Handleiding ProMAK

ProMAK Handleiding P 1 / 123 Asyst nv Boekstraat 75a B-2610 Wilrijk Tel +32 3 385.11.22

Handleiding


Inleiding

Als voor u de klanten het belangrijkste zijn,

maar u hebt soms ook dat gevoel,

dat u eigenlijk tien zaken tegelijk moet doen : polissen creëren, schadegevallen afhandelen, telefoneren, afspraken maken, op tijd komen, brieven, e-mail en faxen sturen, adreslijsten aanleggen, rapporten schrijven, mailings de deur uit krijgen,… En vooral…

Het allerdringendste eerst doen en zeker niets vergeten ! Haal opgelucht adem, want met ProMAK doet u dit voortaan heel efficiënt en zonder tijdverlies … Er is geen betere manier om u optimaal te organiseren dan met ProMAK

ProMAK is de snelste, de krachtigste en de meest flexibele beheerssoftware beschikbaar, een originele, op lijsten gebaseerde, en volledig modulair opgebouwde oplossing. ProMAK organiseert al uw data in een vast frame van 3 vensters waarvan onderling de grootte aanpasbaar is, de bovenste helft fungeert als “Main Module window” de twee 1/3 en 2/3 vensters onderaan fungeren als respectievelijk “Sub Contact Window” en “Sub Module Window”. De informatie in twee “Sub windows” is steeds in relatie met de informatie uit het “Main window”.

Wie zijn de gebruikers van ProMAK in uw organisatie?

ProMAK is een tool voor elke PC-gebruiker in uw organisatie die met uw prospecten, klanten en leveranciers in contact komt! Met al zijn mogelijkheden kunnen nu taken die anders dagen zo niet weken in beslag zouden nemen nu in uren zo niet minuten geklaard worden.


ProMAK een “dynamic extendable application framework”

ProMAK is een Dynamic Extendable Application Framework : een ware revolutie op de software markt. D.w.z. dat ProMAK volledig modulair is opgebouwd. ProMAK fungeert als het ware als een “Portal” van waaruit elke PC gebruiker, die contacten onderhoudt met prospecten, klanten en leveranciers, zijn taken zal uitvoeren. De gebruiker blijft hiervoor gewoon gebruik maken van zijn vertrouwde Microsoft Office pakketten, waardoor de functionaliteit van elk pakket afzonderlijk verhoogt, m.a.w. het resultaat is meer dan de som van de delen. Alle taken die bvb. met de vertrouwde tekstverwerker, rekenbladen, kalender, mailprogramma, boekhoud-programma, enz. uitgevoerd worden, linkt ProMAK aan een bepaalde klant, waardoor een volledig klantendossier ontstaat.

ProMAK Basis

ProMAK Basis is opgebouwd uit volgende modules:

• ProMAK basis o Relaties

o Personen

o Risico-objecten

o Producten bij concurrentie

o Kosten-Baten

o Adressen

• Variaverzekeringen o Polissen

o Waarborgen

o Polisarchief

o Kapitalen

o Alle vormen van Multi-polissen

o Vlootpolissen

o Collectieve polissen

o Info en historiek Collectieve

• Administratie ( maakt deel uit van een basis licentie ) o Notitie

o Taken

o Documenten : papierloos werken

o E-Mail

o Agenda

o Postcodes

o Correspondentie

o Typebrieven


Relaties Toevoegen, bekijken, sorteren en zoeken door uw adressen, met zoveel details als je zelf maar wenst, in een volledig aanpasbaar venster. Personen ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal personen toe te voegen aan een relatie, dit om u nog beter te kunnen organiseren. Risico-objecten ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal risico-objecten toe te voegen aan een relatie en deze ongelimiteerd te kunnen definiëren. Elk risico object krijgt een gewicht afhankelijk van de belangrijkheid van het object. Des te belangrijker des te hoger de premie en de commissie op de polissen. Dit worden voor ProMAK de te verzekeren objecten. Hoe meer risico-objecten gedefinieerd voor een relatie, des te zwaarder wordt deze relatie. Producten bij concurrentie ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal producten van de concurrentie te registreren. Zo weet je dat je relatie wel optimaal verzekerd is voor zijn/haar geregistreerde risico-objecten. Kosten-Baten ProMAK registreert voor u elke activiteit die je onderneemt met een relatie en zal bijgevolg voor elke activiteit een bepaalde kost boeken. De commissie die je opstrijkt wordt als opbrengst geboekt. Zo krijg je een perfect beeld van kosten-baten per relatie. Adressen

ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal adressen toe te voegen per relatie. U selecteert snel de juiste postcode of gemeente uit de standaard meegeleverde Belgische postcodes en gemeentelijst.

Polissen

ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal polissen toe te voegen per relatie. U duidt zelf de persoon aan binnen de relatie voor de registratie ervan. De polissen worden onderverdeeld per Tak en Maatschappij. De betaalde premies, verworven commissies, looptijd, begin en einde worden zorgvuldig bijgehouden. ProMAK registreert voor u de geregistreerde schades, reserves en betaalde ( verworven ) bedragen voor de S sur P berekening.

Polishistoriek ProMAK registreert alle wijzigingen in de polissen Waarborgen ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal waarborgen toe te voegen per polis.


Kapitalen ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal kapitalen toe te voegen per gecreëerde waarborg in polis Multi - polissen ProMAKplus ( uitgebreide versie ) laat toe alle vormen van multi-polissen te beheren. Idem voor vlootpolissen.

Collectieve polissen ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal maatschappijen toe te voegen per polis met de registratie van welk gedeelte deze maatschappij voor zijn/haar rekening neemt.

Info en hist. Collectieve In dit gedeelte worden in het geval van collectieve polissen de gestelde premie – taksen commissie en looptijd opgegeven. Notitie Opslagen van o.a. telefoongesprekken, losse notities met onbeperkte opzoekmogelijkheden. Taken Vergeet nooit nog een taak of een afspraak. Documenten

Koppel een onbeperkt aantal brieven, digitale bestanden of Windows objecten aan uw relaties – risico objecten – polissen of schade dossiers. (linked of embedded). Een bewezen paperless office is het gevolg.

E-Mail Registreert zowel al uw uitgaande en inkomende mail gerelateerd aan relatie - persoon – polis – schadedossier. Gekoppeld met je bestaande Microsoft Outlook.

Agenda Registreer in een handomdraai al uw vergaderingen en afspraken in de ProMAK kalender die eigenlijk de Microsoft Outlook agenda gebruikt.

Postcodes ProMAK laat u toe om bij de registratie van een adres de juiste postcode of gemeente uit de standaard meegeleverde Belgische postcodes en gemeentelijst te selecteren. Correspondentie

Met deze module wordt het mogelijk snel een brief op te maken met de nodige links naar de data van de database.

Typebrieven

ProMAK wordt geleverd met tal voor opgemaakte typebrieven die door u kunnen gepersonaliseerd worden met uw logo en adresgegevens.


Extra uitgebreide modules zoals schadebeheer – kwitantiebeheer – bank & beleggingen of beleggingsverzekeringen, immobiliën, kredieten & hypotheken zijn standaard beschikbaar. ProMAK is in al zijn modules even vooruitstrevend en volledig.


DEEL I: Opstarten en de Interface

1. ProMAK opstarten

1.1 Het opstarten van de ProMAK software

Op de desktop is na de installatie het opstart icoontje van de ProMAK software

gekomen. Met een dubbelklik op dit icoontje zal de ProMAK software opstarten met volgende scherm:

De laatst gebruikte Usernaam op deze PC wordt onthouden en zal bijgevolg automatisch ingevuld zijn in “User Name”. Typ uw paswoord in het veld “Password”. LET OP : Al deze velden zijn hoofdletter gevoelig. De software start op en je krijgt het volgende scherm. (standaard opstartscherm)


2. De Interface

2.1 Algemene beschrijving van de interface

Voor we echt van start kunnen gaan met ProMAK gaan we eerst enkele basis begrippen bekijken. Menu bar Module Icon Bar Selecteer weergave Toolbar Record tellers

Uur User log in Geopende database Deze frame waarin gewerkt wordt, heeft een vaste lay-out en is eigen aan de software. De data wordt ofwel in lijsten of in fiches getoond, instelbaar door de gebruiker. De data die getoond wordt in de “Sub window” is steeds in relatie met de informatie getoond in het “Main Window”. ProMAK is een Dynamic Extendable Application Framework, wat betekent dat de verschillende “Modules” steeds ofwel in het “Sub Module Window” of in het “Main Module window” kunnen getoond worden. Dit is afhankelijk of je de module iconen met de linker of met de rechter

muisknop aanklikt. LET OP: Rechter muisknop op Module icoon = Module open in “Sub Module window” Linker muisknop op Module icoon = Module open in “Main Module window”

Main Module

Window

Sub contact

window Sub Module

Window

Datum


2.2 Besturing van de verschillende modules

Er is steeds een relatie tussen de gegevens in de verschillende vensters onderling. Zo kan je in het hoofdscherm ( Main module window ) steeds een module tonen en rechtsonderaan in het sub scherm ( sub module window ) bekjken wat je wenst te zien gerelateerd aan de respectievelijke items in het hoofdscherm. Enkele voorbeelden :

Relaties – Personen - Risico-objecten Relaties – Personen - Polissen

Relaties – Personen - Schades Relaties – Personen – E-mail

Polissen – Personen – Verzekerd object Polissen – Personen - Documenten

ProMAK Handleiding P 10 / 123

Asyst nv Boekstraat 75a B-2610 Wilrijk Tel +32 3 385.11.22

Polissen – Personen - Subpolissen Schades – Personen – Schade-betrokkenen

Schades – Personen - Tijdsregistratie Kwitanties – Personen - Betalingen Het venster links onder of het “Sub Contact window” toont steeds de verschillende contactpersonen voor de aangeduide relatie uit het “Main Module window”. ProMAK biedt u zelfs de mogelijkheid om in één oogopslag de volledige historiek te kunnen zien van een bepaalde relatie. Daarvoor selecteren we in het “Sub Module window” de selectie “All”.



Dit heeft het voordeel om in één oogopslag de volledige historiek van een bepaalde relatie te kunnen zien.

2.3 Gebruik de “Bron” voor snelle selectie

Door gebruik te maken van de drop down box “Bron”

Hoofscherm

Sub scherm



kan je in het “Main Module Window” en in het “Sub Module window” snel van module wisselen. Quasi alle combinaties zijn mogelijk, zelfs als ze theoretisch niet van toepassing zijn in het relationeel model van de ProMAK software.

LET OP: Alle modules van de administratie kan je tegenover elke verzekeringsmodule gebruiken. Zo kan je dus documenten en e-mail tegenover alle modules opslaan. De relatie staat in ProMAK steeds centraal en is steeds de top van je denkbeeldige pyramide

2.4 Filters gebruiken

Van zodra je een module hebt geselecteerd, wordt deze al dan niet opgevuld met gegevens. Soms wil je de totale inhoud van een tabel (module), soms ook niet. Om het de gebruiker gemakkelijker te maken, werden de “Filters” ontworpen. Deze filters werken zowel in het “Main Module Window” als in het “Sub Module window” . Je kan ze aansturen d.m.v. een drop down box.

De meest voor de hand liggende filters zijn beschikbaar. Extra filters kunnen door de database administrator aangemaakt worden.

2.5 Aanpassen van vensterverhouding



De “Frame” waarin deze gegevens worden getoond is vast, je kan enkel de verhouding van de vensters onderling veranderen door met de muis over de kruising van de drie vensters te gaan en dit aan te klikken en te verslepen.

2.6 Het 360 ° draaibaar database model

In PROMAK draait alles rond relaties en/of mensen. De klanten staan centraal. Met het unieke 360 ° draaibare database model van ProMAK kunnen we alle gegevens vanuit eender welk standpunt gaan benaderen, bekijken of analyseren. Als je een module icoon met de linker muisknop aanklikt dan komen de gegevens van deze module zichtbaar in het “Main Module window” en is er een relatie met het “Sub Contact window” links onder waar je kan zien aan welke relatie deze gegevens gerelateerd zijn. In het “Main Module window” zien we nu een lijst van Polissen. Deze polissen zijn geregistreerd aan verschillende relaties. In het “Sub Module widow” rechts beneden kunnen we nu bv de waarborgen van de aangeduide polis tonen, of bijvoorbeeld de gevoerde correspondentie rond deze polis.

Zie het verschil in verhouding van het 3 delig venster systeem



LET OP: Er blijft steeds uw relatie van “Main Module window” naar “Sub Contact window” om zo het gerelateerde relatie te kunnen zien.



DEEL II: de Database

1. Algemeen

Hieronder ziet u een schematische voorstelling van de ProMAK database structuur. Elke ovaal komt overeen met een Module in ProMAK die je ofwel In het “Main Module window” naar “Sub Contact window” kan selecteren.



De Modules zijn onderling verbonden met grijze lijnen. Dit zijn de links of de onderlinge relaties. Zo zie je bijvoorbeeld duidelijk de link tussen de modules polissen, verzekerd object, waarborgen en kapitalen.

Deze structuur moet je goed in je hoofd geprent hebben om makkelijker met ProMAK te kunnen werken. De Modules zijn onderveeld in

gekleurde groepen om het overzicht nog beter te kunnen behouden. Het is ook ongeveer in deze volgorde

dat de modules terug komen in de module aanwijzer in ProMAK.

Voor het gemak werden de modules onderverdeeld in verschillende module-aanwijzers gescheiden door een horizontale onderverdeling.



1.1 Veranderen van de kolom lay-out of weergave

ProMAK heeft standaard een op lijsten gebaseerde presentatie in elk van de vensters. De gegevens worden gepresenteerd in verschillende kolommen. De lay-out van de kolommen kan zelf worden gekozen. Met de “Lijst” combo box in elk venster kan de gebruiker zelf zijn lay-out bepalen. De gegevens in het geselecteerde venster kunnen dan in een andere vorm worden weergegeven, of zelfs met totaal andere velden, afhankelijk van de gebruiker. Klik op het Tabel icoontje ( Alles ) om de volledige lijst van de database op te halen.

De gebruiker kan gebruik maken van de voorgedefinieerde views die getoond worden in de combo box, hij kan views laten bijmaken of zelf de views aanpassen. De breedte van elke kolom kan worden aangepast d.m.v. het verslepen van de kolomhoofdingen onderling. In het menu Table kan via “Auto kolombreedte” de kolombreedte automatisch aangepast worden aan het breedste item in de kolom ( cfr. MS Excel ). Met het item “Rek kolommen uit” wordt er een verdeling gemaakt over de volle breedte van het scherm.

LET OP: De database administrator kan nieuwe views voor elke module aanmaken. Dit gebeurt dmv de ProMAK Toolkit

1.2 Alfabetisch sorteren

De kolom hoofdingen fungeren als knoppen. Door op deze knoppen te klikken kan je de gegevens van dat venster alfabetisch of chronologisch sorteren volgens de waarde van deze kolom. Door de eerste keer er op te klikken sorteer je van A��Z door nog een keer op te klikken sorteer je van Z�A

combo box “View”



Lijst alfabetisch gesorteerd op de kolom op kolom relatie

Zelfde lijst alfabetisch gesorteerd van groot naar klein op kolom relatie

Zelfde lijst alfabetisch gesorteerd op de kolom postcode



1.3 Wijzigen van bestaande Kolom lay-out

Je kan d.m.v. “slepen van data” kolommen opnemen en naar een andere positie verslepen.

Je neemt de kolomkop op om deze op een andere plaats terug te zetten.

zo kan je eender welke kolom opnemen en verslepen naar een andere plaats in de lijst. Deze wijzigingen blijven niet van kracht. De volgende keer als je deze lay-out terug selecteert staat deze terug zoals deze werd aangemaakt. Dit kan je toepassen in alle vensters.

LET OP: Dit is zeer handig bij bijvoorbeeld het printen van lijsten Dit werkt in alle vensters



1.4 Markeren van records

Je kan records markeren om met deze records later verder te werken. Door met de cursor aan de linkerzijde in de lichtgrijze band te klikken de muisknop ingedrukt te houden en naar beneden of boven te slepen, kan je stukken uit de database markeren voor verdere bewerkingen.

In het menu “Bewerken” heb je nu een lijst van mogelijkheden.

1. Deze selectie gebruiken voor aanpassingen

2. Alle records in het venster selecteren

3. De markering van alle records wegnemen

4. De markering omdraaien

5. De gemarkeerde tot deellijst brengen



1.5 Lijsten veranderen in fiches

De standaard presentatie in alle ProMAK vensters is een op lijsten gebaseerde presentatie. De gebruiker kan per venster deze presentatie veranderen naar een op “Fiches” gebaseerde presentatie. De inhoud van deze fiches is afhankelijk van de gekozen “Kolom view”. De inhoud van de fiches wordt m.a.w. opgebouwd met de beschikbare velden van de gekozen kolom view. Dit kan je doen in de menubalk “Tabel” item “Kaart weergave”.

2. Zoeken in de database.

ProMAK geeft de gebruiker de mogelijkheid om op alle velden te kunnen zoeken in de database. In de PROMAK toolkit kan men bepalen welke de zoekvelden zijn in de database. (in principe kan op elk veld gezocht worden.) Men kan op elk veld individueel zoeken met slechts 1 zoekcriterium voor dat specifieke veld of men kan meerdere velden tegelijkertijd selecteren met meerdere zoekcriteria.

LET OP : Het resultaat van een zoekopdracht zal steeds worden weergegeven in het “Main Module window”. Dit wil zeggen dat we eerst de juiste module moeten activeren in het “Main Module window” alvorens de zoekopdracht uit te voeren. Als we als resultaat relaties willen hebben dan zal de Module “Relaties” moeten geactiveerd worden in het “Main Module window”. Als we als resultaat bijvoorbeeld een lijst van polissen willen zien dan zal de Module “Polissen” moeten geactiveerd worden in het “Main Module window”.

Indien je bovenstaande niet begrepen hebt neem dan de moeite om dit opnieuw te lezen. Dit is heel belangrijk bij het terug vinden of opbouwen van allerhande lijsten voor bijvoorbeeld het opzetten van bepaalde acties. In de toolbar is er een speciale sectie voorzien voor het definiëren van zoekopdrachten.



2.1 Zoeken met “google search”

Hiervoor werd een apart zoekscherm ontworpen dat een volledige “ google search “ mogelijkheid biedt.

3. Snel zoeken op achternaam van een persoon

4. Snel zoeken op naam van een relatie

5. Uitgebreide zoekmenu om op meerdere velden tegelijkertijd

te zoeken met verschillende voorwaarden

2. Zoeken naar analogie met google op meerdere woorden

in 1 record

1. Algemene zoekopdracht in alle modules



Dit scherm is zeer eenvoudig van structuur en opvatting. Het bestaat uit 2 velden die je dient in te vullen. In het onderste veld bepaal je wat je als resultaat wenst te zien : een klant, een pols, een schadegeval, een risico-object, een kwitantie, een waarborg, .... In het bovenste veld ( het zoekveld ) vullen we iedere mogelijke combinatie van gegevens die we kennen in. Ieder apart woord of deel van woord of getal dat we kennen, scheiden we door een spatie. Zo kan je de meest mogelijke en onmogelijke combinaties van gegevens bedenken en toch het resultaat bekomen. Voorbeeld : Wat geef je in in het zoekveld : huisnummer van klant, spatie, 2 cijfers uit polisnummer, spatie, merk van wagen. Als resultaat wil je zien : de waarborgen waarvoor dat voertuig gedekt is .... Je kan hier dus alle mogelijke combinaties bedenken ... ZEER STERKE en uitermate GEBRUIKSVRIENDELIJKE zoekmogelijkheid ! Of zoeken met “ global search “ ( algemene zoekopdracht )

Afhankelijk van wat we als resultaat willen hebben, selecteren we de juiste module in het “Main Module window”. We helpen jullie op dreef.

LET OP: * Willen jullie als resultaat een persoon vinden met een bepaalde achternaam, selecteer dan Contact in het “Main Module window” door met de linker muisknop op het Contact module icoontje te klikken

* Willen jullie als resultaat bijvoorbeeld een lijst van relaties vinden waar een persoon werkt met een bepaalde achternaam, selecteer dan Company in het “Main Module window” door met de linker muisknop op het Company module icoontje te klikken.

* Willen jullie als resultaat bijvoorbeeld een lijst hebben van bezoeken afgelegd bij een persoon met een bepaalde achternaam selecteer dan Activities in het “Main Module window” door met de linker muisknop op het Activities module icoontje te klikken. Na dat we de juiste module bovenaan gezet hebben : bijvoorbeeld Polissen, kunnen we in 1 zoekopdracht alle polissen vinden van de tak “Brand” van “Fortis”. Klik op de tweede verrekijker en typ vervolgens de zoekwoorden in.



Op deze woorden worden nu alle velden van de volledige polisfiche doorzocht. Het resultaat is dus “alle polissen waar ergens het woord brand en Fortis in voorkomt” ongeacht het veld waar ze staan.

In hogervermeld voorbeeld ( print screen ) stond Fortis vermeld als “ maatschappij van afhandeling “ in de polis die bij AXA is geplaatst.

2.2 Snel zoeken op achternaam van persoon

Afhankelijk van wat we als resultaat willen hebben, selecteren we de juiste module in het “Main Module window”. Wij helpen jullie op dreef.

LET OP: * Willen jullie als resultaat een persoon vinden met een bepaalde achternaam selecteer dan Contact in het “Main Module window” door met de linker muisknop op het Contact module icoontje te klikken

* Willen jullie als resultaat bijvoorbeeld een lijst van relaties vinden waar een persoon werkt met een bepaalde achternaam selecteer dan relaties in het “Main Module window” door met de linker muisknop op de Relatie module icoontje te klikken.



* Willen jullie als resultaat bijvoorbeeld een lijst hebben van bezoeken of andere acties vastgelegd bij een persoon met een bepaalde achternaam selecteer dan Taken in het “Main Module window” door met de linker muisknop op het Taken module icoontje te klikken.

In dit geval, selecteren we de module Personen in het “Main Module window” en klikken vervolgens op de shortcut van zoeken op achternaam.

In het veld between kan je nu de beginletters typen van de naam die je wenst te vinden in de database ( of een cluster van letters uit de naam ). LET OP: Hoe meer letters je typt hoe korter de lijst met resultaten zal zijn. Als je een lijst van namen wil bekomen kan je de range bepalen door ook een waarde in het “And” veld in te vullen. Je kan ook gebruik maken van het “ % “ teken om op deze plaats een onbepaald aantal letters te vervangen. Voor ieder ontbrekend teken vul je een % teken in.



LET OP: Er is steeds de relatie tussen het “Main Module window” en het “Sub Contact window” om de relatie van de persoon met een bepaald relatie te kunnen terug vinden. Als je nu door het “Main Module window” scrolt dan zal je steeds in het “Sub Contact window” het verband van de contactpersoon met de relatie zien.

2.3 Snel zoeken op naam van relatie

Afhankelijk van wat we als resultaat willen hebben, selecteren we de juiste module in het “Main Module window”. We kiezen voor Relaties en klikken vervolgens op de shortcut van “zoeken op relatie”.

typ nu de eerste letters in van de naam van het gewenste relatie.

LET OP: De record navigator geeft steeds aan hoeveel records er aan het opgegeven zoekcriterium voldoen.



2.4 Uitgebreide zoekmenu

ProMAK is opgebouwd uit verschillende modules. In alle modules waar je als gebruiker toegang toe hebt, kan je nu uitgebreid gaan zoeken.

Klik op de verrekijker van het gedeelte zoeken in de toolbar Dit is de lijst van de beschikbare modules. Achter elk van deze modules zitten sub lijsten, die kunnen opgeroepen worden door met de cursor over de verschillende modules te gaan. Telkens je over een andere module komt zal de desbetreffende sublijst open gaan. In deze sublijst zitten alle velden die aangeduid werden als zoekvelden. Nu heb je een mogelijkheid om op al deze velden individueel te gaan zoeken.

Willen we bijvoorbeeld een lijst van alle relaties binnen een bepaalde postcode range. Dan selecteren we eerst de module relaties in het “Main Module window”. We klikken op verrekijker en gaan via de relaties module naar het veld “Zip”. We krijgen nu het scherm waar we de postcode range kunnen ingeven.



LET OP: heb je de postcodes ingegeven met de landcode ervoor vergeet dan niet deze nu ook in te geven bij het zoeken.

2.5 Zoeken op verschillende criteria

Het laatste item van elke module is “zoek op meerdere velden”. Via deze items heb je extra mogelijkheden om te zoeken en de resultatenlijsten op te bouwen.

dit geeft het volgende scherm als resultaat.



Je hebt nu de mogelijkheid om meerdere zoekcriteria in 1 enkele zoekopdracht te vervatten. Met de extra operatoren zoals:

Conditie

• Moet aan alles voldoen : moet aan alle opgegeven criteria voldoen • Moet aan 1 of meer voldoen : voldoende als het voldoet aan 1 criterium

Modify current list

• Zoekresultaten aan lijst toevoegen : Toevoegen aan de huidige resultatenlijst • Verklein lijst : enkel zoeken uit de lijst die nu gepresenteerd is • Vervang lijst door zoekresultaten : de bestaande lijst vervangen door de

resultaten van deze zoekactie

“Moet aan alles voldoen”: Voldoen aan alle opgegeven zoek criteria “Moet aan 1 of meer voldoen”: Voldoen aan één of meer van de opgegeven

zoekcriteria

“Zoekresultaten aan lijst toevoegen”: De lijst die op het moment van uw zoekvraag in het main window staat, zal worden bewaard en het resultaat van deze vraag worden erbij geschreven. “Verklein lijst”: Je maakt je selectie uit de lijst die zich op dit moment in het main window bevindt en niet uit het hele bestand. Zo kan je een selectie maken en op het resultaat van deze selectie een nieuwe ( verfijnende ) selectie maken. “Vervang lijst door zoekresultaten”: De resultaatslijst van de vorige zoekvraag mag worden gewist en worden vervangen met het nieuwe resultaat van de op dit moment gestelde zoekvraag.

Als eenmaal de zoek criteria ingegeven zijn, heb je met de “bovenstaande knoppen nog volgende mogelijkheden: “Verwijderen”: de mogelijkheid om een bepaald criterium te elimineren.



“Verander oper.”: kan je de gekozen operator wijzigen. De opgegeven waarde moet liggen tussen of mag niet liggen tussen. “Verander waarde”: hiermee kan je een opgegeven waarde wijzigen

2.6. Zoeken op systeem velden

In het relationele model van ProMAK wordt de relatie tussen alle modules gelegd d.m.v. systeemvelden. Bij de vele systeemvelden zijn er ook enkele waar de gebruiker kan van profiteren om de database te doorzoeken. Bij elke actie wordt er ook gelogd wie en wanneer er wijzigingen werden aangebracht aan het systeem. Op deze velden kan nu ook worden gezocht.

3. Printen van informatie uit de database

3.1 Printen van lijsten.

Vanuit het “Main Module window” kan je lijsten printen. Deze lijsten worden geprint volgens de geselecteerde Kolom lay-out van dat moment met alle records die op dat moment in het venster worden gepresenteerd.



Wil je een lijst van namen en adressen, maak je selectie en geef de print opdracht door in de “Toolbar” op de printer te klikken.

Kies hiervoor “Tabel” en automatisch zal de preview verschijnen van het rapport. De printopdracht zal nu automatisch naar de default printer gestuurd worden. Je hebt nog de mogelijkheid om je bladschikking “horizontaal of vertikaal”aan te passen even als de marges van de pagina.

dit is een voorbeeld van de afgeprinte lijst in Portrait formaat.



Dit is een voorbeeld van dezelfde lijst maar dan “Landscape” afgeprint



We bespreken nog even de mogelijkheden in het “print preview” scherm.

3.2 Printen van etiketten of Mail labels

Voor de geselecteerde relaties of contacten kan je voorgedefinieerde etiketten afprinten. Kies in het print menu voor Mail Label.

Volgend scherm verschijnt. Hier kan je het door u gebruikte etikettenpapier in selecteren met het aantal etiketten naast elkaar en het aantal etiketten onder elkaar. (de meest courante merken zijn standaard meegeleverd) Bepaal zelf de layout van het etiket dmv velden te selecteren uit de modules relaties en personen. Zo bepaalt u zelf de layout van je etiketten. Je kan verder nog het gebruikte font type selecteren voor de eerste lijn en de volgende lijnen.

Sluiten van het preview scherm.

Starten van de print opdracht

Opent de page setup dialoogbox van uw printer

De preview met 1 of 2 pagina’s in het scherm afgebeeld

Geeft aan de zijkant een scrolbar om door de preview te

kunnen scrollen

Het preview scherm toont 1 of twee pagina’s naast elkaar



Je bepaalt of je slechts 1 etiket wil printen of de volledig gelselcteerde lijst, evenals het aantal exemplaren.

VOORBEELD:



4.3 Printen van rapporten.

ProMAK beschikt over een aantal standaard rapporten. Afhankelijk vanuit welke module je de print opdracht start zal je andere mogelijkheden krijgen. Het idee is dat we een soort van sjabloon gebruiken zodat de vorm van de rapporten steeds dezelfde is. De inhoud van de rapporten wordt bepaald door de inhoud van de op dat moment geselecteerde module. Je gaat eerst een bepaalde selectie maken in de database en geeft dan de printopdracht. Het rapport gebruikt alleen deze records in het rapport.

4. Handige weetjes in de user interface

4.1 “Groepering” functie

ProMAK beschikt over een zeer handige manier om snel lijsten te groeperen op door de gebruiker zelf te bepalen velden of waardes. Leuk omweten is dat de functie binnen alle ProMAK modules kan gebruikt worden. ProMAK zal bijkomend onmiddellijk het aantal records binnen een bepaalde groep weergeven. Het is zelfs mogelijk om totalen of gemiddelden op numerieke velden binnen een bepaalde kolom te berekenen. Een voorbeeld: We zullen dit even doen aan de hand van enkele simpele vragen/voorbeelden : 4.1.1 Hoeveel Polissen telt onze portefeuille vandaag per Tak?



Antwoord: zie hierboven. Hoe gaan we tewerk ? Selecteer de Polissen in het “Main Module window”. Zorg ervoor dat je een “View” gebruikt waarin de velden voorkomen waarmee je een groepering wenst te doen. Ook de velden waarop je eventueel een totaal of een gemiddelde wenst te laten berekenen. 4.1.2 Hoeveel Polissen telt onze portefeuille vandaag per Tak per Maatschappij?

Antwoord: zie hierboven



4.1.3 Hoeveel Polissen telt onze portefeuille vandaag per Tak per Maatschappij en

in welke maand vervallen deze + gemiddelde looptijd + som van totale premies + som van de commissie ?

Antwoord: zie hierboven



4.2 View in hoofdscherm

Met deze functie wordt de mogelijkheid geboden om snel met gegevens uit het “Sub Module window” rechts beneden naar het “Main Module window” te gaan en met deze gegevens daar verder te werken. Dit biedt de mogelijkheid om dan in het “Sub Module window” rechts beneden gegevens te tonen die gerelateerd zijn aan het aangeduide record in het “Main Module window”. Het komt hierop neer: Je hebt in het “Main Module window” een relatie geselecteerd. In het “Sub Module window” heb je de polissen geselecteerd. Je brengt de Polissen van deze relatie “Main Module window” en ziet in het “Sub Module window” de kapitalen of de kwitanties. Om dit te doen : activeer het “Sub Module window” door met de muis ergens in dit venster te klikken. De grijze balk boven het “ sub module window “ wordt blauw. Gebruik nu de knop “ open in hoofdscherm “.

Als je dan klikt op de knop “ open in hoofdscherm “ sleep je de polissen van Synalco ( in voorbeeld hierboven ) naar het hoofdscherm. Nadien kan je dan per polis submodules gaan bekijken. Zo kan je bijvoorbeeld per polis de kwitanties gaan bekijken ... enz....

Het subscherm is nu AKTIEF : de balk boven

het rechter onder scherm is blauw !



4.3 Open gerelateerde “bovenliggend“ of “onderliggend”

Deze functie maakt het mogelijk om van gegevens die in het “Main Module window” geselecteerd zijn, op een snelle manier ofwel gegevens van hun Parent Module ( = bovenliggende ) of Child module ( = onderliggende ) op te halen. Even een verduidelijking: In een relationele database spreekt men over een “één op veel relatie” of een “één op één relatie” De “Parent” is dus de “één” en het “child” is dus de “veel” … Bijvoorbeeld :

• In het database schema zie je duidelijk dat relaties meerdere personen kunnen bevatten, dan is de relatie de “parent” van de personen.

• In het database schema zie je duidelijk dat relaties meerdere polissen kunnen hebben, dan is de polis de “child” van de relatie.

• In het database schema zie je duidelijk dat een polis meerdere kwitanties kan bevatten, dan is de polis de “parent” van de kwitanties en de kwitanties zijn de “child” records van de polis.

Praktisch betekent dit dat je de database kan ingaan waar je wil op niveau van polissen – kwitanties – relaties – enz… en dat je snel de mogelijkheid hebt om met de gegevens uit een andere module verder te werken in het “Main Module window”. Maar dan wel enkel de gerelateerde gegevens van de eerder geselecteerde “parent” records. Praktisch komt het hierop neer dat je bijvoorbeeld een selectie gemaakt hebt op personen maar dat je voor je volgende selectie gegevens nodig hebt die bijgehouden worden op polis niveau.



Je wil weten hoeveel commissie je verdient uit de polissen van een bepaalde TAK van personen uit een bepaalde leeftijdscategorie en woonachtig in een bepaalde streek. De gegevens om dit te zoeken zijn beschikbaar in je database maar niet binnen dezelfde module. De leeftijdsgroep en streek bevinden zich in de personen of relatie module. De gegevens i.v.m. commissie op polissen van een bepaalde tak bevinden zich in de module Polissen. Praktisch ga je als volgt tewerk:

1. zoek eerst de gewenste relatie in de module “ relaties “ 2. gebruik de beschreven functie om nu de gegevens te verkrijgen van de child

record polissen

Mogelijkheid 2: Je zit in bijvoorbeeld een schadegeval ( lijst schades staat open in hoofdscherm ) en wil onmiddellijk naar de “ eigenaar “ van het schadegeval ( = klant ) gaan en deze in het hoofdscherm plaatsen.



4.4 Slepen van data ( Drag and drop uit Windows )

Deze functie maakt het mogelijk om gegevens die in het “Main Module window” staan, met één beweging naar een andere Microsoft omgeving te brengen zoals bv. Excel –Word en zelfs naar een mail in Outlook. Om dit te kunnen doen, moet de functie eerst worden geactiveerd in het “Programma” menu, bij de optie “Algemene instellingen”



LET OP: Telkens je ProMAK opnieuw opstart wordt deze standaard uitgezet. Eenmaal de functie geactiveerd is, blijft deze geactiveerd tot je ze weer uitzet. Nu kunnen we aan de slag. Maak een selectie naar keuze en markeer de records. Bereid de plaats waar je de selectie naartoe wil exporteren. Open bijvoorbeeld een leeg Excel document. Eenmaal de records gemarkeerd zijn, kan je ze nu vast nemen door de linkermuisknop in te drukken op de selectie. Hou de muisknop ingedrukt en sleep deze naar de takenbalk van windows.

Wacht tot de applicatie (in dit geval Excel ) automatisch open gaat. Een aftekening duidt aan dat er data kan worden gedropt. Hou nog steeds de muisknop ingedrukt.

Schuif nu de data omtrek tot cel A1 en laat de muisknop los. Nadat je de kolom breedtes hebt aangepast in Excel ziet het resultaat er als volgt uit.

LET OP: Enkel de data van de geselecteerde kolommen wordt op deze manier mee geëxporteerd.



4.5 Automatisch uitbellen met Tapi

Deze functie maakt het mogelijk om ProMAK voor u het telefoonnummer te laten vormen van de geselecteerde record of de record te zoeken in de database bij een binnenkomend gesprek. 4.5.1 Uitgaande gesprekken ProMAK moet eerst geconfigureerd worden alvorens deze functie kan worden gebruikt. Het configuratiescherm hiervoor is terug te vinden in het “programma” Menu bij de optie “Beleigenschappen”

Als je telefoontoestel verbonden is met de PC die voorzien is van een modem, hoef je slechts de “COM Port” te selecteren en je kan beginnen. Als je telefooncentrale uitgerust is met TAPI en je toestel verbonden is met de PC, hoef je slechts de de juiste Tapi driver te selecteren en je kan beginnen. Nu wordt het mogelijk de functie “Telefoongesprek” te gebruiken. Vergeet bij de personen niet de juiste persoon aan te klikken. Alle telefoonnummers van zowel de relatie als de persoon zullen gegroepeerd in een venster verschijnen.



Het volgende scherm verschijnt.

Door nu het juiste nummer aan te duiden met de muis en daarna op de knop “Bellen” te klikken zal de PC beginnen met het geselecteerde nummer te vormen. Van zodra je in de speaker van de telefoon de gecontacteerde persoon “Hallo ..” hoort zeggen haak je de hoorn van de haak en start je de conversatie. 4.5.2 Inkomende gesprekken Voor inkomende gesprekken van bellers die hun “Caller ID” niet hebben geblokkeerd kan met een zoekopdracht worden gestart voor het opzoeken van de beller in kwestie. Een op maat gemaakt scherm met informatie betreffende de beller kan worden getoond. Dit dient op maat gecreëerd te worden.



4.6 Zoeken naar dubbele records

Deze functie maakt het mogelijk om dubbel ingevoerde relaties op te sporen. Je kan zoeken naar dubbele records gebaseerd:

• enkel op de naam • Op naam en woonplaats • Op naam en woonplaats en adres • Op Telefoonnummer • Op BTW nummer

LET OP: De functie werkt fonetisch en is gebaseerd op basis van “klinkt als”. Met andere

woorden Asyst nv en nv Asyst zullen niet gevonden worden als dubbele records omdat dit fonetisch totaal niet op elkaar trekt. Echter zal Asyst en Assist wel als dubbel record worden herkend. In het menu “Programma” bij de optie “Zoek mogelijke dubbele relaties”

Automatisch wordt de zoekopdracht uitgevoerd op de complete database.

Onmiddellijk daarna worden de vermoede dubbele records getoond. Uiteraard zal de selectie kleiner worden naargelang er meerdere criteria worden opgegeven.



LET OP: De functie kan alleen gebruikt worden als er na een import een “Herbereken alle

soundex waarden” heeft plaats gehad. (laatste optie in het menu)

4.7 Dubbele records samenvoegen

Deze functie maakt het mogelijk om van twee geselecteerde records 1 record te maken. Gegevens uit het basisrecord (relatie) worden dan samengevoegd tot 1 record. De computer stelt voor welke data behouden wordt of voorrang krijgt bij verschillende dubbele input van een veld. De gebruiker kan dit nog wijzigen door zelf de keuze te bevestigen. Na samenvoegen kan de computer het dubbele overblijvende record automatisch verwijderen. Nadat twee of meerdere records zijn gemarkeerd is de functie “merge” beschikbaar gekomen in de iconen balk.

Klik nu op het opgelichte icoon en volgend scherm verschijnt.



Duidt in dit scherm de relatie aan die je wenst te behouden. Dit wil zeggen dat de niet ingevulde velden van dit record zullen worden opgevuld met de data komende vanuit het andere record. Onderaan kan je bijkomend aanduiden of je het niet geselecteerde record wenst te verwijderen na samenvoeging ( Delete duplicate after merge ). Klik op “OK”

Het groene zal worden behouden tegenover het rode. In het record rechts waren opmerkelijk minder velden ingevuld en wordt bijgevolg de waarde uit het andere record voorgesteld om te behouden.

LET OP: Enkel contactpersonen worden automatisch gecopieerd van het ene record naar het andere. Andere gegevens moeten eerst manueel overgezet worden indien ze bewaard willen worden. Dat kan met de functie die in het volgend punt aan bod komt.

4.8 “Kopiëren en plakken” of “knippen en plakken” ( klassieke Windows functionalteit )

Deze functie maakt het mogelijk om snel bepaalde gegevens van het ene record naar het andere over te hevelen. Dit kan bij een aantal modules interessant zijn zoals



documenten of E-Mail. Bij Polissen en andere kan je beter nieuwe records aanmaken omdat daar gegevens moeten geupdated worden vanuit de persoon of de relatie. Selecteer de documenten module rechts onderaan ( of via de knoppenbalk links : rechtermuisknop ). Markeer hier de records die je wenst te dupliceren of te verplaatsen.

• Dupliceren is “kopiëren en plakken” • Verplaatsen is “knippen en plakken”

Je kan na het selecteren het hulpmenu van de rechtermuisknop gebruiken.

Selecteer nu in het “Main Module window” het record aan wie je deze documenten wenst toe te voegen. Klik daarna met de linker muisknop in het “Sub Module window” om dit venster terug actief te maken en gebruik daarna het hulpmenu van de rechtermuisknop voor “paste”



LET OP: De functie “Paste” is enkel beschikbaar nadat je het “Sub Module window” eerst hebt

geactiveerd met de linkermuisknop.

4.9 Bewerken : “ Volledige selectie bewerken “

Deze functie maakt het mogelijk om snel een aantal velden van een bepaalde selectie op te vullen met dezelfde informatie. Maak de selectie van de te bewerken records in het “Main Module window”. Gebruik de optie “Volledige selectie bewerken” van het “Bewerken”menu. Een lege fiche van de geselecteerde module verschijnt, geen enkel veld is ingevuld. Hier kan je naar believen velden opvullen met waarden die voor de volledige selectie opgaan. Als voorbeeld nemen we het veld profiel. We maken van de volledige selectie “A” klanten.

LET OP: Ofwel ga je manueel een bepaalde selectie markeren en wil je de aanpassing enkel toepassen op de reeds geselecteerde records of je wil de volledige lijst onderwerpen aan de wijziging die je aanbrengt. Deze keuze kan je nog beïnvloeden door VOOR je op “save and exit” klikt, de “global edit options“ aan te passen.

Klik op “OK” om je keuze te bevestigen en daarna op “save and exit”



De wijzigingen worden uitgevoerd en kunnen NIET ongedaan worden gemaakt.

4.10 Import from Clipboard

Deze functie maakt het mogelijk om snel data vanuit andere applicaties te importeren. Er zijn uiteraard beperkingen verbonden aan deze snelle manier. Zo kan je enkel gegevens importeren in het “Main Module window” en enkel velden volgens de view die op dat moment is geselecteerd. Gebruik de functie in het menu “Edit from clipboard”in de “Edit menu” Bereid dit goed voor : bijvoorbeeld in Excel.

LET OP: Je kan geen gerelateerde records importeren omdat het niet mogelijk is nadien de relatie te leggen met ofwel de “Parent” of de “child” records. Dus gebruik de functie uitsluitend om relaties te importeren.

4.11 Interne communicatie met de andere gebruikers

Deze functie maakt het mogelijk om een soort privé chatlijn op te zetten tussen gebruikers onderling.

Dit is zeer handig indien de gebruikers van ProMAK op verschillende locaties gevestigd zijn. Als in de menu “View” de optie “Userlist” is aangevinkt dan

zie je aan de rechterkant van je scherm een lijst van alle gebruikers van je ProMAK database. Zo kan je steeds zien als gebruiker wie er van je collega’s op

dat moment aangelogd is in ProMAK. Naast zijn/haar naam is het computerschermpje opgelicht, bij de niet aangelogde gebruikers is dit gewoon donker. Door een bepaalde gebruiker aan te klikken met de rechtermuisknop kan je deze over IP een berichtje

sturen. De gebruiker krijgt dan een pop up scherm van de andere gebruiker waar hij/zij de mogelijkheid heeft om op de vraag te antwoorden ( genre MSN ).



De gebruiker die dit ontvangt kan dan via de “Reply” knop een antwoord sturen naar de zender. Deze informatie blijft privé tussen de zender en de ontvanger en wordt niet opgeslagen. Een optie is voorzien om eventueel te linken aan een record uit het “Main Module window”.

4.12 Maak nieuw document “from scanner”

Deze functie maakt het mogelijk om eender welk inkomend document in te scannen en onmiddellijk te archiveren in ProMAK op de juiste plaats. Het maakt voor ProMAK niet uit of je het inkomend document nu wenst te bewaren aan een de Relatie – Persoon – Polis – Schade – enz… Zorg ervoor dat de juiste module geselecteerd staat in het “Main Module window”. Activeer nu de optie “Scan document” vanuit de “Maak nieuw” menu.



Deze optie spreekt de “twain” driver aan van de geïnstalleerde machine op de computer. Het start als het ware uw vertrouwde scanner software maar dan vanuit ProMAK. Zijn er meerdere drivers beschikbaar, dan duid je in het tussenscherm de juiste driver aan. Eenvoudiger kan niet. Of je nu 1 pagina of meerder pagina’s moet scannen, alles is mogelijk. Wij bieden hier tevens de mogelijkheid om via een performantere scanner een volledig papierloos kantoor te creëren op een zeer efficiënte en gebruiksvriendelijke manier. Van zodra het volledige document is ingescand kan je het bewaren in ProMAK door eenvoudig op de “Save” knop te klikken.



Met de knop “add page” kan je bijkomende pagina’s aan het document toevoegen. In het venster “Add document” hoef je enkel een naam in te vullen en een soort. Op het moment dat we de scan opdracht hebben gegeven, stond de module Polissen in het “Main Module window”, waardoor bijgevolg de aangeduide Polis de “parent” wordt van dit gescande document. We kunnen dit nog wijzigen en toch de relatie nemen om het document aan te koppelen.

Elk document wordt automatisch gezipt alvorens het opgeslagen wordt in de database. Zo garanderen wij een perfecte werking, zelfs met een relatief beperkte opslagcapaciteit op de server. De gebruiker wordt de keuze gelaten om het document als • een object op te slagen in de SQL database • gelinkt document op de file server ( eventueel lokaal op de PC dus )



De standaard instelling in ProMAK slaat het op als een object in de SQL database. Dit heeft als voordeel dat de gebruiker niet hoeft na te denken over de afgesproken conventies binnen de organisatie over het opslagen van documenten. In dit geval regelt ProMAK alles en de gebruiker hoeft zich alleen te bekommeren over de naam en de soort van het document. De gebruiker zal het te allen tijde gemakkelijk kunnen terugvinden. De ingescande groene kaart neemt slechts 63 kb in beslag.

Het voordeel van deze werkwijze is als je met verschillende locaties werkt er slechts 1 plaats is voor opslag en dat is de SQL server. Vanuit alle locaties zijn dan via ProMAK alle documenten eenvoudig opvraagbaar. Je kan er uiteraard ook voor kiezen om alle of bepaalde documenten te linken en op de file server op te slagen. Hiervoor moet de gebruiker natuurlijk de afgesproken conventies i.v.m. het opslagen van documenten nakomen. ProMAK bewaart dan slechts de locatie waar het desbetreffende document werd opgeslagen. Dit neemt in ProMAK geen plaats in, maar vraagt een extra inspanning i.v.m. organisatie op de server. Als je vanuit een andere locatie werkt dan waar de SQL server staat, moet je ervoor zorgen dat je account ook de rechten heeft om de file server te benaderen anders kan je geen documenten opvragen vanuit ProMAK. Praktisch wil dit zeggen dat je een VPN connectie moet opzetten van de locatie waar de gebruiker zich bevindt naar de locatie waar de server zich bevindt.

4.13 Voeg bestaand document toe vanuit explorer

Deze functie maakt het mogelijk om ingescande documenten of andere documenten te gaan bewaren in ProMAK. Dit kan heel eenvoudig d.m.v. “Drag en drop” vanuit de explorer naar ProMAK. Zorg ervoor dat je een explorer scherm openzet boven op het scherm van ProMAK (of voor de gelukkigen onder ons als je met twee schermen werkt : naast ProMAK).



Nu kan je met “Slpen van data” (dit is vastpakken en slepen) vanuit explorer een bestand slepen naar het geselecteerde record in het “Main Module window”. Van zodra je dit loslaat in het “Main Module window” wordt automatisch het “Add document” scherm getoond. Hierin kan je het document voorzien van een naam en een soort. Daarna bepaal je zelf of je enkel de link wenst te bewaren of je het document als een object wenst op te slagen in de database.



4.14 Maak een “voice memo”

Deze functie maakt het mogelijk om een ingesproken bericht als een MP3 bestand te gaan bewaren. Dit wordt automatisch bewaard aan de geselecteerde record in het “Main Module window”.

Na opname van de MP3 wordt dit gearchiveerd als een document. Je kan deze opnames dus terug vinden in de module “documenten”

4.15 Maak zelf uw ProMAK aantrekkelijker door te werken met kleuren

Deze functie maakt het mogelijk om zelf een persoonlijk tintje aan te brengen aan de “look and feel” van je ProMAK. Zo kan je zelf een kleurtje kiezen voor de achtergrond van de verschillende vensters. (alle vensters krijgen wel dezelfde gekozen achtergrond) dit is de optie “Back color” Je kan ook de standaard kleur van je letters kiezen. Dit is de optie “Fore Color” Hou er wel rekening mee dat er reeds kleuren gekozen zijn om in de module “polissen” de polissen te kleuren volgens “TAK” Je kan in de vensters ook de scheidingen tussen de records onderling aangeven en dit zowel horizontaal als vertikaal of beide. Deze lijnen kan je dan ook voorzien van een bepaalde kleur. Dit is de optie “Line color” en het gedeelte links van het afgebeelde scherm hieronder. Dit scherm roep je op via het menu “program” optie “Table settings”



Een mogelijk uitzicht van je ProMAK

5 Aanmaken van nieuwe Records

Je zal merken dat ProMAK heel eenvoudig en overzichtelijk in gebruik is. Dit zijn dan ook twee van de belangrijkste doelstellingen geweest van de ontwerpers van de ProMAK software. Van zodra je enkele basistechnieken onder de knie hebt, is het werken met ProMAK echt kinderspel.

LET OP: 1 x klikken is iets aanduiden in een lijst. Doe je dit in het “Main Module window” dan zullen beide “Sub windows” de gerelateerde informatie tonen voor het aangeduide record uit het “Main Module window” .

2 x klikken is een Record openen. Als je een record opent dan komt er een fiche

tevoorschijn waarmee de gegevens in het systeem zijn ingegeven. Er zijn verschillende manieren om nieuwe records te maken in ProMAK



5.1 Gebruik het “New Record” icoontje

In de meeste Microsoft programma’s is het eerste icoontje “nieuw” (document –rekenblad – mail). In ProMAK is dit niet anders.

Wil je een record toevoegen, dan activeer je eerst de “Module” waar je een record wenst toe te voegen en gebruik het eerste icoontje in de iconenbalk.

5.2 Gebruik de rechtermuisknop

Wil je een record toevoegen activeer eerst de “Module” waar je een record wenst toe te voegen en gebruik de rechter muisknop in dit scherm om het hulpmenu te activeren. Kies hier voor “Nieuw”. Afhankelijk vanuit welke module je dit doet zal je ofwel een nieuwe relatie of bijvoorbeeld een contactpersoon aanmaken gekoppeld aan een bepaalde relatie. Dit is zeer eenvoudig, maar vraagt toch nog een extra klik(ken) om de juiste module te activeren alvorens je een nieuw record kan toevoegen.

5.3 Gebruik de “Maak nieuw” menu

Vandaar een derde methode die voor sommigen misschien handiger zal zijn. Klik in de menu balk naast het item “Maak nieuw” en kies voor “Relatie” om een nieuw relatie aan te maken. Kies voor “Contacten” om een nieuwe persoon te maken gerelateerd met de aangeduide relatie.



Om een afspraak of “Taak” te maken, klik respectievelijk op “agenda” of “Taken”. Eenvoudiger kan niet.

LET OP: Alle nieuwe records die je in het “Main Module window” maakt, staan aan de top van de pyramide : dit zijn de relaties. De meeste records die je maakt, zullen gerelateerd moeten worden met andere records en maak je bijgevolg in het “Sub Module window”

6 Gebruik van de user interface in een open record

ProMAK heeft een op lijsten gebaseerde user interface. Uiteraard worden ook de gegevens van ProMAK opgenomen in “fiches”. De fiches worden slechts aangeroepen op het moment van creatie of wijziging van gegevens. Binnen een geopende fiche zijn er enkele functies die we hieronder verder toelichten.

6.1 De knoppenbalk en de statusbalk van de “nieuwe fiche”

We bespreken nog even de knoppenbalk en de statusbalk van de “nieuwe fiche”. De onderstaande fiche is die van “Relatie” maar we vinden deze knoppen – en statusbalk in alle nieuwe fiches terug.



De security wordt behandeld in de training “Power user”

Knoppen balk Status balk

Record sluiten en

niet bewaren

Alvorens het record te bewaren

kan je hiermee zoeken in de

database of het record reeds

bestaat

Ga naar vorige of

volgende record

van de lijst

NIET altijd

beschikbaar

Bewaar de

veranderingen en sluit

het record

Hier wordt de datum en

tijd van creatie vermeld

Hier wordt de Security status

van het record weergegeven



6.2 Gebruik van de keuzelijsten binnen een open record

ProMAK telt 3 verschillende meerkeuzelijsten: Soort Omschrijving Voorbeeld De combo voorgedefinieerd en je kan

slechts 1 waarde aanduiden

De tabel voorgedefinieerd en je kan meerdere items selecteren

De Freelist je kan zelf items bijmaken,

je kan zelf vrije tekst invoeren



Achter velden waar regelmatig terugkerende informatie wordt gestockeerd gebruiken wij de meest voordehand liggende keuzelijsten. Deze zijn herkenbaar door of een

vertikaal pijltje of drie puntjes achter het veld. Bij de “Free-List” velden kan de gebruiker zelf een lijst samenstellen van de waarden die hij/zij in dit veld wenst te gebruiken. Eenmaal de lijst opgevuld is, kan je een waarde van deze lijst selecteren door slechts enkele toetsaanslagen te gebruiken. Klik op het vierkantje met de drie puntjes naast het veld om de “Free-List” waarden te zien. .

Met de knop “Add item” kan je nu naar keuze deze lijst aanmaken met de verschillende waarden voor dit veld.

Met de knoppen “Remove item” en “Edit item” kan je bepaalde waarden verwijderen of wijzigen.

Er is geen

dynamische link tussen de lijst en het veld. Het is dus

niet zo dat als je bepaalde items uit de lijst verwijdert, deze dan ook gewist worden in de velden waar je die bepaalde waarde hebt gebruikt. Dit heeft verschillende voordelen. Bij het werken in een database is het aangewezen om naar een bepaalde uniformiteit te streven. Je kan uit deze database allerhande lijsten en rapporten afdrukken. Voor veel terugkerende velden zoals lange of verkorte aanspreking, functie, gemeente en land is het aangewezen steeds dezelfde schrijfwijze te gaan hanteren. Alle gebruikte mogelijkheden worden daarom in een “Free-List” tabel geplaatst zodanig dat je de volgende keer enkel de gewenste waarde hoeft aan te klikken of slechts de eerste paar letters hoeft te typen. Dit heeft dus twee grote voordelen: steeds de juiste schrijfwijze en vooral de snelheid van invoeren van de data. Deze tabellen, zijn verscholen achter de meest logische velden zoals: • Mr/Mrs: Dhr.- Mevr.- Mr.- Mme • Functie: verkoper - sales manager - aankoper - directeur • Aanspreking: Geachte Heer, - Geachte Mevrouw, - Beste, • Dienst: zusterrelatie - financiële groep • Departement: afdeling: boekhouding - labo technische dienst • Plaats: de meeste gebruikte steden • Land: de meest gebruikte landen



DEEL III: Werken met ProMAK We kennen inmiddels de meeste functionaliteiten van de user interface van “ProMAK” en kunnen bijgevolg van start gaan met datgene waarvoor ProMAK ontworpen werd : een “totaal beheerspakket” voor IEDERE makelaar. Laten we systematisch van start gaan en beginnen met het aanbrengen van wijzigingen aan bestaande records. Van zodra we dit onder de knie hebben kunnen we de stap maken naar het zelf opmaken van nieuwe records en dit in de verschillende modules.

1. Wijzigen van bestaande records

ProMAK is een op lijsten gebaseerd systeem. In de lijsten is het niet mogelijk om gegevens te wijzigen. Om wijzigingen aan te brengen aan de records moeten deze eerst geopend worden. Na dubbelklikken op een lijn in de lijst, verandert deze lijn naar een open fiche. Binnen deze fiche is het mogelijk veranderingen aan de gegevens aan te brengen en deze na bewerking te bewaren.

LET OP: 1x klikken is iets aanduiden in een lijst. Doe je dit in het “Main Module window” dan zullen beide “Sub module windows” de gerelateerde informatie tonen voor het aangeduide record uit het “Main Module window”.

2x klikken is een Record openen. Als je een record opent dan komt er een fiche te

voorschijn waarmee de gegevens in het systeem zijn ingegeven.

Er zijn verschillende manieren om bestaande records te openen in ProMAK.

1.2 Gebruik het “Edit” icoontje

In de meeste Microsoft programma’s is het tweede icoontje “bewerk of open een bestaand (document –rekenblad – mail)”. In ProMAK is dit niet anders.

1.2 Een bestaand record openen d.m.v. “dubbel klik”

In Windows betekent dubbelklikken : een actie uitvoeren om iets te openen. Deze techniek wordt in ProMAK ook gehanteerd. Selecteer het te editeren record door er 1 maal op te klikken of het aan te duiden. Nu kan je er twee keer op klikken om het te openen. Je kan uiteraard ook onmiddellijk de dubbel klik gebruiken



2. Aanmaken van nieuwe records

In het vorige gedeelte hebben we gezien hoe de nieuwe records kunnen worden aangemaakt. In dit gedeelte wordt er inhoudelijk naar de verschillende modules gekeken. Het staat u vrij om zelf te kiezen welke techniek u gebruikt voor het aanmaken van de records.

2.1 Aanmaken van nieuwe relaties

Gebruik 1 van de hierboven vermelde manieren om een lege “Relatie” fiche op te halen en de gegevens van een nieuw in te geven relatie op te nemen.

Vul de velden met de gegevens van de relatie en klik op “Save & Close” als u het nieuw aangemaakte record wenst te bewaren en u het terug in het lijstenoverzicht wenst te laten komen. U kan de gegevens tussentijds bewaren door de “Save” knop aan te klikken.

Ga met de “Tab” toets van het ene veld naar het volgende veld. De combinatie van “Shift & Tab” laat je in tegenovergestelde richting gaan. De schrijfwijze waarop je nu de records invoert in de ProMAK database, is straks de enige manier om uw print-outs te verkrijgen. Ik denk vooral aan het gebruik van



HOOFDLETTERS en kleine letters. Dit heeft geen nadelige gevolgen voor het zoeken in ProMAK. (U kan later bij de zoek functie zowel grote als kleine letters gebruiken.) Elke relatie kan hier een eigen standaard gebruiken. Maak afspraken in uw bedrijf omtrent de gewenste schrijfwijze van de verschillende velden. Dit geldt ook voor de telefoon velden en de splitsing van het zone nummer.













2.2 Aanmaken nieuwe contacten / personen

Binnen het geopende record van de relatie kan je in de TAB “Algemeen” met de knop “New” een nieuwe lege fiche oproepen om een contactpersoon aan te maken. Na het invullen van de velden klik je op “Save and Exit”





2.3 Aanmaken van nieuwe adressen

Er kunnen voor één relatie meerdere adressen gemaakt worden. Deze adressen kunnen dan gekoppeld worden aan de personen binnen deze relatie en gebruikt worden als respectievelijke correspondentie adressen. Het correspondentie adres van de relatie zelf is het adres dat aangeduid is als hoofdadres. LET OP: Er kan maar 1 adres aangevinkt worden als hoofdadres, bij het aanvinken van een hoofdadres wordt automatisch het vorig aangevinkte adres afgevinkt.



2.4 Aanmaken van nieuwe Risico-Objecten

Een relatie kan een onbeperkt aantal risico-objecten bezitten. Deze risico-objecten worden in kaart gebracht en bepalen mee de belangrijkheid van de relatie. Hoe meer Risico-Objecten een relatie heeft hoe meer verzekeringen er kunnen afgesloten worden, hoe belangrijker de relatie wordt in de totale portefeuille. Vertrekkende vanuit de relatie kan je een mooi overzicht verkrijgen van de risico-objecten door deze in het “Sub Module window” te selecteren.



Je kan nu zelf risico-objecten bij aanmaken, gebruik één van de aangeleerde technieken.



De velden in de tweede tab “ kenmerken “ worden volledig gestuurd door het type risico-object dat geselecteerd wordt. Voor een voertuig zal je totaal andere velden te zien krijgen dan voor een gebouw bijvoorbeeld.

LET OP: De TAB “Risico kenmerken” is steeds verschillend opgebouwd, afhankelijk van het gekozen soort risico Object. Mogelijke soorten:

• Gezin (privé-leven) • Werknemer • Aanhangwagen • Vliegtuig • Vaartuig • Voorwerp

• Derde • Inhoud van een gebouw • Gebouw • Persoon • Voertuig • Andere



2.5 Aanmaken van nieuwe Polissen

Een relatie kan een onbeperkt aantal variapolissen bezitten. Deze polissen worden in ProMAK ingebracht onder de relatie met een verwijzing naar de eigenaar van Polis. De eigenaar is dan één van de contactpersonen binnen de relatie. Vertrekkende vanuit de relatie kan je een mooi overzicht verkrijgen van de Polissen door deze in het “Sub Module window” te selecteren.

Je kan nu zelf polissen bij aanmaken, gebruik één van de aangeleerde technieken.















2.6 Aanmaken van nieuwe Waarborgen binnen een Risico-object

De waarborgen zijn een sub module van risico-objecten en moeten bijgevolg aangemaakt worden vanuit deze module. De waarborgen zijn als een aparte module gedefinieerd om zo toe te laten meerdere waarborgen aan 1 risico-object / polis te koppelen. Ga alsvolgt tewerk. Open het risico-object in kwestie en ga naar de “TAB” Waarborgen OF via Polis � verzekerd risico-object � waarborg.



Je kan nu met knop “New” een nieuwe waarborg toevoegen aan de Polis.



Je zal merken dat automatisch een aantal velden uit de Polis mee worden overgenomen bij het aanmaken van de waarborg.

2.7 Aanmaken van nieuwe Kapitalen binnen een waarborg

We bespreken



3. Koppelen van bestaande records in andere records

In sommige gevallen hebben we binnen een bepaalde module gegevens nodig die reeds beschikbaar zijn in een andere module. Die gegevens kunnen we hergebruiken. ProMAK heeft een middel om deze gegevens op te zoeken vanuit welbepaalde plaatsen en zo gegevens over te nemen uit deze module. Het is zelf mogelijk om terugkoppelingen te maken. Dit wil zeggen als je A koppelt in B dat dan ook automatisch B gekoppeld is in A. Praktisch komt het hierop neer. Een relatie heeft verschillende Risiso-Objecten en Polissen. Deze Polissen beschermen respectievelijk 1 of meer verschillende van die Risiso-Objecten. Als je nu een Polis koppelt in een Risiso-Object dan is het Risiso-Object ook automatisch gekoppeld in de Polis. Zo kan je als makelaar snel zien of een Risiso-Object gedekt is en met welke Polis welke Risiso-Objecten er gekoppeld zijn in de Polis. Eigenlijk komt het hier op neer dat je zowel in Polis kan kijken of het desbetreffende Risiso-Object kan raadplegen.



Een relatie belt voor informatie over een Risiso-Object. Zet de Risiso-Objecten in de “Main Module window”. Zet de Risiso-Objecten-Polis in het “Sub Module window” .

3.2 Koppelen van waarborgen binnen Risico-objecten

Dekking Polis is een sub module van Risico-Objecten en moet bijgevolg aangemaakt worden vanuit de Risico-Objecten. Dekking Polis is als een aparte module gedefinieerd om zo toe te laten meerdere waarborgen aan 1 Risico-Object te koppelen. Ga als volgt tewerk. Open het Risico-Object in kwestie en ga naar de “TAB” Dekking Polis.



Je kan nu met de knop “New” een nieuwe waarborg van een Polis toevoegen aan het Risico-Object.

Ga nu met de knop naast het veld PolisNr. Zoeken naar de Polis van de relatie die dit Risico-Object dekt.



Je krijgt een lijst van alle Polissen waaruit je kan kiezen. Binnen dit scherm kan je de lijst sorteren door op de kolomhoofdingen te klikken om zo sneller je doel te vinden. Je kan ook beginnen typen dan wordt de lijst automatisch korter naarmate er nog overeenkomsten gevonden worden.

Door middel van “dubbel klik” op de juiste record bevestig je de keuze. Gegevens uit deze Polis worden automatisch mee overgenomen naar de huidige module. Dit bespaart de gebruiker typwerk. Van zodra je dit record bewaart wordt de koppeling ook in de andere richting weggeschreven.



4 De administratieve Tools van ProMAK

De modules uit de administratieve groep werken meer ondersteunend aan het beheren van de Polissen en uw relaties. Deze modules kunnen overal aan gekoppeld worden. Herinner u het database schema van bladzijde 19. Het zijn de blauwe lijntjes die vertrekken vanuit de administratieve groep naar de verschillende beheersgroepen.

4.1 Maken van notities

In ProMAK wordt de module “Notes” gebruikt voor het bijhouden van allerhande informatie of historiek van een relatie of van een contactpersoon. Je kan eenvoudig via het “Create” menu een nieuwe notitie aanmaken gekoppeld aan een relatie of contactpersoon. Het is hoofdzakelijk een administratief gebeuren. In sommige kantoren wordt deze module gebruikt voor het registreren en afhandelen van alle inkomende poststukken , telefoongesprekken, klantenbezoeken met opvolging, enz.. Van elk binnenkomend poststuk wordt er een notitie gemaakt voor opvolging en het poststuk wordt ingescand en aan deze “Note” gekoppeld.

Selecteer een Relatie – polis – schadedossier waarvoor je een nota wenst te maken in het “Main Module window”. In de “Create” menu kies je voor het item “Note” en een leeg notitiescherm zal opengaan voor het opmaken van de notitie.



Dit scherm is redelijk uitgebreid omdat hier ook de volledige opvolging van het geregistreerde zal in gebeuren.

Veld naam Veld type Beschrijving



Als de “Note” is aangemaakt, komt deze in de module Notes terecht, gekoppeld aan een relatie – Polis – Schade. Hier zie je een voorbeeld van de “Notes” module in het “Sub Module window”. Hierin is nog een extra filter beschikbaar voor het filteren van “Notes” tot op de persoon binnen een relatie. Je kan dus zowel een relatie selecteren in het “Main Module window” en een bepaalde persoon in het “Sub contacten window” bij het aanmaken van de note.

Herinner dat de kolomkoppen fungeren als knoppen en dat je de mogelijkheid hebt om de lijst te gaan sorteren volgens kolom. Met de filter “View all” ingeschakeld zal je steeds een overzicht krijgen van alle notities ongeacht op welke contactpersoon de cursor staat. Als je de filter uitschakelt dan zal je enkel de notities te zien krijgen op Relatie of op contactpersoon niveau. Als je nu door de contacten lijst scrolt dan zal je slechts enkele notities zien die gerelateerd zijn aan die bepaalde contactpersoon. De opvolging gebeurt dan door de “Notes”in het “Main Module window” te plaatsen en de juiste filters te gebruiken.

Filter voor relatie op

Contact niveau



4.2. Telefoneren en registreren

Je zoekt je correspondent op in de database. Gebruik daarvoor één van de opzoekmogelijkheden: op achternaam of op relatie, naargelang wie je wenst te bellen. Eens je correspondent of in het “Main Module window” bij de relaties staat of in het “Sub contact window”, kan je hem of haar gaan opbellen. Zorg dat je cursor op dit record staat. Klik nu in het Create menu op “Phone call”

ProMAK zal nu automatisch het aangeduide nummer vormen. Als je de korte inhoud van dit gesprek wil noteren klik je terug op de knop “create” en je krijgt terug je eerste scherm waar je nu op notitie klikt. Hier kan je nu een nieuwe notitie aanmaken gerelateerd aan de relatie of aan de contactpersoon. Gebruik dan de “Create” knop om van hieruit onmiddellijk een “Note” aan te maken.



4.3. Gebruik van de To Do

De To Do is de verzameling van taken die een ProMAK gebruiker nog te doen heeft. Als we de Module ToDo naar het “Main Module window” brengen door met de linker muisknop op het module icoontje van To Do te klikken dan zal standaard een lijst verschijnen met de taken die je vandaag moet doen en alle taken die vóór vandaag hadden moeten zijn uitgevoerd. Dit is de standaard instelling, die door de gebruikers steeds gewijzigd kan worden. De combo box “View” bevat een aantal views waar tevens voorwaarden op gedefinieerd werden. Deze voorwaarden hebben hier betrekking op een bepaalde periode. Zo kan je een lijst opvragen van alle taken voor bij voorbeeld volgende week.

Er blijft steeds een relatie tussen het “Main Module window” met nu de module “To Do” naar het “Sub Contact window” en het “sub Module window” met daar de Notities voor het aangeduide record in de To Do. Je kan (als je de rechten daartoe hebt) de “To Do”van een andere gebruiker raadplegen via je de user in de “User Filter” te selecteren. 4.3.1 Taken in je eigen Hotlist schrijven

Via de “Create” menu kan je nu een nieuwe To Do maken.

Filter User lijst



Vul nu de To Do fiche in en klik daarna op “OK” In het veld “Subject” kan je gebruik maken van het Free List veld. Indien noodzakelijk kan je in het onderste gedeelte nog een aanvullende memo schrijven voor die bepaalde taak. LET OP: Selecteer eerst de relatie of de contactpersoon voor wie je de To Do wenst te maken. Er zal altijd een relatie zijn tussen de geselecteerde relatie/contact en de nieuwe taak die geregistreerd wordt. 4.3.2 Maken van persoonlijke taken. ProMAK is zodanig opgemaakt dat er vanuit gegaan wordt dat de informatie die in het systeem wordt ingevoerd steeds in relatie moet zijn met een relatie of een persoon. Dat is ook het idee achter de term PROMAK. Toch is het mogelijk om taken in het systeem te plaatsen die niet gekoppeld zijn aan een relatie of aan een contactpersoon. Dat noemen we persoonlijke taken.

Als je dit aan klikt wordt de

taak niet gerelateerd met de

geselecteerde relatie.



Als we persoonlijke taken aanmaken waar geen relatie of contact gekoppeld zijn, dan zullen de “Sub contact window en “Sub Module window” zonder informatie blijven als we deze taak selecteren in de lijst.

4.3.3 Taken van de Hotlist uitvoeren

Om taken aan te duiden als zijnde uitgevoerd, gaan we de taak openen om dan in het veld “complete” een markering te plaatsen.

Aanvinken om aan te duiden dat de

taak is uitgevoerd



De filter in de lijst view houdt hier rekening mee en zal enkel alle niet uitgevoerde taken laten zien voor de aangeduide periode. 4.3.4 taken delegeren aan andere gebruikers

Je kan ook taken delegeren aan andere gebruikers.

In een view kan je nu visualiseren welke taken je aan wie hebt toegekend of van wie je jouw taken hebt gekregen.

4.4 Gebruik van de Agenda

De agenda van ProMAK is volledig gekoppeld met Microsoft Outlook. Je kan een agendapunt zowel in Outlook als in ProMAK aanmaken. Het zal steeds in beide programma’s weggeschreven worden. De agenda van ProMAK kan tevens dienst doen als “ gedeeltelijke vervanger “ van Microsoft Exchange. Je kan perfect aan agenda sharing doen zonder exchange via de database van ProMAK. ProMAK biedt hierbij tevens de mogelijkheid om hieraan een desgewenste security te koppelen. Bovendien biedt ProMAK de mogelijkheid om ieder agendapunt aan om het even welk dossier te koppelen.

Hier kan je een selectie maken

uit een lijst van gebruikers

waarvoor je rechten hebt om in

hun takenlijst te schrijven



Je kan een afspraak selecteren door er bijvoorbeeld op te dubbelklikken :



Een nieuwe afspraak vastleggen doe je door een selectie te maken op de dag waar je deze wil plaatsen en op new te klikken. Je hangt deze afspraak dan aan om het even welk dossier. Tevens is er een button “link “ voorzien :

Deze buton geeft u de mogelijkheid om agendapunten die u hebt aangemaakt via Outlook ( eventueel via PDA die gesynchroniseerd wordt met Outlook ) te linken met om het even welk dossier in ProMAK. Naast de button ” Link “ is er een button “route” voorzien.

Als je deze button aanklikt, open je een gelinkte routeplanner. Deze geeft u tal van mogelijkheden voor het berekenen van de route alsook het berekenen van een tijdslijn. Voor personen die een zeer gevuld dagschema hebben, is dit een zeer handige tool. De link is gemakt met de Michelin routeplanner doch er bestaat zeker ook een mogelijkheid om deze aan andere routeplanners te linken. Indien deze vraag gesteld wordt, zal dit op het moment zelf bestudeerd worden. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe een dergelijk scherm er zou kunnen uitzien.



Via een eenvoudige klik op de drop down user + aanklikken van een andere user uit de lijst kan je een andere user zijn of haar agenda bekijken.

Eens je in de agenda van een andere gebruiker bent, kan je perfect een afspraak gaan plaatsen. Als deze gebruiker niet aanwezig is ( dus ook niet ingelogd ) zal zijn of haar agenda volledig gesynchroniseerd worden van zodra hij of zij aanlogt. Bij gebruik van PDA zal deze op dat moment ook ge-updated worden.



Als resultaat krijg je dan een appointment scherm waar je de afspraak in aanmaakt voor de andere user. Alle correcte gegevens worden onmiddellijk ingevuld. Je dienbt alleen het onderwerp + eventuele tekst + eventuele reminder in te vullen.



De afspraak staat nadien in de agenda van de desbetreffende persoon en zal ook automatisch worden gesynchroniseerd met Outlook + eventuele PDA.

4.5 Gebruik van de E-Mail functie

Eén van de zeer sterke en ver uitgewerkte tools in ProMAK is het geïntegreerde gebruik van de e-mail mogelijkheden van outlook. Zo kan je vanuit ieder dossier een e-mail versturen en deze bewaren aan dat respectievelijke dossier. Er zijn zoals met iedere actie steeds meerdere invalshoeken om het versturen van een e-mail mogelijk te maken. De meest aangewezen manier is het dossier van waaruit je wenst te versturen bovenaan in het hoofdscherm te plaatsen en via de button attach een e-mail aan te maken.



Wanneer je deze link hebt aangeklikt, kom je in een scherm terecht waar je de e-mail adressen die in de relatiefiche werden ingegeven worden gepresenteerd. Indien er geen adres werd ingegeven, kan je nog steeds gaan zoeken in je database door in het “zoeken naar” veld beginletters ( starts with ) of een lettercombinatie uit de naam ( contains ) in te geven en je zal op die manier gaan zoeken naar ALLE e-mail adressen die in je ProMAK database zijn opgenomen. Vind je er nog geen dan kan je gewoon een nieuw adres ingeven. Dit zal vanaf dan ook bewaard blijven in je database.



Wanneer je hier bevestigt, kom je automatisch in Outlook terecht en kan je de inhoud van je e-mail gaan invullen.

Je vult je inhoud in en klikt op verzenden. Na hierop geklikt te hebben, krijg je een scherm waar je dient te kiezen aan welk dossier je de verzonden mail wenst te hechten.



In het geval je vanuit een relatie bent vertrokken, zal hij alleen de relatie als mogelijk dossier opgeven. Indien je vanuit een polis, schade, risico-object, kwitantie,.... bent vertrokken, zal hij ook de bovenliggende modules ( in de databasestructuur ) voorstellen als mogelijke dossiers. Hecht je de mail aan de laagste schakel uit de database boomstructuur, dan zal je deze toch ook steeds kunnen blijven zien vanuit de hoger gelegen module aangezien deze alle onderliggende info overkoepelt.

Resultaat in de structuur =



Naast de mogelijkheid om een e-mail te versturen vanuit ProMAK bestaat de mogelijkheid om een binnenkomende e-mail te hechten aan om het even welk dossier in ProMAK. Dit doe je door een e-mail uit je inbox lijst te selecteren en op de button “save to RDG” klikken.

Op dat moment hangt het ervan af op welk record je staat in ProMAK. Als je bijvoorbeeld op een polis staat, zal hij voorstellen om het ofwel aan de polis te hangen ofwel aan de daarbovenliggende relatie of persoon.



Op dat moment kies je aan welk record je het wenst te hangen en je klikt op OK. Als je kiest voor het “polissen record”, kies je voor de onderste module in het database bommstructuur model. Bijgevolg zal je de mail ook kunnen vinden als je bovenaan vertrekt vanuit relatie of persoon aangezien de polis hier op zijn beurt onder hangt in de database.

Als je dan op het e-mail record ( lijn ) onderaan dubbelklikt, open je deze e-mail en kan je van daaruit opnieuw editeren, versturen, forwarden, ....

4.6 Type brieven

ProMAK wordt geleverd met een aantal standaard brieven of type brieven. In de meeste gevallen beschikt de klant reeds over een aantal brieven. Deze kunnen stuk per stuk eenmalig opnieuw worden aangemaakt in MS Word. De brieven zelf dienen niet volledig opnieuw gemaakt te worden. De velden die moeten ingelezen worden vanuit ProMAK wel. Dit gebeurt eenmalig brief per brief. 4.6.1 Bestaande Type brieven wijzigen Je opent een bestaande brief in Word en gaat hem editeren. Bij installatie van ProMAK wordt er automatisch een ProMAK werkbalk voorzien in MS Word. Deze laat je oa toe om velden vanuit ProMAK als “insertieveld” te voorzien in een sjabloonbrief in MS Word. Nadien ga je deze brief een naam geven en opslaan als typebrief in je ProMAK database. Je kan deze brief dan te allen tijde oproepen vanuit de desbetreffende module in ProMAK en hem hechten aan het desbetreffende dossier.



• Save to RDG : brief bewaren aan het dossier waarop je gepositioneerd staat

in ProMAk. • Insert RDG Field : bij het aanmaken van een brief een bepaald veld uit

ProMAK invoegen in je brief.

• Schaartje : veranderen van link

• Printer : 1 brief printen

• Printer + blad : print alle brieven ( mailing )

• Pijl naar links : ga naar een vorige brief ( bij mailing )

• Pijl naar rechts : ga naar een volgende brief

• Refresh button : links verversen.

4.6.2 Nieuwe Type brieven maken Hiervoor verwijzen wij naar hogervermelde alinea “wijzigen typebrieven”. Om een nieuwe brief aan te maken, start je vanuit MS Word met een blanco ... of bestaande brief en pas je deze aan waar nodig. Je plaatst je cursor in het MS Word document waar nodig.

Je klikt op “ insert RDG field “

ProMAK werkbalk





Plaats je cursor op de juiste plaats en selecteer uit de lijst wat je nodig hebt. Eerst duid je de module aan waaruit je een veld wil halen ( bijvoorbeeld uit relaties ) en dan krijg je rechts alle “dde” velden uit die module. Je dubbelklikt hierop of 1 maal klikken + OK en het veld wordt automatisch geplaatst waar je je cursor had gezet in Word.

Hij herkent onmiddellijk het juiste record waarop je geplaatst bent in ProMAK aangezien deze openstaat. Hieronder een extract uit ProMAK die openstaat. Je merkt dat het record dat ctief staat de lijn Bizon Beton NV is.



Je plaatst je cursor op de volgende lijn en herhaalt deze actie voor de volgende lijn.

Je selecteert adressline1 ( dit is het veld met de straatnaam + nummer in )

Je plaatst je cursor opnieuw onder de straat en selecteert “zip” + spatie + “ city “

Je cursor

staat hier



Nadien werk je je brief verder af met de info die je wenst te plaatsen waar je wil. Hieronder een voorbeeld : datum en tijd invoegen na “ wilrijk “

Nadien plaatsen we er een aanspreking in. Hiervoor dien je op de contactpersoon te gaan staan in ProMAK en “ personen “ te kiezen als module + als veld kies je “ salutation “



Je zorgt dat je cursor op de juiste plaats staat in Word en de aanspreking zal automatisch juist geplaatst worden.

Verder kan je om het even welk veld uit om het even welke module ( als het veld tenminste gemarkeerd is als “dde “ field in de database. Indien je een veld niet terugvindt, kan hiervoor steeds een verzoek worden ingediend bij de helpdesk. Als volgende stap plaatsen we een “ betreft “ en verwijzen we naar de omschrijving van een bepaalde polis in het veld “ omschrijving “ in de polis zelf in ProMAK



Je zorgt ervoor dat je in ProMAK op een polis staat wanneer je deze link legt zodat je onmiddellijk kan verifiëren dat het gewenste veld wordt ingevuld.

Resultaat :

Volgende stap = polisnummer : Je gaat een lijn lager staan, vult in “Polisnummer :” + spatie en laat daar je cursor staan. Je voegt het polisnummer in.



Resultaat :

Zo kan je je brief afwerken aan de hand van de inserties die je effectief wenst te voorzien in de desbetreffende typebrief. Zo waren we bijvoorbeeld vergeten om een “ T.a.v. “ in te voegen bij het adres. Dit kunnen we dus te allen tijde later nog corrigeren.

Nu is je brief volledig en kan je hem gaan bewaren.



Om hem nu te bewaren, dien je hem op te slaan als “template“ in de folder C:\Program Files\Real dataGuide\Templates :

De typebrief is nu opgeslagen in de juiste directory. Nu dien je hem nog te creëren bij de typebrieven zelf. Daartoe plaats je je typebrieven bovenaan in ProMAK.



Je maakt een nieuwe typebrief :

Als resultaat krijg je hetvolgende scherm waar je alle benodigde informatie invult :



Je geeft een omschrijving, een locatie waar je de brief kan vinden. De locatie is logischerwijs

altijd dezelfde : C:\Program Files\Real dataGuide\Templates\test.dot. Het is belangrijk dat je de laatste toevoeging in het rood er zelf bij plaatst om het exacte pad te hebben waarnaar verwezen wordt. Deze verwijzing is de effectieve naam van je brief zelf zoals je hem hebt opgeslagen in Word ( in dit geval een dot aangezien hij werd opgeslagen als een template ). Als module ID vul je best “ All “ in zodat de brief vanuit iedere module kan worden opgeroepen. Resultaat :

Als je deze dan hebt bewaard, staat de brief vanaf nu tussen de typebrieven en kan hij vanuit ProMAK via de correspondentie module te allen tijde opgeroepen worden. Laat ons even een brief versturen vanuit de relatie Vandenbossche.



Resultaat :

Je vult in wat je wenst in te vullen en kiest een brief uit de lijst door op het icoontje dat je de lijst geeft van typebrieven.



In de lijst van typebrieven is nu de brief “ Test “ bij komen te staan.

Je klikt deze aan en zegt OK.



Deze komt nu automatisch als gekozen document klaar te staan.

Dan klik je op het printertje om af te drukken. Resultaat :

Het resultaat is en blijft uiteraard afhankelijk van de plaats waar je staat in ProMAK.



4.8 Dossiers-documenten

Dit moet nog afgewerkt worden

Documents

Handleiding ProMAK