INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE...5. Evaluering kl. 19:15 –20:00 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde i 2020 (D) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning,

Dato

26. november 2020

INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Mødet holdes torsdag den 3. december 2020 kl. 17.00 på administrationskontoret, Brendstrup-gårdsvej 7.

1. Strategiske punkter kl. 17:00 – 17:20

a. Status på nybyggeri (FORTROLIGT) (O) *

2. Beslutningspunkter kl. 17:20 – 18:20

a. Strategi ift. seksuelle krænkelser og diskrimination i beboerdemokratiet (B) * b. Rolle og forventninger ift. medlemmer af byggeudvalg (B) * c. Genhusning ifbm. helhedsplan Kalmargade (B) *

3. Orienteringspunkter kl. 18:30 – 18:50

a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Orientering fra administrationen (O) * c. Program bestyrelsesseminar den 8.-10. januar 2021 (O) * d. Orientering fra udvalgene (O)

4. Øvrige punkter kl. 18:50 – 19:00

a. Kommunikation med repræsentantskabet (B) b. Emner til næste møde, der holdes den 8. januar 2021 (B) c. Mødeplan 2021 (O) * d. Opfølgning på uddannelsesplaner (O) *

5. Evaluering kl. 19:15 – 20:00

a. Evaluering af bestyrelsens arbejde i 2020 (D) *

6. Eventuelt (O)

Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde. Søren Høgsberg er mødeleder.

NOTAT TIL PKT 2.a

Strategi ift. seksuelle krænkelser og diskriminatio n i beboerdemokratiet

Overalt i samfundet har der i forlængelse af #metoo-debatten været en diskussion af og fokus på, de seksuelle krænkelser og diskrimination, der foregår – nogle steder meget åbent og nogle steder mere skjult og underforstået. Der er ingen grund til at tro, at der er et særligt problem for så vidt an-går beboerdemokratiet i Boligkontoret Århus. Omvendt vil det også være naivt – i lyset af, hvad der er afdækket i alle mulige andre sektorer i samfundet – at tænke, at der ikke foregår et vist omfang af krænkelser i beboerdemokratiet også i vores rækker. Det er afgørende, at der bliver skabt en kultur og en organisation, der klart modarbejder denne ad-færd. Derfor indstilles det, at der sættes ind på flere fronter:

Åbenhed, ledelse og klare holdninger Det er væsentligt, at der bliver skabt en kultur med åbenhed om oplevelsen af seksuelle krænkel-ser og en stor tryghed for den krænkede ved at rejse problemstillingen. Det er også den bedste måde at imødegå frygten for, at der i det skjulte ville kunne opstå myter og fordomme om kræn-kende adfærd – både om krænkeren og den krænkede. Derfor er det afgørende, at organisationens ledelse – organisationsbestyrelsen, sekunderet af di-rektøren – tydeligt kommunikerer, at seksuelt krænkende og diskriminerende adfærd (og i øvrigt andre former for krænkende og diskriminerende adfærd ikke er foreneligt med Boligkontoret Århus’ værdier og kultur samt – mindst ligeså væsentligt – klart opfordrer til, at folk der oplever sig kræn-ket i beboerdemokratiet kommer åbent frem med deres oplevelser, og at vi hjælper hinanden med at skabe et beboerdemokrati, hvor alle finder det trygt at deltage, og hvor man oplever sig taget al-vorligt og hjulpet, hvis man har været udsat for krænkelser. Samtidig bør der tydeligt opfordres til at tage debatten om kultur og krænkende adfærd også i afdelingsbestyrelser, udvalg og andre fora i organisationen. Denne opfordring bør både gives på BKÅ Portalen og mundtligt på organisationskonference/kvar-talsmøde. I den forbindelse kan det være nyttigt at anskueliggøre, hvilke former for adfærd, der kan være tale om, fx

• Hånd på lænden, låret, armen eller andre berøringer

DATO 26. november 2020

AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget

MODTAGER Bestyrelsen

PROBLEMSTILLING

2/2

• At kommentere andre beboerdemokraters fysiske fremtoning • At give grænseoverskridende bemærkninger, også i form af komplimenter • At gøre andre beboerdemokrater til genstand for vurdering af udseende fremfor at tage ud-

gangspunkt i deres synspunkter, arbejdsindsats og erfaringer.

Adfærdskodeks Dette kan med fordel suppleres af en form for adfærdskodeks, der også kan drøftes og tilpasses fx på kvartalsmøde eller konference. Indholdet i dette kunne bl.a. være:

• Opfat andre beboerdemokrater som ligeværdige • Tal til og om hinanden som I selv gerne vil tales til og om • Respekter hinanden og jeres forskelligheder – og nedgør ikke andre • Gå efter bolden og ikke efter personen • Sig fra, hvis du oplever adfærd overfor en anden beboerdemokrat, hvis du oplever adfær-

den som krænkende – det er ikke altid nemt selv at gøre det.

Konkret støtte Det er vigtigt, at beboervalgte, der har været udsat for krænkende oplevelser, har en klar opfattelse af, at den pågældende adfærd er uacceptabel, at der er hjælp at få og hvor denne hjælp kan hen-tes. Det indstilles derfor, at det beskrives, at man altid kan gå til et hvilket som helst af organisationsbe-styrelsens medlemmer, og at det i øvrigt altid er en god idé at tale med andre, hvis man har haft en krænkende oplevelse. De pågældende har – i hver situation med bistand fra administrationen – forpligtelsen til at handle på henvendelsen med støtte til den krænkede, så der iværksættes en individuel, tilpasset opfølg-ning på den enkelte oplevelse i tæt samarbejde med den krænkede. Som besluttet på sidste bestyrelsesmøde iværksættes også en whistleblower-ordning på den kom-mende BKÅ-Portalen, der kan bruges til at pege på krænkelser og krænkende adfærd.

Åbenhed og videre dialog Organisationsbestyrelsen bør samtidig opfordre til, at alle afdelingsbestyrelser og udvalg tager en drøftelse af, hvordan man konkret i dette forum vil forebygge og imødegå evt. krænkelser. Til støtte for denne debat udarbejdes et dialogmateriale, som kan danne grundlag.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at diskussionen for så vidt angår ansatte foregår i virksomhedsnævnet, og tilslutter sig de beskrevne holdninger og initiativer for så vidt angår beboerdemokratiet

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.b

Rolle og forventninger ift. medlemmer af byggeudvalg

På mødet i november bad organisationsbestyrelsen om en drøftelse med henblik på at præcisere rolle og ansvar for de medlemmer, bestyrelsen udpeger til byggeudvalg til nybyggerier og helheds-planer/større renoveringer. Administrationen udarbejdede for år tilbage vedlagte vejledning til medlemmer af byggeudvalg. Den er under revision, og det forventes, at der fremover vil være to versioner – én for afdelingsud-pegede medlemmer af byggeudvalg og én for medlemmer af organisationsbestyrelsen. Dette af-spejler den forskel i juridisk og økonomisk ansvar, der jf. almenboligloven er på de to typer udvalg og repræsentanter. Organisationsbestyrelsens medlemmer er udpeget på vegne af organisationsbestyrelsen vedr. ny-byggeri og helhedsplaner/større renoveringer. Disse skal altså på bestyrelsens vegne og bemyndi-get hertil – og selvfølgelig bistået af de relevante fagmedarbejdere og eksterne rådgivere – træffe beslutninger om bl.a.:

• Byggeprogram • Evt. deltagelse i bedømmelsesudvalg • Konkrete beslutninger om fx materialer, besparelsesrunder, tilkøb, detaljer i byggeri osv.

Kun principielle forhold bringes op i organisationsbestyrelsen. Det sikres på den nye BKÅ Portalen, at alle bestyrelsens medlemmer har adgang til alle byggepro-grammer.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bekræfter de beskrevne roller og forventninger.


AFSENDER/FORFATTER Morten Homann


PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

VEJLEDNING BYGGEPROJEKTER

– en hjælp til dig der sidder med i et byggeudvalg

Indholdsfortegnelse

Opskrift på en god byggesag ......................................................4Det gode udgangspunkt ...................................................................................... 4Man skal ville samarbejde .................................................................................... 4At kende grundlaget .............................................................................................. 4Kommunikation er alfa omega ........................................................................... 4

En ny byggesag i din afdeling ......................................................6Idéfasen ..........................................................................................................................6

Byggeudvalg ............................................................................................................ 6Hvem styrer byggesagen? ................................................................................... 6Hvem betaler byggesagen?................................................................................. 6

Din rolle i byggesagen .................................................................7Hvad er din rolle? .................................................................................................... 7Ansvar overfor beboerne ..................................................................................... 7Forpligtet over for afdelingen ............................................................................ 7Ansvar/forsikring ..................................................................................................... 8Kontaktperson i byggeudvalget ........................................................................ 8Indflydelse på byggesagen ................................................................................. 8

Samarbejdspartnernes roller og ansvar .....................................9

Sådan kan byggesagen forløbe ................................................. 11Idéfase ..........................................................................................................................11

Er dette en byggesag? ......................................................................................... 11

Forberedelse ................................................................................................................11Hvad er opgaven? ................................................................................................. 12Byggeprogrammet kommer på plads ........................................................... 12Succeskriterier og risici ........................................................................................ 12Byggesagen skal godkendes ............................................................................ 12Tidsperspektiv ........................................................................................................ 13

Planlægningsfasen ....................................................................................................13Valg af rådgiver og udbudsform ...................................................................... 13

Totalentreprise ....................................................................................................... 13Rådgiveren detailprojekterer ............................................................................ 13Myndighedsbehandling ..................................................................................... 15Kommunikationsstrategi .................................................................................... 15Entrepriseform ....................................................................................................... 15Særlige ønsker og krav til byggesagen ......................................................... 15Projektgranskning ................................................................................................ 16Prøver ........................................................................................................................ 16Udbud ....................................................................................................................... 16Licitation .................................................................................................................. 16

Udførelse ......................................................................................................................17Når byggearbejderne går i gang ..................................................................... 17Ambassadør for byggesagen ............................................................................ 17Ekstraarbejder ........................................................................................................ 17Kommunikation ..................................................................................................... 18Hvem fører tilsyn med byggeriet? ................................................................... 18

Afslutning .....................................................................................................................18Hvad sker der nu? ................................................................................................. 18Fejl og mangler ...................................................................................................... 19Hvad er byggeudvalgets rolle?......................................................................... 19Evaluering af byggesagen ................................................................................. 19

4 5

OPSKRIFT PÅ EN GOD BYGGESAG

Det gode udgangspunkt

Hver byggesag er unik og kan blive påvirket af mange forskellige fak-torer, som ikke er til at forudse. Til gengæld viser erfaringerne, at du, organisationsbestyrelsen og byggeudvalget aktivt kan være med til at skabe et godt fundament.

Man skal ville samarbejde

En god byggesag starter med at få samarbejdet til at fungere. Det kræver som udgangspunkt en positiv indstilling mellem samarbejdspartnerne. Samtidig er det vigtigt at få afstemt forventningerne – såvel internt i byg-geudvalget som i forhold til organisationsbestyrelsen, Boligkontoret Århus og de andre aktører. På den måde bliver det nemmere for byggeudvalget at stille krav og samtidig opleve, at aftalerne overholdes.

At kende grundlaget

En genvej til den gode byggesag er at kende byggesagens forudsætnin-ger. Det indebærer, at byggeudvalget kender til og drøfter de særlige forhold i afdelingen og økonomien, der ligger til grund for byggesagen samt hvad der forventes af slutresultatet.

Kommunikation er alfa omega

Det er en betingelse for den gode byggesag, at beboerne forstår byggesa-gen og dens konsekvenser. Derfor er god og præcis information nødven-dig. Her har byggeudvalget og afdelingsbestyrelsen en vigtig rolle, fordi de kender beboerne bedre end de andre parter i byggesagen.Erfaringerne viser, at det er en god idé at holde et eller flere informa-tionsmøder med afdelingens beboere, hvor de får lejlighed til at stille spørgsmål mm.

Herudover er det også vigtigt, at der er en god kommunikation mellem byggeudvalget og de andre samarbejdspartnere. Derfor er det en god idé, at byggeudvalget sammen med Boligkontoret Århus laver en kom-munikationsplan.

6 7

EN NY BYGGESAG I DIN AFDELING

Idéfasen

Den første idé til et renoveringsprojekt eller nybyggeri kan komme fra beboere, afdelingsbestyrelse, hovedbestyrelse, teknisk afdeling, kom-mune eller myndigheder.

I den forbindelse er der spørgsmål om finansiering, økonomi, teknisk gennemførlighed mv., Derfor skal man kontakte Boligkontoret Århus for sparring, råd og vejledning. I fællesskab vurderer vi, om der er basis for en egentlig byggesag.

Byggeudvalg

I de fleste byggesager nedsættes et byggeudvalg, der deltager i hele processen. Byggeudvalget kan bestå af medlemmer fra afdelingsbesty-relsen, organisationsbestyrelsen eller beboere med særlig interesse og viden om byggeri. Byggeudvalget sørger for at byggeprocessen lever op til afdelingens og Boligkontoret Århus forventninger.

Hvem styrer byggesagen?

Et renoveringsprojekt kan enten varetages af en inspektør eller af en projektleder. Når det drejer sig om nybyggeri, er det altid en projektle-der/inspektør, som styrer byggesagen.

Hvem betaler byggesagen?

Det er beboerne i den enkelte afdeling, der via huslejen betaler udgifter-ne til byggesagen. Under planlægningen af byggesagen afklarer Bolig-kontoret Århus, hvilke finansieringsmuligheder afdelingen har. Der kan være tale om henlæggelser på langtidsbudgettet og/eller låneoptagelse med huslejestigning til følge. Der kan søges økonomisk støtte fra Bolig-kontoret Århus, Landsbyggefonden eller fra anden side.

DIN ROLLE I BYGGESAGEN

Hvad er din rolle?

Som medlem af byggeudvalget er din primære opgave at varetage be-boernes og afdelingens interesser. Du kan være med til at igangsætte, planlægge, beslutte og følge op. Men du skal ikke administrere bygge-sagen – det gør projektleder/inspektør og/eller rådgiverne.

Forud for renoveringsprojekter afstemmer projektleder/inspektør og afde-lingsbestyrelsen forventninger til , hvor dybt de vil involveres i projektet. Afdelingsbestyrelsen kan vælge at involvere sig på forskellige niveauer: • Projekter som projektleder/inspektør kører selv.• Projekter hvor afdelingsbestyrelse/byggeudvalget er involveret i no-

gen udstrækning.• Projekter hvor afdelingsbestyrelse/byggeudvalget er tæt involveret.

Det er vigtigt, at kommunikationsvejene respekteres. Det er fx ikke byg-geudvalgets opgave at give konkrete råd om faglige og tekniske detaljer til håndværkerne. Normalt kommunikerer byggeudvalget kun med projektleder/inspektør og rådgiverne.

Ansvar overfor beboerne

Du er først og fremmest beboernes repræsentant. I byggesagen giver du beboernes erfaringer og ønsker videre, men samtidig kan du medvirke til en god og generel information om byggesagen, hvor det er beboerne, der er i centrum. Håndværkernes varslinger og konkrete informationer til beboerne skal håndværkerne varetage i samarbejde med Boligkonto-ret Århus.

Forpligtet over for afdelingen

I byggesagen arbejder du for afdelingens bedste. Det indebærer, at du ikke bare forpligter dig til at tage vare om afdelingen nu og her – men også skal sikre afdelingen for fremtiden i forhold til vedligehold, øko-nomi, boligkvalitet, energiforbrug m.v.

8 9

Ansvar/forsikring

Som medlem af et byggeudvalg skal du medvirke til at træffe beslut-ninger, der får økonomiske og tekniske konsekvenser for byggesagen, og dermed for beboerne i afdelingen og måske for boligorganisationen. Byggeudvalget handler under ansvar overfor Boligkontoret Århus og organisationsbestyrelsen. For organisationsbestyrelsen er det vigtigt, at der er tegnet en bestyrelsesansvarsforsikring, der dækker eventuelt forkerte beslutninger.

Kontaktperson i byggeudvalget

I byggeudvalget skal du forholde dig til, hvordan udvalget skal håndtere kontakt om byggesagen. Ofte er det en fordel at lade én person – forman-den – stå for kontakten til projektleder/inspektør fra Boligkontoret Århus.

Indflydelse på byggesagen

Som en del af byggeudvalget kan du få indflydelse på byggesagen. Det gælder fx i forhold til planlægning og løbende justeringer af byggesagen, og det gælder i forhold til beboerne, hvor du er med til at vurdere, hvor-dan og hvor meget, de skal involveres.

SAMARBEJDSPARTNERNES ROLLER OG ANSVAR

Boligorganisationen har ansvar for boligafdelingen, og organisations-bestyrelsen har det overordnede juridiske og økonomiske ansvar. Derfor skal alle større byggearbejder godkendes her.

Organisationsbestyrelsen er som ansvarlig for afdelingen formelt set bygherre i byggesagen. Da organisationsbestyrelsen ikke er professionel bygherre, giver den bygherrerollen videre til Boligkontoret Århus og et eventuelt byggeudvalg.

Boligafdelingen – byggesagen skal godkendes af beboerne på et afde-lingsmøde. Og det er naturligt at starte byggesagen i samarbejde med afdelingsbestyrelsen.

Rådgiveren er den byggetekniske ekspert – arkitekt eller ingeniør – som i detaljer tegner og beskriver de arbejder, der skal udføres. Rådgi-veren har samtidig ansvaret for tilsyn under byggesagen. Rådgiveren vælges af inspektør eller projektleder i samråd med teknisk chef.

Entreprenøren er den eller de håndværksfirmaer, der udfører arbejdet. Entreprenøren er ansvarlig for, at arbejdet udføres i overensstemmelse med projektbeskrivelsen og den indgåede kontrakt – både hvad angår kvalitet, økonomi og tidsplan.

Kommunen skal godkende projekt, budget, finansiering og huslejekon-sekvens samt give den nødvendige byggetilladelse.

Landsbyggefonden og andre fonde kan yde tilskud til byggesagen ef-ter særlige regler om tilskud og på baggrund af specifikke ansøgninger. Det er ikke alle slags arbejder, der kan få tilskud.

10 11

Boligkontoret Århus’s inspektør eller projektleder administrerer byg-gesagen, koordinerer med byggeudvalget, med teknisk chef, entreprenø-ren, rådgivere og myndigheder samt har ansvaret for, at anlægsudgiften holder sig inden for budgetrammen.

SÅDAN KAN BYGGESAGEN FORLØBE

Idéfase

Når den første tanke om nybyggeri eller renovering melder sig, følger der automatisk en masse spørgsmål om økonomi, regler, tekniske mulig-heder med videre. Boligkontoret Århus stiller sig gerne til rådighed for en indledende dialog og hjælpermed at konkretisere tankerne, foretage risikovurdering og lave en samlet bedømmelse af mulighederne for en egentlig byggesag.

Er dette en byggesag?

Allerede når den tomme nabogrund udbydes til salg, eller når den første overvejelse om et nyt tag på ejendommene i afdelingen melder sig, er der behov for at vurdere økonomi og gennemførlighed af et evt. bygge-projekt. Her udarbejdes de første rammeberegninger, og eventuelt laves der en lille skitse m.m.• Skal kommunen inddrages og spørges om eventuelt rammebeløb,

lejegarantier osv.?• Skal man allerede nu indhente tilbud fra en arkitekt, en håndværker,

eller fra kreditforeningen? • Kan der blive tale om involvering af Landsbyggefonden, og i givet

fald hvordan og hvornår? • Er risici ved at igangsætte en sag for store i forhold til et eventuelt

udbytte?

Spørgsmålene kan være mange, men fælles for dem alle er, at Boligkon-toret Århus sikkert har hørt dem før og har en indgangsvinkel til, hvor-dan de kan besvares.

Forberedelse

I næste fase forberedes grundlaget for byggesagen, og der udarbejdes et oplæg til det kommende projekt. Når forberedelsen er færdig, fastlæg-ger man den økonomiske konsekvens i form af en evt. huslejestigning.

Kommunikationsveje i en byggesag

12 13

Størrelsen på huslejestigningen vil være i forhold til det opsparede beløb på afdelingens henlæggelser og det optagede lån. Herefter beslutter beboerne på et afdelingsmøde, om de vil godkende byggesagen og evt. huslejestig-ning. Endelig skal sagen behandles og godkendes af myndighederne.

Hvad er opgaven?

Det skal gøres helt klart, hvad sagen drejer sig om. Der sker typisk ved, at teknisk afdeling i samarbejde med økonomi iværksætter en forunder-søgelse samt at afdelingsbestyrelsen godkender udgiften hertil. Forar-bejdet viser overordnet, hvad der skal laves, hvordan, og hvad byggesa-gen forventes at koste. Der skal udarbejdes et beslutningsgrundlag til afdelingsmødet.

Byggeprogrammet kommer på plads

Hvis det drejer sig om en større renoveringssag, udarbejdes der ofte et byggeprogram. Programmet beskriver de enkelte arbejder og delelemen-ter i byggesagen og udgør således et vigtigt arbejdsredskab og oriente-ringsværktøj. Byggeprogrammet udarbejdes af rådgiveren og projektle-der/inspektør, og det skal godkendes af byggeudvalget.

Succeskriterier og risici

En vigtig del af forberedelsen er at afstemme forventningerne til bygge-sagen og kommunikere disse ud. Det gøres ved, at byggeudvalget bliver enig med projektleder/inspektør om succeskriterierne. Samtidig afdæk-ker parterne de risici, som byggesagen indeholder i form af praktiske og økonomiske problemer for afdelingen og dens beboere.

Byggesagen skal godkendes

Med mindre det drejer sig om et planlagt vedligeholdelsesarbejde, skal byggesagen godkendes flere steder. I første omgang skal byggesagen indstilles til organisationsbestyrelsen, der skal godkende, hvad der skal udføres, budget og huslejekonsekvenser. Derefter udarbejdes oplæg til afdelingsmødet, hvor beboerne skal godkende projektet. Til sidst skal kom-munen godkende projektet og Landsbyggefonden eventuelt ansøges.

Tidsperspektiv

Det er vigtigt at gøre sig klart, at der fra første tanke til første spadestik kan gå meget lang tid - i visse komplicerede sager endda år, på grund af de forskellige instansers behandling af sagen.

Planlægningsfasen

I denne fase foregår den egentlige projektering af det aktuelle projekt. Byggeudvalget forholder sig løbende til justeringer af projektet og til entrepriseform og udbudsform.

Valg af rådgiver og udbudsform

Afhængig af byggesag og omfang skal der, inden projekteringen igang-sættes, tages stilling til valg af rådgiver. Boligkontoret Århus har til-knyttet et antal totalrådgivnings-konsortier, som vi kan vælge imellem.

Totalentreprise

Totalentreprise er en udbudsform, hvor totalentreprenøren færdigpro-jekterer og sørger for myndigheds-godkendelse. Hvis denne entreprise-form vælges, laver bygherren en liste over de byggetekniske ønsker, han har til byggesagen. Herefter udbydes projektering og udførelsen samlet af rådgiveren. Det vil sige, at den entreprenør, der vinder udbuddet, også skal tegne og beskrive selve byggesagen. Almindeligvis vælges dog ho-vedentreprise eller fagentreprise.

Rådgiveren detailprojekterer

Når byggesagen er godkendt på alle niveauer, sætter projektleder/in-spektør rådgiver i gang med at planlægge byggesagen i detaljer – også kaldet detailprojektering. Rådgiveren laver tegninger, beskrivelser, en tidsplan og et budget for hele byggesagen.

Dette arbejde er den største del af rådgiverens ydelse og skal derfor først gå i gang efter godkendelse af byggesagen, da afdelingen ellers risikerer at få store udgifter til ingen nytte. Byggeudvalget skal undervejs forhol-de sig til rådgiverens justeringer af projektet.

14 15

Myndighedsbehandling

Når byggesager skal godkendes af kommunen, må der forventes en del sagsbehandlingstid. Typisk nogle måneder, men i uheldige tilfælde kan byggesagen gå i stå for en periode. Det betyder, at der kan gå lang tid fra beslutningen på afdelingsmødet til planlægning af byggesagen kan begynde. Når der er tale om en bygge- eller renoveringssag, hvor Bygge-skade- eller Landsbyggefonden er involveret, kan sagsbehandlingen tage rigtig lang tid.

Kommunikationsstrategi

Det er vigtigt så tidligt som muligt at gøre sig klart, hvem der har inte-resse i og behov for at vide noget om en kommende byggesag, og hvordan sagen vil indvirke på afdelingen, beboerne og øvrige involverede. Sørg derfor for at lægge en plan for, hvilke informationer der skal tilgå hvem og hvordan, bl.a. varsling af beboere. Dette gælder både under planlægnin-gen, udførelsen og helt frem til den sidste mangel er udbedret.

Entrepriseform

Hvis ikke der er valgt totalentreprise, skal der tages stilling til, hvilken ud-budsform der ønskes. Den almindeligste form er hovedentreprise, og i nogle tilfælde vælges fagentreprise. Ved hovedentreprise er der én entreprenør, der er ansvarlig for samtlige arbejder. Ved fagentreprise er der én entrepre-nør for hvert fagarbejde, fx murer, tømrer, smed osv. Fagentreprise kræver uforholdsvis megen styring fra rådgiver og/eller projektleder/inspektør.

Særlige ønsker og krav til byggesagen

I udbudsmaterialet kan der stilles særlige, saglige krav, som entreprenø-rerne skal overholde. Det kan fx være: • ønske om bygherrens uhindrede adgang til byggepladsen• krav om faguddannet arbejdskraft• krav om særlig placering af skure, materialer og lignende• krav om begrænsning af støj og musik • krav til adfærd på byggepladsen• krav om jævnlig information til beboerne om arbejdets fremdrift

16 17

Projektgranskning

Ved større sager er det ofte fornuftigt at lade projektmaterialet blive gennemgået af en uvildig rådgiver. Det er en ekstra sikring for bygherre og en ekstra hjælp for rådgiver til at fange eventuelle oversete fejl.

Prøver

Det er altid en god idé at få prøver på de væsentligste materialer, der skal indbygges. Det kan være i form af en 1:1 model – en såkaldt mock-up – produktkataloger, referencearbejder eller lignende, som man bliver enige om viser den eksakte kvalitet og/eller udformning af arbejdet. Eventuelt kan studieture og besigtigelser være en mulighed.

Udbud

I slutningen af planlægningsperioden indstiller projektleder/inspektør og rådgiveren et passende antal entreprenører til byggeudvalget, som skal indbydes til at give tilbud på byggeopgaverne. Til udbuddet laver rådgiver et udbudsmateriale, der blandt andet omfatter et udbudsbrev, detailprojekt og tidsplan. I nogle tilfælde udbydes projektet fx på et udvidet projektforslag, hvis det er hensigtsmæssigt, at lade en totalen-treprenør projektere færdig mm.

Licitation

Ved licitationen afleverer entreprenørerne deres tilbud på en bestemt dato. Det er rådgiveren der på baggrund af en reel sammenligning ind-stiller til bygherren, hvilken entreprenør som bør tildeles byggesagen. Organisationsbestyrelsen og byggeudvalget får forelagt licitationsresul-tatet, og hvis resultatet giver anledning til besparelser eller ekstraarbej-der, kan der være behov for, at organisationsbestyrelsen og byggeudval-get drøfter og godkender den reviderede sag.

Ved en stor ændring af budgettet eller projektet skal byggesagen frem-lægges på et nyt afdelingsmøde for at blive godkendt. En tommelfin-gerregel er, at en stor ændring, er en afvigelse på +/- 15 % af projektets samlede økonomi, men i realiteten skal der også ved mindre overskri-delser ske ny behandling og vedtagelse på et afdelingsmøde. Kun hvis

lejen ikke stiger så meget, som ellers godkendt af afdelingsmødet, kan man fortsætte uden ny behandling. Hvis der er tale om yderligere husle-jestigning, skal myndighederne involveres igen.

Udførelse

Efter en eventuel ny myndighedsgodkendelse begynder selve udførelsen af bygge- eller renoveringsprojektet. Normalt foregår arbejderne i tids-rummet fra kl. 7.00 – 16.00, og afdelingens beboere vil opleve gener af en eller anden karakter. Det kan byggeudvalget undervejs være med til at forsøge at minimere og svare på henvendelser fra beboerne.

Når byggearbejderne går i gang

Nu starter selve udførelsesperioden, hvor entreprenøren etablerer en byggeplads, og håndværkere med maskiner og andet udstyr flytter ind. Det får stor betydning for beboernes dagligdag i afdelingen. Der bliver larm, aktivitet og byggerod, men det er selvfølgelig også nu, at beboerne kan begynde at se resultaterne af deres beslutning. Undervejs i bygge-riet holder rådgiver, hovedentreprenør, og håndværkere byggemøder for at koordinere arbejdet. På byggemødet kan der også deltage en repræ-sentant fra byggeudvalget eller fra afdelingsbestyrelsen.

Ambassadør for byggesagen

I byggeudvalget kan du være med til at få tingene til at glide nemmere. Ved at holde dig orienteret om byggesagens fremdrift, kan du være med til at informere de øvrige beboere, svare på spørgsmål og optræde som ambassadør for byggesagen. Derudover er du med ved vigtige beslutnin-ger – fx hvis eventuelle ændringer af byggesagen skal godkendes, eller hvis prøvefelter i afdelingen skal godkendes.

Ekstraarbejder

Pas på med at forlange ændringer på nuværende tidspunkt, hvor bygge- eller renoveringssagen er i gang. Det er ekstraarbejder, som koster en del ekstra, da der ikke har været afholdt konkurrence på ekstraarbejderne.

18 19

Kommunikation

Husk løbende at holde beboerne orienteret om udviklingen og fremdriften i byggesagen, også hvis noget ikke bliver sat i gang efter planen. Hvis det får konkret betydning for den enkelte beboer, skal der informeres og varsles.

Hvem fører tilsyn med byggeriet?

Hvis der er valgt en rådgiver, er det denne, som har ansvaret for at føre tilsyn med byggesagen i udførelsesperioden. Rådgiveren er den centrale part i den daglige koordinering af byggeriet og kontakt til beboerne. Er der ikke tilknyttet en rådgiver, vil det være projektleder/inspektør, som har ansvaret for at føre tilsyn.Husk: Det er ikke byggeudvalget eller beboerne, der kommunikerer med håndværkerne. Kontakt i stedet projektleder/inspektør eller rådgiveren.

Afslutning

Den sidste fase begynder ved byggearbejdernes færdiggørelse. Nu skal eventuelle fejl og mangler ved byggeriet afhjælpes. Byggeudvalget kan også her komme i spil sammen med projektleder/inspektør og rådgive-ren. Ved en renoveringssag, hvor beboerne har haft besøg af håndvær-kere i længere tid, bliver der foretaget en evaluering af hele forløbet for at se, hvor vi kan blive bedre næste gang. Når byggesagen er afsluttet udarbejdes et byggeregnskab, som skal godkendes.

Hvad sker der nu?

Efter byggearbejderne er færdige, afleverer entreprenøren byggeriet ved en såkaldt afleveringsforretning. Det afleverede byggeri overgår heref-ter til inspektøren, hvor beboerne skal henvende sig, hvis de finder fejl og mangler. Projektleder/inspektør organiserer dog stadig selve byg-gesagen, og det er denne, som har ansvaret for at koordinere aflevering, mangelafhjælpning, 1-års og 5-års eftersyn samt sikre, at byggeregnska-bet bliver udarbejdet.

Fejl og mangler

Der vil ofte være fejl og mangler ved et byggeri. Det betyder, at afdelin-gen er kontraktligt sikret, og at entreprenøren skal udbedre de fejl og mangler, han er ansvarlig for. Påvisning af fejl og mangler sker ved efter-syn. I den forbindelse modtager de berørte beboere lister, hvor de skal notere eventuelle fejl og mangler i deres bolig. Det er kun fejl og mang-ler, som enten ikke er håndværksmæssigt eller fagligt korrekt udført, der udbedres jf. AB92.

Det første eftersyn sker op til afleveringsforretningen. Det andet efter-syn skal gennemføres et år efter, og det sidste eftersyn sker fem år efter aflevering. 5-års eftersynet gennemføres for at finde eventuelle skjulte fejl og mangler, der er kommet frem siden 1-års eftersynet.Det er vigtigt at påpege fejl og mangler, så snart de opdages, fordi man i modsat fald kan miste retten til at få manglen udbedret af entreprenø-ren på grund af egen passivitet.

Hvad er byggeudvalgets rolle?

Når byggeriet er færdigt, består byggeudvalgets arbejde primært i at være med til at planlægge eftersynene. Projektleder/inspektør aftaler med byggeudvalget et tidsforløb, frister og tidspunkt for udsendelse af mangellister. Typisk klares selve eftersynene af projektleder/inspektør, entreprenøren og rådgiveren. Men opdager byggeudvalget, beboerne el-ler afdelingsbestyrelsen generelle mangler ved byggesagen, er det vig-tigt, at projektleder/inspektør bliver gjort opmærksom på dem.

Evaluering af byggesagen

Ethvert projektforløb bør evalueres for at man kan lære både af de posi-tive og negative erfaringer og for at se, om projektet levede op til succes-kriterierne. Derfor er det en god idé, at byggeudvalget sætter sig sam-men med projektleder/inspektør og evaluerer byggesagen.

Derudover gennemfører Boligkontoret Århus en tilfredshedsundersø-gelse hos beboerne, når det drejer sig om en bygge- eller renoveringssag medarbejder inde i boligen.

20

A B C

Orientering om evt. valg af rådgiver iht. rammeaftale x x

Opstartsmøde om udarbejdelse af udbud x x

Yderligere møde(r) om udarbejdelse af udbud x

Endeligt udbudsmateriale til gennemsyn x x

Orientering om indbudte til licitation x x

Deltagelse i licitation x

Orientering om licitationsresultat x x x

Orientering om tidsplan x x x

Mødeaktivitet i udførelsesfasen x

Orientering om evt. huslejevarsling x x x

Orientering om aflevering x x x

Orientering om udsendelse af evt. kundeundersøgelse x x x

Orientering om resultat af evt. kundeundersøgelse x x

Deltagelse i 1-årsgennemgang x x

• A er projekter, som inspektøren eller projektmedarbejderen kører selv (bygge-sagshonorar efter forventet medgået tid)

• B er projekter, hvor afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget er involveret i nogen udstrækning, og hvor der er en vis mødeaktivitet som sikrer, at afdelingsbesty-relsen/byggeudvalget involveres i de overordnede beslutninger i planlægnin-gen af projektet

• C er projekter, hvor afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget er tæt involveret, holder hyppige møder op til byggemøderne osv., evt. i særlige tilfælde uden for normal arbejdstid (højeste byggesagshonorar)

Involveringsgrad

NOTAT TIL PKT 2.c

Genhusning ifbm. helhedsplan Kalmargade

I forbindelse med helhedsplanen i afdeling 29 Kalmargade vil der være behov for et stort antal gen-husninger. Store dele af genhusningsopgaven søges løst internt i afdelingen, men der – som nævnt på seneste bestyrelsesmøde – vil være behov for at råde over boliger i en række andre af-delinger. Uanset at helhedsplanen først vil blive sat til afstemning på et afdelingsmøde formodentlig i april 2021, vil der være behov for at gennemføre individuelle samtaler med beboerne allerede fra januar 2021. Derfor er det nødvendigt, at organisationsbestyrelsen snarest muligt træffer beslutning om udlejningsforholdene. Der er i det nedenstående taget udgangspunkt i samme model som med stor succes anvendtes i afdeling 23 Nydamsparken. Dvs. at alle beboere tilbydes et individuelt genhusningstilbud, der som udgangspunkt er midlertidigt, men som – besluttet fra begyndelsen eller indtil tre måneder efter indflytning i genhusningslejemålet – efter lejerens eget valg kan konverteres til en permanent gen-husning. Genhusning sker i en tilsvarende bolig dvs. +/- ét rum. Beboere, der selv varetager midlertidig genhusning får refunderet husleje i afdelingen i perioden. Der ydes hjælp til flytning frem og tilbage. Lejemål, der står ledige på grund af fx ønsker om permanent genhusning, udlejes på midlertidige kontrakter. Der tages udgangspunkt i en længere drejebog for genhusning, der er kvalitetssikret af en ekstern advokat. Modellen forudsætter imidlertid, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om følgende udlej-ningsforhold. Disse skal efterfølgende godkendes af tilsynet med almene boliger i Aarhus Kom-mune.

1. Alle opsagte lejemål i Kalmargade tilbageholdes til brug for genhusning. Indtil der bliver brug herfor, udlejes de på midlertidige vilkår.

2. I afdeling 20 Norgesparken, 22 Illerupvej, 23 Nydamsparken, 25 Reginehøj og 28 Lind-holmparken tilbageholdes boliger efter en konkret vurdering til brug for midlertidig genhus-ning. Anvendes et ledigblevet lejemål ikke til genhusning vedr. Kalmargade, udlejes det ef-ter sædvanlige tildelingsregler.


AFSENDER/FORFATTER MH/AK


PROBLEMSTILLING

2/3

3. Eftersom Kalmargade har en husdyrpolitik, der tillader at holde op til to husdyr (hunde eller

katte) kan der vise sig behov for at anvise genhusningsboliger i øvrige afdelinger, der tilla-der dette. Det indstilles derfor, at administrationen for at imødekomme behov hos en be-boer for genhusning med husdyr som ikke kan imødekommes i afdelingerne nævnt i punkt 2 ovenfor, kan tilbyde genhusning forud for de almindelige udlejningsregler i afdelingerne:

• 1 Jens Baggensens Vej • 3 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej • 4 Chr. Molbechs Vej • 8 Vilh. Bergsøes Vej • 11 Helge Rodes Vej • 15 Peter Fabers Vej m.fl. • 24 Kirkedammen • 26 Vestre Ringgade • 35 Skelagervej • 36 Hallssti • 42 Hjelmagerparken • 46 Vistoftparken • 48 Skæring Parkvej • 52 Viborgvej • 53 Julsøvej • 55 Skæring Parkvej • 58 Ranunkelvej • 62 Skejbyparken • 67 Hørretløkken • 70 Ranunkelvej • 73 Virup Skovvej.

Det er alene husstande med husdyr, der ikke kan genhuses i de i punkt 2 nævnte afdelin-ger, der kan komme i betragtning hertil.

4. Der gives mulighed for, at der kan anvises midlertidig (eller efter beboerens valg perma-nent) genhusning af ungdomsboligbeboere i alle andre ungdomsboliger i Boligkontoret År-hus. Denne model anvendtes ved renovering af afdeling 54 Norsgade.

5. Børnereglen tilsidesættes ved såvel midlertidig som permanent genhusning, fx hvis en be-boer i en 3-rumsbolig i Kalmargade må genhuses i en 4-rumsbolig.

6. Kommunal anvisning (⅓, ¼ og 1/7-boliger) suspenderes i Kalmargade samt afdelinger nævnt i punkt 2 ovenfor.

7. Ligeledes suspenderes regler om fleksibel udlejning, såfremt det på et tidspunkt viser sig relevant – efter bestyrelsens og tilsynets godkendelse – at genhuse i afdeling 27 Fryden-lund eller 31 Rydevænget.

8. En beboer, der ønsker permanent genhusning, får fortrinsret frem for alle andre til boliger i Boligkontoret Århus.

9. Ungdoms- og familieboliger, der udlejes midlertidigt, kan udlejes efter annoncering.

3/3

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender de midlertidige udlejningsregler og at disse herefter forelægges tilsynet.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.a

Orientering vedr. afdelinger

Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger:

Radonmålinger • Mandag den 30. november og frem til og med den 7. december vil en af vores afløsere, som har hængt radonmålere op siden starten på-begynde opsætningen af radonmålere.

• Målerne tages ned i perioden den 8. – 16. februar 2021, og resulta-terne forventes præsenteret juni/juli 2021.

• Der skal hænges op i 185 boliger, og af dem vil stuelejlighederne i af-deling 76 & 77 blive målt, da entreprenørerne jf. BR2020 skal sikre, at boligernes radonniveau er under myndighedernes anbefalede værdi på 100 Bq/m³.

Afdeling 1 J. Baggesens Vej

• Der skal skiftes varmemålere i 4. kvartal 2020

Afdeling 2 Kristiansundsvej m.fl.

• Udmøntningen af beslutningen på afdelingsmødet den 29. oktober 2019 og genbehandlingen på det ekstraordinære afdelingsmøde den 22. juni 2020 er opstartet. Alle boligerne skal have en udsugnings-ventilator Duka S7 med grundsug på badeværelserne, alle boliger skal have en ny klimadør mellem trapperummet og sidebygningen, og alle boliger skal have en Duka S7 med grundsug ude i sidebygnin-gen. Derudover har boligen på Kristiansundsvej 1 fået radonsug, og boligen på Kristiansundsvej 19 har fået etableret ekstra ventilering af krybekælderen. Alle boliger vil blive genmålt for radon her i denne fy-ringssæson

Afdeling 10 Norgesparken

• Der har været afholdt møde med afdelingsbestyrelsen den 12. no-vember med henblik på, at kunne fremlægge et konkret forslag vedr. nedbringning af radonniveauet i afdelingens boliger på et ekstraordi-nært afdelingsmøde i marts 2021


AFSENDER/FORFATTER Administrationen


PROBLEMSTILLING

2/4

Afdeling 12 & 19 Tamperdalsvej m.fl.

• Der er nu lagt nye fjernvarmeledninger mellem de to afdelinger

Afdeling 13 Hammershusvej

• Der skal skiftes varmemålere i 4. kvartal 2020

Afdeling 22 Illerupvej

• Der har været et brud på fjernvarmeledningen i terrænet. Det er ble-vet repareret.

• Branden i en opgang bliver udbudt her i november men de 2 lejlighe-der der er værst medtaget forventes først færdig i marts/april.

• Arbejdet med haveanlægget forsætter ind i det nye år, beplantning udføres her i efteråret.

Afdeling 23 Nydamsparken

• Der pågår fortsat forhandlinger om en aftaleløsning som erstatning for syn og skøn vedr. fugtskader.

• Projekt vedr. facader og altaner skrider planmæssigt frem. Samlet set skønnes det, at vi ved årsskiftet vil være ca. 4 uger foran gældende hovedtidsplan. Der er pt. brugt godt 20 pct. af den budgetterede pulje til ekstraarbejder.

• Udskiftning af ovenlysvinduer er stort set afsluttet.

Afdeling 25 Reginehøj

• Udskiftningen af entredøre er gennemført, der kan være beboere som undlod at give adgang for maleren for pletrep. Af de nye gerich-ter, bortset herfra er alt afsluttet.

•

Afdeling 27 Frydenlund

• Der har været en episode, hvor formanden Kaj, havde forsøgt at bort-vise en flok udefrakommende unge mennesker, der opholdt sin i kæl-deren. Politiet blev efterfølgende kontaktet. Natten til mandag blev der smidt 5 store sten gennem vinduerne til Kajs lejlighed og gennem frontrunden på politiets patruljebil.

• Omfanget af renoveringen er nu afstemt med afdelingsbestyrelsen, der er lavet overordnet budget og der er bestilt lokaler i Storcenter Nord til ekstraordinær afdelingsbestyrelsesmøde den 16. december, hvor der skal stemmes om forslaget.

3/4

Afdeling 29 Kalmargade

• Efter vi har udsat afstemningen af helhedsplanen, arbejder vi nu på at lave nogle nye lejlighedsplaner hvor forhåbentlig så mange af be-boerne komme med deres egne input til og som de synes kan blive nogle gode indretninger. Der kommer en Spørgecafé den 15 december fra kl. 15-18 og efter-følgende to møder med udvalgene omkring de endelige tilrettede lej-lighedsplaner, hvor de gennemgående forslag fra beboerne er indar-bejdet og taget stilling til. Der arbejde fra Anne og Rikkes side på, at komme med en god plan for genhusninger.

Afdeling 30 Nørreskovvej

• Der er konstateret en del revner i betonoverliggere, som bærer mur-felter på boligerne med 1. sal. Disse skal undersøges nærmere af en ingeniør.

Afdeling 31 Rydevænget

• Boligkontoret Århus har fået en henvendelse om, vi ønsker at med-virke til videoovervågning i området – skal drøftes i organisationsbe-styrelsen, se under punkt om helhedsplaner.

• Arbejdet med helhedsplanen pågår planmæssigt og der er indsendt skema A. Vores rådgiverteam fortsætter med deres arbejde frem mod en beboerafstemning i slutningen af 1. kvartal 2021.

Afdeling 32 Nørreskovvej

• Der indhentes et tilbud på at få etableret to ladestandere til afdelin-gen, som skal placeres på afdelingens parkeringspladser

Afdeling 38 Visbjerg Hegn

• Delrenoveringen af badeværelserne udføres først næste år pga. co-rona, de sidste afklaringer med badeværelses udvalget er ved at blive afstemt. Der kommer et infomøde når afklaringerne er besluttet.

• Der bliver i efteråret udskiftet hækbeplantning samt sikring af ny støt-temur mod vejen.

• Omfugning af etape 1 er afsluttet.

Afdeling 48 Skæring Parkvej

• Ny bestyrelse valgt

Afdeling 56 Katrinebjergvej

• Arbejdet med udskiftning af tag er afsluttet

Afdeling 65 Bethesdavej

• Afventer fortsat ministeriets sagsbehandling.

4/4

Afdeling 76 Helsingforsgade

• Indflytning pr. 1. oktober, og indflytningen forløb rigtig godt, og de nye beboere var glade. Efterfølgende har der været en del tekniske udfor-dringer med de elektronisk postkasser som fortsat ikke fungere, men der arbejdes på at finde en løsning senest 4. dec. Det skyldes en for-kert kodning hos en 3. parts leverandør. Der er midlertidig opsat er-statningspostkasser på stativ i gårdrummet.

• Så har der været en vandskade, hvor en beboer har boret ind i et vandrør i badeværelset, som nu er udbedret. Der har også været en anden vandskade, hvor en beboer tilsluttede sim bordopvaskema-skine, og efterfølgende kom der noget vand ind hos lejeren nedenun-der, som har en affugter stående samt 10 stk. spande i loftet! Ved in-spektion den 27. oktober med projektleder John Vallant, konstate-rede vi, at man så let som ingenting uforvarende kan komme til at skubbe til røret, der er skubbet ind i afløbet i væggen, således at det slipper og falder af. Der er reklameret til Dansk Boligbyg og rådgi-verne, hvor vi afventer svar på, hvad de vil gøre ved de øvrige boli-ger, som har denne type afløbsinstallation (41 stk.)

Afdeling 77 Terrassehuset

• Der er indflytning den 1. december, og status den 26. november er at 78 af de 111 boliger er udlejet

Afdeling 79 Randersvej

• Bebyggelsen af de to blokke på Nordbjerg langs Randersvej og ind af Kalmargade, er nu i udbud og der afholdes licitation midt i december.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.b

Orientering fra administrationen

A. Arbejdet med overgang til Microsoft 365 og afvikling af fjernskrivebordsløsningen på de de-centrale kontorer fortsætter, og det forventes, at arbejdet – der gennemføres i samarbejde med Admire ApS kan være færdigt omkring ved årsskiftet. Ved samme anledning udskiftes en del maskiner i både administrationen og på de decen-trale kontorer, der både sikkerhedsmæssigt og ift. performance ikke længere bør oprethol-des. I forlængelse ad konverteringen til den nye platform, vil der over de næste seks måneder skulle ske konvertering af flere interne applikationer til det nye miljø, herunder først og fremmest system til byggesagsstyring og til planlægning og afvikling af afdelingsmøder.

B. Det nye intranet – baseret på samme platform som den kommende nye BKÅ Portalen – blev taget i brug den 18. november og fungerer umiddelbart vurderet ganske udmærket. Derfor er arbejdet med at færdiggøre den del af systemet, der retter sig mod beboervalgte (BKÅ Portalen) accellereret frem mod idriftssætning omkring 1. februar. I forlængelse heraf er aftalen med Bleau ApS om det nuværende BKÅ Portalen opsagt pr. 28. februar 2021.

C. Et led i revisionen af driftsbekendtgørelsen fra 2018 var, at der senest med udgangen af 2021 – og herefter mindst hvert femte år – skal ske en ekstern granskning af alle boligorga-nisationers vedligeholdelsesplaner. Administrationen havde allerede i foråret et koncept klart herfor. Imidlertid meldte Landsbyggefonden før sommerferien ud, at den ønskede at finansiere og gennemføre de første to granskninger. Selv om det umiddelbart lyder besnærende, at Landsbyggefonden afholder udgiften – der for Boligkontoret Århus’ vedkommende var esti-meret til 50.000 kr. – er det ikke uden problemer. Særligt betyder Landsbyggefondens granskning (der ikke kan fravælges), at der vil skulle indsamles og uploades ganske bety-delige mængder materiale udover det materiale, der i forvejen findes i systematiseret form i drifts- og vedligeholdelsessystemet Mdoc FM. Administrationen vil gennemføre denne øvelse så loyalt som muligt, men håber samtidig på organisationsbestyrelsens forståelse for og opbakning til en selektiv tilgang til, hvilke ele-menter og informationer, det vil være vigtigst at tilvejebringe til Landsbyggefonden ud fra en




PROBLEMSTILLING

2/3

vurdering af, hvor værdifulde de i øvrigt vil være for den løbende interne kvalitetssikring af vedligeholdelsesplanerne.

D. Organisationsbestyrelsen iværksatte i begyndelsen af året – efter oplæg fra it-, multimedie- og kommunikationsudvalg – en plan for frigørelse af afdelingerne og beboerne fra bindinger på tv- og internetområdet. Hovedelementerne i planen var, (1) at en række afdelinger skulle opsige kollektive aftaler med Yousee og Fibia, og (2) at en del afdelinger skulle acceptere nyanlæg af internetforsyning uden binding eller omkostning fra typisk Fibia, Aura eller TDC. De fleste relevante afdelinger besluttede på de ordinære afdelingsmøder at opsige de rele-vante aftaler jf. (1) men der udestår fortsat 6-7 afdelinger, der skal tage stilling hertil på ekstraordinære møder, der pga. corona er udskudt til i første omgang januar. Derudover mangler ca. 15 afdelinger at tage stilling til etablering af internetforsyning jf. (2). I de afdelinger, hvor det i samråd med afdelingsbestyrelsen er vurderet som ukompliceret – ca. halvdelen heraf – er det pga. corona og vel vidende at det ikke er fuldt i overensstem-melse med den strammeste lovfortolkning valgt at gennemføre beslutning om nyetablering som urafstemning, set i lyset af, at der ingen bindinger er for afdeling eller beboere og at afdelingen ingen økonomiske risici løber. De øvrige afdelinger gennemfører ekstraordinære afdelingsmøder herom i det nye år.

E. I forbindelse med helhedsplanerne i afdeling 29 Kalmargade og 31 Rydevænget er der budgetteret med ekstern bistand til kortlægning og gennemførsel af den ganske omfattende genhusningsopgave. En nærmere analyse har dog vist, at opgaven både mere smidigt og mere kvalificeret kan løses internt, idet en udlejningsmedarbejder er udpeget som ansvarlig for opgaven – finansieret af byggesagerne – de næste ca. to år. Der vil derfor blive rekrutte-ret en midlertidig medarbejder til afløsning herfor i Udlejning. Genhusningsmedarbejderen vil udover de to helhedsplaner kunne bistå ift. genhusning i de lejemål i afdeling 23 Nydamsparken, hvor der vil skulle ske genhusning ifbm. skimmelsane-ring.

3/3

F. Bestyrelsen får løbende tilsendt opgørelse over de seks driftsmål:

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

-150

-100

-50

0

50

100

150

Flytteafregning Forsikringsafregning Genudlejning

Synsopfølgning Tomgang Telefonkø

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.c

Bestyrelsesseminar januar 2021

Organisationsbestyrelsen traf på sit møde i november principiel beslutning om program for semina-ret og bemyndigede forretningsudvalget til i samarbejde med administrationen og Gitte Hodde at sammensætte et endeligt program. Bestyrelsen opfordrede også til, at der fandtes tid i programmet fredag eller lørdag til allerede her at starte diskussionen om udsatte boligområder op.

Det indstilles, at bestyrelsens medlemmer snarest giver Mette besked om tilmelding og i øvrigt af-venter endeligt program fra forretningsudvalget.




PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

17. november 2020

EVT. AFBUD Til Mette omgående!

BESTYRELSESSEMINAR 8. - 10. januar 2021på Hotel og Madhus RumogRooms, Brundby på Samsø

Fredag

Kl. 16.30 - 20.00 Ordinært bestyrelsesmøde

Lørdag

Kl. 09.00 - 17.00 Den gode overgang/generationsskifte for bestyrelsesmedlemmer, formand og næstformand

Gitte Hodde har indvilget i at lede processen om dialog om overgang, generationsskifte, erfaringsopsamling mv.

Søndag

Kl. 09.00 - 12.00 Boligkontoret Århus’ politik omkring sociale og by- og samfundsmæssige situationer i de udsatte boligområder

Oplæg ved Søren Høgsberg

Der arrangeres samkørsel fra Aarhus, færge m.v. Nærmere info følger.

Mange hilsnerSøren og Morten

NOTAT TIL PKT 4.c

Mødeplan for Boligkontoret Århus

Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i anden halvdel af 2020 og første halvdel af 2021.

Dato Arrangement Indhold

1. februar Kvartalsmøde • ??

4. februar Bestyrelsesmøde •

3. marts Kursus for bestyrelsen • Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar

11. marts Bestyrelsesmøde • Opfølgning på strategiske mål

25. marts Kursus for bestyrelsen • Lovgrundlag for almene boligorganisationer

10. april? Organisationskonference •

6. maj Bestyrelsesmøde • Budget og regnskab

20. maj Repræsentantskabsmøde •

Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse.

INDSTILLING


AFSENDER/FORFATTER MH/MKL


PROBLEMSTILLING

NOTAT TIL PKT 4.d

Uddannelsesplan organisationsbestyrelsen

I alles uddannelsesplan indgår følgende fælles uddannelsesaktiviteter:

• Bestyrelsens strategiske rolle og ansvar – hvordan en bestyrelse arbejder strategisk og fun-gerer som et arbejdsfællesskab (gennemført i januar 2017 og gentages fx juni 2021).

• Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar – bestyrelsens ansvar og samspil med den daglige ledelse (gennemførtes sidst den 8. juni 2017 og gentages i andet halvår 2020 – udskudt til 1. kvartal 2021).

• Bestyrelsens økonomiske rolle og ansvar – bestyrelsens rolle ift. regnskabsaflæggelse, budgetlægning og økonomiopfølgning samt byggesager og samspil med revisor (gennem-ført sidste gang januar 2019).

• Der afvikledes endvidere kursus i Byggeri og renovering marts 2018, og dette gentages i 2021.

• Der gennemførtes i februar 2020 kursus i kommunikation. Dette kursus gentages 2023. Disse suppleres i andet halvår 2021 med endnu et fælles kursus (enten afholdt med intern undervi-ser eller vha. BL) om det lovgivningsmæssige grundlag (hovedprincipper i almenboligloven, almen-lejeloven, driftsbekendtgørelsen, udlejningsbekendtgørelsen, vedligeholdelsesbekendtgørelsen og sideaktivitetsbekendtgørelsen) – finansiering, udlejning, byggesager, lejefastsættelse osv. Det af-vikles efter alle har været på Ny i ledelsen og afstemmes med indholdet i dette. For nyvalgte bestyrelsesmedlemmer bør planen under alle omstændigheder inden for det første år indeholde to relevante kurser i BL-regi med organisationsbestyrelsen som målgruppe, herunder kurset Ny i ledelsen. Suppleanter opfordres under alle omstændigheder til at deltage i Ny i ledelsen.

DATO 29. oktober 2020



PROBLEMSTILLING

2/4

Kortlægning af kompetencer Bestyrelsen har gennemført en kortlægning af interesse, vurdering af betydning og nuværende kompetenceniveau på en række områder, senest opdateret med Torben Ulrich Sørensens indtræ-den i bestyrelsen.

Sammenlignet med de første undersøgelser i 2015-16 er kompetenceniveauet generelt løftet – uanset at der er sket udskiftninger i bestyrelsens sammensætning – ikke mindst på de punkter, der vurderes til at have stor betydning. Der er dog fortsat plads til forbedring, særligt vedr. beboerde-mokrati og strategi, men ikke længere i samme grad vedr. kommunikation. Nybyggeri og politisk lederskab er samtidig områder, der bør har forstærket fokus. Bestyrelsens medlemmer bedes overveje, hvorledes dette kan adresseres.

Henrik Fokus for uddannelsesplan:

• Lovgivning – fx BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer • Strategi og lederskab – BL Strategisk ledelse � • Nybyggeri/renovering – internt kursus �

Kristine Fokus for uddannelsesplan:

• Kommunikation – fx BL Beboerkommunikation � eller internt kursus � • Strategi og lederskab – fx BL Strategier fra ord til handling • Lovgivning – fx BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer

...beboerdemokrati

...boligsocialt arbejde

...fællesskab

...innovation

...kommunikation

...lovgivning

...nybyggeri

...politisk lederskab

...renovering

...strategi

...udearealer

...økonomi

Kompetence

Interesse

Betydning

3/4

Peter Fokus for uddannelsesplan:

• BL Ny i ledelsen � • Nybyggeri/renovering – internt kursus �

Søren Fokus for uddannelsesplan:

• Strategi og lederskab – BL Strategisk ledelse �

Dorthe Fokus for uddannelsesplan:

• BL Ny i ledelsen � • Strategi og lederskab – fx BL Strategier fra ord til handling � • Boligsocialt arbejde – nærmere følger • Nybyggeri og renovering – internt kursus • Kommunikation – fx BL Beboerkommunikation

Rasmus Fokus for uddannelsesplan:

• Kommunikation – fx BL Beboerkommunikation � eller internt kursus � • Nybyggeri/renovering – internt kursus � • Innovation – udenfor BL, fx http://www.cok.dk/borgerdeltagelse-stor-stil eller

http://www.cok.dk/samskabelsestræf • BL Ny i ledelsen � • Fællesskab • Strategi – evt. i fællesskab i bestyrelsen

Hanne Fokus for uddannelsesplan:

• BL Ny i ledelsen � • Fællesskab • Strategi og lederskab – fx BL Strategier fra ord til handling • Nybyggeri/renovering – internt kursus

Torben Fokus for uddannelsesplan:

• BL Ny i ledelsen � • Beboerdemokrati – internt kursus i beboerdemokrati – regler, rekruttering, udvikling etc. (fx

forår 2021) • Strategi – internt seminar om strategisk bestyrelsesarbejde (fx juni 2021)

4/4

• Nybyggeri – internt kursus om nybyggeri (gentages 2021) Uddannelsesplanen lægges ved et bestyrelsesmedlems nyvalg til organisationsbestyrelsen samt revideres hvert år, fx på det konstituerende bestyrelsesmøde. Der arbejdes tillige med kompetenceudvikling af første- og andensuppleanten, og forretningsudval-get er bemyndiget til at bevilge relevante kurser til disse.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen følger op på og drøfter evt. nye tiltag i uddannelsespla-nerne.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 5.a

Evaluering af bestyrelsens arbejde i 2020

Hidtil har hvert bestyrelsesmøde været afsluttet med et punkt med evaluering af mødet. Det har imidlertid været erfaringen, at evalueringen sjældent har været særlig tilbundsgående, og at den heller ikke har fokuseret tilstrækkeligt på, hvorvidt bestyrelsens arbejde bredt set og over længere stræk har formået at realisere målene i bestyrelsens arbejdsgrundlag. Det indstilles derfor, at formen på bestyrelsens evaluering af sit eget arbejde ændres, så den lø-bende evaluering udgår. Der henvises i stedet til, at konkrete betragtninger ift. afviklingen eller for-beredelsen af et møde eller er punkt kan tages op under det relevante punkt på mødet eller evt. under punktet Eventuelt. Derimod indstilles det, at bestyrelsen én gang årligt, på mødet i december, evaluerer hele årets be-styrelsesarbejde specifikt med henblik på bestyrelsens grundlag for værdiskabelse og dens kon-krete arbejdsgrundlag for det pågældende år. Dette arbejdsgrundlag kan ved samme lejlighed ta-ges op til revision. Til støtte for bestyrelsens evaluering udsendes grundlag for værdiskabelse og arbejdsgrundlag (se nedenfor) samt kopi af dagsordener for årets bestyrelsesmøder samt en oversigt over årets møder, kurser og konferencer. Her kan der med fordel særligt fokuseres på strategiske punkter og evt. be-slutningspunkter, evt. suppleret med uddannelsesaktiviteter og andre aktiviteter i årets løb.

Grundlag for værdiskabelse og arbejdsgrundlag Bestyrelsesseminaret den 12. januar 2019 fastlagde: Bestyrelsens samarbejdsprincipper er fortsat:

• Respekt, nærvær og forberedelse • Loyalitet • God tone • Se bestyrelsen som team

Bestyrelsen skaber fortsat værdi ved at:

• Drive organisationen, sætte retning og mål • Sikre lovgivning overholdes




PROBLEMSTILLING

2/2

• Sikre strategisk fokus • Have stærk og god kommunikation ift. beboere, afdelingsbestyrelser og repræsentantskab • Skabe gode til relationer udadtil fx til byrådet, andre boligorganisationer, BL etc.

Bestyrelsen lægger i arbejdsgrundlaget for 2019-20 vægt på at:

• Til stadighed øge viden, særligt om kommunikation • Forankre strategisk fokus gennem intensiveret dialog med repræsentantskabet • Styrke politisk fokus • Huske at få alle med, italesætte hinandens styrker og give plads

Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til det foreslåede reviderede koncept for evaluering samt gennemfører evaluering af bestyrelsens arbejde i 2020.

INDSTILLING

Documents

INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE...5. Evaluering kl. 19:15 –20:00 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde i 2020 (D) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning,