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    05-Jun-2018

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  • Inhaltsverzeichnis zu

    Alfresco und Liferay von Sebastian Wenzky

    ISBN (Buch): 978-3-446-43465-3 ISBN (E-Book): 978-3-446-43736-4

    Weitere Informationen und Bestellungen unter http://www.hanser-fachbuch.de/978-3-446-43465-3

    sowie im Buchhandel

    Carl Hanser Verlag Mnchen

  • Inhalt

    Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XVII

    Enterprise Open Source mit Alfresco und Liferay . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIX

    Teil I Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

    1 Alfresco, das fhrende Open Source ECM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31.1 AlfrescoHistorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

    1.1.1 2005: Das Jahr, in dem alles begann . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41.1.2 20062007: Das erste wegweisende Release . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61.1.3 20072008: Erhhung der Flexibilitt in der Entwicklung sowie

    der Verwendung im Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71.1.4 2008: Alfresco Labs und das Ausprobieren von Neuem . . . . . . . . . . . . . . . 81.1.5 20092011: Alfresco Share als Produktstrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.1.6 20122013: Alfresco 4.X die Etablierung als MajorProdukt . . . . . . . . . 9

    1.2 Warum Alfresco? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101.2.1 Flexible und skalierbare Architektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101.2.2 Optimale Schnittstellen und offene Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.2.3 Erweiterbarkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121.2.4 Benutzerfreundlichkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121.2.5 Automatisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

    1.3 Community vs. Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141.4 Alfresco als SharePointErsatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151.5 CommunityVersion im Unternehmensumfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161.6 AlfrescoAbonnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161.7 Alfresco im kritischen Unternehmensumfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.8 Open Source ECM fr das gesamte Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

    1.8.1 Architektur im berblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191.8.2 Entscheider/fachlich Verantwortliche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191.8.3 Entwickler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251.8.4 Administratoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

  • VIII Inhalt

    2 Los gehts: Alfresco installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312.1 WindowsInstallation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312.2 LinuxInstallation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352.3 Erweiterte Installationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352.4 Hoch und Herunterfahren von Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362.5 Addons installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372.6 Installation von wichtigen Erweiterungen fr Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

    2.6.1 Installation des SharePointModuls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382.6.2 Installation des ScriptModuls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

    2.7 Weitere Konfigurationen und Einstellungen wie EMail etc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402.8 Einstellen des Look & Feels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412.9 Die Informationsquelle Nummer 1: DieDokumentationsseiten von Alfresco . . . . 41

    3 Alfresco im Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433.1 Kernkonzept zur Speicherung von Inhalten in Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

    3.1.1 Nodes das Kernelement als Informationseinheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443.1.2 Stores Container zur Speicherung von Nodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463.1.3 Nodes und Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463.1.4 Content Model das Herz eines ECMSystems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

    3.2 Formularverwaltung fr neue Models: Mit dem FormService leicht gemacht . . . 483.3 Berechtigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

    3.3.1 Gruppen und Rollen: Wo ist da eigentlich der Unterschied? . . . . . . . . . . . 493.3.2 Das Berechtigungsmodell in Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493.3.3 StandardGruppen in Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503.3.4 Aufbau von Hierarchien in Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503.3.5 Klrung der Berechtigungen fr jeden Bereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

    4 Alfresco Share . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534.1 Anmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544.2 Startseite von Alfresco Share das User Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554.3 Sites das Arbeiten in Projektseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

    4.3.1 Site Dashboard die Startseite jedes Projekts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574.3.2 Navigationsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594.3.3 Berechtigungsmodell in einer Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594.3.4 Features einer Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604.3.5 Verwaltung einer Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

    4.4 Mein Profil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654.5 Das Repository . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.6 Begonnene Workflows/aktive Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.7 Administration von Alfresco Share . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.8 Mehrsprachigkeit einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

  • InhaltIX

    5 Dokumenten management mit Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 695.1 Alfresco Share als Dokumenten managementPlattform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

    5.1.1 Detailansicht eines Dokuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715.1.2 Dokumentenbibliothek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745.1.3 berarbeiten eines Dokumentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745.1.4 Klassifizieren des Dokuments mit Kategorien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765.1.5 Klassifizieren von Dokumenten via Tagging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765.1.6 Kontextbasierte Klassifizierung des Dokuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775.1.7 Suche nach Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

    5.2 Strukturieren von Arbeitsaufgaben durch Workflows mit Alfresco Share . . . . . . . 845.2.1 Verwendung von Workflows fr Anwender in Alfresco Share . . . . . . . . . . 855.2.2 Starten von Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855.2.3 Verwalten von zugewiesenen Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 875.2.4 Bearbeiten einer zugewiesenen Aufgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 885.2.5 Detailansicht eines Workflows fr Anwender und Verantwortliche . . . . . 88

    5.3 Business Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 895.3.1 Definition einer neuen Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 905.3.2 Simpler Workflow mit Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915.3.3 Publizieren von genehmigten Inhalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

    6 Steuern und Verwalten der tglichen Arbeit in Alfresco Share . . . 956.1 Verwalten von Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

    6.1.1 SiteDetails anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 966.1.2 Site anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 976.1.3 Mitglieder verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 986.1.4 Dashboard anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

    6.2 Gruppen und Benutzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1016.2.1 Benutzer anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1016.2.2 Benutzerimport via Excel/CSV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1026.2.3 Gruppen in Alfresco verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

    6.3 Berechtigungsvergabe in Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1046.3.1 Vergabe von Berechtigungen im Repository . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1056.3.2 Berechtigungen innerhalb von Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1086.3.3 Vermischung von Site und RepositoryKonzepten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1096.3.4 Nutzen von eigenen SiteRollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1106.3.5 Gegenberstellung der verschiedenen Mglichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . 112

    6.4 Wiederherstellen von gelschten Elementen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1136.5 Der NodeBrowser ein integrales Administrationswerkzeug . . . . . . . . . . . . . . . . 114

    7 Alfresco an Unternehmens anforderungen anpassen 1 . Teil . . . . 1177.1 Content Model mit eigenen Datentypen und Aspekten erweitern . . . . . . . . . . . . . 117

    7.1.1 Eigene Dokumententypen und Aspekte in Alfresco anhand eines bekannten Beispiels modellieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

  • X Inhalt

    7.1.2 Vorgehensweise zur Erstellung eines neuen Models in Alfresco . . . . . . . . 1197.1.3 Modellieren des Beispieldatentyps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1197.1.4 Einbau des Models in Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1277.1.5 Verwendung des Models in Alfresco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1297.1.6 Pflege der Beschriftungen fr mehrere Sprachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

    7.2 Verwendung von Business Rules zur Optimierung der Arbeitsprozesse auf Basis des Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1397.2.1 Automatisierte Umwandlung des Dokumententyps . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1407.2.2 Statusnderungen via Mail verschicken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

    7.3 Nutzen eines Dynamic Model zur dynamischen Erstellung von Models zur Laufzeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1447.3.1 Neues WissensModel erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1447.3.2 Model in Alfresco registrieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1477.3.3 Alfresco Share fr die Verwendung des WissensartikelAspekts

    konfigurieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1487.3.4 Vorteile und Nachteile bei der Verwendung von Dynamic Models . . . . . . 150

    7.4 Suche nach spezifischen Metadaten im Model durch die erweiterte Suche . . . . . 1517.4.1 Konfiguration von Alfresco Share fr den Typ Rechnung . . . . . . . . . . . . 1517.4.2 Verwendung der erweiterten Suche in der Oberflche . . . . . . . . . . . . . . . . 152

    7.5 Dokumentenbibliothek fr Anwender optimieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1537.5.1 Metadaten in der Dokumentenbibliothek anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1547.5.2 Bearbeitungsstatus als Bild darstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

    7.6 Eigene Datenlisten erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1607.6.1 Projektliste in einem Content Model definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1617.6.2 Mehrsprachigkeit pflegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1647.6.3 Eigene Datenliste in Alfresco registrieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1657.6.4 ShareKonfiguration anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1657.6.5 Projektliste in Alfresco verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

    8 Alfresco an Unternehmens anforde...

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