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hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1
Inventarisierung in der Kommune
Worauf kommt es an?
Matthias Breitenfelderhallobtf! gmbh
zu Gast bei der Arbeitsgruppe "Zertifizierung nsk"der ekom21
Gießen, 17. November 2010
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 2
Worüber wollen wir heute sprechen?Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?
• Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche?
• Wir machen InventurInventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen
• Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankEin fairer Deal
• Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
Ihr Referent & Kai…
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 3
Ihr Referent
Matthias Breitenfelder
Diplom-MathematikerGeschäftsführer der hallobtf! gmbh
Die hallobtf! gmbh
Gründung 1992, Sitz Köln
10 hochqualifizierte MitarbeiterBerater, Entwickler, Experten für das kommunale Finanzwesen
• IT-Projekte in der kommunalen Verwaltung
• Kommunale Inventarisierungslösung Kai(Kai kann alles inventarisieren ®)
• Doppik al dente! ® für den kommunalen Gesamtabschluss
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 4
KaiKai kann alles inventarisieren ®
Kommunale
Inventarisierungslösung Kai
• Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung
• Im Jahr 2004 entstandenentwickelt mit 18 Pilotkommunen
• Bundesweit in 440 Verwaltungen genutztKommunen, Hochschulen, Behörden
• Bei 13 kommunalen IT-Dienstleisternim Angebot
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 5
Worüber wollen wir heute sprechen?Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?
• Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche?
• Wir machen InventurInventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen
• Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankEin fairer Deal
• Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 6
Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (1)Ist das nicht das gleiche?
BilanzStadt Musterstadt
Umlaufvermögen
• Sachanlagen…Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst.
Anlagevermögen
RAP
Eigenkapital
Sonderposten
Verbindlichkeiten
Rückstellungen
RAP
FehlbetragAnlagen-Nachweis
Der AnlagenbuchhalterKämmerei
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 7
Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (2)Ist das nicht das gleiche?
Schule
Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, …
Gegenstände in der Physiksammlung
Musikinstrumente
…
…
mobiles
Vermögen
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 8
Ich will Geige lernen!
Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (3)Ist das nicht das gleiche?
Schule
Ich Waldhorn
!Ich Querflöte
!
Der Herr Musiklehrer
Musik-Instrumente?
Haben wir denn genügend
Musikinstrumente da?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 9
Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (4)Ist das nicht das gleiche?
AnlagenbuchInventarverwaltung
für den Bilanz-Nachweis
für GWG's: nur summarisch
Gesamtheiten(Fest- und Gruppenwerte)
nur Eigentum
Aktivierung nach Rg.-Eingang
zur Bewirtschaftung
Jeder Gegenstand einzeln(mit Ausnahmen …)
auch Fremd-Eigentum(Leasing)
Erfassung bei Lieferung
Durchführung von Inventuren
+
Wichtig: Die Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 10
Worüber wollen wir heute sprechen?Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?
• Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche?
• Wir machen InventurInventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen
• Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankEin fairer Deal
• Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 11
Wir machen Inventur (1)Warum & wie?
Hessische GemHVO-Doppik §35Inventar, Inventur
Hessische GemHVO-Doppik §36Inventurvereinfachungen
VV zur GemHVO Doppik
Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur (GOI)Vollständigkeit
Richtigkeit
Einzelerfassung und Einzelbewertung
Nachprüfbarkeit
Klarheit
Wirtschaftlichkeit
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 12
Wir machen Inventur (2)Welche Information brauche ich für die Inventur unbedingt?
Mandant
Buchungskreis
Die Inventar-
Nummer
Typ, Untertyp
Inventar-Muster
Standort
Gebäude, Etage, Raum
Org.-Einheit
Bereich
Freifelder,Rubriken
Die Schnittstelle
zum Anlagenbuch
Mengen-einheit
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 13
Wir machen Inventur (3)Wie gehen wir vor?
Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung.
Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.
relevant ?Ab 150
EUR oder was?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 14
Wir machen Inventur (4)Wie gehen wir vor?
Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden.
Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.
Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.
Danach melden wir den Raum "fertig".
Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.
Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.
Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.
Danach melden wir den Raum "fertig".
Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.
Raum für Raum für Raum…
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 15
Wir machen Inventur (5)Wie gehen wir vor?
Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind.
Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-
Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.
Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.
Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-
Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.
Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.
Vom IST zum
SOLL
!
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 16
Wir machen Inventur (6)Wie gehen wir vor?
Inventur einrichten
Sachplan:• wo?• wessen Eigentum?• was?
Personal-/Zeit-/Ressourcenplan:• wer?• wann?• womit?• wohin?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 17
Wir machen Inventur (7)Wie gehen wir vor?
zählen
Handscannerund Laptop
mobiles Erfassungsgerät
synchronisieren
Bleistift und Papier
Zähllistedrucken
Kugelschreiber
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 18
Wir machen Inventur (8)Wie gehen wir vor?
zählen:• Raum betreten
• Gegenstand vorhanden• Gegenstand nicht vorhanden
(jedenfalls nicht hier)• Unerwarteter Gegenstand
(mit Etikett)• Neuer Gegenstand (Neufund)• …• …
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 19
Wir machen Inventur (9)Wie gehen wir vor?
synchronisieren
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 20
Wir machen Inventur (10)Wie gehen wir vor?
Differenzen bearbeiten:• nicht erfasst (Fehlbestand?)• Abweichung
(Standort, Menge)• Fremdfund• Neufund
Differenzen verbuchen
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 21
Wir machen Inventur (11)Wie gehen wir vor?
Alles gut dokumentiert:
Sachplan
Personal-/Zeitplan
Zählliste
Zählergebnis-Liste (Nachweis)
Inventur-Kontrollblatt
Inventur-Ergebnisliste
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 22
Worüber wollen wir heute sprechen?Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?
• Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche?
• Wir machen InventurInventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen
• Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankEin fairer Deal
• Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 23
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (1)Was passiert, wenn …
… die KITA einen Kühlschrank kauft?
Fachbereich
Lieferschein /Rechnung
Lieferschein /Rechnung
Etikettierung des Inventargegenstands
Erfassung in Kai
Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst
Anlagegut anlegen?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 24
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (2)Was passiert, wenn …
Anlagegut anlegen?
Fachbereich
Etikettierung des Inventargegenstands
Erfassung in Kai
Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst
Finanzbereich
> 410 €: aus Kai heraus
Prüfung der Kontierung
Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"> 410 € ?
(> 1.000 € ?)
GWG: in Kai
Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2010"
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 25
nsk
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (3)Was passiert, wenn …
Anlagegut anlegen?
Fachbereich
Finanzbereich
> 410 €: aus Kai heraus
Prüfung der Kontierung
Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"> 410 € ?
(> 1.000 € ?)
GWG: in Kai
Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2010"
Rechnung buchen
Im Finanzverfahren
Rechnung erfassen
Kontierung auf das Anlagegut("synchrone Aktivierung")
Buchung auf Kostensammler("asynchrone Aktivierung")
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 26
Bestandsverzeichnis
Inventarisierungslösung
Kai
Werteverzeichnis
Anlagenbuch
nsk1:1
Einzel-Anlagegüter
n:1Festwerte, Gruppenwerte
Nachweis für die Bilanz
Abschreibungen ermitteln
Fachbereich Finanzbereich
Operative Bestandsführung
1:0Fremdeigentum
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (4)Trennung von Bestands- und Werteverzeichnis
Inventuren
Einzelnachweis GWG‘s
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 27
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (5)Was passiert, wenn …
Bestandsverzeichnis
Inventarisierungslösung
KaiÄnderungsmeldung
en
Fachbereich
Abgangsmeldunge
nMeldungen an den
Anlagen-buchhalter
Änderungs-Report
... unser Kühlschrank ausgebucht werden muss?
… sich die Kostenstelle ändert?
… sich der Standort ändert?(Ist das eigentlich noch wichtig?)
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 28
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6)Ein fairer Deal
Bestandsverzeichnis
Inventarisierungslösung
Kai
Fachbereich
Der Fachbereich • nutzt Kai für die eigene Disposition
und
• gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung
Der Anlagenbuchhalter • übernimmt aus Kai die
Zugangs- und Änderungs-meldungen und
• nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 29
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (7)Es geht allerdings auch rückwärts …
Anlagenbestand
nsk(als Bestandsbuch)
Inventursystem
Kai(als reines Inventursystem)
Alle(drei) Jahre wieder
…
Inventur• Planung• Standortbegehung• Nachbearbeitung• Abschluss• Nachweis
Neufundeautom. Überleitung
Änderungs-Report
VeränderungenAbgänge
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 30
Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (8)nsk als Ausgangspunkt für die Inventur
Anlagenbestand
nsk(als Bestandsbuch)
Drei Voraussetzungen
1. Verlässliche Standort-Angaben(als "abhakbare Einheiten")
2. VollständigkeitAlles, was gezählt werden muss, ist drin
3. Keine GesamtheitenFestwerte, Gruppenwerte, GWG-Sammelpositionen
Interessante Frage: Wie mach ich's mit den Etiketten?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 31
Worüber wollen wir heute sprechen?Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?
• Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche?
• Wir machen InventurInventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen
• Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankEin fairer Deal
• Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 32
Software & TechnikZuerst ein Wort zur Technik
Handscanner & Laptop
(Netbook, Tablet-PC)
mobiles Erfassungsgerät
Barcode-Etikett
Kühlschrank
• Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel
• Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 33
Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
Zweierlei:
1. die Fachämter begeistern
2. den Anlagenbuchhalter begeistern
Klasse!
toll!
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 34
Software & TechnikDie Fachämter begeistern (1)
Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel
Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 35
Software & TechnikDie Fachämter begeistern (2)
Alle technischen Daten unserer IT-Ausrüstung kann ich in Kai speichern.
Alle benötigten Datenfelder richte ich selbst ein.
• … mit komfortabler Eingabe
• … und Plausibilitätsprüfung
• Texte, Zahlen, Datumsangaben
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 36
Software & TechnikDie Fachämter begeistern (3)
Ich kann Inventargüter schnell finden
Alles ist sicher und nachvollziehbar
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 37
Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
Zweierlei:
1. die Fachämter begeistern
2. den Anlagenbuchhalter begeistern
toll!
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 38
Anlagen-Nachweis
Software & TechnikDen Anlagenbuchhalter begeistern (1)
Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch
Das war 'ne Menge Arbeit …
... und hat überhaupt nichts genützt
... weil die Fachbereiche nie was gemeldet haben
… die hatten nämlich alle klammheimlich ihre eigene Bestandsführung
... im Excel
AnlagenbuchhalterKämmerei
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 39
Software & TechnikDen Anlagenbuchhalter begeistern (2)
Jetzt haben alle Kaiund zwar in der gesamten Verwaltung
Wir gehen mehr und mehr zu einem schlankeren Anlagenbuch über
• Gruppenwerte, Festwerte,keine GWG's mehr
• die Fachbereiche führen ihr komplettes mobiles Vermögen in Kai
• was ich fürs Anlagenbuch wissen muss, das hole ich mir selbst aus Kai
• Kai ist mein "Nebenbuch zum nsk"
• Und den Neubeschaffungsprozess haben wir ebenfalls verschlankt
KaiÄnderungs
Report
AnlagenbuchhalterKämmerei
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 40
Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
Zweierlei:
1. die Fachämter begeistern
2. den Anlagenbuchhalter begeistern
Klasse!
toll!
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 41
Worüber wollen wir heute sprechen?Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?
• Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche?
• Wir machen InventurInventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen
• Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankEin fairer Deal
• Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 42
Inventarisierung in der KommuneJa, worauf kommt es an?
auf eine gute Organisation!Je sorgfältiger der Inventarisierungs-Prozess organisiert wird, umso besser gelingt es,
• einen sinnvollen Informationsfluss aufzubauen,
• die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur zu erfüllen,
• Mehrwert im Finanzbereich und in den Fachbereichen zu schaffen,
• den Aufwand in Grenzen zu halten.
Eine gut durchdachte Software kann helfen.
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 43
Inventarisierung in der KommuneWorauf kommt es an?
Wen können Sie fragen?• Ihren Kai-Ansprechpartner bei der
ekom21, Herrn Thomas Ellenberger
• www.hallokai.de
• bundesweit etwa 450 Kai-Verwaltungen(darunter 10 Großstädte)
Na dann …
schönen Dank für Ihr Interesse!