ÍNDICE - edumed.imss.gob.mxedumed.imss.gob.mx/.../InnovacionEducativa/2520-003-004.pdf · Página 3 de 43 Clave: 2520-003-004 Procedimiento para la recepción de material bibliográfico

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ÍNDICE

Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 5 6 Descripción de actividades 8 7 Diagrama de flujo 29 8 Relación de documentos que intervienen en el

procedimiento 43

Anexos

Anexo 1 “Altas y bajas de publicaciones periódicas”. Anexo 2 “Instrucciones de operación para confirmar la recepción de

publicaciones periódicas impresas en el SICOPP”.

Anexo 3 “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes”.

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Procedimiento para la recepción de material bibliog ráfico en las Unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS

1 Base normativa Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, artículo 82, numeral I y IV, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 18 de septiembre de 2006, y sus reformas.

Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro Social, artículo 162 publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2006.

Norma que establece las disposiciones generales de la Educación en Salud y sus procesos en el Instituto Mexicano del Seguro Social, clave 2000-001-022, objetivo 2.9, validada y registrada el 25 de septiembre de 2012. 2 Objetivo Emitir las políticas y las actividades para la recepción de material bibliográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS (SIBIMSS) con la finalidad de que los procesos se ejecuten de forma estandarizada, atendiendo a características específicas de los mismos. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal que labora en las unidades de Información del SIBIMSS. 4 Políticas 4.1. El personal que reciba material bibliográfico en las unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS, cumplirá lo establecido en el Código de Conducta del Servidor Público del Instituto Mexicano del Seguro Social. 4.2. La Coordinación de Educación en Salud a través de la División de Innovación Educativa establecerá comunicación con los Titulares de las Coordinaciones de Planeación y Enlace Institucional Delegacionales o Titulares de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en UMAE, en donde se encuentran las unidades de información del Sistema bibliotecario del IMSS para darles a conocer los listados de material bibliográfico; libros impresos adquiridos o publicaciones periódicas suscritas para el año en curso.

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4.3. La División de Innovación Educativa, a través del Área de Documentación en Salud dará atención y seguimiento para la adecuada recepción de material bibliográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS. 4.4. El Área de Documentación en Salud verificará el cumplimiento de entregas, inconsistencias, faltantes y reemplazos de los materiales bibliográficos en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS y establecerá contacto con los proveedores para verificar el cumplimiento de compromisos, garantías o notificación de sanciones correspondientes en caso necesario. 4.5. La comunicación entre el Área de Documentación en Salud, las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS y los diferentes proveedores se realizará, en la medida de lo posible, mediante el uso de medios electrónicos. 4.6. El Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o el Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en UMAE en el ámbito de su competencia, verificarán la adecuada recepción de material bibliográfico. 4.7. El Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o el Titular de la División de Educación en Salud de UMAE, analizará y gestionará con el Director de la unidad médica en su ámbito de competencia, la solución a los problemas detectados en la unidad de información para la adecuada recepción de material bibliográfico.

4.8. El Titular de la Coordinación de Educación en Salud calculará el porcentaje de penalización establecido por cada día de atraso en la entrega o servicio de las fuentes de información conforme a los documentos jurídicos que se establezcan. 4.9. La entrada en vigor del presente documento actualiza y deja sin efecto al “Procedimiento para la recepción de material bibliográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS”, clave 2580-003-004, validado y registrado el 13 de abril de 2011. 4.10. El presente procedimiento atiende a lo establecido en los siguientes documentos: � Contrato Colectivo de Trabajo, Reglamento Interior de Trabajo, Artículo 5º. � Manual de Organización de la Dirección de Prestaciones Médicas, clave 2000-002-

001, validado y registrado el 26 de abril de 2013. � Manual de Organización de las Unidades Médicas de Alta Especialidad, clave 0500-

002-001, validado y registrado, 08 de octubre de 2010.

� Políticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, 1000-001-014 validado y registrado noviembre 2010.

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5 Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

5.1 bibliotecario : Profesional que tiene a su cargo planear, organizar, controlar, dirigir y evaluar los servicios y recursos informativos documentales. 5.2 cambios de título: publicaciones periódicas que sufren cambios por conveniencia de los editores, sociedades, etc. durante la vigencia de la publicación. 5.3 Centro de Documentación en Salud (CDS) : Unidad de información que planea, organiza, analiza y otorga servicios bibliotecarios que apoyen las actividades de formación, educación continua, docencia, investigación y producción científica en el área de la salud. Cuenta con personal bibliotecario, espacio físico, colección bibliográfica especializada, equipamiento y mobiliario. 5.4 control concentrado de la adjudicación de libro s para el año en curso: Base de datos en Excel, centralizada de libros solicitados y que fueron adjudicados a proveedores mediante procesos de compra. 5.5 CURP: La Clave Única de Registro de Población es un instrumento de registro e identificación que se asigna a todas las personas que viven en el territorio nacional, así como a los mexicanos que residen en el extranjero. 5.6 DPM: Dirección de Prestaciones Médicas. 5.7 defectos de impresión: Imperfecciones que resultan de la impresión de un documento: impresión borrosa, manchada, sobreimpresiones o falta de impresión, mala paginación, etc. 5.8 digitalización: proceso de adquirir mediante un escáner determinada información de una imagen (texto, fotos, formas, sonido, movimiento…) y almacenarla en un archivo de computadora para su posterior reproducción en pantalla o en un nuevo impreso. 5.9 fascículo: Parte de una publicación monográfica que se emite en serie continuada, numerada, correlativa o cronológicamente, pero que está planeada para ser una obra completa o unitaria. También cada una de las partes numeradas de una publicación seriada. 5.10 listado de control: lista de libros (material monográfico) o publicaciones periódicas. 5.11 listado de libros impresos adquiridos para el año en curso: listado de libros adquiridos mediante procesos de compra para el año en curso, para las unidades de información del SIBIMSS. Este listado se envía a las unidades por parte de la Coordinación de Educación en Salud.

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5.12 listado de publicaciones periódicas impresas s uscritas para el año en curso: listado de publicaciones periódicas adquiridos mediante procesos de compra para el año en curso, para las unidades de información del SIBIMSS, el listado contiene: título de la publicación, formato contratado, proveedor (responsable de la entrega) y base de datos o buscador en el caso de las publicaciones electrónicas. Este listado se envía a las unidades por parte de la Coordinación de Educación en Salud. 5.13 mal estado: Publicaciones periódicas que llegan en condiciones no óptimas, es decir, húmedas, descosidas, manchadas, despastadas o deshojadas. 5.14 material bibliográfico : Documento referenciado en un catálogo bibliográfico o en una bibliografía. Lo bibliográfico incluye todo tipo de formatos, desde el libro de texto al multimedia, pasando por los audiovisuales y sonoros. También se considera al escrito en soporte bibliográfico: libros, informes, catálogos, publicaciones periódicas, etc. 5.15 material monográfico: específicamente se refiere a libros. 5.16 matrícula: Clave numérica única que se asigna a cada trabajador del Instituto para su identificación en los registros de personal, a partir de su registro como candidato en bolsa de trabajo o su contratación. 5.17 parte: Subdivisión de un número de fascículo de publicación periódica, en dos o más partes relacionadas por una misma designación numérica y cronológica. 5.18 personal bibliotecario : Personal de las categorías de Técnico en Bibliotecas, Asistente de Bibliotecario y Bibliotecario, encargado de realizar las actividades de organización, análisis y otorgamiento de servicios bibliotecarios. 5.19 procesos de compra: Eventos legales gubernamentales e institucionales que se precisan para la adquisición y entrega de material bibliográfico. 5.20 proveedores: Empresa particular que tiene como objetivo satisfacer el otorgamiento de un bien o un servicio mediante una transacción comercial. 5.21 publicaciones periódicas: Publicación primaria, secundaria y/o terciaria editada y distribuida en partes, o fascículos sucesivos, relacionados en forma secuencial y acompañado de su designación numérica, cronológica o alfabética, sin una fecha de terminación predefinida. Conservan un formato y estilo que les da unidad, coherencia e identidad. 5.22 remesa del proveedor: Documento que avala la entrega de los bienes adquiridos mediante los procesos licitatorios y que contiene los datos de la unidad destinataria, número de contrato. En el caso de libros: número de partida, título, autor, editorial, ISBN y año de edición. En el caso de las publicaciones periódicas la remesa incluye título de la publicación periódica, ISSN, volumen, número de fascículo y al final el total de fascículos.

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5.23 SICOPP: Sistema para el Control de Publicaciones Periódicas. 5.24 Sistema Bibliotecario del IMSS (SIBIMSS): Conjunto de unidades de información, ubicadas en unidades médicas, de investigación, educativas y áreas normativas, organizadas e interconectadas para ofrecer servicios bibliotecarios en el área de la salud. 5.25 sistema para el control de publicaciones perió dicas (SICOPP): Subsistema del Sistema Integral de Información de la Coordinación de Educación en Salud, creado con la finalidad de dar seguimiento a la entrega y recepción de publicaciones periódicas adquiridas mediante procesos de compra para fortalecer las colecciones bibliográficas del SIBIMSS. 5.26 suscripción: Forma o modalidad de comercialización de publicaciones periódicas que puede ser mensual, anual, por temporadas, etc. mediante un pago previamente pactado. En las publicaciones periódicas, generalmente es anual. 5.27 suscripción cancelada: Acción de solicitar la suspensión de la entrega de publicaciones periódicas al no renovar el contrato. 5.28 suscripción renovada: Acción de continuar recepción de publicaciones periódicas al renovar el contrato. 5.29 unidad de información : Centro de Documentación en Salud, Sala de Lectura, Sala de Consulta Electrónica, o cualquier otra unidad que tenga como objetivo ofrecer datos, información y/o documentación en salud a los usuarios. Este término engloba todas las unidades documentales en el IMSS. 5.30 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad. 5.31 usuario : Persona que utiliza una unidad de información para obtener datos, información y/o documentación necesaria para el adecuado desempeño de sus funciones. 5.32 vicios ocultos: Defectos, errores, imperfecciones o mala calidad que no son visibles a través de una simple visión superficial, que para percibirlos requieren ser revisados detalladamente o por un experto. 5.33 volumen: Parte de la publicación periódica que agrupa un determinado número de fascículos y que va en función de la edición de la publicación periódica.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Procedimiento para la recepción de material bibliog ráfico en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS

Etapa I. Recepción de material monográfico

adquirido mediante procesos de compra

Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en UMAE

1. Recibe de la Coordinación de Educación en Salud, el siguiente documento:

• “Listado de libros impresos para el año

en curso”, para cada una de las unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS de la Delegación, de acuerdo a las peticiones de libros enviadas.

NOTA: El Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud de la UMAE solo recibirá lo correspondiente a su unidad de Información.

Listado de libros impresos para el año en curso

2. Elabora en original y dos copias “Oficio” dirigido al Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o al Titular de la División de Educación en Salud en caso de UMAE, y anexa el:


en curso”.

Oficio Listado de libros impresos para el año en curso

3. Envía al Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o al Titular de la División de Educación en Salud en caso de UMAE, los siguientes documentos:

• “Oficio”, en original y primera copia


en curso”.

obtiene acuse de recibo en la segunda copia del “Oficio” y archiva en minutario de control.

Oficio Listado de libros impresos para el año en curso Minutario de control


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Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o del Titular de la División de Educación en Salud en UMAE.

4. Recibe del Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o del Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en caso de UMAE, los siguientes documentos:

• “Oficio”, en original y primera copia


en curso”,

elabora “Memorándum interno” para el personal encargado de la unidad de Información.

Oficio Listado de libros impresos para el año en curso Memorándum interno

5. Entrega al personal bibliotecario responsable o al encargado de la unidad de Información, los siguientes documentos:

• “Memorándum interno”,

• “Oficio”, en original

• “Listado de libros impresos para el año en curso”.

obtiene acuse de recibo en la primera copia del “Oficio” y archiva en el minutario de control.

Memorándum interno Oficio Listado de libros impresos para el año en curso Minutario de control

Personal bibliotecario responsable o encargado de la Unidad de Información del SIBIMSS

6. Recibe del Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o Titular de la División de Educación en Salud en caso de UMAE, los siguientes documentos:


• “Oficio”, en original,


Memorándum interno Oficio Listado de libros impresos para el año en curso


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7. Extrae del archivo temporal la:

• “Solicitud de libros” clave 2500-009-023,

y coteja los títulos de libros, autores, editores, año, ISBN y ejemplares de los libros solicitados contra él:


NOTA: La “Solicitud de libros” clave 2500-009-023 es el anexo 3 del “Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS”, clave 2580-003-005.

Solicitud de libros 2500-009-023 Listado de libros impresos para el año en curso

Existen diferencias en los listados

8. Envía correo electrónico con las observaciones detectadas al Área de Documentación en Salud dentro de las siguientes 48 horas.

Correo electrónico

Área de Documentación en Salud

9. Recibe la notificación, analiza las observaciones y contesta el correo electrónico con las aclaraciones correspondientes.

Correo electrónico


10. Recibe las aclaraciones a las observaciones, las identifica y registra en el Listado de libros impresos para el año en curso.

Correo electrónico Listado de libros impresos para el año en curso

Si corresponden los listados

11. Recibe del proveedor los libros acompañados de original y copia de la(s) “Remesa del proveedor” y coteja que corresponda el destinatario, el número de contrato, los títulos de libros, autores, editores, año, ISBN contra él “Listado de libros impresos para el año en curso”.

Remesa del proveedor Listado de libros impresos para el año en curso


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No coincide algún dato de la remesa del proveedor con el “Listado de libros impresos

para el año en curso”


12. Identifica la inconsistencia detectada en la “Remesa del proveedor”, le informa al proveedor para que corrija lo necesario y le devuelve la remesa junto con los libros entregados, continúa en la actividad 11. Coincide la remesa del proveedor con el

“Listado de libros impresos para el año en curso”, pero no coinciden los libros

entregados

Remesa del proveedor

13. Identifica la inconsistencia detectada en los libros entregados, le informa al proveedor la inconsistencia para que entregue los libros correctos, le devuelve la remesa junto con los libros entregados, continúa en la actividad 11. NOTA: cuando existe algún faltante de libro se reciben todos los demás libros y da seguimiento posteriormente a la entrega de los faltantes.


Si coinciden los datos de la remesa del proveedor con los libros entregados y con el “Listado de libros impresos para el año en

curso”

14. Recibe los libros entregados y estampa en el original y en la copia de la “Remesa del proveedor” el sello de la unidad de información o de la Coordinación de Educación en Salud de la Unidad y anota lo siguiente:

• Su nombre,

• Su matrícula,

• La fecha en que se reciben los libros,

y estampa su firma autógrafa.



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15. Entrega al proveedor la copia de la “Remesa del proveedor” y archiva por orden alfabético el original en minutario de control.

Remesa del proveedor Minutario de control

16. Revisa que los libros entregados por el proveedor se encuentren en buen estado, sin inconsistencias como defectos de impresión, hojas blancas, vicios ocultos, etc. y en su caso da seguimiento a los libros faltantes.

No existen libros faltantes y los recibidos se encuentran en buen estado

Continúa en la actividad 24.

Existen libros faltantes o los recibidos no se

encuentran en buen estado

17. Informa detalladamente las inconsistencias en los libros recibidos, mediante correo electrónico, al Área de Documentación en Salud y al proveedor correspondiente, dentro de las siguientes 48 horas posteriores a la recepción y archiva en carpeta electrónica el correo electrónico.

Correo electrónico


18. Recibe notificación, registra en el “Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso”, y da seguimiento de la entrega de los libros, según el tipo de acción a realizar por el proveedor.

“Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso”

Entrega de libro faltante



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Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información

Reemplazo de libro 19. Recibe del proveedor el reemplazo del libro

que presentó inconsistencias y revisa que:

• Los datos bibliográficos correspondan con el “Listado de libros impresos para el año en curso” y con la “Remesa del proveedor”,

• Se encuentre en buen estado.

Listado de libros impresos para el año en curso Remesa del proveedor

No corresponde el libro y/o está en mal estado

20. Identifica la inconsistencia detectada en la “Remesa del proveedor”, le informa al proveedor y devuelve la remesa junto con los libros entregados. Continúa en la actividad 17.


Si corresponde el libro y se encuentra en buen estado

21. Recibe el libro en buen estado, sella y entrega la “remesa del proveedor” y el libro que contiene inconsistencias, y continúa en la actividad 24.



22. Recibe del proveedor el libro faltante, revisa que:


• Se encuentre en buen estado,



No corresponde y /o no se encuentra en buen estado



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Si corresponde y se encuentra en buen estado

Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información

23. Recibe el libro en buen estado, sella y entrega la “remesa del proveedor”. Continúa en la actividad 24.

No existen libros faltantes y los recibidos se



24. Digitaliza la(s) “Remesa(s) del proveedor” recibida(s), transmite al Área de Documentación en Salud por medio de correo electrónico y archiva por orden alfabético el original de la “Remesa del proveedor” en el minutario de control



25. Recibe del personal bibliotecario responsable o del encargado de la unidad de información del SIBIMSS por correo electrónico la “Remesa del proveedor” y registra en el “Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso”.

Correo electrónico Remesa del proveedor Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso


26. Verifica que al final del plazo señalado para la entrega de libros, el proveedor haya entregado la totalidad de los libros a la unidad de información de acuerdo con el “Listado de libros impresos para el año en curso”.


Si recibe la totalidad de los libros

27. Informa mediante correo electrónico, al Área de Documentación en Salud la recepción del total de libros. Continúa en la actividad 29.

Correo electrónico


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Clave: 2520-003-004

No recibe la totalidad los libros


28. Informa mediante correo electrónico, al Área de Documentación en Salud y al proveedor correspondiente, las incidencias detectadas en la recepción de los libros o los faltantes por entregar, una vez que se ha superado el tiempo de entrega contemplado. Archiva en carpeta electrónica el correo electrónico.

Correo electrónico

29. Realiza el “Procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS”, clave 2520-003-002 y continúa en la actividad 30.

Procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS 2520-003-002


30. Recibe correo electrónico con informes del personal bibliotecario responsable o del encargado de la unidad de información del SIBIMSS.

Correo electrónico

31. Verifica y registra en el “Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso” conforme a los contratos correspondientes: - la entrega oportuna de los libros en función del plazo determinado, - la entrega de la totalidad de los libros de cada uno de los proveedores

Control concentrado de la adjudicación de libros para el año en curso

No faltaron libros por entregar Continúa en la actividad 39.

Faltaron libros por entregar



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Clave: 2520-003-004

Si fue oportuna la entrega


32. Elabora en original y copia, “Oficio” dirigido a la Coordinación de Servicios Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas mediante el que comunica la entrega oportuna de libros por parte del proveedor para que se realicen los trámites pertinentes para el pago correspondiente.

Oficio

33. Envía original y obtiene acuse de recibo en la copia del oficio, archiva en el minutario de control y concluye procedimiento.

Oficio

No fue oportuna la entrega

34. Solicita y recibe del proveedor la documentación que acredite los motivos del retraso, la revisa y determina si es suficiente para acreditar el incumplimiento.

Documentos que acrediten retraso

No es suficiente para acre dita r el incumplimiento


Si es suficiente para acreditar el incumplimiento

35. Acepta la justificación documentada presentada por el proveedor, comunica mediante correo electrónico al Personal bibliotecario responsable o al encargado de la unidad de información del SIBIMSS afectada el motivo del retraso en la entrega del material y continúa en la actividad 39.


36. Elabora el cálculo de penalizaciones conforme a los procedimientos establecidos los contratos y la normatividad vigente.


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37. Elabora en original y copia los “Oficios” mediante los cuales comunica las penalizaciones convencionales para que se realicen las deducciones correspondientes al momento de pago y envía a: - la Coordinación de Servicios

Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas,

- proveedor involucrado y - la Oficina para cobro

38. Obtiene acuse de recibo en las copias y archiva en el minutario de control y concluye procedimiento.

Se entregó la totalidad de los libros adjudicados al proveedor

39. Elabora en original y copia, “Oficio” dirigido a la Coordinación de Servicios Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas mediante el que comunica la entrega de la totalidad de los libros por parte del proveedor para que se realicen los trámites pertinentes para el pago correspondiente.

Oficio

40. Envía original y obtiene acuse de recibo en la copia del oficio, archiva en el minutario de control y concluye procedimiento.

Oficio

Etapa II Recepción de publicaciones periódicas

impresas suscritas

Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o Titular de la Dirección de Educación e Investigación en

41. Recibe de la Coordinación de Educación en Salud, el siguiente documento:

• “Listado de publicaciones periódicas

impresas suscritas para el año en curso”,

Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso


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Clave: 2520-003-004

Salud en UMAE para cada una de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS de acuerdo a la continuidad de las colecciones y de “Altas y bajas de publicaciones periódicas” 2520-009-12 (anexo 1) en el ámbito de la Delegación o de la UMAE.

NOTA: El Director de Educación e Investigación en Salud de la UMAE solo recibirá lo correspondiente a su unidad de información.

2520-009-012 Anexo 1

42. Elabora en original y copia “Oficio” dirigido al Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o al Titular de la División de Educación en Salud en caso de UMAE, y anexa el “Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso”.

43. Envía el original del “Oficio” y el listado y

obtiene acuse recibo en la copia del oficio. Archiva la copia del “Oficio” con acuse de recibo en minutario de control.

Oficio Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso Oficio Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso Minutario de control


44. Recibe del Titular de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional o del Titular de la Dirección de Educación e Investigación en Salud en caso de UMAE, los siguientes documentos:

• “Oficio”,

• “Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso”,

Oficio Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso,


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Clave: 2520-003-004


obtiene fotocopia del “Oficio”, y elabora “Memorándum interno” para el Personal bibliotecario responsable o al Encargado de la unidad de información del SIBIMSS.

Memorándum interno

45. Entrega al Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS, los siguientes documentos:


• “Oficio”,

• “Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso”,

y obtiene acuse de recibo en la copia del “Oficio”. Archiva la fotocopia del “Oficio” con acuse de recibo en minutario de control.

Memorándum interno Oficio


Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS

46. Recibe del Titular de la Coordinación Clínica de Educación e Investigación en Salud o Titular de la División de Educación en caso de UMAE, los siguientes documentos:


• “Oficio”.

• Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso”.

Memorándum interno

Oficio



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Clave: 2520-003-004


47. Extrae del archivo temporal:

• “Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año inmediato anterior.

• “Altas y bajas de publicaciones periódicas” 2520-009-012 (anexo 1).

coteja su contenido contra el: • “Listado de publicaciones periódicas

impresas suscritas para el año en curso”

e identifica los títulos de publicaciones periódicas con: • Suscripción renovada,

• Suscripción cancelada o

• Suscripción a nuevos títulos

• Cambios de título, etcétera.

Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año inmediato anterior. 2520-009-012 Anexo 1 Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso

No corresponden los títulos

48. Envía correo electrónico con las observaciones detectadas al Área de Documentación en Salud, dentro de las siguientes 48 horas.

Correo electrónico


49. Recibe la notificación, analiza las observaciones y contesta el correo electrónico con la aclaración correspondiente.

Correo electrónico


50. Recibe la aclaración a las observaciones, las identifica y registra en el Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso, continúa en la actividad 51.

Correo electrónico Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso


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Clave: 2520-003-004

Si corresponden los títulos


51. Recibe del proveedor los fascículos de las publicaciones periódicas adquiridas para la unidad de información con original y copia de la(s) “Remesa del proveedor” y coteja que corresponda el destinatario, el número de contrato y los títulos con el Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso.


No coinciden los datos de la remesa del proveedor con el Listado de publicaciones

periódicas impresas suscritas para el año en curso

52. Identifica la inconsistencia detectada en la “Remesa del proveedor”, le informa al proveedor para que realice las correcciones necesarias y la devuelve junto con los fascículos de las publicaciones periódicas, y continúa en la actividad 51.


Coincide la remesa del proveedor con el Listado de publicaciones periódicas

impresas suscritas para el año en curso, pero no coinciden las publicaciones

entregadas

53. Identifica la inconsistencia detectada en las publicaciones entregadas, le informa al proveedor la inconsistencia y devuelve la remesa junto con las publicaciones entregadas, para que entregue las correctas, continúa en la actividad 51. NOTA: cuando existe algún faltante de publicación periódica impresa se reciben todos las demás y da seguimiento para la entrega de los faltantes posteriormente


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Si coinciden los datos de la remesa del proveedor con las publicaciones entregadas

y estas con el listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en

curso


54. Recibe fascículos y estampa en el original y la copia de la “Remesa del proveedor” el sello que contiene la clave de la unidad de información y anota lo siguientes datos:

• su nombre,

• su matrícula,

• la fecha en que se reciben las

publicaciones periódicas,

y estampa su firma autógrafa.


55. Entrega al proveedor la copia de la “Remesa del proveedor” y archiva por orden alfabético el original de la “Remesa del proveedor” en minutario de control.


56. Revisa que los fascículos de las publicaciones periódicas se encuentren en buen estado, sin defectos de impresión, hojas blancas, vicios ocultos, etc. y en su caso da seguimiento a fascículos faltantes.

Si se encuentran en buen estado o existen faltantes de entrega


No se encuentran en buen estado

57. Informa por correo electrónico al Área de Documentación en Salud y al proveedor de los fascículos lo siguiente:

• en mal estado,

• defectos de impresión o

Correo electrónico


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• encuadernación, o

• vicios ocultos.

dentro de las siguientes 48 horas posteriores a su entrega.


58. Recibe correo electrónico y da seguimiento a fin de que el proveedor cumpla con los acuerdos establecidos e indica al Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de información del SIBIMSS las acciones que deberán seguirse para el reemplazo de los fascículos.

Correo electrónico


59. Atiende a las indicaciones que el Área de Documentación en Salud determine para el reemplazo de los fascículos de las publicaciones periódicas.

60. Recibe al proveedor y consulta correo electrónico en el que se reportó inconsistencias identificadas en los fascículos Localiza el material con inconsistencias y ratifica la falla.

Correo electrónico

61. Recibe del proveedor el reemplazo del material bibliográfico que presentó inconsistencias y revisa que:


• Se encuentre en buen estado. No se encuentra en buen estado


Listado de publicaciones periódicas impresas suscritas para el año en curso Remesa del proveedor


Página 24 de 43

Clave: 2520-003-004

Si se encuentra en buen estado


62. Devuelve al proveedor los fascículos de las publicaciones periódicas con inconsistencia, sella y devuelve la copia de la “Remesa del Proveedor” y archiva por orden alfabético el original en minutario de control.


Etapa III . Confirmación de recepción de

publicaciones periódicas impresas en el SICOPP.

63. Ingresa al portal de la Coordinación de Educación en Salud: http://edumed.imss.gob.mx, procede conforme a las “Instrucciones de operación para confirmar la recepción de publicaciones periódicas impresas en el SICOPP” 2520-005-001 (anexo 2) y verifica si existen fascículos faltantes.

NOTA: Contacta al Área de Documentación en Salud, para cualquier aclaración o duda.

Portal edumed / SICOPP 2520-005-001 Anexo 2

No existen fascículos faltantes


Si existen fascículos faltantes


Fase 1. Reclamación de fascículos faltantes

Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de Información del SIBIMSS

64. Obtiene del SICOPP el “Informe de fascículos faltantes” para hacer las reclamaciones correspondientes

SICOPP Informe de fascículos faltantes


Página 25 de 43

Clave: 2520-003-004

Personal bibliotecario responsable o encargado de la unidad de Información del SIBIMSS

65. Identifica los fascículos de las publicaciones periódicas no recibidos en la unidad de información de acuerdo a la fecha programada para su publicación y su periodicidad: • 45 días naturales para publicaciones

periódicas nacionales.

• 60 días naturales para publicaciones periódicas extranjeras.

66. Requisita el formato para la “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” 2520-009-013 (anexo 3).

2520-009-013 Anexo 3

67. Envía por correo electrónico al Área de Documentación en Salud el formato para la “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” 2520-009-013 (anexo 3) debidamente requisitado, con copia al correo electrónico del proveedor NOTA: El correo electrónico del proveedor debe estar contenido en la “Remesa del proveedor”.

2520-009-013 Anexo 3 Remesa del proveedor


68. Recibe por correo electrónico la “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” 2520-009-013 (anexo 3) y da seguimiento hasta que el proveedor cumpla los acuerdos establecidos con el Área.

2520-009-013 Anexo 3

69. Comunica al personal bibliotecario responsable o al encargado de la unidad de información del SIBIMSS, los acuerdos establecidos con el área para la entrega de faltantes.

Correo electrónico

70. Elabora expediente de reclamación de fascículos de publicaciones periódicas faltantes con el seguimiento para la recuperación de los mismos.

Expediente


Página 26 de 43

Clave: 2520-003-004


Fase 2 Validación de entrega oportuna

71. Consulta el SICOPP conforme a las

“Instrucciones de operación para confirmar la recepción de publicaciones periódicas impresas en el SICOPP” 2520-005-001 (anexo 2) y verifica la entrega oportuna de las publicaciones periódicas.

Portal edumed / SICOPP 2520-005-001 Anexo 2

Si es oportuna la entrega

72. Elabora y envía en original y copia “Oficio” dirigido a la Coordinación de Servicios Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas mediante el que comunica la entrega oportuna de publicaciones periódicas por parte del proveedor para que se realicen los trámites pertinentes para la liberación de fianzas, y obtiene acuse de recibo en la copia del oficio en minutario de control, continúa en la actividad 79.

Oficio

No es oportuna la entrega

73. Solicita al proveedor en el momento que se requiera o durante las reuniones de seguimiento, la “Documentación que acredite los motivos del retraso en la entrega de las publicaciones periódicas”.

Documentación que acredite los motivos del retraso en la entrega de las publicaciones periódicas

74. Recibe del proveedor la documentación que acredite el retraso en la entrega de las publicaciones periódicas y determina si es suficiente para acreditar el incumplimiento en plazos o en fascículos faltantes.

Documentación que acredite los motivos del retraso en la entrega de las publicaciones periódicas


Página 27 de 43

Clave: 2520-003-004

No es suficiente para acreditar el

incumplimiento en plazos o en la entrega de fascículos


75. Elabora el cálculo de penalizaciones conforme a los procedimientos establecidos los contratos y la normatividad vigente.

76. Elabora y envía en original y copia los “Oficios”:

- Al proveedor involucrado; - a la Coordinación de Servicios

Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas y

- a la Oficina para cobro, mediante los cuales comunica las penalizaciones convencionales para que se gestione la emisión de notas de crédito correspondientes.

77. Obtiene acuse de recibo en las copias y archiva en el minutario de control. Continúa en la actividad 79.

Si es suficiente para acreditar el incumplimiento

78. Elabora y envía en original y copia “Oficio” dirigido a la Coordinación de Servicios Administrativos y Mejora de Procesos de la Dirección de Prestaciones Médicas mediante el que comunica la entrega de publicaciones periódicas por parte del proveedor para que se realicen los trámites pertinentes para la liberación de fianzas, y obtiene acuse de recibo en la copia del oficio en minutario de control.

Oficio


Página 28 de 43

Clave: 2520-003-004


79. Realiza el “Procedimiento para el análisis bibliográfico de publicaciones periódicas impresas en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS clave 2520-003-003.

Procedimiento para el análisis bibliográfico de publicaciones periódicas impresas en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS 2520-003-003

Fin del procedimiento

Página 29 de 43

Clave: 2520-003-004

7. Diagrama de flujo del p procedimiento para la recepción de material bibliográfico en l as Unidades de Información del Sistema Bibliotecari o del IMSS

Listado de libros impresos


Solicitud

libros MINUTARIO

DE CONTROL

Memorándum



C2 Oficio

1O-2C Oficio

1O-2C Oficio


INICIO

Recibe de la Coordinación de

Educación en Salud NOTA

a

1

3

Envía, Obtiene acuse de recibo y Archiva.

ETAPA I RECEPCIÓN DE MATERIAL

MONOGRÁFICO ADQUIRIDO MEDIANTE PROCESOS DE COMPRA

Elabora y Anexa

2

COORD DE PLANEACION Y ENLACE INSTITUCIONAL O TITULAR DE LA DIRECCIÓN

DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN EN SALUD

EN UMAE

4

COORD. CLÍNICA DE EDUCACIÓN E

INVESTIGACIÓN EN SALUD O TITULAR DE LA DIVISIÓN DE EDUCACIÓN

EN SALUD EN UMAE

Oficio

Memorándum


C1 Oficio

O1 Oficio

Memorándum

a

Entrega y obtiene acuse de recibo

5

Recibe 6

PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE O

ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN DEL

SIBIMSS

7

MINUTARIO DE CONTROL


O1-C1 Oficio

Recibe y elabora

Extrae y coteja

5

3

A

Página 30 de 43

Clave: 2520-003-004

No coincide remesa con listado


Aclaraciones

Coincide remesa con listado , pero no coinciden libros

entregados

Listado de libros


¿EXISTEN DIFERENCIAS?

Informa inconsistencia al Área de

Documentación en Salud

8

NO SI

11

Inconsistencias

ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN

SALUD

A

Recibe notificación, analiza y contesta

correo

9



SIBIMSS

Recibe aclaraciones, identifica y registra en

el listado

10

Aclaraciones

Recibe libros coteja remesa contra listado


12

Identifica inconsistencia,

informa y devuelve

¿EXISTEN INCIDIENCIAS?

NO

1O- C1 Remesa del proveedor

14

Recibe libros, estampa sello, anota y firma



informa y devuelve. NOTA

13

12

10

Coincide remesa con listado, pero no coinciden

libros entregados 13 14

B

11

11

11

11

11

13

Si coinciden los datos de la remesa del proveedor con los

libros entregados y con el listado

Página 31 de 43

Clave: 2520-003-004

No

Control concentrado

C1 Remesa del proveedor

¿EXISTEN INCONSISTENCIAS?

Informa inconsistencias al Área de

Documentación en Salud y al proveedor

17

CARPETA ELECTRÒNICA

O1 Remesa del proveedor

15

Entrega al proveedor

16

Revisa libros y da seguimiento a

faltantes


15


SALUD

18

17

Inconsistencias

24

B

Existen libros faltantes o los recibidos no se


C

Recibe notificación, registra y da

seguimiento al compromiso del

proveedor

20

Página 32 de 43

Clave: 2520-003-004

¿QUE ACCIÓN SE EFECTUARÁ?

¿EXISTEN INCONSISTENCIAS?

Listado de libros






22

C

Reemplazo del libro


ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

Recibe al proveedor y revisa

si existen inconsistencias

19

No

No corresponde y/o está en mal estado Identifica e informa

al proveedor las inconsistencias y

le Devuelve remesa y libros

20

22

17

Recibe el libro, Sella y Entrega remesa y el libro

con inconsistencias

21

24

Entrega del libro faltante

Recibe al proveedor y Revisa

si existen inconsistencias

22

D

18


Página 33 de 43

Clave: 2520-003-004

¿EXISTEN INCIDENCIAS?


Remesa


Control concentrado de la adjudicación

20

D

No

No corresponde y/o está en mal estado

el libro

Recibe el libro, Sella y Entrega

remesa

23

24

No existen libros faltantes y los recibidos se encuentran

en buen estado

22

24

21

23

16


24

Remesa del

proveedor


SALUD

E

25

Remesas

Recibe remesa por correo electrónico y

registra

Digitaliza remesas, Transmite por

correo y Archiva

Página 34 de 43

Clave: 2520-003-004

Listado de libros impreso

E



SIBIMSS

26

Verifica la entrega de la totalidad de

los libros

27

Informa mediante correo electrónico

27

¿RECIBIÓ LA TOTALIDAD?

Si

Informe

28

Incidencias y faltantes

No


SALUD

CARPETA ELECTRÒNICA

28

Informa mediante correo electrónico, las incidencias y faltantes, Archiva

2520-003-002

29

Realiza procedimiento

Recibe correo electrónico

F

30

Informe

29

30

Página 35 de 43

Clave: 2520-003-004

Control concentrado de la adjudicación

C1 Oficio

O1 Oficio

1O-1C Oficio

Documentos acrediten retraso

¿EXISTEN INCIDENCIAS?

Elabora oficio a la Coord. de Servicios

Administrativos y Mejora de Procesos

de la DPM

32

Si

NO

Solicita y Recibe del proveedor, determina suficiencia

34

No

SI ¿ES SUFICIENTE

F

Verifica y Registra la entrega oportuna

y la entrega total

31


33

Envía oficio, Obtiene acuse y

Archiva. Concluye procedimiento

33

36

Acepta justificación documentada,

comunica motivos

35

39


Elabora el cálculo de penalización

36

G

COORD. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y

MEJORA DE PROCESOS DE LA DPM


No fue oportuna la entrega

36

31

34

39

Si fue oportuna la entrega

No faltaron libros por entregar

Página 36 de 43

Clave: 2520-003-004

C1 Oficio

C1 Oficio

1O-1C Oficio

1O-1C Oficio

C1 Oficio

1O-1C Oficio



Elabora oficio de penalizaciones y

Envía

37

G

Obtiene acuse, Archiva y Concluye

procedimiento

38

Minutario de Control

38 Se entregó la totalidad de libros

39



C1 Oficio

1O-1C Oficio

Elabora oficio, Comunica entrega

de totalidad

C1 Oficio

Envía original, Obtiene acuse,

Archiva y Concluye


40

40

H

PROVEEDOR

OFICINA PARA COBRO

31

Página 37 de 43

Clave: 2520-003-004

2520-009-012 Anexo 1

Listado de publicacion

es

Oficio

Memorándum

C1 Oficio

Listado de publicaciones

45

Recibe

ETAPA II RECEPCIÓN DE

PUBLICACIONES PERIÓDICAS IMPRESAS SUSCRITAS



DEL SIBIMSS


1O-1C Oficio

Memorándum

Entrega, obtiene acuse y archiva

46


suscritas

Recibe de la Coordinación de

Educación en Salud NOTA

41

COORD DE PLANEACION Y ENLACE INSTITUCIONAL O TITULAR DE LA DIRECCIÓN

DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN EN SALUD

EN UMAE

H


1O-1C Oficio

42

Elabora oficio y Anexa

Memorándum


1O-1C Oficio

44

Recibe listado, obtiene fotocopia y

elabora

COORDINADOR CLÍNICO

DE EDUCACIÓN E INVESTIGACION EN SALUD O TITULAR DE LA DIVISIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD EN

UMAE


C1 Oficio


Envía oficio y listado, Obtiene acuse y Archiva

43

43

b

b

45

I

Página 38 de 43

Clave: 2520-003-004

No coincide remesa con listado




2520-009-012 Anexo 1

Listado de año anterior

I

47

Extrae del archivo temporal, Coteja e

Identifica

¿CORRESPONDEN LOS DATOS?

NO SI

50

Recibe fascículos del proveedor, coteja

Envía correo al Área de Documentación

en salud con observaciones

48


SALUD

Recibe notificación, analiza y contesta

49

Aclaraciones

Observaciones

51

Aclaraciones

Recibe la aclaración, Identifica y Registra

51

50

Coincide remesa con listado , pero no coinciden fascículos

entregados


52


informa y devuelve

¿EXISTEN INCIDIENCIAS?

NO

1O- C1 Remesa del proveedor

54

Recibe fascículos, estampa sello, anota y firma



informa y devuelve. NOTA

53

Coincide remesa con listado, pero no coinciden

fascículos entregados 53 54

J

51

51

51

51

Si coinciden los datos de la remesa del proveedor con los fascículos

entregados y con el listado

Página 39 de 43

Clave: 2520-003-004

Aclaraciones

Observaciones

J

Revisa fascículos, Da seguimiento a

faltantes

55

56

Recibe al proveedor, Consulta

correo, Localiza material

60 ¿EN BUEN ESTADO

O FALTANTES?

SI

NO

63

Envía correo al Área de Documentación

en salud con observaciones

57


SALUD

Observaciones

c

c

Recibe correo, Da seguimiento, Indica

acciones

58

Observaciones

Atiende indicaciones



DEL SIBIMSS

59

Recibe el reemplazo, Revisa

61

K



55

Entrega al proveedor


55

61

Página 40 de 43

Clave: 2520-003-004

Informe de fascículos

SICOPP

2520-005-001 Anexo 2

Portal edumed/ SICOPP

PERSONAL BIBLIOTECARIO RESPONSABLE


DEL SIBIMSS

64

65

ÁREA DE DOCUMENTACIÓN EN SALUD

2520-009-013 Anexo 3

Requisita formato

L

K

NO

¿EXISTEN INCIDENCIAS? 57

SI

ETAPA III CONFIRMACIÓN DE

RECEPCIÓN DE PUBLICACIONES

PERIÓDICAS EN EL SICOPP

63

PERSONAL BIBLIOTECARIO

RESPONSABLE O ENCARGADO DE LA

UNIDAD DE INFORMACIÓN DEL SIBIMSS

Ingresa al portal y Confirma recepción

NOTA

NO 73

SI

¿EXISTEN FASCICULOS FALTANTES ?

Fase 1 Reclamación de

fascículos faltantes

d

d

Obtiene del SICOPP y realiza

Identifica fascículos no recibidos

66

67

2520-009-013

Envía formato de reclamación con

copia al proveedor NOTA

68

Recibe formato y da seguimiento

56

55



62

Devuelve fascículos, Sella y

Archiva


62

2520-009-013

Página 41 de 43

Clave: 2520-003-004


2520-005-001 Anexo 2

Portal edumed/ SICOPP

C1 Oficio

1O-1C Oficio

L


Elabora, envía y obtiene acuse de

recibo

72

SI NO

Solicita al Proveedor


Recibe y determina suficiencia

74

¿ES OPORTUNA LA ENTREGA?

COORD. DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS Y MEJORA DE

PROCESOS DE LA DPM

Expediente

Elabora expediente de reclamación y da

seguimiento

69

Acuerdos

Comunica

70

Fase 2 Validación de entrega oportuna

Consulta SICOPP y verifica la entrega

71

72

79

73

M

Página 42 de 43

Clave: 2520-003-004

¿DOCUMENTACIÓN

SUFICIENTE?

Elabora cálculo de penalizaciones

75

NO SI

M

79

C1 Oficio

1O-1C Oficio

Elabora y envía oficios, Obtiene

acuse

78


78

FIN

2520-003-003

79

Realiza procedimiento

77

72



1O-1C Oficio

1O-1C Oficio

1O-1C Oficio



Elabora oficio para emisión de notas de

crédito y Envía

76

PROVEEDOR

OFICINA PARA COBRO

C1 Oficio

C1 Oficio

C1 Oficio

Obtiene acuse, y Archiva

77

Minutario de Control

77

PERSONAL BIBLIOTECARIO

RESPONSABLE O ENCARGADO DE LA

UNIDAD DE INFORMACIÓN DEL SIBIMSS

Página 43 de 43 Clave: 2520-003-004

8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento la recepción de material bibliográfico en las unidades de informaci ón del Sistema Bibliotecario del IMSS

Clave Título del documento Observaciones

2520-009-012 “Altas y bajas de publicaciones periódicas”. Anexo 1

2520-005-001 “Instrucciones de operación para confirmar la recepción de publicaciones periódicas impresas en el SICOPP”.

Anexo 2

2520-009-013 “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes”.

Anexo 3

2520-003-002

Procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS

2520-003-003

Procedimiento para el análisis bibliográfico de publicaciones periódicas impresas en las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS

2500-009-023 Solicitud de libros

Es el anexo 3 del “Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las

Unidades de Información del

sistema Bibliotecario del IMSS” clave 2580-003-005.

Página 1 de 3 Clave: 2520-003-004

ANEXO 1

“Altas y bajas de publicaciones periódicas”

Página 2 de 3 Clave: 2520-003-004

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE S ALUD

COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN SALUD

ALTAS Y BAJAS DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS

Nombre de la Unidad Médica o de Investigación: Fecha

Clave de la Unidad de Información:

ALTAS

No. PROGR. TÍTULO ISSN ESPECIALIDAD

MÉDICA JUSTIFICACIÓN

1

2

3

4

5

BAJAS

No. PROGR. TÍTULO ISSN ESPECIALIDAD

MÉDICA JUSTIFICACIÓN

1

2

3

4

5

Elaboró

Nombre y firma

Autorizó Nombre y firma

NOTA: Deberá ser entregado antes del 31 de mayo del año en curso. 2520-009-012

654

1 2

3

7

4 5 6 7

8 9

Página 3 de 3 Clave: 2520-003-004

Anexo 1

“Altas y bajas de publicaciones periódicas” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No.

DATO ANOTAR

1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación

El nombre de la Unidad Médica o de Investigación donde se localiza la unidad de información.

2 Fecha La fecha en que se realiza el alta o baja de publicaciones periódicas.

3 Clave de la Unidad de Información

La clave asignada a la Unidad de Información por la Coordinación de Educación en Salud.

4 Título El nombre de la publicación periódica que se solicita se dé de alta o baja según corresponda.

5 ISSN El número Normalizado Internacional de Publicaciones Seriadas (International Serial Standard Number), de la publicación periódica que se solicita se dé de alta o baja según corresponda.

6 Especialidad médica La especialidad médica de la publicación periódica que se solicita se dé de alta o baja según corresponda.

7 Justificación El motivo por el cual se solicita que la publicación periódica se dé de alta o baja según corresponda.

8 Elaboró Nombre y firma

El nombre y la firma de la persona que solicitó el alta o la baja según corresponda de las publicaciones periódicas.

9 Autorizó Nombre y firma

El nombre y la firma de la persona que autorizó el alta o la baja según corresponda de las publicaciones periódicas.

2520-009-012

Página 1 de 12 Clave: 2520-003-004

ANEXO 2 “Instrucciones de operación para confirmar la recep ción de

publicaciones periódicas impresas en el SICOPP”

Página 2 de 12 Clave: 2520-003-004

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE S ALUD


“Instrucciones de operación para confirmar la recep ción de publicaciones periódicas impresas en el SICOPP”

El SICOPP fue creado con la finalidad de dar seguimiento a la entrega y recepción de las publicaciones periódicas adquiridas para fortalecer las colecciones bibliográficas de las unidades de información del Sistema Bibliotecario del IMSS (SIBIMSS). El personal bibliotecario adscrito a las mismas, deberá confirmar la recepción, de acuerdo con el contenido de estas instrucciones de operación. 1. A través de Internet, ingrese a el portal de la Coordinación de Educación en Salud http://edumed.imss.gob.mx, y pulse el botón SERVICIOS ELECTRONICOS (E-GOB) :

Figura 1.

2520-005-001

Página 3 de 12 Clave: 2520-003-004

2. A continuación, pulse el botón ACCESO GENERAL :

Figura 2.

3. Escriba su CURP y su primer apellido y a continuación pulse el botón ACEPTAR :

Figura 3.

2520-005-001

Página 4 de 12 Clave: 2520-003-004

4. Verifique que el nombre del usuario corresponda al suyo y que la clave del CDS o SL sea correcta. Cuando coloque el puntero en la clave del CDS o SL, éste cambiará de color, oprima el botón izquierdo del Mouse, lo que le permitirá ingresar a la siguiente pantalla.

Figura 4.

5. A continuación puede seleccionar ver el Manual SICOPP, el video ayuda o ingresar directamente a la confirmación de publicaciones periódicas pulsando el botón ACCESAR

Figura 5. 2520-005-001

USUARIO

CLAVE DEL CDS o SL

Página 5 de 12 Clave: 2520-003-004

6. En el tipo de publicación a confirmar publicaciones periódicas pulse el botón SIGUIENTE

Figura 6.

7. Elija el año de la publicación periódica a confirmar y pulse el botón VER LISTA DE PUBLICACIONES

Figura 7.

2520-005-001

Página 6 de 12 Clave: 2520-003-004

8. A continuación, el sistema le mostrará el listado de los títulos de las publicaciones periódicas que recibe su CDS o SL, para el año que usted eligió. Seleccione el título a confirmar y pulse el botón VER FASCÍCULOS

Figura 8.

A partir de este momento, usted dispondrá de los siguientes botones, que le permitirán llevar a cabo diversas acciones:

Figura 9.

8.1. Al pulsar este botón, el sistema lo ubicará en la pantalla donde usted puede seleccionar otro año a confirmar.

Figura 10.

8.2. Al pulsar este botón, el sistema lo ubicará en la pantalla del menú principal

Figura 11.

8.3. Al pulsar este botón, usted concluye su sesión en el sistema. 2520-005-001

Página 7 de 12 Clave: 2520-003-004

9. Después de pulsar el botón VER FASCÍCULOS , el sistema le mostrará la lista de los fascículos de la publicación periódica seleccionada:

Figura 12.

10. A continuación corrobore que los datos bibliográficos de los fascículos enviados por el proveedor (tipo de fascículo, mes, volumen, número, parte) coincidan con los datos bibliográficos de los fascículos que el sistema muestra en pantalla. Si los datos bibliográficos coinciden, pulse la casilla correspondiente a RECIBIDO:

Figura 13. NOTA: Si los datos bibliográficos no coinciden, no lo confirme y notifíquelo inmediatamente al siguiente correo: [email protected] 2520-005-001

REVISAR

Página 8 de 12 Clave: 2520-003-004

11. Para la confirmación de cada fascículo, usted tiene la posibilidad de hacer algunas OBSERVACIONES . Seleccione la observación que corresponda a cada caso:

Figura 14. DE CONFORMIDAD

11.1. Se asigna automáticamente, cuando los datos bibliográficos del fascículo, descritos en la remesa del proveedor, coinciden con los datos bibliográficos del fascículo entregado por el proveedor.

FALTANTE

11.2. Seleccione esta observación cuando el fascículo no haya sido entregado acorde con los plazos señalados y el tipo de publicación ya sea nacional o internacional.

MALTRATADO

11.3. Seleccione esta observación cuando el fascículo presente algún daño físico. DEFECTUOSO

11.4. Seleccione esta observación cuando el fascículo presente errores de edición (hojas faltantes o en blanco, etc.)

DUPLICADO

11.5. Seleccione esta observación cuando el fascículo haya sido entregado previamente. 2520-005-001

Página 9 de 12 Clave: 2520-003-004

12. Cuando el bibliotecario hace la observación de FALTANTE , el proveedor realizará anotaciones relativas a la entrega. Una vez que las publicaciones sean entregadas, la observación de FALTANTE deberá marcarse como DE CONFORMIDAD.

Figura 15

13. Una vez realizada la confirmación de los fascículos recibidos y sus correspondientes observaciones, pulse el botón GUARDAR CAMBIOS :

Figura 16.

2520-005-001

Página 10 de 12 Clave: 2520-003-004

14. A continuación, el sistema le indicará que los cambios han sido guardados. En esta pantalla usted dispone de botones que le permitirán llevar a cabo diferentes acciones:

Figura 17.

14.1. Al pulsar este botón usted obtiene un listado de los fascículos de las

publicaciones periódicas que fueron confirmadas:

Figura 18

2520-005-001

Página 11 de 12 Clave: 2520-003-004

14.2. Al pulsar este botón usted obtiene un listado de los fascículos de las

publicaciones periódicas señaladas como faltantes por entregar:

Figura 19

14.3. Al pulsar este botón, el sistema lo ubica en el listado de publicaciones

periódicas que recibe su unidad de información donde usted puede seleccionar otro título a confirmar:

Figura 20

2520-005-001

Página 12 de 12 Clave: 2520-003-004

1.1. Al pulsar sobre este botón, el sistema lo ubica en la pantalla del menú principal:

Figura 21

1.2. Al pulsar este botón, usted concluye su sesión en el sistema. NOTAS:

A partir de los informes generados por el sistema, se identifican los fascículos de las publicaciones periódicas faltantes, lo cual permite realizar las reclamaciones de publicaciones periódicas en el formato correspondiente (Anexo 3 “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” 2520-009-013).

La información capturada, se almacena automáticamente en el servidor de la Coordinación de Educación en Salud y puede ser consultada en forma inmediata en la misma, por lo que NO será necesario enviar copias impresas.

En caso de inconsistencias de datos, información faltante o problemas con el sistema deberá ponerse en contacto con las personas responsables cuyos datos de muestran en la página de bienvenida al sistema:

2520-005-001

Página 1 de 3 Clave: 2520-003-004

ANEXO 3 “Reclamación de publicaciones periódicas faltantes”

Página 2 de 3 Clave: 2520-003-004

DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS UNIDAD DE EDUCACIÓN INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE SA LUD


RECLAMACION DE PUBLICACIONES PERIODICAS FALTANTES

Nombre de la Unidad Médica o de Investigación: Fecha

Clave de la Unidad de Información:

Datos del proveedor

Nombre

Correo electrónico

No. Titulo de la publicación periódica ISSN Año Volumen No.

Fascículo

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

6.-

7.-

8.-

9.-

10.-

11.-

12.-

13.-

14.-

15.-

16.-

17.-

18.-

19.-

20.-

Total de fascículos

Elaboró

Nombre y firma

NOTA: Se deberá llenar un formato por cada año 2520-009-013

1 2

4

5

6 7 8 9 10

11

12

3

Página 3 de 3 Clave: 2520-003-004

Anexo 3

“Reclamación de publicaciones periódicas faltantes” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No.

DATO ANOTAR

1 Nombre de la Unidad Médica o de Investigación

El nombre de la Unidad Médica o de Investigación donde se localiza la unidad de información.

2 Fecha La fecha en que se elabora la reclamación.

3 Clave de la Unidad de Información

La clave asignada a la Unidad de Información por la Coordinación de Educación en Salud.

4 Nombre El nombre completo del proveedor.

5 Correo electrónico La dirección del correo electrónico del proveedor.

6 Título de la publicación periódica

El nombre de la publicación periódica que se reclama.

7 ISSN El Número Normalizado Internacional de Publicaciones Seriadas (International Serial Standard Number), de las publicación(es) periódica(s) que se reclaman.

8 Año El año de publicación del (o los) fascículo(s) de la(s) publicación(es) periódica(s) que se reclaman.

9 Volumen El número de volumen(es) del (o los) fascículo(s) de la(s) publicación(es) periódica(s) que se reclaman.

10 No. Fascículo

El número del (o los) fascículo(s) de la(s) publicación(es) periódica(s) que se reclaman.

11 Total de fascículos El número total de fascículo(s) de la(s) publicación(es) periódica(s) que se reclaman.

12 Elaboró Nombre y firma

El nombre y la firma de la persona que elabora la reclamación

2520-009-013

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ÍNDICE - edumed.imss.gob.mxedumed.imss.gob.mx/.../InnovacionEducativa/2520-003-004.pdf · Página 3 de 43 Clave: 2520-003-004 Procedimiento para la recepción de material bibliográfico