Upload
others
View
17
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
“IMPLEMENTASI MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM
MENINGKATKAN ADMINISTRASI SEKOLAH BIDANG TATA
USAHA DI SMK PGRI 2 PONOROGO”.
SKRIPSI
OLEH :
ALFI NIAMAH
NIM : 211216060
JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
MARET 2020
ABSTRAK
Niamah, Alfi,2020. Implementasi Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Administrasi
Sekolah Bidang Tata Usaha (Penelitian Kualitatif di SMK PGRI 2 Ponorogo). Skripsi. Jurusan
Manajemen Pendidikan Islam, Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Ponorogo. Pembimbing
Dr.Muhammad Thoyib, M.Pd.
Kata Kunci : Manajemen Kearsipan, Administrasi Sekolah
Dalam pelaksanaan kegiatan sekolah, pengelolaan kearsipan adalah sumber informasi
dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pengevaluasian yang akan dijadikan pedoman dalam
pengambilan keputusan. Dengan manajemen kearsipan, sekolah akan memiliki sentral
pengelolaan arsip sesuai dengan siklusnya, dan akan meminimalisir kehilangan atau kerusakan
arsip. Salah satu alasan pentingnya mengetahui manajemen kearsipan adalah sebagai upaya
peningkatan administrasi sekolah. Karena administrasi sekolah tanpa manajemen kearsipan tidak
akan mampu berjalan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan uraian singkat diatas, peneli bermaksud akan mengadakan penelitian dengan
tujuan sebagai berikut : (1) Mengetahui tahap penciptaan arsip dan pengurusan arsip daalam
meningkatkan administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo. (2) Mengetahui tahap
penggunaan dan pemeliharaan arsip dalam meningkatkan administrasi bidang Tata Usaha di
SMK PGRI 2 Ponorogo. (3) Mengetahui tahap penentuan nasib akhir arsip dlam meningkatkan
administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo. (4) Mengetahui dampak penerapan
manajemen kearsipan dalam meningkatkan administrasi sekolah bidang Tata Usaha di SMK
PGRI 2 Ponorogo.
Pendekatan ini dilakukan melalui pendekatan kualitatif. Peneliti secara langsung akan
mengetahui keadaan lapangan yang terjadi, sesuai dengan rumusan masalah. Dalam
pengumpulan data peneliti menggunakan cara wawancara, observasi dan dokumentasi. Dan
teknik yang dipilih dalam analisis data adalah reduksi data, penyajian data, dan penarikan
kesimpulan.
Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut : 1) Tahap Penciptaan dan
Pengurusan Arsip. Secara singkat tahap penciptaan arsip dilakukan dari pihak internal dan
eksternal, dalam penciptaannya harus melalui persetujuan dari kepala sekolah, sedangkan
pengurusan arsip dilakukan oleh bagian Tata Usaha secara langsung. Dalam penciptaan arsip ini
kepala sekolah sebagai pengendali arsip yang paling utama di SMK PGRI 2 Ponorogo. 2) Tahap
Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip. secara singkat penggunaan arsip di SMK PGRI 2
Ponorogo diperbolehkan oleh semua pihak dengan perantara staff tata usaha, dan tidak
diperbolehkan dalam peminjaman arsip, sedangkan dalam pemeliharaan arsip dilakukan dengan
sistem penyimpanan arsip yaitu sistem numerik dn sistem masalah. Dalam penyimpanan
memerlukan sarana prasarana yang sesuai dengan standar. Dan memahami kerusakan arsip yang
diakibatkan oleh faktor dari dalam arsip dan faktor dari luar arsip. sedangkan upaya yang
dilakukan adalah pencegahan dan perbaikan. 3) Tahap Penentuan Nasib Akhir Arsip. Pada tahap
ini SMK PGRI 2 Ponorogo melakukan penilaian arsip untuk mengetahui nasib akhir arsip. Ada 2
Kemungkinan terhadap nasip arsip. Jika arsip masih diperlukan maka akan disimpan, namun
untuk arsip yang sudah tidak dapat digunakan akan dimusnahkan, secara dibakar atau dijual. 4)
Dampak implementasi manajemen kearsipan Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo dirasakan
oleh pengguna arsip. Pengguna arsip dengan mudah mencari arsip yang dibutuhkan. Dan bagian
lain di SMK PGRI 2 Ponorogo juga semakin mudah dalam bekerjasama melaksanakan kegiatan
sekolah. Hal ini menjadi bukti bahwa manajemen kearsipan meningkatkan administrasi sekolah
dengan melihat dampak – dampak yang diberikan.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan kegiatan, semua lembaga baik pemerintahan maupun swasta, dalam
bidang pendidikan maupun beberapa bidang lain, pengelolaan kearsipan adalah salah satu
kegiatan pokok yang pasti ada untuk mendukung keberhasilan tujuan sekolah. Baik dalam
pengelolaan informasi maupun dalam pengelolaan administrasi. Namun hal ini juga menjadi
masalah saat ini, beberapa lembaga menganggap sepele mengenai pengelolaan kearsipan
tanpa memperhatikan kembali tentang pentingnya fungsi dari kearsipan tersebut. Beberapa
fungsi yang harus kita ketahui mengenai pentingnya kearsipan adalah : “Mendukung Proses
Pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai
alat pembuktian, sebagai memori organisasi, dan dapat digunakan untuk kepentingan publik
dan ekonomi.”1
Menurut Undang – undang nomor 43 tahun 2009, tentang kearsipan. Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2
Salah satu pengelolaan kearsipan dalam sekolah adalah bidang Tata Usaha. Pengertian
tata usaha menurut The Liang Gie adalah serangkaian aktivitas penghimpunan, pencatatan,
1 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), 3.
2 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer
(Yogyakarta: Gava Media, 2015), 5.
1
2
pengolahan, pengadaan pengiriman dan penyimpanan berbagai macam keterangan yang
dibutuhkan dalam setiap organisasi.3
Sebagaimana yang kita ketahui, kearsipan adalah hal yang akan terus ada dalam
lembaga pendidikan. Mulai dari proses berdirinya lembaga pendidikan, sampai pada
pelaksanaan kegiatan pendidikan. Sehingga dalam pelaksanaannya banyak masalah atau
kendala yang terjadi. Sedangkan penyelenggaraan kearsipan yang baik merupakan suatu
asset dalam sekolah, sebagai bahan untuk pengambilan keputusan melalui dokumen dan
arsip yang ada, dengan terselenggaranya kearsipan yang baik dapat meminimalisir kesalahan
– kesalahan manajemen terhadap informasi yang di butuhkan.
Menurut Sedarmayanti mengemukakan bahwa pada umumnya setiap organisasi akan
menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip, diantaranya beberapa masalah berikut.4
Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip oleh organisasi, kualifikasi persyaratan
pegawai yang menangani pekerjaan kearsipan tidak terpenuhi, bertambahnya volume arsip
secara terus – menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat
menampung arsip lagi, belum adanya pedoman tata kearsiapan yang berlaku secara baku,
belum dibakukannya atau dibudayakannya tentang pedoman tata cara peminjaman arsip
sehingga setiap pegawai meminjam arsip tanpa adanya peraturan yang jelas, penggunaan
arsip oleh pengguna atau oleh pihak yang membutuhkan dilakukan dalam jangka waktu
yang lama dan kadang – kadang tidak dikembalikan, tidak dapat atau sulit ditemukan
kembali arsip dengan cepat dan tepat jika diperlukan, belum adanya perencanaan mengenai
penyusutan arsip sehingga arsip semakin bertumpuk dan tidak dapat ditampung lagi, adanya
arsip yang diterima dan dikirim lepas dari pengawasan. Hal ini dimungkinkan karena
pimpinan organisasi kurang memerhatikan fungsi pengawasan terhadap arsip.
3 Diakses dari http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-tata-usaha/, pada tanggal 20 Desember 2019,
pukul 14.47.
4 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 15-16.
3
Salah masalah yang terjadi karena pengelolaan arsip yang kurang baik adalah kejadian di
Jakarta Gedung C FISIP UI, Gedung yang menjadi tempat arsip, beberapa pusat kajian dan
sekretariat Departemen Sosiologi itu luluh lantak.Dari kejadian ini yang paling disesalkan
adalah musnahnya koleksi 3 ribu buku Sosiolog Iwan Gardono yang tersimpan di
Laboratorium Sosiologi. Sebagian besar dari buku-buku tersebut merupakan buku langka
yang sudah tidak diterbitkan lagi. Selain itu, laporan berbagai hasil penelitian dan juga arsip
yang tersimpan dalam gedung turut musnah dilalap api. Buku, arsip ataupun dokumen
merupakan harta tak ternilai. Musnahnya buku, arsip ataupun dokumen adalah musnahnya
'pemikiran' dan catatan peristiwa.5 Hal ini adalah salah satu akibat dari pengelolaan arsip
yang kurang baik, dengan manajemen kearsipan yang baik akan meminimalisir kehilangan
arsip akibat kebakaran. Karena hakikatnya dalam manajemen kearsipan memiliki cara yang
dapat di gunakan untuk pengelolaan arsip, misalnya alih media arsip.
Akibat lain yang dirasakan karena proses administrasi yang kurang baik, terjadi cerita tentang
murid yang belajar lesehan tanpa meja dan kursi di Kota Bekasi, di SDN Jatimulya 09 Tambun
Selatan, Kabupaten Bekasi. Tiga ruangan kelas di SDN Jatimulya 09 di Tambun Selatan, Kabupaten
Bekasi tidak dilengkapi dengan meja dan kursi. Ketiganya ditempati enam kelas (pagi dan sore),
yakni kelas 3D, 4A, 4C, 5B, 6A, dan 6B. Hal ini terjadi hanya karena masalah miskomunikasi dan
administrasi yang berbelit.6 Hal ini akan terjadi ketika kurang teroganisasinya kegiatan manajemen
kearsipan, dan kurangnya keahlian dari administator. Hal ini seharusnya tidak terjadi dengan adanya
manajemen kearsipan yang baik.
Dengan memperhatikan beberapa permasalahan umum yang sering terjadi dalam
kearsipan, dan mempertimbangkan pentingnya fungsi dari arsip, maka perlu sekali
pengetahuan mengenai pengelolaan dalam kearsipan. Pengelolaan kearsipan memiliki siklus
hidup arsip yang harus benar – benar diperhatikan. Menurut Read dan Ginn
5 https://news.detik.com/opini/d-2467399/kebakaran-di-kampus-apa-kabar-arsip-perguruan-tinggi diakses pada
tanggal 11 Maret 2020, pukul 10.00.
6 https://megapolitan.kompas.com/read/2019/09/18/07203501/ketika-masalah-administrasi-bikin-murid-sd-
belajar-lesehan-lebih-dari#source=clicktitle diakses pada tanggal 11 Maret 2020, pukul 10.30.
4
mengungkapkan, siklus arsip adalah masa hidup arsip, yang meliputi lima fase, yaitu
penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir. 7
Ketika sekolah sudah memiliki manajemen/ kearsipan yang baik maka akan
memudahkan dalam meningkatkan proses administrasi pendidikan maupun admnistrasi
sekolah. Sedangkan administrasi pendidikan menurut Calvin Grieder, dkk adalah
keseluruhan proses yang menggunakan dan mengikutsertakan semua sumber potensi yang
tersedia dan yang sesuai baik personal maupun material dalam usaha mencapai tujuan
bersama seefektif dan seefiesien mungkin.8 Dapat kita ambil sebuah kesimpulan bahwa
ketika kearsipan sudah terkelola dengan baik, maka akan mudah dalam penemuan data dan
informasi, sehingga proses menggunaan sumber potensi yang ada di sekolah tersebut dapat
terkelola dengan baik, secara tepat dan juga mudah. Sehingga manajemen kearsipan sangat
mempengaruhi peningkatan administrasi pendidikan atau sekolah.
SMK PGRI 2 Ponorogo adalah salah satu sekolah swasta yang menjadi favorit di
wilayah Ponorogo maupun beberapa daerah disekitar Ponorogo. SMK PGRI 2 Ponorogo
yang memiliki 2395 peserta didik, yang terdiri dari 2222 laki – laki, dan 173 perempuan.9
Dengan banyaknya peserta didik yang dimiliki, maka akan memiliki proses yang sangat
panjang dalam pendataan peserta didiknya, maka ketatausahaan yang rumit akan dimiliki
oleh sekolah ini.
Melalui wawancara dengan kepala TU, bapak Wahyu Setiono, S.Kom. Bidang tata
usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki anggota Tata Usaha seluruhnya yang terdiri dari
45 orang. Dan terdiri dari 11 orang di kantor TU, Dan sudah memiliki ruangan khusus serta
beberapa sarana penunjang penyimpanan arsip yang baik.10
Melalui observasi melalui
kegiatan magang 2 di SMK PGRI 2 Ponorogo, bahwa sekolah ini sudah memiliki SOP
7 Ibid., 13.
8 Syaiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer (Bandung: Alfabet, 2013), 39.
9 Dokumen sekolah tahun 2019.
10 Wawancara dengan kepala TU, bapak Wahyu Setiono, S.Kom, tanggal 23 November 2019.
5
dalam pembuatan surat masuk dan surat keluar, serta SOP dalam penandatangan dokumen
oleh kepala sekolah dan beberapa SOP dalam permintaan data melalui Tata Usaha.
SMK PGRI 2 Ponorogo ini sudah mendapatkan akreditasi A sejak tahun 2006/2007
hingga sekarang. Dan pada tahun 2011 telah mendapatkan sertifikat ISO 9001: 2008 dari
TUV North. Serta pada tahun 2015 SMK PGRI 2 Ponorogo menjadi Sekolah Rujukan.
Selain itu dalam prakteknya SMK PGRI 2 Ponorogo juga sudah menggunakan
komputerisasi dalam pelaksanaan kearsipannya.
Dapat kita simpulkan bahwa pengelolaan kearsipan yang baik adalah langkah awal
dalam menciptakan administrasi pendidikan yang baik. karena melalui pengelolan arsip
yang baik akan memudahkan dalam mengelola sumber potensi yang dimiliki oleh
sekolah.Maka dari itu, untuk mengetahui manajemen kearsipan yang ada pada bidang Tata
Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo. Peneliti akan membuat laporan mengenai “Implementasi
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Administrasi Sekolah Bidang Tata Usaha
di SMK PGRI 2 Ponorogo.”
B. Fokus Penelitian
Fokus penelitian ini digunakan untuk menghindari terjadinya persepsi lain mengenai
masalah yang akan di bahas oleh peneliti. Dengan melihat permasalahan Manajemen
Kearsipan yang sangat kompleks, peneliti membatasi permasalahan yang dianalisis dalam
Manajemen Kearsipan. Peneliti akan menganalisis mengenai unsur – unsur yang ada dalam
kearsipan, kearsipan yang akan diteliti adalah bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
C. Rumusan Masalah
Berpegang teguh pada latar belakang masalah dan teori yang dikembangkan. Di sini
dikemukakan beberapa masalah yang akan dimiliki sebagai berikut;
6
1. Bagaimana tahap penciptaan arsip dan pengurusan arsip dalam meningkatkan
administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo?
2. Bagaimana tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip dalam meningkatkan administrasi
bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo?
3. Bagaimana tahap penentuan nasib akhir arsip dalam meningkatkan administrasi bidang
Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo ?
4. Bagaimana dampak penerapan manajemen kearsipan dalam meningkatkan administrasi
sekolah bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo ?
D. Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah, fokus penelitian dan rumusan masalah, maka
tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah :
1. Mengetahui tahap penciptaan arsip dan pengurusan arsip dalam meningkatkan
administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
2. Mengetahui tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip dalam meningkatkan
administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
3. Mengetahui tahap penentuan nasib akhir arsip dalam meningkatkan administrasi bidang
Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
4. Mengetahui dampak penerapan manajemen kearsipan dalam meningkatkan administrasi
sekolah bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
E. Manfaat Penelitian
Setelah diketahui tujuan dari penelitian di atas, suatu penelitian dapat dikatakan berhasil
apabila dapat memberikan manfaat yang berarti bagi lembaga pendidikan yang diteliti
maupun terhadap masyarakat. Maka hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat
sebagai:
7
1. Kegunaan secara Teoritis
a. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi dunia pendidikan.
Khususnya dalam bidang kajian manajemen kearsipan di lembaga pendidikan.
b. Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai wacana atau memperluas wawasan
dan pengetahuan tentang manajemen kearsipan dalam upaya untuk meningkatkan
kualitas administrasi pendidikan.
c. Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan rujukan peneliti selanjutnya
khusus yang meneliti tentang manajemen kearsipan dalam upaya meningkatkan
administrasi pendidikan sehingga masalah – masalah yang muncul dapat teratasi
secara benar, tepat, dan cepat.
2. Kegunaan Secara Praktis
a. Bagi penulis, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai rujukan yang dianggap lebih
kongkrit apabila penulis nantinya berkecimpung dalam dunia pendidikan, khususnya
dalam manajemen kearsipan.
b. Bagi para pegawai administrasi sekolah khususnya Tata Usaha, diharapkan
penelitian ini dapat menjadi suatu acuan untuk dapat bekerja lebih baik lagi dan
menyadari akan pentingnya manajemen kearsipan bagi lembaga sekolah.
c. Bagi Lembaga atau pihak sekolah, penelitian ini dapat menjadi bahan masukan
khususnya dalam upaya meningkatkan administrasi pendidikan.
F. Sistematika Pembahasan
Didalam penulisan skripsi ini diawali dengan halaman formalitas, yang terdiri
halaman sampul, halaman judul, halaman persetujuan, halaman pengesahan, halaman
persembahan, halaman moto, halaman abstrak, halaman kata pengantar dan halaman daftar
isi. Untuk memperoleh gambaran yang jelas dan menyeluruh dalam isi pembahasan isi
desain ini, maka secara global dapat dilihat pada sistematika penelitian di bawah ini:
8
1. BAB I Pendahuluan, didalamnya memuat latar belakang, fokus penelitian, rumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika pembahasan.
2. BAB II Kajian Teori dan atau Telaah Hasil Penelitian Terdahulu, dalam bab ini
mendiskripsikan kajian teori tentang konsep manajemen kearsipan, ruang lingkup
kearsipan, unsur – unsur manajemen kearsipan, konsep dasar administrasi sekolah dan
pengertian Tata Usaha, serta mencantumkan penelitian terdahulu yang relevan dengan
penelitian yang akan dilakukan peneliti.
3. BAB III Metode Penelitian, dalam bab ini membahas Metodologi penelitian dari
pendekatan penelitian dan jenis penelitian yang digunakan, lokasi penelitian,
kehadiran penelitian, sumber data, teknis pengumpulan data, teknik analisis data,
pengecekan keabsahan temuan, dan tahap-tahap penelitian.
4. BAB IV Temuan Penelitian, dalam bab ini membahas tentang data umum yakni
mengenai gambaran umum dari SMK PGRI 2 Ponorogo yang berisi tentang profil
sekolah, sejarah singkat, visi, misi, tujuan, struktur organisasi, SDM sekolah serta
sarana prasarana. Dan deskripsi data khusus yang diperoleh baik dari hasil
pengamatan, wawancara, perekaman, maupun pencatatan.
5. BAB V Pembahasan, dalam bab ini, membahas mengenai Pembahasan hasil
penelitian dan analisis, merupakan pembahasan terhadap temuan-temuan dikaitkan
dengan teori penciptaan arsip, Mengetahui tahap penciptaan arsip dalam meningkatkan
administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo, tahap penggunaan dan
pemeliharaan arsip dalam meningkatkan administrasi bidang Tata Usaha di SMK
PGRI 2 Ponorogo, tahap penyusutan arsip dalam meningkatkan administrasi bidang
Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo dan dampak penerapan manajemen kearsipan
dalam meningkatkan administrasi sekolah bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2
Ponorogo.
9
6. BAB VI Penutup, Merupakan bab terakhir yang berisi penutup, meliputi kesimpulan
berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan serta saran yang diberikan
oleh penulis yang nantinya bisa dijadikan acuan atau pertimbangan dalam
pelaksanaan manajemen kearsipan di bidang tata usaha SMK PGRI 2 Ponorogo.
Setelah Bab VI, kemudian bagian terakhir dari skripsi ini berisi daftar pustaka dan
lampiran-lampiran, riwayat hidup, surat izin penelitian, surat telah melakukan penelitian,
pernyataan keaslian tulisan dan sebagainya.
10
BAB II
TELAAH HASIL PENELITIAN TERDAHULU DAN KAJIAN TEORI
A. Telaah Hasil Penelitian Terdahulu
Berdasarkan eksplorasi peneliti terdapat hasil peneliti yang mempunyai relevansi
dengan penelitian ini akan tetapi terdapat perbedaan tentang fokus dan hasil yang dikaji,
agar penelitian ini tidak dianggap mencontoh penelitian yang telah ada maka di sini akan
dijelaskan mengenai perbedaan, fokus penelitian serta hasilnya. Adapun penelitian tersebut
:
1. Penelitian M.Khoirul Umam (1311030096) tahun 2017, Program Studi Manajemen
Pendidikan Islam, Universitas Islam Negeri (UIN) Raden Intan Lampung dengan judul
“Implementasi Manajemen Kearsipan dalam ketatausahan di SMP Muhammadiyah
Gading Rejo Kabupaten Pringsewu.”
Hasil dari penelitian terdahulu ini bahwa kegiatan implementasi manajemen
kearsipan memiliki 5 tahapan yaitu penciptaan arsip, penggunan arsip, penyimpanan
arsip, pemindahan arsip dan pemusnahan. Dalam penelitian terdahulu ini, memiliki
persamaan dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti yaitu mengenai
pengimplementasian manajemen kearsipan dengan objek yang sama yaitu bagian Tata
Usaha, namun perbedaannya ada pada teori yang digunakan, dalam penelitian
terdahulu ini memiliki 5 proses dalam kearsipan yaitu penciptaan arsip, penggunaan
arsip, penyimpanan arsip, pemindahan arsip dan pemusnahan. Sedangkan untuk
penelitian yang akan dilakukan akan menggunakan teori Read dan Ginn
mengungkapkan, “ Siklus hidup arsip, yaitu meliputi lima fase, yaitu penciptaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir” serta dalam penelitian ini
akan mengaitkan dengan peningkatan kualitas administrasi sekolah.
10
11
2. Penelitian Pipit lifatul Masfufah (NIM 14170011) tahun 2018, Program Studi
Manajemen Pendidikan Islam, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim
Malang dengan judul “Implementasi Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan
Kualitas Pelayanan Administrasi pada Seksi Pendidikan Madrasah Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Malang”. Hasil dari penelitian terdahulu ini
implementasi manajemen kearsipan menggunakan fungsi dari manajemen itu sendiri
yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian.
Dalam penelitian terdahulu ini, memiliki persamaan dengan penelitian yang akan
dilakukan oleh peneliti yaitu mengenai pengimplementasian manajemen kearsipan,
namun penelitian ini memiliki objek yang berbeda yaitu pada penelitian terdahulu ini
membahas mengenai kualitas pelayanan administrasi pada semua seksi pendidikan di
kantor kementerian, sedangkan dengan penelitian yang akan dilakukan ini memiliki
objek khusus yaitu pada bidang Tata Usaha. Dan penelitian terdahulu ini juga
membahas upaya meningkatkan kualitas dalam pelayanan serta dampak implementasi
manajemen kearsipan dalam pelayanan administrasi. Namun dalam penelitian ini akan
fokus pada pengelolaan kearsipan menurut teori Read dan Ginn mengungkapkan, “
Siklus hidup arsip, yaitu meliputi lima fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan,
pemeliharaan, dan disposisi akhir” serta dalam penelitian ini akan mengaitkan dengan
peningkatan kualitas administrasi sekolah. Untuk mempermudah dalam pemahaman
maka peneliti membuat tabel mengeanai perbedaan penelitian terdahulu dnegan
penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti.
12
Tabel 1.1
Tabel Perbandingan Penelitian Terdahulu dengan Penelitian Sekarang
No
.
Nama
Peneliti
Tah
un
Judul Persamaan Perbedaan
1. M.Khoir
ul Umam
2017 “Implementasi
Manajemen
Kearsipan dalam
ketatausahan di
SMP
Muhammadiyah
Gading Rejo
Kabupaten
Pringsewu.”
Implementa
si
Manajemen
Kearsipan
Lebih mengaitkan
penelitian pada
peningkatan
administrsi sekolah.
Dalam penelitian
terdahulu
menggunakan
rumusan masalah
berupa fungsi dari
manejemen yaitu
perencanaa,
pengorganisasian,
pengawasan dan
implementasi
manajemen kearsipan.
2. Pipit
lifatul
Masfufa
h
2018
“Implementasi
Manajemen
Kearsipan dalam
Meningkatkan
Kualitas Pelayanan
Administrasi pada
Seksi Pendidikan
Madrasah Kantor
Kementerian Agama
Kabupaten
Malang”.
Implementa
si
Manajemen
Kearsipan
Memiliki objek
penelitian yang
berbeda dan rumusan
masalah yang berbeda.
Penelitian terdahulu
membahasa
implementasi dan
evaluasi, serta upaya
dan dampak dari
manajemen kearsipan.
13
B. Kajian Teori
Untuk memperkuat masalah yang akan diteliti maka penulis akan memberikan kajian
pustaka dengan cara mencari dan menemukan teori – teori yang relevan, sehingga dapat
dijadikan landasan dalam pelaksanaan penelitian.
1. Pengertian Manajemen
Manajemen kearsipan (Record Management) memiliki fungsi untuk menjaga
keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan,
penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan
pemusnahan arsip. Menurut Zulkifli Amsyah, Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah
untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan
arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya
yang efektif dan efisien.11
Menurut pendapat Suraja manajemen kearsipan mengandung arti yaitu rangkaian
kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses
pengurusan arsip. Manajemen kearsipan dilaksanakan dengan berdasarkan pada
fungsi-fungsi manajemen yang berupa :12
a. Aktivitas-aktivitas dari perencanaan kearsipan
b. Pengorganisasian bidang kearsipan
c. Penyusunan personalia (staf) bagian kearsipan
d. Pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan terhadap kegiatan
pokok (operasional) kearsipan
Menurut Ricks & Gow dalam Suraja aktivitas-aktivitas dari perencanaan
kearsipan dilakukan dengan melakukan penyusunan pola klasifikasi sebagai sarana
11
Arjun,“Manajemen Kearsian dalam Pengelolaan Arsip”, di akses dari
https://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip , pada tanggal 20 Desember 2019,
pukul 15.06. 12
Meirinawati dan Indah Prabawati, Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola Administrasi
Perkantoran yang Efektif dan Efisien Program Studi Ilmu Administrasi Negara, FIS, Universitas Negeri Surabaya,
Surakarta, 2015, NPAP “Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran: Tantangan dan Peluang, 179.
14
penataan arsip, penyusunan pedoman pemprosesan surat dan naskah masuk maupun
keluar, penyusunan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip dan
perencanaan fasilitas.13
Sedangkan pengorganisasian kearsipan dilakukan dalam
bentuk : 14
a. Melakukan pembagian kerja proses pengendalian surat dan naskah yang masuk
dan keluar, proses penataan dan penyusutan arsip
b. Menentukan hubungan kerja antar satuan organisasi dengan pegawai di unit
kearsipan
c. Menentukan hubungan kerja antara unit kearsipan dengan unit-unit pengolah
surat/naskah (satuan-satuan organisasi lain) di dalam organisasi.
Sedangkan menurut Suraja penyusunan personalia (staf) di bidang kearsipan,
mencakup pelaksanaan rekruitmen, seleksi, orientasi atau induksi, penempatan,
penggajian dan penjaminan kesejahteraan, pengembangan dan pemberhentian
pegawai yang mengurusi arsip organisasi. Masih menurut Suraja pelaksanaan fungsi
pengarahan di dalam pengurusan arsip mencakup pemberian motivasi kepada
pegawai arsip untuk memelihara dan meningkatkan moralitas kerjanya, menjaga
komunikasi yang efektif untuk membina solidaritas dan semangat korps antar
pegawai di bidang kearsipan dengan pegawai lain di dalam organisasi, dan
memenuhi dan menggerakkan pegawai, mempengaruhi dan membawa mereka untuk
berkonsentrasi pada pelaksanaan tugas-tugas kearsipan sebaik-baiknya sehingga
tujuan kearsipan dapat dicapai secara efektif dan efisien.15
Fungsi pengawasan dapat dilakukan dalam tiga bentuk menurut pendapat Ricks
dan Gow dalam Suraja yaitu:16
a. Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan (precontrol).
13
Ibid., 179. 14
Ibid., 179 – 180. 15
Ibid., 179.
16
Ibid., 179 – 180.
15
b. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang berlangsung.
(concurrent control)
c. Pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control).
Dengan adanya fungsi-fungsi pengawasan tersebut, maka diharapkan dapat
mengontrol jumlah warkat (arsip), memperbaiki kebijakan, prosedur dan metode
kerja kearsipan, meminimumkan duplikasi arsip, memperbaiki ketepatan data dan
informasi, meningkatkan efisiensi biaya pelaksanaan kegiatan kearsipan,
meningkatkan keselamatan arsip, meningkatkan kecepatan penemuan arsip,
mengontrol efisiensi penggunaan kearsipan, memperbaiki proses kerja kearsipan, dan
menjaga ciri-ciri arsip yang baik.17
Pada Hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas kegiatan sebagai suatu
sistem yang terdiri atas unsur – unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk
daur hidup arsip (life cyle of record).18
Manajemen kearsipan adalah pekerjaan mengurus arsip yang meliputi catatan,
pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus
“kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.19
Dan dapat disimpulkan kembali bahwa manajemen kearsipan adalah gabungan
dari kata manajemen dan kearsipan. Manajemen kearsipan adalah proses
pengelolaaan arsip sesuai dengan fungsi manajemen. Yaitu melalui perencanaan,
pengeorganisasian, penggerakan dan evaluasi pelaksanaan kearsipan.
17 Ibid., 179 – 180.
18
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 11.
19
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama, 2018), 4.
16
2. Ruang Lingkup Kearsipan
a. Pengertian Arsip
Ketika kita membahas tentang kearsipan maka hal yang harus kita ketahui
pertama adalah arsip. Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche
,archea, dan archeon. Arche diartikan sebagai pemula, archea artinya dokumen
atau catatan. Archeon berarti tempat penyimpanan. 20
Sedangkan menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan
surat – surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan
arsip. Surat yang dapat dikatakan arsip apabila memenuhi syarat berikut : 21
1) Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,
instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang.
2) Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan
dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan
cepat ditemukan apabila sewaktu – waktu diperlukan kembali.
Berdasarkan ISO 15489-1, dijelaskan arsip adalah informasi yang diciptakan,
diterima, disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau
perseorangan, dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka
transaksi bisnis. 22
b. Pengertian Kearsipan
Sedangkan kearsipan adalah kegiatan penataan dan pengelolaan arsip. Menurut
Terry adalah penempatan kertas – kertas dalam tempat – tempat penyimpanan yang
baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa
20 Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2018), 5.
21
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer, 5
- 6.
22
Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan, 7.
17
sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat. 23
Dan menurut Moekijat menyatakan bahwa kearsipan merupakan pekerjaan
kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan –
keputusan, pikiran – pikiran, kontrak – kontrak, saham – saham, dan transaksi –
transaksi harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan
pelayanan yang diperlukan. Untuk itu segala bentuk pelayanan terutama pelayanan
administrasi tidak dapat terlepas dari kegiatan kearsipan.24
Jadi dapat kita
simpulkan bahwa arsip adalah suatu benda. Sedangkan kearsiapan adalah kegiatan
pengaturan, pengelolan dan penyimpanan dokumen secara sistematis. Agar ketika
dibutuhkan mudah untuk didapatkan.
c. Jenis Arsip
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya arsip dibedakan sebagai arsip dinamis
dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Yang
termasuk dalam arsip dinamis adalah : .25
1) Arsip Vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
keberlangsungan operasion; pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak
dapat /digantikan apabila hilang.
2) Arsip Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
3) Arsip Inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
23 Ibid., 10.
24
Ibid., 11.
25
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 5.
18
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak boleh dipergunakan lagi di dalam
fungsi – fungsi manajemen tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan
pendidikan dan penelitian. 26
3. Unsur – Unsur Manajemen Kearsipan
Pada hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas kegiatan sebagai suatu
sistem yang terdiri atas unsur – unsur yang saling berkaiatan sehingga membentuk
daur hidup arsip (life cyle of record). Read dan Ginn mengungkapkan, “The record
life cycle is the life span of a record as expressed in the five phases of creation,
distribution, use, maintenance, and final disposition”. (Siklus hidup arsip adalah masa
hidup arsip, yang meliputi lima fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan,
pemeliharaan, dan disposisi akhir). Hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 27
a. Tahap Penciptaan. Pada tahap ini arsip diciptakan itu dibuat kemudian digunakan
sebagai media penyampain informasi, sebagai dasar perencanaan,
pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan, dan sebagainya. Arsip
dapat diciptakan dengan dua cara. Pertama, dari organisasi atau seseorang yang
berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua, dapat diciptakan secara internal
perusahaan.
b. Tahap pengurusan. Tahap pengurusan adalah penyampaian arsip atau
pengendalian pergerakan arsip dari unit kerja lain dalam organisasi, yaitu meliputi
kegiatan penyampaian arsip, pengendalian arsip terhadap perjalanan arsip.
c. Tahap Penggunaan. Pada tahap ini arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis,
yaitu penggunaan arsip secara langsung dalam penyelenggaraan aktivitas sehari –
hari.
d. Tahan Pemeliharaan. Tahap pemeliharaan arsip adalah tahap perlindungan dan
pengamanan arsip, baik fisik maupun informasinya. Kegiatan pemeliharaan arsip
26 Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan, 9.
27
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 13.
19
antara lain menyediakan prasarana dan sarana kearsipan disesuaikan dengan
standar kearsipan untuk pengelolan arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media
arsip, penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk, media
arsip, suhu, dan kelembapan udara ruangan
e. Tahan Penentuan nasib akhir. Tahap penentuan nasib akhir arsip adalah tahap
penentuan terhadap keberadaan arsip dalam organisasi, apakah arsip tersebut
disimpan atau dimusnahkan.
Dalam undang – undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, siklus hidup arsip
disebutkan meliputi tiga tahap, yaitu : penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan
penyusutan. Yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Penciptaan arsip.
Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik melalui
kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk
dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi maupun
kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar.
Kegiatan yang termasuk dalam penciptaan arsip, yaitu desain formulir,
manajemen korespondensi dan tata naskah, manajemen laporan, dan manajemen
produk hukum.28
Dalam daur hidup arsip, tata naskah merupakan tahapan awal proses
penciptaan arsip. Oleh karena itu penerapan tata naskah pada terhadap
pengelolaan informasi lain. 29
Tata Naskah adalah suatu kegiatan administrasi di
dalam memelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi –
segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologi dalam sebuah berkas. 30
28 Ibid., 14.
29
Ibid., 43.
30
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,
29.
20
Dalam korespondensi bentuk surat berperihal surat standar saat ini dalam pola
umum surat perihal dikenal beberapa bentuk, diantaranya : 31
a. Format resmi
b. Format balok atau lurus penuh
c. Format balok yang diubah atau lurus
d. Format setengah balok atau lurus
e. Format inden atau bentuk lekuk
f. Format paragraf menggantung.
Untuk menulis surat yang baik, pengonsep harus mengetahui permasalahan
yang akan ditulis, bahasa surat, kertas, dan bentuk surat. Selain itu perlu
diperhatikan pula kegiatan korespondensi yang dimulai dari penyusunan surat
hingga kegiatan surat siap didistribuasikan. Penyiapan naskah dinas meliputi
kegiatan : 32
1) Penyusunan Naskah
2) Pengklasifikasian informasi
3) Proses pengetikan
4) Pengadaan
5) Pendistribuasian.
b. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip.
Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan untuk menyajikan atau
pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Yang termasuk dalam
kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip, yaitu pengurusan surat, sistem
pemberkasan, manajemen arsip aktif, manajemen arsip inaktif, program arsip vital
dan program perawatan.
31 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 49.
32
Ibid., 75 - 76.
21
Dalam PP No 28 tahun 2012, kegiatan pengelolaan arsip yang termasuk dalam
pemeliharaan arsip adalah
1) Pemberkasan Arsip Aktif
Prinsip yang perlu diperhatikan dalam pemberkasan adalah pemberkasan
arsip harus berdasarkan klasifikais arsip.33
Klasifikasi Arsip, klasifikasi
pemberkasan atau skema klsifikasi adalah penggolangan tau pengelompokan
arsip menurut urusan atau masalah secara logis, kronologi, dan sistematis
berdsarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta dn merupakan pedoman
untuk mengatur, penataan, dan penemuan kembali. Menurut Gunawan Ari
Wibowo cara menyusun klasifikasi arsip adalah sebagai berikut :34
a) Melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang
diciptakan dalam suatu fungsi organisasi.
b) Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan
kegiatan organisasi.
c) Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembangan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah, sub
masalah, dan sub – sub masalah.
d) Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditarmbahkan untuk
mempermudah penyebutan klasifikasi.
Sistem pemberkasan arsip pada dasarnya dapat menggunakan sistem
pemberkasan : 35
a) Sistem Pemberkasan Alfabetis
b) Sistem Permberkasan Numerik
c) Sistem Pemberkasan Alpha- Numerik
33 Ibid., 155.
34
Ibid., 95-96.
35
Ibid., 31.
22
2) Penataan Arsip Inaktif,
Penataan arsip inaktif adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip
inaktif untuk kepentingan temu balik arsip, dengan tujuan untuk menyatukan
informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip inaktif, serta memudahkan
penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip. Menurut ANRI No.26 tahun
2011, penataan arsip inaktif pada unit.kearsipan dilakukan dengan langkah –
langkah : pemeriksaan, pendeskripsian, penataan arsip dalam boks, penomoran
boks, penataan boks dalam rak arsip, penyusunan daftar arsip inaktif. 36
3) Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip juga dilakukan pada pemeliharaan arsip. Penyimpanan
Arsip adalah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan
kembali arsip dan penggunaannya dimasa yang akan datang. Penyimpanna arsip
merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara. Maka
penyimpanan fisik arsip aktif sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar
sebagai berikut :37
a) Kondisi lingkungan, yaitu meliputi lokasi, kontrol lingkungan, dan
perlindungan.
b) Pengamanan, yaitu meliputi pemeliharaan, penanganan arsip, kemudahan
akses.
c) Proteksi, yaitu meliputi peralatan dan tempat penyimpnanan dapat dijamin
aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya, setiap peralatan dan
tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin
kebersihan.
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
36 Ibid., 191 -192.
37
Ibid., 145- 146.
23
dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen
tersebut sewaktu – waktu dibutuhkan.38
Pada umumnya sistem penyimpanan
yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem
abjad (sistem nama), sistem numerik, sistem geografis dan sistem subjek, serta
sistem warna. 39
4) Alih Media Arsip.
Alih media Arsip adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk
media ke bentuk media arsip lainnya, dengan menggunakan alat pemindai
(scanner) dalam rangka penyelamatan fisik dan informasi arsip.40
Adapun
tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan alih media arsip, khususnya dari
media kertas ke media elektronik adalah : 41
a) Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialih media.
b) Melakukan scanning terhadap naskah/surat.
c) Membuat folder – folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat
atau naskah dinas yang telah di-scan.
d) Membuat hyperlink, yaitu menghubungkan antara daftar arsip dan arsip hasil
scan.
e) Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri atas Surat
Keputusan Tim Alih Media, Berita Acara Persetujuan Alih Media, Berita
Acara Legalisasi Alih Media, Daftar Arsip Usul Alih Media, dan Daftar Alih
Media.
38 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,
45.
39
Ibid., 45.
40
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 411.
41
Ibid., 412.
24
c. Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi
penggunaannya sudah, menurun atau jarang digunakan dan sudah tidak bernilai
guna. Kegiatan ini dilakukan melalui pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan
penyerahan arsip. Yang termasuk dalam kegiatan ini antara lain survei atau
inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi arsip, pemindahan arsip inaktif,
pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. 42
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas
terhadap arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian terhadap arsip
ini didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip. 43
Penilaian arsip
adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan subtansi
informasinya sert karakteristik fisik atau nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui
langkah – langkah teknis pengaturan sistematis dan unit – unit informasi. 44
Kriteria
penilaian arsip adalah sebagai berikut :45
1) Nilai guna arsip.
2) Bobot informasi arsip.
3) Frekuensi penggunaan arsip.
4) Peraturan perundang – undangn yang berlaku.
5) Kepentingan lembga pencipta arsip.
6) Pertanggungjawaban nasional.
Dalam pasal 49 UU nomer 43 tahun 2009, tentang kearsipan, penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : 46
42 Ibid., 14 -15.
43
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,
91.
44
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 257.
45
Ibid., 270 – 272.
46
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,
85.
25
1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengelolaaan ke unit kearsipan. Pemindahan
dan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan: 47
a) Jadwal retensi, yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan
lama masing – masing jenis arsip yang disimpan pada file aktif, file in-aktif
dan kemudian dimusnahkan atau diabadikan. 48
Dalam PP No. 28 Tahun
2012, Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajid
dilakukan terhadap suatu jenis arsip. Berdasarkan Modul Manjemen
Jadwal Retensi Arsip, jadwal rentensi arsip adalah daftar yang mempunyai
unsur sekurang – kurangnya tiga hal berikut: 49
Jenis arsip, Jangka waktu
simpan, Keterangan nasib arsip.
b) Pemindahan masal menurut jangka waktu atau periode. Jangka tersebut
dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun, dan sebagainya tergantung pada
peraturan yang ada dikantor.
c) Pemindahan individual, yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa
berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya sesuatu kegiatan.
2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak memiliki nilai guna
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan – perundang – undangan.
Adapun pemusnahan arsip umumnya terdiri dari langkah – langkah: 50
a) Seleksi, untuk memastikan arsip – arsip yang akan dimusnahkan.
b) Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan
c) Pembuatan berita acara pemusnahan arsip.
47 Ibid., 93.
48
Ibid., 92.
49
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 240 – 242.
50
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,
97.
26
d) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi. Pemusnahan dapat
dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, proses kimiawi,
pembuburan. 51
Arsip yang dimusnahkan harus memiliki kriteria sebagi berikut: 52
a) Tidak memiliki nilai guna.
b) Telah habis masa retensinya dan berketerngan dimusnahkan berdasarkan
JRA.
c) Tidak ada peraturan perundang – undangan yang melarang.
d) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
3) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Arsip
yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggung jawaban Nasional,
tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk menyelenggarakan administrasi sehari
– hari, telah melampui jangka waktu penyimpanannya ditetapkan sebagai
berikut: 53
a) Bagi arsip yang disimpan oleh lembaga – lembaga Negara atau badan –
badan pemerintahan di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip
Nasional Pusat.
b) Bagi arsip yang disimpan oleh badan – badan pemerintah ditingkat daerah,
harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.
4. Konsep Dasar Administrasi Pendidikan/Sekolah
Menurut asal kata (etimologi), kata “administrasi” berasal dari bahasa latin yang
terdiri dari kata ad dan ministrare. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to
dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke” tau “kepada”. Dan ministrate sama artinya
51 Ibid., 97 – 98.
52
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 279
53
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,
96.
27
dengan kata to serve atau to conduct yang berarti melayani, membantu, atau
mengarahkan. Dalam Bahasa Inggris “to administer” berarti pula mengatur, memelihara,
dan mengarahkan (tata usaha).54
Menurut Sondang P Siagian mengatakan administrasi adalah keseluruhan proses
pelaksanaan dari pada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya
dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.55
Administrasi pendidikan sering kali diartikan secara sempit sebagai semata – mata
kegiatan ketatausahaan seperti penyelenggaraan surat menyurat, mengatur dan mencatat
penerimaan, penyimpanan, mendokumentasikan kegiatan, mempersiapkan laporan,
pengunaan dan pengeluaran barang - barang, mengurus neraca keuangan dan sebagainya.
Hanya saja yang perlu diingat bahwa kegiatan administrasi tidak hanya kegiatan mencatat
dalam pengertian tata usaha, tetapi administrasi lebih luas dari itu yang mengandung arti
institusional, fungsional, dan sebagai suatu proses/ kegiatan untuk mencapai tujuan
pendidikan yang di rencanakan, diorganisaskan, digerakkan dengan menggunakan
strategi, dan dilakukan pengawasan. 56
Menurut Djam’an Satori adalah administrasi pendidikan dapat diartikan sebagai
keseluruhan proses kerja sama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil
yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara
efektif dan efisien. 57
Administrasi pendidikan pada prinsipnya merupakan suatu bentuk penerapan
manajemen atau administrasi dalam mengelola, mengatur, dan mengalokasikan
sumberdaya yang terdapat dalam dunia pendidikan. Fungsi administrasi pendidikan
merupakan alat untuk mengintegrasikan peranan seluruh sumberdaya guna tercapainya
54 Mulyono, Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan (Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2008), 41.
55
Ibid., 42.
56
Syaiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer (Bandung: Alfabet, 2013), 37.
57
Uhar Suharsaputra, Administrasi Pendidikan (Bandung: Refika Aditama, 2013), 12.
28
tujuan pendidikan dalam suatu konteks sosial tertentu, ini berarti bahwa bidang – bidang
yang dikelola mempunyai kekhususan yang berbeda dari manajemen dalam bidang lain.58
Administrasi pendidikan juga merupakan suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama
dalam bidang pendidikan meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan, dan pembiayaan, dengan menggunakan atau
memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personel, material, maupun spiritual, untuk
mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.59
Bertitik tolak dari definisi administrasi pendidikan, dapat dikatakan bahwa kegiatan
yang ada didalam administrasi pendidikan merupakan kegiatan yang sangat umum yang
dilakukan lembaga dalam menyelesiakan masalah pendidikan. Yaitu bukan hanya
lembaga sekolah saja namun juga lembaga – lembaga pendidikan lainnya.
Dengan demikian meskipun sebenarnya sukar untuk menarik garis perbedaan yang
jelas antara pengertian administrasi pendidikan dan administrasi sekolah, administrasi
pendidikan mengandung pengertian yang lebih luas daripada administrasi sekolah.
Administrasi sekolah merupakan bagian dari administrasi pendidikan. Administrasi
pendidikan meliputi kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan
pendidikan disuatu negara atau bahkan pendidikan pada umunya. Sedangkan administrasi
sekolah kegiatan – kegiatannya terbatas pada pelaksanaan pengelolaan pendidikan di
sekolah. 60
Departemen Pendidikan Nasional, sekarang berubah nama menjadi Kementrian
Pendidikan Nasional (Kemendiknas), mengemukakan enam bidang tugas administrasi
pendidikan. Ke enam bidang tugas dimaksud disajikan berikut ini:
a. Bidang Akademik
b. Bidang Kesiswaan
58 Ibid., 13.
59
Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan (Bandung: PT.Remaja Rosdakarya, 2012), 8.
60
Ibid., 8 -9.
29
c. Bidang Personalia
d. Bidang Keuangan
e. Bidang Sarana Prasarana
f. Bidang Hubungan Masyarakat. 61
5. Pengertian Tata Usaha
Tata usaha merupakan salah satu kegiatan adminisrasi pendidikan. Tata usaha
secara sistematis merupakan bagian manajemen, yaitu kegiatan yang menempatkan
sumberdaya sesuai bidangnya secara terstruktur. Secara umum inti dari kegiatan tata
usaha mencakup 6 pola fungsi, yaitu: 62
a. Menghimpun, yaitu mencari dan mengumpulkan segala data yang diperlukan
untuk digunakan.
b. Mencatat, yaitu membukukan segala yang dianggap sebagai data pendukung.
Seperti, mencatat surat masuk, surat keluar dan surat ekspedisi pada pengantar
surat, kartu kendali serta ke dalam buku agenda.
c. Mengelola, yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan – keterangan
dengan maksud memperbarui agar menjadi data yang valid. Seperti, mengelolah
buku induk kepegawaian dan peserta didik; mengelolah surat masuk dan surat
keluar; memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.
d. Menggandakan, yaitu memperbanyak file atau berkas dengan tujuan
menjadikannya sebagai arsip atau pertinggal.
61 Sudarwan Danim dan Yunan Danim, Administrasi Sekolah dan Manajemen Kelas (Bandung: Cv.Pustaka
Setia, 2013), 41-43.
62
Chyntia Dewi Elviera, et.al, “Pengembangan Tata Usaha Sekolah Berbasis Teknologi Informasi” Program
Studi Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi – Universitas Negeri Medan, Medan, Jurnal Pendidikan, Sejarah,
dan Ilmu-ilmu Sosial, 2019, 2.
30
e. Mengirim, yaitu menyampaikan file atau berkas satu pihak kepada pihak lain.
Misalnya mengirim surat tugas dan surat edaran kepada yang diberi tugas maupun
kepada pejabat atau instansi lain.
f. Menyimpan, yaitu menaruh berbagai file atau berkas di tempat yang tertentu dan
aman. Misalnya menyimpan arsip surat masuk, surat keluar dan surat ekspedisi ke
dalam almari berkas berdasarkan golongan surat
.
31
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Pendekatan Penelitian dan Jenis Penelitian
Melihat Rumusan Masalah diatas, dalam penelitian ini peneliti menggunakan
pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan suatu strategi inquiry yang
menekankan pencarian makna, pengertian, konsep, karakteristik, gejala, simbol, maupun
deskripsi tentang suatu fenomena; fokus dan multimetode, bersifat alami dan holistik;
mengutamakan kualitas, menggunakan beberapa cara, serta disajikan secara naratif. Dari sisi
lain dan secara sederhana dapat dikatakan bahwa tujuan penelitian kualitatif adalah untuk
menemukan jawaban terhadap suatu fenomena atau pertanyaan melalui aplikasi prosedur
ilmiah secara sistematis dengan menggunakan pendekatan kualitatif. 63
Menurut Bogda dan Taylor mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosedur
penelitian yang menghasilkan data deskripsi berupa kata – kata tertulis atau lisan dari orang
– orang dan perilaku yang dapat diamati. Pendekatan ini diarahkan pada latar dan individu
tersebut secara holistik dan utuh. Jadi dalam hal ini tidak boleh mengisolasikan individu atau
organisasi kedalam variabel atau hipotesis, tetapi perlu memandangnya sebagai bagian dari
sesuatu keutuhan.64
Denzi dan Lincoln menyatakan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang
menggunakan latar belakang alamiah, dengan maksud menafsirkan fenomena yang terjadi
dan dilakukan dengan jalan melibatkankan berbagai metode yang ada dalam penelitian
63
Muri Yusuf, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan Penelitian Gabungan (Jakarta: Prenada Media,
2014), 329.
64
Lexy J.Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdarya, 2009) , 4.
31
32
kualitatif. Metode yang biasa dimanfaatkan adalah wawancara, pengamatan, dan
pemanfaatan dokumen.65
Jenis penelitian yang dipilih oleh peneliti adalah studi kasus. Studi kasus adalah suatu
proses pengumpulan data dan informasi secara, mendalam, mendetail, intensif, holistik, dn
sistematis tentang orang, kejadian, sosial setting (latar sosial), atau kelompok dengan
menggunakan berbagai metode dan teknik serta banyak sumber informasi untuk memahami
secara efektif bagaimana orang, kejadian, latar alami itu beroperasi atau berfungsi sesuai
dengan konteksnya.66
Berdasarkan pendapat Yin, VanWynsberghe & Khan, dn Creswell secara terperinci,
karakteristik penelitian studi kasus sebagai berikut:67
1. Menempatkan Objek penelitian sebagai kasus, keunikan penelitian studi kasus adalah
cara pandang terhadap objek penelitiannya sebagai kasus. Bahkan secara khusus, Stake
menyatakan bahwa penelitian studi kasus bukanlah suatu pilihan metode penelitian,
tetapi memilih kasus sebagai objek atau target penelitian. Pernyataan ini menekankan
bahwa peneliti studi kasus harus memahami bagaimana menempatkan objek atau target
penelitiannya sebagai kasus di dalam penelitiannya.
2. Memandang kasus sebagai fenomena yang bersifat kontemporer. Bersifat kontemporer,
berarti kasus tersebut sedang atau telah selesai terjadi, tetapi masih memiliki dampak
yang dapat dirasakan pada saat penelitian dilaksanakan, atau yang dapat menunjukkan
perbedaan dengan fenomena yang bisa terjadi.
3. Dilakukan pada kondisi kehidupan sebenarnya. Penelitian studi kasus menggunakan
pendekatan penelitian naturalistik. Dengan kata lain penelitian studi kasus
menggunakan salah satu karakteristik pendekatan penelitian kualitatif, yaitu meneliti
65 Umar Sidiq dan Moh.Miftahul Choiri, Metode Penelitian Kulitatif di Bidang Pendidikan (Ponorogo: CV.
Nata Karya, 2019), 4.
66
Muri Yusuf, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan Penelitian Gabungan, 339.
67
Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik (Jakarta: Bumi Aksara, 2015), 125 – 130.
33
objek pada kondisi yang terkait dengan kontekstualnya. Dengan kata lain, penelitian
studi kasus meneliti kehidupan nyata, yang dipandang sebagai kasus.
4. Menggunakan berbagai sumber data. Penggunaan berbagai sumber data dimaksudkan
untuk mendapatkan data dimaksudkan untuk mendapatkan data yang terperinci dan
komprehensif yang menyangkut objek yang diteliti. Dengan adanya berbagai sumber
data tersebut, peneliti dapat meyakinkan kebenaran dan keakuratan data yang diperoleh
dengan mengecek saling – silangkan antar data yang diperoleh.
5. Menggunakan teori sebagai acuan penelitian. Melalui pemanfaatan teori, peneliti studi
kasus dapat membangun teori yang langsung terkait dengan kondisi kasus yang diteliti.
B. Kehadiran Penelitian
Dalam penelitian kualitatif yang menjadi instrument utama dalam penelitian adalah
manusia atau peneliti itu sendiri, karena kedudukan seorang peneliti dalam penelitian
kualitatif adalah sebagai peran paling utama. Peneliti merupakan perencanaan, pelaksanaan,
pengumpulan data, analisis, penafsir data dan pada akhirnya peneliti sebagai pelapor
hasilnya. Sumber data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Unsur manusia sebagai instrumen kunci
2. Unsur informan yang terdiri dari : Staff TU, Guru, Pegawai dan lain lain
3. Unsur non manusia sebagai data pendukung penelitian
Menurut Bogda dan Biklen memaparkan dengan jelas bahwa manusia sebagai
instrumen kunci adalah peneliti sebagai alat pengumpul data utama.68
Dialah yang
mengadakan pengamatan atau wawancara tak terstruktur, sering hanya menggunakan
catatan. Tidak menggunakan alat – alat seperti tes atau angket seperti yang lazim digunakan
dalam penelitian kuantitatif. Hanya manusia sebagai instrumen dapat memahami makna
interaksi antar manusia, membaca gerak muka, menyelami perasaan dan nilai yang
68 Djunaidi Ghony dan Fauzan Almanshur, Metode Penelitian Kualitatif (Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2012),
173.
34
terkandung dalam ucapan atau perbuatan responden. Walaupun digunakan alat rekam atau
kamera, peneliti tetap memegang peranan utama sebagai alat penelitian. 69
C. Lokasi Penelitian
Dalam penelitian ini, tempat yang digunakan dalam melakukan penelitian untuk
memperoleh data yang diinginkan. Penelitian ini bertempat di SMK PGRI 2 Ponorogo.
SMK PGRI 2 Ponorogo terletak di Jalan Soekarno Hatta Ponorogo, memiliki lokasi yang
strategis, tidak jauh dari perkotaan sehingga sangat mudah dijangkau dari semua jurusan.
SMK PGRI 2 Ponorogo, terletak di jalur utama dari Madiun, Pacitan, Magetan,
Trenggalek, Purwantoro. Sehingga banyak sekali siswa SMK PGRI 2 Ponorogo yang
berasal dari beberapa daerah tersebut. Karena didasarkan pada beberapa pertimbangan :
1. SMK PGRI 2 Ponorogo merupakan salah satu sekolah kejuruan swasta di Ponorogo
yang terus melakukan upaya pengembangan dan pembangunan untuk meningkatkan
kualitas pendidikan.
2. SMK PGRI 2 Ponorogo merupakan salah satu sekolah kejuruan swasta di Ponorogo
yang sudah memiliki pengelolaan kearsipan yang baik dengan perolehan akreditasi A.
3. SMK PGRI 2 Ponorogo merupakan sekolah yang memiliki Staff Tata Usaha yang
baik, dengan jumlah Staff di kantor sebanyak 11 orang.
D. Data dan Sumber Data
Sumber data dalam penelitian ini adalah subyek dari mana data dapat diperoleh. Sumber
data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data
tambahan seperti dokumen dan lain-lain.70
Sehingga beberapa sumber data yang
dimanfaatkan dalam penelitian ini meliputi:
69 Umar sidiq dan Moh.Miftachul Choiri, Metode Penelitian Kulitatif di Bidang Pendidikan, 13.
70
Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif , 157.
35
1. Sumber data utama (primer) yaitu sumber data yang di ambil peneliti melalui
wawancara dan observasi. Sumber data tersebut meliputi:.
a. Staff Tata Usaha sebagai orang yang melaksanakan secara langsung proses
manajemen kearsipan. Dari Staff Tata Usaha ini akan mendapatkan informasi
mengenai proses pelaksanaan manajemen kearsipan secara langsung, mulai dari
tahap penciptaan sampai pada tahap pemusnahan arsip.
b. Dewan Guru atau Pegawai sebagai orang yang ikut menjadi pengguna arsip.
Dari dewan guru dan pegawai peneliti akan mengetahui bagaimana efektifitas
penggunaan arsip, serta ketersediaan arsip yang telah diberikan oleh bagian Tata
Usaha.
2. Sumber data tambahan (sekunder), yaitu sumber data di luar kata-kata dan dan
tindakan yakni sumber data tertulis, antara lain:
a. Visi Misi Sekolah
b. Dokumen, dokumen dapat berupa buku keluar masuk surat, beberapa arsip
terdahulu dan beberapa dokumen yang dapat menunjang penelitian.
c. Foto, foto dapat berupa bukti fisik perkembangan sarana prasarana kearsipan
dari tahun ketahun dan juga berberapa bukti fisik pelaksanaan proses kearsipan
terdahulu.
d. Kajian, teori atau konsep yang berkenaan dengan manajemen kearsipan. Kajian,
teori dan konsep akan di dapat dari beberapa buku penunjang penelitian yang
akan dibaca dan dipahami oleh peneliti.
36
E. Prosedur Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi.
Metode observasi atau pengamatan merupakan sebuah teknik pengumpulan data
yang mengharuskan peneliti turun langsung kelapangan mengamati hal – hal yang
berkaitan dengan ruang, tempat, pelaku, kegiatan, benda – benda, waktu, peristiwa,
tujuan, dan perasaan. Metode observasi merupakan cara yang sangat baik untuk
mengawasi perilaku subjek penelitian seperti perilaku dalam lingkungan atau ruangan,
waktu dan keadaan tertentu.71
Adapun observasi atau pengamatan yang digunakan oleh peneliti adalah
pengamatan terbuka, yaitu keberadaan pengamat diketahui oleh subjek yang diteliti, dan
subjek memberikan kesempatan kepada pengamat untuk mengamati peristiwa yang
terjadi dan subjek menyadari adanya orang yang mengamati apa yang subjek kerjakan.72
Contoh dalam pelaksanaan observasi terbuka ini adalah pengamatan peneliti
terhadap kinerja manajemen kearsipan yang ada di bidang Tata Usaha, dengan prosedur
sebelumnya bahwa peneliti telah memiliki izin dalam pelaksanaan pengamatan ini.
Sehingga subjek yang diteliti telah mengetahui keberadaan peneliti.
2. Wawancara
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian lebih menekankan pada
teknik wawancara, khususnya wawancara mendalam (depth interview). Penggunaan
metode ini didasarkan pada dua alasan. Pertama, dengan wawancara, peneliti menggali
tidak saja apa yang diketahui dan dialami subjek yang diteliti, tetapi apa yang
tersembunyi jauh didalam diri subjek peneliti. Kedua, apa yang ditanya kepada
71 Djunaidi Ghony dan Fauzan Almanshur, Metode Penelitian Kualitatif , 165.
72
Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik, 145.
37
informan bisa mencangkup hal – hal yang bersifat lintas waktu yang berkaitan dengan
masa lampau, masa kini, dan juga masa mendatang.73
Wawancara yang digunakan oleh peneliti adalah wawancara tidak terstruktur.
Wawancara tidak terstruktur dalam pelaksanaannya lebih bebas dibandingkan dengan
wawancara terstruktur karena dalam melakukan wawancara dilakukan secara alamiah
untuk menggali ide dan gagasan informan secara terbuka dan tidak menggunakan
pedoman wawancara. Pertanyaan yang diajukan bersifat fleksibel, tetapi tidak
menyimpang dari tujuan wawancara yang telah ditetapkan. Meskipun pertanyaan yang
diajukan oleh maksud dan tujuan penelitian, muatannya , runtutannya dan rumusan kata
– katanya terserah pada pewawancara. Singkatnya, wawancara tidak terstruktur
merupakan situasi terbuka yang kontras dengan wawancara standar atau terstruktur
yang tertutup.74
Dalam pelaksanaan wawancara ini, peneliti sudah memiliki pedoman atau acuan
dalam pelaksanaan wawancara, namun peneliti akan melakukan wawancara secara
ilmiah atau dengan perkataan yang disusun dengan bebas. Contoh wawancara yang
akan dilakukan adalah wawancara terhadap kepala sekolah mengenai pelaksanaan
manajemen kearsipan dan pengawasannya. Sedangkan peneliti juga akan
mewawancarai kepala TU dan beberapa staffnya mengenai proses pelaksanaan
manajemen kearsipan secara langsung. Dan peneliti juga akan mewawancarai beberapa
pihak guru, mengenai efektifitas penggunaan arsip yang ada di bidang Tata Usaha.
3. Dokumentasi.
Data dalam penelitian kualitatif pada umumnya diperoleh dari sumber manusia atau
human resources melalui observasi dan wawancara. Disamping itu, ada pula sumber
73 Djunaidi Ghony dan Fauzan Almanshur, Metode Penelitian Kualitatif , 176.
74
Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik, 163.
38
bukan manusia atau nonhuman resources, antara lain, buku harian, surat – surat, dan
dokumen resmi.75
Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu yang berbentuk tulisan,
gambar76
, atau karya monumental dari seseorng. Studi dokumen merupakan pelengkap
dari penggunaan metode observasi dan wawancra. Hasil penelitian akan lebih dapat
dipercaya jika didukung oleh dokumen. Beberapa contoh dokumentasi yang akan
digunakan adalah dokumentasi mengenai pembukuan surat masuk dan surat keluar,
dokumentasi arsip – arsip terdahulu yang tersimpan dalam almari kearsipan. Dan
beberapa dokumentasi lain yang mendukung penelitian.
F. Teknik Analisis Data
Analisis data mencakup kegiatan dengan data, mengorganisasikannya, memilih, dan
mengaturnya kedalam unit-unit, mensintesiskannya, mencari pola-pola, menemukan apa
yang penting dan apa yang dipelajari dan memutuskan apa yang dipaparkan kepada orang
lain.77
Miles dan Huberman mengemukakan tiga tahapan yang harus dikerjakan dalam
menganalisis data kualitatif yaitu:78
1. Reduksi data (data reduction). Mereduksi adalah memilah hal-hal pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting dan mencari tema dan polanya. Data yang
telah direduksi akan memberika gambaran lebih jelas dan memudahkan untuk
melakukan pengumpulan data. Misalnya dalam proses wawancara tidak terstruktur
peneliti akan memberikan pertanyaan yang alami, sehingga infoman akan memberikan
pernyataan secara umum dan banyak. Sehingga peneliti harus mereduksi perkataan
informan, mana yang harus di ambil untuk data penelitian atau harus dihilangkan.
75 Ibid., 200.
76
Ibid., 176.
77
Ibid., 210.
78
Ibid., 210.
39
2. Paparan data (Data Display) pemaparan data sebagai sekumpulan informasi tersusun
dan memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
Penyajian data digunakan untuk lebih meningkatkan pemahaman kasus dan sebagai
acuan mengambil tindakan berdasarkan pemahaman dan analisis sajian data. Hal ini
dilakukan peneliti setelah mendapatkan data, data yang ada disajikan dan
dispesifikasikan sehingga akan mengetahui data apa yang masih perlu untuk dicari
kembali.
3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi (conclusion drawing/verifying). merupakan hasil
penelitian yang menjawab focus penelitian berdasarkan hasil analisis data. Simpulan
disajikan dalam bentuk deskriptif objek penelitian dengan berpedoman pada kajian
penelitian. Hal ini dilakukan peneliti untuk menyimpulkan hasil penelitian yang
dilakukan oleh peneliti yang disesuaikan dengan fokus penelitian yang dilakukan.
Reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan menjadi gambaran
keberhasilan secara berurutan sebagai rangkaian kegiatan analisis yang saling menyusul.79
G. Pengecekan Keabsahan Temuan
Data yang terkumpul merupakan modal awal bagi penelitian, dari data tersebut
kemudian dianalisis sebagai bahan masukan untuk penarikan kesimpulan. Melihat begitu
besarnya posisi data maka keabsahan data yang terkumpul menjadi sangat vital. Peneliti
dalam penelitian kualitatif harus berusaha mendapatkan data data yang valid (kredibel)
untuk itu dalam pengumpulan data peneliti perlu mengandalkan validitas data agar data yang
diperoleh tidak invalid (cacat).80
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan pengecekan
keabsahan temuan mengggunakan dua cara yaitu :
79 Ibid., 212.
80
Ibid., 217.
40
1. Ketekunan pengamatan
Ketekunan pengamatan adalah teknik pemeriksaan keabsahan data berdasarkan
“seberapa tinggi derajat ketekunan peneliti di dalam melakukan kegiatan pengamatan”.
Ketekunan adalah sikap mental yang disertai dengan ketelitian dan keteguhan di dalam
melakukan pengalamatan untuk memperoleh data penelitian. 81
Meningkatkan
ketekunan itu ibarat mengecek soal – soal, atau yang telah dikerjakan, ada yang salah
atau tidak. Dengan meningkatkan ketekunan maka peneliti dapat melakukan
pengecekan kembali terhadap data yang telah ditemukan, selain itu peneliti dapat
memberikan diskripsi data yang akurat dan sistematis tentang yang diamati82
.
Contohnya adalah dengan mengecek kembali data yang diperoleh, dan mengkaitkan
kembali dengan tujuan penelitian agar dapat mengetahui kebenaran dari hasil yang
diperoleh.
2. Triangulasi
Sebagai alat analisis data perlu menggunakan triangulasi data. Triangulasi data
digunakan sebagai proses memantapkan derajat kepercayaan (kredibilitas/validitas) dan
konsistensi (reliabilitas) data, serta bermanfaat sebagai alat bantu analisis data
dilapangan. Traingulasi merupakan suatu cara mendapatkan data yang benar-benar
abash dengan menggunakan pendekatan metode ganda. Triangulasi sebagai tekhnik
pemeriksaan keabsahan data dengan cara memanfaatkan sesuatu yang lain dari luar data
itu sendiri, untuk keperluan pengecekan data atau sebagai pembanding terhadap data
tersebut. Menurut Denzin diktip dalam buku metode penelitian kualitatif, triangulasi
dibedakan menjadi empat macam, yaitu :
a) Triangulasi sumber, adalah menggali kebenaran informasi tertentu melalui berbagai
sumber memperoleh data. Triangulasi sumber berarti membandingkan (mencetak
ulang) informasi yang diperoleh melalui sumber yang berbeda.
81 Umar Sidiq dan Moh.Miftahul Choiri, Metode Penelitian Kulitatif di Bidang Pendidikan, 92.
82
Ibid., 93 – 94.
41
b) Triangulasi metode, adalahusaha mengecek keabsahan data, atau mengecek
keabsahan temuan penelitian. Traingulasi metode dilakukan dengan cara
membandingkan informasi atau data dengan cara yang berbeda. Sebagaimana
dikenal dalam penelitian kulitatif peneliti menggunakan metode wawancara,
observasi, dan survei. Untuk memperoleh kebenaran informasi yang handal dan
gambaran yang utuh, peneliti bisa menggunakan metode wawancara bebas dan
wawancara terstruktur.
c) Triangulasi peneliti, adalah menggunakan lebih dari satu peneliti dalam
mengadakan observasi atau wawancara. Triangulasi dengan memanfaatkan
penggunaan peneliti atau pengamat yang lainya membantu mengurangi
penyimpangan dalam pengumpulan data.
d) Triangulasi teoritik, adalah memnafaatkan dua teori atau lebih untuk diadu dan
dipadu. Untuk itu diperlukan rancangan dan pengumpulan data dan analisis data
yang lengkap, dengan demikian akan dapat memberikan hasil yang komprehensif.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan triangulasi sumber, yang mana akan
menggali kebenaran informasi melalui beberapa sumber yang berbeda. Peneliti akan
mengajukan pertanyaan pada beberapa pihak yang berbeda, seperti kepala sekolah, staff
Tata Usaha dan juga guru untuk mendapatkan sumber yang berbeda. Sehingga kebenaran
akan dapat dilihat dengan persamaan hasil.
H. Tahapan – Tahapan Penelitian
Tahapan – tahapan terdiri dari tahap pra lapangan, tahap pekerjaaan lapangan, dan tahap
analisis data.
1. Tahap Pra Lapangan
Merupakan langkah awal dalam penelitian. Hal – hal yang dilakukan pada tahap
persiapan adalah melakukan prasurvey di SMK PGRI 2 Ponorogo. Dikatakan
42
Prasurvey karena peneliti belum mengumpulkan data yang sebenarnya, tetapi hanya
melakukan orientasi di lapangan untuk memperlajari dan memahami perilaku orang
dalam konteks lingkunganya. 83
Diantaranya menyusun rancangan penelitian, memilih
lapangan penelitian, mengurus perizinan, menjajaki dan menilai lapangan, memilih dan
memanfaatkan informan, menyiapkan perlengkapan penelitiandan persoalan etika
penelitian.
2. Tahap Pekerjaan Lapangan
Penelitian kualitatif didefinisikan sebagai suatu proses penelitian untuk memahami
masalah – masalah manusia atau sosial dengan menciptakan gambaran menyeluruh dan
komplek yang disajikan dengan kata – kata, melaporkan pandangan terinci yang
diperoleh dari pada sumber informasi, serta dilakukan dalam latar (setting) yang
alamiah.84
Sehingga dalam penelitin ini memerlukan penelitian dalam lapangan untuk
memahami latar belakang penelitian dan persiapan diri, memasuki lapangan, berperan
serta sambil mengumpulkan data. Peneliti dalam analisis di lapangan, harus menetapkan
bentuk kajian yang ingin dilaksanakan. Hal ini berkaitan dengan rancangan yang akan
dipilih. 85
3. Tahap Analisis data
Ada dua hal penting yang perlu diperhatikan dalam analisis data kualitatif yaitu
penafsiran dan pemaknaan data. Analisis ini dilakukan sejak peneliti memasuki
lapangan. Jadi, ketika peneliti sudah berada di lapangan dan sudah memulai
mengumpulkan data, maka ketika itu pula sudah mulai dilakukan analisis. 86
83 Zainal Arifin, Penelitian Pendidikan Metode dan Paradigma Baru, (Bandung: PT.Remaja Rosdakarya,
2014), 162.
84
Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik, 83.
85
Ibid., 224.
86
Zainal Arifin, Penelitian Pendidikan Metode dan Paradigma Baru, 162.
43
BAB IV
TEMUAN PENELITIAN
A. Deskripsi Data Umum
1. Profil Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo87
Tabel 4.1 Profil Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo
1 Nama Sekolah : SMK PGRI 2 Ponorogo
2 N P S N : 20510106
3 N S S : 402051118001
4 N D S : 4205220101
5 Alamat Sekolah
5.1 Jalan : Soekarno-Hatta Ponorogo
5.2 Kelurahan : Kertosari
5.3 Kecamatan : Babadan
5.4 Kabupaten : Ponorogo
5.5 Propinsi : Jawa Timur
5.6 Telepon : ( 0352 ) 461821
Faximile : ( 0352 ) 462659
KodePos : 63491
E-mail [email protected]
6 Kelompok Sekolah : Model
7 Status Sekolah : Swasta
8 Daerah : Perkotaan
9 Lokasi : Strategis
10 Terletak pada Lintasan Perkotaan
11 Otonomi Daerah : Pemkab. Ponorogo
12 Jarak Ke Pusat Kota : 2 Km
13 Jarak Ke Pusat OTODA : 2 Km
14 Tanggal Berdiri : 01 Juli 1984
15 Piagam Jenjang
Akreditasi
15.1 Jenjang
Akreditasi : TERAKREDITASI A
15.2 Nomor SK : Mk.0032404 s/d Mk. 0032404
15.3 Tanggal : 25 Oktober 2016
15.4 Oleh : Ketua Badan Akreditasi Sekolah
Propinsi Jawa Timur
15.5 Ditandatangani
oleh :
Prof. DR. M. V. Roesminingsih,
S. Pd.
16 Perjalanan Perubahan
Sekolah
16.1 Terdaftar : 1984
16.2 Diakui : 1987
16.3 Disamakan : 2001
87 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 01/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
43
44
16.4 Terakreditasi A : 2007
17 Organisasi
Penyelenggara : Yayasan
18 Bangunan : Milik Sendiri
19 Waktu Belajar : 06.45 – 15.15
20 Identitas Kepala
Sekolah
a. Nama Lengkap : SYAMHUDI ARIFIN, S.E.,
M.M.
b. Tempat/ Tanggal
Lahir : Ponorogo, 28 September 1978
c. Alamat Lengkap : Jalan Keramat Desa Ngunut Kec.
Babadan Kab. Ponorogo
d. No Handphone : 081217722278
21 Program Keahlian : 1. Teknik Pemesinan
: 2. Teknik Kendaraan Ringan
: 3. Teknik Sepeda Motor
: 4. Teknik Alat Berat
: 5. Teknik Perbaikan Bodi
Otomotif
: 6. Teknik Komputer dan Jaringan
: 7. Rekayasa Perangkat Lunak
: 8. Multimedia
9. Pengelasan
2. Sejarah Berdirinya Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo88
Berdiri tahun 1984 dengan nama STM PGRI Ponorogo yang beralamat di SD
Keniten I dan II dengan membuka jurusan: Mesin, Listrik dan Bangunan. Dalam
praktikum bekerjasama dengan ST Negeri Ponorogo (Sekarang SMP 5).
Tahun Pelajaran 1987 / 1988 melaksanakan Akreditasi dengan jenjang DIAKUI.
Tahun 1989/1990 pindahke ST Negeri. Tahun 1990/1991 STM PGRI Ponorogo telah
menempati gedung sendiri yang terletak di Jl. Soekarno Hatta Ponorogo. Dan
melaksanakan kegiatan belajar mengajar pagi dan siang hari sedang praktikum tetap
dilaksanakan di ST Negeri Ponorogo.
Tahun Pelajaran 1991/1992 menambah jurusan OTOMOTIF yang menerima 5 kelas
dan dalam kegiatan praktek bekerjasama dengan KLK (sekarang BLK-UKM Ponorogo)
di Karanglo Lor. Tahun 1992 STM PGRI Mendapat kepercayaan pemerintah
88 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 02/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian
45
mendapatkan HIBAH dari IPTN (INDUSTRI PESAWAT TERBANG NURTANIU)
berupa Mesin Bor Radial, Mesin Honing dan Mesin Bor Kolom. Tahun Pelajaran
1994/1995 STM PGRI berganti nama dengan SMK PGRI 2 Ponorogo. Tahun Pelajaran
1998/1999 SMK PGRI 2 Ponorogo telah memiliki 26 Ruang Teori, 1 Bengkel
Otomotif, 1 Bengkel Pemesinan, 1 Bengkel Kerja bangku / kerja plat dan Las, serta 3
Bengkel Listrik. Tahun ini pula SMK PGRI 2 Ponorogo mendapatkan kepercayaan
mendapat bantuan imbal swadaya berupa bangunan bengkel mesin.
Tahun 2000/2001 SMK PGRI 2 PONOROGO telah terakreditasi dengan status
DISAMAKAN. Tahun 2002/2003 mendapat bantuan peralatan praktek dari
“AUSTRIA” senilai 2,4 milyar. Tahun 2005/2006 mendapat bantuan satu orang suka
relawan dari KOREA. Tahun 2006/2007 telah TERAKREDITASI : A. Tahun 2011
telah mendapatkan sertifikat ISO 9001: 2008, dari TUV North. Tahun 2015 SMK PGRI
2 Ponorogo menjadi Sekolah Rujukan.
3. Visi dan Misi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo.89
a. Visi Sekolah
“Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, cerdas, terampil, kompeten,
professional, berkarakter unggul dan berbudaya lingkungan dan berbudaya
keselamatan kerja”
b. Misi Sekolah
Menyiapkan lulusan yang:
1) Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2) Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi masa
sekarang dan masa yang akan datang.
3) Mampu menguasai kompetensi sesuai paket keahlian.
89 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 03/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
46
4) Bersertifikat kompetensi dan bersertifikat profesi.
5) Sehat jasmani dan rohani, berdisiplin tinggi dan berakhlak mulia.
6) Siap berkompetensi dan memilih karir untuk mengembangkan diri.
7) Mampu mengisi kebutuhan dunia usaha/ dunia industri dimasa sekarang maupun
mendatang.
8) Mempunyai daya dukung untuk melestarikan alam melalui tindakan pelestarian
dan pencegahan kerusakan lingkungan.
c. Tujuan
1) Menghasilkan lulusan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha
Esa,
2) Menghasilkan lulusan yang mampu mengikuti perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi masa sekarang dan masa yang akan datang,
3) Menghasilkan lulusan yang mampu menguasai kompetensi sesuai paket
keahlian,
4) Menghasilkan lulusan yang bersetifikat kompetensi dan bersetifikat profesi,
5) Menghasilkan lulusan yang jasmani dan rohani, berdisiplin tinggi dan
berakhlak mulia,
6) Menghasilkan lulusan yang siap berkompetensi dan memilih karir untuk
mengembangkan diri,
7) Menghasilkan lulusan yang mampu mengisi kebutuhan dunia usaha/ dunia
industri dimasa sekarang maupun mendatang,
8) Menghasilkan lulusan yang mempunyai daya dukung untuk melestarikan alam
melalui tindakan pelestarian dan pencegahan kerusakan lingkugan
47
4. Struktur Organisasi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo90
Gambar 4.1 Struktur Organisasi SMK PGRI 2 Ponorogo.
5. Sumber Daya Manusia Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo91
a. Tenaga Pendidik / Pengajar SMK PGRI 2 Ponorogo
Seluruh tenaga pengajar di SMK PGRI 2 Ponorogo adalah berijasah S1 dan
memiliki sertifikat keahlian untuk pengajar teknik. Berikut ini data guru SMK PGRI
2 Ponorogo:
Tabel 4.2 Jumlah Guru SMK PGRI 2 Ponorogo
No Bidang Pengajaran Jumlah Guru Keterangan
1 Kelompok A 23
2 Kelompok B 31
3 Kelompok C 9
4 Teknik Pemesinan 9
5 Teknik Kendaraan Ringan 7
6 Teknik Sepeda Motor 8
7 Teknik Alat Berat 5
8 Teknik Informatika 7
90 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 04/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
91
Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 05/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
48
b. Data Perkembangan Siswa Empat Tahun Terakhir
Tabel 4.3 Perkembangan Siswa
Tabel 4.4 Perkembangan Siswa pada Setiap Program Keahlian
NO
PROGRAM
KEAHLIAN
JUMLAH SISWA
2016/
2017
2017/
2018
2018/
2019
2019/
2020
1 TEKNIK
PEMESINAN 578 498 470 511
2
TEKNIK
KENDARAA
N RINGAN
747 695 681 688
3
TEKNIK
SEPEDA
MOTOR
296 201 170 185
4
TEKNIK
ALAT
BERAT
459 437 440 494
5
TEKNIK
PERBAIKAN
BODI
OTOMOTIF
32 61 114 157
6
TEKNIK
KOMPUTER
&
JARINGAN
204 186 155 175
7
REKAYASA
PERANGKA
T LUNAK
123 104 112 116
8 MULTIMEDI
A 20 19 24 51
9 PENGELASA
N 7 44
0
100
200
300
400
500
600
700
800
2015/2016 2016/2017 2017/2018 2018/2019
TPM
TKR
TSM
TAB
TPBO
TKJ
RPL
MM
49
JUMLAH 2459 2201 2173 2421
6. Sarana Prasarana di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo.92
SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki fasilitas sebagai penunjang sarana pembelajaran
antara lain gedung teori, praktek dan laboratorium serta penunjang lainnya seperti
perpustakaan dan tempat ibadah. Status tanah yang dimiliki adalah Hak Milik. Luas
tanah kurang lebih 21.605 m2. Dengan perincian luas tanah yang sudah dibangun 13.505
m2
dan luas tanah yang masih kosong/ siap dikembangkan yaitu 8100 m2.
Tabel 4.5 Sarana Prasarana SMK PGRI 2 Ponorogo
No Nama Fasilitas Jumlah
1 Ruang Belajar 36 standar, 2 tidak standar
2 Bengkel Pemesinan 4 standar, 3 tidak standar
3 Bengkel Teknik
Kendaraan Ringan 7 standar, 1 ruang teori
4 Bengkel Teknik Sepeda
Motor 4 standar, 1 ruang teori
5 Bengkel Teknik Alat
Berat 4 standar
6 Laboratorium Teknik
Komputer dan Jaringan 2 standar
7 Laboratorium Rekayasa
Perangkat Lunak 1 standar, 1 tidak standar
8 Laboratorium
Multimedia 1 standar
9 Perpustakaan 1 standar
10 Ruang Guru 1 standar
11 Ruang Kepala Sekolah 1 standar
12 Ruang LSP 1 standar
13 Kantor Tata Usaha 1 standar
92 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 06/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
50
14 Tempat Ibadah 1 standar
15 Kantin 6 standar
16 Ruang Kesiswaan 1 standar
17 Ruang Kurikulum 1 standar
18 Ruang BP 1 standar
19 Ruang OSIS 1 standar
20 Ruang Pramuka 1 Standar
B. Deskripsi Data Khusus
1. Tahap Penciptaan Arsip dalam Meningkatkan Administrasi Bidang Tata Usaha
SMK PGRI 2 Ponorogo.
Penciptaan arsip merupakan proses awal yang ada dalam kegiatan manajemen
kearsipan. Penciptaan arsip adalah proses menghasilkan atau mewujudkan suatu arsip,
menghasilkan arsip dapat dilakukan melalui beberapa cara. Yang mana proses ini
berusaha merekam kegiatan kearsipan, baik dalam lembaga itu sendiri maupun
merekam kearsipan yang diberikan oleh pihak luar sekolah. Kearsipan yang berasal dari
pihak luar sekolah biasanya berupa komunikasi dalam pelaksanaan kegiatan yang
membutuhkan jawaban berupa arsip, ataupun merupakan bentuk kerjasama yang
dilakukan oleh sekolah dengan instansi lain. Pernyataan ini adalah sebagaimana hasil
wawancara dengan Bapak Dwi Agung Nugroho sebagai Staff Tata Usaha SMK PGRI 2
Ponorogo yang merupakan praktisi dalam manajemen kearsipan sebagai berikut :
Penciptaan arsip yang ada disekolah ini, melalui dua cara yaitu : Penciptaan arsip
internal, yaitu : penciptaan arsip yang dilakukan langsung oleh pihak sekolah atau
Tata Usaha oleh persetujuan kepala sekolah. Proses penciptaan arsipnya :
(pembuatan surat – perihal yang diperlukan – tanda tangan kepala sekolah – rangkap
dua sebagai dokumentasi dan surat yang digunakan). Penciptaan arsip eksternal,
yaitu : penciptaan arsip yang mana arsip diciptakan dengan penerimaan arsip dari
pihak luar sekolah. Misalnya penerimaan surat dari sekolah atau institusi lain. Proses
penciptaan arsipnya: (menerima surat – memberikan ke kepala sekolah –
51
memberikan kepada yang bersangkutan – menggandakan surat – mengarsipkan yang
asli di TU dan memberikan gandaannya kepada yang bersangkutan).93
Kemudian bapak Andy Dwi Restyawan, S.T sebagai waka kurikulum atau yang
mewakili dari pihak dewan guru sebagai pengguna arsip menambahkan pendapatnya,
melalui wawancara sebagai berikut :
Penciptaan arsip diciptakan dengan adanya pembuatan surat - menyurat, atau
pengumpulan beberapa dokumen – dokumen dari guru, dan juga adanya beberapa
kegiatan yang menghasilkan pengarsipan. Seperti adanya kepanitian, kegiatan
sekolah, arsip ijazah, pembukuan nomer induk dan lain – lain.94
Hal ini sesuai dengan pendapat bapak Wahyu Setiono, S.Kom selaku kepala TU
bahwa : “Arsip diciptakan ketika diperlukan surat untuk kepentingan sesuatu kegiatan,
atau ada surat masuk. Dan ketika penerimaan siswa atau guru baru maka akan ada arsip
yang terciptakan”.95
Contoh dari penciptaan arsip untuk kepentingan kegiatan sekolah dengan adanya
surat surat keluar kepada Direktur PT.United Tractor Tbk, mengenai surat kunjungan
industri yang akan dilakukan oleh 45 siswa dari SMK PGRI 2 Ponorogo.96
Sedangkan
beberapa data yang diciptakan dalam kearsipan selain surat masuk dan surat keluar
adalah, adanya data jumlah pendidik/ pengajar, data jumlah perkembangan siswa 4
tahun terakhir yang akan digunakan sebagai informasi dalam pengambilan keputusan.
97Dari paparan dari pengertian penciptaan arsip dari beberapa pihak sekolah, bahwa
arsip dapat diciptakan atau direkam baik dari pihak dalam sekolah itu sendiri maupun
dari pihak luar sekolah. Dan arsip yang ada disekolah segala yang mendukung kegiatan
sekolah bukan hanya saja surat masuk dan surat keluar tetapi juga termasuk pada
dokumen – dokumen yang berasal dari guru maupun siswa.
93 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
94
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 09/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
95
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 05/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
96
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
97
Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 05/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
52
Menurut bapak Dwi Agung Nugroho sebagai Staff Tata Usaha SMK PGRI 2
Ponorogo yang merupakan praktisi dalam manajemen kearsipan, melalui wawancara
bahwa yang berwenang menciptakan arsip adalah sebagai berikut : “Semua anggota TU
berwenang menciptakan arsip sesuai dengan kebutuhan masing – masing setelah
mendapatkan persertujuan dari kepala sekolah”.98
Sedangkan menurut Bapak Joni Saputro sebagai Staff Hubungan Industri sebagai
pengguna arsip yang ada di tata usaha SMK PGRI 2 Ponorogo mengenai orang yang
berwenang menciptakan arsip, melalui hasil wawancara mengungkapkan : “Setiap
bagian berhak membuat surat, hanya saja nomer surat harus minta kebagian TU, dan
memberikan arsip ke TU”.99
Dari beberapa pendapat ini selain bagian Tata Usaha yang berhak menciptakan
arsip. Setiap bagian berhak membuat surat, dengan meminta nomer surat kebagian TU,
dan kemudian memberikan arsip surat yang dibuat ke Tata Usaha sebagai arsip di
bidang tata usaha. Sebagaimana dalam observasi surat kunjungan industri yang dibuat
oleh bagian Hubungan Industri (HUBIN), tetap menggunakan kepala surat atas nama
SMK PGRI 2 Ponorogo, dengan nomer sesuai dengan pembukuan Tata Usaha, dan Tata
Usaha juga memiliki arsip ini karena peneliti mendapatkan arsip ini melalui Tata
Usaha.100
Kemudian Bapak Andy Dwi Restyawan, S.T sebagai waka kurikulum atau yang
mewakili dari pihak dewan guru sebagai pengguna arsip menambahkan pendapatnya
dalam wawancaranya :
Yang berwenang menciptakan arsip, jika arsip surat semua bagian berhak membuat,
hanya saja semua harus melalui persetujuan atau ttd dari kepala sekolah, namun
banyak arsip lain yang dapat diciptakan oleh semua orang seperti arsip dokumentasi
98 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
99
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 13/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
100
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
53
foto, maupun arsip yang diciptakan guru seperti pengumpulan berkas – berkas
dokumentasi guru.101
Selain penciptaan arsip dari dalam sekolah, adalah penerimaan arsip dari luar
organisasi, sebagaimana yang diungkapkan Bapak Wahyu Setiono, S.Kom:
Penerimaan dari pihak luar, biasanya sama pak satpam langsung diarahkan ke TU,
misal ada keperluan dengan pihak lain nanti kita yang mengkonfirmasi dengan pihak
yang bersangkutan.Dari sini kita mengetahui bahwa dalam penerimaan arsip dari luar
semua harus melalui Tata Usaha, jika surat itu di memiliki kepentingan diluar pihak
TU maka akan disampaikan oleh TU setelah melalui pengarahan dari kepala sekolah. 102
Dari hal tersebut kita mengetahui bahwa penerimaan surat harus melalui tata usaha
dan dalam hal ini kepala sekolah juga berperan dalam penciptaan arsip. Menurut Bapak
Dwi Agung Nugroho sebagai Staff Tata Usaha SMK PGRI 2 Ponorogo yang
merupakan praktisi dalam manajemen kearsipan, melalui wawancara bahwa peran
kepala sekolah dalam manajemen kearsipan adalah sebagai berikut : “Kepala sekolah
berperan memberikan pertimbangan mengenai arsip atau surat yang akan dibuat atau
disahkan. Dan kepala sekolah bertanggung jawab terhadap keautentikan arsip yang
dikeluarkan oleh sekolah”. 103
Sebagaimana tercantum dalam setiap surat yang
dikeluarkan sekolah akan ada tanda tangan persetujuan, atau atas pengetahuan kepala
sekolah. Dari hal ini dapat diketahui bahwa sekolah tidak akan dapat mengeluarkan
surat tanpa persetujuan kepala sekolah.104
Dan Bapak Joni Saputra menambahkan dalam wawancaranya, bahwa peran kepala
sekolah : “Semua harus sepengetahuan kepala sekolah. Baik dalam penciptaan arsip,
maupun berperan menentukan surat masuk dari pihak luar ditujukan kepada siapa”.105
Dari kedua pendapat tersebut kita dapat mengetahui bahwa kepala sekolah yang
berhak menentukan siapa yang berwenang menerima surat yang masuk dari pihak luar,
101 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 09/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
102
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 05/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
103
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
104
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
105
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 13/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
54
misalnya surat mengenai perlombaan maka kepala sekolah yang akan memilih bagian
kesiswaan yang bertanggungjawab terhadap keberlanjutan surat masuk tadi. Begitu juga
pendapat Bapak Andy Dwi Restyawan, S.T dalam wawancaranya : “Kepala sekolah
sebagai orang yang menyetujui atau mengesahkan arsip yang dikeluarkan oleh sekolah,
dan juga mempertimbangkan ketika ada surat atau arsip dari luar sekolah”.106
Selain pembuatan surat yang terfokus pada tata usaha, bagian lain dari tata usaha
seperti hubungan industri memerlukan penciptaan surat untuk kepentingan bagian
mereka, seperti pembuatan surat untuk PT. United Tractor,Tbk untuk kunjungan
industri. 107
Dari sini bapak Wahyu Setiono, S.Kom selaku ketua TU mengungkapkan :
“Yang menciptakan arsip secara umum kebanyakan dari TU, mengenai surat menyurat.
Tapi bagian lain bisa membuat arsip tapi harus konfirmasi dengan nomer surat yang da
di TU.”108
Dari sini kita mengetahui cara pembuatan surat bisa dengan mengurus surat
langsung ke ruang TU, kemudian menyampaikan surat yang diperlukan kebagian tata
usaha,dan akan dibuatkan surat sesuai dengan kebutuhannya. Atau dengan meminta
nomer surat kebagian TU dan membuat sendiri surat yang dibutuhkan kemudian
memberikan arsipnya kebagian Tata Usaha setelah mendapat persetujuan dari kepala
sekolah.
Selain penciptaan arsip, pengurusan arsip adalah tahap setelahnya. Pengurusan ini
dapat berupa pendistribusian surat yang ada di tata usaha. Menurut Bapak Dwi Agung
Nugroho: “Pendistribusian arsip dilakukan secara langsung dari pihak TU.”109
Menurut
106 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 09/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
107
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
108
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 05/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
109
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
55
Lia Fitri Puspitasari sebagai seorang siswa : “Biasanya kalau surat langsung dari tata
usaha yang membagikan”.110
Dari sini kita mengetahui dari kedua pendapat ini bahwa penyampaian surat
diberikan secara langsung oleh pihak TU kepada yang bersangkutan. Kemudian Bapak
Joni Saputra menambahkan : “Tergantung arsip yang dibagikan, kalau ke guru biasanya
langsung dari TU, tapi jika kesiswa bisa melalui walikelas atau ketua kelas”.111
Dari pendapat ini kita mengetahui, penyampaian surat dilakukan jika surat yang
ditunjukkan langsung kepada guru atau pihak sekolah lain di sampaikan langsung oleh
staff tata usaha, namun jika surat atau edaran yang diberikan kepada siswa biasanya
melibatkan walikelas atau ketua kelas112
untuk menyampaikan surat atau edarannya.
Dan dalam pengendalikan surat yang masuk ke sekolah maupun surat yang
dikeluarkan dari sekolah, sangat diperlukan peran dari kepala sekolah karena menurut
bapak Dwi Agung Nugroho dalam wawancaranya mengungkapkan : “ Kepala sekolah
berperan memberikan pertimbangan mengenai arsip atau surat yang akan dibuat atau
disahkan. Dan kepala sekolah bertanggung jawab terhadap keautentikan arsip yang
dikeluarkan oleh sekolah. semua arsip harus melalui persetujuan atau tanda tangan
sekolah”. 113
Begitu pula dengan pendapat bapak Wahyu Setiono, S.Kom : “Peran kepala
sekolah adalah meninjau, menyetujui, dan memberikan arahan saat ada surat masuk dari
instansi lain”.114
Dalam hal ini kita mengetahui, bahwa semua surat yang keluar dan
masuk ke sekolah harus melalui persetujuan dan pertimbangan dari kepala sekolah.
Dengan tujuan tidak lain adalah mengendalikan arsip yang ada di tata usaha.
110 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 17/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
111
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 12/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
112
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 03/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
113
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
114
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 05/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
56
Dalam Tahap penciptaan arsip ini kita dapat mengetahui bahwa penciptaan arsip
dilakukan dengan dua cara, internal dan ekternal. Penciptaan internal dilakukan oleh
pihak sekolah yaitu pihak tata usaha dan dari bagian – bagian lain seperti bagian
kurikulum atau bagian hubungan industri. Pembuatan surat oleh tata usaha, bisa
langsung melakukan penciptaan arsip setelah ada persetujuan kepala sekolah dan
langsung diarsipkan di bidang tata usaha. Namun jika bagian lain yang menciptakan
arsip harus meminta nomer pada bagian tata usaha, membuat surat, meminta
persetujuan kepala sekolah, memberikan arsip pada tata usaha, dan mengarsipkan untuk
bagiannya.
Sedangkan dalam pengurusan arsip ada dua kegiatan yaitu, pendistribusian arsip
dan pengendalian arsip. Pendistribusian arsip dilakukan melalui dua cara, yaitu jika
surat/arsip ditunjukkan untuk guru atau pegawai akan diserahkan langsung oleh bagian
tata usaha, dan jika surat/arsip ditunjukkan untuk siswa maka akan diserahkan melalui
wali kelas atau ketua kelas. Sedangkan dalam pengendalian arsip dilakukan melalui
pertimbangan dan persetujuan kepala sekolah dalam mengeluarkan arsip atau menerima
arsip. Hal ini dapat dilihat melalui bentuk naskah surat yang terdapat tanda tangan
kepala sekolah dan stempel. Ini menjadi salah satu cara kepala sekolah mengendalikan
arsip. Tanpa kepala sekolah surat tidak akan dapat dikeluarkan.115
Adapun Tahap Penciptaan Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo
digambarkan sebagai berikut :
115 Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
57
Penciptaan
Arsip
Eksternal
(Pihak Luar
Sekolah)
Internal
(Dari Pihak
Sekolah)
Pembuat
Arsip
Bentuk Arsip
-Surat Keluar
-Arsip Data
Siswa
-Arsip Data
Guru
Bagian Lain
(Waka Kurikulum,
HUBIN dll)
1. Meminta No
Surat ke TU
2. Membuat Surat
3. Meminta ttd
Kepala sekolah
4. Menyerahkan
Arsip Ke TU
5. Mengarsipkan
di bagainnya.
Bentuk
Arsip
-Sertifikat
dari Luar
organisasi
-Surat Masuk
kepentingan
lain dari luar
instansi
Tata Usaha
1. Membuat
Surat
2. Meminta
persetujuan
KS
3. Diarsipkan
di bagian
Tata Usaha
Diserahkan
Ke Tata
Usaha
Diserahkan
Kepala
Sekolah
Diserahkan
kepada
bagian yang
berkepentin
gan
Gambar 4.1 Proses Penciptaan Arsip
di SMK PGRI 2 Ponorogo
58
Dan adapun Tahap Pengurusan Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo
digambarkan sebagai berikut :
Pengurusan
Arsip
Pendistribusian
Arsip
Pengendalian
Arsip
Diserahkan
Kepada
Guru /
Pegawai
Siswa
Diserahkan
Melalui
Langsung
Pihak TU
Melalui
walikelas/
Ketua Kelas
Kepala
Sekolah
Mempertimbangkan
Menyetujui
Gambar 4.2. Proses Penggurusan Arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo
59
2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip dalam Meningkatkan Administrasi
Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
Penggunaan arsip adalah kegiatan menggunakan arsip yang ada, untuk kepentingan
tertentu, dengan memanfaatkan arsip sesuai dengan kegunaaannya. Sedangkan
pemeliharaan arsip adalah kegiatan menyimpan, menjaga, dan merawat arsip dari
kehilangan, keauntentikan maupun kerusakan. Sebagaimana beberapa hal mengenai
penggunaan dan pemeliharaan arsip yang ada di SMK PGRI 2 Ponorogo ini, melalui
beberapa wawancara dengan pihak sekolah. Menurut bapak Dwi Agung Nugroho
melalui wawancara : “ Yang diperbolehkan menggunakan arsip yang ada di TU, adalah
bagian TU itu sendiri tanpa diperbolehkan pihak lain mencari cari arsip dibagian TU.
Namun jika ada guru yang memerlukan data di bagian TU bisa menggunakannya
namun harus bersama anggota TU tidak bisa mencari secara langsung”.116
Selanjutnya bapak Andy Dwi Restyawan, S.T menambahkan bahwa, :
Sebenarnya semua pihak sekolah bisa menggunakan arsip yang ada di TU,
disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingannya menggunakan arsip tersebut.
Penggunaan arsip ini dilakukan dibagian TU, tanpa meminjam keluar TU, jika
mungkin ada pihak guru yang kadang memerlukan dokumentasi tentang dirinya,
misalnya meminjam dokumen ijazahnya, atau arsip pribadinya yang ada di TU, bisa
mengcopy yang ada di TU, dan mengembalikan kembali tanpa membawa keluar dari
TU. Ditakutkan kehilangan. 117
Dari sini, kita dapat menyimpulkan bahwa semua pihak dapat menggunakan arsip
yang ada di Tata Usaha, dengan perantara Tata Usaha. Dan seperti yang kita ketahui,
arsip adalah hal yang sangat signifikan bagi lembaga, karena kepentingannya sebagian
arsip akan mempengaruhi keberlangsungan kegiatan sekolah. maka setiap lembaga akan
memiliki kebijakan dalam peminjaman arsip yang ada di Tata Usaha. Di SMK PGRI 2
Ponorogo ini, bapak Dwi Agung Nugroho mengungkapkan dalam wawancaranya, :
“Tidak, tidak diperbolehkan meminjam arsip dari pihak TU, untuk dibawa keluar dari
116 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
117
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 10/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
60
ruangan TU. Yang bisa dilakukan hanya meminjam untuk dibuka didalam ruang
TU”.118
Dari sini kita mengetahui peminjaman arsip diperbolehkan, karena terkadang guru
juga memimjam arsip pribadinya di Tata Usaha, tetapi peminjaan hanya di dalam Tata
Usaha, jika benar – benar memerlukan bisa digandakan tanpa membawa arsip dari
bidang Tata Usaha. Hal ini terjadi saat bagian sarana prasarana akan membuat proposal
perbaikan atau penambahan sarana prasarana yang ada di tata usaha dalam penambahan
meja dan bangku di sekolah, maka sarana prasarana membutuhkan data siswa untuk
menyesuaikan kebutuhan meja dan bangku, maka bagian sarana prasarana hanya boleh
mengcopy data siswa yang ada untuk pertimbangan proposalnya. 119
Selain penggunaan arsip, pemeliharaan arsip adalah salah satu kegiatan manajemen
kearsipan. Pemeliharaan arsip ini bisa meliputi dari perlindungan arsip dari penataan,
penyimpanan, perawatan dan segala hal yang bersangkutan dengan pemeliharaan arsip.
Baik pemeliharaan dari segi fisik arsip maupun informasi arsip.
Dalam Pemeliharaan arsip yang sangat berpengaruh adalah cara dalam
penyimpanan arsip itu sendiri, di bagian Tata usaha SMK PGRI 2 Ponorogo ini melalui
wawancara dengan bapak Dwi Agung Nugroho selaku staff Tata Usaha menyampaikan
: “Proses penyimpanan arsip adalah dengan memeriksa arsip – penyortiran arsip –
memeriksa nomer arsip – menata sesuai dengan nomer arsip”.120
Kemudian bapak Wahyu Setiono, S.Kom memberikan sedikit tambahan :
Penyimpanan arsip dengan memeriksa arsip atau memahami keperluan arsip,
kemudian disortir perlu penyimpanan atau tidak, kemudian memeriksa nomer arsip
dan menata arsip sesuai dengan nomer arsip. Dan menyimpan arsip sesuai dengan
kegunaannya. Arsip yang sering dibutuhkan akan di letakkan di depan dan arsip yang
118 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 052W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
119
Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 05?D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
120
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
61
sekiranya akan jarang digunakan maka diletakkan di bagian belakang agar mudah
ditemukan.121
Dari dua pendapat ini, kita mengetahui penyimpanan arsip dilakukan dengan sistem
pernomeran, dan penyimpanan disesuaikan dengan intensitas penggunaannya. Hal ini
dapat dilihat dengan adanya penamaan map arsip yang berbeda – beda sesuai dengan
kegunaanya.122
Selain cara penyimpanan yang mempengaruhi pemeliharaan arsip,
sarana prasana juga sangat berpengaruh terhadap pemeliharaan arsip, menurut Bapak
Wahyu Setiono,S.Kom. mengungkapkan: “Alhamdulillah, sarana prasarana sudah
mendukung dalam pemeliharaan arsip, almari sudah terbuat dari besi, sudah ada
ruangan sendiri untuk TU, dan sudah banyak map penyimpanan arsip yang
mempermudah penyimpanan maupun pemeliharaan”.123
Dari pendapat ini dapat diketahui sarana prasarana yang ada dibagian tata usaha
sudah mendukung proses penyimpanan arsip, dengan bahan almari yang sudah sesuai
standar maupun ruang khusus untuk bagian tata usaha. 124
Dalam pemeliharaan tentu akan mengalami kerusakan arsip, yang mana juga akan
membutuhkan proses perbaikan arsip. Beberapa faktor yang menyebabkan kerusakan
arsip menurut Bapak Dwi Agung Nugroho sebagai berikut: “Faktor yang
mempengaruhi kerusakan arsip adalah : waktu penggunaan yang lama, kelembapan
udara, seringnya pemakaian, hama tikus”.125
Dalam menghadapi kerusakan – kerusakan yang diakibatkan oleh beberapa faktor ini
maupun menghadapi bencana yang mungkin terjadi, maka memerlukan usaha untuk
menghadapinya, namun menurut Bapak Joni Saputra adalah dengan adanya alih media
meski dalam pendapatnya belum meliputi seluruh arsip hanya beberapa arsip yang
121 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 06/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
122
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 05/O/06-03/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
123
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 06/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
124
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 01/O/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
125
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
62
penting. Sebagaimana dalam wawancaranya : “Data base atau alih media. Bisa untuk
menghadapi bencana”.126
Sedangkan dalam perawatan atau perbaikan secara fisik maka bapak Dwi Agung
Nugroho menyampaikan dalam wawancaranya sebagai berikut : ”Jika terjadi kerusakan
arsip, misalnya kertasnya sudah terlalu lusuh, maka bisa mengcopy untuk menjaga
hilangnya arsip dengan tetap menyimpan arsip lama, namun jika ada penggunaan bisa
digunakan yang copy-an”.127
Kemudian bapak Andy Dwi Restyawan, S.T juga
menambahkan pendapatnya :” Perawatan dilakukan dengan menjilid arsip setiap
kepentingannya, misalnya buku induk pertahun dan lain – lain, mungkin melaminating
surat – surat penting dan memasukkan pada wadah yang tahan air. Jika ada kerusakan
mungkin di fotocopyy kembali atau diprint kembali”.128
Demikianlah beberapa kegiatan yang ada dalam pemeliharaan arsip yang ada di
SMK PGRI 2 Ponorogo ini. Perawatan dilakukan dengan beberapa kegiatan seperti
menjilid, menata dalam tempat yang tahan air dan memperbaiki arsip – arsip yang
perlu dicetak ulang. Dari beberapa data yang didapatkan, Secara umum penggunaan
arsip dapat digunakan oleh semua pihak yang ada di sekolah, dengan ketentuan bagian
lain menggunakan arsip dengan perantara staff tata usaha, dan untuk peminjaman
arsip tidak diperbolehkan, jika benar – benar memerlukan dapat menggandakan arsip
dengan persertujuan staff tata usaha. Sedangkan dalam pemeilharaan arsip dilakukan
melalui proses penyimpanan yang mempertimbangkan sistem yang digunakan serta
sarana prasarana yang digunakan, serta mempertimbangkan faktor – faktor yang
mengakibatkan kerusakan arsip dan cara perawatan arsip. Adapun Tahap Penggunaan
Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo digambarkan sebagai berikut
126 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 14/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
127
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
128
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 06/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
63
Penggunaan
Arsip
Semua Pihak
diperbolehka
n
Peminjaman
Arsip
Bagian Lain
Melalui Perantara Tata
Usaha
Tata Usaha
Dapat Secara langsung
Menggunakan
Tidak diperbolehkan, Jika
memerlukan bisa
menggandakan dengan
persetujuan Staff. Tata Usaha
Gambar 4.3. Tahap Penggunaan Arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo
64
Adapun Tahap Pemeliharaan Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo digambarkan
sebagai berikut :
Pemeliharaan
Arsip Penyimpanan
Arsip
Sistem Penyimpanan
1. Sistem Penomeran
2. Disesuaikan
dengan
kegunaanya
Sarana Prasarana yang
memenuhi standar
Kerusakan Arsip
1. Waktu yang
lama
2. Kelembaban
udara
3. Hama
Perawatan Arsip
1. Menjilid
2. Menata pada
tempat arsip
tahan air
3. Mencetak ulang
Gambar 4.4. Tahap Pemeliharaan Arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo
65
3. Tahap Penentuan Nasip Arsip dalam dalam Meningkatkan Administrasi Bidang
Tata Usaha SMK PGRI 2 Ponorogo.
Dalam daur hidup arsip, tahap terakhir adalah penentuan nasib akhir dari arsip.
Penentuan nasib akhir dipengaruhi banyak hal, dan nasib akhir arsippun berbeda – beda.
Arsip dapat disusutkan, diserahkan kepihak lain ataupun sampai dimusnahkan. Semua
itu tergantung pada penilaian arsip, penilaian arsip inilah yang akan menentukan nasib
arsip.
Di SMK PGRI 2 Ponorogo ini terdapat proses penilaian arsip. Menurut Bapak
Wahyu Setiono, S.Kom: “Penilaian arsip kurang lebih dilakukan 3 tahun sekali”.129
Namun bapak joni memiliki pendapat lain bahwa menurutnya: “Penilaian kembali
biasanya pertahun atau awal semester”.130
Dari hal ini, kita dapat mengambil titik tengah, bahwa penilaian secara umum
dilakukan 3 tahun sekali, namun untu beberapa arsip ada yang bisa dilakukan penilaian
setiap semester maupun pertahun, agar tidak terlalu menumpuk.
Setelah penilaian arsip dilakukan, maka akan menentukan nasib akhir dari arsip itu,
salah satu kemungkinannya adalah penyusutan arsip. Menurut bapak Dwi Agung
Nugroho dalam wawancaranya : “Penyusutan arsip dilakukan dengan mengurangi arsip
arsip yang sekiranya sudah tidak digunakan kembali”. 131
Begitu juga pendapat bapak
Joni Saputra: “Penyusutan dilakukan dengan penyortiran mana yang masih dibutuhkan
dan sudah tidak dibutuhkan”.132
Dari sini kita mengetahui bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara
penyusutan arsip yang dilakukan dengan memilah –milah mana yang sudah tidak
diperlukan dan mana yang masih diperlukan dengan tujuan tidak memenuhi ruangan
129 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 07/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
130
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 15/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
131
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 03/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
132
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 15/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
66
TU. Selain melalui penyusutan arsip maka akan ada kegiatan pemusnahan arsip yaitu
menghancurkan bukti fisik dari arsip tersebut. Di SMK PGRI 2 Ponorogo ini ada dua
cara pemusnahan arsip yang pertama adalah dengan pembakaran dan yang kedua adalah
dengan penjual ke rosok atau dikilokan. Hal ini sesuai dengan argumen yang diberikan
oleh Bapak Dwi Agung Nugroho dalam wawancaranya : “Pemusnahan arsip dilakukan
dengan 2 hal Arsip penting jika ingin dimusnahkan adalah dengan membakar, Arsip
yang biasa dan tidak terlalu penting bisa dijual kiloan”.133
Dari data yang didapat, kita dapat mengetahui bahwa Penentuan Arsip Akhir
dilakukan dengan penilaian arsip kembali, sehingga akan terjadi penyusutan arsip. Arsip
yang masih dibutuhkan akan disimpan kembali, sedangkan untuk arsip yang sudah
tidak digunakan akan di musnahkan melalui dua cara, di bakar atau dijual kertas.
Adapun Tahap Penciptaan Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponogo
digambarkan sebagai berikut :
133 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 03/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
Penentuan Nasib
Akhir Arsip
Penilaian Arsip
Dilakukan -+ 3 Tahun
sekali
Penyusutan Arsip
Disimpan
Jika Masih dibutuhkan Dimusnahkan
Jika sudah tidak diperlukan
Dibakar
Untuk Arsip Penting
Dijual
Untuk Arsip yang
kurang penting
Gambar 4.5. Tahap Penentuan Nasib Akhir Arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo
67
4. Dampak Penerapan Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Administrasi
Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
Banyak lembaga pendidikan yang sudah melaksanakan manajemen kearsipan, dari
tahap penciptaan arsip sampai pada penentuan nasib akhir dari arsip. Dari sini akan
mendapatkan perbedaan sekolah yang sudah menggunakan manajemen kearsipan
dengan sekolah yang belum memiliki pengelolaan kearsipan yang baik.
Salah satu orang yang akan merasakan dampak dari manajemen kearsipan adalah
pengguna arsip. Karena pengguna arsip adalah orang yang merasakan perbedaan
signifikan. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Bapak Wahyu Setiono, S.Kom:
“Dampak yang dirasakan, khususnya pengguna arsip adalah semakin mudahnya
pengurusan dan penggunaan arsip yang ada di TU. Tidak perlu susah mencari arsip jika
sewaktu – waktu membutuhkan data yang ada di TU”.134
Begitu juga yang di ungkapkan oleh Bapak Joni Saputra: “Dengan manajemen
kearsipan, pengguna arsip akan lebih mudah dalam mengurus arsip. Pengguna arsip
lebih mudah mendapatkan arsip yang diinginkan”.135
Begitu juga Bapak Andy Dwi
Restyawan, S.T. menambahkan : “Pengguna arsip seperti saya, atau guru – guru lain.
Tentu merasakan dampak yang baik. semakin mudah dalam permintaan arsip dan data
yang ada di bagian tata usaha juga lengkap”.136
Seperti hal tersedia data bagian lain di
tata usaha, seperti jumlah siswa dan guru137
, jumlah sarana prasarana138
dan
kelengkapan profil sekolah 139
yang dapat digunakan oleh semua pihak.
Dari ketiga pendapat ini, kita dapat mengetahui bahwa manajemen kearsipan benar
– benar memberikan dampak positif terhadap administrasi yang ada di sekolah. Selain
134 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 06/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
135
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 16/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
136
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 12/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
137
Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 05/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
138
Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 06/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
139
Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 01/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
68
dampak positif yang dirasakan oleh para pengguna arsip, manajemen kearsipan ini juga
memiliki pengaruh terhadap kinerja bagian lain, dalam mencapai tujuan sekolah bagian
lain akan saling membutuhkan satu dan lainnya, khususnya dalam hal data atau arsip,
sebagaimana yang diungkap oleh Bapak Dwi Agung Nugroho dalam wawancaranya,
mengungkapkan :
Iya, tentu manajemen kearsipan mempengaruhi kinerja bidang lain. Karena otak
dari arsip atau pusat arsip ada di TU. Semua bagian akan memerlukan data yang
ada di TU. Jika datanya TU bagus maka akan mudah dalam pelaksanaan bagian
lain. Kalau data dari TU Valid misal mengenai jumlah siswa maka bagian lain akan
mudah menjalankan tugasnya.140
Kemudian Bapak Wahyu Setiono, S.Kom juga menegaskan dalam wawancanya
sebagai berikut : “Sangat, sangat mempengaruhi. Karena pusat perjalanan arsip yang
ada di bagian – bagian lain adalah TU. Semua arsip yang ada dibidang lain juga
diarsipkan di TU. Jadi jika sewaktu – waktu ada arsip yang kurang lengkap atau
mungkin hilang maka di TU ada arsipnya”.141
Dari pendapat – pendapat tersebut, manajemen kearsipan sangatlah berpengaruh
dalam bagian – bagian lain yang ada di sekolah, berpengaruh terhadap pelaksanaan dan
pengelolaannya. Dengan melihat dampak positif yang diberikan dari manajemen
kearsipan maka akan terjadi pula pengaruh terhadap administrasi sekolah. Karena pada
hakikatnya tata usaha adalah pusat arsip yang ada disekolah. Ketika manajemen
kearsipan baik, maka administrasi sekolahpun juga akan mengikutinya. Sebagaimana
yang diungkapkan oleh Bapak Joni Saputra dalam wawancaranya sebagai berikut :
“Tentu, karena manajemen kearsipan sangat berperan dalam administrasi sekolah.
Kalau manajemen kearsipannya baik maka administrasinya juga akan baik”.142
Begitu juga Bapak Wahyu Setiono, S.Kom :
140 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 04/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
141
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 08/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
142
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 16/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
69
Iya memperngaruhi, meski nama manajemen kearsipan masih jarang terdengar tapi
kami sudah melaksanakan kegiatan manajemen arsip sebenarnya. Dan itu sangat
mempengaruhi administrasi sekolah. Karena dengan adanya manejemen kearsipan
ini, administrasi lebih mudah dan lebih terstruktur sehingga memudahkan sekolah
dalam menjalankan visi maupun misinya.143
Dalam hal ini, kita mengetahui implementasi manajemen kearsipan yang ada di
SMK PGRI 2 Ponorogo ini, sudah berpengaruh terhadap pelaksanaan administrasi
yang ada disekolah ini, dan mampu memberikan pengaruh yang baik terhadap bagian
– bagian lain yang ada di sekolah. Sehingga proses administrasi sekolah lebih mudah
sehingga pengelolaan admnistrasi sekolah juga akan semakin efektif dan efisien. Hal
ini dapat dilihat dari perkembangan sejarah sekolah yang sudah mendapatkan
akreditasi A, Sertifikat ISO 9001:2008 dari TUV North, dan menjadi sekolah
rujukan.144
Adapun Proses Implementasu Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2
Ponorogo digambarkan sebagai berikut :
143 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 08/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
144
Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 02/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
70
Penciptaan Arsip
Bagian Hubungan
Industri (HUBIN)
Meminta surat kepada
TU mengenai
“Surat Tugas Guru
untuk menjadi
pembimbing Praktek
Kerja.”
Pengurusan Arsip
TU menyerahkan surat
langsung kepada guru
yang bersangkutan.
Penggunaan Arsip
Guru memerlukan
surat tugas untuk bukti
laporan kinerja guru
Pemeliharaan Arsip
TU masih menyimpan
arsip asli untuk
kerasipan sekolah di
almari arsip
Penentuan Nasip
Arsip
Arsip masih
digunakan untuk
kepentingan yang akan
datang maka masih
“disimpan”
Dampak yang dirasakan
1. Guru mudah nendapatkn arsip yang
dibutuhkan melalui tata uasaha.
2. Manajemen kearsipan sangat memperngaruhi
bidang satu dengan bidang lain, misalnya,
Jika bagian lain, seperti bagian HUBIN
Membutuhkan untuk pendataan pembimbing
prakerin dapat meminta arsip ketata uasaha.
Begitu juga bagian personalia bisa
mengethaui kinerja guru selain dalam
pembelajaran. Karena pusat data ada di Tata
Usaha.
Peningkatan Administrasi sekolah
yang dirsakan
Dengan adanya manajemen
kaersipan, pihak sekolah lebih
mudah mendapatkan data/arsip yang
diinginkan melalui tata usaha,
sehingga akan mudah dalam
pelaksanaan kegiatan sekolah, dari
sini dapt diketahui pengelolaan
administrsi sekolah lebih baik lebih
efisien untuk mencapai tujuan
pendidikan.
Gambar 4.6. Implementasi Manajemen Kearsipan di SMK PGRI 2 Ponorogo
71
BAB V
PEMBAHASAN
A. Tahap Penciptaan dan Pengurusan Arsip dalam Meningkatkan Administrasi Bidang
Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
Manajemen kearsipan adalah kegiatan pengurusan arsip dari tahap penciptaan arsip,
pengurusan, pemeliharaan sampai pada pemusnahaan arsip. Salah satu yang sangat perlu
diperhatikan adalah tahap penciptaan arsip, karena pada tahap ini akan sangat berpengaruh
pada tahap selanjutnya dan akan sangat berperan terhadap kegiatan – kegiatan yang
memerlukan arsip.
Penciptaan arsip adalah proses perekaman informasi, baik berupa surat maupun
dokumen lainnya yang akan dimanfaatkan informasinya untuk kepentingan yang akan
datang. Dalam penciptaan arsip tentu disebabkan oleh beberapa macam alasan. Penciptaan
ini terjadi karena adanya macam – macam kegiatan atau keperluan, baik dari organisasi
maupun individu di sekolah untuk melaksanakan fungsinya. Sehingga arsip yang
diciptakan memiliki tujuan, informasi dan fungsi yang berbeda, dan mengakibatkan bentuk
fisik arsip akan berbeda – beda pula. Dapat berbentuk surat, sertifikat, data, audio maupun
video.
Dalam hal ini SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki dua cara penciptaan arsip145
, pertama
adalah penciptaan arsip dari dalam sekolah. Yaitu berupa pembuatan arsip seperti surat –
menyurat yang ada di tata usaha maupun bagian lain, yang dijadikan sarana komunikasi
formal, Arsip juga berupa profil sekolah yang akan menjadi sumber infomasi mengenai
visi, misi, tujuan dan gambaran umum dari sekolah, dan data – data sekolah lain yang
memungkinkan untuk diarsipkan sebagai sumber informasi yang akan dibutuhkan dalam
pelaksanaan kegiatan sekolah. Seperti hal nya pengarsipan kegiatan dalam video yang
145 Lihat Transkrip Wawancara Nomor 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
71
72
diarsipkan secara umum melalui akun youtube sekolah. Kedua, adalah arsip yang
diciptakan oleh pihak luar sekolah. Misalnya surat masuk dari luar sekolah ataupun
beberapa arsip yang diberikan instansi lain kesekolah yang memiliki kepentingan informasi
bagi sekolah.
Hal ini secara teori telah dijelaskan pada pendapat Read dan Ginn mengenai tahap
penciptaan arsip, bahwa Arsip dapat diciptakan dengan dua cara. Pertama, dari organisasi
atau seseorang yang berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua, dapat diciptakan secara
internal perusahaan.146
Atau dengan kata lain Tahap penciptaan arsip dapat terjadi secara
intern dan ekstern, secara intern arsip dibuat atau dicptakan sendiri oleh lingkungan dalam
perusahaan, sedangkan secara ekstern arsip yang diciptakan yang diterima dari pihak lain
baik secara perorang, kelompok, maupun organisasi lain. 147
Dengan demikian, dalam kegiatan penciptaan arsip ini secara internal di SMK PGRI 2
Ponorogo diciptakan umumnya oleh anggota Tata Usaha. Karena tata usaha merupakan
pusat kearsipan yang ada di sekolah. Sehingga semua arsip akan terfokus pada tata usaha.
Namun mengingat kegiatan sekolah yang tidak hanya berjalan dalam waktu yang singkat,
dan tidak hanya memiliki satu atau dua kegiatan sehingga penciptaan arsippun tidak dapat
disentralisasikan,dan terjadilah desentralisasi dalam penciptaan arsip.
Penciptaan arsip secara desentralisasi di SMK PGRI 2 Ponorogo ini memiliki prosedur
yang tetap menjaga keberadaan Tata Usaha sebagai sentral kearsipan, yaitu :148
1. Sebelum membuat surat, meminta nomer surat kebagian Tata Usaha.
2. Membuat surat dibagian masing – masing sesuai dengan kebutuhan bagian.
3. Memintakan tanda tangan sebagai wujud persetujuan kepala sekolah mengenai
penciptaan arsip.
146 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, “Manajemen Kearsipan”, 13.
147
Armida Silvia Asriel, “Manajemen Kearsipan”, 78.
148
Lihat Transkrip Wawancara Nomer 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian
73
4. Menggandakan arsip yang sudah disetujui kepala sekolah, sebagai arsip untuk bagian
masing – masing dan juga arsip di Tata Usaha.
Dan penciptaan arsip secara eksternal di SMK PGRI 2 Ponorogo ini, salah satunya
adalah dengan penerimaan surat dari instansi lain. Penerimaan surat ini terfokus pada tata
usaha, sehingga semua surat yang masuk harus melalui tata usaha. Dan jika surat
ditunjukkan kepada bagian lain maka tata usaha akan menyampaikan terlebih dahulu surat
yang masuk kepada kepala sekolah, dan menunggu arahan kepala sekolah untuk
penyerahan surat kebagian yang berkepentingan.149
Dengan demikian, SMK PGRI 2
Ponorogo sudah melakukan penciptaan arsip secara internal maupun ekstenal.
Setelah arsip diciptakan baik secara internal maupun eksternal, maka hal setelahnya
adalah tahap pengurusan arsip. Secara teori Read dan Ginn tahap pengurusan adalah
penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari unit kerja lain dalam
organisasi, yaitu meliputi kegiatan penyampaian arsip, pengendalian arsip terhadap
perjalanan arsip.150
Teori tersebut sesuai dengan deskripsi data sebelumnya. Secara teori
tahap pengurusan data yang pertama adalah penyampaian arsip, sedangkan penyampaian
arsip yang ada di SMK PGRI 2 Ponorogo adalah proses pendistribusian arsip yang
disampaikan langsung oleh staff tata usaha kepada penerima surat atau arsip, namun
apabila surat yang diberikan ditunjukkan pada siswa, dan secara menyeluruh maka ada
beberapa kesempatan melibatkan walikelas atau ketua kelas dalam penyampaian
suratnya.151
Sedangkan pengendalian arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo ini adalah melalui
peran kepala sekolah dalam mengawasi penciptaan arsip. Yang dilakukan dalam tindakan
kepala sekolah yang selalu mempertimbangkan dan mengarahkan mengenai surat yang
masuk dan surat keluar. Sehingga tidak akan ada penyalah gunaan arsip dan ketidak
149 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 13/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
150
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, “Manajemen Kearsipan, 13.
151
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 13/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
74
kerkendalian dalam penciptaan arsip. Salah satu bentuk pengendalian yang tertulis adalah
adanya tanda tangan atas nama kepala sekolah dalam arsip.152
B. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip dalam Meningkatkan Administrasi
Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
Arsip adalah sumber informasi yang akan dijadikan sebagai pedoman dalam
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, maupun evaluasi pelaksanaan kegiatan
pendidikan. Melihat fungsinya yang sangat signifikan menjaga keuntetikan arsip adalah hal
yang perlu diperhatikan. Hal ini sesuai dengan UU No.43 tahun 2009 bahwa penggunaan
dan pemeliharaan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga
keauntentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.153
Sehingga di SMK PGRI 2
Ponorogo ini memiliki kebijakan dalam penggunaan arsip yang ada di bagian tata usaha.
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan, teori Read dan Ginn bahwa Tahap
penggunaan arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu penggunaan arsip secara
langsung dalam penyenggaraan aktivitas sehari – hari.154
Dalam pelaksanaanya,
penggunaan arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo khususnya di bagian tata usaha, hanya
diperbolehkan oleh anggota dari tata usaha. Tanpa memperbolehkan pihak lain untuk ikut
campur dalam pengelolaan arsip. Jika ada pihak lain yang membutuhkan arsip maka dapat
menyampaikan pada pihak tata usaha dan akan disediakan jika arsip itu ada dan
diperbolehkan.155
Begitu pula dengan peminjaman arsip, peminjaman arsip sangatlah
rentan dengan kerusakan dan kehilangan sehingga dalam peminjaman arsip ini sangat tidak
diperbolehkan, jika menghendaki untuk peminjaman arsip maka dapat menggadakan arsip
dengan persetujuan bagian tata usaha.
152 Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
153
Ibid., 14 – 15.
154
Ibid., 13.
155
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitiaan.
75
Tahap selanjutnya adalah tahap pemeliharaan arsip. Sesuai dengan Teori Read dan
Ginn kegiatan pemeliharaan arsip antara lain menyediakan prasarana dan sarana kearsipan
disesuaikan dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis berdasarkan bentuk
dan media arsip, dan penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk,
suhu, dan kelembapan udara ruangan. 156
Sarana Prasarana sudah diperhatikan oleh Staff Tata Usaha SMK PGRI 2 Ponorogo
karena keadaan sarana prasarana sangat mempengaruhi keamanan, keterjagaaan, dan
keterpeliharaan arsip.157
Di SMK PGRI 2 Ponorogo sudah memiliki ruangan dengan
kondisi yang baik,dan strategis, berada di dekat kantor kepala sekolah dan berada di dekat
gerbang masuk yang mudah dijangkau oleh tamu atau pihak luar yang hendak
menyampaikan surat. Dalam pemilihan ruangan dan penggunaan AC juga memperhatikan
kelembapan lingkungannya, agar tidak menyebabkan kerusakan pada arsip. Begitu pula
dalam pemilihan bahan sarana prasarana berusaha untuk menyesuikan dengan standarnya.
Seperti dalam pemilihan almari yang seharusnya lemari arsip berbentuk seperti lemari
biasa yang terdiri atas susunan rak – rak biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau
jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran158
.
SMK PGRI 2 Ponorogo juga memiliki almari yang terbuat dari bahan baja yang tahan
hama dan api sesuai dengan standar sarana prasarana dan dalam pemilihan ordner (map
besar), maupun beberapa keperluan arsip lain selalu memilih bahan dengan kualitas baik.
Dalam pemeliharaan arsip menjaga keauntentikan arsip akan dipengaruhi oleh sistem
pemberkasan yang terjadi dalam penyimpanan arsip. Sedangkan penyimpanan arsip sering
kali diartikan secara mudah dengan meletakkanya dalam almari arsip, padahal
penyimpanan arsip inilah yang akan mempergaruhi penemuan kembali arsip. Menurut read
dan Ginn mempublikasikan tiga sistem dalam penyimpanan arsip (filling system), yaitu
156 Ibid., 13.
157
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 01/0/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
158
Armida Silvia Asriel, “Manajemen Kearsipan”, 100.
76
alphabetic, numeric, and subject filling systems159
. Di SMK PGRI 2 Ponorogo ini secara
umum memilih sistem penyimpanan arsip numeric.160
Yaitu dengan melakukan
penyimpanan arsip dengan mengurutkan nomer masuk surat. Hal ini biasanya digunakan
dalam penyimpanan surat menyurat. Namun ada sebagian arsip yang menggunakan sistem
masalah (subject filiing system) misalnya dalam penyimpanan berkas siswa maupun berkas
guru, dan tidak ada penyimpanan secara sistem abjad (alphabetic filling system).
Dan beberapa arsip yang berbentuk film atau video lebih banyak diarsipkan melalui
akun youtube resmi dari SMK PGRI 2 Ponorogo dengan mana akun “Official SMK PGRI
2 Ponorogo” yang sudah memiliki 3,29 rb subscriber.161
Dalam akun ini juga terdapat arsip
– arsip soal ujian yang disampaikan secara langsung oleh guru mata pelajaran sebagai
tugas ujian. Dalam penyimpanan arsip ini, SMK PGRI 2 Ponorogo sudah mulai melakukan
usaha untuk melakukan alih media arsip, yaitu mengarsipkan arsip yang berbentuk kertas
menjadi arsip dalam bentuk digital. Meski program ini belum terjadi pada seluruh bidang
kearsipan, namun sudah dimulai dari arsip – arsip yang penting. Sehingga kemungkinan
kerusakan atau kehilangan arsip akan terminimalisir, termasuk juga dalam antisipasi jika
terjadi bencana.
Hal yang perlu mendapat perhatian lebih selain prosedur dalam penyimpanannya
adalah mengenai faktor – faktor penyebab kerusakan arsip. Secara umum kerusakan arsip
dikelompokkan menjadi dua, yaitu faktor internal dam faktor eksternal. 162
Begitu pula
SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki beberapa faktor dalam kerusakan arsip,
1. Faktor internal, yaitu faktor dari dalam arsip itu sendiri. Yang disebabkan oleh
lamanya waktu pemakaian sehingga mengakibatkankan kerusakan. Bisa disebabkan
dari kertas yang digunakan memiliki kualitas yang kurang baik, atau tinta polpen yang
mudah luntur karena kualitas tintanya.
159 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, “Manajemen Kearsipan”, 146.
160
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
161
Lihat Transkrip Observasi Nomor: 07/O/06-03/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
162
Ibid., 344.
77
2. Faktor eksternal, yaitu faktor kerusakan arsip yang dipengaruhi oleh kelembapan
udara, debu yang berlebih, intensitas penggunaan yang sering, dan hama. Meskipun
hama jarang terjadi, namun pernah mempengaruhi kerusakan arsip.
Untuk menghadapi beberapa faktor kerusakan arsip, maka diperlukannya perawatan
atau pemeliharaan arsip. menurut perka ANRI No.23/2011 Preservasi arsip statis dapat
dilaksanakan dengan dua cara, yaitu preservasi preventif dan preservasi kuratif.163
SMK
PGRI 2 Ponorogo melakukan kedua cara tersebut, yaitu :
1. Preservasi Preventif, yaitu sebagai upaya pencegahan sebelum terjadinya kerusakan
dengan cara mempertimbangkan sarana prasarana, menjaga kebersihan dan
mengendalikan hama yang mungkin akan muncul.
2. Preservasi Kuratif yaitu, dengan cara menggandakan kembali arsip yang sudah rawan
rusak, atau mencetak kembali arsip yang ada di file sekolah. Selain pencegahan –
pencegahan yang dilakukan di SMK PGRI 2 Ponorogo sudah melakukan alih media
pada beberapa dokumen pentingnya sebagai upaya menghadapi bencana.
C. Tahap Penentuan Nasib Akhir Arsip dalam Meningkatkan Administrasi Bidang Tata
Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
Arsip memiliki siklus yang akan terus berputar sesuai dengan intensitas penggunaan.
Ketika intensitas penggunaan sudah mulai berkurang maka akan ada penentuan nasib akhir
arsip, dalam penentuan nasib akhir arsip memerlukan proses penilaian arsip yang akan
membantu dalam menentukan kebijakan yang akan diberikan terhadap arsip. Penilaian arsip
yang dilakukan di SMK PGRI 2 Ponorogo ini dilakukan 3 tahun sekali164
dan sudah
memiliki jadwal retensi arsip namun belum teraplikasikan dengan baik.
Sesuai dengan teori Read dan Ginn bahwa tahap penentuan nasib akhir arsip adalah
tahap penentuan keberadaan arsip dalam organisasi, apakah arsip tersebut disimpan atau
163 Ibid., 350.
164
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 03/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian,
78
dimusnahkan.165
Dalam penentuan nasib akhir ini SMK PGRI 2 melakukan 2 cara dalam
penentuannya.
1) Disimpan, arsip akan disimpan jika arsip masih memiliki kegunaan dan masih memiliki
manfaat untuk organisasi,
2) Dimusnahkan, jika arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo sudah tidak memiliki manfaat untuk
organisasi dan sudah tidak digunakan lagi, adapun cara pemusnahanya memiliki 2 cara,
yaitu untuk arsip dalam kategori penting, dan dapat mempengaruhi keselamatan sekolah
maka akan dihancurkan dengan cara dibakar untuk menghindari penyalahgunaan arsip.
sedangkan untuk arsip biasa yang tidak terlalu penting bisa dijual lembaran kertas
ketempat barang bekas.
Dan dalam teori UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan, kegiatan penentuan nasib
akhir arsip ini dilakukan melalui cara penyusutan arsip. kegiatan ini dilakukan melalui
pemindahan arsip, pemusnahan dan penyerahan arsip. Dalam hal ini SMK PGRI 2
Ponorogo tidak memiliki kegiatan penyerahan arsip terhadap pihak manapun, karena
sekolah tidak melakukan kerjasama apapun dengan pihak luar dalam pengurusan arsip.166
D. Dampak Penerapan Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Administrasi
Sekolah Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.
Manajemen kearsipan masih terdengar asing di telinga beberapa orang, namun secara
praktisi hampir seluruh sekolah sudah melaksanakan manajemen kearsipan. Penerapan
manajemen kearsipan di setiap sekolah tentu akan berbeda dan memiliki ketentuan masing
– masing. Ketentuan ini yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas administrasi
pendidikan, untuk mencapai tujuan pendidikan yang diinginkan.
Dalam penelitian mengenai administrasi pendidikan atau administrasi sekolah peneliti
menggunakan teori dari Djam’an Satori. Bahwa Menurut Djam’an satori administrasi
165 Ibid., 13.
166
Lihat TranskripWawancara Nomor: 07/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
79
pendidikan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama dengan memanfaatkan
semua sumber personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan
pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.167
Dalam hal ini, manajemen kearsipan yang telah terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo
ini memiliki dampak yang positif. Salah satu dampaknya dirasakan oleh para pengguna
arsip, yaitu orang yang sering menggunakan arsip yang ada dibagian tata usaha. Pengguna
arsip merasakan bahwa dengan adanya manajemen kearsipan ini mempermudah
pengurusan arsip dan pelayanan arsip168
. karena dengan adanya manajemen kearsipan,
arsip yang ada di Tata Usaha lebih tertata, dan tersimpan secara rapi sehingga mudah
dalam menemukan arsip. Dan arsip benar – benar terjaga keauntentikan dan keamanannya.
Pengguna kearsipan yang ada disekolah tidak lain adalah warga sekolah, yaitu terdiri
dari komite, guru, siswa maupun pegawai sekolah. Karena bagian – bagian inilah yang
akan mengelola keberlangsungan kegiatan di sekolah. Dalam pengelolaan sekolah akan
memerlukan kerjasama dan saling ketergantungan antar satu bagian dengan bagian lain.
Tidak lain khususnya mengenai data baik data personil maupun data – data materil.
Dengan adanya manajemen kearsipan ini Tata Usaha SMK PGRI 2 Ponorogo mampu
mengarsipan kumpulan – kumpulan arsip hampir dari seluruh bagian dengan adanya
peraturan penggandaan arsip kebagian Tata Usaha. Tentu semua ini akan mempermudah
proses kerjasama dengan kelengkapan data yang dimiliki dan kesatuan sumber yang
dimiliki sehingga, tujuan sekolah akan mudah tercapai secara efektif dan efisien.
Salah satu contoh penerapan manajemen kersipan dalam administrasi sekolah
adalah dengan munculnya kebijakan – kebijakan baru yang di ambil dari arsip yang ada.
Misalnya, SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki arsip bahwa peserta didik lakI- -laki lebih
banyak dari pada peminat peserta didik perempuan. Sehingga SMK PGRI 2 Ponorogo
167 Uhar Suharsaputra, “Administrasi Pendidikan” (Bandung: Refika Aditama, 2013), 12.
168
Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 16/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.
80
memiliki perencanaan (planning) untuk meningkatkan minat peserta didik perempuan
untuk masuk ke SMK PGRI 2 Ponorogo ini. Yaitu dengan memberikan dispensasi biaya
administrasi sekolah (organizing) bagi peserta didik perempuan, sehingga dapat menambah
minat. Dan akan dievaluasi (evalution) pula melalui hasil arsip pada penerimaan siswa
setiap tahunnya untuk dijadikan evaluasi perencanaan kedepannya. Hal ini salah satu
contoh pengembangan arsip yang ada di Tata Usaha yang dapat meningkatkan administrasi
pendidikan di SMK PGRI 2 Ponorogo.
Dalam hal ini dapat dikatakan SMK PGRI 2 Ponorogo sudah menerapkan pengelolaan
administrasi pendidikan dengan memanfaatkan manajemen kearsipan. Bahkan dapat
dikatakan manajemen kearsipan mampu meningkatkan pengelolaan, dan mempermudah
proses pendapatan sumber informasi yang dibutuhkan dalam administrasi sekolah.
Sehingga dengan adanya peningkatan ini akan mempermudah sekolah dalam mencapai
tujuan, maupun visi misi sekolah. Hal ini dapat dilihat dengan mudahnya guru
mendapatkan data yang dibutuhkan untuk mempeningkatkan jabatannya. Begitu pula siswa
yang mudah mendapatkan data – datanya untuk melanjutkan kejenjang selanjutnya.
81
BAB VI
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa implementasi manajemen kearsipan
dalam meningkatkan administrasi sekolah bidang tata usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo
adalah sebagai berikut :
1. Tahap penciptaan arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo, yaitu penciptaan secara internal dan
eksternal. Penciptaan internal diciptakan langsung oleh pihak sekolah. Misalnya
pembuatan surat tugas untuk guru. Dan penciptaan eksternal arsip didapatkan dari pihak
luar sekolah. Misalnya surat masuk dari instansi lain. Tahap pengurusan arsip di SMK
PGRI 2 Ponorogo dengan penyampaian arsip secara langsung dari tata usaha, atau wali
kelas sesuai dengan keperluan. Misalnya, Surat undangan rapat akan diberikan Staff Tata
Usaha langsung kepada guru. Dalam penciptaan dan pengurusan arsip kepala sekolah
adalah pihak pengendali arsip, yang akan memeriksa dan mempertimbangkan arsip agar
tidak ada penyalahgunaan arsip. Misalnya adanya tanda tangan kepala sekolah dalam
semua arsip.
2. Tahap penggunaan arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki kebijakan diperbolehkan
menggunakan arsip melalui pihak tata usaha. Misalnya guru membutuhkan data siswa
yang valid dapat meminta pada Staff Tata Usaha untuk menyediakan. Dalam peminjaman
arsip tidak diperbolehkan, namun dapat menggandakan arsip jika memang diperlukan.
Misalnya guru memerlukan arsip SK Guru, arsip ini tidak dapat dipinjam namun dapat
digandakan. Pada tahap Pemeliharaan arsip, SMK PGRI 2 Ponorogo sudah menyediakan
sarana prasana dengan standar yang ada. Mulai dari standar ruangan sampai pada almari
penyimpan arsip. Dalam pemeliharaannya, melakukan penyimpanan arsip melalui system
81
82
numeric, dan sistem masalah (subject filiing system), misalnya mengelompokkan buku
induk siswa. Dan arsip dalam bentuk video disimpan melalui akun youtube. Dan
memiliki progrm alih media arsip dalam beberapa arsip penting. Di SMK PGRI 2
Ponorogo memiliki 2 faktor kerusakan arsip, yaitu: faktor internal yang diakibatkan oleh
arsip itu sendiri, misalnya dari kertas, dan faktor eksternal yang diakibatkan oleh luar
arsip seperti kelembapan udara. Dalam menghadapi kerusakan arsip dilakukan
pencegahan dengan 2 cara, yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan seperti
melaminating dan memperbaiki setelah kerusakan, seperti mencetak kembali arsip.
3. Tahap penentuan nasib akhir arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo melakukan dua tahap yaitu
menyimpan kembali dan memusnahkan. Arsip yang memiliki nilai guna akan disimpan,
misalnya data yang masih digunkan. Dan arsip yang sudah tidak diperlukan, misal sudah
habis masa kegunaannya. Dalam pemusnahannya SMK PGRI 2 Ponorogo melakukan
pemusnahan dengan membakar dan menjual.
4. Dampak manajemen kearsipan di SMK PGRI 2 Ponorogo berhasil membantu
meningkatkan proses administrasi sekolah. Melalui menajemen kearsipan di bidang tata
usaha, mempermudah bagian – bagian lain dalam pengelolaan kegiatan sekolah.
Sehingga proses adminitrasi sekolah lebih efektif dan efisien. Dengan meningkatnya
administrasi sekolah akan memudahkan sekolah mencapai tujuan sekolah sesuai dengan
visi, misi yang diharapkan sekolah. Misalnya sekolah mendapatkan dana BOS maka
bagian tata usaha sudah memiliki survey data. Hal ini akan sangat mempermudah
administrasi sekolah secara efektif dan efisien.
B. SARAN
1. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam melakukan penciptaan arsip dan
prosedur penggunaan sudah baik. Akan tetapi agar penciptaan arsip lebih terstruktur,
83
ada baiknya membuat buku tamu untuk pengunjung. Sehingga ketika ada pihak luar
yang memasukkan arsip akan lebih jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam penggunaan arsip dan pemeliharaan
arsip sudah baik. Akan tetapi dalam memaksimalkan pemeliharaan arsip akan lebih
baik, dengan membuat sistem penyimpanan yang lebih spesifik dan penataan arsip
yang lebih teroganisir. Serta lebih memaksimalkan sarana yang diperlukan agar proses
penyimpanan arsip lebih terdukung.
3. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam penentuan nasib arsip sudah baik. Akan
tetapi apabila lebih memaksimalkan pembuatan JRA akan memudahkan proses
penentuan nasib arsip. Dan dalam pemusnahannya harus berhati – hati ketika arsip
harus dijual kepenjualan barang bekas.
4. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam meningkatkan administrasi sekolah
sudah sangat baik. Akan tetapi jika persatuan arsip yang ada dapat diiringi dengan
kekompakan pengelolaan sekolah akan lebih meningkatkan kualitas sekolah.
DAFTAR PUSTAKA
Ali, Sambas Muhidin dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka
Setia, 2016.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama, 2018.
Arifin, Zainal. Penelitian Pendidikan Metode dan Paradigma Baru. Bandung: PT.Remaja
Rosdakarya, 2014.
Danim, Sudarwan dan Yunan Danim. Administrasi Sekolah dan Manajemen Kelas. Bandung:
CV. Pustaka Setia, 2013.
Ghony, Djunaidi dan Fauzan Almanshur. Metode Penelitian Kualitatif. Jogjakarta: Ar-Ruzz
Media, 2012.
Gunawan, Imam. Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik. Jakarta: Bumi Aksara, 2015.
J.Moleong, Lexy. Metode Penelitian Kualitatif . Bandung: Remaja Rosdarya, 2009.
Mulyono. Manajemen Administrasi & Organisasi. Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2008.
Purwanto, Ngalim. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: PT.Remaja Rosdakarya,
2012.
Sagala, Syaiful. Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: Alfabet, 2013.
Sidiq, Umar dan Moh.Miftahul Choiri, Metode Penelitian Kulitatif di Bidang Pendidikan.
Ponorogo: CV. Nata Karya, 2019.
Silvia, Armida Asriel. Manajemen Kearsipan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2018.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis
Komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2015.
Suharsaputra, Uhar. Administrasi Pendidikan. Bandung: Refika Aditama, 2013.
Yusuf, Muri. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan Penelitian Gabungan. Jakarta:
Prenada Media, 2014.
Chyntia Dewi Elviera, et.al, “Pengembangan Tata Usaha Sekolah Berbasis Teknologi
Informasi” Program Studi Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi – Universitas Negeri
Medan, Medan, Jurnal Pendidikan, Sejarah, dan Ilmu-ilmu Sosial, 2019, 2.
Meirinawati dan Indah Prabawati, Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola
Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien Program Studi Ilmu Administrasi Negara,
FIS, Universitas Negeri Surabaya, Surakarta, 2015, NPAP “Pengembangan Ilmu dan Profesi
Administrasi Perkantoran: Tantangan dan Peluang,.
Arjun,“Manajemen Kearsian dalam Pengelolaan Arsip”, di akses dari
https://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip , pada tanggal 20
Desember 2019, pukul 15.06.
http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-tata-usaha/, di akises pada tanggal pada
tanggal 20 Desember 2019, pukul 14.47.
https://news.detik.com/opini/d-2467399/kebakaran-di-kampus-apa-kabar-arsip-perguruan-tinggi
diakses pada tanggal 11 Maret 2020, pukul 10.00.
https://megapolitan.kompas.com/read/2019/09/18/07203501/ketika-masalah-administrasi-bikin-
murid-sd-belajar-lesehan-lebih-dari#source=clicktitle diakses pada tanggal 11 Maret 2020,
pukul 10.30.
Dokumen sekolah tahun 2019.