUACION COMUN DERIVADA DELOS DIAGNOSTICOS DE LOS GRUPOS

TENDENCIA DE LAS METAS DELOS GRUPOS

META TRIENAL DEL DISTRITO ACCIONES PARA EL PRIMERAO

RESPONSABLE


Area VALORES Conjunto VALORES Ns 2, 3, 7, 9 y 10Estratgica de Indicadores SOCIALES




RESPONSABLE


Area VALORES Conjunto VALORES N 4Estratgica de Indicadores ESPIRITUALES




RESPONSABLE


Area VALORES Conjunto COMPROMISO Ns 11 y 12Estratgica de Indicadores ADULTO




RESPONSABLE


Area PROGRAMA Conjunto METODO Ns 13, 14, 15, 16, 17, 20, 44, 45,Estrategica DE JOVENES de Indicadores 47, 48 y 53




RESPONSABLE


Area PROGRAMA Conjunto ANIMACION Ns 42, 43, 46, 49, 51, 52, 54,Estratgica DE JOVENES de Indicadores 56 y 59




RESPONSABLE


Area PROGRAMA Conjunto PROGRESION Ns 18, 19 y 21Estratgica DE JOVENES de Indicadores




RESPONSABLE


Area PROGRAMA Conjunto ACTIVIDADES Ns 22, 23, 24, 25, 26, 50, 55 y 57Estratgica DE JOVENES de Indicadores




RESPONSABLE


Area PROGRAMA Conjunto AIRE LIBRE Ns 27, 28, 29, 30 y 31Estratgica DE JOVENES de Indicadores




RESPONSABLE


Area PROGRAMA Conjunto INTEGRACION Ns 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39,Estratgica DE JOVENES de Indicadores SOCIAL 40, 41 y 58




RESPONSABLE


Area CAPTACION Y Conjunto EDADES Ns 60, 61, 62 y 63Estratgica FORMACION DE ADULTOS de Indicadores




RESPONSABLE


Area CAPATACION Y Conjunto SELECCION Ns 64, 65, 66, 67 y 68Estratgica FORMACION DE ADULTOS de Indicadores




RESPONSABLE


Area CAPTACION Y Conjunto MOTIVACION Y Ns 75, 76, 78, 80, 81 y 83Estratgica FORMACION DE ADULTOS de Indicadores COMPRIOMISO




RESPONSABLE


Area CAPTACION Y Conjunto FORMACION Y Ns 69, 70, 71, 72, 73, 74, 77,Estratgica FORMACION DE ADULTOS de Indicadores SEGUIMIENTO 79, 82 y 84




RESPONSABLE


Area GESTION Conjunto FUNCIONAMIENTO DE LAS Ns 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93,Estratgica INSTITUCIONAL de Indicadores ESTRUCTURAS INTERNAS 96, 97 y 104




RESPONSABLE


Area GESTION Conjunto INFORMACION Y Ns 85, 94, 95, 105, 106 y 107Estratgica INSTITUCIONAL de Indicadores COMUNICACION




RESPONSABLE


Area GESTION Conjunto INFRAESTRUCTURA Y Ns 98, 99, 100, 101, 102 y 103Estratgica INSTITUCIONAL de Indicadores EQUIPAMIENTO




RESPONSABLE


Area GESTION Conjunto RELACIONES Ns 108, 109, 110, 111, 112, 113 y 114Estratgica INSTITUCIONAL de Indicadores EXTERNAS




RESPONSABLE


Area RECURSOS Conjunto OBTENCION Ns 115 y 124Estratgica FINANCIEROS de Indicadores DE RECURSOS




RESPONSABLE


Area RECURSOS Conjunto ADMINISTRACION Ns 116, 117, 118, 119, 120, 121,Estratgica FINANCIEROS de Indicadores DE RECURSOS 122, 123 y 125




RESPONSABLE

1.2. ACCIONES ESPECIFICAS DE APOYOGRUPO POR GRUPO

En el prrafo anterior (1.1. Acciones generales de apoyo por rea estratgica), seconsideraron las acciones destinadas a todos los Grupos de un Distrito,derivadas de las tendencias generales de las metas que se fijaron los Grupos queformularon Plan.

Ahora, en esta parte del Plan, el Distrito se concentra en las acciones especificasde apoyo a cada Grupo o a algunos de ellos.

Estas acciones especificas se deben a situaciones puntuales que pueden originarseen los siguientes motivos:

a. Responden a las metas mas apreciadas o "sentidas" del Grupo. Ej: que launidad scout participe en el prximo Jamboree Nacional, ya que por ser unGrupo nuevo esa experiencia motivara fuertemente su desarrollo.

b. Han sido solicitadas especialmente por el Grupo al Distrito. Ej: Que le ayudea mejorar las deterioradas relaciones con el director de escuela patrocinante,quien pone obstculos al funcionamiento del Grupo.

c. Se trata de una necesidad real del Grupo que el Distrito ha observado, auncuando el Grupo no es totalmente consiente de ella. Ej: es un Grupo decolegio, dirigido fundamentalmente por jvenes, quienes conforman unacomunidad alegre y activa, pero que no advierten la importancia deincorporar adultos preparados, capaces de orientar un trabajo educativoestable y sistemtico.

Realizar acciones distritales que respondan a estar necesidades, estrecha larelacin entre el Distrito y sus Grupos.

El Distrito no debe necesariamente emprender acciones de este tipo para todoslos Grupos. Solo en aquellos casos que considere indispensable.

Igualmente, no debe proponerse muchas de estas acciones. A veces una sola deellas influye en la historia de un Grupo o cambia diametralmente su actitud anteel Distrito.

Cmo determinar estas acciones?

A continuacin se agregan varias hojas de un mismo cuadro que tienen porobjeto facilitar la planificacin de estas acciones.

Los pasos para completarlas son muy simples:

Identificar el nombre del Grupo, lo que se hace en la primera columna de laizquierda.

Identificar la meta especifica que el Grupo se propuso o para la cual solicitoapoyo; o la necesidad observada por el Distrito. En este punto no basta conidentificarla. Es necesario adems que el Distrito evale que su apoyo esimprescindible para obtener un resultado exitoso y que adems esta encondiciones de promocionarlo. Esto es, debe seleccionarla por prioridad yfactibilidad.

Individualizar la accin especial de apoyo que brindara el Distrito.

Determinar el responsable de esa accin

ACCIONES ESPECIFICAS DE APOYO GRUPO POR GRUPO

GRUPO META, SOLICITUD O NECESIDAD OBSERVADA POR ELDISTRITO

ACCION ESPECIAL DE APOYO DEL DISTRITO RESPONSABLE

B.2. APOYO A LOS GRUPOS QUE AUN NOHAN FORMULADO PLAN

Los Grupos que formularon Plan son prioritarios. Pero estos otros tambin sonparte del Distrito y este debe fijarse metas y acciones con respecto a ellos.

Por supuesto que estos Grupos participan de las acciones generales por reaestratgica diseadas en el prrafo 1.1. de este capitulo. Sin duda que dichasacciones les sern de utilidad, aun cuando se debe recordar que ellas seestablecieron en base a las tendencias de las metas de los Grupos queformularon Plan.

Por eso es necesario adems mantener acciones de motivacin e insistenciadestinadas a que formulen un Plan y crezcan de acuerdo a metas previamentetrazadas.

Por otra parte, para que las cifras globales de crecimiento del Distrito y de losotros niveles de la estructura consideren las de estos Grupos, el Distrito necesitahacer un pronostica o proyeccin del crecimiento de ellos en cada uno de losaos del trienio.

Las tareas anteriores, en consecuencia, determinan los dos prrafos de estecapitulo;

2.1. Acciones destinadas a que formulen un Plan; y2.2. Proyeccin de su crecimiento.

2.1. ACCIONES DESTINADAS A QUEFORMULEN UN PLAN

Una vez identificados los Grupos que no han formulado Plan, es necesarioencontrar los motivos por los cuales no lo han hecho.

Son muchas las causas que pueden haber impedido que los Grupos planificaransu accin en base al documento Hagamos un Plan de Grupo. Las siguientesson bastantes comunes:

Falta de tiempo o motivacin. Estn contentos como estn y no desean complicarse la vida. Desconocimiento de la existencia del Plan o solo algunos dirigentes lo saban

y no traspasaron la informacin al resto. No entendieron el documento o lo encuentran complejo. Desconocimiento de las ventajas de la planificacin. Temor a que la confeccin de un Plan altere el estilo y modo habitual de

trabajo del Grupo. Temor a enfrentar los problemas reales. Fracaso de los intentos anteriores. No quieren comprometerse con metas que permitirn a evaluarlos con

precisin. Estiman que hacer un plan no es algo propiamente scout. Consideran al propio Grupo como especial y, por lo tanto, no apto para

serle aplicadas las iniciativas destinadas a los Grupos corrientes.

Algunas de estas y otras causas, pueden haber originado la ausencia del plan. Paraenfrentarlas con xito es necesario conocerlas.

A fin de averiguarlas, el Equipo de Distrito puede:- Entrevistarse con el Consejo de Grupo o con sus dirigentes por separado.- Visitar el Grupo.- Observar las actitudes de los dirigentes.- Consultar la opinin del Comit de Padres o de la Institucin Patrocinante.

Una vez conocido el motivo, el Distrito podr poner en marcha acciones queestimulen a los dirigentes del Grupo a formular su Plan y sumarse a la Estrategia2002.

Estas acciones no requieren de una meta previa pues ella siempre es la misma:lograr que formulen un plan utilizando el documento Hagamos un Plan deGrupo.

Las acciones son siempre anuales, pero si tuvieran como plazo un periodomenor, debern expresarlo. Se dirigirn de manera certera a eliminar el motivoque origina la actitud del Grupo. Como toda accin, sern factibles, tendrn unplazo y expresaran el responsable de su realizacin y cumplimiento.

ACCIONES DESTINADAS A QUE FORMULEN PLAN LOS GRUPOS QUE AUN NO LO HAN HECHO

GRUPO MOTIVO POR LOS CUALES AUN NO HA FORMULADOPLAN

ACCIONES DEL DISTRITO RESPONSABLE

2.2. PROYECCIN DE SU CRECIMIENTO

Como estos Grupos no tienen Plan y se necesita conocer susposibilidades de crecimiento o disminucin, el Distrito debe pronosticarsu situacin futura en los prximos 3 aos en base a antecedentesconfiables que sustenten su prediccin.

Cules pudieran ser algunos de esos antecedentes?

Las actuales cifras del Grupo, las que pueden ser conocidas en suformulario o ficha de Registro Anual, mediante un informe delGrupo o a travs de un censo efectuado en terreno por el equipo deDistrito.

Las cifras histricas del Grupo en los ltimos tres aos, las quepueden ser obtenidas por los mismos medios.

Las expectativas, aspiraciones y proyectos que tienen los dirigentesdel Grupos respecto a su situacin futura, las que se pueden conocerpor medio de visitas y entrevistas.

Las posibilidades reales del Grupo, medidas en trminos de calidaddel programa aplicado, nivel de formacin de los dirigentes yrecursos con que cuenta.

El pronostico sobre la probable evolucin del entorno en quefunciona el Grupo: actitud de la institucin patrocinante, posibilidadde acceso a local propio, condiciones socio econmicas, etc.

Confrontando estos datos el Distrito puede estimar en trminosaproximados cual ser el crecimiento o disminucin de ese Grupo,Unidad por Unidad, en los prximos tres aos.

La estimacin debe referirse tanto al numero de jvenes, como a losdirigentes y a los miembros colaboradores.

PROYECCIN DEL CRECIMIENTO DE LOS GRUPOS QUE AUN NO HAN FORMULADO PLAN

GRUPO :PROYECCIONESUNIDAD MIEMBROS

ACTUALES 1er. Ao 2do. Ao 3er. Ao

J

O

V

E

N

E

S

D

I

R

I

G

E

N

T

E

S

COMIT DE GRUPO

C

O

L

A

B

OTROS COLABS.

TOTALES

GRUPO :PROYECCIONESUNIDAD MIEMBROS

ACTUALES 1er. Ao 2do. Ao 3er. Ao

J

O

V

E

N

E

S

D

I

R

I

G

E

N

T

E

S

COMIT DE GRUPO

C

O

L

A

B

OTROS COLABS.

TOTALES


Es la accin de desarrollo del Movimiento en aquellos sectores del territorio delDistrito en que no existen Grupos o estos son insuficientes.

En la mayora de los casos este crecimiento se produce de manera espontanea ovegetativa. Al hacerlo as, el movimiento aumenta desordenadamente, almargen de las posibilidades de respuesta de la Asociacin y de las expectativas deconsolidacin y permanencia de los Grupos.

El crecimiento externo debiera desarrollarse de acuerdo con las posibilidades delDistrito como agente de desarrollo y en base a una opcin de este por las edades,sexo, sectores geogrficos y niveles sociales prioritarios.

Al hacerlo de esta forma el Movimiento crece de acuerdo a sus posibilidades,refuerza su misin dentro de la sociedad, optimiza sus recursos y garantiza lacontinuidad de los Grupos que crea.

Para determinar las reas en que el Distrito necesita crecer, primero se debenconocer con precisin los sectores en los cuales el Movimiento esta presente.

C.1. ANLISIS DE PRESENCIA Y DE LASREAS POTENCIALES DE CRECIMIENTO

Para analizar esa presencia, este Plan propone medir los siguientesfactores:

grupos de edad

sexo

sectores geogrficos

niveles socio econmicos

presencia en las minora

GRUPOS DE EDAD

La generalidad de las asociaciones mantiene una oferta de programa educativopara jvenes entre los 7 y los 21 aos de edad. Sin embargo, la participacin delos jvenes en el Movimiento tiende a disminuir notoriamente en las edadesmayores de ese tramo, lo que indicara altas tasas de desercin y una tendencia ala infantilizacin.

Averiguar la presencia del Movimiento en los distintos rangos de edad, permiteconocer, al mismo tiempo, los tramos en que la presencia es deficitaria y, comoconsecuencia, pone de manifiesto en cuales de ellos se necesita crecer conprioridad.

La cantidad de jvenes por tramo de edad se obtiene de los formularios o fichasde inscripcin o registro anual de los Grupos. Si la asociacin no mantiene estesistema, habra que recurrir a un censo distrital.

SEXO

Cada vez mas jvenes demuestran su inters por participar en las asociacionesscouts, por lo que tambin se necesita dimensionar su presencia y planificar sucrecimiento en los diferentes tramos de edad.

REA GEOGRFICA

Es necesario saber si el Movimiento en el Distrito es accesible tanto a los jvenesque viven en las reas urbanas como en las rurales.

Con relacin a los que viven en ciudades o pueblos nos interesa conocer cuantoslo hacen en sectores desarrollados y cuantos en sectores marginales.

NIVEL SOCIOECONOMICO

Como el Movimiento esta abierto a todos, sin distincin de condicin social oeconmica, interesa al Distrito saber si esta apertura se realiza efectivamente.

Con ese objeto el Plan distingue 5 niveles socioeconmicos. Como es muy difcilpara el Distrito determinar la condicin de cada joven en particular, serecomienda hacerlo de una forma general para todos los jvenes de un Grupo,en base al nivel socioeconmico del sector en que este opera.

Cada asociacin proporcionara a sus Distritos los perfiles de cada uno de estosniveles.

MINORAS

En numerosas comunidades se pueden encontrar sectores de la sociedad que,por una u otra razn, estn caracterizados por un rasgo que los hace diferentes ala mayor parte de los habitantes del mismo lugar. Estas minoras se debennormalmente a razones tnicas, religiosas o polticas, a discapacidadesindividuales o a mltiples otras. El Movimiento Scout es tambin para ellos.

Encuestas o censos realizados en los Grupos ser la forma habitual de conocer lapresencia de estas minoras.

ANALISIS DE PRESENCIA DEL MOVIMIENTO SCOUTPOR EDAD, SEXO, AREA GEOGRAFICA, NIVEL SOCIO ECONOMICO Y MINORIAS

7 A 10AOS

11 A 14AOS

15 A 17AOS

18 A 21AOS SUBTOTAL

HOMBRES

S

E

X

O

MUJERES

URBANAS DESARROLLADAS

URBANAS MARGINALES

A

R

E

A

G

E

O

G

R

A

F

I

C

A

RURALES

TOTAL

ALTA

MEDIO ALTO

MEDIO

BAJO

N

I

V

E

L

S

O

C

I

O

E

C

O

N

O

M

I

C

O

EXTREMA POBREZA

TOTAL

ETNICAS

RELIGIOSAS

DISCAPACITADOS

M

I

N

O

R

I

A

S

OTRAS

TOTAL

C.2. DETERMINACIN DE LA OPCINESTRATGICA

Suponiendo que en el anlisis efectuado en el capitulo A., el Distrito hallegado a la conclusin que esta en condiciones de emprender unproceso de crecimiento externo, en esta parte del Plan debieradeterminar sus opciones estratgicas de crecimiento para el trienio.

Esta determinacin debe referirse a cada uno de los 5 factores yaanalizados. Con ese objeto, el cuadro de doble entrada que continua,individualiza primeramente los factores sexo, rea geogrfica, nivelsocioeconmico y minoras. Respecto de cada uno de ellos da laposibilidad de definir el quinto factor, esto es, la edad. Los cuatroprimeros se ubican en sentido horizontal y el quinto en distintascolumnas de acuerdo a los tramos.

Las opciones que se vayan tomando en cada caso, se representarancolocando una x en el casillero que corresponda a la opcin realizada.

Finalmente, se deber resumir en una frase la opcin tomada y se dejaraconstancia de ella en el recuadro inferior.

Por ejemplo, una opcin estratgica de crecimiento podra ser lasiguiente: Desarrollar el Movimiento entre las jvenes de 15 a 21 aos,pertenecientes a los sectores socioeconmicos bajos, de las reas urbanasmarginales.

En el ejemplo anterior no se hace mencin a las minoras, lo que indicaque estas no forman parte de la opcin estratgica del Distrito. Eso escomprensible ya que se esta haciendo en nfasis muy fuerte en sectoresdeprimidos y no se desea abrir demasiados frentes a la vez.

Con los antecedentes anteriores se podr proceder a formular la opcinestratgica de crecimiento del Distrito.

DETERMINACION DE LAS OPCIONES ESTRATEGICAS DE CRECIMIENTO DEL DISTRITO(Poner una x en los casilleros que correspondan a las opciones realizadas)

OPCIONES POR GRUPO DE EDADSECTORES DE CRECIMIENTO POTENCIAL

7 A 10 AOS 11 A 14 AOS 15 A 17 AOS 18 A 21 AOS

HOMBRESS

E

X

O

MUJERES

URBANAS DESARROLLADAS

URBANAS MARGINALES

A

R

E

A

G

E

O

G

R

A

F

I

C

A

RURALES

ALTO

MEDIO ALTO

MEDIO

BAJO

N

I

V

E

L

S

O

C

I

O

E

C

O

N

O

M

I

C

O

EXTREMA POBREZA

ETNICAS

RELIGIOSAS

DISCAPACITADOS

M

I

N

O

R

I

A

S

OTRAS

En consecuencia, la opcin estratgica del Distrito es:

(Describir en una frase la opcin estratgica de crecimiento para el trienio)

C.3. PLAN DE FUNDACIN DE GRUPOS

Una vez tomada la opcin estratgica de crecimiento para el trienio, el Distritopuede proceder a individualizar los Grupos que se propone constituir en eseperiodo.

En este momento deber agregar a la opcin ya tomada, la determinacin de loslugares especficos en que se crearan Grupos, de sus probables entidadespatrocinantes, del plazo que se ha fijado para su puesta en marcha y delresponsable de conducir esta tarea en cada caso.

El Plan debe individualizar los Grupos a fundar en cada uno de los aos delperodo. De lo contrario, no estara completa la meta cuantitativa que se proyectepara el trienio.

Por cierto que las proyecciones para el primer ao sern siempre ms afinadasque para el segundo y el tercero. Pero de todas maneras la proyeccin completadel trienio debe ser realizada.

Hay que tener presente que en la evaluacin que se efectuara a fines delprimer ao, se podrn introducir las rectificaciones resultantes de laexperiencia adquirida. As, ao a ao, el plan de fundacin de Grupos seira perfilando con mas nitidez. Pero la mirada siempre estar puesta a tresaos del plazo.

PROYECTO ANUAL DE FUNDACION DE GRUPOSPRIMER AO

PRIORIDADAREAGEOGRAFICA

NIVEL SOCIOECONOMICO EDAD SEXO

MINORIA LUGAR ESPECIFICO PROBABLEPATROCINANTE PLAZO RESONSABLE

(Las cifras estimadas para cada Unidad de los Nuevos Grupos se contienen en el Cuadro Resumen del Crecimiento Cuantitativo)

PROYECTO ANUAL DE FUNDACION DE GRUPOSSEGUNDO AO




(Las cifras estimadas para cada Unidad de los Nuevos Grupos se contienen en el Cuadro Resumen del Crecimiento Cuantitativo

PROYECTO ANUAL DE FUNDACION DE GRUPOSTERCER AO




(Las cifras estimadas para cada Unidad de los Nuevos Grupos se contienen en el Cuadro Resumen del Crecimiento Cuantitativo

D. CUADRO RESUMEN DELCRECIMIENTO CUANTITATIVO

Este capitulo contiene un cuadro que entrega una completa visin de conjuntodel crecimiento cuantitativo proyectado para el trienio.

Se consideran laminas iguales para cada ao del periodo. La tarea de completarlases sencilla pero minuciosa.

En el cuadro se consideran todos los Grupos del Distrito, ordenados segn sihan formulado Plan, si aun no lo han hecho o si son nuevos. Para flexibilizar sumanejo, el cuadro no proporciona lneas que limiten los espacios para unos uotros. El Distrito los diferenciara de acuerdo a su realidad.

Dnde obtener los datos?

Los datos de los Grupos que han formulado Plan se obtienen de losrespectivos planes, cuyas copias obran seguramente en poder del Distrito.

La informacin sobre las cifras de crecimiento de los Grupos que aun nohan formulado Plan se contienen en el prrafo 2.2. del Capitulo B. De estedocumento y fueron proyectadas por el propio Distrito.

Las cifras de los Grupos nuevos debern ser proyectadas en estemomento, de manera cautelosa, respecto de todas las Unidadesprevistas crear en cada nuevo Grupo, teniendo como base la opcinestratgica de crecimiento y el plan de fundacin de Grupos antesdiseado.

Este cuadro entrega informacin indispensable para un estrecho seguimiento delPlan de Distrito.

C U A D R O R E S U M E N D E LP R I M E R

JOVENES

HOMBRES MUJERESGRUPOS 7 10

AOS11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS SUBTOTAL

7 10AOS

11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS SUBTOTAL

TOTALJOVENES

Q

U

E

H

A

N

F

O

R

M

U

L

A

D

O

P

L

A

N

Q

U

E

A

U

N

N

O

H

A

N

F

O

R

M

U

L

A

D

O

P

L

A

N

N

U

E

V

O

S

TOTALES

C R E C I M I E N T O C U A N T I T A T I V OA O

DIRIGENTES COLABORADORES

DE UNIDADES PARA HOMBRES DE DE UNIDADES PARA MUJERES DE7 10AOS

11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS

SUBTOTAL 7 10AOS

11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS

SUBTOTALTOTAL

DIRIGENTESCOMIT DE

GRUPOOTROS

COLABS.TOTAL

COLABS.TOTAL

GENERAL

C U A D R O R E S U M E N D E LS E G U N D O

JOVENES


AOS11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS SUBTOTAL

7 10AOS

11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS SUBTOTAL

TOTALJOVENES

Q

U

E

H

A

N

F

O

R

M

U

L

A

D

O

P

L

A

N

Q

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E

A

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N

N

O

H

A

N

F

O

R

M

U

L

A

D

O

P

L

A

N

N

U

E

V

O

S

TOTALES




11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS

SUBTOTAL 7 10AOS

11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS

SUBTOTALTOTAL

DIRIGENTESCOMIT DE

GRUPOOTROS

COLABS.TOTAL

COLABS.TOTAL

GENERAL

C U A D R O R E S U M E N D E LT E R C E R

JOVENES


AOS11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS SUBTOTAL

7 10AOS

11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS SUBTOTAL

TOTALJOVENES

Q

U

E

H

A

N

F

O

R

M

U

L

A

D

O

P

L

A

N

Q

U

E

A

U

N

N

O

H

A

N

F

O

R

M

U

L

A

D

O

P

L

A

N

N

U

E

V

O

S

TOTALES




11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS

SUBTOTAL 7 10AOS

11 14AOS

15 17AOS

18 21AOS

SUBTOTALTOTAL

DIRIGENTESCOMIT DE

GRUPOOTROS

COLABS.TOTAL

COLABS.TOTAL

GENERAL

SINTESIS DEL CRECIMIENTOCUANTITATIVO

El cuadro que sigue, complementario del anterior, lo resume en tres grandeslneas que representan categoras globales: Grupos con Plan, Grupos sin Plan yGrupos Nuevos.

Respecto de cada categora distingue el crecimiento en jvenes, dirigentes ycolaboradores.

En cada uno de esos casos diferencia las metas cuantitativas para cada ao deltrienio.

Agrega, adems, una columna relativa al estado actual, es decir, a la cifra demembresa existente al momento de poner en marcha el Plan.

Es un resumen estadstico y proyectivo que permite un seguimiento general denuestras lneas globales y facilita la evaluacin comparativa.

Ordena, por ultimo, la cifra que se traspasa al Plan del nivel superior.

C R E C I M I E N T O C U A N T I T A T I V O

S I N T E S I S

JOVENES DIRIGENTES COLABORADORES TOTALES

ESTADOACTUAL

1erAO

2doAO

3erAO

ESTADOACTUAL

1erAO

2doAO

3erAO

ESTADOACTUAL

1erAO

2doAO

3erAO

ESTADOACTUAL

1erAO

2doAO

3erAO

CON PLAN

SIN PLAN

NUEVOS

TOTALES

E. CALENDARIO DE ACTIVIDADESDEL AO

Mediante el trabajo realizado en los captulos anteriores, se conoce loque hay que hacer y el Plan esta en condiciones de ser puesto en marcha.

Ahora el Distrito tiene metas para el trienio y conoce las acciones que lollevaran, ao a ao, al cumplimiento de esas metas.

El presente capitulo solo ayudara a resumir y organizar el trabajo.

El Calendario de Actividades del Ao permite al Distrito ordenar susacciones mes a mes. De esta manera, podr observar claramente suscompromisos y hacerles seguimiento cronolgico. Recomendamos ver loque se dice sobre el particular en el capitulo siguiente y final de este Plan.

En el Calendario Anual el Distrito deber intercalar entre sus accionesplanificadas los eventos nacionales y los programados por larespectiva estructura zonal, provincial o regional. Hay que tenerpresenta que la inclusin de estas fechas deber hacerse algntiempo despus, ya que los planes de esos niveles se elaborarancon posterioridad al termino del periodo asignado para laelaboracin de los Planes de Distrito.

Conviene que agregue, adems, las acciones de rutina quecorresponden a cada mes, tales como plazo para inscribirse en suasociacin, reuniones ordinarias del Consejo y de la Asamblea deDistrito, festividades scouts y otras de igual naturaleza.

El resultado ser un completo programa de trabajo que, como se sealaen el capitulo siguiente, deber ser despachado a todos los Grupos delDistrito y dems estructuras de la Asociacin. Todo el mundo agradeceresta informacin y el trabajo comn habr comenzado con el piederecho.

Antes de traspasar las acciones anuales al Calendario de Actividades delAo, es recomendable leer las Orientaciones para la divulgacin,ejecucin, seguimiento y evaluacin del Plan.

CALENDARIO DE ACTIVIDADES DEL AO

MES Y AO DIA ACTIVIDAD DESTINATARIOS RESPONSABLE

ORIENTACIONES PARA LA DIVULGACION, EJECUCION, SEGUIMIENTO YEVALUACIN DEL PLAN DE DISTRITO

1. COMUNICACIN Y DIVULGACION DELPLAN

Una vez que el Plan de Distrito ha sido formulado, el Comit Ejecutivo deDistrito debe enviar una copia a la estructura inmediatamente superior. Enalgunas Asociaciones esta ser la Zona, Provincia o Regin y en otras, quecarecen de esta instancia, se enviara al nivel nacional.

Mediante la entrega del Plan al nivel inmediatamente superior, el Distrito poneen su conocimiento las metas que se ha propuesto y define el apoyo que esperarecibir de ese nivel. Esta entrega representa al mismo tiempo el impulso queaporta el Distrito para que el proceso de planificacin contine en toda laAsociacin.

Junto con enviar una copia a la estructura superior, el Distrito debe divulgarlo ypromover su difusin en todos los Grupos Scouts y entre todos losdirigentes que forman parte de las diferentes estructuras distritales.

Si los recursos econmicos del Distrito no permiten difundir el Plan completo, esrecomendable que por lo menos se distribuya, con la misma amplitud, elCalendario de Actividades del Ao. Es conveniente mantener copias disponiblesde este Calendario para entregar en todo momento a los interesados.

Esta informacin permitir a todos los dirigentes del Distrito conocer conanticipacin las acciones programadas y la forma en que cada una de ellas esparte integrante de un Plan coherente a mediano plazo.

2. SEGUIMIENTO DE LA EJECUCION

Es evidente que la responsabilidad del Distrito no concluye en la formulacin delPlan. Este ha sido formulado para ser cumplido.

Sin embargo, si no se programan acciones de animacin y supervisin, el Plancorre el riesgo de no ser puesto en practica. Si esto ocurre, no solo se frustrara laintencin del Distrito al elaborar el Plan, sino que tambin los dirigentes

perdern la confianza en si mismos y se afectar la credibilidad en el proceso deplanificacin, dificultando la posibilidad de reponer la iniciativo en el futuro.

Para que esto no ocurra y el Plan logre un nivel aceptable de cumplimiento,recomendamos las siguientes iniciativas de seguimiento:

CREAR UN AMBIENTE

Junto con divulgar el Plan, el equipo directivo del Distrito debe crear unambiente de renovacin, una atmsfera que haga sentir a todos los dirigentesque se ha puesto en marcha un proceso con objetivos claros y accionescoherentes, en que cada cual tiene su lugar y en que la efectividad con que cadauno realice sus tareas es vital para el xito comn.

Las comunicaciones oportunas, la puntualidad, el cumplimiento riguroso de lasacciones, el estilo de trabajo, la difusin de los logros, las relaciones fraternas, lautilizacin de mecanismos apropiados para resolver eventuales conflictos, elcompromiso que se observe en los dirigentes, son elementos que contribuyenfuertemente a la creacin de este ambiente.

Adicionalmente, se puede reforzar con otras iniciativas: afiches o posteres, lemas,folletos de promocin, boletines peridicos, estmulos a los Grupos quedemuestren avances en su Plan, reuniones amplias para informar de los estadosde avance, alegres celebraciones de la obtencin de resultados importantes, etc.

PREPARACION ANTICIPADA DE LAS ACCIONESPROGRAMADAS

El Calendario de Actividades del ao no solo debe contener la fecha precisa enque una accin tendr lugar. Tambin deben sealarse en l las distintasetapas del proceso de preparacin de las acciones, por lo menos de lasmas significativas.

De esta manera, los responsables conocern las actividades previas que se esperaque ejecuten para lograr que la accin se cumpla y la fecha en que debern

hacerlo. Al mismo tiempo esto facilitara la coordinacin entre las acciones, susresponsables y los distintos periodos de preparacin.

SUPERVISIN PERMANENTE DE LAPREPARACION DE LAS ACCIONES

Este mismo desarrollo del proceso de preparacin de una determinada accin,permitir a los responsables de la supervisin, generalmente el Director deDistrito, un control oportuno de su estado de avance, evitando sorpresas deultima hora, especialmente si se considera que deber supervisar varias accionesal mismo tiempo.

AJUSTES OPERACIONALES DE LAS ACCIONES

Llevar un control permanente del proceso de preparacin de una accin,permitir introducirle ajustes que no pudieron ser previstos al momento deprogramarla.

Tales ajustes operacionales pueden referirse a modificaciones de echa, cambiosde lugar, refuerzos en el apoyo al responsable, a aumentos o disminuciones de losrecursos asignados, a un incremento de la informacin e incluso, a un cambio deresponsable. En general, estos ajustes tienen por objeto corregir, reforzar yampliar el proceso preparatorio con el objeto de garantizar el xito de la accinprogramada.

Solo excepcionalmente el ajuste de acciones puede implicar la suspensin dealguna de ellas, medida extrema que solo debe ser tomada cuando la realizacinde una accin menor pone en peligro el resultado de otra accin de mayorimportancia.

3. EVALUACIN DURANTE EL PROCESO DEEJECUCION

Esta evaluacin, como su nombre lo dice, es la que se realiza en formasimultanea a la ejecucin del Plan y es una evaluacin que se refiere a todaslas acciones o a un grupo de ellas y ocasionalmente a la meta trienal.

La ejecucin de las acciones y su seguimiento, que hemos analizado en el prrafoanterior, va proporcionando progresivamente a los dirigentes una experiencia

acumulada que puede ser proyectada en decisiones inmediatas sobre el proceso,sin necesidad de esperar la evaluacin anual.

Esta evaluacin -a diferencia del seguimiento, que esta formado por decisionesoperacionales que se adoptan respecto a una accin determinada- se refiere alconjunto de la experiencia adquirida en el proceso de ejecucin de todas lasacciones o de una parte importante de ellas.

Esta evaluacin debe ser a lo menos trimestral y se le debe destinar un tiemposuficiente en las reuniones peridicas del Consejo de Distrito.

A diferencia del seguimiento, que es practicado fundamentalmente en formaindividual por el responsable de la supervisin, la evaluacin ese esencialmentecolectiva y es un resultado de las constataciones compartidas por todos losactores del proceso.

Esta evaluacin puede comprender los siguientes aspectos:

CORRECCIONES EN EL SISTEMA DE TRABAJO

Como resultado de la evaluacin de diversas acciones, el equipo directivo delDistrito introducir cambios en sus modos habituales de trabajo: forma deasumir las responsabilidades, sistemas de comunicaciones, intensidad del control,sistema de asignacin de recursos, forma en que se desarrolla la supervisin, etc.

PROGRAMACION DE ACCIONES DE REFUERZO

Si el desarrollo de algunas acciones no ha tenido el resultado previsto y si existela factibilidad en recursos humanos y materiales, esta evaluacin puede introduciren el Plan acciones de refuerzo, las que tienen por objeto completar el resultadoque una accin previamente programada no logro producir.

CANCELACION DE ACCIONES

De la experiencia adquirida puede resultar la conveniencia de cancelar, con ladebida anticipacin, acciones futuras cuya realizacin se ha demostradoinnecesaria o imposible de efectuar.

ANLISIS DEL ESTADO DE AVANCE DE LASMETAS TRIENALES

Aun cuando la evaluacin durante el proceso de ejecucin afecta solo a lasacciones anuales y no a las metas trienales, puede resultar conveniente dar unamirada anticipada a la forma en que las acciones desarrolladas han contribuido alavance hacia la meta trienal. Si bien esta evaluacin no debe cambiar la meta, esmuy til para programar las acciones de refuerzo o para cancelar acciones, comolo hemos sealado anteriormente.

Este anlisis permitir adems a los dirigentes que formularon el Plan y a losresponsables de aplicarlo, mantener una visin actualizada de su marcha general yanticiparse a los hecho, intensificando la asesora y la retroalimentacion en lospuntos mas dbiles.

4. LA EVALUACIN ANUAL

La evaluacin anual es el paso que completa el ciclo anual de ejecucin del Plan.La realiza el Consejo de Distrito en una reunin previamente preparada y para lacual, segn la experiencia adquirida, debe disponer de dos o tres das detrabajo con dedicacin completa.

Esta evaluacin anual es al mismo tiempo la instancia que proyecta la metatrienal para un ao ms y disea las acciones del segundo ao del Plan, demanera que el Plan de Distrito mantenga el mtodo bsico de la estrategia 2002:metas a tres aos y acciones a un ao.

De esta forma la evaluacin anual comprende los siguientes aspectos: Anlisis global de las acciones desarrolladas en el primer ao, lo que

entregar las conclusiones que informarn los otros aspectos de estaevaluacin que se describen a continuacin.

Grado de avance hacia la meta trienal, estableciendo con precisin eltramo o aspecto del objetivo que se logr cumplir en el primer ao del Plan.

Diseo de la nueva meta trienal, ya que a esta altura del proceso,habindose ejecutado el plan durante un ao, la meta que originalmente eratrienal se ha convertido en una meta a dos aos plazo, por lo que se hacenecesario proyectarla en un ao ms.

Esta proyeccin normalmente implicar una ampliacin de la meta, porcuanto se aumentar en un ao el tiempo disponible para lograrla.

Pero bien puede ocurrir -ya sea porque en el primer ao no se lograron losresultados previstos o porque la meta trienal original fue muy ambiciosa paralas posibilidades del Distrito- que al hacer esta proyeccin, en vez de ampliarla meta, sta se mantenga o incluso se reduzca.

Estas dos ltimas situaciones deben ser consideradas muy cuidadosamente, yno pueden convertirse en un hbito de todas las evaluaciones anuales, ya quesi as ocurriera, se estara constantemente "bajando la vara" a la medida de laineficacia del Distrito en el cumplimiento de acciones y metas.

De ah que ante las reducciones de meta sea recomendable tener un criteriorestrictivo. Ellas deben ser efectuadas slo debido a razones de fuerza mayor,a errores de clculo al momento de su fijacin o por un incumplimientoocasional de la accin proyectada.

Una vez que se han diseado las nuevas metas trienales, el Consejo deDistrito, en la reunin de evaluacin anual, est en condiciones dedisear las acciones correspondientes al ao siguiente.

Como ya se dijo anteriormente, la evaluacin anual es, simultneamente, elacto de reformulacin del Plan para el prximo ao. Por lo tanto, para estareunin se deben tener presente las mismas orientaciones que se dieron alcomienzo de este documento para el momento en que este Plan esformulado por primera vez.

Si el distrito ha ganado una experiencia til durante el primer ao deejecucin del Plan, la evaluacin anual y la reformulacin del Plan revestirnmenor dificultad.

Como el proceso de planificacin es permanente, cada ao el ciclo se volvera repetir en forma completa. Pero cada vez se ir haciendo ms sencillo, yaque junto con la habilidad para planificar, se contar con el estmulo de losmejores resultados obtenidos gracias al ordenamiento del futuro y a laoptimizacin de los recursos que produce la planificacin.

Documents

Hagamos un plan de distrito osi.pdf