Eventmanagement 

Christian HaveIdrættens Eventmanagement Uddannelse2. marts 2015

Definition på event

• Oprindelse: kendt fra 1985 fra engelsk event'begivenhed’

• Stort anlagt kulturelt arrangement, ofte bevidst iscenesat for at tiltrække stor opmærksomhed

Event som begivenhed

• En begivenhed – noget vigtigt eller bemærkelsesværdigt

Event som værktøj

Et værktøj vi bruger til at skabe en begivenhed, der er vigtig/har betydning

Det gør vi via eventens:• Indhold• Substans• Formål 

Event som værktøj 

Et værktøj vi bruger til at skabe en begivenhed, der er vigtig/har betydning

Formidlingen af eventen: • Presse • Markedsføring• Sociale og digitale medier

Resultater af eventen/begivenheden  

• Realisering – den konkrete gennemførelse• Hvad vil man opnå udover selve gennemførelsen?

• Legacy

Definition af succesparametre KPI(Key Performance Indicators) som indsats og resultatmål

Ved konkrete valg af KIP’er kan der sikres en passende balance mellem: 

• Kort‐ og langsigtede mål• Mellem indsatser og resultater 

Derfor er det i dag nødvendigt at… 

….tænke og handle strategisk for at opnå de ønskede resultater!

Event‐ og begivenhedsstrategi

• Hav en intelligent eventstrategi, som resulterer i intelligente events

• Skab signaturevents• Fokuser på tematiserede begivenheder• Kort sagt: Brug events strategisk

Forudsætninger foren events succes

• Skal have lokal forankring• Skal skabe blivende værdier• Skal brande holdet/klubben/byen/regionen ud over egne grænser

• Skal skabe en stærk storytelling

Hvordan det var engang:

|‐‐‐ Projekt ‐‐‐|

Kort før og efter 

Pre‐physical Post‐hysical

Physical

Pre‐physical

Post‐physical

Physical

Kort sagt: Man skal være på hele tiden– 24/7, 365 dage om året!

Kritiske faktorer for en succesfuld event

De 9 faktorer

EVENTEVENT

UNIK

UFORUDSIGELIG

FORUDSIGELIG

INTIMITET/NÆRHED

OPEN SOURCECROSSOVER

HISTORIE‐FORTÆLLENDE

STAR QUALITY

IDENTITETS‐SKABENDE

Unik

• Finder sted én gang• Kan ikke gentages• Stort element af ”eneste” eller ”første” gang• Kendte elementer sat sammen på en ny måde

Uforudsigelig

• Uventede elementer – vække vores nysgerrighed• Hvad sker der, når…? – spænding/overraskelse• Skal ikke kunne afkodes på forhånd• ”Reason to go” – fysisk tilstedeværelse er nødvendigt

Forudsigelig

• Eventen må ikke være for uforudsigelig• Publikum er ofte konservativt og tryghedssøgende

• Den skal kunne vurderes på forhånd• Forventning og genkendelse er vigtig

Intimitet/nærhed• Lille og banebrydende• Less is more• Skal understrege det autentiske og eksklusive• Kommer tæt på os og fremmer ejerskab• Vigtig for firstmover gruppen

Open source

Mulighed for:• Medskabelse• Åbenhed• Involvering• Co‐creation før, under og efter eventen• Både indhold og formidling

Crossover

• Mellem genrer – bringer entertainment, kultur osv. ind

• Mellem medier• Mellem det digitale og det fysiske• Skaber image af kreativitet og innovation 

Historiefortællende

• Fokus på narrativ storytelling – ”den gode historie”

• Nødvendigt for at få mediernes opmærksomhed

• Aktualitet er ikke nok• Nichehistorier, der underbygger den overordnede storytelling

• Nødvendig på sociale medier

Star quality

• Store stjerner – om muligt• Sikrer gennemslagskraft og stor mediedækning• Tiltrækker sponsorer• Skaber unikhed og forudsigelighed• Kan være locations, bygninger, eks. stjerner• Få publikum til at føle sig som stjerner

Identitetsskabende

• Skal styrke publikums egenopfattelse• Deltagelse som en demonstration af ens personlighedsprofil

• Selviscenesættelse – på individniveau, men også for f.eks. organisationer, byer og regioner

EVENTBAROMETRET

1. Elementer findes slet ikke (=1)    2. Elementet findes i middel grad (=3)    3. Elementet findes i høj grad (=5)

Eventbarometeret– et ”røntgenbillede”

0

1

2

3

4

5UNIK

UFORUDSIGELIG

FORUDSIGELIG

INTIMITET/NÆRHED

OPEN SOURCECROSSOVER

HISTORIEFORTÆLLENDE

STAR QUALITY

IDENTITETSSKABENDE

Eventens Scorecard

• Lavtryksevent: 15‐25• Middelevent: 25‐35• Højtryksevent: 35‐45

EVENTKONCERT I PARKEN

0

1

2

3

4

5UNIK

UFORUDSIGELIG

FORUDSIGELIG

INTIMITET/NÆRHED

OPEN SOURCECROSSOVER

HISTORIEFORTÆLLENDE

STAR QUALITY

IDENTITETSSKABENDE

Domingo alene          Domingo plus Danmarkskor

Eventstrategi

Du defineres af dine aktiviteter– såvel de digitale som de fysiske

Events defineres afde fysiske og digitale sideevents

HOVED‐EVENT

FYSISK

FYSISK

DIGI‐TAL

DIGI‐TAL

DIGI‐TAL

FYSISK

Sideevents:

• Skal være medspillende til hovedevents• Skal kunne formidles til alle målgrupper• Skal opfordre til interaktion • Skal være ”peer to peer”

Ressourcer

• Altafgørende, at de rette ressourcer og kompetencer er til rådighed

• Både ift. selve eventen, sideevents og kommunikationen

• Ét er, hvad man ønsker at gøre – noget andet er, hvad man har ressourcer til

Frivillige

• Hvis der skal bruges frivillige kræfter, skal de organiseres

• Et konkret framework for de frivillige er påkrævet, hvis man skal have det optimale ud af dem

• Skal være meningsfuldt for de frivillige

Samarbejdspartnere

• Overvej mulighederne for samarbejder• Identificér relevante, meningsfulde samarbejdspartnere

• Mediepartnere, tjenesteydelser, kommunikation osv.

Formidling af eventen

• Den personlige historie• Den narrative storytelling• Brug de sociale medier

”Whoever tells the best story shapes the culture”Erwin Raphael McManus

”Maybe stories are just data with a soul.”

Brené Brown

Der var engang…

Information Kommunikation 

Dialog Sharing

Content Marketing STORYTELLING

Fra selviscenesættelse til den personlige historie

• Som individ positionerer man sig i forhold til omverden• Positionering er ikke overfladisk, men er baseret på en række værdier

• Værdierne formidles gennem storytelling – historien om mig selv

Narrativ storytelling

• Steve Denning: ”A springboard story is a story that enables a leap in understanding by the audience so as to grasp how an organization or community or complex system may change.”En springboard story skaber en forventning om det, der skal ske i fremtiden

• Historier der er så klare og præcise, at de giver os en følelse af inspiration og oplysning– Første etape: De narrative fortællinger skabes og 

spørgsmål indbygges i fortællingen– Anden etape: co‐creation opnås blandt andet 

igennem value proposition samt værdiskabelse for modtageren

Narrativ storytelling

• Every story needs a start, a middle and an ending• Elementer ved narrativ storytelling

– Strategisk fokus • At prioritere og iscenesætte bestemte historier 

– Dynamisk ejerskab• Kan skabes igennem co‐creation

Partnerskaber med dine brugere

• Du får kun adgang til din målgruppe, hvis du kan skabe værdi for den

• Hjælp brugeren med at selviscenesætte sig selv gennem dit event/din begivenhed.

Udnyt de sociale medier• De sociale medier kan bruges strategisk• Optakt og efterspil• Nye måder at præsentere sig selv og sine begivenheder på

• Mulighed for at skabe merværdi for deltagere, publikum og udøvere

• Man kan bryde ud af de traditionelle rum

Twitter:Kommunikation på 140 tegn ad gangen – mere end 200 mio. brugere

Facebook:Verdens største sociale netværk med mere end 1 mia. brugere

YouTube:Nettets primære videotjenste – mere end 800 mio. brugere

Vimeo:Nettets luksus‐videotjeneste –mere end 8 mio. brugere

Tumblr:Blogging i sin simpleste, mest brugervenlige form –96 mio. blogs

Instagram:Fotodelingstjeneste – særligt udviklet til smartphones – mere end 100 mio. brugere

Lidt eksempler…….• 600 videoklip i minuttet uploades til YouTube• På en time uploades over 10 millioner fotos til     Facebook• Hver syvende af verdens indbyggere har nu en profil på facebook• På en dag bruges der over 133.000 år på Facebook, hvis man lagde tidsforbruget sammen…….

I Danmark har viover 3 mio. Facebook‐brugere –den højeste brugerfrekvens i verden

Kombinér idræt og kultur

• Hvordan kan man tænke elementer af kunst og kultur ind?

• Hvordan kan man skabe unikke sideevents og delelementer i sine idrætsbegivenheder?

Matthew Knight Arena

Kunstnerisk udsmykning af basketballbane

The Color Run

5 km løb, kun to regler, bær hvidt tøj ved løbets start, slut løbet helt malet til.

Coors Light NHL Stadium Series

Yankee Stadium lavet om til udendørs ishockeyring

Bundesliga klub Schalke

Ændret spillertunnellen i Veltin‐Arena for at ære hjembyens minefortid

Empire State Building Run‐Up

Stairclimb event i historiske Empire State Building, arrangeret af folkene bag New York Marathon 

Tak for snakken!

Jeg fortsætter gerne på:Hjemmeside: http://www.christianhave.dk/LinkedIn: dk.linkedin.com/pub/christian‐have/1/8a/699/enInstagram: https://instagram.com/christianhave/Facebook: https://www.facebook.com/christianhaveTwitter: https://twitter.com/ChristianHave