Handboek GS1-codesysteem 2007

Handboek GS1-codesysteem

ColofonGS1 NEDERLAND GS1 Nederland speelt een actieve en leidende rol in het bevorderen van de toepassing van wereldwijde open standaards voor automatische identificatie en elektronische communicatie ten behoeve van bedrijven, consumenten en overheid. GS1 Nederland heeft de visie dat iedereen baat heeft bij de toepassing van wereldwijde open standaards. Concreet betekent dit dat GS1 Nederland bedrijven helpt bij het realiseren van kostenbesparingen en kwaliteitsverbeteringen in de primaire bedrijfsprocessen. Zij bereikt dit door het ontwikkelen, beheren en promoten van standaards en het verlenen van daarbij behorende ondersteunende diensten. Hiermee bevordert zij ketenintegratie en voegt zij waarde toe aan ketens van bedrijven. GS1 Nederland Juli 2007, GS1 Nederland, Amsterdam. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/ of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, magneetdiskette (floppydisk), CD-ROM, bulletin board, retrieval system, of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever en eigenaar. EANCOM, GS1 DataBar en CS zijn geregistreerde handelsmerken van GS1. Het Handboek GS1-codesysteem is opgesteld ten behoeve van deelnemers die met EAN-codering willen beginnen dan wel hun systeem verder willen optimaliseren. Het Handboek GS1-codesysteem is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Desondanks accepteert GS1 Nederland geen aansprakelijkheid voor eventuele onvolkomendheden in dit handboek. GS1 Nederland Tourniairestraat 3 1065 KK Amsterdam Postbus 90445 1006 BK Amsterdam

AUTEURS COPYRIGHT

HANDELSMERK VOOR WIE BESTEMD?

ADRES

Telefoon: (020) 511 38 20 Fax: (020) 511 38 30 Internet: http://www.gs1.nl [http://www.gs1.nl] Algemene vragen kunt u richten aan de afdeling Customer Service van GS1 Nederland, telefoon (020) 511 38 88 of per online formulier op de website van GS1 Nederland. Actuele informatie kunt u eveneens vinden op de website.

VRAGEN

InhoudVoorwoord .............................................................................. 10 1 Hoe werkt het GS1-codesysteem? ................................. 11Inleiding ................................................................................................................. 11 1.1.1 Hoe werkt het GS1-codesysteem? ........................................................ 11

2

Hoe codeert u? ............................................................... 16Inleiding 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.11 2.2.12 2.2.13 2.2.14 2.2.15 2.2.16 2.2.17 2.2.18 2.2.19 2.2.20 2.2.21 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 ................................................................................................................. 16 Hoe begint u met coderen? ................................................................... 16 De bron codeert ..................................................................................... 16 Wie codeert? Uitzonderingen en merkloze artikelen ............................. 17 Assortimentsanalyse ............................................................................. 17 Identificatie, geen classificatie ............................................................... 20 Interne codering ..................................................................................... 20 Welke code hebt u nodig voor uw product? ........................................... 22 Consumenteneenheden ........................................................................ 22 Kleine consumenteneenheden .............................................................. 22 Handelseenheden of omverpakkingen .................................................. 23 Logistieke verzendeenheden coderen ................................................... 23 Voordelen van de EAN-verzendcode ..................................................... 24 Voordelen EAN-verzendcode voor de producent/leverancier ................ 25 Voordelen EAN-verzendcode voor de logistiek dienstverlener ............. 26 Voordelen EAN-verzendcode voor de afnemer/ontvanger ..................... 27 EAN-verzendcodes in de praktijk ........................................................... 28 Klanten, patinten of relaties ................................................................. 29 Adressen ................................................................................................ 30 Het coderen van retouremballage ......................................................... 31 Klantkaarten .......................................................................................... 31 Consumenteneenheden met een instore code ...................................... 32 Variabel gewicht ..................................................................................... 33 Cadeaubonnen ...................................................................................... 35 Waardebonnen ...................................................................................... 35 Statiegeldbonnen ................................................................................... 36 Coderen van boeken en pockets ........................................................... 37 Coderen van tijdschriften, kranten en serie-uitgaven ............................. 37 Coderen van audiovisuele dragers ........................................................ 38 Uw producten hebt u gecodeerd. Wat nu? ............................................. 38 Informeer uw handelspartners ............................................................... 38 Wanneer een nieuwe EAN-code toekennen? ........................................ 39 Vervallen codes hergebruiken ............................................................... 41

4Handboek GS1-codesysteem 2007 GS1 Nederland

2.3.4

EAN-codes in bestanden, databases, vertaaltabellen en bij geautomatiseerde informatieverwerking ................................................ 41

3

Hoe bouwt u een EAN-code op? ..................................... 45Inleiding 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.5 3.5.1 3.6 3.6.1 ................................................................................................................. 45 Artikelcodes ........................................................................................... 45 EAN-artikelcode Global Trade Item Number (GTIN) ............................ 45 Systeemcode ........................................................................................ 46 Bedrijfsnummer ...................................................................................... 46 EAN13-artikelcode ................................................................................ 47 EAN8-code ............................................................................................ 48 UPC ....................................................................................................... 49 EAN14 ................................................................................................... 51 Andere Identificaties .............................................................................. 51 EAN-verzendcode .................................................................................. 51 EAN-adrescode ..................................................................................... 53 Global Returnable Asset Identifier (GRAI) ............................................. 54 EAN-UCC Global Individual Asset Identifier (GIAI) ............................... 56 Global Service Relation Number (GSRN) ............................................. 56 Systeemcodes ....................................................................................... 57 Systeemcodes 2, 20-29 (interne reeks) ................................................. 57 Opbouw van een ISSN .......................................................................... 62 Opbouw systeemcode 978 .................................................................... 62 Structuur systeemcode 979, bladmuziek ............................................... 62 EAN13-code voor statiegeldbonnen ...................................................... 63 Systeemcode 981-999, waardebonnen ................................................. 63 Controlecijfer .......................................................................................... 64 Wat is een controlecijfer? ....................................................................... 64 Modulus 10 ............................................................................................ 65 Rekenregels wichtartikelen .................................................................... 65 Berekening controlecijfer voor het variabele gegeven (Cv) .................... 66 Modulus 103 rekenregel ........................................................................ 70 Systeemcodes Overzicht ....................................................................... 72 Lijst van systeemcodes .......................................................................... 72 EPC tags standaard ............................................................................... 74 Het GS1 nummersysteem in EPC tags ................................................. 74

4

Hoe voegt u aanvullende informatie toe? ........................ 76Inleiding 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.2.1 ................................................................................................................. 76 Wat is de AI-standaard? ........................................................................ 76 De basis van de AI-standaard ............................................................... 76 Alle Application Identifiers ...................................................................... 78 Ongeldige combinaties van AIs ............................................................. 81 Verplichte combinaties van gegevensvelden ......................................... 82 AI's voor identificatie van eenheden en adressen ................................. 84 AI (01) EAN-artikelcode ........................................................................ 84


4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 4.2.9 4.2.10 4.2.11 4.2.12 4.2.13 4.2.14 4.2.15 4.2.16 4.2.17 4.2.18 4.2.19 4.2.20 4.2.21 4.2.22 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.4.8 4.4.9 4.4.10 4.4.11 4.4.12 4.4.13 4.4.14 4.4.15 4.4.16 4.4.17 4.4.18 4.4.19

AI 00 EAN-verzendcode of Serial Shipping Container Code (SSCC) .... 85 Global Returnable Asset Identifier (GRAI) ............................................. 86 Application Identifier 8004: EAN-UCC Global Individual Asset Identifier . 87 AI (8018) Global Service Relation Number (GSRN) .............................. 87 AI (8002) Elektronisch serienummer voor mobiele telefoons ................ 88 AI (253) Global Document Type Identifier (GDTI) .................................. 89 AI (8007) Internationaal bankrekeningnummer ..................................... 89 AI (8020) Acceptgirokaart referentienummer ......................................... 90 AI (410) EAN-adrescode van een vast afleveradres .............................. 90 AI (411) EAN-adrescode van een factuuradres ..................................... 91 AI (412) EAN-adrescode van een afleveradres ..................................... 91 AI (413) EAN-adrescode van een eindbestemming .............................. 91 AI (414) EAN-adrescode van een fysiek adres ...................................... 92 AI (415) EAN-adrescode van de facturerende partij .............................. 92 AI (420) Nationale postcode .................................................................. 93 AI (421) Internationale postcode ........................................................... 93 AI (423) Land(en) van begin bewerkingsproces .................................... 93 AI (424) Land van eind bewerkingsproces ............................................. 94 AI (425) Land van demontage ............................................................... 94 AI (426) Land van geheel bewerkingsproces ......................................... 95 AI (254) Adrescode extensie ................................................................. 95 AI's voor identificatie van eenheden met een variabele hoeveelheid ..... 96 AI (31-36): Producten met een variabele maat of gewicht ..................... 96 AI (30): Producten met een variabele hoeveelheid in stuks ................ 101 AI's voor aanvullende informatie bij artikelen ....................................... 101 AI (02) en (37): Identificatie van artikelen van een logistieke eenheid .. 102 AI (10): Batch- of lotnummer ................................................................ 102 AI (20): Productvariant ......................................................................... 103 AI (21): Serienummer ........................................................................... 104 AI (22): HIBC secundaire data voor gezondheidszorgproducten ......... 105 AI (250): Secundair serienummer ........................................................ 106 AI (240): Aanvullende productidentificatie leverancier ......................... 106 AI (241): Artikelnummer klant .............................................................. 107 AI (242) Custom Industrial Supply Number (CISN) ............................. 108 AI (251): Bron entiteit ........................................................................... 108 AI (390x): Bedrag in nationale valuta ................................................... 109 AI (391x): Bedrag met ISO-valutacode ................................................ 110 AI (392): Bedrag van handelseenheid met variabele hoeveelheid in nationale valuta ................................................................................................... 110 AI (393): Bedrag en valutacode van handelseenheid met variabele hoeveelheid .......................................................................................... 111 AI (422): Land van oorspong ............................................................... 112 AI (8001): Dimensies van producten aan de rol ................................... 112 AI (8005): Prijs per eenheidsmaat ....................................................... 113 AI (8006): Onderdeel van een artikel ................................................... 114 AI (8008): Productiedatum en -tijd ....................................................... 115


4.5 4.5.1 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4

AI's voor datums .................................................................................. 116 AI data ................................................................................................. 116 AI's voor referentienummers ................................................................ 117 AI (400): bestel- of ordernummer van de klant .................................... 118 AI (401): Zendingsnummer of Consignmentnumber ........................... 118 AI (402): Zendingsnummer of Shipment identification number ........... 119 AI (403): Routecode ............................................................................. 119 AI's voor andere coderingssystemen binnen de AI-standaard ............ 120 AI (7001) Nato stock Number (NSN) ................................................... 120 AI (7002) UN/ECE Vleeskarkassen en snittenclassificatie .................. 121 AI (703(v)) ISO landencode met erkenningsnummer van bewerker .... 121 AI interne toepassingen ....................................................................... 122

5

Hoe vertaalt u een EAN-code in een EAN-symbool? .... 124Inleiding 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.1.10 5.1.11 5.1.12 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 ............................................................................................................... 124 Hoe vertaalt u een EAN-code in een EAN-symbool? .......................... 124 GS1 DataBar: vanaf 2010 aan de kassa ............................................. 124 Het EAN13-symbool ............................................................................ 126 Het EAN8-symbool .............................................................................. 129 Het UPC-A symbool ............................................................................. 132 Het UPC-E symbool ............................................................................. 134 De EAN128-symbooltechniek .............................................................. 137 Het ITF14-streepjessymbool ................................................................ 139 GS1 DataBar en Composite symbolen ................................................ 141 Nominale afmetingen EAN13- barcode ............................................... 145 Nominale afmetingen EAN8- barcode ................................................. 146 Nominale afmetingen Add-on codes .................................................... 147 Het Data Matrix symbool ..................................................................... 148 Algemene specificaties ........................................................................ 148 Mensleesbare code ............................................................................. 149 Waarom links en rechts extra witruimte? ............................................. 150 Hoe werkt de start- en stopreeks? ...................................................... 151 Hoe werkt u met de X-dimensie? ......................................................... 154 Specificaties EANUCC symbolen ....................................................... 156 Drukken en printen van het EAN13-symbool ....................................... 156 Decoderen van het EAN13- en EAN8-symbool ................................... 158 Opbouw en codesets van het EAN13-, EAN8- en de Add-on symbooltechniek .................................................................................. 161 Specificaties ITF14-symbool ................................................................ 166 Drukken en printen van het ITF14-symbool ......................................... 166 Het decoderen van een ITF-symbool .................................................. 172 Opbouw en codesets van het ITF14-symbool ..................................... 173 Specificaties EAN128 symbolen .......................................................... 175 Drukken en Printen van het EAN128-symbool .................................... 175 Het decoderen van het EAN128-symbool ........................................... 176 Opbouw en codesets van het EAN128-symbool ................................. 178


5.5.4 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.6.4 5.6.5 5.6.6 5.6.7 5.7 5.7.1 5.7.2 5.7.4 5.7.5

Gebruiksregels EAN128 ...................................................................... 182 Verificatie ............................................................................................. 186 Kwaliteitscontrole d.m.v. verificatie ..................................................... 186 De traditionele verificatie-methode ..................................................... 187 Welke verifier kunt u kiezen? .............................................................. 188 Hoe werkt de CEN/ANSI verifier? ........................................................ 188 Totaalscore en het scaneffect ............................................................. 191 De parameters ..................................................................................... 192 Welke attributen worden niet gemeten door de verifier? ..................... 197 Specificaties GS1 DataBar en CS ....................................................... 197 GS1 DataBar kenmerken ..................................................................... 197 Kenmerken van EAN.UCC Composite Symbology .............................. 198 GS1 DataBar Compressie van gegevensstringreeksen ...................... 200 Technische Specificaties ...................................................................... 201

6

Waar plaatst u het symbool op de verpakking? ............ 202Inleiding ............................................................................................................... 202 6.1 Waar plaatst u het symbool op de verpakking van een consumenteneenheid? ........................................................................ 202 6.1.1 Het symbool op een consumenteneenheid ......................................... 202 6.1.2 Waar plaatst u het EAN-symbool? ....................................................... 202 6.1.3 Richtlijnen voor een EAN-symbool op de verpakking .......................... 203 6.1.4 En symbool per artikel ....................................................................... 205 6.1.5 Heeft u voldoende ruimte op uw verpakking? ...................................... 206 6.1.6 Praktijkvoorbeelden ............................................................................. 206 6.2 Waar plaatst u het symbool op de verpakking van een Handelseenheid? ................................................................................. 210 6.2.1 Het symbool op een omverpakking plaatsen ....................................... 210 6.2.2 Waar plaatst u het EAN-symbool? ....................................................... 211 6.2.3 Hoe plaats ik mijn EAN-symbool? ...................................................... 211 6.2.4 Hoeveel EAN-symbolen op n omverpakking? ................................. 212 6.3 Waar plaatst u het symbool op een Logistieke verzendeenheid? ........ 213 6.3.1 Het EAN-symbool op een logistieke verzendeenheid ......................... 213 6.3.2 De EAN-label standaard ...................................................................... 213 6.3.3 Welke informatie zet u op het EAN-label? ........................................... 214 6.3.4 Hoe bouwt u het EAN-label op? ......................................................... 214 6.3.5 Hoe bepaalt u het formaat van het EAN-label? .................................. 216 6.3.6 Het EAN-label plaatsen ...................................................................... 217 6.3.7 Hoe geeft u de informatie weer op het label? ...................................... 219 6.3.8 Praktijkvoorbeelden ............................................................................. 221

7

Hoe kunt u elektronisch gegevens uitwisselen op basis van EAN-codes? .................................................................. 226Inleiding ............................................................................................................... 226 7.1 Elektronisch zakendoen met EANCOM en XML ............................... 226 7.1.1 Standaards voor elektronische communicatie ..................................... 226


7.2 7.2.1

Datasynchronisatie met GS1 DAS ....................................................... 227 Data alignment met GS1 DAS ............................................................. 227

8

Begrippenlijst ................................................................. 228Inleiding ............................................................................................................... 228 8.1.1 Begrippenlijst ....................................................................................... 228

9

Wijzigingen .................................................................... 233

10 Links .............................................................................. 234


VoorwoordDit handboek beschrijft de basisprincipes en het toepassingsgebied van het GS1codesysteem (codering en symbolen). In Hoe werkt het GS1-codesysteem? vindt u een korte weergave van de basisprincipes van het GS1-codesysteem, het toepassingsgebied en de relatie tussen EAN-codering, electronic data interchange (EDI) en logistiek. In Hoe codeert u? behandelen we de verschillende EAN-codes en hun specifieke toepassing. Hier komt aan de orde hoe u van start gaat met coderen. U vindt hier antwoorden op vragen als wie is verantwoordelijk voor het toekennen van de code? en hoe informeer ik mijn handelspartners? In Hoe bouwt u een EAN-code op? behandelen we de structuur van de verschillende EANcodes. Hier vindt u ook de berekeningswijze van het controlecijfer terug. In Hoe voegt u aanvullende informatie toe? belichten we hoe u, naast identificatie, ook aanvullende gegevens kunt toevoegen aan uw producten. Hier vindt u informatie over de Application Identifier standaard. In Hoe vertaalt u een EAN-code in een EAN-symbool? komen de EAN-symbolen aan bod: hoe vertaalt u alle EAN-codes nu in streepjes? Zowel de technische specificaties als het gebruik van de verschillende symbooltechnieken, zoals EAN13, EAN128 en GS1 DataBar vindt u in dit hoofdstuk terug. In Waar plaatst u het symbool op de verpakking? komt de plaats van het EAN-symbool aan bod, zowel op consumenteneenheden als omverpakkingen en pallets. In Hoe kunt u elektronisch gegevens uitwisselen op basis van EAN-codes? lichten we kort de rol van data alignment en electronic data interchange toe. In de begrippenlijst vindt u alle relevante begrippen met betrekking tot het GS1-codesysteem in een overzichtelijke lijst met definities terug.


1. Hoe werkt het GS1-codesysteem?Dit eerste hoofdstuk van het handboek GS1-codesysteem geeft een kort overzicht van de algemene kenmerken en de mogelijkheden van het GS1-codesysteem. In Hoe werkt het GS1-codesysteem? vindt u een korte weergave van de basisprincipes van het GS1-codesysteem, het toepassingsgebied en de relatie tussen EAN-codering, electronic data interchange (EDI) en logistiek.

1.1.1. Hoe werkt het GS1-codesysteem?Door gebruik te maken van de EAN-artikelcode kan de consument veel sneller langs de kassa en ontvangt een gespecificeerde kassabon. De kassascanner identificeert automatisch de code en u ontvangt hierdoor handige verkoopinformatie.

Wist u dat u het GS1-codesysteem voor meer toepassingen kunt gebruiken?U kunt de EAN-codes ook gebruiken voor logistieke toepassingen, zoals het identificeren van (om)dozen, pallets, trollies etc. Ook locaties en bedrijfsadressen kunt u van een code voorzien en zijn in elektronische vorm geautomatiseerd te verwerken. Door uw producten van een code te voorzien en te scannen verzamelt u waardevolle logistieke gegevens. Met behulp van deze gegevens is een nauwkeurige voorraadbeheersing of tracking en tracing mogelijk. Het GS1-codesysteem is de wereldwijd geaccepteerde standaard voor het uniek en gelijkvormig coderen van onder andere: Artikelen (consumenteneenheden en omverpakkingen) Besteleenheden en andere handelseenheden Aanvullende artikelinformatie, zoals houdbaarheidsdatum of serienummers Bedrijfslocaties (adressen) Verzendeenheden, zoals pallets Het GS1-codesysteem houdt voor GS1 Nederland niet op bij streepjes (symbool) en cijfers (code). GS1 helpt u ook het codesysteem effectief en gemakkelijk in te voeren. Dit handboek helpt u daarbij.

Werken met het GS1-codesysteem?De traditionele kassa registreert alleen geldontvangsten. Door gebruik te maken van het GS1-codesysteem kunt u veel meer informatie verzamelen: welke artikelen in welke aantallen de klant koopt de omvang van transacties in aantallen per artikel, per afdeling, per dag en op welk tijdstip welke artikelen de klant in combinatie koopt welke artikelen juist niet in combinatie worden verkocht, terwijl het assortiment daarop wel is afgestemd.


De scanninggegevens zijn de basis voor bestelprognoses en het bepalen van kooppatronen en trends op langere termijn. Met gebruik van de EAN-codes kunt u uw goederen- en informatiestroom automatisch koppelen. Hierdoor is tracking en tracing (volgen en herleiden) mogelijk van goederen over de hele wereld. Voor u betekent dit een betere beheersing van uw logistieke processen.

Van kassascanning naar logistieke toepassingenAanvankelijk werden vooral consumenteneenheden van codes voorzien. De EAN-codering wordt nu echter steeds meer gebruikt om omverpakkingen, halffabrikaten en onderdelen te coderen. U heeft de keuze uit een groot aantal toepassingen. Onderstaand een aantal voorbeelden: EAN13-artikelcode voor consumenteneenheden EAN13-code voor in-store codering 8-cijferige EAN-artikelcodes voor kleine artikelen EAN128-symbool voor omverpakkingen en aanvullende informatie als houdbaarheidsdata en batchnummers EAN-verzendcode (SSCC) voor verzendeenheden EAN-adrescode voor het coderen van adressen en locaties

Wat zijn uw voordelen?Het GS1-codesysteem heeft voor u een aantal belangrijke voordelen. De EAN-codes zijn: Wereldwijd toepasbaar Bij GS1 zijn meer dan 100 landen aangesloten. Het GS1-codesysteem is zo opgebouwd dat elk bedrijf ter wereld het kan gebruiken om eenheden wereldwijd uniek te identificeren in de goederen- en informatiestroom. Wereldwijd uniek Elke deelnemer van GS1 ontvangt een bedrijfsnummer, waarmee u zelf artikel-, verzend- en adrescodes kunt aanmaken. Omdat u zelf uw producten codeert op basis van dit bedrijfsnummer, kunt u ervan op aan dat de code op uw artikelen en verzendeenheden wereldwijd uniek is. De bron codeert EAN-codes worden decentraal toegekend, namelijk door en bij de bron van het artikel. De bron is het bedrijf dat merkhouder is van het artikel. Om het mogelijk te maken dat een artikel uniek identificeerbaar is, is het noodzakelijk dat het artikel aan het begin van de keten wordt voorzien van een EAN-code. Geen voorgeschreven classificaties De EAN-codering is zuiver identificerend (artikelvolgnummer) en betekenisloos. Classificaties hebben vooral betrekking op uw eigen bedrijfsprocessen of branche, daarom bevatten EAN-(artikel)codes geen enkele classificatie. Door alleen een identificerend nummer op te nemen is het systeem heel flexibel en kan de code klein blijven. Voor het uniek identificeren van uw artikel of verzendeenheid is een nummer voldoende. Heeft u eenmaal een EAN-(artikel)code toegekend, dan kunt u deze code wereldwijd gebruiken in alle logistieke systemen en processen voor productidentificatie en koppeling van gegevens.


Onafhankelijk en branche-overschrijdend GS1-standaards worden beheerd door niet-commercile organisaties, zijn onafhankelijk, bedrijfs- en branche-overschrijdend en worden wereldwijd ondersteund. GS1-organisaties zijn stichtingen die aangesloten zijn bij GS1 Global Office [http://www.gs1.org/] met een bestuur van bedrijven uit diverse branches. GS1 Nederland [http://www.gs1.nl/] beheert de standaards in Nederland.

GS1 standaards na het GS1-codesysteem GS1 eComGS1 biedt niet alleen een standaard om producten automatisch te identificeren, maar ook een standaard voor de uitwisseling van EDI (Electronic Data Interchange berichten ). Met de EDI standaards kunt u gestructureerde en genormeerde berichten geautomatiseerd en elektronisch uitwisselen met uw handelspartners. Dat kan op basis van EANCOM en de XML.

EANCOMVoor elektronische communicatie biedt GS1 Nederland u ondersteuning met EANCOM [http://www.gs1.nl/], de standaard voor elektronisch berichtenverkeer binnen handel, industrie, transport en logistieke dienstverlening. Hierbij wordt meestal gebruikt gemaakt van een VAN (Value Added Network).

XML-standaard van GS1Daarnaast heeft GS1 Nederland een standaard voor XML [http://www.gs1.nl/] (eXtended Markup Language). De XML-standaard is de nieuwe basisstandaard waarmee bedrijven EDI-berichten kunnen uitwisselen, voornamelijk over het Internet.

Global Data Synchronisation Network (GDSN)Een manier om altijd over de juiste artikelgegevens te beschikken is via deelname aan een datapool. In Nederland hebben we hiervoor de GS1 Data Alignment Service (GS1 DAS). Nu internationaal zakendoen steeds meer gemeengoed wordt, is er naast gegevensuitwisseling op nationaal niveau echter ook behoefte om over landsgrenzen heen te kijken. Het Global Data Synchronisation Network (GDSN) voorziet in deze behoefte door middel van een netwerk van databases, verspreid over de hele wereld maar met eenduidige artikelgegevens. Een koppeling van databases in verschillende landen zorgt ervoor dat gegevens ook grensoverschrijdend te benaderen zijn. Hiermee is GDSN een wereldwijde omgeving voor veilige en continue datasynchronisatie, waarin u zelf bepaalt welke van uw gegevens u beschikbaar maakt voor uw handelsrelaties waar ook ter wereld. Al uw partners hebben op elk moment consistente productgegevens in hun systemen.

EPCglobalHet EPCglobal-netwerk [http://www.epcglobalinc.org] is de wereldwijde GS1-standaard voor RFID (Radio Frequency Identification). EPC staat voor Electronic Product Code. Het uitgangspunt van het EPCglobal-netwerk is dat elk object (product, pallet, krat) een unieke


code krijgt. Ter verduidelijking: bij een barcode geeft u per soort artikel een code. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld elk literpak melk van een bepaalde producent dezelfde code krijgt. In het EPCglobal-netwerk krijgt ieder afzonderlijk pak melk een eigen unieke code. De gegevensdrager is in dit geval een chip. Aanvullende gegevens slaat u op in een database, welke via een beveiligde internetomgeving te raadplegen is. Gegevens als productiedatum en houdbaarheidsdatum, maar ook elke stap van het product in de keten kunt u vastleggen. Hierdoor kunt u objecten door de hele keten sneller en efficinter volgen.

Wat is RFID?Radio Frequency Identification (RFID) is een technologie waarmee u objecten via radiogolven draadloos kunt identificeren. Een object bevat hiervoor een tag, een microchip die verbonden is aan een flinterdunne antenne. Deze wordt gelezen door een lees/schrijf-unit (reader) die verbonden is aan een computer. RFID biedt een aantal voordelen ten opzichte van barcodes. Zo is bij het scannen van een RFID-tag geen zichtlijn nodig en kunnen er meerdere RFIDtags in een keer uitgelezen worden. Het EPCglobal-netwerk bevat standaards voor de radiofrequenties van tags en readers en afspraken over de nummering in de tag. Daarnaast biedt het specificaties voor de software voor het uitwisselen en raadplegen van de transacties die plaatsvinden. Het bestaat uit verschillende onderdelen. Electronic Product Code Een nummersysteem, gebaseerd op EAN-codes, dat elk object uniek identificeert. U kunt bijvoorbeeld uw bestaande EAN-artikelcodes hierin opnemen. Deze vult u dan aan met een serienummer om elk artikel uniek te identificeren. Tags en Readers Het EPCglobal-netwerk bevat tevens standaards voor tags en readers, en standaards voor protocollen tussen tags en readers. Object Name Service (ONS) De Object Name Service is een database waarin vastligt waar de gegevens over de verschillende EPCs zijn terug te vinden. Het is de bedoeling dat op termijn alle gegevens via internet zijn terug te vinden en dat de ONS u naar die gegevens leidt. Het werkt als een index. U kunt het vergelijken met DNS (Domain Name System), dat die functie voor de huidige internetinformatie heeft. Als u bijvoorbeeld www.gs1.nl typt vindt DNS het bijbehorende IP-adres. Middleware en EPC Information Systems Standaards voor software interfaces die het mogelijk maken om gegevens over de objecten tussen verschillende bedrijven op een standaard manier en via een beveiligde toegang uit te wisselen.

Effecient Consumer Response (ECR)Efficient Consumer Response (ECR) is een in 1990 ontwikkelde werkwijze waarbij retailers en fabrikanten samenwerken in de keten om de eindgebruiker sneller, beter en tegen lagere kosten te kunnen bedienen. ECR Nederland heeft tussen 1996 en 2006 veel kennis bijeengebracht om Nederlandse retailers en fabrikanten efficint samen te laten werken. Na de fusie met GS1 Nederland is deze kennis nu beschikbaar voor GS1 Nederland deelnemers. Hieronder treft u een overzicht van de verschillende producten: Handboek Category Management (in voorbereiding) vijfdaagse Cursus Category Management


eendaagse Basiscursus Category Management promotie Evaluatie Model out-of-Stock toolkit ckecklist Category Management software handboek Vraagvoorspelling service Level Agreement bibliotheek: Casebeschrijvingen en toelichtingen zelf meer praten en kennis delen bijeenkomsten en congressen

Wilt u meer informatie?Als u naast de informatie in dit handboek behoefte hebt aan aanvullende informatie en ondersteuning bij uw implementatietraject, dan kunnen wij u via de volgende media verder op weg helpen: telefonische customer support cursussen implementatie ondersteuning informatiemateriaal uitgebreide website het extranet.


2. Hoe codeert u?In dit hoofdstuk gaan we in op het toekennen van EAN-codes. EAN-codes kunt u toekennen aan consumenteneenheden en handelseenheden, maar ook voor bijvoorbeeld logistieke eenheden, assets of klantenkaarten kunt u een EAN-code gebruiken. Eerst lichten we kort toe wie verantwoordelijk is voor het toekennen van de EAN-codes. In de volgende paragraaf komen de verschillende identificatiemogelijkheden aan bod. Tot slot zetten we op een rij hoe u EAN-codes uitwisselt met uw handelspartners, het hergebruik van de codes, wanneer u een nieuwe EAN-artikelcode moet toekennen en hoe u gegevens kunt verwerken in bestanden. In Hoe codeert u? behandelen we de verschillende EAN-codes en hun specifieke toepassing. Hier komt aan de orde hoe u van start gaat met coderen.

2.1. Hoe begint u met coderen?In deze paragraaf komt aan bod dat de bron verantwoordelijk is voor het toekennen van de EAN-code. Daarna geven we kort de basis weer van het GS1-codesysteem: puur identificerend. Vervolgens geven we aan de hand van een voorbeeld aan hoe u van start gaat met coderen. Tot slot geven we in deze paragraaf een korte toelichting op het gebruik van EAN-codes voor interne toepassingen.

2.1.1. De bron codeertDe bron codeert. De bron is de merkhouder van het artikel. Vaak is de producent de bron, maar de importeur of verpakker kan ook de bron zijn.

Wanneer is de fabrikant de bron?Staat de merknaam van de fabrikant op het artikel? Dan brengt hij ook de EAN-artikelcode aan. Hij is dan verantwoordelijk voor het product op de markt.

Wanneer is de tussenhandelaar de bron?De tussenhandelaar is de bron als: hij het product zodanig verandert dat het anders wordt dan het origineel. Bijvoorbeeld door een andere verpakking of andere merknaam te gebruiken. De tussenhandelaar moet dan het product een nieuwe EAN-artikelcode geven. hij het product door derden laat produceren. Als het artikel bijvoorbeeld in het buitenland wordt gemaakt, blijft de Nederlandse merkhouder de bron. Dit betekent dus ook dat het land van oorsprong en het vestigingsland van de producent niet met zekerheid afgeleid kunnen worden uit de EAN-artikelcode.


Wanneer is de detaillist de bron?Als de detaillist een fabrikant opdracht geeft om een artikel te maken, is de detaillist de merkhouder, en brengt hij dus de artikelcode aan. Op deze manier zijn de EAN-artikelcodes van dit artikel altijd gelijk, ook als het artikel door meerdere fabrikanten wordt gemaakt.

2.1.2. Wie codeert? Uitzonderingen en merkloze artikelenIn de volgende voorbeelden gaan we in op uitzonderingen op de regel.

Artikelen die niet door de bron zijn gecodeerdAls importeur of tussenhandelaar kunt u besluiten tijdelijk een eigen EAN-artikelcode toe te kennen aan producten die nog niet door de bron gecodeerd zijn. Hebt u als detaillist een code nodig om te gebruiken binnen uw winkel? Dan kunt u aan producten die (nog) geen EAN-code hebben, een interne code toekennen.

Merkloze en generieke artikelenWat te doen als verschillende leveranciers een schijnbaar gelijk (uitwisselbaar) product aanleveren? Voor de consument is het artikel dan telkens identiek, in vorm en prijs maar de inkoopprijs en de leverancier of fabrikant kunnen wisselend zijn. Enkele voorbeelden van dit soort producten zijn: longdrinkglazen gipsplaten kaarsen appels. Ook voor merkloze en generieke artikelen geldt: de bron codeert. Zo kan het voorkomen dat schijnbaar dezelfde artikelen toch verschillende EAN-codes hebben. Handelt u in dit soort artikelen? Houd dan rekening met de consequenties die dat kan hebben voor uw bestandsorganisatie (denk hierbij bijvoorbeeld aan replenishment-applicaties).

Artikelen geproduceerd onder franchise of in licentieDe eigenaar van het merk (de franchise- of licentiehouder) is de bron en kent de code toe. Een goed voorbeeld is een bottelarij: n of meerdere leveranciers leveren identieke artikelen, die wel onder dezelfde merknaam worden verkocht.

2.1.3. AssortimentsanalyseAan elk (nieuw) artikel moet u een eigen, unieke EAN-artikelcode toekennen. Voordat u uw producten gaat coderen, moet u een assortimentsanalyse uitvoeren. We onderscheiden hierbij producten met een vaste maat en/ of vast gewicht en met variabele maten/gewichten. Aan de hand van een analyse van uw artikelbestand kent u aan ieder uniek artikel een EANartikelcode toe. Een unieke EAN-artikelcode kent u toe aan: elke variant van een artikel, bijvoorbeeld naar kleur, smaak, geur etc. elke maat verpakking van het artikel, bijvoorbeeld een blik van 100 gram of 250 gram


elke verpakking met daarin een samenstelling van verschillende artikelen. Dit kunnen multipacks zijn met verschillende artikelen die bedoeld zijn voor verkoop in de detailhandel. Het kunnen ook omverpakkingen (handelseenheden) zijn.

Producten met een vaste maat of een vast gewichtMet producten met een vaste maat of een vast gewicht bedoelen we die producten die een vaste verkoopeenheid hebben. Voorbeelden zijn: een potje pindakaas, een doos met zes vazen, een slof sigaretten enz. Ook een meter pijp, een plaat staal of een kubieke meter zand vallen onder deze definitie. De prijs van deze producten ligt vast per eenheid stuks. Uw handelspartners kunnen deze producten bestellen in veelvouden van de verkoopeenheid. Hoe codeert u nu op basis van de assortimentsanalyse? U bepaalt van hoeveel producten er sprake is en kent die vervolgens elk een eigen code toe. Iedere artikelvariant (naar kleur, maat en verpakking) krijgt een eigen unieke EAN-artikelcode, daarbij beginnend bij de kleinste eenheid die aan de consument verkocht wordt. De EANartikelcode is zuiver identificerend. Uit de code zelf kan niet worden afgeleid om wat voor soort product of om welke verpakking het gaat. Elke verpakkingsvorm die een afnemer kan bestellen, is in feite een apart artikel en krijgt een eigen unieke artikelcode: omverpakkingen (colli), combiverpakkingen, standaardaantallen in krimpfolies, multipacks (bijvoorbeeld een tray met 6 blikjes), standaardlengtes op een rol, etc. In het volgende voorbeeld ziet u dat de kleinste producteenheid (de kleur verf) weliswaar een eigen artikelcode krijgt, maar niet aan de directe afnemers wordt aangeboden. Dat is pas bij de omverpakking met meerdere blikken verf in n kleur:


figuur 2.1.3-1

Producten met variabele maten en gewichtenMet producten met variabele maten en gewichten bedoelen we die producten die geen vaste maat of vast gewicht hebben en die bijvoorbeeld verkocht worden onder een prijs per gewicht, per meter of per liter. Voorbeelden zijn: kaas, groenten, vis, vlees vloerbedekking, stoffen, slangen, pijpmateriaal benzine. De consumenteneenheden van artikelen met variabele maten en gewichten codeert u volgens het principe van in-storecodering. Handelseenheden van deze artikelen kunt u coderen met een EAN13-artikelcode. Denk hierbij aan een rol vloerbedekking, een hele


kaas, een krat met 20 pakjes per stuk verpakte kipfilet etc. Ook bij de handelseenheid zal de prijs afhankelijk zijn van de hoeveelheid in de omverpakking. De hoeveelheid is in dit geval een noodzakelijk kenmerk voor de identificatie bij facturatie, uitlevering of ingangscontrole.

2.1.4. Identificatie, geen classificatieBij het toekennen van EAN-artikelcodes aan uw artikelen moet u uitgaan van zuivere identificatie. Een EAN-artikelcode bevat geen informatie over het artikel. Gebruik daarom een zuiver identificerende code en geen betekenisvolle code. Het GS1-codesysteem is een standaard die u niet alleen binnen de muren van uw bedrijf gebruikt, maar juist ook in de communicatie met andere bedrijven. Houd er dus rekening mee dat andere schakels in de keten het volledige 13-cijferige nummer zullen gebruiken om uw product te identificeren. Gebruik daarom een zuiver identificerende code (artikelvolgnummer) en geen betekenisvolle code. Met betekenisvol bedoelen we hier: een code waaruit bijvoorbeeld de kleur of de maat van het artikel af te leiden is. Elk artikel krijgt een eigen, unieke EAN-artikelcode. Deze EAN-artikelcode bevat geen informatie over het artikel, maar is een sleutel tot een bestand, waar informatie over het product is vastgelegd. Een EAN-artikelcode die eenmaal is toegekend aan een artikel wijzigt niet zolang het artikel niet wijzigt.

2.1.5. Interne coderingNiet alle consumenteneenheden zijn voorzien van een EAN-artikelcode en/ of kunnen voorzien worden van de EAN13-artikelcode die gebaseerd is op het bedrijfsnummer waarmee de bron de artikelen codeert. Sommige artikelen die in een winkel worden verkocht, zijn nog niet voorzien van een EAN-artikelcode. Om ook deze artikelen af te kunnen rekenen aan de kassa met behulp van scanning, kan de detaillist ze voorzien van een EAN-artikelcode met een specifieke structuur. Dit noemen we ook wel in-store coding. GS1 Nederland heeft een reeks systeemcodes toegewezen voor deze toepassing.

Interne codering stuksartikelenAls een detailhandelsorganisatie overgaat op scanning, is het van belang dat het hele assortiment van EAN-artikelcodes is voorzien. Zo kunt u voorkomen dat er met verschillende systemen en verschillende procedures wordt gewerkt. Als een artikel om de n of andere reden nog geen EAN-artikelcode heeft, kan de organisatie besluiten om een interne EANartikelcode toe te kennen en deze met een etiket op het artikel aan te brengen. Het is mogelijk dat een bron (de fabrikant, importeur of tussenhandelaar) aan een artikel wel een EAN-artikelcode heeft toegekend, maar deze nog niet in een EAN-symbool op de verpakking drukt. Informeer dus eerst bij de bron of dit het geval is en zo ja, gebruik dan diens EAN-artikelcode, dat bespaart wijzigingen achteraf.

Interne codering consumenteneenheden met een variabel gewichtHier maken we een onderscheid tussen extern voorverpakte artikelen en in de winkel verpakte artikelen met een variabel gewicht.


Artikelen met een variabel gewicht die in bediening (bijvoorbeeld kaas, vlees) of zelfbediening (bijvoorbeeld AGF, schroeven) worden verpakt of die de winkelorganisatie zelf heeft voorverpakt (bijvoorbeeld in een centrale slagerij), krijgen een EAN-artikelcode waarin de prijs of het gewicht is opgenomen. Dit doet u met behulp van een speciaal daarvoor gereserveerde systeemcode. Bij extern (voor)verpakte artikelen waarvan de afrekenprijs afhankelijk is van het gewicht en waarbij leveranciersherkenning vereist is, kunt u gebruikmaken van een blok van 10 of 100 zogenaamde 23-codes, die 23 als systeemcode hebben. Zodra u bij GS1 Nederland een pakket GS1-codesysteem afneemt, kunt u het blok 23-codes aanvragen. Leveranciersherkenning is door handelsorganisaties in Nederland vereist bij productgroepen als kaas, vis, vlees, vleeswaren en wild en gevogelte. Een leverancier kan zo aan een artikel een code toekennen die uniek is in Nederland. Ook artikelen die niet binnen deze productgroepen vallen, maar waarbij leveranciersherkenning wel gewenst is, kunnen een 23-code krijgen. In de barcode is de prijs opgenomen.

Andere toepassingen interne coderingNaast het coderen van consumenteneenheden zoals boven omschreven kunt u interne codering ook in andere gevallen inzetten. Denk hierbij aan interne waardebonnen, geldlades, maar ook aan klantenkaarten.

Spelregels interne codering Alleen EAN13- en EAN8-symbool.Interne codes zijn alleen bedoeld voor interne toepassingen, waarbij het noodzakelijk is om een EAN13- of een EAN8-symbool te scannen, bijvoorbeeld omdat de kassascanner geen andere symbolen kan verwerken. Interne codes mogen daarom uitsluitend op consumentenverpakkingen (ook multipacks en combipacks) voorkomen.

Niet uniekCodes die u toekent op basis van deze systematiek zijn alleen uniek binnen een besloten gebruikersgroep (gesloten systeem). Een andere organisatie kan namelijk exact dezelfde EAN-code hebben toegekend aan een ander artikel of, internationaal gezien, zelfs aan een heel ander toepassingsgebied. Doordat er voor interne codering bepaalde systeemcodes zijn gereserveerd, kan er geen overlap ontstaan met door de bron gecodeerde artikelen. Maar als een product wereldwijd uniek gecodeerd moet zijn, is broncodering de oplossing.


Niet voor extern gebruikJuist omdat interne EAN-artikelcodes niet tot een unieke, ondubbelzinnige identificatie van bijvoorbeeld een artikel kan leiden, mag u een interne code nooit in het communicatieverkeer met andere schakels in de handelsketen gebruiken. Consumenteneenheden met een interne code moet u bestellen/ laten bestellen met de (wereldwijd unieke, op bedrijfsnummer gebaseerde!) EAN-artikelcode van de betreffende omverpakking.

2.2. Welke code hebt u nodig voor uw product?Welke code gebruik ik voor welke toepassing? In deze paragraaf komen de verschillende identificatiemogelijkheden die er zijn binnen het GS1-codesysteem en hun toepassingsgebied aan de orde. In de subpargrafen leest u eerst om welke toepassing het gaat, vervolgens welke code u toe gaat passen en aan welke spelregels u zich moet houden.

2.2.1. ConsumenteneenhedenConsumenteneenheden worden vaak omschreven als de kleinst mogelijke verhandelbare eenheden, die in het retailkanaal langs de kassa komen. Iedere artikelvariant (naar kleur, maat en verpakking) krijgt een eigen unieke EAN-artikelcode, daarbij beginnend bij de kleinste eenheid die aan de consument verkocht wordt. Afhankelijk van het formaat van het product kent u een EAN8- (voor kleine consumenteneenheden) of een EAN13-artikelcode toe.

2.2.2. Kleine consumenteneenhedenSommige consumenteneenheden zijn zo klein, dat er onvoldoende ruimte beschikbaar is om een 13-cijferige artikelcode vertaald in een EAN-symbool te plaatsen. Voor deze kleine consumenteneenheden heeft GS1 Nederland de EAN8-artikelcode beschikbaar. Op bepaalde consumenteenheden is niet voldoende ruimte voor het EAN13-symbool. In dat geval wordt een kleinere variant, het EAN8-symbool toegepast. EAN8-artikelcodes worden door GS1 Nederland toegekend. Het aantal beschikbare EAN8-artikelcodes is zeer beperkt, slechts 100.000 voor heel Nederland. Iedere organisatie met een bedrijfsnummer, kan met een speciaal formulier EAN8-artikelcodes aanvragen. Wij verzoeken u dan wel aan te tonen dat het gebruik van een EAN8-artikelcode noodzakelijk is. EAN8-artikelcodes worden door GS1 Nederland toegekend indien de verpakking van het betreffende artikel aan n van de volgende eisen voldoet: Het formaat van het kleinst mogelijke EAN13-symbool is groter dan 25% van het oppervlak van het grootst mogelijke etiket (of de grootste zijde van verpakking) Het formaat van het kleinst mogelijke EAN13-symbool is groter dan 12,5% van de totaal bedrukbare oppervlakte Het groots mogelijke oppervlak van het etiket (of de grootst zijde van de verpakking) is kleiner dan 40 vierkante cm


De totaal bedrukbare oppervlakte van de verpakking is kleiner dan 80 vierkante cm Het betreft een cilindrische verpakking met een diameter kleiner dan 3 cm. Verder moet in ieder geval aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: een groter etiket is niet mogelijk het bedrijf heeft een aansluitnummer bij GS1 Nederland.

Hele kleine consumenteneenhedenVoor sommige producten en/ of toepassingen is bijvoorbeeld ook het kleine EAN8-symbool niet toereikend. Eind jaren negentig is daarom door GS1 de aanzet gegeven tot het ontwikkelen van een nieuwe familie van symbooltechnieken. Voorbeelden van dergelijke zeer kleine producten zijn een injectiespuit of een ampul (gezondheidszorg) of chips (elektronica). Daarnaast bestaat er behoefte aan het aanbrengen en verwerken van meer informatie op een kleiner oppervlak, die ook nog aan de kassa scanbaar moet zijn. Een voorbeeld hiervan zijn goederen met een variabel gewicht in de code. Nieuwe symbooltechnologien als GS1 DataBar en Composite Symbology kunnen hier een oplossing bieden. GS1 DataBar- en CS-symbolen maken voor het weergeven van gegevens gebruik van Application Identifiers, net als het EAN128-symbool. Nog niet voor alle toepassingsgebieden van deze nieuwe symbooltechnieken zijn richtlijnen voor implementatie beschikbaar. De richtlijnen voor zeer kleine producten in de gezondheidszorg zijn wel gereed.

2.2.3. Handelseenheden of omverpakkingenHandelseenheden kunt u voorzien van een EAN-artikelcode. Handelseenheden zijn eenheden van vastgestelde samenstelling en verpakking die niet bedoeld zijn voor verkoop aan de consument in de detailhandel. Handelseenheden kunt u voorzien van een EAN-artikelcode, op dezelfde wijze als bijvoorbeeld een consumenteneenheid. De wijze waarop u deze EAN-artikelcode in een EAN-symbool kunt vertalen is wel anders. U kunt uw EAN-artikelcodes voor handelseenheden aanbrengen in de vorm van een EAN13-symbool, een ITF-symbool of een EAN128-symbool.

2.2.4. Logistieke verzendeenheden coderenLogistieke verzendeenheden codeert u met de zogenoemde EAN-verzendcode ook wel bekend als de Serial Shipping Container Code: de SSCC. Met deze code kunt u logistieke verzendeenheden, zoals pakketten, pallets en rolcontainers met goederen wereldwijd uniek coderen en identificeren.

Wat zijn logistieke verzendeenheden?Een logistieke verzendeenheid is in de regel de kleinst mogelijke eenheid van goederen, die niet met andere eenheden vast verbonden is en die in de gehele in- en externe logistieke keten afzonderlijk tussen zender en ontvanger gevolgd kan worden.


Voorbeelden van verzendeenheden: n pakket dat van een logistiek dienstverlener van een fabriek naar een distributiecentrum vervoerd moet worden n bonte pallet die in een magazijn wordt samengesteld voor een bepaalde klant n rolcontainer met verschillende artikelen maar wel allemaal met dezelfde bestemming, die in een vrachtauto wordt gereden.

Verschil tussen de EAN-artikelcode en de EAN-verzendcodeDe EAN-artikelcode, voor bijvoorbeeld een omverpakking, wordt soms verward met de EAN-verzendcode. Om deze verwarring weg te nemen, vindt u in onderstaand schema de verschillen tussen de EAN-artikelcode en de EAN-verzendcode.EAN-artikelcode (GTIN) Identificeert een artikel, bijvoorbeeld: - consumenteneenheid - omverpakking met een vaste inhoud - pallet met een vaste inhoud Kent aan onderling gelijke eenheden een gelijke code toe. De EAN-artikelcode kan van het begin tot het einde van de keten gebruikt worden. EAN-verzendcode (SSCC) Identificeert een verzendeenheid, onder andere: - doos - pallet - rolcontainer Kent aan iedere individuele eenheid een unieke code toe. De EAN-verzendcode wordt gedurende de levensduur van de verzendeenheid gebruikt.

tabel 2.2.4-1

Spelregels voor EAN-verzendcodesWilt u een logistieke verzendeenheid identificeerbaar maken, dan voorziet u deze van een unieke EAN-verzendcode. Dat doet u op het moment dat de verzendeenheid ontstaat. Meestal codeert de producent verzendeenheden na het productieproces met een EANverzendcode. Een logistiek dienstverlener of afnemer kan dit ook doen. Bijvoorbeeld om een verzendeenheid te creren vanuit het orderverzamelproces. Als u de EAN-verzendcode gebruikt en toekent, dan moet u de verzendeenheid van een nieuwe unieke EANverzendcode voorzien als deze van samenstelling verandert.

2.2.5. Voordelen van de EAN-verzendcodeHieronder vindt u de voordelen en toepassingsmogelijkheden die de EAN-verzendcode u als producent/leverancier, logistiek dienstverlener of afnemer/ontvanger biedt. Met de EANverzendcode bent u in staat: uw verzendeenheid door de hele handelsketen te tracken en te tracen productrecalls snel en zorgvuldig af te handelen wachttijden voor chauffeurs te verkorten crossdocking beter toe te passen kwaliteit van verse producten te bewaken op basis van correcte batch- en houdbaarheidsgegevens goederenontvangst aanzienlijk sneller te controleren en te registreren capaciteit en werkzaamheden in distributiecentra eerder en beter te plannen. Voor gedetailleerdere informatie over de voordelen en de toepassingsmogelijkheden voor de genoemde partijen zie:


Leverancier/producent Logistiek dienstverlener Afnemer/ontvanger

2.2.6. Voordelen EAN-verzendcode voor de producent/leverancierDe wereldwijd unieke EAN-verzendcode verschaft u, als leverancier, tal van voordelen. Als producent of leverancier kunt u van de EAN-verzendcode gebruikmaken op uw productielocaties of in uw magazijnen. Op een productielocatie kunt u dozen of pallets aan het eind van de verpakkingslijn uniek identificeren met een EAN-verzendcode. De EANverzendcode gebruikt u in zon geval om dozen of pallets te volgen. Op elk moment kan via de unieke sleutel, de EAN-verzendcode de link gemaakt worden tussen de verzendeenheid en de informatie over deze verzendeenheid opgeslagen in het logistiek systeem. Zo kunt u onder meer de volgende gegevens terugvinden: de artikelcode(s) van het product in de eenheid de hoeveelheid producten partij- of batchinformatie zoals productielocatie, -datum en -tijd minimale of maximale houdbaarheidsdatum zoals ten minste houdbaar tot of te gebruiken tot. De wereldwijd unieke EAN-verzendcode verschaft u als producent/leverancier nog meer voordelen:

Inslag/goederenontvangstAls u de grondstoffen en/ of halffabrikaten krijgt aangeleverd, kunt u de EAN-verzendcode gebruiken bij de inslag. Aan de hand van de informatie die aan de EAN-verzendcode gekoppeld is (zoals een houdbaarheidsdatum en/ of batchnummer), kunt u het magazijnsysteem optimaal besturen. Hierdoor bent u in staat de juiste keuzes voor de eenheid te maken bij de routing naar bulklocaties zodat de juiste omloopsnelheid van de voorraad bij een minimaal gebruik aan magazijnruimte bereikt kan worden.

ProductieOp een productielocatie kunt u bij de uiteindelijke verpakkingslijn pallets of andere verzendeenheden voorzien van een EAN-verzendcode. Allereerst moet u de productiegegevens registreren: Er is een pallet 01 van product x gereed. Als u de pallet vervolgens voorziet van een EAN-verzendcode en deze code samen met de palletgegevens (artikelcode, hoeveelheid, batchnummer, etc.) in een bestand opslaat, kunt u de EANverzendcode gebruiken om de pallets en omdozen intern te volgen.

OpslagAls u de EAN-verzendcode scant, weet u altijd waar een pallet zich in het magazijn bevindt en hoe de pallet is samengesteld. Dan kunt u snel bepalen: welke artikelen op de pallet staan in welke hoeveelheid van welke batch ze afkomstig zijn tot wanneer ze houdbaar zijn.


OrderpickingU bent met de EAN-verzendcode in staat om het orderverzamelproces te ondersteunen. U kunt aan de vorkheftruckchauffeur doorgeven welke pallet waar moet worden opgehaald. Bij het oppakken van de pallet kunt u ter controle de EAN-verzendcode scannen.

UitslagDe EAN-verzendcode helpt u goederen verzendklaar te maken. Bij de uitlevering van de goederen kunt u aan de hand van gegevens over houdbaarheid, batchnummer, etc. opzoeken welke pallets met welke EAN-verzendcodes uitgeleverd moeten worden. Ook kunt u de EAN-verzendcode bij de uitslag gebruiken om te controleren of de juiste pallet zich in de juiste vrachtwagen bevindt.

2.2.7. Voordelen EAN-verzendcode voor de logistiek dienstverlenerDe wereldwijd unieke EAN-verzendcode verschaft u, als logistiek dienstverlener tal van voordelen:

Inslag/goederenontvangstU kunt de EAN-verzendcode gebruiken bij het inboeken van de pallets. Deze code wordt gekoppeld aan informatie die van tevoren via bijvoorbeeld een elektronische pakbon is verzonden. Bij u is dan vooraf bekend welke goederen geleverd worden. U bent hierdoor in staat om van te voren de benodigde capaciteit in te plannen. Het hele inboekproces kunt u sneller en zonder papieren overhead laten verlopen. Bovendien kunt u de goederen zelf veel sneller en efficinter verwerken. Dit maakt het mogelijk om frequenter en in kleinere hoeveelheden te bestellen, wat uiteindelijk een gunstig effect heeft op uw interne voorraadniveau.

Sortering en routingDe EAN-verzendcode ondersteunt u bij automatische sorteer- en routingsprocessen. Bij acceptatie van het pakket wordt de eindbestemming opgeslagen. U kunt de routing dan meteen plannen. In het distributieproces is deze informatie door scanning van de EAN-verzendcode overal waar nodig beschikbaar. Ook bent u in staat telkens de actuele status bij te werken. U kunt snel en efficint inspringen op knelpunten en capaciteitsproblemen.

Tracking en tracingU kunt met de EAN-verzendcode tevens de goederen volgen binnen uw distributieketen, doordat alle partijen dezelfde systematiek gebruiken. Hierdoor is op elk moment bekend waar een bepaalde pallet zich bevindt. Zeker indien verzendeenheden meerdere sorteerprocessen doorlopen, is het van belang om te kunnen volgen waar zij zich bevinden.


Door het scannen van de EAN-verzendcode kunt u in elk fase de status van de verzendeenheid bijwerken. Deze informatie kan door middel van elektronische datacommunicatie naar uw handelspartner verzonden worden. Hierdoor is de voortgang van alle partijen zichtbaar en kan bij eventuele afwijkingen doeltreffend actie worden ondernomen.

Groeperen en degroeperenOok groepering- en degroeperingsprocessen kunt u ondersteunen met de EAN-verzendcode. Vooropgesteld dat zowel de gehele verzendeenheid als de afzonderlijke componenten voorzien zijn van een EAN-verzendcode. Bij het degroeperen wordt door scanning geregistreerd in welke componenten de verzendeenheid uiteenvalt. Vervolgens kunnen deze componenten gesorteerd, opgeslagen, gepickt en daarna weer gegroepeerd worden. Bij hergroeperen moet u de EAN-verzendcodes van alle componenten scannen om te verifiren dat de eenheid compleet is. Vervolgens kent u een eigen EAN-verzendcode toe aan de nieuw samengestelde eenheid zodat de nieuwe verzendeenheid weer gevolgd kan worden in uw distributieketen.

UitslagDe EAN-verzendcode kan tevens een zeer belangrijke rol spelen bij het verzendklaar maken van de goederen. Bij de uitlevering van de goederen kunt u aan de hand van gegevens over houdbaarheid, batchnummer, etc. opzoeken welke pallets met welke EAN-verzendcodes uitgeleverd moeten worden. Tevens kunt u de EAN-verzendcode bij de uitslag gebruiken om te controleren of de juiste pallet in de juiste vrachtwagen is gezet.

2.2.8. Voordelen EAN-verzendcode voor de afnemer/ontvangerDe wereldwijd unieke EAN-verzendcode verschaft u als afnemer/ontvanger tal van voordelen:

Inslag/goederenontvangstU kunt de EAN-verzendcode gebruiken bij het inboeken van pallets. Deze code wordt gekoppeld aan informatie die van tevoren via bijvoorbeeld een elektronische pakbon is verzonden. Bij u is dan vooraf bekend welke goederen geleverd worden. U bent hierdoor in staat om van te voren de benodigde capaciteit in te plannen. Het hele inboekproces kunt u sneller en zonder papieren overhead laten verlopen. Bovendien kunt u de goederen zelf veel sneller en efficinter verwerken. Dit maakt het mogelijk om frequenter en in kleinere hoeveelheden te bestellen, wat uiteindelijk een gunstig effect heeft op uw interne voorraadniveau.

OpslagAls u de EAN-verzendcode scant, weet u altijd waar een pallet zich in het magazijn bevindt en hoe de pallet is samengesteld. Dan kunt u snel bepalen: welke artikelen op de pallet staan in welke hoeveelheid van welke batch ze afkomstig zijn tot wanneer ze houdbaar zijn.


OrderpickingU bent met de EAN-verzendcode in staat om het orderverzamelproces te ondersteunen. U kunt aan de vorkheftruckchauffeur doorgeven welke pallet waar moet worden opgehaald. Bij het oppakken van de pallet kunt u ter controle de EAN-verzendcode scannen.

UitslagDe EAN-verzendcode kan tevens een zeer belangrijke rol spelen bij het verzendklaar maken van de goederen. Bij de uitlevering van de goederen kunt u aan de hand van gegevens over houdbaarheid, batchnummer, etc. opzoeken welke pallets met welke EAN-verzendcodes uitgeleverd moeten worden. Tevens kunt u de EAN-verzendcode bij het uitslagproces gebruiken om te controleren of de juiste pallet in de juiste vrachtwagen is gezet.

Tracking en tracingU kunt met de EAN-verzendcode tevens de goederen volgen binnen uw distributieketen, doordat alle partijen dezelfde systematiek gebruiken. Hierdoor is op elk moment bekend waar een bepaalde pallet zich bevindt. Zeker wanneer verzendeenheden meerdere sorteerprocessen doorlopen, is het van belang om te kunnen volgen waar zij zich bevinden. Door het scannen van de EAN-verzendcode kunt u in elke fase de status van de verzendeenheid bijwerken. Deze informatie kan door middel van elektronische datacommunicatie naar uw handelspartner verzonden worden. Hierdoor is de voortgang van alle partijen zichtbaar en kan bij eventuele afwijkingen doeltreffend actie worden ondernomen.

2.2.9. EAN-verzendcodes in de praktijkHier vindt u enkele mogelijkheden van hoe u EAN-verzendcodes kunt toekennen aan een hoeveelheid goederen die tot n zending behoren. Stel dat u een zending goederen voor transport hebt aan te bieden. De zending bestaat uit 2 losse dozen televisies en een pallet met 10 dozen videos. Om EAN-verzendcodes toe te kennen, is het van belang om te bepalen welke eenheid afzonderlijk behandeld en gevolgd moet kunnen worden. Hier ziet u twee mogelijke wijzen van toekenning:

Mogelijkheid 1: De pallet als verzendeenheidDe zending die van A naar B vervoerd moet worden, bestaat uit: 2 dozen televisies met 2 EAN-verzendcodes: doos 1: 387123456700000013 (SSCC-1) doos 2: 387123456700000020 (SSCC-2) 1 pallet met de EAN-verzendcode: 387123456700000037 (SSCC-3) waarop 10 dozen videos staan. De zending bestaat dus uit 3 verzendeenheden (namelijk 2 dozen plus 1 pallet), elk gedentificeerd met een SSCC (zie figuur ). Deze 3 verzendeenheden omvatten in totaal 12 dozen of colli. De pallet met de dozen videos wordt in deze situatie als n eenheid (SSCC-3) behandeld en gevolgd.


Figuur 2.2.9-1

Mogelijkheid 2: de doos als verzendeenheidAls variant hierop wordt de situatie beschreven waarbij de producent ook alle dozen op deze pallet met videos heeft voorzien van een unieke SSCC (SSCC-3 t/m SSCC-12). Nu zijn er in feite 12 verzendeenheden en dient de pallet slechts als een soort hulpmiddel bij transport. Niet de pallet maar de losse videodozen worden hierbij dus als eenheid gevolgd (zie figuur ). Dit betekent dat de dozen op de pallet allemaal afzonderlijk behandeld moeten worden. U kunt hierdoor de status van elke individuele doos bijhouden.

Figuur 2.2.9-2

2.2.10. Klanten, patinten of relatiesKlanten en/ of relaties kunt u met het GS1-codesysteem van een unieke code voorzien.


Met de GSRN kan een dienstverlenende organisatie de afnemer (klant/patint) van haar diensten van een uniek nummer voorzien, zonder een persoon te hoeven identificeren. Een voorbeeld is een patintendossier in een ziekenhuis. Het GSRN hoeft u niet centraal te registreren om uniciteit te garanderen. In het voorbeeld van ziekenhuizen, heeft elk ziekenhuis een eigen aansluitnummer. Hiermee geven zij hun patinten een unieke code. Als een patint overgaat van het ene ziekenhuis naar een ander blijft het patintendossier toch uniek gedentificeerd.

2.2.11. AdressenU kunt ook uw adressen voorzien van een EAN-code met behulp van de EAN-adrescode of Global Location Number (GLN). Adrescodes kunt u toekennen aan fysieke locaties, maar ook aan uw bedrijf als handelspartij. Met de EAN-adrescode kunt u interne en externe bedrijfsadressen coderen. De code kunt u gebruiken voor elektronische gegevensuitwisseling met uw handelspartners. Hierdoor kunt u uw gegevens synchroniseren met die van de handelspartner. U kunt goederenstromen beter beheersen: met de EAN-adrescode kunt u aangeven voor welk adres de goederen bestemd zijn. U creert een EAN-adrescode op basis van uw bedrijfsnummer of u kunt een apart blok van EAN-adrescodes aanvragen bij GS1.

Voorbeelden van adressen Externe postadressen Hoofdkantoor Vestigingen Distributiecentra

Interne adressen Afdelingen Laadplatforms Magazijnen Magazijnlocaties Bewerkingsplaatsen in productiebedrijven Productiestraten Lopende banden

Wanneer moet u een nieuwe adrescode toekennen?Net als bij het wijzigen van een product komt u bij het wijzigen van een adres voor de vraag te staan: moet ik nu ook een andere adrescode toekennen? Een adrescode wijzigt bijvoorbeeld als uw distributiecentrum van de ene locatie naar een andere locatie verhuist. In dat geval zult u partijen die van en naar dit adres leveren op de hoogte moeten brengen van deze wijziging. Uw adrescode wijzigt niet in het geval van een naamswijziging van uw bedrijf: dit heeft immers geen impact op de handelsrelatie met uw handelspartners. De verschillende scenario's zijn uitgewerkt in de GLN Allocation Rules. [http://www.gs1.org/glnrules/]


2.2.12. Het coderen van retouremballageAan retouremballage kunt u ook een EAN-artikelcode toekennen. Naast het feit dat u zo types kratten, pallets en dergelijke kunt identificeren, kunt u met behulp van een serienummer ook individuele kratten e.d. identificeren. De EAN-artikelcodes voor deze toepassingen zijn de GRAI en de GIAI. Met zowel de GRAI (Application Identifier 8003) als de GIAI (Application Identifier 8004) kunt u individuele en duurzame retouremballage zoals kratten, rolcontainers, pallets, etc. identificeren en administreren. Deze codes helpen u bijvoorbeeld bij het volgen en terugvinden van individuele herbruikbare (transport) verpakkingen.

AI (8003) Global Returnable Asset Identifier (GRAI)De GRAI gebruikt u om (transport)verpakkingen permanent te voorzien van een unieke code. U mag de GRAI niet gebruiken om logistieke verzendeenheden (bijvoorbeeld een pallet met goederen) te identificeren. Deze verzendeenheden zijn meestal van tijdelijke aard, in zulke gevallen moet u de EAN-verzendcode, AI (00), gebruiken.

AI (8004) Global Individual Asset Identifier (GIAI)De GIAI gebruikt u om eigendommen, waaronder retouremballage, te identificeren. Het gaat hierbij om eenheden waarvoor geen nadere categorisatie nodig/ mogelijk is. De GIAI wordt bijvoorbeeld toegepast voor het identificeren en volgen van kunstwerken.

2.2.13. KlantkaartenSteeds meer organisaties geven hun vaste klanten een klantenkaart. Een dergelijke kaart kan als alternatief worden aangeboden voor het sparen van zegeltjes, maar ook worden gebruikt als betaalmiddel. Er zijn verschillende mogelijkheden binnen de systematiek van in-store codering. Daarnaast kunt u gebruik maken van uw bedrijfsnummer om een code samen te stellen. Ter identificatie van de klant kunt u een EAN-code gebruiken. GS1 Nederland biedt voor het coderen van klantkaarten binnen het GS1-codesysteem de volgende mogelijkheden: Met systeemcode 25. Deze systeemcode gebruikt u als het een zuivere interne klantenkaart is (voor 1 winkelorganisatie), die niet wordt gedeeld met andere organisaties. De code wordt weergegeven in een EAN13-symbool. Met een Global Service Relation Number (GSRN) op basis van een bedrijfsnummer. Voor het coderen van Service Relations (bijvoorbeeld klanten) kunt u gebruikmaken van uw bedrijfsnummer en Application Identifier (AI) 8018 in een EAN128-symbool. In tegenstelling tot de in-store coderingswijzen, kan deze code uitsluitend in een EAN128-symbool worden opgenomen. Kassascanners zijn vaak niet uitgerust om deze barcode te decoderen. De code kan uiteraard ook in een magneetstrip of een chipkaart worden opgenomen. Door het gebruik van de combinatie met een bedrijfsnummer kan worden gegarandeerd dat de toegekende code internationaal uniek is. Dit in tegenstelling tot de alternatieven binnen in-store codering Met systeemcode 260.


Deze systeemcode is gereserveerd voor klantkaarten met een winkeloverschrijdend karakter. Deze methode is onder meer toegepast bij de klantkaarten Airmiles en Rocks. Er zijn 9 posities beschikbaar voor nummertoekenning. Hierdoor kunnen 1 miljard klanten een code krijgen. Omdat het een toepassing van in-store betreft, is de code slechts binnen een gesloten systeem uniek. De code wordt weergegeven in een EAN13-symbool. Overlap wordt voorkomen doordat winkelorganisaties slechts n van de twee kaarten accepteren. Een nummer dat is toegekend aan een Airmileskaart kan dus ook op een Rockskaart voorkomen. Met systeemcode 261tot en met 269 Als u de code moet weergeven in een EAN13-symbool en de kaart moet om wat voor reden dan ook voorzien zijn van een unieke code, dan kunt u bij GS1 Nederland een reeks nummers aanvragen waarmee u klantenkaarten kunt coderen. Voor dit doel geeft GS1 Nederland blokken uit van klantenkaartcodes. Een klantenkaartcode uit de reeks van 261 t/m 269 wordt aanbevolen als klantenkaarten worden uitgegeven die aan een of meer van de volgende kenmerken voldoen: de gebruikte scansystemen kunnen uitsluitend EAN-13-symbolen scannen. Dit is het geval bij veel kassascanners er is een kans dat overlap bestaat tussen verschillende klantkaarten of loyalty systemen de kaart is niet bedoeld voor gebruik uitsluitend in n winkelorganisatie de systeemcode 25 of 260 is al in gebruik in de winkelorganisatie. Voor alle klantenkaartcodes gelden de volgende richtlijnen: het is de bedoeling dat de organisatie de codes opeenvolgend uitgeeft. Dat wil zeggen: de eerste kaart krijgt het eerste nummer uit een reeks en elke volgende kaart krijgt de eerstvolgende vrije kaartcode klantenkaartcodes mag u hergebruiken klantenkaartcodes zijn betekenisloos. Dat wil zeggen dat aan de code zelf niet te zien is aan welke klant, of kaart, de code is uitgegeven. Bent u van plan om klantenkaarten te coderen met het GS1-codesysteem? Neem dan contact op met GS1 Nederland.

2.2.14. Consumenteneenheden met een instore codeNiet alle consumenteneenheden zijn voorzien van een EAN-artikelcode en/ of kunnen voorzien worden van de EAN13-artikelcode die gebaseerd is op het bedrijfsnummer waarmee de bron de artikelen codeert. Voor deze consumenteneenheden kan in-store coding een oplossing bieden. Consumenteneenheden die een interne code krijgen toegewezen zijn: stuksartikelen die niet door de bron van een code zijn voorzien consumenteneenheden met een variabel gewicht (intern verpakt en extern voorverpakt)


Voor interne EAN-artikelcodes die u kunt gebruiken voor stuksartikelen zijn de volgende codestructuren beschikbaar: Interne EAN13-artikelcode met systeemcode 20 Interne EAN8-code met systeemcode 2 UPC-LAC (Local Assigned Code) Velocity code Voor codering van consumenteneenheden met een variabel gewicht zijn verschillende systeemcodes beschikbaar, afhankelijk van de toepassing. Daarnaast kunt u de methode van in-store codering ook gebruiken voor andere toepassingen, zoals klantenkaarten. Ook voor interne toepassingen als het coderen van geldlades, interne waardebonnen, selfscanbonnen e.d. kunt u gebruikmaken van een in-store codering. Overzicht van deze systeemcodes voor interne codering en de structuur en opbouw van deze EAN-artikelcodes.

2.2.15. Variabel gewichtConsumenteneenheden met een variabel gewicht kunt u voorzien van een EAN-artikelcode met behulp van in-store codering. Aan eenheden met een variabel gewicht die niet langs de kassascanner moeten, kent u gewoon een EAN-artikelcode toe. Consumenteneenheden met een variabel gewicht De codestructuren die we hier behandelen mag u uitsluitend toepassen als aan de volgende eisen is voldaan: het betreft een artikel met een variabel gewicht (elk stuks heeft een ander gewicht) de afrekenprijs is afhankelijk van het gewicht (bijvoorbeeld vanwege een prijs per kilogram). Hierdoor heeft ieder stuks een andere prijs het betreft een consumenteneenheid en geen grootverpakking of omverpakking. Artikelen die aan deze vereisten voldoen, krijgen een barcode waarin de prijs of het gewicht van het individuele stuks is opgenomen (afhankelijk van het soort toepassing). Er is een belangrijk onderscheid in het coderen van artikelen met een variabel gewicht die in de winkel worden verpakt, en dergelijke artikelen die extern (bijvoorbeeld door de fabrikant) worden verpakt.

In de winkelArtikelen met een variabel gewicht, die in bediening (bijvoorbeeld kaas, vis, vlees) of zelfbediening (bijvoorbeeld agf, schroeven, drop) worden verpakt en gecodeerd of die zijn voorverpakt binnen de winkelorganisatie (bijvoorbeeld in een centrale slagerij), krijgen een EAN-code waarin de prijs of het gewicht is opgenomen. Als de afrekenprijs in leesbaar schrift is vermeld op de verpakking verdient het de voorkeur om deze ook op te nemen in de code. Alleen dan is het verschil bij de kassa tussen de afgedrukte prijs en hetgeen wordt berekend aan de klant uitgesloten. Hiervoor kunt u de


systeemcodes 21 en 22 gebruiken. GS1 Nederland adviseert om de codestructuur voor gewicht uitsluitend te gebruiken in die gevallen waarin de prijs niet vooraf kan worden vastgesteld (bijvoorbeeld in situaties waarin per klant een aparte prijsafspraak geldt). In deze situaties gebruikt u systeemcode 28.

Extern voorverpakt (broncodering van wichtartikelen) Kaas, vis, vlees, vleeswaren, wild en gevogelte: leveranciersherkenningBij extern (voor)verpakte artikelen uit deze productgroepen wordt door handelsorganisaties in Nederland geist dat iedere artikelvariant een unieke code heeft. Als het een artikel met variabel gewicht betreft, waarvan de afrekenprijs afhankelijk is van het gewicht, dan moet u voor deze artikelen bij GS1 Nederland een blok van 10 of 100 zogenaamde 23-codes aanvragen. Op deze wijze kan een leverancier, binnen het aan hem toegewezen blok, aan een artikel een code toekennen die uniek is in Nederland. Artikelen die niet binnen deze productgroepen vallen, maar waarbij leveranciersherkenning wel gewenst is, kunnen ook een 23-code krijgen. Naast deze artikelcodes wordt in de barcode de prijs opgenomen.

SpelregelsVoor door GS1 Nederland toegewezen 23-codes gelden verder dezelfde regels als voor normale EAN-artikelcodes : de bron codeert iedere artikelvariant krijgt een andere code artikelcodes zijn zuiver identificerend artikelcodes mogen worden hergebruikt. De bron vraagt codes aan bij GS1 Nederland in een hoeveelheid die overeenkomt met de grootte van het assortiment artikelen. De bron is verder verantwoordelijk voor het juist toekennen van de codes en dient de handelspartners te informeren over de artikelinformatie behorende bij de EAN-codes.

Omverpakkingen en grootverpakkingenAan omverpakkingen of grootverpakkingen van wichtartikelen (een wiel kaas, een krat vlees, etc.) kent u een EAN13-artikelcode toe. Deze code gebruikt u in het logistieke traject en kan zodoende terugkomen in bijvoorbeeld elektronische order- en factuurberichten. Voor artikelen met variabel gewicht kunt u naast deze artikelcode ook gewichtsinformatie in de barcode opnemen.

Artikelen afrekenen en bestellen: verschillende EAN-codesDe EAN-codes voor artikelen met een variabel gewicht (systeemcodes 23, 28) kunt u niet gebruiken om artikelen te bestellen. Ze zijn uitsluitend bedoeld om artikelen te kunnen afrekenen aan de kassa. Bij bestellen speelt de variabele hoeveelheid geen enkele rol. De richtlijn is: de leverancier kent een unieke EAN13-artikelcode toe aan een besteleenheid. Op een consumenteneenheid staat dan wel een EAN-code uit de in-store reeks om afrekenen mogelijk te maken.


Bijvoorbeeld:Een stuk belegen kaas van circa 250 gram kan besteld worden met een EAN-code 8712345000004. Op het stuk kaas is een in-store code aangebracht met systeemcode 23 en de daadwerkelijke afrekenprijs van het individuele stuk. Ook kunnen stukken belegen kaas van circa 250 gram worden besteld in een krat van 20 stuks. Deze krat heeft EAN-code 8712345000011. De individuele stuks zijn dan weer voorzien van een in-store code met systeemcode 23

2.2.16. CadeaubonnenOp een cadeaubon gebruikt u een EAN-artikelcode.

Wat is de cadeaubon?Een cadeaubon is een waardepapier, dat u kunt gebruiken om willekeurige artikelen te kopen. Meestal kunt u een cadeaubon alleen in bepaalde winkels of voor bepaalde artikelgroepen gebruiken (bijvoorbeeld de Nationale CD-bon of de Boekenbon).

Waarvoor wordt de streepjescode op de cadeaubon gebruikt?De streepjescode op een cadeaubon kunt u gebruiken bij het verkopen van de cadeaubon en bij het inleveren van de cadeaubon. Als u de cadeaubon verkoopt wordt automatisch de prijs van de bon bij de kassabon opgeteld. Als iemand de cadeaubon inlevert wordt de waarde van de cadeaubon bij de kassabon afgetrokken. Hoe bouwt u de EAN-artikelcode op?

2.2.17. WaardebonnenOp een waardebon gebruikt u een 13-cijferige code met een grotendeels vrij te bepalen inhoud.

Wat is een waardebon?Waardebonnen zijn bonnen die slechts een geldwaarde hebben als u een bepaald artikel of bepaalde artikelen koopt. Ze hebben een promotionele functie. De waardebon geeft een korting als u dat specifieke artikel koopt.

Waarvoor wordt de code op de waardebon gebruikt?Met een EAN-streepjescode kan een waardebon efficinter worden geregistreerd. Een caissire hoeft geen (negatieve) bedragen meer in te toetsen. Bovendien kan de code bijdragen aan een automatische validatie. De kassa controleert op basis van de code of aan de voorwaarde voor uitbetaling van de waardebon (aankoop van artikel X) is voldaan. Dit wordt ook wel mix-match genoemd.

SpelregelsIn de internationale specificaties begint de code van waardebonnen met systeemcode 99. Voor de eurolanden bestaat een andere standaard. De code voor waardebonnen begint in deze landen met systeemcode 981 en 982. Ook in Nederland kunt u een waardebon (coupon) op deze wijze van een code voorzien, met de prijs verwerkt in de code. Meer informatie over de opbouw van deze codes vindt u hier.


Als u in een gesloten omgeving, bijvoorbeeld binnen een winkel(keten), met waardebonnen wilt werken, kunt u systeemcode 25 gebruiken. Behalve een systeemcode en controlecijfer kunt u de 13-cijferige code voor waardebonnen verder vrij invullen.

2.2.18. StatiegeldbonnenOp een statiegeldbon gebruikt u een code met een beveiligingsnummer en een statiegeldbedrag.

Wat is de statiegeldbon?Een statiegeldbon komt uit een automaat die lege flessen en kratten inneemt. Op de bon staat het statiegeldbedrag dat de klant terugkrijgt. Om fraude met statiegeldbonnen te voorkomen bevat de statiegeldbon ook een beveiligingsnummer.

Waarvoor wordt de statiegeldbon gebruikt?Met een EAN-streepjescode kan een statiegeldbon efficinter worden geregistreerd. Een caissire hoeft geen (negatieve) bedragen meer in te toetsen. De kassa leest het bedrag in de code. Bovendien draagt het beveiligingsnummer bij aan een automatische validatie.

Het beveiligingsnummerHet beveiligingsnummer helpt tot op zekere hoogte om fraude te voorkomen. De kassacomputer bevat dan extra automatische controles ter validatie van de bon. Dit geeft geen absolute zekerheid tegen fraude. Aanvullend raden wij aan een visuele controle uit te voeren en de bon af te tekenen bij inname.

SpelregelsEr zijn geen richtlijnen om het beveiligingsnummer op te zetten. Elke winkelorganisatie kan zelf bepalen hoe zij het beveiligingsnummer wil vormgeven. Overleg wel met de leverancier van de apparatuur over de mogelijkheden. Hier vindt u drie mogelijkheden om uw beveiligingsnummer op te zetten: 1. Vast beveiligingsnummer U kiest een vast beveiligingsnummer van vijf cijfers waarmee u de automaat, uw winkel of winkelorganisatie identificeert. Hiermee kunt u uw bonnen enigszins beveiligen tegen inname door andere organisaties. Voordeel hiervan is dat u ook bonnen van verschillende filialen kunt innemen. Nadeel hiervan is dat het beveiligingsnummer niet uniek is. 2. Beveiligingsnummer is een volgnummer U geeft elke statiegeldbon een opvolgend nummer van vijf cijfers. Voordeel van deze methode is dat u voorkomt dat klanten dezelfde statiegeldbon meerdere keren aan kunnen bieden (bijvoorbeeld door fotokopien). Daarvoor moeten uw kassas en flesseninname-apparatuur aangesloten zijn op hetzelfde centrale systeem dat de uitgegeven en uitbetaalde statiegeldbonnen bijhoudt. Nadeel van deze methode is dat u geen statiegeldbonnen van andere filialen van dezelfde winkelketen kunt verwerken. De beveiligingsnummers sluiten immers niet aan. Bovendien werkt dit systeem alleen in winkels met maar n statiegeldautomaat. Voor winkels met meer automaten kunt u daarom beter de volgende methode toepassen. 3. Beveiligingsnummer is machinenummer plus volgnummer


De eerste twee posities van uw beveiligingsnummer staan in dit geval voor een zelf te kiezen machinenummer. De volgende drie posities vormen het volgnummer van de statiegeldbon.Voordeel van deze methode is dat hij bruikbaar is voor winkels met meerdere statiegeldautomaten. Nadeel van deze methode is dat ook dit beveiligingsnummer niet uniek hoeft te zijn. Hoe bouwt u de code voor statiegeldbonnen op?

2.2.19. Coderen van boeken en pocketsBoeken en pockets codeert u met een EAN13-artikelcode.

Verschillende uitgavenUitgaven onder dezelfde reeksnaam codeert u met een en dezelfde EAN13-artikelcode, ook al zijn de verschillende deeltjes in de praktijk niet uitwisselbaar. Het criterium is in zon geval dat ze administratief als identiek worden behandeld. Uitgaven die verschillen in prijs geeft u wel een verschillende EAN-artikelcode. Als een unieke identificatie per deeltje toch nodig is, ook al hebben ze dezelfde prijs, dan kunt u een add-on code toevoegen van twee of vier cijfers. De uitgever bepaalt de omvang en inhoud van de add-on code.

Een ISBN gebruikenHet International Standard Book Number is toegekend door de ISBN [http://www.isbninternational.org]-organisatie. Voor het coderen van boeken en pockets is in het GS1-codesysteem, naast de normale EAN13-artikelcode, de ISBN/Bookland-EAN opgenomen. Voor de ISBN/Bookland-EAN gelden verder alle algemene EAN-richtlijnen. Daarnaast moet u het ISBN-nummer vermelden, bij voorkeur boven het EAN-streepjessymbool en in lettertype OCR-B.

2.2.20. Coderen van tijdschriften, kranten en serie-uitgavenTijdschriften, kranten en andere serie-publicaties codeert u met een EAN13-artikelcode.

Alle edities van een bepaalde titel dezelfde EAN-artikelcodeExemplaren van opeenvolgende edities zijn in de praktijk niet uitwisselbaar, omdat ze verschillen van inhoud. Toch kunt u aan alle edities van een bepaalde titel dezelfde EAN13artikelcode toekennen. Administratief worden ze namelijk als een en hetzelfde product behandeld: niet de informatie (inhoud) maar de titel (verpakking) is de basis waarop u een EAN-code toekent. Bijvoorbeeld: Vrij Nederland, week 1, 2, 3 enz. krijgen allemaal dezelfde EAN13-artikelcode.

Speciale editiesSpeciale edities met een andere prijs krijgen wel een andere EAN13-artikelcode. Kassabestanden hebben immers in hun bestand maar n prijs per EAN-code.

Hoe werkt het bij recht van retour?Een distributeur wil bij recht van retour wel met een unieke identificatie van elke editie werken, voor het automatisch kunnen verwerken van retouren (en de facturering). Voeg dan aan de EAN-code een twee-cijferige add-on code toe voor een specifieke aflevering


van de serie. In de add-on plaatst u het weeknummer of maandnummer dat volgens de kalender van het Nederlands Uitgeversverbond hoort bij de verschijningsdatum van de uitgave. U kunt ook een editienummer (2 positi

Documents

Handboek GS1-codesysteem 2007