How  Important  are  Front  Office  Assistants  to  their  Podiatric  

Physicians?  

Ma:hew  G.  Garoufalis,  DPM,  FASPS,  FACFAOM,  CWS  

No  Front  Office  Assistant  means:  

No  Front  Office  Assistant  means:  

No  Front  Office  Assistant  means:  

No  Front  Office  Assistant  means:  

No  Front  Office  Assistant  means:  

• No  Wonderful  1st  Impression!  

•  The  First  Impression  takes  7  seconds,  is  93%  non-­‐verbal  and  only  7%  verbal  –  Tina  Del  Buono,  PMAC  

No  Front  Office  Assistant  means:  

•  Our  Modern  Day  Office  would:    

         Grind  To  A  Halt!  

Daily  DuTes  –  General    

•  Recognize  and  respond  effecTvely  to  verbal,  nonverbal,  and  wri:en  communicaTons  

•  Explain  treatment  procedures  to  paTents  •  PaTent  educaTon  within  scope  of  pracTce  •  FacilitaTng  treatment  for  paTents  from  diverse  cultural  backgrounds  and  from  paTents  with  impairments  

•  AcTng  as  the  paTent  advocate  •  Maintain  medial  records      

Daily  DuTes  –  AdministraTve  

•  GreeTng  paTents  •  Handling  correspondence  •  Scheduling  appointments  •  Answering  telephones  -­‐  Triage  •  CreaTng  and  maintaining  paTent  medical  records  

Daily  DuTes  –  AdministraTve  

•  PaTent  Demographic  Processing  •  Handling  billing,  bookkeeping  and  insurance  processing  

•  Medical  TranscripTon  •  Arranging  for  hospital  admissions,  outpaTent  surgery,  diagnosTc  tesTng  

Daily  DuTes  –  AdministraTve  (Advanced)  

•  Developing  and  conducTng  public  outreach  programs  and  markeTng  

•  NegoTaTng  leases  of  equipment  and  supply  contracts  

•  NegoTaTng  nonrisk  and  risk  managed  care  contracts  

•  Managing  business  and  professional  insurance  •  ParTcipaTng  in  pracTce  analysis  

Daily  DuTes  –  AdministraTve  (Advanced)  

•  CoordinaTng  plans  for  pracTce  enhancement.  Expansion,  consolidaTon  and  closure  

•  Performing  as  a  HIPAA  compliance  officer  •  Providing  personnel  supervision  and  employment  pracTces  

•  Providing  informaTon  systems  management  •  Follow  up  Le:ers  

Daily  DuTes  -­‐  Clinical  

•  PaTent  H  &P’s  •  PaTent  flow  to  exam  rooms  •  PaTent  prep  &  room  set  up  •  X-­‐rays  •  Dressing  changes  •  CasTng    

Assailant  Fee  GeneraTon  

•  CPT  99211  –  “Office    or  other  outpaTent  visit  for  the  evaluaTon  and  mangement  of  an  established  paTent  that  may  not  require  the  presence  of  a  physician.  Usually,  the  presenTng  problem(s)  are  minimal  and  5  minutes  are  typically  spent  performing  or  supervising  these  services”  

•  Considered  as  “incident  to”  the  physician’s  service  and  paid  at  100%  of  the  MCB  fee  schedule.  

Personal  QualificaTons    •  CriTcal  Thinking  Skills  •  Time  management  •  A:enTon  to  detail  •  Empathy  •  Willingness  to  learn  •  Flexibility  •  Self-­‐MoTvaTon  •  Professionalism  •  Neat  Appearance    

Personal  QualificaTons    

•  Aktude  •  Integrity  and  Honesty  •  Diplomacy  •  Proper  Judgment  •  CommunicaTon  Skills  •  Remaining  Calm  in  a  Crisis  •  Willingness  to  work  as  a  Team  Member  •  Ethical  Behavior  

EducaTon  

•  On  The  Job  Training  •  Medical  AssisTng  Schools  •  CerTficaTon    -­‐  PMAC  -­‐  ASPMA  

The  American  Society  of  Podiatric  Medical  Assistants  

• www.aspms.org  •  Membership  •  EducaTonal  opportuniTes  •  Study  Guide  •  CerTficaTon    •  Leadership    

Outlook  

•  PosiTve  growth  opportuniTes  •  Aging  populaTon  •  Increasing  incidence  of  Diabetes  and  Obesity  •  ACA  •  ACO’s  

QuesTons  

Thank  you