INFORME DE AUSTERIDAD 4to trimestre 2016 · comprendido entre el 01 de Octubre al 31 de Diciembre del año 2016 y análisis de datos anual vigencia ... Directiva Presidencial N°

Distribuido a: Luis Fernando Gaviria Trujillo - Rectoría. Liliana Ardila Gómez - Secretaría General. Fernando Norteña Jaramillo - Vicerrectoría Administrativa Y Financiera.

Copias

Orlando Cañas Moreno - Gestión De Servicios Institucionales. María Teresa Vélez Ángel - Jurídica Emitido por: Sandra Yamile Calvo Cataño - Jefe de Control Interno Elaborado por: � Maria Inés Uribe Escobar - Profesional Control Interno

(Prestación de servicios)

Unidad Auditada: Austeridad y Eficiencia en el Gasto Publico - Vigencia 2016

Áreas Responsable: Gestión de Servicios Institucionales Jurídica Vicerrectoría Administrativa y Financiera

INFORME Cuarto Trimestre - Informe Austeridad y Eficiencia en el Gasto

Público. Informe No. 04 Fecha del informe: Febrero de 2017

Control Interno

1. Resumen ejecutivo 2. Objetivo y Alcance 3. Matriz de riesgos y controles 4. Criterios Analizados 5. Resultados del Informe 6. Recomendaciones 7. Plan de Mejora

Contenido del informe

Acorde con la información reportada por las diferentes áreas que tienen a su cargo los controles internos respecto a la austeridad y eficiencia en el gasto público, se pueden concluir las siguientes fortalezas y debilidades.

Sandra Yamile Calvo Cataño Control Interno

FORTALEZAS•Controles internos implementados quepermiten conocer la tendencia de:Consumo de combustible, Gasto detelefonia fija y movil, Consumo depapeleria, agua y luz.

•Recobro del valor facturado por gasto detefonía fija y móvil a los proyectosespeciales.

•Disposición de un rubro para publicidad y el cual se esta ejecutando de acuerdo a lo establecido.

•Se presenta una disminución en los galones consumidos de combustible con respecto a la vigencia anterior

DEBILIDADES•Presupuesto asignado a las dependenciaspara fotocopias que no corresponde a loejecutado por las dependencias.

•Aumento del consumo de papel tamañocarta respecto a la vigencia 2015.

•Aumento en el consumo de telefonia deProyectos Especiales del cuarto trimestredel 2016 con respecto a la vigenciaanterior.

1. Resumen ejecutivo

OBJETIVO

• Presentar el cuarto informe trimestral de austeridad en el Gasto Público de la Universidad, para el periodo comprendido entre el 01 de Octubre al 31 de Diciembre del año 2016 y análisis de datos anual vigencia 2016.

• Verificar el cumplimiento de la resolución 2577 de 2015 “Por el cual se establecen medidas de austeridad y eficiencia en el gasto público en la Universidad Tecnológica de Pereira”, y el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, referente a los gastos de publicidad.

ALCANCE

El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de Octubre y el 31 de Diciembre de 2016.

METODOLOGÍA.

La metodología empleada se basó en el análisis de los factores Servicios Personales, Servicios Públicos, Vehículo, Fotocopias y Papelería, Teléfonos fijos y celulares y publicidad a través de:

• Solicitudes documentales

- Informe consumo de combustible del cuarto trimestre y año 2016

- Informe consumo telefónico fijo y celular del cuarto trimestre y año 2016.

- Informe del consumo de papelería del cuarto trimestre y año 2016

- Gasto de publicidad año 2016.

- Informe de consumo de agua y luz año 2016.

- Informe reparación y mano de obra Vehículos año 2016.

• Verificación en el Sistema PCT y SIRECI

- De la contratación de Servicios Personales (Contratos Prestación de Servicios y Ordenes de Trabajo) cuarto trimestre de 2016.

- Apoyos Logísticos, Restaurante y Comedor.

2. Objetivo y Alcance

Los riesgos y controles que se evaluarán a través de la evaluación a la austeridad son los siguientes:

Tabla 1. Riesgos y controles

RIESGOS

CONTROLES

Incumplimiento de las normas

de austeridad y eficiencia en el gasto público

Aumento del presupuesto de publicidad en más del IPC

Aumento sin justificación contratación de prestación de servicios

Consumo elevado de

combustible

No aplicar la política de cero papel

Aumento consumo papelería

Falta de cobro de

consumo de telefonía a proyectos especiales

Aumento consumo telefonía

Universidad

Aumento en gastos

alimentación, alojamiento y comedor

Resolución 2577 de 2015

X X X X X X X X X

Procedimientos de Gestión de la Contratación (Jurídica)

X X X

Interventores y supervisores

X X X X

Procedimiento 133-ASA-05 - Control de kilometraje y consumo de combustibles

Gestión de Servicios Institucionales

X X

Control de consumo de gasolina Excel (Gestión Servicios Institucionales)

X X

Módulo de control de papelería

X X X

Procedimiento 133-

ASA-12: Control e interventoría de fotocopiado


X X X

Procedimiento 133-

ASA-13 - servicio de fotocopiado y duplicado de documentos especiales


X X X

Presupuesto de fotocopias asignadas a dependencias

X X X

Procedimiento 133-

ASA-09: Administración de servicios de telefonía Gestión de Servicios Institucionales

X X X

Asignación de Presupuesto a Publicidad

X X

Presupuesto de la Universidad

X X X X X X X

Aplicativo PCT X X X X X X

Fuente: Análisis Oficina de Control Interno 2016

La matriz anterior muestra la relación entre los riesgos y controles evaluados por la Oficina de Control Interno en el ejercicio de la Auditoria.

3. Riesgos y controles

Los criterios empleados en la auditoria se detallan a continuación:

1. Ley 1474 de 2011, Articulo 10 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

2. Resolución de Rectoría No.2577 de 2015 “Por medio de la cual se establecen las medidas de austeridad y eficiencia en el gasto público en la Universidad Tecnológica de Pereira”

3. Decreto 1737 de 1998 “Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público”

4. Directiva Presidencial N° 01 de Febrero de 2016 “Plan de Austeridad 2016”

4. Criterios analizados

A continuación se presentan de forma detallada los resultados del trabajo de evaluación. Cada uno hace referencia a los riesgos y controles evaluados. Cada observación está asociada a un nivel de prioridad de solución (criticidad) cuyo significado es el siguiente:

Tabla 2. Prioridad de las observaciones según el riesgo

Prioridad Descripción

Alta El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas requieren intervenciones o ajustes significativos y deben ser atendidas en el corto plazo

Media El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas requieren intervenciones o ajustes en el mediano plazo.

Baja El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas, requieren intervenciones o ajustes menores.

Fuente: Análisis Oficina de Control Interno

5.1 GASTOS GENERALES 5.1.1 Consumo de combustible (Vehículo, planta y equipo) Al terminar la vigencia 2016 la Universidad cuenta con ocho (8) vehículos, los cuales se encuentran en uso, según información reportada por Gestión de Servicios Institucionales (Ver tabla 3). Tabla 3. Vehículos de la Universidad a 31/12/2016

Placa Modelo Marca Combustible Uso Dependencia

OVE331 2010 Toyota Extra Transporte pasajeros Rectoría

OVE249 2009 Chevrolet Diésel Transporte pasajeros y carga liviana

Servicios Institucionales

OVE304 2008 Nissan Diésel Transporte pasajeros y carga liviana

Servicios Institucionales

OVE393 2015 Volkswagen Diésel Transporte pasajeros Servicios Institucionales

OVE284 2007 Chevrolet Diésel Transporte de carga Mantenimiento Institucional

SSW72 2011 Suzuki Corriente Apoyo funcionario Mantenimiento

Mantenimiento Institucional

SYS20 2014 Suzuki Corriente Apoyo Almacén General Almacén General e Inventarios

SPP72 2008 Suzuki Corriente Apoyo funcionario Mantenimiento

Mantenimiento Institucional

Fuente: Información suministrada por gestión de Servicios Institucionales, según memorando 02-133-163 del 10 de Octubre del 2016

El consumo de combustible para los vehículos de la Universidad, se realiza a través de la donación de la empresa TERPEL (Escritura pública No 3943 de 2014), la cual consiste en un consumo de hasta $100 millones de pesos, consumibles hasta la vigencia 2016. El laboratorio de Pruebas Dinámicas envió por escrito a TERPEL una solicitud de ampliar el tiempo de ejecución de la donación a la fecha de corte del informe se esperaba respuesta de la gestión. Tabla 4. Vehículo dado de baja año 2016

Fuente: Información suministrada por gestión de Servicios Institucionales, según memorando 02-133-163 del 10 de Octubre del 2016

Placa Inventario Placa Vehículo Descripción Fecha de Baja Resolución

24142 SIU48 Motocicleta Marca Suzuki FR-100 Marzo 18 de 2016Resolución Rectoría No 1123

del 11 de marzo de 2016

VEHICULO DADO DE BAJA AÑO 2016

5. Resultados de la evaluación

Tabla 5. Ejecución de la Orden de servicio 857 de 2016 a 31/12/2016 –Consumo combustible plantas eléctricas y equipo de jardinería.

Fuente: Información tomada de PCT y Gestión de Servicios Institucionales

En los meses de Noviembre y Diciembre se presentó consumo de combustible para las plantas eléctricas y el equipo de jardinería, por lo cual la orden de servicio 857 de 2016, ha presentado variación en su ejecución. A la apropiación inicial de $8.000.000 se adicionó $1.000.000 según documento 02 de Diciembre 9/2016. Tabla 6. Consumo Combustible (Extra, Diésel, Corriente) 4to Trimestre 2.015-2.016

Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales

Gráfico 1. Consumo Combustible (Extra, Diésel, Corriente) 4to Trimestre 2015-2016


El comportamiento en el gasto de combustible a través de la donación disminuyó en el cuarto trimestre del 2016 con respecto al mismo periodo del año 2015. Grafico 2. Consumo de combustible Corriente por vehículo 4to trimestre 2015-201


APROPIACION INICIAL +

ADICIÓN VR. EJECUTADO VR. POR EJECUTAR% EJECUTADO

% POR

EJECUTARCorriente Diesel Extra

Galones

consumidosVALOR TANQUEO

9,000,000.00$ 7,759,302 1,240,698.00$ 86.21% 13.79% 86.00 993.00 0 1079 $ 8,439,772

CONSUMO AÑO

Galones Valor Galones Valor

Corriente 36.2 279,618$ 4.8 35,794$ 31.486 -87%

Diesel 308.1 2,327,241$ 272.9 2,025,726$ 35.217 -11%

Extra 159.1 1,613,716$ 149.5 1,522,981$ 9.545 -6%

COMPARATIVO CONSUMO COMBUSTIBLE

DONACION (Escritura No.3943/2012)

CUARTO TRIMESTRE

Tipo

4to Trim 2015 4 Trim 2016 VARIACION

ABSOLUTA

(Galones)

%TENDENCIA

(Galones)

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA

Los tres vehiculos que consumen gasolina corriente son Motociletas (Marca Suzuki) las de placas SSW-72, SPP-72 son para apoyo en el area de Mantenimiento, y la SYS-20 apoya al Almacen General. El consumo en el cuarto trimestre fue para las motocicletas de placas SSW-72 y SSP-72, a cargo de mantenimiento.

Grafica 3. Consumo Combustible Diesel por Vehiculo 4to Trimestre 2015-2016


Solamente se presenta un aumento en el consumo de combustible diesel en el vehiculao de placa OVE-249 (vehiculo para uso de transporte de pasajeros y carga liviana), los otros tres vehiculos presentaron tendencia a la baja con respecto al mismo periodo de la vigencia anterior. Grafica 4. Consumo Combustible Extra por Vehiculo 4to Trimestre 2015-2016


El consumo de combustible extra del vehiculo OVE-331 fue menor en la vigencia 2016 que en la anterior. 5.1.2 Comportamiento anual consumo combustible años 2015-2016 Tabla 7. Consumo Combustible (Extra, Diésel, Corriente) Año 2016-2015


Al cierre del año 2016 podemos observar un comportamiento positivo en el consumo de combustible con ahorro en los tres tipos de combustibles utilizados por los vehiculos de la Universidad con respecto al año 2015. Se evidencia el ahorro de combustible corriente del año 2016 respecto a la vigencia 2015, lo cual implico una variación en galones de (41%). En cuanto al consumo de combustible Diesel se tuvo una variacion en galones de (66%) con respecto a la

vigencia 2015. Así mismo, se observa una disminucion de combustible extra con respecto a la vigencia anterior, lo cual es importante sobre todo en este tipo de combustible debido a su valor en el mercado, con una variacion en galones de (11%).

144.00 146.00 148.00 150.00 152.00 154.00 156.00 158.00 160.00

OVE-331

OVE-331

Galones 2016 149.54

Galones 2015 159.09

Extra

Grafica 5. Consumo Combustible (Extra, Diésel, Corriente) Año 2016


El mayor consumo que se presenta en la vigencia 2016 corresponde al tercer trimestre para los combustibles de diésel y extra, para corriente se da en el primero.

Tabla 8. Gasto de Mantenimiento y Mano de Obra por Vehículo año 2016

Fuente: Información suministrada por Gestión de Servicios Institucionales Los valores de la tabla 8 representan el gasto que se ha realizado, por mantenimiento y mano de obra a los diferentes vehículos con los que cuenta la Universidad, en el transcurso del año 2016. Se nota que los vehículos con mayor gasto en mantenimiento y mano de obra son los de placas OVE331 (transporte pasajeros-combustible extra) y OVE304 (transporte pasajeros y carga liviana- combustible diésel).

5.2 CONSUMO DE PAPEL (Fotocopia y Papelería)

5.2.1 Fotocopias

Las Órdenes de Servicio expedidas para el servicio de fotocopia son:

603 – COPIADORAS DEL CAFÉ S.A.S 604 - JOSE LIBARDO MONTOYA GIRALDO 594 – RENE ANTONIO DE LA ROCHE GARCIA Tabla 9. Ordenes de servicios de Fotocopias

UNIVERDIDA TECNOLOGICA DE PEREIRA CONTRATOS DE FOTOCOPIAS

2016

Numero Orden

Servicio CONTRATISTA OBJETO

VALOR COMPROMISO

(PCT) CDP RUBRO VALOR PAGADO

VALOR POR PAGAR

603 Copias del Café S.A.S

Servicio de fotocopiado para la Comunidad Universitaria $ 10.883.000 268

220103 - 1 - 2 4 7 2 4 - 20 $ 5.726.681 $ 5.556.319

TOTAL $ 10.883.000 $ 5.726.681 $ 5.556.319

604 Montoya Giraldo José Libardo

Servicio de fotocopiado Jornada Especial $ 21.074.980 266 220103 - 1 - 2 4 7 2 4 - 20 $ 21.074.980

$ -

604 Montoya Giraldo José Libardo

Servicio de fotocopiado Jornada Especial $ 5.000.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20 $ 5.000.000

$ -

OVE331 OVE249 OVE249 OVE284 OVE304 OVE393 SSW72

Mano de Obra 1,020,799$ 245,920$ 78,950$ 78,300$ 449,216$ 70,950$ -$

Repuestos e Insumos 2,300,116$ 520,569$ -$ 254,561$ 2,638,789$ 391,560$ 178,000$

TOTAL 3,320,915$ 766,489$ 78,950$ 332,861$ 3,088,005$ 462,510$ 178,000$

VEHICULOGASTOS

MANO DE OBRA, MANTENIMIENTO E INSUMOS

AÑO 2016

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA

TOTAL

$ 26.074.980

$ 26.074.980 $ -

594 De La Roche García Rene Antonio


220103 - 1 - 2 4 7 2 4 - 20

$ 14.309.220 $ -



220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 1.704.960 $ 3.149.000


Servicio de fotocopiado para la Maestría en Investigación Operativa y Estadística $ 1.999.500 20

220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 1.999.500 $ -


Servicio de fotocopiado para simulacros y talleres para las clases del curso PREICFES de la Facultad de Ciencias Básicas I Semestre de 2016

$ 3.500000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 3.500.000 $ -


Fotocopias para los estudiantes de la Maestría en Administración del Desarrollo Humano y Organizacional

$ 673.200

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 673.200 $ -


Servicio de fotocopiado para la Maestría en Investigación Operativa y Estadística XII Coherte

$ 1.445.040 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 1.445.040 $ -


Servicio de fotocopiado para la Maestría en Sistemas Integrados en gestión de la calidad

$ 150.180

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 150.180 $ -


Servicio de fotocopiado para la Especialización en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica

$ 181.740

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 181.740 $ -


Prestación de Servicio de fotocopias $ 7.000.000 20

220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 7.000.000 -


Servicio de fotocopiado para la el Desarrollo del Proyecto de curso de PREICFES

$ 5.485.600 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 4.569.500 $ 916.100


Fotocopias para uso de los cursos del Proyecto Laboratorio de Simulación Clínico

$ 400.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 400.000 $ -


Fotocopias para la Maestría en Administración Económica y Financiera $ 1.000.000 20

220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 519.300 $ 480.700


Fotocopias para la Maestría en Educación $ 996.400

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 996.400 $ -


Fotocopias para uso de los cursos del Proyecto Laboratorio de Simulación Clínico

$ 700.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 700.000

$ -


Servicio de Fotocopias

$ 80.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 80.000

$ -


Fotocopias para el desarrollo del Proyecto $ 700.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 700.000

$ -


Servicio de Fotocopias varias para la Especialización en Medicina Interna $ 40.000

20

220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ -

$ -


Servicio de fotocopias para la especialización en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica Armenia

$ 57.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 57.000

$ -


Servicio de fotocopias para la Especialización en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica Tuluá

$ 17.160

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 17.160 $ -


Servicio de fotocopias para el grupo de investigación Geio -Libro recopilación de actividades Lúdicas

$ 996.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 996.000 $ -


Servicio de fotocopiado talleres para el Convenio UTP -FEM $ 3.000.000 20

220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 3.000.000 $ -


Servicio de fotocopias para el desarrollo del Proyecto Preicfes

$ 1.800.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 1.800.000 $ -


Fotocopias para la Maestría en Educación

$ 800.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 800.000 $ -


Prestación servicio de fotocopias para el Ilex $ 8.000.000 20

220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 7.909.000 $ 91.000


Fotocopias para la Maestría en Estética y Creación

$ 160.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 160.000 $ -


Fotocopias para uso de los docentes y administrativos del programa de Tecnología en Atención Pre hospitalaria

$ 400.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 400.000 $ -


Servicio de fotocopias para el desarrollo del proyecto de Diplomado ICBF $ 1.000.000 20

220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 1.000.000 $ -


Fotocopias para seminarios del Doctorado en Literatura

$ 700.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 559.100 $ 140.900


Servicio de fotocopias para la Maestría en Historia

$ 600.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 344.760 $ 255.240


Servicio de fotocopias para la Maestría en Lingüística

$ 360.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 360.000 $ -


Servicio de fotocopias para el desarrollo del proy. Planes Convenio firmado con la Gobernación de Rda.

$ 1.100.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 1.100.000 $ -


Fotocopias para el grupo de Investigación Geio -Actividades Lúdicas

$ 21.180

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ -

$ 21.180


Servicio de fotocopias para el Diplomado

$ 80.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 80.000 $ -


Servicio de fotocopias para el Diplomado

$ 80.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 80.000 $ -


Servicio de fotocopiado para elaboración de memorias para docentes de las áreas de matemáticas, lenguaje y ciencias naturales

$ 3.900.000 20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 3.900.000 $ -


Servicio de fotocopias para la Maestría

$ 431.160

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 431.160 $ -


Servicio de fotocopias para la Maestría en Estética y Creación

$ 100.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 100.000 $ -


Fotocopias para el grupo de Investigación Geio -Actividades Lúdicas

$ 25.920

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ -

$ 25.920


Fotocopias para reproducir el examen de prueba de selección de los aspirantes a la Especialización en Radiología e Imágenes Diagnosticas

$ 399.960

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 271.860 $ 128.100


Prestar servicio de fotocopias para la Especialización en Gerencia del Deporte y la Recreación

$ 266.000

20 220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 266.000 $ -


Fotocopias para la Maestría en Educación $ 1.500.000 20

220113 - 1 - 5 1 1 2 - 20

$ 1.500.000 $ -

TOTAL $ 71.000.000 $ 64.061.080 $ 5.208.140

Fuente: PCT

OBS 1 – Consumo papel: Controles al consumo de Fotocopias de proyectos especiales Se evidencia según lo informado que en algunos proyectos especiales cuentan con contratos específicos para el servicio de fotocopiado, pero estos no son controlados por Almacén General

Riesgo relacionado: Aumento consumo papelería

Controles relacionados: Procedimiento 133-ASA-12: Control e interventoría de fotocopiado, Gestión de Servicios Institucionales Presupuesto de fotocopias asignadas a dependencias

Prioridad del hallazgo: Verde

Comentarios del auditado: Referente a los proyectos especiales como ellos mismos generan el presupuesto contratan directamente el fotocopiado y administran el gasto ellos manifiestan que estos documentos son claves para la gestión de sus proyectos y generación de más recursos. (e-mail de Jaime Zarate – 08-11-2016)

1 Fuente: correo electrónico 10 de octubre de 2016, Jefe de Almacén General

Gráfico 6. Tendencia de consumo de fotocopias año 2016

Fuente: Información suministrada por Almacén General

La tendencia de consumo de fotocopias después de tener un pico muy alto en el mes de septiembre, bajo y se regulo para el cuarto trimestre y bajo a partir del mes de noviembre. Gráfico 7. Comparativo Consumo de Fotocopias Año 2016 – 2015 Dependencias Administrativas

Fuente: Información suministrada por Almacén Genera Nota: No se cuenta con el valor de consumo de fotocopias del mes de diciembre de 2015, por esta razón la tendencia del último trimestre no se puede

comparar con la vigencia anterior.

En la área administrativa ocho (8) de catorce (14) dependencias presentan un aumento en el consumo de fotocopias en año 2016 en comparación con el año 2015, y caso contrario ocurre con el área académica que de cinco (5) de las nueve (9) facultades presentan una disminución en el consumo de fotocopias en el año 2016 en comparación con la vigencia pasada. Gráfico 8. Comparativo Consumo de Fotocopias Año 2016 – 2015 Dependencias Académicas

Fuente: Información suministrada por Almacén General Nota: No se cuenta con el valor de consumo de fotocopias del mes de diciembre de 2015, por esta razón la tendencia del último trimestre no se puede

comparar con la vigencia anterior.

Tabla 10. Consumo Fotocopias Año 2016

DEPENDENCIA Fotocopias Aprobadas

2016

Total Consumidas

2016

Valor Presupuestado 2016

Total Valor Consumido 2016

Diferencia Aprobadas - Consumidas

2016

Porcentaje Consumido 2016

Rectoría 22.000

24.096 $ 1.540.000

$ 1.686.720

(2.096) 110%

Vicerrectoría Académica 20.000

16.990 $ 1.400.000 $ 1.189.300

3.010 85%

Vicerrectoría de Investigaciones, Innovación y Extensión

48.000

10.424 $ 3.360.000 $ 729.680

37.576

22%

Vicerrectoría Administrativa 10.000

5.405 $ 700.000 $ 378.350

4.595 54%

Vicerrectoría Responsabilidad Social y Responsabilidad Universitaria

24.000

38.562 $ 1.680.000 $ 2.699.340

(14.562)

161%

Secretaría General 14.000

15.339 $ 980.000 $ 1.073.730

(1.339) 110%

Oficina de Planeación 15.000

14.562 $ 1.050.000 $ 1.019.340

438 97%

Admisiones, Registro y Control Académico 3.000

14.053 $ 210.000 $ 983.710

(11.053) 468%

Recursos Informáticos y Educativos 4.000

1.516 $ 280.000 $ 106.120

2.484 38%

Gestión del Talento Humano 1.000

10.355 $ 70.000 $ 724.850

(9.355) 1036%

Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información

1.000

2.006 $ 70.000 $ 140.420

(1.006)

201%

DEPENDENCIA Fotocopias Aprobadas

2016

Total Consumidas

2016

Valor Presupuestado 2016

Total Valor Consumido 2016

Diferencia Aprobadas - Consumidas

2016

Porcentaje Consumido 2016

Gestión Financiera 2.000

1.528 $ 140.000 $ 106.960

472 76%

Facultad de Bellas Artes y Humanidades 40.000

26.033 $ 2.800.000 $ 1.822.310

13.967 65%

Facultad de Ciencias Básicas 78.000

155.458 $ 5.460.000 $ 10.882.060

(77.458) 199%

Facultad de Ingenierías 70.000

36.820 $ 4.900.000 $ 2.577.400

33.180 53%

Facultad Ciencias Ambientales 20.000

16.009 $ 1.400.000 $ 1.120.630

3.991 80%

Facultad Ingeniería Industrial 66.000

97.786 $ 4.620.000 $ 6.845.020

(31.786) 148%

Facultad Ingeniería Mecánica 88.000

81.537 $ 6.160.000 $ 5.707.590

6.463 93%

Facultad de Ciencias de la Salud 111.000

25.820 $ 7.770.000 $ 1.807.400

85.180 23%

Facultad de Tecnologías 122.000

68.071 $ 8.540.000 $ 4.764.970

53.929 56%

Facultad de Ciencias de la Educación 100.000

99.521 $ 7.000.000 $ 6.966.470

479 100%

Biblioteca 5.000

566 $ 350.000 $ 39.620

4.434 11%

Servicios Institucionales Almacén y Publicaciones

1.000

2.764 $ 70.000 $ 193.480

(1.764)

276%

TOTAL 865.000 765.221 $ 60.550.000 $ 53.565.470

Fuente: Información suministrada por Almacén General De la tabla 10, se puede analizar que nueve (9) dependencias superan el presupuesto para fotocopias asignado, entre estas se encuentran: Rectoría, Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario, Secretaria General, Admisiones, Registro y Control Académico, Gestión de Talento Humano, Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información, Facultad de Ciencias Básicas, Facultad de Ingeniería Industria y Servicios institucionales almacén y Publicaciones. También se observa dependencias en las cuales se ejecutó el 11% de lo presupuestado (Biblioteca).

OBS 2 – Consumo papel: Fotocopias Se evidencia que no hay una distribución adecuada de la cantidad de fotocopias por dependencias, dado que nueve (9) dependencias agotaron y sobrepasado las fotocopias que inicialmente se habían aprobado y presupuestado, así mismo, cuatro (4) dependencias consumieron menos del 50%, lo cual puede conllevar a una alteración del presupuesto de fotocopias asignadas.


Controles relacionados: Procedimiento 133-ASA-12: Control e interventoría de fotocopiado, Gestión de Servicios Institucionales Presupuesto de fotocopias asignadas a dependencias

Prioridad del hallazgo: Bajo

Comentarios del auditado: Las dependencias que más fotocopias consumen tienen una carga de estudiantes y docentes bastante amplia como es el caso de ciencias básicas que tiene matemáticas, física y dibujo materias por las cuales pasan todos los estudiantes de la universidad solo matemáticas tiene 240 profesores en comparación con facultades que solo tienen 40, docentes .igual pasa con Tecnologías y Educación. Para el caso de algunas dependencias administrativas como es el caso de sistemas el consumo no es mucho, lo que ocurre fue que se les asignaron muy pocas fotocopias para la vigencia fueron castigados porque el año pasado consumieron poco. Admisiones, registro y Control es una dependencia que genera muchos informes.(e-mail de Jaime Zarate – 08-11-2016).

5.2.2. Resmas de papel Respecto al consumo de resmas de papel, el tamaño oficio para el 4T presento tendencia al aumento durante la vigencia, pero el tamaño carta su tendencia se ha mantenido con una leve disminución (ver gráfico 12). Grafico 9. Tendencias consumo de resmas de Papel por trimestres 2016

Primer trimestre Segundo trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre

Consumo Papel Carta 722 713 879 843

Consumo Papel Oficio 89 73 64 105

722

713

879

843

89

73 64

105

0

200

400

600

800

1000

Tendencia de Papel por trimestre

Consumo Papel Carta Consumo Papel Oficio

Fuente: Información suministrada por Almacén General El consumo de resmas de papel carta durante el año aumento de un trimestre a otro con excepción del segundo trimestre que bajo; en cuanto al consumo de papel oficio disminuyo durante los tres primeros trimestres y se nota un aumento de 41 resmas de papel en el cuarto trimestre. Se debe hacer un buen uso del papel, con campañas de socialización del ahorro del papel, y utilizando herramientas diferentes al papel, para poder encontrar un punto de equilibrio sin aumentar el consumo. Grafico 10. Consumo de Resmas de Papel Años 2015-2016

Fuente: Almacén general

En el grafico 13 se observa que el consumo de resmas de papel carta fue mayor en el año 2016 con respecto al año 2015, el consumo de resmas de papel oficio fue menor en el segundo y cuarto trimestre respecto al año 2015, en el primer y tercer trimestre fue mayor con respecto al 2015 trimestre, se deben hacer extensivas las campañas de cero papel, con el fin de conservar el equilibrio en el consumo. Tabla 11. Variación en el consumo de papel carta y oficio año 2016- 2015

CONSUMO ANUAL 2016-2015

PAPEL CONSUMO 2016 CONSUMO 2015 VARIACION

PAPEL TAMAÑO CARTA 3157 2670 0,18

PAPEL TAMAÑO OFICIO 331 363 -0,088

TOTAL 3488 3033 Fuente: Almacén general

El consumo de resmas de papel carta fue mayor en un 18% respecto al año 2015, y el consumo en las resmas de papel oficio disminuyo en un 9% respecto a la vigencia anterior.

OBS 3 – Consumo papel: Resmas papel Se observa que el consumo de resmas de papel tamaño carta aumento en 18% con respecto al año 2015 y tuvo una disminución -9% en papel oficio, lo cual podría conllevar a no cumplir con políticas como el cero papel.


Controles relacionados: Módulo de control de papelería

Prioridad del hallazgo: Bajo

Comentarios del auditado: Frente al consumo de papelería el almacén no es responsable de lo que solicitan las dependencias, son los jefes de cada área los que aprueban los pedidos, no obstante en el almacén no entregamos todo lo solicitado: Las dependencias aducen que el consumo se aumenta por el mayor número de informes con soportes solicitados por diferentes entes de control y por el aumento de la cobertura en estudiantes y proyectos tales como los de regalías. (e-mail de Jaime Zarate – 08-11-2016)

5.3 Consumo de telefonía

5.3.1. Consumo de telefonía Fija y Móvil Gráfico 11. Tendencia del Consumo Telefonía Fija y Móvil año 2016

Fuente: Servicios Institucionales

1er Trime2016

1er trime2015

2do Trime2016

2do trime2015

3er Trime2016

3er Trime2015

4to Trime2016

4totrime2015

Consumo Papel Carta 722 525 713 600 879 793 843 752

Consumo Papel Oficio 89 64 73 118 64 61 105 120

0

200

400

600

800

1000

La gráfica 11 muestra la tendencia del consumo de telefonía fija y celular que se administra desde Servicios Institucionales, como se observa en los meses de julio, agosto y septiembre se presenta una disminución del consumo, pero a partir del mes de octubre nuevamente se aumenta el consumo.

Tabla 12. Consumo Telefonía Fija y Móvil 4to trimestre año 2016-2015


En la tabla 12, se observa el comparativo entre el cuarto trimestre vigencia 2015 y 2016 donde se evidencia que existe una variación en el consumo presentándose una disminución del 57% en el valor con respecto al mismo periodo del año anterior, lo que indica un buen comportamiento a pesar que las tarifas se incrementan año a año, y la consideración que el número de líneas se disminuyó con respecto al año anterior. Las cuentas 441967845 y 29672071 fueron canceladas.

Tabla 13. Consumo telefonía fija a través de contrato con 5448/2016 UNE EPM TELECOMUNICACIONES

Fuente: Interventor del Contrato. Información suministrada por Jhonier Guzmán

Grafico 12. Consumo Móvil 3003870193 contrato 5448/2016

Fuente: Interventor del Contrato. Información suministrada por Jhonier Guzmán CRIE

La grafica muestra una tendencia en el consumo mayor en los meses de septiembre y octubre y luego la tendencia en el consumo fue a la baja, importante este ahorro y unido al cambio de la modalidad, representa una buena estrategia para el plan de austeridad.

TIPO CONTRATO CLIENTE4to Trimestre

2016

4to Trimestre

2015

TELEFONÍA FIJA 476366 U.T.P. LARGA DISTANCIA 581.580$ 575.940$

TELEFONÍA FIJA 687051 U.T.P. LARGA DISTANCIA -$ 56.960$

TELEFONÍA FIJA 1542483 U.T.P. INTERNET LA JULITA 278.820$ -$

TELEFONÍA FIJA 1588505 AULAS ALTERNATIVAS 457.820$ 99.470$

TELEFONÍA FIJA 1603790 LOS ALPES 154.290$ 97.980$

MOVIL 17446659 U.T.P. VICERRECTORES 3.144.030$ 3.245.861$

MOVIL 18809101 U.T.P. PLANES NUEVOS (Rector) 1.585.969$ 4.787.323$

MOVIL 18664991 INTERNET 10 GB IPAD RECTOR 334.137$ 311.181$

018000 170019174

U.T.P. QUEJAS 01800966781

UNIVIRTUAL 018000951010 $ 867.912 $ 1.045.288

TELEFONÍA FIJA 170075443 U.T.P. 312.773$ 273.342$

GATEWAY 180090813 GATEWAY EQUIPO -$ 7.430.697$

TELEFONÍA FIJA 170019173 U.T.P. -$ 26.855$

TOTAL 7.717.331$ 17.950.897$

MES DURACION EN SEGUNDOS DURACION EN MINUTOS

AGOSTO 763,320 12,722

SEPTIEMBRE 805,440 13,424

OCTUBRE 850,920 14,182

NOVIEMBRE 754,560 12,576

DICIEMBRE 481,140 8,019

TOTAL 3,655,380 60,923

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA

MOVIL 30038701932016

763,320 805,440

850,920

754,560481,140

0

200,000

400,000

600,000

800,000

1,000,000

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

SEGUNDOS

El sistema de telefonía de 21 simpar de Movistar que se tenían asociadas al equipo GATEWAY (llamadas LDN, celular y LDI) fue cambiado desde el 5 de agosto del 2016 por esto solamente se mantendrá la cuenta 18809101 del celular del Rector de la Universidad y la línea de celular principal registrada ante Movistar. La nueva tecnología adquirida mediante contrato 5448/2016 mejora la prestación del servicio al permitir 30 llamadas simultáneas, incrementa la calidad de las llamadas al utilizar fibra óptica para el enlace con el proveedor y se disminuye el pago mensual (Solo el arriendo del GATEWAY celular costaba alrededor de dos millones y medio).

5.3.2. Consumo de telefonía facturada y cobrada a los proyectos especiales Tabla 14. Consumo Telefonía Proyectos Especiales 4er Trimestre año 2.015-2.016


Se presenta un aumento del 14% en la variación del consumo de teléfono por parte de los proyectos especiales del cuarto Trimestre del 2016 con respecto al cuarto trimestre del año 2.015. Gráfico 13. Tendencia del Consumo mensual telefonía facturada a Proyectos especiales y cafetería central año 2016


Respecto a la tendencia del año de los proyectos especiales y la cafeteria central, se observa que esta se mantiene constante con una variación por debajo de la media, solamente en el mes de abril se presento una variacion por encima de la media (Ver gráfica 13).

5.4 Gasto de publicidad

Tabla 15. Gasto Publicidad

Fuente: Relación gasto Publicidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Al finalizar el año 2016 de lo presupuestado $81.370.000 para publicidad, se comprometió el 85,71% de los recursos del rubro es decir $69.749.172 y se ejecutó $60.887.149, quedando por ejecutar $ 20.482.851, lo cual representa un buen manejo de los recursos dedicados a Publicidad. A través de la Resolución de Rectoría No. 2577 del 14 de septiembre de 2015, en el artículo 4 se estipulo "La universidad expedirá un CDP en cada vigencia para atender aquellos gastos que no correspondan a impresos y publicaciones o avisos institucionales y que puedan llegar a tipificarse como publicidad y el incremento de este tipo de gasto atenderá la normatividad vigente.

Teniendo en cuenta lo anterior, en el presupuesto de la vigencia 2017 dentro del rubro 247 "Impresos y publicaciones" se creó la identificación presupuestal 2474 "Publicidad y propaganda" inicialmente por un valor de $86.659.000 correspondiente a un incremento del IPC proyectado del 6.5% con respecto al año anterior; sin embargo atendiendo la Circular No. 21 del 2011 en la cual la Contraloría General de la República especifica que la

PERIODO CUARTO TRIMESTRE

2016

CUARTO TRIMESTRE

2015

TOTAL FACTURADO A PROYECTOS ESPECIALES 9.620.179$ 8.436.956$

UNIVRSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA

GASTO PUBLICIDAD2016

PRESUPUESTO

ANUALCOMPROMETIDO

1ER TRIMESTRE

EJECUTADO

1erTRIMESTRE

COMPROMETIDO

2do TRIMESTRE

EJECUTADO 2do

TRIMESTRE

COMPROMETIDO

3er TRIMESTRE

EJECUTADO 3er

TRIMESTRE

COMPROMETIDO

4to TRIMESTRE

EJECUTADO 4to

TRIMESTRE

TOTAL

COMPROMETIDOTOTAL EJECUTADO

DIFERNCIA

PRESUPUESTADO

VS EJECUTADO

81,370,000$ 16,208,480$ 16,208,480$ 40,663,180$ 39,885,401$ 10,622,718$ 2,538,474$ 2,254,794$ 2,254,794$ 69,749,172$ 60,887,149$ 20,482,851$

publicidad podrá incrementar con el IPC, se solicitó a Gestión de Presupuesto el ajuste para atender dicha Circular quedando un valor aprobado final de $86.048.7751 de acuerdo al IPC de la vigencia anterior que fue del 5.75%.

5.5 Gastos de Personal El valor total de Contratos por Prestación de Servicios reportado en el informe SIRECI del cuarto trimestre del 2016 fue de $ 222,691,808.00 en este valor no se tuvo en cuenta los contratos con personas jurídicas, contratos de suministros u obras públicas, transitorios administrativos, servicios de reparación, contratos de obra, mantenimiento, licencias (adquisición o renovación), contratación docente (para dictar u orientar cursos, seminarios u otros relacionados con programas académicos), apoyo logísticos, impresión material de difusión o fotocopiado, alquileres. Al valor de la contratación del cuarto trimestre se suma las adiciones que hayan tenido los contratos en el trimestre evaluado Las ordenes de servicios reportadas en el informe SIRECI del cuarto trimestre tienen un valor de $ 2,024,133,658.00 excluyen las órdenes de compra, las ordenes relacionados con personas jurídicas, mantenimientos, obras públicas, licencias (adquisición o renovación), contratación docente (para dictar u orientar cursos, seminarios u otros relacionados con programas académicos), apoyo logísticos, impresión material de difusión o fotocopiado, alquileres. Se observa que por la modalidad de contratación de órdenes de servicio el gasto fue mayor que por contratos, se nota que en las dos modalidades de contratación tienen una tendencia disminuir con respecto al tercer semestre.

5.5 Contratos de hospedaje y apoyo logísticos La Universidad ha celebrado los siguientes contratos de hospedaje y servicios de apoyo logístico para atender actividades propias de la función de la Universidad y de los compromisos de los proyectos especiales.

Tabla 16. Relación de contratos y órdenes de servicios para hospedaje y servicios de comedor 2016

Contrato / Orden

Servicios Objeto Contratista

Valor Contrato /Orden

CDP Rubros Presupuestales Valor

Compromiso (PCT)

Observaciones

Contrato 5381

Prestación de Servicios de Hospedaje para los invitados por la Rectoría, Vicerrectorías, Facultades y Proyectos

Especiales.

Hotel Pinares Plaza S.C.A

$8.920.000 512-11 220113-1-5112-20

220112-2-5207052813-20

$12.872.490 Adición

$3.952.490

Orden de Servicio

2568

Hospedaje Conferencistas que participan de la semana de la Facultad de Ciencias de la Salud.

Hotel Pinares Plaza S.C.A

$4.000.000 11 200113-1-5112-20 $2.492.715 Reducciones $1.347.942 y $159.343

Contrato 5392


Especiales.

Invercasal S.A.S-Hotel

Cafeira $15.342.000 512-11

220101-1-241141-20 220103-1-2421111-10

220113-1-5112-20 $15.342.000 NA

Contrato 5395


Especiales. Mi Comuna S.A $16.410.000 512-11

220103-1-2421111-10 220113-1-5112-20

$14.126.500 Se reintegra $2.283500

Contrato 5397


Especiales.

Global Operadora

Hotelera S.A.S $41.517.000 512-11

220101-1-241141-20 220103-1-2421111-10

220105-2-41070523-20 220112-2-5207052813-

20 220113-1-5112-20

$41.517.000 NA

Contrato 5399


Especiales.

Hotel Anvamar S.A.S

$55.701.000 512-11

220101-1241141-20 220101-1-2421121-20 220103-1-2421111-10

220105-2-41070523-20 220111-2-230705621-20 220112-2-5207052413-

20 220112-2-5207052713-20 220112-2-

5207052813-20 220113-1-5112-20

$89.032.101

Se Reduce y Reintegra

$6.713.040 Traslada

$5.276.061 Adición

$6.918.141 Adición

$27.850.000

Orden de Servicio

2772

Hospedaje de invitados Internacionales a orientan los Seminarios: Estudios culturales y Literatura, Teoría y

Critica literaria, Investigación Permanente 1,2 y 3.

Hotel Anvamar S.A.S

$6.200.000 11 220113-1-5112-20 $6.200.000 NA

Orden de servicio

2773

Hospedaje de Invitados Especiales que orientan Conferencia en el Programa Maestría en Literatura.

Hotel Anvamar S.A.S

$4.500.000 11 220113-1-5112-20 $4.500.000 NA

Orden de Servicio

2912

Hospedaje de Docentes Internacionales de la Maestría en Educación.

Hotel Anvamar S.A.S

$6.213.280 11 220113-1-5112-20 $6.213.280 NA

Orden de Servicio

3233

Hospedaje de 32 Docentes invitados Nacionales que orientan Seminarios a los estudiantes de la Maestría en

Educación.

Hotel Anvamar S.A.S

$8.014.880 11 220113-1-5112-20 $7.329.040 Reducción $685.840

Orden de Servicio

3254

Hospedaje de Docentes y Conferencistas del Programa de Maestría en Literatura con énfasis en Enseñanza de la

Literatura.

Hotel Anvamar S.A.S

$5.000.000 11 220113-15112-20 $5.000.000 NA

Contrato 5389

Prestación de Servicio de Comedor para los estudiantes beneficiados con el bono Alimenticio según estudio socioeconómico de Trabajo Social de la Universidad.

Delicias San Jacobo S.A.S

$54.875.100 372-13 220104-2-32070549-20

220113-1-5112-20 $51.788.100

Reintegro $3.087.000

Información SIRECI y PCT

1 Información suministrada por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Tabla 17. Relación de contratos y órdenes de servicios para apoyo logístico (vigencia 2016)

Contrato / Orden


Valor Contrato/

Orden CDP Rubros Presupuestales

Valor Compromiso

(PCT) Observaciones

Orden Servicio

371

Apoyo Logístico a 25 actividades de apropiación social del conocimiento comparte del Proyecto

"Desarrollo de Capacidades Científicas y Tecnológicas en Biotecnología aplicada a los

sectores de Salud y la Agroindustria en el Departamento de Risaralda".

Adán Antonio Hoyos Ospina

$8.000.000 335 9001-2-420710143-10 $7.997.300 Reducción

$2.700

Orden Servicio

1944

Apoyo Logístico par actividades protocolarias de la Rectoría con Autoridades Nacionales e

Internacionales.


$6.983.211 482 220102-1-24435-20 $6.983.211 NA

Orden Servicio

2426

Apoyo Logístico para las diferentes actividades del V Encuentro Colombiano de Gestión Universitaria.


$12.464.000 13 220113-1-5112-20 $1.2464.000 NA

Contrato 5436

Prestación de servicios de Apoyo Logístico en las actividades requeridas para el adecuado

funcionamiento de las reuniones del Consejo Superior Universitario, el Consejo Académico, los

Proyectos de Operación Comercial y Rectoría de la Universidad Tecnológica de Pereira.


$62.753.600 513-13

220102-1-24435-20 220103-2-510705282-20 220104-2-32070545-20 220106-2-52070537-20

220111-2-320705621-20 220112-2-5207052312-

20 220112-2-5207052412-

20 220112-2-5207052712-

20 220113-1-5112-20

220112-2-5207052812-20

$62.753.600 NA

Orden Servicio

2817

Apoyo Logístico para eventos programados en el marco del Programa de Integración y Estímulos

para Docentes y Administrativos en concordancia con la Misión Institucional.


$6.000.000 1523 220102-1-24435-20 $6.000.000 NA

Orden Servicio

2906

Apoyo logístico y prestación de Servicios Especiales para el desarrollo de Consejo de

Rectores Recolombia y Rectores SUE.


$7.595.000 1523 220102-1-2443520 $7.595.000 NA

Orden Servicio

3242

Apoyo Logístico para actividades a realizar por la Maestría de Historia en el cierre de su

programación académica.


$6.965.000 13 220113-1-5112-20 $6.965.000 NA

Orden de Servicio

3468

Apoyo Logístico para las actividades a realizarse tanto en la Comunidad, como con las Directivas de

la Empresa.


$5.000.000 13 220113-1-5112-20 $6.500.000 Adición

$1.500.000

Orden de Servicio

2167

Apoyo Logístico para cubrir los eventos que se realicen desde la Rectoría, Vicerrectorías,

Facultades y Proyectos especiales.


$5.000.000 513 220107-2-320705113-20 $3.307.700 Reducción

$ 1.692.300

Orden de servicio

2350

Apoyo Logístico para el Desarrollo de talleres orientados al personal de Aguas y Aguas de

Pereira.


$3.932.080 13 220113-1-5112-20 $2.406.400 Reducción

$ 1.525.680

Orden de Servicio

1812

Apoyo Logístico para realizar reuniones Académico-Administrativas de la escuela de

Posgrados de la Facultad de Ciencias Ambientales.


$3.500.000 13 220113-1-5112-20 $3.500.000 NA

Orden de Servicio

2364

Apoyo Logístico en el evento IARTEM de la Facultad de Ciencias de la Educación dirigido a la

Comunidad Universitaria.


$5.000.000 13 220113-1-5112-20 $5.000.000 NA

Orden de Servicio

1765

Apoyo Logístico para el desarrollo de 5 talleres de Propiedad Intelectual en Biotecnología aplicada a

los sectores de Agroindustria y Salud. Mi Comuna S.A. $4.814.000 335 9001-2-420710143-10 $1.660.000

Reducción $3.154.000

Contrato 5449

Apoyo Logístico (salones, ayudas audiovisuales, servicio de comedor, entre otros), para el

desarrollo de las actividades del Consejo Superior Universitario, Consejo Académico, Consejos de Facultad, reuniones de carácter Académico o

Administrativo, actividades de Extensión.

Mi Comuna S.A. $35.604.787 513-13

220102-1-241032-20 220103-1-2421111-10

220111-2-510705292-20 220113-1-5112-20

$32.604.787

Reducción $3.000.000

Reintegra y Reduce $5.993.117

Contrato 5388

Apoyo Logístico para el desarrollo de Actividades del Consejo Superior, Académico de Facultades y

actividades de Extensión.

Global Operadora

Hotelera S.A.S $8.187.554 513

220102-1-241032-20 220103-1-2421111-10

220112-2-5207052812-20

$14.996.673

Adición $3.809.119

Adición $3.000.000

Orden de Servicio

454 Apoyo Logístico para el desarrollo de Rectores SUE

Global Operadora

Hotelera S.A.S $9.200.000 533 220101-1-24443-20 $9.200.000 NA

Orden de Servicio

2865

Apoyo Logístico para el desarrollo de actividades enmarcadas en el contrato firmado entre ASCUN y

la UTP para los XXV juegos Universitarios Nacionales Centro Occidente 2016.

Gloria Miled Ramírez

$5.596.000 13 220113-1-5112-20 $5.596.000 NA

Orden de Servicio

2861

Apoyo logístico para el desarrollo de los encuentros deportivos de los selectivos de la UTP

en los juegos Nacionales Universitarios.

Gloria Miled Ramírez

$6.775.000 1573-1574

220104-1-336314-20 220104-1-336314-10 220104-1-336314-20

$6.775.000 NA

Contrato 5431

Apoyo Logístico en las actividades requeridas para el adecuado funcionamiento de las reuniones del

Consejo Superior Universitario, el Consejo Académico, los Proyectos de Operación Comercial

y Rectoría de la Universidad Tecnológica de Pereira.

Maria Edilia Castaño Castaño

$36.930.928 513-12

220113-1-5112-20 220102-1-24435-20

220105-2-41070523-20 220111-2-320705621-20 220112-2-5207052812-

20

$10.864.350 Reintegro

$26.066.570

Orden de Servicio

3354

Apoyo Logístico en las diferentes actividades de fin de año que desarrolla la Vicerrectoría

Administrativa y Financiera para la comunidad Universitaria.

Luz Dary Peláez Uchima

$5.000.000 1752 220103-1-12122-10 $5.000.000 NA

Orden de Servicio

3401

Convocatoria Logística y protocolo de todas las actividades realizadas en el marco del contrato 178 entre la empresa Aguas y Aguas y la UTP.

Valeria Ruiz Salamanca

$5.000.000 5 220113-1-5111-20 $5.000.000 NA

Contrato / Orden


Valor Contrato/

Orden CDP Rubros Presupuestales

Valor Compromiso

(PCT) Observaciones

Orden de Servicio

3474

Logística de los eventos realizados para promocionar el avistamiento de aves en el

Departamento de Risaralda.

Cesar Alberto Castro Montoya

$6.000.000 5 220113-1-5111-20 $6.000.000 NA

Contrato 5384

Apoyo Logístico para el desarrollo de Actividades del Consejo Superior, Académico de Facultades y

actividades de Extensión.

Corporación Cultural y

Deportiva del Comercio

$11.507.300 513

220202-1-24103-20 220103-2-5107052102-

20 220112-2-5207052812-

20

$7.969.500

Adición $1.462.200 Reducción $5.000.000

Orden de Servicio

1198

Apoyo Logístico en el V encuentro de Egresados, en el encuentro de Docentes GIGEDE y en la

Reunión Curricular.

Claudia Lorena Morales Parra

$4.000.000 13 220113-1-5112-20 $4.000.000 NA

Orden de Servicio

831

Prestación de servicios Logísticos y de ayudas audiovisuales para el desarrollo de Talleres y

actividades dentro del marco del Proyecto Operador Regional IDT

Loma Multimedia S.A.S

$32.999.680 13 220113-1-5112-20 $32.999.680 NA

Orden de Servicio

2864

Apoyo Logístico para el evento " La Universidad que tienes en mente" del PDI.

Inneventos S.A.S $4.067.125 1608 220106-2-52070537-20 $4.067.125 NA

Orden de Servicio

3365

Apoyo Logístico y Técnico para desarrolla las actividades de Educación Ambiental, proceso de

formación con Lideres Sociales y Ambientales de la cuenca del rio Otún y lanzar campaña "Soy Otún".

Ambiegresados $19.651.105 13 220113-1-5112-20 $19.651.105 NA

Información SIRECI y PCT

OBS 4 – Directrices para contratación de servicios de hospedaje y apoyo logístico Se evidencia que no se tiene claridad sobre las directrices relacionadas con la contratación de servicios de hospedaje y apoyo logístico, salvo lo contemplado en la resolución 2577 de 2015 que trata de gastos de alimentación.

Riesgo relacionado: Aumento en gastos alimentación, alojamiento y comedor

Controles relacionados: Resolución 2577 de 2015

Prioridad del hallazgo: Medio

Comentarios del auditado: Diseñar un plan de capacitaciones presupuestado de acuerdo con los recursos disponibles, participando en los eventos indispensables para la entidad y reducir los costos de organización de eventos y capacitaciones, priorizando la participación y/o ejecución de los eventos mas relevantes.

5.6 Servicios públicos A continuación se presentan los consolidados de los consumos de los servicios públicos de energía y gastos de agua de las instalaciones de la Universidad del año 2016. Gráfico 14. Consumo consolidado de Energía según matriculas.

fuente: Gestión de Servicios Institucionales Gráfico 15. Consumo consolidado de Energía según mes

Fuente: Gestión de Servicios Institucionales

De acuerdo, a lo reportado el mayor mes de consumo de energía en el año fue febrero, agosto, septiembre y octubre.

Gráfico 16. Consumo consolidado de Agua según matriculas.


Gráfico 17. Consumo consolidado de Agua según mes


El mayor mes de consumo de agua fue febrero, septiembre y noviembre con un consumo promedio del agua 3755 m3.

De acuerdo con lo establecido en el Plan de Desarrollo de la Universidad en el objetivo de desarrollo informático y de comunicaciones se tiene contemplada la automatización y el mantenimiento de las edificaciones siguiendo los lineamientos de la Ley 697 de 2001, el Decreto3683 de 2003, la Resolución 180540 de 2010 (RETILAP) y la Resolución 90703 de 2013 (RETIE): -Implementación de sensores para control de horarios en el encendido y apagado de la iluminación en las edificaciones de la Universidad; Instalación de analizadores de redes en todos los tableros de baja tensión para controlar el consumo de energía en todas las edificaciones del Campus; Cambio del sistema tradicional de luminarias fluorescentes por luminarias tipo LED; Disminución del costo de energía eléctrica con el traspaso de la Universidad al tipo de usuario “NO REGULADO”; Elaboración de los estudios y diseños para la construcción de la línea 33 Kilovoltios que reducirá los costos por Kwh en el campus así como también la disminución en el consumo de combustible de la plantas de emergencia; Se encuentra en proceso de instalación y puesta en funcionamiento un sistema fotovoltaico de 20 KVA para la sede administrativa del Jardín Botánico el cual estaría en capacidad de alimentar toda la edificación desde el punto de vista eléctrico, (Proyecto de investigación Ingeniería Mecánica); El diseño lumínico de los espacios de la universidad se están realizando según los establecido en el RETILAP de forma que se pueda definir luminarias eficientes y se alcance el nivel lumínico de los espacios; Instalación de medidores de caudal y electroválvulas para controlar el consumo de agua en las edificaciones nuevas y en edificaciones intervenidas por mantenimiento o actualización funcional; Instalación de llaves tipo push o sensores que regulan el consumo de agua en los baños. (Información: Planeación, Gestión Servicios Institucionales

y Gestión Ambiental)

343363237

5762256077

610

0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000

Matrícula 535401 Principal

Matrícula 957332 CDV

Matrícula 180505 C.P.E.

Sede Ciencias Clinicas

Matrícula535401

Principal

Matrícula186924 Ed 15

Matrícula957332 CDV

Matrícula1545821Canchas

raquetball

Matrícula180505 C.P.E.

Matrícula187922 Lab de

Genética

Sede CienciasClinicas

Consumo (m3) 34336 3237 576 225 60 77 610

Consumo (m3) - Consumo Agua

OBS 1 – Consumo papel: Controles al consumo de Fotocopias de proyectos especiales

• Establecer controles por Almacén General que permitan hacer seguimiento al consumo de fotocopias en la Universidad, incluso de los servicios contratados por proyectos especiales.

OBS 2 – Consumo papel: Fotocopias

• Evaluar el motivo por el cual el consumo de fotocopias de las dependencias que superan en el cuarto trimestre el 100% del valor aprobado para la vigencia 2016, con el fin de ejercer mayor control en el consumo y ajustes en los casos pertinentes.

• Se debe evaluar las estadísticas de consumo de las fotocopias de la presente vigencia, con el fin de definir la proyección para el 2017 por dependencia.

• Establecer un informe que permita realizar trazabilidad al consumo de las diferentes dependencias por el nombre de la estructura organizacional; así mismo, al cobro que por concepto de fotocopias y papelería se hace a los proyectos especiales.

OBS 3 – Consumo papel: Resmas papel

• Evaluar el motivo del aumento del consumo de resmas de papel tamaño carta, con el fin de ejercer mayor control en el consumo y ajustes en los casos pertinentes.

OBS 4 – Directrices para contratación de servicios de hospedaje y apoyo logístico

• Establecer directrices sobre los servicios de hospedaje y apoyo logísticos contratados por la Universidad para su funcionamiento y los requeridos para los proyectos especiales.

• Diseñar el programa anual de capacitaciones de la institución y priorizar según las necesidades de la entidad. General

• Revisar la aplicabilidad de las estrategias formuladas del Manual de Plan de acción de austeridad para las Instituciones de Educación Superior, elaborado por el Viceministerio de Educación Superior de Ministerio de Educación (el cual fue enviado con el informe de segundo trimestre).

6. Recomendaciones

Documents

INFORME DE AUSTERIDAD 4to trimestre 2016 · comprendido entre el 01 de Octubre al 31 de Diciembre del año 2016 y análisis de datos anual vigencia ... Directiva Presidencial N°