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FAQ - Faculdade XV de Agosto
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE
INFORMAÇÃO EM UM SUPERMERCADO
Selma Borges dos Santos
SOCORRO – 2005
FAQ - Faculdade XV de Agosto
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE
INFORMAÇÃO EM UM SUPERMERCADO
Aluna: Selma Borges dos Santos
Orientador: Prof.Ms. Renald Franco de
Camargo
SOCORRO
Trabalho de conclusão de curso
apresentado à Faculdade XV de Agosto
Curso de Administração de Empresas
– 2005
SUMÁRIO
AGRADECIMENTO..........................................................................................................04
RESUMO ...........................................................................................................................05
1. INTRODUÇÃO.........................................................................................................06
1.1 Empresa ...........................................................................................................08
1.2 Características da empresa analisada............................................................. 10
2. REFERENCIAL TEÓRICO......................................................................................12
2.1 Tecnologias no setor supermercadista.............................................................12
2.2 Necessidade de Informação............................................................................18
2.2 Definição de sistema de informação..................................................................19
2.3 Tipos de sistema de informação ........................................................................ 20
2.4 Implantação novos sistemas. ............................................................................21
2.5 Métodos de conversão de sistemas...................................................................23
2.6 Influência das telecomunicações nos sistemas. .................................................24
3. METODOLOGIA....................................................................................................26
3.1 Procedimentos. ................................................................................................26
4. RESULTADOS. ...........................................................................................................38
5. ANALISE DOS RESULTADOS ..................................................................................40
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS. .......................................................................................41
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...............................................................................43
Agradecimento
Agradeço primeiramente a Deus por ter me dado saúde, coragem e ânimo para
concluir este curso.
Depois á minha família pela paciência nos meus momentos de estresse,
principalmente à minha mãe e ao meu pai pelo seu apoio incondicional.
Aos meus amigos por continuarem me amando mesmo depois de me conhecerem
estressada e depois de ter dito não a muitos de seus convites para eventos, e principalmente
por comemorarem comigo essa vitória como se fosse sua.
Agradeço aos meus colegas de classe, que estavam sempre prontos a tirar as
minhas dúvidas, e souberam, dividir seus conhecimentos e experiências me transformando na
pessoa que sou hoje, sei que ficou um pouco de cada um que conviveu comigo nesta jornada,
de cada um ficou uma lição, professores, funcionários, colegas sei que hoje sou uma pessoa
diferente mais rica e mais completa graças aos amigos que fiz durante esta caminhada.
São tantos a agradecer, meus colegas de trabalho, e não podia deixar de agradecer
à Luciana que além de ser uma colega de trabalho fantástica, minha querida amiga, ainda me
ajudou a realizar esse trabalho me dando toda a liberdade para pesquisar, e principalmente
esclarecendo com muita humildade da mais complexa a mais simples dúvida com seu vasto
conhecimento em informática.
Aos professores que com sua paciência souberam manter nossa atenção mesmo
nos momentos mais dispersos, a alguns professores que me marcaram profundamente e terão
influência por toda a minha vida profissional, por demonstrar um grande amor a sua profissão,
professores esses que nem sabem o quanto foram importantes para mim, mas eles estarão
sempre em minhas orações. Eles me ensinaram que “não devemos nos comparar com os
outros mas com o melhor que podemos ser” William Skespeare.
Especialmente à professora Claudia que mesmo não sendo minha orientadora
forneceu dicas preciosas a conclusão desse trabalho, ao professor Franco meu orientador, e ao
professor Luiz Fernandes com quem aprendi a importância de um trabalho bem feito, que dar
o melhor de nós mesmo é uma obrigação, e à Maria que contribuiu na elaboração de todos os
trabalhos da turma de 2005.
A todos muito obrigada!
Resumo
Este trabalho foi desenvolvido em um supermercado de porte médio localizado no sul de Minas, mas precisamente na cidade de Monte Sião, pertencente a uma pequena rede de 5 lojas de porte semelhante, e tem como pretensão abordar a metodologia utilizada na implantação de um sistema de informação integrado.
O objetivo foi preparar a empresa para as inevitáveis mudanças ocasionados pela implantação do sistema e planificar o ambiente de forma que o sistema quando instalado surtisse realmente a eficácia desejada, possibilitando á empresa extrair a melhor performance do sistema adequada a sua realidade organizacional.
Procurou-se, através dos procedimentos teóricos de implantação de sistema, envolver e comprometer a equipe, deixando-a informada de todos os passos dados e importância da seqüência dos parâmetros definidos na implantação.
O resultado da implantação só poderá ser observado a médio prazo, visto que o sistema está sendo implantado de forma paliativa, e para delimitação de tema de pesquisa este trabalho abordou somente as diretrizes a serem seguidas na operacionalização do sistema.
6 1 – Introdução. Apenas a tecnologia já não é mais o grande diferencial. A gestão de informação é
o novo diferencial competitivo. No entanto não basta mais ter a informação é preciso além de
aquisição de hardwares e softwares capazes de emitir os mais diversos tipos de relatórios
pessoas capazes de interpretar as informações, interpelar os por quês, e os caminhos que os
dados apontam para a empresa.
A mais alta tecnologia capaz de produzir todos os tipos de informações pode se
tornar contraproducente se não for bem utilizada. Diversos segmentos da economia procuram
usa-la para: reduzir custos, agilizar tomadas de decisões, melhorar seus planejamentos
estratégicos, financeiros, fidelizar clientes e principalmente atender seus clientes de acordo
com o que eles esperam. Afinal a globalização e a democratização da tecnologia e da
informação mudou o comportamento e as expectativas dos consumidores de uma forma geral.
Novos comportamentos advindos de novas tecnologias, guerras, viagens ao
espaço, atentados terroristas ou situações menos dramáticas como o alto índice de mulheres
em cargos de gerência, a maior qualificação da força produtiva proporcionaram mudanças na
gestão das empresas de diversos ramos.
Novos produtos surgem, serviços são criados e todos os segmentos da economia
procuram se adaptar a novos paradigmas de gestão fazendo uso de sistemas de informação,
sistema como algumas literaturas descrevem é um subsistema da empresa, ou seja faz parte de
algo maior, do todo, mas que sem ele, as empresas enfrentam dificuldades em seus diversos
setores por não conseguir um alto índice de assertividade e um controle geral dos processos
envolvidos em suas atividades, tendo como reação perda de mercado, ou possibilidade de
crescimento.
É nesse ponto que se encontra o problema da empresa analisada nesse trabalho.
Empresa varejista do ramo de supermercados, um ramo em ascensão e conforme
descreve relatório atual da APAS-Associação Paulista de Supermercados de São Paulo em um
artigo sobre Informação sobre o Auto Serviço(2005) apoiado em uma pesquisa encomendada
por ela, a venda do setor nos municípios de São Paulo corresponde à 40% das vendas de
produtos em todo território nacional, a geração de empregos também é significativa, porém é
na incorporação de novas tecnologias e técnicas de gestão que o setor vem sendo considerado
7 referência. A empresa analisada está situada em uma cidade no estado de Minas Gerais, mas
se não bastasse o fato de ser divisa com estado São Paulo ainda assim esse dado da APAS
serviria de parâmetro para análise do setor.
A empresa está com 25 anos e vivendo um momento decisivo em sua
administração. A diretoria está sendo transferida em um processo lento e longo para não
causar grandes rupturas, porém uma mudança está acontecendo rápida e incisivamente, pois
não existe outra forma já que a empresa chegou a um momento em que se faz imprescindível
um controle gerencial baseado em um sistema informatizado.
Assim sendo o sistema existente, que não integra todos os setores da empresa, e
está parametrizado de forma ineficiente, está sendo implementado por outro sistema
integrado, inclusive pelo patamar que a empresa alcançou não é mais possível continuar com
o sistema existente, que além de não integrar a empresa ainda o sistema de retaguarda é
incompatível com o sistema de frente de caixa e o problema que a pesquisa discute é: Quais
parâmetros e como usar a metodologia de migração e implantação de um novo sistema de
informação gerencial em um supermercado?
Foi definido fazer este trabalho diante tantos outros que a empresa apontava como
assunto relevante para o trabalho de conclusão de curso, porque esse processo de migração de
sistema não poderia ser adiado, já que fazia–se necessário uma urgente adequação ás
exigências da legislação tributária de Minas Gerais o que esse sistema tem como um dos
principais objetivos, e com isso todo núcleo administrativo e parte do operacional estaria
envolvido nesse projeto, porém inviabilizando parcialmente outros processos de importância
semelhante concomitantemente.
O objetivo deste trabalho é preparar a empresa como um todo para operacionalizar
o novo sistema, criando parâmetros de amarração de rotinas, definindo a melhor metodologia
para a implantação. Estudar o impacto, inclusive nos usuários do mesmo e cumprir o
cronograma de implantação com capacitação dos usuários finais pois somente eles serão
capazes de implanta-lo dentro das diretrizes correspondente ás expectativas do proprietário da
empresa.
Integrando a loja nesse sistema a empresa conseguirá ter um controle das
operações poderá planejar melhor sua estratégia, definir seus investimentos, medir sua
8 rentabilidade real, ter um melhor cálculo do preço de venda, com isso manter e fazer novos
clientes.
1.1 A empresa.
Empresa varejista do ramo de supermercado, fundada na cidade de Monte Sião,
Minas Gerais no ano de 1980. Na década de 80, foram muitos os problemas enfrentados pela
jovem empresa, primeiro com a proposta de serviços que era oferecida a um consumidor que
estava habituado a comprar em pequenos armazéns com sua caderneta; separar as próprias
compras e pagar por elas no mesmo momento que empacotava-se era uma novidade
assustadora demais para a população da cidade de Monte Sião.
Depois quem não se lembra, ou estudou em história os altíssimos índices
inflacionários da década de 80, onde os preços das mercadorias alteravam vertiginosamente,
para cima quase sempre e para baixo algumas vezes, até uma ou duas vezes ao dia, comprar
era um exercício desgastante, tanto para o comprador final e principalmente para o comprador
organizacional, que era obrigado a trabalhar com estoques, no entanto o tinha desvalorizado
quase que diariamente. Porém a diligência e perseverança dessa família empreendedora,
conseguiu vencer entre outros esses obstáculos e nos remeter aos dias de hoje.Inflação
controlada, estoque reduzidos, aumento de consumidores, aumento do mix de produtos (hoje
vende-se quase tudo em supermercados), diversas formas de dar crédito ao cliente , a situação
econômica e comportamental mudou e a empresa também.
Hoje a empresa possui cinco lojas em quatro cidades diferentes, mais uma loja
recém inaugurada em Alfenas em sociedade com a rede de compras da qual faz parte.
As cinco lojas, apesar de pertencerem a mesma família, têm sua administração
independente. O nome da empresa surgiu como já citado anteriormente em 1980, porém a
empresa analisada, que apesar de ter sido a 3º das cinco a ser fundada o que ocorreu em 1994,
é chamada de matriz, pois é nela que se concentra a administração central, onde o idealizador
do projeto, apesar de seus 80 anos ainda controla tudo com pulso firme, delegando mas
sempre dando a palavra final, como é comum às empresas de estrutura organizacional
familiar.
9 Quando em 1994 a empresa inaugurou a situação era bem diferente da de 1980,
tanto nas questões econômicas, inflação controlada maior poder aquisitivo da classe baixa, o
boom da tecnologia , como na atitude comportamental do consumidor já mais consciente de
seus direitos portanto exigente deles.
Com o aumento do mercado consumidor, houve também o aumento da
concorrência, e para se manter no mercado conseguir comprar e praticar um preço de venda
que fizesse frente ás grandes redes de hipermercados nacionais e internacionais existentes no
país, a empresa se associou no ano de 2000 a uma rede de compras formada por pequenos e
médios supermercadista da região sul do estado em que ela está situada.
A parceria conseguida com essa sociedade, proporcionou além de melhores
condições de negociação, um crescimento muito rápido e inesperado para a empresa. O que a
obrigou a fazer investimentos na área de tecnologia, como um todo, e principalmente em
sistemas de informação gerencial, para que os dados pudessem ser mais concretos e a
informação menos centralizada, deixando o proprietário que é o gerente geral ocupado com o
planejamento futuro da empresa, e acima disso possibilitando uma visão mais globalizada da
empresa podendo agir de forma pro ativa ás conseqüências dos problemas visualizados.
Por isso o investimento em sistema de informação integrado, deixar de analisar os
fatos isoladamente e sim como ações e reações de decisões tomadas. Apesar de desde essa
época a empresa ter buscado um sistema adequado, vinha até o momento trabalhando com um
sistema que além de não estar bem utilizado ainda era incompatível com alguns setores da
empresa. Só no momento presente é que optou-se pela implantação e utilização do sistema
abordado neste trabalho.
10 1.2 Características da empresa analisada.
A empresa possui 1900m2 de área construída, sendo 1200m2 área de vendas.
Possuí nove check outs, 63 funcionários 80% do sexo masculino e faixa etária de 18 a 35
anos. Há 11 anos quando inaugurou eram 1200m2 de área construída 800m2 de área de venda,
20 funcionários, a característica de funcionários jovens e do sexo masculino foi mantida desde
de sua inauguração, 90% de seus funcionários tem mais de 3 anos de casa, e 6% mais de 10
anos.
Na época da inauguração a administração era exercida de forma igual pelo pai com
a ajuda do filho, os dois proprietários respondendo pela empresa, hoje o pai com 80 anos
apesar de muito ativo de ter a palavra final em quase tudo, deixa muito das decisões
administrativas nas mão de seu filho.
A empresa não possuí organograma, a administração e exercida pelo proprietário
de forma centralizadora, delega muitas execuções à funcionários de confiança, um no setor
operacional e um no administrativo, porém a tomada de decisão é sempre dele. Não possui
setor de recursos humanos, mas com aumento de funcionários já está se estudando a criação
de um, ou alguém que exerça essa atividade, responsável por recrutamento seleção e
treinamento, pois a empresa está percebendo a carência desses processo, tanto na mão-de-obra
recente como na antiga.
Possui padaria, fabrica seus próprios pães, bolos, biscoito que serve como um
chamariz de clientes. Possuí açougue onde oferece serviços personalizados e alguns de auto-
atendimento. O açougue contribui com 20% do faturamento do supermercado.
Possui sessão de hortifruti, reabastecendo as verduras todos os dias, da própria
horta, frutas e legumes três vezes por semana, mercadoria adquirida no Ceasa de Campinas e
transportada através recursos próprios. Na sexta-feira e sábado de todas as semanas faz uma
promoção com vários produtos do setor de hortifruti. Esta sessão é responsável indiretamente
pelo maior número de tickets de compra gerados diariamente.
Uma das características financeira da empresa analisada é que 70% das compras
são feitas diretamente de industria, somente 30% em atacado, uma das táticas da empresa para
atingir sua meta estratégica que é a de preços baixo.
11
Com a estratégia de preços baixos consegue que 10% de seu faturamento mensal
seja conseguido nas vendas à atacados.
As compras são pagas 95% a prazo médio de 25 dias e as vendas são feitas 19% a
prazo de 30 dias no cheque, 22% em cartões de crédito diversos, inclusive um com a bandeira
da própria loja e 59% á vista em dinheiro, cheques para 10 dias ou diversos cartões de débito.
A empresa não tem seu ponto forte em serviços internos, sua estratégia é baseada
em ter o melhor preço, e entregar em qualquer lugar independente da quantidade comprada. O
diferencial de entrega é muito bem recebido pelos clientes já que grande parte do público
consumidor mora na zona rural de difícil acesso e poucas condições para transporte próprio. A
entrega a domicílio é feita por funcionários e frota da própria empresa, a estratégia é viável já
que o perfil da maior parte do público consumidor garante compras de grande volume.
Os clientes da empresa são em sua grande maioria das classes média e baixa.
Moradores das cidades de Águas de Lindóia, Lindóia e Monte Sião, e 99% dos moradores da
zona rural de Monte Sião.
A concorrência enfrentada pela empresa é a de um supermercado de porte
semelhante dentro da cidade e alguns pequenos supermercados na cidade de Águas de
Lindóia, considerados como concorrentes pois muitos clientes residem nesta cidade.
12 2. Referencial Teórico.
Neste capítulo será abordado o embasamento teórico, bem como a conceituação de
palavras técnicas e específicas descritas no decorrer da pesquisa.
2.1 – Tecnologia no setor supermercadista
Para situar melhor o leitor convém começar com a conceituação do ramo de
atividade varejo que segundo o Cooper,Argyris (2003) é toda forma de venda de produto
diretamente ao consumidor final, não importando se é feita através de um ponto de loja,
catálogo, porta em porta ou internet.
Ainda de acordo com a referida fonte as mudanças comportamentais e culturais
influem diretamente na estratégia do comércio varejista, que precisa conhecer muito bem seu
mercado consumidor e preparar seu negócio da maneira mais diferente e eficiente de atender
seu cliente. Seja achatando seus lucros para conseguir melhores preços, seja oferecendo
serviços ou produtos diferenciados e forma de pagamentos flexíveis.
Com o avanço da internet a evolução nos transporte os produtos chegam cada dia
mais fácil e mais rápido até seu consumidor, com tantas mudanças ocorridas torna-se
imprescindível a tomada de decisão assertiva do gestor, e para tanto faz-se necessário o uso de
ferramentas como a informação de forma informatizada e automação no apóio à estratégia.
Conforme Domingues (2001) a informatização não é mais movimento só para as
industrias ou para grandes varejos, pequenos e médios supermercadistas estão buscando a
automação através da tecnologia para sobreviver em um segmento cada dia mais competitivo.
A tecnologia não está empregada só nos PDVS frente de caixa, ela vai além, são
sistemas de retaguarda de última geração, equipamentos sofisticados, balanças inteligentes
integradas ao sistema, gôndolas modernas, impressoras eletrônicas de código de barras,
leitores óticos para código de barras, Layouts de loja arrojados, modernos equipamentos de
padaria e açougue atenção a detalhes como iluminação, tecnologias que o setor
supermercadista brasileiro faz uso tornando-se um dos mais modernos do mundo.
13 Segundo um artigo Perdas e Furtos (2004), as perdas sejam elas por erros
operacionais, administrativos ou furtos são questões que geram anualmente um prejuízo que
pode determinar a diferença da empresa viver com seu balanço no azul ou no vermelho.
Apesar dos empresários do ramo, mostrarem-se conscientes dessa gravidade, muitos não
sabem como se prevenir, ou como utilizar e calcular o valor da perda com essas quebras.
De acordo ainda com o artigo a prevenção de perdas é uma cultura recente no
varejo brasileiro, principalmente nos supermercados, e estatisticamente as perdas nos
supermercados são maiores que em outro ramos varejistas, seja pelo maior fluxo de pessoas,
maior número de itens perecíveis ou pela recente história da atenção dispensada a esse fator.
Nos outros setores varejistas a preocupação com perdas é um pouco mais antiga,
durante o período de hiperinflação as empresa de todos os ramos optavam por investir em
operações do mercado, era mais lucrativo do que investir na atividade fim da empresa.
Porém com a estabilização financeira e globalização trazendo competidores
estrangeiros, houve uma necessidade melhorar a qualidade diminuir os custos e perdas. Os
supermercados por trabalharem com uma gama maior de itens só comeram a se preocupar
com perdas a partir do ano 2000, enquanto os outros segmentos varejistas desde o inicio dos
anos 90.
O Gráfico a seguir mostra 6 motivos de perdas consideradas pelo supermercadista
brasileiros conforme pesquisa realizada. Desses 6 motivos de perda 36% é por quebra
operacional ou seja produtos com prazo de vencidos, danificados durante o manuseio. 20%
furtos internos, funcionários ou produtos consumidos dentro da loja sem passar pelo caixa..
15% Furtos externos realizados por clientes, fornecedores ou visitantes. 11% por ajustes. 10%
por erros administrativos, erros nos preços de produtos de gôndolas, compras erradas,
promoções mau avaliadas, margem de lucro mau calculada e somente 8% fraudes de
fornecedores, enviar mais produto do que o comprado, com preço diferente, ou enviar
produtos não solicitados no momento do pedido.
14
36%
20%15%
11%
10%8%
por quebra operacional furtos internosfurtos externos por ajustes.por erros administrativos, fraudes de fornecedores
Gráfico 1 - Perdas em Supermercados (Brasil)
Fonte: Revista Supermercado Moderno (2004 p.30)
Já no Gráfico que lista as perdas dos supermercados nos Estados Unidos é
considerada um número maior de possibilidade de perdas 35% furtos pelos operadores de
checkout, 22% furtos pelos demais empregados, 11% fraude no depósito e no recebimento de
mercadorias , 20% furtos por clientes, 5% mercadorias danificadas, 4% precificação errada e
3% erros contábeis.
35%
22%11%
20%
5%4% 3%
por furtos operadores furtos demais empregadosfraude depósito furtos clientesmercadorias danificada precificaçãoerros contábeis
Gráfico 2 - Perdas em Supermercados (USA) Fonte: Revista Supermercado Moderno (2004 p.30)
Essa identificação das perdas mais detalhadas permite que o supermercadista consiga
dimensionar as perdas, identificar o ponto mais crítico e a partir de então elaborar estratégias
para minimizar o problema. Enquanto os brasileiros colocam tudo em um mesmo contexto,
sem considerar que a porcentagem da perda é diferente em cada caso e de causas diversas. O
15 Problema poderia ser minimizado atacando por partes, e para isso só dimensionando
melhor os motivos de perda.
Já para o artigo Tecnologia Braço Direito na Prevenção de Perdas (2003), as
perdas estão em todas as etapas supermercadistas, e isso ocorre principalmente pela falta de
recurso adequados e de informações essenciais para uma operação eficiente no ataque aos
fatores críticos escoadores de margens de lucro.
É difícil ter domínio de tudo que acontece desde que a mercadoria chega à
empresa, a tecnologia pode ser uma forte aliada para a solução deste fator mas para isso é
necessário organização, pessoal capacitado e equipamentos compatíveis com as característica
do negócio, só assim o empresário poderá utiliza-la como ferramenta de gestão.
Para Novaes (1997, apud DOMINGUES 2001, p.4 ) a tecnologia empregada nos
supermercados vai além da informatização de sistema, ela aborda a automação nas práticas de
precificação, controle de estoques, processos de compra, análise de créditos integração de
procedimentos internos comunicação com meio externo seja consumidor, fornecedor ou
instituições financeiras.
O setor supermercadista, hoje é um dos poucos que possuí condições de tomadas
de decisões mediante dados informatizados contudo sem deixar de lado o feeling o
conhecimento empírico adquirido pelo seu pessoal. E apesar de possuir alta tecnologia e dos
avanços de automação implantados o método de precificação é muito rudimentar baseado
quase que exclusivamente em mark up, sistema de pouca objetividade que consiste em
acrescentar percentuais sobre o preço do produto adquirido, considerando que esses
percentuais sejam suficientes para cobrir todos os custos operacionais e gerar um lucro líquido
que represente retorno ao capital investido. Esse critério de precificação não leva em conta o
preço do concorrente a análise de produto por categoria, por setor.
O preço de um produto não pode ser decidido intuitivamente, requer do gestor uma
posição mais critica avaliando diversos critérios para a melhor gestão dos preços e uma delas
e o conhecimento do mercado local, promoções, mix de produtos giro de vendas por categoria
e principalmente os preços praticados por concorrentes. Lepsch (apud DOMINGUES 2001,
p.11-13)
16 Para Demarchi (2004) o resultado financeiro é a razão de toda empresa
constituída, e no setor de supermercados o sistema de informação tem como principal
finalidade ajudar na elaboração do preço de venda. A margem de lucro deve ser levantada a
partir das considerações de toda as despesas; gastos com folhas de pagamento, impostos,
taxas, contas públicas e manutenção da loja. Mesmo quando a loja é automatizada é preciso
estar atento à adequada utilização da informática, é preciso alimentar o sistema com
informações corretas, para que no momento de usa-las os dados sejam reais.
Embora a informação seja um critério sine qua nom nas administrações modernas,
nem sempre foi assim.
Para Ribeiro (1998, apud DOMINGUES, 2001, p.13) em um passado não muito
distantes a espiral da inflação engolia a ineficiência das operações, os dados tão logo que
eram apresentados a seus respectivos gestores, ou mesmo antes dos de serem apresentados já
não tinham mais valor, não havia interesse em trabalhar esses dados, isso acontecia pela
utilização de ferramentas ineficientes usadas antes do boom da tecnologia e principalmente
porque os acontecimentos eram muito instáveis alterando-se diversas vezes na semana até no
mesmo no dia, portanto os administradores precisavam de muita flexibilidade e feeling para
contornar as diversas situações contingências que o país apresentava ás suas empresas a todo
momento.
Porém com a estabilização da economia, exigiu-se uma margem de lucro menor
para ganhar competitividade, uma melhor estratégia de precificação e redução de custos,
melhor giro de estoque, dados precisos que pudessem agilizar e condicionar a tomada de
decisão. Para tanto foram implantados modernos sistemas de informação para implementar as
operações, são sistemas capazes de registrar quanto cada produto vende por dia e até hora
qual marca de produtos similares mais vende, quanto espaço deve ocupar nas gôndolas diante
de sua rentabilidade. Informações que bem tratados geram confiabilidade tornando possível
através de relatórios cruzar dados tendo em mãos uma poderosa ferramenta no momento de
negociação com os fornecedores.
Já para Morya (1997, apud, DOMINGUES, 2001, p.8-11), as informações e
automação comercial são vistas com desconfiança, pelo conseqüente erro na introdução de
dados no sistema de informação que em supermercado envolve processos de áreas diversas ,
tais como compras, recebimento de mercadoria ,estoques, financeiro etc.
17 Só o envolvimento total da equipe desde o chão de loja até o mais alto escalão
administrativo, tendo consciência de que qualquer dado informativo manipulado ou gerado
por eles terá impacto nos relatórios gerenciais. E só o comprometimento de todas as áreas
poderá gerar confiabilidade aos relatórios e o melhor aproveitamento do mesmo no correto
gerenciamento de loja, gerando assim um melhor controle contribuindo para o aumento da
competitividade.
Enfim a informatização e valorização da informação, é de suma importância á
todos os ramos de atividade e no varejo, ramo visto como fundamentalmente familiar e pouco
profissional, é questão de sobrevivência. Assim como as associações de lojas ou pequenas
redes supermercadista, capazes de integrar suas funções internas e externas, e principalmente
manter-se em um mercado globalizado e de necessidades cada dia mais diversificadas,
tornando a gestão do ramo, principalmente dos pequenos e médios supermercadistas, uma
tênue linha entre o sucesso e o fracasso onde só as alianças poderão garantir
quantitativamente e qualitativamente a permanência deste tipo de atividade.
Segundo Nazario (1999, apud RAZZOLINI e COLLI 2004, p.66) surgem fortes
evidências de que empresas da mesma cadeia de suprimentos irão se integrar por meio de
sistema de informações, reduzindo incertezas, duplicação de esforços e, conseqüentemente, o
custo com a operação. Isso faz-se necessário pela constante pressão por menores custos,
introdução de novos produtos no mercado, atendimento das exigências de preços e qualidade.
Para atender às necessidades latentes dos clientes a sofisticação nos software e hardware
torna-se requisito básico para o correto gerenciamento de sistemas capazes de apoiar a
administração dessas associações em busca de melhores resultados monetários.
18 2.2 – Necessidade da Informação
Segundo Cassarro (2001) a informação é ao mesmo tempo matéria-prima e produto
do sistema , sabe-se também que a informação quanto mais estruturada mais eficiência trás à
empresa, quanto mais adequadas forem as informações aos gerentes mais assertivas serão suas
tomadas de decisões. Todavia convém fazer uma separação entre dados e informação.
Tecnicamente dados são parte da informação antes dela ser processada, os dados alimentam o
sistema dão entrada são processados e geram relatórios manuscritos ou computadorizados,
denominados informações que tem seus propósitos pré-definidos e por melhor que seja está
informação se não comunicada ao individuo de direito no prazo correto, de nada servirá serão
apenas fatos ocorridos sem função.
Para Lukianocenko (2005) o sistema de informação está abrangendo das pequenas
e grandes empresas do ramo, a gestão da informação auxilia administração em todos os
setores ela possibilita o controle de estoque a reavaliação do mix, a identificação dos clientes
mais rentáveis.
De acordo com o ranking Abras 2005, associação brasileira supermercadista,
citada pelo autor, está havendo uma democratização dos dados que deve atender a todas as
camadas e não só a alta direção. Até o momento o varejista brasileiro estava na fase de
implementar ferramentas de gestão para automatizar, porém de agora em diante será trabalhar
na gestão de informação unificada, ou seja cruzar os dados para que aponte diretrizes e
tendências de forma mais ágil.
Com 97% das lojas tendo suas frentes de caixa automatizadas, e com um pesado
investimento em sistema de retaguarda, principalmente no tocante ao controle de estoque e
qualificação do mix de produto; o setor está atento ao movimento de adoção de serviços
identificados por radiofreqüência, RFID. Muitos acreditam que essa tecnologia melhoria seus
níveis de inventário, controle de estoque e um eficiente gerenciamento dos clientes.
Outra necessidade de informação é a exigência da adequação tributária, em muitos
estados, e em breve em todo o Brasil a Receita Federal está exigindo o envio de relatórios
fiscais informatizados, esses relatórios de vendas serão cruzados com os relatórios de
compras, no confronto dessas informações os dados deverão auferir 100% das transações
comerciais exercidas na empresa.
19
2.3 - Definição de sistema de informação.
Conforme O´Brien (2004 p..6) “sistemas de informação é um conjunto organizado
de pessoas, hardware, software, rede de comunicação e recursos de dados que coleta,
transforma e dissemina informações em uma organização”. O sistema faz uso hardware e
software para processar os dados inseridos por usuários.
A tecnologia da informação em forma de sistema, tem a função de integrar os
diversos setores de uma organização, com os dados gerados por sistemas o gestor tem
condições de tomar as decisões mais assertivas, mais rápido que seu concorrente podendo
assim obter uma vantagem estratégica comparativa.
O sistema de informação é capaz de apoiar as operações internas e externas,
apontar os melhores investimentos ao gestor, ajudar na elaboração de novos projetos, porém
todos os relatórios gerados dependerão da introdução dos dados que são inseridos pelos
usuários do sistema, portanto é muito importante a conscientização dos mesmos do seu papel
nesse conjunto, pois assim como a informação muda as pessoas também as pessoas são
capazes de mudar as informações. Um sistema de informação eficiente é capaz de avaliar se
as metas estão sendo concretizadas, se as estratégias precisam ser alteradas e principalmente
garantir o bom desempenho da empresa, todas as características tem impacto diretamente na
vida das pessoas da empresa, portanto conclui-se que o sistema de informação está
redefinindo a cultura organizacional.
Já para Oliveira (2004) sistema é um conjunto de partes interdependentes que,
formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função.
O sistema procura desenvolver algumas técnicas para viabilizar e lidar com a
grandeza das empresas; visualiza-la como um todo, não podendo ser considerada
separadamente; e ainda o estudos dos relacionamentos entre os elementos, que mudam de
acordo com seus arranjos estruturais e da sua dinâmica, uma ferramenta capaz de auxiliar na
tomada de decisões de todas as áreas inerentes á uma empresa , tem a capacidade de quando
corretamente e oportunamente usada integrar setores organizacionais para a melhor gestão do
“sistema empresa”.
20 Para Laudon e Laudon (2004, p. 4), “Hoje, todos admitem que conhecer
sistemas de informação é essencial para os administradores, porque a maioria das
organizações precisa deles para sobreviver e prosperar”. Com os sistemas, as empresas podem
aumentar o seu grau e alcance de participação no mercado, oferecer novos produtos, adequar-
se internamente e, muitas vezes, transformar radicalmente o modo como conduzem seus
negócios.
Um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes
que se interagem para coletar dados ou recuperá-los, processar, armazenar e distribuir
informações; informações essas que serão utilizadas para apoiar em uma tomada de decisão, à
coordenação e ao controle de uma organização, além, de ainda, poder auxiliar os gerentes e
trabalhadores a analisar e visualizar problemas e assuntos complexos e criar novos produtos.
É importante salientar que os sistemas de informações necessitam do feedback, para que
sejam analisados os desenvolvimentos das metas e ou objetivos planejados e, se necessário
fazer ajustes e correções das entradas.
2.4 - Tipos de sistemas de informações.
Segundo O´Brien (2004), os tipos de sistema de informação se classificam em
diferentes maneiras e se dividem em varias categorias, tais como:
SISTEMAS DE APOIO ÀS OPERAÇÕES - esses sistemas processam dados
gerados por operações empresariais. Dentro desse sistema as principais categorias são: os
sistemas de processamento de transações processam dados resultantes de transações
empresariais, atualizam banco de dados operacionais e produzem documentos empresariais.
Os sistemas de controle de processo monitoram e controlam processos industriais. Os
sistemas colaborativos apóiam equipes, grupos de trabalho bem como comunicações e
colaboração nas e entre empresas.
SISTEMAS DE APOIO GERENCIAL - fornecem informações e apoio
necessários para a tomada de decisão eficaz pelos gerentes. As principais categorias são: os
sistemas de informação gerencial, que fornecem informações na forma de relatórios e
demonstrativos pré-estipulados para os gerentes. Os sistemas de apoio à decisão, que
fornecem apoio interativo ad hoc para o processo de decisão dos gerentes. Os sistemas de
informação executiva, que fornecem informações críticas elaboradas especificamente para as
necessidades de informações dos executivos.
21
Para Polloni (2000, apud TEIXEIRA JUNIOR, OLIVEIRA, 2003, p.2) o sistema
integrado de gestão empresarial- ERP- é um termo denominativo de um software
comercial multimodular, com a função de auxiliar o gerente nas diversas fases do seu
negocio, os vários setores da empresa estão ligados por intermédio de um banco de dados
único, fornecendo ao gerente relatórios que lhe possibilitem ter uma visão global das
atividades da sua empresa.
Já para Bio (1985) a integração total dos sistemas é uma tarefa extremante
complexa capaz de causar impactos em todo o “sistema empresa”. Talvez por isso existam
tantos empecilhos na implantação total de tais sistemas. Entretanto, tal dificuldade soma-se
nos dias atuais com os diversos conceitos que surge na área dos sistemas de informações
gerenciais; são idéias sobre processamento integrado de dados, banco de dados,
teleprocessamento, conceitos que surgem freqüentemente divergindo entre si.
2.5 – Implantação de novos Sistemas
Segundo Oliveira (2004) a fase de implantação ou implementação de um sistema
em uma empresa é uma das mais problemáticas, factíveis de erros executivos em diversos
parâmetros. O erro mais comum e também mais negativo é copiar a metodologia usada na
implantação de outra empresa sem considerar a cultura existente e a disponibilidade de
investimento em tecnologia.
A incorreta adequação da empresa para a implantação do sistema, resultará em
falhas em sua operacionalização, em alguns casos os erros no momento de determinar o grupo
de trabalho a falha na documentação, a pressão por resultados rápidos, a não eliminação de
resistência à implantação, a separação do administrativo e operacional prejudica e
impossibilita a estruturação de um sistema eficaz.
Para Bio (1985) a avaliação dos requisitos necessários para a implantação de um
sistema é o segundo passo, o primeiro é a necessidade de racionalização das partes isoladas da
empresa facilitando o planejamento buscando obter um melhor controle interno.
22 A definição para os requisitos hardware; são os elementos básicos de um
computador, a parte física do computador contendo dispositivos de entradas, saídas e
memórias, assim como o armazenamento de rotinas do programa a ser operado é
fundamentalmente a unidade de processamento do computador. E Software é um conjunto de
instruções capazes de fazer com que o hardware execute o trabalho desejado.
De acordo com o autor essas instruções são definidas nos sistemas por seus
programadores, pois ao contrário do homem que é criativo e um tanto dispersivo o
computador é obediente, porém sem iniciativa, portanto tudo quanto necessitar que seja feito
deverá previamente ser definido através de rotinas no sistema.
Segundo O’Brien (2004) para o sucesso da implantação de um sistema de
informação os usuários devem ser capazes de reconhecer e identificar todos os componentes
fundamentais do sistema.
Os processos de implantação devem corretamente ser executados para que o
sistema tenha sucesso, pode ser difícil demorado mas o processo é imprescindível, para
garantir que um sistema bem concebido não seja fadado ao fracasso.
Figura 1 – Passos de análise de Implantação de Sistema
Fonte : O’Brien (2004 p.34)
O mesmo autor ainda afirma que de nada adianta ter um computador de última
geração se sua performance não for adequada ao sistema, pode se conseguir um computador
extremamente viável ao sistema por preços acessíveis, é importante ficar atento também à
23 tecnologia empregada nesses hardware se ela não ficará obsoleta em pouco tempo, se é
compatível com os demais a ser usados na operacionalização do sistema e principalmente se
existe serviços necessários para o suporte e manutenção deste hardware.
E para a avaliação do software uma gama de fatores também deve ser considerada
mais os principais são eficiência, flexibilidade, confiabilidade, conectividade, linguagem e
documentação.
Conforme Teixeira Junior e Oliveira (2003) conclui; a implantação de sistema de
informação gera impactos na cultura da empresa, promovendo mudanças nos artefatos
visíveis; nos pressupostos subjacentes básicos e nos valores comportamentais que governam a
organização.
2.6 – Métodos de Conversão
Segundo O’Brien (2004) a operação inicial de um sistema informatizado requer
uma conversão seja de um sistema para outro de aplicações melhoradas ou para a substituição
de um programa inteiro. Essa conversão é sempre um processo complexo de impactos
significativos nas atividades e cultura da empresa, mas como é inevitável deve se escolher
entre as quatro formas de conversão qual causará menos impacto.
As conversões podem se feitas de forma paralela; os dois sistemas continuam
executando as atividades de rotina da empresa até que as equipes concordem em mudar
inteiramente de sistema. É nesta fase que o sistema apresenta erros que podem ser corrigidos
antes que o sistema antigo seja desativado.
Conversão direta concluí o desenvolvimento ou aquisição de um novo sistema e
a partir de um dado momento esse sistema passa a ser o único a ser operacionalizado.
Segundo o mesmo autor as conversões ainda podem ser efetivadas por dois outros
métodos; a conversão por etapas que é feita de forma gradativa nos setores ou departamentos
que vão sendo convertidos individualmente. Os benefícios dessa implantação gradual podem
ser otimizados se somados a conversão piloto no qual um departamento ou outro local serve
de teste. O sistema pode ser implantado neste outro local até que os analistas de sistema se
sintam seguros para implanta-lo em toda organização.
24 Cada um desses métodos tem suas vantagens e desvantagens, um tem maior
custo, porém maior confiabilidade, outro tem mais agilidade, no entanto maior risco de erro; o
administrador deve ponderar seus objetivos e estratégias antes de escolher o método de
conversão, pois levando-se em conta o número de mudanças que ocorrem na empresa com a
implantação de um novo sistema, o método de conversão escolhido pode ser critério
definitivo na mensuração dos resultados.
Já para Bio (1985) as mudanças de sistema não implicam somente em mudanças
técnicas já que elas são executadas por um número de pessoas, podendo assim concluir que a
concretização da mudança efetiva-se pela vivência entre as variáveis técnicas em contra
partida pelas percepções das variáveis mudanças humanas.
2.7 – A influência das telecomunicações nos sistemas
Para O’Brien (2004) a incompatibilidade entre software e hardware, ainda hoje é
um fator comum de encontrar, porém a arquitetura e protocolo de rede que vem sendo
desenvolvido buscam apoiar o desenvolvimento de redes avançadas de comunicação de
dados.
Na definição do autor protocolo é um conjunto de padrões e regras que visa
controlar as comunicações em rede, como esses protocolos podem estar com sua
compatibilidade restrita ao seu fabricante a arquitetura de rede objetiva conseguir a
padronização dessas regras de forma flexível, simples e eficiente, conseguindo assim uma
maior compatibilidade entre hardware, software e usuário de rede.
Ainda para O’Brien a maior rede, a internet, utiliza um sistema de protocolo o
TCP/IP Protocolo de Transmissão/Protocolo de internet que equipara-se a uma arquitetura de
rede tão generalizado é seu uso, utilizado na internet e por todas as intranets e extranets em
empresas.
O’Brien chama atenção também para o constante e inseparável uso da internet nas
relações comerciais, alguns software trabalham no browser , navegador da internet, e assim a
internet permite que a empresa chegue ao mundo, e o mundo também pode chegar até ela,
portanto, faz–se necessário ferramentas de controles de sistema de informação que são
25 dispositivos capazes de garantir precisão, validade e propriedade das atividades de sistema
de informação.
Existem controles de entradas, saídas, instalação, processamento e armazenamento
de informações, porém os mais usados na internet são os chamados monitores de segurança
de sistemas; que são software que monitoram o uso da rede protegendo do uso não autorizado,
fraude e destruição. Esse monitor visa limitar o acesso a informações somente a usuários
autorizados.
O autor cita a criptografia que se tornou uma maneira importante de proteger
dados e outros recursos de rede. A criptografia consiste na possibilidade do envio de senhas,
arquivos, mensagens e outros dados de forma embaralhadas e desembaralhadas somente pelos
sistemas de computadores de usuários autorizados.
26 3. Metodologia.
Neste capítulo será apresentada a sistemática usada para o desenvolvimento do
trabalho. Para fins de pesquisa o método usado foi estudo de caso com pesquisa ação.
Para Yin (1994) estudo de caso é a pesquisa que examina um fenômeno atual
dentro de um contexto quantitativo ou qualificativo tendo como instrumento de análise dados
diversificados permitindo uma ampla flexibilidade.
O método do Estudo de caso “não é uma técnica específica. É um meio de
organizar dados sociais preservando o caráter unitário do objeto social estudado” Goode &
Hatt (1985, p.2003).
Procedimentos
Em reunião da diretoria com a rede da qual faz parte a empresa, em uma pauta
que discutiu os prós e contra de sistemas voltados para o setor varejista capazes de integrar as
lojas, decidiu-se por um sistema chamado Logus Coporativo, que trabalha com servidor
Linux; o que significa baixo custo e alta performance. Esse sistema já vinha sendo usado por
uma das lojas da rede e por isso foi apresentado aos outros associados, o que tornou o sistema
mais atraente.
Decidido o sistema, os proprietários do software visitaram a empresa e fizeram
uma explanação do sistema para os diretores, inclusive aos das outras lojas, e para três
funcionários, num total de 8 pessoas, definidos como usuários responsáveis pela política de
implantação, dando uma idéia geral da operacionalização aos proprietários e aos usuários
diretamente envolvidos. Nesse momento também foi apresentado à diretoria o custo para
aquisição, manutenção e suporte do sistema, assim como a configuração mínima de hardware
para ser capaz de executa-lo.
Os funcionários responsáveis pela política de implantação de sistema foram
definidos por processo lógico já que operacionalizavam o sistema antigo continuariam a
operacionalizar o novo, porém como o sistema irá requerer um controle maior foi discutida a
contratação de mais três funcionários; um para o escritório para ajudar no gerenciamento do e
27
manutenção do sistema; um no depósito para dar entrada no sistema dos produtos assim
que são descarregados, e outro na loja para fazer a ponte entre o escritório e o depósito e
através de um terminal de consulta impedir que qualquer produto seja expostos nas gôndolas
sem antes ter sido cadastrado e precificado. Nenhum deles precisará de experiência serão
capacitados em um treinamento dentro da empresa.
Foi feita uma análise do check list de hardware necessário para o novo sistema e
dos hardwares na empresa operacionalizando o sistema existente. Constatou-se que das 16
estações de trabalho que deveriam ser montadas incluindo frente de caixa, apenas dois dos
hardwares possuíam a configuração mínima exigida, constatou-se também que o servidor
existente poderia no máximo ser usado como estação de trabalho, sendo necessário a
aquisição de dois hardwares para funcionarem como servidores, o que exigiu a aquisição de
hardware mais robustos, um para o banco de dados, funcionando em linguagem Delphi 7 e
um para os aplicativos em linguagem Java criptografada executada no browser o que
permitirá posteriormente a venda pela internet., e o aceso ao sistema gerencial da empresa de
qualquer equipamento ligado á internet em qualquer lugar do mundo.
As impressoras de frente de caixa também precisaram ser analisadas para saber se
eram compatíveis com os aplicativos do Logus. Para isso foi enviado leitura X1 aos
responsáveis do software que concluíram a compatibilidade.
No mesmo dia em que foi levantado quanto hardware poderiam ser usados no
novo sistema, procurou-se pelo fornecedor de hardware da empresa e pediu-se uma cotação
já incluindo os que não seriam mais usados no processo de aquisição através de troca
pagando-se a diferença.
Outras empresas também foram cotadas mas pela facilidade oferecida pelo
fornecedor habitual aceitando outras máquinas na compra, foi o ganhador da cotação que de
imediato entregou as duas máquina para montar os dois servidores.
Também foi adquirido e instalado em caráter de urgência o Ip (Protocolo de
Internet) fixo, link para internet banda larga permitindo que conexão durante 24 horas com
os analistas responsáveis pelo suporte do sistema.
1 - leitura x- mapa resumo, das operações, pode ser impresso a qualquer momento a partir de inicio do funcionamento diário do caixa.
28 Imediatamente um técnico em telefonia foi contratado e providenciou as devidas
adequações no que se refere a linhas telefônicas, deixando as fiações e modem, preparadas
para a instalação da conexão de IP.
Assim que o Ip foi instalado e testado, por um técnico da Telemar, operadora de
telefones no sul de minas, um representante do software Logus esteve na empresa instalou o
sistema com seus servidores, montou duas estações de trabalho, que serão usadas em
condições de experimentação do sistema, e deu noções gerais de como operacionalizá-lo ao
responsável pela área de SIG, sistema de informação gerencial , dentro da empresa. Com esse
breve treinamento esse funcionário, no dia seguinte criou-se um login com exigência de
senhas para os usuários já definidos que foram se familiarizando com o visual do novo
sistema, porém não podendo ainda ser operacionalizado.
Em reunião com o diretor, o funcionário responsável pela área de SIG na empresa
discutiu a necessidade de incluir os três funcionários diretamente envolvidos na
operacionalização do novo sistema, no treinamento a ser feito, entretanto o diretor da empresa
decidiu por institui-lo administrador do sistema e somente ele participar do treinamento que
seria ministrado pelos analistas do sistema que iriam apresentados com mais detalhes as
funções e capacidades do sistema bem como sua correta operacionalização. Foi decidido que
depois esse funcionário já familiarizado contribuiria com o treinamento extensivo a todos os
envolvidos com o sistema, treinamento esse que será ministrado exclusivamente a todas as
empresas que adquiriram o software.
O treinamento citado foi realizado em Pouso Alegre, cidade a 100Km de Monte
Sião, a funcionários de sete lojas da rede que adquiriram o sistema. Os funcionários
precisaram levar seus equipamentos com o sistema instalado, e lá foi montado um servidor
para que pudessem simular situações possíveis.
O custo do treinamento que teve um total de 17 horas serão bonificados em
mensalidades, porém as despesas referente a deslocamento, alimentação e pedágio ficaram ao
encargo de cada loja a seus respectivos funcionários.
Nessas 17 horas de curso foi abordado:
1.1-Cadastro de Empresas e Filiais: Inclusão dos dados cadastrais da empresa e das
possíveis filiais que irão trabalhar com o sistema.
29 1.2- Cadastro de Usuários: Definir um usuário com Administrador do Sistema,
cadastrar o usuário administrador e deixa-lo apto à cadastrar novos usuários definindo acesso
às funções do sistema para cada usuário cadastrado.
1.3- Cadastro de tributos e operações Fiscais/Alíquotas de Icms:Definição dos
usuários aptos a dar manutenção nesta função do sistema .Explicação geral sobre o cadastro
de icms e alíquotas de icms por estado.Envolvimento fiscal com os trabalhos de
cadastramento de alíquotas de icms.
1.4 – Parâmetros Gerais do Sistema (Dados Gerais): Acesso à função do sistema
limitado ao Administrador do sistema .Explicação geral sobre os parâmetros .Levantamento
junto aos responsáveis quanto ao valor de cada parâmetro e definição dos mesmos.
1.5- Cadastro de Fornecedores: Definir o responsável pelo cadastro de
fornecedores, buscar o envolvimento dos compradores e gerentes para identificar os acordos
comerciais que estão em vigor e definir a forma para cadastramento de fornecedores.
1.6 – Cadastro de divisão mercadológica: Analisar a divisão mercadológica
utilizada pelo cliente, definir a divisão mercadológica a ser utilizada, definir responsáveis pelo
cadastramento e manutenção.
1.7 – Dicionário de Produtos (Nomes/Atributos/Sub-atributos): /Apresentação do
dicionário de produtos aos envolvidos com gerenciamento de produtos.Definição dos
atributos a serem utilizados e definição dos usuários responsáveis pela manutenção do
dicionário.
1.8 –Cadastro de Produtos: Definição dos responsáveis pelo cadastro de produtos.
Definição da metodologia a ser utilizada para cadastrar os produtos. Apresentação dos
cuidados especiais para cadastramento.Treinamento operacional das funções.
1.9 – Precificação dos produtos: Definição dos responsáveis pela manutenção dos
preços. Criação de uma rotina diária de precificação dos produtos.
1.10 –Cadastro de Banco: Definição dos responsáveis pela operação .
1.11 – Cadastro de contas correntes: Definição do responsável pelo cadastramento
de clientes.
1.13 – Cadastro de cheques Devolvidos: Reunião com responsáveis pelo
lançamento todo do fluxo de informações.Definição das tabelas de apóio (Alíneas,
cobradores, motivos), definição dos responsáveis pelo lançamento e recebimento dos cheques
devolvidos, treinamento das funções.
O Cronograma de implantação do sistema total incluindo os Chek outs está
previsto para janeiro, até lá a empresa terá que processar informações nos dois sistemas,
30
Enquanto o antigo que é incompatível com a frente de caixa porém, seus dados podem ser
transformados, continuará a responder pelas atividades cotidianas da empresa.
Assim que o funcionário voltou do treinamento deu uma idéia geral a todos do que
havia sido lhe passado e principalmente expôs suas impressões sobre a performance do
sistema em uso, condição que pode observar em visita a loja que já utiliza o sistema a algum
tempo. Os resultados puderam ser observados e analisados, o quesito mais salientado por ele
foi a mudança de comportamento dos funcionários de todos os setores.
Trazendo essa realidade para a empresa estudada começou-se já nesse momento
ponderar a conscientização da equipe mesmo antes do treinamento operacional do sistema,
pois a mudança que a implantação provocará será muito mais que operacional, será da cultura
organizacional, e principalmente na definição de estratégias administrativas, o sistema não
permitirá certos procedimentos comuns antes de sua implantação.
Foi usada a ferramenta Brainstorming para definir a tática usar para cadastrar
novamente todos os produtos, já que o cadastro do sistema anterior não poderia ser
transformado e transferido para o novo sistema por não estar corretamente parametrizado.
Chegou se à conclusão que seria mais favorável se transferir o cadastro de uma das
lojas que já tinham implantado o Logus e fazer a parametrização sobre o escopo usado por
ela, pois os mix são basicamente os mesmo para todas as lojas da rede, mudariam os custos
operacionais, seria necessário também a inclusão e a exclusão de alguns itens.
Com essa decisão optou-se por esperar a inauguração da loja de Alfenas, pois ela
havia começado seu cadastro do zero com acompanhado dos funcionários enquanto estavam
sendo treinados, isso pareceu à empresa ser mais seguro. Assim o método de conversão será
o piloto tendo esta loja como parâmetro e por etapas pois primeiro será convertido o sistema
de retaguarda.
A empresa recebeu o cadastro da outra empresa através de arquivo via
emulador2 porém enquanto aguardava envio do arquivo foi estudado, qual seria a melhor
forma de calcular o preço de venda, com base no que foi apresentado no treinamento,.se seria
2 - emulador – ferramenta de comunicação de sistema que permita realizar tarefas em um equipamento que esteja em outra localidade , tendo acesso a todos os recursos do equipamento distante.
31 usando a margem de lucro bruta ou líquida, avaliando as vantagens de usar uma margem de
lucro presumida ou uma margem real.
Para o cadastramento dos Produtos, fez se obrigatória a utilização do Dicionário
de produtos, pois, não seria possível editar diretamente o Campo descrição do Produto. Desta
forma, foi necessário cadastrar previamente: os fornecedores e marcas.
O cadastro recebido da loja piloto, ao contrário do que supunham não pode ser
utilizado integralmente, pois sua parametrização não estava atendendo as expectativas da
empresa em questão, no entanto o dicionário de produtos, a divisão mercadológica e a
classificação fiscal dos produtos puderam parcialmente ser utilizada.
O restante do cadastro foi definido que seria utilizado a operação pente fino, três
funcionárias dividiriam a tarefa da seguinte forma:
Dividiram a loja em departamentos e gôndola por gôndola produto por produto seria
consultado e respectivamente cadastro conforme parâmetros pré-definidos.
Nenhum produto poderá entrar na área de venda sem ser consultado, e devidamente
cadastrado.
Foi determinado que todos os produtos deverão ser cadastrados no prazo máximo de
30 dias, sendo para isso necessário a esses três funcionários responsáveis pelo cadastro a
convocação de uma força tarefa, para ajudar. Essa força tarefa poderá executar essa função
fora do horário de expediente, com o compromisso da empresa em remunerar as horas extras.
Nenhum produto poderá ficar sem cadastro, será bloqueado o aplicativo no caixa que
permite o produto ser passado pelo preço.
No caso de produtos sem código de barra, hortifruti, por exemplo, serão criados um
código no sistema com sua respectiva descrição, assim quando digitar o código nos caixas
será registrado a descrição e o valor da mercadoria vendida.
Os produtos pesáveis serão cadastrados também através de um código numérico, e no
momento que acionar esse número na balança, ela imprimirá uma etiqueta com o código de
barra gerado por ela.
32
Todo produto deve ter uma embalagem controladora de estoque, que agrupa a
quantidade, com fins de controle de estoque, de todas as embalagens associadas ao produto
principal. Que será definido como a embalagem unitária. Sendo assim também deverá ser
bloqueada a opção dos operadores de caixa registrar a mercadoria por embalagem fechada,
como a entrada no estoque será contabilizada unitariamente a saída também deverá ser
unitária.
No caso de arroz, açúcar ou outros produtos que vem embalados unitariamente em
pacotes de 5Kg, porém sua compra é efetuada em kg no sistema deverá ser ativado o recurso
que ao passar um pacote pelo caixa ele registre e de baixa no estoque de 5 kg.
A empresa em questão não trabalha com estoque, portanto os próprios produtos da
área de venda são contabilizados como estoque portanto só será permitida a exclusão de
produtos do sistema caso este não possua movimentação, para não correr o risco de excluir
algum produto em estoque o que implicaria em nova contagem deste item.
Em casos de mercadorias devolvidas, deve-se efetuar a devolução manual de estoque
utilizando-se a operação devolução a fornecedor, e o sistema efetua a baixa de estoque
principal e automaticamente o lançamento de entrada no controle de trocas/devolução.
Os produtos para consumo interno deverão ser lançados em uma planilha
manualmente pelo responsável no depósito e no final de cada dia lançar no sistema como
consumo e assim ser dada a baixa no estoque. O mesmo processo deve ser efetuado pelos
produtos fabricados pela empresa só ao invés dar baixa no estoque, lança a entrada destes
produtos no estoque.
A figura a seguir mostra a janela do sistema com os locais a serem preenchidos pelo
cadastro do produto.
33
Figura 2 – Tela de cadastro de Produtos Fonte: Sistema Logus Corporativo
A margem por lucro real seria a melhor forma de se trabalhar visto que assim o
lucro apurado seria condizente com realidade, mas para que a aplicação de margem de lucro
real fosse aplicada teria que já existir na empresa um levantamento fiel dos custos o que não
acontece, assim como o lucro os custos também são presumidos, então a empresa colocou
como meta o levantamento dos custos operacionais, tudo passou a ser calculado, contas de
luz, água, telefone, tarifas bancárias, combustível, funcionários enfim tudo que pudesse tornar
os relatórios gerados pelo sistema mais fiel. Isso demandaria um prazo maior para a conclusão
da implantação, mas foi um preço que a empresa quis pagar visando ganhos futuros.
O Calculo da margem de lucro presumida é dada pela fórmula:
M= PV-PC
M= PV-PC, sendo M(margem); PV (preço de venda); PC (preço de compra)
devendo se calcular o coeficiente de margem para cada produto ou categoria desejada,
considerando os tributos por meio da seguinte fórmula:
34 CM = { 100-(ICMS-e+IPI)} /100
100-(M+ICMS+PIS\COFINS) /100
ICM=(coeficiente de margem)
ICMS-E (ICMS de entrada) ( imposto s/ circulação de mercadorias )
IPI=(Imposto Sobre produtos industrializados)
M= (Margem)
ICMS-S=(ICMS de saída)
Foi definido que os preços de venda serão calculados automaticamente,
respeitando as margens e alíquotas de impostos definidos no momento de cadastro dos
produtos. Quando a nota fiscal é lançada o sistema através de diretrizes definidas alterará o
preço de venda automaticamente, bem como fará a equivalência de preços de itens
previamente cadastrado em fichas/tabelas ligados á grupo de produtos que irão sempre
possuir o mesmo preço, exemplo algum sabonete 90g e suas respectivas fragrâncias.
Esse parâmetro é muito importante pois evita que o mesmo produto tenha preço
diferentes minimizando ainda o processo operacional que não precisará alterar o preço item
por item.
A figura a seguir mostra as condições consideradas para que se altere um preço de
venda.
35
Figura 3 – Condições para Alteração de Preços Fonte: Sistema Logus Corporativo
Com a classificação fiscal conseguida através de pesquisa à internet na página da
receita federal, todos os produtos foram devidamente cadastrados e amarrados à sua alíquota
de icms respectiva, para quando acontecer alguma alteração nas alíquotas todos os produtos
possam ser acertados automaticamente, alterando-se apenas o campo referente a alíquotas,
sem a necessidade de alterar produto por produto.
Foi definida a rotina diária para lançamentos e conferência de notas fiscais de entrada,
com horário para início e fim, onde todas as notas deverão ser lançadas e finalizadas no
mesmo dia da entrada dos produtos.
Foi definido também que as notas deverão ser lançadas em uma só operação que
integram custos e estoques, portando o funcionário responsável pelo lançamento das notas
também receberá treinamento para gerenciamento do módulo de controle de estoque. No
final de cada dia deverá ser emitido um relatório, dos lançamentos, identificando possíveis
erros de digitação, embalagens, distorções nos valores e prazos estabelecidos durante a
compra do produto, tendo assim tempo de corrigir até atualização do preço de venda que
ocorrerá automaticamente à 0:00h do dia seguinte.
36 Foram definidas também rotinas de trabalho para que os funcionários tivessem
claras suas atividades ao longo do dia evitando o acumulo de serviço por realizar as atividades
desordenadamente, falhas muito comuns no sistema antigo.
Tais rotinas são: emitir relatório de preços alterados no dia, emitir as etiquetas dos
preços alterados, providenciar a alteração dos preços na área de venda, gerar carga de preços e
produto para frente de caixa, gerar preços e produtos para balanças e tira dúvidas, verificar a
necessidade de providenciar alterações nas tabelas de códigos interno dos operadores de
caixa,verificar a necessidade e providenciar alteração nas tabelas de códigos de produtos de
balança para os respectivos setores, checar produtos em promoção.
A definição de responsabilidades figurou da seguinte forma: no estoque, será admitido
mais um funcionário contabilizando assim três no setor, um responsável por conferir a
quantidade, qualidade e o prazo de validade dos produtos e se tudo estiver de acordo lançar a
nota fiscal no sistema, e os outro dois dividiram a tarefa de determinar o local e a melhor
maneira de armazenar e disponibilizar as mercadorias a seus respectivos setores. Esses dois
funcionários precisaram ser muito bem treinados pois, eles além de ser responsáveis pelo
fluxo de mercadoria, também determinaram a melhor forma de expor e o espaço que o
produto ocupará nas gôndolas, mediante margem e giro do produto.
Como esses dois funcionários será a ponte entre o depósito e os repositores da área de
venda, eles também terão o encargo de providenciar as trocas de produtos danificados ou
vencidos.
Foi definido também que a partir da curva ABC o inventário rotativo deverá ser
realizado a cada três meses priorizando a contagem dos itens identificados com A e B. Ou seja
aqueles que apresentem maior giro de venda e deverão receber maior atenção.
No escritório, foi definido que além dos três funcionários mais um deverá ser
admitido, dois dos funcionários atuais dividirão as atividades relacionadas ao setor financeiro
e de recursos humanos, isto implicará em, agendar contas a pagar e a receber, bem como seus
relatórios, e os outros dois funcionários se responsabilizaram pela cadastro e atualização de
preços de vendas dos produtos.
37 No tocante à parte financeira ficou estabelecido que todos os fornecedores deverão
ser cadastrados com sua forma de pagamento habitual, para que quando confrontada a nota
fiscal de entrada, qualquer divergência possa ser levantada.
Os relatórios financeiros de contas a pagar deverão ser emitidos semanalmente, porém
deve ser operacionalizado pelo funcionário responsável diariamente, para constatar possíveis
falhas, ou cobranças inadequadas, bem como créditos não repassados, já que a empresa de
tem casos de notas de devolução, bonificações, e alguns clientes que pagam através de títulos
ou depósito bancário.
Os repositores além de exporem a mercadoria nas gôndolas também serão
responsáveis pela emissão de etiquetas para as mesmas, através de impressora disponibilizada
no chão de loja.
No quesito alteração de preço após todos os produtos serem cadastrados, definirá uma
rotina no sistema antigo que transfira os preço associados a código EAN, código de barra de
produtos, em questão de segundos para o novo sistema, evitando assim a necessidade de
processar as operações de sistemas duplamente.
38 4. Resultados.
Esta etapa do trabalho, pretende expor os resultados conseguidos com a
implantação do sistema mediante a metodologia utilizada, ou ainda resultados esperados a
métodos adotados.
HOJE META COM A IMPLANTAÇÃO SI
Margem lucro por produto Margem lucro por categoria Rentabilidade Intuitiva Margem de Lucro apoiada em dados
Produtos nas gôndolas S/Cadasttro Produto não sai do depósito para loja sem Cadastro
Compras Efetuadas Através de Métodos Visuais
Compras Efetuadas através de um gerenciamento de vendas e estoque
Multiplicação de produtos semelhantes no Pdv
Proibição de multiplicação de produtos
Produto sem etiqueta de preço Produto etiquetado antes de ir para gôndola
Preço errado na área de venda Alterar preço no inicio do expediente uma só vez por dia
Produtos Semelhantes com Preços de venda Diferentes
Uso do dicionário de produtos
Não há responsáveis pela operação Definição de Responsáveis O sistema não é Abastecido, Informações Dezatualizadas.
Informações Atualizadas
Depósito Desorganizado Depósito Organizado
Quadro 1 – Comparativo Entre Os Sistemas Fonte: Dados elaborados pela autora Com a implantação do sistema espera-se descobrir a rentabilidade real da empresa,
apoiada em dados reais, confiáveis e com a margem de lucro considerando os custos
operacionais.
Além da rentabilidade espera-se também otimizar algumas categorias de produtos,
que ficavam relegados. Qual a sua participação no faturamento, descobrir se é possível ganhar
mais sem comprometer a rentabilidade, e principalmente verificar se não existe nenhum
produto que esteja dando prejuízo.
39 Controlar o estoque e um eficiente controle de perdas, além de auditorias
freqüentes que possam prevenir que surjam ralos imperceptíveis antes de aumentar e ficar fora
de controle.
Espera-se também conhecer qual o verdadeiro custo do produto, possibilitando
assim visualizar a verdadeira realidade de um produto antes de montar uma promoção.
Passará a conhecer o peso dos impostos sobre cada produto, principalmente o
icms, que possui diferenças de produtos adquiridos fora do estado, fator importante visto que
quanto maior o crédito de entrada mais barato o produto ficará para o supermercado.
Programar melhor as compras abandonando métodos visuais e intuitivos, evitando
ruptura de gôndolas e principalmente permitindo uma eficiente administração do fluxo de
caixa.
Endereçamento, locais determinados a cada diferente produto no deposito, pois
terão que ser corretamente armazenados e visualmente organizado para efeito de contagem de
estoque, obrigatoriamente realizado trimestralmente conforme direcionamento pré-
estabelecido.
Além é claro do impacto na cultura organizacional, a começar pelas definições de
estratégias da diretoria até os reflexos no cotidiano dos colaboradores em geral. Exigindo
maior rigidez na cobrança dos resultados por parte da diretoria, e maior conscientização das
responsabilidades por parte dos colaboradores, o que demandará muito treinamento.
40 5. Análise dos resultados.
Diante dos parâmetros definidos para a busca dos objetivos esperados com a
implantação do sistema, pode-se analisar que a consciência do empresário mudou.
Ele percebeu que apesar do investimento alto que havia feito em seu sistema
antigo, a incorreta parametrização tornou o sistema habilmente concebido, em uma ferramenta
facilmente descartada.
Com essa percepção a atenção dispensada à parametrização do novo sistema, foi
intensamente acompanhada pelos diretores da empresa que foram obrigados até mesmo a
rever algumas de suas estratégias, ao simular situações que a implantação irá trazer.
A análise dos resultados não poderá ser mesurada, já que são apenas estimativas,
considerações sobre possíveis metas a serem alcançadas com o uso da informação
informatizada dentro da empresa analisada que busca integrar seus setores para melhor
gerenciar suas atividades.
41 6. Considerações Finais.
Ao realizar este trabalho, pode-se observar o processo da empresa como um todo ,
todos os setores precisaram ser analisados e avaliados, assim como discutido o melhor
caminho a seguir para o gerenciamento de cada setor do supermercado.
Apesar de não ter se concluído a implantação as diretrizes determinadas,
possibilitam à empresa um maior controle das ações de cada responsável direto de setor.
Essa teoria sobre os processos permitirão um registro das ações. Tornando se uma
ferramenta de análise de sistema pós implantação.
Está documentação será de grande importância, na avaliação da implantação de tal
sistema. Como o trabalho discute minuciosamente os métodos para implantação, assim como
os resultados almejados, na avaliação serão possíveis mensurar se o planejado está sendo
cumprindo e a partir disto tomar as medidas corretivas ou preventivas para o sucesso do
sistema.
Para cada parâmetro definido foi necessário uma tomada de decisão do empresário
ou da equipe envolvida na implantação, e quase todas elas tinham mais de uma alternativa a
seguir, portanto este trabalho não é conclusivo ele apenas uma das maneiras a ser
desenvolvido, podendo ter outros resultados, e utilizar-se de ferramentas diversas a partir da
decisão dos agentes envolvidos.
As dificuldades encontradas para a elaboração deste trabalho podem ser relatadas
pelas constantes alterações no processo. Tudo era planejado, discutido e se considerado
inviável o processo definido; tudo voltava ao começo, sendo assim várias páginas foram
escritas, logo depois descartados, pois as decisões haviam mudado.
Por outro ângulo essa dificuldade se mostrou muito interessante, porque foram
processos vivenciados intensamente com seus erros e acertos.
Já para a autora este trabalho foi muito didático, pois um acontecimento real pode
ser acompanhado por um embasamento teórico, e nada mais educativo do que a prática,
muitos atos foram executados e só depois na pesquisa teórica descobriu-se que de uma
42 maneira um pouco prosaica, a teoria havia sido aplicada esclareceu algumas dúvidas e
tornou o conhecimento pertinente e pragmático.
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