SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TP.HCMTRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM

TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

(Dành cho doanh nghiệp)

TP.Hồ Chí Minh - 2018

GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

Để đơn giản hóa việc báo cáo của các đơn vị theo chủ trương cải cách hành chính trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin của thành phố, Sở Lao động-Thương binh và Xã hội hướng dẫn về việc báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động (gọi chung là người sử dụng lao động) trên địa bàn thành phố bằng phần mềm quản lý lao động

Tổng quan về phần mềm quản lý lao động

Hình 1: Giao diện khởi động

Hình 2: Giao diện chính của phần mềm

Phần A. CÁCH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

I. Cài đặt và đăng ký tài khoản

1. Cài đặt phần mềm

Vào Website http://www.vieclamhcm.net/ chọn mục Download

Sau đó chọn tiếp mục Tải phần mềm Thông báo tình hình sử dụng lao động theo thông tư 28

Sau đó chọn một trong 3 đường link tải phần mềm về máy tính.

1) Link MEGA2) Link Fshare3) Link Google Drive

Sau khi tải về ta được file có tên Cai Dat PM Bao Cao LD (12-09).rar

( Chú ý số trong dấu ngoặc là ngày cập nhật phần mềm.)

Giải nén file ta được 3 file sau

1) ces_qlld_go_Setup2) CRRuntime_32bit_13_0_173) Setup

Chỉ cài 2 file số 1 và 2 thôi

Sau khi cài đặt xong ngoài màng hình Desktop có biểu tượng

Quá trình cài dặt đã xong

2. Đăng ký tài khoản

Khởi động phần mềm lên ta sẽ có hộp thoại đăng nhập chọn dồng chữ màu xanh có tên là Đăng ký tài khoản

Hình 3: Giao diện đăng nhập phần mềm

Chú ý chỉ đối với doanh nghiệp chưa có tài khoản thì doanh nghiệp phải tiến hành ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN

Doanh nghiệp ấn vào nút Đăng ký tài khoản

Hình 4: Dăng ký tài khoản

Doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin và nhấn vào nút Thêm mơi.

Thì phần mềm sẽ hiện thị Account cho doanh nghiệp đã đăng ký thành công.

Tiếp theo khi có tài khoản đăng nhập thì doanh nghiệp tiến hành đăng nhập vào phần mềm

Lưu ý : Tài khoản doanh nghiệp sau khi đăng ký mới sẽ được Trung tâm duyệt và gửi qua email doanh nghiệp đăng ký

Doanh nghiệp có thể stick vào ô Duy trì đăng nhâp để phần mềm nhớ tài khoản của doanh nghiệp ở những lần đăng nhập sau

Quá trình đăng ký tài khoản xong.

II. Sử dụng phần mềm để báo cáo

1. Đăng nhập vào phần mềm

Điền account là dãy số mà phần mềm đã cấp và password là mật khẩu doanh nghiệp đã tạo trong lúc đăng ký tài khoản

Hình 5: Đăng nhập tài khoản

Hình 6: Giao diện chính của phần mềm

Hình 7: Thông tin doanh nghiệp

Phần thông tin doanh nghiệp là phần thông tin đầy đủ tài khoản của doanh nghiệp, có thể sửa lại thông tin, và thay đổi mật khẩu khi cần thiết

2. Khai báo lao động

Khai báo lần đầu

Tiến hành khai báo lao động lần đầu đôí với doanh nghiệp chưa khai báo theo thông tư 28

Doanh nghiệp vào phần Khai báo danh sách lao động và vào Khai báo lần đầu(Mẫu số 28)

Chọn tải mẫu sau đó chọn nơi lưu mẫu tiếp theo chọn lưu.

Mở file mẫu mình đã tải về máy tính và làm trên file mẫu đó. Save và tắt file đó đi.

Sau đó trở lại phần mềm bấm nút Browse để chọn biểu mẫu 28 khai báo lần đầu và bấm Câp nhât sau khi cập nhật xong phần mềm sẽ báo là “Cập nhật dữ liệu thành công”

Đối với doanh nghiệp đã khai báo lần đầu rồi thì sẽ tiến hành khai báo biến động tăng hoặc giảm hàng tháng trước ngày 03 hằng tháng

Hình 8: Biểu mẫu 28 khai báo lần đầu

Hình 9: Khai báo lao động

Hình 10: Khai báo lao động Mẫu số 28

Bước 1: Tải mẫu

Hinh 11: Đã tải mẫu xong

Bước 2: Chọn file đẫ làm

Hinh 12: Chọn file

Bước 3: Cập nhật dữ liêu

Hinh 13: Đang cập nhật

Hinh 14: Cập nhật dữ liệu thành công

Các bươc khai báo biên động tăng hoặc giảm đều giống vơi khai báo lần đầu

Khai báo lao động tăng

Hình 15: Mẫu khai báo tăng Mẫu số 29a

Hình 16: Khai báo lao động Mẫu số 29a

Khai báo lao động giảm

Hình 17: Mẫu khai báo giảm Mẫu số 29b

Hình 18: Khai báo lao động Mẫu số 29b

Khai báo biên động thông tin

Hình 19: Mẫu khai báo biến dộng thông tin Mẫu số 29c

Hình 20: Khai báo lao động Mẫu số 29c

Khai báo tạm hoãn HDLĐ

Hình 21: Mẫu khai báo tạm hoãn HĐLĐ/HĐLV Mẫu số 29d

Hình 22: Khai báo lao động Mẫu số 29d

Đối với doanh nghiệp mún đăng thông tin tuyển dụng thì làm theo những bước sau

Vô phần Gửi nhu cầu tuyển dụng và bấm vào nút Thêm mơi

Hình 23: Các bước Gửi nhu cầu tuyển dụng

Hình 24: Các bước Gửi nhu cầu tuyển dụng

Doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin vị trí muốn tuyển dụng và bấm vào nút Thêm mơi, phần mềm sẽ tư động đăng thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp lên trang web www.vieclamhcm.net

Cách khai báo khácDoanh nghiệp vào phần Thêm mơi lao động

Hình 25: Khai báo lao động theo từng người

Dùng để khai báo lao động từng người, dành trong trường hợp, chỉ cần khai báo ít người, không cần tải mẫu excel mà có thể khai báo trưc tiếp. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, thì bấm Lưu, thông tin người lao động sẽ được đưa vào phần mềm như khi khai báo bằng file excel

Khai báo giảm, biến dộng thông tin, tạm hoãn HĐLĐ thì vào phần thông tin người lao động có thể tim kiếm thông tin người lao động rồi khai báo bằng cách chuột phải vào tên người lao động chọn các loại khai báo.

Hình 26: Khai báo lao động theo các mẫu tương ứng

Thông tin người lao động

Cũng vào phần thông tin người lao động chỉ cần chọn tìm kiếm là phần mềm sẽ hiện thì thông tin người lao động đang làm việc tại đơn vị

Hình 27: Danh sách đã khai báo

Để doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin người lao động, tất cả các mẫu báo lần đầu, tăng, giảm hay biến động thông tin đều có thể vào mục này kiểm tra. Chọn ngày tháng và bấm tìm kiêm

Hình 28: Ví dụ kiểm tra khai báo lần đầu

Phần gửi cấp biên nhận

Hình 29: Gửi cấp biên nhận

Chọn yêu cầu cấp biên nhận chuột phải vào phần nội dung muốn cấp biên nhận chọn yêu cầu cấp biên nhận sau dó vào mail của doanh ngiệp đã đăng ký tài khoản để nhận số biên nhận rồi vào phần quản lý biên nhận điền số biên nhận rồi chọn xem sau đó chuột phải vào phần mới hiện thị chọn print đẻ in biên nhận.

Hình 30: Quản lý biên nhận

Hình 31: Mẫu biên nhận

Phần Báo cáo

Dùng cho doanh nghiệp khai báo các mẫu 33,05,07 khi cần báo cáo, doanh nghiệp chỉ cần vào mục Báo cáo chọn thời gian, mẫu cần báo cáo, và nơi cần nộp. Sau đó bấm Xem. Mọi thông tin sẽ được điền và hiện ra, mà không cần phải thưc hiện khai báo lại lần nữa.

Hình 32: Mẫu 33 thông tư 28

Hình 33: Mẫu 05 thông tư 23

Hình 34: Mẫu 07 thông tư 23

Một số lỗi thường gặp

1. Input string was not in a correct format

Hình 35: Input string was not in a correct format

Thường do quên khai báo hoặc khai báo sai định dạng cột nào đó trong mẫu khai báo

- mục trình độ (cột 8-13) và Loại HDLD (15-19) phải điền đẩy đủ. Nếu thông tin của người lao động (mục trình độ)  không có nằm trong mục đó vui lòng đánh dấu vào cột không xác định

- cột 21 vui lòng điền theo mã số ở sheet danh mục  "vị trí công việc"

- cột 22 mức lương cần điền theo định dạng số vd “4000000”

- cột 23 tháng tham gia bảo hiểm chuyển về số tháng tham gia vd: 1/2018 ->”3”

- từ cột 24  trở đi  (nếu có) có thể không điền thông tin nếu có

2.String was not recognized as a vaild DateTime.

Hình 36: String was not recognized as a vaild DateTime.

Thường do các cột liên quan tới ngày tháng(cột 2,3,20) khi nhập, có thể định dạng bị chuyển về dãy số như trong hình. Cần chuyển về định dạng date để không bị lỗi.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Vị trí công việc không có trong bản danh mục vị trí công việc

- Trong trường hợp đó, mình có thể điền theo chuyên ngành của người đó, hoặc gom về chung một bộ phận. (vd : số 413 để biểu hiện các công việc làm trong văn phòng)

2. Việc đảo lộn ngày tháng, trong cột HĐLĐ

- Để đảm bảo việc không bị đảo ngày tháng trong các cột liên quan như ngày sinh, ngày HĐLĐ cần thêm dâu nháy đơn ( ‘ ) trước ngày đó.

3. Người lao động chưa từng tham gia BHXH và còn đang trong quá trình thử việc

- Có thể bỏ qua khai báo thời gian tham gia BHXH của người đó.

4. Việc điều chỉnh thông tin người lao động trong mẫu khai báo biến động thông tin có cần khai báo hết hay không

- Mẫu biến động chỉ cần khai báo những thay đổi trong công việc của người đó. Vd: ngày tháng ký hợp đồng, loại HĐLĐ

5. Không kiểm tra được thông tin báo giảm

- Thông tin báo giảm phần mềm sẽ hiển thị theo ngày kết thúc hợp động của người đó khi khai báo.