Handleiding klantenportal

Handleiding klantenportal versie 27.03.2013

HANDLEIDING Klantenportal

Heb je opmerkingen of aanvullingen, stuur een mail naar: [email protected] ALGEMEEN ..................................................................................................... 2

• Het instellen van de klantenportal (eenmalig) ........................................................................ 2

• Snellink van de klantenportal op je desktop .......................................................................... 6

• Hoe kom ik snel bij de intakes in de Portal of bij het overzicht? ............................................. 7

• Key users ................................................................................................................................ 8

• Aanmaak nieuwe intake ......................................................................................................... 9

• Uploaden van documenten ................................................................................................... 12

- Foto als header selecteren ............................................................................................. 15

- Offerte datum bepalen ................................................................................................... 16

- Deadline bepaling .......................................................................................................... 18

- Nieuwe offerte aanmaken .............................................................................................. 21

- Intake forwarden en status aanpassen .......................................................................... 22

- De in de mail ontvangen link in SFA koppelen aan een nieuwe CS-aanvraag ................ 25

SALES .......................................................................................................... 30

• Direct online bij je klant ........................................................................................................ 30

• Direct aanmaken nieuwe documenten ................................................................................. 31

• Mail droppen in de klantenportal ......................................................................................... 32

- Methode 1 ...................................................................................................................... 32

- Methode 2 ...................................................................................................................... 32

• Bijlagen vanuit de mail in de Portal plaatsen ....................................................................... 33

• De filter en de overzichtslijst ................................................................................................ 34

• Status veranderen / Forwarden ............................................................................................ 37

• Zoeken in tekst van intake omschrijving en introductie ....................................................... 39

CUSTOMER SOLUTIONS ............................................................................... 41

• Beoordelen en doorzetten aanvraag naar engineer ............................................................. 41

MATERIAL MANAGEMENT ............................................................................ 50

Handleiding klantenportal versie 06.03.2013 2

ALGEMEEN

Het instellen van de klantenportal (eenmalig) Doel: Het instellen is bedoeld om de klantenportal naar je eigen wensen in te richten zodat deze telkens op de door jou gewenste manier de informatie toont indien je de Portal opstart om je intakes te bekijken of een intake te maken. Allereerst heb je de link nodig om in de klantenportal te kunnen komen. Zet onderstaande link in je internetbrowser (zie figuur hieronder): http://snlt2017/beheer/default.aspx

Log vervolgens in met je e-mail adres. Je wachtwoord zijn je initialen met een L erachter. Het maakt niet uit of het gewone of hoofdletters zijn. Klik daarna op “login”.

http://snlt2017/beheer/default.aspx�


Klik daarna op de tab “Intake” (zie rode pijl hieronder).

Er verschijnt nu een groen scherm dat aangeeft dat je de klantenportal op eigen wens kan instellen. Klik op de tab Filter om verder te gaan.

In onderstaand veld kan je vervolgens aanklikken hoe je wilt dat je intakes getoond worden telkens als je opnieuw inlogt. Onder “ owner” vink je alleen je eigen naam aan (zie onderstaand figuur). Voor de overige instelling wat jij persoonlijk het prettigst vind. De filter zorgt ervoor dat je alleen de door jou gewenste informatie ziet als je de klantenportal opent. Je kunt je default instelling altijd weer opnieuw instellen als je deze achteraf toch anders wenst.


Het scherm springt vervolgens terug naar onderstaand beeld. Klik hier opnieuw filter aan (rode pijl).

Daarna weer op filter (zie hieronder) waarna je vervolgens je eigen ingestelde omgeving te zien krijgt. Indien je de klantenportal voor het eerst gebruikt heb je nog geen vulling dus wordt er in het begin niets getoond.


Vervolgens verschijnt onderstaand veld.


Snellink van de klantenportal op je desktop Doel: Om de klantenportal snel te kunnen opstarten. Om snel bij de klantenportal te kunnen komen kan je de volgende snellinks op je desktop zetten: http://snlt2017/beheer/Beheer_CustomerMachineFunction_Edit.aspx. openen scherm nieuwe intake

http://snlt2017/beheer/default.aspx openen scherm overzicht intakes

Dit doe je zo: Klik op file, vervolgens op send en dan op shortcut to desktop.

Als je nu op je desktop kijkt zie je de link staan. Je kunt deze opnieuw een naam geven zodat deze herkenbaar is. In mijn geval heb ik de snellink “Portal “ genoemd. Zie hieronder. Bij het aanklikken van deze snellink zal je direct in de Portal komen waarna je jouw intakes kunt zien of aanmaken. De oude manier van intake maken met behulp van de infopath formulieren is komen te vervallen. Rechts onderin, op de startpagina van sharepoint is hiervoor in de plaats een snellink aangemaakt naar de klantenportal.

http://snlt2017/beheer/Beheer_CustomerMachineFunction_Edit.aspx�

http://snlt2017/beheer/default.aspx�


Hoe kom ik snel bij de intakes in de Portal of bij het overzicht?

Tip 1 Indien je ingelogd bent in de Portal, log dan niet uit via “Log off” maar ga eruit door explorer af te sluiten (zie oranje pijl). De eerst volgende keer dat je dan je snellink aanklikt opent de Portal gelijk in het gevraagde scherm.

Tip 2 Indien je een mail van de Portal ontvangt zie je in de mail ook al snellinks zitten. Deze verwijzen naar iedere tab in de intake. Klik de gewenste tab aan, bijvoorbeeld pricing waar het QC de offerte en calculatie neerzetten en de Portal zal gelijk met deze tab openen (zie rode pijl in onderstaand figuur).


Key users De klantenportal is een omgeving die we hier in Nederland zelf programmeren. Mocht je verbeterpunten hebben geef deze dan door aan je key user. Deze kan er dan voor zorg dragen dat je idee wordt opgenomen in de klantenportal. Momenteel zijn de keyusers; CS : TOT, WGT, BGX, LET, REE, AKR CCC: HDN, MLP Complaint desk: BHT MM: JSR, SLA Sales: GKL, UKR, FZN, BNE, ZLN Didactic: MRS Service SNP


Aanmaak nieuwe intake Voor het aanmaken van een nieuwe intake in de klantenportal dien je de volgende stappen te nemen. Log in op de klantenportal zoals in de vorige mail “instellen klantenportal” omschreven. Klik op de tab “intakes”.

Start daarna een nieuwe intake op door op “start new intake “ te klikken


Je komt dan in onderstaand veld terecht. De rode velden zijn mustvelden die je in moet vullen om verder te kunnen. Vul de klantnaam in en je ziet het bijbehorende nummer gelijk verschijnen. Ga vervolgens naar de tab “function”.

Vul ook bij function de mustvelden in. Onder customer description vul je de naam in die je klant aan het project geeft. Onder description (zwarte pijl) in het tekstvak vul je tekst in alsof het het voorwoord van een offerte is. Dit gaan we op later termijn gebruiken om een offerte automatisch te genereren. Klik daarna op de button , next step (rode pijl).

Er verschijnt nu een reeks tabbladen extra die geheel zijn afgepast op de klant en het soort intake dat je gekozen hebt. Voeg de klant toe en druk op insert. Heb je meerdere personen herhaal dan de handeling.


Loop vervolgens alle tabbladen af en vul minimaal de rode mustvelden in. Daarnaast alles wat je kwijt wilt ter ondersteuning van de intake. Bij Pricing moet je aantallen en target prijs invullen. Bij een budget offerte mag je € 1 invullen als target. Probeer ook een gewenste leverdatum in te vullen, zodat we alvast kunnen gaan plannen.


Uploaden van documenten Onder het tabje ” documents” kan je mailberichten, bestanden, foto’s of filmpjes droppen via copy -paste zoals je dat in de microsoft omgeving gewend bent. Let op: Soms hebben deze documenten een koppeling met de Z-drive. In dat geval zie je de documenten alleen als je toegang hebt tot deze drive.

Je kunt afbeeldingen en documenten met copy&paste in een intake droppen wanneer deze nog niet is doorgestuurd naar de intaker. Deze documenten worden uiteindelijk op de server opgeslagen in de map van engineering onder het betreffende CS nummer (na synchronisatie).


Wanneer de intake is doorgezet naar de status intake, worden de documenten overgehaald naar de engineeringsserver en geplaatst in de juiste map.


Wanneer je hierna de intake opent, zal je de documenten niet meer zien maar in plaats daarvan zie je onder de tab “documents” de knop “ open ”. Dit is gedaan om de Portal sneller te maken omdat de server niet geopend hoeft te worden.

Indien je documenten wil laden of de documenten wil bekijken klik je op “open”. Er verschijnt een apart Windows veld (zie rode pijl) waarin je de gewenste documenten kan terugvinden of de documenten, mailberichten e.d. kan kopiëren of slepen. Terwijl deze documenten worden ingeladen kan je tegelijk in de Portal verder.


Foto als header selecteren Het is mogelijk een afbeelding te selecteren indien je foto’s in de map documents (zwarte pijl onderstaande afbeelding) hebt gezet. Klik vervolgens op de knop “refresh”en alle foto’s worden daar automatisch geselecteerd. Kies de juiste foto die model staat voor de intake door in het scrollmenu (rode pijl) deze te selecteren. De afbeelding wordt dan direct getoond.

Tevens wordt de foto ook meegenomen in alle mail die de Portal verstuurd naar collega’s. Ook is de foto te zien in het filter zodat het zoeken naar de juiste intake eenvoudiger wordt.


Offerte datum bepalen Onder de TAB „Quotation“ graag de gewenste offerte datum invullen.

Na drukken op de knop „verify“ wordt berekend of de gewenste datum kan. Het systeem houdt rekening met de huidige drukte. In dit voorbeeld is de gevraagde 2 dagen niet haalbaar.

Let op: deze datum is de datum na QC, TVB en je eigen controle! Wanneer je inschat dat je zelf in 1 dag alles kunt regelen dan kun je zelf nagaan hoeveel eerder de offerte komen kan.

Bij aanvinken „overrule deadline“ betekent dit NIET automatisch dat CS dat ook kan garanderen. Overleg met de intaker van CS is dan noodzakelijk.


Als je een datum invult die kan, dan zie je het onderstaande:

In dit geval krijgt de SE de offerte op de 24e aangeleverd.


Deadline bepaling Bij de tab Planning kan de haalbaarheid van de gevraagde deadline worden ingegeven volgens onderstaande figuur.

Geef als eerste de datum op dat je daadwerkelijk met je klant gesproken hebt. Hierna dien je de datum in te geven waarop je de intake daadwerkelijk aan de intake overdraagt . Dit beeld blijft zo staan, totdat de intake is doorgezet. Daarna kan de deadline op iedere stap waaruit de opbouw van de deadline wordt opgebouwd, individueel worden aangepast. Het kan zijn dat je de intake op een later tijdstip nog wilt uitwerken waardoor dit moment enkele dagen later ligt. De deadline wordt berekend vanaf het moment dat je de intake fase in gang zet. Druk hierna op de knop “verify” waarna het systeem zelf de kortst mogelijke deadline opgeeft. Deze verschijnt in het vak “ requested deadline ”. Het systeem toont vervolgens de opbouw van de deadline per afdeling in een vak dat dan opkomt.

Indien de deadline die het systeem aangeeft akkoord is, kleurt het vak groen op vanuit het systeem (zie onderstaande afbeelding). Indien gewenst, kan je de deadline ook nog verder weg in de tijd zetten. Het systeem rekent vanaf het moment dat je de intake daadwerkelijk bij de intake neerlegt. De opgegeven deadline kan je toezeggen aan je klant.


Ben je van mening (of je klant) dat je een kortere deadline moet hebben dan kan je de deadline aanpassen naar de dan gewenste datum. Het vakje dat opkomt is dan rood gekleurd. Wanneer je dit wilt doorzetten, dien je het vakje “ Overrule deadline” aan te vinken. Let op dat je hiermee wel de planning van de diverse afdelingen overhoop gooit. Enige argumentatie is hier dan nodig. De actie ligt bij jou om af te stemmen met de desbetreffende afdeling.

In de intakelijst zie je dat de intake vervolgens met een rood uitroepteken wordt gekenmerkt (zie onderstaand figuur).


Eventuele documenten (bijlagen met schets of berekeningen) kun je in het veld onder de TAB „Documents“ slepen.


Nieuwe offerte aanmaken Wil je een offerte maken vanuit een blanco Word-document met de bestaande tekstblokken, druk dan op start offerte in de tab “Quotation”.

Onderstaande velden hoef je hier niet in te vullen.

Als je alle rode mustvelden hebt ingevuld, kan je de intake saven. Mocht je nog niet klaar zijn, klik dan op de knop “save as draft “ , waarmee je op een later tijdstip weer verder kan. Indien je op “save” drukt en mustvelden vergeten bent in te geven, verschijnt een veld met foutmeldingen, wat aangeeft wat je nog moet invullen.


Intake forwarden en status aanpassen Na op save gedrukt te hebben, kom je in onderstaand veld. Je hebt twee keuzes (rode pijlen).

1. Je kiest Change status om de intake door te sturen naar het volgende “loket” voor verdere behandeling

2. Je kiest forward waarmee je de intake puur ter informatie doorstuurt aan een collega.

Door “ forward only the intake “te kiezen stuur je de intake, nieuw of bestaand, door naar een collega. Handig indien je deze wilt informeren of indien je op vakantie gaat en aan je plaatsvervanger een en ander wilt overdragen. Alles wat je van hieruit verstuurt komt automatisch terecht in de inbox van de gekozen persoon. Daarnaast wordt de tekst die je ingeeft in het tekstvak “e-mail message” chronologisch vastgelegd onder de tab “correspondence” .


Als je de nieuwe intake in behandeling wilt geven dan stuur je hem naar het volgende loket door dit te selecteren (bijvoorbeeld intaker van CS). Nadat je subject en message hebt ingegeven kan je de intake doorsturen door op OK te drukken. De intake gaat nu naar de mailbox van de intaker. Daarnaast krijg je een mail van de Portal in je inbox ter bevestiging dat een en ander is doorgezet.


In de mail die je ontvangt zit een snellink naar de intake toe.


De in de mail ontvangen link in SFA koppelen aan een nieuwe CS-aanvraag Op dit moment hebben we de afhandeling in SFA nog niet kunnen automatiseren vandaar nu nog even de vraag om de snellink in SFA bekend te maken. Hierdoor zal deze door SFA in SAP en alle mappen betreffende deze intake gezet worden waarna iedereen vanaf dat moment in hetzelfde document kijkt en alle info bij elkaar blijft. Net als in het oude systeem geldt ook hier; indien je deze handeling vergeet zal de intake in SAP niet bekend zijn waardoor er ook niets wordt opgepakt door de afdelingen na jou en hierdoor blijft de intake liggen !!!! De snellink zet je op dezelfde manier in SFA zoals je dat nu ook deed met een intakedocument. Je krijgt dan een mail met vergelijkbare inhoud:

Sleep de bijlage naar je desktop

En start SFA en open de Activitysheet.

Dit kun je ook doen voordat je de portal aanvraag aanmaakt.


Maak een nieuwe Customer Solution aanvraag aan:

Vul dit in zoals je gewend bent:

Denk aan de completion date, de contact persoon en het Team!

Voeg ook de link die je net op je desktop hebt gesleept toe aan de aanvraag:

Controleer de velden nog even en duk dan op Save.


De intake wordt dan (na repliceren) doorgegeven aan SAP. Zodra deze zichtbaar is kan de betreffende intaker verder met het invullen van velden. Als er niets in SAP bekend is, dan kan er ook geen project worden gekoppeld en dat is nodig voor het doorzetten naar de engineer.

Mocht je hier niet bekend mee zijn, volg dan de volgende stappen ; Open SFA , activity sheet.

Selecteer customer solution, druk daarna op filter en klik vervolgens op “new” om een intake aan te maken.


Leg vervolgens in onderstaand veld de deadline en afdeling vast. Op dit moment is dit nog een dubbele handeling. Op termijn zal dit vanuit de Portal automatisch in SFA gezet worden.

Voeg de snellink die je van de Portal in je mail hebt gekregen toe door op “new “te klikken waarna onderstaand veld zich opent en druk op save.


Vervolgens 2 maal op save klikken en daarna kan je de “ activity” sheet weer afsluiten. Na het repliceren van SFA zal de intake overgeheveld zijn naar SAP en alle overige plekken waar de intake wordt bewaard.


SALES

Direct online bij je klant Je kunt bij klanten via je i-phone direct online met je laptop en dus ook met de Portal om een intake aan te maken of een goede deadline af te kunnen geven. Dit gaat als volgt ;

1. Ga op je i-phone naar “instellingen” 2. Selecteer “persoonlijke hotspot” en zet deze aan 3. Vervolgens ga je op je laptop naar “internet acces” en selecteer je iphone. (mogelijk

nog password ingeven, is eenmalig) 4. Zet daarna VPN aan . 5. Klaar voor gebruik


Direct aanmaken nieuwe documenten Behalve copy&paste kan een document DIRECT worden aangemaakt binnen een intake. Als je bijv. in de tab “Documents” met je rechtermuisknop klikt binnen de “Office Documents”, en je kiest voor “New” en “Word Document”, dan kan je daarna de naam van het document geven, en daarna direct openen voor het bewerken. Het document staat dan dus DIRECT in de intake:


Mail droppen in de klantenportal Je kunt een complete mail vanuit outlook in de Portal droppen, bijvoorbeeld onder de tab correspondence (rode pijl). Het werkt ook bij de andere tabs. Dit gaat als volgt. Methode 1 Sleep de mail in de portal door hem te selecteren met je linkermuisknop, vast te houden en te slepen naar de Portal. Daar op de gewenste plaats loslaten. Je mail wordt nu in de protal intake geplaatst inclusief de eventuele bijlagen die bij de mail zitten. Indien de knop “open”staat klik deze dan aan waarna er een Window scherm verschijnt. Werking is daarna gelijk als hierboven vermeld. Methode 2

1. Ga in outlook op de desbetreffende mail staan zonder hem te openen. (blauwe pijl) 2. Tik control C in op je toetsenbord 3. Ga naar bijvoorbeeld de correspondence tab in de Portal 4. Klik rechter muisknop en daarna “paste”

Je mail wordt nu in de portal intake geplaatst inclusief de eventuele bijlagen die bij de mail zitten.


Bijlagen vanuit de mail in de Portal plaatsen Indien je met je linkermuisknop op de bijlage in je mail gaat staan kan je deze de Portal in slepen of met copy paste in de Portal zetten. (rode pijlen, afbeelding hieronder). De documenten worden tevens automatisch op de Z-schijf gezet in dezelfde map waar de engineers hun info voor deze intake plaatsen. Indien de knop “open” wordt getoond, klik deze dan aan waarna er een Window scherm verschijnt. Werking is daarna gelijk als hierboven vermeld.


De filter en de overzichtslijst Wanneer je in het overzichtsveld staat waarin al je intakes staan opgeslagen zie je boven aan de bladzijde 3 tabbladen (rode pijl). Fig. 1

Korte toelichting op wat er in deze lijst te zien is:

• Het ID nummer( gele pijl ,fig. 1), is een uniek nummer voor een Portal intake. Dit wordt toegekend aan iedere intake ongeacht de soort. Support gebruikt dit ondermeer als referentie nummer.

• Met het vergrootglas (groene pijl, fig. 1) kan je de desbetreffende intake openen om kennis te nemen van de inhoud of een en ander te wijzigen.

• Het vlaggetje (paarse pijl fig. 1) geeft aan dat het een focusklant betreft. • Wanneer je de deadline overruled wordt dit door het systeem aangegeven met een

uitroepteken (blauwe pijl , fig. 1). Je dient dan wel met de intake te bellen van de betreffende afdeling om te overleggen wat de mogelijkheden zijn daar je hun planning gaat doorkruisen.

• Onder de kop status (grijze pijl, fig. 1) zie je welke afdeling de intake op dat moment in behandeling heeft. Zoals je ziet heb ik mijn filter default zo ingesteld dat ik alleen de actieve intakes te zien krijg waardoor het makkelijker is om een te monitoren. (fase QC ready en Cancelled komen er dan niet in voor).

• In de kolom Owner (witte pijl fig. 1), zie welke collega daadwerkelijk de intake in behandeling heeft.


Door op het blad filter (fig. 2) te gaan staan open je een omgeving waar je de mogelijkheid hebt om eerder gemaakte intakes terug te kunnen vinden. Wat je invult is eenmalig. Het systeem houdt de door jou ingestelde default aan. Fig. 2



Status veranderen / Forwarden

Door op de wekker (zwarte pijl, fig. 1) te klikken kom je in het statusveld).

In dit statusveld (gele pijl fig 3) waar je kunt zien wie de intake in behandeling heeft.

• Vanuit dit veld kan je ook een intake in zijn geheel forwarden (zie onderstaande afbeelding fig.3 , rode pijl). Handig bijvoorbeeld als je op vakantie gaat en hem wil overdragen aan je tijdelijke vervanger.

• Wil je de status verhogen dan kan je dat door Change status te kiezen (groene pijl, fig. 3)

Fig. 3

Wanneer je change status kiest (groene pijl fig. 3) kan je de intake doorsturen naar het volgende loket of terugzetten naar het vorige.


Onder de keuze select status (rode pijl fig. 4) verschijnt de routing die de intake loopt . Zo zijn er de verschillende fases ;

• Start up wanneer je voor het eerst de intake aanmaakt. Meestal degene die het gesprek met de klant heeft gevoerd. Deadline begint hier nog niet te lopen.

• Concept fase wanneer er werk aan de winkel is voor de AE. Anders kan je vanuit hier gelijk door naar het volgende punt. Ook hier gaat de deadline nog niet lopen.

• Wanneer voorgaande fases afgerond zijn en de intake kan worden uitgewerkt dan komt deze in de intake fase. Hier wordt door de intaker bekeken in hoeverre we dit kunnen/gaan oppakken (Go / No Go). Is ook de fase waarbij het verstrijken van de deadline van start gaat.

• Design fase. De intaker beoordeeld welke engineer de intake gaat oppakken en zet hem door naar de design fase

• Wanneer de engineer het werk binnen de intake heeft afgerond voegt hij er de bijlage aan toe onder de tab BOM of Pricing , eventueel de Bomnummers en zet daarna de intake door aan het QC create om er een offerte van te laten maken .

• Wanneer het QC de voorbereidingen heeft afgerond (calculatie uit sap heeft gehaald en een 1e opzet voor een offerte heeft toegevoegd) wordt de intake aan de SE aangeboden om de offerte te maken en de prijs te bepalen.

• Deze stuurt hem hierna terug via QC send waarmee het QC weet dat ze de offerte aan de klant moeten sturen.

• Bij QC ready is de offerte daadwerkelijk verstuurd aan de klant door het QC • Op ieder moment kan er ook gecancelled worden, dit staat los van iedere routing.

Het kan voorkomen dat een intake een fase terug gezet wordt omdat bijvoorbeeld zaken zijn veranderd door de klant of een niet duidelijk is. Wanneer de intaker /engineer/ het QC dit doen direct naar de SE dan vervalt de lopende deadline. Deze moet dan opnieuw met de klant worden bepaald. Fig. 4


Bij het veranderen van de status mailt de Portal automatisch aan het volgende loket de intake door.

Zoeken in tekst van intake omschrijving en introductie Via de tab Filter kan er gezocht worden in de tekstvelden Description en Introduction van een intake.

De woorden die worden ingegeven kunnen gescheiden worden door een komma, spatie of return. Gezocht wordt naar een (1) van de woord(en) (dus of functie) zoals ingegeven en gevonden wordt bij een intake zelf in de tab Function -> Description en tab Intake -> Introduction. In het resultaat van de tab Result Detail (detail intake informatie) worden deze 2 tekstvelden dan ook weergegeven (zie volgende afbeelding).



CUSTOMER SOLUTIONS

Beoordelen en doorzetten aanvraag naar engineer

In SFA aangemaakte aanvragen resulteren in een aanvraag in SAP, de zgn. inquiry.

De twee bijlagen achter het inquiry nummer geven informatie over de inhoud van de aanvraag.

De link onder LTXT geeft de informatie die is ingegeven in SFA. Vaak is dat niets, soms een enkele regel.

Aanvragen vanuit de YFAX geeft vaak: Item unknown In dat geval proberen de aanvrager te achterhalen en contact opnemen. Een dergelijke aanvraag heeft geen portal link….

De kolom rechts ernaast (Attachment) bevat (als het goed is) de link naar de Portal die informatie geeft over de aard van de intake. Het bovenstaande overzicht is uiteraard ook te vinden via de Portal zelf (Tab Intakes).

Wanneer je op het attachment klikt krijg je het volgende beeld:

Klik dan meteen op het Sles doc nummer en druk dan Ctrl-C (kopiëren van het nummer).

Klik daarna op het icoontje onder Text, waarna de Portal opent in de aanvraag die gelinkt is. Dit is op dit

moment nog een moment opname van de aanvraag zelf. De blauw gekleurde woorden leiden naar de Intranet site van de Portal.


Klik dan in de bovenste balk op Function.


Ga dan meteen naar het veld Sap Inquiry No. En druk Ctrl-V (plakken van het nummer uit SAP).

Bekijk dan de intake op inhoud en overleg met de voorman van de groep die is gekozen (in dit geval TOT van de Cabinets groep) wie deze aanvraag het beste kan gaan uitvoeren. Daartoe kan ook de integrale planning dienst doen die aangeeft wie er het eerst beschikbaar is.

Als de project engineer bekend/gekozen is, keer dan terug naar SAP en koppel de engineer aan de inquiry.


Wanneer het gaat om een aanpassing aan een eerdere offerte, koppel dan de aanvraag middels de knop met @inquiry en vul de exacte gegevens in van het project. Zie gedetailleerde informatie in de werkinstructie voor SAP (sectie over project koppeling).

Voor nieuwe projecten kies dan voor de knop Project. Er wordt dan een nieuw project aangemaakt. Dit zal verder worden uitgewerkt.

Vul in dit scherm de geldigheidstermijn in (in dit geval 31.12.20XX) en het aantal uren dat nodig lijkt om de offerte te maken (in dit geval 16 HR). Vergeet de eenheid (HR) niet!

Nu is ook het project nummer bekend. Dit kan geselecteerd worden en gekopieerd in het betreffende vak, Kies dan ook de juiste VCC-code.


Ga dan naar de TAB Quotation om te zien welke soort offerte wordt gevraagd.

In dit geval een Budget aanvraag.

Kijk vervolgens in de Planning TAB om de gewenste deadline te zien.


In dit geval is de deadline door de intaker aangepast (kan met de icoontjes voor elke activiteit!)

De deadline is nu 19-11-2012. Pas deze ook aan in de inquiy in SAP wanneer nodig!

Vul nu de velden in in SAP zoals aangegeven en je kunt de tekst van TAB Function gebruiken om de project titel te verzinnen.

Omdat het een Budget offerte betreft staat er voor de titel B)

De mogelijke voorzetsels zijn:


B) Budgetofferte

O) Ontwikkelingsofferte zonder engineering behoefte

OT) Ontwikkelingsofferte, top-project

OS) Ontwikkelingsofferte, sub-project

S) Seriestatus (oude projecten en projecten zonder engineeringbasis)

ST) Serieofferte, top-project

SS) Serieofferte, sub-project

De intaker maakt slechts de B), O), OT) of ST) projecten aan!

Vul daarna de verdere details in:

In dit geval alleen de Vcc code voor cabinets:


Druk daarna op save (diskette symbool) om de aanmaak van het project in SAP af te maken.

Keer weer terug naar de Portal en druk ook daar op save.

Er verschijnt dan een scherm waarbij de aanvraag kan worden doorgestuurd naar de engineer. Vul de velden in (zie onderstaand voorbeeld en druk dan weer op OK.


Er volgt dan het volgende overzicht. Druk dan op Close.

Wacht dan totdat SAP de map op Z: heeft aangemaakt en de Portal het volgende scherm geeft. Kopieer dan de data van het bovenste deel naar het onderste (kan gewoon met selecteren en slepen zoals je gewend bent in Windows). De tijdelijke data wordt dan gekopieerd naar de Z: schijf. Als dat gebeurd is, dan klik je op Done en is de aanvraag doorgezet naar de betreffende engineer.


MATERIAL MANAGEMENT Volgt nog