Embed Size (px)
Citation preview
1
INFORME DE GESTIÓN DIRECCION ADMIISTRATIVA
BOGOTÁ D.C.
2018
INFORME DE GESTIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO SG-SST RENDICIÓN DE CUENTAS
2
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 4
I - ESQUEMA SOBRE LOS REQUERIMIENTOS DEL DECRETO 1072 DE 2015 ........................................... 5
1. POLÍTICAS ................................................................................................................................................ 6
1.1. Seguridad y Salud en el Trabajo SST ............................................................................................ 6
1.2. Otras Políticas ................................................................................................................................. 6
2. ORGANIZACIÓN DEL SG-SST................................................................................................................. 8
2.1. Mapa de procesos ........................................................................................................................... 8
2.2. Representante del SG-SST ............................................................................................................. 9
2.3. Manual del SG-SST ......................................................................................................................... 9
2.4. Documentación y Control de Registros ...................................................................................... 10
2.5. Funciones y Responsabilidades .................................................................................................. 10
2.6. Organigrama .................................................................................................................................. 15
2.7. Rendición de Cuentas ................................................................................................................... 15
2.8. Capacitación .................................................................................................................................. 16
2.9. Competencias ................................................................................................................................ 17
2.10. Inducción y Reinducción .............................................................................................................. 17
2.11. Comunicación, Participación y Consulta .................................................................................... 18
3. PLANIFICACIÓN DEL SG-SST............................................................................................................... 18
3.1. Identificación de peligros ............................................................................................................. 18
3.2. Evaluación Anual del SG-SST ...................................................................................................... 19
3.3. Objetivos y Metas .......................................................................................................................... 20
3.4. Plan Anual de Trabajo ................................................................................................................... 20
3.5. Indicadores del SG-SST ................................................................................................................ 21
3.6. Recursos ........................................................................................................................................ 21
3.7. Requisitos Legales ........................................................................................................................ 22
3.8. Informe Dx Salud ........................................................................................................................... 23
4. APLICACIÓN ........................................................................................................................................... 24
4.1. Gestión de Peligros ....................................................................................................................... 24
4.2. Medidas de Prevención y Medicina Preventiva .......................................................................... 26
4.3. Preparación y Respuesta ante Emergencias .............................................................................. 28
4.4. Gestión del Cambio ....................................................................................................................... 28
3
4.5. Adquisiciones y Contrataciones .................................................................................................. 29
5. AUDITORÍA Y REVISIÓN ........................................................................................................................ 29
5.1. Auditorías ....................................................................................................................................... 29
5.2. Revisión de la Alta Dirección ....................................................................................................... 29
5.3. Acciones Preventivas y Correctivas ............................................................................................ 30
5.4. Investigación de Accidentes ........................................................................................................ 30
6. OTROS REQUERIMIENTOS DEL SG-SST ............................................................................................ 31
6.1. Reglamento Higiene y Seguridad Industrial ............................................................................... 31
6.2. Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST .......................................... 31
6.3. Comité de Convivencia Laboral CCL ........................................................................................... 32
II – FASES DE LA RESOLUCIÓN No. 1111 DE 2017 ..................................................................................... 32
CONCLUSIONES ............................................................................................................................................. 35
4
INTRODUCCIÓN
La Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación
Financiera (URF), fue creada mediante Decreto 4172 de 2011, como un organismo del orden nacional,
adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sin personería jurídica, con autonomía
administrativa y patrimonio independiente. Su estructura y planta de personal, fue modificada mediante
Decreto 1658 y 1659 de 2016, respectivamente.
La URF, tiene como objetivo principal la preparación de la normativa para el ejercicio de la facultad de
reglamentación en materia cambiaría, monetaria y crediticia y de las competencias de regulación e
intervención en las actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquiera otra relacionada con el
manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos captados del público, para su posterior
expedición por el Gobierno Nacional, dentro del marco de política fijado por el Ministerio de Hacienda
y Crédito Público y sin perjuicio de las atribuciones de la Junta Directiva del Banco de la República.
Ahora bien, mediante Decreto 1072 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamento del Sector Trabajo”, se definieron las directrices de obligatorio cumplimiento para realizar
la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), las cuales
deben ser aplicadas por los empleadores públicos o privados, los contratantes de personal bajo la
modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del
sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y además tener cobertura sobre los
trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión.
Por su parte, la Resolución 1111 de 2017 expedida por el Ministerio del Trabajo, estableció los
estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, estándares que
son el conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento de los
empleadores y contratantes.
Este Sistema se implementa en el marco del ciclo de mejoramiento continuo – PHVA, el cual hace
referencia a las siguientes fases: (i) Planear: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y
salud de los trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden
mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas, (ii) Hacer: Implementación de las
medidas planificadas, (iii) Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están
consiguiendo los resultados deseados y (vi) Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los
mayores beneficios en la seguridad y salud de los trabajadores.
A continuación, se presenta el informe correspondiente al estado de implementación del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la URF, en la vigencia 2018, de conformidad con el
marco normativo previamente citado.
5
I - ESQUEMA SOBRE LOS REQUERIMIENTOS DEL DECRETO 1072 DE 2015
SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
(SG-SST)
UAE - UNIDAD DE PROYECCIÓN NORMATIVA Y ESTUDIOS DE
REGULACIÓN FINANCIERA, URF
2018
POLÍTICAS SST
ORGANIZACIÓN DEL SG-SST
PLANIFICACIÓN DEL SG-SST
APLICACIÓN DEL SG-SST
AUDITORÍA Y REVISIÓN
OTROS REQUERIMIENTOS
DEL SG-SST
Representante del SG-SST
Manual del SG-SST
Funciones y Responsabilidades
Documentación y Control de Registros
Rendición de Cuentas
Capacitación
Comunicación, Participación y Consulta
Competencias
Inducción y Reinducción
Identificación de Peligros
Evaluación Anual SG-SST
Objetivos y Metas
Plan Anual de Trabajo
Recursos
Requisitos Legales
Informe Dx Salud
Gestión de Peligros
Medidas de Prevención y Medicina Preventiva
Preparación y Respuesta ante Emergencias
Indicadores del SG-SST
Gestión del Cambio
Adquisiciones y Contrataciones
Auditorías
Revisión Alta Dirección
Acciones Preventivas y Correctivas
Investigación Accidentes
COPASST
Comité Convivencia
Otras Políticas
Mapa de Procesos Organigrama
Reglamento HySI
6
1. POLÍTICAS
1.1. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo SST
La Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación
Financiera (URF), Entidad líder en proyección de normas, se compromete a estructurar e implementar
el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para sus servidores públicos, contratistas,
proveedores y visitantes, promocionando calidad de vida laboral.
Lo anterior, mediante la permanente identificación, evaluación, prevención y control de peligros y
riesgos, principalmente, biomecánicos, psicosociales y locativos; que puedan generar accidentes e
incidentes de trabajo, enfermedades laborales, eventos de acoso laboral y condiciones que puedan
ocasionar daños a la propiedad y al medio ambiente, reduciendo cuando sea posible la contaminación
asociada a nuestras actividades, mediante el cumplimiento de programas orientados al fomento de
una cultura preventiva y de auto cuidado, que mitigue los riesgos identificados.
Asimismo, la Dirección General de la Entidad, consciente de la importancia de mejorar continuamente
los procesos institucionales y específicamente las actividades relacionadas con la seguridad, salud en
el trabajo y ambiente, se compromete dentro de su capacidad operativa y presupuestal, a suministrar
el talento humano y los recursos para el establecimiento de los controles que aseguren el cumplimiento
de los requisitos legales vigentes aplicables.
Todos los servidores públicos de la Entidad, según su rol dentro del SG-SST, tendrán la
responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, salud y protección al medio
ambiente, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo; igualmente serán responsables de
notificar oportunamente todas las condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias
tanto para ellos mismos como para la Unidad.
Esta política se revisó y actualizó, con la participación del COPASST, el día 26 de abril de 2018, su
vigencia se revalida al momento de divulgarla y publicarla, además es referencia para establecer y
revisar los objetivos existentes en nuestra Entidad.
1.2. Otras Políticas
Es importante señalar que con ayuda del COPASST, el 01 de octubre de 2018, fueron actualizadas
las siguientes políticas del SG-SST, así:
a) Política de Medio Ambiente
La Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se compromete a
prevenir, controlar y minimizar los impactos ambientales de las actividades realizadas por la Entidad,
7
relacionados con aspectos tales como: consumo de energía eléctrica, generación de residuos sólidos,
consumo de agua, entre otros.
Para este propósito, la URF se acogerá a la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Hacienda
y Crédito Público, entidad en la cual opera, contenida en la Resolución 828 de 2006, definida como el
conjunto de actividades que coadyuvan a proteger, conservar y fomentar la preservación del medio
ambiente en la entidad.
Asimismo, la URF adelantará las acciones de coordinación necesarias con MINHACIENDA para la
realización de actividades que fomenten la adecuada gestión ambiental de las dos entidades y
adelantará campañas de sensibilización para los servidores que contribuyan a mejorar el desempeño
ambiental.
b) Política de Emergencias
La Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se compromete a
realizar las gestiones necesarias para articular su Plan de Emergencias con el del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, entidad en la cual opera, con el fin de llevar a cabo la preparación,
prevención y respuesta ante emergencias de cualquier naturaleza, a efectos de evitar que las
actividades desarrolladas ocasionen amenazas a la salud de los funcionarios, contratistas,
practicantes y partes interesadas, a través de una organización eficiente y sólida con capacidad de
respuesta, antes, durante y después de un suceso.
Así mismo, la URF se compromete a brindar capacitación a sus brigadistas y colaboradores para que
sean capaces de actuar oportunamente, promoviendo, salvaguardando y protegiendo la salud, la
integridad de los funcionarios, la conservación del medio ambiente, los equipos y la infraestructura.
La URF consciente de la responsabilidad que le asiste en la protección y promoción de la seguridad
de sus funcionarios y colaboradores, se compromete en el marco de la implementación de su Sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo, a participar en el simulacro anual de evacuación organizado por
la Secretaría de Educación del Distrito – SED, con el fin de fomentar la cultura de la prevención.
c) Política de Hábitos y Estilos de Vida Saludables
La Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, consciente de que
su activo más importante es el recurso humano, se compromete a través de campañas de
sensibilización y promoción de la salud, a fomentar los estilos de vida y hábitos saludables en el
entorno laboral, tales como la práctica regular de actividad física, la alimentación saludable y el no
consumo de tabaco, drogas y alcohol, entre otros.
Asimismo, la URF se compromete a incluir en su Plan de Bienestar Social e Incentivos, actividades
orientadas a mejorar la salud de sus colaboradores y a combatir el sedentarismo y los hábitos de
alimentación poco saludables, con el fin de disminuir factores de riesgo como la obesidad, diabetes y
enfermedades cardiovasculares.
En consecuencia, la URF:
8
Brinda herramientas de aprendizaje que permitan a los funcionarios de la URF, adoptar
buenos hábitos nutricionales a la vez que exploraran su creatividad.
Prohíbe el consumo de tabaco y sus derivados, en espacios cerrados y áreas de trabajo, en
cumplimiento de la Ley 1335 de 2009.
Prohíbe a sus servidores y colaboradores presentarse a trabajar bajo el efecto del alcohol,
drogas y/o sustancias alucinógenas y enervantes o que creen dependencia.
Apoya las actividades que promuevan la reactivación del sistema cardiovascular de los
funcionarios de la URF y la práctica de deporte de manera regular.
Promueve adecuados hábitos de sueño y descanso de los funcionarios.
En cuanto a esta última Política es importante señalar que reemplazó la Política de Alcohol, Drogas y
Tabaquismo, lo cual se realizó en el marco de la reunión sostenida con el COPASST el 01 de octubre
de 2018, para revisión de las políticas del SG-SST.
2. ORGANIZACIÓN DEL SG-SST
2.1. Mapa de procesos
A continuación, se muestran los procesos estratégicos, misional y de apoyo de la URF, para el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
9
2.2. Representante del SG-SST
Mediante Resolución No. 047 de fecha 02 de mayo de 2017, se designó como representante del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la URF, a la funcionaria Paola Patricia
Rodríguez Angulo, identificada con cédula de ciudadanía No. 39.577.276, quien se desempeña como
Asesora Código 1020, Grado 13 del Despacho del Director de la URF, en cumplimiento del artículo
2.2.4.6.8. del Decreto 1072 de 2015, el cual establece que es obligación de los empleadores asignar,
documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.
La responsable del Sistema ha asistido a múltiples capacitaciones avaladas por Positiva Compañía
de Seguros y la Universidad Manuela Beltrán, las cuales han sido programadas en el marco del Plan
de Capacitación del Sistema. Las capacitaciones son:
Curso de 50 horas del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Capacitación Internacional como entrenador Lúdico en SST avalado por la Universidad Científica
del Sur y Ludo Prevención Perú.
Capacitación en Lineamientos para la organización y estructura del SG-SST según el Decreto
1072 de 2015.
Capacitación en el Plan de Trabajo Anual del SG-SST y Asignación de Recursos.
Capacitación en Gestión para la Salud Psicosocial
Diseño de herramientas para la cadena de valor y caracterización de procesos en SST
2.3. Manual del SG-SST
El 01 de agosto de 2018 se realizó la actualización del Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo, de conformidad con los lineamientos establecidos por el Decreto 1072 de 2015
“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo” y la Resolución
1111 de 2017 expedida por el Ministerio del Trabajo, “la cual define los estándares mínimos del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes”.
El objetivo de dicho Manual es promover la salud de los trabajadores y prevenir las lesiones y
enfermedades laborales, a través de la implementación de un método lógico y por etapas cuyos
principios se basan en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), de conformidad con el
esquema del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la URF, (en adelante SG-
SST).
Por lo anterior, en este documento se establecen los lineamientos generales que regirán el SG-SST
en la URF, cuyo esquema se describe en las siguientes etapas:
Políticas Organización Planificación Aplicación
10
Auditoría y Revisión Otros Requerimientos del Sistema
El desarrollo articulado de estos elementos, permitirá cumplir con los propósitos del SG-SST, teniendo como
marco de referencia el tamaño y característica de la organización y como piedra angular, la identificación y
control de los peligros y riesgos asociados con la actividad desarrollada, con el fin de contar con
un entorno laboral seguro y saludable y mejorar el desarrollo de la misión institucional de la URF.
Finalmente es importante señalar, que para la prevención de los riesgos laborales es necesaria la integración
de las actuaciones de toda la Entidad, en todos los niveles jerárquicos, lo cual se traduce en la participación
activa de todos los miembros de la organización, según el rol asignado dentro del SG-SST.
2.4. Documentación y Control de Registros
Durante la presente vigencia se estructuró el Procedimiento para el Control de Documentos y
Registros, el cual tiene como objeto establecer los controles necesarios para la elaboración,
modificación, anulación y aprobación de los documentos que integran el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST de la URF.
Asimismo, busca establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST de la Entidad, en cuanto a su identificación,
almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición final.
El Procedimiento de Control de Documentos y Registros, aplica para todos los documentos del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG- SST de la URF, desde la detección
de la necesidad de elaborarlo o modificarlo hasta su difusión, administración y/o anulación.
Vale la pena señalar que la responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros
exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga
perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores; los conceptos de los
exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; los resultados de mediciones y
monitoreo a los ambientes de trabajo; los registros de las actividades de capacitación, formación y
entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo y los registros del suministro de elementos y equipos
de protección personal, son documentos los cuales deben ser conservados por un período mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la
entidad. Esta conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en
el Decreto 1072 de 2015, siempre y cuando se garantice la preservación de la información.
2.5. Funciones y Responsabilidades
La URF cuenta con la Resolución No. 237 del 29 de diciembre de 2017 “Por medio de la cual se
establecen los Roles, Responsabilidades y la Rendición de Cuentas en el marco del Sistema de
11
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de
Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera”.
En este orden de ideas, para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo, se establecen las siguientes responsabilidades que incluyen a todos los funcionarios de la
URF, así:
ROL RESPONSABILIDADES
Alta Dirección
Establecer, asumir y difundir las políticas del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo, SG-SST y comunicarlas al COPASST.
Tomar decisiones y asumir el liderazgo frente al SG-SST
Asegurar la participación de todos los trabajadores en la ejecución de las
políticas y asegurar que éstos cuenten con el tiempo y demás recursos
necesarios para este efecto.
Vigilar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Determinar y asignar recursos para el desarrollo del SG-SST, de acuerdo
con el presupuesto de la Entidad en cada vigencia y las necesidades
identificadas.
Controlar resultados del SG-SST y del Comité Paritario de Salud
Ocupacional COPASST.
Evaluar las recomendaciones emanadas del COPASST, para el
mejoramiento del SG-SST.
Responsable del SG-SST
Liderar el desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el
Trabajo SG-SST y el cumplimiento de las políticas y normas establecidas en
el mismo, mediante un Plan Anual de Trabajo para garantizar el
cumplimiento de sus objetivos.
Llevar la documentación y las estadísticas relacionadas con el Sistema de
Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.
Difundir a todos los niveles de la Unidad, las políticas y demás
documentación del SG-SST.
Revisar y sugerir a la Dirección la aprobación de las políticas de medicina,
higiene y seguridad, actividades y métodos del programa SG-SST
Participar en la investigación de accidentes de trabajo, revisar los informes
de los mismos y preparar recomendaciones preventivas, índices de
accidentalidad, informes, cuadros, gráficos etc.
Rendir cuentas en relación con su desempeño, como mínimo anualmente y
documentarlo.
Mantener disponibles y debidamente actualizados los documentos en
relación con el SG-SST.
Conocer el SG-SST y responsabilizarse por la implementación en sus áreas.
Liderar las actividades que le correspondan directamente y colaborar con
las indirectas.
12
ROL RESPONSABILIDADES
Subdirectores Técnicos
Asistir a las reuniones de capacitación e información, que se programen y
participar activamente en cada una de ellas.
Analizar los resultados del SG-SST en su área y presentar los indicadores
respectivos a la Subdirección Jurídica y de Gestión Institucional.
Promover una actitud positiva en todos sus trabajadores
Verificar el cumplimiento de las normas de Salud y Seguridad en el Trabajo
establecidas en la Unidad.
Dar instrucción completa a los trabajadores antes de asignar tareas y
asegurarse que cada uno conozca los usos y propiedades de los materiales,
herramientas y equipos que maneja.
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Proponer y participar en actividades de SST dirigidas a trabajadores y
directivos.
Vigilar el desarrollo de las actividades dirigidas al ambiente y al trabajador
que debe realizar la empresa de acuerdo con los factores de riesgo
prioritarios.
Visitar periódicamente los lugares de trabajo, e inspeccionar los ambientes,
máquinas, equipos y operaciones realizadas por los trabajadores en cada
área o sección, e informar al empleador sobre la existencia de factores de
riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.
Servir como organismo de coordinación entre el empleador y los
trabajadores en la solución de los problemas relativos a la SST.
Participar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales y proponer al empleador las medidas correctivas a
que haya lugar para evitar su ocurrencia.
Comité de Convivencia
Laboral
Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan
situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que
las soportan.
Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los
que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa
privada.
Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos
que dieron lugar a la queja.
Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución
efectiva de las controversias.
Formular planes de mejora y hacer seguimiento a los compromisos,
Presentar a la alta dirección de la entidad las recomendaciones para el
desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso
laboral.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones.
13
ROL RESPONSABILIDADES
Brigadistas
Conocer las características de la brigada de emergencias, acorde con el
nivel de riesgo y los recursos disponibles, que incluya la atención de
primeros auxilios.
Inspeccionar con la periodicidad que sea definida en el SG-SST, todos los
equipos relacionados con la prevención y atención de emergencias
incluyendo sistemas de alerta, señalización y alarma, con el fin de garantizar
su disponibilidad y buen funcionamiento.
Participar en las capacitaciones programadas de su competencia, de
acuerdo al Plan de Capacitación del SG-SST.
Conocer la ubicación de elementos contra incendio, así como mantener los
botiquines de primeros auxilios en buen estado, visibles, accesibles y
señalizados.
Dar inicio a la evacuación y hacer cumplir a la señal de evacuación
correspondiente.
Verificar que todas las rutas de evacuación se encuentren totalmente libres
de obstáculos.
Identificar a las gestantes y aquellas que puedan presentar discapacidad
para movilizarse y coordinar la prestación de ayuda en el momento.
Suministrar los primeros auxilios.
Coordinar el regreso del personal a las instalaciones después de un
simulacro o después de una situación real.
Participar activamente en conjunto con los demás brigadistas, líderes de
brigadas y coordinadores de emergencia.
Organizar las actividades de salvamento de bienes.
Funcionarios
Cumplir las normas y procedimientos de Salud y Seguridad en el Trabajo
establecidas en la Unidad
Informar a sus superiores o al Responsable del Sistema, sobre condiciones
y/o actos inseguros en los lugares de trabajo y presentar sugerencias para
su corrección.
Participar activamente en las reuniones de capacitación e información, que
se programen.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Colaborar con las directivas, el COPASST y el Comité de Convivencia
Laboral en las actividades a desarrollar.
Utilizar los elementos de protección personal que la Unidad le ha asignado
y mantenerlos adecuadamente dándole el uso debido.
Informar oportunamente los accidentes e incidentes de trabajo a la
Subdirección Jurídica y de Gestión Institucional – Proceso de Gestión
Humana.
Con el fin de que la totalidad de los funcionarios de la Unidad conocieran las responsabilidades que
tienen, de acuerdo a los roles que desempeñan en el marco del SG-SST, fueron socializadas dichos
14
compromisos, mediante memorando, de lo cual se dejó la respectiva evidencia. A continuación, se
presenta un cuadro resumen de los roles actuales de los servidores en el SG-SST de la URF, así:
FUNCIONARIOS URF ROL SUBDIRECCIÓN
Pedro Felipe Lega Gutiérrez Funcionario, Representante Legal
Dirección General
Ana María Prieto Ariza Funcionario, Subdirector Desarrollo de Mercados
Blanca Estela Martínez Herrera Funcionario Desarrollo de Mercados
Héctor Raúl Ronseria Guzmán Funcionario, COPASST, Comité de Convivencia
Desarrollo de Mercados
Henry Alexander Guerrero Galindo Funcionario Desarrollo de Mercados
Magda Mariana Aya Guerrero Funcionario, COPASST, Comité de Convivencia
Desarrollo de Mercados
Jose David Torres Jimenez Funcionario Desarrollo de Mercados
Diana Carolina Mesa Tellez Funcionario Desarrollo de Mercados
Juan Becerra Fajardo Funcionario Dirección General
Carolina Torres Caro Funcionario Jurídica y de Gestión Institucional
Claudia Consuelo Domínguez Garcés Funcionario, COPASST Jurídica y de Gestión Institucional
Carlos Andrés Garzón Valderrama Funcionario Jurídica y de Gestión Institucional
Ivonnie Edith Gallardo Gómez Funcionario, Subdirector Jurídica y de Gestión Institucional
Laura Paola Rojas Guerrero Funcionario Jurídica y de Gestión Institucional
Miguel Antonio González Pinzón Funcionario, Brigadista Jurídica y de Gestión Institucional
Nury Patricia Chávez Quiroz Funcionario Jurídica y de Gestión Institucional
Paola Patricia Rodríguez Angulo Funcionario Jurídica y de Gestión Institucional
Yury Paola Castañeda Pinzón Funcionario, Brigadista Jurídica y de Gestión Institucional
Camilo José Hernandez López Funcionario, Subdirector Regulación Prudencial
Daniel Camilo Quintero Castro Funcionario, Comité de Convivencia, Brigadista
Regulación Prudencial
David Leonardo Gutiérrez Casadiego Funcionario, COPASST Regulación Prudencial
Derenis Danielis López Meza Funcionario, Comité de Convivencia
Regulación Prudencial
Liliana Walteros Quiroga Funcionario Regulación Prudencial
Martha Teresa Durán Trujillo Funcionario Regulación Prudencial
Nicolás Fernando Torres Góngora Funcionario, Comité de Convivencia
Regulación Prudencial
Angela Camila Gamba Tiusaba Funcionario Regulación Prudencial
15
2.6. Organigrama
Se construyó el organigrama del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST,
donde se evidencia que este se implementa a partir de las directrices impartidas desde la Subdirección
Jurídica y de Gestión Institucional de la URF.
Rendición de Cuentas
Se profirió la Resolución 237 del 29 de diciembre de 2017 “Por la cual se establecen los Roles,
Responsabilidades y la Rendición de Cuentas en el marco del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios
de Regulación Financiera”.
Dicho acto administrativo establece que los responsables de la rendición de cuentas, del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la URF, serán los siguientes:
La Alta Dirección
La Responsable del SG-SST
El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)
El Comité de Convivencia Laboral (CCL)
Los Brigadistas
Los responsables deberán presentar un informe anual indicando en el marco de sus funciones dentro
del SG-SST, los propósitos que se cumplieron en el año, con base en las actividades realizadas y las
16
acciones que deben tomarse en la siguiente vigencia. Esta rendición de cuentas se deberá realizar a
través de medios escritos. La forma de presentación del informe podrá variar a elección del obligado.
2.7. Capacitación
Se realizó la actualización del Programa de Capacitación conforme a los requerimientos del SG-SST,
el cual tiene por objeto desarrollar las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias
fundamentales del recurso humano, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional,
mediante la entrega de conocimientos, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los
trabajadores y el mejoramiento en la prestación de los servicios.
Para cada una de las actividades se deja constancia mediante registros de asistencia para obtener
como resultado el porcentaje de participación de los funcionarios de la entidad, los cuales están
disponibles en el servidor de la URF.
Las capacitaciones programadas en el Plan de Capacitación para la vigencia 2018 se relacionan a
continuación:
Capacitación sobre las generalidades del SG-SST
Capacitación sobre roles, funciones y responsabilidades del COPASST
Taller de hábitos y estilos de vida y trabajo saludables
Clases de Acondicionamiento Físico
Socialización estrategias de intervención resultado Matriz IPEVR
Capacitación en higiene postural
Formación sobre las metodologías de investigación de ATEL y actividad práctica
Socialización Matriz de Requisitos Legales
Capacitación en funciones y responsabilidades en el SG-SST
Socialización Política del SG-SST
Socialización Programa Intervención del Riesgo
Herramientas Integrales del SG-SST
Prevención del Acoso Laboral
Técnicas de Rescate Vertical
Entrenamiento en pista: Técnicas de Rescate Vertical y Psicología de la Emergencias
Manejo de Materiales Peligrosos
Técnicas otro tipo de rescates
Técnicas de ataque contra incendio
Técnicas de Evacuación
Ejercicio práctico pre simulacro
Sistema Comando de Incidentes
Entrenamiento en Pista fuera de Bogotá
Capacitación en pausas activas
Capacitación en prevención del riesgo publico
Capacitación en reporte de actos y condiciones inseguras
17
2.8. Competencias
Se solicitaron las Licencias Ocupacionales de los profesionales de la ARL Positiva y de COMPENSAR,
que apoyaron la implementación del SG-SST de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de
Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera URF, los cuales se relacionan a
continuación:
a) Andrés Eduardo Casteblanco López, con Licencia de Prestación de Servicios en Seguridad y
Salud en el Trabajo como Administrador en Salud Ocupacional
b) Natalia Carolina Chaves Campaña, con Licencia como Profesional en fisioterapia Especialista
en Salud Ocupacional y Riesgos Laborales
c) Loelia Jamaica Velásquez con Licencia como Psicóloga Especialista en Gerencia en Salud
Ocupacional
d) Roxana Lorena Vesga Arias, con Licencia como Ingeniera Industrial Especialista en Salud
Ocupacional y Riesgos Laborales
e) Martha Lucia Nieto Navas, Médico Cirujano Especialista en Salud Ocupacional con Licencia
No. 4936 del 02/05/2013 otorgada por la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá.
f) Alexander Bustos Quintero, Optómetra Especialista en Prevención de riesgos Laborales con
Licencia No2516 del 06/03/2008 otorgada por la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá.
2.9. Inducción y Reinducción
En la vigencia 2018, se realizaron dos jornadas de inducción y reinducción, que comprendieron los
siguientes temas:
Capacitación sobre las generalidades del SG-SST
Capacitación en funciones y responsabilidades en el SG-SST
Socialización Política del SG-SST
Ejercicio práctico pre simulacro
Sistema Comando de Incidentes
Capacitación en pausas activas
Capacitación en Riesgo Biológico
Capacitación en prevención del riesgo publico
Capacitación en reporte de actos y condiciones inseguras,
Como evidencia de estas jornadas, se cuenta con los registros de asistencia los cuales reposan en la
carpeta virtual del SG-SST.
Por otra parte, se estructuró el Programa de Inducción y Reinducción del SG-SST la URF, para ser
ejecutado en la vigencia 2019, que consta de un documento en Word, un Excel y el Anexo de
Evaluación.
18
2.10. Comunicación, Participación y Consulta
Para este componente se estructuró el procedimiento de Participación, Comunicación y Consulta, cuyo
objetivo es asegurar una correcta comunicación de la información asociada al SG-SST, entre las
partes interesadas internas y externas de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección
Normativa y Estudios de Regulación Financiera - URF.
Este procedimiento aplica para las comunicaciones internas y externas que se requieran en el
desarrollo de las actividades de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y
Estudios de Regulación Financiera (URF).
3. PLANIFICACIÓN DEL SG-SST
3.1. Identificación de peligros
El 11 de abril de 2018, se actualizó la Matriz para la identificación de peligros, evaluación, valoración
de riesgos y determinación de controles de la URF, de conformidad con la norma GTC 45 de 2012, en
la cual se clasificaron los peligros de la siguiente manera:
Biológico
Físico
Químico
Psicosocial
Biomecánicos
Condiciones de seguridad
Fenómenos naturales
Para cada área de la Unidad se identificaron los siguientes peligros:
Presencia de microrganismos en el ambiente de trabajo
Exposición a radiaciones no ionizantes
Alta influencia de luz natural en ventanas con paneles o persianas
Adopción de posturas incorrectas frente al diseño del puesto de trabajo
Movimientos repetitivos
Factores intralaborales, extralaborales e individuales
Aquellos peligros relacionados con las condiciones de salud
Fenómenos naturales
19
Una vez identificados los peligros, se estructuró un plan de intervención de conformidad con los
resultados de la Matriz de para la identificación de peligros, evaluación, valoración de riesgos y
determinación de controles de la URF, el cual tuvo un porcentaje de cumplimiento del 94%.
Adicionalmente se actualizó el Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación, valoración de
riesgos y determinación de controles, por lo cual contamos con la Versión 01 del 11 de abril de 2018.
3.2. Evaluación Anual del SG-SST
Con apoyo de un profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo, se realizó auto-evaluación del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, de conformidad con los
lineamientos de la Resolución 1111 de 2017, la cual arrojó los siguientes resultados:
RESULTADOS
ELEMENTOS REVISADOS PESO % CUMPLE
TOTALMENTE NO CUMPLE
TOTAL
1. ORGANIZACIÓN (2,45%) 2,45% 1,96% 0,00% 2,45%
1.1. Generalidades 2,45% 1,96% 0,00%
2. PLANIFICACIÓN (22,5%) 22,55% 18,63% 0,98%
21,57%
2.1. Política Y Objetivos 2,94% 2,45% 0,49%
2.2 Peligros Y Riesgos 3,44% 2,46% 0,49%
2.3. Identificación y Evaluación de Requisitos Legales
2,94% 1,96% 0,00%
2.4. Copasst y Comité de Convivencia 2,94% 2,94% 0,00%
2.5 Accidentalidad y Enfermedad Laboral 2,94% 1,47% 0,00%
2.6. Identificación de Amenazas y Evaluación de la Vulnerabilidad
4,90% 4,90% 0,00%
2.7. Plan de Trabajo 2,45% 2,45% 0,00%
3. APLICACIÓN (60%) 60,00% 38,65% 5,08%
54,92%
3.1. Documentación 26,44% 23,39% 0,00%
3.2. Mediciones Ambientales Ocupacionales 6,10% 1,02% 0,00%
3.3. Gestión Integral del Riesgo 13,22% 3,05% 4,07%
3.4. Promoción y Prevención en Salud 14,24% 11,19% 1,02%
4. AUDITORIA Y REVISIÓN DE LA ALTA DIRECCIÒN (5%)
5,00% 2,15% 2,86%
2,15% 4.1. Auditoria 2,14% 0,00% 2,14%
4.2 Indicadores y Revisión por la Dirección 2,86% 2,15% 0,72%
5. MEJORAMIENTO (10%) 10,00% 0,00% 10,00% 0,00%
5.1 Gestión del Riesgo 10,00% 0,00% 10,00%
TOTALES 100,00% 61,38% 18,92%
RESULTADO GLOBAL DE CUMPLIMIENTO OBTENIDO 81,08%
20
Es importante señalar que se logró un avance de 10.08% de mejora en la calificación de la evaluación
del SGSST, con respecto a la evaluación realizada en la vigencia 2017, gracias a la ejecución de las
actividades programadas en el Plan de Trabajo Anual del SG-SST, así como el cumplimiento de las
normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento.
3.3. Objetivos y Metas
La Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación
Financiera (URF), en el marco de su Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, actualizó los objetivos
de la Política del SG-SST, así:
1. Realizar un diagnóstico inicial del estado de implementación del Sistema de Gestión de la
Seguridad en el Trabajo en la URF, con el fin de estructurar un plan de mejoramiento.
2. Identificar, evaluar, prevenir y controlar los peligros y riesgos asociados a la actividad
desarrollada por la URF.
3. Prevenir la aparición de Enfermedades Laborales en los servidores públicos de la URF,
provenientes de Desordenes Músculo Esqueléticos.
4. Mantener condiciones laborables adecuadas y controladas que redunden en el bienestar
psicosocial de los servidores públicos de la URF.
5. Mantener condiciones de seguridad adecuadas que mitiguen la ocurrencia de accidentes
laborales con afectación a la salud de las personas y la propiedad.
6. Asegurar el cumplimiento y correcta ejecución de las normas en Seguridad y Salud en el
Trabajo aplicables a la Entidad.
Es importante señalar que para los anteriores objetivos se establecieron metas e indicadores, al
finalizar la vigencia 2018, para ser implementados en la vigencia 2019.
3.4. Plan Anual de Trabajo
Se realizó la estructuración del Plan Anual de Trabajo del Sistema de Gestión de la Salud y Seguridad
en el Trabajo (SG-SST), el cual tiene como objetivo planificar y ejecutar todas las actividades
requeridas para la implementación, documentación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de
conformidad con la normatividad vigente.
El Plan Anual de Trabajo aplica a todos los funcionarios que presten servicios a la Unidad, se realiza
con base en el ciclo de mejoramiento continuo P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), y en él se
establece la planificación y ejecución de todas las actividades realizadas en el marco del SG-SST.
Asimismo, se fija un porcentaje de cumplimiento de las actividades allí programadas, para luego de
forma detallada mostrar cada una de ellas en un cronograma mes a mes, estableciendo los
21
responsables, los soportes o evidencias y las observaciones pertinentes. Para la vigencia 2018 se
obtuvo un porcentaje de cumplimiento del 100%.
3.5. Indicadores del SG-SST
De conformidad con el artículo 2.2.4.6.19. del Decreto 1072 de 2015, los indicadores son aquellos
mediante los cuales se evalúan la estructura, el proceso y los resultados del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo, además se debe hacer el seguimiento de los mismos, los indicadores
se clasifican en tres tipos:
a) Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos,
políticas y organización con que cuenta la entidad para atender las demandas y necesidades
en Seguridad y Salud en el Trabajo (artículo 2.2.4.6.20.).
b) Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del
SG-SST (artículo 2.2.4.6.21.).
c) Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el periodo
definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del
programa o del sistema de gestión (artículo 2.2.4.6.22.).
Por otro lado, la Resolución No. 1111 de 2015, determina en su artículo 15, cuáles son los indicadores
mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y a partir de diciembre de
2018, las entidades deberán llevar un registro de los mismos. Los indicadores estructurados para el
SG-SST de la URF, son los siguientes:
a) Indicador de cumplimiento SG-SST
b) Promedio de implementación de estrategias de prevención y control
c) Indicador de cumplimiento de actividades de prevención de enfermedades laborales
d) Reporte de actos y condiciones inseguras
e) Frecuencia de los accidentes laborales
f) Cumplimiento de Requisitos legales
Estos indicadores comenzarán a medirse en la vigencia 2019.
3.6. Recursos
Para la vigencia 2018, se ejecutó un total de CIENTO SETENTA Y SIETE MILLONES NOVECIENTOS
NOVENTA Y DOS MIL QUINIENTOS DIEZ PESOS ($ 177.992.510) M/CTE para la implementación
del SG-SST, como se muestra en la siguiente tabla:
22
3.7. Requisitos Legales
Se construyó un procedimiento de identificación y evaluación de los requisitos legales, el cual
establece que estos constituyen documentos externos que deben controlarse y mantenerse
preferiblemente en medio magnético para su revisión y consulta. Este procedimiento está determinado
por las siguientes etapas:
a) Identificación y acceso a las fuentes de información
b) Identificación de los requisitos legales y otros aplicables
c) Consulta y actualización de los requisitos legales y otros
d) Comunicación de los requisitos legales y otros
e) Evaluación del cumplimiento legal
f) Disposición final de los requisitos legales y otros
Los documentos pertinentes se controlan a través de la matriz de requisitos legales, la cual fue
actualizada el día 09 de septiembre de 2018. Esta matriz compila los requisitos normativos exigibles
a la Unidad acorde con sus actividades propias e inherentes, los cuales dan los lineamientos
normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), matriz que deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
aplicables.
No. TOTAL
1 141.306.213$
2 14.472.072$
3 597.000$
Aplicación de bateria
de instrumentos para
la evaluación de riesgo
psicosocial
1.144.776$
Apoyo en temas
asociados al SGSST12.000.000$
Apoyo en nutrición y
vida saludable4.366.949$
Entrenamiento fisico
y/o mental (clases de
yoga, kick
boxing,taichi, rumba
aerobics, clase
integral)
4.105.500$
177.992.510$
Salario Responsable del SGSST
Implementación
del SGSST
(Compensar)
CONCEPTO
4
5
TOTAL
Proyección de pago ARL
Exámenes médicos pre ocupacionales
de ingreso y exámenes ocupacionales
de egreso
Promoción de
habitos y estilos
de vida
saludable
23
3.8. Diagnóstico Salud
Se recibió el informe de diagnóstico en salud de los funcionarios de la URF, basado en la
determinación de los factores socio demográficos, los cuales fueron valorados por la empresa
COMPENSAR, a través de la recolección de datos de las historias clínicas correspondientes a los
exámenes periódicos realizados durante el mes de marzo de 2018 y la vigencia anterior. De
conformidad con los resultados de los exámenes practicados, la empresa COMPENSAR hizo entrega
de unas recomendaciones específicas y generales para cada funcionario de la Unidad.
Así las cosas, con los resultados de los exámenes practicados en la jornada ocupacional periódica y
los resultados de los exámenes ocupacionales de ingreso practicados, le fue entregado a cada
funcionario de la URF un memorando con las recomendaciones estipuladas por parte de la empresa
COMPENAR, con base en los resultados del examen de optometría, el examen especifico y los
exámenes generales, toda vez que fue necesario hacer el seguimiento en cumplimiento de los
requerimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Tabla 1. Porcentaje de posibles patologías en los trabajadores de la URF
PELIGRO TOTAL PORCENTAJE DE
TRABAJADORES
Sedentarismo 7 30%
Posturas forzadas 5 22%
Movimientos Repetitivos 3 13%
Estrés 3 13%
El porcentaje se calculó tomando como 100% las personas que participaron en los exámenes de la jornada
ocupacional (23 personas).
24
Tabla 3. Funcionarios que se sugiere ingresen a PVE.
No. FUNCIONARIO PVE
1 Camilo José Hernández López Visual
2 Carolina Torres Caro Desordenes Musculo - esqueléticos
3 Henry Alexander Guerrero Galindo Desordenes Musculo - esqueléticos
Visual
4 Miguel Antonio Gonzales Pinzón Visual
5 Nicolás Fernando Torres Góngora Desordenes Musculo - esqueléticos
6 Paola Patricia Rodríguez Angulo Desordenes Musculo - esqueléticos
7 Martha Teresa Durán Trujillo Cardiovascular
8 Daniel Camilo Quintero Castro Visual
9 Magda Mariana Aya Guerrero Desordenes Musculo - esqueléticos
10 Nury Patricia Chávez Quiroz Cardiovascular
Visual
11 Ivonnie Edith Gallardo Gómez Psicosocial
Cardiovascular
12 Yury Paola Castañeda Pinzón Psicosocial
Cardiovascular
Visual
13 Juan Becerra Fajardo Cardiovascular
4. APLICACIÓN
4.1. Gestión de Peligros
a) Actos y Condiciones Inseguras
En la vigencia 2018, se socializó el formato para el reporte de actos y condiciones inseguras y se
recibió el reporte de dos condiciones inseguras, que obedecen a temas de infraestructura. Asimismo,
la Unidad se encuentra gestionando con el Ministerio de Hacienda la corrección de las siguientes
condiciones inseguras:
Ventanas rotas
Ausencia de vidrios
Seguros de las ventanas en mal estado
Es importante indicar, que, al finalizar la vigencia, se señalizó todo el piso en el que opera la Unidad,
incluidos los espacios de botiquín, extintores, salidas de emergencia, entre otras. Aunado a lo anterior,
se publicó el mapa de evacuación. Estas medidas están orientadas a minimizar el riesgo de
accidentes al interior de la URF.
25
b) Aplicación de la Batería de Riesgo Psicosocial
Esta aplicación tiene como fin conocer los resultados de la medición de la evaluación de los factores
de riesgo psicosocial de los servidores de la URF, con el fin de desarrollar un programa de gestión de
riesgo psicosocial que permita identificar, evaluar, prevenir e intervenir en la exposición de dichos
factores.
Como resultado de esta aplicación, se realizaron dos tipos de intervención, una personalizada y otra
focal, de los cuales reposa informe en la carpeta respectiva.
c) Elementos de Protección Personal EPP
La URF cuenta con un informe de Elementos de Protección Personal emitido por un profesional en
Seguridad y Salud en el Trabajo, que tiene por objeto informar a la Entidad, si es aplicable en su caso,
el uso de Elementos de Protección Personal; según los parámetros establecidos en la normatividad
vigente y de acuerdo a la actividad económica de la Entidad
Dicho informe señala que las actividades desarrolladas por la URF son de carácter administrativo y
operativo que no generan exposición a peligros y riesgos en los que se deba hacer uso de elementos
de protección personal. Lo anterior, de conformidad con la jerarquización de los controles estipulados
en la Matriz de IPEVR, ya que no se evidencia recomendación respecto del uso de los mismos.
d) Mediciones Higiénicas
En la vigencia 2018, se realizó medición de luminarias en 10 puntos de la Entidad, medición que se
realizó con los siguientes objetivos:
1. Cuantificar los niveles de iluminación en las diferentes áreas y o puestos de trabajo donde se
identifique personal expuesto.
2. Identificar factores asociados con la iluminación de acuerdo con la complejidad de los
procesos, las condiciones de las instalaciones y de los puestos de trabajo, las características
de las máquinas y herramientas y las exigencias visuales de las tareas con respecto a los
sistemas de iluminación existentes.
3. Comparar los resultados obtenidos con los rangos establecidos en la legislación colombiana.
4. Presentar acciones de mejoramiento generales tendientes a que la Entidad garantice la
cantidad y calidad adecuada de iluminación, teniendo en cuenta los factores asociados con la
exposición de las tareas.
El informe de esta medición reposa en la carpeta digital del SG-SST.
e) Programa de Mantenimiento
En este componente se cuenta con un procedimiento para la realización de los mantenimientos al
interior de la URF y con los siguientes formatos de Inspección:
Inspecciones de botiquín
Inspección de extintores
Inspección pre – operacional
Inspección de orden y aseo
26
Asimismo, se cuenta con un programa anual de inspecciones que debe ser ejecutado con ayuda del
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST, en el marco del cual se realizaron
las siguientes inspecciones:
Inspecciones de botiquín fijo
Inspecciones de botiquín maletín
Inspección de extintores
Inspección locativa
Inspección de orden y aseo
f) Programa de Seguridad Vial
En el marco de este ítem la Unidad se encuentra estructurando su Programa de Seguridad Vial, para
lo cual recolectó información asociada al parque automotor, como mantenimiento de los vehículos,
revisión tecno-mecánica, multas, sanciones y recorrido de parqueaderos. Además, se aplicó una
encuesta de actores viales, no obstante, solo 5 servidores entregaron la encuesta diligenciada. Este
es uno de los temas prioritarios a desarrollar en la vigencia 2019.
4.2. Medidas de Prevención y Medicina Preventiva
En este componente de la aplicación del SG-SST, se estructuraron los temas siguientes temas:
a) Campaña de Prevención de Orden y Aseo
Se realizó una jornada de sensibilización en Orden y Aseo, para lo cual se capacitó puesto a puesto
a los servidores de la URF. De esta campaña se dejó registro de participación y un folleto informativo.
b) Pausa Activas
En sinergia con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se realizaron jornadas de pausa activas,
de las cuales se cuenta con registro de participación.
c) Actualización del Profesiograma
Se actualizó el profesiograma, el cual es un documento que permite establecer y organizar las
conexiones técnicas y administrativas entre los diferentes puestos de trabajo dentro de la Unidad,
además aparecen las características y las competencias que debe tener quien ocupe el cargo, desde
el punto de vista del SG-SST, el profesiograma cumple las siguientes funciones:
Permite ajustar el perfil del cargo a los criterios de salud y seguridad
Sirve como soporte para tomar decisiones frente al personal, basadas en el criterio de
salud y seguridad
Permite identificar los requerimientos de capacitación y entrenamiento, a partir de
fortalezas y debilidades en términos de salud y seguridad
27
Hace posible realizar una asignación de tareas acorde con las condiciones físicas de cada
trabajador
Permite mejorar el diseño y suministro de dotaciones y elementos de protección persona
Contribuye a disminuir los casos de enfermedad labora
Incrementa el nivel de prevención de accidentes
d) Programa de Gestión para la Prevención de Desórdenes Músculo Esqueléticos
A partir de este programa se establecieron estrategias de prevención, intervención y control de los
eventos asociados al desarrollo de los desórdenes músculo esqueléticos, luego de la identificación de
las condiciones de salud y laborales de los funcionarios de la URF.
Es importante tener en cuenta que la población, tiende hacer más sedentaria por el tipo de actividades
de trabajo que se realiza en la Unidad, ya que demandan mayor interacción con video terminales.
Finalmente, este aspecto se consideró desde el programa de medicina preventiva el cual debe planear
y diseñar programas y actividades enfocadas a la detección de sintomatología y auto cuidado, por
tanto, se recomendó implementar el programa de pausas saludables, ejercicios oculares, utilización
de una buena higiene postural y manejo del cuerpo, así como el seguimiento sobre las condiciones de
trabajo de los funcionarios.
e) Registro de Ausentismos
Se creó una matriz en la cual se registran y compilan las causas del ausentismo de los funcionarios
de la URF, en donde se relacionan los datos de los funcionarios, la contingencia, la fecha de inicio, la
fecha fin y el diagnóstico que justifica su ausencia, las contingencias que se pueden presentar son:
Enfermedad general
Enfermedad profesional
Accidente de trabajo
Licencia de paternidad
Licencia de maternidad
Permiso
Licencia no remunerada
Esta matriz se alimenta y actualiza a medida que los funcionarios presentan una contingencia en la
ejecución de sus actividades diarias.
f) Programa de Promoción de Estilos de Vida Saludable
Se diseñó el programa de promoción de estilos de vida saludable, cuyo objetivo es establecer
metodologías aplicadas a la actividad del colaborador, que contribuyan en la preservación de la salud
y mejora de la calidad de vida. De esta forma la tarea se convierte en algo agradable y equilibrado
frente a la exposición diaria. Este programa será ejecutado en la vigencia 2019.
28
4.3. Preparación y Respuesta ante Emergencias
a) Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias URF
Se construyó el Plan de Emergencias que permite a los ocupantes y funcionarios de la Unidad
Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF,
identificar y dar respuesta ante situaciones de emergencia, además de prevenir y mitigar los riesgos
potenciales e impactos negativos hacia la reducción.
En este Plan se determina la vulnerabilidad, amenazas y o riesgos a los cuales están expuestos los
funcionarios de la URF. Vale la pena señalar que dicho plan deberá ser articulado al del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
Aunado a lo anterior, se cuenta con un formato de análisis de vulnerabilidad.
b) Simulacro – 24 de octubre de 2018
La URF participó en las actividades preparativas antes, durante y después del Simulacro Distrital de
Evacuación, donde se evacuó en conjunto con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público MHCP y la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, hacia el punto de encuentro determinado para
el Edificio San Agustín, teniendo en cuenta los requerimientos impartidos por los responsables del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
4.4. Gestión del Cambio
Se construyó el procedimiento para la gestión de cambio, en el cual se estableció la metodología que
permite el control de todas las acciones que signifiquen un cambio en los procesos, actividades,
equipos, instalaciones, entre otros, en la URF, identificando los riesgos y oportunidades asociados,
con el fin de prevenir y controlar los posibles riegos y de esta forma evitar alteraciones en la calidad
de la prestación del servicio.
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Entidad, así como a los cambios y modificaciones
de las instalaciones ya existentes, que puedan afectar sustancialmente la seguridad y salud de los
funcionarios.
Los líderes de proceso deben asegurar que todo cambio que implique una modificación sea
identificado quedando registrado en el formato Gestión del Cambio, el cual debe ser socializado a
todos los funcionarios de la URF.
29
4.5. Adquisiciones y Contrataciones
Se estructuró el procedimiento de Adquisiciones y Contrataciones que permitirá informar a los
contratistas, los requisitos legales y contractuales que deben cumplir a nivel de Seguridad y Salud en
el Trabajo, durante la ejecución de sus actividades en la Unidad Administrativa Especial, Unidad de
Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera (URF).
Este procedimiento también incluye los conceptos disciplinarios y de comportamiento específicos de
las actividades del contratista, los cuales se deben cumplir estrictamente ya que tienen como fin
prevenir los accidentes y enfermedades laborales.
Asimismo, en concordancia con las políticas de la URF, los contratistas se comprometen a adoptar
políticas orientadas a la prevención de incidentes y accidentes laborales, enfermedades laborales
e impactos socio-ambientales, asignando los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios
para este fin; así como con el cumplimiento de los requisitos legales en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Este ítem cuenta con dos formatos para la selección y evaluación de contratista y proveedores.
5. AUDITORÍA Y REVISIÓN
5.1. Auditorías
Frente a este particular, no se ha construido un procedimiento toda vez que la Unidad no cuenta con
personas capacitadas para realizar las auditorías del SG-SST. Por otra parte, este tema debe
articularse con el Sistema Integrado de Gestión de la URF.
Como alternativa, se estudiará la posibilidad de que la auditoría sea realizada por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, en el marco de lo dispuesto por el artículo 8 del Decreto 1658 de 2018,
que dispone la colaboración interinstitucional entre las dos entidades y por el Convenio
Interadministrativo de Colaboración No. 002 de 2016.
5.2. Revisión de la Alta Dirección
De conformidad con el artículo 2.2.4.6.31. del Decreto 1072 de 2015, la Alta Dirección debe adelantar
una revisión del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, la cual debe
realizarse por lo menos una (1) vez al año, dependiendo de las modificaciones en los procesos,
resultados y demás informes que permita recopilación sobre su funcionamiento.
Esta revisión debe determinar en qué medida se cumple con la política y los objetivos establecidos
para el SG-SST, además no debe hacerse únicamente de manera reactiva sobre los resultados, sino
de manera proactiva y evaluar la estructura y el proceso de la gestión del sistema.
30
En este orden de ideas, se tiene programada una revisión por la Alta Dirección que se realizará dentro
del primer trimestre del año 2019. Adicionalmente se creó el formato para la revisión por la Alta
Dirección
5.3. Acciones Preventivas y Correctivas
Las acciones preventivas y correctivas deben permitir eliminar las causas de las no conformidades
que se presenten en la organización y que puedan afectar la eficiencia, eficacia y efectividad del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Así las cosas, debido a que dichas acciones se derivan del resultado de la revisión de la Alta Dirección
y de los procesos de auditoría, a la fecha no se cuenta con un procedimiento para la estructuración de
estas acciones.
5.4. Investigación de Accidentes
Se actualizó el procedimiento para el reporte y la investigación de accidentes e incidentes laborales,
de conformidad con el Decreto 1072 de 2015, el cual tiene como objetivo establecer la organización y
metodología a seguir para la gestión y control de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales
en la URF.
Este procedimiento brinda herramientas básicas para la identificación de las causas que generan
incidentes, accidentes y enfermedades laborales, con el fin de identificar acciones preventivas y
correctivas para minimizar o eliminar los riesgos en el entorno laboral.
Siempre que ocurra en la URF, algún incidente, accidente y enfermedad laboral, se realizará la
investigación pertinente de acuerdo con los parámetros establecidos. Esta investigación debe
realizarse dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia a través del equipo investigador,
para poder recoger información de primera mano; y así poder identificar al accidentado y a los testigos
para conocer lo antes posible la o las causas del accidente, de modo que se puedan establecer con
prontitud las medidas preventivas necesarias para evitar que el accidente se repita.
La URF utiliza para la investigación de accidentes laborales la Metodología para el Análisis de
Causalidad-ILCI (INTERNATIONAL LOSS CONTROL INSTITUTE), la cual plantea el estudio de la
proporción de accidentes direccionados a fatalidades.
Adicional a lo anterior, para el presente procedimiento, la URF cuenta con los siguientes formatos:
1. Formato de reporte de A.L.
2. Formato de registro de los eventos
3. Formato de Informe de investigación de incidentes y accidentes laborales
4. Formato de lecciones aprendidas
31
6. OTROS REQUERIMIENTOS DEL SG-SST
6.1. Reglamento Higiene y Seguridad Industrial
La URF el 18 de abril de 2018 actualizó su Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, el cual está
dirigido a establecer las mejores condiciones de saneamiento básico industrial y a crear
procedimientos que conlleven a eliminar o controlar los factores de riesgos que se originen en los
lugares de trabajo o que puedan ser causa de enfermedad laboral o accidente.
Los riesgos existentes en la URF, están constituidos principalmente por:
Riegos Ergonómicos (movimientos repetitivos, posturas prolongadas, fatiga).
Riesgos Naturales (tormentas eléctricas).
Riesgos Psicosociales (exceso de responsabilidades, trabajo bajo presión, monotonía y rutina,
problemas familiares, problemas laborales, jornadas extra trabajo).
Riesgos de Transito (colisiones, volcamientos, varadas, obstáculos, atropellamientos).
Riesgos Locativos (pisos, techos, almacenamiento, muros, orden y limpieza).
Riesgo Público (inseguridad y atentado).
Otros Riesgos (eléctrico).
6.2. Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST
De conformidad con el Decreto 1072 de 2015 y mediante Resolución No. 132 de fecha 30 de agosto
de 2017, se convocó a elecciones para elegir al representante de los servidores públicos en el
COPASST de la URF, para el período 2017-2019, proceso en el cual fueron seleccionados los
funcionarios Héctor Raúl Ronseria Guzmán, como principal y Claudia Consuelo Domínguez Garcés
como suplente.
Este Comité se conformó mediante Resolución No. 135 de fecha 05 de septiembre de 2017, siendo
importante señalar que fueron designados como representantes del empleador los funcionarios Magda
Mariana Aya Guerrero, como principal y David Leonardo Gutiérrez Casadiego, como suplente, por un
periodo de dos años.
Los miembros del COPASST deben asistir a las capacitaciones programadas que guarden coherencia
con el ejercicio de sus funciones.
Los miembros del COPASST han desarrollado reuniones mensuales, en las cuales han plasmado los
temas relacionadas con sus funciones, con el fin de dar cumplimiento de los requisitos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
32
6.3. Comité de Convivencia Laboral CCL
De conformidad con la Resolución No. 019 de fecha 23 de febrero de 2017, se conformó el Comité de
Convivencia Laboral en la URF, para el periodo 2017-2019, donde se estableció como representantes
principales del empleador a los funcionarios Derenis Danielis López Meza y Héctor Raúl Ronseria
Guzmán y como suplentes a las funcionarias Magda Mariana Aya Guerrero y Laura Ruiz Daza. Por
otra parte, previo proceso, fueron elegidos como representantes principales de los empleados, los
funcionarios Daniel Camilo Quintero Castro y Luz Irene Caballero Rubio y como suplentes los
funcionarios Nicolás Fernando Torres Góngora y Diana Paola Fajardo Carlos.
El Comité de Convivencia tiene como función recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito,
relacionadas con situaciones que puedan constituir acoso laboral.
Los miembros del Comité de Convivencia Laboral han desarrollado reuniones trimestrales, en las
cuales se han plasmado los temas relacionados con sus funciones, con el fin de dar cumplimiento a
los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
En la vigencia 2018, se actualizó el Reglamento del Comité y se creó el formato de quejas.
II – FASES DE LA RESOLUCIÓN No. 1111 DE 2017
Las directrices de obligatorio cumplimiento para la implementación del Sistema se encuentran en el
Capítulo 6 del Título 4 “Riesgos Laborales” del Decreto 1072 de 2015, por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo y además en la Resolución No. 1111 de 2017
expedida por el Ministerio del Trabajo, la cual define los estándares mínimos del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Las fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo con estándares mínimos, de junio del año de 2017 a diciembre del año 2019, están
determinadas en el artículo 10 de la Resolución en mención y son las siguientes:
FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPOS
1. Evaluación inicial
Es la autoevaluación realizada por la entidad, con el fin de identificar las prioridades y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo para establecer el plan de trabajo anual de la entidad del año 2018, conforme al artículo 2.2.4.6.16. del Decreto 1072 de 2015.
Las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con asesoría de las Administradoras de Riesgos Laborales y según los Estándares Mínimos.
De junio a agosto de 2017
2. Plan de mejoramiento conforme a
Es el conjunto de elementos de control que consolida las acciones de mejoramiento
Las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los
De septiembre a diciembre de
2017
33
la evaluación inicial
necesarias para corregir las debilidades encontradas en la autoevaluación. Durante este periodo las empresas o entidades deben hacer lo siguiente: Primero: Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos Segundo: Establecer el plan de mejora conforme a la evaluación inicial. Tercero: Diseñar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y formular el plan anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo año 2018.
Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con la asesoría de las Administraciones de Riesgos Laborales y según los Estándares Mínimos.
3. Ejecución Es la puesta en marcha del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se realiza durante el año 2018, en coherencia con la autoevaluación de Estándares Mínimos y el Plan de Mejoramiento. En el mes de diciembre del año 2018, el empleador o contratante o entidad fórmula el plan anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del año 2019.
Las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con la asesoría de las Administraciones de Riesgos Laborales y según los Estándares Mínimos.
De enero a diciembre de
2018
4. Seguimiento y plan de mejora
Es el momento de vigilancia preventiva de la ejecución, desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En esta fase la entidad deberá: Primero: Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos.
Las empresas, personas o entidades encargadas de implementar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con la asesoría de las Administraciones de Riesgos Laborales y según los Estándares Mínimos. El seguimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y
De enero a marzo de 2019
34
Segundo: Establecer el plan de mejora conforme al plan del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ejecutado en el año 2018 y lo incorpora al plan del Sistema de Gestión desarrollado durante el año 2019.
Salud en el Trabajo y al cumplimiento al plan de mejora se realiza por parte del Ministerio del Trabajo y Administradoras de Riesgos Laborales.
5. Inspección, Vigilancia y
Control
Fase de verificación del cumplimiento de la normatividad vigente sobre el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
La efectúa el Ministerio del Trabajo conforme a los Estándares Mínimos establecidos en la Resolución en mención.
De abril de 2019 en adelante
Las fases de adecuación, transición y aplicación del SG-SST se muestran en el siguiente gráfico:
Durante la fase 5 la entidad aplicará para la evaluación la Tabla de Valores y Calificación de los
Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante el
diligenciamiento del formulario de evaluación que forma parte de esta Resolución.
En el mes de diciembre del año 2019, la entidad realizará lo siguiente:
a) Aplicará la autoevaluación conforme a la Tabla de Valores y Calificación de los Estándares
Mínimos del SG-SST (artículo 12, Res. 1111 de 2017), mediante el diligenciamiento del
formulario de evaluación.
b) Formulación del Plan de Mejora conforme al resultado de la autoevaluación de los Estándares
mínimos.
c) Formular el plan anual del SG-SST en el año 2020.
35
De conformidad con el artículo 11 de la Resolución No. 1111 de 2017, la implementación definitiva del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se realizará a partir del mes de enero del año
2020.
CONCLUSIONES
La Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es la disciplina que se ocupa de la prevención de las lesiones
y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo y de la protección y promoción de la salud
de los trabajadores, la cual tiene por objeto mejorar las condiciones, el medio ambiente y la salud en
el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los
funcionarios de la URF.
Este sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua
y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las
acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan
afectar la seguridad y la salud en el trabajo.
Se ha implementado mediante la estructuración de un Plan Anual de Trabajo, cuyo objetivo es la
promoción de la seguridad y la salud en el trabajo y la prevención de riesgos laborales, con su
respectivo seguimiento y control, a partir de la implementación de herramientas que facilitan al
responsable de su gestión, el cumplimiento de los requerimientos del Decreto 1072 de 2015 y la
Resolución No. 1111 de 2017, expedida por el Ministerio del trabajo.
En la vigencia 2018, se avanzó considerablemente en la implementación del SG-SST, toda vez que la
auto-evaluación mostró un crecimiento de 10,08% con respecto a la del año 2017, lo cual se traduce
en el cumplimiento de un mayor número de requisitos legales asociados al Sistema.
Paola Patricia Rodríguez Angulo
Asesora Proceso Gestión Humana.
