CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL METAVniáos por fa transparenda en eCcontro{ áe fa gestión Jiseaf

Informe DefinitivoAuditoría Gubernamental con Enfoque

Integral Modalidad EspecialVigencia 2015

HOSPITAL MUNICIPAL DE ACACIAS

Noviembre 2015

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL METAVlliáos por (a transparencia ell er colltro( áe (a gestióll Jisea(

)

INFORME DEFINITIVO AUDITORíA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUEINTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL AL HOSPITAL MUNICIPAL DE ACACIAS

E.S.E, VIGENCIA 2015

Contralora Departamental del Meta DORIS SEGUNDA GÓMEZ RIVEROS

Secretaria General NOHORA ROCIO GARNICA LOZADA

Contra lora Auxiliar de Auditoría YOLANDA CARDONA AVILAy Control Fiscal Participativo

Responsable de la Entidad FREDY GUILLERMO RINCÓN RINCÓN

Equipo Auditor ELlANA LEONOR CABRA ROJAS

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL METAVlliáos por fa transparencia ell crCOlltror áe fa gestióII Jiscar

CONTENIDO

1. CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DEMEJORAMI ENTO - 4 -

1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA - 5 -

1.2 CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DEMEJORAMI ENTO - 5 -

2. RESULTADO DE LA AUDITORIA - 6-2.1 EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO - 6 -

3. AN EXOS - 8 -3.1 MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO - 8 -

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CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL METAVnidos por (a transparencia e1Ier eolltro( de (a gestión Jisea(

DoctorFREDY GUILLERMO RINCÓN RINCÓNGerenteHospital Municipal de Acacías ESEAcacias, Meta

La Contraloría Departamental del Meta, con fundamento en las facultadesotorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política y la Ley 330 de 1996,practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial deseguimiento al plan de mejoramiento del Hospital Municipal de Acacias, vigencia2015.

Tomando como insumo principal la información suministrada por la entidad, estaContraloría Departamental evaluó los procedimientos de los procesos auditados,produciendo el presente informe sobre el acatamiento de la normatividad vigentepor parte de la Entidad.

La evaluación al cumplimento del plan de mejoramiento se llevó a cabo bajo losparámetros, políticas y procedimientos de Auditoria Gubernamental con EnfoqueIntegral definidos por la Contraloría Departamental del Meta, las Normas deAuditoria Gubernamental Colombianas NAGC, compatibles con las NormasInternacionales de Auditoria NIAS. Ello permite a esta vista fiscal valorar la etapade planeación y ejecución de los trabajos, garantizando el examen bajo unamedición razonable y objetiva que cimiente el concepto aquí emitido.

El proceso de auditoría fundamenta su examen, sobre la base de pruebasselectivas, evidencias y documentos que soportan la ejecución de las metas delplan de mejoramiento y la efectividad de las acciones correctivas. Así mismo losestudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles detrabajo, que reposan en los archivos de la Contraloria Auxiliar de Auditoría yControl Fiscal Participativo.

Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial de Seguimiento al Hospital Municipal de AcaciasE.S.E, vigencia 2015.

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL METAVlliáos por [a transparencia en e[ contro( áe (a gestiólljisca(

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1.1ALCANCE DE LA AUDITORIA

La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo como alcance la totalidad delas acciones correctivas (6) y metas establecidas (6) para subsanar 6 deficienciasdetectadas en la auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especialal proceso contractual del Hospital Municipal de Acacias ESE, vigencias 2010-2012.

En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaron el alcancede nuestra auditoría.

Las observaciones se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro deldesarrollo de la auditoría, las respuestas de la entidad fueron analizadas y seincorporaron al informe, lo que se encontró debidamente soportado.

1.2CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DEMEJORAMIENTO

La Contraloría Departamental del Meta, como resultado de la auditoría adelantada,determinó que el plan de mejoramiento suscrito por el Hospital Municipal deAcacías, con corte al 18 de noviembre de 2015, arrojó un porcentaje del 83.33%de efectividad, es decir que las 6 metas planteadas se cumplieron, pero una nofue efectiva.

Villavicencio, 23 de noviembre de 2015

YOC ralora Auxiliar de AuditoríaControl Fiscal Participativo

Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial de Seguimiento al Hospital Municipal de AcaciasE.S.E, vigencia 2015.

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META'Unidos por [a transparenda en e[ eOlltro[ de [a gestión Jisea[

2. RESULTADO DE LA AUDITORIA

2.1 EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

El plan de mejoramiento del Hospital Municipal de Acacias ESE planteó 6acciones correctivas e igual número de metas para subsanar 6 deficienciasdetectadas en la auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especialal proceso contractual del Hospital Municipal de Acacias ESE, vigencias 2010-2012.

Se evidenció que la Oficina Asesora de Control Interno del Hospital Municipal deAcacias realizó seguimiento a las acciones correctivas y las metas establecidasen el plan de mejoramiento.

Durante el desarrollo de la auditoria y con el resultado arrojado por la matriz deseguimiento al plan de mejoramiento formato 600.02.09, se evidenció elcumplimiento de las 6 acciones correctivas con sus respectivas metas, sinembargo una meta no fue efectiva, en consecuencia el porcentaje de efectividadfue del 83.33%, como se explica a continuación:

Acciones correctivas efectivas

Hallazgo 1 El Hospital Municipal de Acacias adoptó el Estatuto de Contratación,mediante Acuerdo 004 del 05 de junio de 2014, expedido por la Junta de Directivadel Hospital y Manual de Contratación, según Resolución número 085 de 2014,mediante los cuales se reglamentaron las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.

Hallazgo 2. El Hospital habilitó en la plataforma web el módulo de proveedoresdonde los interesados se registran como proveedores, lo que permite manteneruna base de datos actualizada. Se corroboró que en dicha base de datos seencontraban los contratistas de los contratos 141, 140, 119 Y 142 de 2015.

Hallazgo 4.y 5. El Hospital verificó la existencia de activos fijos, medianteinventario físico, revisando e instalando placas. Adicionalmente el inventario seintegró al sistema de información de la entidad CNT. En el proceso auditor serealizó revisión del inventario de las áreas de consulta prioritaria, de losconsultorios 1 y 2 de urgencias, sala de procedimientos y de la sala de espera derayos x. Se observó que todos los elementos están identificados con placa y

Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial de Seguimiento al Hospital Municipal de AcaciasE.S.E, vigencia 2015. _6 _

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL METAVI/jáos por (a transparencia eIl er COl/tro( áe (a gestjól/jisca(

relacionados en los inventarios individuales, los cuales son entregados a losfuncionarios mediante acta.

Hallazgo 6. El Hospital Municipal de Acacias modificó la hoja de ruta para lacontratación, donde incluyó como punto de control la revisión de firmas. Se verificóque los comprobantes de egreso de los contratos números 141, 140, 119 Y 142de 2015, presentaban las firmas correspondientes.

Acciones correctivas no efectivas:

Hallazgo 3. El Hospital Local reglamentó los procedimientos de la etapa pre-contractual y por ende, los elementos de los estudios previos, mediante Manual deContratación. Adicionalmente, creó los formatos AP-S 1-CO-02 estudios previosespecífico para contratos de suministros y AP1-S5-CC-06 para contratos deprestación de servicios, sin embargo, no exigió justificar el valor del contrato,requisito determinante para evaluar la eficiencia en el manejo de los recursospúblicos, por lo tanto se considera que esta meta no fue efectiva.

/Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial de Seguimiento al Hospital Municipal de AcaciasE.S.E, vigencia 2015.

- 7-

(9(;) CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL METAVniáos por fa transparenda en er contro{ áe {agestión Jisea{

3. ANEXOS

3.1 MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

1. Entidad: HOSPITAL MUNICIPAL CE ACACIAS

2. Representante L~aI: FREOY GUILLERMO RINCON RINCON

3. NIT: 892.000.2"--4

4. Vigencia 1l$tal: 2015

5. Modalidad de Auotoria: Es~lal

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META

MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTOCODIGO: 600.02.09

VERSiÓN 4.0

6. Fecha de suscripClon:

7. Fecha de Evaluación:

2410112014

1811112015

~Número --.- •... '-..... - - _. '- - Descripdón d; a:;; Unidad"" de •..•.O;;'enslón"dela.--.I~'--___

~Fecha -:- .Avance flsteo d. E"~~d~..- .Fecha iniciacfónconsecutivo Descr1pclón del h;lllazgo CauS<1 del hallugo Acción Conectiva Objetivo medida d. Lol terminación ejecución d. las

d.l hallazgo me'" me••m••• meta

meta meta.la Meta (SL'NoJ

Planeaci6n de laNümero de

contrataciónactrvid;¡des

El manual de contrataCIón deAdoptar e implementar e

seleccion )dónea neguraduyhOSpltal cateee do!

~taMo de contrat~Q6nCumphl • aplicar y aplicadas en la eblpa

bap los lineamientosprocecimiento. ~e regulen I

establecidos para las ESEasegurar 201100%los Contrat~C16n preeontradwll, etapa precontrachJal, como un Estatuto de contrataci6r

y de ac;:uerdo con lapuntos de control en el

100%TD"

011011201 301061201 '00% SImanlfestaciÓfl del principio d desaclualizadosResoluDÓn 5185 del 14 de

proceso de conbalaciimejeCOC;:iÓflcontractual ac:bvidades

economla consagrado en ediciembre de 2013 como

en sus etapas programadas dl!'!artiQJlo 209 de la ConsbtuciÓf

marc;:o regliador COl"lprecontrac;:tual

Liq\lidaci6nproceso

PoIltica. precontractualenfoque de unlficación. y obligaciones

exigibles en elpostenores

periodo

Habilitar en la Web una Numero deEl Ho$prtal no cuenta con ur

hernmienta que permita laContar con e

Base de datos dproveedores

reptro d. proveedorescreaciÓfl de tna base de

mecanismo 'deaproveedores

seleccionados en elcontratistas que p.rm'"

datos con la inlormacióampliamenle publicad

potenCialesprocno de

iden1iftcar 'os potencialeFase precontractual necesaria para que lo

que le garantice I¡contl'abstas

contratación e2 proponentes con .1 fin d InsbtucI6n y a ~ 100% incluidos en base de 011011201 301061201 '00% SI

garantiZar eficiencia, eftcaciaIncompleta mISmos conllabstas

proveedores procesO!organizada datos ____

economla . ,. enMadproveedores de bienes

transparentes a la honactualizada.

Total de proveedoresIncumpliendo el articulo 9 de Sl

servicios la diligencien y 1de seleCCIOnar oferentes

Publicación erexistentes en base d~

manual de contratación.actualicen

idóneos.ptataforma Web

datos de proponentespermanentemente

para un periodo

los es"'dios previos de loInclw. aJUstar y cumpb

Establecer y asegurar INúmero de requiSIto

que en los estucio Estudios induldos en ,.contratos 03 y 04 de 2010

prIMos se desarrollen lorase de p1aneacl6n

documentos previo estudios prevlos de Icorrespondientes a la compra dineanllentos establecido

realizando el análisis defectivos y aprobado contratación en u

3medicamentos y material medic Estatuto de contratación

en la Resolución 5185 dela perspectiva legal

Términos 100% penodo 01/011201 301061201 100% NOqulfUrOlco para el Hospltal, nc de.actualizados14 de diciembre de 201

comercial. finanClefacondciones ( El Tatacumplen con la totalidad de 101

en su art"=ulo 9, comorganlzadonal, tecnica

caso de Iicrtacior de reCJIisitos eXIQldOaspectos lijados en el articulomareo regulatoril

de riesgo del Clb¡etopubhca. si aplica) rn cada contralaciódel Deerelo 2474 de 2008. contlat..r

aplicable

Ipara un periodo

I

Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial de Seguimiento al Hospital Municipal de Acacias E.S.E, vigencia 2015.

(@) CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL METAVniáos por fa transparencia en ef control áe fa gestiónjisca[

Asignación d,

responsable dr~1

de 111 existencia

Generación de basE

de datos compafibll!!

con CNT para contro

sistemático

Se eWiencio laltant!! de seis (6

basculas electrónicas marc

BEURER por valor d,

$4.315.200. adquiridas por e

Hospital "'-ncipal di! Acacial Ausencia de conbal de IAse~a, y garantizar 1,

medant!! contrato No. 21 d los activos fijos y bienes toma del inventano ~c

2011,comproban.tl!deinQfeSOa menotesdelaESEa Ide activo. s fijos., blenl!'

Almacén No. 691201" de cuy traveso de Sistema de menOfes de la instltuClÓI

existencia no exISten pruebas n Información CNT len la unidad del bempo

comprobantes de baja d

inventarlos, considerandos

presunto Mtrimenlo .,

patrimonio de la Entidad

Identificllci6n de lo

bienes mec:lanle s'

respectiva placa

Establecer puntos d

control de lodos lo'

bienes del activo tíO

bienes menores de I

ESE, su eXistenCiajpermanenaa

b. _. I ,. custodía del bien bajeu lea . case, "pomodelo. cantidad 1 su uso.

movitidad dentro de liU

diferentn Meas s

resulta ne~ario

100"1.

Numero de

actIVIdades

ejeQJtadas para la

garantla del control

de l. movilidad

ntegral de los activos,ljos _

Total de acciones

prDgfamadas de

control. vtglJancia y

se~miento a la

dinnea de activos elinventarios en un

peri-

0110112014 31/1212014 100% SI

El hosPital no eje,u UI

ad&QJado contr~ de lo!

inventarios, toda vez que, esto!!

son levados en hojas Excel y njFa.tta de control de los

QJentan con Lna cienolTllnació activos fijos y bienes

especifica que permita s menores de la ESe a

idenbficación, algunos de lo 1raves del Sistema de

elementos revISados no s lnfofmadón CNT

encontraban Identificados co

placa inQJmpliendo 1

establecido en cl procedimento

Identificación de los

bienes mediante su

Es"ble"" pun'os1re""'" ple••=:;:a:::fi~ losignaci6n dEAse~ 'f garantiZar bi de I responsable directc

toma del in~tario. - E;~S:noree:slencia

de la ,exrstencia

de actIVos fiJOS 'f bie bi '00 el ti permanenCIa ,

men•••• de la in>""'~ u.:::.. ~'. po cust••••. del titen baje:

enl. unidad.el.e~1 ~oviIi~d=..'de su"'o

diferentes aren s Generación de bas

resulta necesario de dalos compatibl

con CNT para contro

sislemático

100%

Númerade

actividades

ejecutadasJ Número

de actrvidades

progamadas para

establ~er el control

de los bienes del

activo fijo Y bitnn

rTW:nOl'esde ESE

0110112014 31/12120,4 100% SI

Se obstno que los

comptobantes de eiJeso,

soporte de los pagos reaiZados

a 101 contratos nUmeros 03, 04

22 'f 27 de 2010, 04, OS, 09 Y 21

de 2011 Y 06 Y 09 de 2012J Ilncluir punto de control, 1

estan si las respectivas iflna$ Ausencia de puntos de verificación de completitu

excepto los compt'obantes d control en la verificación de firmas a travk de 1,

egreso nUmero 402. 1190 Y 147 de firmas en los hoja de ruta de ID

correspondientes a los contrato documentos ¡diferentes contratos. e

22 y 03 de 2010. En la carpe! donde se contemple I

del contrato Nro. 22 y 03 d venficación de firmas.

2010. En la carpeta del contrat

""0. 4 de 2010 no s

evidenciaron comprobantes d

egreso.

Cumplir el 100% de ~ Modificar hoja de rut<!lpuntos de con e inc:lur punto dE

estableados en l. hoj control denominad«;

de rut. de cada contrat -Verificación d,

incluyendo I firmas~verificación de mnal

100%

nUmero de

aetivtdades incluidas

en hoja de ruta

efectivamente

ejecutadas en cado

contrato ITotal Iteme

de hoja de ruta

estableddos para

eada contrato

0110112014 3010612014 100% SI

Convenciones

Info'mación IUlTllnistrada en el inlorme de la COM

Columnas de cjlculo automébco

FIla de lotales

Elaboró:

Auditoría gubernamental con enfoque íntegral modalídad Especial de Seguimiento al Hospital Municipal de Acacias E.S.E. vigencia 2015.

1M•••• E~'as I 5 1% Efectividad 83,3W.

Revisó: