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MINISTRIO DA DEFESA COMANDO DA AERONUTICA

ARQUIVOLOGIA

ICA 214-3

AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2011

MINISTRIO DA DEFESA COMANDO DA AERONUTICA

CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONATICA

ARQUIVOLOGIA

ICA 214-3


2011

MINISTRIO DA DEFESA

COMANDO DA AERONUTICA COMANDO-GERAL DO PESSOAL

PORTARIA COMGEP N 1.024/CPADAER, DE 13 DE DEZEMBRO DE 2011.

Aprova a 1 modificao da ICA 214-3 Avaliao de Documentos de Arquivo

O PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS, no uso de suas prerrogativas e considerando o que preceitua o inciso I, art. 3 da Portaria n 509/GC3, de 29 de julho de 2010, resolve:

Art. 1 Aprovar a 1 modificao da ICA 214-3 Avaliao de Documentos de Arquivo, aprovada pela Portaria n 5/CPADAER, de 13 de janeiro de 2011 e publicada no BCA n 009, de 13 de janeiro de 2011.

Art. 2 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao.

Maj Brig Ar ROBINSON VELLOSO FILHO Presd da CPADAER

(Publicado no BCA n 239, de 19 de dezembro de 2011).

MINISTRIO DA DEFESA

COMANDO DA AERONUTICA COMANDO-GERAL DO PESSOAL

PORTARIA N 5/CPADAER, DE 13 DE JANEIRO DE 2011.

Aprova a edio da Instruo do Comando da Aeronutica que dispe sobre a Avaliao de Documentos de Arquivo.

O PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS, no uso de suas prerrogativas e considerando o que preceitua o inciso I, art. 3 da Portaria n 509/GC3, de 29 de julho de 2010, resolve:

Art. 1 Aprovar a edio da ICA 214-3 Avaliao de Documentos de Arquivo, que com esta baixa.

Art. 2 Esta Portaria entrar em vigor na data de sua publicao.

Art. 3 Ficam revogadas as Portarias n 001/CPADAER, de 23 de abril de 2007e 002/CPADAER, de 23 de abril de 2007.

Maj Brig Ar JORGE CRUZ DE SOUZA E MELLO Presd da CPADAER

(Publicado no BCA n 009, de 13 de janeiro de 2011).

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SUMRIO

1 DISPOSIES PRELIMINARES ...................................................................................... 9 1.1 FINALIDADE...................................................................................................................... 9 1.2 CONCEITUAO............................................................................................................... 9 1.3 MBITO ............................................................................................................................ 12

2 GESTO DE DOCUMENTOS.......................................................................................... 13 2.2 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ............................................................................. 13 2.3 INSTRUMENTOS DE GESTO DOCUMENTAL ......................................................... 13 2.4 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS.......................................................................... 14

3 AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS NO COMAER ........................ 20 3.1 CONCEITO........................................................................................................................ 20 3.2 OBJETIVOS DA AVALIAO E DA DESTINAO DE DOCUMENTOS................ 20 3.3 COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS .................................................... 20

4 ESTRUTURA DO FUNCIONAMENTO DA AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO COMAER ................................................................ 21 4.1 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DO COMANDO DA AERONUTICA CPADAER .................................................................. 21 4.2 SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DO COMANDO DA AERONUTICA SPADAER............................................................ 22 4.3 CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONUTICA CENDOC...... 23

5 METODOLOGIA DA AVALIAO DE DOCUMENTOS ......................................... 25 5.1 O QUE AVALIAR ............................................................................................................. 25 5.2 COMO AVALIAR ............................................................................................................. 25 5.3 DESTINAO DE DOCUMENTOS ............................................................................... 26 5.4 PRESERVAO ............................................................................................................... 29

6 DISPOSIES GERAIS .................................................................................................... 32

7 DISPOSIES TRANSITRIAS..................................................................................... 33

8 DISPOSIES FINAIS...................................................................................................... 34

REFERNCIAS ....................................................................................................... 35

Anexo A - Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos .......................... 37 Anexo B - Modelo de Edital de Cincia de Eliminao de Documentos ............ 38 Anexo C - Modelo de Formulrio para Levantamento Documental .................. 39 Anexo D - Modelo de Formulrio para Registro de Documentos Classificados...... 40 Anexo E - Modelo de Relao de Transferncia de Documentos........................ 41 Anexo F - Modelo de Termo de Transferncia de Documentos.......................... 42 Anexo G - Modelo de Relao de Recolhimento de Documentos ........................ 44 Anexo H - Modelo de Termo de Recolhimento de Documentos .......................... 45 Anexo I - Modelo de Termo de Eliminao de Documentos .............................. 46

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PREFCIO

A Gesto de Documentos tarefa essencial, permanente e vital para o Comando da Aeronutica (COMAER), por viabilizar, agilizar, retratar e perpetuar atos, fatos, processos de tomada de deciso, quer nas atividades-meio, quer nas atividades-fim, permitindo alcanar e manter os objetivos da Poltica da Aeronutica.

Em todo o seu ciclo, a Gesto Documental garante maior eficincia no que tange produo, utilizao, manuteno, avaliao, destinao e acesso aos documentos. O reconhecimento de que os arquivos so efetivamente instrumentos de gesto administrativa e de garantia dos direitos dos cidados tem direcionado o Sistema de Documentao do Comando da Aeronutica (SISDOC) a implementar uma intensa renovao metodolgica e organizacional, cuja tendncia adequar os conceitos e as prticas arquivsticas ao novo entendimento que se tem da funo dos arquivos.

A avaliao de documentos um procedimento extremamente necessrio dentro de um arquivo, pois por meio do julgamento do valor dos documentos que ser decidido quais os documentos sero arquivados e os que sero eliminados. Originalmente, avaliar documentos significa atribuir valores distintos aos documentos produzidos ou recebidos, de acordo com as possibilidades e necessidades neles contidas. Assim, a avaliao tem como resultado imediato a eliminao, a guarda temporria ou o recolhimento guarda permanente.

Visando dar suporte s Organizaes do Comando da Aeronutica na gesto da documentao que tramita em seu domnio, o CENDOC, como rgo Central do SISDOC, responsvel pela administrao documental no mbito do COMAER e como elo do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), realizou o presente trabalho baseado em normas e instrues tcnicas.

Para tanto, utilizou-se o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica e a Subclasse 080 - Pessoal Militar, dos referidos Cdigo e Tabela aprovados pelas Resolues n 14, de 24 de outubro de 2001, e n 21, de 4 de agosto de 2004, respectivamente, ambas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo Central do SINAR.

Esta Instruo vem fornecer os procedimentos tcnicos necessrios para a avaliao dos documentos que tramitam nas Organizaes. A documentao produzida e acumulada, seja ela no formato papel ou digital, necessita ser avaliada por um grupo de profissionais, mediante critrios fundamentados na Teoria Arquivstica.

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1 DISPOSIES PRELIMINARES

1.1 FINALIDADE

A presente Instruo tem por finalidade normatizar o processo de avaliao de documentos arquivsticos produzidos, recebidos e acumulados no mbito do COMAER.

1.2 CONCEITUAO

1.2.1 ARQUIVAMENTO

Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.

1.2.2 ATIVIDADE-FIM

Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade da instituio ou de uma OM. (FCA 214-1/2005)

1.2.3 ATIVIDADE-MEIO

Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim da instituio ou de uma OM. (FCA 214-1/2005)

1.2.4 AVALIAO

Processo da anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos.

1.2.5 CLASSIFICAO

Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um Cdigo de Classificao; anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-lhes atribuir cdigos. Este termo no se refere a classificao de documentos sigilosos de que trata o Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

1.2.6 CDIGO DE CLASSIFICAO

um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.

1.2.7 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

Grupo multidisciplinar que tem a responsabilidade de orientar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

1.2.8 DESTINAO

Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos

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destinada a determinar a sua guarda temporria ou permanente, a sua eliminao ou a sua microfilmagem.

1.2.9 DOCUMENTO

Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato; qualquer meio de suporte de informao recupervel que descreva, defina, especifique, relate, divulgue, cobre resultados e certifique atividades.

1.2.10 DOCUMENTO DE ARQUIVO

Aqueles produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicos federais, em decorrncia do exerccio de suas funes e atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou da natureza dos documentos.

1.2.11 EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Ato publicado em peridicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pblica a eliminao.

1.2.12 ELIMINAO

Destruio de documentos julgados destitudos de valor para a guarda permanente.

1.2.13 ESPCIE DOCUMENTAL

Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por seu formato. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio.

1.2.14 GESTO DE DOCUMENTOS

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

1.2.15 LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Relao de documentos cujos prazos j esto expirados e aguardam autorizao por autoridade competente. Tambm chamada lista de eliminao.

1.2.16 MICROFILMAGEM

Produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido.

1.2.17 PLANO DE CLASSIFICAO

Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.

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1.2.18 PRAZO DE GUARDA

Prazo definido na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo e baseado em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm chamado perodo de reteno ou prazo de reteno.

1.2.19 RECOLHIMENTO

Transferncia (passagem) de documentos para o arquivo permanente.

1.2.20 RELAO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes.

1.2.21 RELAO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos intermedirios

1.2.22 SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

Grupo multidisciplinar que tem a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

1.2.23 TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao.

1.2.24 TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, foram eliminados.

1.2.25 TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos para o arquivo permanente.

1.2.26 TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

Instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos para o arquivo intermedirio.

1.2.27 TRMITE

Curso do documento, desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de

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sua funo administrativa. Tambm referido como tramitao ou movimentao.

1.2.28 TRANSFERNCIA

Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.

1.2.29 VALOR PRIMRIO

Qualidade inerente s razes de criao de todo documento, tpica das fases iniciais de seu ciclo vital, correspondendo aos interesses da prpria Organizao ou rgo de origem.

1.2.30 VALOR SECUNDRIO

Qualidade informativa que um documento pode possuir para alm de seu valor primrio, atendendo ao interesse de outras Organizaes, rgos e historiadores.

1.3 MBITO

Essa Instruo aplica-se a todas as OM do Comando da Aeronutica.

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2 GESTO DE DOCUMENTOS

um conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais essencial para o controle de todo o ciclo documental, abrangendo desde a sua produo at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), visando a racionalizao e eficincia administrativas, bem como a preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural. A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos.

2.2 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

2.2.1 Um programa de gesto de documentos compreende todas as atividades inerentes ao ciclo de vida dos documentos, ou seja, s idades/fases corrente, intermediria e permanente de arquivamento dos documentos, o que garante um efetivo controle da produo documental nos arquivos correntes (valor primrio/administrativo/vigncia), da transferncia aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais e prescricionais), do processamento das eliminaes e recolhimento ao arquivo permanente (valor secundrio/histrico-cultural).

1 Idade/Fase: CORRENTE

DOCUMENTOS EM VIGNCIA; FREQUENTEMENTE CONSULTADOS.

2 Idade/Fase: INTERMEDIRIA

DOCUMENTOS EM FINAL DE VIGNCIA; QUE AGUARDAM PRAZOS LONGOS DE PRESCRIO OU PRECAUO; RARAMENTE CONSULTADOS; AGUARDAM DESTINAO FINAL (ELIMINAO OU GUARDA PERMANENTE).

3 Idade/Fase: PERMANENTE

DOCUMENTOS QUE PERDERAM A VIGNCIA ADMINISTRATIVA, PORM SO PROVIDOS DE VALOR SECUNDRIO OU HISTRICO/CULTURAL.

2.3 INSTRUMENTOS DE GESTO DOCUMENTAL

2.3.1 Os instrumentos so mecanismos de controle utilizados na gesto documental possibilitando a identificao, a codificao e a localizao dos documentos nas respectivas classes, subclasses, grupos, subgrupos etc. So considerados instrumentos de gesto de documentos:

- Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo; e

- Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo.

2.3.2 O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por uma OM no exerccio de suas funes e atividades.

2.3.3 A Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos um instrumento fundamental da avaliao, pois registra o ciclo de vida dos documentos. Nela constam o cdigo, os assuntos e os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e de sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento tambm esto especificados os documentos que devero ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalizao etc.).

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2.3.4 O Cdigo de Classificao de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo so instrumentos dinmicos de gesto de documentos, por isso precisam ser periodicamente atualizados, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente, ocorrerem na legislao.

2.3.5 O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica e a Subclasse 080 - Pessoal Militar referidos Cdigo e Tabela, so instrumentos utilizados para a classificao dos documentos produzidos e recebidos nas Organizaes Militares do COMAER.

2.3.6 Os assuntos que no estejam contemplados no Cdigo e na Tabela em questo devero ser listados e enviados, por intermdio da SPADAER, para anlise do CENDOC e posterior encaminhamento aos rgos competentes, de modo a permitir uma possvel incluso e atualizao.

2.4 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

2.4.1 A classificao o ato de ordenar os documentos segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente; ela envolve tanto a organizao fsica dos documentos (ordenao) quanto a atribuio de smbolos para identificar as unidades documentais e mostrar a relao entre uma e outra unidade.

2.4.2 A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo documental, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida.

2.4.3 A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.

2.4.4 PROCEDIMENTOS PARA A CLASSIFICAO A seguir so apresentadas as orientaes para que seja procedida a

classificao de documentos por assuntos que compreende: leitura do documento, identificao do assunto, sua localizao, codificao, ordenao e arquivamento.

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1) Ler cuidadosamente cada documento:

2) Identificar o assunto principal de acordo com seu contedo:

3) Localizar o assunto no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;

Observao: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s) ao documento principal.

Assunto: Alterao de frias.

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4) Fazer a codificao, a lpis, no canto superior direito da primeira folha do documento;

5) Ordenar todos os documentos com o mesmo cdigo em folhas A3 dobradas ao meio com as informaes padro a seguir: a) - Sigla da OM com letra maiscula; b) Nome e/ou sigla da Diviso ou Subdiviso e da Seo ou Subseo, se

houver, com letra maiscula e entre barras; c) Cdigo de classificao referente ao assunto (inclusive na lateral da folha); d) Assunto (de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de

Arquivo); e e) Ano dos documentos.

Observao: documentos que se referem a dois ou mais assuntos devero ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossi, processo ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado guarda permanente.

085.5

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6) Arquivar as folhas A3 em caixas-arquivo devidamente etiquetadas (10,5 x

17,0 cm) e identificadas com as informaes padro a seguir:

a) Sigla da OM com letra maiscula;

b) Nome e/ou sigla da Diviso ou Subdiviso e da Seo ou Subseo, se houver, com letra maiscula e entre barras;

c) Nmero da caixa-arquivo;

d) Ano dos documentos arquivados na caixa-arquivo; e

e) Intervalo dos cdigos de classificao arquivados na caixa-arquivo.

Observao: o prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia til do exerccio seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas.

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10,5 cm

17,0 cm

CENDOC DOC/SAR/SSAT

CX. 02

2009

(CD. 020 - 029

20 ICA 214-3/2011

3 AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS

3.1 CONCEITO

A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo determinando a sua destinao, ou seja, quais sero objetos de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a OM, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro.

3.2 OBJETIVOS DA AVALIAO E DA DESTINAO DE DOCUMENTOS

A avaliao de documentos de arquivo tem como principais objetivos: a reduo da massa documental, no conservando os documentos por tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram; agilidade na recuperao da informao; garantia da eficincia administrativa; racionalizao da produo e do fluxo de documentos (trmite); garantia das condies de conservao da documentao de valor permanente; controle do processo de produo documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informao; otimizao do espao fsico para arquivamento; garantia de um melhor aproveitamento dos recursos disponveis; e a garantia da constituio do patrimnio arquivstico.

3.3 COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS

3.3.1 De acordo com a legislao em vigor, em cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos. A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica (CPADAER), instituda por Portaria aprovada pelo Comandante da Aeronutica, o rgo responsvel por orientar o processo de anlise, avaliao, seleo e arquivamento de documentos no mbito da Aeronutica.

3.3.2 A CPADAER integrada pelas Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica (SPADAER). O quadro estrutural para a avaliao documental est distribudo e escalonado em trs nveis hierrquicos, conforme a estrutura da Aeronutica.

3.3.3 As SPADAER, institudas em todas as OM do COMAER, so rgos responsveis por orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo de documentos de arquivo produzidos e recebidos nas OM a que pertencem.

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4 ESTRUTURA DO FUNCIONAMENTO DA AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO COMAER

A avaliao de documentos de arquivo no COMAER a cargo de Comisso e de Subcomisses - CPADAER e SPADAER - possui uma estrutura de funcionamento nos seguintes nveis.

ESTRUTURAO DA AVALIAO DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO COMAER

:

Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica (SPADAER)

Nvel A rgos relacionados nos incisos I a XI, do art. 2 da Portaria n 509/GC3, de

29 de julho de 2010

Nvel B Demais OM do COMAER

4.1 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DO COMANDO DA AERONUTICA - CPADAER

4.1.1 COMPOSIO

4.1.1.1 A CPADAER deve ser composta por membros efetivos e membros suplentes. Os membros suplentes visam substituir os membros efetivos caso seja necessrio.

4.1.1.2 Dada a complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar os documentos, necessria a participao de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento: funes, atividades e estruturas organizacionais das suas respectivas Organizaes Militares. desejvel que esses profissionais tenham, preferencialmente, expectativa de permanncia de, pelo menos, dois anos na respectiva OM, aps sua designao para a Comisso.

4.1.1.3 Os nomes dos membros designados para compor a CPADAER devem ser encaminhados anualmente, at o dia 31 de maio, por meio de documento oficial, para a 5

COMANDANTE DA

AERONUTICA

CPADAER Comisso Permanente de

Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica

(Chefe do Estado-Maior do COMGEP)

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)

CENDOC

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Subchefia do Estado-Maior do COMGEP (EMGEP), Secretaria da CPADAER, que posteriormente publicar no Boletim do Comando da Aeronutica.

4.1.2 ATRIBUIES

4.1.2.1 As atribuies da CPADAER esto definidas na Portaria n 509/GC3, de 29 de julho de 2010.

4.1.3 REUNIES

4.1.3.1 A CPADAER se reunir: a) ordinariamente, uma vez ao ano, no ms de novembro; e

b) extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocao do Presidente ou por solicitao de qualquer um dos membros.

4.1.3.2 O membro proponente dever apresentar ao Presidente, para conhecimento e aprovao, os assuntos de pauta propostos.

4.1.3.3 Qualquer matria urgente ou de alta relevncia poder, a critrio do Presidente, ser colocada em discusso ainda que no constante da pauta de convocao.

4.2 SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DO COMANDO DA AERONUTICA SPADAER

4.2.1 COMPOSIO

4.2.1.1 Preferencialmente, os componentes da SPADAER devero ter uma expectativa de permanncia de, pelo menos, dois anos na respectiva OM, aps sua designao para a Subcomisso, sendo mandatria a participao de componente do setor de protocolo e arquivo da OM (o Chefe - militar ou funcionrio civil).

4.2.1.2 Os nomes dos membros designados para compor as SPADAER devem ser publicados no Boletim do Comando da Aeronutica (BCA), transcritos no Boletim Interno da respectiva Organizao e enviados Secretaria da CPADAER (5EM).

4.2.2 ATRIBUIES a) seguir as instrues expedidas pela CPADAER, quando na execuo de seus

trabalhos;

b) analisar os contedos dos vrios tipos de documentos de arquivo, avaliando a atribuio do cdigo de classificao correspondente ao assunto;

c) observar os respectivos prazos de guarda dos documentos e sua destinao final (permanncia ou eliminao), tendo por base os seus contedos, obedecendo a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo;

d) elaborar as listagens de eliminao de documentos ( Anexo A) e encaminh-las para o CENDOC nos meses de maio e setembro, para fins de aprovao;

e) presenciar a eliminao de documentos, zelando pelo cumprimento da legislao que trata do assunto;

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f) promover a gesto de documentos na OM respectiva; g) difundir, no mbito de sua competncia, as diretrizes e as normas

estabelecidas pela CPADAER, zelando pelo fiel cumprimento; h) encaminhar ao CENDOC, quando necessrio, as propostas de atualizao do

Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo; e

i) aps homologao da Listagem de Eliminao de Documentos pela CPADAER, elaborar o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos (Anexo B), e encaminhar, via cadeia de comando, ao rgo emissor qual a OM est subordinada, para publicao no Dirio Oficial da Unio e no BCA. (NR)- Portaria COMGEP n 1024/CPADAER, de 13 de dezembro de 2011.

4.2.2.1 O Comandante da OM, por solicitao da SPADAER, poder designar um grupo de trabalho para auxiliar no processo de classificao e avaliao dos documentos, em razo da especificidade e quantidade dos mesmos.

4.2.3 REUNIES

4.2.3.1 A SPADAER se reunir: a) ordinariamente, uma vez ao ms; e b) extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocao do Presidente ou por

solicitao de qualquer um dos membros.

4.2.3.2 Na convocao para as reunies constar a pauta dos assuntos a serem tratados.

4.2.3.3 Qualquer matria urgente ou de alta relevncia poder, a critrio do Presidente, ser colocada em discusso ainda que no constante da pauta de assuntos da reunio convocada.

4.3 CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONUTICA - CENDOC

4.3.1 FINALIDADE

4.3.1.1 Coordenar e orientar tecnicamente a CPADAER e as SPADAER no processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no mbito do Comando da Aeronutica (COMAER).

4.3.2 COMPOSIO

4.3.2.1 Em virtude de o CENDOC ser o rgo Central do Sistema de Documentao (SISDOC) e pela complexidade que as atividades relativas avaliao e destinao de documentos de arquivo requerem, dever ser designado um grupo de trabalho permanente, pelo Chefe do CENDOC, que ser composto por membros efetivos e membros eventuais.

4.3.2.2 Os membros efetivos sero nomeados pelo Chefe do CENDOC, anualmente, e devero possuir as seguintes qualificaes:

a) um arquivista da Diviso de Documentao do CENDOC; b) um arquivista da Diviso de Arquivo Geral do CENDOC; e c) um arquivista do Servio Geral de Correspondncia e Arquivo da

Aeronutica - SEGECAE;

24 ICA 214-3/2011

4.3.2.3 O Chefe do CENDOC dever solicitar ao Presidente da CPADAER a possibilidade de convocar membros eventuais de acordo com o assunto a ser tratado.

4.3.2.4 O grupo de trabalho permanente ser responsvel pelo recebimento das Listagens de Eliminao de Documentos (Anexo A) nos meses de maio e setembro, para fins de aprovao, e encaminhamento das mesmas CPADAER para homologao no ms de novembro, em data anterior reunio da CPADAER.

4.3.3 ATRIBUIES a) propor CPADAER a expedio de instrues pertinentes s atividades

daquela Comisso, bem como outras medidas necessrias para a consecuo dos seus objetivos;

b) assessorar e propiciar, no mbito de suas atividades especficas, o suporte tcnico-especializado para o desenvolvimento dos trabalhos da CPADAER;

c) orientar as SPADAER quanto aplicao do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo;

d) supervisionar os trabalhos das SPADAER, coordenando a gesto e a preservao dos documentos;

e) propor diretrizes e normas sobre as atividades das SPADAER do Comando da Aeronutica (SPADAER);

f) orientar e coordenar as SPADAER quanto elaborao das propostas de atualizao do Cdigo de Classificao de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, assim como analis-las com vistas apresentao deste instrumento para a CPADAER que remeter Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo do Ministrio da Defesa (SSIGA/MD) e ao Arquivo Nacional; e

g) estabelecer anualmente um cronograma de treinamentos na rea de gesto de documentos; e

h) aprovar as listagens de eliminao de documentos (Anexo A) e encaminh-las CPADAER para homologao.

4.3.3.1 O CENDOC poder promover diligncias visando dirimir eventuais dvidas quanto s atividades do processo de anlise, avaliao e seleo de documentos de arquivo.

4.3.3.2 O atendimento ao usurio para orientaes acerca dos procedimentos das SPADAER realizado pela Diviso de Documentao do CENDOC, por intermdio da Seo de Arquivologia.

ICA 214-3/2011 25

5 METODOLOGIA DA AVALIAO DE DOCUMENTOS

5.1 O QUE AVALIAR

5.1.1 Deve ser avaliado o conjunto de documentos acumulados e aqueles produzidos e recebidos diariamente, que devero, primeiramente, ser classificados com base no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e avaliados com base na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo.

5.1.2 Devem ser considerados na avaliao apenas os documentos originais. As cpias s devem ser avaliadas caso no existam os originais.

5.1.2.1 Documento original o exemplar de um documento autntico cujo texto apresenta todos os requisitos que o habilitam para cumprir o trmite administrativo a qual est destinado. Podem ser:

a) todos aqueles documentos que possuem a assinatura de prprio punho da autoridade signatria e recebidos pelo destinatrio;

b) os documentos assinados por delegao e recebidos pelo destinatrio;

c) no caso de documentos circulares, so consideradas originais, todas as primeiras vias recebidas pelos destinatrios; e

d) todas as segundas vias de documentos que permanecem com o expedidor.

5.1.2.2 Documento cpia um exemplar que contm texto do original, porm no foi escrito ou gravado com a inteno de cumprir o objetivo pelo qual o documento foi criado. Dessa forma, omite requisitos do original ou leva a advertncia cpia. Exemplos:

a) cpias similares: quando repetem o texto e a diagramao (cpia carbnica);

b) cpias no similares: quando repetem o texto e, eventualmente, a diagramao (cpia corrigida ou com anotaes);

c) cpias para controle, para segurana, para distribuio entre usurios, para uma srie consecutiva ou cronolgica.

5.2 COMO AVALIAR

5.2.1 O processo de anlise, avaliao e seleo de documentos de arquivo produzidos e recebidos nos setores das OM as quais pertencem, deve ser realizado atravs dos procedimentos metodolgicos descritos a seguir:

a) identificar os documentos; b) proceder ao levantamento da produo documental da OM atravs do preenchimento de formulrio especfico (Anexo C), onde constem a data limite, a tipologia, o assunto e a quantificao das formas de acondicionamento (caixas arquivo, pastas, pacotes, embrulhos e outros). Dever ser utilizado um formulrio para cada setor da OM cujo conjunto documental ser levantado; c) organizar os documentos;

d) classificar os documentos com a aplicao do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao

26 ICA 214-3/2011

de Documentos da Atividade-Meio da Administrao Pblica e da Subclasse 080 - Pessoal Militar.

e) preencher o Formulrio de Registro de Documentos Classificados (Anexo D), para o registro e controle de todos os documentos classificados;

f) fornecer SPADAER a relao de documentos que, de acordo com Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, tiverem o prazo de guarda expirado e estejam passveis de eliminao, para a elaborao da Listagem de Eliminao de Documentos; e

g) fornecer SPADAER a relao de documentos que, de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, passaram da fase corrente para a fase intermediria e que devero ser transferidos ao Arquivo Geral da OM, por meio da Relao de Transferncia de Documentos (Anexo E) e do Termo de Transferncia de Documentos (Anexo F); e

h) fornecer SPADAER a relao de documentos que, de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, passaram para a fase permanente, e que devero ser recolhidos ao Arquivo Geral da OM, por meio da Relao de Recolhimento de Documentos (Anexo G) e do Termo de Recolhimento de Documentos (Anexo H), at que seja normatizado o recolhimento da documentao permanente ao Arquivo Geral da Aeronutica (CENDOC).

5.3 DESTINAO DE DOCUMENTOS

5.3.1 Aps a organizao, a classificao e a avaliao dos documentos, e estabelecido os prazos de guarda, a documentao estar dividida em quatro grupos:

a) um primeiro grupo com o prazo de guarda vigente devendo ficar armazenada no arquivo corrente do prprio setor, j que pode ser objeto de consulta frequente;

b) um segundo grupo com o prazo de guarda expirado podendo ser eliminada;

c) um terceiro grupo, j na fase intermediria, aguardando a destinao final, devendo ser transferido para o Arquivo Geral da OM; e

d) o quarto e ltimo grupo de documentos com a determinao da guarda permanente, por se tratar de documentos informativos, histricos ou probatrios, devendo ser recolhidos ao Arquivo Geral da OM.

5.3.2 FLUXOGRAMA DA AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS

Para efeito desta Instruo, a avaliao e destinao de documentos das OM do COMAER seguem o fluxo apresentado abaixo.

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FLUXOGRAMA DE AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS

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5.3.3 ELIMINAO DE DOCUMENTOS: PROCESSAMENTO TCNICO

Levantamento da produo documentalDocumentos

arquivados

Organizao dos documentos

Classificao documental

Registro de documentos classificados

Avaliao documental

Em que fase est o

documento?

Eliminao

Arquivamento na Seo de origem

Transferncia para o Arquivo Geral da OM

CORRENTE INTERMEDIRIA PERMANENTE

Termo de Transferncia

de documentos

Documento com prazo de guarda

vigente?

Documento com prazo de guarda

expirado?

Termo de Recolhimento de documentos

Recolhimento para o Arquivo Geral da OM

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5.3.3.1 Segundo a legislao que trata de sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, quem destruir, inutilizar ou deteriorar arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial, est sujeito a pena de recluso, de um a trs anos, e multa. Caso o crime seja culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno, sem prejuzo da multa.

5.3.3.2 De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder ser eliminado se no tiver sido submetido avaliao e se no constar da Tabela de Temporalidade do rgo, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada. Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de se definir a sua destinao final.

5.3.3.3 A eliminao dos documentos que no tenham completado os prazos de vigncia e precaucional previstos na Tabela de Temporalidade no legalmente autorizada.

5.3.3.4 A eliminao documental no mbito do COMAER deve obedecer aos seguintes critrios:

a) a SPADAER dever preencher a Listagem de Eliminao de Documentos (Anexo A), cujos prazos de guarda estejam expirados, com base na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo;

b) a SPADAER dever enviar a Listagem de Eliminao de Documentos ao CENDOC para anlise dos conjuntos documentais listados para a sua aprovao;

c) o CENDOC, aps a anlise e aprovao da Listagem de Eliminao de Documentos, dever envi-la a CPADAER para sua homologao;

d) aps a homologao, a SPADAER dever elaborar o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos (Anexo B), e encaminhar, via cadeia de comando, ao rgo emissor qual a OM est subordinada, para publicao no Dirio Oficial da Unio e no BCA;

e) aps a publicao no DOU e BCA, a SPADAER dever aguardar o prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes;

f) depois de cumprido o prazo supracitado, a SPADAER elaborar o Termo de Eliminao de Documentos (Anexo I) em duas vias, sendo que uma via ficar arquivada na OM e a outra dever ser encaminhada ao CENDOC; e

g) a eliminao dever ser feita por meio de fragmentao mecnica, acompanhada de um membro da SPADAER. Tendo em vista a legislao que trata da proteo do meio ambiente, deve ser evitada a incinerao de documentos.

5.3.4 ARQUIVAMENTO

5.3.4.1 Consiste na disposio ordenada da documentao, depois de cessada a sua tramitao, para posterior e oportuna consulta. O arquivamento correto dos documentos de vital importncia para o acesso informao, pois um documento arquivado erroneamente, poder ficar perdido, sem possibilidade de recuperao.

5.3.4.2 Os documentos devem ser acondicionados, de forma adequada, em caixas arquivo de

30 ICA 214-3/2011

polionda (caixas box), pastas, fichrios, pacotes, embalagens ou outros materiais.

5.3.4.3 Depois de acondicionados, os documentos devem ser arquivados em gavetas, armrios, estantes de ao, arquivos deslizantes, mapoteca ou outros materiais. necessria a identificao, de maneira visvel, em todos os materiais utilizados, por meio de anotaes registradas do lado de fora dos mesmos, para facilitar a consulta.

5.3.4.4 Os documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos devero ser acondicionados em material apropriado (inerte e sem acidez), a fim de evitar a degradao do suporte.

5.3.4.5 O local destinado instalao do arquivo deve oferecer boas condies preservao dos documentos e ao desenvolvimento das atividades inerentes ao controle e ao acesso da documentao.

5.3.4.6 Os documentos da fase intermediria que aguardam a sua eliminao devem ser organizados conforme o ano previsto para o descarte e por conjuntos documentais constitudos pelos documentos com os mesmos cdigos de assuntos previstos no Cdigo de Classificao e na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo.

5.3.4.7 Deve ser organizado um controle informatizado de todos os documentos existentes no arquivo intermedirio e no arquivo permanente, que possibilitem acesso pelo(a):

a) nmero do cdigo de assuntos e pelos assuntos;

b) nmero, tipo do documento, origem e destinatrio;

c) ano da elaborao;

d) destinao; e

e) ano da eliminao ou da sua referncia para a guarda permanente.

5.3.4.8 Os documentos pertencentes ao arquivo intermedirio e que so de interesse do setor que os produziram ou receberam podem, a critrio da SPADAER da OM, permanecer arquivados no arquivo corrente, porm submetidos aos mesmos procedimentos de controle adotados no arquivo intermedirio.

5.4 PRESERVAO

5.4.1 o conjunto de atividades - de cunho institucional - que incluem o gerenciamento do acervo no que diz respeito ao acesso e manipulao por parte de usurios, pesquisadores e funcionrios; a guarda dos documentos; a manuteno das condies fsicas e ambientais do edifcio e do espao de armazenamento; e o desenvolvimento de programas de investimento, dentre outros, com o objetivo de estabilizar ou amenizar os processos de degradao do acervo, prolongando o tempo de vida e a qualidade de acesso s informaes. Trata-se de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos.

5.4.2 Algumas atitudes so importantes para a preservao dos documentos, tais como: a) as mos devem ser lavadas no incio e ao final do trabalho; freqentemente

os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mos tambm danifica o documento ao longo do tempo; o ideal que seja utilizada luva de proteo;

ICA 214-3/2011 31

b) ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuse-los sobre uma mesa;

c) cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retir-lo de uma pasta, caixa ou estante;

d) ao retirar um encadernado ou livro da estante preciso segur-lo com firmeza na parte mediana da encadernao. Retirar, puxando-os pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernao;

e) no dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele dobrado resulta em uma rea frgil que se rompe e rasga facilmente;

f) evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente. Alm das perfuraes produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente;

g) evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel, utilizando, de preferncia, clipes plsticos ou metal no oxidvel ou, ainda, proteger os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato;

h) limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador;

i) evitar o uso de fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderncia rapidamente, resultando em uma mancha escura de difcil remoo;

j) utilizar o processo de reprografia (fotocpias) de documentos com equipamentos que operam com luz ultravioleta contra-indicado, pois causam danos tanto ao papel como tinta do documento original. importante lembrar que as fotocpias no substituem o original ou a 2 via de um documento;

k) evitar a guarda de documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em forma de rolos ou em gavetas ou caixas pequenas. Acondicione em envelopes de papel neutro e, de preferncia, em mapotecas;

l) evitar o fumo, bebidas ou alimentos perto de documentos, tendo em vista o perigo de queimaduras, manchas e atrativos para insetos;

m) evitar materiais que derretam tais como elsticos de ltex. Use cadaros de algodo;

n) evitar colas plsticas e em basto que favorecem a degradao. Substitua por metilcelulose (a base de gua) que neutra e reversvel; e

o) utilizar capas de processo de papis alcalinos e/ou que contenham fibra longa (papel Kraft branco KB 125, com 125 g/m2) para que tenham resistncia ao manuseio.

5.4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO

5.4.3.1 Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econmica da alterao do suporte da informao, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao e recursos financeiros da OM, alm do clculo dos equipamentos, materiais e acessrios necessrios. Deve-se ainda verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem como as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes.

32 ICA 214-3/2011

5.4.3.2 A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios que levem em considerao os preceitos tcnicos da Arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo/benefcio de sua implantao. Mesmo que tais recursos permitam a reduo das necessidades de armazenamento da informao, podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o rgo, sem que se obtenha resultados positivos.

5.4.3.3 Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se: a) agilizar a recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio;

b) garantir a preservao de documentos originais passveis de destruio pelo manuseio, bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes etc.;

c) preencher lacunas nos acervos arquivsticos; e

d) substituir, em situaes especficas, grandes volumes de documentos destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes e facilitando o seu manuseio.

5.4.3.4 Avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais. Do ponto de vista legal, observa-se que:

a) a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentos destinados guarda permanente, mesmo aps microfilmados;

b) o microfilme tem validade em juzo desde que obedecidos os critrios e padres estabelecidos em lei; e

c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em processo de regulamentao, devendo-se observar a legislao em vigor no momento da adoo de tal suporte.

5.4.3.5 Os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das informaes neles contidas, antes e depois de se processar a alterao do suporte.

5.4.3.6 Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique o custo da operao.

5.4.3.7 Os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferncia s grandes sries e no a peas isoladas, observado o estado de conservao, para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados.

5.4.3.8 O recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao.

5.4.3.9 A Organizao que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte.

ICA 214-3/2011 33

6 DISPOSIES GERAIS

6.1 A avaliao de documentos sigilosos dever ser realizada por comisso especfica, conforme prev a ICA 205-3, de 2004 Avaliao de Documentos Sigilosos na Aeronutica, do Centro de Inteligncia da Aeronutica (CIAER).

6.2 Essa instruo no se aplica aos documentos eletrnicos/digitais.

6.3 Enquanto no for normatizado o recolhimento da documentao permanente das OM ao Arquivo Geral do Comando da Aeronutica, a mesma permanecer arquivada no Arquivo Geral de cada OM.

6.4 As Organizaes que estiverem passando por estudos relacionados a sua desativao, devero comunicar com antecedncia de 180 (cento e oitenta) dias, via cadeia de Comando, ao CENDOC, a fim de receber orientaes atinentes atividade de Arquivologia do rgo Central de Sistema de Documentao, relativas ao Protocolo Geral ou Central e Arquivos da OM.

6.5 A documentao pertencente s Organizaes desativadas quando destinadas ao CENDOC, sero remetidas observando-se as providncias necessrias para esse fim: avaliao dos documentos pela Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica (SPADAER) da OM; aprovao da Comisso Permanente de Avaliao de Documento do Comando da Aeronutica (CPADAER) e do CENDOC; remessa dos documentos de acordo com o Calendrio de Recolhimento previsto pelo CENDOC; organizao e acondicionamento em caixas-arquivo, dentre outros estabelecidos nesta ICA.

34 ICA 214-3/2011

7 DISPOSIES TRANSITRIAS

7.1 O CENDOC emitir publicaes complementando ou detalhando a normalizao prevista nesta ICA.

7.2 Ser confeccionada uma instruo em conjunto com o grupo de trabalho responsvel pelo Sistema Informatizado de Gesto de Documentos de Arquivo da Aeronutica (SIGADAER) visando a avaliao de documentos eletrnicos/digitais.

7.3. O CENDOC, bem como o COMGEP, disponibilizaro para consulta o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades- Meio da Administrao Pblica e Subclasse 080 - Pessoal Militar dos referidos instrumentos, aprovados pelo CONARQ, nos respectivos sites, a saber: www.cendoc.intraer e www.comgep.intraer/cpadaer.

ICA 214-3/2011 35

8 DISPOSIES FINAIS

Os casos no previstos nesta Instruo sero encaminhados ao CENDOC que aps anlise e parecer submeter ao Exmo. Sr. Presidente da CPADAER para apreciao.

36 ICA 214-3/2011

REFERNCIAS

ACERVO: REVISTA DO ARQUIVO NACIONAL. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, v. 20, n. 1-2, 2007.

DICIONRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. (Publicaes Tcnicas; n. 51).

BELLOTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 2004.

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo, 1998. Reedio com correo. Disponvel em: . Acesso em: 29 nov. 2010.

BRASIL. Comando da Aeronutica. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica. Gesto de documentos: terminologia. FCA 214-1. Rio de Janeiro, 2005.

_____. Comando da Aeronutica. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica. Protocolo e arquivo. NSMA 214-1. Rio de janeiro, 1993.

_____. Comando da Aeronutica. Centro de Inteligncia da Aeronutica. Avaliao de documentos sigilosos na Aeronutica. Centro de Inteligncia da Aeronutica. ICA 205-3. Braslia, DF, 2004.

_____. Comando da Aeronutica. Centro de Inteligncia da Aeronutica. Regulamento para a salvaguarda de assuntos sigilosos da Aeronutica. RCA 205-1. Braslia, DF, 2006.

_____. Comando da Aeronutica. Gabinete do Comandante da Aeronutica. Portaria n 509/GC3, de 29 de julho de 2010. Institui a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, DF, 2010, n. 146, 2 ago. 2010, p. 6.

_____. Comando do Exrcito. Secretaria Geral do Exrcito. Portaria n 256, de 29 de maio de 2001. Aprova as Instrues Gerais para a Avaliao de Documentos do Exrcito (IG 11-03) e d outras providncias. Boletim do Exrcito, n. 22, 1 jun. 2001.

_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 204, 24 out. 1995.

_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos de documentos para instituies arquivsticas pblicas. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 204, 24 out. 1995.

_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para a Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 198, 11 out. 1996.

ICA 214-3/2011 37

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 97, 23 maio 1997.

_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 28, 8 fev. 2002.

_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 21, de 4 de agosto de 2004. Dispe sobre o uso da subclasse 080 Pessoal Militar do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 152, 9 ago. 2004.

_____. Ministrio da Sade. Fundao Osvaldo Cruz. Centro de Informao Cientfica e Tecnolgica. Biblioteca de Manguinhos. Laboratrio de Conservao Preventiva de documentos. Noes bsicas de conservao preventiva de documentos. Rio de Janeiro: FIOCRUZ, 2003. Disponvel em: . Acesso em: 25 nov. 2010.

_____. Presidncia da Repblica. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Poder executivo, Braslia, n. 6, 9 jan. 1991.

_____. Presidncia da Repblica. Lei n 9.605, de 12 de fevereiro1998. Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 31, 13 fev. 1998.

_____. Presidncia da Repblica. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 3, 4 jan. 2002.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1997.

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE LONDRINA. Manual de treinamento das Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos da UEL. Londrina: Sistema de Arquivos da UEL, 2007. Disponvel em: . Acesso em: 29 nov. 2010.

VZQUEZ MURILLO, Manuel. Cmo seleccionar documentos de archivo. Crdoba (Argentina): Ad. Sidera Editorial, 2002. Disponvel em: Acesso em: 29 nov. 2010.

38 IC

A 214-3/2011

MINISTRIO DA DEFESA

COMANDO DA AERONUTICA

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ORGANIZAO MILITAR (Nome e sigla): SETOR (Nome e sigla):

LISTAGEM N: FOLHA N:

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

CDIGO OU N DO TEM ASSUNTO/SRIE

DATAS/LIMITE

QUANTIDADE ESPCIE

OBSERVAO/JUSTIFICATIVA

LOCAL/DATA

______________________,

___/____/___

__________________________ RESPONSVEL P/ DOCUMENTAO

LOCAL/DATA

______________________,

___/____/___

_________________________ PRESIDENTE DA SPADAER

LOCAL/DATA

______________________,

___/____/___

APROVO:

______________________________________ CENDOC

LOCAL/DATA

______________________,

___/____/___

HOMOLOGO:

______________________________________ CPADAER

Anexo A

Modelo de L

istagem de E

liminao de D

ocumentos

ICA 214-3/2011 39

Anexo B - Modelo de Edital de Cincia de Eliminao de Documentos

MINISTRIO DA DEFESA


EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

N _________/__________

O Presidente da Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica (SPADAER), designado pela Portaria n __________, de ________/_______/_________, publicada no (indicar o Boletim), de ________/________/_______, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo titular do (rgo/OM) informa a quem possa interessar que a partir do trigsimo a quadragsimo quinto dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o (a) (indicar o rgo/OM responsvel pela eliminao) eliminar os documentos constantes da listagem em anexo.

Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas o desentranhamento de documentos ou cpia das peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigido SPDAER (indicar OM).

(Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da SPADAER)

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Anexo C Modelo do Formulrio para Levantamento da Produo Documental

SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS (SPADAER)

LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE LEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTAL

NOME DO SETOR E SIGLA (DIVISO, SEO OU SUBSEO)

NOME DO CHEFE DO SETOR

ENCARREGADO DO TRABALHO (SO/SGT)

PERODO/DATA DO LEVANTAMENTO

INFORMAES SOBRE OS DOCUMENTOS DATA-LIMITE

ANO MAIS

ANTIGO

ANO MAIS

RECENTE ESPCIES

ASSUNTOS

QUANTIFICAO

QUANTIFICAO TOTAL:

OBSERVAO

DATA ASSINATURA DO ENCARREGADO DO TRABALHO ASSINATURA DO CHEFE DO SETOR

SPADAER

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NOME DA OM DIVISO/SEO/SUBSEO

ANO N da CAIXA CDIGO CLAS. ASSUNTO TIPOLOGIA DOC. DESCRIO DO DOCUMENTO DATA CORRENTE INTERMEDIRIA DESTINAO RECEBIDO/ENVIADO REGISTRADO POR: EM:PRAZOS DE GUARDA

Anexo D

Modelo de Form

ulrio para Registro de D

ocumentos de A

rquivo

ICA

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MINISTRIO DA DEFESA


RELAO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS ORGANIZAO MILITAR (Nome e sigla): SETOR (Nome e sigla):


UNIDADE DE ARQUIVAMENTO CDIGO OU N DO TEM

ASSUNTO/SRIE

DATAS/LIMITE

QUANTIDADE ESPCIE


LOCAL/DATA

______________________,

___/____/___


LOCAL/DATA

______________________,

___/____/___


Anexo E

Modelo de R

elao de Transferncia de D

ocumentos

ICA 214-3/2011 43

Anexo F Modelo de Termo de Transferncia de Documentos

MINISTRIO DA DEFESA

COMANDO DA AERONUTICA TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS PARA A GUARDA TEMPORRIA NO ARQUIVO INTERMEDIRIO DO ACERVO DOCUMENTAL PRODUZIDO E ACUMULADO POR (NOME DA ORGANIZAO TRANSFERIDORA)

Constitui objeto do presente Termo, a transferncia para a guarda temporria no Arquivo Intermedirio, do acervo documental produzido e acumulado por (nome da Organizao transferidora), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensurao e quantificao) conforme discriminado na Relao de Transferncia de Documentos, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.

Para os fins previstos no presente Termo de Transferncia as partes assumem as seguintes responsabilidades:

a) caber ao (nome da Organizao transferidora), sob a orientao tcnica do CENDOC, garantir a integridade do acervo at o seu destino final s dependncias do Arquivo Intermedirio, bem como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Intermedirio; e

b) caber ao CENDOC a orientao e acompanhamento das providncias para a entrada do acervo no Arquivo Intermedirio.

Manter-se- sob restrio de acesso, exceto nos casos previstos em lei, a documentao de que trata o presente Termo de Transferncia, at que se proceda o seu recolhimento ao Arquivo Permanente.

A consulta e utilizao, sob qualquer forma, da documentao objeto do presente Termo de Transferncia, somente poder efetuar-se nas seguintes condies:

a) na sede do Arquivo Intermedirio, por militar ou servidor civil autorizado pela OM;

b) sob forma de emprstimo, mediante solicitao formal da OM ao Arquivo Intermedirio;

c) em caso de necessidade de reproduo de documentos, esta providncia ser efetuada na sede do Arquivo e as despesas correro conta da OM transferidor; e

d) a consulta de terceiros somente s ser permitida mediante expressa autorizao da Organizao transferidora.

Ultrapassado o prazo da guarda temporria de que trata o presente Termo, os documentos podero ter sua guarda definitiva no Arquivo Permanente, mediante a confeco de Termo de Recolhimento.

A guarda permanente ser precedida de seleo prvia dos documentos pelas partes, em conjunto, sob orientao do CENDOC.

44 ICA 214-3/2011

Os casos omissos oriundos da execuo do presente Termo sero resolvidos por acordo entre as partes, sob a orientao do Chefe do CENDOC e do Comandante do COMGEP.

(local e data) (assinatura)

ICA

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MINISTRIO DA DEFESA


RELAO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS ORGANIZAO MILITAR (Nome e sigla): SETOR (Nome e sigla):


UNIDADE DE ARQUIVAMENTO CDIGO OU N DO TEM

ASSUNTO/SRIE

DATAS/LIMITE

QUANTIDADE ESPCIE


LOCAL/DATA

______________________,

___/____/___


LOCAL/DATA

______________________,

___/____/___


Anexo G

Modelo de R

elao de Recolhim

ento de Docum

entos

46 ICA 214-3/2011

Anexo H Modelo de Termo de Recolhimento de Documentos

MINISTRIO DA DEFESA


TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS PARA A GUARDA NO ARQUIVO GERAL, DO ACERVO DOCUMENTAL PRODUZIDO E ACUMULADO POR (NOME DA ORGANIZAO)

Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento para guarda permanente no Arquivo Permanente, do acervo produzido e acumulado pelo (nome da OM), abrangendo (indicar datas-limite), perfazendo (mensurao e quantificao), conforme discriminado na Relao de Recolhimento de Documentos, que passa a fazer parte integrante de deste, como Anexo.

Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades:

Caber a (nome da OM) sob a orientao da SPADAER, garantir a integridade do acervo at o seu destino final, s dependncias do Arquivo Geral da OM.

O presente Termo de Recolhimento implica na autorizao plena, permanente e geral da OM para que o Arquivo Geral proceda, nos termos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, sendo vedado o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.

Os casos omissos oriundos da execuo do presente Termo sero resolvidos pela OM detentora da documentao, sob orientao da CPADAER e do CENDOC.

(local e data) (assinatura)

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Anexo I - Modelo de Termo de Eliminao de Documentos

MINISTRIO DA DEFESA


TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aos ____________dias do ms de ________________do ano de _______, (indicar o nome da OM responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo e da Listagem de Eliminao de Documentos e, ainda, conforme Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, aprovados pelo (indicar o documento de aprovao) e publicada (o) no (indicar peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao), de documentos relativos a (referncia ao assunto dos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do (a) (indicar o nome da OM produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

(nome da OM responsvel pela eliminao) (nome, cargo do membro da SPADAER)

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Arquivologia


A ICA 214-3, aprovada pela Portaria n 5/CPADAER, de 13 de janeiro de 2011, assim modificada:

1 SUBSTITUIO DE PGINAS

RETIRE ANO COLOQUE ANO 23 2011 23 2011

2 CORREO

PGINA ITEM ALNEA 23 4.2.2 i (modificao do texto)

3 ARQUIVO

Depois de efetuar as substituies, arquive esta folha ao final da publicao original.

4 APROVAO

Portaria COMGEP N 1024/CPADAER, de 13 de dezembro de 2011.

Documents

ICA214-3.pdf