MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM MENUNJANG KEGIATAN …

37

Copyright © 2020, Jurnal Pari

Tersedia online di: http://ejournal-balitbang.kkp.go.id/index.php/JP

e-mail:[email protected]

JURNAL PARIVolume 6 Nomor 1 Juli 2020

p-ISSN: 2502-0730e-ISSN : 2549-0133

MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM MENUNJANG KEGIATANADMINISTRASI PELAYANAN PUBLIK PADA SEKOLAH USAHA

PERIKANAN MENENGAH SORONG DI LINGKUNGANKEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

Arfa FakaubunSekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong

Diterima tanggal : 2 Agustus 2019 Diterima setelah perbaikan : 25 September 2019disetujui terbit : 15 November 2019

ABSTRAK

Dilihat dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa inimembawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh setiap instansi, oleh sebabitu perlu ditingkatkan manajemen kearsipan dalam menunjang kegiatan administarsi pengelolaanarsip yang baik dan benar agar menjadi sumber informasi publik. karena sangat menunjangkecepatan dan ketepatan penyajian informasi, serta dapat membantu semua pihak dalam rangkamelancarkan penyelesaian tugas, guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. maka perludipahami tentang seluk beluk kearsipan sehingga dapat mengatasi masalah yang dihadapi olehinstansi Pemerintah maupun swasta, seperti pada Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorongyang notabenya sebagai Sekolah Kejuruan di bidang Perikanan, maka perlu di dukung denganSarana dan Prasarana Pendidikan yang disebut dengan manajemen kearsipan, sehingga dapatmewujudkan informasi pelayanan administrasi yang baik dan benar, yang diamanatkan dalamUndang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang-Undang Nomor 20 Tahun2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

Kata Kunci : Arsip sebagai sarana dan prasarana pendidikan

ABSTRACT

Judging from the rapid development of science and technology today under the influence of allactivities carried out by each agency, therefore it is necessary to improve the management ofarchives in supporting the administration of good and correct records management in order tobecome a source of public information. because it greatly supports the speed and accuracy of thepresentation of information, and can help all parties in order to expedite the completion of the task,in order to achieve the specified goals. then it needs to be understood about the ins and outs ofarchiving so as to overcome the problems faced by government and private agencies, such as theSorong Middle Fisheries Business School which in fact is a Vocational School in the field of Fisheries,it needs to be supported with Educational Facilities and Infrastructure called archival management,so that it can realize good and correct administrative service information, which is mandated in ActNumber 43 of 2009 concerning Archives and Act Number 20 of 2003 concerning the NationalEducation System.

Keywords : Archives as educational facilities and infrastructure

___________________Korespondensi penulis:Jl. Ahmad Yani No.mor 32, Klakublik, Kec. Sorong, Kota Sorong, Papua Bar. 98414email : [email protected] / [email protected]

Manajemen Keasripan Dalam......................................................................................................................(Arfa Fakaubun)

Diterima tanggal : 4 Mei 2020 Diterima setelah perbaikan : 9 Juli 2020Disetutujui terbit : 23 Juli 2020

J.Pari Vol. 6 No. 1 Juli 2020 :

38


PENDAHULUAN

Seperti yang kita ketahui bahwa arsip menjadibagian yang sangat penting bagi suatu instansipemerintah maupun organiasi dalam pemeliharaansumber informasi. Perkembangan dan kegiatan suatuinstansi pemerintah maupun suatu organisasi akanterjaga jika arsip yang menjadi sumber informasi diinstansi maupun organisasi tersebut dijaga denganbaik. Pegawai administrasi yang merupakan salahsatu komponen di suatu instansi pemerintah maupunorganisasi yang berwenang dalam pengelolaan arsip,sehingga mereka diharuskan memiliki kompetensitertentu agar manajemen kegiatan pemeliharaan arsipsebagai informasi publik baik secara manual maupunsecara elektronik dapat berjalan dengan baik danterpercaya.

Undang-Undang Aparatur Sipil Negara Nomor 5Tahun 2014 bahwa untuk mewujudkan aparatur sipilnegara sebagai bagian dari reformasi birokrasi, perluditetapkan aparatur sipil negara sebagai profesi yangmemiliki kewajiban mengelola dan mengembangkandirinya dan wajib mempertanggung jawabkan kinerjadan menerapkan prinsip merit dalam pelaksanaanmanajemen aparatur sipil negara.

Berdasarkan bunyi undang-undang diatas, makapada Unit PelaksanaTeknis Sekolah Usaha PerikananMenengahSorongsebagai lembaga Pendidikan sudahseharusnya dan sepantasnya dapat mewujudkan cita-cita dan tujuan negara serta mempertahankan NegaraKesatuan Republik Indonesia, dengan mengelola danmenjaga kestabilan kearsipan sebagai aset negaraatau sebagai sejarah bagi bangsa dan NegaraRepublik Indonesia, serta menjadi sumber informasisarana dan prasarana bagi dunia pendidikan. Dankenyataannya telah terjadi sumber informasi karenadidunia pendidikan banyak yang membutuhkaninformasi kearsipan baik manual maupun elektroniksebagai bahan penelitian maupun pembuatanmakalah, misalnya dari peserta didik maupunmahasiswa yang selalu magang atau penelitian diSekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong untukmendaptkan informasi atau bukti kegiatan maupunpembelajaran yang dihasilkan dari instansi ini sebagaipedoman dan persyaratan dalam pembuatan makalahmaupun studi. Dari hal seperti itulah, maka tujuandari terbentuknya manajemen kearsipan dalammenunjang kegiatan administrasi pelayanan publiksangatlah penting sehingga perlu di implementasikandi Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong..

SedangkanUndang-Undang Nomor 43Tahun2009tentang Kearsipan sudah sangat benar

penjelasannya, maka Pengertian Kearsipan adalahhal-hal yang berkaitan dengan arsip. Arsip adalahrekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagaibentuk dan media sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi yang dibuat danditerima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsadan bernegara.

Tujuan pengelolaan kerasipan adalahmenyelenggarakan pengurusan arsip yang bermutumelalui program seleksi yang secara efektif dan efisiensehingga tercipta kondisi kerasipan dalam suatulembaga penidikan seperti pada Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong, pegawai setiap saatmelayani peserta didik dari pagi sampai dengan pagipula, sehingga perlu adanya manajemen kearsipanyang baik agar terciptanya administrasi peserta didikyang akurat dan relefan.

Karena Sekolah Usaha Perikanan MenengahSorong dibawah naungan Kementerian Kelautan danPerikanan yang kehidupan peserta didik sehari-hariberupa belajar dan ekstrakulikuler di asrama, sehinggadokumen-dokumen peserta didik harus dijaga denganbaik, agar sewaktu-waktu ada peserta didik maupunorang tua peserta didik yang membutuhkan dokumenpeserta didik sebagai persyaratan dalam pengurusankebutuhan orang tuanya, maka harus dapat dilayanidengan cepat dan baik. Karena di Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong yang menciptakan danmengelola arsip peserta didik baik secara manualmaupun secara elektronik adalah bagian administrasiKesiswaan, maka yang disebut dengan kearsipansebagai informasi pelayanan publik baik dari dalaminstansi maupun dari luar instansi harus secara efektifdan efisiens.

Efekti f i tas manajemen kearsipan sangatdibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi padaSekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong, karenaarsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatandalam suatu lembaga Pendidikan, tanpa arsip tidakmungkin tenaga pendidik maupun tenagakependidikan dapat mengingat semua catatan dandokumen-dokumen secara lengkap. Karena itu suatulembaga Pendidikan dalam mengelola kearsipanharus memperhatikan sistem manajemen arsip yangsesuai dengan keadaan organisasi dalam mencapaitujuannya, jika sistem manajemen kearsipan dapatberjalan dengan baik dan efektif, maka kegiatanadministrasi dapat pula berjalan dengan baik danefektif pula.

37-52

39


Di dalam Peraturan Menteri Kelautan danPerikanan tentang Kearsipan di LingkunganKementerian Kelautan dan Perikanan Nomor 67Tahun2016 bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yangautentik dan terpercaya, serta mendinamiskan sistemkearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipanyang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standarkearsipan. Arsip adalah rekaman kegiatan atauperistiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuaidengan perkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan diter ima olehKementerian dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

TINJAUAN PUSTAKA

Ada beberapa pendapat yang di kemukakan olehbeberapa para ahli untuk memperoleh gambaran yangjelas mengenai pengertian kearsipan dan arsip adalahsebagai berikut :

Pengertian Kearsipan menurut Donni dan Agus(2013) yang berpendapat bahwa kearsipan adalahsuatu aktifitas yang berhubungan dengan kegiatanpengelolaan arsip atau yang disebut denganadministrasi arsip.

Sedangkan Maulana (1979) mengemukakanbahwa arsip adalah tulisan yang dapat memberikanketerangan tentang kejadian-kejadian danpelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud surat-menyurat, data dan bahan-bahan yangdapat berbicaradan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat.Data atau bahan itu bisa berupa barang cetakan, kartu-kartu lembaran dan buku catatan yang berisikorespondensi, dapat juga berbentuk hasil penelitian,skripsi dan lain-lain.

Menurut Reitzfeld (dalam Laksmi dkk, 2008) adatujuh nilai dari suatu arsip, terutama untuk keperluanmenentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu :Manfaat administrasi, Manfaat hukum, Manfaatkeuangan, Manfaat untuk pembuatan kebijakan,Manfaat untuk pelaksanaan kegiatan, Manfaat untukkegunaan sejarah, Manfaat untuk penelitian.

Manajemen arsip menurut Laksmi dkk (2008)adalah pelaksanaan pengawasan sistematik danilmiah terhadap semua informasi terekam yangdibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankanusahanya. Ia mengawasi sistem penyimpanan arsiporganisasi dan memberikan pelayanan-pelayananyang diperlukan. Dengan kata lain, manajemenkearsipan melakukan pengawasan sistematik mulaidari penciptaan atau penerimaan arsip, kemudianpemrosesan, penyebaran, pengorganisasian,

penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.

Laksmi dkk (2008) menyatakan bahwa manajemenkearsipan berfungsi mengawasi sistem penyimpananarsip dan memberikan pelayanan-pelayanan yangdiperlukan. Dalam rangka mencapai fungsi tersebut,maka manajemen kearsipan dilakukan melaluiinventaris arsip, retensi arsip serta penilaian danpenyusutan arsip.

Menurut Wursanto (1991) bahwa pengertiankearsipan adalah proses kegiatan pengurusan ataupengaturan arsip dengan mempergunakan suatusistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat di temukankembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu di perlukan.

Sedangkan yang dikatakan oleh Sugiarto (2005)bahwa kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaansurat mulai dari penciptaan, penyimpanan sampaipenyusutan sehinga apabila diperlukan dapatditemukan kembali.

Menurur Barto (2005) bahwa pengerian arsiparisadalah pusat ingatan, sumber informasi dan sebagaialat pengawasan yang sangat di perlukan dalamset iap organisasi dalam rangka kegiatanperencanaan. Adapun pengertian kearsipan menurutSedarmayanti (2008) bahwa kearsipan adalahkegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatutatanan yang sistematis dan logis, berupamenyimpan, serta merawat arsip untuk digunakansecara aman dan ekonomis.

Dari defenisi diatas, dapat disimpulkan bahwakearsipan merupakan proses dari awal bentuknyasurat/warkat serta penyimpanan hingga penyusutanarsip yang ciptakan dan disimpan untuk kemungkinandipergunakan pada waktu yang akan datang.

Menurut Gie (1996) di dalam bukunyaAdministrasiPerkantoran Moderen yang berbunyi bahwa arsipadalah kumpulan dokumen yang disimpan secarasistematis agar setiap diperlukan dapat ditemukankembali secara cepat dan tepat. dalam Undang-Undang bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang terhubungsatu denganyang lainnya di himpundalam suatu berkas tersendiri mengenai masalah yangsama.

Sedangkan menurut Suraja (2006) bahwapengertian arsip adalah naskah atau catatan yangdibuat dan di terima oleh suatu organisasi pemerintah,swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atauhak dalam kehidupannya, dalam bentuk apapun baikdalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang



40


memiliki nilai guna tertentu, dan di simpan secarasistematis sehingga bilamana di perlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis yangmenurut undang-undang nomor 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalahsebagai berikut :

1. Arsip dinamis yang di gunakan secara langsungdalam perencanaan, pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan padaumumnya atau di pergunakan secara langsungdalam penyelenggaraan administrasi negara. Yangdapat di katakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang di pergunakan secara langsung dalamkegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamisdapat di rincikan sebagai berikut :- Arip akt i f adalah arsip yang masih di

pergunakan secara terus menerus bagikelangsungan pekerjaan di lingkungan unitpengolah bagi suatu organisasi perkantoran

- Arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagidipergunakan secara terus menerus ataufrekuensi penggunaannya sudah menurun atauhanya di pergunakan sebagai referensi.

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakansecara langsung, namun dapat di pergunakanuntuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupankebangsaan pada umumnya maupun untukpenyelenggaraan kehidupan sehari-hari sebagaiadministrasi negara, dan ini merupakanpertanggung jawaban nasional bagi kegiatanpemerintah dan nilai gunanya penting untukgenerasi yang akan datang.

Menurut Choiriyah (2007) arsip adalah warkat yangmerupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentukgambar ataupun bagang yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu objek /pokok persoalanmaupun suatu peristiwa yang dibuat orang untukmembantu daya ingat orang. Dari defenisi tersebutdapat disimpulkan bahwa arsip merupakan suatukumpulan dokumen yang disusun dan disimpansecara teratur di dalam lemari box arsip agar sertiapkali dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengancepat dan mudah.

Pengertian Sistem manajemen kearsipan menurutLaksmi (2008) bahwa Sistem manajemen kearsipanadalah Pelaksanaan pengawasan sistematik danilmiah terhadap semua informasi yang terekam yangdibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk mendukungtugas-tugas atau kegiatan-kegiatan di dalamorganisasi agar tercapai efektifitas maupun efisien.

Sedangkan menurut Sugiarto (2005) bahwaSistemManajemen Kearsipan merupakan salah satu bagiandari Manajemen Perkantoran yang hakekatnya padapengurusandokumen sedemikian rupa agar dokumen-dokumen yang dikelola dan para petugas kearsipanharus benar-benar akan membantu serta mendukungaktivitas manajemen secara keseluruhan.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwaManajemen kearsipan merupakan suatu gabunganantara seni dan ilmu yang mengatur tentang kearsipanmulai dari penyimpanan hingga penyusutan yangdisusun secara teratur agar dapat ditemukan kembalidengan cepat dan baik. Ketiga arsip harus dapat ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya,arsip dapat di bedahkan dengan non arsip, karenanon arsip merupakan keseluruhan informasi dalambentuk yang tidak nyata seperti percakapan biasa,namun non arsip akan bisa menjadi arsip. Hal ini yangdi kemukakan oleh Milburn D. Smith ill.

Pengertian nilai guna arsip menurut sedarmayanti(2003) adalah suatu proses penilaian arsip untukmenentukan jangka waktu penyimpanan atau retensiarsip yang di dasarkan atas pengkajian terhadap isiarsip, yang penataannya berhubungan dengan arsip-arsip lainnya.

METODE

Metode yang digunakan adalah jenis penelitiandeskriptif kualitatif penelitian yang bertujuan untukmendapatkan pemahaman yang mendalam tentangmasalah-masalah manusia dan tugas fungsinya,metode Kualitatif merupakan metode penelitiannaturalistik karena penelitiannya dilakukan padakondisi yang alamiah karena data atau dokumenyang terkumpul dan analisisnya lebih bersifat kualitatif.Analisis data yang dilakukan bersifat induktifberdasarkan fakta-fakta yang ditemukan di lapangandan kemudian dikonstruksikan menjadi hipotesis atauteori. Metode tersebut dimaksudkan untukmempelajari danmeneliti bagaimana carapengelolaanterhadap kearsipan sebagai sarana dan prasaranapendidik dalam menunjang manajemen administrasipelayanan publik yang baik dan efektif.

Lokasi Penelitian berada di Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong yang

beralamat di Jalan Jenderal Ahmat Yani No.32Kelurahan Klakublik Kota Sorong Provinsi PapuaBarat.

Jenis dan sumber data terdiri dari data primer dandata sekunder :

37-52

41


- Data Primer adalah data yang di peroleh langsungdari lapangan disamping dokumen tertulis,biasanya didapatkan dari subjek penelitian dengancara melakukan pengamatan, percobaan atauwawancara langsung dengan responden.

- Data Sekunder adalah data yang tidak langsungdiperoleh dari sumber pertama, dan telah tersusundalam bentuk dokumen tertulis. data-data yangdigunakan adalah melalui buku-buku referensiserta Peraturan Perundang-Undangan yang adarelevansinya dengan objek yang akan di bahas,data sekunder ini yang akan diperoleh denganberpedoman pada literatur-literatur sehinggadinamakan penelitian kepustakaan.

Penelitian Kepustakaan adalah penelitian yangdilakukan dengan mempelajari bahan-bahan hukumyang berkaitandengan data sekunder yang terdiri dari:1. Undang-Undang Dasar Tahun 19452. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang

Aparatur Sipil Negara (ASN)3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan4. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional5. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan6. Buku-buku Kearsipan7. Modul-modul Kearsipan8. Majalah-majalah Kearsipan

HASIL DAN PEMBAHASAN

Menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009tentang Kearsipan, penyelenggaraankearsipanadalahkeseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaankearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistemkearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia,prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.Jadi manajemen pengelolaan kearsipan merupakansalah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, disamping kebijakan dan pembinaan kearsipan.

Manajemen kearsipan adalah perencanaan,pengawasan, pengarahan,pengorganisasian, pelatihan, pengembangan danaktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatanpenciptaan, pemeliharaan, penggunaan danpenyusutan arsip dengan maksud untuk mencapaidokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakandan transaksi kegiatan yang riil, dan manajemenorganisasi yang efektif dan efisien Undang-undangtentang Kearsipan tersebut mengelompokkanpengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsipdinamis dan pengelolaan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis adalah prosespengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dansistematis meliputi penciptaan, penggunaan,pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkanpengelolaan arsip statis adalah proses pengendalianarsip statis secara efisien, efektif dan sistematismeliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses,(pemanfaatan, pendayagunaan, danpelayanan publik)dalam suatu sistem kearsipan.

Unit Pelaksana Teknis Sekolah Usaha PerikananMenengah Sorong sebagai unit kearsipan III hanyadapat mengelola arsip Dinamis, karena fungsi dariarsip dinamis adalah penciptaan arsip aktif danpengelolaan arsip inaktif, yang berpedoman kepadaTata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal RetensiArsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi dan KeamanandanAksesArsip (SKKAA) di Lingkungan KementerianKelautan dan Perikanan. Sedangkan arsip statis dapatdi kelola oleh Pusat yaitu eselon I dan II atau UnitKearsipan I maupun unit kearsipan II di LingkunganKementerian Kelautan dan Perikanan adalah BiroUmum dan Badan Riset dan Sumber Daya ManusiaKelautan dan Perikanan.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan yang membedakan dua macampengelolaan arsip seperti tersebut di atas, dapatdikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukandengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsipdalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahanakuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sahberdasarkan suatu sistem yang memenuhipersyaratan yang andal, sistematis, utuh, menyeluruh,dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dankriteria yang ditetapkan dalam Pedoman Tata NaskahDinas. Selain itu pejabat atau orang yangbertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamiswajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan,dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi padadasarnya tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untukmenjamin ketersediaan arsip yang keautentikan,keutuhan, keamanan, dan keselamatan. Sedangkanpengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuanuntuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahanpertanggung jawaban bagi kehidupan berorganisasi,bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pengaturan pengelolaan arsip statis secaranasional di perlukan untuk menjamin pelestarianmemori kolektif bangsa secermat mungkin danpenggunaannya untuk kepentingan publik, sertapenyelenggaraan kehidupan berbangsa danbernegara. Hal itu di perlukan dalam rangka koordinasikelembagaan secara nasional dan standar layanankearsipan baik di lingkungan instansi-instansi



42


pemerintah pusat maupun instansi perangkat daerahbaik di lingkungan pemerintah provinsi maupunpemerintah kabupaten/kota. Dan di harapkanpenyelenggaraan pengelolaan arsip yang efektif danefisien dan pelestarian serta pendayagunaan arsipyang efektif secara nasional.

Yang dimaksud dengan peran dan kedudukanhukum arsiparis adalah yang berhubungan denganfungsi dan peran dalam kegiatan kearsipan sejakpenciptaan sampai dengan penyusutan, dan sampaidengan pemanfaatan arsip, serta kegiatan lainnyayang dilindungi secara sah oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Yang dimaksud denganstandar kualitas dan spesifikasi sarana dan prasaranakearsipan adalah ketentuan standar tentang kualitas,bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yangdijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan danpenggunaan sarana dan prasarana kearsipan.

Peran penting arsip mempunyai fungsi sebagaipusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasanyang sangat diperlukan dalam setiap organisasi publikdalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan,pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilankeputusan, pembuatan laporan, akuntabilitas suatukegiatan. Setiap kegiatan yang dilaksanakan, baik didalam organisasi pemerintahan maupun swasta selaluada kaitannya dengan masalah arsip. Fungsi arsipaktif harus dapat memberi dampak positif bagiketerbukaan informasi pada pelayanan publik seiringdengan penciptaan aparatur yang bersih danberwibawa. Arsip mempunyai kontribusi dalam prosespenyajian informasi bagi pimpinan untuk membuatkeputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebabitu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap,cepat dan benar huruslah ada sistem dan prosedurkerja yang baik di bidang kearsipan. Untuk itupengembangan kualitas dan kuantitas Sumber DayaManusia dalam suatu organisasi dalam mengelolaarsip dan peningkatan sarana dan prasaranapendukung kearsipan diharapkan mampu merubahcitra arsip itu sendiri.

Yang dimaksud dengan meningkatkan kualitaspelayanan publik adalah penyelenggaraan kearsipanyang komprehensif dan terpadu dengan dukungansumber daya manusia yang profesional serta saranadan prasarana yang memadai akan meningkatkankualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan arsipyang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yangfaktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dandapat digunakan oleh publik.

Pada sebagian besar organisasi dibidangkearsipan, baik yang berorientasi keuntungan maupun

tidak, Sumber Daya Manusia dan Sumber Danaadalah faktor yang paling menentukan keberhasilankinerja dan pencapaian organisasi dimana merekaberada. Institusi manajemen arsip sebagai sebuahdepartemen tidak luput dari perlunya keberadaanSumber Daya Manusia dan Sumber Dana yang andalyang sangat mendukung keberhasilan manajemendalam menjalankan visi dan fungsinya dalammemberikan layanan maksimal kepada indukorganisasinya.

Untuk merealisasikan hal tersebut perlu adanyasuatu perubahan besar mengenai karakteristikpengelolaan arsip. Perubahan ini tidak saja menuntutbiaya yang tidak sedikit untuk memberikan pelatihandan Manajemen Kearsipan Dalam MenunjangPelayanan publik pada lembaga pendidikan yangberkualitas tinggi, tetapi juga perubahan mental daripengelola arsip itu sendiri.

Dalam suatu pengelolaan arsip sebagai informasipelayanan publik, maka birokrasi pemerintah tentunyamelakukan berbagai aktivitas yang berkaitan denganpengelolaan informasi, yang dalam dunia moderensaat ini dilakukan dengan mempergunakan hasil-hasililmu teknik seperti komputer, telepon, dan berbagaiperalatan mekanis lainnya dalam rangkamempercepat pengolahan, penyimpanan hinggapenyampaian bahan informasi bagi publik maupunbagi kepentingan pembuatan keputusan internalorganisasi itu sendiri. Setelah informasi diproses,maka kesemuanya disimpan dalam berbagaidokumen maupun arsip yang bernilai bagi organisasi,yang juga harus dikelola secara baik untuk dapatdipergunakan secara cepat, tepat dan cermat.Manajemen kearsipan merupakan sebutan untukaktivitas pengelolaan dokumen atau arsip tersebut.

Manajemen kearsipan berkenaan dengan sistem,teknik dan metode penyimpanan dokumen-dokumendan arsip-arsip yang memuat berbagai informasipenting yang dibutuhkan organisasi. Arsip sangatlahpenting dalam suatu organisasi seperti pada SekolahUsaha Perikanan Menengah Sorong, karena arsipmerupakan sumber informasi dan wahanadokumentasi serta alat bukti yang sah, maka arsipmerupakan bahan atau data untuk pengambilan suatukeputusan secara tepat, dan arsip sebagai suatusistem dimana satu sama lainnya saling berkaitandalam suatu ikatan yang utuh, karena arsip dapatmenunjang suatu program kegiatan organisasi, baikdari segi perencanaan, pelaksanan maupunpengendalian tugas organisasi yang berada dilembanga pendidikan.

37-52

43


Sumber informasi terekam yang memiliki fungsiyang sangat penting untuk menunjang proseskegiatan administrasi negara dan manajemenbirokrasi, disamping itu arsip dapat pula dimanfaatkanoleh lembaga dan instansi, untuk mengaturpengelolaan arsip baik secara institusional maupunsecara nasional. dan metode pengelolaan arsip yangdi nilai memenuhi kebutuhan peningkatan efisiensioperasional instansi dan sekaligus kebutuhanpelestarian arsip yang di anggap memiliki nilai gunauntuk kepentingan yang lebih luas, dalam rangkapenyelenggaraan kehidupan berbangsa danbernegara. Dalam hal ini dibutuhkan pengaturanmengenai pengelolaan arsip pada lembaga-lembagaatau organisasi pencipta arsip agar dapat mengelolaarsip secara efisien untuk kepentingan akuntabilitasdan untuk kepentingan kolektif bangsa dalam rangkapertanggung jawaban nasional. Pengaturan secaranasional di perlukan dalam rangka pelestarian arsipsebagai memori kolektif bangsa agar dalampengelolaan arsip keterkaitan dalam alur yang jelasantara lembaga-lembaga negara dan badan-badanpemerintah, baik dalam pengelolaan arsip dinamismaupun arsip statis.

Prosedur merupakan serangkaian tindakan yangtersusun secara sistematis, yang didasarkan padasuatu ketentuan yang diatur berdasarkan hasilkebijakan organisasi. Demikian pula prosedur yangberlaku pada penyelenggaraan kearsipan maupunpencipta arsip Unit Pelaksana Teknis Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong tentunya merupakansuatu keputusan yang diambil oleh pemegang otoritasuntuk menertibkan segala jenis arsip yang tersimpanagar tertatah lebih baik. Prosedur penyelenggaraankearsipan harus mencerminkan pada prinsip-prinsipmanajemen administrasi pelayanan publik yang lebihefektif dan efisien.

Langkah awal untuk mengantisipasi arsip agarterhindar dari kerusakan maka diperlukan suatutindakan yang bersifat pencegahan, yaitu dilakukantindakan fumigasi dengan cara melakukan perawatanberupa pembersihan dari debu ke semua berkas yangakan disimpan. Langkah-langkah tersebut perludilakukan agar arsip terhindar dari kerusakan yangdiakibatkan oleh musuh-musuh arsip. Terutama bagiarsip yang memiliki nilai historis dan bersifat dinamis,perlu diambil tindakan dan langkah-langkah yangbersifat preventif. Bersifat preventif dimaksud adalahsuatu tindakan yang dilakukan untuk mencegahsebelum arsip tersebut mengalami kerusakan ataudimakan oleh rayap atau mahluk lainnya, Sedangkanyang dimaksud arsip dinamis adalah arsip yangdianggap masih berguna untuk menunjangadministrasi sehari-hari pada lembaga negara dan

lembaga pemerintahan maupun lembaga pendidikan.Oleh karena itu penyimpanannya harus diperhatikandan aman dari ancaman.

Dari kesimpulannya bahwa tindakan fumigasisebagai antisipasi keamanan arsip, pada UnitPelaksanaan Teknis Sekolah Usaha PerikananMenengah Sorong kurang mendapat perhatian bagiperawatan maupun tempat penyimpanan arsip. Olehkarena itu perlu mendapat perhatian serius daripimpinan lembaga, karena dapat membahayakankeadaan arsip atau juga kesehatan para petugaspelaksana kearsipan. Dalam kondisi demikian makauntuk menjamin keamanan arsip dan menjagakesehatan para penyelenggara arsip tersebut sudahselayaknya jika pihak lembaga memperhatikanpermasalahan yang terjadi. Terutama melakukanlangkah-langkah kooperatif dan antisipatif demiterjaminnya keamanan arsip dan kesehatandanpetugas arsip. karena yang dinamakan penataandokumen atau arsip negara sangatlah penting sebagaiupaya untuk memudahkan didalam penemuankembali. Oleh karena itu penyimpanannya harus ditatasedemikian rupa agar dalam pencariannya tidakmengalami kesulitan.

Pelayanan kearsipan yang aman dan lancarmerupakan dambaan bagi setiap orang, namun dalamkenyataan hampir di semua sektor pelayanan publikmasih kurang memuaskan, sehingga sering terjadikesenjangan antara harapan dan kenyataan. Haltersebut ter jadi karena banyak faktor yangmempengaruhi dan salah satunya faktor sumber dayamanusia maupun sumber dana operasioanl. Paraanalis mengatakan bahwa faktor manusia merupakandeterminan penting dalam menunjang kelancaranpelayanan khususnya terhadap pelayanan arsip,dengan pentingnya faktor tersebut tidak hanya cukupmel ihat dari sisi kuantitasnya, tetapi jugamemperhatikan dari aspek kualitasnya. Kedua aspektersebut perlu mendapat prioritas utama jika inginmeningkatkan kualitas pelayanan publik yang baik.

Pelayanan informasi data kearsipan merupakanbagian dari pelayanan kearsipan. Mengingatterbatasnya petugas pelaksana maupun sarana danprasarana kearsipan, maka untuk keperluan tersebutbelum dapat dilakukan secara optimal. Informasi datayang dapat diberikan kepada berbagai pihak yangmemerlukan, hanya dapat dilakukan dengan caramanual. Sedangkan dengan cara komputerisasinampaknya baru diaplikasikan sehingga perlu wakturelative lama, Oleh karena itu pelayanan untukpemberian informasi data kepada pihak-pihak yangmembutuhkan belum sepenuhnya dilakukan secaraonline.



44


Sesuai hasil pengumpulan data menunjukkanbahwa kualitas pelaksana kearsipan pada SekolahUsaha Perikanan Menengah Sorong sudah terbantudengan adanya aplikasi Layanan PerkantoranPersuratan, disposisi dan arsip (e-layar) di LingkunganKementerian Kelautan dan Perikanan, karenadidalamnya sudah terdapat beberapa bagian yaituuntuk penerimaan surat, pengiriman surat dan bahkansebagai penyimpanan arsip yang namanyapengelolaan arsi secara elektonik.

Untuk di ketahui bahwa pada suatu instansipemerintah tidaklah mudah dalam penanganan arsip,dan pasti ada saja kendalah yang mengakibatkan fatalkarena tercecer dan hilangnya suatu arsip ataudokumen penting bagi kelancaran kegiatan maupunaudit, oleh sebab itu perlu di terapkan sebuah sistempengelolaan arsip agar dapat menunjang administrasipelayanan publik yang baik seperti pada SekolahUsaha Perikanan Menengah Sorong. Hal ini yang disebut dengan Manajemen Kearsipan.

Yang dimaksud dengan arsip adalah rekamaninformasi atau kegiatan surat di arahkan ataudikendalikan untuk di proses lebih lanjut. Proses suratdapat di lakukan dengan menggunakan buku agendasurat masuk atau keluar, penanganan sistem suratmasuk dan surat keluar berisi kolom-kolom untukmencatat surat masuk dan surat keluar serta untukmengendalikan. Dapat di ketahui surat atau arsip yangditangani dan merupakan langkah-langkahmempermudah jalannya surat tanpa harus membuatsuatu kesalahan dalam membuang waktu untukpencarian arsip. Sedangkan yang dimaksud denganagenda adalah pencatatan surat keluar dan suratmasuk dapat dipisahkan dengan menggunakan bukuagenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.

Pengelolaan surat maupun arsip pada UnitPelaksana Teknis Sekolah Usaha PerikananMenengah Sorong, berpedoman pada PeraturanMenteri Kelautan dan Perikanan Republik IndonesiaNomor 52/PERMEN-KP/2014 tentan PedomanUmumTata Naskah Dinas di Lingkungan KementerianKelautan dan Perikanan. sedangkan Pemberkasanarsip dan penyusutan arsip berpedoman padaPearturan Menteri Kelautan dan Perikanan RepublikIndonesia Nomor 53/PERMEN-KP/2014 tentangSistem PemberkasanArsip, dan Nomor 50/PERMEN-KP/2014 tentang Penyusutan Arsip di LingkunganKementerian Kelautan dan Perikanan.

Sistem kode klasifikasi mengacu kepada PeraturanMenteri Kelautan danPerikanan Nomor 67Tahun2016tentang Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA)pada Lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan, dan sebagai pedoman dalam pemindahanarsip dari aktif ke inaktif adalah sebagai berikut :- Pengelompokan surat atau arsip berdasarkan pada

kode klasifikasi surat.- Pengelompokan atau pemilahan jenis surat atau

arsip- Penguruta secara numerik berdasarkan pada

pencatatan di buku agenda surat masuk dan bukuagenda surat keluar

- Pencatatan dan pemindaian/scan di komputeruntuk mempermudah pencairan/penelusurankembali arsip, pemindaian hanya dilakukan padaarsip-arsip yang penting atau vital atau arsip yangmemiliki frekuensi penggunaan yang sangat tinggi.

- Penataan arsip di odner/bindex pada lemari arsip- Pemindahan arsip dari pencipta arsip ke pengelola

arsip- Penyusutan arsip yang sudah tidak bernilai guna

lagi dan retensinya sudah menurun- Penataan arsip di odner/bindex sesuai kode

klasifikasi dan urutan nomor pencatatan agendasurat masuk dan surat keluar.

Penanganan surat masuk dan surat keluar, setiapsurat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh Sekolah Usaha Perikanan MenengahSorong mempunyai nilai yang sangat penting, baiksebagai alat komunikasi antara unit-unit kerja,sebagai informasi pelayanan publik, sebagai pusatingatan, seabagai bukti autentik dan sekaligus dapatmenunjukkan dinamika organisasi. Pengurusan suratdi Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorongdengan menggunakan buku agenda yang merupakansuatu proses pencatatan surat mausk dan suratkeluar, serta menggunakan buku distribusi maupunbuku ekspedisi interen atau eksteren.

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip terdiri dariarsip dinamis dan arsip statis, arsip aktif, arsip inaktif,statis, terjaga dan arsip umum adalah sebagai berikut:1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dandisimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsif akti f adalah Arsip yang f rekuensipenggunaannya tinggi dan atau terus menerus

3. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensipenggunaannya telah menurun atau berkuran.

4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannyamerupakan persyaratan dasar bagi kelangsunganoperasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabilarusak atau hilang

5. Arsip statis adalah arsip yang di hasilkan olehpencipta arsip karena memiliki nilai gunakesejarahan, dan telah habis retensinya, sehinggaketerangandi permanenkan, yang telah di verifikasi

37-52

45


baik secara langsung maupun tidak langsung olehArsip Nasional Republik Indonesia dan/ataulembaga kearsipan.

6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitandengan keberadaan dan kelangsungan hidupbangsa dan negara yang harus di jaga keutuhan,keamanan dan keselamatannya

7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasukdalam kategori arsip terjaga.

Manajemen kearsipan pada setiap kegiatan arsipsebagai bantuan data dan informasi, demikian jugapada kegiatan pengambilan keputusan juga daribantuan data dan informasi yang benar dan dapatdihasilkan secara efektif dan efisien. Manajemenadalah para pemimpin yang bertugas membuatkeputusan yang berkaitan dengan perencanaan,pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masingfungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkatmanajemen menengah maupun manajemen bawah.

Dua pengertian di atas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan kearsipan adalah sebagaiberikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadipola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yangmerupakan suatu kebulatan sebagai prosedurpenyimpanan arsip. Pengelolaan kearsipan adalahrangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yangdigunakan atau terlibat di dalam proses pengurusanarsip, dan usaha pengelola kearsipan di lakukanmelalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan,pengorganisasian, penyusunan personal ia,pengarahan dan pengendalian atau pengawasanterhadap arsip dan sumber daya yang ada untukpengurusan kearsipan.

Pelaksanaan manajemen dalam suatu organisasibertujuan untuk mewujudkan efektifitas dan efesienkerja dalam mencapai tujuan dan hasil daripelaksanan serangkaian kegiatan. Dalam kegiatantersebut terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuanmengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi: memilah-milah menelit i , memadukan,mengklasifikasi, mengindeks, mempersiapkan tunjuksilang serta menyusun dan memfile. Kearsipansebagai kelompok ilmu pengetahuan tertentu yangmempelajari tentang hal ihwal arsip dari perorangan,badan swasta atau organisasi pemerintah yangsangat penting untuk keperluan penelitian atau sumberingatan di kemudian hari. Setiap kegiatan tersebut,baik dalam organisasi, pemerintah atau swasta selaluada kaitannya dengan masalah arsip. Oleh karenaitu untuk menyajikan informasi yang benar, lengkapdan cepat, maka haruslah ada manajemen danprosedur kerjayang baik di dalam mengelolakearsipansehingga arsip dapat menjadi pedoman bagi

kelancaran pekerjaan. Namun pada dasarnya pegawaidi Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong padaumumnya masih tidak berfikir bahwa arsip itu penting,sehingga banyak arsip yang ada di unit-unit merekayang belum dapat di kelolah dengan baik dan benarsehingga kalau ada yang membutuhkan arsip baikitu arsip negara maupun arsip untuk pengurusanmasalah pribadi seperti kenaikan pangkat dll masihsulit di temukan karena pada tercecer di mana-manadan tidak tahu arsip atau berkas ada di manakhususnya arsip aktif yang setiap hari atau sewaktu-waktu masih dibutuhkan. ini adalah suatu kelemahanpegawai dalam menegelola arsip pada Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong.

Dengan kata lain set iap organisasi pastimemerlukan suatu unit yang mengelola segalasesuatu yang berhubungan dengan kegiatanadministrasi, kegiatan administrasi merupakankegiatan yang cakupannya luas, dan biasanya segalakegiatan administrasi diolah suatu unit tersendiri yangdisebut dengan bagian administrasi, tata usaha,sekretariat kantor, urusan umum dll.

Kegiatan administrasi di suatu kantor padadasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lain. Yang dimaksud dengan hasil atau produkdari suatu kantor adalah surat, dokumen, formulir danlaporan, pengelolaan surat, dokumen, formulir danlaporan yang dihasilkan dan yang diterima dari suatukantor pada akhirnya akan berhubungan dengankearsipan, sehingga yang disebut dengan kegiatanadministrasi pada dasarnya adalah menghasilkan,menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat,dokumen, formulir, laporan dll. Salah satu sumber dataadalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekamandari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatanpengambilan keputusan.

Adapun hambatan yang yang membuat arsiptertumpuk dan tidak tertatah dengan baik padatempatnya meskipun ada yang pengelolanya, yangdi karenakan kurangnya sarana dan prasarana yangmemadai dalam penyimpanan dan penataan arsip,yang terdapat pada Sekolah Usaha PerikananMenengah Sorong, sehingga di unit-unit kerja masing-masing seperti di ruangan Tata Usaha, Kepegawaian,Keuangan, Kesiswaan, Pengajaran, Kehumasan danSarana Pendidikan pada dasarnya masi belumsempurnah dalam menangani arsip di unit-unittesebut, itu adalah salah satu faktor dalam mengelolaarsip di Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong.

Yang kita ketahui arsip merupakan salah satu halyang sangat penting dan fundamental sehinggapertanggung jawaban dalam pengelolaan birokrasi



46


baik pemerintah maupun pendidikan. Walaupunbanyak permasalahan yang terjadi hanya diakibatkanoleh salah urus sistem penyimpanan arsip pada setiaporganisasi atau sistem birokrasi pemerintah. Dalampelaksanaan kegiatan kantor yang semakinberkembang, maka semakin banyak dokumen dandata-data maupun arsip yang terkumpul dan disimpankarena masih mempunyai nilai guna, sehingga perlupenyimpanan secara sistematis sehingga apabiladibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dancepat. karena arsip sangatlah penting dalamperjalanan kehidupan sebuah instansi perkantoran,oleh karena itu untuk menjaga kehidupan arsip mulaidari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan danpemindahan serta pemusnahan, maka diperluhkansistem yang baik dan agar dapat diproses lebih baikpula.

Arsip yang ada pada suatu lembaga pemerintahatau swasta dan lebih terkhusus pada Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong merupakan bahan resmidari suatu perencanaan, pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan instansi pendidikan, jugaberfungsi menyediakan bahan bukti untukpertanggung jawaban kegiatan organisasi yangbersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukanuntuk keperluan pengambilan keputusan ataukebijakan baru oleh pimpinan intsansi atauperusahaan yang memerlukan data kearsipan. Karenakearsipan memegang peranan bagi kelancaranjalannya organisasi yaitu sebagai sumber informasipelayanan publik dan sebagai pusat ingatan bagiorganisasi, oleh karena itu perlu dilakukan denganprosedur yang baik dan benar di dalam pengelolaanarsip pada unit pelaksana teknis Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong.

Di samping pengertian pengelolaan dan sistemmanajemen arsip, maka perlu difahami tentang daurhidup kearsipan, dalam daur hidup kearsipan terdiridari beberapa tahap-tahapan dalam proses kehidupanarsip. Dan untuk menjaga daur hidup arsip harusberawal dari tahapan penciptaan, penggunaan,pemeliharaan dan pemindahansertapemusnahannya,dalam pekerjaan penyimpanan arsip tidak hanyamenyimpan saja, akan tetapi menyangkutpenempatan dan penemuan kembali. penyimpananarsip dikatakan baik apabila pada waktu diperluhkandapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dantepat.

Kalau berbicara tentang arsip, maka haru didukungjuga dengan tempat atau ruangan penyimpanan arsipatau dokumen negara dalam suatu kantorpemerintahan, kalau kita hanyaberbicara tentangarsiptapi tidak disertai dengan tempat atau ruangan arsip,

maka pastilah arsip itu akan tetap menumpuk padatempat dimana kita bekerja bisa di samping meja,diatas meja maupun di bawah meja. Itu juga yangterjadi di SekolahUsahaPerikanan Menengah Sorong,karena berhubungan dengan tidak adanya anggaranuntuk operasional ruangan kearsipan, sehingga belumefektif juga terhadap pengelolaan dan penyimpananarsip pada tempatnya.

Hal tersebut juga bisa dikatakan sebagaihambatan dalam pelaksanaan sistem dalampengelolaan kearsipan yang tidak efektif dan efisien.Dan apabila sampai tidak ada pengawasan terhadappelaksanaan kearsipan, khususnya pelaksanaanpenyimpanan berkas atau dokumen yang disebutdengan arsip aktif dan arsip inaktif.

Karena pada hakekatnya kalau di suatu instansipemerintah atau swasta pasti ada yang namanyaarsip, dan arsip pun harus memil iki tempatpenyimpanan yang di namakan dengan ruangan arsip.Karena tidak adanya ruangan arsip di Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong, maka inilah salah satuyang membuat tumpukan arsip di beberapa unitruangan belum tertatah dengan baik dan benar. Padahal untuk instansi pemerintah menurut sayaseharusnya ada yang namanya ruanganperpustakaan dan ruangan kearsipa, karena ruanganarsip itu untuk penyimpanan arsip inaktif sedangkanarsip yang aktif dalam arti kita masih seringmenggunakan untuk kegiatan kantor itulah yangberada di sekitar kita atau di dekat meja kita karenamasih dapat di olah lagi.

Kalau berbicara dengan arsip atau ruangan arsippasti juga ada yang namanya alat penyimpanan arsip,alat penyimpanan arsip terdidiri dari :- Filling Cabinet adalah tempat untuk penyimpanan

arsip dinamis aktif di dalamnya ada susunan sekatdan folder secara vertikal dalam laci-lacinya,dimana penyusunannya mulai dari atas kebawah.

- Folder adalah map sebagai tempat penyimpananarsip sehingga arsip dapat terhimpun dalam suatuwadah baik secara seri, rubrik maupun dosier,pada folder terdapat tab yang menonjol danfungsinya untuk mencantumkan titel dan kodeklasifikasi.

- Rak adalah tempat penyimpanan arsip yangterbuka, penggunaan rak lebih muda di bandingkanmenggunakan filling cabinet karena tidak perlumembuka laci sebagaimana membuka filling cabi-net.

- Guide atau sekat adalah alat yang digunakansebagai batas atau petunjuk antara pokok masalahdengan rinciannya

37-52

47


- Lemari adalah tempat penyimpanan yang didalamnya menggunakan bindex-bindex agarterlihat rapi dalam penataan arsipnya

- Bindex adalah tempat untuk menaruh surat dandokumen yang telah di bolong tepihnya untuk disimpan di lemari atau rak dll.

- Dan terutama ruangan arsip atau pusat arsip(records center)

Dalam penyimpanan arsip haru memperhatikanlangkah-langkah sebagai beriku :- Memeriksa, agar arsip atau dokumen yang selalu

terkontrol keberadaannya, dan untuk mengetahuipola arsip atau dokumen.

- Mengindeks, agar menyatuhkan ataumengelompokan arsip atau dokumen denganmenggunakan kode.

- Memberi tanda atau kode, agar arsip atau dokumenuntuk memudahkan penyimpanan dan mudah ditemukan kembali pada saat diperluhkan.

- Menyortir, agar mengelompokan kembali arsipataudokumen untuk di simpan atau agar di musnahkan.

- Penyimpanan, agar arsip atau dokumen dapatterjaga dan aman pada tempatnya dan tidakbertumpuk di kiri dan kanan meja kerja dll.

Penemuan kembali arsip diawali dengan adanyapermintaan dari pengguna, sehingga antarapeminjaman dan penemuan kembali arsip merupakansuatu hal yang berkaitan dengan ketepatan dankecepatan dalam menemukan atau mendapatkanarsip. untuk peminjaman arsip akan sangatbergantung dari beberapa hal sebagai berikut :- Kejelasan materi yang dimintah oleh pengguna- Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan

dalam pemberkasan jenis-jenis arsip- Ketepatan dan kemantapan sistem indeks- Ketepatan dan kemantapan sistem kode

klasifikasi.

Tersediannya tenaga arsiparis yang memilikipengetahuan dan keterampilan yang tugasnya untukmenangani kearsipan.

Untuk tenaga arsiparis pada Unit Pelaksana TeknisSekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong telahmempunyai 1(satu) orang tenagaarsiparis, yangselamaini sudah menjalankan tugas sebagaimana mestinya,namunmasihadasajakendaladalam penangananarsippada Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong,karena keterbatasan ruangan arsip dan tidak ada rakarsip, sehinggaarsipyangadabelum terlaksanadenganbaik dan benar, di karenakan tidak didukung dengananggaran untuk operasional kearsipan sehinggapengelolaan arsip belum dikatakan efektif dan efisienpada Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong.

Kegiatan kearsipan pada dasarnya tidak hanyasaat penyimpanan saja, akan tetapi sudah di mulaisejak arsip tersebut di ciptakan, di proses, di simpansampai akhirnya arsip tersebut di musnahkan, yangdi namakan dengan pemeliharaan atau perawatanarsip, ini juga yang terdapat pada Sekolah UsahaPerikanan Menengah Sorong. Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip yaitu penulisansurat, memo, formulir, laporan gambar, hal ini juga disebut sebagai korespondensi manajemenpengelolaan kearsipan.

Terkait dengan proses penciptaan arsip ataupembuatan arsip bahwa pada dasarnya arsip yangtercipta sering dengan pelaksanaan Tugas Pokok danFungsi masing-masing unit kerjaAparatur Sipil Negarapada Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong.Arsip tercipta sebagai tindak lanjut surat masuk dansurat keluar yang diterima oleh lembaga kantor yangselanjutnya di terima oleh unit kerja terkait untuk diproses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan unit kerjaadalah bagian-bagian yang mengolah surat masukdan surat keluar yang nanti akan menjadi arsip yangada di Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorongyaitu unit kerja bagian Tata Usaha, Kepegawaian,Keuangan, Pengajaran, Kesiswaan, HubunganMasyarakat (HUMAS) dan Sarana PrasaranaPendidikan (SARDIK), dan selanjutnya arsip dapat dikelola oleh masing-masing unit keja tersebut dalambentuk arsip surat keluar dan arsip surat masuk,sehingga arsip disebut sebagai arsip aktif dan arsipinaktif serta arsip statis. Demikian pula langkah-langkah penataan arsip aktif surat masuk dan suratkeluar, untuk arsip-arsip hasil dari unit kerja laindikelola dengan memperhatikan prinsip asal usularsip, arsip di kelompokan berdasarkan unit kerjapencipta, yang di kelompokan berdasarkan subjekatau kode klasifikasi, pengurutan secara numeriknomor pencatatan, dan dicatat di komputer. Arsip-arsip vital dikelola dengan sistem subjek, dikelompokan berdasarkan jenis atau permasalahanarsip.

Pada dasarnya pengelolaan arsip menganutsistem disentralisasi, arsip-arsip di simpan ataudikelola masing-masing unit kerja pengola. Namundemikian ketika arsip menjadi inaktif untuk dikeloladi bagian pengelola kearsipan sebagai pusat arsip diSekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong. haldimaksud untuk menjaga keberadaan ruang arsip dimasing-masing unit kerja juga untuk menjaminterselamatnya arsip yang kemungkinan bernilai gunasejarah, pembuktian ataupun penelitian di masa yangakan datang.

Penggunaan arsip ini dapat melalui dua cara yaitu



48


dengan cara meminjam dengan cara meminta atauarsip di fotocopy. Dalam layanan peminjaman arsip,terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) yakni- Pengguna formulir peminjaman arsip- Persetujuan/disposisi kepada bagian kearsipan- Penelusuran arsip oleh arsiparis, melalui aplikasi

SIKAP dan aplikasi e-layar atau manual- Penyerahan Arsip, bagi peminjam arsip di

wajibkan mengisi formulir peminjaman terlebihdahulu

- Penyerahan fotocopy arsip

Di Bagian Tata Usaha Sekolah Usaha PerikananMenengah Sorong mempunyai tugas pokok adalahmelakukan urusan persuratan dan kearsipan, sertamelakukan penyimpanan surat dan dokumen-dokumen di bidang ketata Usahaan, hubunganmasyarakat, organiasi, perlengkapan, hukum dankeuangan. Jadi bagian tata usaha selain memilikitugas menciptakan arsip juga mempunyai tanggungjawab menyimpan segala arsip yang berhubungandengan lingkungan Pendidikan. Peran tanggung jawabini tentunya sudah di bedahkan dengan unit-unit lain,seperti di keuangan, kepegawaian, pengajaran,kesiswaan, kehumasan dan sarana prasaranapendidikan, bagian tata usaha menciptakaan arsipdan penyimpanan arsip berbeda dengan yang disimpan di unit perpustakaan. Keberadaan tempatpenyimpanan arsip yang ada di Unit Tata UsahaSekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong yangrelatif sempit dan kemungkinan akan menimbulkanmasalah di kemudian harinya, karena setiap hari arsipbertambah dan tentunya juga harus membutuhkantambahan ruangan untuk penyimpanan arsip, apalagidi Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong belumpernah melakukan penyusutan arsip. Pedomanumum untuk menentukan nilai guna arsip, dapat diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakankegiatan untuk memisahkan arsip-arsip ke dalam duakategori yaitu arsip yang bernilai guna permanen yangterus di simpan, sedangkan arsip yang bernilai gunasementara yang dapat di musnahkan dengan segeraatau di kemudian hari.

Keberhasilan dari penilaian tersebut tergantungkepada :1. Kemantapanpengertiandan pemahaman terhadap

cara dan bagaimana kegiatan instansi itu terekamdalam arsip

2. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaanarsip bagi penggunaannya serta kepentinganpenyelamatan arsip sebagai bahan bukti danbahan pertanggung jawaban.

Kegiatan tersebut penting untuk menetukan jadwalpenyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar

pelaksanaan penyusutan arsip, sebab nilai guna arsipdapat berubah sesuai dengan kepentinganpenggunaan dan fungsinya. Dalam menciptakan suatusistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan atau di penuhi beberapa faktor penunjangantara lain :- Kesederhanaan adalah sistem penataan arsip

yang di pilih dan di terapkan harus mudah, supayatidak hanya di mengerti oleh satu orang, namundapat pula di mengerti oleh orang lain

- Ketepatan penyimpanan arsip adalah berdasarkansistem yang digunakan harus memungkinkanpenemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat

- Memenuhi persyaratan ekonomis adalah untukdapat memanfaatkan ruangan, tempat danperalatan yang ada, serta biaya yang tersedia

- Menjamin keamanan adalah arsip harus terhindardari kerusakan, pencurian, kemusnahan dan harusaman dari bahaya banjir, air, api dan ganguanbinatang lain, sehingga penyimpanan harus ditempat yang benar-benar aman dari segalahgangguan

- Penetapan arsip hendaknya di tempatkan padatempat yang strategis, maksudnya adalah agartempat penyimpanan mudah di capai oleh setiapunit yang memerluhkan arsip tersebut tanpamembuang banyak waktu dan tenaga.

- Sistem yang digunakan harus fleksibel adalahharus memberikan kemungkinan adanyaperubahan-perubahan dalam rangkapenyempurnaan dan ketepatan kerja

- Petugas arsip adalah yang harus memahamipengetahuan di bidang kearsipan

Di dalam penyimpanan arsip harus di perhatikanmasalah asas pengorganisasian arsip. arsip dinamisberupa arsip aktif dan arsip inaktif dapat di simpandan di kelola secara sentralisasi pada suatu unitkhusus di dalam organisasi yang biasa di kenalsebagai central file. Sistem penyimpanan arsip secarasentral ini makin efisien dan efektif bila di terapkanpada suatu organisasi yang relatif kecil, rentangtugasnya pendek, tidak terlalu kompleks. Beban kerjatidak terlalu besar dan tempat lokasinya tidakterpencar-pencar. Dengan menerapkan asassentralisasi, maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar pengelolaan arsip,seluruh arsip akan dapat di simpan dan di ketemukankembali dengan aturan dan prosedur yang sama.Untuk organiasi yang relatif besar, asas penyimpananyang tepat untuk di terapkan adalah disentralisasi.Dalam asas ini semua unit pengolah di berikan otoritasuntuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya,masing-masing asas ini dapat diterapkan apabilaorganisasi mempunyai rentang tugas yang panjang,beban kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan

37-52

49


berjauhan. Disamping dua asas ini, organisasi jugadapat menerapkan asas gabungan yang merupakankombinasi antara asas sentralisasi dan asasdesentralisasi.

Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolahdi berikan otoritas untuk melakukan penyimpanan danpengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendaliansistem secara terpusat oleh suatu unit, khusus didalam organisasi. Untuk melakukan penyimpananarsip-arsip aktif ini ada beberapa yang dapat diterapkan sistem klasi f ikasi sebagai sistempemberkasan, dan pemeliharaan sistempemberkasan yang akan di gunakan sangatbergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagipengguna dan jenis arsip itu sendiri. Sehingga dapatterjadi beberapa arsip yang berbeda di pemberkasandengan sistem yang berbeda pula.

Di dalam menentukan sistem pemberkasan yangakan di terapkan perlu di pertimbangkan beberapahal di antaranya adalah bentuk arsip, sifat sertabidang-bidang kegiatan organiasi dan karakteristikorganisasi yang bersangkutan. Perlu juga di perhatikanbahwa sistem pemberkasan yang akan di terapkanharus menggambarkan secara jelas bentuk berkasarsipnya, sehingga di dalam penemuan kembali dapatdi lakukan secara cepat dan tepat. Suatu arsip dapatmenjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapatdi temukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal inisesuai dengan konsep dan pengertian yang dikemukakan bahwa unsur arsip agar dapat di katakansebagai arsip adalah sifatnya yang dapat di ketemukankembali, fase inilah yang namanya sistem dalampengelolaan arsip dinamis. Penemuan kembali dilakukan apabila ada permintaan dari pengguna di siniadalah mereka yang membutuhkan informasi arsip didalam konteks pelaksanaan kerja atau pelaksanaanfungsi-fungsi manajemen faktor-faktor yang harus diperhatikan di dalam sistem pemberkasan yangditerapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silangdan juga unsur kecepatan serta ketepatan yangmenjadi dasar sistem prosessnya.

Arsip inaktif dalam arti jarang di gunakan, di simpansecara terpusat pada tempat penyimpanan arsipinaktif yang sering di sebut gedung penyimpanan arsipatau pusat arsip. Di dalam pusat arsip inaktif seluruhaktifitas yang berkaitan dengan pengelolaan arsipinaktif di lakukan seperti pengolahan penyimpanan,pemeliharaan dan penyusutan serta jasa layananuntuk menjadikan gedung pusat arsip perlu di lakukanperencanaan matang dengan mempertimbangkanaspek ekonomis, efisiensi dan keamanan. Agar pusatarsip ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapatmelindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar

gedung penyimpanan arsip. Sistem pemeliharaanarsip, upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambiltindakan-tindakan untuk menyelamatkan fisikterutama informasi arsip. di samping menjaminkelangsungan hidup arsip dari kemusnahan,Pemeliharaan arsip inaktif harus memperhatikan duafaktor pokok yang dapat menyebabkan kerusakanpada fisik arsip, sehingga perlu di lakukan tindakanuntuk memelihara, menjaga dan mengamankanterhadap kerusakan kerta secara langsung. Dan faktoreksteren dari lingkungan di mana arsip tersimpan,yang dapat merusak arsip secara tidak langsung.

Bagi manajemen arsip dinamis sendi ri ,penggunaan komputer memberikan pengaru yangberarti terhadap proses pengolahan penyimpanan,pemeliharaan dan penyajian informasi. Pemanfaatanproduk teknologi yang canggih ini menimbulkan duahal yang sangat signifikan, pertama menimbulkankomputerisasi atau lazim disebut sebagai otomasi dibidang manajemen kearsipan. Dalam hal ini komputerbanyak digunakan sebagai alat atau sarana danprasarana teknologi untuk kebutuhan administratif,pengolahan, penyimpanan, pengaksesan danpenemuan kembali serta penyajian informsi.Komputerisasi manajemen arsip dinamis, mungkindi terapkan terhadap beberapa sub sistem di antaranyaadalah :- Manajemen formulir elektronik- Manajemen korespondensi elektronik- Manajemen surat elektronik- Sistem penyimpanan arsip aktif elektronik- Sistem penyimpanan arsip inaktif elektronik- Sistem penemuan kembali dan penyajian

informasi arsip elektronik

Arsip elektronik ini pada dasarnya juga harus dikelola di dalam suatu sistem yang berdasarkan padaprinsip-prinsip manajemen arsip dinamis. Arsipmemiliki fungsi dan kegunaan yang signifikan di dalammanajemen kegiatan administrasi negara danpelaksanaan fungsi-fungsi manajemen, karenasignifikan informasinya. Maka arsip harus dikelola didalam suatu sistem yang di sebut dengan pengelolaanmanajemen arsip dinamis, yang merupakanpengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup arsip.Dalam hal pengelolaan arsip bagi sebuah instansipemerintah oleh Aparatur Sipil Negara sudah ditentukan dan dijelaskan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan pegawai di SekolahUsaha Perikanan Menengah Sorong sampai dengansaat ini pada khususnya telah memahami dan padaumumnya masih belum. namun pelaksanaannyaterhadap kearsipan sangatlah penting bagi kehidupannegara maupun bangsa, jadi mau tidak mau harus



50


mengerti tentang apa itu kearsipan, karena kitasebagai Aparatur Sipil Negara sudahlah tentu siapdengan tugas dan tanggung jawab kita sebagai abdinegara dan abdi masyarakat, dalam arti pelayananpublik. Sehingga apa yang dikatakan denganManajemen Kearsipan dalam Menunjang KegiatanAdministrasi Pelayanan Publik dapat berjalan secaraefektif dan efisien.

KESIMPULAN

Sehubungan dengan bunyi undang-undang nomor5 tahun 2005 tentanAparatur Sipil Negara dan undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentan kearsipan, makadi katakan bahwa pada Unit Pelaksana TeknisSekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong sebagailembaga Pendidikan sudah seharusnya dansepantasnya dapat mewujudkan cita-cita dan tujuannegara serta mempertahankan Negara KesatuanRepublik Indonesia, dengan mengelola dan menjagakestabilan kearsipan sebagai aset negara atau sebagaisejarah bagi bangsa dan Negara Republik Indonesia,serta menjadi sumber informasi sarana dan prasaranabagi dunia pendidikan.

Dan kenyataannya telah terjadi sumber informasikarena didunia pendidikan banyak yangmembutuhkan informasi kearsipan baik manualmaupun elektronik sebagai bahan penelitian maupunpembuatan makalah, misalnya dari peserta didikmaupun mahasiswa yang selalu magang ataupenelitian di Sekolah Usaha Perikanan MenengahSorong untuk mendaptkan informasi atau buktikegiatan maupun pembelajaran yang dihasilkan dariinstansi ini sebagai pedoman dan persyaratan dalampembuatan makalah maupun studi.

Dari hal seperti i tulah, maka tujuan dariterbentuknya manajemen kearsipan dalammenunjang kegiatan administrasi pelayanan publiksangatlah penting sehingga perlu di implementasikandi Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong.

Keberadaan tempat penyimpanan arsip yang adadi Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong relatifsempit dan kurang memadai, sehingga inaktif belumdapat di tatah dengan baik dan benar pada tempatnya.Untuk penanganan arsip yang baik dan benar jugaperlu harus adanya ruangan arsip maupun yangmengelola arsip, semua ini juga harus di dukungdengan adanya Sumber Daya Manusia dan SumberDana bagi operasional kearsipan. Namum padahakekatnya semua ini belum efektif di Unit PelaksanaTeknis Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong.Sistem manajemen pengelolaan kearsipan padahakekatnya berhubungan dengan organisasi yang

tugasnya untuk menangani arsip, dan kelengkapanyang meliputi arsipari, peralatan arsip serta ruanganarsip.

Arsip dinamis juga terbagi atas dua yaitu arsipaktif dan arsip inakti, arsip aktif yang sewaktu-waktudapat di perluhkan kembali apa bila di butuhkan,sedangkan arsip inaktif, arsip yang masa retensinyasudah berkurang atau jarang di perlukan dan bisadapat di musnahkan dan apabila tidak dalamberperkara dan/atau tidak bermasalah dengan hukum.Ada juga arsip elektronik, arsip yang dapat di simpanpada kompiuter yang berupa aplikasi Sistem InformasiKearsipan (SIKAP) dan e-layar di lingkunganKementerian Kelautan dan Perikanan. Dan arsip yangdapat di scaner dan di simpan pada komputer. Arsipyang akan di kelola pada Sekolah Usaha PerikananMenengah Sorong adalah arsip Dinamis yang meliputiarsip aktif dan inaktif.

Sistem manajemen pengelolaan kearsipansangatlah penting bagi sebuah instansi pemerintah,karena pada dasarnya pekerjaan seorang administrasiadalah mengurus surat dan arsip, karena arsipberperan pesat dalam mendukung pekerjaan suatuorganisasi yang dapat di katakan sebagai pedomandalam membuat sebuah keputusan yang baik danbenar dan sebagai alat bukti yang sah bagipermasalahan hukum.

SARAN

Dari pembahasan karya ilmiah di atas dapat dipahami bahwa pada hakekatnya masih ada banyakkekurangan dalam penanganan kearsipan dan arsip,maka perlu ada yang namanya Sumber Daya Manusiadan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut :1. Untuk membuat suatu pekerjaan itu baik dan efektif

tergantung dari pemahaman dari yang mengelola,dan ingin mendapat pengelola arsip yang handalharus di dasari dengan pelatihan atau diklatarsipari bagi pengelola arsip.

2. Kalau berbicara tentang arsip, maka harus didukung juga dengan sarana dan prasarana sepertitempat atau ruangan arsip yang memadai

3. Berbicara tentang orang yang mengelola arsip,dan ruangan atau tempat arsip, maka perlu jugadidukung dengan ekonomis atau dana operasionalarsip. dan walaupun Sumber Daya Manusianyaada, namun tempatnya juga tidak ada, makasudah tentu arsipnya tidak tertatah dengan baikdalam arti tidak sesuai dengan kriteria suatuinstansi pemerintah. sehingga semua yang adaini perlu yang namanya bantuan dana operasionalarsip, agar arsip dapat di proses dengan cepat,baik, dan benar maupun efektif. Karena arsip

37-52

51


adalah jatih diri suatu organisasi pemerintahan dansebagai alat bukti yang sah, yang harus di jagakeamanan, kenyamanan dan kerahasiaannya.

UCAPAN TERIMAKASIH

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepadaIbu Erni Kristina Pambayuningrum, A.Pi.,M.P selakuKepala Sekolah Usaha Perikanan Menengah Sorong,yang telah memberi izin kepada penulis dalampembuatan karya ilmiah ini, sihingga dapat terlaksanadengan baik dan tepat waktu. Ucapan terima kasihpenulis sampaikan kepada Bapak Rasman, S.Piselaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha SUPM Sorong,yang telah mengingatkan penulis dalam pembuatankarya ilmiah ini agar cepat selesai pada waktunya.Dan penulis juga ucapkan terima kasih kepada bapakdan ibu Aparatur Sipil Negara yang ada pada UnitPelaksana Teknis Sekolah Usaha PerikananMenengah Sorong tanpa terkecuali, yang telahmembantu dalam membimbing, memberikan ide,masukan maupun gagasan kepada penulis, sehinggakarya ilmiah ini dapat berjalan dengan sempurnah,lancar dan tepat pada waktunya, sehingga menjadiinspirasi bagi yang membutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2005, 2013,Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: GavaMedia.

Choiriyah, 2007. Manajemen Kearsipan. Sukabumi.

Dermawan, R. 2006. Pengambilan keputusaan.Bandung : Alfabeta

Fahmi, I. 2013. Manajemen pengambilan keputusan: teori dan aplikasi. Bandung : Alfabeta.

Laksmi, dkk. 2008. Manajemen Perkantoran Modern.Jakarta: Penaku

Martono, Boedi. 1994. Peanataan Berkas dalamManajemen Kearsipan. Jakarta. Sinar Harapan

Sedarmayanti. 2003, 2008, Tata Kearsipan (CetakanKeempat). Bandung: CV. Mandar Maju.

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan.Malang : Dioma.

Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar Memahami dan Mengelolah Informasidan Dokumen. Jakarta : PT. Gramedia PustakaUtama,

The Liang Gie.1996. Administrasi Perkantoran Mod-ern (Edisi Ke Empat). Yogyakarta: LIBERTY.

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor :52/PERMEN-KP/2014 tentang Kearsipan lingkupKementerian Kelautan dan Perikanan

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor :53/PERMEN-KP/2014 tentang Pedoman UmumTata Naskah Dinas lingkup Kementerian Kelautandan Perikanan

Undang-Undang Dasar Negara Republik IndonesiaTahun 1945

Undang-UndangNomor 5Tahun2014 tentangAparaturSipil Negara (ASN)

Undang-UndangNomor 20Tahun2003 tentang SistemPendidikan Nasional

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan



52


I. PROFIL KANTOR DAN KEADAAN PENYIMPANAN ARSIP ATAU RUANGAN ARSIP PADA SUPMSORONG

37-52

Documents

MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM MENUNJANG KEGIATAN …