HƯỚNG DẪN TẠO DANH SÁCH LIÊN HỆ VÀ TẠO NHÓM EMAIL TỪ NGƯỜI SỬ DỤNG

(http://mail.phuyen.edu.vn) 

Để thuận lợi việc gửi email cho toàn bộ những địa chỉ có trong danh sách hoặc gửi vài địa chỉ trong cùng một nhóm, mà không phải nhập từng địa chỉ vào ô Tới (to), thay vào đó thì chúng ta chỉ cần nhập tên nhóm vào ô Tới (to) thì hệ thống email tự động load những địa chỉ thuộc nhóm được chọn. Sau đây xin hướng dẫn 3 vấn đề có liên quan:

1. Tạo danh sách liên hệ2. Tạo nhóm email3. Sử dụng nhóm để gửi email 

Tốt nhất bạn nên sử dụng trình duyệt IE7.0 trở lên hoặc Google Chrome hoặc Mozilla FireFox hoặc Opera để duyệt thư. Trong hướng dẫn này tôi sử dụng Google Chrome ( Tiếng Việt cho dễ dùng)Tải file cài đặt Google Chrome tại đây. 

1. Tạo danh sách liên hệ - Truy cập địa chỉ: http://mail.phuyen.edu.vn hoặc

http://www.phuyen.edu.vn/trangchu.php chọn mục Thư điện tử- Hoặc Truy cập vào các website của các đơn vị, cơ sở giáo dục thuộc hệ

thống website phuyen.edu.vn ; Chọn Mục Thư điện tử

- Nhập Tên người dùng (Username) và mật khẩu (password) để đăng nhập vào Email

Sau khi đăng nhập thành công sẽ thấy màn hình như sau:

1

 

Danh sách liên hệ: là những email mà mình liên lạc, trao đổi thông tin. Gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, email, điện thoại, ….

a) Thêm 1 liên hệ mới:

- Click chuột vào mục Danh sách liên hệ  thấy hình dưới đây 

2

Sẽ xuất hiện như hình sau:

3

Bấm vào nút thêm liên hệ mới

Nhập các thông tin cá nhân mình cần liên hệ; - Sau đó bấm nút Lưu.

  b) Tạo danh sách gồm nhiều liên hệ từ file danh sách nhập trước: - Tiếp theo thực hiện các thao tác để tạo danh sách liên hệ bằng tập tin

được tạo trước là danhsachlienhe.csv (download) (file Excel lưu ý dạng *.csv)- Load tập tin  danhsachlienhe.csv (download)   từ email này về lưu trên đĩa

cứng. * Mở file này bằng MS Excel nhập họ tên, email cá nhân mình cần liên hệ.

(Nếu ở trường thì tất cả GV ).- Bấm vào Danh sách liên hệ , tiếp sau bấm nút Nhập xem hình (khoanh

tròn).

- Tiếp theo Click chuột vào nút Browse/ Chọn Tệp tin để chọn tập tin và dẫn đường đến tập tin danhsachlienhe.csv trên ổ cứng.

- Bấm nút Nhập bên dưới. Ta sẽ thấy hình như dưới đây:

4

- Bấm vào ô checkbox Thêm các địa chỉ liên hệ đẵ nhập này vào

Chọn nhóm: Toàn trườngBấm nút nhập bên dưới.

Bấm nút Chọn Tệp tin / Browse (nếu là tiếng Anh)Chọn nơi chứa tệp Danhsachlienhe.cvs

 - Click chuột trái vào nút OK ta sẽ thấy hình như dưới đây

5

 Đ

Đến đây ta đã tạo thành công Danh sách liên hệ.

6

 - Click chuột trái và nút Nhập  sẽ thấy hình dưới đây

2. Tạo nhóm email Trong danh sách địa chỉ Email ta chọn những email nào cùng phòng làm

việc thì đưa vào cùng một nhóm. Trong hướng dẫn này tôi chọn tất cả email trong Danh sách liên hệ và đưa vào cùng một nhóm là nhóm Toàn trường: Toantruong.

- Click chuột trái vào tất cả để chọn tất cả email trong danh sách

 -          Click chuột trái vào Nhóm -> Nhóm mới    -          Sau khi Click chuột trái vào Nhóm mới  thì có hộp thoại hiện lên là

Bạn muốn đặt tên cho nhóm này là gì ?

Ví dụ : Đặt tên nhóm là Toantruong rồi bấm đồng ýSẽ xuất hiện như hình:

 

- Click chuột trái vào nút Đồng ý / OK ta sẽ thấy hình như dưới đây 

7

Chọn tất cả email của toàn trường;Bạn chọn các email cùng nhóm.

Thêm nhóm mới.

Đến đây việc tạo nhóm Toantruong đã thành công. 3. Sử dụng nhóm để gửi email

Các thao tác vào để soạn thư, nhập tiêu đề, soạn nội dung …. vẫn bình thường, tuy nhiên thay vì phải nhập nhiều địa chỉ email người nhận vào ô Tới (to) thì ta nhập tên nhóm vào ô Tới (to). Trong hướng dẫn này tôi muốn gửi thông tin đến tất cả email thành viên sử dụng trong ….@phuyen.edu.vn có tên nhóm là toantruong đã được tạo trong phần hướng dẫn ở mục số 2

8

 - Ta bấm chọn soạn thư, ô Tới (To) : gõ tên nhóm; sẽ tự động điền các email thành viên trong nhóm.- Soạn chủ đề email, đính kèm tệp (nếu có), …, soạn nội dung email, …- Bấm gửi.

Chúc thực hiện thành công.

9