Embed Size (px)
Citation preview
1
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG LƯU TRỮ ARCHIVE EMAIL TẬP TRUNG
Version 2.0
Ngày cập nhật: / 09 /2015
2
1. MÔ TẢ TÀI LIỆU
Hướng dẫn người sử dụng thư điện tử tìm kiếm và khôi phục email trên hệ thống Archive Email
tập trung.
2. HỆ THỐNG LƯU TRỮ ARCHIVE EMAIL TẬP TRUNG
- Hệ thống lưu trữ archive email tập trung sẽ sao chép toàn bộ thư điện tử của người dùng trong
hệ thống với sự chính xác lên tới 99%.
- Hệ thông lưu trữ cho phép người dùng dễ dàng tìm lại và khôi phục thư điện tử của mình tại bất
cứ thời gian nào kể từ tháng 9/2014 (mặc dù đã vô tình bị xóa).
3. CHÍNH SÁCH EMAIL HIỆN TẠI LIÊN QUAN ACHIVE EMAIL TẬP TRUNG
Các Email lưu trữ trên hệ thống Archive Email tập trung được thực hiện theo điều 14 của
“Quy định sử dụng thư điện tử trong hệ thống ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam” như
sau:
3
4. TÌM KIẾM VÀ KHÔI PHỤC EMAIL TỪ TRANG WEB TÌM KIẾM
Những Email đã xóa trên mailbox của bạn (do chính sách lưu trữ hoặc do chủ ý của người dùng),
khi muốn tìm lại thì có thể vào trang web tìm kiếm và khôi phục.
Bước 1: Đăng nhập
Đăng nhập vào 1 trong các đường dẫn sau:
https://luutrumail.vietinbank.vn
http://luutrumail.vietinbank.vn
https://archivemail.vietinbank.vn/search/
4
Trang tìm kiếm này hỗ trợ logon không cần xác thực sau khi đã đăng nhập bằng user AD của bạn,
tuy nhiên có thể bạn sẽ phải đăng nhập lần đầu theo form dưới đây
Bước 2: Chọn thư mục tìm kiếm
Giao diện của trang Web tìm kiếm xuất hiện như sau:
Chọn phiên tìm kiếm mới để bắt đầu bằng cách click vào biểu tượng bên góc trái phía trên:
5
Chọn thư mục tìm kiếm để đảm bảo không bị tìm thiếu email khi tìm
Click All Folders, chọn cả 2 thư mục là Historical và Journaling Folder, chọn OK
6
Bước 3: Chọn các thuộc tính tìm kiếm
Thêm các thuộc tính bạn muốn tìm kiếm bằng cách sổ mục Add Criterial
Date: Search theo ngày gửi/nhận email
Sender: Tìm mail theo địa chỉ email của người gửi
Recipient: Tìm mail theo địa chỉ email của người nhận
Keyword: Tìm theo một ký tự hay một cụm ký tự nào đó trong email
Subject: Tìm theo tiêu đề của email
Một số ví dụ tìm kiếm như sau:
1. Tìm các email theo dựa trên ngày tháng
7
Tìm các mail trong khoảng từ 01/8/2015 tới 28/8/2015, bạn lựa chọn như sau và bấm vào Search
sau đó đợi hiển thị kết quả
Tìm các email được gửi nhận trong ngày 20/8/2015, bạn lựa chọn như sau và bấm vào Search sau
đó đợi hiển thị kết quả
8
2. Tìm các email dựa trên thông tin người gửi hoặc nhận
Tìm các mail được gửi hoặc nhận từ [email protected] trong ngày 20/8/2015.
Nếu người dùng trong nôi bộ, bạn có thể vào sổ địa chỉ để tìm người gửi cho chính xác bằng cách
click vào biểu tưởng quyển sổ mở và tìm theo bất cứ key nào bạn nhớ như Tên, email, đơn vị
…
9
3. Tìm các email theo từ hoặc cụm từ nào đó (keyword)
Tìm các email có chứa cụm từ “control panel” trong bất cứ email nào
Tìm các email KHÔNG chứa cụm từ “phát sinh đã được” trong ngày 22/8/2015 thì bạn chỉ việc thêm dấu
(-) và trước keyword đó
10
4. Bạn cũng có thể kết hợp các cách tìm kiếm trên bằng cách add Criteria để thỏa mãn đồng thời
các điều kiện
Một số ví dụ:
Tìm kiếm các email có nội dung chứa cụm từ “control panel” được gửi/ nhận trong ngày 20/08/2015 được
gửi đi/ nhận đến trong mailbox của bạn
11
Tìm kiếm các email được gửi tới “Nguyen Thi Thu Ha – ITC” trong khoảng thời gian từ 10/8 tới
20/8/2015 với nội dung có chứa từ “đại hội”
Lưu ý: Nếu bạn đưa nhiều hơn 1 giá trị vào cùng một trường thông tin thì được hiểu là một trong 2 giá trị
đó thỏa mãn thì thông tin tìm kiếm là phụ hợp. Ví dụ Tìm kiếm các email có nội dung chứa cụm từ “đại
hội” hoặc “đảng bộ” hoặc “chuẩn bị nhân sự” trong tháng 4/2015
12
Tìm kiếm các email được gửi đến “Trinh Quoc Huy - ITC” hoặc “Le Van Thien - ITC” trong ngày
22/4/2015
Bước 4: Khôi phục
Sau khi đã tìm kiếm được các Email cần thiết, bạn có thể xem lại được nội dụng ngay tại trang web
tìm kiếm này hoặc có thể khôi phục trở lại email đó về mailbox của mình.
Click vào các email tìm kiếm được bằng các dấu tích bên trái, bấm chuột phải và chọn Restore để khôi
phục email trở lại hòm thư
Một cửa số mới xuất hiện, ở cửa số này sẽ cho phép bạn chọn thư mục bạn muốn restore các email trở lại
mailbox của mình, (theo kinh nghiệm bạn nên tạo 1 thư mục với và khôi phục các thư cũ vào đó để thuận
tiện trong việc tìm kiếm)
13
Đợi cho tớ khi có thông báo việc khôi phục thành công
14
Bạn kiểm tra lại các email đã được khôi phục trong hộp thư của mình
LƯU Ý: KHÔNG NÊN KHÔI PHỤC LẠI QUÁ NHIỀU NHỮNG EMAIL CŨ KHÔNG CẦN THIẾT
TRỞ LẠI HÒM THƯ CỦA BẠN VÌ DUNG LƯỢNG MAILBOX CỦA BẠN LÀ GIỚI HẠN!
15
5. KHÔI PHỤC EMAIL TỪ ĐƯỜNG DẪN SHORTCUT
Những Email với file đính kèm đã được đưa lên vùng lưu trữ archive tập trung và chỉ để lại đường dẫn
shortcut tại hộp thư của bạn dưới dạng file có đuôi .html. Bạn có thể lấy lại các file đính kèm này như sau:
a) Từ Outlook, Outlook anywhere, từ các thiết bị di động
Những email có biểu tượng shortcut và file đính kèm mail ở dạng tenfile.html với dung lượng 2KB
Click chuột phải, Open
Cửa số sau xuất hiện:
Bạn chọn 1 để download lại attach file đó về máy tính của mình
16
Bạn chọn 2 để khôi phục lại file đính kèm trở lại hòm thư
b) Từ webmail
Những email có biểu tượng shortcut và file đính kèm mail ở dạng tenfile.html với dung lượng 2KB
Click chuột phải, Open
Cửa số sau xuất hiện:
Bạn chọn 1 để download lại attach file đó về máy tính của mình
Bạn chọn 2 để khôi phục lại file đính kèm trở lại hòm thư
17
