～大学の情報活用力と学生・教職員のコミュニケーションを強化する～ Microsoft …download.microsoft.com/download/5/B/9/5B9362E6-0B0A-4EE9-9C2… · 学生と教職員、あるいは学生同士でリアルタイムにコミュニケーションが図れる「学内sns」の機能を提供。

～大学の情報活用力と学生・教職員のコミュニケーションを強化する～

Microsoft Dynamics CRM による「学生ポートフォリオ」のご提案

日本マイクロソフト株式会社

パブリックセクター統括本部

Microsoft Dynamics CRM が実現する、進化した「学生ポートフォリオ」の解決力

はじめに

2

一元化された学生情報

修学プランで

学士力向上

退学の予兆を

素早く察知

データ分析で

経営を改善

教員による

就活サポート

SNSで

学内を活性化

学生への

的確な

アドバイス

学籍情報、履修状況、成績、授業評価、学生アンケートなど、大学はさまざまな学生情報を保有しています。しかし、情報が分散しているため、限られた

用途でしか活用できていないというのが現状ではないでしょうか。少子化による入学者減少など、大学を取り巻く状況が厳しさを増す中、大学の競争力を

高めるためには、学生から、教職員、そして経営者まで、大学全体の情報活用力を強化していくことが求められます。

一方で、スマートフォンやタブレット、SNS などが急速に普及する中、それらを活用して学生と効果的にコミュニケーションし、学習や就職活動、さらに

は心のケアまでをサポートする新しいシステムが求められています。

マイクロソフトでは、学生と教職員の皆様の情報活用力を支援し、大学が抱えるさまざまな課題や問題を解決していただくために、Microsoft Dynamics

CRM による「学生ポートフォリオ」の活用をご提案しています。本提案書をお読みのうえ、導入をご検討くださいますようお願い申し上げます。

日本マイクロソフト株式会社

Dynamics CRM が実現する「学生ポートフォリ

オ」は、学生に関わるさまざまな情報を集約し、

学生と教職員の効果的なコミュニケーションをサ

ポートします。

単なる情報提供だけでなく、学内コミュニケー

ションの活性化から、就職活動の支援、退学の防

止、さらには大学経営の改善まで、大学が直面す

る課題や問題を解決するための総合的なソリュー

ションを提供します。

3. 問題を抱える学生のケア7 ページへ

4. 退学の防止8 ページへ

課題：退学する学生を減らしたい！

学生の異変を察知し、退学者を減らす

問題を抱える学生の早期発見、早期ケアを支援。退学の恐れのある学生をいち早く発見・対処するために必要なデータも提供します。

課題解決に向けた 8 つの活用例

3

1. 学生情報をまとめて提供5 ページへ

2. 学内コミュニケーション(学内 SNS) 6 ページへ

7. 経営改善に向けた分析11 ページへ

8. 入学前から卒業後までサポート12 ページへ

課題：学内コミュニケーション、学生支援を強化したい！

学生と教職員の結びつきを強くする

課題：経営状況を改善し、大学の競争力を高めたい！

大学の現状を分析し、経営改善に活かす

Microsoft Dynamics CRM を活用した「学生ポートフォリオ」なら、大学が抱える以下のような課題や問題を解決することができます。

学生個人に関する多様な情報を集約して提供。さらに学内 SNS により、学生と教員、学生同士のコミュニケーションの活性化を支援します。

Dynamics CRM に集約された情報をもとに、大学の活動を“見える化”。経営の改善、学生や卒業生とのより良い関係づくりにも役立てられます。

5. 履修計画、修学プラン9 ページへ

6. 就活のアドバイス10 ページへ

課題：学生の学士力を高め、就職率をアップさせたい！

学生の成長を助け、就職活動を円滑に

将来の目標に向けた修学プランと履修計画で、学生の自律的な成長をサポート。就職活動では一人ひとりの志望や活動状況を把握し、指導に活かせます。

・Windows 認証基盤を活用した高度なセキュリティ・学生個々の履修状況や成績、時間割などの情報を一元化・学生用画面と教職員用画面（管理画面）では、表示される項目や内容を変更


1. 学生情報をまとめて提供

4

学生ポートフォリオ（イメージ）

時間割、履修計画

学生番号、氏名、学部・学科・専攻

シラバス/履修申請システム

出欠管理システム

出欠状況

オンライン学習、教材配布、レポート提出e ラーニング/

LMS

顔写真、メールアドレス

Dynamics CRM は学生個人に関する多様な情報を集約し、「学生ポートフォリオ」として、利用しやすい形で提供。

学生と教職員はいつでもどこからでもアクセスでき、リアルタイムに必要な情報が得られます。

学籍管理システム

主な機能

履修状況、成績情報

成績管理システム

メール、ファイル共有やチームサイト（ゼミ、サークル）などの機能が強化されます。

教職員


2. 学内コミュニケーション（学内 SNS）

5

学生と教職員、学生同士のコミュニケーションを活性化

学生ポートフォリオ

学内 SNS

学生と教職員、あるいは学生同士でリアルタイムにコミュニケーションが図れる「学内 SNS」の機能を提供。

学内 SNS には各自の顔写真も表示できるため、教員は学生の顔と名前を一致させた状態でより適切な指導が行えます。

連絡・報告、コミュニケーション

ゼミやサークルに関する連絡、スケジュールの確認、イベントのアイデア出しなど、気軽なやり取りが可能

質問・相談、フィードバック

講義に関する質問への回答、進路指導、提出物に関する評価など、指導やアドバイスに活用



出欠状況

オンライン学習、教材配布、レポート提出

e ラーニング/LMS


・SNS 機能を活用した気軽な情報交換、コミュニケーション・スマートフォンやタブレットなど、多様なデバイスによるアクセスに対応

主な機能

顔写真、メールアドレス

本人

友人

オプション

スマートフォン

タブレット PC

出欠状況、成績情報などのデータを集約し異常値を発見



3. 問題を抱える学生のケア

6


履修状況、成績情報成績管理

システム

出欠情報出欠管理システム

傾向分析事前察知


日々の会話、指導・相談、カウンセリングの内容など、学生とのやり取りを記録し、教職員間で共有

日々の活動記録

保護者

カウンセリング

学生ポートフォリオで出欠状況や学習状況を継続的に観察することで、問題を抱える学生の早期発見、早期ケアが可能に。

学生とのやり取りを Dynamics CRM に記録して共有すれば、すべての教職員が適切な接し方で学生をサポートできます。

出欠、成績健康、学納金データ

連絡先の届出・更新

教職員による面談

住所・連絡先変更

相談・指導専門家によるカウンセリング

保護者への報告

・高度なセキュリティ機能で、学生の個人情報を保護・相談・指導、カウンセリング内容などの情報を一元化し、教職員間で共有

主な機能

健康診断結果健康管理システム

収納情報学納金システム

履修情報や成績情報などをもとに、きめ細かな個別指導を実施

出欠状況、成績情報などのデータを集約し異常値を発見


4. 退学の防止

7

出欠情報出欠管理システム

学生番号、氏名、学部・学科・専攻、過去退学者情報

学生証（IC カード）を使った出席管理

出席/退学の相関分析など

教職員

出欠、成績健康、学納金データ

連絡先の届出・更新

欠席がちな学生（保護者）への連絡

連続欠席者の報告

学生の近況安否確認

自宅・実家

保護者（特に遠方の場合）

Dynamics CRM は、退学に至りそうな学生をいち早く発見・対処するために必要なデータを提供します。

たとえば、必修科目を複数回連続で欠席した学生だけを抽出。問題が深刻化する前に適切なフォローが行えます。


日々の活動記録

住所・連絡先変更

個別指導

・学生個々の出欠状況や成績情報などの情報を一元化・Outlook、Exchange との連携により容易にメール送信が可能。履歴も一元的に管理

主な機能



システム

健康診断結果健康管理システム

収納情報学納金システム

対面相談問題への迅速な対応

学生自ら学習状況を記録・管理、自律的な学習スタイルを確立

希望する職種や習得したい能力など、将来の目標に向けたプランを作成


5. 履修計画、修学プラン

8

目標設定プラン作成

Dynamics CRM は、学士力の向上につながる効果的な修学プランと履修計画を作成するために必要な情報を提供。

学生自ら学生ポートフォリオを活用して学習状況とその成果を記録。それに対して教員がフィードバックを行います。

到達度に応じた適切なアドバイス

学習状況の記録

再学習アラート教材提示

履修計画、修学プランの作成

学生の学習状況を確認し、達成度に応じたアドバイスで学生の継続的な成長をサポート

達成度の低い学生には再学習用の教材を提供

時間割、履修計画


蔵書検索、貸出・返却手続き、デジタルライブラリー

オンライン学習、教材配布、レポート提出e ラーニング/

LMS

シラバス/履修申請システム

図書館システム



学習管理

個別指導

再学習

・履修計画、修学プランの作成、履修状況の一元的な管理・学習効果の記録や教職員のフィードバックの履歴により、入学から卒業までの学生の成長をサポート

主な機能

教育効果の分析


システム

希望業界に就職した卒業生の紹介



6. 就活のアドバイス

9

卒業生情報



校友会システム



就職支援システム

求人情報、企業情報、内定情報

OB・OG 訪問

求人情報の確認

就職活動報告内定状況

教職員による進路指導

希望業界の求人情報

卒業生の履修・進路データ

Dynamics CRM は、学生の履修状況や成績、TOEIC / TOEFL の点数や取得資格、サークル活動の記録など、

就活指導に必要な情報を集約化。教職員は学生の現状や課題を把握することができます。

個々の学生情報、希望進路に基づいた適切な指導

進路指導

・学生個々の進路希望や内定状況など一元化した情報を分析

（業界別・職種別求人動向の分析／内定状況、就職実績の分析・検証／入学から卒業までの教育戦略立案）主な機能

就活のアドバイス

企業説明会、面接

希望業界、希望職種などの登録

既存の校友会システムや就職支援システムなどが無い場合、学生ポートフォリオと併せて、Dynamics CRM 上に新たに構築することができます。

求人情報の確認

効果測定

成績情報、授業評価などを分析し、教育プログラムの効果を測定


7. 経営改善に向けた分析

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求人情報、進路情報就職支援

システム

入学試験結果、出身校情報


学生数、年齢、性別、出身地



Dynamics CRM に集約されたデータをあらゆる角度から集計・分析することで、大学の活動を“見える化”。

大学 IR※ におけるデータ分析の重要な基盤として、大学経営の現状と課題の把握、改善に向けた意思決定をサポートします。

※ IR（Institutional Research）：学内の情報を収集・分析し、経営改善に役立てる情報戦略の取り組み

計画立案

学生の履修情報を集計・分析し、より最適なカリキュラムを作成

現状と課題の把握

履修状況、学生アンケートの集計結果などから学生の行動パターンの変化を分析

傾向の分析

入試情報をもとに、出身地域など、入学志望者の傾向を分析

定型 Web レポート必要なレポートを簡単に作成・共有。自動配信により定期的にメールで受け取ることも可能

・教育プログラムの効果や、学生の行動パターンの変化、入学志望者の傾向など、一元化した情報をリアルタイムに分析

主な機能

入試システム

学校法人会計システム

財務状況

データ形式の変換や同期のタイミングの調整など、プロセス管理を行うことができます。

オプション

学生アンケートなど


8. 入学前から卒業後までサポート

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入学前から卒業後まで、長期にわたる学生支援の取り組みとしてエンロールメントマネジメント（EM）※ の実現が求められています。

Dynamics CRM は、学生ライフサイクル全体を統合管理し、学習支援や就職相談、卒業後の関係維持などに役立てられます。

※ エンロールメントマネジメント（EM）

入学前から卒業後までを一貫してサポートする

総合的な学生支援策

・入学前から、在学中、卒業後まで、学生を中心とした情報を一元的に管理・在学生に加え、受験希望者や保護者、卒業生や公開講座受講生などに対するコミュニケーションを可能に

主な機能

安定した入学定員の確保投資計画の適正化

在学生

受験希望者保護者

卒業生

次の世代

理想とする学生の獲得

学生募集

入学辞退防止

入試

入試情報面接情報学納金情報

高校・予備校

情報提供継続コミュニケーション

出欠、履修、成績、クラブ・サークル活動、健康の管理

進路相談、就職支援

健康診断カウンセリング

企業情報求人情報就職活動履歴内定状況就職先情報

コミュニケーションの継続

交友会管理寄付金募集社会人向け講座校友会

財務課

教務課

進路支援課

理事・学長

シラバス修学プラン履修申請成績情報

資料請求情報説明会・学校訪問情報DM 送付履歴出願者情報

大学のファンを育成

入学前

在学中

卒業後

入試課

学生生活課財務課

学納金管理奨学金管理

学校情報の統合・共有・活用基盤

大学の魅力向上ブランディング

理想とする人材の排出

建学精神・教育理念に基づく人材教育

退学防止EラーニングＬＭＳ図書館

機関リポジトリ

図書館

大学の発展とともに成長できるシステム

Dynamics CRM の特長①

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ポートフォリオから大学固有の要件まで幅広いユーザーニーズに対応

ポートフォリオの画面構成や表示名の変更、ユーザー独自の管理情報項目の追加などは標準のカス

タマイズ機能で簡単に行えます。作業はすべてノンプログラミング、特別な知識や高度な技術力は

不要です。システム稼働後もニーズの変化に応じて容易にカスタマイズできるため、開発・メンテ

ナンス費用を抑えながら長期利用が可能です。

ユーザーニーズに合わせて柔軟に拡張可能なデータベース構造

オンライン学習、教材配布、レポート提出


シラバス／履修申請システム

eラーニング／LMS


学生番号、学部・学科・専攻、氏名

時間割、履修計画出欠席状況

分散していたシステムを統合

標準機能・一般的な業務に対応する機能を提供・大学固有の要件に対応するための開発フレームワークを提供

カスタマイズ・開発フレームワークを用いたパートナーソリューションを適用可能・その他固有要件にも柔軟に対応可能（基本拡張はサポートの対象）

稼働後のメンテナンス

・ノンプログラミングでの拡張が可能・稼働後もエンドユーザー自身でメンテナンスが可能

全世界 40 地域 270 万ユーザーの導入実績

Dynamics CRM は、全世界 40 地域 41 言語で提供中。現在グローバルで約

36,000 社、270万ユーザー、日本では 600 社の実績※。

その使いやすさから幅広い業種、業態で採用され、小規模な部門導入から本格的な

大規模導入まで、豊富な導入実績があります。

一元化した情報をリアルタイムに分析

情報の一元管理により、部門間で別々に入力された情報がリアルタイムに集約され、

最新情報による分析が可能になります。日々の学生活動や業務で自動的に作成され

る多次元データベースに、使い慣れた Excel で直接アクセスすることで、高度な多

次元分析を容易に行えます。

大学の戦略立案につながる情報を提供

学生募集戦略において、ターゲットの明確化は非常に重要です。Dynamics CRMを

活用して卒業生や在学生の情報を可視化することで、説明会対象の特定やセグメント

ごとの訴求方法の策定など、より具体的な戦略立案が可能になります。

ワークフローによるプロセスの自動化

Windows Workflow Foundation により、事前に定義したルールに基づいた業務プ

ロセスの自動化が可能です。単なるルーチンワークだけでなく、部門をまたがる業務

の橋渡しとして機能することで、作業効率アップと漏れのない学生対応が可能になり

ます。

情報項目の追加画面構成の変更

つなぎやすい

※2012 年 12 月現在

グループウェア連携＜Outlook の中で CRM を利用＞


Dynamics CRM の特長②

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Dynamics CRM は Outlook と連携することで、グループウェアの利便性である入力のしやすさ

と活用のしやすさを両立できます。Outlook から入力したスケジュールや、送信したメールの内

容も、Dynamics CRM に格納できるので、担当者に負担をかけずに活動内容が記録できます。

教職員個人のスケジュール

教職員が送受信したメール

教職員の連絡先

教職員が行うべき To Do リスト

学生への面談予定（履歴）

学生へ送受信したメール

学生に関連する連絡先

学生に対して行うべき To Do

リスト二重管理

情報の分散

ログイン切替不要

メール連携

•電子メールを学生情報に関連付けて送信することが可能

•メール送信と同時にCRM 内の活動履歴として格納される

予定表連携

•予定を学生情報に関連付けて作成することが可能

•予定作成と同時に CRM 内の活動予定としてデータが作成される

連絡先連携

•Outlook の連絡先とCRM の学生情報の同期をとり最新情報を保持できる

仕事連携

•Outlook の仕事と CRMの活動予定の同期をとり、ToDo リストを統合することが可能


Dynamics CRM の特長②

●教職員個人のスケジュール

●教職員が送受信したメール

●教職員の連絡先

●教職員が行うべき To Do リスト

教職員視点のOutlook

学生視点のCRM

●学生の面談予定（履歴）

●学生へ送受信したメール

●学生に関連する連絡先

●学生に対して行うべき To Do

リスト

13

Active Directory によるユーザー情報と Dynamics CRM の部門・役割ベースのアクセスコント

ロールによって、Windows と一体となったシングルサインオン環境を提供し、高度なセキュリ

ティとユーザーの操作性を確保しつつ、Dynamics CRM 内の情報への容易なアクセスを可能にし

ます。

ユーザー情報ログイン認証

部門・役割ベースアクセスコントロール

高度なセキュリティ＜Windows 認証基盤の活用＞

– Active Directory と連繋する部門・役割ベースのアクセスコントロール機能

– OS が提供するディレクトリサービスを使ったアクセス管理

– 違和感のない操作環境の提供と柔軟なアクセス管理

– ユーザーの立場によって細やかなアクセス権限の設定が可能

Active Directory による便利、安全で正確な情報共有

既存資産との連携＜ひとつ上の Office 活用＞

• Dynamics CRM のデータを動的に連携可能。リアルタイムに情報を取り

込め、レポート作成も簡単。また、Excel へのデータ出力だけでなく、

編集した結果を再度アップロードしてデータを一括更新できます。

• 動的にエクスポートする Excel のシート上のデータは Dynamics CRM

のデータベースがユーザー情報とアクセス権限を判断し適切なデータだ

けを表示可能。万が一ファイルが外部に流出しても、Dynamics CRM へ

のアクセス権限がないためデータの表示はできません。

Active Directory

Excel 連携

SharePoint、Word 連携

• SharePoint と連携して学生別ドキュメントを管理する、Word と連携して学生個人宛の文書を

差し込み印刷するなど、既存の Microsoft 製品を活用できます。

インポートエクスポート

リアルタイム連携

Dynamics CRM 導入について

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■構成例

Microsoft Dynamics CRM 1 台SQL Server 1 台Web Server 1 台

Dynamics CRM は大学の状況やシステム環境などに合わせて、「クラウド」と「オンプレミス」のどちらでも選択できます。

・初期投資を抑えた導入ができる

・学部単位など限定的な導入ができる

・システムの運用負荷を軽減できる

Dynamics CRM はクラウド型もオンプレミス型も同じソフトウェア。

クラウド型で使っていたデータやカスタマイズをオンプレミス型にそのままスムーズに移行できます。

※他のクラウド型 CRM からの移行も容易です。

クラウド環境で利用する

Dynamics CRM Online オンプレミス環境で利用する

Dynamics CRM

※導入には実環境に沿った設計、見積りが別途必要となります。

移行可能

1人 1500円／月～※教職員1人当たり1か月分のOVS-ES契約時の参考価格です。

Dynamics CRM 導入事例

システム概要および利用イメージ

Dynamics CRM をベースに、「退学者防止システム」を構築学内 SNS により、教員と学生、学生同士のコミュニケーションを活性化

1. 法政大学様

【導入の背景】

教学改革の一環として自主的な点検改善活動の必要性が高まる

自主的な点検・評価活動を推進するためのシステム構築がスタート

“見える化”の過程で退学・除籍者の分析が行われ、退学・除籍に至りそうな学生を予見し、対処する仕組みが必要となった

【導入の効果】

出欠データの逐次処理によって、欠席が目立つ学生をタイムリーに把握でき、適切な対処ができるようになった

データに基づくエンロールメント管理への第一歩となった

逐次取り込まれる出席データをリアルタイムに管理。

必修科目を 3 回連続欠席した学生を自動抽出し、

学部事務課と学部執行部へ通知メールを配信します。


出席情報（CSV）

IC カードリーダー

通知メールの配信

退学者防止システム

候補者リストの抽出、通知メールの設定、条件に応じたイベント起動

学部執行部

学部事務課

2. 国士舘大学様


学生サービスの充実とコストの削減を目的とした取り組みがスタート

マイクロソフトのクラウド製品を活用して、学内システムのクラウド環境への完全移行を実現

学内コミュニケーションを促進するツールとして、学内 SNS の提供を開始


Dynamics CRM Online と SharePoint Online を活用し、学内 SNS を構築。教員と学生および学生間のコミュニケーションの活性化につながった

学内 SNS には各自の顔写真も表示されるため、教員は学生の顔と名前を一致させた状態でより的確な指導を行えるようになった

学生の就職を支援する機能を備えたユニークな CRM を実現

3. 東京音楽大学様


就職に関する情報提供、就職支援行事の予約受付などを効率的に行うシステムの必要性

キャリアに対する認識が不十分な学生をサポートする仕組みが必要となった


就職に関する情報提供、就職支援行事の予約受付などを CRM を通じて実施

キャリアに対して認識が未だ不十分な学生も利用可能

手続きのペーパレス化による効率性の向上と、場所を問わず 24 時間いつでも就職情報を閲覧できるという利便性の向上を実現

卒業後も必要に応じて利用でき、在学生、卒業生の情報交換の場としても活用可能

一般社団法人 CRM 協議会 2010 CRM ベストプラクティス賞受賞

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お問い合せ

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本ご案内に関しまして、ご興味または疑問な点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

■メールでのお問い合わせ

本件に関するご相談、お問い合わせはこちらへ

[email protected]

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