IKT i Oslo kommune

Presentasjon for Standardiseringsrådet 16.05.2012 Sigmund Evjen, Finansavdelingen Seksjon for virksomhetsutvikling.

1

Fakta om kommunen

Oslo kommune er en av

Norges største arbeidsplasser

med mer enn 47 000 ansatte, ca

37000 årsverk.

Kommunen har over 48

virksomheter (etater, foretak,

aksjeselskaper) som står for

kommunens utøvende

forvaltning og tjeneste-

produksjon.

Slik styres Oslo kommune

• Oslo kommune var den

første kommunen i Norge

til å innføre en

parlamentarisk

styringsmodell (1986).

• Et parlamentarisk styresett

innebærer at et byråd

(byregjering) står ansvarlig

overfor bystyret - på

samme måte som

regjeringen står ansvarlig

overfor Stortinget.

4

Oslo kommunes organisasjon

5

Noen makrotall

• Folketall 1.1.2012: 613 285

• Brutto driftsbudsjett i 2012 på 43 milliarder

• Investeringer på 26,2 milliarder kr, 2012-2015

• IKT-utgifter 2011: Om lag 700 mill

6

IT i Oslo kommune

Møte med Byrådsavdeling for miljø og samferdsel 02.11.2011

7

Mål- og resultatkrav

Virksomhetsstyring

Fokusområder

IKT er et virkemiddel for å støtte forretningsprosesser og sikre måloppnåelse

8

Tiltak på IKT-siden etter 2008

Vedtatt nytt IKT-reglement i 2010

Gjennomfører omfattende

modernisering i IKT

infrastruktur - Sentral

Infrastruktur 2012, lokal

utstyrsoppgradering

Etablert nytt e-postsystem basert på MS Exchange/Outlook

Etablerer nytt H/R-system basert på Agresso

Oppgradert økonomiløsningen Agresso 5.4 -> 5.5

9

Deltar i K10-samarbeidet med de 10 største kommunene på IKT-området

Utarbeidet felles

arkitekturprinsipper

Satt i gang prosjekt for

elektroniske tjenester/ny portal

Inngått ny IKT-driftsavtale

Etablert prosjektet for

informasjonssikkerhet

Innholdet i IKT-reglementet

Kap 1: Formål, virkeområde og definisjoner

Kap 2: Overordnet IKT-styring og ledelse og informasjonssikkerhet

Kap 3: IKT-styring, ledelse og informasjonssikkerhet i byrådsavdelingene

Kap 4: IKT-styring, ledelse og informasjonssikkerhet i virksomhetene

Kap 5: Klassifisering av og eierskap til systemer

Kap 6: Systemeier

Kap 7 Intern leverandør

Kap 8: Samhandling og koordinering

Formål, virkeområde og begrepsdefinisjoner

Ansvar, oppgaver og fullmakter i byrådsavdelingene og virksomhetene

Systemeierskap, ansvar og oppgaver for systemeiere

Ansvar, oppgaver og fullmakter for Intern leverandør

Behandlingsprosesser og samhandlingsfora

Regler om:

10 Møte med Byrådsavdeling for miljø og samferdsel

02.11.2011

IKT-reglementet er laget for å tydeliggjøre ansvar og roller

Byråden for finans – overordnet + egen sektor

Byrådene - sektor

Intern leverandør –infrastruktur

Virksomhetsledere – egen virksomhet

Systemeiere - system

Linjeansvar Særskilte roller

Hvem gjør hva? 11

Systembegreper i IKT-reglementet

• System: Et eller flere dataprogrammer og databaser utviklet og satt sammen for å undersøtte definerte prosesser i organisasjonen

• Systemklassifisering: Fordeling av systemer i klassene fellessystemer, sektorsystemer, tverrsektorielle systemer og virksomhetsspesifikke systemer

• Systemeier: Utpekt eier av system, eierskapet medfører ansvar, oppgaver og fullmakter i henhold til reglementet

12

Hva er kommunens IKT-arkitektur iflg IKT-reglementet?

IKT-arkitektur:

• ”Forholdet mellom informasjon(data), verktøy,

systemer og infrastruktur nedfelt i et sett av

prinsipper, sammenhenger og tekniske valg for å

oppnå ønsket forretningsmessig og teknisk

standardisering og integrasjon.”

Eller sagt på en annen måte:

• På overordnet nivå er IKT-arkitektur relasjonen

mellom kommunens arbeidsprosesser og

opplysninger (data) som inngår i disse, hvilken

funksjonalitet IKT-systemene innehar for å

håndtere informasjonen, og hvilken

underliggende infrastruktur (maskiner og

nettverk) IKT-systemene kjører på

13

IKT-arkitektur definert i IKT-reglementet

Infrastruktur

Systemer

Informasjon(data)

Arbeidsprosess

IKT-arkitektur

= Under-

støtter

= Generer behov

og krav

Systemarkitektur

14

OK-MAN Oslo kommunes nettverk

Lokal infrastruktur

Sentral drift

UKE med under-leverandører

WEB- hotell

Database- hotell

Felles registre

Sikker elektronisk kommunikasjon

Virksomhetene

Oslo kommunes Systemarkitektur Prinsippskisse

15

Systemer Systemkategorier i Oslo kommune

KA

NA

LE

R

Kontor Telefon Post E-post SMS

Tverrsektorielle systemer

FA

GS

YS

TE

ME

R

Sektorsystemer Virksomhetsspesifikke systemer

Økonomi

FE

LLE

SS

YS

TE

ME

R

Internett/

intranett

Kontorstøtte Dokument- håndtering

Andre adm. syst.

HR Innkjøp og logistikk

Portal Andre

Ekstern data Intern data

Fellesregistre

Støtte systemer

IKT Arkitekturprinsipper

• Det er utarbeidet i alt 11 prinsipper, nummerert fra 0 til 10.

• Prinsipp 0 er et overbyggende prinsipp for å sikre at endringer i IKT-systemene blir vurdert mot arkitekturmessige konsekvenser.

• Prinsippene 1-7 er identiske med FAOS-prinsippene.

• Prinsippene 8, 9 og 10 er tilleggsprinsipper som dekker spesifikke behov knyttet til forvaltning og drift av IKT-systemene og infrastrukturen.

17

Infrastruktur

Systemer

Informasjon(data)

Arbeidsprosess

IKT-arkitektur

= Under- støtter

= Generer behov og krav

Systemforvaltning og -drift

• Virksomhetene kjøper drifts-og forvaltningstjenester fra UKE for ca 350 mill/år

• I tillegg kommer utvikling/vedlikeholdsutgifter til systemleverandørene

18

System-leverandører

Virksomhet/ Systemeier

UKE/ Driftsleveran

dører

Systemstrategi

• Utstrakt bruk av standardsystemer – Fagsystemer Sosio, Gerica, Oskar, Profdoc, Doculive,

Agresso, GAT, Planweb mfl.

– Anskaffes av virksomhetene/sektorene

– Systemleverandørene tilpasser og utfører systemvedlikehold

– Lite eller ingen egenutvikling av systemer, men tilpasningen av standardsystemer kan være omfattende

– Integrasjon av applikasjoner utføres av leverandørene(UKE og systemleverandør)

19

ITAS – ESB Light - overordnet skisse

Applikasjonsdrift

• Fellessystemer og sektorsystemer driftes av UKE med underleverandør

• Virksomheter med eget driftsmiljø drifter selv, for eksempel systemene i utdanningssektoren og PBE

• 34 virksomheter benytter seg av fellesdrift i Oslo felles, 14 drifter selv

• Ny driftsavtale inngått med EDB ErgoGroup 67 AS

21

IKT Infrastruktur

Møte med Byrådsavdeling for miljø og samferdsel 02.11.2011

22

IKT-infrastruktur

• 18.900 terminalplasser i 2012

• Investerer ca 300 mill kr i ny infrastruktur i perioden 2010-15

• Omfatter både sentral serverpark, nettverk og utstyr i virksomhetene

• Drift av IKT-infrastruktur er todelt

– Felles drift i Oslo felles hos UKE - 34

– Egendrift utenfor Oslo felles - 14

Møte med Byrådsavdeling for miljø og samferdsel 02.11.2011

23

24

25

Bruk av standarder • Forholder oss til referansekatalogen på en pragmatisk måte

• Benytter obligatoriske standarder der det er pålagt – og

systemleverandøren har implementert det

• Stiller krav om standarder i kravspesifikasjoner og systemanskaffelser med henvisning til referansekatalogen

• Felles policy i synet på standardisering med kommunesektoren generelt, og K10 samarbeidet spesielt.

• Oslo kommune benytter Windows som basis klientplattform og MS Office som kontorstøtteplattform – avhengighet til en rekke Windows-baserte på applikasjonssiden – spesielt på klientsiden

26

Digitalt førstevalg i Oslo kommune

27

Elektroniske tjenester - tjenestetrappen

Mål

Nå

Figur fra Stortingsmelding nr. 17 (2007-2008)

Fokus for prosjektet

Felles prosesstilnærming digitale tjenester

•Alle tjenester vil bli presentert på web •Standardisert prosess der man fanger søknad og henvendelse gjennom elektronisk skjemaløsning •Felleskomponent for dynamisk skjema og sikker innlogging. •Saksbehandling med integrasjon med Journal/Arkiv. •Vedtak som kommuniseres tilbake til bruker (Fellestjeneste Svar Ut).

29

Funksjonelt målbilde for innbyggere – fra virksomhetsperspektiv til tjenesteperspektiv

Eksterne fellesregistre

Fellesløsninger i offentlig sektor

Oslo kommunes systemer

Potensielle kilder

Etablert ny og brukervennlig internettløsning som:

•sikrer digitalt førstevalg for kommunens brukere

•tilbyr flere og nye elektroniske tjenester mot innbyggere og næringsliv

•tilbyr en solid internettløsning og moden IT-leverandør for Oslo kommune som effektivt publiserer og støtter videreutvikling av tjenester innbyggere

Kommunen skal satse på utvikling av elektroniske tjenester og sikre eksterne brukere et digitalt førstevalg • Prosjektet skal

– Etablere ny grunnmur – internettløsning (o2) – Utvikle nye elektroniske tjenester (piloter)

• Forfase – høsten 2011 • Prosjektplan for 2012 • kriterier for piloter • Pilotområder

• Utrednings- og anskaffelsesfase 2012 – Valg av piloter – Styringsdokument, KS2 – Anskaffe ny internettløsning

• Utviklingsfase 2013 - > – Pilotering av 1-2 tjenester

Informasjonssikerhet

34

• ”Begrepet

informasjonssikkerhet i dette reglementet omfatter fysiske, systemtekniske, og organisatoriske tiltak for å sikre tilfredsstillende konfidensialitet, integritet , tilgjengelighet og kvalitet for personopplysninger og

annen informasjon”

Konfidensialitet

Integritet

Tilgjengelighet

Organisatorisk ansvar

System-

teknisk Fysisk sikkerhet

§ 2 Definisjoner i IKT-reglementet–

Informasjonssikkerhet

35

Organisering av ansvaret

Sentral

sikkerhetsorganisering

Desentral

sikkerhetsorganisering

Høy grad av satsning,

prioritering og

ressurstilgang

Lav grad av satsning,

prioritering og

ressurstilgang

Sikkerhetssjefen er

kommet !

Har noen sett

skkerhetssjefen?

Sikkerhet ”all over”

Flaks

Igangsatt eget prosjekt for

informasjonssikkerhet - Prosjekt IS2011

Dokumenthierarki

Prinsipper og veiledere

• Prinsippene

– Informasjonssikkerhet - integrert i virksomhetsstyringen

– Ansvar og myndighet

– Sikkerhetstiltak basert på risikovurdering

– Rapportering av sikkerhetshendelser

– Samhandling med eksterne

– Ansatte - ansvar og kompetanse

– Internkontroll og revisjon

• Veiledere vil gi utdypende informasjon

Veiledere

Fysisk sikkerhet

Sikkerhetsorganisering

Risikovurdering

Kontinuitetsplanlegging

Håndtering av sikkerhetshendelser

Kommunikasjons- og driftsadministrasjon

Tilgangskontroll

Etterlevelse og samsvar

Anskaffelser

Personellsikkerhet

Elektroniske arkiv i Oslo kommune

41

En kommune – mange arkivskapere

• 48 virksomheter = arkivskapere

– 24 etater

– 15 bydeler

• betydelig antall underliggende tjenestesteder – skoler, sykehjem, barnehager med flere

– 6 kommunale foretak

– Byrådsavdelingene

– Kommunerevisjonen

– Bystyrets sekretariat

42

Oslo kommune

• De fleste virksomheter har

– elektroniske dokumentbehandlingssystemer

• men likevel ikke elektronisk arkiv

• Mange virksomheter har også

– elektroniske fagsystemer

• men likevel ikke elektronisk arkiv

• Åtte av 48 virksomheter

– har godkjent elektronisk arkiv

• Flere virksomheter planlegger å innføre..

43

Hvorfor elektronisk arkiv? • rett informasjon til rett person til rett tid

– rask tilgang til informasjon og dokumentasjon

– mer effektiv dokumentbehandling • Oversikt over sakene

• gjenbruk av saker

• Enklere tilgang til relevant dokumentasjon

– enklere praktisering av innsyn

• plassbesparende • 1000 hm skapes hvert år

• 450 hm avleveres til Byarkivet

• forutsetning for elektronisk samhandling!

44

• Vil Oslo kommune være tjent med å etablere en eller flere sentraliserte arkivløsninger!

– Alle (flere) virksomheter gis tilgang til

• et felles dokumentsenter

• felles arkivtjeneste

• felles sak-/arkivsystem – Integrert med fagsystemer og innbyggerportal

Veien videre: fra 8 til 48