INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE · 37 Istedgade 17 49 Fredensgade 12 51 Fredericiagade 8 52 Viborgvej 11 54 Norsgade 20 ... Hjortshøj 101 41 Virupvej 36 73 Virup Skovvej 65 Hårup

Dato

23. maj 2013

INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Mødet holdes torsdag den 30. maj 2013 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden:

1. Organisation kl. 17.15-18.15

a. Velkomst * b. Bestyrelsens arbejdsform (B) * c. Forretningsorden (B) * d. Konstituering (B) *

i) Forretningsudvalg ii) Byggeudvalg vedr. afdeling 73 Virup Skovvej iii) AARHUSbolig repræsentantskab iv) BL’s 5. kreds v) Kontaktpersoner til afdelingerne vi) Kontaktpersoner til udvalgene vii) Varmecentralen Århus Vest viii) Styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Frydenlund ix) Styregruppen for aarhusvest.dk x) Repræsentantskabet for Gellerup Højskole

e. Opfølgning på repræsentantskabsmøde (D) * f. IT-politik for organisationsbestyrelsen (B) *

2. Afdelinger kl. 18.15-18.20

a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Aftale vedr. hjemfaldsklausuler (O) *

3. Administration kl. 18-20-18.25

a. Orientering fra administrationen (O) *

4. Mødeevaluering kl. 18.25-18.30

5. Kommende møder kl. 18.30-18.35

a. Emner til næste møde, der holdes den 20. juni 2013 (B) b. Mødeplan (B) *

6. Eventuelt (O)

Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

NOTAT TIL PKT 1.a

Status på organisationen

Notatet skal give bestyrelsen et overblik over organisationen. Det er inddelt i følgende afsnit: 1. Oversigt over organisationens boliger, afdelinger og deres beliggenhed. 2. Oversigt over igangværende nybyggerier og større renoveringer samt fremtidige projekter 3. Oversigt over administrationens organisering og personale 4. Oversigt over ejendomsfunktionærpersonale 5. Oversigt over boligsociale projekter og medarbejdere 1. Afdelinger Boligkontoret Århus har knap 5.600 boliger fordelt på:

Familieboliger 4.753

Ungdomsboliger 748

+55-boliger 88

I alt 5.589

Boligerne er fordelt på 72 boligafdelinger inkl. afdeling under færdigopførelse i Hjortshøj. Dertil kommer tre afdelinger bestående af institutioner og én af erhvervslejemål. I alt er der 8 institutioner og 37 erhvervslejemål i Boligkontoret Århus’ regi. Boligafdelingerne fordeler sig geografisk således.

DATO 23. maj 2013

AFSENDER/FORFATTER Morten Homann

MODTAGER Bestyrelsen

PROBLEMSTILLING

2/9

Område Antal boliger

Centrum 200

36 Hallssti 16

37 Istedgade 17

49 Fredensgade 12

51 Fredericiagade 8

52 Viborgvej 11

54 Norsgade 20

59 Høegh Guldbergsgade 32

64 Herningvej 42

66 Herningvej 42

Charlottehøj 537

12 Majdalen 70

13 Hammershusvej 140

16 Hammershusvej 139

19 Tamperdalsvej 72

60 Paludan Müllersvej 36

61 Chokoladen 80

Christiansbjerg 890

02 Haugesundsvej/Kristianssundsvej/Stockholmsgade 36

10 Dalstien/Hardangergade/Norddalsvej/Opdalsvej/Sæterstien 45

20 Norgesparken 112

25 Reginehøj 403

29 Kalmargade 247

50 Brendstrupvej 11

56 Katrinebjergvej 36

Frydenlund 195

27 Fuglebakkevej/Høgevej 195

Hammel 48

43 Mosevænget 24

69 Ryttervej 24

3/9


Herredsvang 288

31 Rydevænget 200

45 Kappelvænget/Torpevænget 88

Hinnerup 276

30 Nørreskovvej 104

32 Nørreskovvej 132

40 Fredensgade 18

68 Østergade 22

Hjortshøj 101

41 Virupvej 36

73 Virup Skovvej 65

Hårup 76

34 Salonikivej 41

39 Attikavej 35

Langenæs/Viby 271

17 Uffesvej/Rosenvangs Allé 164

24 Kirkedammen 107

Løgten 62

42 Hjelmagerparken 62

Møllevang 852

01 Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej 358

03 Viggo Stuckenbergsvej 55

05 Otto Benzonsvej/Viggo Stuckenbergsvej 63

08 Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej 81

11 Helge Rodes Vej 78

15 Helge Rodes Vej 217

Mårslet 182

38 Visbjerg Hegn 102

67 Hørretløkken 60

71 Damgårdstoften 20

4/9


Risskov 110

47 Julsøvej 36

53 Julsøvej 27

57 Åvænget 47

Risvang 24

06 Bethesdavej/Risvang Allé 18

65 Bethesdavej 6

Sabro 147

46 Vistoftparken 50

58 Ranunkelvej 44

70 Ranunkelvej 30

72 Rønnevangen 23

Skejby 142

35 Skelagervej 94

62 Skejbyparken 48

Skæring 184

48 Skæring Parkvej 105



Spørring 32

44 Hjulby Hegn 32

Trøjborg 103

09 Trøjborgvej 12

14 Aldersrovej 45

18 Trøjborgvej 46

Vestre Ringgade 260

04 Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej 118

07 Vestre Ringgade 58

21 Finlandsgade 2

26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 32

33 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 50

5/9


Vorrevang 609

22 Illerupvej 147

23 Nydamsparken 246

28 Lindholmparken 216

Hovedtotal 5.589

En række afdelinger drives sammen ift. såvel bestyrelser som ejendomsfunktionærer m.m. Det drejer sig om:

3-5 (Møllevang)

12-19 (Charlottehøj)

9-14-18 (Trøjborg) Afdelinger med særlige forhold Der bør knyttes en særlig kommentar til enkelte afdelinger.

21 Finlandsgade Afdelingen består af to boliglejemål i Boligkontoret Århus’ tidligere administrationsbygning. Organisationsbestyrelsen fungerer som afdelingsbestyrelse.

65 Bethesdavej Afdelingen drives i samarbejde med den selvejende institution Ellengården under Jysk Børneforsorg, som afdelingen også ligger umiddelbart op ad. De seks boliger visiteres af Ellengården som korttidslejemål til familier med børn samt enlige kvinder uden børn med særlige sociale behov, som kun kan opholde sig i egen bolig med støtte i umiddelbar nær-hed. Der pågår pt. drøftelser med Aarhus Kommune samt Ministeriet for By, Bolig og Land-distrikter om det lovmæssige grundlag for udlejningen af boligerne.

Selskabslokaler Der er selskabslokaler tilknyttet en lang række afdelinger. Det varierer en del, hvem der kan lå-ne/leje lokalet, samt hvem der varetager udlejningen.

03 Viggo Stuckenbergsvej

04 Chr. Molbechsvej

07 Vestre Ringgade

11 Helge Rohdesvej

13 Hammershusvej

”Legepladsen” Peter Fabersvej

15 Peter Fabersvej

17 Uffesvej/Rosenvangs Allé

19 Tamperdalsvej

6/9

20 Norgesparken

23 Nydamsparken

25 Reginehøj

28 Lindholmparken

32 Nørreskovvej

35 Skelagervej

36 Hallssti og Istedgade

38 Visbjerg Hegn

40 Fredensgade

41 Virupvej

42 Hjelmagerparken

43 Mosevænget

48 Skæring Parkvej

57 Åvænget

60 Paludan Müllersvej

61 Chokoladen

67 Hørretløkken

70 Ranunkelvej 2. Projekter Nybyggerier Pt. er nybyggeriet af afdeling 73 på Virup Skovvej i Hjortshøj under afslutning. Der opføres i alt 65 familieboliger med indflytning fra 1. februar frem til 1. oktober 2013. Renoveringer og moderniseringer Der gennemføres løbende større renoveringer og moderniseringer i afdelingerne. De kan løbende følges i orienteringen fra afdelingerne. Derudover er der større forestående men uafklarede projekter:

Afdeling Projekt

17 Kongsvang Facaderenovering. Ansøgning hos Landsbyggefonden.

23 Nydamspar-ken

Større renovering, klimaskærm, køkkener, sammenlægning af lejligheder,

tilsagn fra Landsbyggefonden inkl. ⅕-ordning med tilsagn fra Aarhus Kommune. Afventer Landsbyggefonden.

44 Hjulby Hegn Byggeskade, tagudskiftning. Ansøgning hos Landsbyggefonden.

54 Norsgade Byggeskade, totalrenovering, fundamenter, fugtoptrængning, tilsagn om

kapitaltilførsel (⅕-ordning) fra Landsbyggefonden og Aarhus Kommune. Afventer økonomi og projektering.

61 Chokoladen I forbindelse med tagrenovering er der bevilget kvote til byggeri af endnu en etage med ungdomsboliger. Pt. er lokalplan under udarbejdelse.

7/9

3. Administration Der er fastansat 30 medarbejdere i administrationen. Administrationen er pr. 1. september 2011 organiseret i fire afdelinger: Udlejning

Jette Bøttern Laursen Teamleder

Linda Laursen Udlejningsassistent

Rikke Laursen Udlejningsassistent

Charlotte Konrad Udlejningsassistent

Anne Kastrup Udlejningsassistent

Winnie Valler Udlejningsassistent

Økonomi

Carl Danielsen Administrationschef

Peter Nielsen Økonomisk konsulent

Elin Thorvaldsen Bogholder

Birgit Mow Økonomiassistent

Helle Ikkala Økonomiassistent (barselsorlov)

Josefine Kildahl Økonomiassistent

Kira Andreasen Økonomiassistent

Casper Bodholt Økonomiassistent

Jens Dam Kofoed Juridisk konsulent

Heidi Qvortrup Kontorelev

Teknik

Michael Andersen Teknisk chef

Kirsten Christiansen Teknisk sekretær

Margrethe Skou Teknisk sekretær

Ole Kleis Inspektør

Aksel Jensen Inspektør

Johnny Lillethorup Inspektør

Christian Jessen Inspektør

Chris Mikkelsen Inspektør

Finn Pedersen Projektmedarbejder

Jonas Gylling Kølbæk Projektmedarbejder

8/9

Ledelsessekretariat

Morten Homann Direktør

Mette Kjær Larsson Kommunikationsmedarbejder

Mogens Bøgh Vindbjerg Kommunikationsrådgiver

Per Pedersen Kontorbetjent (også ejendomsfunktionær i afdeling 56)

4. Ejendomsfunktionærer

Der ansat 62 ejendomsfunktionærer i Boligkontoret Århus, heraf 5 afløsere. De refererer til inspek-tørerne. 42 afdelinger betjenes af kun én ejendomsfunktionær, mens 26 afdelinger betjenes af mere end én ejendomsfunktionær. Ved en omlægning pr. 1. januar 2013 er en hel del flere afdelinger blevet knyttet sammen for gensidig afløsning, sparring m.m. Følgende afdelinger drives sammen ift. ejendomsfunktionærer, maskinpark m.m. – ikke at forveks-le med, at en del ejendomsfunktionærer betjener flere afdelinger:

3-5 (Møllevang)

7-26-33 (Vestre Ringgade)

9-14-18 (Trøjborg)

10-20 (Christiansbjerg)


30-32-40-68 (Hinnerup)

34-39 (Hårup)

36-37 (Centrum)

43-69 (Hammel)

48-55-63 (Skæring)


46-58-70-72 (Sabro, sammen med Almenbos afdelinger) To afdelinger drives uden ejendomsfunktionær, afdeling 2 (Christiansbjerg) samt 67 (Mårslet). De betjenes af administrationen, primært ejendomsinspektøren, vedr. ejendomsfunktionæropgaver. 5. Boligsociale projekter og medarbejdere Boligkontoret Århus er ansvarlig for tre boligsociale helhedsplaner, hvor der er ansat boligsociale medarbejdere. Det drejer sig om følgende:

A. Møllevang Søren Høgsberg er ansat som boligsocial medarbejder. Udover Boligkonto-ret Århus’ afdelinger omfatter projektet også Ringgårdens samt Murersven-denes Stiftelses afdelinger i Møllevang

B. Frydenlund Per Wied Andersen er ansat som boligsocial medarbejder. Udover Bolig-kontoret Århus’ afdeling 27 omfatter projektet også AAB’s, Almenbos og Ringgårdens afdelinger i Frydenlund.

9/9

C. Kalmargade Anne Jørgensen er ansat som boligsocial medarbejder i det nyeste boligso-ciale projekt. Projektet omfatter alene afdeling 29 Kalmargade.

Boligsociale medarbejdere refererer til den tekniske chef. Alle tre helhedsplaner udløber den 31. december 2013. Der er indsendt prækvalifikationsansøgning om to nye helhedsplaner i hhv. Møl-levang-Frydenlund-Charlottehøj og Vandtårnsområdet med start 1. januar 2014. Der forventes svar på prækvalifikationen inden sommerferien. Derudover er afdeling 31 Rydevænget også omfattet af den boligsociale helhedsplan for Herreds-vang, der fornys fra nytår. Endvidere drives Café Smilet i afdeling 23 Nydamsparken, hvor Henrik Autzen er ansat, med til-skud fra boligorganisationen og Aarhus Kommune.

Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 1.b

Professionel bestyrelsesservice, professionelt bestyrelsesarbejde

Siden den 9. juni 2011 har bestyrelsen i Boligkontoret Århus – på linje med bestyrelserne i det da-værende Bo83, Højbo og VesterBo – tilrettelagt sit arbejde efter nedenstående principper, der bygger på BL’s anbefalinger om God almen ledelse. Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får – såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv. Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig hold-ningsmæssige og strategiske spørgsmål. Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsin-formation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op. Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen – og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering.

Det indstilles, at konceptet fortsat anvendes i organisationsbestyrelsen.

DATO 23. maj 2013



PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

http://www.bl.dk/boligadministration/god-almen-ledelse

NOTAT TIL PKT 1.b

Årshjul

Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nær-mere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret – det fremadrettede – og forvaltningsrevisionen – det bagudrettede. Årshjulet, der senest blev behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 10. januar 2013, beskriver denne plan.

Repræsentant-skabsmøde:

Maj

Status på forvaltnings-

revision: August

Styringsdialog og

afdelingsmøder: August

Afdelings-budgetter: September

Opfølgning på forvaltnings-

revision: Januar

Budget og regnskab: April

Særlige indsatsmål: April

Koncept for afdelingsmøder:

April

DATO 23. maj 2013



PROBLEMSTILLING

2/2

Møde og tidspunkt Handling

Repræsentantskabsmøde maj

Overordnede beslutninger

Evt. ændringer til strategipapirets overordnede mål.

Bestyrelsesmøde august Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første seks må-neder.

Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog.

Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m.

Bestyrelsesmøde september Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne.

Bestyrelsesmøde januar Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år.

På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen.

Bestyrelsesmøde april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1

Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afde-lingerne for år –1.

Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder.

Konklusion vedr. de årlige strategiske mål for indeværende år samt udpegning af strategiske mål for det kommende år på de tre indsatsområder.

Årshjulet er til bestyrelsens orientering.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 1.b

Mål for forvaltningsrevisionen 2013

2012 var det første hele år, hvor organisationen har været styret efter det nye forvaltningsrevisi-onskoncept. Organisationsbestyrelsen har løbende fået tilbagemeldinger på status. Samlet set er resultaterne blevet som følger:

Målsætning Målepunkt Status ultimo

2011 Status ultimo

2012 Mål 2012

Din fremtidssikrede bolig Prioritering af renoveringsprojekter - x x

Din fremtidssikrede bolig Kvalitet af nybyggeri - 3 2

Din fremtidssikrede bolig Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje 2,6 3,0 3,0

Nytænkning af beboerdemo-kratiet

Nye tiltag i beboerdemokratiet 0 IKKE OPGJORT 3


Høj deltagelse 52% 44% 40%


Beboervalgtes tilfredshed med service fra admini-strationen

2,8 2,9 3,0

Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktio-nær

2,8 3,3 3,0

Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra administration 2,4 3,2 3,0

Byens bedste service Kundetilfredshed med information 2,8 3,1 3,0

Byens bedste service Andel klagesager pr. lejemål - 0,18% 0,5%

DATO 23. maj 2013



PROBLEMSTILLING

2/4

Målsætning Målepunkt Status ultimo

2011 Status ultimo

2012 Mål 2012

Byens bedste service Hurtig genudlejning - 2,8 3,0

Byens bedste service Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 35,2 32,9 42

Høj og ensartet kvalitet Udarbejdelse af forretningsgange 30% 100% 100%

Høj og ensartet kvalitet Overholdelse af forretningsgange - 100% 95%

Attraktiv arbejdsplads Medarbejdertilfredshed 3,6 3,8 3,2

Attraktiv arbejdsplads Sygefravær 9,1 7,5 10,0

Attraktiv arbejdsplads Score for God ledelse 3,0 3,3 3,0

Bestyrelsen har den 10. januar 2013 tilpasset målsætninger og målepunkter, så irrelevante mål er udgået og væsentlige nye er tilføjet.

Indsatsområde Målepunkt Mål 2012 Mål 2013

Byens bedste ser-

vice

Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Min 3,0 Min 3,0

Kundetilfredshed med service fra administration Min 3,0 Min 3,0

Kundetilfredshed med information Min 3,0 Min 3,0

Andel klagesager pr. 1.000 lejemål Maks. 2 Maks. 2

Hurtig genudlejning Maks. 3 dage Maks. 3 dage

Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Maks. 6 uger Maks. 6 uger

Din fremtidssikrede

bolig

Kvalitet af nybyggeri

Maks. 2 gruppe 3-fejl.

Ingen gruppe 4 eller 5-

fejl pr. byggeri

Maks. 2 gruppe 3-fejl.

Ingen gruppe 4 eller

5-fejl pr. byggeri

Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. huslejeFejl! Bogmærke

er ikke defineret.

Min. 3,0 Min. 3,0

Nytænkning af be-

boerdemokratiet

Høj deltagelse1

Min. 40 %

Beboervalgtes tilfredshed med service fra administratio-

nen2

Min. 3,0 Min. 3,0

1 Andel af beboerne, der angiver at have deltaget i en eller flere beboerdemokratiske aktiviteter.

3/4

Attraktiv arbejds-

plads

Medarbejdertilfredshed3 Min 3,2 Min 3,2

Gennemsnitligt sygefravær4 Maks. 10 dage Maks. 9 dage

God ledelse3 Min. 3,0 Min. 3,0

Høj kvalitet Overholdelse af forretningsgange5 95% 95%

Derudover opstilles hvert år et strategisk mål for hvert hovedindsatsområde i strategiplanen til im-plementering fra repræsentantskabsmøde til repræsentantskabsmøde. For perioden 2013-14 er målene i strategiplanen følgende:

A. Byens bedste service: Forbedret information til beboere og boligsøgende

Målet er i vid udstrækning realiseret med vedtagelsen af kommunikationsstrategien i sep-tember 2012. Der kan dog opstilles mål om realisering af disse konkrete indsatser:

Uddybende information til boligsøgende på afdelingernes hjemmesider, herunder link til AARHUSbolig

Tiltag for forbedret kommunikation omkring selve modtagelsen af den nye beboer i af-delingen.

Det indstilles, at administrationen er ansvarlig for indsatserne.

B. Nytænkning af beboerdemokratiet: Branding af beboerdemokratiet – information om mulig-hederne og deling af succeshistorier Målet realiseres ved at lave en underside på www.bk-aarhus.dk om muligheder og erfarin-ger med beboerdemokrati. Ansvarlig er demokratiudvalget og administrationen.

C. Renovering – plan for opgradering af den gamle boligmasse

Målet realiseres ved vedtagelsen af fremtidssikringsstrategier for 90 pct. af afdelingerne in-den udgangen af 2014. Ansvarlig er administrationen og organisationsbestyrelsens kon-taktpersoner til afdelingerne.

Endelig er der på bestyrelsesmødet den 10. april 2013 opstillet følgende mål i 2013 vedr. beboer-demokrati:

Mål 1: 50 % af beboerne kender beboerdemokratiets opbygning og kompetencer og ved hvordan man stiller og får vedtaget et forslag Metode: Stikprøve interviews

2 Årlig tilfredshedsundersøgelse blandt beboervalgte, skala 0-4.

3 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, skala 0-4.

4 Samlet gennemsnitligt sygefravær.

5 Andel af de skriftlige forretningsgange der iht. stikprøver overholdes i praksis.

http://www.bk-aarhus.dk/

4/4

Mål 2: De stillede forslag (materialet) er gennemarbejdede og belyser forslaget og dets konsekvenser godt. Metode: Evalueringsskema til deltagerne med en markering af 1-gangs og 2-gangs del-tagere.

Mål 3: Nye aktiviteter/deltagelsesformer. Åbne nye rum for debatten. Metode: Evalueringsskema til deltagerne i de nye initiativer – fælles ansvar for admini-stration, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelser at konstatere, når nye initiativer sættes i værk.

Oversigten er til bestyrelsens orientering.

INDSTILLING

Forretningsorden for organisationsbestyrelsen

§ 1 Generelt

§ 2 Ansvar

Kap. 1: Indledning

Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og vir-

ker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens

arbejde bør organiseres.

Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid

kan ændres, jf. § 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af

bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende.

Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser

Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og

er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsæt-

telse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de plig-

ter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om

almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne.

Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne

mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskri-

velse.

Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkonto-

ret Århus’ daglige administration og drift sker i overensstemmelse med

de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås,

samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning.

Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret

Århus’ virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i

overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen bo-

ligvirksomhed og selskabets vedtægter.

Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medar-

bejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres

forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

§ 3 Prokura m.m.

§ 4 Køb, salg og

pantsætning

§ 5 Konstituerende

møde

§ 6 Bestyrelsesmøder

Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 besty-

relsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næst-

formand, i forening med direktøren.

Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret

Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde

træffer anden beslutning.

Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved

køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af § 12, stk. 4 i

Boligkontoret Århus’ vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive

nødvendige dokumenter.

Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder

Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fun-

det sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes

senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller

sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang.

Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende

udvalg:

- Forretningsudvalg

- Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt

- Øvrige udvalg

Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsop-

gaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager

næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter.

Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand og næstformand. Forret-

ningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomi-

opfølgning samt spørgsmål af presserende karakter.

Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke

særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde.

Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse

fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nød-

vendigt omfang.

Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nød-

vendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor

fremsætter ønske om det.

§ 7 Beslutningsdyg-

tighed

§ 8 Afstemning

§ 9 Direktørens rolle

§ 10 Seminar

§ 11 Forhandlings-

protokollen

Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge,

og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og -

sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden

tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som

ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er

tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med

mindre et flertal i bestyrelsen godkender det.

Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemme-

ret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at

direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette.

Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder

revisor, deltage i bestyrelsens møder.

Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse

eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger

til alle beslutningspunkter.

Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår be-

styrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og

yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Be-

styrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstfor-

manden.

Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt

de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og

i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende.

På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed

siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der

er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organi-

sationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt.

Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes

overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar.

Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af

bestyrelsens stilling til emnerne.

Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal

fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desu-

§ 12 Inhabilitet

§ 13 Årsregnskab og

budget

§ 14 Revisor

§ 15 Revisionspro-

den skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager.

Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren

ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkom-

mende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i

protokollen.

Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have

tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes se-

nest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges

på hjemmesiden.

Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af

spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om

søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og

tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende,

hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende

mod Boligkontoret Århus.

Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om de-

res mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et

flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret

medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstem-

ning.

Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab,

der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors

foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor

regnskabet er til endelig behandling.

Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af

øverste myndighed (repræsentantskabet).

Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til

kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden.

Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte

udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godken-

delse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet.

Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godken-

delse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder.

Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilfø-

tokol

§ 16 Tavshedspligt

§ 17 Suppleanter

§ 18 Ændringer i for-

retningsordenen

§ 19 Ikrafttræden

jelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsen-

des i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved

deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de

er gjort bekendt hermed.

Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplys-

ninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i

andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder

eller institutioner har særlige interesser.

Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i besty-

relsesmøderne.

Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen

beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere

angivet tidspunkt.

Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et

bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, så-

fremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse.

Kap. 4 Ændring af forretningsordnen

Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i § 8 angivne

stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedta-

gelse.

Kap. 5 Ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.

NOTAT TIL PKT 1.d

Konstitueringer

Organisationsbestyrelsen skal hvert år foretage en række konstitueringer. i) Forretningsudvalg

Ifølge forretningsorden består forretningsudvalget automatisk af formand og næstformand. Der skal således ikke foretages valg her.

ii) Byggeudvalg vedr. afdeling 73 Virup Skovvej

Ifølge forretningsorden nedsættes der ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Siden maj 2012 har byg-geudvalget vedr. afdeling 73 Virup Skovvej bestået af Michael Rud, Chris Mikkelsen, Søren Høgsberg, Torben Kjølhede og Henrik Autzen.

iii) AARHUSbolig repræsentantskab Alle boligorganisationer i AARHUSbolig har hver tre repræsentanter. Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst til repræsentanterne på sit møde den 2. maj 2013. Repræsentanterne er Sø-ren Høgsberg (også formand for bestyrelsen i AARHUSbolig), Torben Kjølhede og Henrik Aut-zen (suppleant til AARHUSboligs bestyrelse). Siden Boligkontoret Århus’ repræsentantskabsmøde den 16. maj har der ikke været nogen suppleanter til repræsentantskabet, men der bør også udpeget som minimum én suppleant.

iv) BL’s 5. kreds Bestyrelsens medlemmer er fødte kredsdelegerede sammen med de 13 delegerede (samt suppleanter) valgt på Boligkontoret Århus’ repræsentantskabsmøde. Derudover skal der vælges to kredsrepræsentanter med hver deres personlige suppleant. Si-den organisationsbestyrelsens møde den 7. marts 2013 har Søren Høgsberg – med Olav Ber-telsen som suppleant – samt Henrik Autzen – med Lars Hansen som suppleant – været valgt som kredsrepræsentanter.

DATO 23. maj 2013



PROBLEMSTILLING

2/5

v) Kontaktpersoner til afdelingerne Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. Forretningsudvalget fremsender særskilt indstilling hertil. Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kon-takten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som:

At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen

At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelin-gerne i organisationen

At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed.

vi) Kontaktpersoner til udvalgene

Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hvert udvalg for at støtte udvalgene samt sikre den bedst mulige kommunikation.. Om muligt bør det være et medlem af udvalget. Efter repræsentantskabsmødet er udvalgene sammensat, som det fremgår nedenfor. Her er også markeret med kursiv, hvis der er et bestyrelsesmedlem i udvalget, der vil kunne fungere som kontaktperson. De steder, hvor der ikke er et bestyrelsesmedlem i udvalget, bør bestyrel-sen udpege en kontaktperson af sin midte. Hvis ikke andet fremgår, er udvalgsmedlemmer valgt frem til repræsentantskabsmødet 2014. Udvalgene vælger selv deres formand. Der blev ikke nedsat et fritidsudvalg, og det indstilles derfor i overensstemmelse med organi-sationsbestyrelsens beslutning fra den 7. marts 2013, at udvalget suspenderes, og at det evt. indstilles til næste ordinære repræsentantskabsmøde, at udvalget nedlægges. Udvalget har ikke siden organisationens start holdt reelle møder endsige taget initiativer trods løbende ini-tiativ og støtte fra organisationsbestyrelsen.

3/5

Demokratiudvalg

Peter Lykke Nielsen1, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej

Berit Jørgensen, afdeling 11 Helge Rodes Vej

Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade

Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn

Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen

Jesper Rasmussen1, afdeling 10 Dalstien m.m. Råderetsudvalg

Dan Hjorth, afdeling 17 Kongsvang

Søren Nissen1, afdeling 29 Kalmargade


Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej

Grethe Rasmussen1, afdeling 67 Hørretløkken

Mogens Carlsen1, afdeling 67 Hørretløkken

Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen


Mia Falck1, Afdeling 7 Vestre Ringgade

Erik Vandet1, afdeling 62 Skejbyparken IT- og Multimedieudvalg

Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade

Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken

Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken

Klaus Mark, afdeling 48 Skæring Parkvej

Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej

Michael Würtz, afdeling 25 Reginehøj Redaktionsudvalg

Peter Ebbesen, afdeling 5 Otto Benzons Vej

Jette Hjermitslev, afdeling 9 Trøjborgvej

Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej

Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m.



Kristine Simonsen (35)

1 Valgt til 2015

4/5

Kommunikationsudvalg

Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj



Helle M. Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej

Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken

Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Nybyggeri og renoveringsudvalg

Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m.

Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang

Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Miljø-, energi- og klimaudvalg

Hans Jørgen Riis, afdeling 2 Haugesundsvej m.m.

Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m.


Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade

Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Ungdomsboligudvalg

Rasmus Berlin, afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej

Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej

Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Kursusudvalg

Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej




Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej vii) Varmecentralen Århus Vest

Boligkontoret Århus har på linje med AAB, AlmenBo Aarhus og Boligforeningen Ringgården en repræsentant i bestyrelsen for Varmecentralen Århus Vest. Det har i en årrække været Kaj Nielsen, tidligere medlem af organisationsbestyrelsen i VesterBo. Imidlertid træffes der en række økonomisk og juridisk bindende beslutninger i bestyrelsen, hvorfor det vil være påkrævet, at det er et medlem af organisationsbestyrelsen, der repræsen-terer Boligkontoret Århus i varmecentralens bestyrelse.

5/5

viii) Styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Frydenlund

Indtil nu har Heidi Bindløv siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen, men efter Heidis udtræden bør organisationsbestyrelsen udpege en repræsentant for den resterende periode frem til helhedsplanens udløb den 31. december 2013.

ix) Styregruppen for aarhusvest.dk Indtil nu har Heidi Bindløv siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen, men efter Heidis udtræden bør organisationsbestyrelsen udpege en repræsentant til den fælles portal for hel-hedsplanerne i Møllevang, Frydenlund og Herredsvang.

x) Repræsentantskabet for Gellerup Højskole

Tidligere har Kaj Nielsen fra det daværende VesterBos organisationsbestyrelse siddet i re-præsentantskabet for Gellerup Højskole. Organisationsbestyrelsen bør udpege en repræsen-tant af sin midte.

Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer de beskrevne hverv samt træffer beslutning om evt. ned-læggelse af Fritidsudvalget.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 1.e

Opsamling på repræsentantskabsmødet

Repræsentantskabsmødet den 16. maj 2013 kan sammenfattes med følgende beslutninger:

Beretning: Godkendt .

Regnskaber 2012: Godkendt.

Vedtægtsændring: Godkendt (reviderede vedtægter optrykt som bilag A).

Bemyndigelse til grundkøb: Godkendt. Vedr. spørgsmålet vedr. partnerskabsaftaler henvi-ses til orientering om projekt Byg Op, se pkt. 3a.

Afskaffelse af generel husorden pr. 31. december 2013: Godkendt.

Fremtidssikringsstrategi: Godkendt (optrykt som bilag B).

Valg af årets afdeling 2013: Afdeling 29 Kalmargade.

Valgt til organisationsbestyrelsen: Anne Tidemand-Dal, Olav Bertelsen og Kirsten Hille-brandt (for to år) samt Johnny Eriksen (for ét år).

Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Per Hasager (1. suppleant) og Martin Westy Løvendahl (2. suppleant).

Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer):

Kirsten Thomsen afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m.

Kim Assentoft, afdeling 1 Jens Baggesens Vej




Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken





DATO 23. maj 2013



PROBLEMSTILLING

2/14



Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej Som suppleanter valgtes i rækkefølge:




Godkendt som revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt.

Valg til organisationens udvalg: Demokratiudvalg

Peter Lykke Nielsen1, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej

Berit Jørgensen, afdeling 11 Helge Rodes Vej




Jesper Rasmussen1, afdeling 10 Dalstien m.m. Råderetsudvalg

Dan Hjorth, afdeling 17 Kongsvang

Søren Nissen1, afdeling 29 Kalmargade



Grethe Rasmussen1, afdeling 67 Hørretløkken

Mogens Carlsen1, afdeling 67 Hørretløkken



Mia Falck1, Afdeling 7 Vestre Ringgade

Erik Vandet1, afdeling 62 Skejbyparken IT- og Multimedieudvalg


Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken


Klaus Mark, afdeling 48 Skæring Parkvej


Michael Würtz, afdeling 25 Reginehøj

1 Valgt til 2015

3/14

Redaktionsudvalg

Peter Ebbesen, afdeling 5 Otto Benzons Vej

Jette Hjermitslev, afdeling 9 Trøjborgvej





Kristine Simonsen (35) Kommunikationsudvalg






Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Nybyggeri og renoveringsudvalg



Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Miljø-, energi- og klimaudvalg

Hans Jørgen Riis, afdeling 2 Haugesundsvej m.m.



Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade

Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Ungdomsboligudvalg

Rasmus Berlin, afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej

Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej


4/14

Kursusudvalg





Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej

Repræsentantskabsmødet efterlader flg. opgaver for organisationsbestyrelsen:

Udmøntning af fremtidssikringsstrategi, primært i forbindelse med afdelingsmøderne 2014. Administrationen kommer senere med en indstilling hertil.

Konsolidering af husordener, der retter sig mod den generelle husorden: Opgaven udmøn-tes af administrationen op til afdelingsmøderne i september 2013 i overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning fra den 7. marts 2013.

Endelig er der (mindst) to forhold, organisationsbestyrelsen bør drøfte inden næste repræsentant-skabsmøde:

A. Indskrivningen af deltagere på repræsentantskabsmødet gav igen anledning til en del uklarhed, idet der var ganske mange afdelinger enten ikke havde oplyst administrationen om deres repræsentantskabsmedlemmer og/eller havde oplyst, hvem der deltog i mødet.

Det betød selvsagt, at mange ikke havde modtaget materialet – da administrationen kun har kunnet sende materiale til repræsentanter, der har været oplyst. Det betyder også, at der har været stor usikkerhed om bestilling af forplejning, opstilling af siddepladser m.v., da det faktiske deltagerantal ikke har været kendt. Det bør derfor indskærpes inden næste repræsentantskabsmøde, at afdelingerne både skal oplyse repræsentanter samt at alle – repræsentanter, udvalgsmedlemmer, afdelings-bestyrelsesmedlemmer og gæster – skal tilmeldes mødet. Organisationsbestyrelsen bør endvidere træffe beslutning om, hvorvidt det skal stilles som krav for udlevering af stemmesedler, at repræsentanterne er tilmeldt på forhånd, således at det kan sikres at kun stemmeberettigede får mulighed for at stemme. Det taler dog klart imod en sådan løsning, at i det flertal af afdelingerne, hvor det er afdelingsbestyrelsen, der udpeger repræsentanter, kan der vedtægtsmæssigt ikke stilles særlige formkrav til denne beslutning og dens meddelelse som forudsætning for adgang til at afgive stemme.

B. Mødets varighed frem til næste midnat må give anledning til overvejelser. Fordi repræsen-tantskabet er boligorganisationens højeste myndighed, er det ikke tilfredsstillende, at kun ca. halvdelen af de stemmeberettigede deltog i de sidste afstemninger om bl.a. fremtidssik-ringsstrategien. Det illustrerer, at det også er af væsentlig betydning, hvad repræsentant-skabet prioriterer den første del af sin mødetid på. Bestyrelsen kunne overveje flere mulige konklusioner, fx:

5/14

a) Strammere tidsstyring af særligt beretningsdebatten men også det øvrige, så re-præsentantskabsmødet fx kunne gennemføres til kl. 22. Der kunne fx overvejes begrænset talertid, tematiserede debatter osv.

b) Begrænsning af, hvilke emner der kommer på dagsordenen, også for at sikre, at repræsentantskabet har tilstrækkelig strategisk fokus.

c) Klar udmelding til repræsentanterne om, at mødet må forventes at vare til kl. 23

eller 24, evt. med en halv times tidligere start.

d) Flytning af mødet til en hel lørdag – vel vidende at det formodentlig vil afskære en del fra at deltage – eller indførelse af to årlige repræsentantskabsmøder – vel vi-dende at en del af debatterne i så fald formodentlig vil blive gentagelser.

Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet og drøfte, hvorledes man øn-sker repræsentantskabsmøder afviklet fremover. Derudover indstilles det, at organisationsbesty-relsen tager opsamlingen til efterretning.

INDSTILLING

6/14

Bilag A: Gældende vedtægter

Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål

§ 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. § 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud § 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og moder-nisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet.

Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold

§ 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisa-tionens vedtægter til det pågældende medlem.

Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse

Repræsentantskabet

§ 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. § 11 og § 14 . De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boligle-jere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold:

1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herun-der af en almen administrationsorganisation.

2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne.

7/14

stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgen-de forhold vedrørende afdelingerne:

1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. § 18 stk. 2.

stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisa-tionens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. § 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter:

1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest

forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhø-

rende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt.

stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvor-vidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. § 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentant-skabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentant-skabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog § 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. § 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsen-tantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentant-skabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. § 7 stk. 1.

8/14

stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og orga-nisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. § 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved per-sonligt fremmøde. § 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsen-tantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentant-skabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget – uanset antallet af fremmødte – vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse.

Organisationsbestyrelsen

§ 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstands-medlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være:

1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er

henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er

henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligor-

ganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lod-trækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrel-sesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte supple-anter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til

9/14

valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsor-den. § 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Besty-relsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, leje-fastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Be-styrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afde-linger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. § 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordi-nære afdelingsmøder, jf. § 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrel-se eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næst-formand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan med-dele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. § 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens med-lemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemme-flertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udsla-get. stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organi-sationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse.

10/14

Kapitel 4: Afdelingernes ledelse

§ 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligato-risk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at ind-kalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrel-se. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldel-sen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter:

1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens

driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt.

stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i § 16 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendel-se. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderlige-re et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træf-fer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af af-delingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbe-styrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges sup-pleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af af-delingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. § 16 stk. 3, træffer anden beslutning. stk. 7. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkom-mer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afde-lingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmø-de har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog § 18 stk. 3, 5. pkt.

11/14

§ 15 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regn-skabsmøde, jf. § 14 stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. § 14 stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afde-lingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstan-de i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstan-de i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. § 16 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myn-dige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stem-meret kan kun udøves ved personligt fremmøde. stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmø-det kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i 1.-3. pkt., har ikke stemmeret. Organisati-onens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et for-slag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelin-gens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. § 17 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbesty-relsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelings-mødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod bo-ligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområ-det, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gælden-de årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger.

12/14

stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kom-petence på en række områder til en eller flere beboergrupper. § 18 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funkti-oner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbe-styrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til bebo-ernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbe-styrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige med-lemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførel-sen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møder-ne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organi-sationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hver-vet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet.

13/14

Kapitel 5: Valg af revisor

§ 19 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende gen-vælges.

Kapitel 6: Årsregnskab

§ 20 Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. § 21 Hvis der er ansat en direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en direktør, underskriver denne også regnskabet. § 22 Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Lands-byggefonden.

Kapitel 7: Likvidation

§ 23 Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fast-sat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Således vedtaget på repræsentantskabsmødet den 16. maj 2013

14/14

Bilag B: Fremtidssikringsstrategi Der bør fremover vedtages en Fremtidssikringsstrategi for hver enkelt afdeling. Fremtidssikringsstrategien kunne bl.a. indeholde:

1. Angivelse af, hvilke renoveringer og forbedringer afdelingen prioriterer på 5-10 års sigt. 2. Angivelse af, hvilke målsætninger for boligstandarden, man ønsker i afdelingen, fx mht. bo-

ligstørrelser, sanitære forhold 3. Angivelse af, hvilke forbedringsarbejder, der tænkes gennemført kollektivt og hvilke der

gennemføres individuelt. 4. Angivelse af, hvilke forbrugs- og energimæssige mål, afdelingen ønsker at nå 5. Angivelse af en flerårig plan for regulering af henlæggelserne 6. Angivelse af, hvilke forhold man i afdelingen ønsker en indgående drøftelse af, og hvilke

man som udgangspunkt vil overlade til administrationen og ejendomsfunktionæren at ud-mønte

7. Angivelse af evt. særlige kendetegn eller målsætninger for afdelingen Fremtidssikringsstrategien bør udarbejdes i fællesskab mellem afdelingsbestyrelse, organisations-bestyrelse og administration og vedtages på et afdelingsmøde. Den skal ikke bekræftes eller revi-deres hvert år, men alene ved større ændringer i afdelingens strategiske prioriteringer.

En del afdelinger har allerede i dag truffet enkeltstående beslutninger, der bør indar-bejdes i fremtidssikringsstrategien. Fremtidssikringsstrategiens punkt 6 oven-for bygger på en erkendelse af, at faglig kompetence og interesse som oftest hæn-ger sådan sammen, at beboeren forventer høj grad af driftssikkerhed og har ringe kompetence om håndteringen af fx klima-skærm – mure, tag, vinduer osv. – og tek-niske installationer – el, vand og varme – men til gengæld har stor interesse for og indflydelse på indretning, køkken, bad, serviceniveau m.m. Forudsætningen for en succesfuld imple-mentering af fremtidssikringsstrategien er dels en løbende dialog med afdelingsbe-styrelse, organisationsbestyrelse og admi-nistration om indhold og implementering af planen, dels en stærk støtte til afdelings-bestyrelsen og afdelingsmødet om de økonomiske muligheder, udfordringer og forudsætninger for gennemførelse af pla-nen.

Beboer/ afdelingsbestyrelse

Administration Klimaskærm

Tekniske installationer

Bad

Køkken

Indretning

Øvrige tilbud (service)

NOTAT TIL PKT 1.f

IT-politik for organisationsbestyrelsen

I det følgende skitseres, hvilke redskaber, der kan – men ikke skal – stilles rådighed for organisati-onsbestyrelsens medlemmer for disses arbejde.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsens medlemmer – såfremt de både har behov for og ønske om det – kan få følgende stillet til rådighed af boligorganisationen:

PC evt. med printer og tilhørende Microsoft Office-pakke

iPad

Udstyret er Boligkontoret Århus’ ejendom, men kan overgå til bestyrelsesmedlemmet uden bereg-ning, når dets alder overstiger afskrivningsperioden på tre år. Administrationen forestår indkøb og opsætning af udstyret.

DATO 23. maj 2013

AFSENDER/FORFATTER MH/Forretningsudvalg


PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.a

Orientering vedr. afdelinger

Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger:

Afdeling 7 Vestre Ringgade

De 2 første opgange er nu færdig, og der er udført en mangelgennemgang i opgang 186, hvor der kun er konstateret småfejl. Arbejdet forventes afsluttet efter tidsplanen.

Afdeling 16 Hammershusvej

Vandure skiftes i uge 21

Afdeling 28 Lindholmparken

Resultatet af licitationen vedr. ny velfærdsbygning den 2. maj viste sig dyre end forventet, der vil blive forhandlet med lavestbydende. Der kan blive tale om en aflysning af licitationen og et evt. beboermøde vedr. ny økonomi.

Afdeling 29 Kalmargade

Arbejdet forløber efter tidsplanen, blok 9 afsluttes først i juni. Efterfølgende vil der blive samlet op på diverse mangler og efterbestillinger. Der startes op på de sidste 3 boligblokke efter sommerferien. Arbejdet med elektronisk skalsikring, ny LED belysning og alarmgiver er star-tet op. Der er udtaget stævning mod kommunen for betaling af flytteopgørelse samt låneydelser på renoveringslån i forbindelse med kommunens fraflytning af erhvervslejemålet i 2008.

Afdeling 30 Nørreskovvej

Der er indkaldt til afdelingsmøde med valg af afdelingsbestyrelse.

Afdeling 30-32-40 og 68 Hinnerup

Resultatet af licitationen vedr. ny velfærdsbygning den 2. maj viste sig dyrere end forventet. Der vil blive forhandlet med lavestbydende. Der kan blive tale om en aflysning af licitationen og der holdes afdelingsmøde vedr. ny økonomi.

DATO 23. maj 2013

AFSENDER/FORFATTER Administrationen


PROBLEMSTILLING

2/2

Afdeling 32 Nørreskovvej

Licitation af beklædninger af skure og hegn afholdt og igangsættes snarest. Der er indkaldt til afdelingsmøde vedrørende godkendelse af ændring af have-regulativ (trampolin, hoppeborg og badebassin)

Afdeling 38 Visbjerg Hegn

Afdelingsmødet besluttede ikke at godkende regnskabet for 2012 med hen-visning til en række uafklarede spørgsmål i relation til køkkenudskiftningen. Administrationen, afdelingsbestyrelsen og entreprenørerne er dialog om kor-rektion af fejl i opgørelserne. Sagen drøftes endvidere med Aarhus Kommune.

Afdeling 52 Viborgvej

Maling af vinduer igangsat i uge 20

Afdeling 72 Rønnevangen

Afdelingsbestyrelsen afventer med godkendelse af regnskab 2012 under hen-visning til, at der er afholdt udgifter, der under normale omstændigheder ville have været dækket af garantien, men som dækkes af afdelingen grundet ho-vedentreprenørens konkurs og den reducerede garantistillelse. Spørgsmålet forelægges bestyrelsen til principiel drøftelse på mødet den 20. juni.

Afdeling 73 Virup Skovvej

Der har nu været indflytning i 4 boligblokke. Den sidst (blok B) og varmeme-sterens bygning mangler samt en del af byggemodningen. Blok B driller stadig med for meget fugt. De første boliger kan indflyttes den 1. september, de sid-ste boliger forventes først indflytningsklare den 1. oktober. Herefter vil gartner og byggemodningen blive afsluttet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.b

Hjemfaldsklausuler

Der foreligger nu en endelig aftaletekst vedr. hjemfaldsklausulerne (vedlagt). Udgifterne for dispositionsfond/arbejdskapital som følge af reglerne i omprioriteringsloven anslås som følger:

Afdeling År 1 År 2 År 3 År 4 År 5

22 Illerupvej 136.879 30.799 0 0 0

23 Nydamsparken 306.284 125.674 0 0 0

24 Kirkedammen 159.106 108.126 57.146 54.087 50.977

27 Frydenlund 397.077 238.467 79.857 70.340 60.665

28 Lindholmparken 328.704 135.224 0 0 0

29 Kalmargade 998.242 785.302 572.362 559.586 546.596

31 Rydevænget 215.815 43.115 0 0 0

60 Paludan-Müllers Vej 72.657 60.597 48.537 47.813 47.078

61 Chokoladen 97.912 65.292 32.672 30.715 28.725

I alt 2.712.676 1.592.596 790.574 762.541 734.041

Der er regnet med en årlig regulering af egenbetaling på 2 % pr. år fra år 4. Egenbetaling 10, 20 og 30 kr. pr. m2 i år 1, 2 og 3. Beregningen af tilskud er foretaget på baggrund af kreditforeningslån med en løbetid på 30 år (ydelse ca. 5,7 %). Det vil formentlig være muligt for visse afdelinger at komme ind under ordningen hos Landsbygge-fonden med stigninger på 2 kr., 3 kr. og 4 kr. de første 3 år. Herefter stiger egenbetalingen. Det vil dog betyde større tilskud fra dispositionsfond eller arbejdskapital, mest sandsynligt arbejdskapita-len i hvert fald de første år. Lån til dispositionsfond er sidste mulighed. Frøen er ikke med taget i oversigten. Boligkontoret Århus skal betale udgiften på ca. 765.211 kr. uden låneoptagelse.

DATO 23. maj 2013



PROBLEMSTILLING

2/2

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten og aftalen til efterretning og træffer be-slutning om aftalen, finansiering af tilskud til afdelingerne, information om aftalen samt proces for ekstraordinært repræsentantskabsmøde på bestyrelsesmødet den 20. juni.

INDSTILLING

Side 1 af 5

Mellem

Aarhus Kommune

Rådhuspladsen 2

8000 Aarhus C

(”Aarhus Kommune”)

og

Boligselskabernes Landsforening

og de almene boligorganisationer opregnet i bilag 1

Hver for sig ”Part” og sammen ”Parterne”

er indgået følgende

AFTALE

om frikøb af tilbagekøbsdeklarationer (”Aftalen”)

1. Baggrund og formål

1.0 Aftalen er resultatet af drøftelser mellem Parterne.

1.1 En række ejendomme, der blev solgt af Aarhus Kommune til almene boligorganisationer til

alment boligbyggeri, har tinglyst en tilbagekøbsdeklaration. Deklarationen giver Aarhus

Kommune ret til efter et antal år at overtage grunden til den oprindelige salgspris med til-

læg af bygningernes værdi på overtagelsesdagen, fastsat på baggrund af en uvildig vurde-

ring. Kommunen vil kunne overtage ejendommene i perioden 2052 til 2083.

1.2 Med Aftalen etableres en samlet ordning for frikøb af tilbagekøbsdeklarationer for så vidt

angår de almene boligorganisationer, der er opregnet i bilag 1.

1.2.1 Almene boligorganisationer, der ikke fremgår af bilag 1, og afdelinger i almene boligorga-

nisationer opregnet i bilag 1 med boliger beliggende i Aarhus Kommune, der er opført på

ejendomme, hvorpå der er tinglyst tilbagekøbsdeklarationer til fordel for Aarhus Kommune,

som ikke fremgår af bilag 2, vil af Aarhus Kommune blive tilbudt et frikøb af tilbage-

købsdeklarationen på vilkår svarende til de, der fremgår af Aftalen.

2. Frikøb af tilbagekøbsdeklarationer

2.0 De ejendomme, der er omfattet af Aftalen, er opgjort i bilag 2 (”Ejendommene”).

2.1 Såfremt der på den enkelte ejendom er institutioner, der er etableret af og/eller drives

under Aarhus Kommune, dels kommunale institutioner og dels selvejende institutioner med

driftsoverenskomst med kommunen, skal der ikke ske betaling for frikøbet for den del af

ejendommen, hvor institutionen er beliggende (”Institutionsejendomme”), jf. punkt 2.3.

Side 2 af 5

2.2 Det samlede beløb for frikøb af Ejendommene med overtagelsesdag den 1. december 2013

udgør kr. 220.178.145,00 (”Frikøbsbeløbet”). Beregninger for de enkelte ejendomme

fremgår af bilag 2.

2.2.1 Frikøbsbeløbet er opgjort på baggrund af den offentlige grundværdivurdering for Ejen-

dommene pr. 1. oktober 2012, som registreret på tidspunktet for Aftalens underskrift, jf.

bilag 2. En ændring af den enkelte ejendoms grundværdivurdering pr. 1. oktober 2012

skal kun lægges til grund i de tilfælde, hvor vurderingen for den enkelte ejendom er påkla-

get, inden tidspunktet for Aftalens underskrift, og klagen medfører en ændret offentlig

grundværdivurdering pr. 1. oktober 2012.

2.2.2 Frikøbsbeløbet fremkommer ved for Ejendommene at sammenlægge forskellen mellem den

oprindelige salgspris for den enkelte ejendom og den pr. 1. oktober 2012 gældende offent-

lige grundværdivurdering for den enkelte ejendom, idet der er ydet en rabat på 72 % af

det beregnede beløb for den enkelte ejendom.

2.2.2.1 I de tilfælde, hvor en institution er beliggende på en selvstændig matrikuleret ejendom,

der er samnoteret med én eller flere af Ejendommene, skal der i forbindelse med opgørel-

sen af den oprindelige salgspris for de ejendomme, som institutionen er samnoteret med,

ske et forholdsmæssigt fradrag for den ejendom, hvor institutionen er beliggende, svaren-

de til forskellen mellem den offentlige grundværdivurdering pr. 1. oktober 2012 for den

ejendom, hvor institutionen er beliggende, og den offentlige grundværdivurdering pr. 1.

oktober 2012 for de ejendomme, som institutionen er samnoteret med.

2.2.2.2 Ejendommen matr. nr. 8xp, Hasle, Århus Jorder, beliggende Rydevænget 49, 8210 Aarhus

V anvendes af to boligorganisationer, hvorfor det er aftalt, at:

AlmenBo Aarhus skal betale 50 % af frikøbsbeløbet for denne ejendom, og

Boligkontoret Aarhus skal betale 50 % af frikøbsbeløbet for denne ejendom.

2.3 Af Frikøbsbeløbet skal fratrækkes et forholdsmæssigt beløb for så vidt angår Institutions-

ejendomme.

2.3.1 Det beløb, der skal fratrækkes for den enkelte institutionsejendom, beregnes på baggrund

af den andel, institutionslejen udgør af den samlede boligafdelings leje i det seneste afslut-

tede årsregnskab for boligafdelingen før den 1. december 2013. Udgør institutionslejen, fx

1/10 af den samlede boligafdelingsleje i det seneste afsluttede årsregnskab for boligafde-

lingen før den 1. december 2013, skal der ske et fradrag i frikøbsbeløbet for den ejendom,

hvor institutionsejendommen er beliggende, svarende til 1/10 af frikøbsbeløbet for den en-

kelte ejendom opgjort i overensstemmelse med punkt 2.2.2.

2.3.2 Af Frikøbsbeløbet skal herefter fratrækkes summen af fradrag for hver af Institutionsejen-

dommene opgjort i overensstemmelse med punkt 2.3.1 samlet kaldet ”Fradragsbeløbet”.

Side 3 af 5

3. Betaling og finansiering af Frikøbsbeløbet

3.0 Boligselskabernes Landsforening og de almene boligorganisationer, der er opregnet i bilag

1, indestår over for Aarhus Kommune for, at samtlige berørte afdelinger frikøber Ejen-

dommene for tilbagekøbsdeklarationer i henhold til Aftalen.

3.1 Boligselskabernes Landsforening og de almene boligorganisationer, der er opregnet i bilag

1, indestår over for Aarhus Kommune for, at Aarhus Kommune senest den 1. december

2013 kontant modtager Frikøbsbeløbet stort kr. 220.178.145,00, jf. bilag 2. Beløbet skal

indsættes i Nordea på reg.nr. 2211, konto nr. 6446 467 032.

3.1.1 Såfremt Frikøbsbeløbet med fradrag af Fradragsbeløbet ikke fuldt ud er indbetalt den 1.

december 2013, jf. punkt 3.1, forrentes den manglende del af Frikøbsbeløbet med Natio-

nalbankens udlånsrente plus 2,0 % p.a. fra den 1. december 2013, indtil betaling sker.

3.2 Når Frikøbsbeløbet med fradrag af Fradragsbeløbet tillagt eventuelle renter, jf. punkt

3.1.1, er betalt fuldt ud, sørger Aarhus Kommune for aflysning af tilbagekøbsdeklarationer

tinglyst på Ejendommene. Aarhus Kommune er dog ikke forpligtet til at aflyse tilbage-

købsdeklarationer i forhold til institutioner beliggende på ejendomme, der er selvstændigt

udmatrikuleret, og som derfor ikke er omfattet af Aftalen, jf. hertil punkt 2.1 og punkt

2.2.2.1.

3.3 De almene boligorganisationerne drager omsorg for, at afdelingerne om fornødent tilveje-

bringer de kontante frikøbsbeløb ved optagelse af realkreditobligationslån med sikkerhed i

Ejendommene.

3.4 Hvor den fornødne friværdi til låneoptagelse ikke er til stede, stiller Aarhus Kommune helt

eller delvis garanti for disse realkreditlån efter reglerne i lov om almene boliger og de i

medfør heraf udarbejdede bekendtgørelser, regler og regulativer.

3.5 Omkostningerne ved låneoptagelse afholdes af den enkelte almene boligorganisati-

on/afdeling.

4. Tillægsbetaling

4.1 Såfremt der i en boligafdeling - inden udløbet af det tinglyste hjemfaldsår for den aktuelle

ejendom som angivet i bilag 2 - sker bortsalg af areal eller byggeret, ekspropriation til of-

fentlige formål eller anden form for bortsalg af areal af én/flere af Ejendommene, opgøres

salgssummen/ekspropriationserstatningen med fradrag af værdien af eventuelle bygninger

omfattet af salget/ekspropriationen opgjort på tidspunktet for videresalg/ekspropriation

samt i tilfælde af salg med fradrag af salgsomkostninger forstået som omkostninger til

ejendomsmægler, advokat, landinspektør og tinglysning. Af den således opgjorte salgs-

sum/ekspropriationserstatning tilfalder 72 % Aarhus Kommune og 28 % den boligafdeling,

der bortsælger arealet.

4.2 Såfremt der i en boligafdeling – inden udløbet af det tinglyste hjemfaldsår for den aktuelle

ejendom som angivet i bilag 2 – sker en forøgelse af bebyggelsesprocenten, der ikke er af

Side 4 af 5

bagatelagtig karakter, uden at det sker ved afståelse (salg) til en ny afdeling jf. punkt 4.1,

skal den afdeling, der har adkomst til ejendommen, til Aarhus Kommune betale et tillæg på

72 % af værdien af forøgelsen af bebyggelsesprocenten opgjort som gennemsnittet af to

uafhængige mæglervurderinger. Parterne er enige om, at en forøgelse af bebyggelsespro-

centen, der alene beror på, fx men ikke begrænset til isolering af hensyn til energioptime-

ring, etablering af affaldsø og udvidelse af fælleshus med terrasse, falder uden for be-

stemmelsens anvendelsesområde, idet en sådan forøgelse af bebyggelsesprocenten skal

anses for at være af bagatelagtig karakter.

4.3 Bestemmelserne i Aftalen punkt 4.1 og 4.2 administreres i overensstemmelse med de til

enhver tid gældende regler for almene boliger blandt andet det til enhver tid gældende

”Regulativ om indbetalinger til Landsbyggefonden fra almene boligafdelinger, selvejende

ældreboliginstitutioner samt kommunale og regionale ældreboliger”.

5. Lovgrundlag

5.0 Lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser, cirkulærer m.v.

5.1 Regulativ om støtte til frikøb af hjemfaldsklausuler.

6. Tillæg til aftale om udvidet samarbejde i forbindelse med frikøb

6.0 Samtidig med Aftalen indgår Aarhus Kommune og de almene boligorganisationer i Aarhus

et tillæg til de tidligere indgåede aftaler om et udvidet samarbejde, jf. bilag 3.

7. Betingelser

7.0 For de almene boligorganisationer opregnet i bilag 1 er Aftalen betinget af,

at de øverste myndigheder i de almene boligorganisationer opregnet i bilag 1 til-

træder Aftalen uden forbehold.

7.1 For Aarhus Kommune er Aftalen betinget af,

at Aarhus Byråd tiltræder Aftalen uden forbehold.

7.2 Betingelserne i punkt 7.0 og pkt. 7.1 skal være opfyldt senest den 1. december 2013, idet

Aftalen bortfalder i sin helhed, såfremt Aftalen ikke er endelig på dette tidspunkt, uden at

Parterne i så fald kan gøre krav af nogen art gældende mod hinanden.

Side 5 af 5

8. Underskrifter

Aarhus, den 2013 Aarhus, den 2013

________________________________ ________________________________

Aarhus Kommune Boligselskabernes Landsforening

Aarhus, den 2013 Aarhus, den 2013

________________________________ ________________________________

Aarhus Kommune Boligselskabernes Landsforening

Bilag

Bilag 1 Almene boligorganisationer omfattet af Aftalen

Bilag 2 Ejendommene omfattet af Aftalen med beregnede frikøbsværdier pr. 1. december 2013

Bilag 3 Tillæg om udvidet samarbejde mellem Aarhus kommune og de almene boligorganisationer

i Aarhus Kommune

Bilag 1

Almene boligorganisationer omfattet af aftalen med Aarhus Kommune om frikøb af tilba-

gekøbsdeklarationer:

AAB – Arbejdernes Andels Boligforening

Boligkontoret Aarhus

AlmenBo Aarhus

Boligforeningen Ringgården

Boligforeningen Aarhus Omegn

Alboa

Kollegiekontoret

Bilag 2

Boligforening Off. Grundværdivurd 2012 Oprindelig salgspris Frikøbsværdi Efter rabatAlboa 3.330.700 271.685 3.059.015 856.524AlmenBo Aarhus 194.776.550 3.730.892 191.045.658 53.492.784Boligkontoret Århus 249.289.924 6.389.386 242.900.538 68.012.151Kollegiekontoret Aarhus 14.246.300 558.600 13.687.700 3.832.556Ringgården 88.726.700 3.771.596 84.955.104 23.787.429AAB 235.009.400 5.145.356 229.864.044 64.361.932Århus Omegn 21.049.000 210.541 20.838.459 5.834.769I alt 806.428.574 20.078.056 786.350.518 220.178.145

Boligforening Adresse Off. Grundværdivurd 2012 Oprindelig salgspris Frikøbsværdi Efter rabat Matr.nr. Ejerlav Tinglyst hjemfaldsårAlboa Abildgade 11 3.330.700 271.685 3.059.015 856.524 82c Århus Markjorder april 2068AlmenBo Aarhus Rydevænget 49A 0 0 0 0 8vn Hasle, Århus Jorder april 2072AlmenBo Aarhus Rydevænget 103 0 0 0 0 8vp Hasle, Århus Jorder april 2072AlmenBo Aarhus Rydevænget 1 - 47 20.710.800 955.610 19.755.190 5.531.453 8vm Hasle, Århus Jorder april 2072AlmenBo Aarhus Fjældevænget 50 0 0 0 0 8vu Hasle, Århus Jorder april 2072AlmenBo Aarhus Fjældevænget 108 0 0 0 0 8vs Hasle, Århus Jorder april 2072AlmenBo Aarhus Åbenrågade 1 0 0 0 0 727cl Marselisborg, Århus Jorder april 2055AlmenBo Aarhus Åbenrågade 1 17.948.800 231.742 17.717.058 4.960.776 727bi Marselisborg, Århus Jorder april 2055AlmenBo Aarhus Kirkedammen 10, 31 0 0 0 0 727bh Marselisborg, Århus Jorder april 2055AlmenBo Aarhus Kirkedammen 10, 31 23.835.000 367.380 23.467.620 6.570.934 727bg Marselisborg, Århus Jorder april 2055AlmenBo Aarhus Fyrkatvej 2, m.fl. 22.851.600 363.440 22.488.160 6.296.685 73br Århus Markjorder april 2055AlmenBo Aarhus Fuglebakkevej 80, m.fl. 46.461.900 581.672 45.880.228 12.846.464 50z Århus Markjorder april 2067AlmenBo Aarhus Fuglebakkevej 80, m.fl. 0 0 0 50k Århus Markjorder april 2067AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21,31, m.fl. 0 0 0 50ad Århus Markjorder april 2067AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl. 0 0 0 50aa Århus Markjorder april 2067AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl. 62.631.200 1.231.048 61.400.152 17.192.043 50ø Århus Markjorder april 2067AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl. 0 0 0 50ac Århus Markjorder april 2067AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl. 0 0 0 50ab Århus Markjorder april 2067AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl 0 0 0 50h Århus Markjorder april 2067AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 21, m.fl. 0 0 0 50æ Århus Markjorder april 2067Boligkontoret Århus Rydevænget 55 24.961.400 955.610 24.005.790 6.721.621 8vo Hasle, Århus Jorder april 2072Boligkontoret Århus Kirkedammen 11 13.373.574 210.288 13.163.286 3.685.720 727bb Marselisborg, Århus Jorder april 2055Boligkontoret Århus Paludan Müllers Vej 46A, 46B, 46C 5.348.900 40.792 5.308.108 1.486.270 74hk Århus Markjorder april 2066Boligkontoret Århus Paludan Müllers Vej 44 8.261.700 63.006 8.198.694 2.295.634 117ræ Århus Markjorder april 2066Boligkontoret Århus Paludan Müllers Vej 44A 2.753.900 21.002 2.732.898 765.211 117ræ Århus Markjorder april 2066Boligkontoret Århus Lindholmvej 2, m.fl. 34.380.800 1.662.478 32.718.322 9.161.130 73bv Århus Markjorder april 2067Boligkontoret Århus Kalmargade 28, m.fl. 0 0 0 0 77eq Århus Markjorder april 2070Boligkontoret Århus Kalmargade 28, m.fl. 77.713.300 1.824.730 75.888.570 21.248.800 77eo Århus Markjorder april 2070Boligkontoret Århus Illerupvej 41 31.012.000 504.855 30.507.145 8.542.001 73bu Århus Markjorder april 2055Boligkontoret Århus Illerupvej 41 0 0 0 73bs Århus Markjorder april 2055Boligkontoret Århus Illerupvej 1 15.504.100 281.125 15.222.975 4.262.433 73bq Århus Markjorder april 2055Boligkontoret Århus Fuglebakkevej 72, 88, Høgevej 29 35.643.000 825.500 34.817.500 9.748.900 50y Århus Markjorder april 2067Boligkontoret Århus Fuglebakkevej 72, 88, Høgevej 29 0 0 0 50x Århus Markjorder april 2067Boligkontoret Århus Fuglebakkevej 72, 88, Høgevej 29 0 0 0 50g Århus Markjorder april 2067Kollegiekontoret Aarhus Gøteborg Allé 3 8.157.500 133.560 8.023.940 2.246.703 77ei Århus Markjorder april 2066Kollegiekontoret Aarhus Gøteborg Allé 14 6.088.800 425.040 5.663.760 1.585.853 77eh Århus Markjorder april 2066Ringgården Rydevænget 105, 119 12.943.000 835.130 12.107.870 3.390.204 8vq Hasle, Århus Jorder april 2072Ringgården Fjældevænget 110, 114, 124, 128 13.897.200 835.130 13.062.070 3.657.380 8vr Hasle, Århus Jorder april 2072Ringgården Musvågevej 1 0 0 0 50l Århus Markjorder april 2067Ringgården Bogfinkevej 2 0 0 0 50ae Århus Markjorder april 2067Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47,55 37.555.900 922.032 36.633.868 10.257.483 50s Århus Markjorder april 2067Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47,55 0 0 0 50r Århus Markjorder april 2067Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47,55 0 0 0 50q Århus Markjorder april 2067Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47,55 0 0 0 50p Århus Markjorder april 2067Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47,55 0 0 0 50o Århus Markjorder april 2067Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47,55 0 0 0 50n Århus Markjorder april 2067Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47,55 0 0 0 50m Århus Markjorder april 2067Ringgården Bodøvej 6 og 56A 20.510.200 994.130 19.516.070 5.464.500 69iy Århus Markjorder april 2070Ringgården Bodøvej 110, 116, 120, 124, 128 3.820.400 185.175 3.635.225 1.017.863 69ka Århus Markjorder april 2070AAB Fjældevænget 2, m.fl. 20.228.200 1.314.410 18.913.790 5.295.861 8vv Hasle, Århus Jorder april 2072AAB Langenæs Allé 72 15.408.100 204.633 15.203.467 4.256.971 727bl Marselisborg, Århus Jorder april 2055AAB Langenæs Allé 64 15.601.600 210.633 15.390.967 4.309.471 727bk Marselisborg, Århus Jorder april 2055AAB Langenæs Allé 56 15.535.800 210.633 15.325.167 4.291.047 727be Marselisborg, Århus Jorder april 2055AAB Langenæs Allé 46 - 54, 54A 15.870.700 217.994 15.652.706 4.382.758 727y Marselisborg, Århus Jorder april 2055AAB Langenæs Allé 38 - 44 13.793.500 189.463 13.604.037 3.809.130 727x Marselisborg, Århus Jorder april 2055AAB Langenæs Allé 30 13.703.300 196.269 13.507.031 3.781.969 727q Marselisborg, Århus Jorder april 2055AAB Langenæs Allé 22 13.898.100 199.059 13.699.041 3.835.731 727p Marselisborg, Århus Jorder april 2055AAB Langenæs Allé 21 26.458.200 427.100 26.031.100 7.288.708 727bx Marselisborg, Århus Jorder april 2066AAB Nygade 2,3 og 5 22.142.300 725.000 21.417.300 5.996.844 542c Århus Bygrunde april 2067AAB Nygade 2, 3, 5 0 0 0 0 542e Århus Bygrunde april 2067AAB Vorregårds Allé 95 18.587.400 272.470 18.314.930 5.128.180 79bg Århus Markjorder april 2055AAB Randkløvevej 1, 2, Nykersvej 14 7.319.000 152.400 7.166.600 2.006.648 74hg Århus Markjorder april 2055AAB Fuglebakkevej 96,106, 114 og 122 0 0 0 50i Århus Markjorder april 2067AAB Fuglebakkevej 96, 106, 114 og 122 36.463.200 825.292 35.637.908 9.978.614 50v Århus Markjorder april 2067AAB Fuglebakkevej 96, 106, 114 og 122 0 0 0 50u Århus Markjorder april 2067AAB Fuglebakkevej 96, 106, 114 og 122 0 0 0 50t Århus Markjorder april 2067Århus Omegn Finsensgade 51 21.049.000 210.541 20.838.459 5.834.769 99cm Århus Markjorder april 2055AlmenBo & Boligkontoret Rydevænget 49 674.500 0 674.500 188.860 8xp Hasle, Århus Jorder april 2072

Bilag 3

Tillæg til aftale om frikøb af tilbagekøbeklausuler i Aarhus Kommu-ne.

Indledning

Aftalen om frikøb af tilbagekøbsklausuler er et led i et øget samarbejde mellem Aarhus Kommune

og Boligorganisationerne i Aarhus.

Hovedformålet er, at tilføre byudviklingen dynamik og ressourcer i et omfang der positivt understøt-

ter den udviklingsstrategi og vækst, der er Aarhus kommunes mål for de kommende år.

Der ligger store udfordringer i byudviklingen i Aarhus kommune. Set i lyset af udviklingsstrategien

og de igangværende væksttendenser vil udfordringerne især koncentrere sig om boligmarkedet,

hvor der skal tilvejebringes et tilstrækkeligt antal boliger til at tilgodese væksten, men også

spørgsmålet om at vedligeholde eksisterende boliger og bidrag til udvikling af de nye byudviklings-

og fortætningsområder trænger sig på.

Aftalen er herudover en fortsættelse af, det samarbejde der har udviklet sig over en årrække, i er-

kendelse af, at en række problemstillinger i udviklingen af kommunen kun kan løses ved et tættere

samarbejde mellem kommunen og boligorganisationerne.

Udfordringerne ligger indenfor såvel byudvikling generelt, sociale forhold som innovativ byggetek-

nik.

Byudvikling

Aarhus kommune har en positiv vækststrategi. Frem til 2030 skal byen udvikle sig med ca. 75.000

nye Aarhusianere. Vidensindustrien og uddannelsesinstitutionerne ekspanderer, og der vil komme

et øget antal studerende til byen.

Aarhus byråd er enige om, at en bæredygtig, velfungerende og inspirerende by er en mangfoldig

by. Det er en erkendelse, der er kommet til udtryk på de bynære havnearealer og i forbindelse med

arbejdet med de store helhedsplaner i Gellerup og Aarhus syd.

Denne aftale er derfor også en aftale om et fælles ansvar for en mangfoldig byudvikling, og det er

en del af aftalen, at der i den kommende budgetperiode sker en væsentlig forøgelse af nybyggede

almene boliger både i de nye byudviklingsområder men også i de fortætnings- og omdannelsesom-

råder, der arbejdes med i planlægningen.

Det forøgede byggeri er ikke kun vigtigt for at sikre mangfoldighed i byudviklingen. Alment byggeri

har i Aarhus tradition for at udvikle ny og spændende byggeteknik og boliger med lavt energifor-

brug. Det understøtter byens CO2 strategi.

Alment byggeri kan også være katalysator for at trække private bygherre til nye byudviklingsområ-

der, og der kan gennem nye samarbejdsformer sikres et positivt samarbejde med disse.

Endelig vil igangsætning af alment byggeri bidrage væsentligt til jobskabelse og erhvervsmæssig

vækst i kommunen.

Boligsocialt

Der har gennem de sidste 4 år været et betydelig samarbejde omkring det boligsociale arbejde i de

udsatte boligområder i kommunen.

Det drejer sig om en lang række opgaver der normalt er kommunale kerneydelser, men som kan

tilføres rationale og effektivitet ved et tættere samarbejde mellem de kommunale forvaltninger og boligorganisationerne.

Fra det aktuelle samarbejde kan nævnes en fremskudt beskæftigelsesindsats, lektiehjælp til børn

og unge, integrationsprojekter (kvindehuset), lommepengeprojekter, sundhedsprojekt, RAP akade-

mi, kriminalitetsforebyggende indsats (en ny start) samt fremskaffelse af praktik og lærerpladser.

Herudover har såvel kommune som boligorganisationer et unikt samarbejde i udviklingen og brugen

af BoSoc data, der giver detaljerede data på hvorledes byområderne udvikler sig, og dermed hvor-

ledes man mest effektivt kan sætte ind, hvor der er behov for konkrete initiativer.

Det er et samarbejde der hovedsageligt er centreret om Det Boligsociale Fællessekretariat, hvor

både udvikling og koordinering af indsats finder sted.

Dannelsen af Det Boligsociale Fællessekretariat har været væsentligt, både i forhold til at få identifi-

ceret problemfelterne, og i forhold til at sætte ind med effektive og virkningsfulde indsatser.

Det Boligsociale Fællessekretariat er finansieret som et fælles projekt mellem boligorganisationerne

og kommunen i erkendelse af, at der løses opgaver for såvel kommune som boligorganisationer, og

det er derfor en del af denne aftale, at der i den kommende budgetperiode (budget 2014 – 2018)

afsættes kommunal finansiering til denne opgave samt at boligorganisationerne ligeledes bidrager

med deres del af finansieringen.

Boligsocial anvisning.

En del af De almene boligorganisationers opgaver er at stille boliger til rådighed for den sociale for-

valtning i kommunen, til brug for løsning af sociale problemer vedr. boligforhold, som opstår blandt

kommunens borgere.

Det er en opgave, som kun de almene boligorganisationer bidrager til at løse, og som der er indgået

tætte samarbejder om mellem boligorganisationer og kommune.

Det er en del af denne aftale, at der fortsat skal stilles ¼ af de ledigblevne boliger til rådighed for

løsning af boligsociale problemstillinger. Anvendelsen skal fortsat ske i tæt samarbejde mellem bo-

ligorganisationer og kommune, og udviklingen i anvendelse af boligerne vil også fortsat skulle drøf-

tes.

I øjeblikket benyttes boligerne, ud over direkte boligsociale anvisninger, til genhusning i forbindelse

med helhedsplanernes gennemførelse og i forbindelse med løsning af dele af hjemløsepolitikken, og

enkelte andre boligsociale projekter (kriminalitet, mv.)

Anvendelsen af ¼ boligerne justeres løbende, bl.a. i forbindelse med vurdering af boligområdernes

belastning på ensidig beboersammensætning og øvrige problemstillinger der monitoreres gennem

BoSoc data og lignende.

Små boliger

Aarhus Kommune har efterspurgt flere små og billige boliger med central beliggenhed hos de alme-

ne boligorganisationer. Boligerne efterspørges til flere unge (ungdomsboliger) men også i forbindel-

se med løsning af hjemløseproblemer og boligbehov for vanskeligt stillede unge.

Boligorganisationerne har hidtil ikke kunnet imødekomme denne efterspørgsel alene af den grund,

at der er for få af denne boligtype, og at der allerede er stor efterspørgsel efter disse boliger på

boligorganisationernes ventelister.

Det aftales derfor, at problemstillingen søges løst ved nedsættelse af en tværmagistratslig arbejds-

gruppe med central ledelse og med deltagelse af de almene boligorganisationer (5. kreds). Arbejds-

gruppen skal klargøre, hvilke kommunale beboelsesejendomme (tidligere ældre, pleje og beskytte-

de boliger), der kan overtages af almene boligorganisationer, renoveres og anvendes til gavn for

hjemløse, udsatte unge og studerende.

Denne indsats søges suppleret med øget nybyggeri af små almene boliger i en øget almen byggeak-

tivitet i budgetperioden 2014 – 2017), jf. afsnittet om byudvikling.

Renoveringer

Ved aftalens gennemførelse får de almene boligorganisationer mulighed for at renovere og løbende

vedligeholde de ejendomme, der er omfattet af frikøbet uden, at der opstår de belåningsproblemer,

der vil opstå uden frikøb. Det er ældre ejendomme og ofte markante ejendomme med arkitektoni-

ske værdier, som med denne aftale sikres at kunne trække på de tilskudsmuligheder og belånings-

former, der er en del af det almene system. Men også en række nyere ejendomme sikres via denne

aftale mod øget nedslidning og en negativ udviklingsspiral og undgår dermed at blive en del af de

udsatte boligområder.

Aftalen understreger dermed også forventningen om, at boligorganisationerne fortsat bidrager med

et tilbud om gode, billige og moderne boliger af høj kvalitet som en del af det samlede boligtilbud i

Aarhus Kommune.

NOTAT TIL PKT 3.a

Orientering fra administrationen

Administration

A. HCK & Partners har afsluttet deres analyse af arbejdsgange og pengestrømme i bolig-organisationen og vil komme med deres anbefalinger ultimo maj. Bestyrelsen vil blive orientereret, når anbefalingerne foreligger.

B. De besluttede analyser af PCB i de ældre afdelinger er gennemført. De endelige resul-tater foreligger primo juni, hvorefter beboere og afdelingsbestyrelser vil blive informeret i overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning.

C. Ansøgningerne om prækvalifikation af de to helhedsplaner for Møllevang-Frydenlund-

Charlottehøj samt Vandtårnsområdet er fremsendt til Landsbyggefonden, der forventer at afslutte sagsbehandlingen medio juni.

D. Boligkontoret Århus’ forsikringer skal i udbud i 2. halvår, og i samarbejde med organisa-

tionens forsikringsmægler Willis er der nu udarbejdet en tidsplan for processen. Det be-tyder, at organisationsbestyrelsen vil få en lidt mere uddybende orientering på mødet den 20. juni, og at resultatet af udbuddet vil kunne forelægges bestyrelsen ultimo okto-ber.

E. Chris Mikkelsen er valgt af medarbejderne som bestyrelsesmedlem frem til repræsen-tantskabsmødet 2015. Jonas Gylling Kølbæk er valgt som suppleant.

F. Der blev den 23. maj afviklet et foredrag om beboerdemokrati i samarbejde med Aarhus Universitets Center for Participatory IT om de muligheder, IT teknologier giver for udvik-ling af nye deltagelsesformer i lokalt demokrati. Alle beboervalgte i Boligkontoret Århus samt organisationsbestyrelser og medarbejdere fra de øvrige boligorganisationer i 5. kreds var indbudt. Der var 12 deltager foruden de to indlægsholdere Fiorella de Chindio fra Universitetet i Milano og Matthias Korn fra Aarhus Universitet.

DATO 23. maj 2013



PROBLEMSTILLING

2/3

G. De nye regler vedr. elaflæsning giver alle boligadministrationer og elleverandører store vanskeligheder. Essensen er, at det fra 1. marts alene er en sag for beboeren at til- og framelde el i forbindelse med flytning. Efter at have vurderet på de lovgivningsmæssige muligheder og pålideligheden af el-selskabernes administration har administrationen erkendt, at det ikke vil være lovgiv-ningsmæssigt og praktisk muligt at overtage denne opgave fra lejeren. Der er derfor i stedet iværksat en målrettet information til ind- og udflyttere om deres opgaver ift. el-leverancen. Der bliver formodentlig en moderat merudgift i forbindelse med lovændringen, da det næppe vil være praktisk muligt at rejse krav overfor de fraflyttere, der i god tro afmelder el på fraflytningsdagen, selv om de i kraft af lejeaftalen hæfter frem til frigørelsesdagen.

H. På bestyrelsens møde den 10. januar blev det besluttet forsøgsvis at åbne BKÅ Porta-

len for alle interesserede. Det kunne lade sig gøre at give alle internetbrugere læsead-gang til alt, der ikke foregår i lukkede grupper. At oprette indlæg kræver stadig registre-ring og i overensstemmelse med bestyrelsens beslutning registreres kun beboervalgte. I lyset af den smidige implementering af beslutningen og af, at der ikke har været nogen problemer i mellemtiden, permanentgøres ordningen.

I. I regi af 5. kreds og Det Boligsociale Fællessekretariat er der nu opstartet projekt Byg Op. Formålet med projektet er at skabe lokale fritidsjobs samt lære- og praktikpladser i forbindelse med de mange bygge- og renoveringssager i boligforeningerne i Aarhus. Det skal være med til at øge den fremtidige erhvervs- og uddannelsesfrekvens blandt de lokale unge. Fællessekretariatet har ansat Anette Nitschke til at stå i spidsen for det toårige projekt. Byg Op er finansieret af midler fra Landsbyggefonden. LO og MC Malerforretning ind-går i en følgegruppe, og derudover er Byg Op et samarbejde mellem de århusianske boligorganisationer, de boligsociale medarbejdere og Aarhus Tech.

J. I forlængelse af bestyrelsens vedtagelse af energistrategien den 2. maj har energi- og miljøudvalget og administrationen aftalt flg. udmøntning af den resterende del: Der indgås aftale med en leverandør om følgende:

Et indledende energisyn (ikke energimærkning) af alle afdelinger (der rekvireres en pris herpå, som afholdes af de pågældende afdelinger)

Herefter aftale om, hvilke afdelinger der skal tilses hver fx halve, hele eller hvert tredje år

Energisynet bruges som grundlag for hver afdelings fremtidssikringsstrategi

Mulighed for tilkøb af konsulentbistand til driftsoptimering samt alternative energi-kilder, outsourcing af drift/tilsyn af konkrete anlæg

Mulighed for tilkøb af bistand til beboerinformation og -rådgivning samt evt. efter-uddannelse af medarbejdere

3/3

Aftalen kan laves med Energi&Miljø, men forinden testes markedet med én eller to an-dre seriøse udbydere af disse ydelser for at sikre, at vi finder den bedste mulige pris for afdelingerne. Bestyrelsen vil naturligvis blive orienteret, når analysen er tilendebragt.

K. Nye regler betyder, at der fremover skal opkræves moms af administrationsgebyret på

de PM-aftaler, hvorigennem Boligkontoret Århus’ obligationsportefølje forvaltes. Admi-nistrationen forsøger at begrænse merudgiften ved at forhandle nye gebyraftaler.

L. Repræsentantskabet i AARHUSbolig har besluttet, at projektledelsen i AARHUSbolig fra 2015 til 2017 overgår til Boligkontoret Århus. Fra 2013 til 2015 ligger opgaven hos Al2Bolig.

M. Administrationen har fået og besvaret en henvendelse fra Aarhus Kommune som op-følgning på styringsdialogen om niveauet for henlæggelser (vedlagt).

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

Henlæggelser – svar spørgsmål fra Aarhus kommune

Generelle spørgsmål:

Vedligeholdelsesplanen viser de første 10 år detaljeret med alle arbejder anført efter den nye

forvaltningsklassifikation. År 11-20 vises som en sammendrag. Det er således muligt at se om der

er anden kapitalfremskaffelse i en periode på 20 år. Der står et samlet beløb det enkelte år. Det

kan godt dække over mere end et arbejde. Man kan ikke se om der er tilskud der vil reducere

låneoptagelsen. Det kan være tilskud fra trækningsretten og dispositionsfonden. Det er ikke muligt

i dag at se om anden kapitalfremskaffelse vedrører et forbedringsarbejde hvor henlæggelser ikke

kan benyttes. Der er dog ikke mange rene forbedringsarbejder. Vi overvejer fra 2014 at anføre

yderligere oplysninger på forsiden af vedligeholdelsesplanen til afdelingsmødet. Det kan være

størrelsen af lejeforhøjelsen og tilskud.

Efter fusionen pr. 1. januar 2012 er vi ved at ensrette praksis hvor det er muligt. Der kan være

beslutninger truffet på afdelingsmøder der medfører forskel. Vi fokuserer mere på finansiering af

forbedringsarbejder skal ske ved optagelse af lån. Der kan være lukning af åbne altaner, dørte-

foner, ny servicebygning, ombygning af erhvervslejemål m.v.

Der er ikke formelt set ikke forskel på en vedligeholdelsesplan om afdelingen er omfattet af

Byggeskadefonden eller ej. Vi har haft arbejder hvor det viste sig muligt at få en del af udgiften til

arbejdet (eks. tag) dækket af Byggeskadefonden. Vi reducerer som udgangspunkt ikke henlæg-

gelserne hvis en afdeling er omfattet af Byggeskadefonden.

Kommunen spørger om der er eksempler på henlæggelser er anvendt til andet formål end det er

henlagt til. Kommunen henviser til § 62 i driftsbekendtgørelsen. Der er betydelige udsving i udgif-

ten til istandsættelse ved fraflytning i afdelinger. Det skylder antallet af flytninger varierer en del fra

år til år. Vi har fra 1. januar 2012 en afdeling med B-ordning (afd. 71). Der er også nogle år hvor

der er meget store tab ved fraflytning i enkelte afdelinger. Det problem bliver væsentlig mindre fra

2014. Her skal vi dække udgifter til tab ved fraflytning udover p.t. 313 kr. pr. lejemålsenhed. Afde-

lingerne bliver således ikke så sårbar hvis der opstår et meget stor tab til fraflytning. Henlæggelse

til istandsættelse ved fraflytning benyttes nu kun til procentgodtgørelse ved fraflytning. Der var

forskellig praksis før. Udgifter til vedligeholdelse af træværk m.v. medtages fra 2013 i afdelingens

vedligeholdelsesplan. Vedligeholdelse af gulve medtages i vedligeholdelsesplanen, hvis der ikke er

tale om lejers misligholdelse.

Kommunen ønsker oplyst hvilke afdelinger der henlægger mindre til planlagt vedligeholdelse end

undersøgelsen af benchmark udarbejdet af KPMG C. Jespersen. Landsbyggefonden har også

udarbejdet en oversigt over henlæggelser. Den benytter en anden aldersopdeling. Vi vedlægger

oversigt over henlæggelser til konto 120 for 2012. Vi kan oplyse afdeling 74, 89, 90 og 91 er

institutioner lejet af kommunen, afdeling 81 er en afdeling med erhvervslejemål og 2 lejligheder.

Afdeling 71 og 72 har første regnskabsår i 2012. Henlæggelserne er derfor særligt lave men de

forhøjes løbende i fremtidige budgetter. Vi vedlægger også en oversigt over henlæggelser i 2012

og 2013. Henlæggelserne er forhøjet med 6.325.320 kr. svarende til 12,49 %. Vi vil fortsat forhøje

henlæggelserne fremover, første gang i budgetterne for 2014 der udarbejdes i juni. Det fremgår af

oversigten at der afdelinger der har en ret høj leje. De har svært ved at bære en stor forhøjelse af

henlæggelserne med mindre de får et tilskud.

Afdelingsspecifikke spørgsmål:

Der er flere årsager til der ikke er henlagt tilstrækkelige midler. Der har i nogle afdelinger været

modstand mod at hæve henlæggelserne væsentlig. De tidligere organisationer har også været

tilbageholdende før i tiden med at forhøje henlæggelserne nok. Det skyldes i nogle tilfælde lejens

størrelse. De seneste år er der kommet fokus på henlæggelserne skal forhøjes for at reducere

behovet for optagelse af lån.

Vi har forhøjet dem betydeligt mere end tidligere, men det er ikke muligt på kort sigt at forhøje dem

så meget at lån kan undgås. Der er mange større arbejder i de ældre afdelinger de kommende år.

Vi benytter meget aktivt trækningsret, dispositionsfond og senest arbejdskapitalen for at reducere

lejeforhøjelser hvor det er nødvendigt. Der er lavet en overgangsperiode på 5 år i forbindelse med

fusionen om tilskud fra trækningsretten. Det skyldes at afdelinger der indbetalte G-indskud i det

tidligere Højbo selv kunne disponere over dette tilskud.

Vi er nødt til at optage realkreditlån eller banklån i det omfang henlæggelser og tilskud ikke kan

dække udgiften til vedligeholdelsesarbejder.

Vi er som nævnt meget opmærksom på henlæggelserne forhøjes. Det har vi blandt andet fortalt på

et kursus om økonomi i slutningen af februar.

NOTAT TIL PKT 5.b

Mødeplan for Boligkontoret Århus

Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2013.

Dato Arrangement Indhold

30. maj 2013 Bestyrelsesmøde Konstituering

Opfølgning på repræsentantskabsmøde

20. juni 2013 Bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde i AarhusBo

Fusion med Boligkontoret Århus

20. juni 2013 Bestyrelsesmøde Boligsociale helhedsplaner

Evaluering af bestyrelsens arbejde

Hjemfaldsklausuler

Afdelingsmøder

Sommermiddag

15. august 2013 Bestyrelsesmøde Status på forvaltningsrevisionens mål

Styringsdialog

Bemanding af afdelingsmøder m.m.

Økonomisk orientering 2. kvartal

19. august 2013 Dialogmøde Afdelingsmøder

21. august 2013 Dirigentkursus

5. september 2013 Bestyrelsesmøde

26. september 2013 Bestyrelsesmøde Godkendelse af afdelingsbudgetter

Børnereglen

4.-5. oktober Bestyrelsesseminar

21. oktober 2013 Dialogmøde Strategi for bredbånd og tv-pakker

DATO 23. maj 2013

AFSENDER/FORFATTER MH/MKL


PROBLEMSTILLING

2/2

Dato Arrangement Indhold

7. november 2013 Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 3. kvartal

Finansiering af individuel råderet

9. november 2013 Organisationskonference

5. december 2013 Bestyrelsesmøde Evaluering af bestyrelsens arbejde

Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse.

INDSTILLING

Documents

INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE · 37 Istedgade 17 49 Fredensgade 12 51 Fredericiagade 8 52 Viborgvej 11 54 Norsgade 20 ... Hjortshøj 101 41 Virupvej 36 73 Virup Skovvej 65 Hårup