Diagnóstico Organizacional

Tania Yiseth Quintero VargasMayo 2016.

Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA)Especialización Tecnológica En Gestión Del Talento Humano Por

Competencias Metodología.

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Tabla de contenido

Objetivo General.....................................................................................................................4

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:................................................................4

II. ASPECTO ORGANIZACIONAL.....................................................................................4

Misión de la Organización:...............................................................................................4

Visión de la Organización:................................................................................................4

Valores de la organización..................................................................................................5

Entidades que la regulan:...................................................................................................5

¿Qué Normativa aplica en la Organización?......................................................................5

En caso de ser positiva la respuesta indique, cuales:..........................................................6

Mapa de Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo de la Organización:..................6

MAPA DE PROCESOS........................................................................................................7

ESTRATÉGICOS...................................................................................................................7

MISIONALES........................................................................................................................7

DE APOYO.............................................................................................................................7

Organigrama de la Organización:......................................................................................8

¿Cuenta con un modelo de gestión por competencias?.......................................................8

Relacione las etapas o subprocesos que desarrolla para la gestión del talento humano.....8

¿Cuáles son las formas de vinculación laboral utilizadas en la Organización?............9

¿Conoce el proceso de evaluación y certificación de competencias laborales?.................9

II. ASPECTO EDUCATIVO..................................................................................................9

¿Cuáles son los oferentes de formación para su talento humano?.............................9

¿Cuáles son las necesidades de capacitación que ha identificado?..................................10

III. COMUNICACIÓN.........................................................................................................10

¿Cómo se desarrolla la comunicación dentro de la organización?...................................10

IV. PODER, AUTORIDAD Y LIDERAZGO......................................................................10

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V. CONFLICTO..................................................................................................................10

¿Cómo se generan?...........................................................................................................10

¿Los conflictos están dados por los procesos?..................................................................11

¿Los conflictos están dados por las personas?..................................................................11

¿Se resuelven? ¿Se evaden?..............................................................................................11

VI. DESCRIPCIÓN DE CARGOS.......................................................................................11

La Organización cuenta con Manual de Funciones: SI _____ NO__X__........................11

En la empresa no se evidencia la existencia de un manual de funciones..............................11

VII. MOTIVACIÓN.............................................................................................................12

¿Existe un sistema que permite motivar el logro y el desempeño? SI _____ NO__X__. 12

¿Se tienen en cuenta otros factores como bienestar, beneficios y demás, que incentiven en un mayor sentido de pertenencia? SI _____ NO__X__...............................................12

VIII. CLIMA ORGANIZACIONAL....................................................................................12

¿Se han realizado estudios de clima organizacional?.......................................................12

IX. SINDICATOS.................................................................................................................13

¿Existe un grupo de trabajadores que vela por sus intereses de forma organizada?.........13

X. TOMA DE DECISIONES...............................................................................................13

¿Hay un nivel de autonomía para tomar decisiones?........................................................13

Conclusiones.........................................................................................................................14

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Objetivo GeneralDescribir la situación actual de la Organización como insumo para implementar la metodología de gestión del talento humano por competencias.

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:

Nombre:  Distribuidora Luis Alberto Preciado. LAP SASNit:  800.436.543-9Sector: Consumo masivoDirección:  Calle 71 No. 4 - 345Teléfono:  8 34 90 00Tipo de sociedad:  Sociedad por acciones simplificadasNúmero de empleados Directos: 180 Indirectos: 300Nombre del Gerente:  Santiago Preciado GonzálezCorreo electrónico:  LAP@lapsas.com.coNombre del Jefe de Recursos Humanos:  Carolina Prieto

II. ASPECTO ORGANIZACIONAL

Misión de la Organización: Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

Visión de la Organización:Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la distribución de productos de consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas.

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Valores de la organizaciónEstos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a nuestros clientes:

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y servicios.

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su bienestar general.

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo. Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel externo como interno con todos los grupos de interés.

 

Entidades que la regulan:Superintendencia de industria y comercio

 

¿Qué Normativa aplica en la Organización?

Código Sustantivo del Trabajo y tiene intención de certificarse en buenas prácticas de manipulación de alimentos.

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¿Cuentan con certificaciones de Sistemas Integrados de Gestión?

En caso de ser positiva la respuesta indique, cuales:

No  

¿A qué Organizaciones y Gremios pertenece?

Fenalco 

Enuncie las mejores prácticas (reconocimientos) desarrolladas por la Organización en sus procesos

Premio a la formalización del negocio, otorgado por Fenalco en el año 2010.

Relacione los indicadores de mayor relevancia, para medir los resultados de la gestión en la Organización.

Crecimiento Rentabilidad Participación en el mercado Rotación de inventarios Recuperación de cartera

Mapa de Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo de la Organización:

Al analizar la organización se evidencia la falta de un mapa de procesos, sin embargo se presume que de existir uno, se desarrollaría de la siguiente manera:

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MAPA DE PROCESOS

ESTRATÉGICOS

MISIONALES

GESTIÓN COMERCIAL GESTIÓN LOGÍSTICA

DE APOYO

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GESTIÓN DIRECTIVA

Dirección

Coordinación de Talento

Dirección de

Coordinación financiera y

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Organigrama de la Organización:

¿Cuenta con un modelo de gestión por competencias? SI _____ NO X

Observaciones:Al hacer el recorrido por la empresa y observar las diferentes situaciones que se presentaban, se puede evidenciar la inexistencia de un modelo de gestión por competencias.

Relacione las etapas o subprocesos que desarrolla para la gestión del talento humano

La organización no cuenta con un manual para los diferentes procesos y subprocesos que se desarrollan en esta área.

 

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JUNTA

Gerente GeneralSantiago Preciado González

Director Financiero y

AdministrativoRicardo Vargas

Director de Logística

Fernando Pérez

Coordinador Comercial y de

Mercadeo

Coordinadora de Talento Humano

Carolina Prieto

¿Cuáles son las formas de vinculación laboral utilizadas en la Organización?

Directos e indirectos

¿Conoce el proceso de evaluación y certificación de competencias laborales?SI___ NO X

Si la respuesta es SI, relacione las normas de competencia laboral en las que ha adelantado

el proceso

N/A

II. ASPECTO EDUCATIVO

¿Cuáles son los oferentes de formación para su talento humano?

No existe dentro de la organización un proceso de formación educativa para los colaboradores, esto debido precisamente a la poca relevancia que se le da al área de gestión de talento humano, ya que es esta la encargada de desarrollar todos estos programas.

¿Qué formación académica tienen sus colaboradores de acuerdo con los niveles

organizacionales?

Nivel profesional y tecnológico.

¿Cuáles son las necesidades de capacitación que ha identificado?

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Realmente son bastantes dentro de las cuales se pueden identificar: Trabajo colaborativo Servicio al cliente Comunicación interpersonal asertiva y afectiva Liderazgo organizacional Estrategias para enfrentar situaciones difíciles y tomar buenas decisiones.

Entre muchas otras.

III. COMUNICACIÓN

¿Cómo se desarrolla la comunicación dentro de la organización?

Dentro de la organización se evidencia la inexistencia de una comunicación clara y asertiva, generando de esta manera malas relaciones entre los directivos de los diferentes departamentos.

IV. PODER, AUTORIDAD Y LIDERAZGO

Definición de la línea de mando formal: las decisiones son tomadas por el gerente general, y los directores de las diversas áreas.Existencia de liderazgo ejecutivo: No existe.

V. CONFLICTO

¿Cómo se generan?

Los conflictos se generan por la falta de empoderamiento en cada uno de los cargos directivos, la falta de comunicación y la falta de un sistema que permita evaluar e incentivar los logros de cada colaborador en su área de trabajo, además de su respectiva evaluación de desempeño con el fin de implementar planes de mejoramiento encaminados a la eficacia del personal.

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¿Los conflictos están dados por los procesos?

En la empresa no existe un mapa de procesos, por lo que no es posible afirmar que los conflictos se dan debido a éstos, aunque por su ausencia, se puede deducir que es posible. La inexistencia del mapa de procesos está generando que los empleados sean ubicados por disposición de personas ajenas a estos procesos obedeciendo a criterios personales, lo que onlleva a una rotación de personal continua.

¿Los conflictos están dados por las personas?

Las organizaciones están conformadas por personas y son ellas quienes definen el rumbo de la empresa en cuanto al clima laboral (relaciones interpersonales), la falta de comunicación, el buen trato, el trabajo en equipo, la falta de un programa de bienestar y el poco o ningún interés por parte de los directivos por los procesos de gestión humana, ayudan se presenten con mayor frecuencia conflictos entre las diferentes áreas de la empresa.Existen dos variables de responsabilidad: En la primera se enmarcan los directivos, a quienes les puede atribuir la responsabilidad de ser gestores de conflicto debido a las políticas irresponsables que imponen. En la segunda Variable se encuentran los trabajadores subalternos, que cuentan con toda la disposición por aportar a la organización, pero las condiciones salariales, impedimentos para capacitación e inexistencia de incentivos, hacen que su energía se centre en buscar otras opciones incluso la competencia.

¿Se resuelven? ¿Se evaden?

Los conflictos dentro de la organización no son enfrentados debido precisamente a la falta de interés de las relaciones interpersonales dentro de la empresa.

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VI. DESCRIPCIÓN DE CARGOS

La Organización cuenta con Manual de Funciones: SI _____ NO__X__

En la empresa no se evidencia la existencia de un manual de funciones.

VII. MOTIVACIÓN

Se detecta que los trabajadores no reciben incentivos de ningún tipo. Sin duda la motivación es una parte fundamental dentro de la organización, ya que esta puede ayudar a que se mantenga buenas relaciones laborales y por ende conseguir las metas propuestas, en el caso de LAP, se desconoce que exista este importante aspecto y solo se limita a cumplir con los salarios dejando de lado la parte humana de las personas, es decir tratar con ellas sobre temas en los cuales les ayuda a crecer personal y profesionalmente.Se podría afirmar que no existe una relación de equipo de trabajo con los superiores, hechospor los cuales hay en la empresa personas que ni siquiera cumplen con el perfil del cargo y estas personas claramente no están motivadas y en tal sentido las acciones no siempre saldrán bien y acorde a los proyectos que como organización se planea.En ese sentido se recomienda:

¿Existe un sistema que permite motivar el logro y el desempeño? SI _____ NO__X__N/A

¿Se tienen en cuenta otros factores como bienestar, beneficios y demás, que incentiven en un mayor sentido de pertenencia? SI _____ NO__X__

N/A

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VIII. CLIMA ORGANIZACIONAL

¿Se han realizado estudios de clima organizacional?Si la respuesta es SI, relacione las acciones que se han adelantado y su impacto en la gestión del talento humano.

Si, se hizo un estudio de clima laboral, el año pasado, por el Aprendiz SENA, como parte de su etapa productiva, realizó una encuesta de la cual se tienen algunos datos, que serán revelados en su oportunidad al celebrarse el contrato de consultoría.

IX. SINDICATOS

¿Existe un grupo de trabajadores que vela por sus intereses de forma organizada?

No existe la figura del sindicato y teniendo en cuenta las dificultades presentadas sería lo más conveniente para canalizar sus inquietudes, hacerse oír, defenderse frente a eventuales amenazas y reivindicar sus aspiraciones, especialmente en la necesidad de un plan de formación, de carrera y de bienestar.

X. TOMA DE DECISIONES

¿Hay un nivel de autonomía para tomar decisiones?

Se identifica que todas las decisiones de compras y todo el manejo comercial son tomadas por el gerente general, por lo tanto las cabezas de área tienen una baja capacidad para tomar decisiones, sus capacidades de innovación y liderazgo están limitadas y esto hace que su empoderamiento sea mínimo.

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Conclusiones

Con base en los resultados obtenidos en el Diagnóstico, a continuación se plantean respetuosamente las conclusiones y algunas recomendaciones que serán la base para superar las debilidades más relevantes de la empresa.

Es claro que la organización cuenta con una estructura estratégica (misión, visión y valores corporativos), pero sin embargo esta no es coherente con la cultura que existe al interior de la empresa. La estructura estratégica debe estar en la capacidad de integrar a cada uno de sus colaboradores con los procesos misionales y esto se logrará involucrando, capacitando y empoderando a sus líderes de tal modo que ellos puedan realizar una planificación adecuada teniendo como guía la misión, visión y valores, mejorando las comunicaciones, las relaciones interpersonales (basadas en el respeto mutuo) e integrando los diferentes departamentos de la compañía, lo cual permitirá la creación de unas metas claras donde, tanto colaboradores como directivos, estén encaminados hacia la eficiencia, cumplimento de objetivos y un clima organizacional adecuado.

El gerente general debe permitir que el departamento de Talento Humano tenga una mayor participación dentro de la organización, para que así mismo fortalezca la comunicación y mejore el clima laboral que debe existir entre los jefes de cada área y los empleados.

Se hace necesario la creación del manual de funciones con cada uno de los roles de las personas que integran o integrarán la organización (establecer el cargo, las características que debe tener el candidato a ocupar el cargo y el presupuesto que se tiene para el pago del mismo), dentro de este mismo se debe identificar la necesidad de crear nuevos cargos y así mismo realizar la restructuración en el organigrama organizacional.

La organización debe crear el manual de procesos y procedimientos de la empresa, con el fin de establecer cada uno de los pasos que debe realizar cada departamento para un óptimo funcionamiento.

El departamento de Talento Humano debe crear el área de bienestar laboral y en compañía de la gerencia y los demás departamentos generar un plan de beneficios para crear una mayor motivación y satisfacción laboral a su cliente interno. Así mismo debe presentarle a la gerencia general un informe donde resalte la importancia de tener un plan de capacitación el cual permitirá por medio de la

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evaluación de desempeño promociones de ascensos o de mejoras para cada uno de los integrantes de la organización.

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