Ingenieurbüro für Informationssysteme Konzepte und Marketing Himmelsweg 4-4a 21255 Tostedt Telefon (04182) 29 28 21 Telefax (04182) 29 28 22 D130 - IFI-Dienstplan

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D130 - IFI-Dienstplan - Monatsarbeitszeitplan

Kurs D130 - IFI-Dienstplan - Monatsarbeitszeitplan



D130.0 IFI-DP • Grundlagen

D130.1 IFI-DP • Dienstplanobjekte

D130.2 IFI-DP • Monatsarbeitszeitplan anlegen

D130.3 IFI-DP • Monatsarbeitszeitplan bearbeiten

D130.4 IFI-DP • erweiterte Dienstplan-Informationen

D130.5 IFI-DP • Zeitinformationen im Dienstplan



D130.0-0 IFI-DP Grundlagen

Der Monatsarbeitszeitplan ist die grafische Aufbereitung aus den Arbeitszeitinformationen bei Ihrem Mitarbeiter und dem dazugehörigen Periodenarbeitszeitplan. Im Monatsarbeitszeitplan sehen Sie sehr schnell, welcher Mitarbeiter wann eingesetzt oder ob der Mitarbeiter aufgrund von Urlaub oder Krankheit abwesend ist.Abweichungen von Ihrer Soll-Planung sind sofort zu erkennen. Sie können einfach und schnell Änderungen an Ihrem Monatsarbeitszeitplan vornehmen. Der Monatsarbeitszeitplan wird auf Basis der Arbeitszeitinformationen bei Ihren Mitarbeitern erstellt und mit den angegebenen Voraussetzungen in Ihrem PAZ-Plan abgeglichen. Sie erkennen sofort Abweichungen von Ihrer Planung und können sofort reagieren.



D130.0-1 IFI-DP Grundlagen

Die Darstellung des Dienstplanes gliedert sich in verschieden Bereiche. Mit dem Auswahlbereich können Sie die Anzeige der Mitarbeiter durch Angabe einer bestimmten Qualifikation einschränken. Auf der Zeitskala werden die Wochentage des Monats angezeigt - Wochenenden sind jeweils rot gekennzeichnet und bei Feiertagen steht zusätzlich „FT“. Im Mitarbeiterbereich sind die Mitarbeiter mit ihrer Qualifikation aufgelistet und im TAZ-Bereich sehen Sie, zu welchen TAZ-Plänen der jeweilige Mitarbeiter eingesetzt ist. Unterhalb der Mitarbeiter befindet sich der PAZ-Bereich, in dem die Voraussetzungen aus dem PAZ-Plan mit den eingesetzten Mitarbeitern abgeglichen werden. Am rechten Rand befindet sich der Salden-Bereich, in dem sämtliche, den Mitarbeiter betreffende Zeitangaben aufgeführt sind und spontan bei Änderungen neu berechnet werden.

Auswahlbereich

Mitarbeiterbereich

PAZ-Bereich

Zeitskala

Salden-Bereich

TAZ-Bereich



D130.1-0 IFI-DP Dienstplanobjekte

An dieser Stelle erstellen Sie Ihren Monatsarbeitszeitplan auf Basis der eingegeben Arbeitszeitinformationen bei Ihrem Mitarbeiter Periodenarbeitszeitpläne.



D130.2-0 IFI-DP Monatsarbeitszeitplan anlegen

Wählen Sie zuerst aus, für welchen Monat der MAZ erstellt werden soll und nach welcher Arbeitszeitregel in Ihrer Einrichtung gearbeitet wird. Zum Schluß wird noch festgelegt, welchen Periodenarbeitszeitplan Sie für die Kontrolle Ihres Dienstplanes zu Grunde legen wollen. Durch Betätigen der Schaltfläche <erstellen> wird Ihr Dienstplan für den von Ihnen ausgewählten Monat erstellt. Um den Plan anzusehen oder zu verändern müssen Sie in den Bearbeiten-Modus wechseln.

Wählen Sie hier den Monat aus.

Hier legen Sie die Arbeitszeitregel fest.

Wählen Sie hier den Periodenarbeitszeitplan aus.

Zum Abschluß betätigen Sie die Schaltfläche <erstellen>.



D130.3-0 IFI-DP Monatsarbeitszeitplan bearbeiten

Nach Auswahl der Aktion: „Dienstplanobjekt bearbeiten“, wählen Sie bitte den gewünschten Plan aus.

Wählen Sie hier den Monatsarbeitszeitplan aus.



Wählen Sie an dieser Stelle die Mitarbeiter aus, die nach diesem Monatsarbeitszeitplan arbeiten sollen. Sie können somit auch stations- oder wohnbereichsorientierte Monatsarbeitszeitpläne erstellen


Ordnen Sie hier den jeweiligen Mitarbeiter dem MAZ zu. Dies geschieht durch Doppelklick auf den Mitarbeiter oder durch Auswählen des Mitarbeiters und klicken auf < 1>> >

Durch Auswählen eines Mitarbeiters im rechten Fenster und klicken auf < 2>> > löschen Sie den Mitarbeiter wieder aus diesem MAZ




Wechseln Sie auf das Register „Plan“. Der Dienstplan wird aufgebaut.

Wechseln Sie auf das Register: Plan, um den Dienstplan zu öffnen.




Nun erhalten Sie den auf Basis der Arbeitszeitinformationen Ihrer Mitarbeiter erstellten Monatsarbeitszeitplan. Sie können die Anzeige der Mitarbeiter durch Auswahl der Qualifikation einschränken.

Durch Auswahl einer Mitarbeiter-Gruppe - hier examinierte Pflegekräfte - können Sie die Anzeige im Dienstplan einschränken.




Sie können jederzeit Änderungen im TAZ-Bereich vornehmen, indem Sie ein TAZ-Objekt markieren und auf <Detail> klicken. Ebenfalls ist die Auswahl per „Doppelklick“ auf dem ausgewählten TAZ-Objekt möglich.

Wählen Sie ein TAZ-Objekt aus und klicken Sie auf <Detail> oder führen Sie einen „Doppelklick“ auf dem gewählten TAZ-Objekt durch.




Sie können die SOLL-Vorgabe ändern. Geben Sie unter „neuer TAZ“ Ihr gewünschtes TAZ-Objekt an. Im grau unterlegten Bereich sehen Sie bereits geleistete Arbeitszeiten des Mitarbeiters und die entsprechenden Stunden im Haben und im Soll

Wählen Sie ein neues TAZ-Objekt als SOLL-Vorgabe

Hier sehen Sie bereits geleistete Arbeitzeiten und die entsprechenden Stunden.

Boetcher Nicole hat bereits von 06:00 bis 09:00 gearbeitet und somit 3 Stunden im Haben. Ihr Soll liegt bei 7 Stunden




Nachstehend die geänderte Soll-Vorgabe.

Hier wurde die SOLL-Vorgabe von S - Spät-schicht in F - Frühschicht verändert.




Bei Veränderungen der IST-Erfassung haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können z.B. bei Krankheit die SOLL-Erfassung gegen das TAZ-Objekt für Krankheit austauschen. Bei der individuellen IST-Erfassung können Sie noch zusätzliche Informationen eingeben, wenn z.B. ein Mitarbeiter früher gegangen ist oder mehrfach an einem Tag zur Arbeit erschienen ist o.ä.

1.: Wählen Sie ein neues TAZ-Objekt als IST-Erfassung.

2.: Hier können Sie gezielte Angaben zur Arbeitszeit eingeben, wenn der Mitarbeiter z.B. später gekommen oder gegangen ist.

Anzeige der bisher geleisteten, sowie erfassten, IST-Zeiten




Als Ergebnis dieser Veränderung erhalten Sie nun eine zweite Zeile in Ihrem Dienstplan mit den IST-Informationen

In der ersten Zeile sehen Sie die SOLL-Vorgabe und in der zweiten die IST-Erfassung.

Boetchen, Nicole war für Frühschicht eingeplant und ist erkrankt.




Sie können auch mehrere TAZ-Objekte eines oder mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig verändern, indem Sie diese TAZ-Objekte markieren und auf die <Detail>-Schaltfläche klicken. Die Mehrfachauswahl wird Ihnen oben rechts im Fenster angezeigt.

Hier sind mehrere TAZ-Objekte ausgewählt. Betätigen Sie nach der Auswahl die <Detail>-Schaltfläche.

Hier ist kenntlich gemacht, dass Sie eine Mehrfachauswahl getroffen haben.



D130.4-0 IFI-DP erweiterte Dienstplan-InformationenUnterhalb der Mitarbeiter befindet sich der PAZ-Bereich. Hier können Sie erkennen, ob Sie die Voraussetzungen aus Ihrem PAZ eingehalten haben. Bei negativen Werten haben Sie den PAZ nicht erfüllt und bei positiven Werten haben Sie mehr Personal eingeplant als Sie im PAZ vorgegeben haben. Im optimalen Fall sollte sich überall der Wert „0“ ergeben.

Hier ist der Vorgabewert aus dem PAZ unterschritten.

Hier ist der Vorgabewert aus dem PAZ überschritten.



D130.4-1 IFI-DP erweiterte Dienstplan-InformationenUnterschreiten Sie nun Ihre Vorgaben dadurch, dass sich z.B. ein Mitarbeiter krank meldet oder Sie einen Mitarbeiter umplanen - also die Mindestanzahl an Mitarbeitern durch eine IST-Erfassung unterschritten wird, so werden Sie in einem Dialog gefragt, ob Sie einen Ersatz für diesen ausgefallenen Mitarbeiter finden wollen.



D130.5-0 IFI-DP Zeitinformationen im DienstplanRechts neben den geplanten Mitarbeitern finden Sie die automatisch berechneten Zeitinformationen für Ihre Mitarbeiter. Dort können Sie sofort sehen, mit wie vielen Stunden Sie den Mitarbeiter eingeplant haben.

Hier stehen die Informationen, mit wie vielen Stunden Sie den Mitarbeiter eingeplant haben - Bsp: Gilberg, Erika mit 148,00 Std.



D130.5-1 IFI-DP Zeitinformationen im DienstplanIn der nächsten Spalte stehen die Ist-Stunden, die der Mitarbeiter geleistet hat. Diese ergeben sich entweder aus den im TAZ vorgegebenen IST-Stunden oder aus der Echtzeiterfassung - vgl. D110-1.9

Hier stehen die Informationen, wie viele Stunden der Mitarbeiter geleistet hat - Bsp: Jordan, Harring hat 181,00 Std. geleistet



D130.5-2 IFI-DP Zeitinformationen im DienstplanDie Spalte „V.Soll Std.“ trägt die aus den Arbeitszeitinformationen bei dem Mitarbeiter berechneten Stunden, die der Mitarbeiter gemäß Arbeitsvertrag zu leisten hätte - es handelt sich also um die vertraglich festgelegten SOLL-Stunden

Hier stehen die Informationen, wie viele Stunden der Mitarbeiter gem. Arbeitsvertrag zu leisten hat - Bsp: Jordan, Harring hat 168,00 Std. zu leisten



D130.5-3 IFI-DP Zeitinformationen im DienstplanDie Arbeitszeitinformationen des Mitarbeiters finden Sie unter „Mitarbeiter ansehen / bearbeiten“. Dort ist der für den Mitarbeiter gültige Arbeitsvertrag abgebildet.

Bei dem Mitarbeiter finden Sie den abgebildeten Arbeitsvertrag und durch klicken auf den Detailpfeil können Sie sich die genauen Daten ansehen, wie der Mitarbeiter gem. Vertrag zu arbeiten hat.



D130.5-4 IFI-DP Zeitinformationen im DienstplanIn der Spalte +/- Vortrag ist dargestellt, wie viele Mehr- oder Minderstunden der Mitarbeiter aus dem Vormonat mitbringt.

Der Mitarbeiter Jordan, Harring bringt 13 Plus-Stunden aus dem Vormonat mit.



D130.5-5 IFI-DP Zeitinformationen im DienstplanIst noch kein Vortrag im System vorhanden - z.B. bei der Erstellung des ersten Dienstplanes mit dem IFI-Dienstplan, so können Sie diesen durch klicken auf <Vortrag> manuell setzen. Geben Sie den entsprechenden Vortragswert ein und bestätigen Sie diesen mit <ok>. Sie können diesen Wert jederzeit durch Wiederholen des Vorgangs ändern.

Geben Sie den entsprechenden Vortragswert - hier 12,5 Mehrstunden - ein. Sie sehen sofort den eingegebenen Vortragswert.

Klicken Sie auf <Vortrag>, um einen Vortrag manuell zu setzen und bestätigen Sie die Abfrage mit <Ja>.



D130.5-6 IFI-DP Zeitinformationen im DienstplanIn der Spalte +/- Std. werden die vertraglichen Soll-Stunden von den Ist-Stunden abgezogen und es wird der +/- Vortrag addiert, so dass Sie nun die Mehr- oder Minderstunden erhalten, die der Mitarbeiter bis Dato aufgebaut hat.

Bsp.: Jordan, Harring

V.Soll.Std. = 168,00- Ist Std. = 145,00 = - 23,00+ +/- Vortrag= 13,00 = - 10,00



D130.5-7 IFI-DP Zeitinformationen im DienstplanUm die Mehr- oder Minderstunden eines Mitarbeiters in den nächsten Monat zu übernehmen, müssen die +/- Stunden fixiert werden.Ist ein Mitarbeiter fixiert, könnenn keine Änderungen mehr durchgeführt werden. Die Angaben im TAZ-Bereich werden in grau dargestellt.

Zur Übernahme der Mehr- oder Minderstun-den müssen diese fixiert werden.

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