Informe de Control Interno y de valoración del Riesgo€¦ · Web viewtico Efectivo Documentado Facilitación de documentos notariales digitalizados y su reproducción (nuevo)

Informe de Control Interno y de Valoración del Riesgo

Diciembre

2013

Dirección General del Archivo Nacional, Comisión de Control Interno

Resultados del ASCI y SEVRI 2013

20

ANTECEDENTES

Desde que se promulgó la Ley General de Control Interno en el año 2003, la Dirección General del Archivo Nacional ha incorporado entre sus acciones prioritarias, el proceso de autoevaluación del sistema de control interno y a partir del año 2006, el proceso de valoración del riesgo institucional.

Desde entonces, tanto para la Junta Administrativa y la Dirección General como para los jefes de departamento y el personal, el tema del control interno, constituye un factor determinante en la cultura organizacional y en la eficiencia interna.

Para llevar a cabo estos procesos se han implementado los instrumentos que ha recomendado la Contraloría General de la República, así como se han creado otros para profundizar en este análisis, aprovechando la investigación realizada de otras experiencias en instituciones del sector público, así como de la experiencia acumulada y la prioridad fijada en la institución.

En el caso del proceso de autoevaluación del sistema de control interno (ASCI), se han aplicado tradicionalmente los siguientes instrumentos:

la guía titulada “Guía para la autoevaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y las normas generales de control interno”, proporcionada y recomendada por la Contraloría General de la República. Por medio de la aplicación de esta guía se hace un análisis a partir de un conjunto de aspectos seleccionados para la valoración de cada uno de los componentes del control interno.

las matrices denominadas de “Otros criterios” y “Otros controles”. Estas matrices se aplican a un grupo de procedimientos estratégicos de la institución. Con la aplicación de estos instrumentos se facilita la reflexión y el análisis del estado de los aspectos más relevantes de cada procedimiento (formalidad del procedimiento, divulgación, conocimiento del personal, formación y capacitación del personal, actividades de control, acciones de coordinación, sistemas de información, cumplimiento del marco legal, entre otros) y un análisis de los tipos de control que incorporan, entre otros aspectos se valora la eficacia, eficiencia y oportunidad de cada uno de ellos.

En el año 2012 se aplicó el modelo recomendado por la Contraloría General de la República para medir el nivel de madurez del sistema de control interno institucional, dando como resultado un promedio general de 78 puntos, correspondiente a una valoración cualitativa de “Diestro”. Producto de la aplicación de este modelo, se formuló un plan de mejoras con once metas para fortalecer el sistema de control interno. Como referencia es importante mencionar que la máxima calificación del modelo es de 100 puntos y con una calificación de Experto, que es el nivel siguiente al obtenido.

Por su parte, en el proceso de valoración del riesgo institucional (SEVRI), se han implementado varias metodologías, todas apoyadas en una teoría básica de valoración del riesgo y en un instrumento diseñado en la herramienta Excel siguiendo esta teoría, la

20

cual incorpora la identificación del riesgo, sus causas y efectos, los controles existentes para enfrentar esos riesgos y propiamente la valoración, tomando como base las dos variables: la probabilidad de que ocurra el evento y el impacto que ocasionaría la materialización del riesgo identificado. Este análisis en la mayoría de los casos se ha realizado en el nivel de procesos de la institución y más recientemente se han realizado análisis comparativos de los riesgos y un nivel de mayor jerarquía como son los denominados riesgos institucionales.

En el año 2012 se realizó un análisis integral de los riesgos institucionales identificados y valorados como “Importantes” en el proceso del SEVRI 2011. En esta nueva valoración se identificaron un total de 8 riesgos, de los cuales uno resultó trivial, uno moderado, cinco importantes y uno intolerable. Para la mitigación de estos riesgos se establecieron veintitrés metas.

20

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Dada la prioridad del control interno en la institución, tanto el proceso de ASCI como el SEVRI se encuentran debidamente programados en el plan operativo institucional, a cargo de la Comisión de Control Interno, que en principio es liderada por el Planificador Institucional, sin embargo para el presente año no se contó con este apoyo profesional.

Con el fin de cumplir a cabalidad con estos dos procesos programados para el cuarto trimestre del año, se integra nuevamente la Comisión de Control Interno, en esta ocasión con los siguientes miembros:

Tabla 1: Integrantes Comisión Control Interno, 2013

Funcionario Cargo y dependencia

Guiselle Mora Durán Asesora Legal

Melissa Castillo Calivá Asistente de la Dirección

Ana Patricia Segura Solís Coordinadora, Unidad de Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias afines

Jorge Arturo Arias Eduarte Profesional, Departamento de Cómputo

Carmen Campos Ramírez Subdirectora General

Además de la Comisión de Control Interno, se organizan los equipos denominados Equipos de Enlace del proceso de ASCI y SEVRI. Los integrantes de estos equipos son seleccionados de los diferentes departamentos, de tal forma que el proceso tenga representación de todas las unidades administrativas y se promueva una mayor participación. Cabe señalar que son miembros y coordinadores de estos equipos de enlace los jefes de los departamentos.

A continuación se presenta la integración de los equipos de enlace por departamento:

Tabla 2: Integrantes de los Equipos de Enlace, 2013

Departamento Apellido Apellido NombreN°

Equipo1

Administrativo Financiero Chaves Ramírez Graciela 1Administrativo Financiero Morales Loría Adolfo 3Administrativo Financiero Sanabria Vargas Danilo 5Administrativo Financiero Sancho Luna Jordi 4Administrativo Financiero Vega Morales José Elías 2Archivo Histórico Alvarado Quesada Franklin José 2Archivo Histórico Barboza Quirós Rosibel 4Archivo Histórico Gómez Jiménez Javier José 1Archivo Histórico Méndez Mora Vinicio 5

20

Departamento Apellido Apellido NombreN°

Equipo1

Archivo Histórico Moya Jiménez Gabriela 3Archivo Histórico Romero Solano Daniela 4Archivo Notarial Cortés Gutiérrez Miguel 4Archivo Notarial De Franco Castro Gabriela 1Archivo Notarial Jiménez Monge Ana Lucía 2Archivo Notarial López Elizondo Mauricio 5Archivo Notarial Orozco Villalobos Rosa Isela 3Cómputo Arias Eduarte Jorge Arturo 2Cómputo Rodríguez Carballo Luis Carlos 5Cómputo Zeledón Solano Jorge Luis 3Conservación Bolaños Sánchez Miguel Alberto 2Conservación Calderón Delgado Marco Antonio 3Conservación Cruz Hernández Eimer 4Conservación García Quirós José Manuel 3Conservación Garro Zamora José Alberto 1Conservación Jiménez Salas Fabio Luis 5Dirección General Calderón Rivera Marianela 2Dirección General Castillo Caliva Melissa 5Dirección General Herrera Brenes Maureen Rebeca 3Dirección General Mora Durán Guiselle 4Dirección General Sánchez Coto Christian 1Servicios Archivísticos Externos Calvo López Denise 2Servicios Archivísticos Externos Carreras Herrero Camila 3Servicios Archivísticos Externos Marín Chacón Carolina 1Servicios Archivísticos Externos Otárola Sáenz Mellany 4Servicios Archivísticos Externos Valverde Guevara Ivannia 4

1 Este número de equipo se refiere a la integración de cinco equipos para aplicar la Guía General de Control Interno. (Ver más detalles en la metodología de trabajo.)

20

METODOLOGÍA DE TRABAJO

Con el oficio DG-693-2013 del 30 de setiembre de 2013, la señora Virginia Chacón Arias, Directora General, hace algunas sugerencias sobre los procesos ASCI y SEVRI 2013, tomando en cuenta los recursos disponibles y en particular, la ausencia de personal en la Unidad de Planificación Institucional, instancia líder de estos procesos.

En respuesta al oficio citado, la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General, remite el oficio SD-283-2013 del 03 de octubre de 2013, con una propuesta de trabajo para acometer ambos procesos.

A continuación se presenta la metodología de trabajo empleada:

Sobre el proceso de autoevaluación del sistema de control interno (ASCI)

1. Aplicación de la “Guía para la autoevaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y las normas generales de control interno”

La aplicación de esta guía estuvo a cargo de un equipo de funcionarios integrados a partir de los equipos de enlace de los departamentos, tal como se muestra en la columna “N° de Equipo”, de la tabla N° 2. Con esta integración se procuró la representación de todos los departamentos. Cada uno de estos equipos nombró a un coordinador.

A continuación se detalla la integración de estos equipos de trabajo:

Tabla 3: Equipos y Coordinadores, Componentes de Control Interno, 2013

N° de Equipo

Componente Control Interno Coordinador (a)

1 Aspectos Generales Graciela Chaves Ramírez2 Ambiente de Control Denise Calvo López3 Valoración del Riesgo Adolfo Morales Loría4 Actividades de Control Ivannia Valverde Guevara5 Sistemas de Información Danilo Sanabria Vargas1 Seguimiento Graciela Chaves Ramírez

Una vez cumplimentada la guía general por cada uno de los equipos en el componente asignado, tomando como referencia los resultados obtenidos en el año 2011, los resultados son enviados a los miembros de la Comisión de Control Interno para su revisión y observaciones. Seguidamente fue devuelta a los equipos respectivos con las observaciones finales.

Los resultados de esta aplicación se expusieron en la primera parte de la plenaria general, a cargo de cada coordinador, excepto el componente “Valoración del Riesgo”, a cargo del equipo N° 3, la que se presentó al final de la plenaria, una vez conocidos los resultados de la valoración del riesgo institucional.

20

2. Aplicación de las matrices “Otros criterios” y “Otros controles” a los procedimientos seleccionados.

Para la aplicación de estas matrices, se remitió el oficio SD-294-2013 del 09 de octubre de 2013, a los jefes de departamento, solicitando la propuesta de los dos procedimientos estratégicos para la eficiencia institucional. Con este propósito también se les hizo llegar el inventario de los procedimientos, además de completar la información sobre los procedimientos que han sido autoevaluados en los últimos cinco años.

Una vez que las jefaturas de los departamentos presentaron sus propuestas de procedimientos, que en algunos casos excedió la cantidad recomendada, los miembros de la comisión analizaron las propuestas y remitieron sus observaciones a los departamentos.

A continuación se presentan los procedimientos que finalmente fueron seleccionados para la autoevaluación y en consecuencia la aplicación de las dos matrices:

Tabla 4: Detalle de los Procedimientos por Autoevaluar, 2013

Departamento Detalle de los procedimientosAdministrativo Financiero

Licitación PúblicaLicitación AbreviadaReclutamiento y selección de personal interino en plazas vacantes

Archivo Histórico Elaboración de diagnósticos archivísticos de fondos documentales (nuevo)Reproducción de documentos históricos. (Se propone que este procedimiento unifique los siguientes procedimientos vigentes, en cuanto al mecanismo de reproducción: Fotocopia certificada de documentos históricos, Reproducción de documentos mediante fotocopia simple, Reproducción de documentos microfilmados a solicitud de usuarios, Reproducción digital de documentos históricos a solicitud de usuarios de la Sala de Consulta e Investigación y Reproducción analógica de fotografías históricas.

Archivo Notarial Facilitación de documentos notariales digitalizados y su reproducción (nuevo)Actualización de documentos notariales digitalizados (nuevo)Atención de usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial (nuevo)

Cómputo Inventario de equipo y licencias de cómputo del Archivo Nacional (nuevo)Instalación de programa de respaldosRespaldos institucionalesRespaldos de correos electrónicosRestauración de información de respaldos institucionales

Conservación Digitalización de documentos de conservación permanente (nuevo)Encuadernación de tomos de protocolos notariales

Servicios Archivísticos Externos

Transferencia de documentos electrónicos al Archivo Nacional (nuevo)Valoración documental

TOTAL: 17 Procedimientos

20

La aplicación de las matrices estuvo a cargo de los equipos de enlace de los departamentos, liderados por sus jefaturas.

Igualmente que con la guía general, los resultados de la aplicación de estas matrices, fueron presentados en la plenaria general.

En cuanto a la matriz de “Otros criterios”, se facilitó a los departamentos un modelo con un total de 11 aspectos básicos, en los cuales las opciones de respuesta dadas corresponden a Sí, No, Parcial y No Aplica. Igualmente los equipos de enlace en cada departamento y según la naturaleza de los procedimientos por autoevaluar tenían la posibilidad de adicionar otros aspectos, incluido la desagregación del último aspecto relacionado con el cumplimiento de la normativa vigente.

En este modelo se incorporaron aspectos relacionados con la formalización del procedimiento, actividades de control, actividades de coordinación, sistemas de información, documentos y registros, conocimiento del procedimiento y entrenamiento del personal para su ejecución, cumplimiento de la normativa, incluidos los plazos y los principales riesgos identificados.

Si las respuestas brindadas a cada aspecto corresponden a Parcial y No, se solicita la incorporación de una medida correctiva, con la programación debida en cuanto a cronograma propuesto y responsables.

Por su parte la matriz de “Otros controles”, al igual que en procesos anteriores de ASCI, tiene como propósito inventariar todos los puntos de control del procedimiento, analizando los siguientes aspectos: responsable de la actividad de control, si es un control de inicio, durante o al final del procedimiento, si es manual o automatizado y si es efectivo o queda documentado. Por su parte, se analizan tres indicadores del control: eficacia (grado de cumplimiento del control), eficiencia (relación entre los esfuerzos y recursos invertidos y sus resultados) y oportunidad (momento en que se lleva a cabo la actividad de control).

El análisis de estas actividades de control es muy importante, sobre todo para garantizar que queden debidamente formalizados en los procedimientos; por lo que cuando se presentan a la Unidad de Planificación las propuestas de procedimientos nuevos o actualizaciones de aquellos que han sido autoevaluados, se requiere la presentación de los resultados obtenidos en esta matriz.

Sobre el proceso de valoración del riesgo institucional (SEVRI)

3. Aplicación de la herramienta de identificación, análisis y valoración del riesgo institucional

En esta oportunidad se propone hacer una revisión de los resultados obtenidos en los procesos anteriores 2010, 2011 y 2012, con el fin de valorar nuevamente los criterios de probabilidad e impacto, así como la ejecución de las medidas aprobadas para la mitigación de los riesgos identificados.

20

Con tal propósito, los miembros de la Comisión de Control Interno organizan en un único archivo en la herramienta Excel, el análisis y los resultados obtenidos en los procesos de SEVRI de los años indicados, haciendo llegar a cada departamento sus propios riesgos así como aquellos que se denominaron institucionales o compartidos.

Los equipos de enlace en los departamentos procedieron a la revisión de los resultados de años anteriores y a realizar la nueva valoración para el 2013.

Para cada riesgo identificado se utilizó como parámetros para su valoración la siguiente escala de valores para la probabilidad y el impacto:

Tabla 5: Parámetros para la valoración de los riesgos

Probabilidad ImpactoNivel Calificación Nivel Calificación

1 Remoto 1 Insignificante2 Poco probable 2 Bajo 3 Probable 3 Moderado4 Muy probable 4 Significativo5 Casi cierta 5 Crítico

Los miembros de los equipos de enlace realizaron una nueva valoración del riesgo con ambos parámetros, para lo cual utilizaron como criterios orientadores los que se indican en las tablas 6 y 7, referentes a la probabilidad y el impacto respectivamente:

Tabla 6: La probabilidad, criterios cualitativos y cuantitativos

Nivel Descripción Criterio cualitativo Frecuencia Estimación cuantitativa

1 RemotaPuede ocurrir pero en circunstancias excepcionales o extraordinarias.

Una vez cada diez años o más. Entre 0% y 10%

2 Poco probable Puede ocurrir alguna vez, pero es muy dudoso.

Una vez cada dos o cinco años. Entre 10% y 40%

3 Probable Puede ocurrir alguna vez en el futuro. Una vez al año. Entre 40% y 70%

4 Muy probable Puede ocurrir varias veces en el futuro.

Varias veces en un año. Entre 70% y 90%

5 Casi cierta Puede ocurrir en la mayoría de las circunstancias.

Una o más veces en un mes. Entre 90% y 100%

20

Tabla 7: El impacto, criterios cualitativos y cuantitativos

Nivel Descripción Criterio general

1 Insignificante Atrasos menores en la consecución del objetivo.Efecto insignificante en el proceso.

2 Bajo Causa un problema administrativo interno de fácil solución.Atrasos moderados en la consecución de un objetivo.

3 Moderado Causa un daño en la imagen institucional.Causa un problema administrativo interno de costosa solución.

4 SignificativoImpide brindar un servicio.Puede provocar denuncias de clientes.Pérdida económica.

5 Crítico

Causa daño físico.Provoca consecuencias legales.Incumplimiento de objetivos institucionales.Pérdida económica significativa.Pérdida o deterioro del patrimonio documental.

De la suma de los puntos asignados del nivel para la probabilidad (del 1 al 5) y el impacto (del 1 al 5), se obtiene la calificación cualitativa del riesgo, según el siguiente detalle:

Tabla 8: Calificación de los riesgos y los puntos totales, 2013

Cantidad de puntos

Calificación del Riesgo

Hasta 4 Trivial5 Tolerable

De 6 a 7 ModeradoDe 8 a 9 Importante

10 Intolerable

Los archivos electrónicos con los resultados del SEVRI fueron revisados previamente por los miembros de la Comisión de Control Interno, así como los riesgos identificados como compartidos o institucionales, fueron analizados e integrados en un solo archivo, de tal forma que facilitara el análisis y la presentación en la plenaria general.

Los resultados obtenidos en el SEVRI se presentan también en la plenaria general. En el caso de los riesgos compartidos o institucionales fueron presentados por los miembros de la Comisión de Control Interno, mientras que los riesgos específicos de los departamentos son presentados por algún miembro del equipo de enlace o su jefatura.

De acuerdo con la metodología propuesta, para aquellos riesgos valorados como moderados, importantes e intolerables, es necesario establecer una o más acciones que permitan mitigar los riesgos, con la debida programación en cuanto a cronograma propuesto y responsables.

20

Sobre la plenaria general

Tradicionalmente se ha incorporado en la metodología de trabajo, la denominada plenaria general, que es un espacio dedicado a la presentación de los resultados obtenidos en el ASCI y el SEVRI, a cargo de los equipos de enlace y de los miembros de la Comisión de Control Interno. Igualmente participan en esta plenaria las señoras Directora y Subdirectora General.

Además de analizar los resultados obtenidos, también se acuerdan las acciones de mejora del control interno y de mitigación de los riesgos, sobre todo en las denominadas metas compartidas entre dos o más departamentos o instancias administrativas. Se hace énfasis en la redacción y alcance de las metas, de tal forma que la expectativa de lo que debe hacerse sea del conocimiento de todos. En este ejercicio se valora la disponibilidad de los recursos y las prioridades institucionales, sobre todo por la presencia de la autoridad institucional.

4. Programa de la plenaria general

Para orientar el trabajo en la plenaria general, se destina por lo menos una semana a esta actividad, en el caso particular se estableció la semana comprendida entre el 18 y el 22 de noviembre, durante todo el día; excepto el día miércoles 20 que no se realizó la actividad.

El trabajo de la plenaria general, se organiza en dos partes: las actividades del ASCI y las del SEVRI, aproximadamente un 50% del tiempo para cada uno de estos procesos.

En términos generales, las actividades realizadas se detallan a continuación:

Tabla 9: Programa de la Plenaria General, 2013

Jornada Actividad ResponsableDía: lunes 18 de noviembreMañana Palabras introductorias Virginia Chacón Arias

Explicación de la metodología de trabajo ASCI Carmen Campos RamírezPresentación de los resultados de la Guía para la autoevaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y las normas generales de control interno

Graciela Chaves RamírezJorge Arturo Arias EduarteIvannia Valverde GuevaraDanilo Sanabria Vargas

Repaso de los procedimientos por autoevaluar por departamento

Carmen Campos Ramírez

Presentación de los resultados de los procedimientos autoevaluados por el DAF

Graciela Chaves RamírezElías Vega MoralesAdolfo Morales Loría

Tarde Presentación de los resultados de los procedimientos autoevaluados por el DAH y DAN

Javier Gómez JiménezCarmen Campos RamírezMauricio López ElizondoGabriela de Franco Castro

Revisión y ajuste a los documentos Comisión Control Interno

20

Jornada Actividad ResponsableDía: martes 19 de noviembreMañana Continuación de presentación de los resultados de

los procedimientos autoevaluados por el DANMauricio López Elizondo

Presentación de los resultados de los procedimientos autoevaluados por el DCOMP y DSAE

Jorge Arturo Arias EduarteIvannia Valverde Guevara

Tarde Presentación de los procedimientos autoevaluados por el DSAE y DCONS

Ivannia Valverde GuevaraMarco Antonio Calderón Delgado

Revisión y ajuste a los documentos Comisión Control InternoDía: jueves 21 de noviembreMañana Explicación de la metodología de trabajo SEVRI Carmen Campos Ramírez

Presentación de los riesgos institucionales Melissa Castillo CaliváGuiselle Mora Durán

Tarde Presentación de los riesgos institucionales Melissa Castillo CaliváGuiselle Mora Durán

Presentación de los riesgos de DAF, DAH y DAN Graciela Chaves RamírezJavier Gómez JiménezMauricio López Elizondo

Revisión y ajuste a los documentos Comisión Control InternoDía: viernes 22 de noviembreMañana Presentación de los riesgos de DSAE y DCONS Ivannia Valverde Guevara

Marco Antonio Calderón Delgado

Tarde Presentación de los riesgos de DCOMP Luis Carlos Rodríguez CarballoJorge Arturo Arias Eduarte

Presentación de los resultados de la Guía General, componente Valoración del Riesgo

Adolfo Morales Loría

Palabras de cierre Virginia Chacón Arias

20

PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL ASCI

5. Análisis de los componentes de Control Interno

Este análisis se realiza a partir de la aplicación de la Guía para la autoevaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y las normas generales de control interno, la cual consta de 255 aspectos autoevaluados, de los cuales el 98.4% resultó satisfactorio con respuestas Sí y algunos No Aplica. Por su parte, se registraron 4 aspectos con respuesta Parcial, lo que representa el 1.6% del total.

Tabla 10: Resultados Generales por Componente de Control Interno, 2013

Componente Cantidad de aspectos

Tipo de respuestaCantidad

de medidasSi, No aplica % Parcial,

No %

Aspectos Generales 16 16 100 0 0 0Ambiente de Control 36 34 94 2 6 2Valoración del Riesgo 57 57 100 0 0 0Actividades de Control 58 56 97 2 3 2Sistemas de Información 70 70 100 0 0 0Seguimiento 18 18 100 0 0 0Totales 255 251 98,4 4 1,6 4

Gráfico 1: Resultados Generales por Componente de Control Interno, 2013

El detalle de los resultados en la aplicación de la Guía para la autoevaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y las normas generales de control interno, se pueden consultar en el Anexo 1 de este informe.

20

6. Autoevaluación de los procedimientos seleccionados

Tal como se enuncia en la tabla 4 de este informe, se seleccionaron diecisiete procedimientos para autoevaluar, de los cuales siete son procedimientos nuevos, es decir que no se encuentran descritos ni aprobados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Por su parte, los restantes 10 son procedimientos vigentes y que requieren en consecuencia producto de esta autoevaluación, una actualización.

6.1. Aplicación de la matriz de “Otros criterios”.

A continuación se presentan los resultados obtenidos de la aplicación de la matriz de Otros criterios, por departamento y para cada uno de los procedimientos:

Departamento Administrativo Financiero

Tabla 11: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAF)Aplicación de la matriz de “Otros Criterios”, 2013

Procedimientos Cantidad de aspectos



No %

Licitación Abreviada 17 12 71 5 29 5Licitación Pública 17 12 71 5 29 5Reclutamiento y Selección de Personal Interino en plazas vacantes

11 6 54,5 5 45,5 5

Totales 45 30 67 15 33 15

Departamento Archivo Histórico

Tabla 12: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAH)Aplicación de la matriz de “Otros Criterios”, 2013




No %

Elaboración de diagnósticos archivísticos de fondos documentales

11 6 54,5 5 45,5 5

Reproducción de documentos históricos en soporte digital

22 18 82 4 18 4

Totales 33 24 73 9 27 9

20

Departamento Archivo Notarial

Tabla 13: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAN)Aplicación de la matriz de “Otros Criterios”, 2013




No %

Facilitación de documentos notariales digitalizados y su reproducción (nuevo)

15 10 67 5 33 5

Actualización de documentos notariales digitalizados (nuevo)

17 10 59 7 41 7

Atención de usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial (nuevo)

14 9 64 5 36 5

Totales 46 29 63 17 37 17

Departamento de Cómputo

Tabla 14: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DCOMP)Aplicación de la matriz de “Otros Criterios”, 2013




No %

Inventario de equipo y licencias de cómputo del Archivo Nacional (nuevo)

11 7 64 4 36 4

Instalación de programa de respaldos

11 9 82 2 18 2

Respaldos institucionales 11 8 73 3 27 3Respaldos de correos electrónicos

11 5 45,5 6 54,5 6

Restauración de información de respaldos institucionales

11 9 82 2 18 2

Totales 55 38 69 17 31 17

20

Departamento de Conservación

Tabla 15: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DCONS)Aplicación de la matriz de “Otros Criterios”, 2013




No %

Digitalización de documentos de conservación permanente (nuevo)

12 5 42 7 58 7

Encuadernación de tomos de protocolos notariales

11 9 82 2 18 2

Totales 23 14 61 9 39 9

Departamento de Servicios Archivísticos Externos

Tabla 16: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DSAE)Aplicación de la matriz de “Otros Criterios”, 2013




No %

Transferencia de documentos electrónicos al Archivo Nacional (nuevo)

11 3 27 8 73 8

Valoración documental 11 6 54,5 5 45,5 5Totales 22 9 41 13 59 13

Todos los departamentos

Tabla 17: Resultados Generales, Todos los DepartamentosAplicación de la matriz de “Otros Criterios”, 2013

DepartamentoCantidad de procedimien

tos

Cantidad de aspectos

Tipo de respuesta Cantidad de

medidasSi, No aplica % Parcial,

No %

Administrativo Financiero

3 45 30 67 15 33 15

Archivo Histórico 2 33 24 73 9 27 9Archivo Notarial 3 46 29 63 17 37 17Cómputo 5 55 38 69 17 31 17Conservación 2 23 14 61 9 39 9Servicios Archivísticos Externos

2 22 9 41 13 59 13

Totales 17 224 144 64 80 36 80

20

Como se puede observar en la tabla N° 17, que incorpora el resumen de los resultados obtenidos para todos los departamentos, se analizaron un total de 224 aspectos, de los cuales el 64% obtuvo respuesta favorable o en su defecto, alguno de los aspectos no fue aplicable para el procedimiento en análisis. Por su parte el 36% de los aspectos analizados obtuvo resultados menos favorables, en particular con cumplimientos parciales o incumplimiento total, lo que motivó la formulación de 80 medidas correctivas.

Gráfico 2: Resultados Generales, Todos los DepartamentosAplicación de la matriz de “Otros Criterios”, 2013

6.2. Aplicación de la matriz de “Otros controles”.

Tal como se ha explicado en el apartado de la metodología para cada uno de los procedimientos, se aplica esta matriz.

Departamento Administrativo Financiero

Tabla 15: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAF)Aplicación de la matriz de “Otros Controles”, 2013

ProcedimientosCantidad

de Controles

Características de los controles

Inicio Durante Final Manual Automatico

Efectivo Documentado

Licitación Abreviada 34 14 19 1 33 1 16 18Licitación Pública 34 14 19 1 33 1 16 18Reclutamiento y Selección de Personal Interino en plazas vacantes

15 2 12 1 12 3 2 13

Totales 83 30 50 3 78 5 34 49

20

Departamento Archivo Histórico

Tabla 16: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAH)Aplicación de la matriz de “Otros Controles”, 2013


de Controles




Reproducción de documentos históricos

13 6 5 2 11 2 5 8

Elaboración de diagnósticos archivísticos de fondos documentales

4 1 2 1 4 0 0 4

Totales 17 7 7 3 15 2 5 12

Departamento Archivo Notarial

Tabla 17: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAN)Aplicación de la matriz de “Otros Controles”, 2013


de Controles




Facilitación de documentos notariales digitalizados y su reproducción (nuevo)

7 3 2 2 6 1 1 6

Actualización de documentos notariales digitalizados (nuevo)

8 6 0 2 7 1 1 7


14 9 0 5 13 1 2 12

Totales 29 18 2 9 26 3 4 25

20

Departamento de Cómputo

Tabla 18: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DCOMP)Aplicación de la matriz de “Otros Controles”, 2013


de Controles




Inventario de equipo y licencias de cómputo del Archivo Nacional (nuevo)

9 1 7 1 7 2 6 3

Instalación de programa de respaldos

7 1 4 2 6 1 4 3

Respaldos institucionales

5 0 4 1 5 0 5 0

Respaldos de correos electrónicos

2 1 1 0 2 0 1 1

Restauración de información de respaldos institucionales

5 1 3 1 4 1 4 1

Totales 28 4 19 5 24 4 20 8

Departamento de Conservación

Tabla 19: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DCONS)Aplicación de la matriz de “Otros Controles”, 2013


de Controles




Digitalización de documentos de conservación permanente (nuevo)

8 2 2 4 3 5 3 5

Encuadernación de la encuadernación de tomos de protocolos notariales

6 1 2 3 5 1 1 5

Totales 14 3 4 7 8 6 4 10

20

Departamento Servicios Archivísticos Externos

Tabla 20: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DSAE)Aplicación de la matriz de “Otros Controles”, 2013


de Controles




Transferencia de documentos electrónicos al Archivo Nacional (nuevo)

7 3 3 1 1 6 5 2

Valoración documental

6 2 2 2 6 0 0 6

Totales 13 5 5 3 7 6 5 8

Todos los departamentos

Tabla 21: Resultados Generales, Todos los DepartamentosAplicación de la matriz de “Otros Controles”, 2013

Departamento Procedimientos ControlesCaracterísticas de los controles

Inicio Durante Final Manual Auto1 Efectivo Docu2


3 83 30 50 3 78 5 34 49

Archivo Histórico

2 17 7 7 3 15 2 5 12

Archivo Notarial 3 29 18 2 9 26 3 4 25Cómputo 5 28 4 19 5 24 4 20 8Conservación 2 14 3 4 7 8 6 4 10Servicios Archivísticos Externos

2 13 5 5 3 7 6 5 8

Totales 17 184 67 87 30 158 26 72 1121 Se refiere al control automatizado.

2 Se refiere al control que queda documentado

Se analizaron un total de 184 controles contenidos en los 17 procedimientos seleccionados. Del total de controles se obtiene la siguiente distribución total por departamento, tanto en términos absolutos como relativos:

20

Gráfico 3: Resultados Generales, Todos los DepartamentosAplicación de la matriz de “Otros Controles”, 2013

Cabe destacar que los procedimientos con más controles analizados son los tres autoevaluados por el Departamento Administrativo Financiero, con 83 controles, lo que representa el 45% del total de controles analizados. Por su parte, el Departamento Servicios Archivísticos Externos registra el menor número de controles, ascendiendo a 13, lo que representa el 7% del total. Se enlistan a continuación los cinco procedimientos que incorporan la mayor cantidad de controles:

Tabla 22: Resumen de los cinco procedimientos autoevaluados con mayor cantidad de controles, 2013

Departamento Nombre del procedimiento Cantidad de controles

Administrativo Financiero Licitación Pública 34Administrativo Financiero Licitación Abreviada 34Administrativo Financiero Reclutamiento y Selección de Personal Interno en

Plazas Vacantes15

Archivo Notarial Atención de usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial (nuevo)

14

Archivo Histórico Reproducción de documentos históricos 13

Del total de controles, el 36% se realizan al inicio de la ejecución del procedimiento, 48% durante la ejecución y el 16% en la etapa final. Es razonable que el porcentaje mayor de controles ejecutados se registren en la ejecución propiamente del procedimiento, donde se concentra la mayor cantidad de sus actividades.

Por su parte, el 86% de los controles son manuales y el 14% es automatizado, lo que pone en evidencia la prevalencia de los controles manuales. Cabe destacar que los

20

procedimientos con más controles manuales son los de Licitación Abreviada y Licitación Pública. En cuanto a controles automatizados, los procedimientos Digitalización de Documentos de Conservación Permanente y Transferencias de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional, incorporan 5 cada uno. A continuación se muestran los cinco procedimientos que contemplan la mayor cantidad de controles manuales y automatizados:

Tabla 23: Resumen de los cinco procedimientos autoevaluados con mayor cantidad de controles manuales y cuatro automatizados, 2013

Departamento Nombre del procedimiento

Cantidad Controles Manuales

Departamento Nombre del procedimiento

Cantidad Controles Automáticos


Licitación Abreviada

33 Conservación Digitalización de Documentos de Conservación Permanente

5


Licitación Pública

33 Conservación Transferencias de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional

5

Archivo Notarial


13 Administrativo Financiero

Reclutamiento y Selección de Personal Interno en Plazas Vacantes

3


Reclutamiento y Selección de Personal Interino en Plazas Vacantes

12 Cómputo Inventario de equipo y licencias de cómputo del Archivo Nacional (nuevo)

2

Archivo Histórico

Reproducción de Documentos Históricos

11 Archivo Histórico

Reproducción de Documentos Históricos

2

Para la mayoría de los controles (61%) su ejecución implica la existencia de un documento que lo respalda e indica los resultados obtenidos.

En todos los casos, se consideró que los controles analizados cumplen con los criterios de eficacia, eficiencia y oportunidad, lo que denota un resultado muy satisfactorio en cuanto a los controles existentes en los procedimientos seleccionados.

Para mayor detalle de los resultados obtenidos en la aplicación de las matrices de “Otros criterios” y “Otros controles”, se pueden consultar en el Anexo 2 de este informe.

20

ACCIONES DE MEJORA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

7. Acciones relacionadas con la aplicación de la Guía General:

Detalle de la acción Trimestres ResponsablesI II III IVFinalizar la actualización del Manual del Funciones del Departamento de Servicios Archivísticos Externos y el Departamento Archivo Histórico y remitirlo a la Unidad Responsable de las competencias ocupacionales (Unidad de Gestión del Recurso Humano) y revisar y corregir las funciones de los demás departamentos. (Meta pendiente ASCI 2011)

x x x x DAF-RH y los departamentos

Solicitar a los departamentos DSAE y DAH la actualización de las funciones de cada uno de los puestos que no se han actualizado.

x x DAF-RH, DSAE y DAH

Redactar, tramitar y formalizar ante la Junta Administrativa del Archivo Nacional la aprobación de los siguientes procedimientos:DSAE:_Transferencia de documentos electrónicos al Archivo Nacional.DCOMP:_Inventario de equipo y licencias de cómputo del Archivo Nacional.DCONS:_Digitalización de documentos de conservación permanente.DAN:_Facilitación de documentos notariales digitalizados y su reproducción._Actualización de documentos notariales digitalizados._Atención de usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial.DAH: Elaboración de diagnósticos archivísticos de fondos documentales.

x x DSAE, DCOMP, DCONS, DAN, DAH

Revisar, actualizar y tramitar los siguientes procedimientos:DSAE:_Valoración documentalDCOMP:_Instalación de programa de respaldos_Respaldos institucionales_Respaldos de correos electrónicos_Restauración de información de respaldos institucionales

x x DSAE,DCOMPDCONSDAHDAF

20

Detalle de la acción Trimestres ResponsablesI II III IVDCONS:_Encuadernación de tomos de protocolos notarial.DAH:

_Reproducción de documentos históricos en soporte digital (se propone que unifique los siguientes procedimientos en cuanto al mecanismo de reproducción:Fotocopia certificada de documentos históricos.Reproducción de documentos mediante fotocopia simpleReproducción de documentos microfilmados a solicitud de usuarioReproducción analógica de fotografías históricasReproducción digital de documentos históricos a solicitud de los usuarios de la Sala de Consulta e InvestigaciónDAF:_Licitación Abreviada y Pública_Reclutamiento y selección de personal interino en plazas vacantes.

8. Acciones relacionadas con la aplicación de la matriz Otros Criterios:

Detalle de la acción Trimestres Responsables ObservaciónI II III IV

Actualizar el procedimiento Licitación Pública y remitirlo a los departamentos de la institución para su conocimiento.

x x DAF Incluida en las metas de la Guía General, destacar su divulgación en los departamentos

Actualizar las políticas del procedimiento Licitación Pública de manera que queden uniformes tomando como referencia las políticas aprobadas por la Junta Administrativa para el procedimiento de Contratación Directa.

x x DAF Incluida en las metas de la Guía General, destacar la actualización de las políticas

Incorporar como política en el procedimiento Licitación Pública en casos calificados, la necesidad de contar con un criterio experto que brinde los términos de referencia, inspección en la ejecución y recepción de bienes y servicios, así como incorporar las previsiones presupuestarias para ese objetivo, si debe contratarse externamente.

x x DAF y departamentos cuando se requiera criterio externo

Incluida en las metas de la Guía General, destacar la actualización de las políticas y la previsión presupuestaria

Actualizar el procedimiento Licitación Pública e incluir la actividad de verificación de cumplimiento del artículo 8 Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa.

x x DAF Incluida en las metas de la Guía General, destacar la actividad de verificación de cumplimiento del

20


artículo 8 Reglamento LCA

Incluir como política en el procedimiento Licitación Pública la delimitación de las responsabilidades del encargado o supervisor de contrato, cuando se cuenta con una persona o empresa contratada como inspector o supervisor externo.


Actualizar el procedimiento Licitación Abreviada y remitirlo a los departamentos de la institución para su conocimiento.

x x DAF Incluida en las metas de la Guía General, destacar su divulgación en los departamentos

Actualizar las políticas del procedimiento Licitación Abreviada de manera que queden uniformes tomando como referencia las políticas aprobadas por la Junta Administrativa para el procedimiento de Contratación Directa.


Incorporar como política en el procedimiento Licitación Abreviada en casos calificados, la necesidad de contar con un criterio experto que brinde los términos de referencia, inspección en la ejecución y recepción de bienes y servicios, así como incorporar las previsiones presupuestarias para ese objetivo, si debe contratarse externamente.

x x DAF y departamentos cuando se requiera criterio externo

Incluida en las metas de la Guía General, destacar la actualización de las políticas y la previsión presupuestaria

Actualizar el procedimiento Licitación Abreviada e incluir la actividad de verificación de cumplimiento del artículo 8 Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa.

x x DAF Incluida en las metas de la Guía General, destacar la actividad de verificación de cumplimiento del artículo 8 Reglamento LCA

Incluir como política en el procedimiento Licitación Abreviada la delimitación de las responsabilidades del encargado o supervisor de contrato, cuando se cuenta con una persona o empresa contratada como inspector o supervisor externo.


Redactar y tramitar la aprobación del procedimiento Reclutamiento y Selección de Personal Interino en Plazas Vacantes.

x x x DAF Incluida en las metas de la Guía General

Incluir el procedimiento Reclutamiento y Selección de Personal Interino en Plazas Vacantes en el compendio de procedimientos cuando sea aprobado por la JAAN.

x DAF Incluida en las metas de la Guía General, destacar la incorporación en el compendio de procedimientos

Brindar seguimiento semanal ante el Departamento de Gestión Institucional de

x x x x DAF

20


Recursos Humanos del Ministerio de Cultura y Juventud a los procesos de nombramientos interinos que se estén tramitando.

Divulgar y analizar, una vez aprobado por la JAAN, el procedimiento Reclutamiento y Selección de Personal Interino en Plazas Vacantes en conjunto con los funcionarios de la Unidad de Recursos Humanos.

x DAF

Solicitar al Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MCJ comunicar los plazos de aprobación de los procedimientos con mayor anticipación al Archivo Nacional, con el fin de contactar de manera oportuna al nuevo funcionario.

x DAF

Redactar y tramitar la aprobación del procedimiento Elaboración de Diagnósticos Archivísticos de Fondos Documentales.

x x DAH Incluida en las metas de la Guía General

Incluir el procedimiento Elaboración de Diagnósticos Archivísticos de Fondos Documentales, en el compendio de procedimientos cuando sea aprobado por la JAAN.

x DAH Incluida en las metas de la Guía General, destacar la incorporación en el compendio de procedimientos

Incorporar las actividades de control requeridas al procedimiento Elaboración de Diagnósticos Archivísticos de Fondos Documentales.

x x DAH Incluida en las metas de la Guía General, destacar los controles

Elaborar un instrumento normalizado que incluya cada uno de los elementos del diagnóstico archivístico de los fondos documentales. Plantillas en Excel y estructura del diagnóstico.

x x DAH

Incorporar los documentos necesarios al procedimiento Elaboración de Diagnósticos Archivísticos de Fondos Documentales.

x x DAH Incluida en las metas de la Guía General, destacar los documentos y registros

Redactar y tramitar la aprobación del procedimiento Reproducción de Documentos Históricos.

x x DAH Incluida en las metas de la Guía General

Una vez que la Junta Administrativa comunique la aprobación del procedimiento Reproducción de Documentos Históricos, se incorporará en el compendio de procedimientos del DAH.

x DAH Incluida en las metas de la Guía General, destacar la incorporación en el compendio de procedimientos

Incorporar en la propuesta del procedimiento Reproducción de Documentos Históricos todas las actividades de control requeridas.

x x DAH Incluida en las metas de la Guía General, destacar los controles

20


Analizar la viabilidad técnica de reproducir los documentos históricos por medio del soporte digital e incorporar las actividades necesarias en la propuesta del procedimiento.

x x DAH, DCONS, DCOMP

Redactar y tramitar la aprobación del procedimiento Atención de Usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial.

x x DAN Incluida en las metas de la Guía General

Una vez aprobado el procedimiento Atención de Usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial, incorporarlo al compendio.

x x DAN Incluida en las metas de la Guía General, destacar la incorporación en el compendio de procedimientos

Definir y confeccionar el recibo de comprobante de revalidación de recibo de tomo de protocolo en el procedimiento Atención de Usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial.

x x DAN

Poner en conocimiento el procedimiento Atención de Usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial, de quienes lo aplican una vez aprobado.

x DAN

Identificar el o los principales riesgos del procedimiento Atención de Usuarios en el Módulo de Información y Servicios del Departamento Archivo Notarial, y sus principales consecuencias.

x x DAN Incluida en las metas de la Guía General, considerar los riesgos

Redactar y tramitar la aprobación del procedimiento Facilitación de Documentos Digitalizados y su Reproducción.

x x DAN

Una vez aprobado el procedimiento, Facilitación de Documentos Digitalizados y su Reproducción incorporarlo al compendio.


Definir y redactar los documentos y registros que apoyan el procedimiento Facilitación de Documentos Digitalizados y su Reproducción.

x x DAN Incluida en las metas de la Guía General, destacar los documentos y registros

Poner en conocimiento el procedimiento Facilitación de Documentos Digitalizados y su Reproducción, de quienes lo aplican una vez aprobado.

x DAN

Identificar el o los principales riesgos del procedimiento Facilitación de Documentos

x x DAN Incluida en las metas de la Guía

20


Digitalizados y su Reproducción, y sus principales consecuencias.

General, considerar los riesgos

Redactar y tramitar la aprobación del procedimiento Actualización de Documentos Notariales Digitalizados.

x x DAN Incluida en las metas de la Guía General

Una vez aprobado el procedimiento Actualización de Documentos Notariales Digitalizados, incorporarlo al compendio.


Definir el documento idóneo por el cual la empresa autorizada para la digitalización de tomos de protocolo informa que realizó la actualización.

x x DAN Incluida en las metas de la Guía General, destacar los documentos

Poner en conocimiento el procedimiento Actualización de Documentos Notariales Digitalizados, de quienes lo aplican una vez aprobado.

x DAN

Identificar el o los principales riesgos del procedimiento Actualización de Documentos Notariales Digitalizados, y sus principales consecuencias.

x x DAN Incluida en las metas de la Guía General, considerar los riesgos

Analizar y definir la instancia competente que garantice la autenticidad de los documentos notariales digitalizados por medio de una comisión interdisciplinaria.

x x DAN, DAH, DCOMPDCONS DG (AL)

Solicitar a la Junta Administrativa incluir en el costeo del proceso de digitalización de tomos de protocolo notarial, la contratación de una persona que se dedique a las diferentes actividades del procedimiento de digitalización.

x x DAN

Redactar y tramitar para su aprobación el procedimiento Inventario de Equipamiento Tecnológico.

x DCOMP Incluida en las metas de la Guía General

Redactar y tramitar para su aprobación el procedimiento Inventario de Equipamiento Tecnológico e incorporarlo en el compendio de procedimientos.

x DCOMP Incluida en las metas de la Guía General, destacar la incorporación en el compendio de procedimientos

Elaborar los documentos y registros que apoyarán el procedimiento Inventario de Equipamiento Tecnológico.

x DCOMP Incluida en las metas de la Guía General, destacar los documentos y registros

Dar a conocer el procedimiento Inventario de x DCOMP

20


Equipamiento Tecnológico a todos los funcionarios que participan en su ejecución.

Solicitar a la Unidad de Planificación no proceder con la aprobación del procedimiento Respaldos de Correos Electrónicos, con el fin de actualizarlo a la luz de los nuevos cambios en el uso y administración del correo electrónico.

x x DCOMP

Actualizar el procedimiento Respaldos de Correos Electrónicos para que sea aprobado por la Junta Administrativa y poder incorporarlo al compendio.

x x x DCOMP Incluida en las metas de la Guía General, destacar la incorporación en el compendio de procedimientos

Incorporar al procedimiento Respaldos de Correos Electrónicos, mecanismos de control.

x x DCOMP Incluida en las metas de la Guía General, destacar los controles

Actualizar el procedimiento Respaldos de Correos Electrónicos a la luz de los nuevos cambios efectuados en la administración del correo electrónico.

x DCOMP Incluida en las metas de la Guía General, destacar los cambios en la administración de este servicio.

Divulgar a todos los funcionarios el procedimiento Respaldos de Correos Electrónicos, una vez que sea aprobado.

x DCOMP

Instruir a los funcionarios sobre la nueva herramienta de respaldos de correos institucionales.

x DCOMP

Modificar el procedimiento Respaldos Institucionales a la luz de los nuevos cambios tecnológicos SAN (dispositivo de almacenamiento masivo, por sus siglas en inglés) y de los aplicativos de respaldos institucionales.

x DCOMP Incluida en las metas de la Guía General, destacar los cambios en el almacenamiento masivo de información

Aplicar un cambio del aplicativo (software Data protector) para la generación de respaldos institucionales en forma automática de la información.

x DCOMP

Aplicar el instructivo y las bitácoras de respaldos institucionales con los nuevos aplicativos.

x DCOMP

Modificar el procedimiento Instalación de Programa de Respaldos a la luz de los nuevos cambios tecnológicos y de los aplicativos utilizados.

x DCOMP Incluida en las metas de la Guía General, destacar los cambios tecnológicos y los aplicativos

Realizar un inventario actualizado del equipo de x x x x DCOMP

20


cómputo con el software instalado, además de mantenerlo actualizado periódicamente.

Actualizar el procedimiento Encuadernación de Tomos de Protocolos Notariales, incorporando el diseño para el control de la entrega, flujo, mantenimiento y devolución de tomos de protocolo notarial para su encuadernación, una vez que se realice la actualización de la microfilmación o digitalización.

x DCONS Incluida en las metas de la Guía General, incorporar el diseño para el control de la entrega, flujo, mantenimiento y devolución de tomos de protocolo notarial para su encuadernación

Incluir en el instrumento Control de Trabajos Individuales Asignados en el Departamento de Conservación, la entrega, mantenimiento y devolución de los tomos para ser encuadernados.

x DCONS

Redactar y tramitar la aprobación del procedimiento Digitalización de Documentos de Conservación Permanente.

x DCONS Incluida en las metas de la Guía General

Incorporar en el procedimiento Digitalización de Documentos de Conservación Permanente, al compendio de procedimientos que debe llevar cada departamento una vez que sea aprobado por la Junta Administrativa.

x DCONS Incluida en las metas de la Guía General, destacar la incorporación en el compendio de procedimientos

Describir el procedimiento Digitalización de Documentos de Conservación Permanente e incorporar las actividades de control.

x DCONS Incluida en las metas de la Guía General, destacar los controles

Elaborar un manual o instructivo técnico que contenga las especificaciones técnicas del procedimiento Digitalización de Documentos de Conservación Permanente.

x DCONS, DCOMP, DAH

Dar a conocer a todos los funcionarios el procedimiento Digitalización de Documentos de Conservación Permanente, una vez que se encuentre aprobado.

x DCONS

Capacitar a los funcionarios del Departamento de Conservación en el uso y operación del escáner que se utilizará para el escaneo de documentos de conservación permanente.

x DCONS

Analizar y definir la instancia competente que garantice la autenticidad de los documentos de conservación permanente digitalizados por medio de una comisión interdisciplinaria.

x x DCONS, DCOMP, DAH, DAN, DG (AL)

Incluida en las metas del DAN

Actualizar el procedimiento Valoración Documental e incorporar las actividades de

x x x DSAE Incluida en las metas de la Guía

20


control que se establecieron en la Resolución 01-2013 y en la actualización de la Guía de Trámites publicada en setiembre del 2013.

General, destacar los controles que se establecieron en la Resolución 01-2013 y en la actualización de la Guía de Trámites publicada en setiembre del 2013

Incorporar en la actualización del procedimiento Valoración Documental las actividades de coordinación con otras dependencias internas y externas en la aplicación del procedimiento, principalmente que las que tienen que ver con el SNA.

DSAE Incluida en las metas de la Guía General, destacar las actividades de coordinación, en particular las que tienen que ver con el SNA

Analizar los sistemas de información y otras soluciones informáticas que puedan ser aplicadas para mejorar y facilitar el procedimiento Valoración Documental.

x x x DSAE

Actualizar el procedimiento Valoración Documental e incorporar los instrumentos e instructivos publicados en la Gaceta Digital 179 de 18 de setiembre de 2013.

x x x DSAE Incluida en las metas de la Guía General, incorporar los instrumentos e instructivos publicados en la Gaceta Digital 179 de 18 de setiembre de 2013

Insistir ante el Ministerio de Cultura y Juventud y la STAP sobre la creación de plazas de profesionales en historia y archivística que refuercen el personal a cargo del proceso de valoración documental en el DSAE.

x x CNSED y JAAN

Actualizar el procedimiento de Valoración Documental e incorporar en el apartado de políticas los plazos establecidos en la nueva metodología.

x x x DSAE Incluida en las metas de la Guía General, incorporar políticas sobre plazos

Redactar y tramitar la aprobación del procedimiento Transferencias de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional.

x x x DSAE, DCONS, DAH, DCOMP

Incluida en las metas de la Guía General

Incorporar el procedimiento Transferencias de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional, en el compendio de procedimientos, una vez aprobado por la Junta Administrativa.

x DSAE, DCONS, DAH, DCOMP

Incluida en las metas de la Guía General, destacar la incorporación en el compendio de procedimientos

Considerar e incorporar todas las actividades de control que se consideren necesarias en la redacción del procedimiento Transferencias de

DSAE, DCONS, DAH, DCOMP

Incluida en las metas de la Guía General, destacar los controles

20


Documentos Electrónicos al Archivo Nacional.

Coordinar la redacción del procedimiento Transferencias de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional, entre los departamentos de Cómputo, Archivo Histórico, Servicios Archivísticos Externos y Conservación.


Incluida en las metas de la Guía General

Revisar y actualizar los sistemas de información que apoyan el procedimiento Transferencias de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional.


Divulgar a los funcionarios que participan en la ejecución del procedimiento Transferencias de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional, una vez aprobado por la Junta Administrativa.


Capacitar a los funcionarios que participan de la ejecución del procedimiento Transferencias de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional.


Identificar e incorporar en la redacción del procedimiento Transferencia de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional, los riesgos a que se expone no solo el área que realiza la recepción de la transferencia de documentos electrónicos, sino también los riesgos de seguridad en repositorios, en facilitación de documentos, entre otros.


Incluida en las metas de la Guía General, considerar los riesgos en la recepción de los documentos, seguridad de repositorios y facilitación.

Seguidamente se presenta una tabla que muestra el resumen de las acciones acordadas para el fortalecimiento del sistema de control interno. En este resumen se consideran las observaciones indicadas en algunas de las metas en cuanto a su repetición, por lo que a nivel cuantitativo se excluyen para tener un total efectivo de las metas que finalmente se incorporarán al plan operativo institucional del 2014, una vez aprobadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

20

Tabla 24: Resumen de Acciones Acordadas, 2013

Tipos de Instrumentos Aplicados Cantidad de Acciones

Aplicación de la Guía General 4

Aplicación de la Matriz Otros criterios 28

Total 32

20

PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL SEVRI

9. Resultados del análisis de los riesgos compartidos

A continuación se presentan los riesgos denominados compartidos, en el tanto afectan a la institución y en algunos casos, a dos o más departamentos.

Es importante mencionar que estos riesgos se han identificado y analizado desde el año 2010, excepto el riesgo “Inexactitud de la información contenida en las bases de datos textuales de localización de documentos en los Archivos Histórico, Notarial e Intermedio.”, identificado en el año 2011.

Para la mitigación de estos riesgos se han definido un conjunto de acciones que se detallan en el Anexo N° 3 de este informe. Igualmente en este anexo se podrán conocer otros aspectos que caracterizan estos riesgos y permiten realizar la valoración, como lo son sus causas, efectos y los controles existentes.

Tabla 25: Resumen Riesgos Compartidos, ordenados por importancia, 2013

Riesgo Valoración del RiesgoProbabilidad Impacto Nivel

Pérdida de documentos e información en cualquier soporte (tradicional, electrónico, entre otros), con valor administrativo legal para las instituciones del Estado, parte de los cuales podrían tener valor científico cultural. (2010, 2011, 2012 y 2013)

Muy probable Significativo Importante

Presupuesto insuficiente para ciertas acciones estratégicas de máxima importancia: equipamiento, tecnológico, construcción y mantenimiento del edificio, vigilancia, conservación del patrimonio, proyección institucional, en general para gastos operativos, etc. (2010, 2011, 2012 y 2013)


Débil posicionamiento de la institución en el ámbito político nacional. (2010, 2011, 2012 y 2013)


Incumplimiento del Plan Operativo Institucional (y plan estratégico, incluido los planes para el fortalecimiento del control interno y mitigación de los riesgos. (2010, 2011, 2012 y 2013)


Deterioro del patrimonio documental (2010, 2011, 2012 y 2013)

Poco probable Crítico Moderado

Pérdida o extravío del patrimonio documental. Poco probable Crítico Moderado

20

Riesgo Valoración del RiesgoProbabilidad Impacto Nivel

(2010, 2011, 2012 y 2013)

Inexactitud de la información contenida en las bases de datos textuales de localización de documentos en los Archivos Histórico, Notarial e Intermedio. (2011, 2012 y 2013)

Probable Significativo Moderado

1. Resultados del análisis de los riesgos por departamento

Tal como se indicó en el apartado de la metodología, los equipos de enlace de los diferentes departamentos, además de analizar los denominados riesgos compartidos, también analizaron los riesgos identificados en sus departamentos, tomando como base los registros de los riesgos de los años 2010, 2011 y 2013, generando una nueva evaluación para el 2013.

A continuación se presenta un resumen de la cantidad de riesgos analizados en cada uno de los departamentos:

Tabla 26: Resumen de los Riesgos de los Departamentos, 2013

Departamento Cantidad Riesgos

Valoración del RiesgoTrivial Tolerable Moderado Importante Intolerable

Administrativo Financiero 19 2 10 7 0 0Archivo Histórico 4 1 1 2 0 0Archivo Notarial 10 8 1 1 0 0Cómputo 8 0 3 4 1 0Conservación 4 1 2 1 0 0Servicios Archivísticos Externos 15 2 5 5 3 0Dirección General1 10 0 8 2 0 0Total 70 14 30 22 4 01 En la Dirección General se excluyeron cuatro riesgos por no estar vigentes (construcción de la tercera etapa del edificio y la Contraloría de Servicios.

Se desprende de la tabla anterior que no se valoraron riesgos en la categoría de “Intolerable”. Del total de los riesgos identificados, se obtiene la siguiente distribución porcentual:

20

Gráfico 4: Distribución Porcentual de los Riesgos identificados en los Departamentos, 2013

Para la mitigación de los riesgos valorados como “Moderado” e “Importante”, se han definido un conjunto de acciones que se detallan en el Anexo N° 4 de este informe. Igualmente en este anexo se podrán conocer otros aspectos que caracterizan estos riesgos y permiten realizar la valoración, como lo son sus causas, efectos y los controles existentes.

A continuación se detallan los 26 riesgos que fueron valorados en los departamentos como “Moderados” e “Importantes”:

Tabla 27: Resumen de los Riesgos de los Departamentos, 2013Riesgos Moderados e Importantes

Departamentos Riesgos Nivel AccionesAdministrativo

FinancieroFalta de consolidación de la planilla de la institución Moderado 2Carencia de manuales y otros instrumentos técnicos para la gestión de los recursos humanos

Moderado 1

Sistema de información sobre actividades de capacitación desactualizado

Moderado 1

Que el Gobierno asigne recursos presupuestarios insuficientes

Moderado 1

No aplicación de los conocimientos adquiridos en el desempeño de las funciones por parte de los funcionarios que reciben capacitación

Moderado 2

Atrasos en el suministro de información sobre remuneraciones básicas para la toma de decisiones

Moderado 1

Incumplimiento de los plazos para la entrega de los Moderado 2

20

Departamentos Riesgos Nivel Accionescertificados de participación a las actividades de capacitación al CECADES

Archivo Histórico

Pérdida del patrimonio documental por falta de tratamiento archivístico de los documentos inéditos

Moderado 1

Pérdida o deterioro de documentos en soporte electrónico

Moderado 2

Archivo Notarial Ordenación tardía de los índices notariales Moderado 3

Cómputo

Posibilidad de ataques externos (hackers) hacia los servidores web por personas no autorizadas

Moderado 1

Que los servicios que brinda el Archivo Nacional por medio de Sistemas de información se vea desmejorado

Moderado 3

Que se presenten fallas en la infraestructura informática por antigüedad de los equipos

Moderado 1

Crecimiento acelerado del acervo documental digital

Moderado 1

Pérdida de información almacenada en la plataforma tecnológica

Importante 6

Conservación Errores en la restauración, microfilmación, encuadernación y reproducción de los documentos

Moderado 1

Servicios Archivísticos

Externos

Incumplir los plazos de respuesta a las gestiones de los CISED en materia de valoración documental

Moderado 3

Deficiente aplicación de criterios y confección de instrumentos para la valoración documental

Moderado 1

Incumplimiento de las recomendaciones y disposiciones que brinda el Archivo Nacional a las instituciones inspeccionadas

Moderado 3

Incumplimiento del artículo 132 del Reglamento a la Ley 7202 por parte de las instituciones del SNA, relativo a la vigencia de las tablas de plazos

Moderado 1

Incumplimiento o atrasos en la atención de las inspecciones

Moderado 1

Mala priorización de los documentos que deben transferirse de oficio al Archivo Nacional

Importante 2

Falta de apoyo político a los archivos públicos para el cumplimiento de la legislación archivística vigente

Importante 1

Incumplimiento de la normativa emitida por la CNSED por parte de las instituciones del SNA

Importante 3

Dirección General

Incumplimiento de las metas contenidas en los planes en la ASCI y el SEVRI

Moderado 1

La institución no cuenta con una estructura orgánica que le permita cumplir eficientemente con las funciones y objetivos que se le encomienden

Moderado 1

Total Acciones 46

20

Tabla 27: Resumen de las Acciones, 2013Riesgos Compartidos y de los Departamentos

Ámbito de los Riesgos Cantidad de Acciones

Compartidos 20

Departamentos 46

Total 66

Tabla 28: Resumen de las Acciones, 2013ASCI y SEVRI

Ámbito de aplicación de las acciones Cantidad de Acciones

Autoevaluación del Sistema de Control Interno (ASCI)

Aplicación de la Guía General 4

Aplicación de la Matriz Otros Criterios 28

Subtotal 32

Valoración del riesgo institucional (SEVRI)

Riesgos compartidos 20

Riesgos de los departamentos 46

Subtotal 66

Total 98

Documents

Informe de Control Interno y de valoración del Riesgo€¦ · Web viewtico Efectivo Documentado Facilitación de documentos notariales digitalizados y su reproducción (nuevo)