Implementace elektronické důvěryhodné spisovny

Vaše jistota na trhu IT

Implementace elektronické důvěryhodné spisovny

Pavel Pačes

říjen 2009


Zpracování elektronických dokumentů

Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno přistupovat k uložení elektronických dokumentů ve spisovně stejně jako k dlouhodobému ukládání.

Aplikace xy


Situace►Dlouhodobá archivace papírových

dokumentů je běžnou praxí►O dlouhodobé archivaci elektronických

dokumentů se hodně mluví, o její potřebě není diskuse

►Vznikl nový obor, s velkou dynamikou, dosud není ustálený.

►Zabývá se primárně digitálními dokumenty, ale také dokumenty z digitalizace


Elektronická spisovna►Řeší potřebu dlouhodobého a

důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace.

►Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv


Elektronická spisovna

►Systém poskytující důvěryhodné střednědobé (případně i časově neomezené) uložení digitálních a digitalizovaných dokumentů ze ● spisových služeb, ● agendových systémů (Ekonomika – Faktury…), ● a ostatních systémů produkujících dokumenty

podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění.


Elektronická spisovna - Uplatnění v rámci životního cyklu dokumentu

Systémy

původce

pro vznik a

vyřizování

Dokumentů

Podatelna

Výpravna

Spisová služba

Odborné aplikace

DMS / ECM

….

SkartaceDůvěryhodná

kopie

Důvěryhodné uložení

Dlouhodobý elektronický

archiv

Sběr dokumentů (Digitalizace)

Dlouhodobá archivace

Vznik a vyřizování

Listinná

E-mail

Datové zprávy

Externí subjekty

Vznik dokumentu

a vyřizování

Důvěryhodné Uložení

(Střednědobé)

Vyřazení

Dlouhodobé uložení


Dlouhodobý elektronický

archiv


Elektronická spisovna - Životní cyklus dokumentů

► Dokumenty a spisy se do El.Spisovny ukládají ze spisové služby (či dalších aplikací). Ukládá se metadata + vlastní soubor s dokumentem.

► Životnost dokumentů a spisů uložených v El.Spisovně je řízena spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení.

► Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřazeného archivu (např. Národní digitální archiv).


Základní funkce uložení v El. spisovně

►Zajištění neměnnosti uložených informací►Zajištění důvěryhodnosti

● jednotlivých dokumentů● infrastruktury ES

►Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnostiPředcházení problémům vzniklým generačními změnami

HW a SW

►Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů


Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů

Filozofický pohled:

►Fakta: ● neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob

ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu

● Počítačové systémy – neustálý vývoj jak HW, tak SW

►Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!


Proč dlouhodobé ukládání?

►Běžná rizika uchovávání informací:● Nefungující software● Nefungující hardware● Změna obsahu● Smazání obsahu

►Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení:

● degradace nosiče● zastarávání hardware● zastarávání formátu ● zastarávání SW technologií a principů● ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků


Zastarávání médií, HW a SW

►Média – opatření proti zastarávání● vytvoření vhodných podmínek pro uložení● volba vhodného média - kombinace médií● obměna médií před vypršením životnosti● vytvoření bezpečnostních kopií ● kontrola uložení – periodická detekce chyb

►Zastarávání HW a SW● systematická správa a údržba HW, aktualizace SW● včasná migrace před morálním zestárnutím –

každých 10 – 15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.


DESA - zajištění dlouhodobé čitelnosti

► Opatření proti zastarávání formátu - dokumenty musí být v dlouhodobě udržitelném formátu. ● Standardizace formátů – výběr akceptovatelných formátů pro

dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů (viz. vyhláška č.191/2009 Sb.)

● Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu

● Sledování vývoje formátů a konverze všech dokumentů zastaralého formátu do nového (migrace formátů). Původní-originální soubor zůstává zachován!

► Opatření proti degradaci nosiče, zastarávání hardware, zastarávání SW technologií a principů● Periodická kontrola konzistence uložených dat● Dvě geograficky oddělené lokality (online / offline media?) ● Dva různé typy médií● Velký objem, možnost postupného doplňování kapacity ● Trvalé vyhodnocování stavu vývoje systémů – životní cykly ● Včasný přechod do nového IT prostředí – každých 10/15 let (podle

rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.


DESA - zajištění důvěryhodnosti

► Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek.

► Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné tyto změny sledovat až k původnímu dokumentu (např. po několika migracích apod.).


►Dokumenty jsou na vstupu opatřeny časovým razítkem

►Časové razítko je periodicky obnovováno ►Systém poskytuje funkce pro ověření

důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek)

►Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu

DESA - zajištění důvěryhodnosti


SIP, AIP, DOP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)

Model OAIS pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů

SIP

DIP

Administrace

PŮVODCE

BADATEL

dotazyvýsledky

MANAGEMENT

Příjem Přístup

Správa dat

DM

Archivní úložiště

AS

Plánování uchovávání

žádosti

AIP

Popisné info


Architektura

Kontrola Vstup

Backup

Provozní úložiště

Systém správy dat (DM)

Přístup

Procesní řízení a administrace

Řídící Systém Spisovny

Archivní úložiště (AS)

Systémová a síťová infrastruktura

dotazy a výsledky

Balíček SIP

Balíček AIP


Datový obsah – způsob uložení

► Základní ukládací jednotka = informační balíček► Informační balíček = metadata + vlastní obsah (dokument)► Metadata:

● Popisná (archivní) – Používají se pro hledání a třídění Příklad: identifikace, název, popis, původ, datum vzniku,

kategorizace, …● Uchovávací (administrativní, technická) – používají se pro správu

uložených elektronických dokumentůPříklad: technické údaje o uložených digitálních

objektech, údaje o událostech provedených nad digitálními objekty

● Strukturální – používají se pro strukturování informačních balíčků,Příklad: vazby jednotlivých souborů dokumentu

(dokument, příloha, …)

► Obsah = soubor nebo několik souborů (např. rozhodnutí + přílohy)


Elektronická spisovna - Co je to? HW nebo SW?

►SW + HW + lidi + metodika

Software

PŮVODCIKONZUMENTI

Administrátoři, správci


Hardware


Děkuji za pozornost

Pavel Pač[email protected]

Documents

Implementace elektronické důvěryhodné spisovny