Indflytnings- og sammenlægnings- processer · og behov kommer i spil og dermed kvali-ficererde endelige løsninger. Vi sætter fokus på at tænke nyt og teste innovati-on i praksis

ydelser

Indflytnings- og sammenlægnings-

processer

Indledning

SDSI er Region Syddanmarks inno-vationsstab. Vores vision er at være katalysator for et innovativt velfærd- og sundhedsvæsen. Dette gør vi ved at professionalisere arbejdet med innova-tion igennem en række stærke tværfag-lige kompetencer og tæt samarbejde med regionens sygehuse, psykiatri og socialområde såvel som ved nationalt og internationalt samarbejde.

SDSIs medarbejdere spænder vidt og vihar kompetencer inden for antropologi,psykologi, sygepleje, sundhedspolitik,pædagogik, idræt, sprog, historie,statskundskab, it, håndværk, arkitektur,design, ingeniørarbejde, ledelse, forret-ningsudvikling og økonomi. Vores unikketværfaglighed samt indgående kendskabtil regionens driftsenheder gør, at vibedre kan hjælpe jer til at skabe innova-tive projekter.

Hos SDSI sætter vi brugerne i centrum iinnovationsprocesserne, så deres videnog behov kommer i spil og dermed kvali-ficererde endelige løsninger. Vi sætterfokus på at tænke nyt og teste innovati-on i praksis i forbindelse med udviklingaf byggeri, produkter og services. Dette

foregår bl.a. i vores 1200 m2 store test-haller, hvor vi udvikler og tester ideér,produkter og mock-ups i fuld skala af f.eks. bygningsudsnit og arbejdsgange.Hermed sikres, at nye indretninger, ser-vices og produkter fungerer for fremti-dens patienter og medarbejdere.

Dette ydelseskatalog for indflynings- og sammenlægningprocesser i forbindelse med ibrugtagningsfaser, har henblik på at sikre ejerskab, sikker implementering, tilsigtet effektivitet på arbejdsgange og bedre arbejdsmiljø!

Ved indflytning i nyt byggeri eller bygninger med hidtil andre formål og funktioner, opstår der en unik situation og mulighed for ledelsen i forhold til at optimere og effektivisere driften. Dette kan medføre nye samarbejdsformer, nye arbejdsprocesser og nye måder at tilrettelægge og udføre arbejdsgange og patientforløb på. En planlagt og veltilrettelagt organisationsprocess, inden flytningen, hvor man træner de nye processer og udvikler regler for adfærd i de nye lokaler kan være med til at sikre at indkøringsvanskeligheder minimeres. Ledelsen og medarbejdere

samles om vision og mål og der skabes ejerskab omkring de nye bygninger. Tidlig involvering af medarbejdere om-kring simulation og testforløb kan være tidskrævende, men omvendt styrker det beslutningsgrundlaget senere i proces-sen og optimerer byggeriet som helhed (6). Herunder er eksempler på SDSI’s ydelser på brugerindsigt, test og simula-tion, der kan lette og styrke beslutninger omkring design og ibrugtagning af nye afdelinger/bygninger og sikre ejerskab, succesfuld implementering, effektive arbejdsgange, bedre patientforløb og bedre arbejdsmiljø. De beskrevne ydel-ser er udvalgt på baggrund af flere års erfaring med at arbejde med bygge- og flytteprocesser. Ydelserne giver værdi på forskellige tidspunkter i processen, kan kombineres på flere måder og tilpas-ses altid til den specifikke bygge- eller flytteproces.

Ydelserne kan ses som et supplement til eller delvis erstatning af rådgivers/arkitekts brugerinddragelse og udføres ideelt set altid i et samarbejde mellem SDSI, sygehus- eller afdelingledelse, byg-herre og rådgiver/arkitekt for at skabe synergi og sikre kvaliteten af leverancen.

2 / SyddanSk SundhedSinnovation / ydelSer for indflytningSproceSSer

HVOrFOr BrUGerINddrAGelse?

—En vellykket flytte- og byggeproces er ikke lig med succesen i at flytte mennesker fra et rum til et andet uden de store økonomiske omkostninger. Dette er reelt det mindste problem. Den virkelige succes ligger i at forstå organisationen og de mennesker, der agerer og interagerer heri og kombinere dette med designet af de fysiske rammer. Dette kan kun ske ved at inddrage de involverede brugere.

Forskning peger på, at den praktiske indflydelse er med til at sikre, at medarbejder-nes fysiske og funktionelle behov bliver ordentligt dækket, således at medarbejderne har optimale betingelser for at udføre deres arbejdsopgaver (4, 11, 19). Men forskning pointerer også, at når medarbejderne inddrages i designet af deres arbejdsmiljø – særligt i de tilfælde, hvor de fysisk skal skifte arbejdsrum, stiger deres tilfredshed mærkbart (3, 13, 17). Brugerinddragelse handler nemlig om medindflydelse, og dette skaber en følelse af kontrol, lyst samt ejerskab til processen.

På et mere operativt niveau muliggør brugerinddragelse, at man kan gå fra antagelser om, hvad brugernes behov er, til en afdækning af brugernes faktuelle behov. Imens der er mange gode argumenter for brugerinddragelsesprocesser, bør det dog også gøres klart at det kræver tid, økonomi og erfaring at designe en god brugerinddragel-sesproces. Lykkes det, viser både forskning og erfaring, at den økonomiske udgift på kort sigt er en god og fordelagtig investering på lang sigt.

ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 3

1. Visions-/ledelsesseminar

Formål• Første skridt er at afdække ledelsens vision og træffe beslutning om, hvordan brugerinddragelsen skal foregå. Dette er et vigtigt og fundamentalt første skridt ind i den gode konstruktive byggepro-ces. Når en flytning eller ombygningsak-tualitet har meldt sig, er det ledelsens ansvar at skabe fundamentet for, at bru-gerprocessen sker på bedst mulig vis.

• Ledelsen kan opstille målsætninger for egne værdier. Om end målet med ledelsens vision er at fremkomme med en tydelig og operationaliseret retning for processen er det dog vigtigt, at ledelsen tillader sig at drømme og for et øjeblik forlade økonomiske overvejel-ser og hverdagens begrænsninger. En flytteproces er ikke kun en besværlig udfordring, men en unik mulighed for at nytænke og effektivisere arbejdspro-cesser og behandlingsforløb. Der bør derfor være et særligt fokus på at se på organisationen med nye øjne og benytte muligheden for at arbejde med de ting, der fungerer godt og modsat forlade de ting, der hæmmer organisationen i at fungere optimalt.

MetoderLeverancen ’Visions-/ledelsesseminar’ kan ifl. aftale indeholde;

• Forberedende møder

• Research i egen afdeling og/ eller i omverdenen

• Koncept, design og facilitering af workshop

• Opsamling og formulering af vision/strategi.

resultat• Et klart afgrænset og kom-munikerbart formål med flytte/byggeprocessen.

• Et klart afgrænset og kommu-nikerbart formål med brugerind-dragelsesprocessen.

• Klarhed over ledelsens ansvar i processerne

• Klarhed over, hvad der er

muligt og ikke muligt for medarbejderne at indvirke på.

• Klarhed over økonomisk ramme.

• Samler ledelsen samt medarbejdere, og der skabes ejerskab til de nye fysiske rammer.

• Overblik over den kontekst, proces-sen spiller ind i og hvilken indflydelse forskellige faktorer kan have på proces-sen (organisatorisk, politisk, økonomisk, social mv.)

10 % af alle hospitaler er konstant under ombygning, både fordi der ikke er lavet kvalificerede brugertest og fordi byggeriet i udgangspunktet er designet for ufleksibelt. Dette har store konsekvenser for driften og den samlede produktivitet


“Fed måde at dagen har været organiseret på!”- Deltager på Sønderborg Visionsdag - Tværsektoriel indsats med borgeren i centrum


2. Behovsafdækning og brugerkvalificering

Medarbejdere påvirkes af det arbejdsmiljø, de opholder sig i. Hvis der er tale om et støttende arbejdsmiljø, hjælpes medarbejderne til at fokusere deres opmærksomhed og energi på deres arbejdsopgaver, ligesom deres generelle trivsel styrkes. I et ikke støttende arbejdsmiljø bruger medar-bejderne i stedet deres energi på at håndtere miljømæssige stressorer – forstyrrelser og belastninger i arbejdsmiljøet, som skaber frustration og stress (8, 9, 19, 20). I indretningen af medarbejderkontorer handler det derfor om at skabe et støttende arbejdsmiljø. Det optimale arbejdsmiljø yder støtte på tre niveauer (19):

• Fysisk støtte – opfyldelse af basale menneskelige behov

• Funktionel støtte – understøttelse af medarbejdernes opgaver

• Psykologisk støtte – oplevelsen af ejerskab og kontrol over arbejdsmiljø, arbejdsflow mv.

• Det er muligt ud fra forskning på området at udlede en række faktorer, som kan være med til at skabe et støttende arbejdsmiljø. Da mennesker har forskellige erfaringer, personlighed og mentale evner kan det dog variere præcis, hvordan de påvirkes af miljøet og hvilke behov de har (5, 12, 18). Ved at inddrage medarbejderne i afdækning af individuelle behov er der derfor langt større chance for at skabe et reelt støttende arbejdsmiljø, som både gavner produktivitet og trivsel.

Denne ydelse har størst værdi hvis den anven-des inden arkitekttegningerne er på plads. Den giver særligt værdi, hvis den kombineres med arkitekternes brugerinddragelsesproces.

Formål

• Sikrer at de kommende brugere såvel patienter, pårørende som medarbejdere inddrages i designet af de nye rammer og tilhørende arbejdsprocesser for at sikre optimale løsninger.

• Systematisk afdækning af patienter-nes, pårørendes og medarbejdernes erkendte og ikke erkendte behov på den/de konkrete afdelinger/sygehuse. Disse behov fortæller os, hvad det nye byggeri skal kunne opfylde i fremtiden.

Metoder

Leverancen ’Behovsafdækning og brugerkvalificering’ kan ifl. aftale indeholde;

• Antropologisk feltarbejde i form af observationer på afdelinger, samt kvalitative interview med relevant per-sonale, patienter og pårørende med henblik på at beskrive;

- Patientperspektivet – herunder kortlægning af hyppigste patientfor- løb og behov knyttet hertil.

- Pårørendeperspektivet.

- Wayfinding for patienter, pårørende og personale.

- Medarbejderperspektivet – her under arbejdsmiljø, arbejdsgange og vidensdeling.

- Arbejdsgange og vidensdeling, logistik, herunder depot/lager

plads, medicinhåndtering samt bespisning

• Andre metoder for at afdække bru-gerbehov kan være spørgeskemaer, per-sonas, brugerdagbøger og fokusgruppe-interview og registrering af nuværende arbejdsflow v.h.a. Beacon teknologi

• Brugerkvalificering af de kommende fysiske rammer ved hjælp af bruger-møder/co-creation workshops, hvor der blandt andet arbejdes med simulering af arbejdsgange ved hjælp af f.eks. plantegninger, spillebrikker og persona-er, der repræsenterer patient- og perso-nalegrupper. Denne metode kan bruges til hurtigt og næsten omkostningsfrit at brugerkvalificere arkitekttegninger løbende.

Resultat• Mulighed for tidlig stillingtagen til funk-tioner, arbejdsgange mv. ift. planlagte fysiske rammer.

• Kvalificering af plantegning, forbere-delse/kvalificering af påtænkte arbejds-gange og patientflow giver driftsherren mulighed for at forbedre og forny arbejdsgange, struktur og patientflow, således, at der skabes en bæredygtig og fremtidssikret arkitektur. Byggeriet understøttes dermed effektivt, samtidigt med at almenmenneskelige, fysiologiske, psykologiske og sociale behov tilgodeses.

• Brugerkvalificering af et byggeri giver bygherren mulighed for at bruge arealet optimalt og dermed forbedre sin projekt-økonomi.


Brugerkvalificering vha. simulering af arbejdsgange i FAM SHS

PS PS

MS

MS GYN

MSMS

MSSAMTALE

SAMTALE

KPSKPS LAB

KPSKPS

KPSKPS

FLOW

RØNTGEN

KORTTIDSZONETAG OVER

FAM

-ETAGE 1

TAG OVER

FAM-SKADESTUE

mod

ambulanceindgang

TAG OVER FAM-ETAGE 1

TAG OVER

VAREMOD-

TAGELSE

TAG OVER

OP

TEKNIK

TEKNIK

TEKNIK

ELEVATOR

TIL FAM

1. ETAGE

ELEVATOR

TIL FAM

1. ETAGE

DEPOT

DEPOT

DEPOT

ELEVATOR

ELEVATOR

PERS.

TOIL

RENG.

RENG.

PAT

TOIL

PAT

TOIL

PAT

TOIL

PAT

TOIL

PERS.

TOIL

PERS.

TOIL

PERS.

TOIL

PERS.

TOIL

TOIL

TOIL/

BAD

LINNED

LINNED

LINNED

KONTOR

KONTOR KONTOR KONTOR

KPSKPS

KPEKPS

KPEKPS

KPSKPS

MS

PATIENTOPHOLD

PATIENTOPHOLD

MS

MSMS

MED

RECEP

MED.

RUM

SKYL

SKYL

TEAM

TEAM

TEAM

TEAM

REN

REN

SKYL REN

USUS

USUS

US

PS

PS

PPS

PPS

PS

PSPS

PE

PS

PS

PS

PE

PERSONALE

PS

PPS

PS

PS

Trappe til forhal

Elevator

til forhal

Område Nord

Område Øst

Sekr

START

Ung kvinde køres af sine forældre

til Akutcenter FAM efter visitation

hos vagtlæge, som har mistanke

om blindtarmsbetændelse.

ambulance

patienten-

hed

Patientforløb 1

ONDT I MAVEN

Patient

Patient ankommer

til FAM sammen

med pårørende

Patient har

henvendt sig

til vagtlæge

Patient i

røntgen, kørt af

portør.

Pårørende

venter udenfor.

Patienten indlægges.

Køres til patientstue

af portør. Pårørende

følger med.

Patient Pårør. Portør/Falck Flowmaster

Forvagt Bagvagt Sekretær

Bioanaly.

Sygepl.

OBS!Modtageteam

OBS!Sengeteam

Patient p modtagestue.

Pårørende er med.

Pt. ankommer med forældre.

Klager over stærke smerter. Er

højlydt og kaster op.

Person i receptionen ringer til

flowmaster og sender pt. ned til

flowrum

Pt. og pårørende

benytter sig af

personaletoilettet.

(Det er det, de får øje

på)

Spl. er gået pt. i møde og følger

pt. og pårørende ned til mod-

tage. Pt. er højlydt og klager

over stærke smerter.

Portør aflever pt. til ultralyds-

scanning. Pårørende venter

udenfor på gangen. Portør kører

herefter pt. til indlæggelse på

anvist patientstue.

Pt. indlægges på patientstue og

mødes af ny sygeplejerske fra

sengeteamet.

Pt. ankommet til ledig modtage-

stue. Tilses af for- og bagvagt.

Pårørende opholder sig delvist

på gangen ud for modtagestue.

Bioanalytiker tager blodprøve.

Portør ankommer senere for at

køre pt. til ultralydsscanning

ambulance

patienten-hed

Flow

Pleje

FO

RB

AG

Port/F

HV

OR

HV

AD

ME

DIE

HV

OR

HV

AD

ME

DIE

HV

OR

HV

AD

ME

DIE

HV

OR

HV

AD

ME

DIE

HV

OR

HV

AD

ME

DIE

HV

OR

HV

AD

ME

DIE

HV

OR

HV

AD

ME

DIE

Hyppigste akutpakke - 4.500 årligtUng kvinde køres af sine forældre til akutmodtagelsen efter visitation hos praktiserende læge, som har mistanke om galdesten.

Kvinden har stærke smerter, men er oppegående. Det er første gang, kvinden er på Aabenraa Sygehus.De bekymrede forældre vil gerne følge med i behandlingen af deres datter.Med udgangspunkt i patientens forløb gennem FAM beskrives arbejdsgangene og forudsætningerne for et optimalt patientforløb.

Der fokuseres på den fysiske indretning samt behovet for kommunikation.

Sekr

Bio

HV

OR

HV

AD

ME

DIE

Bio

Patientforløb 1 ONDT I MAVEN

Patient Patient

ankommer til FAM sammen med pårørende

Patient i røntgen

Patient tilbage på stue

Patient har henvendt sig til vagtlæge

FM-rumFM-rum

FM-rum

FM-rum

Patientstue

Patientstue

Patientstue

kontor

kontor

kontorkontor

FM-rum

Patientstue

Patientstue

Patientstue

Patientstue/depot

Patientstue/Røntg Patientstue/Røntg

Patient forlader FAM

FM-rum/Kontor

Patient henvises til patientstue(pårørende?)

FM får opkald fra vagtlæge FM vurderer, om pt. skal ind. Registrerer pt. Finder stue og giver spl. besked.

FM el. sekretær giver besked til spl. via tlf.FM/spl./sekr registrerer i Cetrea.Opus, labels

FM el. sekretær giver besked til spl. via tlf.FM/spl./sekr registrerer i Cetrea.

Opus, labels

klargøring af stue

Triageringer til FV, og BV ved rød el. orange.

Armbånd, tøj, akutjournal, anamnese. Tlf til bioanalytiker

Venflon, IV smertestillende

DokumentationPrinter labels

Dikterer

1/2 time BV ordinerer og bestiller medicinRinger til spl og portør

Laver 4-timers plan.Pt. forventes udskrevet indenfor 48 t.

Udfylder jounal

Tilser patient (indenfor 30 min)laver plan

BCC(?)

Rekvirering af seng

Kører pt. til røntgen Kører pt. til

patientstue

TLFTLF, Cetrea

TLF, Cetrea

TLF, Cetrea

PC. Cetrea

TLF,

TLF, Cetrea

?TLF, Cetrea

PC

PC PC

PC

Cetrea

Cetrea

Cetrea

TLF,

TLF, CetreaTLF, Cetrea

“Vi tog udgangspunkt i tegningerne, inden deroverhovedet var kommet vægge på. Så lavede

vi en masse brainstorme. Det var en rigtig god proces, og den gjorde jo, at vi alle fik ejerskab og var

en del af det” Medarbejder i ambulant psykiatrisk afdeling

“Undersøgelsen af to ambulante psykiatriske afdelinger viste bl.a., at 85 % af medarbejderne kun brugte deres kontor halvdelen af tiden

– og dele af personalegruppen var på dereskontorplads under 25 % af tiden”

Medarbejder om brugerinvolvering i Fremtidens kontor- og behandlerrum i den ambulante psykiatri


Fra en psykologisk vinkel har et rums størrelse ikke så meget med rummets faktiske m2 at gøre. Det er den sub-jektive oplevelse af rummet (1, 2, 6, 7, 10) der afgør, hvordan mennesker op-fatter og trives i det. Gennem farver, lys og indretning kan et rum komme til at synes større eller mindre (10, 14, 15).


Denne metode giver størst værdi, hvis den anvendes efter, at der er udarbejdet arki-tekttegninger, men før tegningerne er endeligt godkendte.

Formål

• Arkitekttegninger kan være vanskeli-ge at forholde sig til, når der skal træf-fes beslutninger om forskellige rum. Et nyttigt redskab er, at inddrage 1:1 mock-ups i processen. SDSI har stor erfaring med at facilitere og huse 1:1 mock-up forløb i vores testhaller. Mock-up test kræver systematik, styring og ikke mindst plads, men hvis de gennemføres tidligt i processen skaber det mulighed for tilpasning af plantegninger.

• Brugerne – primært medarbejderne - kan tage stilling til udarbejdelsen af den detaljerede funktion, de nødvendige sik-kerhedsforanstaltninger, log stik indret-ning (arbejdsflow) arealer, placeringer og evt. input til materialer, farvevalg, teknologi, udstyr og installationer.

Metoder

Leverancen ’Simulering af af arbejds-gange i mock-up skala 1:1’ kan ifl. aftale indeholde;

• x antal centrale rum og funktioner bygges op i 1:1 mock-ups i SDSI’s test-haller eller lokalt i living lab.

• 1:1 mock-ups er fysiske opbygninger af rum eller afsnit, hvor der primært anvendes mobile og simple vægge til at give en præcis fornemmelse for rummet. Metoden giver en konkret mu-lighed for at identificere uhensigtmæs-sigheder ved forskellige rumløsninger og indretninger og teste forslag til for-bedringer. Testene kan både fokusere på rumstørrelse, installationer, teknolo-gi, udstyr, byggematerialer, indretning, arbejdsgange, flow mv.

• Ved mockup- workshops føres delta-gerne (f.eks medarbejdere, patienter, bygherre, arkitekt, ingeniør) systema-tisk gennem udvalgte arbejdsgange fra behovsafdækningen, her identificeres muligheder og dilemmaer i relation til mock-up , inden man i fælles-skab forsøger at fremkomme med en ideel løsning. De endelige løsninger beskrives og fotograferes i detaljer så de er klar til anvendelse i byggepla-nerne.

resultat

• Processen sikrer, at væsentlige forhold i disposi-tionsforslaget bliver afklaret med brugerne, og at deres erfaringer fra driften og hver-dagen på en afdeling eller nyt

hospital sættes aktivt i spil. Gennem-gående kriterier for testforløbene kan være: Effektivt flow, patientoplevelsen, arbejdsmiljø, sikkerhed (patient og medarbejder), hygiejne, logistik og privat sfære contra social sfære (crow-ding). Her forebygger man de mange små og store fejl, som ofte først erken-des, når man flytter ind i nyt byggeri

• Ud fra resultaterne af testforløbene fremgår det hvilke økonomiske og/eller tidsmæssige konsekvenser den enkelte ændring vil have for projektet. Herefter specificerer kunden, i hvilket omfang de ønsker brugernes input indarbejdet i byggeprojektet.

3. Simulering af arbejdsgange i mock-up skala 1:1

“Vi er ikke i tvivl om, at testforløbene har været med til at optimere vores projekt, og de ændringsforslag, der er fremkommet havde ikke umiddelbart

været mulige at identificere, hvis ikke vi havde fået bygget en mock-up og lavet testforløbene. Testforløbene har derfor medvirket til, at vi har fået

et bedre projekt, fordi vi alle er blevet tvunget til at være endnu skarpere i forhold til at tænke nye løsninger ind i projektet – alternativt havde vi

konstateret udfordringerne, når sygehuset var bygget og måtte så enten have levet med en second best løsning eller have startet med at lave en ombygning”

- Anlægschef om testforløb ifm. OPP Vejle


Virtuel Brugerinvolve-ring - Evokon DNU Århus


4. 3D visualisering af nyt byggeri – Virtuel Brugerinvolvering

Denne metode giver størst værdi hvis den anvendes efter at der er udarbejdet arkitekt-tegninger, men før tegningerne er endeligt godkendte.

Formål

• Giver mulighed for at ”alle” medar-bejdere kan gøre sig fortrolig med de nye bygninger og nye koncepter, f.eks. for medicinering, dokumentation, just in time, uafhængigt at tid og sted.

• Giver mulighed for parallelle af-prøvninger og projektering. Herunder afprøvninger hjemme i afdelingen, samt dataindsamling til beslutningstagere, som grundlag for kommentering og diskussion.

Metoder

Leverancen ’Virtuel brugerinvolvering’ kan ifl. aftale indeholde;• 3D visualisering af plantegning (egen rådgiver eller ekstern samarbejdspart-ner Evokon), facilitering af 3D træning.

• Co-creation sessioner i virtuelle mock-ups, hvor brugerne designer og indretter via virtuel afprøvning.

• Ved hjælp af brugerinput skabes vir-tuelle mock-ups i realtime forbindelse.

• Quick and dirty tests som supple-ment eller erstatning af nogle mock-up sessioner. Rådgivers modeller/arki-tekttegninger bruges som grundlag, hvilket minimerer ressourceforbrug til opsætning og giver mulighed for hurtig løbende feedback.

resultat

• Forbereder til fremtidige forhold, skaber baggrund for beslutninger om løsninger.

• Formidlling af koncepter og logistik for medarbejdere m.fl. hjemme i egen afdeling.

• Indsamlet data kan genanvendes.

ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 11ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 11


5. Afprøvning af arbejdsgange i konkret byggeri – Living Lab

Denne metode giver størst værdi, hvis den anven-des kort før indflytningen i det nye byggeri eller i de nye rammer.

Formål• Giver mulighed for afprøvning af essen-tielle arbejdsgange/patientflow i den kon-krete bygning eller i et testmiljø opbygget lokalt kort før indflytning. I denne fase er det ikke muligt at flytte på vægge, men an-befalinger til ændringer af funktioner og til justering af arbejdsgange kan gøre en stor forskel for effektiviteten, medarbejdernes tilfredshed og patientoplevelsen.

• Medvirker til, at kommende brugere af de nye lokaler, via brugerproces og grafisk materiale, bliver forberedte på ændrede eller nye arbejdsgange inden indflytning.

• Medvirker til opsamling af de kom-mende brugeres gode ideer samt bekymringer inden indflytning.

• Er med til at gøre opmærksom på fysiske områder og arbejdsgange, der kræver særlig opmærksomhed i forbindelse med indflytningen: Place-ring af funktioner, arbejdsdeling mellem faggrupper og teams, placering af fast inventar som skærme, teknologi, udstyr og ventefaciliteter mm.

MetoderLeverancen ’Living Lab’ kan ifl. aftale indeholde;

• Gennemspilning af tidligere kortlagte patient/borgerforløb ved hjælp af plan-tegninger og spillebrikker (farvekodet efter faggrupper) som forberedelse til test i nye fysiske omgivelser.

• Mellem testforløb diskuteres og kvali-ficeres resultater i en brugergruppe af nøgleaktører udvalgt af ledelsen. Disse medarbejdere har et særligt ansvar for at udbrede viden i resten af organisa-tionen og opsamle idéer og bekym-ringer, så alle berørte medarbejdere involveres.

• Gennemspilning af tidligere kortlagte patient/borgerforløb i nye fysiske om-givelser som endnu ikke står funktions-færdigt eller lokalt opbygget testmiljø. Deltagerne spiller rollespil så de dækker alle kommende funktioner samt de hyppigst forekommende patient- og pårørendegrupper. De rollespillende udstyres med rollebeskrivelser og kort over de nye omgivelser.

• Efter testforløbet diskuteres pa-tientforløb og arbejdsgange i plenum, kategoriseret efter temaer som pa-tientoplevelsen, pårørendeoplevelsen, medarbejderoplevelsen samt flow/effek-tivitet. Brugerne diskuterer efterfølgen-de løsningsforslag og ideer, og hvis de rette aktører deltager, træffes på stedet beslutninger om ændrede funktioner, arbejdsgange, indretning mv.

resultat

• Forventningsafstemning mellem alle relevante parter op til indflytning og rumlig fornemmelse for nyt byggeri blandt medarbejdere. Herved sikres ejerskab til de nye fysiske omgivelser og dermed mere effektiv og gnidningsfri overgang fra gammelt til nyt.

• Brugerkvalificering af et byggeri giver bygherren mulighed for at bruge arealet optimalt og dermed forbedre sin projekt- økonomi.

• Minimering af medarbejdernes stress og frustration over forandringsproces-sen.

• Effektiv drift fra første indflytnings-dag, da medarbejderne kender bygning-erne og har afstemt arbejdsgange.

“Vi har gennem test af patientforløb fået afgørende viden om, hvordan vi bedst kan organisere modtagelsen af akutte patienter - og hvad vi skal undgå - f.eks. placering af flowmaster, læger og hvilke rum, som er bedst placeret i forhold til de forskellige opgaver”.

- Ledelsen, FAM Sygehus Sønderjylland

ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 13ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 13

Litteratur

1. Aiello, J. R. & Baum, A. (eds.)Residential crowding and design.New York: Plenum.

2. Altman, I. (1975). The environment and social behavior: Privacy, personal space, territoriality and crowding. Mon-terey, CA: Brooks/Cole.

3. Aries, M. B.C., Veitch, J. A. &Newsham G. R. (2010). Windows,view, and office characteristicspredict physical and psychologicaldiscomfort. Journal of Environmental.

4. BAR FOKA / Slots- ogEjendomsstyrelsen (2008).Arbejdsmiljø i åbne kontorer –forskningens bud på problemer ogløsninger. http://www.alexandra.dk/dk/labs/new-ways-of-working-lab/sider/publikationer-nwow.aspx 1. Aiello, J. R. & Baum, A. (eds.) Residential crow-ding and design. New York: Plenum.

5. Becker, F. D. (1981). Workspace:Creating environments inorganizations.. New York: Praeger.

6. Brunswik, E. (1943). Organismic achievement and environmental proba-bility. Psychological review, 50, 255-272.

7. Chein, I. (1954). The environment as a determinant of behavior. Journal of Social Psychology., 39, 115-127.

8. Evans, G. W. (1982). (Ed.) Environ-mental stress. New York: Cambridge University Press.

9. Evans, G. W. (1999). Measurement of the physical environment as stressor. In: S. L. Friedman & T.D. Wachs (Eds.), Measuring environment across the lifespan: Emerging methods and con-cepts. Washington, DC: American.

10.11. Gifford, R. (2007). Environmentalpsychology: Principles and practice(4th ed.) Colville, WA: Optimal Books.

11.12. Helson, H. (1964). Adaptation-leveltheory. New York: Harper and Row.

12. Homans, George C. (1951): TheHuman Group. Routhledge & KeeganPaul LTD. London.

13. Lee, Y. S. & Brand, J. L. (2005):Effects of control over officeworkspace on perceptions ofthe work environment and workoutcomes. Journal of EnvironmentalPsychology 25 (2005) 323-333.

14. Lindholm Christensen, M (2007): Psyke og rum. Om rummet I psykologi-en og psykologien I rummet. Speciale i psykologi ved Institut for Kommunikati-on og Psykologi, Aalborg Universitet.

16. Lindholm Christensen, M. (2012). Strategisk indretning. Hvad betyder videnssamfundet for virksomhe-ders indretning, og hvordan kan indretning anvendes strategisk? ErhvervsPhD-afhandling ved Institut for Kommunikation og Psykologi, Aalborg Universitet.

17. Niemala, R., Rautio, S., Hannula, M., & Reijula, K. (2002). Work en-vironment effects on labor producti-vity: An intervention study in a stor-age building. American Journal ofIndustrial Medicine, 42(4), 328-335

18. Steele, F. (1986). Making andManaging High Quality Workplaces:An Organizational Ecology. New York:Teachers College Press

19. Vischer, J (2008). Towards an Environmental Psychology of Works-pace: How People are Affected by Environments for Work. Architec-tural Science Review, 51.2, pp 97-108 20. Vischer, J (2008). Towards anEnvironmental Psychology ofWorkspace: How People areAffected by Environments for Work.Architectural Science Review, 51.2,pp 97-108.


Indretning af Atriumgård B&U Psykiatri Sygehus Sønderjyl-land


syddansk sundhedsinnovation

Forskerparken 10 G, 5230 Odense M

www.syddansksundhedsinnovation.dk

Documents

Indflytnings- og sammenlægnings- processer · og behov kommer i spil og dermed kvali-ficererde endelige løsninger. Vi sætter fokus på at tænke nyt og teste innovati-on i praksis