Solu ții pentru reducerea costurilor și optimizarea proceselor de business: FACTURAREA ȘI ARHIVAREA ELECTRONIC Ă

e-SoluŃii pentru perform@nŃă

1

2

3

Arhivarea electronică

Profil TransFonD

Facturarea electronică

Agenda

BVB-ROCLEAR

SSIF

Trezoreria Statului

DS-CLEAR

Companii, institu Ńii, public

TransFonD - operator al Sistemului Electronic de Pl ăŃi

Bănci

SEP

Servicii și produse TransFonD

� 2005 – Sistemul Electronic de PlăŃi (SEP);

� 2009 - Servicii de Arhivare Electronică (e-Arhiv@ )

� 2009 - Linia de UrgenŃă pentru Carduri (LUC)

� 2010 - Servicii de Facturare Electronică (e-Factur@ )

SENT

1

2

3

Arhivarea electronică

Profil TransFonD

Facturarea electronică

Agenda

Serviciul de arhivare electronic ă oferit de TransFonD < e-Arhiv@>

ARHIVAREA ELECTRONICA, in sensul legii 135/2007ARHIVAREA ELECTRONICA, in sensul legii 135/2007

� Asigura respectarea legalitatii in domeniul pastrar ii documentelor generate electronic in activitatea persoanelor juridice din Romania

� Economie de timp/spa Ńiu/resurse alocate în prezent organiz ării arhivei pe suport hârtie;

� Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor electronice, care isi pierd valoarea juridică;

� Creşterea securit ăŃii datelor; Asigurarea protec Ńiei în cazul dezastrelor;

� Documentele arhivate pe suport electronic de date n u se deterioreaz ă în timp;

� Acces la distan Ńă, din sediul beneficiarului, c ătre informa Ńiile arhivate;

� Regăsirea rapidă a informaŃiei;

� Informa Ńiile sunt accesibile simultan pentru toti utilizato rii autoriza Ńi.

� Asigura respectarea legalitatii in domeniul pastrar ii documentelor generate electronic in activitatea persoanelor juridice din Romania

� Economie de timp/spa Ńiu/resurse alocate în prezent organiz ării arhivei pe suport hârtie;

� Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor electronice, care isi pierd valoarea juridică;

� Creşterea securit ăŃii datelor; Asigurarea protec Ńiei în cazul dezastrelor;

� Documentele arhivate pe suport electronic de date n u se deterioreaz ă în timp;

� Acces la distan Ńă, din sediul beneficiarului, c ătre informa Ńiile arhivate;

� Regăsirea rapidă a informaŃiei;

� Informa Ńiile sunt accesibile simultan pentru toti utilizato rii autoriza Ńi.

e - Arhiv@e - Arhiv@

TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare electronic ă în conformitate cu

prevederile legii 135/2007 privind arhivarea docume ntelor în form ă electronic ă (este acreditat ca

administrator de arhiv ă electronic ă și autorizat ca centru de date pentru g ăzduirea de arhive,

fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhiv ă electronic ă men Ńinut de MCSI ).

TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare electron ică în conformitate cu

prevederile legii 135/2007 privind arhivarea docume ntelor în form ă electronic ă (este acreditat ca

administrator de arhiv ă electronic ă și autorizat ca centru de date pentru g ăzduirea de arhive,

fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhiv ă electronic ă men Ńinut de MCSI ).

Tipuri de servicii de arhivare electronic ă oferite de TransFonD

Clasic e-ArchiveClasic e-Archive

Serviciul de arhivare manual ă, căutare şi reg ăsire a documentelor electroniceServiciul de arhivare manual ă, căutare şi reg ăsire a documentelor electronice

Exclusive e-Archive Exclusive e-Archive

Servicii personalizate de arhivare a documentelorelectroniceServicii personalizate de arhivare a documentelorelectronice

TransFonD Data center

e-Storagee-Storage

Servicii de stocare/ depozitare, c ăutare şi reg ăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpuse de pe suport hârtie în format electronic

Servicii de stocare/ depozitare, c ăutare şi reg ăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpuse de pe suport hârtie în format electronic

Arhivare vs. Stocare

2 Stocarea

1 Arhivarea electronic ă � organizarea şi păstrarea pe termen lung, pe baza

unor criterii uniforme şi recunoscute de legislaŃia în

vigoare, a documentelor în format electronic ale unei

companii. Documentele păstrate în arhivă sunt

documente în forma lor finală, cu valoare juridic ă.

�păstrarea unor documente în format electronic,

organizate pe baza unor criterii stabilite de către

posesorul documentelor sau simplu back-up de date.

Nu necesită semnarea documentelor, acestea

putând să se afle în diferite stadii ale elaborării lor şi

nu au valoare legal ă în instan Ńă.

Caracteristici e-Arhiv@

�Arhivarea documentelor - Nomenclatorul arhivistic al participantului, avizat de Arhivele NaŃionale (AN).

� Păstrarea documentelor - pe perioada stabilită în Nomenclatorul arhivistic

�Acțiunile utilizatorilor în sistem - jurnalizate şi arhivate.

� Biblioteca de programe informatice - menŃinută şi actualizată ori de câte ori este necesar de către TransFonD

� Sistemul de arhivare electronic ă (e-Arhiv@)este dezvoltat pe o platforma IBM Content Manager

�Accesul pentru căutare şi regăsire este asigurat printr-un VPN (conform cerinŃelor legale în vigoare)

�Fiecare client are un domeniu propriu definit in e-Arhiv@, inviolabil in raport cu ceilalti clienti

Tipuri de documente arhivate în e-Arhiv@

�Documente create în form ă electronic ă (originale) cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziŃie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat;

� Documente transpuse în form ă electronic ă (copii) cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziŃie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat;

� Documente de uz intern şi/sau confiden Ńiale .

� Nu se arhivează în e-Arhiv@ documente clasificate şi documente cu regim de acces public.

Sistemul de arhivare TransFonD

e-Arhiv@ are incluse facilit ăŃi care asigur ă preluarea, de c ătre un centru de recuperare în caz de dezastru , a opera Ńiunilor de consultare a arhivei electronice în cazul unui dezastru la sediul principal de procesare (se realizeaz ă replicarea întregii arhive la sediul secundar al TransFonD)

e-Arhiv@

Beneficiarii nu sunt nevoi Ńi să se acrediteze ca administratori de arhiv ă electronic ă şi nici s ă îşi autorizeze centrele de date

Existen Ńa unui nivel înalt de securitate în ceea ce prive şte accesul la e-Arhiv@, fapt asigurat prin utilizarea structurii PKI. Toate opera Ńiile efectuate în e-Arhiv@ sunt jurnalizate

AVANTAJELE Sistemului de arhivare electronic ă al TransFonD

e-Factur@

Arhivarea electronică este şi parte integrantă a fluxului conŃinând FACTURAREA ELECTRONICĂ

Sistemul de arhivare TransFonD

Sist

em d

e ar

hiva

re

conf

orm

legi

i 135

/200

7C

entre de date de înaltă

fiabilitate şi siguranŃă

Sistemul de

arhivare

electronică

TransFonD

ORICE TIP de document electronic sau transpus de

pe suport hârtie

� definirea de până la 500 de utilizatori , beneficiind nelimitat de serviciile e-Arhiv@;

� 10 acŃiuni simultane fără nicio diminuare de performanŃă;

� integrare facil ă cu sisteme automatizate care genereaz ă documente electronice , în vederea arhivării electronice;

� metodă de regăsire rapid ă a documentelor arhivate electronic (utilizând criterii de căutare specifice fiecărui tip de document arhivat); regasirea într-un interval de timp variind de la câteva secunde la maxim 3 minute (asumate contractual) a documentelor arhivate, inclusiv vizualizarea acestora sau salvarea lor pe staŃia de lucru a utilizatorului).

Toate acestea prin intermediul unei interfe Ńe web u șor de utilizat

Caracteristici de performan Ńă e-Arhiv@

1

2

3

Arhivarea electronică

Profil TransFonD

Facturarea electronică

Agenda

Economia de cost la emitent

Factura clasic ă vs. Factura electronic ă

Sistem de producție ERP e-Factur@ Încasare

Sistem de

producțieÎmplicuireTipărireERP

Arhivare

10 aniExpediere Încasare

SEP

• OP

• DD

STP

Factura Clasic ă

Factura Electronic ă

STP

Resursa umană

sau

STP

Resursa umanăsau

STP

Resursa umană Resursa umană Resursa umană

e-Invoicing în Europa

Conform raportului de monitorizare a situa Ńiei factur ării electronice în UE, cele mai avansate state în ceea ce prive şte adoptarea acestei m ăsuri sunt:

Finlanda - Guvernul şi agenŃiile guvernamentale acceptă doar facturi electronice începând cu 1

Ianuarie 2010 şi vor emite doar facturi electronice până cel mai târziu în Decembrie 2010.

AdministraŃia publică din Italia refuză să accepte alt tip

de facturi pentru serviciile achiziŃionate, în afară de cele

electronice.

Spania - facturarea electronică în relaŃia cu administraŃia publică va

deveni obligatorie pentru toŃi furnizorii, începând cu Noiembrie 2010.

Guvernul spaniol a stabilit un format standard pentru toate facturile

electronice primite de către administraŃiile naŃionale (FACTURAE )

ce au fost adoptate începând cu 1 august 2009.

Danemarca - Guvernul danez a implementat deja e-invoicing

şi estimează o reducere a costurilor cu facturile de 100

milioane de euro anual.

În Grecia , începând cu 1 ian 2011, pentru sume mai mari de 3000 Euro, nu vor mai fi

acceptate decât facturi în format electronic, în toată economia

România

� Legea 571/2003 – Codul Fiscal

� Legea 455/2001 – Semnătura Electronică

� Legea 135/2007 – Arhivarea Electronică

� Legea 82/1991 – Legea ContabilităŃii

Recunoa şterea juridic ă a facturii electronice

� Solu ția dezvoltat ă de TransFonD asigur ă complet legalitatea parcursului facturilor.

“O persoan ă impozabil ă […] nu trebuie s ă emit ă facturile şi pe suport

hârtie pentru ca acestea s ă fie considerate documente justificative

valabile.” (DirecŃia de legislaŃie în domeniul TVA,

Ministerul FinanŃelor Publice, 18.02.2010)

e-Factur@

e-Factur@ - Serviciul

e-Factur@ – fluxul de procesare

Emitere facturi

Client al emitentului

Client al emitentului/

client al băncii

Transmitere fişiere

�

Transmitere factură prin

bancă

Validare format

Internet banking

XML/ PDF

Plată(OP, DD)

Transmiterenotificare

prin e-mail

Plată(OP, DD)

Acces către factură

Semnare electronică

Arhivare electronică

Cont bancar emitent facturi

Reconciliere

Emitent facturi

e-Factur@ - Beneficiile serviciului

Beneficii destinatari facturiBeneficii destinatari facturiBeneficii emiten Ńi facturiBeneficii emiten Ńi facturi

�Livrare garantat ă şi în timp redus

� Diminuarea riscului apariŃiei erorilor de procesare asociate intervenŃiei umane

� Creşterea eficien Ńei managementului fluxului de numerar

� Diminuarea volumului de hârtie manevrată

� Posibilitatea de arhivare electronic ă a facturilor primite

� Regăsirea facil ă a facturii originale

� Posibilitatea de recep Ńionare şi plat ă a facturilor prin intermediul băncii

� Managementul centralizat al administr ării profilului de utilizator (printr-un punct unic de acces - aplica Ńia e-Factur@ )

�Livrare garantat ă şi în timp redus

� Diminuarea riscului apariŃiei erorilor de procesare asociate intervenŃiei umane

� Creşterea eficien Ńei managementului fluxului de numerar

� Diminuarea volumului de hârtie manevrată

� Posibilitatea de arhivare electronic ă a facturilor primite

� Regăsirea facil ă a facturii originale

� Posibilitatea de recep Ńionare şi plat ă a facturilor prin intermediul băncii

� Managementul centralizat al administr ării profilului de utilizator (printr-un punct unic de acces - aplica Ńia e-Factur@ )

Optimizarea proceselor pentru emitentul de facturi

Reducerea costurilor aferente procesului tradiŃional de facturare:

Emitere (consumabile)

Livrare (taxe curierat)

Arhivare, în conformitate cu cerinŃele legale în vigoare

Posibilitatea împerecherii informațiilor de facturare cu instrucțiunile de debit direct

Eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de recepŃionare a facturilor şi a fluxului de numerar

Posibilitatea interfa Ńării aplicaŃiilor interne cue-Factur@ pentru automatizarea importului facturilor în sistem

Reducerea timpului de transmitere

Validarea datelor în momentul transmiterii

Confirmarea livr ării şi a vizualiz ării facturii

Regăsirea facil ă a facturii originale

Optimizarea proceselor pentru emitentul de facturi

Reducerea costurilor aferente procesului tradiŃional de facturare:

Emitere (consumabile)

Livrare (taxe curierat)

Arhivare, în conformitate cu cerinŃele legale în vigoare

Posibilitatea împerecherii informațiilor de facturare cu instrucțiunile de debit direct

Eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de recepŃionare a facturilor şi a fluxului de numerar

Posibilitatea interfa Ńării aplicaŃiilor interne cue-Factur@ pentru automatizarea importului facturilor în sistem

Reducerea timpului de transmitere

Validarea datelor în momentul transmiterii

Confirmarea livr ării şi a vizualiz ării facturii

Regăsirea facil ă a facturii originale

Caracteristici de performan Ńă e-Factur@

� Tipuri de rapoarte : Raport „Facturi procesate” (dată emitere, livrare, vizualizare, transmitere spre arhivare), Raport de audit, Raport statistic, Jurnal e-Factur@, Raport beneficiar (client destinatar), Raport excepŃii facturi arhivate

�Disponibilitate vizualizare facturi : 24/7

� Suport e-Factur@: helpdesk@transfond.ro

�Disponibilitate serviciu (SLA – Service Level Agreement) - 97,98%

pentru un volum de 50 000 - 500 000 facturi/ zi – scalabil nelimitat.

Întreb ări?

Vă mul Ńumesc,

Cristina Cremerccremer@transfond.ro